Oleh :Jayaning SA, M.Psi., Psikolog

IAIN Tulungagung2018

Analisis Jabatan Studi sistematis mengenai tugas tertulis, tugas rutin, serta

tanggung jawab sebuah jabatan dan kualitas yang dibutuhkan untuk melaksanakannya

Analisis jabatan akan berlanjut pada pengembangan Job description

Deskripsi detail jabatan secara tertulis, prosedur, dan tanggung jawab, peralatan dan perlengkapan yang digunakan, dan produk akhir atau jasa

Job specificationStatemen mengenai karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk dapat

menjalankan sebuah jabatanMencakup knowledge, skills, dan abilities (KSAs) (Berry, 1998)

Job evaluationPengukuran nilai relatif dari sebuah jabatan untuk menentukan

kompensasi yang sesuai

PLANNING

DATA ANALYSIS

DATA COLLECTION

Identify Jobs to be

AnalyzedDefine Purpose

Determine Data

Collection

Instrument

Decide research

methods

Estimate Costs

Establish Time

Schedule

Adapted from Flowchart of Job Analysis (Berry, 1998)

Metode Analisis Jabatan Tehnik Observasional

Analisis jabatan mendapatkan informasi mengenai pekerjaan tertentu

Paling baik digunakan untuk mengamati pekerjaan yang bersifat rutin

Menggunakan Data yang Ada Informasi atau rekaman organisasi dapat digunakan untuk analisis jabatan

Metode Wawancara Bisa digunakan pertanyaan terbuka, atau pertanyaan terstruktur

Untuk meminimalisir bias, wawancara bisa dilakukan pada job incumbent, atasan dari incumbent, atau bawahan dari si incumbent

Metode Survei Bisa terdiri atas pertanyaan terbuka dan tertutup

Responden mengisi kuesioner yang kemudian dikembalikan pada analis jabatan (Riggio, 1990)

Berupa daftar aktifitas kerja dalam kuesioner dan responden diminta memberi respon (Berry, 1998)

Checklist Untuk merekam aktifitas pegawai pada sejumlah pekerjaan berperiode singkat (Berry,

1998)

Metode Spesifik Analisis Jabatan Functional Job Analysis (FJA)

FJA awalnya digunakan untuk membantu US Department of Labor untuk menyusun sistem klasifikasi jabatan dan Dictionary of Occupational Titles(DOT)

FJA dimulai dengan memeriksa apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya

Dalam menggunakan FJA, saat ini analisis jabatan memulai dengan job description umum yang disediakan oleh DOT (Riggio, 1990)

Position Analysis Questionnaire Pertanyaan terstruktur yang menganalisis berbagai jabatan dari 194

elemen jabatan yang tersusun atas enam kategori/divisi, yaitu : information input, mental processes, work output, relationship with other persons, job context, other job characteristic

Tahapan PAQ Orang yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan yang sedang

dianalisis mengecek elemen-elemen yang terdata pada PAQ mengenai pekerjaan tersebut

Memberi peringkat pada elemen-elemen tersebut sesuai urgensinya

Menganalisis data hasil dan memasukkannya dalam enam kategori di atas

Daftar critical worker requirement selesai dibuat (Berry, 1998)

DOT

Berry, 1998. Psychology at Work

PAQ

PAQ Job Element Categories

Category Subject Matter of Items

Information Input (wher and worker information

to use on job)

Sources of job information

Sensory and perceptual processes

Estimation activities

Mental Process Decision making, reasoning, and

planning/scheduling

Information processing activities

Use of learned information

Work Output (physical activities) Use of tools, devices, and equipment

Manual activities

Entire body activities

Level of physical exertion

Body position and postures

Manipulations and coordination activities

Relationship with other Communication

Interpersonal relationship

Amount of personal contact

Types of personal contact

Supervision and coordination

Context (physical and social work environment Physical working condition

Physical hazards

Personal and sosial job element

Other job Characteristic Apparel required

Licences required

Work schedule

Job demands and responsibilities

Adapted from McCormick, Jeanneret, & Meacham, Position

Analysis and Questionnaire (Berry, 1998)

Critical Incidents Techniques (CIT) Analis jabatan merekam perilaku spesifik pegawai terutama yang membawa

keberhasilan serta yang membawa kegagalan pada kinerja jabatan

Manfaat dari CIT adalah membantu untuk menentukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan pegawai untuk berkinerja dengan optimal (Riggio, 1990)

Tahapan CIT :

Pengumpulan data dimulai dengan interview terstruktur yang mana individu ditanyai mengenai kondisi alami dari insiden-insiden kritis jabatan.

Insiden jabatan tersebut didata untuk dievaluasi

Analis jabatan menyortir dan mengurutkan insiden-insiden tersebut (Berry, 1998)

Job Element Method Digunakan untuk mengidentifikasi aspek dasar perilaku (KSA) yang dibutuhkan dalam

sebuah jabatan

Tahap pelaksanaan :

Analis jabatan membentuk komite SME (subject-matter experts) yang mencakup job incumbent dan supervisor

Komite SME membuat list KSA yang dianggap penting untuk kinerja jabatan

Ketika daftar sudah dibuat, setiap elemen pekerjaan tersebut diberi peringkat oleh komite dalam menentukan tingkat urgensinya pada pekerjaan

Dari hasil analisis peringkat tersebut, critical job requirement disusun (Berry, 1998)

Contoh CIT

Sample Form Used in Critical Incident Interview

“Think of the last time you saw one of your subordinates do something that was very helpful to your

group in meeting their production schedule.” (Pause till he indicates he has such incident in mind.)

“Did his action result in an increase in production as much as one percent for that day? Or some

similar period?

“Tell me exactly what this person did that was so helpful at that time.”---------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

“Why was this so helpful in getting your’s job done?” ----------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

“When did this accident happen?” ----------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

“What was this person job?” -----------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

“How long has he been on this job?” -------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(Token from J.C. Flanagan, The Critical Incident Technique, (Berry, 1998)

Task Analysis Merupakan proses multi tahap yang berfokus pada tugas dan

kewajiban jabatan Tahap pelaksanaan :

Task universe didefinisikan melalui observasi langsung dan survei pada orang yang berpengetahuan mengenai pekerjaan tersebut (job knowledgeable persons)

Task universe adalah daftar seluruh tugas pada jabatan

Incumbent diminta merespon daftar tugas melalui kuesioner Diminta untuk menunjukkan apa tugas yang termasuk dalam

jabatan, berapa waktu untuk masing-masing tugas, seberapa sering dilakukan, dan seberapa penting tugas tersebut untuk pekerjaan secara menyeluruh.

Analis jabatan mengevaluasi data kuesioner Mengidentifikasi tugas penting Menyortir terhadap fungsi pekerjaan yang berbeda Melakukan ekstraksi worker requirement (job description) yang

dibutuhkan untuk setiap fungsi (Berry, 1998)

Compensable factors

Elemen-elemen pekerjaan yang digunakan untuk menentukan kompensasi yang sepadan

Contoh : syarat fisik untuk jabatan, jumlah training atau pengalaman yang disyaratkan, tanggung jawab jabatan.

Setiap pekerjaan diberi skor pada setiap faktor

Penggajian pegawai berkaitan dengan compensable factor

Definisi Penilaian Kinerja Metode formal untuk mengukur kinerja pegawai dengan

membandingkan pada standar yang telah ditetapkan oleh organisasi

Tujuan Penilaian Kinerja Untuk organisasi

Memberikan hasil pengukuran produktifitas individu dan unit kerja, yang selanjutnya digunakan untuk membuat putusan personalia

Validasi metode seleksi pegawai Informasi kebutuhan training dari anggota organisasi Dasar evaluasi efektifitas dari banyak tipe perubahan organisasi

Untuk pekerja secara individu Sebagai pondasi dari peningkatan karir Memberikan feedback untuk peningkatan kinerja dan mengenali

kelemahan Membantu jalinan hubungan pegawai dan supervisor

Pengukuran Kinerja Jabatan◦ Kriteria pengukuran kinerja jabatan dibagi dua, yaitu :

Hard performance criteria

Melibatkan pengukuran terhadap aspek-aspek kinerja jabatan yang dapat dikuantifikasi

Berfokus pada hasil obyektif yang spesifik

Ex : jumlah produk yang selesai dirakit

Soft performance criteria

Terdiri atas judgment atau rating yang dilakukan oleh individu yang berpengetahuan

Soft criteria biasanya digunakan apabila hard criteria sulit untuk diukur

Ex : kualitas kerja, inisiatif pegawai

Relevansi kriteria

Sejauhmana penilaian kinerja mampu mengukur kesuksesan kerja yang sebenarnya

Kontaminasi kriteria

Sejauhmana penilaian kinerja berisi elemen-elemen yang dapat mengurangi akurasi pengukuran efektifitas kerja

Ex : bias dari penilai

Defisiensi kriteria

Tingkat kegagalan sebuah kriteria dalam mengukur kinerja jabatan secara sempurna

◦ Comparative Methods Teknik penilaian kinerja dengan cara membandingkan

antara kinerja satu pegawai dengan kinerja pegawai yang lain

◦ Checklist Metode penilaian kinerja yang menggunakan serangkaian

pernyataan tentang kinerja jabatan

◦ Graphic Rating Scales Metode evaluasi kerja menggunakan skala yang telah

ditentukan sebelumnya untuk memberikan peringkat pada pegawai pada dimensi-dimensi kerja yang penting

◦ Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS) Tehnik penilaian kinerja yang menggunakan skala

peringkat (rating scales) dengan label yang merefleksikan kinerja rendah, rata-rata, dan kinerja yang baik

Contoh :

Intruction To The Rater : Read the dimension description and then the description of behavior at various poins along the scale. Decide which behavior most accurately matches the individual’s and check the scale to indicate this. Yoou may mark the cale at any poin that seems appropriate, including a point midway between two behavioral description. Use this same procedure for all dimensions.

Dimension : writing technical report on research project9

8

7

6

5

4

3

2

1

Can be expected to construct well-organized, and highly accurate report that need no explanation

Can be expected to present data dan discussion that hardly ever need elaboration

Can be expected to finish report on time

--------- etc ---------

Behavioral Observation Scales (BOS)

Metode penilaian kinerja yang mensyaratkan penilai untuk mengingat kembaliseberapa sering pegawai ketika diamati menunjukkan perilaku-perilaku kunci pekerjaannya

Contoh :

Narrative Methods of Performance Appraisal

Beberapa penilaian kinerja dibuat dalam bentuk narasi terbuka

Indikator Never Sometimes Always

Menjaga hubungan

dengan supervisor untuk

update prosedur dan

peralatan

1 2 3 4 5

◦ Leniency/Severity Errors Leniency error :

Tendensi untuk memberikan penilaian yang sangat positif terhadap semua pekerja pada saat penilaian kinerja

Severity error :

Tendensi untuk memberikan penilaian sangat negatif terhadap semua pekerja saat penilaian kinerja

◦ Halo Effects Penilaian positif secara keseluruhan terhadap pekerja

berdasarkan satu tindakan atau satu karakteristik positif saja

◦ Recency Effects Tendensi untuk memberikan porsi penilaian lebih terhadap

kinerja akhir-akhir ini dan memberikan porsi yang lebih sedikit terhadap kinerja yang lebih awal

◦ Atribution Errors Proses yang mana orang-orang dinilai berdasarkan peristiwa

atau perilaku

Ex : kinerja yang rendah dianggap disebabkan oleh kurangnya usaha dari si pekerja

◦ Personal Biases Bias personal biasanya berdasarkan jenis kelamin, ras, umur,

dan kondisi fisik

Perhatian Hukum terhadap Penilaian Kinerja Penilaian kinerja harus dilakukan dengan teliti sebab

terkait erat dengan tindakan personalia (ex : promosi dan demosi)

Agar disebut valid, penilaian kinerja harus didasarkan pada job analysis dan harus divalidasi dengan membandingkannya terhadap tugas faktual yang dikerjakan

Proses Penilaian Kinerja◦ Penilaian kinerja terdiri atas dua tahap

Asesmen kinerjaYaitu melakukan pengukuran terhadap kinerja karyawan untuk membuat

keputusan-keputusan personalia

Feedback kinerjaYaitu proses pemberian informasi mengenai level kinerja dengan sugesti

untuk meningkatkan kinerja si asessee di masa mendatang

◦ Cara meningkatkan penilaian kinerja Meningkatkan tehnik penilaian kinerja

Melatih para penilai kinerja (appraiser)

Memperoleh multiple evaluation

Menilai appraiser

Mengadakan penilaian kinerja secara teratur dan sering

Riggio, R.E. (1990). Introduction to Industrial/Organizational Psychology. USA: Scott, Foresman and Company.

Berry, L.M. (1998). Psychology at Work. Singapore : McGraw Hill.