analisis dan perancangan pembayaran sop...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN PEMBAYARAN SOP SISWA
DI MADRASAH ALIYAH NEGERI
PURWOREJO
Naskah Publikasi
Disusun oleh:
Irfan Nur Fathoni
07.12.2208
JURUSAN SISTEM INFORMASISEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2011
Design and Analysis Payments System SOP Students in Madrasah Aliyah Negeri Purworejo
Perancangan dan Analisis Sistem Pembayaran SOP Siswa di Madrasah Aliyah Negeri Purworejo
Irfan Nur Fathoni
07.12.2208
Jurusan S1 Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACKComputers in this generation has been widely used by many parties, even giving a
great influence on various aspects of community life. And the computer is a tool that can
perform data processing in a timely, accurate and efficient. So the current computer is a tool
commonly used by communities to assist in decision making.
In MAN Purworejo SOP payment data is still done manually and documented. With a
system that processed manually, it will become more complicated and impractical.And data
storage system in the form of paper has a lot of the risk of losing data. To further optimize the
needs of a new computerized system to produce better information than the old system.
Building Payment Applications SOP students in computer MAN Purworejo then
expected to produce the required information quickly, accurately and efficiently. This
application is based on Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 database sebagsi made with
the purpose of this application is to save time and cope with imprecision in calculating the
payment transaction.
Keywords : a computerized system, application value, information technology, SQL Server
2000
1.1 PendahuluanPada generasi masa kini teknologi sudah berkembang dengan pesat, setiap
hari perkembangan teknologi semakin canggih dan sempurna, untuk memenuhi
kebutuhan teknologi manusia dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat membantu dalam
pekerjaan. Komputer sudah banyak digunakan diberbagai bidang teknologi
informasi guna memperoleh hasil yang maksimal. Dalam hal ini, komputer
memegang peranan penting. Salah satu keunggulan komputer adalah dapat
menelusuri data yang semakin banyak dan rumit dengan cepat, akurat dan dapat
membantu memperlancar pekerjaan. Selain itu, komputer juga dapat menyimpan
banyak memori dalam bentuk file-file tertentu dengan aman.
Pengolahan data menjadi informasi inilah yang menjadi kelebihan komputer,
Pengunaan sistem komputerisasi dapat menunjang kegiatan, terutama pengolahan
data yang dapat mempercepat pembuatan laporan-laporan yang ditujukan kepada
pimpinan yang digunakan dalam pengambilan keputusan dan kepada pegawai
sendiri.
Pada MAN Purworejo, sistem informasi dalam bidang administrasi keuangan
pada saat ini masih menggunakan cara manual sehingga masih terasa sulit
dikerjakan dan informasi yang dibutuhkan terkadang masih mengalami kekeliruan
dan keterlambatan karena banyaknya data yang dikelola. Sehingga masalah yang
sangat mendasar di sini adalah bagaimana meningkatkan keakuratan data penulisan
sehingga data yang diperlukan dapat tersaji dengan cepat, tepat, dan akurat.
Dalam hal ini, pengolahan data Dengan sistem yang terkomputerisasi
diharapkan dapat lebih efisien dan efektif serta kecepatan informasi yang menunjang
sistem Pembayaran SOP siswa di MAN Purworejo.
2 Landasan Teori2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2 Karakteristik Sistema. Komponen sistem (Component)
b. Batasan sistem (Boundry)
c. Subsistem
d. Lingkungan luar sistem (Environtment)
e. Penghubung sistem (Interface)
f. Masukan sistem (Input)
g. Keluaran sistem (Output)
h. Pengolahan sistem (Process)
i. Sasaran sistem (Object) atau Tujuan (Goal)
2.3 Pengertian InformasiInformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2.4 Pengertian Sistem InformasiSistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.( Robert A. Leith / K. Roscoe Davis “ Accounting Information System”, J, Prentice Hall, 1983, hal 6).
2.5 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi system-sistem informasi untuk menyediakan informasi untuk kebutuhan tingkat manajerial.
2.6 Sistem Informasi Administrasi SiswaAdministrasi adalah upaya menjadikan kegiatan dan kerja sama
anggota organisasi serta unsur-unsur lainnya menjadi efektif dan efesien. Secara sadar atau tidak, setiap orang selalu terpaut dengan suatu jenis administrasi, sebab pada dasarnya administrasi itu selalu berurusan dengan tujuan bersama, cara - cara orang bekerja, pemanfaatan sumber-sumber yang ada secara efektif dan efesien. Adalah wajar bila orang perorang atau masyarakat memahami dan memahami dan menguasai administrasi, sebab dengan memahami dan menguasai ketrampilan administrasi akan meningkat daya kerja yang efektif dan efesien dan lebih dari itu.
2.7 Sistem Basis DataSistem basis data adalah sekumpulan basis data dengan para
pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personel-personel yang merancang dan mengelola basis data. Teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data serta sisem komputer untuk mendukungnya.
2.8 Teknik Perancangan Databasea. Teknik Normalisasi
Dengan normalisasi kita ingin mendesain database relasional yang terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut: o Berisi data yang diperlukan. o Memiliki sedikit mungkin redudansi/penyimpanan data secara berulang o Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan. o Mengefisienkan update o Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak sengaja/tidak diketahui.
b. Bentuk-Bentuk Normalisasi Adapun level dalam normalisasi adalah : o Bentuk normalisasi pertama (1NF)
o Bentuk normaliasi kedua (2NF) o Bentuk normaliasi ketiga (3NF) o Bentuk normaliasi boyce-codd (BCNF) o Bentuk normaliasi keempat (4NF) dan normaliasi kelima (5NF)
3 Analisis (Proses Penelitian)3.1 Tempat Penelitian (Madrasah Aliyah Negeri Purworejo)
Sekolah Persiapan IAIN Al Jami’ah mengalami masa transisi dengan
diterbitkannya Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan, dan Menteri Dalam Negeri, Nomor 6 Tahun 1975, Nomor 037 Tahun
1975, Nomor 36 Tahun 1975 tanggal 24 Maret 1975 tentang Mutu Pendidikan pada
Madrasah, dan Keputusan Menteri Agama RI nomor 17 Tahun 1978 tanggal 16
Maret tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Madrasah Aliyah Negeri.
Berdasarkan Keputusan Menteri Agama RI tersebut diatas, Sekolah Persiapan IAIN
Al Jamiah Al Ilamiyah Al Hukumiyah Sunan Kalijaga Purworejo dirubah menjadi
Madrasah Aliyah Negeri (MAN) Purworejo. Dan pada hari Senin tanggal 31 Juli
1978, telah dilakukan serah terima Sekolah Persiapan IAIN “Sunan Kalijaga” dari
Rektor IAIN Sunan Kalijaga H. Zaini Dahlan, MA., kepada Kepala Kantor Wilayah
Departemen Agama Propinsi Jawa Tengah, DRS. H. Zaini Ahmad Syis.
3.2 Analisis Yang Dilakukan
Dalam melakukan analisis penulis melakukan metode analis PIECES yaitu :
a. Analisis Kinerja (Performance)
b. Analisis Informasi (Information)
c. Analisis Ekonomi (Economy)
d. Analisis Pengendalian (Control)
e. Analisis Efesiensi (Efficiency)
f. Analasis Pelayanan (Service)
3.3 Analisis Kelayakan Sistem
Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah
sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak.
a. Kelayakan Teknik
b. Kelayakan Operasional
c. Kelayakan Ekonomi
d. Kelayakan Biaya dan Manfaat
3.4 Analisis Biaya Manfaat
Tabel Biaya dan Manfaat Sistem Baru
No Keterangan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2I Biaya-biaya
1 B.Pengadaan B.Pengadaan Hardware 3.556.000 B.Pengadaan Software 3.226.500 Total B. Pengadaan 6.782.500 2 Tahap Penerapan Sistem B.Pelatihan Personil 250.000 Total B. Penerapan Sistem 250.000 3 B.Operasi dan Perawatan B.Overhead 550.000 700.000 B.Perawatan Sistem 400.000 400.000 Total B.Operasi dan Perawatan 950.000 1.100.000 Total Seluruh Biaya(TB) 7.032.500 950.000 1.100.000
II Manfaat-manfaat 1 Manfaat Berujud Pengurangan Biaya Operasi 3.890.000 4.230.000 Pengurangan Kesalahan Proses 1.500.000 1.500.000 Total Manfaat Berujud 5.390.000 5.730.0002 Manfaat tak berujud
Peningkatan kinerja personil 1.300.000 1.300.000 Total Manfaat tak berujud 1.300.000 1.300.000 Total Manfaat(TM) 6.690.000 7.030.000 Proceed (TM - TB) 5.740.000 5.930.000
1) Metode Pengembalian ( Payback Period )
Dari perhitungan untuk. Nilai payback period dari investasi sistem baru adalah 1
tahun, 2 bulan dan 19 hari.
2) Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment)
Sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar 51,20%
dari biaya pengadaan, sehingga sistem ini layak di gunakan.
3) Metode Nilai Sekarang Bersih ( Net Present Value )
Dari hasil perhitungan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa jumlah
keuntungan yang diterima pada tahun ke-2 adalah : Rp 3.086.508 atau NPV
lebih besar dari 0, maka proyek tersebut layak dilaksanakan.
3.5 Perancangan Sistem
a) Flowchart
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program atau prosedur system secara logika yang digunakan sebagai alat
Bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan akir system (system flowchart)
merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari
sistem, dan menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.
PengolahanData Siswa
SiswaKelas Det.BiayaBiayaPegawai
PengolahanData Det.
Biaya
PengolahanData Biaya
PengolahanData Kelas
PengolahanData Pembyrn
SOP
PengolahanData Pegawai
Input DataSiswa
Input Data Pegawai Input Data PembyrnSOP
Input DataKelas
Input DataBiaya
Input DataDet.Biaya
Data Siswa Data PegawaiData
PembayaranSOP
Data Kelas Data Biaya Data Det.Biaya
PembuatanLaporan Siswa
PembuatanLaporanPegawai
PembuatanLaporan Biaya
LaporanSiswa
LaporanPegawai Laporan Biaya
PembuatanLaporan
SPP
PembuatanLaporanlain-lain
Laporan SPP LaporanLain-lain
Pembayaran SPP Pembayaran Lain
PembuatanLaporan Det.
Biaya
Laporan Det.Biaya
Petugas
PengolahanData Petugas
Input DataPetugas
Data Petugas
PembuatanLaporan
Kelas
LaporanKelas
PembuatanLaporanPetugas
LaporanPetugas
Gambar. Flowchart yang diusulkan
b) Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data (Data Flow Diagram) merupakan alat
perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan
oleh professional sistem kepada pengguna maupun pembuat program.
Siswa Proses
PembayaranSOP
TU
Kepala Sekolah
DataSiswa
LaporanPembyrn
SOP
Input dataPengolahandata
Gambar. DFD Level 0 Sistem Pembayaran SOP
TU
1.0Olah Data
Siswa
2.0Olah DataPegawai
3.0Olah DataPembayara
n SOP
5.0Olah Data
Biaya
4.0Olah Data
Kelas
6.0Olah DataPetugas
Siswa PetugasBiayaKelasPembayaran SPPPegawai
13.0PembuatanLap. Biaya
10.0Pembuatan
Lap.Pembayaran
SPP
9.0Pembuatan
Lap.Pegawai
8.0PembuatanLap. Siswa
TU Kepala Sekolah
7.0Olah DataDet.Biaya
Det. Biaya
14.0PembuatanLap. Det.
Biaya
12.0Pembuata
n Lap.Kelas
Pembayaran Lain
11.0Pembu atan
Lap.Pembayaran
Lain
Laporan-laporan siapdi periksa
Laporan-laporanselesai di periksa
15.0Pembuatan
Lap.Petugas
Gambar. DFD Level 1 Sistem Pembayaran SOP
4 Hasil Penelitian dan Pembahasan
Implementasi merupakan tahap meletakan sistem supaya siap untuk
diopersikan. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang
diperlukan dalam tahap implementasi.
4.1 Menetapkan Rencana Implementasi
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus
dilaksanakan. Agar kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan harapan,
maka harus disusun jadwal waktu rencana kegiatan implementasi.
4.2 Kegiatan Implementasi
Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut :Tabel. Kegiatan Implementasi
No Rincian Kegiatan Minggu I
MingguII
Minggu III
Minggu IV
1 Seleksi Personil #####2 Instalasi Software #####
3 Testing Sistem ##### #####4 Konversi Sistem #####
4.3 Melaksankan Kegiatan Implementasi
Kegiatan Implementasi didasarkan pada bentuk kegiatan yang telah
direncanakan. Adapun bentuk kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut:
a) Seleksi Personil
Personil yang dipilih untuk menjalankan sistem ini adalah karyawan
bagian tata usaha. Karyawan yang akan mengoperasikan sistem baru ini harus
orang yang benar-benar memahami sistem karena akan terlibat dalam
mempersiapkan masukan, memproses data, dan melakukan hal-hal yang
berkaitan dengan sistem.
User dalam hal ini adalah personil merupkan factor utama dalam
kesuksesan suatu sistem informasi. Tujuan melakukan pelatihan personil adalah
agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang dirancang tidak
mendapatkan kesulitan pada saat menjalankan sistem.
b) Instalasi software dan hardwarePerangkat keras harus dipersipkan adalah 1 unit komputer beserta
sebuah printer sebagai alat cetak. Ketika membeli 1 unit komputer biasanya
dilengkapi dengan perangkat lunak berserta sistem opersinya. Langkah
selanjutnya adalah menginstal program aplikasi khusus yang digunakan untuk
sistem pembayaran SOP bagi siswa di MAN Purworejo.
c) Pengetesan Program
Pengetesan program bertujuan untuk menghindari kesalahan-
kesalahan program tersebut. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi
permasalahan yang diminta maka sistem dinyatakan layak dalam
penggunaanaya dan jika tidak sesuai maka dilakukan pengecekann dan
perbaikan ulang terhadap bentuk kekurangannya.
Pengetesan program dilakukan pada bagian pembayaran dilakukan
dengan pihal-pihak yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Hal ini
bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah membantu
menyelesaikan permasalahan yang ada atau sebaliknya.
d) Untuk penerapan sistem informasi pembayaran SOP bagi siswa di MAN
Purworejo dilakukan konversi secara paralel. Sistem lama dan sistem baru akan
diopersikan secara bersama-sama untuk menyakinkan bahwa sistem baru telah
dioperasikan dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.
e) Implementasi Program
Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan
pada sistem yang dikembangkan. Untuk mengakses Aplikasi Pembayaran SOP
Siswa dapat dilakukan dengan melakukan double klik pada aplikasi
tersebut, maka nantinya akan muncul form utama dari aplikasi itu.
4.3.1 Menu Log InKita dapat mengakses Aplikasi Pembayaran SOP dengan menu
ini, yaitu dengan cara mengklik start pada menu windows kemudian pilih aplikasi
atau bisa dengan shortcut yang telah ada. Setelah itu maka akan tampil :
4.3.3.1 Menu LoginMenu Login merupakan jendela yang muncul pertama
kali sebelum masuk ke dalam program atau menu utama. Login
berfungsi untuk menjaga keamanan akses pengguna.
Gambar. Menu Login
4.3.3.2 Menu Utama
Gambar. Menu Utama
Menu utama akan tampil jika password diisi dengan benar. Menu Utama
yang digunakan untuk menampilkan File, Data, Transaksi, Laporan,
Bantuan, Lain-lain.
4.3.3.3 TransaksiTransaksi berfungsi untuk transaksi pembayaran yang berkaitan dengan
Pembayaran SOP, seperti :
a) Form Data Pembayaran SPP
Gambar. Pembayaran SPP
b) Form Data Pembayaran Lain
Gambar. Pembayaran Lain
c) Daftar Pembayaran SPP
Gambar. Daftar Pembayaran SPP
d) Daftar Pembayaran Lain
Gambar. Daftar Pembayaran Lain
5 Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini. Maka dapat
disimpulkan berbagai hal sebagai berikut:
a) Lebih efisien karena proses transaksi pembayaran dapat dilakukan dengan
cepat.
b) Sistem pembukuan administrasi pembayaran lebih terstruktur karena
dilakukan secara terkomputerisasi.
c) Biaya yang dikeluarkan dari proses pencatatan pembayaran sampai
pembuatan laporan lebih kecil.
d) Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena sistem dibuat dengan
meminimalisasi kesalahan.
5.2 Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan pada perusahaan antara
lain:
1) Alangkah baiknya sistem yang baru diterapkan pada MAN Purworejo untuk
mengurangi masalah dan kelemahan sistem pembayaran.
2) Perlu adanya pengembangan dari sistem yang telah digunakan dan menjadi
sistem informasi yang baru yang lebih baik serta dapat membantu
pengolahan data pembayaran. Dengan demikian, sistem pengolahan data
pembayaran yang dahulu masih manual menjadi sistem yang baru.
3) Penerapan sistem terkomputerisasi pada MAN Purworejo ini sangat penting
untuk membantu kelancaran operasional didalam sekolah tersebut.
4) Aplikasi ini masih jauh dari kesempurnaan, jadi dalam pengembangan
system masih dibutuhkan karena masih jauh dari sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
Country, 1998
http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html
Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis ( edisi kedua; New York:John Willey & Sons, 1981), hal 5.
Kartikawati, Etty. 1994. Materi Pokok Profesi Keguruan. Jakarta: Universitas terbuka
Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, ( Edisi keempat; Illinois: Richard D. Irwin,1980 ), hal.125-126
Robert A. Leith / K. Roscoe Davis “ Accounting Information System”, J, Prentice Hall, 1983,
hal 6