Volume 3

“JUR

NA

L KE

AR

SIPA

N”

ORGANISASI DAN LAYANANKEARSIPAN

ORGANISASI DAN LAYANAN KEARSIPANProf. (Em.) Dr. Noerhadi Magetsari

RETHINKING FUNGSI DAN PERANANORGANISASI KEARSIPAN

Drs. Sumrahyadi. MIMS

Vol.3

No.1

Halaman1-171

JakartaDesember 2008

ISSN1978 - 130X

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPANARSIP NASIONAL RI

ISSN 1978-130X

ISSN 1978-130X

9 7 7 1 97 8 1 3 0 0 1 3JURNAL KEARSIPAN

JURNALKEARSIPAN

1. Tujuan : Mengkomunikasikan perkembangan di bidangkearsipan.

2. Naskah : Berupa kajian lapangan, studi pustaka, ujicoba laboratorium, hasil seminar.

3. Penulis : Perorangan/kelompok, atas nama pribadi/ kelompok, lembaga swasta/pemerintah.4. Ruang Lingkup : Kearsipan dan tema sesuai dengan tema setiap

kali terbit.5. Kriteria : - Hasil kajian

- Studi pustaka- Uji coba laboratorium- Hasil seminar- Gabungan.

6. Sasaran : Ahli kearsipan, lembaga/badan kearsipan, perpustakaan dan PTN/S.

1. Tema Jurnal Kearsipan yang akan diterbitkan tahun 2009 adalah:Peranan Arsip dalam Reformasi Birokrasi, dengan cakupan sbb:a. Aksesibilitasb. Akuntabilitas dan Transparansic. Keterbukaan Informasi Publikd. Tata Kelolae. Sumber Daya Manusia

2. Panjang tulisan maksimal 30 halaman spasi ganda.3. Struktur tulisan sebaiknya mencerminkan latar belakang, rumusan.

masalah, maksud dan tujuan, kerangka teori, metodologi penelitian,hasil dan analisis, kesimpulan dan saran.

4. Satu halaman abstrak tulisan dalam bahasa Indonesia ataubahasa Inggris.

5. Kata-kata kunci tulisan (keyword).6. Identitas penulis seperti lembaga/institusi tempat bekerja (dan jabatan), alamat surat, telepon, faksimili, dan email atau homepage.7. Surat permohonan penerbitan tulisan dan pernyataan bahwa naskah

tersebut tidak sedang dalam proses penerbitan pada jurnal lain.

JURNAL ILMIAH KEARSIPAN

Petunjuk bagi penulis

Susunan Redaksi :

Pelindung : Djoko UtomoAkhmadsyah Naina

Pimpinan Redaksi : Mustari IrawanDewan Redaksi : Sumrahyadi

AzmiKandar

Redaktur PelaksanaKetua : Desi PratiwiSekretaris : Lily TifaAnggota : Tuti Sri Widayanti

Nurarta SitumorangSamsrini MarwatiIsti HandayaniGayatri KusumawardaniAnggariyani KurniasihOloan Marpaung

Layout : Dwinda MeigitaFurqon Imamsyah Ahda

Distributor : Hendro SubektiKuwato

Alamat Redaksi : Arsip Nasional RIJl. Ampera Raya No. 7Jakarta 12560Telp. (021) 7805851

Faks (021) 7810280 – 7805812 http: www.anri.go.id e-mail: info@anri.go.id

JURNALKEARSIPAN

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPANARSIP NASIONAL RI

ISSN 1978-130X

VOL 3/ ANRI /12 /2008

ORGANISASI DAN LAYANAN KEARSIPANProf. (Em.) Dr. Noerhadi Magetsari ………..............……………

RETHINKING FUNGSI DAN PERANAN ORGANISASIKEARSIPANDrs. Sumrahyadi, MIMS. ……………………..........……………

AKREDITASI LEMBAGA KEARSIPAN PROVINSI DALAMRANGKA MENINGKATKAN LAYANAN KEPADAMASYARAKATDra. Krihanta, MSi. .....................................................................

MENGENAL GENERAL INTERNATIONAL STANDARDARCHIVAL DESCRIPTION, ISAD(G)Drs. Akhmadsyah Naina, MSc. …………………...........…..…..

ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATISDALAM MENJAMIN OTENTISITAS DAN RELIABILITASARSIP BAGI KEPENTINGAN PUBLIKDrs. Azmi, MSi. .............................................................................

PENTINGNYA PERATURAN PEMBATASAN ARSIP STATISDALAM LAYANAN ARSIP: SEBAGAI SUATU USULANDrs. Sutarwinarmo.........................................................................

PERAN UNIT KEARSIPAN DALAM PELAKSANAANAKUISISI ARSIPDrs. Bambang P. Widodo, MSi. ....................................................

BIODATA PENULIS ........................................................................

1 - 17

18 - 31

32 - 83

84 - 102

103 - 129

130 - 148

149 - 171

JURNALKEARSIPAN

ISSN 1978-130X

DAFTAR ISI

Mengawali tema organisasi dan layanan kearsipan padaterbitan Jurnal Kearsipan kali ini, kami tempatkan Prof. (Em.) Dr.Noerhadi Magetsari yang melihat hal itu dari sudut pendekatanilmu kearsipan dan mengingatkan peran arsiparis Indonesia,sebagai ilmuwan arsiparis, untuk menyikapi isu tersebut. Tulisanini menarik untuk disimak sebagai upaya memberikankeseimbangan pemikiran dengan pendekatan manajemen yangselama ini telah banyak dipaparkan.

Perkembangan teknologi telah membantu kita membuatkemudahan dalam mengakses informasi melalui Internet. Prinsip-prinsip General International Standard Archival Description (ISAD[G])yang diadopsi oleh Komisi Ad Hoc bagi Pembangunan StandarDeskripsi disetujui oleh ICA dalam pertemuan tahunan di Montrealtahun 1992. Akhmadsyah Naina mengajak kita mengenal lebihjauh tentang ISAD(G), yang ditujukan untuk meningkatkan kualitasdan akses finding aids, serta pertukaran data antar LembagaKearsipan, dengan memberikan contoh nyata jaringan aksesinformasi arsip statis secara nasional yang dibangun oleh ArsipNasional Republik Indonesia sejak tahun 2005 (Jaringan InformasiKearsipan Nasional).

Upaya ke arah pencapaian layanan arsip statis yangmaksimal dicermati oleh Sumrahyadi dan Azmi berasal dari peranUnit Kearsipan yang bertanggung jawab terhadap penciptaan danpengelolaan arsip dinamis. Untuk itu, pemikiran kembali fungsidan peran organisasi kearsipan baik Lembaga Kearsipan khususnyatingkat propinsi dan Unit Kearsipan Pusat dimaksudkan agarsistem pengelolaan arsip sejak dari penciptaan, penggunaan, danpenyerahan arsip statis berjalan secara optimal. Pelaksanaanakreditasi terhadap Lembaga Kearsipan telah dilakukan olehANRI sejak tahun 2006 hingga 2008, dengan beberapa hasil yangdituliskan oleh Krihanta untuk Jurnal Kearsipan ini.

PENGANTAR REDAKSI

Kebukasediaan arsip statis masih sering dipertanyakan olehpengguna karena ketidaktersediaan perangkat kebijakan yangmengatur hal tersebut.Pengamatan ini disampaikan olehSutarwinarmo dalam rangka meningkatkan kualitas akses terhadaparsip statis dan mengoptimalkan penyediaan informasi kepadapublik. Sementara itu, Bambang P. Widodo menyajikan data prosesakuisisi yang telah dilakukan oleh ANRI, baik tentang keberhasilanmaupun kelemahan yang ada.

Tulisan-tulisan yang saling berkaitan sangat membantu kitadalam memahami suatu subyek tertentu secara lebih luas dantidak terkotak-kotak. Semoga pengetahuan, penerapan, danpenelitian yang telah disampaikan dapat bermanfaat untukpengembangan dan kemajuan b idang kears ipan .

R E D A K S I

Abstract:

The theme of the paper which is invited by the Editor to address which isOrganisasi dan Pelayanan Kearsipan (“Organization and archival service”)can be viewed from management or archival science perspectives. This paper,however, will tackle the problem from the archival science point of view. Fromthis study it is revealed that archival theoretical discourse is shifting fromproduct to process, from structure to function, from archives to archiving, fromthe record to the recording context, from the “natural” residue or passive by-product of administrative activity to the consciously constructed and activelymediated “archivalisation” of social memory. At the end we may conclude thatarchival science challenges Indonesian archivists to rethink, as archival scientists,their discipline and practice.Key Words: archival science, diplomatic science, modernisme,pascamodernisme, positifisme, teori representasi, prinsip-prinsipkearsipan, manajemen arsip.

PENGANTAR

Topik tentang organisasi dan layanan kearsipan menurut hematpenulis dapat dikaji melalui dua pendekatan, yaitu pertama melaluipendekatan manajemen kearsipan dan kedua dari sudut ilmu kearsipan(archival science). Pendekatan manajemen telah sering diungkapkan,sehingga tidak perlu lagi kiranya dibicarakan dalam makalah singkatini. Sedangkan kajian tentang ilmu kearsipan masih jarang dilakukan,bahkan mengenai ilmu kearsipan dalam literatur di bidang kearsipanpun masih asing, dalam arti jarang ditemukan. Baru pada tahun 2000-an diterbitkan sebuah majalah yang secara khusus mengkaji masalahini, yaitu Archival Science yang isinya mencakup sekaligus tentang archivesand museums informatics.

1

ORGANISASI DAN LAYANANKEARSIPAN

Prof. (Em.) Dr. Noerhadi Magetsari

Dari cakupan isi Journal Archival Science ini yang secara tegasmembicarakan tentang recorded informations dan yang kemudianmenyajikannya sebagai archives informatics, kajiannya dapat diterapkandalam mengungkapkan hubungan antara organisasi dengan layanankearsipan. Dalam hal ini apa yang dimaksudkan dengan recordedinformation itu adalah infomation tentang organisasi, yang untukselanjutnya diolah dan disajikan sebagai archives informatics. Dalamkonteks ini, inti permasalahannya berkisar pada informasi apa yangharus direkam dan apa yang tidak perlu direkam. Dengan demikianmaka masalahnya bukan tentang bagaimana merekam informasi karenabidang ini merupakan fungsi manajemen kearsipan. Adapun masalahyang kedua yaitu masalah yang berkaitan dengan kebenaran, yaituapakah rekaman informasi yang dibuat itu benar, dan apakah informasiyang dibuat itu benar-benar merupakan representasi tentang organisasiyang direkam. Secara singkat dapat dikatakan bahwa paling tidak ilmukearsipan memerlukan teori kebenaran dan teori representasi di dalammengatasi permasalahan yang dihadapinya.

TEORI KEBENARAN

Pada waktu kita mempermasalahkan kebenaran, maka mau tidakmau kita memasuki wilayah atau ranah filsafat. Salah seorang ahlifilsafat yang berbicara tentang hal ini adalah Georg Wilhelm FriedrichHegel (1770–1831). Hegel antara lain mengatakan, yaitu apa yang relevandengan permasalahan kita, “Das Wahre ist das Ganze”, “yang benaradalah yang menyeluruh”. Di kalangan ahli filsafat, filsafat Hegeltermasuk kajian filasafat yang sulit sehingga mengakibatkan berbagaiinterpretasi yang dikemukakan oleh para ahli. Sehubungan dengan halitu maka dalam makalah ini penulis hanya akan mengikuti interpretasidari ahli filsafat Inggris, yaitu Sir Bertrand Russell (1872–1970). Pertama-tama ia menjabarkan pengertian “das Ganze” yang ia terjemahkan sebagai“the Whole”. Selanjutnya ia menjelaskan bahwa “the Whole” (yangmenyeluruh) itu pada hakekatnya bersifat fragmentaris, terpisah-pisah.Fragmen-fragmen itu tidak bermakna tanpa dilengkapi dengan bagian“dunia” yang lain. Apabila demikian halnya bagaimana kita dapatmengetahui apa yang menyeluruh melalui fragmen-fragmen itu denganbenar. Untuk ini ia menganalogikannya dengan ahli anatomi komparatif

2

yang dapat mengetahui jenis binatang secara menyeluruh melaluisepotong tulang (Russell, 1946:142). Sebagai ahli ia dapat mengetahuikeseluruhan anjing melalui sepotong tulang anjing, apakah tulang kakiatau tulang rahangnya saja. Pengetahuannya ini ia dapatkan melaluipengenalan bahwa tulang yang ia lihat itu adalah tulang anjing.Selanjutnya dari pengenalan bahwa tulang itu tulang anjing ia dapatsampai pada pengetahuan tentang anjing, dalam arti bahwa iamenghubungkan apa yang ia kenali sebagai tulang anjing denganpengetahuannya tentang anjing. Demikianlah melalui fragmen, dalamhal ini tulang, kita dapat memperoleh pengetahuan menyeluruh, dalamhal ini pengetahuan menyeluruh tentang anjing.

Menurut apa yang dipaparkan di atas berdasarkan penalaranHegel, maka dari setiap potongan realitas dapat terlihat bagaimanaseluruh realitas sebenarnya paling tidak dalam bentuk garis besarnya.Setiap bagian dari realitas terkait dengan potongan yang lain; padagilirannya potongan yang lain terkait dengan potongan yang lain, dandemikian seterusnya, sehingga akhirnya realitas yang utuh dapatdirekonstruksikan secara menyeluruh.

Apabila prinsip das Ganze dari Hegel atau the Whole dari Russellitu diterapkan dalam ilmu kearsipan, maka konsep itu dapat dipakaimengapa salah satu prinsip dasar kearsipan menekankan “hubunganantar arsip”. Prinsip ini dikembangkan atas dasar hakekat arsip yangsesungguhnya merupakan produk sampingan yang terekam dari sebuahperistiwa atau sebuah proses kehidupan. Ditinjau dari wujudnya, makaperekaman itu menjadi bagaikan sebuah “frame” dari film layar lebar,atau sebuah wujud organik yang dapat dimengerti secara terisolasi danterpisah satu dari lainnya tanpa kehilangan integritas dan maknanya.Hal ini disebabkan oleh karena setiap “frame” memiliki cantolan denganframe yang lain, dan frame yang lain memiliki cantolan lebih lanjutdengan frame berikutnya dan demikian seterusnya sampai seluruh filmselesai merekam ceritanya. Atas dasar inilah maka untuk dapat mengerticerita yang terekam dalam film kita tidak dapat memperolehnya hanyadengan melihat satu frame saja, melainkan harus melihatnya melaluiketerkaitan antar frame, sehingga dapat memperoleh gambaranmenyeluruh tentang ceritanya. Walaupun di atas dikatakan bahwa

3

4

hanya dengan sepotong tulang ahli anatomi dapat mengetahui seluruhbinatang namun pengetahuan itu hanya mencakup garis besarnya saja,yaitu bahwa binatang itu adalah anjing, misalnya. Namun untukmemperoleh pengetahuan menyeluruh, seperti anjing jenis apa, jantanatau betina, umur berapa dst., diperlukan proses sebagaimana yangdiutarakan di atas. Gambaran sebagaimana yang diuraikan di atas itulahyang memberikan ilustrasi tentang ungkapan “yang benar itu adalahyang menyeluruh”. Sementara itu diharapkan bahwa hasil perekamanitu merupakan representasi dari realitas yang sebenarnya.

Namun demikian perlu diingat di sini, bahwa walaupun prinsipatau konsep di atas dapat dan memang harus diterapkan dalam masalahkearsipan, karena merupakan dasar filsafat dan teori, akan tetapi dalamproses penerapannya haruslah diperhatikan beberapa hal. Pertama,sebagaimana kita ketahui bersama, arsip pada hakekatnya merupakanproduk atau perekaman sampingan. Hal ini berbeda dengan film layarlebar yang memang dibuat dengan sengaja untuk merekam dankemudian menyajikan sebuah cerita secara visual. Di atas telah diutarakanbahwa arsip itu pada hakekatnya merupakan sebuah produk sampinganyang terekam dari sebuah peristiwa atau sebuah proses kehidupan.Dengan demikian maka organisasi dapat kita perlakukan pula sebagaibagian dari sebuah proses manajemen. Dalam konteks pengertian inidengan jelas dinyatakan bahwa arsip itu merupakan sebuahproduk sampingan, dalam arti bahwa penciptaannya tidak ditujukanuntuk dijadikan sebuah archives informatics. Dalam hal ini perananarsiparislah yang sangat menentukan dan diperlukan.

Sebagai akibat dari penciptaannya yang tanpa kesadaran, padahalpenggunaannya sebagai arsip sangat diperlukan, baik sebagai bahanbukti maupun sebagai informasi bagi berbagai keperluan, maka arsipperlu dikelola secara profesional melalui manajemen kearsipan dansecara ilmiah melalui ilmu kearsipan.

METODOLOGI ILMU

Setelah membicarakan kebenaran ilmu, maka perlu pula kiranyadibicarakan pula tentang metodologinya. Sebagaimana halnya dengan

5

1Ia adalah mantan kepala Algemeene Rijksarchief Belanda dan yang sekarang menjabat sebagai gurubesardi Univrersitas Amsterdam.

pembicaraan tentang kebenaran ilmu (science), maka dalam kitamembicarakan metodologinya pun mau tidak mau kita pun haruskembali menyinggung masalah filsafat yang melatar belakanginya.Adapun filsafat itu adalah aliran yang dikenal sebagai positivism. Aliranini dipelopori oleh seorang ahli filsafat Perancis August Comte(1798–1857). Pada dasarnya aliran ini mengembangkan konsep tentangketunggalan ilmu-ilmu (unified science). Ketunggalan ilmu-ilmu inidimungkinkan oleh karena aliran ini menganut anggapan bahwa padadasarnya semua ilmu apa pun, apakah itu ilmu-ilmu pengetahuan alam,sosial ataupun budaya, hanya menerapkan satu metode saja dalammencapai kebenaran ilmiahnya. Adapun metode tunggal tadi adalahmetode science, yang dimaksudkan di sini adalah metode ilmupengetahuan alam. Sebagai konsekuensinya pandangan ini mengabaikankenyataan adanya perbedaan (Cook dan Garratt, 2005:207).

Di dalam upayanya mengembangkan kearsipan sebagai ilmu(science), maka penerapan metode science yang demikian ini pun mautidak mau harus dijadikan pertimbangan untuk menerapkannya. Salahseorang pelopor di bidang ini adalah Eric Ketelaar1 . Apabila ilmukearsipan (archival science) dikembangkan dengan menerapkan metodescience, yang ditujukan untuk melandasi dan dengan demikian jugamenjembatani berbagai perbedaan yang terjadi antar negara denganberbagai bahasa, tradisi dan budaya kearsipan masing-masing, makaupaya yang demikian itu diibaratkannya sebagai upaya untuk mendirikanMenara Babel. Sebagaimana diketahui, Menara Babel dicoba didirikanoleh pengikut Nabi Nuh dengan maksud agar mereka dapatmemanjatnya guna memasuki kayangan. Namun demikian upaya ituakhirnya dikutuk oleh Tuhan. Sebagai akibatnya, maka upaya pendirianitu tidak saja gagal, melainkan juga mengakibatkan mereka menjaditercerai-berai satu dengan yang lain. Hal ini disebabkan oleh karenamereka menjadi penutur bahasa yang berlain-lainan, sehingga tidakdapat saling mengerti satu dengan lainnya. Pengibaratan inimengisyaratkan bahwa tidaklah mungkin untuk mengabaikan kenyataanakan adanya perbedaan itu apalagi menyatukan berbagai tradisi danbudaya kearsipan yang dimiliki dan dikembangkan oleh tiap negara.

6

Atas dasar ini maka pengembangan kearsipan sebagai ilmu cenderunguntuk lebih berupaya memahami dan menerima berbagai perbedaansebagai kenyataan yang ada serta yang tidak mungkin untuk diingkari(Ketelaar, 1997:142-148).

Seorang ahli teori kearsipan yang lain, yaitu Oddo Bucci lebihmempertajam pengertian ilmu kearsipan. Pertama ia membedakanantara ilmu (science) dari pengetahuan (knowledge) tentang kearsipan.Pengetahuan tentang kearsipan merupakan intisari dari pelaksanaanpengelolaan arsip sehari-hari dalam berbagai aspeknya. Adapun ilmukearsipan merupakan konstruksi pengetahuan kearsipan secarakonseptual dan sistematik sehingga menjadi sebuah disiplin ilmu yangterintegrasi. Walaupun ia pada pertamanya membedakan antarapengetahuan dari ilmu kearsipan, namun sesungguhnya ia justrumemanfaatkan pembedaan itu untuk mengembangkan teorinya tentangilmu kearsipan. Ia katakan bahwa pengetahuan kearsipan memangmembuka jalan bagi terciptanya ilmu kearsipan namun belum menjadiilmu, oleh karena ilmu kearsipanlah yang membangun struktur, mengatursecara sistematis dan menegakkan aturan dalam pengetahuan kearsipan.Demikianlah terjadi hubungan dialektis antara keduanya. Pengetahuankearsipan perlu mengubah diri menjadi ilmu namun sebaliknya ilmukearsipan pun perlu untuk senantiasa mengembangkan pengetahuankearsipan dalam dirinya. Melalui pengembangan ilmu secara dialektik,Bucci menekankan bahwa ilmu kearsipan tidak mungkin dikembangkanke arah keuniversalan.

Perlu kiranya disinggung di sini bahwa penerapan metode scienceyang didasarkan atas aliran positivism dalam ilmu kearsipan dianggapsebagai tradisional. Apabila metode science itu diterapkan, maka ilmukearsipan akan cenderung menjadi sangat empiris sehinggamenjadikannya ilmu yang bersifat deskriptif. Dalam praktekkecenderungan ini akan menjadikan ilmu kearsipan bertujuan untukmengumpulkan fakta saja dan kurang memperhatikan pengembangankonsep sebagaimana halnya yang dituntut oleh pengembangan sebuahilmu pengetahuan. Pandangan yang demikian ini dikategorikan sebagaitradisional oleh karena dianggap tidak dapat lagi mengikuti perubahanyang terjadi dalam masyarakat. Pada gilirannya perubahan masyarakatpun mempengaruhi penciptaan, pelayanan, penyimpanan, dan

7

penggunaan arsip. Atas dasar ini, maka praktek kearsipan yangdidasarkan atas prinsip-prinsip tradisional itu tidak lagi dapat mengikutiperkembangan yang terjadi dalam masyarakat. Sehubungan dengan halitu maka diperlukan adanya inovasi dalam praktek kearsipan sehinggadapat keluar dari kungkungan prinsip kearsipan yang dianggapnyatradisional itu. Hal ini berakibat bahwa fokus kegiatan pengelolaan danpelayanan arsip tidak lagi tertumpu pada arsip itu sendiri melainkanlebih pada masyarakat. Dengan demikian Bucci mengartikan pemahamanterhadap arsip yang dikembangkan sebagai ilmu kearsipan adalahadanya penekanan pada penciptaan dan penyimpanan arsip yangdidasarkan atas konteks sosial, pengorganisasian dan fungsionalnya.Dengan lain perkataan, pemahaman arsip dapat diperoleh melaluikonteksnya, dan sebagai konsekuensinya pengelolaan arsip pun perludidasarkan atas konteks itu pula (Cook, 2000:3-24).

Pandangan lain diajukan oleh ahli ilmu kearsipan yang lain, yaituLuciana Duranti. Ia mengartikan ilmu kearsipan sebagai “the body ofknowledge about the nature and characteristics of archives and archival worksystematically organized into theory, methodology, and practice.” Melaluipenekanannya pada “theory” dan “methodology” yang mendasari “practice”,ia menjadi berseberangan dengan Ketelaar dan Bucci, dalam hal iamenyatakan dirinya menganut aliran positivisme. Ia berpendapat bahwakearsipan agar dapat diperlakukan sebagai ilmu haruslah menerapkanmetode yang bersifat universal, yaitu metode science. Apabila metodeitu beserta prinsip-prinsip dan konsep-konsepnya diterapkan dalampenelitian di bidang kearsipan serta meletakkannya dalam kontekskearsipan maka hasilnya akan memiliki kualitas ilmiah yang lebih tinggi,dalam arti valid dan memenuhi standar obyektivitas secara universal.Adapun yang dimaksudkan dengan validitas di sini adalah memilikilogika internal dan konsistensi dan bukan validitas yang didasarkanatas kesejarahan, legalitas atau konteks kebudayaan. Hal ini disebabkanoleh karena menurut pendapatnya, ilmu kearsipan harus dikembangkanberdasarkan aliran logical positivism menjadi sebuah sistem referensiyang mandiri yang terbebas dari pengaruh politik, yuridis maupunkonsep-konsep kultural.

8

2 Untuk pengertian series dan fonds lihat International Standard of Archival Description yang dikembangkanoleh ICA.

Dalam penerapannya, Duranti membedakan archival science dari diplomaticscience. Apabila archival science berkenaan dengan pengetahuan yangsistematis (systematic knowledge) tentang series dan fonds, yang ia kaitkandengan perekaman sejarah administrasi dan sejarah legalitasnya2.Adapun yang ia maksudkan dengan diplomatic science adalah pengetahuanyang sistematis tentang hakekat dan karakteristik dari setiap arsip.Walaupun demikian, sebagai seorang ahli kearsipan, ia tidak hanyamembedakan ilmu kearsipan dan diplomatik, akan tetapi jugamenunjukkan hubungan antara keduanya. Dalam hal ini ia mengatakanbahwa hubungan itu dengan jelas ditunjukkan dari kenyataan bahwailmu kearsipan merupakan jembatan yang diperlukan guna menerapkanteori. Pandangan lain diajukan oleh ahli ilmu kearsipan yang lain, yaitudiplomatik terhadap kasus-kasus yang konkrit dan nyata (Duranti, 1989:8-11).

Demikianlah tiga pendapat tentang ilmu kearsipan, khususnyayang berkenaan dengan bagaimana mengembangkan kearsipan menjadiilmu. Pendapat pertama dapat dianggap sebagai mewakili negara yangmemiliki tradisi kearsipan yang kuat. Hal ini ditunjukkan denganditempatkannya penerbitan The Dutch Manual pada tahun 1898 sebagaitonggak dirumuskannya secara lengkap prinsip-prinsip kearsipanmodern. Walaupun harus diakui bahwa pada akhir abad XIX prinsip-prinsip kearsipan modern itu telah pula dirumuskan oleh para ahliJerman dan Perancis, namun perumusan yang paling berpengaruhadalah The Dutch Manual. Buku ini telah diterjemahkan ke dalam berbagaibahasa Eropa seperti Inggris, Jerman, Perancis, Portugis, Italia dan Cina.Sebagai akibatnya maka prinsip-prinsip kearsipan modern yangdirumuskan dalam buku The Dutch Manual itu menjadi buku yangmempengaruhi penyelenggaraan kearsipan dunia. Atas dasar inilahmaka dalam khasanah literatur kearsipan, peristiwa penerbitan bukuThe Dutch Manual beserta tahun penerbitannya pada 1898 dicanangkansebagai salah satu tonggak dalam sejarah kearsipan (Cook, 1947:4-5).

Eric Ketelaar bersama dengan Oldo Bucci mempertanyakankemampuan pendekatan positivisme yang lebih menekankan penerapan

9

metode tunggal dan keuniversalan dalam manajemen kearsipan.Pendekatan ini, menurut mereka, mengabaikan kenyataan bahwamanajemen arsip itu memiliki kekhasan masing-masing negara. Ciri-ciri keuniversalan, penekanan pada logika dan anti historisitas secarafilsafat dianggap merupakan karakteristik aliran modernisme. Padagilirannya ciri-ciri itu pula yang merupakan keberatan aliranpascamodernisme terhadap aliran modernisme. Perlu kiranyadisampaikan bahwa istilah modernisme dan pascamodernismemerupakan dua istilah yang satu tidak menggantikan yang lain. Aliranpascamodernisme tidaklah menggantikan aliran modernisme dalamarti masing-masing aliran mengembangkan fahamnya dan memilikipengikut masing-masing. Demikianlah dalam dunia kearsipan, Durantiyang menganut aliran modernisme dalam mengembangkan ilmukearsipannya dianggap mewakili wilayah Amerika Utara dan Australia.Sementara itu Bucci yang menganut aliran pascamodernisme dalammengembangkan ilmu kearsipan dianggap mewakili Daratan Eropa.

Apabila konsep modernisme dan pascamodernisme ini diterapkandalam masalah kearsipan maka perbedaan di antara keduanya akanterlihat sebagai berikut. Pandangan modernisme lebih menekankankesahihan arsip sebagai representasi atau refleksi dari fakta dan peristiwaempiris. Atas dasar ini maka realitas yang obyektif tentang fakta atauperistiwa yang telah lampau itu dapat diungkapkan melalui metodeinterpretasi terhadapnya. Namun demikian timbul kenyataan yang tidakmungkin dipungkiri yaitu bahwa melalui interpretasi dapat diperolehrealitas yang berbeda-beda, tergantung dari metode interpretasi apayang diterapkan, walaupun interpretasi itu dilakukan terhadapseperangkat arsip tentang subyek atau peristiwa yang sama. Dengandemikian maka aliran modernisme meletakkan permasalahanobyektivitas lebih pada metode interpretasinya dan bukan pada arsipan sich. Sebagai konsekuensinya maka penganut aliran ini menuntutagar para arsiparis mampu bersikap netral dan bebas interest dalammemberikan pelayanan dan hanya bertindak sebagai perantara yangtidak memihak di antara pencipta dan pengguna arsip.

10

Sebaliknya aliran pascamodernisme meletakkan permasalahanobyektivitas itu tidak pada metode interpretasi, namun terhadap hakekatarsip itu sendiri. Dengan demikian maka inti permasalahannya adalahapakah perekaman suatu peristiwa atau fakta yang terjadi itu obyektifatau subyektif menurut perekamnya. Untuk itu perlu kiranya disinggungsedikit mengenai teori representasi. Teori representasi beranggapanbahwa pada waktu manusia atau obyek direpresentasikan, maka apayang terrepresentasikan bukanlah sekedar potret yang bersifat alamiatau merefleksikan sebuah realitas tentang sesuatu. Dari pada sekedarmerefleksikan versi realitas yang tanpa permasalahan, representasiharuslah dilihat sebagai juga representasi dan sangat dipengaruhi olehsejumlah faktor yang kompleks yang berbeda dari setiap representasi.

Contoh mudah tentang hal ini adalah fotografi yang terlihatsangat mudah dalam menangkap realitas: tinggal mengarahkan kamera,menekan tombol, maka momentum pun membeku dalam waktu. Tidakada yang perlu lagi dipermasalahkan antara realitas yang dipotretdengan representasinya yang merupakan hasil pemotretan, mengingatbahwa proses pengambilan gambarnya terlihat transparan. Namundemikian apabila dianalisis lebih lanjut, akan terungkap bahwa terdapatsejumlah keputusan yang perlu diambil berkenaan dengan prosespemotretan. Sebagaimana diketahui pengambilan keputusan ini akansangat mempengaruhi cara memberikan interpretasi terhadap hasilpemotretan atau representasi dari momentum yang beku. Sebagai contohmisalnya sebuah potret tentang sebuah kelas yang diambil oleh fotograferprofesional dan yang dijual kepada orang tua murid. Pengambilanpotret yang demikian ini melalui proses sosial maupun budaya yangkompleks. Di mana sang guru berdiri dapat merefleksikan banyak hal:apakah ia berdiri di tengah atau dipinggir para murid? Atau bahkanbisa dipertanyakan apakah ada guru yang mendampingi para murid?Bagaimana ekspresi sang guru? Teori representasi berupaya untukmengurai berbagai pertanyaan-pertanyaan yang mungkin muncul yangtampaknya sederhana, namun dapat membantu peneliti untukmengungkapkan makna yang terpendam di bawah permukaan, danyang pada gilirannya sampai pada narasi sosial maupun budaya, yangpada hakekatnya mendasari bagaimana kita merepresentasikan realitas(Carson dkk., 2005:164-165). Secara sederhana dari contoh potret di atas

11

dapat diganti dengan arsip yang mengisyaratkan bahwa prosesrepresentasi dapat berpengaruh terhadap interpretasi atas hasilnya.

ILMU KEARSIPAN

Apabila demikian halnya, apakah yang dimaksudkan denganilmu kearsipan itu? Bentuk ilmu kearsipan yang akan diuraikan iniadalah ilmu kearsipan sebagaimana yang dibayangkan oleh Cook (2000).Di dalam kita memasuki abad XXI ini, atas dasar perubahan yang terjadidalam masalah kearsipan sebagai akibat dampak maraknya aliran pascamodern, maka ilmu kearsipan mau tidak mau haruslah mengubahparadigma3 penelitiannya. Perubahan yang mencolok yang terjadi adalahterhadap unit analisisnya, yaitu analisis terhadap arsip dari sudut ciridan karakteristiknya menjadi analisis terhadap proses penciptaan arsipmaupun series dari sudut fungsi, proses serta transaksinya. Dampakperubahan dari fokus terhadap arsip sebagai hasil atau produk rekamanmenjadi proses penciptaan arsip, menyebabkan perubahan teoretistentang inti permasalahan kearsipan:

A. Provenance

Prinsip-prinsip provenance berubah dari keterkaitannya denganstruktur dan tempat penciptaan arsip menjadi refleksi dari fungsi danaktivitas organisasi yang menjadi penyebab terciptanya arsip. Perubahanlain yang terjadi adalah bahwa “wujud” provenance menjadi virtual dantidak lagi fisikal. Hal ini berarti bahwa provenance berubah dari keterkaitanarsip dengan struktur organisasi yang diidentikkan dengan “tempat”nya,menjadi konsep yang virtual namun lebih lentur. Konsep yangdimaksudkan itu adalah konsep penyebab terciptanya arsip yangmerefleksikan fungsi dan proses pencipta di dalam dan lintas organisasiyang senantiasa berkembang serta pola interaksi dengan pelangganyang juga senantiasa berubah. Di samping itu juga sekaligusmencerminkan budaya organisasi dan manajerial yang berbeda-beda,serta menyesuaikan diri dengan konvensi kerja dan pola interaksi antarmanusianya.3 Pengertian paradigma di sini mengikuti konsep Kuhn (1970). Walaupun paradigma Kuhn banyak dianutoleh para ahli, namun banyak pula yang melontarkan kritik, seperti misalnya E.Guba dan A.C.Sparkes.

12

B. Original Order

Pengertian original order berubah dari penyusunan registrasi danpengelompokan arsip menurut sistem klasifikasi yang didasarkan ataspenempatan arsip secara fisik menurut penempatannya pada waktuarsip diciptakan, digantikan oleh peregistrasian dan sistem klasifikasisecara konseptual melalui penggunaan software. Sebagai akibatnyamaka arsip-arsip itu secara fisik dapat ditempatkan di mana saja tanpamempengaruhi registrasi maupun sistem klasifikasinya. Selanjutnyaarsip-arsip yang secara fisik itu tersebar, intelektual dan fungsinya dapatdirekonstruksi kembali untuk kemudian dapat disajikan dalam berbagaicara sesuai dengan tujuan penggunaannya serta tergantung waktu dantempatnya. Pengertian original order pun berubah menjadi varying typesof orders, sekali lagi tergantung dari tujuan penggunanya.

Dengan demikian maka pengertian orders di sini merefleksikanpenggunaan arsip bagi kepentingan proses penyelesaian pekerjaandengan pola penggunaan yang beraneka ragam, sehingga tidak mungkinlagi hanya merupakan representasi dari arsip yang pengaturannyadisusun secara fisik. Pengaturan semacam ini menjadi penting sebagaiakibat dari kemungkinan penggunaan data yang lebih luas guna melayanipara pengguna yang memiliki perbedaan kepentingan.

C. Arsip

Secara fisik medium arsip apakah itu kertas atau film,mengandung tiga unsur yaitu struktur, isi dan konteks. Dalamperkembangannya, media arsip berubah menjadi data yang tersebartempat penyimpanannya, bahkan mungkin pula dalam berbagai bentukprogram software. Dengan demikian maka arsip mengalami perubahandari obyek yang bersifat fisik menjadi data, yang ditata melalui metadata.Sebagai akibatnya maka struktur, isi dan konteks yang semula terwadahidalam satu medium, dengan perantaraan metadata secara virtualdigabungkan kembali menjadi bahan bukti tentang suatu aktivitas ataufungsi organisasi4. Mengingat bahwa penggunaan arsip dan dengan

4 Masalah-masalah yang demikian ini tidak akan timbul apabila yang dikelola adalah arsip elektronik.

13

sendirinya konteksnya pun mengalami perubahan dari waktu ke waktu,sehingga metadata yang mengatur maupun konteks arsip yang diaturpun harus senantiasa disesuaikan dengan perubahan yang terjadi, baikyang mempengaruhi penciptaan maupun tujuan penggunaannya. Dalampengertian yang demikian inilah maka arsip itu dianggap sebagaidinamis dan tidak lagi pasif, karena berperan dalam kehidupan manusiaapakah sebagai individu, dalam organisasi maupun dalam kelompoksebagai masyarakat.

D. Fonds

Sebagaimana halnya dengan pengertian arsip, maka fonds punmengalami proses perubahan yang serupa. Fonds yang pada awalnyamerupakan refleksi dari pengaturan secara fisik yang kaku tentangtransfer, penataan dan pengelompokan terhadap akumulasi arsip,berkembang menjadi pola hubungan virtual yang merefleksikankemajemukan penciptaan dan keotoritasan pencipta arsip yang secaradinamis sehingga dengan demikian merekam kontekstualitas arsip yangdidasarkan atas fungsi dan aktivitas organisasi.

E. Arrangement dan Description

Dengan sendirinya perubahan yang terjadi terhadap pengertianarsip maupun fonds, berdampak pula terhadap masalah penataan danpendeskripsian arsip. Atas dasar ini maka pendeskripsian arsip harusmenerima kenyataan akan adanya antar-hubungan majemuk dalampenggunaan arsip yang terjadi di lingkungan penciptaan arsip, adanyasistem pendokumentasian terkait, serta metadata para pencipta arsip,untuk kemudian mengintegrasikan kesemuanya itu menjadi alatpendeskripsian.

F. Appraisal

Perubahan dengan sendirinya pun terjadi pada masalah penilaian(appraisal), yaitu dari penilaian yang mempergunakan nilai penelitian

14

sebagai tolok ukur, menjadi apa yang dikenal sebagai macro appraisal.Macro appraisal ini dilakukan melalui penilaian terhadap fungsi sosialdari pencipta arsip, program-program dan aktivitasnya, serta interaksinyadengan fihak luar. Arsip yang dipilih adalah arsip yang mencerminkankesemuanya itu. Dengan demikian maka appraisal ini ditujukan untukmemilih evidence tentang “governance” dan bukan “government”. Sebagaikonsekuensinya maka yang terrefleksikan dalam arsip tidak hanyaaktivitas penguasa akan tetapi juga eksistensi mereka yang terpinggirkan.

G. Preservation

Sebagaimana yang telah diutarakan di atas, preservation pun tidakhanya berkaitan dengan perawatan, pelestarian, dan pemeliharaan, akantetapi juga mencakup penggunaan program software yang mampu untuksenantiasa memantau, secara virtual, perpindahan dan peningkatankonsep-konsep dan antar-hubungan yang senantiasa terjadi pada arsipdan fonds, yang diakibatkan oleh penggunaan program baru.

H. Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan tidak lagi menjadi tempat perawatan arsipkuno yang menjadi tujuan para peneliti untuk melakukan penelitian,menjadi arsip virtual yang dapat dijangkau secara lebih mudah.Apa yang diuraikan di atas menjadikan para arsiparis secara aktifmenjadi mediator dalam menciptakan memori kolektif melalui arsip.Dalam proses ini dengan sendirinya akan terjadi bahwa para arsiparisitu memasukkan nilai-nilai pribadinya ke dalam penelitian maupunkegiatannya.

Demikian juga ia pun harus dengan penuh kesadaran melakukanpilihan dalam menciptakan arsip maupun dalam proses pembangunanmemori. Ilmu kearsipan dalam proses ini dapat menyeimbangkan fungsi-fungsi, aktivitas, organisasi dan orang yang bagaimana, melalui arsip,yang perlu dimasukkan atau dikeluarkan dari memori kolektif.Untuk memenuhi tujuan inilah maka perubahan fokus dari produk keproses, dari ciptaan ke penciptaan, dari statis ke dinamis, dari teks

15

ke konteks, dapat dipakai untuk menjaga obyektivitas dan dengandemikian juga menjadi tolok ukur kebenaran realitas yangdirepresentasikan sebagai arsip dan sebagai dasar penilaiannya.

PENUTUP

Secara umum dapat disimpulkan, bahwa permasalahan teoritiskearsipan telah bergeser dari arsip sebagai produk ke proses penciptaanarsip, dari mengkaji arsip dari sudut struktur ke fungsi, dari arsipsebagai arsip ke perekaman konteksnya, dari endapan kegiatan yangterjadi secara alamiah atau produk sampingan dari kegiatan administratifke penciptaan arsip yang dilakukan dengan penuh kesadaran dan yangsecara aktif mengarsipkan (“archivalisation”)5 memori sosial. Dengandemikian maka dapat pula diketahui bahwa melalui ilmu kearsipandapat terlihat bahwa konsep-konsep tentang ide, strategi dan metodologisenantiasa berkembang, berubah dan senantiasa beradaptasi terhadapperubahan yang radikal tentang hakekat arsip, struktur penciptaanarsip, budaya organisasi dan budaya kerja, fungsi sosial dan fungsikelembagaan, sistem penyimpanan arsip kelembagaan, penggunaanmasa kini arsip, kecenderungan masyarakat yang lebih luas tentangmasalah budaya, legal, sosial, teknologi dan filsafat. Agar dapat mengikutiperubahan, yang terjadi dalam masyarakat secara radikal dan yangpada gilirannya juga mempengaruhi masalah kearsipan, maka arsiparispun dituntut menyesuaikan diri dalam arti memiliki kemampuanmelakukan penelitian guna dapat mengenali dan kemudianmengabstraksikan berbagai perubahan radikal masyarakat itu sertakemudian mampu secara konseptual menghadapi dampak perubahanmaupun tuntutan masyarakat, terhadap teori, metodologi dan praxiskearsipan. Kemampuan mengabstraksikan ini pada gilirannyamembentuk diskursus yang harus dimiliki profesi kearsipan, menjadilatar belakang keilmuan yang menjiwai praxis sehari-hari, dan yangkesemuanya itu pada akhirnya merupakan fokus dari ilmu kearsipan.

5 Istilah archivalisation dipinjam dari Jacque Derrida (1930-) yang juga seorang ahli filsafat Perancis,yang pemikiran filosofisnya banyak diterapkan dalam pengkajian masalah-masalah kearsipan.Beberapa ahli kearsipan yang menerapkan konsep “archivalisation” dalam kearsipan sebagai ilmu ituantara lain Eric Katelaar, Tom Nesminth dan Brien Brothman. Hasil Kajian mereka dimuat dalammajalah kearsipan Archivaria

REKOMENDASI

Dengan mengkaji tema organisasi dan layanan kearsipan darisudut ilmu keasipan, terlihat bahwa telah terjadi perubahan yangmendasar dalam pengelolaan kearsipan. Perubahan utama adalahperubahan mind-set yang pada gilirannya mempengaruhi seluruh masalahkearsipan, yaitu yang meliputi teori, metodologi dan praxis. Di dalamnyaterkandung pula perubahan terhadap konsep-konsep dasar kearsipan,seperti provenance, prinsip original order, konsep arsip dan fonds, penataandan pendeskripsian, penilaian dan pemeliharaan, dan akhirnya jugatentang hakekat kelembagaannya.

Hal lain adalah bahwa di samping tanggung jawab sebagaiarsiparis ia pun sekaligus juga harus mampu melakukan penelitianguna mengatasi persoalan-persoalan yang timbul dari berbagaiperubahan di atas, persoalan yang tidak pernah dihadapinya sebelumterjadi perubahan. Di samping perubahan yang terjadi dalam lingkunganpekerjaan kearsipan, termasuk di dalamnya penekanan yang lebih besarpada pelayanan bagi kepentingan masyarakat, ditimbulkan pula olehkemajuan dan inovasi yang terjadi di dunia komunikasi dan teknologiinformasi. Perubahan di bidang yang kedua ini bahkan ditengarai sebagaisebuah revolusi baru dalam kehidupan manusia. Sehubungan denganhal itu arsiparis bukan lagi menjadi sekedar tenaga fungsional danprofesional, akan tetapi juga seorang ilmuwan di bidang kearsipan(archival scientist).

Sebagaimana halnya dengan para ilmuwan lain, ia pun harussecara sosial akuntabel. Hal ini lebih dituntut mengingat bahwa iabertanggung jawab terhadap pembangunan memori kolektif masyarakatmelalui arsip, yang dalam proses pembentukannya menuntut untukmenentukan memori mana yang perlu dilestarikan dan memori manayang tidak. Perlu pula diingat bahwa dalam kedudukan yang demikianini ia, sebagai ilmuwan, dituntut untuk tetap bersikap netral, karena iabertugas untuk melestarikan governance dan bukan government.

Akhirnya sebagaimana yang dikatakan dalam iklan: “Selanjutnyaterserah Anda!”

16

17

DAFTAR PUSTAKA

Archival Science The International Journal on Recorded Information, yang diterbitkan oleh penerbit Belanda, Kluwer Academic Publisher. Secara on-line journal ini dapat dilanggan melalui http://www.wkap.

Archivaria The Journal of the Association of Canadian Archivist. Associationof Canadian Archivist. Ottawa, Canada.

Cook, Charles dan Dean Garratt, “The Positivist Paradigm in ContemporarySocial Science Research”, dalam Bridget Somekh dan Cathy Lewin

(eds.), Research Methods in the Social Sciences, hal. 207, London: Sage Publications, 2005.

Cook, Terry “What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift”, hal. 1–41, dalam Archivaria,

1997.

“Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts”, hal. 3–24, dalam Archival Science, vol. 1, no. 1 2000.

Carson, T, Pearson, M., Johston, I., et al. (eds.) “Semiotic Approaches to Image-based Research”, hal. 164–171, dalam Research Methods in the Social Sciences, London: Sage Publications, 2005.

Duranti, Luciana “Diplomatics: New Uses for an Old Science [Part One],” hal. 8–11, dalam Archivaria 28, 1989.

Ketelaar, Eric “The Difference Best Postponed? Cultures and Comparative Archival Science,” hal, 142–148, dalam Archivaria 44 Fall 1997.

Russell, The Problems of Philosophy, Oxford, 1946.

Somekh, Bridget dan Cathy Lewin (eds.), Research Methods in the Social Sciences, London: Sage Publications, 2005.

RETHINKING FUNGSI DAN PERANANORGANISASI KEARSIPAN

Abstract:

To run records and archival activities, it needs organization which has functionto handle them. According to archival and records regulations state that everygovernment institution has to have “Records Unit” which has responsible formanaging records. While for local government – province or district- archivalorganization was established. The problem is both organizations do not do thefunction well yet. Because of that, it is recommended to rethink the functionand the role of those organizations to make archives as a collective memory ofthe nation.Key words: organisasi kearsipan, unit kearsipan, lembaga kearsipan.

LATAR BELAKANG

Kegiatan kearsipan akan berjalan lancar bila didukung oleh systemyang baku dan standar serta applicable sesuai kebutuhan organisasi dansistem ini memang khusus dirancang untuk kepentingan instansi yangbersangkutan (tailor made). Sementara, unsur pendukung lainnya adalahSDM kearsipan, yang secara umum dapat dikelompokkan menjadipengambil keputusan, pembina kearsipan dan tenaga pelaksanakearsipan. Dari tiga jenis SDM kearsipan tersebut nampaknya perananyang sangat dominan adalah pembina kearsipan karena merupakanujung tombak untuk melakukan pembinaan secara instansional terhadappenerapan sistem secara keseluruhan. Sedangkan, tenaga pelaksanabaik arsiparis atau tenaga pengelola kearsipan lainnya pada dasarnyahanya akan melaksanakan sesuai instruksi pimpinan dan sesuai denganarahan pembina kearsipan.

Unsur lain yang tidak kalah pentingnya adalah kelembagaandalam arti wadah atau organisasi kearsipan yang dibedakan menjadi

18

Drs. Sumrahyadi, MIMS

Lembaga Kearsipan tingkat pusat yang ditangani oleh Arsip Nasional(ANRI), dan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota,serta Unit Kearsipan Instansi Pusat.

Kalau dilihat fungsinya, lembaga kearsipan berperan dalampembinaan penerapan kearsipan sesuai tingkat kewilayahannya.Maksudnya adalah ANRI mempunyai fungsi dalam pembinaan kearsipansecara nasional, sementara Lembaga Kearsipan Provinsi berfungsisebagai Lembaga Pembina Kearsipan di tingkat provinsi sertakabupaten/kota. Selain sebagai Pembina Kearsipan sesuai tingkatkewilayahannya, lembaga kearsipan juga mempunyai fungsi sebagaitempat menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip statis untukkepentingan pengguna.

Dengan perkembangan sistem politik dan tata pemerintahanyang ada sekarang ini nampaknya lembaga kearsipan tingkat provinsi,yang akan menjadi fokus dalam penelitian ini, telah mengalamiperubahan yang cukup signifikan terutama dari segi fungsi, dimanabanyak diantara mereka yang secara fungsinya digabung dengan kegiatanatau fungsi yang lain seperti perpustakaan atau kegiatan lainnya.Kondisi demikian itu tentu menimbulkan pertanyaan, dapatkah merekaberfungsi sebagai lembaga kearsipan secara optimal atau lebih luas lagi,dapatkah mereka menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa?

Sementara untuk tingkat instansi pusat, organisasi kearsipannyaadalah Unit Kearsipan sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 dimana disebutkan bahwa untukpenyelenggaraan arsip dinamis pada lembaga negara dan badan-badanpemerintah dilakukan oleh Unit Kearsipan. Dengan melihat fungsi unitkearsipan tersebut, maka berdasarkan pengamatan umum yangdilakukan masih banyak unit kearsipan yang belum berfungsi secaraoptimal, akibatnya pembinaan kearsipan di lingkungan instansi belummenunjukkan hasil yang menggembirakan. Tentu saja hal ini akanberdampak terhadap pengelolaan arsip secara nasional, karena arsipstatis yang ada di ANRI bermula dari arsip dinamis dari berbagai instansipusat. Apa jadinya kalau seandainya dari tahap penciptaan dan

19

penggunaan ketika masih dinamis tidak dikelola oleh instansimaka ketika menjadi statis juga pasti akan mengalami kesulitanatau bahkan musnah secara alamiah sehingga sebagian memorikolektif bangsa hilang.

Berdasarkan kenyataan ini maka artikel ini akan membahasperlunya pemikiran kembali akan fungsi dan peranan organisasikearsipan baik Lembaga Kearsipan khususnya tingkat provinsi danUnit Kearsipan Pusat, dengan harapan sistem pengelolaan kearsipansejak dari penciptaan, penggunaan dan penyerahan arsip statis berjalansecara optimal.

KERANGKA TEORI

Organisasi kearsipan pada dasarnya merupakan gabungan daridua kata organisasi dan kearsipan, organisasi secara umum dapatdiartikan sebagai suatu wadah dalam pengertian statis dan sebagaisuatu interaksi atau proses kegiatan orang-orang untuk mencapai tujuanyang diinginkan. Sedangkan kearsipan adalah kegiatan pengelolaanarsip dari tahap penciptaan, penggunaan dan perawatan sertapenyusutannya. Dengan melihat fungsinya, arsip dapat dibedakanmenjadi arsip dinamis dan arsip statis. Dengan adanya pembedaantersebut maka organisasi kearsipannya juga dibedakan menjadi organisasipengelolaan arsip dinamis dan organisasi pengelolaan arsip statis.

Dalam peraturan perundangan yang ada (UU No. 7 Tahun 1971)dengan jelas disebutkan bahwa arsip dinamis merupakan tanggungjawab dari instansi penciptanya masing-masing yang secara organisasiada di bawah tanggung jawab unit kearsipan. Boedi Martono mengatakanbahwa unit kearsipan di sini bukan unit kerja Arsip dan Ekspedisi (A& E) yang selama ini berlaku dalam tata pemerintahan kita, karena unitA & E secara umum mempunyai fungsi yang lebih sempit terutamahanya sebagai pintu keluar masuknya surat, menerima danmendistribusikan surat. Tentu saja fungsi ini sangat sempit jikadibandingkan dengan fungsi yang sebenarnya dari unit kearsipan.

20

Lebih lanjut lagi Boedi Martono mengemukakan bahwa tugasdan fungsi unit kearsipan adalah sebagai berikut:1. melakukan pembinaan kearsipan dinamis seluruh unit di lingkungan organisasi;2. sebagai Records Centre atau sebagai pusat arsip yang mempunyai tugas dalam merawat, menyimpan, memelihara dan menyajikan

arsip inaktif organisasi;3. melakukan penyusutan arsip dalam arti memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna serta menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;4. mengelola pusat arsip.

Dengan melihat tugas dan fungsi tersebut memang sangat sulitjika harus dilakukan oleh unit A&E, belum lagi dari tingkateseloneringnya yang rata-rata masih rendah yaitu pada level eselon IV,hanya beberapa saja yang sudah eselon III. Tingkat eselon ini tentumasih belum cukup jika harus menjalankan fungsi pembinaan di seluruhlapisan unit pada organisasi.

Sedangkan untuk pengelolaan arsip statis organisasi kearsipandilakukan oleh Lembaga Kearsipan yang menurut Keputusan PresidenNomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis dibedakanmenjadi Arsip Nasional RI sebagai Lembaga Kearsipan tingkat pusat,Lembaga Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota, yang masing-masingmempunyai tugas dan fungsi serta kewenangannya sesuai tingkatkewilayahannya.

Dari 3 tingkat lembaga kearsipan tersebut nampaknya yang akanmenjadi sorotan utama adalah Lembaga Kearsipan Provinsi yang secaraorganisasi mengalami perubahan yang cukup krusial baik dari segifungsi dan kegiatannya ataupun dari segi penggabungan organisasidari beberapa fungsi. Dan secara umum dari 33 provinsi, penamaan,fungsi dan tingkat eseloneringnya sangat bervariatif. Sebagian besardigabung dengan fungsi lain, misalnya dengan perpustakaan ataubahkan ada yang beberapa provinsi yang belum jelas lembagakearsipannya. Secara fungsi, lembaga kearsipan provinsi menangani

21

kegiatan kearsipan tidak saja untuk mengelola arsip statis daerah provinsitetapi juga arsip inaktif atau sebagai records centre.

Metodologi Penelitian

Dalam penulisan artikel ini penulis menggunakan metodedeskriptif analitis dalam arti menggambarkan secara langsung dari dataliteratur baik dalam bentuk buku, peraturan perundangan, maupundata pendukung lainnya. Kemudian menganalisis data tersebut denganmembandingkan antara teori tentang organisasi kearsipan sertakemungkinan pengembangan yang disesuaikan dengan kepentinganpragmatis.

Sementara teknik pengumpulan data sepenuhnya dilakukandengan cara telaah dokumen dari peraturan perundangan yang berlakubaik dalam bentuk undang-undang, keputusan presiden, atau bukuliteratur yang ada, serta sumber sekunder lainnya. Studi kepustakaanini kemudian diramu dalam suatu analisis yang mendalam denganmembandingkan kenyataan-kenyataan di lapangan untuk mencarialternatif pemecahan yang terbaik dari permasalahan yang ada.

PEMBAHASAN DAN ANALISIS

1. Unit Kearsipan Pusat

Dengan melihat tugas dan fungsi unit kearsipan sekali lagi perlupemikiran ulang, apakah kelembagaan tersebut tetap dipertahankanada di bawah tanggung jawab organisasi pencipta, atau perlu diambilalih oleh Arsip Nasional RI terutama untuk fungsi pembinaan danpengelolaan arsip inaktif di pusat arsip. Memang berdasarkan databaseProfil Unit Kearsipan Instansi Pusat, yang merupakan rangkuman daridaftar isian yang telah disebarkan kepada seluruh Unit Kearsipan Pusatmenyatakan bahwa sebagian besar dari mereka telah melakukanpembinaan kearsipan atau sebagai penanggung jawab pengelola arsipinaktif, tetapi kalau diamati secara langsung pembinaan tersebut belumberjalan optimal. Bahkan pada kenyataannya unit kearsipan diartikan

22

sangat sempit hanya sebagai unit kantor pos, dalam arti hanya tempatkeluar masuknya surat dan pendistribusian surat seperti tertuang dalamData Profil Unit Kearsipan Pusat yang diterbitkan oleh Pusat Pengkajiandan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI tahun 2007. Belum lagidari tingkat eselonering yang dirasakan masih sangat rendah yaituhanya tingkat eselon III dan IV. Berdasarkan data yang ada dari sekitar39 unit kearsipan, 13 instansi yang mempunyai tingkat eselon III atauhanya sepertiganya saja sementara sisanya adalah eselon IV. Dengantingkat eselon seperti tersebut tentu akan mengalami kesulitan ketikaakan melakukan pembinaan ke seluruh unit kerja organisasi.

Ide pengalihan tanggung jawab dari instansi pusat ke ANRI initentu akan menimbulkan polemik yang cukup mendasar, apalagi sesuaiperaturan perundangan bahwa tanggung jawab pengelolaan arsipdinamis ada pada masing-masing instansi pencipta, hanya perludikemukakan alternatif lain sehubungan belum berfungsinya kegiatanpembinaan kearsipan dinamis secara instansional. Hal ini berdampakterhadap penerapan sistem kearsipan dinamis, dimana masih belumtertatanya kearsipan secara baik dan benar, sehingga menyulitkan dalampencarian dan penemuan kembali arsip serta menyulitkan dalam kegiatanpenyusutan. Secara nasional, hal ini menyebabkan pengelolaankearsipannya menjadi stagnan karena arsip statis yang disimpan diANRI bermula dari arsip dinamis yang berasal dari berbagai instansi,sementara arsip dinamisnya masih belum tertata dengan baik sehinggaakan mengalami kesulitan ketika melakukan penilaian arsip untukmenjadi statis. Dengan demikian antara dua fungsi tersebut nampaknyaseperti terputus.

Pertimbangan lainnya adalah kepentingan pragmatis denganmembandingkan dengan kondisi negara lain, misalnya di Malaysia,fungsi penyimpanan arsip inaktif dilakukan dan tanggung jawabdilakukan oleh Arkib Negara (Arsip Nasional Malaysia), juga di Swediaada lembaga pemerintah khusus yang mengelola arsip inaktif pemerintah. Lembaga tersebut adalah Government Office of Records Center dan karenaadanya Undang-Undang Kebebasan Informasi (Freedom of Press Act)yang telah diundangkan sejak tahun 1776, maka jenis arsip ini juga

23

terbuka untuk umum hanya sebagian kecil saja yang dianggap classifiedyang disimpan di tempat khusus. Hal yang cukup menarik adalahpemindahan arsip tersebut pada records centre tidak berdasarkan kepadaretensi arsip atau penilaian tetapi lebih banyak karena pertimbangancost and space, sehingga instansi pemerintah yang memindahkan arsipinaktifnya dikenakan biaya untuk perawatan. Selain menyimpan arsipternyata lembaga ini juga menyimpan hal lain yang mengandung unsursejarah misalnya plakat, tropi dan benda sejarah lainnya.

Pertimbangan pragmatis lainnya adalah berbedanya fungsi antaralembaga kearsipan pusat dengan lembaga kearsipan daerah. Sepertidiketahui, Lembaga Kearsipan Daerah sudah melakukan dua fungsitersebut yaitu sebagai pusat arsip inaktif dan sekaligus tempatpenyimpanan arsip statis. Sehingga dengan melihat contoh kasustersebut di atas, maka perlu pemikiran agar ANRI sebagai LembagaKearsipan Pusat dapat melakukan dua fungsi tersebut, sehingga instansipemerintah khususnya hanya mengelola arsip dinamis aktifnya. Dengandemikian, Records Centre berfungsi sebagai terminal pertama daripenyelamatan arsip yang bernilaiguna tinggi sebelum masuk sebagaiarsip statis. Hal yang lebih penting lagi agar kemungkinan musnahnyaarsip yang bernilai guna tinggi dapat diminimalisasi sehingga fungsiarsip sebagai kolektif memori bangsa dapat diwujudkan.

2. Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi

Perkembangan tata pemerintahan telah mengalami perubahanyang cukup signifikan diawali dengan diberlakukannya Undang-UndangPemerintahan Daerah yang telah mengalami beberapa kali perubahan.Dengan diterapkannya undang-undang ini, maka sebagian besarkewenangan pemerintah pusat diserahkan kepada pemerintah daerahkecuali beberapa urusan seperti fiskal/keuangan, hukum, pertahanandan keamanan, hubungan luar negeri, agama, dan urusan lain yangdianggap belum dapat diserahkan ke daerah. Sedangkan selain urusantersebut di atas diserahkan kewenangan sepenuhnya kepada pemerintahdaerah, untuk melaksanakan secara mandiri. Dari sekian urusan yangdiserahkan kepada daerah salah satunya adalah kegiatan kearsipan.

24

25

Sehingga Kantor Perwakilan Arsip Nasional RI (ANRI Wil) yang adapada beberapa wilayah dimerger atau diserahkan ke daerah.

Dampak secara umum dari pelimpahan sebagian wewenangtersebut adalah semakin membengkaknya kegiatan di daerah sehinggasemakin banyak kelembagaan yang dibentuk di daerah, sebagai wadahdari pelimpahan urusan tersebut. Bertambahnya kelembagaan atauyang umumnya disebut sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)tentu akan berakibat terhadap beban negara serta kemungkinanpemborosan dan inefisiensi.

Beberapa daerah mempunyai kecenderungan untuk membentukSKPD yang baru, tidak saja untuk menampung berbagai pelimpahanurusan dari pusat tetapi juga ada tendensi untuk menempatkan orang-orang tertentu karena dianggap telah berjasa dalam kegiatan tertentutanpa melihat beban pekerjaan. Pembentukan SKPD yang kurangterkendali ini menyebabkan pemerintah pusat kembali menerbitkanperaturan perundangan yang baru untuk menata dan menertibkanjumlah SKPD yang baru, tidak saja untuk menampung berbagaipelimpahan urusan dari pusat tetapi juga ada tendensi untukmenempatkan orang-orang tertentu karena dianggap telah berjasa dalamkegiatan tertentu tanpa melihat beban pekerjaan. Pembentukan SKPDyang kurang terkendali ini menyebabkan pemerintah pusat kembalimenerbitkan peraturan perundangan yang baru untuk menata danmenertibkan jumlah SKPD yang semakin membengkak. Sebagai akibatdari berlakunya peraturan perundangan tersebut, maka banyak SKPDyang dilikuidasi atau dimerger. Demikian pula halnya dengan SKPDyang menangani kegiatan kearsipan banyak yang digabung denganurusan lainnya. Berdasarkan data terakhir pada tahun 2007 dari 33provinsi paling tidak ada 10 lembaga kearsipan yang digabung denganfungsi kegiatan lain dan umumnya digabung dengan kegiatanperpustakaan atau dengan dokumentasi.

Selain itu, ada hal yang menarik bahwa berdasarkan data tahun2007, 3 (tiga) provinsi yang kegiatan kearsipannya dilakukan oleh BiroUmum dan Perlengkapan, yaitu Bangka Belitung, Gorontalo dan MalukuUtara. Dengan melihat kasus ini jelas bahwa fungsi pengelolaan kearsipan

26

pada 3 (tiga) provinsi tersebut masih belum optimal, apalagi melihatfungsi Lembaga Kearsipan Daerah yang tidak saja bertanggung jawabuntuk pengelolaan arsip dinamis provinsi, juga sekaligus mengelolaarsip statis. Sementara, kewenangan Biro Umum hanya menanganiarsip dinamis di lingkungan kantor gubernur tidak dapat menjangkausampai pada dinas atau SKPD tingkat provinsi lainnya. Sedangkanpada 3 (tiga) provinsi lainnya masih belum jelas dimana kewenanganurusan kearsipan harus dilakukan yaitu di Provinsi Riau Kepulauan,Sulawesi Barat, dan Papua Barat. Hal ini dapat dimaklumi karena ketigaprovinsi terakhir tersebut merupakan provinsi baru. Tetapi pada tahun2008 ini ada perubahan yang cukup mendasar pada 3 (tiga) provinsiyang disebutkan pertama yaitu Bangka Belitung, Gorontalo dan MalukuUtara telah dibentuk Lembaga Kearsipan baik dalam bentuk Kantormaupun Badan.

Dengan melihat data tersebut di atas maka masih banyak provinsiyang urusan kearsipannya digabung atau masih belum jelas statusnya.Dengan kondisi seperti, ini maka timbul pertanyaan apakah sudahberfungsi secara optimal dari kegiatan kearsipan tersebut, atau pertanyaanyang lebih umum lagi apakah sudah siap menjadikan arsip sebagaisimpul pemersatu bangsa. Pertanyaan itu tentu perlu pengkajian yanglebih mendalam. Artikel ini akan dikemukakan kemungkinanpembentukan kantor regional kearsipan sebagai instansi vertikal untukmewujudkan visi kearsipan merupakan salah satu opsi dari permasalahantersebut.

Kalau dilihat dari segi kewenangan, maka daerah mempunyaikewenangan sepenuhnya untuk membentuk suatu SKPD sesuai dengankebutuhan dan kemampuan daerah yang bersangkutan. Umumnyainstansi pusat hanya merekomendasikan bahwa fungsi-fungsi tertentuharus di cover oleh SKPD yang akan dibentuk. Dengan kondisi sepertiini, maka tidak heran jika setiap daerah sangat bervariatif dalammenentukan dan membentuk SKPD sesuai dengan fungsi-fungsi yangdiinginkan oleh pusat, sama halnya dengan urusan kearsipan.Penggabungan dari beberapa urusan seringkali dilakukan walaupuntidak selamanya sesuai dengan kebutuhan dan kesamaan fungsi.Misalnya penggabungan antara kearsipan dengan perpustakaan atau

27

dengan dokumentasi dalam satu wadah SKPD nampaknya belum sesuaisepenuhnya, karena keduanya secara substansi, sifat dan kegiatannyaberbeda.

Dilihat dari kegiatan dan obyek yang ditangani antara dua urusantersebut jelas sangat berbeda, dimana arsip mengelola hasil kegiataninstansi yang original dan otentik apapun bentuk fisiknya sebagai bahanpertanggungjawaban dan akuntabilitas organisasi dan hanya terciptasekali, sementara perpustakaan mengelola bahan pustaka baik dalambentuk buku, majalah, atau koran yang fisiknya bisa diperoleh padabeberapa sumber. Selain itu, sifat dari kedua urusan tersebut jugaberbeda. Sebagian arsip khususnya yang dinamis adalah tertutupbahkan ada sanksi hukum bagi orang yang menyampaikan isi informasikepada pihak lain yang tidak berhak akan dikenakan sanksi pidana,sementara bahan pustaka secara umum adalah terbuka siapapun bolehmeminjam dan mengaksesnya. Cara peminjamannya juga berbeda,untuk bahan pustaka yang menjadi anggota dapat meminjam dan dapatdibawa ke rumah dengan jangka waktu peminjaman tertentu, sementaraarsip khususnya yang statis users atau pengguna tidak diperkenankanuntuk membawanya ke rumah tetapi hanya diperkenankan dibaca diruang baca atau direproduksi dengan persyaratan tertentu.

Karena perbedaan sifat ini maka untuk jenis arsip tertentu perluada pemeliharaan dan pengamanan secara khusus dan secara teknisakan berbeda dengan pengamanan dan pemeliharaan urusan kegiatanlainnya. Demikian pula untuk penggabungan arsip dengan urusan yanglain misalnya dengan Komunikasi atau Informasi atau bahkanDokumentasi seperti pada beberapa provinsi jelas akan mempunyaisifat dan kegiatan yang pasti berbeda, sehingga secara fungsi akan sulituntuk digabungkan.

Belum lagi dari masalah koordinasi dan penentuan anggaran jugaakan terkendala, misalnya kearsipan yang menginduk kepada ArsipNasional R.I sedangkan perpustakaan kepada Perpustakaan Nasional, ditingkat pusat secara anggaran ditentukan oleh DPR dengan Komisi yangberbeda akibatnya agak sulit dikoordinasikan. Hal ini juga pernahdikeluhkan oleh salah seorang anggota Dewan terhormat yang menanganisalah satu Komisi yang menaungi salah satu urusan tersebut di atas.

28

Kesulitan lainnya adalah masalah pelaksanaan fungsi kegiatan,dimana dengan penggabungan urusan, fungsi akan menjadi lebih banyaktetapi kurang fokus, akibatnya urusan yang harus ditangani lebih seriusmenjadi kurang tertangani. Hal ini ada semacam kontradiksi dimanajumlah kegiatan bertambah tetapi wadah organisasi justru malahdigabung.

Memang agak ironis, misalnya untuk urusan kearsipan di daerahdilaksanakan oleh lembaga kearsipan yang secara fungsi mengalamipenambahan beban dan bobot pekerjaan yang semula hanya menanganiarsip dinamis khususnya di lingkungan Kantor Gubernur tetapi denganadanya Otonomi Daerah yang kemudian ditegaskan kembali denganKeputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan ArsipStatis, dan belakangan diterbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 38Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,Pemda Provinsi dan Pemda Kabupaten/Kota, maka lembaga kearsipanprovinsi mempunyai kewenangan dalam pembinaan dilingkungannyadan SKPD provinsi serta pengelolaan arsip statis provinsi. Denganbeban pekerjaan yang bertambah nampaknya akan mengalami kesulitanjika wadah organisasinya digabung dengan urusan lain.

Sehingga dari uraian tersebut di atas sekali lagi dipertanyakan,mampukah lembaga kearsipan provinsi menjadikan arsip sebagai simpulpemersatu bangsa? Pertanyaan ini yang masih perlu dicermati karenalembaga kearsipan provinsi kewenangan dan tanggung jawabnyabertambah sementara wadahnya digabung dengan urusan yang jugamempunyai fungsi yang berbeda.

Barangkali sebagai salah satu alternatif adalah perlu dibentuknyasuatu instansi vertikal yang lebih fokus menangani kegiatan kearsipanmisalnya dalam bentuk kantor regional yang membawahi beberapaprovinsi. Tentu ide ini menimbulkan pro dan kontra, apalagi di eraotonomi daerah seperti sekarang ini, tetapi ada beberapa alasan yangdapat dipertimbangkan. Alasan utama adalah banyak LembagaKearsipan Provinsi yang belum berfungsi secara optimal kecuali sebagianbesar dari 9 (sembilan) bekas Kantor Perwakilan ANRI yang sudah siapbaik dari segi sarana, dana dan SDM pengelola kearsipan.

29

Sementara sebagian yang lain hampir dikatakan masih sangat terbatasdari segi anggaran atau bahkan SDM yang mampu dan terampil dibidang kearsipan. Pembinaan kearsipan pada daerah ini juga masihbelum berjalan lancar bahkan tidak jarang khasanah arsip statis yangdimiliki juga belum banyak, padahal potensi arsip yang ada belumdikembangkan. Sehingga sekali lagi dipertanyakan jika kegiatankearsipan belum dilakukan secara optimal bagaimana akan menjadikanarsip sebagai simpul pemersatu bangsa?

Alasan lain adalah lebih bersifat pragmatis bahwa dengandibentuknya Kantor Regional Kearsipan akan didukung sarana, SDM,serta dana dari ANRI sehingga pengelolaan arsip akan lebih tertanganisecara optimal, dan kemungkinan penambahan khasanah arsip statisakan menjadi lebih banyak. Khasanah baik yang bersifat muatan lokalkedaerahan atau yang berskala nasional dapat terus dikembangkan,sehingga dapat dijadikan sebagai bukti otentik pertanggungjawabandaerah atau nasional serta bukti sejarah lainnya. Bukti otentik darikegiatan kesejarahan tersebut yang nantinya akan menanamkan rasakebanggaan dan rasa nasionalisme serta menanamkan rasa berbangsadan bernegara. Arsip tersebut akan menggambarkan sejarah perjuangandaerah yang dengan susah payah bersatu untuk memerdekakan diridari penjajahan. Dengan arsip seperti ini, maka akan menjadikanidentitas dan jati diri serta alat pemersatu bangsa dari kemungkinanperpecahan SARA.

Alasan lain yang barangkali dapat dipertimbangkan adalahdengan melihat pengalaman instansi lain yang melakukan pembentukankantor regional misalnya Badan Kepegawaian Negara (BKN). Padahalurusan kepegawaian adalah bukan urusan yang harus ditangani pusat.Dengan asumsi dan beberapa alasan tersebut nampaknya dimungkinkanuntuk dibentuk Kantor Regional Kearsipan, bukan saja untukmenampung fungsi kegiatan kearsipan di daerah yang belum ditanganisecara optimal, tetapi sekaligus berfungsi sebagai collective memorydaerah yang kemudian digabung menjadi collective memory bangsasebagai alat dan simpul pemersatu bangsa.

30

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis di atas maka secara umum dapatdisimpulkan bahwa perlu adanya pemikiran ulang terhadap fungsi danperanan organisasi kearsipan yang terdiri atas unit kearsipan pusat danlembaga kearsipan daerah khususnya untuk tingkat provinsi.

Untuk tingkat pusat nampaknya berdasarkan pertimbanganpraktis dan pragmatis perlu mereduksi sebagian fungsi dari unitkearsipan hanya sebagai tempat keluar masuknya surat dan pengelolaanarsip aktif, sedangkan untuk pusat arsip inaktifnya (records centre) dapatdilakukan sepenuhnya atas tanggung jawab ANRI termasukpembinaannya.

Sementara untuk Lembaga Kearsipan Provinsi nampaknya perludibentuk Kantor Regional Kearsipan yang membawahi beberapa provinsisebagai tempat penyimpanan arsip statis provinsi, sebagai kolektifmemori daerah untuk mendukung kolektif memori bangsa danmewujudkan ars ip sebagai s impul pemersatu bangsa.

31

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, Data Base Unit Kearsipan Instansi Pusat, Jakarta Pusjibang Siskar, 2007.

Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis, Jakarta, 2004.

Martono, Boedi, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Sinar Harapan, Jakarta, 1994.

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007, tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

Profil Lembaga Kearsipan Daerah, ANRI, Jakarta, 2007.

Sumrahyadi, Laporan Training Records Management in Services of Democracy, Jakarta, 2005.

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Jakarta, 1971.

AKREDITASI LEMBAGA KEARSIPANPROVINSI DALAM RANGKAMENINGKATKAN LAYANAN

KEPADA MASYARAKAT

Abstract:

An accreditation and certification program in any area is needed in globalizationera that aims to fulfill all qualities of standards and requirments. The Accreditationand certification program is a powerful tool for raising the quality of any recordsand archival management. The program is one of the building functions of theNational Archives of the Republic of Indonesia (ANRI). ANRI has evaluatedprograms of the accreditation of archival institutions all over Indonesia andthen compares them with professional standards, strengthen the program andcommit to ongoing evaluation and improvement.This research was dedicated to observe the accreditation of provincial archivesthat has been done in the year of 2006 to 2008. The research analyzed the resultsof the accreditation and the main obstacle that faced during the research. Aresearch method used in this research is a descriptive method, by collecting datausing questionnaires with 4 scales. The questionnaires consist of the followingcomponents: institution, records management/handling records, handlingarchives, equipments, and human resources to handle archives/ records. Theresults of this research are: there is no archival institution get full accreditation,there are 3 archival institutions, get satisfied accreditation and 1 archivalinstitution cannot accredit.Key Words: accreditation, certification, standardization, institution, recordsmanagement/handling records, handling archives.

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 4, 5

32

Dra. Krihanta. MSi.

33

dan 6, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mempunyaikewenangan dalam melakukan pembinaan di bidang kearsipan.Pembinaan yang dilakukan oleh ANRI merupakan kegiatan dalamupaya mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional yangdiarahkan untuk penyelamatan dan pelestarian terhadap arsip yangmemiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional. Pembinaan kearsipanoleh ANRI dilaksanakan terhadap beberapa aspek yaitu pembinaanterhadap organisasi kearsipan (lembaga dan unit kearsipan), lembagakearsipan swasta, sistem pengelolaan arsip, penyelenggaraan diklatkearsipan, dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan. Lembagakearsipan merupakan organisasi kearsipan yang berada di provinsi,kabupaten dan kota, sedangkan unit kearsipan merupakan organisasikearsipan yang berada pada instansi/lembaga/badan di tingkat pusat.Pembinaan terhadap lembaga kearsipan membawa implikasi terhadappenyelenggaraan sistem kearsipan. Lembaga kearsipan yang memenuhipersyaratan sebagai lembaga yang baik dan menjalankan tugas pokokdan fungsinya secara profesional dalam bidang kearsipan akanmemainkan peranan yang signifikan dalam penyelenggaraan kearsipannasional. Arsip Nasional Republik Indonesia berkewajiban melakukanpembinaan agar lembaga kearsipan di seluruh Indonesia memenuhikelayakan dalam penyelenggaraan kearsipan sehingga pada akhirnyaakan dapat melayani masyarakat pengguna (user) dan pemangkukepent ingan la innya (s takeho lders ) secara profes ional .Sementara itu, keberhasilan atau kegagalan penyelenggaraan kearsipanjuga sangat bergantung pada profesionalisme dan kompetensisumber daya manusia.

Dengan kerangka pemikiran seperti yang telah diuraikan, makapenilaian terhadap kelayakan lembaga kearsipan patut dilaksanakan.Penilaian dalam konteks ini, dilaksanakan dalam bentuk kegiatanakreditasi dan pemberian sertifikat. Fungsi Lembaga Akreditasi danSertifikasi Kearsipan pada dasarnya memberikan jaminan terhadapkualitas dan kompetensi untuk organisasi kearsipan (lembaga dan unitkearsipan). Pembinaan dalam bentuk akreditasi lembaga kearsipan telahmulai dilakukan Arsip Nasional Republik Indonesia mulai tahun 2005.Walaupun masih dalam tahap uji coba akreditasi lembaga kearsipanyang dilakukan, namun perlu dikaji pelaksanaan kegiatan tersebut

34

dalam efisiensi dan efektivitas pelaksanaannya terutama dalam rangkameningkatkan layanan kepada pengguna. Untuk itu, penulis merasatertarik untuk mengkaji kegiatan akreditasi lembaga kearsipan tersebutdan mengambil judul kajian: ”Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsidalam rangka meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat”.

B. Permasalahan

Kegiatan Akreditasi Lembaga Kearsipan merupakan kegiatandari Subdit Akreditasi yang masih relatif baru. Banyak timbul pertanyaanakan manfaat kegiatan tersebut dan bagaimana pelaksanaan di lapangan.Oleh karena itu dalam kajian ini permasalahan yang akan diangkatadalah ”Bagaimana hasil pelaksanaan Akreditasi Lembaga KearsipanProvinsi yang telah dilaksanakan oleh Subdit Akreditasi dan SertifikasiANRI khususnya tahun 2006”.

C. Tujuan Kajian

Sesuai dengan permasalahan maka tujuan kajian ini adalah:1. Menganalisis hasil kegiatan uji coba akreditasi lembaga kearsipan

yang telah dilaksanakan khususnya tahun 2006 di 8 (delapan) lembaga kearsipan.2. Menganalisis kendala yang dihadapi pada pelaksanaan kegiatan akreditasi lembaga kearsipan.3. Merumuskan usulan pemecahan masalah dalam pelaksanaan kegiatan akreditasi lembaga kearsipan.

D. Manfaat Kajian

Kajian ini diharapkan bermanfaat dalam:1. Memberikan masukan terhadap Unit yang melakukan akreditasi lembaga kearsipan.2. Memberikan gambaran terhadap pelaksanaan kegiatan akreditasi lembaga kearsipan provinsi.3. Bagi penulis menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang akreditasi dan sertifikasi bidang kearsipan, khususnya akreditasi terhadap lembaga kearsipan provinsi.

35

E. Batasan Istilah

Dalam kajian ini yang dimaksud dengan:1. Standar adalah spesifikasi teknis atau suatu yang dibakukan disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat dan prinsip-prinsip kearsipan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman perkembangan masa kini dan yang akan datang untuk memperoleh manfaat sebesar-besarnya. Standar atau patokan yang disepakati sebagai tolok ukur keberhasilan kinerja.2. Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan, menerapkan dan merevisi standar yang dilaksanakan secara tertib dan bekerja sama dengan semua pihak.3. Akreditasi adalah rangkaian kegiatan pengakuan formal atas suatu instansi/lembaga yang menyatakan bahwa suatu lembaga telah memenuhi persyaratan untuk melaksanakan sertifikasi suatu bidang tertentu.4. Sertifikasi adalah suatu prosedur kegiatan untuk menilai, memonitor dan memberi jaminan tertulis yang menyatakan bahwa suatu lembaga/organisasi kearsipan telah memenuhi persyaratan-persyaratan untuk melaksanakan penyelenggaraan atau implementasi suatu bidang tertentu.5. Akreditasi Bidang Kearsipan adalah rangkaian kegiatan pengakuan formal oleh Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan, yang menyatakan kelayakan suatu penyelenggaraan

pendidikan dan pelatihan (diklat) kearsipan, organisasi kearsipandalam menyelenggarakan pengelolaan arsip dan kelayakan sistem

kearsipan berdasarkan pada pedoman yang telah ditentukanoleh ANRI.

6. Sertifikasi Bidang Kearsipan adalah rangkaian kegiatan penilaian, penetapan dan pemberian jaminan tertulis dalam bentuk sertifikat terhadap organisasi kearsipan, penyelenggaraan diklat kearsipan, dan SDM/Pengelola Kearsipan serta Sistem Kearsipan yang telah diakreditasi, serta sumber daya manusia kearsipan yang telah dilakukan assessment (penilaian) yang diakui kompetensi.

36

7. Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan adalah lembaga yang melaksanakan akreditasi dan menerbitkan sertifikat terhadap organisasi kearsipan, sistem pengelolaan arsip, penyelenggaraan diklat kearsipan, SDM/Pengelola Kearsipan, berdasarkan standar yang berlaku.8. Tim Penguji/Assessor adalah sekelompok orang yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Ketua Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan berdasarkan kualifikasi keahliannya dan bekerja sesuai sistem dan prosedur yang baku. untuk melaksanakan identifikasi, pengujian, penilaian, pemberian rekomendasi untuk penetapan keputusan dan evaluasi dalam waktu tertentu terhadap organisasi kearsipan, sistem pengelolaan arsip, penyelenggaraan pendidikan

dan pelatihan kearsipan, dan SDM Kearsipan.9. Lembaga Kearsipan adalah satuan organisasi yang bertanggung jawab dalam bidang kearsipan yang terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia, lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

F. Pembatasan Kajian

1. Kajian ini memiliki keterbatasan terutama cakupan akreditasi lembaga yang dikaji hanya pada kegiatan akreditasi lembaga kearsipan yang dilaksanakan oleh Subdit Akreditasi dan Sertifikasi tahun 2006 sebanyak 8 (delapan) lembaga kearsipan daerah tingkat provinsi.2. Akreditasi yang dilakukan masih dalam taraf uji coba dan instrumen-instrumen penilaian masih perlu disempurnakan.

37

KERANGKA KONSEPTUAL

A. Sekilas Sejarah dan Tujuan Akreditasi

Kegiatan Akreditasi awalnya dimulai di kalangan perguruantinggi. Kegiatan akreditasi di Amerika Serikat telah diawali sejak 100tahun yang lalu yang bertujuan untuk menjamin mutu pendidikan tinggiyang didasarkan atas evaluasi oleh pakar sejawat (peer review) dengananggapan bahwa mereka yang berada dalam lingkungan dan profesiyang sama adalah yang terbaik untuk memberika penilaian. (SistemAkreditasi Perguruan tinggi, Depdiknas, BAN, PT, 2002:5). Padaumumnya organisasi yang melakukan akreditasi adalah asosiasi profesiatau badan non pemerintah yang mandiri. Demikian juga di negara lainseperti Inggris, pembentukan badan-badan yang melakukan akreditasiterhadap perguruan tinggi sudah dilakukan sejak lama, namun secaraefektif dilakukan pada tahun 1990-an. Di Indonesia akreditasi dimulaisejak dibentuknya Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi olehMendikbud tahun 1994 yang meliputi akreditasi pendidikan dan kajian.

Akreditasi adalah proses penilaian eksternal suatu organisasiyang bertujuan untuk menjamin mutu, kualitas layanan dan keberadaansuatu organisasi. Diharapkan dengan adanya kegiatan akreditasi, suatuorganisasi terdorong untuk melakukan perbaikan. Jadi tujuan utamanyaadalah agar terjadi perbaikan dalam bidang yang diuji di masa mendatangmelalui serangkaian proses penilaian oleh lembaga akreditasi.

B. Akreditasi di Bidang Kearsipan di Indonesia

Dalam perkembangan selanjutnya pelaksanaan akreditasi dansertifikasi dilakukan juga oleh badan-badan pemerintah yang padaprinsipnya untuk melindungi kepentingan stakeholder (pemangkukepentingan) atau pihak-pihak terkait dengan bidang yang diakreditasidan disertifikasi. Di Indonesia badan akreditasi di berbagai bidang mulaitumbuh dan berkembang dengan berbagai macam sistem.Ada yang bersifat independen dan juga berada di bawah suatu instansipemerintah yang sifatnya independen dan juga ada merupakan unit

38

dari suatu instansi pemerintah. Akreditasi dan Sertifikasi dapat bersifatwajib (mandatory) atau bersifat sukarela (voluntary). Kewajiban mendapatakreditasi dan sertifikasi biasanya dilakukan oleh instansi pemerintahdalam bidang tertentu terutama yang menyangkut keamanan dankeselamatan, sementara yang bersifat sukarela diterapkan oleh organisasiyang independen.

Akreditasi di bidang kearsipan dimulai dengan Surat KeputusanKepala Arsip Nasional RI Nomor KEP.03 Tahun 2003 tentangPenyempurnaan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RepublikIndonesia dimana dalam Surat Keputusan tersebut dibentuk unit baruyang tercantum pada pasal 52 yaitu Direktorat Pengembangan SumberDaya Manusia dan Akreditasi Kearsipan. Kemudian dengan PeraturanKepala Arsip Nasional RI Nomor 03 Tahun 2006 tanggal 22 Desember2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RepublikIndonesia, pada pasal 58, maka Direktorat Pengembangan Sumber DayaManusia dan Akreditasi Kearsipan diubah menjadi Direktorat Akreditasidan Profesi Kearsipan. Direktorat Akreditasi dan Profesi Kearsipanterdiri dari Sub Direktorat yaitu Sub direktorat Akreditasi dan SertifikasiKearsipan dan Sub Direktorat Bina Arsiparis dan Jabatan Fungsional.

Sesuai dengan Pasal 63 Peraturan Kepala Arsip Nasional RINomor 03 Tahun 2006 maka tugas Sub Direktorat Akreditasi danSertifikasi Kearsipan adalah melaksanakan akreditasi penyelenggaraanpendidikan dan pelatihan kearsipan dan lembaga atau unit kearsipanserta pelaksanaan sertifikasi kompetensi sumber daya manusia kearsipan.Sebagai unit baru, maka unit ini mulai bekerja dengan menyiapkanmanual atau panduan dalam melaksanakan akreditasi dan sertifikasidan baru dapat melaksanakan uji coba akreditasi lembaga kearsipanpada tahun 2005.

C. Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip terdiri dari Arsip NasionalRI, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan Lembaga Kearsipan

39

Kabupaten/Kota. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembagaPemerintah Pusat yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahandi bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuanorganisasi perangkat Daerah Provinsi yang bertanggung jawab dalamurusan pemerintahan Daerah Provinsi di bidang kearsipan sesuai denganketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. LembagaKearsipan Kabupaten/Kota adalah satuan organisasi perangkat DaerahKabupaten/Kota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan yang berlaku.

Nomenklatur atau penamaan masing-masing Lembaga Kearsipandi tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota sangat beragam. Hal ini karenamasing-masing daerah berbeda kebutuhan dan dikarenakan otonomidaerah serta perbedaan persepsi dalam memandang pentingnyapengelolaan arsip. Penamaan pada Lembaga Kearsipan Provinsiumumnya dengan Badan Arsip yang berdiri sendiri atau gabungandengan fungsi lainnya seperti perpustakaan, pengolahan data elektronikatau informasi dan komunikasi. Sedangkan untuk Lembaga KearsipanKabupaten/Kota umumnya dengan nama Kantor Arsip yang berdirisendiri atau gabungan dengan fungsi lain sama halnya seperti LembagaKearsipan Provinsi.

Sesuai dengan perkembangan dan perubahan strukturpemerintahan khususnya dengan keluar Peraturan Pemerintah RepublikIndonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah,khususnya tentang besaran organisasi dan perumpunan perangkatdaerah, yang tercantum pada Bab V Pasal 19–22 bahwa jumlah perangkatdaerah dibatasi sesuai jumlah penduduk, luas wilayah dan jumlah APBDserta perumpunan dimana pada Pasal 22 ayat (5) huruf bidangperpustakaan, arsip dan dokumentasi dalam satu rumpun. Berkaitandengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun2007 tersebut, banyak terjadi perubahan penamaan atau nomenklaturLembaga Kearsipan Daerah Provinsi. Ada yang berdiri sendiri sebagaiBadan Arsip dan ada pula yang bergabung dengan fungsi lain sepertiperpustakaan, dokumentasi dan informasi sesuai perumpunan

40

Pasal 22 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.

D. Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan

Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan adalah lembagayang melaksanakan akreditasi dan menerbitkan sertifikat di bidangkearsipan yang dapat meliputi organisasi atau lembaga kearsipan, sistempengelolaan arsip, penyelenggaraan diklat kearsipan, SDM/PengelolaKearsipan, berdasarkan standar yang berlaku. Sesuai dengan PeraturanPemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang PembagianUrusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi,dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, maka kegiatan akreditasidan sertifikasi merupakan porsi urusan Pemerintah dan tidak menjadiporsi urusan Pemerintah Daerah Provinsi atau Kabupaten/Kota. Olehkarena itu, Lembaga Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan dalam hal iniadalah ANRI yang dilaksanakan oleh Direktorat Akreditasi dan ProfesiKearsipan. Sehingga dalam pelaksanaan akreditasi lembaga kearsipanini diterapkan konsep mandatory (suatu keharusan) dimana hal inidilaksanakan sebagai fungsi pembinaan lembaga kearsipan oleh ArsipNasional Republik Indonesia dalam rangka membina lembaga-lembagakearsipan di Indonesia.

E. Layanan Kearsipan

Layanan publik merupakan ujung tombak dari pengelolaan arsiplembaga kearsipan. Proses yang terjadi dalam mengelola lembagakearsipan akan berakibat pada baik buruknya layanan kepada masyarakatatau pemangku kepentingan lain (stakeholders). Era kini merupakan erapemangku kepentingan lain (stakeholders). Era kini merupakan eralayanan, keberadaan dan tingkat keterpercayaan masyarakat akan terlihatdari sisi bagaimana lembaga kearsipan tersebut memberikan layanansecara profesional kepada penggunanya. Jika dilihat dari fungsi lembagakearsipan provinsi, maka fungsi layanannya cukup luas yaitumemberikan layanan arsip inaktif kepada unit-unit kerja di provinsiserta memberikan layanan arsip statis kepada masyarakat sesuai denganpersyaratan yang ditetapkan.

41

METODOLOGI KAJIAN DAN ANALISIS

A. Jenis Kajian

Metode kajian yang digunakan dalam kajian ini yaitu metodedeskriptif, yaitu metode yang menggambarkan situasi dan kondisi hasilkajian. Metode deskriptif digunakan untuk mengkaji, mengidentifikasidan mendeskripsikan kegiatan akreditasi terhadap 8 (delapan) lembagakearsipan propinsi. Data yang dikumpulkan melalui kuesioner denganalternatif jawaban skala 4 dan skor jawaban mulai dari 0, 1, 2sampai 3.

B. Subyek dan Obyek Kajian

Subyek kajian ini adalah pelaksanaan akreditasi lembagakearsipan. Sedangkan objek kajian ini adalah Lembaga Kearsipan Provinsiyang diakreditasi tahun 2006 meliputi 8 (delapan) Propinsi yaitu BadanArsip Daerah Provinsi Papua, Badan Perpustakaan dan Arsip DaerahProvinsi Sumatera Utara, Kantor Arsip Daerah Provinsi Bali, BadanArsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, BadanPerpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, BadanArsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Timur, KantorArsip Daerah Provinsi Jambi, Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu.

C. Teknik Pengumpulan Data

Data primer dalam kajian ini diperoleh dari penyebarankuesioner yang dilakukan oleh petugas akreditasi dari ANRI yangdikoordinir oleh Subdit Akreditasi dalam melakukan akreditasike-8 (delapan) Lembaga kearsipan provinsi pada tahun 2006. Datadikumpulkan dengan menggunakan instrumen penilaian berupakuesioner dengan sistem tertutup terdiri dari 4 alternatif jawaban.Kuesioner dibagi ke dalam 5 (lima) komponen yaitu: Kelembagaan,Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Statis, Sarana danPrasarana Kearsipan, dan Sumber Daya Manusia Kearsipan.

42

D. Teknik Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan statistikdeskriptif yaitu dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkandata yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud untukmembuat kesimpulan yang berlaku umum atau generalisasi (Sugiyono,1994:112). Statistik deskriptif mencakup metode dan prosedur untukproses meringkas, menyederhanakan, mereduksi dan menyajikanserangkaian data mentah untuk menyampaikan esensi dari data kepadapihak lain. Kemudian data primer yang diperoleh dari kuesioner atauinstrumen penilaian dikelompokkan ke dalam masing-masing komponen.Setiap komponen terdiri dari beberapa variabel dan variabel terdiri daribeberapa parameter. Nilai seluruh komponen ditotal dan dibagi jumlahkomponen sehingga menghasilkan nilai komponen untuk masing-masing daerah. Hasil penilaian dianalisis dan dibandingkan masing-masing perolehan tiap lembaga kearsipan daerah untuk mendeskripsikanhasil kajian. Kemudian nilai tiap komponen untuk tiap lembaga dijumlahdan dibagi jumlah komponen untuk menghasilkan nilai akreditasi.Berdasarkan Pedoman Akreditasi Lembaga Kearsipan maka PenetapanAkreditasi terdiri dari:1. Akreditasi Istimewa (memuaskan) berlaku selama 5 tahun apabila skor atau nilai rata-rata seluruh komponen 2,5 sampai 3 dan tidak ada nilai dari parameter pada tiap-tiap komponen < 2 (lebih kecil dari 2).2. Akreditasi Penuh (baik sekali) berlaku selama 3 tahun apabila skor atau nilai rata-rata seluruh komponen antara 2–2,49 dan tidak ada nilai dari parameter pada tiap-tiap komponen < 2 (lebih

kecil dari 2).3. Akreditasi Bersyarat (baik) berlaku selama 1 tahun apabila skor atau nilai rata-rata seluruh komponen antara 1–1,99 dan tidak ada nilai dari parameter pada tiap-tiap komponen < 1 (lebih kecil

dari 1).4. Tidak terakreditasi, skor atau nilai masing-masing komponen

< 1 (lebih kecil dari 1).

43

HASIL KAJIAN DAN ANALISIS

A. Deskripsi Umum Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi

1. Kedudukan

Objek kajian seperti telah disebutkan terdiri dari 8 (delapan) lembaga kearsipan provinsi yaitu: Badan Arsip Daerah Provinsi Papua, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara, Kantor Arsip Daerah Provinsi Bali, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, Badan Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Timur, Kantor Arsip Daerah Provinsi Jambi, Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu. Lembaga kearsipan daerah provinsi tersebut pada dasarnya merupakan lembaga teknis daerah sebagai pelaksana tugas di bidang kearsipan.

2. Tugas dan Fungsi

Penamaan atau nomenklatur masing-masing lembaga berbeda dan tingkat eselonering juga berbeda. Namun jika dilihat dari tugas fungsi sesuai dengan Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota maka ke-8 lembaga kearsipan provinsi tersebut mempunyai tugas dan fungsi yang

sama. Tugas dan fungsi lembaga kearsipan provinsi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tersebut meliputi:a. Kebijakan:

Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara nasional meliputi:

1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelengggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan

kebijakan nasional.

44

2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistemkearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan

nasional.4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan

jaringan kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.b. Pembinaan meliputi:

Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badanusaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota.

c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan, meliputi:1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota

terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi.2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip yang telah

memiliki pedoman retensi.d. Akreditasi dan Sertifikasi (tidak ada kewenangan pemerintah

daerah provinsi dalam bidang ini)e. Pengawasan/Supervisi, meliputi:

1) Pengawasan/Supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipanperangkat daerah provinsi dan lembaga kearsipan

kabupaten/kota2) Pengawasan/Supervisi terhadap penyelenggaraan

pembinaan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.

45

Nilai Komponen(Jmlh nilai

parameter: jmlhparameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameterNo Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

Tabel 1. Hasil Penilaian Komponen Kelembagaan untuk 8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

B. Hasil Kajian dan Analisis

1. Hasil kajian berdasarkan masing-masing komponen

a. Komponen KelembagaanDari komponen Kelembagaan yang diujikan kepada 8 (delapan)lembaga kearsipan daerah terdiri dari 5 (lima) variabel yaitu:

Dasar Hukum, Bentuk Lembaga, Visi dan Misi serta Rencana Strategis. Masing masing variabel terdiri dari parameter yang berbeda-beda jumlahnya. Secara lengkap instrumen atau kuesioner

tentang kelembagaan terdapat pada lampiran.

Dari hasil analisis data untuk 8 (delapan) lembaga kearsipan diperoleh nilai tentang kelembagaan sebagai berikut:

46

Dari Tabel 1 hasil penilaian dari komponen kelembagaan dapatdilihat bahwa dari segi kelembagaan sudah cukup baik dimananilai yang diperoleh di atas skala 2 kecuali Badan Arsip DaerahProvinsi Papua. Bahkan Badan Arsip dan Perpustakaan DaerahProvinsi Sulawesi Selatan dan Kantor Arsip Daerah ProvinsiJambi mendapat nilai 3 yaitu nilai tertinggi dengan akreditasi

istimewa untuk komponen kelembagaan. Dilihat dari komponenkelembagaan, dari ke-8 (delapan) lembaga kearsipan tersebut6 (enam) lembaga kearsipan sudah cukup baik, kecuali Badan

Arsip Daerah Provinsi Papua dan Kantor Arsip Daerah ProvinsiBengkulu. Jika Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah ProvinsiSulawesi Selatan memperoleh nilai 3 dari komponen kelembagaandianggap wajar karena merupakan lembaga kearsipan yang

sudah cukup tua dan eks ANRI wilayah, namun pencapaian dari Kantor Arsip Daerah Provinsi Jambi merupakan suatu prestasi

tersendiri.

b. Komponen Pengelolaan Arsip DinamisDari komponen Pengelolaan Arsip Dinamis yang diujikan kepada8 (delapan) lembaga kearsipan daerah terdiri dari 5 (lima) variabelyaitu: Tata Naskah Dinas, Pengelolaan Surat dan Naskah Dinas,

Pengelolaan Arsip Aktif, Pengelolaan Arsip Inaktif, Penyimpanandan Penataan, Penemuan Kembali, Layanan Arsip, Pengelolaan

Sumber: Laporan Ujicoba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, S u b d i t Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

Nilai Komponen(Jmlh nilai

parameter: jmlhparameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameterNo Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

47

Tabel 2. Hasil Penilaian Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis untuk 8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

Nilai Komponen(Jmlh nilai

parameter: jmlhparameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

Arsip Vital dan Penyusutan. Masing masing variabel terdiri dariparameter yang berbeda-beda jumlahnya. Secara lengkapinstrumen atau kuesioner tentang Pengelolaan Arsip Dinamisterdapat pada lampiran kajian ini.

Dari hasil analisis data untuk 8 (delapan) lembaga kearsipandiperoleh data tentang Pengelolaan Arsip Dinamis sebagai berikut

48

Nilai Komponen(Jmlh nilai

parameter: jmlhparameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

Sumber: Laporan Ujicoba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, Subdit Akreditasidan Sertifikasi Kearsipan, ANRI, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

49

Dari Tabel 2 terlihat bahwa pengelolaan arsip dinamis belumoptimal dan bahkan dua lembaga kearsipan yaitu Badan Arsip

Daerah Provinsi Papua, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu memperoleh nilai di bawah 2. Dan, hal yang menarik adalah pada variabel ‘penemuan kembali’ dimana tiga lembaga kearsipan yaitu Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kaimantan Selatan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu memperoleh nilai 0. Hal ini perlu menjadi bahan kajian apakah instrumen penilaian kurang tepat atau memang keadaan di lapangan demikian adanya.

c. Komponen Pengelolaan Arsip StatisKomponen Pengelolaan Arsip Statis yang diujikan kepada8 (delapan) lembaga kearsipan daerah terdiri dari 4 (empat)

variabel yaitu: Akuisisi, Pengelolaan dan Penataan/Penyimpanan, Pelestarian/Perawatan Arsip serta Layanan dan Akses (Penggunaan). Masing-masing komponen terdiri dari beberapa

variabel dan tiap variabel terdiri dari beberapa parameter yang berbeda-beda jumlahnya. Secara lengkap instrumen atau kuesioner

tentang Pengelolaan Arsip Statis terdapat pada lampiran.

Dari hasil pengumpulan data untuk 8 (delapan) lembaga kearsipan diperoleh nilai komponen Pengelolaan Arsip Statis sebagai berikut:

Tabel 3. Hasil Penilaian Komponen Pengelolaan Arsip Statis untuk 8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

50

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

51

Sumber: Laporan Ujicoba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, Subdit Akreditasidan Sertifikasi Kearsipan, ANRI, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

Dari Tabel 3 dapat dianalisis bahwa komponen Pengelolaan ArsipStatis umumnya masih kurang, dimana masih terdapat nilai yangdiperoleh di bawah 2 yaitu Badan Arsip Daerah Provinsi Papua,Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara,Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan

Selatan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu. Jika dicermati nilai variabel yang masih sangat kurang adalah pada variabel Pelestarian/Perawatan Arsip dan Layanan dan Akses/Penggunaan. Bahkan Badan Arsip Daerah Provinsi Papua

untuk kedua variabel tersebut memperoleh nilai 0. Sementara nilai penuh 3 diperoleh oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dan kantor Arsip Daerah Provinsi Bali.

d. Sarana dan Prasarana KearsipanKomponen Sarana dan Prasarana Kearsipan yang diujikan kepada8 (delapan) lembaga kearsipan daerah terdiri dari 3 (tiga) variabelyaitu: Sarana Pengelolaan Arsip Aktif, Sarana Pengelolaan ArsipInaktif, Sarana Pengelolaan Arsip Statis. Masing masing variabelterdiri dari 3 (tiga) parameter. Secara lengkap instrumen ataukuesioner tentang Sarana dan Prasarana Kearsipan terdapat padalampiran. Dari hasil analisis, data untuk 8 (delapan) lembagakearsipan berkaitan dengan Sarana dan Prasarana Kearsipanadalah sebagai berikut:

52

Sumber: Laporan Uji coba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, Subdit Akreditasidan Sertifikasi Kearsipan, ANRI, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

Tabel 4. Hasil Penilaian Komponen Sarana dan Prasarana Kearsipanpada 8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

53

Dari Tabel 4 dapat dianalisis bahwa komponen Sarana dan Prasarana Pengelolaan Arsip Statis umumnya masih kurang, dimana masih terdapat nilai yang diperoleh di bawah 2 yaitu Badan Arsip Daerah Provinsi Papua, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu. Dan, jika dicermati nilai variabel yang masih sangat rendah nilainya adalah Pelestarian/ Perawatan Arsip dan layanan dan Akses/Penggunaan bahkan Badan Arsip Daerah

Provinsi Papua untuk kedua variabel tersebut memperolehnilai 0. Sementara nilai penuh 3 diperoleh oleh Badan Arsip dan

Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bali.

e. Sumber Daya Manusia KearsipanKomponen Sumber Daya Manusia Kearsipan yang diujikan

kepada 8 (delapan) lembaga kearsipan daerah terdiri dari3 (tiga) variabel yaitu: Pimpinan Lembaga Kearsipan, Unsur Staf

dan Arsiparis. Ketiga variabel berbeda parameternya yaitu 2, 2 dan 4. Secara lengkap instrumen atau kuesioner tentang Sumber

Daya Manusia Kearsipan terdapat pada lampiran. Hasilpengumpulan data dan nilai untuk 8 (delapan) lembaga kearsipanberkaitan dengan Sumber Daya Manusia Kearsipan adalah sebagai

berikut:

Tabel 5 Hasil Penilaian Komponen Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk 8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

54

Sumber: Laporan Ujicoba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, Subdit Akreditasidan Sertifikasi Kearsipan, ANRI, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

Nilai Komponen(Jmlh nilai

seluruhparameter: jmlh

parameter)

No Lembaga KearsipanProvinsi Variabel Jumlah

ParameterNilai tiap

parameter

Dari Tabel 5 dapat dilihat bahwa komponen Sumber Daya ManusiaKearsipan umumnya masih kurang, dimana masih terdapat nilaiyang diperoleh di bawah 2 yaitu Badan Arsip Daerah Provinsi

Papua, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi SumateraUtara, Badan Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi KalimantanTimur, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Kalimantan Selatan dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Bengkulu.Jika dicermati komponen SDM ini merupakan komponen

yang paling rendah perolehan nilainya secara keseluruhan dimana5 (lima) lembaga kearsipan memperoleh nilai dibawah 2.

Sementara nilai variabel yang masih sangat kurang adalah varibelpimpinan dan arsiparis, bahkan di Badan Arsip Daerah ProvinsiPapua kedua parameter memperoleh nilai 0.

Tabel 6. Hasil Penilaian untuk Seluruh Komponen pada8 (delapan) Lembaga Kearsipan Provinsi

55

2. Hasil Penilaian untuk seluruh komponen (Nilai Akreditasi)

Dari pembahasan tentang Hasil Kajian dan Analisis pada poin 1 tentang hasil kajian berdasarkan masing-masing komponen maka berikut akan dibahas penilaian untuk keseluruhan komponen untuk tiap lembaga kearsipan. Dari hasil penilaian untuk keseluruhan nilai komponen dibagi dengan jumlah komponen maka akan diperoleh nilai akhir sebagai nilai akreditasi,

NilaiAkreditasi (Nilai

seluruh komponendibagi : jmlhkomponen))

No LembagaKearsipan Provinsi Komponen Nilai tiap

komponen

56

Sumber: Laporan Ujicoba Akreditasi Lembaga Kearsipan tahun 2006, Subdit Akreditasidan Sertifikasi Kearsipan, ANRI, berdasarkan formulir pada lampiran

tulisan ini.

NilaiAkreditasi (Nilai

seluruh komponendibagi : jmlhkomponen))

No LembagaKearsipan Provinsi Komponen Nilai tiap

komponen

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil kajian dapat disimpulkan secara umum bahwapenerapan, pengelolaan kearsipan di 8 (delapan) lembaga kearsipanprovinsi belum mencapai tahap yang memuaskan. Khusus lembagakearsipan yang belum lama terbentuk mempengaruhi nilai yangdiperoleh. Beberapa komponen jumlahnya masih banyak yang di bawahnilai 2. Bahkan beberapa variabel memperoleh nilai 0. Jika penilaiandilihat per komponen, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dari Segi Penilaian Tiap Komponen

a. Komponen KelembagaanDari komponen kelembagaan yang diujikan rata-rata nilai yang

diperoleh cukup baik dibanding dengan komponen lain. Hanya Badan Arsip Provinsi Papua dan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara, yang memperoleh nilai di

bawah 2. Sementara nilai tertinggi diperoleh oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dan Kantor

57

Arsip Daerah Provinsi Jambi dengan nilai penuh 3. Dari segi kelembagaan secara umum ke delapan lembaga kearsipan sudah cukup baik, namun dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah dimana penamaan atau nomenklatur serta kelembagaan kearsipan pada saat ini banyak yang dalam proses perubahan. Namun diharapkan perubahan struktur dan nomenklatur tersebut tidak mengurangi peran dan fungsi lembaga dalam pengelolaan kearsipan.

b. Komponen Pengelolaan Arsip DinamisDari komponen Pengelolaan Arsip Dinamis yang diujikanrata-rata nilai yang diperoleh cukup baik dibanding dengan

komponen lainnya. Dari 9 (sembilan) komponen yang diujikan ada 3 (tiga) komponen yang perolehan nilainya kecil bahkan ada

yang 0 yaitu variabel Penemuan Kembali, Layanan Arsip dan Pengelolaan Arsip Vital. Efektivitas pengelolaan arsip terlihat dari tingkat penemuan kembali arsip yang diminta/dirujuk dan

kualitas layanannya. Hal ini menggambarkan kondisi pengelolaanarsipnya masih kurang baik sehingga tingkat penemuan

kembalinya juga rendah. Dari kondisi ini diharapkan lembaga kearsipan tersebut lebih menggiatkan usaha-usaha peningkatan

layanan, apalagi dengan disahkannya Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik dimana dalam undang-undang tersebut tercantum bahwa tidak memberikan informasi yang menjadi hak publik, maka publik dapat menggugat badan publik

atau lembaga kearsipan tersebut.Begitu pula dengan pengelolaanarsip vital perlu terus dikembangkan dimana kesadaran tentangperlunya program arsip vital meningkat setelah bencana tsunami,

banjir dan bencana lainnya kerap melanda Indonesia dan dunia.

c. Komponen Pengelolaan Arsip StatisDari hasil pengujian komponen pengelolaan arsip statis dapat

dilihat bahwa kondisi pengelolaan arsip statis umumnya juga masih kurang, dimana juga masih terdapat nilai yang diperoleh di bawah 2. Sebagai lembaga kearsipan di tingkat provinsi dimana salah satu fungsinya adalah mengelola dan melayankan arsip

58

statis, maka perlu perhatian yang lebih serius dalam pengelolaan arsip statisnya terutama dalam pengolahan dan pelayanan arsip bagi pengguna.

d. Komponen Sarana dan Prasarana Kearsipan Sarana dan prasarana perolehan nilainya juga masih ada dibawah 2 yaitu. Peningkatan layanan juga akan sangat tergantung pada

sarana dan prasarana yang tersedia, sehingga perbaikan sarana dan prasarana juga harus terus ditingkatkan masing-masing lembaga kearsipan.

e. Komponen SDM KearsipanJika dicermati komponen SDM ini merupakan komponen yang

paling rendah perolehan nilainya secara keseluruhan dimana5 lembaga kearsipan memperoleh nilai di bawah 2. Sementara

nilai variabel yang masih sangat kurang adalah varibel pimpinan dan arsiparis, bahkan di Badan Arsip Daerah Provinsi Papua dan arsiparis, bahkan di Badan Arsip Daerah Provinsi Papua kedua parameter memperoleh nilai 0. Faktor Sumber Daya Manusia merupakan penentu keberhasilan suatu lembaga, untuk itu perlu perhatian serius dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia di lembaga kearsipan provinsi tersebut. Apalagi dari hasil penilaian, variabel yang masih sangat rendah yaitu variabel arsiparis sebagai tulang punggung kegiatan kearsipan di lembaga kearsipan tersebut.

2. Dari Nilai Akreditasi Lembaga Kearsipan

Nilai akreditasi yang diperoleh 3 (tiga) lembaga kearsipan cukupbaik, yaitu Akreditasi Memuaskan yang diperoleh Badan ArsipDaerah Provinsi Bali, Sulawesi Selatan dan Kantor Arsip DaerahProvinsi Jambi. Sementara Akreditasi Penuh (baik sekali) tidak

ada lembaga yang memperolehnya dan Akreditasi Bersyarat (baik) diperoleh oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, Badan Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Timur, Kantor Arsip Daerah

59

Provinsi Jambi. Sementara Akreditasi Penuh (baik sekali) tidak ada lembaga yang memperolehnya dan Akreditasi Bersyarat (baik) diperoleh oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, Badan Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Timur, Kantor Arsip Daerah

Provinsi Bengkulu, dan Badan Perpustakaan an Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. Sementara yang tidak terakreditasi adalah Badan Arsip Daerah Provinsi Papua.

B. Saran

1. Kegiatan akreditasi ini dimaksudkan dalam rangka pembinaan sehingga hasil Akreditasi yang sifatnya masih uji coba ini dapat dipergunakan sebagai masukan terhadap perbaikan kinerja dan keberadaan lembaga kearsipan provinsi.2. Dari hasil akreditasi secara keseluruhan, komponen sumber daya manusia memperoleh nilai yang paling rendah dibanding komponen lainnya. Hal ini harus menjadi perhatian bagi lembaga kearsipan provinsi serta bahan masukan bagi Arsip Nasional RI dalam usaha meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia terutama arsiparisnya sebagai ujung tombak pengelolaan arsip secara profesional.3. Instrumen yang dipergunakan masih harus terus dikembangkan sehingga mencapai kesempurnaan karena masih terdapat pemahaman yang berbeda pada saat diujikan kepada lembaga kearsipan provinsi.

60

FORMULIR AKREDITASI LEMBAGA KEARSIPAN BAGI

LEMBAGA PEMERINTAH DI TINGKAT DAERAH

DATA INSTANSI

Nama Instansi : ……………………………………………..

Nama LembagaKearsipan : …………………………………………….

Tingkat Eselonering : …………………………………………………Nama Pimpinan : ......................................................................Lembaga kearsipan : ……………………………………………...

Nama Jabatan : ....................................................................

Alamat : ……………………………………………...

… … … … … … . … … … … … … … … … … …

No. Telp : ………………………………………………

No. Faks : ………………………………………………

Nama Asesor : 1 … … … … … … … … … … . . . . . . … … … … … … …

2 ………………………….. . . . .………………..

3 … … … … … … … … … … . . . . . . … … … … … …

Lampiran

61

Petunjuk Pengisian:1. Pilih salah satu pernyataan yang sesuai dengan kondisi yang

ada pada lembaga kearsipan Saudara dengan cara memberikantanda • pada jawaban yang paling sesuai.

2. Apabila jawaban tidak ada yang sesuai, maka pilihlah pernyataan yang paling mendekati kesesuaian dengan kondisi

yang ada.

A. KELEMBAGAAN

1. Dasar HukumKetentuan tertulis tentang pembentukan unit kearsipan yang

mencakup kebijakan dan prosedur penyelenggaraan kearsipan

a. Ada dasar hukum yang tertulisq = Tidak ada dasar hukum yang tertulisq = Ada dasar hukum tertulis yang ditetapkan pimpinanq = Ada dasar hukum tertulis, ditetapkan oleh pimpinan dan

disosialisasikanq = Ada dasar hukum tertulis, ditetapkan oleh pimpinan dan

disosialisasikan serta dievaluasib. Ada Kewenangan yang dimiliki oleh unit kearsipanq = Tidak ada kewenangan yang dimiliki secara tertulisq = Ada kewenangan tertulis ditetapkan oleh pimpinanq = Ada kewenangan tertulis di tetapkan pimpinan dan

disosialisasikanq = Ada kewenangan tertulis ditetapkan pimpinan,

disosialisasikan dan dilaksanakan

2. Bentuk Unit Kearsipan Unit kearsipan adalah satuan organisasi yang bertanggungjawab

dalam bidang kearsipan di instansi tingkat pusat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

a. Adanya struktur organisasi dan uraian tugasq = Tidak ada dokumen tentang struktur organisasi dan

uraian tugasq = Ada dokumen struktur organisasi dan uraian tugas yang

ditetapkan pimpinan, dan lengkapq = Ada dokumen struktur organisasi dan uraian tugas yang

ditetapkan pimpinan, lengkap dan dilaksanakanq = Ada dokumen struktur organiasasi dan uraian tugas yang

ditetapkan pimpinan, lengkap, dilaksanakan dan di evaluasi

b. Ada rencana operasionalq = Tidak ada dokumen rencana operasionalq = Ada dokumen rencana operasional yang ditetapkan

pimpinan dan staf tetapi tidak disosialisasikan.q = Ada dokumen rencana operasional, ditetapkan pimpinan

dan staf dan disosialisasikanq = Ada dokumen rencana operasional yang ditetapkan

pimpinan dan staf di sosialisasikan, dilaksanakan dan dievaluasi

c. Ada kerjasama dengan instansi lain yang terkaitq = Tidak ada dokumen tertulis tentang hubungan kerjasama

dengan instansi lainq = Ada dokumen tertulis tentang hubungan kerjasama

dengan instansi lain yang dibuat oleh pimpinan tetapi tidak dilaksanakan dan disosialisasikan

q = Ada dokumen tertulis tentang hubungan kerjasama dengan instansi lain dan dilaksanakan

q = Ada dokumen tertulis tentang rencana hubungan kerjasama dengan instansi lain yang dibuat pimpinan,

dilaksanakan, dievaluasi dan ditindak lanjuti.

d. Ada analisis kebutuhan tenaga fungsional arsiparisq = Tidak ada dokumen tertulis tentang analisis kebutuhan

tenaga fungsional

62

q = Ada dokumen tertulis tentang analisis kebutuhan tenagafungsional

yang dibuat pimpinan dan staf tetapi tidak disosialisasikanq = Ada dokumen tertulis tentang analisis kebutuhan tenaga

fungsional yang dibuat pimpinan dan staf dan disosialisasikan

q = Ada dokumen tertulis tentang analisis kebutuhan tenagafungsional yang dibuat pimpinan dan staf disosialisasikan,dilaksanakan dan dievaluasi.

3. Visi dan Misi Unit KearsipanUnit Kearsipan mempunyai misi dan misi yang jelas sebagai

panduan arah dalam mencapai tujuan yang dilaksanakan d imasakini dan masa mendatang.

Parameter :a. Adanya kegiatan pelayanan yang berorientasi terhadap kepuasan

pengguna atau masyarakat.q = Tidak ada dokumen tentang kegiatan pelayananq = Ada dokumen tentang kegiatan pelayanan tetapi tidak

lengkapq = Ada dokumen tentang kegiatan pelayanan lengkap tetapi

tidak disosialisasikanq = Ada dokumen tentang kegiatan pelayanan lengkap dan

disosialisasikan

4. Rencana StrategisRumusan rencana jangka panjang yang menggambarkan

rangkaian kegiatan yang akan datang untuk mencapai tujuan berdasarkan visi dan misi.

Parameter : a. Adanya rencana pembinaan

q = Tidak ada rencana pembinaanq = Ada rencana pembinaan tetapi tidak lengkapq = Ada rencana pembinaan, lengkap, disusun oleh pimpinan

dan staf.

63

q = Ada rencana pembinaan lengkap disusun oleh pimpinandan staf,disosialisasikan, dilaksanakan dan dievaluasi.

b. Adanya rencana diklat untuk pengembangan SDM kearsipanq = Tidak ada rencana diklatq = Ada rencana diklat untuk pengembangan SDMq = Ada rencana diklat disusun oleh pimpinan,

disosialisasikan dan dilaksanakanq = Ada rencana diklat lengkap disusun oleh pimpinan dan

staf dilaksanakan dievaluasi dan ditindak lanjuti.

5. Program Kerja Program kerja kearsipan disusun untuk mencapai misi dan visi

yang telah ditetapkan dalam jangka waktu pendek. Tingkat keberhasilannya dapat diukur dari kesesuaian antara terealisasinya kegiatan dengan program tersebut.

Parameter : a. Adanya program kerja di bidang kearsipan

q = Tidak ada program kerja kearsipanq = Ada program kerja kearsipan yang dibuat oleh pimpinan

dan disosialisasikan.q = Ada program kerja kearsipan yang dibuat oleh pimpinan

dan staf disosial isasikan dan di laksanakanq = Ada program kerja kearsipan yang dibuat oleh pimpinan

disosialisasikan, dilaksanakan dievaluasi dan ditindak lanjuti.

B. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Tata Naskah DinasPengaturan naskah dinas dalam segala bentuk dan corak yang

digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain.

64

Parameter :a. Adanya pedoman yang mengatur naskah dinasq = Tidak ada pedoman tata naskah dinasq = Ada pedoman tata naskah dinas yang dibuat pimpinan

tetapi tidak lengkapq = Ada pedoman tata naskah dinas yang dibuat pimpinan

dan staf lengkapq = Ada pedoman tata naskah dinas yang dibuat pimpinan

dan staf lengkap dan disosialisasikan.

2. Pengurusan Surat dan Naskah Dinas Pengurusan surat dan naskah dinas merupakan kegiatan mengatur surat dan naskah dinas yang diterima ( masuk ) dan surat yang dikirim oleh organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan komunikasi kedinasan. Surat yang

diterima dan pertinggal surat yang dikirim akan menjadi arsip bagi organisasi yang bersangkutan.

Parameter:a. Adanya pengaturan surat masukq = Tidak ada pencatatan, pengarahan, pendistribusian dan

pengendalian suratq = Ada pencatatan tapi tidak standar, ada pengarahan dan

pendistribusian, tapi tidak ada pengendalianq = Ada pencatatan secara standar, pengarahan,

pendistribusian, tapi tidak ada pengendalianq = Ada pencatatan secara standar, pengarahan,

pendistribusian dan pengendalian.

b. Adanya pengaturan surat keluarq = Tidak ada pengaturan pembuatan konsep, pencatatan,

pengiriman dan pengendalian suratq = Ada pengaturan pembuatan konsep tapi tidak standar,

ada pencatatan dan pengiriman, tapi tidak ada pengendalian surat

65

q = Ada pengaturan pembuatan konsep secara standar, adapencatatan dan pengiriman tapi tidak ada pengendaliansurat.

q = Ada pengaturan penbuatan konsep secara standar, ada pencatatan dan pengiriman serta pengendalian surat.

3. Pengelolaan Arsip AktifPengelolaan arsip aktif sangat penting dalam manajemen arsip,karena arsip aktif merupakan arsip yang dipergunakan dalam

kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilankeputusan dan sebagai bahan kerja. Pengelolaan arsip aktifmerupakan kegiatan pengaturan penyimpanan arsip

secara logis dan sistematis berdasarkan metode atau cara tertentu.

Parameter :a. Adanya pola klasifikasiq = Tidak ada pola klasifikasiq = Ada pola klasifikasi yang disyahkan oleh pimpinan tetapi

tidak lengkapq = Ada pola klasifikasi yang disyahkan oleh pimpinan

lengkap tetapi tidak disosialisasikanq = Ada pola klasifikasi yang disyahkan oleh pimpinan

lengkap dan disosialisasikanb. Adanya Indeksq = Tidak ada indeksq = Ada indeks tetapi tidak lengkapq = Ada indeks lengkap, tetapi tidak disosialisasikanq = Ada indeks, lengkap dan disosialisasikan

c. Adanya Tunjuk Silang q = Tidak ada tunjuk silangq = Ada tunjuk silang, tapi tidak diterapkanq = Ada tunjuk silang, diterapkan tapi tidak konsistenq = Ada tunjuk silang, diterapkan dan konsisten.

66

d. Adanya Kode Klasifikasiq = Tidak ada kode klasifikasiq = Ada kode klasifikasi, tidak lengkap tetapi diterapkanq = Ada kode klasifikasi, lengkap, tapi tidak diterapkanq = Ada kode klasifikasi, lengkap, dan diterapkan

4. Pengelolaan Arsip InaktifRecords center/Pusat ArsipPenyediaan tempat penyimpanan arsip inaktif yang memadai

dari baik dari segi peralatan dan segi ruang yang terdiri dari ruang penerimaan, ruang persiapan , ruang pemusnahan, ruang fumigasi. Pengelolaan records center harus memperhatikan faktor efesiensi dan faktor keamanan.

Parameter:a. Adanya Layout Records centerq = Ada layout, tapi tidak lengkap dan proporsionalq = Ada layout proporsional tetapi tidak lengkapq = Ada layout, lengkap, proporsional tapi tidak difungsikanq = Ada layout, lengkap, proporsional dan difungsikan.

b. Tepatnya Lokasi Record Centerq = Lokasi records center di daerah rawan banjir, kebakaran

(pemukiman atau di daerah industri) dan akses sulitq = Lokasi records center bukan di daerah rawan banjir, tapi

rawan kebakaran (pemukiman atau di daerah industri),dan jalan/akses sulit dilalui.

q = Lokasi records center bukan di daerah rawan banjir, bukan di daerah rawan kebakaran (pemukiman atau di daerah industri) tapi jalan/akses sulit dilalui

q = Lokasi records center bukan di daerah rawan banjir, bukan di daerah rawan kebakaran (pemukiman atau didaerah industri) tapi jalan/akses sulit dilalui

q = Lokasi records center tidak di daerah rawan banjir, kebakaran (pemukiman atau di daerah industri),

akses/jalan mudah dan cepat dicapai

67

c. Sistem Akses yang cepat dan tepatq = Akses ke Pusat arsip sulit, lama dan mahalq = Akses ke Pusat arsip mudah tapi lama dan mahal.q = Akses ke Pusat arsip mudah dan murah tapi lamaq = Akses ke Pusat arsip mudah, cepat dan murah

5. Penyimpanan dan penataanAdanya system penyimpanan dan penataan yang diterapkansecara benar dan konsisten terhadap arsip inaktif akan

menghasilkan penemuan kembali yang cepat dan tepat sertamemudahkan dalam penyusutannya.

Parameter:a. Adanya Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsipq = Tidak ada sarana dan prasarana penyimpanan arsip

yang baik dan tepat penggunaannya.q = Ada sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik

tapi tidak tepat penggunaannyaq = Ada sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik,

tepat tapi tidak difungsikanq = Ada sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik,

tepat dan difungsikan.

b. Adanya sistem penyimpanan/ penataan arsipq = Tidak ada aturan tentang system penyimpanan/penataan

yang ditetapkan pimpinan organisasi.q = Ada aturan tentang system penyimpanan/penataan yang

ditetapkan pimpinan organisasi, tapi tidak dilaksanakan.q = Ada aturan tentang system penyimpanan/penataan yang

ditetapkan pimpinan organisasi, dilaksanakan tapi tidakdisosialisasikan

q = Ada aturan tentang system penyimpanan/penataan yangditetapkan pimpinan organisasi, dilaksanakan, dan

disosialisasikan.

68

6. Penemuan KembaliPenemuan kembali merupakan hal utama dalam pengelolaan

arsip, karena penyimpanan dan penataan arsip tidak akan berartiapabila arsip tidak dapat ditemukan kembali.

Parameter:a. Adanya ketentuan yang mengatur kecepatan penemuan kembali

arsip q = Tidak ada ketentuan mengatur penemuan kembali arsip

q = Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsipantara > 1 jam s/d < 2 jam

q = Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsipantara 16 – 59 menit

q = Ada ketentuan yang mengatur penemuan kembali arsip< 15 menit

b. Adanya ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan kembaliarsipq = Tidak ada ketentuan yang mengatur ketepatan penemuan

kembali arsipq = Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 60-

100 % tidak sesuai dengan permintaanq = Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan 20-

50 % tidak sesuai dengan permintaanq = Ada ketentuan yang mengatur arsip yang ditemukan

< 10 % tidak sesuai dengan permintaan.7. Layanan Arsip

Layanan merupakan kegiatan memberikan pelayanan arsip inaktifdalam rangka memenuhi permintaan arsip di pusat arsip sesuaidengan prinsip layanan arsp yang cepat, tepat dan kepada orangyang berhak.

a. Adanya ketentuan yang mengatur aksesq = Tidak ada prosedur layanan yang mudah dipahami dan

lengkap.q = Ada prosedur yang mudah dipahami tapi tidak lengkap

69

q = Ada prosedur yang mudah dipahami dan lengkapq = Ada prosedur yang mudah dipahami, lengkap dan telah

disosialisasikan.

b. Adanya petugas layanan yang kompeten dan profesionalq = Petugas layanan tidak memiliki pengetahuan tentang

arsip yang disimpan, tata cara layanan serta pendekatankemanusian yang kurang memadai.

q = Petugas layanan tidak memiliki pengetahuan tentang arsip yang disimpan, tata cara layanan tapi pendekatan

kemanusian yang memadai.q = Petugas layanan tidak memiliki pengetahuan tentang

arsip yang disimpan, tapi tata cara layanan serta pendekatan kemanusian sudah memadai .

q = Petugas layanan memiliki pengetahuan tentang arsip yang disimpan, tata cara layanan serta pendekatan kemanusian memadai.

8. Pengelolaan Arsip VitalPengelolaan Arsip vital merupakan kegiatan melindungi dan

menyelamatkan arsip yang vital bagi organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan operasionalnya. Pengelolaan arsip vital

secara baik dan benar mutlak dilakukan bagi suatu organisasi, karena pengabaian terhadap arsip vital dapat berakibat

terganggunya jalannya roda organisasi dan dapat merugikan organisasi baik secara materil maupun immaterial.

Parameter:a. Adanya program arsip vitalq = Tidak adanya kegiatan identifikasi, prosedur

penyimpanan dan metode perlindungan arsip vitalq = Adanya kegiatan identifikasi, tapi tidak ada prosedur

penyimpanan dan metode perlindungan arsip vitalq = Adanya kegiatan identifikasi, prosedur penyimpanan,

tapi tidak ada metode perlindungan arsip vitalq = Adanya kegiatan identifikasi, prosedur penyimpanan

dan metode perlindungan arsip vital

70

b. Adanya sarana dan prasarana penyimpanan arsip vitalq = Tidak adanya gedung, ruangan dan peralatan khusus

penyimpanan arsip vitalq = Adanya gedung tapi tidak ada ruangan dan peralatan

khusus penyimpanan arsip vitalq = Adanya gedung dan ruangan khusus tapi tidak ada

peralatan khusus penyimpanan arsip vital .q = Adanya gedung, ruangan dan peralatan khusus

penyimpanan arsip vital

9. PenyusutanPenyusutan merupakan kegiatan pengurangan arsip baik secarafisik maupun informasinya melalui proses pemindahan arsip

dari unit pengolah/ kerja ke unit kearsipan, pemusnahan danpenyerahan arsip ke lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja organisasi.

Parameter: a. Adanya kegiatan penilaian oleh organisasi

q = Tidak adanya kegiatan penilaian oleh suatu Tim berdasarkan metode penilaian yang standar.

q = Adanya kegiatan penilaian oleh suatu Tim tetapi tidak berdasarkan metode penlaian yang standar untuk penyusutan bukan untuk penyusunan JRA.

q = Adanya kegiatan penilaian oleh suatu Tim berdasarkan metode penilaian yang standar untuk penyusunan JRA.

q = Adanya kegiatan penilaian oleh suatu Tim berdasarkan metode penilaian yang standar untuk penyusunan JRA dan disosialisasikan.

b. Adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA)q = Tidak adanya JRA yang telah ditetapkanq = Ada Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan Tupoksi dan

format baku tapi belum disahkanq = Adanya Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan Tupoksi dan

format baku serta telah disahkan

71

q = Adanya Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan Tupoksi, danformat baku dan telah disahkan serta telah diterapkan.

c. Adanya pemindahan Arsipq = Tidak adanya kegiatan pemindahan berdasarkan penilaian

maupun JRAq = Adanya kegiatan pemindahan berdasarkan penilaian

dengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acara.q = Adanya kegiatan pemindahan berdasarkan penilaian

dengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acaraq = Adanya kegiatan pemindahan berdasarkan JRA dengan

melampirkan daftar pertelaan dan berita acara serta adaevaluasi dan pelaporan kegiatan

d. Adanya pemusnahan Arsipq = Tidak adanya kegiatan pemusnahan berdasarkan

penilaian maupun JRAq = Adanya kegiatan pemusnahan berdasarkan penilaian

dengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acara.q = Adanya kegiatan pemusnahan berdasarkan JRA dengan

melampirkan daftar pertelaan dan berita acaraq = Adanya kegiatan pemusnahan berdasarkan JRA dengan

melampirkan daftar pertelaan dan berita acara serta adaevaluasi dan laporan kegiatan

e. Adanya Penyerahan Arsip Statis ke ANRI / lembaga kearsipan Daerah

q = Tidak adanya kegiatan penyerahan berdasarkan penilaianmaupun JRA

q = Adanya kegiatan penyerahan arsip berdasarkan penilaiandengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acara.

q = Adanya kegiatan penyerahan arsip berdasarkan JRA dengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acara

q = Adanya kegiatan penyerahan arsip berdasarkan JRA dengan melampirkan daftar pertelaan dan berita acara serta ada evaluasi dan pelaporan kegiatan.

72

C. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. AkuisisiAkuisisi merupakan kegiatan penambahan khasanah arsip statispada lembaga kearsipan baik pusat maupun daerah melalui suatuprosedur yang ditetapkan.

Parameter:a. Adanya akuisisi yang terprogramq = Tidak ada kegiatan program akuisisi secara terencana

berdasarkan pada pedoman yang s tandar.q = Ada kegiatan program akuisisi secara terencana

berdasarkan pada pedoman yang standar tapi tidak secara terencana.

q = Ada kegiatan program akuisisi secara terencana tapi tidak berdasarkan pada pedoman yang standar

q = Ada kegiatan program akuisisi secara terencana dan berdasarkan pedoman yang standar.

2. Pengolahan dan PenataanPengolahan arsip dan penataan arsip merupakan kegiatan dalammengelola, mengatur dan menyimpan arsip statis berdasarkan

pada metode atau cara tertentu, agar arsip dapat dengan mudahdiketemukan kembali.

a. Pengolahan yang memenuhi standar kearsipanq = Tidak ada deskripsi dengan menggunakan standar

internasional (ISAD) dan penataan tidak sesuai dengan prinsip aturan asli dan asal usul.

q = Ada deskripsi dengan menggunakan standar internasional(ISAD) tapi penataannya tidak sesuai dengan prinsip

aturan asli dan asal usul. q = Adanya deskripsi dengan menggunakan standar internasional (ISAD) dan penataan sesuai dengan prinsip

aturan asli tapi tidak sesuai dengan prinsip asal usul

73

74

q = Adanya deskripsi dengan menggunakan standar internasional (ISAD) dan penataan sesuai dengan prinsip

aturan asli dan asal usul.

b. Sumber daya manusia yang memiliki kemampuan khusus dalam mengelola arsip statis.

q = SDM pengolah arsip tidak memiliki kemampuan khususbaik teori maupun praktek dalam mengolah arsip statis.

q = SDM pengolah arsip memiliki kemampuan secara teoritistapi tidak mendapatkan praktek bagaimanan teknik

mengolah arsip.q = SDM pengolah arsip memiliki kemampuan secara teoritis

dan telah mendapatkan praktek mengolah arsip.q = SDM pengolah arsip telah memiliki pengetahuan khusus

secara teoritis dan mendapatkan praktek teknik mengolaharsip dan telah mendapatkan sertifikat diklat kearsipan.

c. Peralatan penyimpanan yang memenuhi standar.q = Tidak ada peralatan penyimpanan arsip statis.q = Ada peralatan penyimpanan rak, boks tapi ukurannya

tidak standar.q = Ada peralatan penyimpanan rak, boks sesuai standar

tapi tidak proporsional dengan arsip yang disimpanq = Ada peralatan penyimpanan rak, boks tapi ukurannya

standar serta proporsional dengan arsip yang disimpan.

3. Pelestarian ArsipPelestarian arsip merupakan kegiatan menyelamatkan arsipyang memiliki nilai guna sekunder dengan melakukan

perawatan dan pemeliharaan serta perbaikan arsip statis padalembaga kearsipan.

Parameter: a. Perawatan/pemeliharaan arsip statis.

q = Tidak ada perawatan dan perbaikan arsip, .q = Ada metode penyelamatan arsip dengan smoke detector

atau heat detector tapi belum ada perbaikan arsip,

75

q = Ada metode penyelamatan arsip dengan smoke detectoratau heat detector serta pengaturan suhu dan kelembababtapi belum ada proses perbaikan arsip (restorasi).

q = Ada metode penyelamatan arsip dengan smoke detectordan heat serta pengaturan suhu dan kelembaban dan

proses perbaikan arsip dari kerusakan (restorasi) denganmetode enkapsulasi, laminasi.

4. Layanan dan AksesPelayanan merupakan kegiatan memberikan pelayanan

arsip statis baik fisik maupun informasi bagi pengguna terhadap khasanah yang dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan . Akses merupakan kegaiatan dalam menelusuri dan menemukan arsip statiis yang dibutuhkan pengguna.

Parameter: a. Petugas layanan yang profesional

q = Petugas layanan memberikan layanan lambat, tidak tepatdan tidak ramah.

q = Petugas layanan memberikan layanan lambat, tidak tepatdan tapi ramah.

q = Petugas layanan memberikan layanan secara cepat, tepattapi tidak ramah.

q = Petugas layanan memberikan layanan secara cepat, tepatdan ramah.

b. Sarana layanan di ruang baca.q = Tidak ada sarana layanan : meja, kursi, ruang baca khusus

dan sarana pendukung lain untuk penggunaan peralatanelektronik

q = Ada sarana layanan : meja, kursi, tapi tidak ada ruang baca khusus (untuk mikrofilm, video) dan sarana pendukung lain untuk penggunaan peralatan elektronik.

q = Ada sarana layanan : meja, kursi, ada ruang baca khusus(untuk mikrofilm, video) tapi tidak ada sarana pendukunglain untuk penggunaan peralatan elektronik

q = Ada sarana layanan yang lengkap meja, kursi, ruang baca khusus (untuk mikrofilm, video) serta sarana pendukung lain untuk penggunaan peralatan elektronik

c. Sarana akses yang lengkap.q = Tidak ada senarai dan inventaris serta sistem akses

elektronik.q = Ada senarai tetapi tidak memiliki inventaris dan sistem

akses secara elektronik.q = Ada senarai dan inventaris tetapi tidak memiliki sistem

akses elektronik.q = Ada senarai, inventaris dan sistem akses elektronik

d. Pedoman akses yang jelas.q = Tidak ada pedoman akses (syarat akses, batasan akses

aspek legal) yang jelasq = Ada ada pedoman akses (syarat akses, batasan akses

aspek legal) yang jelas tapi belum disahkan pimpinan.q = Ada pedoman akses (syarat akses, batasan akses aspek

legal) yang jelas dan telah disahkan pimpinan instansi tapi belum disosialisasikan.

q = ada pedoman akses (syarat akses, batasan akses aspek legal) yang jelas, telah disahkan pimpinan instansi dan telah disosialisasikan.

D. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN

1. Sarana Pengelolaan Arsip AktifAda organisasi/unit kerja yang bertanggung jawab dalam

pengelolaan arsip aktif serta ada sarana dan prasarana pengelolaanarsip aktif yang effisien dan efektif sesuai dengan tipe dan

kegunaan arsip.

a. Ada organisasi/unit kerja (central file) yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip aktif.

q = Tidak ada organisasi/unit kerja (central file) yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip aktif.

76

q = Ada organisasi/unit kerja (Central file) yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip aktif, tetapi tidak

bertanggung jawab dalam pengendalian dan penyimpanan arsip aktif.

q = Ada organisasi/unit kerja (Central file) yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip aktif termasuk

pengendalian surat masuk/keluar.q = Ada organisasi/unit kerja (central file) yang bertanggung

jawab dalam pengelolaan arsip aktif, pengendalian suratmasuk/keluar dan penyimpanan arsip aktif .

b. Ada ruang penyimpanan arsip aktifq = Tidak ada ruang penyimpanan arsip aktif dan tidak ada

petugas khusus yang mengelola arsip.q = Ada ruang penyimpanan arsip aktif tetapi tidak ada

petugas khusus pengelola arsip.q = Ada ruang penyimpanan arsip aktif dan ada petugas

khusus yang mengelola arsip aktif.q = Ada ruang penyimpanan arsip aktif dan ada petugas

khusus pengelola arsip aktif serta ada lay out/ tata ruangpenyimpanannya.

c. Ada sarana penyimpanan arsip aktif baik berupa filing cabinet, rak atau almari arsip, folder/map, dan guide.

q = Tidak menggunakan sarana penyimpanan arsip aktif, arsip hanya di tumpuk dan diikat dan arsip tidak diberi

identitasq = Menggunakan sarana penyimpanan arsip aktif, berupa

rak/filing kabinet/almari arsip, tetapi arsip tidak diberi identitas atau petunjuk/guide.

q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip aktif dan arsipsudah diberi identitas berupa indeks, tetapi belum

menggunakan petunjuk (Guide), dan folder/map.q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip aktif dan arsip

diberi identitas serta menggunakan petunjuk berupa indeks yang di tuliskan dalam tab folder/guide/sekat.

77

78

2. Sarana Pengelolaan Arsip Inaktif Ada organisasi/unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif serta sarana dan prasarana pengelolaan arsip inaktif yang efisien dan efektif sesuai

dengan tipe dan kegunaan arsip serta fungsi arsip inaktif.

Parameter :a. Ada organisasi/unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan

arsip inaktif.q = Tidak ada organisasi/unit kerja (unit kearsipan) yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif.q = Ada organisasi/unit kerja (unit kearsipan) yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif, tetapitidak bertanggung jawab dalam pembinaan kearsipan,

penyimpanan, pelayanan penelusuran dan penemuan kembali arsip inaktif serta penilaian dan penyusutan

arsip.q = Ada organisasi/unit kerja (unit kearsipan) yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif danbertanggung jawab dalam

pembinaan kearsipan dan penyimpanan arsip inaktif.q = Ada organisasi/unit kerja (unit kearsipan) yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif,pembinaan kearsipan, penyimpanan, penelusuran,

penemuan kembali serta penilaian dan penyusutanarsip inaktif.

b. Ada Gedung/Ruang Penyimpanan Arsip Inaktifq = Tidak ada gedung/ruang penyimpanan arsip inaktif dan

tidak ada petugas khusus yang mengelola arsip.q = Ada gedung/ruang penyimpanan arsip inaktif tetapi

tidak ada petugas khusus pengelola arsip inaktif.q = Ada gedung/ruang penyimpanan arsip inaktif dan ada

petugas khusus yang mengelola arsip inaktif.q = Ada ruang penyimpanan arsip inaktif dan ada petugas

khusus pengelola arsip inaktif serta ada lay out/tata letakruang penyimpanannya.

79

c. Ada sarana penyimpanan arsip inaktifAda sarana penyimpanan arsip inaktif baik berupa Rak atau almariarsip, Boks arsip, folder/map, tali rafia, dsb.q = Tidak menggunakan sarana penyimpanan arsip inaktif,

arsip hanya di tumpuk dan diikat dengan tali dan arsiptidak diberi identitas

q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip inaktif, beruparak/almari arsip, tetapi arsip tidak diberi identitas dan

tidak di buat jalan masuk/sarana penemuan kembali arsip.q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip inaktif berupa

almari/rak arsip dan arsip sudah diberi identitas berupaindeks, tetapi belum menggunakan boks dan belum di

buat jalan masuk/sarana penemuan kembali arsip.q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip inaktif berupa

rak/almari arsip dan arsip diberi identitas serta menggunakan boks, dan sudah dibuatkan jalan masuk/sarana penemuan kembali arsip.

3. Sarana Pengelolaan Arsip StatisAda organisasi/unit kerja yang bertanggungjawa dalam

pengelolaan dan penyimpanan arsip statis, sarana dan prasaranapengelolaan arsip statis yang dapat menjamin keamanan dan

keselamatan serta pemeliharaan arsip statis.

Parameter:a. Ada organisasi/unit kerja yang bertanggungjawab dalam pengelolaan

arsip statsiq = Tidak ada organisasi/unit kerja yang bertanggungjawab

dalam pengelolaan arsip statis.q = Ada organisasi/unit kerja yang bertanggungjawab dalam

pengelolaan arsip statis, tapi belum dilakukan penyimpanan , penataan dan penelusuran serta penemuan

kembali.q = Ada organisasi/unit kerja yang bertanggungjawab dalam

pengelolaan arsip statis dan telah dilakukan penyimpanandan penataan arsip statis.

80

q = Ada organisasi/unit kerja yang bertanggungjawab dalampengelolaan arsip statis, penyimpanan , penataan dan

penelusuran serta penemuan kembali serta perawatan dan pemeliharaan arsip statis.

b. Ada depo penyimpanan arsip statis.q = Tidak ada depo penyimpanan arsip stats i .q = Ada depo penyimpanan arsip statis tetapi tidak ada

petugas khusus pengelola arsip statis.q = Ada depo penyimpanan arsip statis dan ada petugas

khusus pengelola arsip statis.q = Ada depo penyimpanan arsip statis dan ada petugas

khusus pengelola arsip statis serta ada tata letak (lay out)penyimpanannnya.

c. Sarana penyimpanan arsip statis.q = Tidak menggunakan sarana penyimpanan arsip statis,

arsip hanya ditumpuk dan diikat dengan tali dan tidak beridentitas.

q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip statis beruparak/almari arsip.

q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip statis beruparak/almari arsip dan boks arsip.

q = Menggunakan sarana penyimpanan arsip statis beruparak/almari arsip, Boks arsip dan kertas pembungkus bebasasam.

E. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

1. Pimpinan Unit KearsipanPimpinan unit kearsipan bertanggung jawab dalam

penyelenggaraan kearsipan baik dinamis (aktif dan inaktif) maupun arsip statis dalam lingkup organisasi yang dipimpinnya dan bertanggung jawab dalam pembinaan kearsipan keseluruh unit kerja dilingkungan pemerintah propinsi

Pemerintah Kabupaten/Kota.

81

Parameter :a. Pendidikan Kearsipanq = Tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipanq = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan yang

sifatnya non formal (kursus-kursus, pelatihan kearsipan)q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan formal

setingkat Diploma (DII/DIII).q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan secara

formal setingkat S1 (Sarjana).

b. Pengalaman di bidang Kearsipanq = Tidak memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipanq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama

2 tahunq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama

5 tahunq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan > 5 tahun

2. Unsur StafStaf merupakan unsur pembantu pimpinan unit kearsipan

yang melaksanakan tugas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Parameter :a. Pendidikan Kearsipanq = Tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipanq = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan yang

sifatnya non formal (kursus-kursus, pelatihan kearsipan)q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan formal

setingkat Diploma (DII/DIII).q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan secara

formal setingkat S1 (Sarjana).

b. Pengalaman di bidang Kearsipanq = Tidak memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipanq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama

2 tahun

82

q = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama 5 tahun

q = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan > 5 tahun

3. ArsiparisArsiparis merupakan tenaga khusus yang ditugaskan untuk

mengelola Arsip. Arsiparis adalah merupakan jabatan fungsional yang memiliki persyaratan dan keahlian tertentu di bidang kearsipan.

Parameter :a. Komposisi Arsiparisq = Tidak ada arsiparis yang bekerja di unit kearsipanq = Ada arsiparis dengan jumlah yang cukup tapi tidak

berkualitasq = Ada arsiparis yang berkualitas tapi tidak proporsional

jumlahnya dengan volume beban pekerjaan.q = Ada arsiparis yang berkualitas dengan jumlah yang

proporsional terhadap volume beban pekerjaan

b. Pendidikan Kearsipanq = Tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipanq = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan yang

sifatnya non formal (kursus-kursus, pelatihan kearsipan)q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan formal

setingkat Diploma (DII/DIII).q = Memiliki latar belakang pendidikan kearsipan secara

formal setingkat S1 (Sarjana).

c. Pengalaman di bidang Kearsipanq = Tidak memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipanq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama

2 tahunq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan selama

5 tahunq = Memiliki pengalaman kerja dibidang kearsipan > 5 tahun

DAFTAR PUSTAKA

ANRI, Subdit Akreditasi dan Sertifikasi Kearsipan (2006). Laporan Uji coba Akreditasi Unit/Lembaga Kearsipan Tahun, Jakarta : 2006.

Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional, PerguruanTinggi Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi, Jakarta : 2002.

Irawan, Mustari, Pengelolaan Arsip pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten dan Kota dalam Perspektif Otonomi Daerah,”hal 1-42” dalam Jurnal

Kearsipan Vol 1 No 1, Jakarta : ANRI, 2006.

Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor KEP.03 Tahun 2003 tentangPenyempurnaan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik

Indonesia.

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.

Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 03 Tahun 2006 tanggal 22Desember 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional

Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentangPembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan

Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.

83

MENGENAL GENERAL INTERNATIONALSTANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION,

ISAD(G)1

Abstract:

One way of understanding the International Standard Archival Description(General) is to learn by reading the standard itself. In this article we areconcerned with the nature and purposes of the standard and want to figure outwhat it is, particularly in relation to the National Archival Information Networkin Indonesia. Throughout time ISAD(G) has aimed to improve the quality andaccessibility of archival findings aids, and facilitating data exchange betweenarchival institutions relating to their holdings. The latest developments ISAD(G)together with Encoded Archival Description Standard (EAD), which wasdeveloped in the United States as an XML mark-up language, aim to providericher description of provenance in archival finding aids in order to facilitateuser searchers via the Internet.Key Words: access, archives, description, information, National ArchivalInformation Network, repository.

PENDAHULUAN

Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004, tentang PengelolaanArsip Statis, Bab III mengatur tentang Jaringan Kearsipan Nasional.Untuk mendukung terlaksananya amanat Keppres No. 105 tersebut,ANRI sejak tahun 2005 telah meluncurkan sebuah aplikasi berbasisTeknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Jaringan tersebut diberinama Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), yang merupakansistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statissecara nasional yang dapat diakses secara on-line dari mana saja.

1Tulisan ini disarikan dan bersumberkan CANADIAN CATALOGING IN PUBLICATION DATAdengan judul ISAD(G): general international standard archival description: adopted by theCommittee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999, Copyright ICA,ISBN 0-9696035-5-X.

84

Drs. Akhmadsyah Naina, MSc.

Sistem JIKN ini setiap tahunnya di-rakor-kan dengan melibatkan seluruhanggota jaringan Provinsi ditambah dengan beberapa anggota jaringankabupaten/kota. Konsentrasi koordinasi memang masih dengan LembagaKearsipan Provinsi, karena lembaga kearsipan provinsi berdasarkanKeppres tersebut juga harus bertindak sebagai Pusat JaringanProvinsi dengan anggota jaringan lembaga kearsipan kabupaten/kota.ANRI bertindak sebagai Pusat Jaringan2. Tujuannya adalah untukmewujudkan layanan terpadu arsip statis yang merupakan memorikolektif bangsa yang tersebar di berbagai daerah, secara lengkap, cepat,tepat, mudah serta murah.

Jaringan ini didukung oleh pangkalan data yang berisikaninformasi3 mengenai arsip statis yang dimiliki oleh bangsa Indonesia,baik yang dimiliki oleh Arsip Nasional maupun yang dimiliki olehProvinsi, Kabupaten/Kota di seluruh nusantara. Mengingat keberadaandan pengolahan arsip statis tersebar sifatnya, maka diperlukan sebuahstandar tentang bagaimana suatu informasi arsip statis dapat di entry kanke dalam sistem JIKN. Selama ini banyak khasanah arsip statis di berbagaiLembaga Kearsipan sudah dikelola ke dalam Daftar Arsip Statis atauinventaris atau finding aids lainnya namun minim dengan elemeninformasi pokok atau prinsip umum ke khususnya tidak jelas. Bahkan,kita menghadapi kenyataan bahwa banyak khasanah yang belum dikelolaatau dibuatkan daftar arsipnya, sehingga akses terhadap seluruh arsipstatis tidak dapat diperoleh dengan mudah apalagi untuk dapatdimasukkan ke dalam sistem jaringan.

Pasal 38 dari Keppres tersebut menyebutkan bahwa anggotajaringan (ANRI juga sebagai anggota jaringan), menyelenggarakanpenyusunan informasi untuk setiap naskah arsip statis, danmenyampaikan daftar arsip statis kepada Pusat Jaringan. Selama iniyang menjadi masalah adalah minimnya perhatian Lembaga KearsipanDaerah dalam melakukan penyusunan informasi dan mengirimkandaftar arsip mereka ke Pusat Jaringan. Melalui pengamatan dapatdiketahui bahwa hal ini

2 Lihat Pedoman Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan, oleh ANRI, 2006.3 Lihat Pedoman Penyusunan Elemen Informasi Arsip Statis Yang Dimuat di Jaringan Informasi KearsipanNasional, ANRI, 2006.

85

terjadi dikarenakan tidak banyak lembaga kearsipan yang mempunyaidaftar arsip atau yang mengolah arsip statisnya ke dalam daftar arsipstatis dimaksud.

Lebih jauh letak permasalahannya adalah tidak banyaknya parapengelola arsip statis atau arsiparis yang memiliki keahlian dalammelakukan pendeskripsian arsip statis yang terurai dalam 25 atau 26elemen informasi. Kemungkinan lainnya adalah pada waktu akuisisiatau penyerahan arsip oleh lembaga pencipta, elemen informasi yangada sangat terbatas. Tiap negara mempunyai standar atau kelazimandalam mengolah arsip statis mereka terutama dalam membuat daftararsip statis, namun secara internasional telah tersedia suatu standaryang dapat dipakai sebagai suatu acuan dasar.

Pengolahan arsip statis ini secara umum disebut sebagaipendeskripsian arsip atau dalam bahasa Inggris disebut sebagai archivaldescription. International Council on Archives (ICA) sebagai lembagainternasional dimana para pakar kearsipan dunia berwadah telahmengeluarkan ISAD(G): General International Standard Archival Description.Tulisan ini bertujuan untuk menjelaskan sejarah lahirnya ISAD(G)berikut uraian singkat tentang elemen-elemen informasi yang terdapatdalam ISAD(G) tersebut.

LATAR BELAKANG

Dewan Arsip Internasional atau International Council on Archives(ICA) telah mengadakan pertemuan para ahli di bidang standar deskripsidi Ottawa bulan Oktober 1988. Kelompok ini mengadopsi sembilanresolusi yang menetapkan antara lain bahwa pembangunan,implementasi,dan pemeliharaan standar deskripsi haruslah merupakan‘prioritas utama’ bagi perencanaan strategis ICA ke depan. Kemudianberdasarkan rekomendasi tersebut, ICA membentuk Komisi Ad Hoc danbertemu untuk pertama kalinya di bulan Desember 1989. Komisi tersebutmewakili Portugal, Swedia, Spanyol, Malaysia, Inggris, Perancis, Kanada,Amerika Serikat, dan Jerman.

86

Anggota Komisi sepakat dalam prioritas mereka untukmengembangkan seperangkat prinsip-prinsip teoritis sama dengantujuan ‘Paris Principles’ yang menyediakan bimbingan bagi komunitasperpustakaan sejak 1966. Lahirlah ICA Statement of Principles RegardingArchival Description yang diedarkan secara luas di tahun 1990 dan 1991,dan secara resmi disetujui pada pertemuan ICA di Montreal tahun 1992.Kemudian Komisi tersebut berdasarkan prinsip-prinsip tadi men-drafsatu set ketentuan umum (general rules) untuk pendeskripsian arsipyang diedarkan dengan judul General International Standard ArchivalDescription [ISAD(G)]. Dalam dokumen ini telah teridentifikasi 26 elemeninformasi yang biasa atau umum dipergunakan untuk memproduksipendeskripsian arsip statis.

Berbeda dengan Amerika Serikat, Komisi ICA memfokuskanperhatian kepada satu aspek khusus dari pendeskripsian arsip untukkeperluan prinsip-prinsip sebagai berikut, yaitu pendeskripsian yangsejauh mungkin dapat melayani representasi yang definitif dari materiarsip, yang diperlukan untuk membangun kontrol intelektual dan aksesterhadap informasi yang dimiliki oleh arsip tersebut begitu arsipmemasuki atau terpilih sebagai permanen untuk dipreservasi danpengaturan selanjutnya. Namun demikian, Komisi ICA ini juga secaraeksplisit mengakui validitas dari pandangan yang lebih luas, danmencatat bahwa pendeskripsian arsip “in its widest sense…covers everyelement of information no matter at what stage of management it is identifiedor established,” dan berharap bahwa “standar yang dikembangkanberdasarkan prinsip-prinsip tersebut akan menjadi bagian yang tidakdapat dipisahkan dari standar dunia yang lebih luas yang dapat pulamempengaruhi informasi tentang arsip. Kajian Unesco’s Records andArchives Management Programme (RAMP) tahun 1979 telah menjadisumber yang signifikan sebagai pedoman umum. Khususnya baginegara-negara berkembang pada tahap awalnya dalam mengembangkanprogram pembangunan kearsipan mereka. Namun laporan kajianUnesco ini hanya sedikit yang memfokuskan kepada masalahpendeskripsian.

87

Para ahli arsip statis dari Kanada dan Inggris pada dekade tersebutsangat aktif dalam berburu standar deskripsi dengan filosofi danpendekatan yang menjadikan mereka berbeda dengan yangdikembangkan di Amerika Serikat. Kanada sangat maju dalam hal inidikarenakan tidak saja dukungan dana tapi dukungan dari para pejabatarsip dan asosiasi profesi setempat. Studi mereka telah dirintis sejak1970-an dan diterbitkan dan dibaca secara luas. Dan, hasilnya sangatberpengaruh. Laporan utama mereka mengatakan “that the lack ofdescriptive standards” telah dengan sangat serius menghambat penciptaan“sistem informasi pada tingkat nasional.”

Komisi Ad Hoc bagi Pembangunan Standar Deskripsi yangdibentuk ICA ini memiliki Sekretariat yang berkedudukan di ArsipNasional Kanada, yaitu di Office of Archival Descriptive Standards. Prinsip-prinsip yang diadopsi oleh Komisi ini disetujui oleh ICA dalam pertemuantahunan di Montreal, September, 1992. Dalam Kongres ICA di Beijingtahun 1996, Ad Hoc Commission resmi menjadi Permanent Committee dariICA.

The Statement of Principles yang disetujui oleh ICA bertujuan untukmeletakkan prinsip-prinsip dasar bagi standar pendeskripsian yangsecara internasional dapat diaplikasikan. Dalam Statement of Principlesdisebutkan empat tujuan dari standar pendeskripsian:(1) Untuk memastikan penciptaan deskripsi yang konsisten, tepat dan self-explanatory/dapat menjelaskan sendiri,(2) Untuk memfasilitasi pencarian dan pertukaran informasi tentang bahan materi arsip,(3) Untuk memungkinkan pertukaran otoritas data, dan(4) Untuk memungkinkan pengintegrasian deskripsi dari repository

yang lain ke dalam suatu sistem informasi yang terpadukan.

Pernyataan tersebut menekankan bahwa “standar-standarpendeskripsian arsip haruslah berdasarkan pada prinsip-prinsp yangdapat diterima”. Walaupun pernyataan tersebut mengakui bahwa“elemen-elemen informasi tentang arsip statis dibutuhkan pada setiaptingkatan dalam pengolahan dokumen/naskah.” Pernyataan itu

88

membatasi lingkup pendeskripsian untuk kepentingan prinsip-prinsipproses formal setelah arsip statis ditata dan unit atau entitas yang akandideskripsikan telah ditentukan.

Prinsip ini mengidentifikasikan bahwa unit pendeskripsianterbesar adalah dalam bentuk fonds (grup) yang didefinisikan sebagai,“semua dokumen/naskah, dalam corak atau media apapun, terkumpulatau terakumulasi secara alamiah dan dipergunakan oleh orang tertentu,keluarga, atau badan/instansi/lembaga dalam pelaksanaan kegiatannya.”Karena, “pendeskripsian berlangsung dan ditata serta ditampilkan dariumum ke khusus…Suatu pendeskripsian disajikan dalam bentuk fondssebagai suatu kesatuan sebelum merinci unit dibawahnya.” Lebih lanjut,pernyataan tersebut mengatakan bahwa “pencarian kembali terhadapprovenance harus disediakan,” dan menekankan pentingnya access pointserta penerapan kontrol otoritas dalam sebuah sistem pendeskripsianarsip yang maju.

INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVALDESCRIPTION (G)

Standar ini menyediakan pedoman umum untuk melakukanpendeskripsian arsip statis. Standar ini digunakan sejalan ataudikombinasikan dengan standar yang ada di masing-masing negaraatau dipergunakan sebagai dasar untuk mengembangkan standarnasional pendeskripsian dari suatu negara. Karena Indonesia merupakannegara anggota dari ICA, maka kita mengunakan standar ini sebagaiacuan dalam melakukan pendeskripsian arsip, utamanya, dalammengembangkan JIKN.

Tujuan dari pendeskripsian arsip adalah untuk mengidentifikasidan menjelaskan konten dan konteks dari arsip statis dalam rangkameningkatkan aksesibilitas terhadap arsip statis tersebut. Hal ini dapatdilakukan dengan membangun representasi yang akurat dan layakcukup, dan dengan mengorganisasikannya sesuai dengan model yangdiinginkan. Proses (yang berkaitan dengan) pendeskripsian dapatdimulai pada saat arsip diciptakan atau sebelum arsip tersebut diciptakan

89

dan berlangsung sepanjang umur arsip tersebut. Proses inimemungkinkan untuk melembagakan kontrol intelektual yangdiperlukan untuk menjamin realiabilitas, otentisitas, meaningful, danaksesibilitas dari deskripsi arsip guna pengolahan arsip sepanjang masa.

Elemen informasi yang spesifik tentang arsip haruslah dicatatpada setiap tingkatan pengolahannya (seperti: penciptaan, penilaian,aksesnya, konservasi, pengaturan lainnya) karena arsip tersebut harusdilestarikan secara aman dan terkontrol, serta arsip tersebut harus puladapat diakses pada saat diperlukan oleh yang berhak. Pendeskripsianarsip dalam pengertian seluas-luasnya meliputi setiap elemen informasi(pada tingkatan pengembangan pengolahan manapun). Pada tahap inisemua arsip masih dalam status dinamis dan selalu dapatberubah/bertambah sesuai dengan perkembangan isi dan kontekspenciptaannya. Sistem informasi yang menggunakan komputerisasipada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemeninformasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukanperubahan terhadap arsip tersebut (hal ini telah dapat dilakukan dalamSistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi (SiPATI) yangpernah diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004—Red). Namun, fokuskita di sini adalah dengan segala ketentuan tersebut di atas yaitupendeskripsian arsip statis setelah arsip-arsip tersebut terpilih untukdilestarikan.

Standar ICA ini berisikan aturan umum untuk melakukanpendeskripsian yang dapat diterapkan tanpa memperdulikanbentuk/corak atau media dari arsip statis tersebut. Aturan atau pedomanstandar ICA ini tidak memberikan arahan untuk pendeskripsian arsipkhusus seperti, seals/logo/cap, rekaman suara, atau peta, karena manualpendeskripsian untuk materi seperti itu sudah ada, karenanya StandarICA ini haruslah digunakan sejalan dengan manual materi khusustersebut guna memungkinkan pendeskripsian yang sesuai untuk materi-materi seperti itu.

Kesemua ketentuan-ketentuan/pedoman tentang pendeskripsiantersebut merupakan bagian dari sebuah proses yang akan:

90

1. Memastikan pembuatan deskripsi yang konsisten, layak/memadai,dan self explanatory,

2. Memfasilitasi pencarian dan pertukaran informasi arsip,3. Memampukan/memungkinkan pemakaian bersama terhadap otoritas data,4. Memungkinkan pengintegrasian deskripsi dari berbagai lokasi yang berbeda ke dalam satu sistem informasi yang terpadukan. (ke empat butir ini sudah teraplikasikan pada sistem JIKN

ANRI ---Red).

International Standard Archival Description (General) atau ISAD(G)disusun dengan maksud agar pendeskripsian arsip dapat dilakukanuntuk mengungkap isi, konteks, dan struktur arsip, dengan demikianarsip sebagai bukti transaksi kegiatan yang dilakukan oleh lembagapencipta dapat disajikan kepada pengguna yang berhak. Pendeskripsianadalah proses untuk penciptaan kontrol intelektual terhadap keseluruhankhasanah arsip yang melahirkan sarana temu balik4.

Aturan-aturan tersebut dituangkan ke dalam 26 elemen yangdapat dikombinasikan menjadi dasar pendeskripsian dari sebuah entitasarsip/kesatuan arsip. Struktur dan isi informasi dari setiap elementersebut haruslah diformulasikan sesuai dengan pedoman/aturan nasionalyang aplikabel. Sebagai aturan umum, aturan tersebut dimaksudkanuntuk dapat aplikasikan secara luas untuk mendeskripsikan arsipapapun bentuk dan besarnya unit pendeskripsian. Namun, standar ICAini tidaklah mendefinisikan format keluaran, atau cara-cara dimanasemua elemen ditampilkan, sebagai contoh, dalam inventory, katalog,daftar dlsb.

Standar deskripsi arsip didasarkan pada prinsip-prinsip teoriyang dapat diterima. Sebagai contoh, prinsip bahwa pendeskripsianarsip beranjak dari general to specific adalah konsekuensi praktis dariprinsip respect des fonds. Prinsip ini harus ditegaskan jika sebuah strukturyang secara umum dapat aplikabel dan sistem pendeskripsian arsip

91

4 Paul Brunton dan Tim Robinson, “Arrangement and Description”, dalam Judith Ellis,Keeping Archives, Thorpe in association with The Australian Society of Archivists Inc., 1993, hal. 235.

yang hendak dibangun tidak tergantung pada finding aids/jalan masukdari sebuah depo/repository, baik itu dalam bentuk manual maupundalam lingkungan yang sudah otomasi.

Tingkatan pengaturan deskripsi dimulai dari fonds dan terusrangkaian ke bawahnya (lihat gambar 1). Sebagai contoh, sebuah fonds(di Indonesia disebut sebagai grup) dapat digambarkan sebagai satukesatuan rangkaian deskripsi atau merepresentasikan sebagai satukesatuan/keseluruhan dan dalam bagian-bagian lain pada berbagaitingkatan pendeskripsian. Fonds membentuk tingkatan deskripsi palingluas; bagian-bagiannya membentuk tingkatan berikutnya, dimanadeskripsinya hanya dapat dimengerti jika dilihat dalam konteks deskripsi(khasanah) secara keseluruhan.

Karenanya terdapatlah deskripsi pada tingkat fonds, deskripsipada tingkat series, deskripsi pada tingkat berkas/file, deskripsi padatingkat item/satu transaksi/satu korespondensi. Pada tingkatan menengahjuga bisa dimunculkan: sub-fonds, dan sub-series tergantung darikompleksitas struktur atau fungsi sebuah organisasi atau lembaga yangmenghasilkan arsip tersebut. Teknik pendeskripsian seperti ini disebutsebagai multilevel description.

Pedoman/aturan yang dikeluarkan oleh ICA mengenai deskripsiinformasi di organisasikan ke dalam 7 (tujuh) area/bidang:

1. Identity Statement Area---Bidang Pernyataan Identitas (dimanainformasi penting/pokok ditampilkan untuk mengidentifikasi

unit yang dideskripsikan).2. Context Area---Bidang Konteks (informasi yang ditampilkan adalah mengenai asal dan pengelola dari unit yang dideskripsikan

tersebut).3. Content and Structure Area---Bidang Struktur dan Isi (infomasi

yang ditampilkan adalah tentang isi pokok/subject matter dan pengaturan dari unit yang dideskripsikan).4. Condition of Access and Use Area---Bidang Ketentuan Penggunaan dan Akses (informasi yang disajikan tentang ketersediaan dari unit yang dideskripsikan).

92

5. Allied Materials Area---Bidang Kesatuan Materi (informasi yangdisajikan tentang materi arsip yang memiliki hubungan pentingterhadap unit yang dideskripsikan).

6. Note Area---Bidang Catatan (dimana informasi khusus disajikandan informasi tersebut tidak bisa diakomodir di bidang-bidang

tersebut di atas).7. Description Control Area---Bidang Pengontrolan Deskripsi (informasi yang disajikan tentang bagaimana, kapan, dan oleh

s iapa pendeskripsian ars ip tersebut diker jakan) .

Keseluruhan 26 elemen informasi yang di-cover dalam aturanumum ini telah tersedia dan dapat digunakan, tapi mungkin dalampenggunaan atau pelaksanaannya kita hanya memerlukan sebagianelemen saja dalam melakukan pendeskripsian.

Beberapa elemen informasi pokok yang dipakai untuk pertukaraninformasi deskripsi secara internasional adalah:1. Reference code---kode referensi;2. Title---judul;3. Creator---pencipta;4. Date(s)---tanggal pembuatan;5. Extent of the unit of description---jumlah fisik;6. Level of description---tingkat penataan Arsip.

ATURAN PENDESKRIPSIAN BERTINGKAT

1. Description From the General to the Specific. Pendeskripsian haruslah dari umum ke spesifik. Tujuan: untuk merepsentasikan

konteks dan struktur-hierarki dari fonds dan bagian-bagiannya/rangkaiannya. Aturannya: pada tingkat fonds berilahinformasi untuk fonds sebagai satu kesatuan. Pada tingkat

berikutnya (series) atau berkas berilah informasi sesuai denganbagian bagian yang dideskripsikan. Sajikanlah hasil

pendeskripsian dalam hubungan sebuah hierarki bagian ke keseluruhan dimulai dari yang paling luas (fonds) kepada yang lebih spesifik (series, berkas, item).

93

2. Information Relevant to the Level of Description. Informasi haruslah relevan dengan tingkat pendeskripsian. Tujuannya:

untuk merepsentasikan secara akurat isi/konten dan konteks dari unit yang dideskripsikan. Aturannya: hanya memberikan informasi

yang memadai pada level yang dideskripsikan. Sebagai contoh,janganlah memberikan isi informasi berkas jika unit yangdideskripsikan pada tingkat fonds. Jangan memberikan riwayatadministratif lembaga pencipta jika yang dideskripsikan itumerupakan unit penciptaan setingkat direktorat jenderal, pusat,bagian atau cabang.

3. Linking Description. Keterhubungan deskripsi. Tujuannya: untuk membuat secara eksplisit posisi dari unit yang dideskripsikan

dalam hierarki. Aturannya: hubungkan setiap deskripsi kepadatingkatan unit deskripsi yang lebih tinggi, jika memungkinkansebutkan/identify tingkat pendekripsian.

4. Non-Repetition of Information. Informasinya tidak bolehberulang-ulang. Tujuannya: untuk menghindari pengulanganinformasi yang sama dalam setiap hierarki pendeskripsian arsipyang berhubungan. Aturannya: pada tingkat paling tinggi, berikaninformasi yang biasa/lazim pada bagian pendeskripsian. Janganmengulang informasi pada tingkat bawah sama seperti yang

sudah diberikan pada tingkat tertinggi (fonds).

SKEMA ELEMEN INFORMASI

Telah diuraikan di atas bahwa Committee on Descriptive Standardsdari ICA telah membagi aturan umum pengorganisasiandeskripsi/informasi ke dalam 7 area/bidang dan di dalam tujuharea/bidang tersebut terdapat 26 elemen deskripsi atau informasi yangkalau dirinci masing-masing elemen tersebut akan terlihat sebagaiberikut:

1. Identity Statement Area/Bidang Pernyataan Identitas Arsip,terdiri dari:1) Reference code (s)/Kode referensi2) Title/Judul

94

3) Date (s)/Tanggal4) Level of description/Tingkat penataan5) Extent and medium of the unit of description/Jumlah fisik

2. Context Area/Bidang Konteks, terdiri dari:1) Name of Creator (s)/Lembaga pencipta/nama pelaku2) Administrative/Biographical history/Riwayat

lembaga/pelaku3) Archival history/Riwayat kepemilikan arsip4) Immediate source of aquisition or transfer/sumber

informasi akuisisi atau penyerahan3. Content and Structure Area/ Bidang Isi dan Struktur,

terdiri dari:1) Scope and content/Lingkup isi2) Appraisal, destruction and scheduling information/Penilaian,

pemusnahan, dan penjadwalan informasi3) Accruals/Penambahan arsip4) System of arrangement/Sistem penataan arsip

4. Conditions of Access and Use Area/Bidang Ketentuan Akses dan Penggunaan, terdiri dari:

1) Conditions governing access/Ketentuan pengaturan akses2) Conditions governing reproduction/Ketentuan pengaturan

reproduksi3) Language/Bahasa4) Physical characteristic and technical requirements/Karakter fisik

dan persyaratan teknis Finding aids/Sarana temu balik5. Allied Materials Area/Bidang Kesatuan/keberadaan Arsip, terdiri dari:

1) Existence and location of originals/Keberadaan dan lokasi arsip asli

2) Exitence and location of copies/Keberadaan dan lokasi kopi arsip

3) Related units of description/Keberadaan arsip terkait4) Publication Note/ Publikasi terkait

6. Notes Area/Bidang Catatan, terdiri dari:Note/Catatan

95

7. Description Control Area/Bidang Pengontrolan Deskripsi, terdiri dari:

1) Archivist’s Note/Catatan arsiparis2) Rules or conventions/Ketentuan pendeskripsian yang

digunakan3) Date ’ s o f descr ip t ions /Tanggal pendeskr ips ian

Seperti telah dikemukakan sebelumnya, Komite Standar DeskripsiICA juga menyadari bahwa dalam pembuatan deskripsi arsip tidaklahmesti ke-26 elemen tersebut terpenuhi. Identifikasi ke-26 elemen tersebutoleh komite menunjukkan kelengkapan pendeskripsian yang sempurna,namun penggunaannya tetap mengacu kepada standar dan kemampuannasional yang ingin dipergunakan oleh negara-negara anggota.Dalam beberapa contoh yang diberikan oleh ICA ternyata elemen-elemenke-9, ke-17, dan ke-22, misalnya, juga tidak dimunculkan atau diisi.

Tetapi, Komite Standar Deskripsi ICA tersebut memberipenekanan bahwa untuk dapat melakukan pertukaran arsip baik secaranasional maupun internasional, maka enam elemen dasar yang harusdipenuhi adalah: reference code/kode referensi; title/judul; creator/pencipta;date(s)/tanggal penciptaan; extent of the unit of description/jumlah danbentuk fisik arsip; dan level of description/tingkat penataan arsip.

TERMINOLOGI TERKAIT ATURAN UMUM

Untuk mempermudah penggunaan aturan umum yang dikeluarkanoleh Komite Standar Deskripsi, maka ICA mengeluarkan pula DaftarTerminologi (Glossary of Terms Associated with the General Rules) yangdigunakan berkaitan dengan aturan umum dimaksud, dan merupakanbagian yang tidak terpisahkan dari ketentuan pembuatan deskripsi.Definisi atau pengertian yang diberikan haruslah dimengerti sebagaipengertian yang diformulasikan secara khusus untuk kepentinganISAD(G).

1. Access/Akses. Kemampuan untuk menggunakan arsip dari sebuahfonds, biasanya berdasarkan ketentuan yang diberlakukan.

96

2. Access point/Titik Akses. Sebuah nama, terminologi, kata kunci, ungkapan atau kode yang digunakan untuk mencari, identifikasi,

dan penempatan sebuah deskripsi arsip.

3. Accrual/Akuisisi/Pelestarian. Penambahan/akuisisi khasanah terhadap satu unit deskripsi (kearsipan) yang telah ada dalam Depo.

4. Appraisal/Penilaian. Proses penentuan periode retensi arsip.

5. Archival Description/Pendeskripsian Arsip. Pembuatan representasiyang akurat dari sebuah unit arsip dan bagian-bagiannya, melaluikaptur/penjaringan, analisis, pengorganisasian dan perekaman

informasi yang berfungsi melayani identifikasi, pengolahan, penempatan, dan penjelasan materi arsip beserta konteks

kearsipan serta sistem perekaman yang menghasilkan arsip tersebut.

6. Arrangement/Pengaturan. Proses pengaturan fisik maupunintelektual dari arsip serta menghasilkan analisis dan

pengorganisasian dokumen sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan.

7. Author/Pembuat. Lembaga atau individu yang bertanggung jawabterhadap isi dari sebuah dokumen/naskah.

8. Authority control/ Otoritas Kontrol. Kontrol terminologi yangstandar, termasuk nama (perorangan, perusahaan, atau geografi)yang digunakan sebagai petunjuk akses.

9. Collection/Khasanah. Kumpulan dokumen/arsip yang berakumulasiberdasarkan persamaan karakteristik tanpa memperhatikan

provenance/asal usul/pencipta dari dokumen tersebut.

10. Corporate body/Badan/Korporasi. Sebuah organisasi atau sekelompokorang yang didentifikasikan dengan nama tertentu dan bertindaksebagai satu kesatuan.

97

98

11. Creator/Pencipta. Lembaga, badan, keluarga, atau seseorang yangmenciptakan, mengakumulasikan dan atau memelihara arsip

sebagai akibat dari kegiatan organisasi atau perorangan tersebut.

12. Custody/Pengelola. Penanggung jawab pengolahan dokumen/arsipberdasarkan kepemilikan fisik (asal usul). Tanggung jawab di

sini tidaklah selalu termasuk kepemilikan secara hukum maupunpengontrolan hak akses terhadap dokumen/arsip tersebut.

13. Document/Dokumen. Informasi terekam apapun medium atau coraknya/ karakteristiknya.

14. File/Berkas. Satu unit dokumen/arsip dikelompokkan bersama baik untuk penggunaan sekarang oleh penciptanya atau sudah

dalam proses pengolahan kearsipan statis, karena berkas tersebutberada dalam subyek, kegiatan, atau transaksi yang sama. Berkasbiasanya merupakan unit dasar dalam suatu series arsip/dokumen.

15. Finding aids/Sarana Temu Balik. Sarana temu balik yang mencakupsetiap deskripsi atau alat referensi dibuat atau diterima oleh

lembaga kearsipan dalam usaha meletakkan pengawasan/pengaturan administratif maupun intelektual terhadap seluruhkhasanah arsip.

16. Fonds/Grup. Keseluruhan arsip apapun bentuk atau mediumnya,yang diciptakan dan terakumulasi serta digunakan oleh orang

tertentu, keluarga, lembaga dalam menjalankan fungsi dan aktivitas mereka.

17. Form/Format. Bentuk dokumen yang dibedakan berdasarkan kesamaan bentuk fisik dan atau karakteristik intelektualnya.

18. Formal title/Judul Asli. Judul yang muncul secara jelas pada atau dalam arsip yang sedang dideskripsikan.

19. Item/Item. Unit arsip yang terkecil yang secara intelektual tidak mungkin lagi bisa diurai. Misalnya, surat, memorandum, laporan,

foto, kaset suara.

99

20. Level of description/Tingkat Penataan. Posisi dari unit deskripsi dalam hieraki fonds, series, dan berkas.

21. Medium/Media. Bentuk fisik, wadah dimana informasi direkam.Misalnya, kepingan tanah liat, kertas papyrus, kertas, kertas

perkamen/kulit, film, pita magnetik.

22. Provenance/Asal Usul/Pencipta. Hubungan antara arsip danorganisasi atau individu yang menciptakan, mengakumulasikandan/atau memelihara serta menggunakan arsip dalam pelaksanaankegiatan mereka.

23. Records/Arsip Dinamis. Informasi terekam dalam corak apapun,diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh lembaga atau

individu dalam transaksi kegiatan mereka.

24. Series/Seri. Kumpulan arsip/naskah diatur sesuai dengan sistemfiling atau dipelihara sebagai satu unit karena dihasilkan dalamproses akumulasi kegiatan yang sama; bisa dengan bentuk

yang sama, atau keterhubungan kegiatan penciptaan, penerimaanatau penggunaannya. Suatu seri biasa juga disebut satu records

series.

25. Sub-fonds/Sub divisi dari fonds yang terdiri dari arsip yang berhubungan yang merupakan bagian dari pembagian administrasi organisasi, atau bagian dari geografis, kronologis,

fungsi, atau pengelompokkan yang sama dari materi arsip. Ketikalembaga pencipta memiliki struktur organisasi yang kompleks,setiap sub-fonds bisa memiliki sub-fonds lagi sesuai kebutuhan

untuk menunjukkan tingkat hierarki dari satu unit lembaga pencipta.

26. Supplied title/Judul yang Diberikan. Adalah judul yang diberikanoleh arsiparis terhadap satu unit deskripsi yang tidak memiliki judul asli.

100

27. Title/Judul. Satu kata, ungkapan, karakter, atau sekelompokkarakter yang menamai satu unit deskripsi.

28. Unit of Description/Unit Pendeskripsian. Satu naskah/arsip atau satu set naskah dalam corak apapun diberlakukan sebagai satu

entitas/kesatuan yang menjadi dasar bagi pembentukan sebuahdeskripsi.

Karenanya ANRI dalam mengembangkan JIKN memberikanperhatian penuh terhadap masalah pendeskripsian, utamanya agarterdapat kesamaan metadata dalam menuangkan informasi arsip kedalam sistem aplikasi yang dikembangkan. Dalam pedoman elemeninformasi arsip statis yang dimuat dalam JIKN, ANRI menampilkan 25elemen informasi, yaitu (sesuai urutan dalam aplikasi): pengelola, kodepenataan arsip, tingkat penataan arsip, kode JIKN, kode referensi arsip,judul asli, judul deskripsi, judul lain, tanggal pembuatan, jumlah fisik,pembuat, penulis, penerima, unit pencipta, lembaga pencipta, riwayatpelaku, struktur arsip, teknik penciptaan arsip, kopi arsip, konversi,migrasi, pemeliharaan, riwayat akuisisi, isi, konteks administrasi,penambahan arsip, sistem penataan arsip, pengaturan akses, pengaturanrepro, bahasa, sarana temu balik, lokasi arsip asli, lokasi salinan, lokasiarsip terkait, keterangan, dan kopi digital.

Ke-25 elemen informasi yang dipergunakan dalam JIKN tersebutsudah mengacu kepada ISAD(G) dan disesuaikan dengan aturan yangdigunakan di ANRI ditambah antisipasi perkembangan teknologiinformasi yang semuanya bertujuan untuk memudahkan para anggotajaringan untuk bisa segera memanfaatkan fasilitas portal ini. Bahkan didalam Keppres No. 105 Tahun 2004 untuk memudahkan para anggotajaringan untuk dapat segera memanfaatkan JIKN, disebutkan bahwainformasi untuk setiap naskah arsip statis sekurang-kurangnya memuatketerangan: nama pencipta dan/penerima; tempat dan waktu penciptaandan/penerimaan; bentuk atau media arsip statis; deskripsi(keterangan/informasi) singkat yang dikandung arsip tersebut; lembagadan tempat fisik arsip tersebut disimpan; dan hal lain yang diperlukan.

Model level pengaturan fonds (ISAD(G): General InternationalStandard Archival Description

101

102

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, Pedoman Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan.2006.

Arsip Nasional RI, Pedoman Penyusunan Elemen Informasi Arsip Statis yang Dimuat di Jaringan Kearsipan Nasional. 2006.

Brunto, Paul dan Tim Robinson, “Arrangement and Description”, dalamJudith Ellis, Keeping Archives, Thorpe in association with The

Australian Society of Archivists Inc., hal. 235. 1993.

Canadian Cataloging In Publication Data, ISAD(G) General International Standard Archival Description: adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999,

Copyright ICA, ISBN 0-9696035-5-X. 1999.