EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN

KASIBANK PADA PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA

OlehNatalia Eveline Saputra Liga

2002-12-326

SKRIPSI

DIAJUKAN UNTUK MELENGKAPI SEBAGIAN SYARAT-SYARATDALAM MENCAPAI GELAR SARJANA EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

LIJ.FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYAJAKARTA

2010

Pengesahan Skripsi

EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUTANSI PENJUALAN, PIUTANGUSAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT. KARYABANGUN

ENTISEJAHTERA

Skripsi diterima dan disetujuiUntuk diujikan

Jakarta, 28 Juni 2010

Dosen Pembimbing Skripsi

C ~(Drs. Johan Suwandi)

LEMBAR PERNYATAAN KARYA SENDIRI

Yang bertandatangan di bawah mi,N a m a : Natalia Eveline Saputra LigaNIM : 2002-12-326Jurusan : AkuntansiFakultas : EkonomiJudul Skripsi : Evaluasi atas Sistem Informasi Akutansi

Penjualan, Piutang Usaha, Dan PenerimaanKas/Bank Pada PT. Kayabangun Intisejahtera

Dengan mi menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buatmi merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata dikemudian han penulisan Skripsi mi merupakan hasH plagiat atau penjiplakanterhadap karya orang lain, maka saya bersedia mempertanggungjawabkan sekaligusbersedia menerima sanksi berdasarkan aturan tata tertib di Universitas KatolikIndonesia Atma Jaya, Jakarta.

Demikian, pernyataan mi saya buat dalam keadaan sadar dan tidakdipaksakan.

?e~nu1is,

Ta~ 2~

~E~1T~E~

(Natalia Eveline Saputra Liga )

Pengesahan Skripsi

Nama Natalia Eveline Saputra LigaNIM : 2002-12-326Judul Skripsi EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUTANSI

PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAANKAS/BANK PADA PT. KARYABANGUN INTISEJAI-ITERA

Pembimbing Skripsi

(Drs. Johan Suwandi)

Tanggal Lulus

Mengetahui

(Loh~~~awati,SEMAK)

KATA PENGANTAR

Puji Tuhan kepada Allah Bapa yang Maha Kuasa atas segala berkat dan

kasih karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini

sesuai dengan kehendak dan rencana-Nya yang berjudul Evaluasi atas system

informasi Akutansi Penjualan, Piutang usaha, Dan Penerimaan Kas/Bank Pada

PT. KARYABANGUN INTISEJAHTERA

Penulis menyadari di dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak

kekurangan, karena keterbatasan pengetahuan, pengalaman maupun kemampuan

yang di miliki. Namun penulis senantiasa berusaha menyusun dan menyelesaikan

dengan sebaik-baiknya. Besar harapan penulis adanya kritik dan saran dari semua

pihak yang sifatnya membangun untuk memperbaiki dan menyempurnakan

skripsi ini agar dapat berbuat yang lebih baik di masa yang akan datang.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Johan suwandi sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan

meluangkan waktunya untuk memberikan dukungan, bimbingan dan petunjuk

yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini.

2. Ketua dan Anggota Panitia Ujian Akhir jalur skripsi program studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Unika atma Jaya.

3. Seluruh dosen, staff dan karyawan Fakultas Ekonomi Unika Atma Jaya.

4. Bpk. Winarto selaku Direksi PT. Karyabangun Intisejahtera yang telah

meluangkan waktu untuk memberikan bantuan dan petunjuk dalam upaya

pembuatan skripsi saya.

5. Seluruh keluarga besar yang senantiasa memberikan bantuan dan dorongan

secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis.

6. Teman-temanku : Randy, Ko Herman, Imel, Valentine, Marini, Ainita, Icha,

Nia, Kiong-kiong, Bobby, Team PD PT. PERDANA BANGUN PUSAKA

dan masih banyak lagi yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima

kasih atas dorongan dan masukan serta persahabatan yang tidak terlupakan ini.

Kiranya Allah Bapa di surga selalu membalas dan memberkati kebaikan Bapak,

Ibu, Saudara/i sekalian.

Akhir kata semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang

memerlukan.

Jakarta, 28 Juni 2010

Natalia Eveline Saputra Liga

iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ............................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................. iii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Permasalahan ............................................. 1

I.2 Perumusan Masalah ........................................................... 3

I.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................... 5

I.4 Sistematika Pembahasan .................................................... 6

BAB II SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN,

PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK

A. Sistem Informasi Akuntansi ............................................. 8

B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............................ 10

C. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi.................................. 11

D. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ............................. 11

E. Sistem Informasi Akuntansi Piutang ................................. 20

F. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank .......... 24

G. Sub-sistem Sistem Informasi Akuntansi ........................... 29

H. Pengendalian Intern .......................................................... 30

iv

BAB III GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA

III.1 Gambaran Umum Objek Penelitian ............................... 42

III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas............................ 43

III.3 Evaluasi Bagan Struktur Organisasi

PT Karyabangun Intisejahtera ........................................ 48

III.4 Kegiatan usaha .............................................................. 50

III.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang

Dan Penerimaan Kas Pada PT Karyabangun Intisejahtera 51

BAB IV EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN

KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA

A. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada

PT Karyabangun Intisejahtera .......................................... 70

B. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi piutang usaha Pada

PT Karyabangun Intisejahtera .......................................... 72

C. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank Pada PT

Karyabangun Intisejahtera ............................................... 74

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

V.1 Kesimpulan ..................................................................... 81

V.2 Saran ............................................................................... 82

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

vDAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera

Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera

Lampiran 3 Bagan Alur Prosedur Penjualan (Yang Berlaku)

Lampiran 4 Bagan Alur Prosedur Penjualan (Yang direkomendasikan)

Lampiran 5 Bagan Alur Prosedur Piutang (Yang Berlaku)

Lampiran 6 Bagan Alur Prosedur Pencatatan Piutang (Yang direkomendasikan)

Lampiran 7 Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas/Bank (Yang Berlaku)

Lampiran 8 Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas/Bank (Yang direkomendasikan)

ABSTRAK

Diera globalisasi seperti sekarang ini, masalah yang sering

dihadapi pada setiap perusahaan adalah mengenai arus informasi dari

penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank. Setelah ditelaah

pada perusahaan PT Karyabangun Intisejahtera mengenai hal tersebut,

ditemukan banyak kekurangan.

Kekurangan-keurangan tersebut pada intinya bermuara pada

tidak terdapatnya pengendalian internal seperti perangkapan fungsi,

persyaratan rancangan dokumen yang tidak memadai dan pencatatan

akuntansi yang tidak layak.

Bertolak dari permasalahan diatas, penulis melakukan evaluasi

terhadap sistem informasi akuntansi penjualan, piutang usaha, dan

penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera dan

menyarankan sejumlah perbaikan yang perlu dilakukan seperti

pemisahan tugas antara Bagian Penjualan dengan Bagian Kredit,

pemberian Nomor Urut tercetak pada sejumlah dokumen bisnis yang

digunakan, seperti faktu penjualan, surat jalan, sales order dan

penyampaian laporan-laporan kegiatan penjualan, piutang serta

penerimaan kas/bank.

Melalui tindakan-tindakan perbaikan ini akan dapat

menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi

perusahaan melakukan pengendalian terhadap jalan kegiatan usaha

yang dijalankan oleh perusahaan. Semua upaya ini hanya mungkin

terjadi bilamana dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi

akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan yang dalam hal ini sistem

akuntansi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas/bank.

Menyetujui,

Dosen Pembimbing Skripsi

( Drs. Johan Suwandi)

1BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Permasalahan

Saat ini perekonomian negara Indonesia yang mengalami penurunan,

tetapi tidak berarti perusahaan harus melakukan penurunan kegiatan

usahanya, disisi lain melainkan hal sebaiknya yang harus dilakukan

perusahaan. Dalam kaitan itu perusahaan perlu melakukan upaya

meningkatkan penjualannya.

Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang maju pesat dewasa ini

menyebabkan persaingan di dunia usaha semakin meningkat dan dalam

menghadapi persaingan yang lebih ketat tersebut dibutuhkan informasi yang

akurat dan tepat waktu. Salah satu informasi yang penting bagi perusahaan,

yaitu informasi akuntansi. Perolehan informasi akuntansi yang akurat dan

tepat waktu memerlukan sebuah sistem yang mengatur alur pengolahan data

akuntansi mulai sejak data tersebut diperoleh sampai akhirnya disajikan

dalam bentuk laporan. Sistem yang dimaksud adalah sistem informasi

akuntansi.

Penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang sangat

penting. Penjualan yang besar memungkinkan perusahaan memperoleh laba

yang besar juga. Oleh karena itu, harus dilakukan kontrol dan pengawasan

yang baik terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan

dan perolehan informasi yang bermanfaat bagi perusahaan. Apabila

2perusahaan lalai dalam melakukan pengawasan terhadap penjualan akan

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri.

Penjualan itu sendiri dapat berupa penjualan tunai maupun kredit.

Dalam hal ini terjadi penjualan kredit akan menimbulkan piutang, sehingga

perlu diadakan pengawasan yang lebih teliti dalam memilih calon debitur.

Kebanyakan kesalahan pihak perusahaan adalah kurang teliti dalam

menentukan calon debitur, sehingga pemberian kredit terjadi tanpa

pengawasan, yang pada gilirannya akan menyebabkan ketidakpastian

tertagihnya piutang. Dengan demikian pengawasan terhadap piutang

perusahaan ini perlu untuk ditingkatkan agar semua kemungkinan piutang

yang tidak dapat ditagih dapat diperkecil sehingga arus kas perusahaan

menjadi lancar.

Banyaknya piutang yang tidak tertagih menyebabkan kas yang

diterima menjadi berkurang, sehingga dapat mengganggu likuiditas

perusahaan, yang disebabkan oleh rasio perputaran piutang yang tinggi. Kas

merupakan harta perusahaan yang paling likuid dan yang paling berisiko

dalam perusahaan. Risiko ini berkaitan dengan penyalahgunaan, pencurian,

dan kecurangan dalam pengeluaran kas.

Setelah dilakukan penelitian awal pada PT Karyabangun Intisejahtera

ditemukan beberapa permasalahan dalam sistem penjualan, piutang, dan

penerimaan kas/bank, seperti pelanggan yang sering terlambat dalam

menyelesaikan kewajibannya, sejumlah faktur yang tidak dapat ditagih,

tidak adanya analisis untuk piutang, terjadi overlapping bagian penagihan

3dengan bagian penjualan dalam perusahaan, dan keterlambatan melakukan

penagihan ke pelanggan. Permasalahan ini dapat merugikan perusahaan dan

menghambat kelancaran kegiatan perusahaan. Salah satu kemungkinan

disebabkan sistem informasi akuntansi pada PT Karyabangun Intisejahtera

belum berjalan dengan benar.

Mengingat pentingnya sistem penjualan, piutang, dan penerimaan

kas/bank bagi kelancaran kegiatan perusahaan, maka akan dilakukan

evaluasi atas sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan

kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera. Oleh karena itu akan disusun

skripsi dengan judul EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN

PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN

INTISEJAHTERA

1.2. Perumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah

Adapun permasalahan yang akan dianalisis dan dibahas adalah

sebagai berikut:

a. Berkaitan dengan penjualan:

- Apakah terjadinya perangkapan fungsi antara Bagian

Penjualan dengan Bagian Kredit, sehingga terjadi tumpang

tindih dalam tugas?

- Apakah Formulir penjualan pada perusahaan sudah

bernomor urut cetak?.

4b. Berkaitan dengan piutang:

Apakah terjadinya keterlambatan pembayaran piutang oleh

pelanggan akibat tidak adanya surat konfirmasi piutang pada

pelanggan ?.

c. Berkaitan dengan penerimaan kas/bank:

- Apakah terjadinya tumpang tindih tugas dibagian

pemasaran yang merangkap sebagai kolektor yang

mengakibatkan penyelewengan atau kecurangan dalam

perusahaan?

- Apakah dilakukannya pemeriksaan kas secara mendadak

antara fisik uang kas di kasir dengan yang tercatat dalam

pembukuan?

1.2.2 Pembatasan Masalah

Dalam suatu sistem informasi akuntansi, banyak permasalahan

yang dijumpai. Namun dalam skripsi ini ruang lingkup penelitian

hanya dibatasi pada sistem informasi akuntansi penjualan, piutang,

dan penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera.

1.2.3 Permasalahan

Berdasarkan permasalahan di atas maka yang menjadi inti

permasalahan skripsi ini adalah:

Apakah sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan

penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun Intisejahtera telah

disusun dan dijalankan dengan baik?

51.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penjualan,

piutang, dan penerimaan kas/bank pada PT Karyabangun

Intisejahtera telah disusun dan dijalankan dengan baik.

1.3.2 Manfaat Penelitian

a. Teoritis:

1) Sebagai sumber yang dapat menunjang ilmu pengetahuan,

khususnya mengenai sistem informasi akuntansi.

2) Sebagai bahan perbandingan antara teori-teori mengenai

sistem informasi akuntansi atas penjualan, piutang dan

penerimaan kas.

b. Praktis:

1) Bagi pembaca

Dalam memberikan informasi untuk menambah

pengetahuan dalam penyusunan skripsi mengenai evaluasi

sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan

penerimaan kas.

2) Bagi perusahaan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan

pertimbangan bagi perusahaan dalam memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang terjadi dan untuk

6menyempurnakan sistem informasi akuntansi yang ada

dalam perusahaan.

1.4. Sistematika Penulisan

Pembahasan skripsi ini mencakup lima bab, dimana setiap bab akan

dirinci lagi dalam beberapa sub bab yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang permasalahan,

perumusan masalah, tujuan, dan manfaat penelitian serta

diakhiri dengan sistematika pembahasan.

BAB II : TINJAUAN LITERATUR SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN

PENERIMAAN KAS/BANK

Bab ini terdiri atas tinjauan pustaka yang menguraikan

tentang pengertian Sistem Informasi Akuntansi, tujuan

Sistem Informasi Akuntansi, sistem pengendalian intern,

Model umum dan subsistem Sistem Informasi Akuntansi

serta Sistem Informasi Akuntansi penjualan, piutang usaha,

dan penerimaan kas.

BAB III : GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN

INTISEJAHTERA

Bab ini menguraikan tentang sejarah dan perkembangan

perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas, serta

7kegiatan usaha perusahaan.

BAB IV : EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN

KAS/BANK PADA PT KARYABANGUN

INTISEJAHTERA

Bab ini membahas tentang analisis dan pembahasan yang

menguraikan tentang kebijakan perusahaan terhadap

penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, penerapan

Sistem Informasi Akuntansi penjualan, piutang usaha dan

penerimaan kas, hasil Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas, serta usaha

untuk meningkatkan pengendalian intern Sistem Informasi

Akuntansi penjualan, piutang usaha dan peneriman kas pada

PT Karyabangun Intisejahtera.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini mengemukakan kesimpulan atas evaluasi terhadap

sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, penerimaan

kas serta memberikan saran-saran untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan.

8BAB II

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN,

PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK

II.1. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem merupakan hal mendasar yang harus dimiliki oleh perusahaan

dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaannya. Baik itu perusahaan

kecil maupun perusahaan besar pasti memiliki suatu sistem, hanya saja sistem

yang dimiliki oleh perusahaan kecil lebih sederhana, tidak kompleks dan

biasanya dilakukan secara manual, sedangkan sistem yang dimiliki

perusahaan besar sangat kompleks dan sudah terkomputerisasi.

1. Pengertian Sistem

Ada beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para

ahli, antara lain:

Menurut James A. Hall, definisi sistem adalah: A group of two or

more interrelated component or subsystems that serve a common

purpose.

(Hall, 2001: 4).

Menurut Mulyadi: Sistem adalah sekelompok unsur-unsur yang

erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001: 2)

Berdasarkan kutipan di atas, maka sistem merupakan suatu

kerangka yang terdiri dari unsur-unsur yang berhubungan erat dan

9disusun sesuai dengan suatu sistem yang menyeluruh untuk mencapai

tujuan tertentu.

2. Pengertian Informasi

Menurut Wilkinson, et.al definisi Informasi adalah: Intelligence

thai is meaningful and useful to person for whom it is intended.

(Wilkinson, et.al,2000: 5)

Menurut Gordon B. Davis sebagaimana yang dikutip oleh

Jogiyanto bahwa:

Informasi adalah data yang telah diolah kedalam suatubentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atauberupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusansekarang maupun masa depan. (Jogiyanto, 2000 : 24)

Sedangkan menurut Stephen A. Moscove, Mark G. Simkin, dan

Nancy A. Bagranoff: Information refers to data that have meaning to

the recipient. Information, on the other hand, refers to meaningful facts

or figures useful for business decisions. (Moscove, et al, 1997:7)

Berdasarkan kutipan di atas, maka informasi merupakan

kumpulan data yang diolah menjadi lebih berguna, yang dapat

menggambarkan suatu kejadian dan digunakan oleh pihak yang

berkepentingan untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan

perusahaan.

3. Pengertian Sistem Informasi

James A. Hall menjelaskan pengertian sistem informasi sebagai berikut:

Information system is the set of formal procedur by which

data are collected, processed into information and

10

distributed to users. (Hall, 2001: 7)

Menurut Jogiyanto:

Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisir dan bilamana dieksekusikanakan menyediakan informasi untuk mendukung dalampengambilan keputusan dan pengendalian dalamorganisasi. (Jogiyanto, 2000:35)

Menurut Wilkinson:

An information system is therefore a framework by whichresources (people, computers) are coordinated to convertinputs (data) into outputs (information) in order to achievethe objectives of an enterprise. (J. Wilkinson, 2000:4)

Berdasarkan kutipan di atas, maka sistem informasi merupakan suatu

kerangka kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang terorganisir

untuk memproses masukan yang berupa data menjadi keluaran yang

sudah berupa informasi yang berguna dalam pengendalian organisasi.

II.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Joseph W. Wilkinson, et.al definisi sistem informasi

akuntansi adalah:

A unified structure within an entity, such as a business firm,that employs physical resources and other components totransform economic data into accounting information, with thepurpose of satisfying the information needs of a variety ofusers. (Wilkinson, et.al, 2000:7)

Menurut Jogiyanto:

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari manusiadan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasiyang bertanggungjawab untuk menyediakan informasikeuangan dan juga informasi yang dapat dari pengumpulandan pengolahan data transaksi . (Jogiyanto, 2000:49)

11

Definisi tersebut dapat diartikan sebagai berikut : Suatu sistem

informasi akuntansi merupakan kesatuan struktur dalam sebuah entitas, yang

mengolah sumber-sumber daya fisik dan komponen-komponen lainnya untuk

merubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk

memenuhi kebutuhan informasi dari para pemakai.

II.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi mempunyai peranan yang penting dalam

menyediakan informasi bagi perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi

menurut J. W. Wilkinson, adalah sebagai berikut:

1. First objective : to support the day-to-day operations

2. Second objective : to support decision making by internal decision

maker.

3. Third objective : to fulfill obligations relation to stewardship.

(Wilkinson; et al., 2000: 8-10)

II.4. Model Umum Dan Subsistem Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall elemen-elemen model umum Sistem Informasi Akuntansi:

a. Pemakaian akhir

Pemakaian akhir dibagi dalam dua kelompok umum yaitu internal

12

dan eksternal. Pemakaian internal adalah pihak manajemen disetiap

organisasi personel operasi.Pemakai eksternal meliputi para kreditur,

para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat

peraturan, otoritas pajak, para pemasok dan pelanggan.

b. Data versus informasi

Data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses dan tidak

berpengaruh secara langsung kepada para pemakai. Sebaliknya

informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang

dapat ia lakukan atau tidak dapat dilakukan. Informasi sering

didefinisikan sebagai data yang telah diproses. Informasi ditentukan

oleh efeknya para pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.

c. Sumber data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem dari

sumber internal dan eksternal. Transaksi keuangan eksternal

merupakan sumber data yang umum bagi kebanyakan organisasi,

misalnya; penjualan barang-barang dan jasa, pembelian persediaan,

penerimaan kas dan pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal

melibatkan pertukaran dan pergerakan sumber daya dalam

organisasi.

d. Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional utama dalam sistem

informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data

peristiwa yang memasuki sistem itu telah memenuhi keabsahan,

13

kelengkapan dan akurat.

e. Pemrosesan data

Data biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Tugas

dalam pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang

kompleks.Misalnya, algoritma matematika (seperti model program

linear) digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi dan teknik-

teknik statistik untuk peramalan penjualan.

f. Manajemen database

Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data

keuangan dan non keuangan. Istilah database dalam arti umum ini

dapat berupa filing cabinet atau sebuah disket komputer. Tanpa

memperhatikan bentuk fisik database maka dapat juga ditampilkan

isinya dalam hierarki yang logis yaitu:

1) Atribut data, merupakan bagian berpotensi menjadi data yang

berguna menjadi database. Sebuah atribut merupakan

karakteristik yang logis dan relevan dari sebuah entitas tentang

apa yang ditangkap sebuah perusahaan dari data.

2) Record, merupakan satu rangkaian atribut yang lengkap untuk

satu peristiwa dalam satu kelas entitas.

3) File, merupakan satu rangkaian record yang lengkap dari

sebuah kelas identik.

g. Penghasil informasi

14

Penghasil informasi merupakan proses pengumpulan, mengatur,

memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai.

Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan

penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan dilayar

komputer.

h. Umpan Balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirim kembali ke

sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal atau

eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah suatu

proses.

(Hall, 2001: 13)

Lingkungan Eksternal

ManajemenDatabase

PemrosesanData

PenghasilInformasi

Pemakai AkhirEksternal

PengumpulanData

Sumber DataEksternal

Sumber DataInternal

Pemakai AkhirInformasi

Umpan Balik

Organisasi Bisnis

Umpan Balik

SistemInformasi

Gambar 2.1Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi

Sumber: Hall, 2001: 13

Diagram arus data (DAD) merupakan simbol-simbol untuk

15

memcerminkan proses sumber-sumber data, arus data dan entitas

dalam sebuah sistem. (Hall, 2001: 69)

II.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Menurut Mulyadi, fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah:

a. Bagian Penjualan.Fungsi ini bertanggung jawab menerima purchase orderdari pelanggan, membuat sales order, meminta otorisasikredit, menentukan tanggal pengiriman barang, danmembuat surat order pengiriman.

b. Bagian Kredit.Fungsi ini bertanggung jawab untuk memeriksa statuskredit pelanggan, apabila sesuai dengan syarat-syaratkredit yang ditentukan perusahaan maka fungsi kreditmengotorisasi dan menandatangani sales order.

c. Bagian Gudang.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barangsetelah barang selesai diproduksi, dan menyiapkan barangyang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barangke fungsi pengiriman.

d. Bagian pengiriman.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barangatas dasar surat order pengiriman yang diterimanya darifungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untukmenjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dariperusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

e. Bagian penagihan.Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat danmengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, sertamenyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatantransaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f. Bagian akuntansi.Fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang daritransaksi penjualan kredit, membuat, mengirimkan suratpernyataan piutang dan membuat laporan penjualan.(Mulyadi, 2001: 213-215)

Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan adalah sebagai

berikut :

a. Surat order pengiriman

16

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses

penjualan kredit kepada pelanggan.

b. Faktur dan tembusannya

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang

diperlukan seperti nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi,

kode, nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dan

kode wiraniaga, otorisasi transaksi.

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan untuk mencatat dan meringkas harga pokok

produk selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini

digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung

pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang

dijual.

d. Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan

ke dalam jurnal. Sistem siklus penjualan yang sering digunakan oleh

organisasi yang memberikan kredit kepada pelanggan. Ternyata

asumsi ini tidak valid untuk semua tipe bisnis.

Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan

sistem penjualan, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai

langkah-langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya pesanan

sampai dengan penyerahan barang. Sedangkan untuk sistem penjualan

yang dapat terjadi pada suatu perusahaan dapat berupa penjualan secara

17

tunai maupun secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut akan

dijelaskan sebagai berikut : bagian pesanan penjualan menerima pesanan

dari langganan, atau dapat juga pesanan itu data dari salesman. Apabila

penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka seksi pesanan

penjualan akan memberitahukan ke langganan. Bila penjualan itu disetujui

oleh bagian kredit, maka seksi pesanan penjualan akan menulis surat

perintah pengiriman rangkap 3, dimana lembar 1 untuk bagian gudang,

lembar 2 untuk bagian pengiriman, dan lembar 3 untuk dimasukkan ke file

transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi pesanan penjualan.

Lembar ke 3 ini kemudian diarsipkan di seksi pesanan penjualan urut

nomor.

Gudang barang jadi menyiapkan barang dan menyerahkannya ke

seksi pengiriman beserta lembar pertama surat perintah pengiriman. Seksi

pengiriman menghitung barang dari gudang, membungkus, dan

memasukkan lembar ke 2 surat perintah pengiriman ke dalam bungkusan

barang. Barang dikirimkan ke pembeli. Lembar kedua surat perintah

pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman

barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di seksi

pengiriman. Kemudian lembar ke 2 surat perintah pengiriman diarsipkan

urut nomor.

Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman, transaksi penjualan

diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar

faktur dan jumlah-jumlah untuk pengawasan. Empat lembar faktur

18

didistribusikan sebagai berikut; Lembar 1 dan 2 untuk pembeli, Lembar 3

untuk seksi piutang, Lembar 4 untuk seksi pesanan penjualan.

Oleh seksi pesanan penjualan, lembar ke 4 dari faktur dicocokkan

dengan surat perintah pengiriman yang ada dalam arsip. Agar mudah

mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor surat perintah

pengiriman juga dituliskan dalam faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai

dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur

diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila

yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka seksi pesanan

penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangannya

(ini disebut back order). File transaksi penjualan kemudian diproses lagi

dengan menggunakan program up date master file piutang dan buku besar.

Hasilnya adalah master file yang sudah di-up date, buku besar yang sudah

di-up date dan daftar jumlah untuk pengawasan. Jumlah-jumlah ini

dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke 6 di

atas. File transaksi penjualan beserta master file persediaan dan file buku

besar diproses dengan program up date master file persediaan dan buku

besar. Hasilnya adalah master file persediaan yang sudah di-up date, file

buku besar yang sudah di-up date, laporan status persediaan, dan daftar

jumlah untuk pengawasan. Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah

kontrol yang diperoleh dalam langkah ke 8 di atas. Laporan status

persediaan diserahkan ke seksi pembelian yang akan menjadi dasar untuk

membuat order pembelian bila saldo persediaan sudah mencapai angka

19

minimum.

Setiap akhir bulan, master file piutang diproses dengan program

analisa umur piutang, hasilnya daftar analisa umur piutang diserahkan ke

seksi kredit dan seksi piutang. Selain itu master file piutang ini juga

diproses dengan program penyusunan pernyataan piutang diserahkan ke

seksi piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman surat pernyataan

piutang ini dilakukan bila sudah dicocokan dengan daftar analisa umur

piutang.

Setiap akhir bulan, file transaksi penjualan diproses untuk membuat

daftar distribusi penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah

penjualan dan lain-lain.

Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan dokumen-

dokumen berikut sebagai input:

a. Surat perintah pengiriman

b. Faktur

c. Back order

Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi

penjualan adalah sebagai berikut:

a. Daftar jumlah untuk pengawasan

b. Laporan status persediaan

c. Faktur

Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan teknologi

sebagai berikut:

20

a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah:

1) Operator komputer pada bagian pesanan penjualan

2) Operator pada bagian pengiriman

3) Operator komputer pada bagian PDE

b. Perangkat lunak (Software) yang digunakan adalah:

1) Operating system

2) Language software

3) Application software:

a) Program pembuatan faktur

b) Program entry, edit, hapus, cetak

c) Program up date master file piutang, file buku besar, master

file persediaan.

c. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan adalah:

Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.

Sistem informasi akuntansi penjualan menggunakan basis data

(Data base) sebagai berikut:

a) File transaksi penjualan

b) Master file piutang

c) File buku besar

d) Master file persediaan

Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi

akuntansi penjualan terbagi atas:

a. Pengendalian Umum

21

1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian

pesanan penjualan, kredit, gudang, pengiriman, kasir, piutang,

PDE.

2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat berwenang misalnya

Sales Order diotorisasi oleh Manajer Penjualan, pemberian

kredit harus diotorisasi oleh bagian kredit di bawah Manajer

Keuangan, Bukti Memorial diotorisasi oleh Manajer

Akuntansi.

3) Formulir dibuat prenumbered untuk mengetahui bila ada

dokumen yang hilang.

b. Pengendalian Aplikasi

1) Masukan:

a) Echo check dilakukan dengan cara menampilkan data,

yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke

komputer, pada layar terminal sehingga operator

mendapatkan kesempatan untuk membetulkan bila data

yang diketikkan salah.

b) Batch control total check untuk meyakinkan apakah

kumpulan transaksi tersebut sudah lengkap dan benar

atau belum dengan cara menghitung terlebih dulu nilai

total dari kumpulan data transaksi yang akan

dimasukkan ke dalam komputer, nilai-nilai total tersebut

dicatat pada batch cover sheet. Hasil perhitungan oleh

22

computer dibandingkan dengan nilai yang ada di batch

cover sheet, bila berbeda berarti data yang terekam

tersebut belum benar.

c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan

kelengkapan otorisasi.

2) Proses:

a) Control total check untuk mendeteksi apakah semua data

yang diolah telah lengkap dan benar. Control total yang

dihitung oleh komputer sewaktu proses pengolahan

dapat dicetak di printer kemudian hasilnya dibandingkan

dengan total yang seharusnya, bila tidak sama berarti

data yang diolah tidak lengkap atau mengandung

kesalahan nilai, misalnya kesalahan-kesalahan

pembulatan, kesalahan akibat hilangnya atau rusaknya

data.

b) Matching check untuk mendeteksi tidak ditemukannya

data, yang dicari untuk diproses, dari file yang

bersangkutan. Misalnya waktu memproses update dari

transaksi penjualan kredit, bila data suatu langganan

tidak ada di file induk piutang langganan, maka harus

ditampilkan dalam layar sebagai suatu kesalahan

sehingga kesalahan ini dapat terdeteksi.

3) Keluaran:

23

a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas

laporan tersebut, misalnya Laporan Penjualan

didistribusikan kepada Manajer Penjualan, Manajer

Akuntansi, dan Dewan direksi (misalnya ada 6 orang).

b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan,

misalnya laporan penjualan akan didistribusikan kepada

pihak-pihak seperti yang disebutkan di atas maka hanya

akan dicetak sebanyak 8 lembar

II.6. Sistem Informasi Akuntansi Piutang

Piutang usaha merupakan salah satu sumber dana bagi operasional

perusahaan, maka perlu lakukan tindakan pengamanan terhadap piutang,

yakni dengan menilai resiko kredit.

Piutang dalam arti yang lebih luas merupakan hak atas uang, jasa atau

barang terhadap pihak lain, tapi untuk tujuan akutansi biasanya beberapa hak

yang diharapkan yang dapat dipenuhi dari penerimaan kas atau bank.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standar Akuntansi

Keuangan, terdapat dua kategori piutang yaitu

1. Piutang usahaPiutang yang timbul karena penjualan produk atau penyerahanjasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan.

2. Piutang lain-lainPiutang lain-lain adalah kumpulan piutang yang timbul daritransaksi diluar kegiatan usaha normal perusahaan. (IAI, 2001 :94)

Secara periodik konfirmasi piutang harus dikirim kepada para debitur

untuk meyakini kebenaran pencatatan piutang oleh perusahaan. Selain itu

24

konfirmasi piutang akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur

mengenai pertanggungjawaban keuangan perusahaan. Untuk mencegah tidak

tertagihnya piutang, selain konfirmasi piutang perusahaan juga harus

dilakukan penagihan. Penagihan dilakukan melalui prosedur penagihan yang

berdiri sendiri maupun yang dikombinasikan dengan prosedur order

pengiriman.

Berikut ini akan disajikan mengenai sistem lainnya yang berkaitan

dengan sistem piutang

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Piutang adalah sebagai

berikut:

a. Faktur Penjualan

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang

dari transaksi Penjualan kredit.

b. Bukti Kas Masuk

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya

piutang dari transaksi pembayaran/pelunasan Piutang oleh Pelanggan.

c. Bukti Memorial

Dokumen ini merupakan dasar dalam mencatat transaksi kedalam

jurnal umum dan dokumen ini dibuat oleh bagian kredit.

Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan

sistem piutang, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai langkah-

langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya penjualan sampai

dengan terjadinya penjualan secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut

25

akan dijelaskan sebagai berikut : bukti transaksi utama untuk proses data ini

adalah faktur penjualan, yang setiap harinya akan diproses ke dalam file

transaksi piutang harian. Di samping faktur, bukti transaksi lain seperti credit

memo untuk retur penjualan, bukti memo untuk menghapus piutang juga

diproses untuk meng-up-date master file piutang. Bersamaan dengan proses

meng-up-date master file dapat dihasilkan laporan harian. Setiap periode

tertentu, misalnya tiap akhir bulan, master file piutang dapat diproses untuk

menghasilkan surat pernyataan piutang dan analisa umur piutang. Surat

pernyataan piutang akan dikirimkan pada debitur dan analisa umur piutang

akan digunakan sebagai dasar untuk membuat bukti memo (yaitu bukti untuk

menghapus piutang). Proses diatas biasanya juga sekaligus memproses data

penjualan.

Dokumen-dokumen yang dihasilkan sebagai output dari proses data

piutang adalah sebagai berikut:

a) Daftar analisis umur piutang

b) Surat pernyataan piutang

c) Laporan piutang harian

Sistem informasi akuntansi piutang menggunakan teknologi sebagai

berikut:

a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah operator di seksi

piutang.

b. Perangkat lunak (Software) terdiri dari:

1) Operating System

26

2) Aplication System:

a) Program entry ke file transaksi piutang harian.

b) Program up date master file piutang dan file buku besar

c) Program penyusunan analisis umur piutang dan pernyataan

piutang.

d) Program edit, delete, print.

c. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan antara lain sebagai berikut:

Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.

Sistem informasi akuntansi piutang menggunakan basis data sebagai

berikut:

a. File transaksi piutang harian

b. Master file piutang

c. File buku besar

Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi

akuntansi piutang adalah sebagai berikut:

a. Pengendalian Umum

1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pesanan

penjualan, bagian kredit, gudang barang jadi, bagian pengiriman,

bagian piutang dan PDE.

2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat yang berwenang, misalnya

Faktur Penjualan dan Memo Kredit diotorisasi oleh Manajer

Penjualan, bukti memorial diotorisasi oleh Manajer Akuntansi,

Bukti Kas Masuk diotorisasi oleh Manajer Keuangan.

27

3) Formulir dibuat prenumbered

b. Pengendalian Aplikasi

1) Masukan:

a) Echo check

b) Batch control total check

c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan

otorisasi.

2) Proses:

a) Control total check

b) Matching check

3) Keluaran:

a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas laporan

tersebut, misalnya Laporan Penjualan didistribusikan kepada

Manajer Penjualan, Manajer Akuntansi, dan Dewan direksi.

b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan, misalnya

laporan penjualan akan didistribusikan kepada pihak-pihak seperti

yang disebutkan di atas maka hanya akan dicetak sebanyak 8

lembar

II.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas/Bank

Penerimaan kas pada perusahaan dapat berasal dari pembayaran

langsung ke kasir atau langganan melakukan pembayaran ke Bank. Jika

langganan langsung membayar ke Bank, kasir akan membuat tanda terima

28

uang sesudah ada pemberitahuan dari Bank.

Sistem penerimaan tunai biasanya adalah sistem batch. Tidak seperti

transaksi penjualan, di mana kecenderungan untuk selesai dalam satu hari,

penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumen

pembayaran (dokumen pemberitahuan pembayaran) diterima dari bagian

penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari

penerimaan tunai biasanya dilakukan sekali pada akhir hari.

Sistem penerimaan tunai menggunakan proses akses langsung ke file

dan proses batch. Teknologi yang digunakan dalam contoh ini,

digunakan uittuk mengotomatisasi prosedur tradisional. Dalam prosedur

Update, ruang penerimaan dokumen. Ruang penerimaan dokumen

memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar

pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke

departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar

pembayaran diteruskan ke departemen piutang.

Departemen Penerimaan Tunai. Petugas penerimaan kas mencocokkan

cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui

terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan

tunai. Petugas kernudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu

salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan

uang tersebut ke bank.

Departemen Piutang. Petugas departemen piutang menerima dan

mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui

29

terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap

dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen

pembayaran dan daftar pembayaran.

Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir hari, program batch akan

melakukan prose pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi

penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang

dan rekening kontrol buku besar umum (Piutang-Kontrol dan Kas). Proses ini

menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan

sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi di mana akan

dilakukan pencocokan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen

piutang.

Berikut ini akan disajikan mengenai prosedur yang berkaitan dengan

sistem piutang, dimana prosedur tersebut dapat diartikan sebagai langkah-

langkah yang dilakukan untuk memulai dari timbulnya penjualan sampai

dengan terjadinya penjualan secara kredit. Secara ringkas prosedur tersebut

akan dijelaskan sebagai berikut : kasir menerima pelunasan berbentuk uang

atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yang

diterima oleh bagian surat masuk yang kemudian diserahkan ke kasir dengan

daftar penerimaan uang. Seksi surat masuk memasukkan transaksi

penerimaan uang melalui terminal. Kasir membuat bukti kas masuk

rangkap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke langganan, lembar ketiga digunakan

sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan uang ke file lewat

terminal. Lembar ke 3 bukti kas masuk ini oleh kasir kemudian diarsipkan

30

urut nomor. File transaksi uang masuk diproses dengan program up date

master file piutang dan buku besar. Hasilnya adalah master file piutang yang

sudah di-up date, file buku besar yang sudah di-up date, daftar jumlah untuk

kontrol dan daftar penerimaan uang. Daftar penerimaan uang diserahkan ke

seksi audit intern. Laporan bank setiap periode diserahkan ke seksi audit

intern sebagai dasar untuk menyusun laporan rekonsiliasi bank.

Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan dokumen-

dokumen berikut sebagai input:

a) Bukti kas masuk

b) Cek

Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi

penerimaan kas adalah:

a) Daftar jumlah untuk kontrol

b) Daftar penerimaan uang

c) Laporan bank

Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan teknologi

sebagai berikut:

a. Pelaksana teknis (Brainware) yang diperlukan adalah:

1) Operator pada bagian surat masuk

2) Operator pada bagian kasir

3) Operator pada bagian PDE

b. Perangkat lunak (Software) yang digunakan adalah:

31

1) Operating system

2) Language software

3) Application software:

a) Program up date file transaksi uang masuk, master file piutang,

file buku besar.

b) Program entry, edit, hapus, cetak

c. Perangkat keras (Hardware) yang dipergunakan adalah:

Hard disk, CPU, printer, disk drive, main memory, keyboard, mouse.

Sistem informasi akuntansi penerimaan kas menggunakan basis data

(Data base) sebagai berikut:

a) File transaksi uang masuk

b) Master file piutang

c) File buku besar

Pengendalian-pengendalian yang diterapkan dalam sistem informasi

akuntansi penerimaan kas terbagi atas:

a. Pengendalian Umum

1) Pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara bagian surat

masuk, kasir, seksi piutang, PDE.

2) Otorisasi dokumen sumber oleh pejabat berwenang, misalnya Bukti

Kas Masuk diotorisasi oleh Manajer Keuangan.

3) Formulir dibuat prenumbered

b. Pengendalian Aplikasi

1) Masukan:

32

a) Echo check.

b) Batch control total check

c) Verifikasi dokumen untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan

otorisasi.

2) Proses

a) Control total check

b) Matching check

3) Keluaran:

a) Distribusi laporan kepada pihak-pihak yang berhak atas laporan

tersebut, misalnya Laporan Penerimaan Kas didistribusikan kepada

Manajer Keuangan, Manager Akuntansi, dan Dewan direksi

(misalnya ada 6 orang dewan direksi)

b) Laporan hanya dicetak menurut jumlah yang diperlukan yaitu

berdasarkan permisalan distribusi laporan di atas maka hanya akan

dicetak 8 lembar.

II.8. Sub-sistem Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari 3 subsistem pokok, yaitu:

a. Sistem pemrosesan transaksi

Sistem pemrosesan transaksi ini adalah pusat dari semua fungsi yang

terdapat dalam sebuah sistem informasi dengan cara sebagai berikut :

1) Melakukan suatu perubahan terhadap peristiwa-peristiwa ekonomi

yang ada menjadi suatu transaksi keuangan.

33

2) Melaksanakan pencatatan terhadap transaksi keuangan ke dalam

catatan akuntansi.

3) Mendistribusikan intisari informasi keuangan kepada personel

operasional dalam rangka mendukung kegiatan operasi harian.

b. Buku besar atau sistem laporan keuangan

Sistem buku besar dan sistem laporan keuangan adalah sebuah sub

sistem yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya,

karena adanya hubungan yang saling ketergantungan tersebut, dalam

aspek operasional sering mengakibatkan keduanya dianggap sebagai

sistem tunggal yang terintegrasi.

Input yang dimasukkan ke dalam general ledger merupakan data

dari transaction cycle yang diproses oleh sistem yang terdapat dalam

general ledger untuk melakukan kegiatan up-date pada General

Ledger control account.

c. Sistem pelaporan manajemen

Sistem pelaporan manajemen dilakukan untuk menyediakan

informasi keuangan internal yang dibutuhkan manajemen, dimana

perusahaan memiliki pilihan tentang bagaimana cara pelaporan informasi

yang ada dan bagaimana mempresentasikannya. (Hall, 2001: 12)

II.9 Pengendalian Intern

Berikut ini akan dibahas mengenai pengertian, tujuan, dan elemen-

elemen dari pengendalian intern :

a. Pengertian Pengendalian Intern

Definisi pengendalian intern menurut Horngren et.al (1999:

34

260) adalah sebagai berikut:

Internal Control is organizational plan and all therelated measures that entity adopts to:1) safeguard assets,2) Encourage adherence to company policies,3) Promote operational effeciency (obtain the best

outcome at the lowest cost), and4) Ensure accurate and reable accounting records.

Sedangkan menurut Robert Moeller and Herbert Witt,

definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut:

Internal control comparises the plan of organizationand all of the coordinate methods and measures adoptedwith a business to safequard its assets, check theacuuracy and reliability of its accounting data, promoteoperational efficiency, and encourage adherence toprescribed managerial policies. (Moeller dan Witt, 1999: 2-8)

Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) mengeluarkan SPAP baru

dimana dalam salah satu pembahasannya mengenai struktur pengendalian

intern diubah menjadi pengendalian intern saja dengan definisi sebagai

berikut:

Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,manajemen dan personal lain entitas yang didesain untukmemberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tigagolongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporankeuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c)kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI., 2001:319.2)

b. Tujuan Pengendalian Intern

Dilihat dari tujuannya tersebut, sistem pengendalian intern dibagi

menjadi 2, yaitu (Jogiyanto, 2000: 374):

1) Pengendalian Intern Akuntansi

Pengendalian ini mempunyai tujuan utama mengamankan assets dan

35

menjamin kebenaran serta ketepatan dari data akuntansi. Pengendalian

Akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat

memberikan jaminan yang cukup meyakinkan terhadap:

a) Transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik

yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus.

b) Transaksi perlu dicatat untuk:

- Penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip

akuntansi yang berlaku umum/kriteria lain.

- Menjaga pertanggungjawaban atas harta kekayaan.

c) Pemakaian harta kekayaan Perusahaan, hanya diizinkan bila ada

wewenang dari Manajemen.

d) Harta kekayaan Perusahaan menurut catatan dibandingkan dengan

harta kekayaan yang ada setiap periode tertentu dan tindakan yang

tepat perlu dilakukan bila ada perbedaan.

2) Pengendalian Intern Administratif

Pengendalian Intern Administratif mempunyai tujuan utama

meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya

kebijaksanaan Manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian Intern

Administrasi merupakan pengendalian yang meliputi aspek-aspek

Manajemen yang berupa pengendalian perencanaan, pengendalian

personil, dan standar operasi.

Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan

36

Publik, menjelaskan bahwa pengendalian intern terdiri dari lima

komponen yang saling terkait sebagai berikut:

1) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi,

mempengaruhi kesadaran pengendalian dari manusia yang

melakukannya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk

semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan

struktur.

2) Penaksiran Resiko

Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan merupakan

identifikasi, analisis dan manajemen terhadap resiko yang relevan

dalam penyusunan laporan keuangan yang wajar sesuai prinsip

yang berlaku umum.

3) Aktivitas Pengendalian

Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan

bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko

dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian

mempunyai berbagai tujuan dan ditetapkan di berbagai tingkat

organsisasi dan fungsi.

4) Informasi dan Komunikasi

Adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran dalam

suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang untuk

melaksanakan tanggung jawab mereka.

5) Pemantauan

Adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian

intern sepanjang waktu. (IAI, 2001:319.2)

37

Menurut Hall (2001: 225) menjelaskan bahwa pengendalian

intern terdiri dari enam komponen yang saling terkait dengan

pertimbangan pengawasan untuk sistem yang berbasis komputer.

1) Persetujuan (Otorisasi)

Tugas dari persetujuan transaksi dalam sistem pemrosesan secara

real time adalah otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi

perhatian yang lebih atas kebenaran aturan program komputer dan

kualitas dari data yang digunakan untuk membuat keputusan

tersebut.

2) Pemisahan Tugas

Sekelompok tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem

manual digabungkan fungsi pemrosesan data yang berdasarkan

komputer. Fungsi komputer melaksanakan tugas pengawasan

persediaan, piutang, penagihan, dan buku besar umum. Karena

tidak terdapat pemisahan pada area ini, merupakan kepentingan kita

untuk memfokuskan integritas program komputer yang

melaksanakan tugas-tugas tersebut.

3) Pengawasan (Supervisi)

Pada diskusi yang lalu, kita mempelajari kepentingan pengawasan

38

atas prosedur penanganan, kas pada bagian penerimaan dokumen.

Individu yang membuka surat mempunyai pada kas (aktiva) dan

dokumen pembayaran (yang mencatat transaksi).

4) Kontrol Akses

Dalam sistem komputer, catatan akuntansi disimpan dalam media

penyimpanan magnet yang mudah untuk diakses oleh orang yang

tidak mempunyai otorisasi dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat

menarik orang untuk melakukan penipuan, aksi oleh pegawai yang

tis senang, atau kecelakaan yang disengaja. Sebagai tambahan,

sistem real time sering memelihara catatan akuntansi pada bentuk

magnetik.

5) Catatan Akuntansi

Pencatatan akuntansi atau record akuntansi dalam suatu organisasi

terdiri dari atas dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Record

tersebut merangkap esensi ekonomi dari transaksi dan

menyediakan jejak audit bagi peristiwa ekonomi.

6) Verifikasi yang Independen

Konsolidasi tugas-tugas akuntansi di bawah fungsi komputer

menghilangkan beberapa kontrol verifikasi yang independen.

Verifikasi independen diperbaiki oleh kontrol saldo menjalankan

dan memproduksi laporan manajemen dan meringkas untuk

39

pengguna akhir untuk diperiksa.

Sedangkan menurut Hall (2001: 228) pengendalian fisik atas

sistem akuntansi yang berbasis mikrokomputer terdiri dari :

1) Pemisahan Tugas

Sistem mikrokomputer mempunyai kecenderungan tidak

mempunyai pemisahan tugas. Seseorang mungkin bisa

bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi,

termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

Pada sistem manual, kewenangan ini tampaknya sama dengan

memberikan penugasan pemasukan data piutang, utang,

penerimaan kas, dan pengeluaran kas pada satu orang.

2) Pengawasan Akses

Sistem mikrokomputer biasanya tidak cukup menyediakan

pengawasan pada akses file data. Pada saat aplikasi sedang

memakai kontrol keamanan dengan memakai password pada file,

kontrol ini sering kali menolak untuk mengakses file data secara

langsung melalui operasi. Jawaban untuk permasalahan ini

meliputi enkripsi data, disk lock, dan penga alat secara fisik.

3) Catatan Akuntansi

Lingkungan mikrokomputer sering kali terjadi kehilangan data

yang mengancam akuntansi dan jejak audit. Kegagalan disk

40

komputer merupakan sebab utama dari kehilangan data. Saat

kejadian ini terjadi, memanggil kembali data yang disimpan

mungkin mustahil. Prosedur formal untuk membuat data cadangan

dari file data dan program mengurangi permasalahan ini.

Bagaimanapun juga membuat data cadangan pada lingkungan

mikrokomputer memerlukan kesadaran dari pemakai, yang sering

kali mengabaikan pentingnya aktivitas ini.

42

BAB III

GAMBARAN UMUM PT KARYABANGUN INTISEJAHTERA

III.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

PT Karyabangun Intisejahtera merupakan perusahaan yang bergerak

di bidang perdagangan yang berbadan hukum Perseroan Terbatas.

Perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tahun 1998 dan berkantor di Jln.

Pangeran. Tubagus Angke No.64 RT 008/04. Kelurahan Angke Jakarta

Barat.

PT Karyabangun Intisejahtera didirikan berdasarkan akte notaris

Haji Muhammad Afdal Gazali Sarjana Hukum. Yang beralamat kantor di

Jln. Pulo Tanjung No. 45-A Kemandoran, Jakarta Selatan. Dan telah

disyahkan oleh nientri kehakiman RI dengan nomor C-9792

HT.01.04.Th.99. Tanggal 13 April 1999.

PT Karyabangun Intisejahtera merniliki daerah pemasaran yang

meliputi Jakarta Bogor Tanggerang dan Bekasi (JABOTABEK). Sebagian

besar konsumennya adalah pedagang grosir, agen (distributor) dan toko

pengecer.

PT Karyabangun Intisejahtera merupakan perusahaan yang didirikan

oleh Tuan Winarto Halim. Adapun maksud dan tujuan didirikannya

perusahaan berdasarkan akte notaris adalah berdagang dalam arti seluas-

luasnya, import dan eksport, melakukan keagenan, dan perdagangan

komisi serta mendirikan dan menjalankan perusahaan industri,

43

pengangkutan, dan lain-lain.

Saat pertama kali berdiri PT Karyabangun lntisejahtera hanya

menggunakan 10 orang karyawan. Modal awal yang disetorkan sebesar

Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) dan omzet yang dihasilkan

perusahaan sebesar Rp.700.000.000,- (tujuh ratus juta rupiah).

Kemudian karena semakin berkembangnya jaman dan luasnya daerah

pemasaran maka perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja.

Pada scat in], jumlah karyawan mencapai 32 orang. Modal perusahaan

juga mengalami perkembangan mencapai 1.500.000.000,- (satu miliyar

lima ratus juta rupiah) dan omzet yang dihasilkan perusahaan saat ini

sekitar Rp.2.000.000.000,- (dua miliyar rupiah). Di mana penjualan

selarna tahun 2004 dari masing-masih tipe produk yang dijual adalah

sebagai berikut : Portland Cement Type 1 sebanyak 1.200.000 unit,

Portland Pozzolan Cement (PPC) sebanyak 600.000 unit, White Cement

sebanyak 500.000 unit.

III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Untuk mencapai tujuannya suatu perusahaan harus bisa mengatur dan

menyusun struktur organisasinya secara tepat. Struktur organisasi ini

ditujukan sebagai alat pengontrol kegiatan dari tiap-tiap departemen yang

ada di dalam perusahaan. Struktur organisasi juga merupakan penentu dalam

menunjang kelanjutan dan kelangsungan hidup perusahaan. Setiap bagian-

bagian dalam perusahaan harus diintegrasikan dan dikoordinasikan dalam

44

suatu organisasi yang memiliki hubungan kerja yang harmonis dan

mempunyai kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan perusahaan

berdasarkan kepentingan bersama. Struktur organisasi menggambarkan

adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan

yang berbeda-beda itu dapat dilaksanakan.

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Karyabangun

Intisejahtera adalah struktur organisasi garis. Hal ini dapat terlihat dari

garis wewenang yang langsung dari atasan sampai bawahan. Hubungan

antara atasan dan bawahan bersifat langsung melalui garis komando

dimana atasan memimpin bawahannya, sedangkan bawahan mempunyai

tanggung jawab kepada atasannya atas kelancaran operasi perusahaan.

Bagan struktur organisasi perusahaan dapat di lihat pada lampiran 1

Berikut akan dijabarkan secara ringkas mengenai tugas-tugas pokok

dan tanggungjawab pada posisi masing-masing yaitu:

a. Dewan Direksi

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1) Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara

keseluruhan.

2) Menetapkan strategi yang harus ditempuh perusahaan.

3) Mengambil keputusan yang terbaik dalam rangka mencapai tujuan

perusahaan.

4) Mengawasi pelaksanaan kerja manajer yang ada dibawah

tanggungjawabnya.

45

b. Manajer Personalia.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1) Menyediakan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan.

2) Bertugas untuk mengurus penggajian.

3) Mengangkat, memutasikan dan memberhentikan pegawai

perusahaan.

Manajer Personalia membawahi:

1) Bagian personalia.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a) Menyelenggarakan administrasi kepegawaian.

b) Menyelenggarakan dan mengawasi daftar hadir karyawan.

c. Manajer Pemasaran.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1) Menentukan strategi pemasaran.

2) Mengontrol dan mengawasi penjualan kredit yang diberikan.

3) Mengadakan penelitian dan analisis pasar.

Manajer Pemasaran membawahi:

1) Bagian Penjualan.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a) Membantu manajer pemasaran, agar target penjualan dapat

tercapai.

b) Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan.

c) Menyiapkan administrasi penjualan.

46

d) Melakukan penagihan atas piutang usaha.

2) Bagian pengiriman.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

Mengatur agar barang sampai kepada pelanggan atau tempat

tujuan secara tepat waktu.

d. Manajer Gudang.

Tugas dan tanggungjawabnya adalah:

a) Mengawasi keluar masuknya barang jadi di dalam gudang.

b) Melakukan pemeriksaan kualitas bahan yang diterima dari

supplier.

Manajer Gudang membawahi:

Bagian Gudang.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1) Menyimpan bahan baku dan bahan pembantu.

2) Menerima barang dari supplier.

3) Bertanggungjawab atas keluar masuk barang-barang dalam gudang.

4) Menjaga keutuhan dan keamanan barang yang ada di gudang.

e. Manajer Akuntansi dan Keuangan.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

1) Mengatur pengelolaan dana perusahaan.

2) Mengawasi pelaksanaan prosedur dan sistem informasi akuntansi

yang diterapkan.

3) Menganalisis laporan keuangan perusahaan.

47

4) Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan kepada direktur.

5) Melakukan verikasi dan otorisasi kredit atas penjualan.

Manajer Akuntansi dan Keuangan membawahi:

1) Bagian Akuntansi.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a) Menyelenggarakan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan

perusahaan.

b) Menjaga serta mengawasi agar data, dokumen serta laporan

keuangan hanya diberikan kepada pihak yang berkepentingan.

c) Memasukan data dalam komputer dan memproses lebih lanjut.

2) Bagian keuangan.

Tugas dan tanggung jawabnya:

a) Melaporkan posisi keuangan kepada Manajer Keuangan.

b) Mengawasi bagian penjualan dan bagian kasir dalam

melaksanakan tugasnya.

Bagian keuangan membawahi:

Bagian kasir.

Tugas dan tanggung jawabnya adalah:

a) Memegang kas kecil.

b) Melakukan pembayaran-pembayaran berdasarkan dokumen

pendukung dan prosedur yang berlaku.

c) Menerima hasil tagihan dari bagian penjualan dan menyetorkannya

ke Bank.

48

Demikian bentuk organisasi PT Karyabangun Intisejahtera dalam

pelaksanaan operasi perusahaan untuk mencapai tujuan serta rencana yang

telah ditetapkan Bagan struktur organisasi PT Karyabangun Intisejahtera

dapat dilihat pada lampiran 1

III.3 Evaluasi Bagan Struktur Organisasi PT Karyabangun Intisejahtera

a. Struktur organisasi PT Karyabangun Intisejahtera adalah berbentuk garis,

dikatakan garis karena atasan berhak untuk memerintah secara langsung

bawahannya dan seorang bawahan hanya bertanggung jawab pada

seorang atasan, contohnya : manajer pemasaran membawahi bagian

penjualan.

b. Departementalisasi yang digunakan berdasarkan fungsi, dikatakan

berdasarkan fungsi karena mengelompokan fungsi-fungsi kegiatan di

dalam organisasi dengan melibatkan penempatan bersama sejumlah

orang yang mempunyai kemampuan teknik dan profesional yang sama,

contohnya manajer pemasaran membawahi bagian penjualan.

c. Wewenang yang digunakan oleh perusahaan adalah wewenang garis,

dikatakan wewenang garis karena menunjukan langsung terhadap

seorang atasan yang mempunyai wewenang langsung terhadap satu atau

beberapa bawahannya dan tiap-tiap bawahan hanya mempunyai tanggung

jawab langsung terhadap seorang atasan saja, contohnya : manajer

pemasaran memberikan perintah dan wewenang kepada bagian

penjualan.

d. Berdasarkan bagan struktur organisasi yang ada, pada perusahaan tidak

terdapat seorang staff ahli yang dapat membantu pimpinan dalam

49

memberikan saran-saran. Staf ahli hanya bisa memberi saran kepada

atasan / kepala bagian, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk memberi

perintah, akibatnya pengendalian intern perusahaan akan terdapat

kelemahan. Dengan adanya staff ahli tersebut, maka diharapkan dapat

membantu perusahaan untuk melakukan pengendalian dan pengawasan

atas penyelenggaraan fungsi-fungsi perusahaan dan

mengkoordinasikannya.

Adapun tugas dan tanggung jawab internal auditor

1) Melakukan pengawasan dan pengendalian atas penyelenggaraan

fungsi-fungsi perusahaan dan mengkoordinasikannya.

2) Menilai sistem pengendalian intern perusahaan,

mendokumentasikan hasil-hasil penemuannya, memberikan usul

dan saran, dan melaporkan hasil kerja kepada Direktur Utama

3) Menetapkan dan menilai prosedur-prosedur keuangan dan

operasional perusahaan.

e. Selain itu setiap fungsi yang dijalankan oleh masing-masing kepala

sebaiknya dilakukan oleh masing-masing manajer yang dibentuk,

sehingga beban kerja dan tanggung jawab atas fungsi kedua manajer yang

ada tidak terlalu berat, misalnya : bagian pemasaran dan penjualan

dipimpin oleh manajer pemasaran.

f. Tugas dan tanggung jawab masing-masing manajer yang di usulkan

merupakan limpahan dari tanggung jawab kepala bagian masing-masing,

dan juga para manajer harus memperhatikan masing-masing bagian

supaya bekerja lebih efisien dan menghasilkan produktivitas yang tinggi

untuk perusahaan secara keseluruhan

50

III.4 Kegiatan usaha.

PT Karyabangun Intisejahtera bergerak dalam usaha

perdagangan semen, khususnya semen yang bermerek Tiga Roda.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen yang berbeda-beda sesuai

kebutuhannya, maka perusahaan menyediakan berbagai tipe semen yang

dapat dipilih oleh konsumen sesuai dengan kebutuhan mereka dan

untuk dapat memberikan kepuasan bagi konsumen, maka perusahaan

juga memberikan jaminan mutu yang tinggi terhadap produk-produk

yang dijualnya.

Jenis jenis produk yang dijual oleh PT Karyabangun

Intisejahtera dengan merek Tiga Roda meliputi :

a) PORTLAND CEMENT TYPE 1

Semen Portland Cement "Type I berkualitas tinggi sesuai standard

mutu SNI 15-2049-1994 dan ASTM C-150-98 dengan kemasan 50

kg dan semen curah.

b) PORTLAND POZZOLAN CEMENT (PPC)

Semen Portland Pozzolan Cement dengan kemasan 40 kg dan semen

curah, dengan standard mutu SNI 15-0302-1994 SPP A dan ASTM C-

595-98.

Semen ini memiliki panas hidrasi rendah, tahan sulfat dan air laut.

Mutu adukan lebih stabil, lebih plastis dan lebih mudah untuk

pengerjaan.

51

c) WHITE CEMENT TIGA RODA

Semen Portland type khusus yang bermutu tinggi dalam kemasan 40

kg. White Cement tiga roda adalah satu-satunya semen putih yang

diproduksi di Indonesia dan memenuhi standarisasi SNI 15-0129-

1997 dan ASTM C-15098. Digunakan untuk pembuatan bangunan

arsitektur dan dekorasi.

III.5 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dan Penerimaan Kas

Pada PT Karyabangun Intisejahtera

1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT Karyabangun

Intisejahtera

Kebijakan Penjualan dilakukan sebagai berikut:

1) Tunai

Penjualan secara tunai ditunjukan bagi pelanggan baru dan pelanggan

yang memang ingin langsung membayar setelah terima kendaraan.

2) Kredit

Penjualan kredit dilakukan untuk memberikan penawaran kredit yang

ringan bagi pelanggan dalam melunasi pembayarannya. Sebelum

melakukan transaksi penjualan bagian pemasaran melakukan

penyeleksian pelanggan. Dalam melakukan seleksi pelanggan, bagian

pemasaran/ bagian penjualan perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

Untuk langganan lama perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

a) Penjualan, bila penjualan yang diajukan langganan belum memenuhi

syarat, maka perlu dipertimbangkan apakah pelanggan tersebut akan

52

mampu melunasi pesanan yang dilakukan dengan melihat apakah

selama diberikan kredit pelanggan tersebut dapat melunasinya

dengan tepat waktu dan tidak bermasalah.

b) Kondisi penjualan, bagian penjualan perlu mempertimbangkan

kondisi penjualan yang dilakukan apakah baik atau tidak maksudnya

adalah apakah penjualan perusahaan tersebut sudah mencapai target

atau lebih sesuai dengan target perusahaan, sehingga omzet

penjualan yang dilakukan meningkat untuk periode tertentu.

Untuk langganan baru perlu mempertimbangkan hal-hal berikut:

a) Kredibilitas pelanggan baru, melihat apakah kredibilitas pelanggan

baru tersebut dapat dipercaya atau tidak untuk memastikan bahwa

pelanggan baru tersebut dapat melunasi kredit yang diberikan

perusahaan.

b) Kondisi keuangan pelanggan baru, melihat apakah kondisi

keuangan pelanggan baru dalam keadaan baik dan tidak terdapat

permasalahan, sehingga dapat dipercaya bahwa pelanggan baru

tersebut dapat mengembalikan kredit yang diberikan tepat pada

waktunya.

c) Setelah bagian pemasaran mempertimbangkan hal-hal tersebut

diatas, bagian pemasaran dapat memutuskan bahwa apakah

pelanggan lama atau pelanggan baru tersebut mendapatkan atau

tidak fasilitas kredit dari perusahaan.

53

3) Penjualan kredit kepada pelanggan dilakukan berdasarkan

pertimbangan bagian penjualan dalam menentukan batas kredit

pelanggan. Setiap pelanggan mempunyai batas kredit yang ditentukan

oleh perusahaan.

4) Potongan penjualan

Kebijakan lainnya yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk

meningkatkan hasil penjualan dan memotivasi pelanggan untuk cepat

membayar kreditnya adalah pemberian potongan penjualan. Potongan

penjualan ini akan diterima oleh pelanggan jika pelunasan faktur

dilakukan lebih awal dari jangka waktu yang ditetapkan. Bagian

administrasi penjualan mempunyai wewenang untuk menetukan

besarnya potongan harga.

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT

Karyabangun Intisejahtera adalah:

1) Bagian-bagian yang terkait dalam Penjualan

a) Bagian Penjualan.

Bagian penjualan bertanggungjawab atas pesanan dari pelanggan,

mencatat dan membuat Sales Order (SO). Apabila penjualan

dilakukan secara kredit maka akan dilakukan analisa kelayakan

kredit dari pelanggan oleh manajer akuntansi dan keuangan dan

diotorisasi oleh manajer pemasaran setelah kredit di setujui oleh

manajer akuntansi dan keuangan. Dari SO yang ada akan

dibuatkan Order Permintaan Barang (OPB), kemudian OPB

54

dikirim ke bagian gudang.

b) Bagian Gudang.

Bagian ini bertanggung jawab atas penyimpanan, arus masuk dan

arus keluar barang dengan baik, dan bertugas menyiapkan barang

sesuai dengan yang tercantum dalam Order Permintaan Barang

(OPB) dari Bagian Penjualan, serta menyerahkan barang tersebut

ke Bagian Penjualan dan mengeluarkan surat jalan.

c) Bagian Akuntansi.

Bagian ini bertugas untuk memasukkan data penjualan,

mengupdate Masterfile Piutang usaha dan file buku besar, serta

menerbitkan laporan keuangan.

2) Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan antara

lain:

a) Sales Order (SO).

Sales Order dibuat bagian penjualan, dan diotorisasi oleh manajer

pemasaran. SO juga merupakan dasar untuk membuat Order

Permintaan Barang (OPB) ke bagian gudang.

b) Order Permintaan barang (OPB).

Order Permintaan Barang (OPB) dibuat oleh bagian penjualan

berdasarkan SO. OPB berfungsi sebagai surat perintah permintaan

barang berdasarkan permintaan pelanggan. Berdasarkan OPB

bagian gudang akan mempersiapkan barang yang diinginkan

55

pelanggan.

c) Surat Jalan (SJ).

Surat Jalan (SJ) berfungsi sebagai surat perintah pengiriman

barang ke pelanggan yang dibuat oleh bagian gudang dan

ditujukan kepada bagian penjualan

d) Faktur Penjualan (FP).

Faktur Penjualan dibuat oleh bagian penjualan dan diotorisasi

oleh manajer keuangan dan akuntansi. Dokumen ini digunakan

sebagai dasar pencatatan transaksi penjualan oleh bagian

akuntansi.

3) Pemerosesan data

Pemrosesan Data Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT

Karyabangun Intisejahtera adalah sebagai berikut:

a) Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang diterima

melalui telepon, faksimili ataupun datang langsung ke perusahaan.

b) Bila terjadi transaksi penjualan secara kredit, maka perlu

dikonfirmasikan kepada manajer akuntansi dan keuangan untuk

menganalisis kelayakan kredit pelanggan. Apabila kredit tidak

disetujui maka SO tidak diterbitkan. Akan tetapi, apabila kredit

disetujui, maka SO akan dibuat oleh bagian penjualan dan

diotorisasi manajer pemasaran. Kemudian SO didistribusikan

sebagai berikut:

56

Lembar 1: gudang.

Lembar 2: bagian penjualan.

Lembar 3: bagian akuntansi.

c) Setelah analisis penjualan secara kredit disetujui oleh manajer

akuntansi dan keuangan, maka bagian penjualan menghubungi

bagian gudang melalui telepon untuk mengecek persediaan barang

untuk pemenuhan order dari pelanggan. Apabila tersedia maka,

bagian penjualan akan membuat sales order (SO). Jika barang

tidak tersedia, maka barang yang dipesan tersebut akan diminta

kepada supplier, dan pelanggan diberikan kepastian untuk

menunggu kiriman dari supplier

d) Berdasarkan SO lembar 2, bagian penjualan terlebih dahulu

membuat order permintaan barang (OPB) sebanyak 3 rangkap yang

didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1: bagian gudang.

Lembar 2: bagian penjualan.

Lembar 3: bagian akuntansi.

e) Berdasarkan OPB, bagian penjualan melakukan prosedur

permintaan barang sesuai dengan pesanan yang diminta pelanggan,

dan mengarsip OPB lembar 2.

f) Berdasarkan OPB lembar 2, bagian penjualan mengkonfirmasikan

ke bagian gudang untuk mengetahui bahwa pesanan barang yang

diminta telah disiapkan. Setelah itu, bagian gudang membuat Surat

57

Jalan (SJ) rangkap 4 yang didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1: bagian penjualan.

Lembar 2: bagian gudang.

Lembar 3 : pelanggan.

Lembar 4 : bagian akuntansi.

g) Bagian gudang memberikan barang pesanan pelanggan beserta

dengan SJ ke bagian pengiriman untuk diserahkan kepada

pelanggan dan membukukan barang yang dikeluarkan ke dalam

kartu barang.

h) Bagian pengiriman menerima SJ beserta barang pesanan dari

bagian gudang dan mencocokkannya. Setelah cocok, maka SJ

ditandatangani oleh bagian pengiriman. Kemudian barang pesanan

dikirim kepada pelanggan, setelah barang pesanan sampai dan

diterima oleh pelanggan, kemudian meminta tanda tangan

pelanggan untuk SJ sebagai bukti telah diterimanya barang oleh

pelanggan.

i) Setelah menerima SJ dari bagian pengiriman yang telah

ditandatangani pelanggan, bagian penjualan mencocokannya

dengan OPB. Setelah cocok, bagian penjualan membuat faktur

penjualan (FP) sebanyak 4 rangkap. FP itu dibuat pada saat barang

sudah diantarkan dan diotorisasi oleh manajer pemasaran dan

didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 dan 3: bagian keuangan.

58

Lembar 2: bagian akuntansi.

Lembar 4: bagian penjualan.

j) Bagian akuntansi menerima FP lembar 2 dan SJ lembar 4 serta SO

lembar 3 dari Bagian penjualan dan mengecek apakah barang yang

diserahkan ke pelanggan sesuai dengan barang yang dikeluarkan

dari gudang dengan melihat nama dan jumlah barang yang tertera

di faktur dan surat jalan yang ada. Setelah cocok, bagian akuntansi

menginput transaksi penjualan ke dalam file transaksi penjualan,

kemudian mengupdate Masterfile Piutang usaha, dan file buku

besar.

k) Setiap akhir bulan, bagian gudang memproses file transaksi

pengeluaran barang untuk menghasilkan laporan pengeluaran

barang pada bagian akuntansi.

l) Setiap akhir bulan, bagian akuntansi memproses file transaksi

penjualan untuk menghasilkan laporan penjualan dan laporan

keuangan.

4) Informasi yang dihasilkan

Informasi yang dihasilkan pada sistem informasi akuntansi penjualan

dapat berupa Softcopy dan hardcopy. Penghasil informasi dalam

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Karyabangun Intisejahtera

adalah:

59

a) Softcopy

Output softcopy dapat berupa tayangan-tayangan yang ada dilayar

monitor, antara lain:

Tampilan Persediaan, Tampilan ini berisi data tentang jenis dan

jumlah persediaan yang tersedia digudang.

b) Hardcopy

Output hardcopy dapat berupa laporan-laporan yang dibuat secara

periodik, antara lain:

1) Laporan penjualan

2) Laporan keuangan

3) Laporan pengeluaran barang

5) Manajemen Database

Basis data merupakan kumpulan-kumpulan dari file yang menjadi

tempat untuk menyimpan data dimana data tersebut akan diproses

untuk menghasilkan informasi.

Files yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada

PT Karyabangun Intisejahtera adalah:

a) Master file

Master file merupakan kumpulan catatan yang bersifat tetap dan

data yang selalu disesuaikan dengan keadaan.

Master file yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan PT Karyabangun Intisejahtera adalah:

60

1) Master File Buku Besar untuk semua transaksi.

Merupakan master file yang berisi perkiraan-perkiraan yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah diinput

sebelumnya dalam files transaksi dengan field sebagai berikut:

Nomor, Tanggal transaksi, kode perkiraan, nama perkiraan,

mutasi debet, mutasi kredit, saldo akhir dan keterangan

transaksi.

2) Master File Piutang

Merupakan master file yang berisi data tentang jumlah piutang

pelanggan perusahaan.

3) Master File Persediaan

Merupakan master file yang berissi data tentang jumlah

persediaan yang dimiliki perusahaan dengan field sebagai

berikut:

Nomor, Kode Kendaraan, Nama kendaraan, Harga, Unit

Satuan, Saldo Awal, Kuantitas Masuk, Kuantitas keluar, Saldo

Akhir.

b) File Transaksi

Merupakan kumpulan catatan transaksi yang terjadi dan biasanya

dikelompokan kedalam transaksi sejenis. File transaksi digunakan

untuk mengupdate master file yang berhubungan. File transaksi

yang digunakan meliputi:

61

1) File transaksi Penjualan

File transaksi penjualan berisi data transaksi penjualan dengan

field sebagai berikut:

Nomor, tanggal transaksi, tanggal faktur, kode pelanggan,

nama pelanggan, kode kendaraan, nama kendaraan, harga

kendaraan, total harga sebelum potongan, potongan penjualan,

PPN keluaran, total harga, keterangan transaksi.

2) File transaksi Persediaan

File transaksi persediaan berisi data persediaan dengan field

sebagai berikut:

Nomor, tanggal transaksi, kode Kendaraan, nama kendaraan,

saldo awal, kuantitas masuk, kuantitas keluar, saldo akhir dan

harga kendaraan.

6) Umpan Balik

Umpan balik yang dilakukan oleh perusahaan dalam bentuk output

yang dikirim kembali ke sistem sebagai sumber data. Umpan balik

dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai

atau mengubah suatu proses. Seperti Dokumen-dokumen yang

berkaitan dengan penjualan yang diotorisasi oleh bagian yang

berwewenang. Surat jalan dan faktur penjualan diotorisasi oleh bagian

administrasi penjualan dan dibuat rangkap untuk diberikan kepada

pihak yang membutuhkan. Membackup files tersebut. Serta formulir

yang dibuat misalnya faktur penjualan sudah prenumbered.

62

2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada PT Karyabangun

Intisejahtera

Kebijakan Piutang yang dilakukan sebagai berikut:

1) Sebelum penjualan kredit disetujui manajer pemasaran, maka harus

dipertimbangkan terlebih dahulu kredibilitas pelanggan dan

memeriksa riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh debitur.

2) Piutang usaha dan penjualan kredit diakui pada saat pengiriman

kendaraan jadi pada pelanggan

3) Jangka waktu kredit yang diberikan adalah untuk pelanggan lama

maksimum tergantung dari kemampuan pelanggan dan jika disetujui,

maka jangka waktu kredit terhitung sejak kendaraan diterima oleh

pelanggan.

4) Penagihan atas piutang dilakukan oleh bagian penjualan.

5) PT Karyabangun Intisejahtera tidak menetapkan penyisihan piutang

ragu-ragu dan perusahaan menggunakan metode penghapusan

langsung atas piutang yang tidak tertagih dan diotorisasi oleh bagian

akuntansi dan direksi.

Sebagian besar transaksi penjualan PT Karyabangun

Intisejahtera dilakukan secara kredit. Jangka waktu pelunasan piutang

setiap pelanggan berbeda-beda. Piutang merupakan pendapatan dari

penjualan yang belum terealisasi dalam bentuk uang dan merupakan

harta perusahaan. Perusahaan harus bisa mengelola piutang perusahaan

secara tepat untuk kelancaran arus kas didalam perusahaan. Pengelolaan

63

piutang secara baik dapat menghindari perusahaan terhadap kerugian

dari transaksi penjualan.

Berikut ini adalah penerapan Sistem Informasi Akuntansi

piutang pada PT Karyabangun Intisejahtera:

1) Bagian-bagian yang terkait dalam Piutang

Berdasarkan hasil peninjauan yang dilakukan terhadap perusahaan,

maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam

piutang usaha adalah sebagai berikut, yaitu: Bagian akuntansi yang

berfungsi mengurusi piutang, Bagian pemasaran yang merangkap

fungsi untuk melakukan penagihan kepada pelanggan atas

sejumlah piutang yang telah jatuh tempo, bagian keuangan dan

kasir.

2) Sumber data atau dokumen yang digunakan

Data diperoleh dengan cara interview ke bagian penjualan dan

bagian akuntansi. Dan jenis data yang diperoleh dari hasil

interview tersebut adalah berupa data kualitatif. Dari hasil

interview didapatkan informasi data dan dokumen-dokumen yang

digunakan dalam proses penjualan.

Karena keterbatasan waktu dan izin yang diberikan oleh

perusahaan, maka data yang saya peroleh kurang lengkap. Dokumen

yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang adalah:

a) Faktur Penjualan (FP).

Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan atas transaksi

64

penjualan, dan digunakan sebagai dasar penagihan kepada

pelanggan.

b) Surat Jalan (SJ).

Surat Jalan (SJ) berfungsi sebagai surat perintah pengiriman

barang ke pelanggan yang ditujukan kepada bagian pengiriman.

c) Bukti Memo.

Bukti Memo merupakan dokumen sumber untuk mencatat

penghapusan piutang usaha yang diperkirakan sudah tidak dapat

ditagih, dan merupakan dasar untuk mengurangi piutang usaha

perusahaan.

3) Pemerosesan data

Pemerosesan data PT Karyabangun Intisejahtera adalah sebagai

berikut:

a) Berdasarkan Faktur Penjualan (FP) lembar ke dua dan Surat Jalan

(SJ) lembar keempat sebagai dokumen pendukung yang

didistribusikan dari bagian penjualan, bagian akuntansi melakukan

input ke file transaksi penjualan untuk menambah saldo piutang

usaha perusahaan.

b) Apabila terjadi piutang usaha tidak dapat