PENGELOLAAN DOKUMEN PERUSAHAAN

I. PENDAHULUANPertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan, SDM serta kesulitan untuk penemuan kembali dokumen apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain penataan fisik dokumen secara baik dan benar serta sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan.Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Disamping itu dokumen sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang.Pemberlakuan Undang-UndangNomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, mengharuskan penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen perusahaan. Ada beberapa perubahan mendasar yang harus dilakukan sesuai dengan kewajiban menyimpan dokumen dan perkembangan teknologi di bidang kearsipan. Begitu juga seharusnya dengan pengelolaan dokumen di Perusahaan sehingga pencapaian efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan dokumen perusahaan dapat dicapai secara maksimal.Tercapainya efisiensi sangat berkaitan dengan pengurangan ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan, sedangkan efektifitas sangat berkaitan dengan kemudahan pencarian dokumen apabila sewaktu-waktu diperlukan. Di samping itu dokumen sebagai pusat ingatan berfungsi sebagai bahan pengambil keputusan dalam membuat suatu kebijaksanaan, sebagai alat pembuktian sudah selayaknya dokumen dikelola secara baik dan menyeluruh. Dan yang tak kalah pentingnya adalah pengelolaan dokumen yang didasarkan atas ketentuan dan prosedur hukum yang berlaku akan memberikan jaminan kepastian hukum dalam pelaksanaan penyusutan.II. MAKSUD DAN TUJUANKegiatan penataan dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan, dimaksudkan agar penyelenggaraan pengelolaan dokumen sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat serta lengkap untuk meningkatkan kinerja perusahaan-perusahaan. Sedangkan tujuan penataan dokumen perusahaan adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan.III. KONDISI DOKUMEN/ARSIPBerdasarkan survei dan penelitian yang dilakukan bahwa keadaan dokumen atau arsip-arsip pada perusahaan masih belum terkelola dengan baik dapat dilaporkan hal-hal sebagai berikut :1.Kondisi penyimpanan dokumen secara umum belumtertata secara baik dan benar. selain menghadapi permasalahan kesulitan dalam penemuan kembali jugaakan menghadapi persoalan keterbatasan ruang simpan dan kesulitan dalam penyusutan dokumen serta belum ada SDM sebagai pengelola dokumen.2.Tidak memiliki daftar dokumen sebagai jalan masuk penemuan kembali dokumen.3.Belum memiliki gedung Pusat Penyimpanan Dokumen (Records Center).4.Belum pernah melakukan pemusnahan dokumen.

V. TAHAPAN KEGIATANA.Penataan Dokumen1.Pemilahan dokumen dan non dokumen ;2.Pendeskripsian;3.Entri data ;4.Manuver data ;5.Manuver fisik dokumen ;6.Pembuatan Daftar Pertelaan Dokumen ( Data Base Dokumen ) ;7.Penataan Fisik dokumen ;8.Uji Coba;9.Penyerahan.

VI. PRODUK YANG DIHASILKANA.Daftar Pertelaan Dokumen( DPD );DPD adalah suatu daftar yang berisi jenis dan kurun waktu dokumen yang merupakan hasil dari kegiatan penataan dokumen. Dari DPD keseluruhan dokumen organisasi ini kemudian akan dilakukan kegiatan penilaian dokumen, sehingga dokumen yang disimpan merupakan dokumen yang benar-benar memiliki nilai guna bagi organisasi, baik nilai guna administratif, nilai guna hukum, nilai guna keuangan maupun nilai guna ilmiah dan teknologi.