PENGANTAR MANAJEMEN

Pertemuan 13

Dosen : Lela Nurlaila, S.Pd., M.M

Pengantar Manajemen❖ Pengertian komunikasi

❖ Komunikasi interpersonal

❖ Komunikasi dalam organisasi

❖ Pengertian teknologi informasi

❖ Issue-issue komunikasi dalam dunia masa kini

Pengertian komunikasiKomunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Jika tidak ada informasi atau ideyang disampaikan, komunikasi itu tidak terjadi.

Agar komunikasi berhasil, maksud harus ditanamkan dan dipahami. Contohnya bila seseorangmenulis surat dengan Bahasa portugis tujukan kepada orang sunda yang tidak bisa Bahasa portugismaka tidak dapat dianggap komunikasi tersampaikan kepada orang penerima surat tersebut.

Komunikasi manajerial adalah bahwa itu mencakup komunikasi interpersonal - komunikasi Antaradua orang atau lebih dan komunikasi organisasi – semua pola, jaringan, dan system komunikasi dalamsuatu organisasi.

➢ Proses Komunikasi Interpersonal

Sebelum komunikasi dapat dilakukan , “Maksud” yang dinyatakan sebagai “Pesan” yang akandisampaikan harus ada. Pesan itu berlalu Antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan itu diubahmenjadi bentuk symbol (disebut encoding) atau pembuat kode dan disampaikan melalui beberapamedia kepada penerimam yang menerjemahkan ulang pesan pengirimannya disebut decoding, ataupenguraian kode. Hasilnya adalah penyampaian maksud dari satu orang ke orang lain.

Kegaduhan

MediaPenerima

PesanPengirim

Pesan

Endcoding

Umpan balik

Dedcoding

Pada tampilan gambar tersebut menggambarkan tujuh unsur proses komunikasi yaitu:

1. Sumber Komunikasi

2. Pesan >> dapat berupa dokumen, ucapan lisan, symbol, tergantung si pengirim

3. Encoding >> Pesan diubah menjadi simbol

4. Saluran >> yang dipilih untuk mengkomunikasikan pesan seperi tatap muka atau email

5. Decoding >> menerjemahkan ulang pesan

6. Penerima >> Individu yang kedapanya pesan ditujukan

7. Umpan balik >> Feedback

Selain itu ingat bahwa seluruh proses rentah terhadap kegaduhan (noise)- gangguan yang terjadi

Pada penyampaian, penerimaan atau umpan balik pesan. Contoh umum kegaduhan mencakup

Cetakan tidak terbaca, gangguan telepon, ketidakpedulian penerima, atau latar belakang suaramesin dan karyawan. Ingatlah, bahwa ketika terjadi kegaduhan dapat menciptakan distorsi(kesalahpahaman).

Metode berkomunikasi interpersonal (antar Pribadi)Seorang manajer memiliki metode untuk berkomunikasi dengan cara yang beragam

yang dapat dipilih. Metode meliputi tatap muka, telepon, rapat kelompok, presentasi,

memo, surat, video dan lain sebagainya. Semua saluran komunikasi mencakup simbil

lisan atau tulisan.

Metode komunikasi interpersonal terdiri dari beberapa jenis yaitu:

1. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata.

Contohnya lampu lalu lintan yang ada dipersimpangan jalan memberikan pesan

kepada kita tanpa ada kata-kata namun kita memahami pesan itu warna lampu

memberikan pesan dan arti tersediri.

2. Bahasa tubuh adalah komunikasi mengacu pada gerak gerik tubuh, ekspresi wajah,

dan gerakan tubuh lainnya.

3. Intonasi verbal mengacu pada penekanan seseorang pada kata-kata atau kalimat yang

menyampaikan maksud. Contohnya orang yang marah intonasinya akan berbeda

dengan orang yang tidak marah, orang yang marah kalimatnya akan memberikan

penekanan dibandingkan dengan orang yang tidak marah, penyampaian lebih lembut.

PENGHALANG KEEFEKTIFAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL

1. Penyaringan adalah manipulasi (pengubah-ubahan) informasi yang sengaja sehingga membuat informasi tersebut

tampak lebih menyenangkan bagi penerima. Contohnya ketika seseorang mengatakan kepada manajernya apa yang

ingin didengar oleh menajernya individu itu menyaring informasi. Karena informasi dikomunikasikan melalui

sejumlah tingkatan organisasi, informasi tersebut diringkas dan digabungkan oleh pengirim sehingga atasan mereka

tidak kebanjiran informasi. Banyaknya penyaringan cenderung merupakan fungsi dari banyaknya tingkatan verbal

dalam organisasi dan budaya organisasi. Akhirnya budaya organisasi mendorong atau menghambat penyaringan

berdasarkan jenis perilaku yang dihargai oleh budaya itu.

2. Persepsi selektif adalah ketika orang orang secara selektif menafsirkan apa yang mereka lihat atau dengar

berdasar pada kepentingan, latar belakang, pengalaman, dan sikap mereka. Contohnya seorang pewawancara

karyawan yang berpikir bahwa pelamar kerja wanita akan lebih mengutamakan keluarga di atas karir cenderng akan

melihat perasaan itu ada di dalam diri calon karyawan wanitanya tanpa melihat apakah pelamar tersebut benar-

benar mempuinyai perasaan lebih mengutamakan keluarga.

3. Kebanjiran informasi, ketika informasi yang harus kita olah melampaui kapasitas pemrosesan kita. Tuntutan saat

ini harus mengikuti kemajuan informasi, melalui e-mail, telepon, rapat, bacaan professional menciptakan data yang

bertubi-tubi yang mustahil untuk diproses dan dipikirkan. Ketika individu mempunyai lebih banyak informasi

maka cenderung membuang , mengabaikan, melewatkan atau membuang informasi.

4. Prilaku Defensif, ketika seseorang merasa terancam mereka akan cenderung bereaksidengan cara yang mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling pengertian.Yakni, mereka menjadi defensive- terlibat dalam perilaku seperti secara verbal menyerangorang lain, memberikan jawaban yang kasar, menjadi terlalu bersifat penilai, danmempertanyakan motif orang lain. Ketika individu menafsirkan pesan lain sebagaimengancam, mereka sering menanggapinya dengan cara yang menghambat keefektifankomunikasi.

5. Bahasa. Kata-kata mempunya arti yang berbeda bagi orang-orang yang berbeda. Umur,pendidikan dan latar budaya adalah ketiga variable yang paling jelas mempengaruhi Bahasa.Pengirim cenderung menganggap bahwa kata dan kalimat yang mereka gunakan berartisama bagi penerma, tentulah itu keliru dan akan menciptakan hambatan.

6. Budaya Nasional. Komunikasi interpersonal tidak dilakukan dengan cara yang samadiseluruh dunia. Sebagai contoh di Amerika, pola komunikasi cenderung diarahkan individudan dinyatakan dengan jelas. Para manajer sangat bergantung pada memorandum,pengumuman, dan bentuk komunikasi formal. Sedangkan di Jepang ada lebih banyakinteraksi yang muncul karena adanya kebutuhan akan interaksi tersebut yang bersifatinformal, komunikasi tatap muka lebih diutamakan.

MENGATASI PENGHALANG KEEFEKTIFAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL

1. Gunakan umpan balik. Banyak masalah komunikasi dapat secara langsung dilacak penyebabnyapada kesalahpahaman atau ketidakakuratan, dan hal ini dapat ditindaklanjuti dengan menggunakanumpan balik secara verbal atau non verbal.

2. Menyederhakan Bahasa. Karena Bahasa dapat menjadi penghalang pada manajer harus memilihkata dalam menyusun pesannya dengan cara yang akan membuat pesanitu menjadi jelas dandipahami oleh penerima.

3. Menyimak dengan aktif. Untuk mendapatkan maksud yang lengkap tanpa membuat penilaianterlalu dini dan menuntut konsentrasi total. Menyimak secara aktif diperbaiki dengan membangunempati terhadap pengirim pesan,yakni memposisikan diri sebagai pengirim pesan.

4. Kendala Emosi adanal naif untuk menganggap bahwa manajer selalu berkomunikasi dalam carayang rasional. Kita tahu bahwa emosi dapat benar-benar mengajalangi dan menggangipenyampaian maksud. Seorang manajer yang secara emosional marah atas uatu hal cenderunguntuk salah menfsirkan pesan yang datang dan gagal mengkomunikasikan pesan yang ingindikeluarkan secara jelas dan akurat.

5. Perhatikan Isyarat Non Verbal. Jika tindakan dapat berbicara lebih keras daripada kata-kata,maka penting untuk menjaga tindakan Anda untuk memastikan tindakan itu sejalan danmemperkuat kata-kata yang keluar bersamaan dengan tindakan itu. Komunikator yang efektifmengawasi isyarat non verbalnya untuk memastikan bahwa mereka dapat menyampaikan pesanyang diinginkan.

Komunikasi organisasiKomunikasi formal dan informal

Komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi atau bagian darikomunikasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Contohnya seorang manajer meminta

karyawannya untuk menyelesaikan pekerjaan, maka akan menggunakan komunikasi formal. Sedangkankomunikasi informal adalah komunikasi organisasi yang tidak diidentifikasi oleh hierarki sturkturorganisasi. Contohnya ketika karyawan berpapasan dilorong kantor maka bertegur sapa dengan menggunakan.

Arah Arus Komunikasi

❑ Komunikasi organisasi dapat mengalir dari bawah ke atas, lateral atau diagonal.

❑ Komunikasi ke bawah adalah segala komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke para karyawan.

❑ Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir ke atas dari karyawan ke manajer.

❑ Komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi diantara semua karyawan pada tingkatan organisasi yang

sama (komunikasi yang menyamping atau horizontal).

❑ Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang memotong baik bidang kerja maupun tingkat organiosasi.

Contohnya sebagai analis kredit didepartemen kredit berkomunikasi dengan manajer pemasaran, beda

departemen dan tingkat organisasi.

Jaringan Komunikasi Organisasi

Jaringan komunikasi organisasi adalah arus komunikasi organisasi vertical dan horizontal dapat diganbungkan

menjadi berbagai pola.

Tiga jaringan komunikasi yang umum :

1. Jaringan rantai, komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal baik ke bawah maupun ke atas.

2. Jaringan roda, mencerminkan komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat dan mudah dikenal dan

orang lain dalam kelompok atau tim kerja. Pemimpin tersebut berkalu sebagai pusat jaringan yang semua

komunikasi melalui dia.

3. Jaringan semua saluran, komunikasi mengalir dengan bebas diantara semua anggota tim kerjaKriteria Jaringan Komunikasi Organisasi

Rantai Roda Semua saluran

Kecepatan Sedang Cepat Cepat

Akurasi Tinggi Tinggi Sedang

Kemunculan Pemimpin Sedang Tinggi Tidak ada

Kepuasan Anggota Sedang Rendah Tinggi

Memahami teknologi informasi

Teknologi mengubah gaya hidup dan gaya kita bekerja. Saat ini para manajer tertantang untuk membuat organisasi

mereka berfungsi dengan lancar sambil secara terus menerus mengembangkan operasi kerja dan tetap bersaing

walaupun organisasi dan lingkungan berubah dengan cepatnya. Walaupun perubahan teknologi telah menjadi sumber

yang signifikan dari ketidakpastian lingkungan yang diharapi organisasi, kemajuan teknologi yang sama ini telah

membuat manajer mampu mengkoordinasikan usaha kerja karyawan melalui cara yang dapat menghasilkan peningkatan

efisiensi dan keefektifan. Teknologi informasi sekarang menyentuh semua aspek hamper semua bisnis perusahaan.

Implikasinya bagi komunikasi manajerial sangatlah besar.

Bagaimana teknologi mempengaruhi komunikasi manajerial ?

Teknologi, khususnya teknologi informasi secara radikan telah mengubah cara berkomunikasi anggota organisasi.

Contohnya, teknologi secara signifikan telah meningkatkan kemampuan manajer untuk memantau kinerja indivisu atau

tim, teknologi membuat karyawan dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap untuk membuat keputusan yang

lebih cepat dan teknologi memberikan lebih banyak peluang kepada karyawan untuk bekerjasama dalam menyelesaikan

tugas. Selain itu, teknologi informsai telah memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk sepenuhnya dapat

dicapai, kapanpun tanpa melihat dimana mereka berada.

Sistem jaringan computer telah berkembang padabidang intrenet dan extranet organisasi. Internet adalah jaringan

komunikasi organisasional menggunakan teknologi dan dapat diakses oleh para karyawan organisasi tersebut.

Contohnya adalah website kekaryawanan (untuk absensi karyawan, cek gaji dan lain sebagainya)

Ekstranet adalah jaringan komunikasi organisasi yang menggunakan teknologi internet dan memberikan kesempatan

pada karywan untuk berkomunikasi dengan pihak luar tersentu seperti pelanggan dan penjual.

Sistem jaringan komputer

Dalam system computer jaringan, organisasi menghubungkan sejumlah komputernya menjadi satu melalui

hardware dan software yang kompetibel, sehingga menciptakan jaringan organisasi. Anggota organisasi

kemudian dapat berkomunikasi satus ama lain dan memperoleh informasi, tidak peduli apakah mereka

sedang berada diruang pertemuan, diluar kota atau ditengah perjalanan.

Beberapa aplikasinya dibidang komunikasi yang mencakup e-mail, instant messaging (What’sup, Yahoo

massanger), Voice mail, Fax, teleconfrebc dan lain sebagainya.

❑E-mail adalah pengiriman pesan tertulis secara instant disejumlah computer (HP/Smartphone) yang

terhubung secara bersama.

❑Instans messaging (contohnya WA, Yahoo messanger) adalah komunikasi interaktif seketika yang terjadi

diantara pengguna computer/HP. Melalui instan karyawan dapat lebih cepat dalam berkomunikasi.

❑Mesin fexs, kemampuan pengiriman dokumen yang mengandung baik teks maupun grafik melalui

saluran telepon biasa. Mesin fexs dapat menscan dan mendigitalkan dokumen.

❑Electronic data interchange (EDI) adalah cara organisasi untuk bertukar dokumen transaksi bisnis

strandar, seperti faktur atau pemesanan pembelian dengan menggunakan jaringan computer ke

computer secara langsung.

❑Teleconfrencing, memberikan kesempatan sekelompok orang untuk bertukar pikiran

secara simultan dengan menggunakan telepon atau software komunikasi.

❑Videoconfrencing adalah jika para pserta pertemuan tersebut dapat melihat satu sama

lain melalui layar video konfrensi simultan.

Issue-issue komunikasi dalam dunia masa kini

Di masa-masa pesatnya perkembangan teknologi komunikasi saat ini, dapat kita lihat dan jugarasakan bahwa isu-isu yang menerpa atau isu-isu yang berkaitan dengan perkembanganteknologi juga semakin berkembang. Ada banyak hal terkait isu-isu politik, ekonomi, sosial,dan budaya yang berkaitan erat dengan perkembangan teknologi.

Bicara soal politik dan komunikasi memang merupakan dua hal yang erat berkaitan. Tanpasuatu strategi komunikasi, politik tidak akan berjalan. Demikian pula dengan komunikasi;komunikasi pun lahir karena adanya taktik dalam perebutan kekuasaan secara politis. Politikmemang identik dengan perebutan dan pertahanan kekuasaan

Isu ekonomi yang terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi yang tidak kalahpenting lainnya adalaha bahwa perkembangan teknologi telah mengubah cara masyarakatbertransaksi. Hal ini terlihat dengan semakin maraknya e-commerce yang berkaitan denganadanya layanan e-banking, e-mail, dan fasilitas yang menunjang perekonomian lainnya. Toko-toko “maya” atau online shop pun berkembang dengan sangat pesat dan seiring denganberbagai kasus penipuan terkait dengan hal tersebut. Selain itu berkembangnya teknologikomunikasi juga berdampak pada pelanggaran hak cipta atau hak kekayaan intelektual yangmenjadi hak seseorang atau kelompok yang memiliki suatu karya seperti lagu, tulisan, ataufilm, sehingga penggunaan karya mereka tanpa izin membuat mereka rugi secara finansial.

Dalam bidang sosial dan budaya, media telah dianggap sebagai teman sehari-hari masyarakat.Bahkan, lebih dari itu, konsumsi terhadap media sudah dianggap menjadi suatu kebutuhanyang harus dipenuhi. Mungkin kita akan bertanya-tanya, apa jadinya hidup kita sekarang ini, didunia yang serba canggih bila kita tidak memiliki akses internet, tidak ada telepon selular, tidakada komputer atau laptop, tidak ada televisi atau radio, dan bahkan tidak ada koran. Tentuketiadaan barang-barang tersebut akan membuat hidup kita jauh dari keadaan manusia eramodern saat ini. Manusia butuh mengonsumsi media. Ini berarti ada perubahan dalamkehidupan sosial dan budaya masyarakat.

Salah satu isu terkait sosial dan budaya adalah isu seks dan pornografi. Kemudahan aksesinternet dan isi media yang sering kali tidak mendidik dan tidak ada sensor mempengaruhiperilaku masyarakat. Teknologi komunikasi telah banyak mengubah pola perilaku dankomunikasi individu. Satu hal yang lazim kita lakukan saat ini adalah tentang “percakapanmaya”. Dulu seseorang harus bertatap muka langsung untuk berkomunikasi dengan oranglain, tapi sekarang cukup menekan tombol telepon, atau menyambungkan komputer denganinternet, seseorang dapat langsung mengobrol satu sama lain, bahkan melihat wajahnya. Duluseseorang harus menulis surat untuk menyampaikan pesan kepada orang yang berada jauhdarinya dan untuk menyampaikan pesan tersebut memakan waktu dua sampai tiga hari ataubahkan lebih. Namun, sekarang cukup dengan mengetik di keyboard ataupun handphone untukmengirim SMS atau e-mail.

Gunakanlah fasilitas teknologi informasi dengan bijaksana.