pelatihan pemahamanlpm.uinjkt.ac.id/wp-content/uploads/2018/08/hari-1-pemahaman-iso... · sejarah...
TRANSCRIPT
1
PELATIHAN PEMAHAMAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO9001:2015
2
AGENDA HARI 1
09.00 – 09.15 Pembukaan
09.15 – 09.30 Pentingnya Sistem Mutu ISO 9001:2015
09.30 – 10.15 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
10.15 – 10.30 Coffee break
10.30 – 12.00 Poin Perubahan ISO 9001:2015
12.00 – 13.00 Istirahat , makan siang
13.00 – 15.00 Interpretasi ISO 9001:2015
15.00 – 15.35 Coffee break
15.35 – 16.00 Interpretasi ISO 9001:2015
16.15 – 16.30 Strategi Penerapan ISO 9001:2015
2
3
AGENDA HARI 2
3
09.00 – 09.15 Pemahaman Audit Internal berbasis ISO 19011:2011
09.15 – 09.30 Manfaat Audit Internal
09.30 – 10.15 Penjelasan Klausui ISO 19011:2011
10.15 – 10.30 Coffee break
10.30 – 12.00 Program Audit
12.00 – 13.00 Pelaksanaan Audit
13.00 – 15.00 Kompetensi Auditor
15.00 – 15.35 Coffee break
15.35 – 16.00 Temuan audit
16.15 – 16.30 Kesimpulan audit internal
4
01ISO 9001 Quality
Management System
. .
5
MENGAPA PERLU ISO?
1. Menunjukkan kemampuan organisasi dalam
menyediakan sistem yang konsisten
2. Menjalankan bisnis dengan sistematis melalui
fungsi PDCA terhadap mutu produk/jasa
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan
4. Mencapai peningkatan berkelanjutan
6
LANDASAN YURIDIS PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI
Tuntutan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi sesuai dengan pasal 51 UU No. 20/2003 tentang System Pendidikan Nasional yang menyatakan bahwa pengelolaan system pendidikan tinggi dilaksanakan berdasarkan prinsip otonomi, akuntabilitas, jaminan mutu dan evaluasi yang transparan.
Dipertegas dengan pasal 91 ayat 1 PP No. 19/2005 tentang Standar Pendidikan Nasional yang menyatakan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan informal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan.
8
KEBIJAKAN MUTUPERGURUAN TINGGI
PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN YANG BERMUTU
MUTU LULUSAN
JUMLAH DAN MUTU PENELITIAN
PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
MUTU SUMBER DAYA MANUSIA
PEMBERDAYAAN MAHASISWA
SARANA PRASARANA
PERILAKU DALAM KEHIDUPAN
9
Fitness for use (Sesuai dengan kegunaan– J. M Juran)
Conform to customer requirement (Memenuhi
persyaratan pelanggan– Phillip B. Crosby)
Meeting Customer Expectations (Memenuhi harapan
pelanggan– A. V. Feigenbaum)
Customer Satisfaction (Kepuasan pelanggan– K. Ishikawa
Apa artinya MUTU ?
Catatan : standar ISO 9000:2008 mendefinisikan mutu
sebagai derajat dalam hal mana seperangkat karakteristik
dari suatu objek memenuhi persyaratan “
10
MENGAPA PERLU ISO?
1. Menunjukkan kemampuan organisasi dalam
menyediakan sistem yang konsisten
2. Menjalankan bisnis dengan sistematis melalui
fungsi PDCA terhadap mutu produk/jasa
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan
4. Mencapai peningkatan berkelanjutan
11
ISO 9001 Fact
Philip B. Crosby (1979 ) The quality is conformance with the
requirements
(Kualitas adalah kesesuaian dengan persyaratan)
Joseph M. Juran (1993 ) , is the quality of the suitability of the use of
products to meet customer needs and satisfaction.
(kesesuaian penggunaan produk untuk memenuhi kebutuhan dan
kepuasan pelanggan)
ISO 9000:2005 Quality is degree to which a set of inherent
characteristics (3.5.1) fulfills requirements (3.1.2)
(Kualitas adalah tingkat di mana serangkaian karakteristik yang melekat
(3.5.1) memenuhi persyaratan (3.1.2))
12
Apa itu ISO ???
12
• IOS (International Organization forStandardization) adalah federasi 162negara (Jenewa / Geneva,Swiss/Switzerland
• Misi ISO adalah untuk mempromosikanpengembangan standarisasi danaktivitas-aktivitas terkait dengannya diseluruh dunia
• Hasil kerja ISO dengan persetujuaninternasional dipublikasikan sebagaiStandar Internasional
• ISO diambil dari bahasa yunani (greek)‘isos’ yang artinya ‘sama’
Evolution of Management System19791959
– MIL-Q-9858 - Quality Program.
– MIL-I-45208 - Inspection System.
– MIL-C-45662 - Calibration System.
BS 5750 - Quality System
BS 5781 - Measurement &
Calibration.
–
–
1984– Revised BS 5750
1968– NATO-AQAP 1 - QC System.
– NATO-AQAP 4 - Inspection System.
– NATO-AQAP 6 - Measurement & Calibration.
– NATO-AQAP 9 - Basic Inspection.
1987– ISO 9001 : 1987
1994– ISO 9001 : 19941970
– UK MOD - 05-08 (AQAP 1).2000
ISO 9001 : 20001972
– BS 4891 - Guide to QualityAssurance.
1974BS 5179 - Operational Evaluation
of QA System.
2008ISO 9001 : 2008
ISO 9001:20158
Date:
ISO
9001:2
015
Certified Organizations - Indonesia
11Date:
ISO
ISO \ Year Dec 2015 Dec 2016 Dec 2017
ISO 9001(QMS)
7,890 7,150 8,613
ISO 14001(EMS)
1,558 1,644 2,239
TS 16949(AUTOMOTIVE)
379 261 301
ISO 22000(FOOD)
262 311 413
ISO 27001(SECURITY)
25 66 88
15
Sejarah ISO 9001
World War II : Military Standard
Late 1950s : Allied Quality Assurance Publication
Middle of 1970 : BS 5750
Edisi 1 – ISO 9001:1987 (20 elements)
Edisi 2 – ISO 9001:1994 (small revision)
Edisi 3 – ISO 9001:2000 (process approach)
Edisi 4 – ISO 9001:2008 (minor revision)
Edisi 5 – ISO 9001:2015 (New Structure & Risk Based
Thinking)
September 2018 maka ISO 9001:2008 tidak berlaku
Sistem Manajemen Mutu adalah tatanan yang menjamin tercapainya tujuan
organisasi terkait mutu dan proses pelayanan produk maupun jasa.
16
Apa itu Standar Internasional ?
Diterbitkan oleh Organisasi Standar Internasional
(International Organization for Standardization)
Standar :
Kesepakatan yang didokumentasikan yang berisi tata
kelola, spesifikasi teknis atau kriteria presisi lainnya
untuk digunakan secara konsisten sebagai aturan,
pedoman, atau definisi dari karakteristik, untuk
memastikan bahwa material, produk, proses, dan
layanan sesuai dengan tujuannya.
17
Pendekatan ProsesStandar ISO 9001:2015 mempromosikan pada organisasi untuk
mengadopsi pendekatan proses ketika mengembangkan,
menerapkan, dan memperbaiki efektifitas dari sistem manajemen
mutu yang dimilikinya, untuk memperkaya/meningkatkan kepuasan
pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan.
18
Fundamentals of ISO 9001
19 19
Konsep Dasar ISO 9001
• Merupakan Standar Sistem Manajemen Mutuyang menekankan pada Proses Kerja bukanStandar Produk
• Alat penjamin konsistensi
• Alat perbaikan berkelanjutan
• Alat kepuasan pelanggan
• Generik, dapat diterapkan pada semuaorganisasi, apapun jenis, ukuran dan produkyang disediakan
KEUNTUNGAN PENERAPAN SMM
Perbaikan dokumentasi
Meningkatnya kepercayaan &Loyalitas
Konsistensi proses
Kepastian acuan kerja/Pedoman
Perbaikan Hubungan Kerja
Meningkatkan Produktivitas
21
Mengurangi Pekerjaan Berulang
Mengurangi Pertemuan2/ Meeting
Menurunkan Biaya Pekerjaan
Menurunkan Keluhan Pelanggan
Memperbaiki Penampilan Kerja
KEUNTUNGAN LAINNYA
22
APA YANG BERUBAH
DARI
ISO 9001:2015
22
23
Mengapa berubah ????
o Dunia Berubah
oMeningkatkan relevansi proses PDCA
oMengintegrasikan dengan sistem manajemen
lainnya
oMengacu pada kebutuhan dari semua
kelompok pengguna dan lingkungan
operasional yang semakin kompleks
oMenetapkan dasar yang konsisten selama 10
tahun ke depan
24
8 Prinsip Manajemen Mutu
Fokus kepada pelanggan
Kepemimpinan
Keterlibatan personel
Pendekatan proses
Pendekatan sistem terhadap manajemen
Peningkatan berkelanjutan
Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
7 Prinsip Manajemen Mutu
a) Fokus kepada pelanggan
b) Kepemimpinan
c) Keterlibatan lebih dalam personel
d) Pendekatan proses
e) Peningkatan
f) Pendekatan bukti dalam pengambilan keputusan
g) Manajemen Hubungan
BERUBAH MENJADI
25
7 QUALITY MANAGEMENT PRINCIPLES
. .
26
Pelatihan ISO 9001 : 2015 Sistem Manajemen Mutu
No. PRINSIP PENDEKATAN ISO 9001: 2015
1. Prinsip – 1
Customer focus
Memenuhi kebutuhan dan harapan pelangan dgn menentukan tingkat
kepuasan/ketidakpuasan pelanggan. Selalu berusaha melebihi harapan pelanggan.
2.
Prinsip – 2
Leadership
Membangun kesatuan tujuan dan melibatkan seluruh personil dalam
pencapaian sasaran mutu
3.
Prinsip – 3
Engagement of people
Fokus pada pemberdayaan kompetensi dan melibatkan personil dalam mewujudkan
nilai-nilai organisasi. Mengidentifikasi dan mengelola faktor manusia di tempat kerja.
4.
Prinsip – 4
Process approach
Secara sistematis mengidentifikasi dan mengelola proses yang dilaksanakan.
Memahami aktivitas yg ada dan mengelolanya sebagai suatu proses yang
saling terkait untuk mendapatkan hasil akhir yang konsisten dan terprediksi.
7 Prinsip ISO 9001 : 2015
27
Pelatihan ISO 9001 : 2015 Sistem Manajemen Mutu
No. PRINSIP PENDEKATAN ISO 9001: 2015
5.
PRINCIPLE – 5
IMPROVEMENT
Membuat tindakan perbaikan yang berkelanjutan
6.
PRINCIPLE – 6
EVIDENCE BASED DECISION MAKING
Keputusan didasarkan pada analisis dan evaluasi atas data dan informasi
untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
7.
PRINCIPLE – 7
RELATIONSHIP MANAGEMENT
Mengelola hubungan dengan pihak-pihak yang terkait untuk
mempertahankan keberhasilan.
7 Prinsip ISO 9001 : 2015
28 28
Mempergunakan istilah yang lebih umumsehingga mudah diterapkan oleh seluruh industri
Dalam standar terbaru tidak ada lagi istilah "produk(Product)". Kebanyakan pengguna standar QMSmengartikan "produk" sebagai "hardware" produk,padahal produk bisa juga termasuk jasa.
Istilah ini diganti dengan "Barang dan Jasa (productsand services)"
Poin Perubahan
29
Poin Perubahan
Konteks Organisasi
Memperkenalkan persyaratan yang berkaitan dengan konteksorganisasi yakni:
Meminta organisasi untuk mengidentifikasi isu-isu dan persyaratan yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan digunakan sebagai masukan dalam pengembangan sistem mutu.
Meminta organisasi memahami kebutuhan pihak berkepentingan (pelanggan, masyarakat, pemerintah, pemegang saham)
We Served Professional Services
30 30
Process Approach
Mempertegas model process approach (pendekatanproses) sebagai model yang harus diterapkanperusahaan.
Salah satu fungsi perusahaan menerapkan pendekatanproses adalah perusahaan mampu mengidentifikasi,mengukur dan mengevaluasi aktifitas disetiap prosessehingga perusahaan dapat mencapai output yangdiharapkan.
Poin Perubahan
32
Pengukuran Proses :
Contoh Proses Pembelian
Proses tranformasi • Menerima permintaan
pembelian
• Mempelajari permintaan
• Mencari calon supplier
• Membandingkan
• Memilih supplier
• Membuat PO
• Menerima kedatangan
OUTPUT :material
INPUT :
Permintaan
Pembelian
Objectives proses :
Mendapatkan supplier dengan harga material kompetitif,
material datang tepat waktu dan kualitas material baik
- Ketepatan Delivery 75 % (on time)
Definisi proses : (ISO 9001:2015)
“ Aktifitas yang menggunakan sumber daya dan di kelola/ manage dengan
tujuan untuk dapat mentranformasikan suatu input menjadi output ”
33
Pra-Perkuliahan Perkuliahan Pasca-Perkuliahan
Penanggung Jawab:
Rektor PT Rektor 1 PT Puket I Puket I Rektor 2 PT Puket 1
- Panitia PMB - Kepala BAUK
1. PM Riset STP & SKP 1. PM Promosi 1. Daftar Ulang 1. Silabus 1. Proses Yudisium 1. Wisuda
2. Desain Survey 2. PM Seleksi 2. Panduan PA 2. Panduan Penilaian 2. Pendaftaran Alumni
3. PM Orientasi 3. Panduan Mahasiswa 3. Proses TA & Skripsi 3. Penelusuran Informasi Alumni
Kode: PM-A-99 2. Instrumen Seleksi 4. Jadwal Perkuliahan 4. SOP Ujian (UTS/UAS)
IK-A-99 3. Panduan Seleksi 5. FRS 5. KHS
FM-A-99
PROSES UTAMA
DE (Dok. Eksernal) Panduan/pedoman/juklak/dsb
PROSES PENDUKUNG
Rekrutmen & Penempatan PM- Penerimaan & Pengeluaran Pemeliharaan Sarpras - Pengendalian Dokumen Laporan EPSBED Ekstrakurikuler
Pembinaan & Evaluasi PM- Anggaran Pengadaan Sarpras - Pengendalian Rekaman Laporan Kopertis/DIKTI Senat Mahasiswa
PM- Laporan Keuangan - Lab. Komputer - Analisis Data Pengabdian Masyarakat
- Lab. Akuntansi - Review Manajemen Rapat Senat Akademik
- Perpustakaan - Audit Internal Rapat Pimpinan
- Catatan Mutu
A. RISET B. PMBC. BIMBINGAN
AKADEMIK D. PBM E. YUDISIUM F. ALUMNI
P1. PSDM P2. KEUANGANP3. INFRA STRUKTUR
P4. PENJAMINAN MUTU
P5. KOMUNIKASI INTERNAL & EKSTERNAL
P6. KEGIATAN MAHASISWA
34
Pendekatan Proses based on ISO 9001:2015
35
PLAN DO CHECK ACT
Ketidaksesuaian
barang & jasa
Pelepasan
Barang & Jasa
Produksi Barang
& Penyediaan
Jasa
Pengembangan
barang dan jasaInformasi
terdokumentasi
Pengendalian
penyediaan
barang & jasa dr
penyedia luar
KomunikasiSMM
Tinjauan
Manajemen
Proses
Perencanaan
Operasional
KesadaranPerencanaan
Perubahan
Peran,
tanggungjawab,dan
kewenangan
Ruang Lingkup SMM
Perbaikan
berkelanjutanAudit Internal
Menentukan
kebutuhan pasar &
Interaksinya
dengan pelangganKompetensiSasaran MutuKebijakan Mutu
Harapan pihak-pihak yg terkait
Ketidaksesuaian
dan tindakan
korektif
Pemantauan, pengukuran, analisis, dan
evaluasi
Perencanaan dan
Pengendalian
Operasional
Sumberdaya
Tindakan utk mengatasi risiko dan peluang
Kepemimpinan & komitmen
Memahami organisasi &
konteks yg ada didalamnya
10 Perbaikan9 Pengukuran Kinerja & Evaluasi
8 Operation7 Dukungan6Perencanaan
5 Kepemimpinan
4 Konteks Organisasi
Struktur SMM ISO 9001 : 2015
36 36
Risk and Preventive Action
Persyaratan ISO 9001:2015 ini memasukan Aspek risikomenjadi bagian dari standar. Organisasi diwajibkanmengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan mutu.Hasil identifikasi risiko ini nantinya berujung pada"preventive action".
Penerapan pengendalian resiko pada perusahaansebagai sistem prevention sehingga produk/jasa yangdihasilkan memiliki output yang baik
Poin Perubahan
37
Risk Based Thinking is .....
Apa itu Resiko?
ISO 9001: 2015 mendefinisikan resiko sebagai dampak dariketidakpastian pada hasil yang diharapkan.1. Dampak adalah penyimpangan dari yang diharapkan – positif
maupun negatif.2. Resiko adalah tentang apa yang mungkin terjadi dan
apa dampak yang mungkin terjadi3. Risiko juga mempertimbangkan seberapa besar
kemungkinannya untuk terjadi
Tujuan Risk Based Thinking Untuk meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan
Untuk menjamin konsistensi kualitas barang dan jasa Untuk membangun budaya proaktif dalam pencegahan
38
JENIS RISIKO
Risiko Operasional yaitu risiko yang terjadi kegiatan
operasional (business process, sistem, SDM)
Risiko K3 yaitu risiko yang timbul akibat aktivitas berkaitan
dengan faktor keselamatan
Risiko Hazard yaitu risiko akibat adanya faktyor eksternal diluar
kendali (bencana alam)
Risiko Legal yaitu risiko akibat permasalahan hukum
Risiko Kepatuhan yaitu risiko yang diakibatkan ketidakpatuhan
terhadap peraturan dan perundangan
Risiko Keuangan yaitu risiko yang terkait dengan masalah
keuangan, akuntansi dan likuiditas
Risiko Strategik yaitu risiko yang diperkirakan berdampak
panjang dan mempengaruhi kelangsungan hidup usaha38
39
Poin Perubahan
. .
LeadershipManagement Responsibility
• Manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa
mereka terlibat sebagai tokoh kunci dalam kegiatan sistem
manajemen mutu.
• Penghapusan semua referensi untuk peran “wakil manajemen /
MR" memperkuat keinginan untuk melihat sistem manajemen
mutu tertanam dalam operasi bisnis rutin, daripada beroperasi
sebagai sistem independen dalam dirinya sendiri dengan
struktur manajemen yang didedikasikan sendiri
40
Tidak ada persyaratan wajib untuk Prosedur terdokumentasi
Tidak ada persyaratan khusus untuk Manual Mutu
Meningkatkan fleksibilitas pada penggunaan dokumentasi
. .
Mengurangi penekanan pada Dokumentasi
Documented informationDocumentation , Record
Poin Perubahan
Tidak ada istilah Dokumen dan Rekaman
41
Level IIIinstruksi kerja dan dokumen
pendukung lainnya
Level IIProsedur
Level IPedoman Mutu
Mengapa
Apa, Kapan,
Dimana, Siapa
Bagaimana
(Praktik Saat Ini)
Filosofi dan
Kebijakan
Menggambarkan secara
garis besar latar belakang,
kebijakan dan sasaran
perusahaan.
Prinsip dan
Strategi
Menggambarkan
mengenai interaksi
suatu bagian dengan
bagian yang lain.
Menggambarkan
mengenai bagaimana
aktivitas di suatu
bagian dilaksanakan.
(Bukti pelaksanaani)
Struktur Dokumentasi / Piramida Dokumen
Sistem Mutu
Level IVformulir,
rekaman, catatan dan pendukung
lainnya
Documented information
42
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Untuk dapat beroperasi secara efektif maka sistem
manajemen apapun membutuhkan adanya dokumentasi
yang baik. Hal itu mencakup dokumentasi kebijakan &
tujuan, wewenang dan tanggung jawab, prosedur dan
pedoman operasional, dan lainnya.
Standar ISO 9001: 2015 mengharuskan informasi tertentu
didokumentasikan untuk kemudian dikembangkan,
dibangun, dan dilaksanakan didalam suatu organisasi.
Merupakan persyaratan standar
Menyediakan panduan kerja yang standar untuk
konsistensi dan proses yang sistematis
Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan dan
auditor bahwa sistem manajemen mutu telah ada dan
diterapkan
Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel
baru
Memudahkan manajemen untuk menerapkan sistem
manajemen mutu pada fasilitas, unit kerja atau lokasi
lain organisasi yang mempunyai kesamaan proses
(misalnya : kantor cabang, anak perusahaan)
Sebagai alat pengendali dan monitor proses operasi
MENGAPA MEND OKUMENTASIKAN ?
43
44 44
DOKUMEN
INFORMASI /DATA DAN MEDIUM PENDUKUNGNYA
REKAMAN
DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASIL YANG DICAPAI ATAU PEMBERIAN
BUKTI TENTANG KEGIATAN YANG TELAH DILAKUKAN
ORGANISASI BEBAS MENGEMBANGKAN REKAMAN YANG
DIBUTUHKAN UNTUK MENUNJUKKAN KESESUAIAN SISTEM MANAJEMEN
MUTU, PROSES, DAN PRODUK
45
ISO 9001:2015 Timeline
45
46
INTERPRETASI
KLAUSUL ISO 9001:2015
@afuadrizaldi
47
Interpretasi Klausul ISO 9001:2015
1. Scope
2. Normative References
3. Terms and Definitions
4. Context of The Organization
a. Understanding the organization and
its context
b. Needs and requirements
c. Scope
d. Management System
5. Leadership
6. Planning
7. Support
a. Resources
b. Competence
c. Awareness
d. Communication
e. Documented Information
8. Operation
a. Operational Planning and Control
9. Performance Evaluation
a. Monitoring, Measurement, Analysis &
Evaluation
b. Internal Audit
c. Management Review
10. Improvement
a. Non Conformity and Corrective Action
b. Continual Improvement
48
Proses PDCA dalam SMM ISO 9001:20015
48
49
1. Lingkup
Organisasi yang dapat diterapkan, yaitu :
• Organisasi yang ingin menunjukkan kemampuannya untuk secarakonsisten memberikan produk atau layanan yang memenuhi persyaratanpelanggan dan persyaratan regulasi dan perundangan yang berlaku.
• Organisasi yang ingin meningkatkan kepuasan pelanggan melalui sistempenerapan yang efektif, termasuk penerapan proses-proses untukpeningkatan sistem secara berkelanjutan dan penjaminan kesesuaiandengan persyaratan pelanggan, regulasi dan perundangan yang berlaku.
Bersifat umum, dapat diterapkan oleh berbagai jenis organisasi tanpamemandang ukuran, produk dan layanannya.
2. ACUAN NORMATIF
3. ISTILAH DAN DEFINISI
50
4. Context of the
organization
4. Context of the organization / Kontek
organisasi
4.1 Understanding the organization and its context /
Memahami organisasi dan konteknya
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties /
mamahami kebutuhan dan ekspektasi daripihak yang berkepentingan
4.3 Determining the scope of the quality management system / menetapkan
lingkup dai sistem manajemen mutu
4.4 Quality management system / Sistemmamajemen mutu
Plan Do
CheckAction
4.Konteks Organisasi
Persyaratan ISO 9001:2015
51
4. Context of the
organization
Understanding the organization and its context /Memahami organisasi dan konteknya
Konteks Organisasi
Pasar
Penetapan isu external/internal
Pemantauan isu
Lokal
Regional
Internasional
LingkunganHukum
TeknologiNasional
Kompetitif
Ekonomi Budaya
Sosial
52
(Relevant) interested
parties
• Pelanggan
• Karyawan
• Pemilik
• Masyarakat
• Rekanan dan Mitra
• Instansi Pemerintah
• Lembaga Sertifikasi
• Asosiasi
• Bank
• Asuransi
• Media
• Distributor
External issues
Quality
• Kompetisi
• Keinginan
Tuntutan
Pelanggan
• Model Baru
• Pasar baru
• Peraturan
• Perubahan
selera
• Teknologi Baru
Contoh :
Organization : Institusi Pendidikan
Produk : Mahasiswa / Pelajar
4.Konteks Organisasi
Internal issues
Quality
• Budaya Kerja
• Lingkungan kerja
• Desain
• Kepatuhan
• Keahlian Tenaga
Kerja
• Kesejahteraan
• Peralatan
• Pengurangan
tenaga rendah
54
Daftar Isu Internal/Eksternal
Workshop KONTEKS ORGANISASI
Isu Yang Relevan
Int/Eks Risiko/ Peluang Pengaruhterhadap proses
Pihak-PihakTerkait
Pemantauan
PemenuhanISO
Eksternal Peluang All process BadanSertifikasi
Audit Internal
Kompetensipersonil
Internal Risiko SDM / Kesiswaan Karyawan Mitigasi risikoPelatihan
55
PihakBerkepentingan
Int / Eks
Kebutuhan Harapan
Badan Sertifikasi E Lulus dalam audit eksternal
Penerapan SM dengan baik danefektif
Karyawan I Melaksanakan pekerjaandengan baik dan adareward
Melaksanakan dengan baiksetiap tugas yang diberikandengan cepat
Workshop KONTEKS ORGANISASI
Kebutuhan dan Harapan Pihak2 Berkepentingan
56
5. Leadership
5.1. Leadership and commitment
Leadership and commitment for the quality management
system
Customer focus
5.2. Quality policy
5.3. Organizational roles, responsibilities
and authorities
. .
Persyaratan ISO 9001:2015
57
KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN
ISO 9001:2015
•Sesuai dengan skala organisasi
•mencakup komitmen untuk memenuhipersyaratan dan secara berkelanjutan
•meningkatkan keefektifan sistem manajemenmutu
•Memperhatikan risiko
•Dikomunikasikan
•Ditinjau secara berkala
58
Persyaratan ISO 9001:2015
6. Planning / Perencanaan
6.1 Actions to address risks and opportunities / Tindakan untukmenangani risiko dan peluang
6.1.1 Tindakan untukmengatasi risiko dan
peluang
6.1.2
6.2 Quality objectives and planning to achieve them /
Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
6.2. Menetapakan sasaranmutu1
6.2.2
6.3 Planning of changes
Plan Do
CheckAction
59
Mengidentifikasi risiko dan tindakan menangani risiko dan peluang
Cara :
mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem
manajemen mutu
mengevaluasi efektivitas tindakan ini.
Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang harus
proporsional dengan dampak potensial pada kesesuaian produk dan jasa.
Menangani risiko bisa dengan :• Avoiding risk / menhindari risiko• Taking risk / mengambil risiko• Sharing Risk / berbagi risiko
• Tranfer / Merubah kemungkinan• Mitigasi / Mengendalikan dampaknya
Peluang / Opportunity bisa berupa:• adoption of new practices• launching new products• opening new markets• addressing new clients• building partnerships• using new technology
Business Risk Assessment Process
60
Workshop 3MENYUSUN DAFTAR RISIKO/RISK REGISTER
Proses Risiko Dampak Pengendalian dan Peluang
PenerimaanMahasiswa Baru
Kualitas mahasiswatidak merata
Pemahaman proses KBM tidak konsisten
Penetapan kurikulum yang spesifik
Hasil proses KBM tidak maksimal
Penyediaan buku /pedoman yang dibuatoleh Lembaga Pendidikan
63
Persyaratan ISO 9001:2015
7
Support
7.1.1 General / Umum
7.1.2 People / Manusia
7.1.3 Infrastructure / Infrastruktur
7.1.4 Environment for the operation of
processes / Lingkungan untuk
proses beroperasi
7.1.5 Monitoring and measuring
resources / Sumberaya
pemantauan pengukuran
7.1.6 Organizational knowledge /
pengetahuan
7.1 Resources /
Sumber daya
7.2 Competence /
kompetensi
7.3 Awareness /
kesadaran
7.4 Communication
/komunikasi
7.5 Documented
information / informasi
terdokumentasi
7.5.1 General /umum
7.5.2 Creating and updating / membuat
dan memperbaharui
7.5.3 Control of documented
information / pengendalian
informasi terdokumentasi
Plan Do
CheckAction
64
• Perencanaan Proses, Alur Proses Layanan / Produk8.1
•Persyaratan Layanan/Produk8.2
• Verifikasi desain, Validasi Desain (Pengesahan )8.3
•Seleksi, Monitoring dan Evaluasi Supplier / Vendor 8.4
•Pelaksanaan SOP, POA, Instruksi Kerja & DokumenAcuan8.5
•Serah terima pasca proses (Verifikasi, Berita Acara)8.6
• Pengendalian Ketidaksesuaian, Insiden Report, NC Report, Corrective Action8.7
8. Operasi
. .
65
Persyaratan ISO 9001:2015
9 Performance evaluation
9.1 Monitoring, Measurement, analysis and evaluation
9.1.1 General
9.1.2 Customer satisfaction
9.1.3 Analysis and evaluation
9.2 Internal audit9.2.1
9.2.2
9.3 Management review
9.3.1 General
9.3.2 Management review inputs
9.3.3 Management review outputs
Plan Do
CheckAction
66
Clause 9 – Performance evaluation
. .
9.1. Monitoring, measurement, analysis and evaluation
9.1.1
9.1.2
9.1.3
(General)
(Customersatisfaction)
(Analysis andevaluation)
• What needs to be monitored and measured,
how and when
67
Internal Audit
To establish whether the QMS conforms to requirements and is effectively
implemented and maintained
At planned intervals
(status and importance)
Ensure system conforms
to planned arrangements
Ensure
system conforms to ISO
Effectively
implemented
and
maintained
Follow-up actions
Audit criteria, scope, frequency, methods defined in documented information
. .
68
Previous actions/status
External/internal issues
N/C’s,corrective actions
Monitoring/Measurement
Audit results
Customer satisfaction
External providers
Adequacy ofresources
CONSIDER:
REVIEW
Process performance
Risks andopportunities
Continual improvement (C.I)
Opportunities (C.I)
Changes to QMS
Resource needs
Doc. Information
WHAT NEEDSTO CHANGE?
! !
Management Review
. .
69
QUALITY PROBLEM
•Operational Cost
•Customer satisfaction Result
•Non conformity
•Performance
•Health & Safety
•Potential Problem
CORRECTIVE ACTION
•Coordination between function
•Caused identification
•Analysis & corrective action plan
•Follow up
•Analysisi & preventive action
• Implementation monitoring,
efficiency and evaluation on its
effectiveness
CONTINUAL
IMPROVEMENT
. .
10. Peningkatan
70
PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU (3K)
Komitment KomunikasiKerjasama
• Komitmen harus ditunjukkan oleh semua tingkatan danfungsi dalam organisasi
• Komitmen harus ditunjukkan dengan keterlibatan yang aktifdalam pelaksanaan program (kerjasama)
• Komitmen harus ditunjukkan melalui komunikasi antaratasan dan bawahan
71 71
Strategi Meng-Upgrade ke version 2015 ??
Lakukan pelatihan kepada pihak terkait
Identifikasi persyaratan lama dengan barudisesuaikan dengan kondisi perusahaan
Buat rencana implementasi
Update dokumen QMS terhadap persyaratan baru
Melibatkan semua Personil di Organisasi
Komunikasikan dengan Certification Body forrencana transisi sertifikat
72