PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA STUDIO FOTO PUJI PHOTO DI KALIBENING BANJARNEGARA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Joko Heru Atmoko 07.12.2358

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2011

MAKING TRADING INFORMATION SYSTEM OF PHOTO STUDIO IN PUJI PHOTO AT KALIBENING BANJARNEGARA

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA STUDIO FOTO PUJI PHOTO DI KALIBENING BANJARNEGARA

Joko Heru Atmoko

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

INTISARI

Sejalan dengan perkembangan dunia usaha sekarang ini, setiap perusahaan

dituntut untuk mengembangkan sistem pelayanan yang semaksimal mungkin, guna

menunjang kinerja perusahaan. Salah satunya adalah sistem jasa layanan akuntansi,

yaitu sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan ini memiliki manfaat untuk

menunjang arus informasi keuangan yaitu pembelian, penjualan, persediaan stok barang,

dan dokumentasi lainnya. Dengan mengacu pada hal tersebut, maka penulis

menganggap penting adanya layanan akuntansi untuk mengatur arus sistem informasi

penjualan pada Studio Foto Puji Photo.

Studio Foto Puji Photo adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Kalibening,

Banjarnegara dan bergerak di bidang Seni Media Rekam yaitu Photografi dan Video

Rekam yang juga menjual accesosir. Kondisi penggunaan sistem penjualan pada Studio

Foto Puji Photo masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi

yang lebih berkompetensi dan berkomputerisasi, dimana persaingan dagang selalu

muncul di dunia usaha.

Untuk itu penulis mengajukan pada Studio Foto Puji Photo perlu dibangunnya

sebuah software sistem informasi penjualan berbasis data yang relevan dan akurat

dalam mempermudah pengolahan data transaksi penjualan yang akan menghasilkan

informasi laporan penjualan perusahaan secara benar serta dapat menghemat waktu dan

tenaga dalam penyusunannya.

Kata kunci : Sistem informasi, sistem informasi penjualan.

ABSTRACT

In line with the development of the business world today, every company is

required to develop a service system to the maximum extent as possible, to support

company’s perfomance. One of them is the system of accounting services, it’s called

Sales Information System. This sales information system has benefit to support the flow

of financial information such as purchasing, sales, stock inventory and other

documentation. By referring that, so the author considers important to aplly accounting

service to manage the flow of sales information system on Photo Studio Puji Photo

Photo Studio Puji Photo is a private company which located in Kalibening,

Banjarnegara and it is an intermediate trading business that engaged in the Photography

and Record Video and selling of accesories. Term of use selling system on WS Plastic

Store still using manual system and not using technology that more competent and

computerized yet, in other side trade competition always appear in the business world.

Therefore the author propose in Photo Studio Puji Photo, there needs a software

of accounting information system based on accurate and relevant data to facilitates the

processing of sale transaction data that will produce the company’s report information

correctly and can save time and effort in the configuration.

Keyword: information system, sales information system.

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi komputer yang begitu pesat dan cepat bahkan tiada

habisnya untuk diikuti. Seiring perkembangannya teknologi komputer menjadi suatu

kebutuhan dalam berbagai bidang kehidupan manusia, baik didalam aktivitas sehari-hari

atau ketika bekerja, teknologi komputer tidak lepas dari semua itu termasuk dalam

persaingan bisnis untuk memenangkan persaingan. Teknologi komputer mampu

meningkatkan efisien dan efektifitas suatu kinerja dengan mengganti beberapa karyawan

dengan teknologi sehingga menekan biaya operasional dan mempercepat proses

produksi.

Dalam kinerja suatu teknologi komputer juga dibutuhkan suatu sistem dimana

sistem itu bisa menghubungkan teknologi komputer yang ada dengan pengguna,

sehingga tercapainya suatu kondisi yang tepat dalam menentukan atau mengatur suatu

aktivitas kerja. Dalam hal ini adalah suatu Sistem Informasi sistem yang sangat memberi

dukungan bagi perkembangan sistem komputerisasi dalam bidang pendidikan,

kehidupan sehari-hari bahkan bidang usaha, baik itu usaha indusri pabrik maupun

indusrirumah tangga,termasuk usaha Studio Foto.

Studio Foto adalah salah satu usaha yang mulai banyak peminatnya dan

membuka jenis usaha ini, bukan hanya di kota-kota besar namun merambar ke

pedesaan. Jenis usaha ini adalah usaha yang bergerak di bidang Media Rekam,

menerima Jasa dibidang Fotografi dan Video Recording, hal itu menjadi suatu kebutuhan

dalam mendokumentasikan momen-momen penting dalam kehidupan manusia, seperti

Pesta Ulang Tahun, Pernikahan, atau momen-momen indah bersama orang yang

dicintai, oleh karena itu Studio Foto ada untuk mendokumentasikan momen tersebut.

Dan salah satu Studio Foto yang ada adalah “Puji Photo”.

Studio Foto “Puji Photo” adalah salah satu Studio Foto yang ada di Jalan Raya

Kalibening No. 2, Kalibening, Banjarnegara. Studio Foto “Puji Photo” merupakan usaha

yang bergerak dalam bidang Fotographi dan Video Recording serta Penjualan

Aksesories Digital , namun kondisi penggunaan sistem penjualan masih menggunakan

sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan

terkomputerisasi.

Sistem penjualan yang dikerjakan secara manual akan menghambat proses

transaksi karena lamban dalam pencatatan serta penghitungan yang kurang tepat dan

informasi yang kurang tepat ketika diadakannya pembukuan transaksi, maka perlu

adanya pendataan dan pengolahan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam

mengolah data. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil

laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu perlu adanya

Sistem Informasi berbasis komputer untuk mengotomasi sistem yang ada sehingga

dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di dalam sistem penjualan,

data akan dapat diolah dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat

tenaga kerja, dan menghemat biaya.

Sistem Informasi Penjualan pada Studio Foto “Puji Photo” adalah aplikasi

komputer yang dikembangkan untuk mencatat semua transaksi Penjualan pada Studio

Foto “Puji Photo” dengan tingkat akurat tinggi, kecepatan dan ketepatan. Dengan adanya

Sistem Informasi tersebut akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi

sekaligus mengetahui total dan didukung dengan laporan yang lengkap.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen adalah sistem

manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen

dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Sedangkan menurut George M. Scott Sistem Informasi Manajemen adalah

kumpulan interaksi dari sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk

kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional.

Berdasarkan definisi-definisi sistem informasi manajemen diatas, dapat

disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi

pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian,

dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan

tertentu.

2.2 Komponen Sistem Informasi Manajemen Menurut Burch dan Grudnistki (1986) sistem informasi terdiri dari enam

komponen, yaitu :

1. Blok Masukan

Input disini termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu

untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta

semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Database

Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Pengendalian digunakan untuk mencegah hal – hal yang dapat merusak sistem atau

untuk mengatasi kesalahan – kesalahan yang terlanjur terjadi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Penjualan 2.3.1 Sistem Informasi Manajemen Penjualan

Sistem Informasi Manajemen Penjualan adalah sebuah sistem informasi yang

berfungsi untuk membantu dalam pengolahan data, memberikan informasi berupa

laporan – laporan transaksi penjualan maupun pembelian di dalam sebuah usaha yang

bergerak dalam bidang perdagangan dan juga memberikan informasi-informasi yang

dibutuhkan oleh perusahaan.

2.4 Teori Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan atau kontrol, efisiensi, dan pelayanan. Analisis tersebut

dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy,control, efficiency,

dan service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama.

2.4.1 Analisis Kinerja Adalah kemampuan menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran

segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah

produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu.

Sedangkan waktu tanggap adalah keterlambatan rata – rata antara suatu transaksi

dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

2.4.2 Analisis Informasi Informasi merupakan sesuatu yang penting bagi pengguna akhir. Evaluasi

terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat

perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Situasi

yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi :

1. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi

sekarang.

2. Kurangnya informasi yang tepat waktu.

3. Terlalu banyak informasi.

4. Informasi tidak akurat.

2.4.3 Analisis Ekonomi Adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan

didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan

operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui

pengurangan bahan baku dan perawatan. Sedangkan keuntungan didapat dari

peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.

2.4.4 Analisis Keamanan Keamanan pada sebuah sistem sangatlah dibutuhkan. Dengan adanya

keamanan yang baik maka dapat menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap

penyalahgunaan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

2.4.5 Analisis Efisiensi Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya

dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat

dikatakan tidak efisien :

1. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin,

atau komputer.

2. Data diinput atau disalin secara berlebihan.

3. Data diproses secara berlebihan.

4. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

5. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

6. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

2.4.6 Analisis Servis (layanan) Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik.

Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan :

1. Akurasi dalam pengolahan data.

2. Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya

serta kehandalan dalam menangani pengecualian.

3. Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal.

4. Sistem mudah dipakai.

5. Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.

2.5 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk mempermudah dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap,

maka kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu :

1. Kebutuhan fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses apa

saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi

informasi – informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.

2. Kebutuhan non fungsional

Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki

oleh sistem, meliputi :

a. Operasional

Pada bagian ini dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan

beroperasi. Platform sistem yang dipakai didefinisikan (misalnya

menggunakan windows atau linux), perangkat lunak untuk

mengembangkan sistem juga ditentukan, perangkat keras spesifik yang

diperlukan juga ditentukan.

b. Kinerja

Bagian ini menjelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang

dikembangkan dalam mengolah data, menampilkan informasi, dan secara

keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang ditanganinya. Efisiensi dari

perangkat lunak juga dicantumkan.

c. Keamanan

Kebutuhan keamanan berisi pernyataan tentang mekanisme pengamanan

aplikasi, data, maupun transaksi yang akan diimplementasikan pada

sistem.

d. Informasi

Bagian ini menjelaskan informasi – informasi yang berkaitan dengan

sistem, informasi jika salah dalam menginputkan data juga dicantumkan.

3. Analisis 3.1 Perancangan Basis Data

Relasi Antar Tabel

4. Pengetesan Sistem

Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya

pengujian kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen.

Menurut Pressman, ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white

box testing.

4.1 Pemeliharana Sistem

Kegiatan pemeliharaan sistem dilakukan selama masih berjalannya sistem

karena untuk menjaga kinerja baik dari Perangkat Keras maupun perangkat lunak

itu sendiri. Pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan perangkat keras dan perangkat

lunak.

a. Pemeliharaan Peragkat Keras

1. Melakukan perawatan setiap bulan, misalkan dibersihkan dari debu.

2. Pengecekan komponen yang memakai kipas, apakah masih berfungsi

dengan baik atau tidak.

b. Pemeliharaan Perangkat Lunak

1. Memasang antivirus.

2. Melakukan Disk Clean Up dan Disk Defragment secara berkala.

3. Pembuatan Backup data pada media penyimpanan lain seperti CD, Flash

Disk atau Hard Disk.

4. Backup Database dengan menggunakan Aplikasi Microsoft SQL Server itu

sendiri.

4.2 Tampilan Program

.

5. Kesimpulan Dari uraian penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-

bab sebelumnya, Sistem Informasi Penjualan pada Studio Foto Puji Photo

mempermudah pencatatan transaksi baik pembelian maupun penjualan,

serta dengan menggunakan Database yang ada pada sistem menyimpan

arsip dengan aman dan memudahkan dalam proses pengolahan dari laporan

yang dibutuhkan oleh pemilik perusahaan yang sebelumnya menggunakan

system manual yang dalam prakteknya dilapangan menemui banyak

kendala, baik itu hilang, rusak atau bahkan digunakan oleh orang yang tidak

berkepentingan.

DAFTAR PUSTAKA Fatta, A. H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi

Offset.

Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta :

Penerbit Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit Andi Offset.

Harga – Harga Software. 2010. www.jualsoftware.net pada 31 Agustus 2010.

Jogiyanto, H.M. 1990. Analis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.