A. Menjelaskan Ciri-Ciri Kearsipan Yang Baik (Buku Kearsipan 2, Drs. Ig. Wursanto)Maksud penyimpanan arsip adalah menyediakan informasi yang terkandung dalam arsip apabila diperlukan. Agar supaya maksud penyimpanan arsip yang hendak dicapai oleh organisasi terlaksana, dibutuhkan sistem penyimpanan arsip yang baik. Sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan oleh suatu organisasi dapat dikatakan baik, apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :1. Mudah dilaksanakanSistem penyimpanan arsip yang digunakan harus mudah dilaksanakan sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.2. Mudah dimengertiSistem penyimpanan arsip harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem penyimpanan harus sederhana.3. Murah atau ekonomisSistem penyimpanan arsip yang dipakai harus murah atau ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana atau biaya maupun pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.4. Tidak memakan tempatTempat penyimpanan arsip-arsip yang digunakan oleh suatu badan pemerintah atau swasta hendaknya disesuaikan dengan banyaknya arsip-arsip yang disimpan. Hendaknya sistem penyimpanan arsip yang dipakai jangan terlalu banyak memakan tempat.5. Mudah dicapaiSistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.6. Cocok bagi organisasiSuatu sistem penyimpanan arsip yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. Karena itu sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.7. Fleksibel atau luwesPerlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu pilihlah sistem penyimpanan arsip yang dapat dipergunakan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsipSalah satu tujuan penyimpanan arsip antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dan berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.9. Mempermudah pengawasanUntuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan, misalnya :a. Kartu indeksb. Lembar pengantarc. Lembar tunjuk silangd. Kartu pinjam arsip, dsb.

B. Menjelaskan Tujuan Manajemen Kearsipan (Buku Ajar Buku Ajar Manajemen Kearsipan dan Sistem Filing, Fortuna Zain Hamid, SE.M.Si dan Tuti Hartati, SE.M.SiTujuan manajemen kearsipan menurut Undang-Undang Pokok Kearsipan Pasal 3 No. 7 Tahun 1971 yang menyatakan bahwa Tujuan Kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut kegiatan Pemerintah.Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa kearsipan berguna untuk menyediakan bahan untuk kelangsungan aktivitas suatu organisasi baik pemerintah, swasta maupun perorangan serta dapat dipergunakan pula sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi maupun perorangan.C. Menjelaskan Fungsi Arsip Bagi Kantor ( Buku Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU., 2008 )Dalam buku Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern dijelaskan bahwa terdapat beberapa fungsi arsip bagi kantor, antara lain :a. Arsip merupakan pusat ingatan dan informasi bagi setiap kantorApabila arsip yang dimiliki oleh suatu kantor kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi tingkat reputasi kantor yang berkaitan. Sehingga kantor tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan bersama.b. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindarkan dari kesalahan komunikasi antara atasan dan bawahan maupun sebaliknya.c. Mencegah adanya duplikasi pekerjaand. Membantu mencapai efisiensi kerjaDengan adanya arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki sehingga dapat ditentukan sasaran yang ingin dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.e. Mempermudah dalam kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusanArsip menampung berbagai informasi yang berguna bagi kantor. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat. Maka, hal tersebut memberi kemudahan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan yang diperlukan oleh kantor.f. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ) bagi kantorg. Barometer kegiatan suatu kantor karena setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip