modul 5 mengelola dokumentasi proses pengadaan · pdf file09:10 – 10:10 sesi 1: gambaran...

1

Modul 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Pengembangan Sumber Daya Manusia

BUKU PETUNJUK FASILITATOR

Modul 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar



BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

Modul 5: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

2

Module 5: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar


Buku Pedoman Peserta Pelatihan


3

DAFTAR ISI

► SELAMAT DATANG .......................................................................................................................................................................5

► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................6

► AGENDA PELATIHAN ...................................................................................................................................................................7

► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................. 11

► PENGENALAN MODUL .............................................................................................................................................................. 13

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM DOKUMENTASI PROSES PENGADAAN BARANG/JASA ..................................................... 27

► SESI 2 - MEMAHAMI DOKUMENTASI YANG BENAR DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN

PENGELOLAAN KONTRAK SERTA ADMINISTRASI BERKAS KEGIATAN PENGADAAN ......................................................... 55

► SESI 3 - AUDIT DAN REVIU TERHADAP BERKAS KEGIATAN PENGADAAN ...................................................................... 87

► SESI 4 - BIAS DAN DAMPAKNYA TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA ................................................................. 113

► SESI 5 - MEMAHAMI, MENDOKUMENTASIKAN DAN MENGELOLA KONFLIK KEPENTINGAN ...................................... 137

► SESI 6 - MEMAHAMI DAN MEMATUHI KODE PERILAKU DAN KODE ETIK BAGI AHLI PENGADAAN........................... 155

► KEGIATAN HARI PERTAMA .................................................................................................................................................... 187

► KEGIATAN HARI KEDUA ......................................................................................................................................................... 195

►KEGIATAN HARI KETIGA .......................................................................................................................................................... 205


4


5

► SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan

Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor

pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.

Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di

Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat

mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan

konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan

bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah

secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa

yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun

jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur

institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk

mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit

pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama

pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

Pembelajaran bersifat mandiri

Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling

belajar dari pengalaman satu sama lain)

Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat

korektif

Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan

pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan

dengan sejelas mungkin.


6

► TUJUAN MODUL

Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:

Mengidentifikasi dokumentasi yang harus dilakukan untuk menyusun berkas kegiatan

pengadaan

Menjelaskan hubungan proses dan tahapan dalam pengadaan barang/jasa dengan

dokumentasi proses pengadaan barang/jasa

Menyatakan manfaat audit internal dan audit secara umum

Menyatakan dampak bias terhadap proses pengadaan

Mengidentifikasi dan mengelola Konflik Kepentingan dalam pengadaan

Menjelaskan kode etik dan kode perilaku dan unsur-unsur pentingnya serta hubungannya

dengan pengadaan


7

► AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 – 08:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

08:20 – 08:45 Icebreaker – Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar

08:45 – 09:00 Uji Pengetahun Prapelatihan

09:00 – 09:10 Kegiatan 1: Tabel KWL – Bagian 1

09:10 – 10:10 Sesi 1: Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

10:10 – 10:25 Istirahat

10:25 – 10:55 Kegiatan 1: Diagram Dokumentasi

10:55– 11:55 Sesi 2 : Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak

11:55 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Kegiatan 1 : Meninjau kembali Diagram

13:30 – 14:00 Kegiatan 2: Mengaitkan Kata

14:00 – 15:00 Sesi 3 : Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan

15:00 – 15:15 Istirahat

15:15 – 15:30 Kegiatan 1 : Bermain Peran dalam Reviu Internal

15:15 – 15:30 Kegiatan Penutup Hari Pertama : Tabel KWL – Bagian 2


8

HARI KEDUA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:45 Kegiatan 1: Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Pertama

08:45 – 09:20 Kegiatan 2 (Sesi 3): Bermain Peran dalam Audit

09:20 – 10:00 Aktfitas Penutup Sesi 1-3 : Tebak Kata

10:00 – 10:15 Rehat

10:15 – 11:00 Sesi 4 : Bias dan Dampaknya Terhadap Pengadaan Barang/Jasa

11:10 – 11:30 Kegiatan 1: Menyelidiki Bias

11:30 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:15 Kegiatan Penyemangat : Simon Berkata

13:15 – 14:00 Sesi 5: Memahami, Mendokumentasikan dan Mengelola Konflik Kepentingan Kegiatan 1 : Menilai Konflik Kepentingan

14:00 – 14:45 Kegiatan 1 : Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi Konflik Kepentingan

14:45 – 15:00 Ishoma

15:00 – 15:30 Kegiatan penutup Sesi 4 – 5 : Cepat Tepat


9

HARI KETIGA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:30 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:30 – 09:30 Sesi 6: Memahami Dan Mematuhi Kode Perilaku Dan Kode Etik Bagi Ahli Pengadaan

09:30 – 09:45 Rehat

09:45 – 10:15 Kegiatan 1: Smith Food Corps

10:15 – 11:00 Kegiatan 2: Studi Kasus: Etika Rantai Pasokan : Kasus Nike dan Apple

11:00 – 11:30 Kegiatan Penutup Modul : Kuis Berhadiah

11:30 – 12:00 Sesi Tanya-Jawab

Uji Pengetahuan Pascapelatihan

Evaluasi Pelatihan

12:00 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:15 Energizer

13:15 – 13:30 Modul 6 : Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

13:30 – 13:45 Uji Pengetahuan Pra-pelatihan

13:45 -- 14:30 Session 1: Mendefinisikan Kontrak Payung dan Karakteristiknya

14:30 – 14:45 Rehat

14:45 -- 15:30 Kegiatan 1 : Mengidentifikasi Peluang

15:30 -- 16:00 Kegiatan 2: Menggunakan Kontrak Payung : Studi Kasus 1


10


11

► ATURAN PELATIHAN

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul kelima: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa. Kami sangat

senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para

fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan

memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

Memastikan kehadiran Anda setiap hari

Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam

kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada

bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih

baik.

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.


12


13

► PENGENALAN MODUL

Slide 1

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa,

Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


14

Slide 2

2

Pembukaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


15

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam

kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada

bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


16

Slide 4

4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

Gambaran Umum

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


17

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM

Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan

5

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan

diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar,

tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keterampilan Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada

batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor

sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

• Pengembangan pelatihan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan

yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012.

• Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui

media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan

memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem

Informasi Manajemen Pengadaan, e-Katalog dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


18

Slide 6

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


19

Slide 7

• Mengidentifikasi dokumentasi yang harus dilakukan

untuk menyusun berkas kegiatan pengadaan

• Menjelaskan hubungan proses dan tahapan dalam

pengadaan barang/jasa dengan dokumentasi proses

pengadaan barang/jasa

• Menyatakan manfaat audit internal dan audit secara

umum

• Menyatakan dampak bias terhadap proses pengadaan

• Mengidentifikasi dan mengelola Konflik Kepentingan

dalam pengadaan

• Menjelaskan kode etik dan kode perilaku dan unsur-

unsur pentingnya serta hubungannya dengan

pengadaan

Tujuan Modul

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


20

Slide 8

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


21

Slide 9

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 – 08:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

08:20 – 08:45 Icebreaker – Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar

08:45 – 09:00 Uji Pengetahun Prapelatihan

09:00 – 09:10 Kegiatan 1: Tabel KWL – Bagian 1

09:10 – 10:10 Sesi 1: Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

10:10 – 10:25 Istirahat

10:25 – 10:55 Kegiatan 1: Diagram Dokumentasi

10:55– 11:55 Sesi 2 : Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan

Pengelolaan Kontrak

11:55 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:30 Kegiatan 1 : Meninjau kembali Diagram

13:30 – 14:00 Kegiatan 2: Mengaitkan Kata

14:00 – 15:00 Sesi 3 : Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan

15:00 – 15:15 Istirahat

15:15 – 15:30 Kegiatan 1 : Bermain Peran dalam Reviu Internal

15:15 – 15:30 Kegiatan Penutup Hari Pertama : Tabel KWL – Bagian 2

Agenda – HARI PERTAMA

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


22

Slide 10

HARI KEDUA

Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan

08:10 – 08:45 Kegiatan 1: Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari

pada Hari Pertama

08:45 – 09:20 Kegiatan 2 (Sesi 3): Bermain Peran dalam Audit

09:20 – 10:00 Aktfitas Penutup Sesi 1-3 : Tebak Kata

10:00 – 10:15 Rehat

10:15 – 11:00 Sesi 4 : Bias dan Dampaknya Terhadap Pengadaan Barang/Jasa

11:10 – 11:30 Kegiatan 1: Menyelidiki Bias

11:30 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:15 Kegiatan Penyemangat : Simon Berkata

13:15 – 14:00 Sesi 5: Memahami, Mendokumentasikan dan Mengelola Konflik Kepentingan

Kegiatan 1 : Menilai Konflik Kepentingan

14:00 – 14:45 Kegiatan 1 : Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi Konflik Kepentingan

14:45 – 15:00 Ishoma

15:00 – 15:30 Kegiatan penutup Sesi 4 – 5 : Cepat Tepat

Agenda – HARI KEDUA

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


23

Slide 11

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


24

Slide 12

12

Perkenalan Fasilitator

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


25

Slide 13

Kegiatan Interaktif No. 1-0-1

Icebreaker –

Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar

Lihat buku kegiatan di bagian

akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


26

Slide 14

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


27

► SESI 1 - GAMBARAN UMUM DOKUMENTASI PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

Slide 1

1


Tabel KWL – Bagian 1

Lihat buku Kegiatan di Bagian

Akhir Buku Pedoman Anda

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


28

Slide 2

Sesi 1

Gambaran Umum

Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan2

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


29

Slide 3

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Memahami dokumentasi proses pengadaan

barang/jasa yang diperlukan

• Mengetahui dan memahami pentingnya berkas

kegiatan pengadaan

• Memahami tanggung jawab yang dimiliki pengelola

pengadaan dan pemangku kepentingan utama

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


30

Slide 4

Dokumentasi pengadaan diaplikasikan pada semua langkah dalam proses


Semua dokumen terkait harus dikelola dan ditelusuri dengan baik

Prinsip-prinsip pengadaan harus diterapkan setiap saat

Semua kegiatan dalam proses pengadaan barang/jasa harus

didokumentasikan secara formal untuk memastikan adanya jejak audit

Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

Perencanaan

Pengadaan

Administrasi &

Pengelolaan

Kontrak

Penyusunan

Dokumen

Pengadaan

Evaluasi &

Penetapan

Pemenang

1 2 43

4

Dokumentasi proses pengadaan dan

berkas kegiatan pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


31

Slide 5

Dokumen-dokumen dalam Proses PBJ…

• merupakan dokumen yang dapat digunakan dalam

proses pengadaan barang/jasa

‒ mulai dari identifikasi kebutuhan hingga

penetapan pemenang

• disusun oleh pengelola pengadaan berdasarkan

masukan dari berbagai pemangku kepentingan

• merupakan catatan resmi yang dapat digunakan

dalam proses audit

5

Dokumen-dokumen dalam proses pengadaan

barang/jasa

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


32

Slide 6

Sebutkan berbagai contoh

dokumen-dokumen yang digunakan

dalam proses pengadaan

barang/jasa

6

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


33

Slide 7

• Dokumen Kebutuhan

• Dokumen Riset Pasar

• Anggaran / Harga Perkiraan

• Dokumen Pengadaan / KAK

• Kriteria Evaluasi

• Dokumen Penetapan Pemenang

Dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa

termasuk dokumen APAPUN yang dibuat atau digunakan

selama berlangsungnya proses pengadaan barang/jasa.

7

Contoh dokumen-dokumen dalam proses


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


34

Slide 8

Dokumen Kebutuhan digunakan untuk mengidentifikasi

kebutuhan awal. Dalam bekerja sama dengan para ahli

barang/jasa yang dibutuhkan atau pengguna anggaran,

tindakan proaktif dapat dilakukan.

Tergantung jenis pengadaannya, dokumen ini dapat mencakup

jenis kebutuhan/persyaratan yang berbeda:

–Pekerjaan Konstruksi: konstruksi bangunan baru (gedung,

jalan raya, jembatan, dll.)

–Jasa: termasuk segala jenis kegiatan berdasarkan kontrak

yang tidak secara langsung menghasilkan aset fisik.

–Barang: spesifikasi teknis, kebutuhan minimum, kuantitas,

dll.

8

Dokumen kebutuhan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


35

Slide 9

Digunakan sebagai dasar untuk

mengevaluasi harga yang

ditawarkan penyedia barang/jasa

terhadap harga yang dianggap

“layak dan wajar”

Anggaran merupakan pagu dana

yang dapat dikeluarkan. Namun,

sebaiknya anggaran tidak digunakan

sebagai satu-satunya dasar untuk

menetapkan harga perkiraan.

9

Anggaran / harga perkiraan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


36

Slide 10

Merupakan dokumen yang digunakan oleh

pengelola pengadaan untuk secara formal

menginformasikan penyedia barang/jasa tentang

persyaratan/kebutuhan pengadaan barang/jasa.

Salah satu dokumen yang paling penting yang

dapat dilihat oleh masyarakat umum, penyedia

barang/jasa, dan pejabat pemerintah lainnya.

Langkah pertama untuk mendapatkan

penawaran.

10

Dokumen pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


37

Slide 11

Harus diinformasikan kepada calon penyedia barang/jasa

agar penyedia mengetahui kriteria yang digunakan dalam

proses evaluasi.

–Kriteria evaluasi yang “tidak diinformasikan” tidak dapat

digunakan dalam proses evaluasi.

Kriteria evaluasi teknis harus sesuai dengan persyaratan

barang/jasa yang diperlukan

Kompleksitas kriteria evaluasi sebanding dengan

kompleksitas persyaratan barang/jasa yang diperlukan

Digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa terbaik

berdasarkan nilai untuk uang atau harga terendah

11

Kriteria evaluasi & penetapan pemenang

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


38

Slide 12

Dokumentasi proses pengadaan sekurang-

kurangnya harus memiliki:

–Riset Pasar

–Harga Perkiraan

–Persyaratan / Pernyataan Kerja (SOW) / KAK

–Dokumen Pengadaan

–Dokumentasi Penetapan Pemenang

Kriteria untuk dokumentasi yang baik adalah:

lengkap, ringkas, dan dapat diaudit

12

Dokumentasi & kriteria yang baik

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


39

Slide 13

Sebutkan contoh dokumen

pribadi yang Anda simpan di

rumah.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


40

Slide 14

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, berkas kegiatan

pengadaan:

Menyimpan semua dokumen penting di satu tempat

Menjaga keseragaman cara penyimpanan dokumen

Memungkinkan penggunaan praktik terbaik yang sudah ada di setiap organisasi

Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan terstruktur dengan baik, sehingga dapat diterapkan untuk berbagai pengadaan barang/jasa dan oleh siapa pun

Diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan

Disusun sesuai dengan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


41

Slide 15

Menyimpan semua dokumen penting dalam satu tempat

Jika semua dokumen tidak disimpan dalam satu tempat:

–Dokumen mudah hilang atau terselip

–Tidak menjaga akuntabilitas

–Menambah risiko selama proses pengadaan barang/jasa


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


42

Slide 16

Keseragaman sangat penting dalam pengadaan

barang/jasa:

–Agar terdapat pemahaman yang sama tentang

dokumen apa saja yang harus ada dalam berkas

kegiatan pengadaan

–Memastikan keberlanjutan terlepas siapa yang

menjadi penanggung jawab organisasi atau dokumen

dalam berkas kegiatan pengadaan

–Tujuan akhirnya adalah untuk memastikan

pengarsipan yang baik dan setiap orang memahami

serta menggunakan sistem yang sama

Menjaga keseragaman cara dalam menyimpan dokumen


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


43

Slide 17

Tidak perlu menciptakan sesuatu yang sudah ada

–Ada banyak pengelola pengadaan yang telah bertahun-

tahun bekerja di ULP Anda

–Gunakanlah praktik terbaik yang sudah ada dan terbukti

berhasil penerapannya

–Gunakan proses dan gagasan yang sudah ada sebagai

dasar pemikiran gagasan yang baru atau lebih baik

–Modernisasi pengadaan dimulai dari hal yang sudah ada,

kemudian hal yang sudah ada tersebut ditingkatkan.

Memungkinkan penerapan praktik terbaik yang sudah ada

di setiap organisasi


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


44

Slide 18

Ingat TIME

– TELL (memberitahu rekan kerja tentang tata

cara pengelolaan dokumen yang diterapkan)

– INSPECT (memeriksa apakah unit lain dalam

organisasi yang sama mengelola dokumen

dengan tata cara yang sama dan sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku)

– MEASURE (mengukur seberapa banyak

dokumen yang tidak disusun dengan seragam)

– ENHANCE (mencari cara untuk terus

memperbaiki sistem)

Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan

terstruktur dengan baik


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


45

Slide 19

Alasan ini paling mudah untuk diingat, tapi sering

diabaikan karena:

– Orang terbiasa dengan cara yang “sudah biasa

dilakukan”

– Kegiatan pengadaan diburu waktu sehingga

penyusunan berkas kegiatan pengadaan

menjadi “urusan belakangan”

– Orang mengira “Saya tidak akan ketahuan, saya

telah melakukannya selama 10 tahun”

Alasan hanya akan menimbulkan lebih banyak

risiko!

Karena diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan

Mengapa berkas kegiatan pengadaan

penting?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


46

Slide 20

Merupakan dokumenyang menyimpan semua hal yang

berkaitan dengan barang, jasa, atau

konstruksi selama masaberlakunya kontrak.

Menerapkankelima prinsip

dasarpengadaan

Kepatuhanpada peraturandan kebijakan

Berkas Kegiatan Pengadaan Berfungsi untuk

Memastikan Keberhasilan Pengadaan

Mengikuti prinsip fundamental pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


47

Slide 21

Bagaimana hubungan prinsip

pengadaan dengan dokumentasi

proses pengadaan barang/jasa?

21

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


48

Slide 22

KOM

PAK

KE TA

JUR

Kejujuran – Semua dokumen, baik berbentuk draf ataupun final harus dibuat atas dasar kejujuran

Transparansi – Proses pengadaan barang/jasa didokumentasikan

agar dapat dilihat oleh semua orang.

Keadilan – Dokumen pengadaan dan kriteria evaluasi dibuat untuk

memastikan penyedia barang/jasa diperlakukan adil

Akuntabilitas – Dokumentasi membantu memastikan diterapkannya

akuntabilitas dalam seluruh proses pengadaan

Kompetisi – Pengadaan yang terdokumentasi dengan baik

mewujudkan dan mengevaluasi kompetisi

22

Lima prinsip pengadaan dan dokumentasi


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


49

Slide 23

• Membuat, menyusun, dan meninjau dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa

• Berperan sebagai point of contact (narahubung) untuk semua hal yang berkaitan denganpengadaan barang/jasa

• Memastikan semua pihak yang terlibat memahamidokumen apa saja yang perlu didokumentasikanbeserta alasannya

• Menerapkan dan menaati prinsip-prinsippengadaan dalam seluruh proses pengadaan

• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan danperundang-undangan

Pengelola Pengadaan

23

Tanggung jawab pengelola pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


50

Slide 24

Pemangku kepentingan terlibat baik dalam dokumentasi

proses pengadaan barang/jasa maupun dalam keseluruhan

proses pengadaan barang/jasa

Pemangku kepentingan dalam proses dokumentasi pengadaanbarang/jasa dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori –

Tiga “I”

Inisiator

Setiap orang yang memulai proses

dokumentasipengadaanbarang/jasa

Inovator

Pengelola Pengadaan yang

memastikan keakuratan dokumen

dan siap untuk dipublikasikan

Industri

Penyedia Barang/Jasa yang

akan meninjau dokumen dan

menyampaikan penawaran

24

Pemangku kepentingan dalam proses

dokumentasi pengadaan barang/jasa

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


51

Slide 25

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


52

Slide 26

26

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


53

Slide 27

27


Diagram Dokumentasi

Lihat buku Kegiatan di Bagian

Akhir Buku Pedoman Anda

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


54

Slide 28

28

Diagram Dokumentasi

Berkas Kegiatan Pengadaan

Jenis Kontrak yang Ditetapkan

Kriteria Evaluasi

Dokumen Kebutuhan

_______

________

________

________

________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


55

► SESI 2 - MEMAHAMI DOKUMENTASI YANG BENAR DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

DAN PENGELOLAAN KONTRAK SERTA ADMINISTRASI BERKAS KEGIATAN PENGADAAN

Slide 1

Sesi 2

Memahami Dokumentasi yang Benardalam Proses Pengadaan Barang/Jasa danPengelolaan Kontrak serta Administrasi BerkasKegiatan Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan1

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


56

Slide 2

Tujuan


• Memahami hubungan proses dan tahapan

dalam pengadaan barang/jasa dengan

dokumentasi proses pengadaan barang/jasa

• Mengenal peran dan tanggung jawab dalam

pengelolaan kontrak

• Mengidentifikasi aspek-aspek penting dari

administrasi berkas kegiatan pengadaan

• Memahami pentingnya administrasi berkas

kegiatan pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


57

Slide 3

Perencanaan

Penyusunan Dokumen

Pengadaan

EvaluasiPenetapanPemenang

Administrasi

Penutupan

3

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

barang/jasa

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


58

Slide 4

Bagaimana Anda mendefinisikan

setiap tahap dalam siklus

pengadaan?

4

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


59

Slide 5

• Perencanaan – Tahap awal yang dimulai dengan penetapan

barang/jasa yang dibutuhkan

• Penyusunan Dokumen Pengadaan – menyusun hasil perencanaan

untuk diinformasikan kepada penyedia barang/jasa

• Evaluasi – Memeriksa apakah penawaran yang disampaikan

penyedia sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan

• Penetapan Pemenang – Memilih penyedia barang/jasa terbaik

yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan

• Administrasi – Memastikan kontrak berjalan dengan semestinya

• Penutupan – Mengakhiri kontrak sesuai dengan peraturan dan

perundang-undangan yang berlaku

5


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


60

Slide 6

Analisis kebutuhan

Analisis penyedia barang/jasa

Lini waktu, jadwal, tahapan penting

Penyusunan anggaran dan kepatuhan

Riset pasar awal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PERENCANAAN

Perencanaan


6

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


61

Slide 7

Menuangkan persyaratan teknis ke dalam bentuk dokumen pengadaan

Melakukan tinjauan akhir guna memastikan tidak ada kesalahan

Berkomunikasi dengan penyedia barang/jasa (diskusi awal, industry day,

pengumuman melalui media massa)

Menyusun persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan untuk mendapatkan

proposal

Memastikan tersedianya sumber daya untuk menanggapi pertanyaan

dan memastikan kegiatan pengadaan sesuai jadwal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN:


Penyusunan Dokumen

Pengadaan

7

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


62

Slide 8

Membentuk tim ahli untuk mengevaluasi proposal

Menyusun kriteria yang jelas, namun sederhana

Melakukan pelatihan prapenilaian guna memastikan setiap

evaluator memahami peran masing-masing

Menyusun aturan-aturan umum untuk melakukan evaluasi

Mematuhi jadwal

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP EVALUASI


Evaluasi

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


63

Slide 9

Meninjau semua dokumen evaluasi untuk menentukan penawaran

yang paling layak dipilih menjadi pemenang

Menjaga kerahasiaan dokumen evaluasi sebelum penetapan

pemenang diumumkan

Memastikan agar penawar yang menang merupakan penawar

dengan harga yang tidak melebihi pagu anggaran

Mempersiapkan pertemuan awal dengan pemenang yang

ditetapkan dan membahas tujuan serta Indikator Kinerja Utama

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENETAPAN PEMENANG


PenetapanPemenang

9

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


64

Slide 10

Menyusun berkas kegiatan pengadaan barang/jasa

Mengkomunikasikan tenggat waktu dan jadwal kepada penyedia

barang/jasa dan ahli teknis

Mendokumentasikan perubahan dan memasukkannya ke dalam berkas

kegiatan pengadaan barang/jasa

Meninjau berkas tersebut secara berkala untuk memastikan tidak ada

dokumen yang hilang

Mambayar tagihan dan mengaudit hasil pekerjaan secara tepat waktu

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP ADMINISTRASI

Administrasi


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


65

Slide 11

Memastikan bahwa semua produk, hasil pekerjaan dan indikator kinerja utama

terpenuhi

Melakukan pertemuan dengan penyedia barang/jasa dan pengguna anggaran

guna memastikan kesepakatan bahwa kontrak telah diselesaikan

Menentukan jumlah tagihan akhir dan membayarkannya secara tepat waktu

Membuat berita acara kinerja penyedia barang/jasa dan mendokumentasikan

masalah yang mungkin ada

Menyimpan berkas kegiatan pengadaan barang/jasa untuk kepentingan audit

TUGAS-TUGAS DALAM TAHAP PENUTUPAN


Penutupan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


66

Slide 12

Seluruh tahap dalam siklus pengadaan saling mendukung untuk:

• Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa berjalan

sebagaimana mestinya

• Menyediakan sistem check and balances bagi para

pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses

pengadaan

• Menghasilkan: pekerjaan konstruksi, jasa dan barang

• Menerapkan kelima prinsip pengadaan dan

memastikan bahwa nilai untuk uang dapat tercapai

dan risiko diidentifikasi

12


_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


67

Slide 13

Dokumen apa saja yang Anda masukkan

ke dalam berkas kegiatan pengadaan?

13

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


68

Slide 14

• Pengelolaan kontrak– Pengelolaan setiap kontrak yang sudah ditandatangani

untuk memastikan kepatuhan terhadap kontrak tersebut

• Pengelolaan dokumen– Pengelolaan semua dokumen untuk memastikan

pengawasan dilakukan dengan baik dan untuk

menghindari kesalahan atau pengulangan kegiatan

yang sudah dikerjakan dalam proses pengadaan

• Pengelolaan arsip– Pengelolaan sumber data baik yang masih digunakan

(arsip aktif) maupun arsip yang telah habis retensinya,

tetapi tetap harus disimpan

14

Pengelolaan kontrak/ dokumen/ arsip

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


69

Slide 15

• Pengelola pengadaan memiliki tanggung

jawab penting dalam: – Mengelola semua aspek dalam proses pengadaan barang/jasa

– Mengelola hasil pelaksanaan kontrak dan Indikator Kinerja

Utama

– Melacak kinerja penyedia barang/jasa dan pembayaran kepada

penyedia barang/jasa

– Mengelola jadwal dan lini waktu secara spesifik

Pengelolaan kontrak dapat dilakukan dengan baik jika

proses pengadaan berjalan semestinya dan

didokumentasikan dengan lengkap.

15

Pengelolaan kontrak

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


70

Slide 16

• Selain pengelola pengadaan, ada pemangku

kepentingan utama lainnya yang terlibat dalam

pengelolaan kontrak

– Manajer Program / Proyek:

• Mengawasi keberhasilan program/proyek dan

menerima pembaruan sesuai dengan kontrak

• Mengambil inisiatif untuk menyampaikan

permohonan perubahan kontrak atau kinerja

- Pemantau pelaksanaan tugas

• Memantau kinerja penyedia barang/jasa

• Menyetujui tagihan

16

Pengelolaan kontrak – tanggung jawab

pemangku kepentingan utama

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


71

Slide 17

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

• Kunci kebehasilan pengelolaan dokumen adalah F-I-L-E:

– Fill out all forms / documents completely

(Lengkapi semua formulir/dokumen)

– Inform stakeholders of document status

(Informasikan status dokumen kepada pemangku kepentingan)

– Logically arrange and file documents

(Atur dan simpan dokumen secara sistematis)

– Execute the purpose of the document fully

(Laksanakan tujuan dokumen sepenuhnya)

17

Pengelolaan dokumen

• Kunci kebehasilan pengelolaan dokumen adalah F-I-L-E:

– Fill out all forms / documents completely

(Lengkapi semua formulir/dokumen)

– Inform stakeholders of document status

(Informasikan status dokumen kepada pemangku kepentingan)

– Logically arrange and file documents

(Atur dan simpan dokumen secara sistematis)

– Execute the purpose of the document fully

(Laksanakan tujuan dokumen sepenuhnya)

17

Pengelolaan dokumen


72

Slide 18

Apa saja cara yang pernah Anda gunakan

untuk mengelola berkas kegiatan pengadaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


73

Slide 19

• Semua berkas kegiatan pengadaan, apapun jenisnya, setidaknyaharus berisi dokumen yang wajib ada

• Berkas kegiatan pengadaan harus disusun sedemikian rupa sehingga mudah dipahami dan dapat digunakan secara berulang

• Berkas kegiatan pengadaan harus disusun sesuai denganperaturan yang berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan saataudit

Penyusunan Dokumen

• Setelah berkas kegiatan pengadaan disusun, berkas tersebut tidak boleh hilang atau diabaikan. Administrasi dan penyimpanan dokumen dengan benar sangatlah penting.

Administrasi Dokumen

Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


74

Slide 20

Mematuhi tata cara dan peraturan yang berlaku

Menerima berbagai masukan dari organisasi Anda agar berkas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan keperluan organisasi Anda

Mempertimbangkan penggunaan teknik pengelolaan arsip

Memperhatikan standarisasi dan konsistensi, khususnya dalam format berkas (label, penomoran, dan susunan)

Selain penyusunan dan penyimpanan berkas, ada empat hal

penting dalam administrasi berkas kegiatan pengadaan:

Hal-Hal Penting dalam Administrasi Berkas

Kegiatan Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


75

Slide 21

Peraturan perundang-

undangan yang berlaku

memastikan hal-hal

sebagai berikut:

Kepatuhan terhadap Hukum• Berkas kegiatan pengadaan yang

tidak mematuhi peraturan danperundang-undangan dapatmenghilangkan kepercayaanterhadap ULP

Keadilan• Dokumentasi dan pengelolaan

yang benar memastikan keadilantetap terjaga

Akuntabilitas• Berkas disusun dengan benar dan

dapat diaudit. Jika tidak, ULP akan dianggap tidak mematuhiperaturan dan per-UU-an

Transparansi• Berkas dapat dilihat oleh penyedia

barang/jasa dan masyarakatumum, sehingga menumbuhkan kepercayaan terhadap proses PBJ

Mematuhi Peraturan dan Perundang-

undangan yang Berlaku

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


76

Slide 22

Dengan mengakomodasi kebutuhan, fungsi, dan tujuan khusus

organisasi, berkas kegiatan pengadaan dapat dikelola dengan lebih baik

Jenis PengadaanBarang/Jasa

• Jika ada banyak pengadaanbarang/jasa yang serupa, organisasi dapatmempertimbangkan berbagaicara untuk mewujudkanefisiensi dalam pengelolaan.

Perbaikan & Tujuan

Melihat keseluruhan portfolio dan memperhatikan apakah ada dokumen-dokumen yang

dapat digabungkan atau disusun ulang. Hal ini

bertujuan untuk memperbaiki pegelolaan secara

keseluruhan.

Masukan dari Pengelola Pengadaan

• Berkonsultasi dengan pengelolapengadaan dalam organisasi Andauntuk menerapkan gagasanmereka. Jika mengelola dokumenadalah pekerjaan Anda sehari-hari, Anda akan tahu cara yang paling tepat. Jangan abaikan masukan darisiapa pun sekalipun bukan dariatasan.

Dapatkan Masukan Internal

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


77

Slide 23

Pengelolaan arsip &

Pengelolaan Kontrak

Pengelolaan arsip digunakan untuk berbagai jenis dokumen, seperti: arsip pegawai, rekam medis, dokumen hukum, dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan, bahkan bukti pembayaran / tanda terima

Peraturan dan praktik terbaik tentang pengelolaan berkas kegiatan pengadaan mengatur pengelolaan masing-masing dokumen. Namun, sebagai pengelola pengadaan, Anda harus memastikan semua dokumen dapat dikelola secara efektifdan efisien.

Mempertimbangkan penggunaan Teknologi Informatika untuk pengelolaan dokumenAnda. Tidak perlu menggunakan teknologi yang terlalu rumit.

Membentuk sebuah tim di dalam ULP Anda atau unit pengelola untuk menguruspengelolaan arsip.

Berkomunikasi dengan organisasi dan ULP lain untuk meningkatkan praktik yang diterapkan

Komitmen dari atasan sangat penting untuk keberlanjutan pengelolaan arsip.

Gunakan Teknik-Teknik Pengelolaan Arsip

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


78

Slide 24

Konsistensi BerkasKegiatan

Pengadaan

Memastikan semua dokumen dapat dipertanggungjawabkan terhadap pengawasan publik dan pada saat audit dilakukan.

Menetapkan standar yang bisa digunakan oleh pegawai baru atau saat pegawaicuti, mengikuti pelatihan, dsb.

Menghemat banyak waktu. Jika semua orang menggunakan format pengarsipan yang berbeda-beda lalu suatu hari mereka meninggalkan organisasi dan Andaharus meneruskan pekerjaannya, maka Anda membutuhkan waktu lama untukmemahami sistem yang dipakai oleh orang tersebut.

Pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah bertanggungjawab untuk menjagauang negara dan wajib pajak. Sehingga harus ada standar pengelolaan yang dapat dipahami oleh semua orang.

Pastikan Berkas Kegiatan Pengadaan

Terstandarisasi dan Konsisten

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


79

Slide 25

Mengapa dokumen perlu tetap

disimpan bahkan setelah

berakhirnya kontrak?

25

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


80

Slide 26

• Berkas kegiatan pengadaan tetap disimpan setelah pelaksanaan

kontrak selesai. Sebelum pengakhiran kontrak dan berkas kegiatan

pengadaan disimpan, masih ada masa penutupan kontrak.

• Sebagai pengelola pengadaan, Anda bertanggung jawab untuk

memastikan masa penutupan kontrak berjalan dengan baik

• Aspek penting dalam masa penutupan kontrak antara lain:

– Tinjauan akhir dan audit terhadap dokumen

– Serah terima hasil kerja, barang, dan jasa

– Tinjauan data keuangan dan pembayaran

– Pembayaran tahap akhir kepada penyedia barang/jasa yang telah

selesai memberikan barang/jasa

– Mendorong transparansi dan peluang bagi pemerintah dalam

mengakhiri kontrak dengan pihak swasta dengan cara yang benar

dan sesuai persyaratan hukum yang berlaku

Masa Penutupan Kontrak

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


81

Slide 27

• Berkas kegiatan pengadaan tetap berlaku untuk jangka waktu

tertentu setelah kontrak berakhir, tetapi tidak untuk disimpan

selamanya

• Sebagaimana ditetapkan dalam peraturan, ULP harus

memusnahkan berkas kegiatan pengadaan yang sudah habis

masa retensinya.

• Pastikan bahwa berkas kegiatan pengadaan dan informasi

yang sensitif dimusnahkan dengan cara sedemikian rupa agar

data yang sensitif tidak tersebar (misalnya: dihancurkan,

dibakar, dihapus)

• Berkas kegiatan pengadaan harus dimusnahkan dengan cara

yang tepat, sehingga dokumen baru dapat disimpan dan proses

penyimpanan yang baru, jika ada, dapat diterapkan. Prosedur

baru mungkin sulit untuk diterapkan untuk penyimpanan

dokumen lama.

Pemusnahan Berkas Kegiatan Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


82

Slide 28

Poin-poin PentingSiklus pengadaan merupakan proses yang berlangsung terus

menerus, dengan setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa

memiliki unsur-unsur penting dan standar yang diterima secara umum.

Merupakan kewajiban pengelola pengadaan untuk memastikan proses

pengelolaan kontrak dari awal sampai akhir berjalan baik dan

didokumentasikan; Risiko dapat dimitigasi secara signifikan dengan

menerapkan dokumentasi proses pengadaan dan pengelolaan arsip

yang benar.

Administrasi berkas kegiatan pengadaan dimulai dari penyusunan

berkas tersebut; Administrasi berkas kegiatan pengadaan tetap

berlanjut bahkan sampai setelah berakhirnya kontrak untuk pengadaan

tersebut

Administrasi kontrak sangat penting untuk keberhasilan kontrak

secara keseluruhan.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


83

Slide 29

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


84

Slide 30


Meninjau Kembali

Diagram Dokumentasi



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


85

Slide 31

Diagram Dokumentasi

Berkas Kegiatan

Pengadaan

Jenis Kontrakyang

Ditetapkan

KriteriaEvaluasi

DokumenKebutuhan

_______

________

________

________

________

Perencanaan

Evaluasi

31

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


86

Slide 32


Mengaitkan Kata



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


87

► SESI 3 - AUDIT DAN REVIU TERHADAP BERKAS KEGIATAN PENGADAAN

Slide 1

Sesi 3

Audit dan Reviu terhadap Berkas

Kegiatan Pengadaan

Proyek Modernisasi Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


88

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

• Memahami dan mengetahui akan pentingnya

dokumentasi yang benar

• Memahami pentingnya melakukan reviu

internal terhadap berkas kegiatan pengadaan

• Mengidentifikasi cara-cara untuk melakukan

reviu berkala yang dapat meningkatkan

kinerja secara keseluruhan dan menghindari

kesalahan-kesalahan yang merugikan dari

segi biaya

2

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


89

Slide 3

Mengapa kita melakukan dokumentasi?

Siapa yang membutuhkan akses?

3

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


90

Slide 4

Mengapa Anda harus menyimpan

dokumentasi?

Lima Prinsip Pengadaan

Dokumentasi berhubungan langsung dengan prinsip transparansi, kejujuran dan akuntabilitas

Memastikan Keberlanjutan:

Pengelola dokumen boleh berganti, tetapidokumen harus tetap ada. Jika dokumentasi

tidak dilakukan, tidak seorang pun dapatmengetahui hal yang terjadi sebelumnya.

Kepentingan Audit:

Kegiatan Pengadaan dapat diaudit bertahun-tahun setelah berakhirnya kontrak kegiatan

pengadaan tersebut.

Pemangku kepentingan terlibat baik dalam dokumentasi

proses pengadaan barang/jasa maupun dalam

keseluruhan proses pengadaan barang/jasa

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


91

Slide 5

Penyimpanan dan Cara Penyimpanan

• Walaupun pekerjaan telah selesai, barang telah

dikirim, atau jasa telah diberikan, berkas

kegiatan pengadaan harus tetap disimpan

• Berkas kegiatan pengadaan sangat penting

untuk disimpan karena merupakan catatan

resmi penggunaan anggaran oleh pemerintah

‒ Berkas kegiatan pengadaan harus

disimpan setidaknya selama masa retensi

yang ditentukan oleh peraturan yang

berlaku.

‒ Berkas kegiatan pengadaan harus

disimpan di tempat yang aman. Artinya,

informasi di dalamnya tidak boleh

diungkapkan kepada siapapun tanpa

persetujuan pejabat yang berwenang.

Dokumen ini juga harus disimpan dengan

aman supaya terhindar dari segala

kerusakan atau penyalahgunaan

5

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


92

Slide 6

Apakah Anda menyimpan bukti

pembelian pribadi dalam bentuk tercetak

(hardcopy) atau elektronik (softcopy)?

6

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


93

Slide 7

Hardcopy vs Softcopy

Hardcopy

• Diwajibkan oleh peraturan

• Jenis Dokumen yang harus

diperbarui terlebih dahulu jika

ada perubahan

• Lebih mudah diamankan

• Setiap dokumen disimpan

secara terpisah

• Digunakan untuk menyimpan

setiap dokumen yang berkaitan

dengan keseluruhan proses

pengadaan

Softcopy

• Mudah untuk dibagikan dan

mudah untuk ditelusuri

• Salah satu aspek dalam

pengelolaan arsip

• Memudahkan untuk menambah

informasi (mis. jadwal,

pembayaran, dsb.)

• Informasi yang terpisah dapat

dilihat secara keseluruhan

• Contohnya SIMP

7

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


94

Slide 8

Mengapa reviu internal penting?

8

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


95

Slide 9

Pentingnya reviu internal

• Meskipun ada beberapa lembaga tertentu yang ditugaskan

untuk melakukan audit secara resmi, reviu internal perlu

dilakukan pengelola pengadaan

• Reviu internal merupakan cara yang tepat untuk

mendeteksi kesalahan-kesalahan yang mungkin

merugikan dari segi biaya

• Reviu internal harus:

Dilakukan oleh staf lain yang diberi tanggung jawab

Dilakukan untuk mendeteksi kesalahan dan juga

meningkatkan kapasitas staf

Digunakan untuk melatih dan memperbaiki, bukan

untuk menghukum

9

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


96

Slide 10

Setelah reviu internal dilakukan,

apa yang selanjutnya

dilaksanakan?

10

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


97

Slide 11

Langkah selanjutnya setelah reviu internal

• Reviu internal digunakan

sebagai peluang untuk

mendeteksi kelalaian

atau kesalahan sebelum

semakin parah atau

diketahui umum

• Reviu internal dilakukan

oleh rekan-rekan sejawat

atau oleh orang yang

ditunjuk di lingkungan

instansi Anda

11

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


98

Slide 12

Reviu internal tidak hanya memeriksa data-data tentang proses

pengadaan yang sudah dilakukan, namun juga menerapkan lima

prinsip dasar pengadaan:

Kejujuran: Audit memastikan penyedia barang/jasa danpengelola pengadaan melakukan pekerjaannya dengan jujur

Keadilan: Pemeriksaan dokumen-dokumen akan menentukanapakah penetapan pemenang dilakukan secara adil

Akuntabilitas: Kita bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen yang kita miliki

Kompetisi: Pemeriksaan dokumen akan menunjukkan jenis kompetisi yang diterapkan

Transparansi: reviu internal merupakan bentuk awaltransparansi sebelum audit resmi dilakukan

Melihat ke belakang

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


99

Slide 13

Berikan contoh dari pengalaman

Anda terkait dengan audit. Apa

yang Anda pelajari dan bagaimana

hasil dari audit tersebut?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


100

Slide 14

Audit sering menjadi proses yang sulit, namun audit memiliki tujuan yang sangat penting:

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

Memastikan bahwa keadilan dan kejujuran diterapkan selamaproses pengadaan

Uang wajib pajak digunakan dengan tepat

Menilai dampak ekonomi dari pengadaan dan belanja pemerintah

Memeriksa proses dan prosedur internal

Mengapa audit dilakukan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


101

Slide 15

Ada 3 jenis audit kontrak yang utama

1. Pre-award audit – memeriksa

kemampuan internal penyedia

barang/jasa dan instansi pemerintah.

2. Post-award audit – meninjau kontrak

yang telah diberikan, memeriksa

kepatuhan dan ketaatan terhadap

peraturan.

3. Business audit – jenis audit ini dapat

dilakukan untuk memastikan bahwa suatu

perusahaan memiliki kapasitas untuk

melakukan pekerjaan yang dibutuhkan

(biasanya digunakan untuk pengadaan

berskala besar)

Jenis-jenis audit

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


102

Slide 16

• Audit akan dilakukan setiap tahun, dan tidak akan berhenti

dilakukan

• Setiap tahun auditor kontrak dari seluruh dunia

menemukan dana sebesar milyaran dolar disalahgunakan

atau kontrak yang tidak dijalankan dengan benar

• Auditor ada untuk membantu, jadi kewajiban Anda adalah

membantu auditor dengan melakukan hal-hal berikut ini:

Bersikap terbuka dan transparan

Menyiapkan kontrak terlebih dahulu, jika

memungkinkan, dan menyiapkan dokumen-dokumen

yang akan diperiksa oleh auditor

Memastikan bahwa permintaan auditor ditanggapi

dengan cepat dan benar

Persiapan menghadapi audit

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


103

Slide 17

• Hal-hal yang diperiksa oleh auditor adalah:

– Kepatuhan

– Kecurangan, Pemborosan, dan Penyalahgunaan

– Prosedur yang tidak sesuai

• Auditor tidak hanya sekedar memeriksa berkas kegiatan

pengadaan, namun bisa juga menguji pengetahuan pengelola

pengadaan

Setelah audit dilakukan

• Tanggapi setiap permintaan, dengan cepat

• Mintalah penjelasan resmi dari auditor

• Adakan rapat untuk membahas hasil-hasil audit

• Rencanakan cara mitigasi risiko berdasarkan temuan-temuan

auditor

Apa yang diperiksa oleh auditor dan apa yang

harus dilakukan setelah audit

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


104

Slide 18

Apa saja manfaat audit?

18

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


105

Slide 19

Identifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul

Peningkatan kinerja secara keseluruhan

Mitigasi risiko dan menghindari sanksi

Peningkatan kepercayaan terhadap pengadaan barang/jasapemerintah

Identifikasi penghematan

Manfaat yang dapat diperoleh dari audit

19

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


106

Slide 20

Poin-poin penting

Perencanaan awal sangat penting untuk keberhasilan kegiatan audit

Reviu internal merupakan langkah awal untuk melakukan checks and balances yang tepat sebelum audit dilaksanakan

Auditor datang untuk membantu. Auditor tidak selalu menyenangkan namunmereka sungguh-sungguh membantu dalam semua hal.

Tanggapi setiap permintaan auditor dengan cepat dan secara profesional

20

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


107

Slide 21

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


108

Slide 22


Bermain Peran dalam Reviu Internal



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


109

Slide 23


Tabel KWL– Bagian 2



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


110

Slide 24

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


Memaparkan apa yang dipelajari di

Hari Ke-1




111

Slide 25


Bermain Peran dalam Audit



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


112

Slide 26


Tebak Kata

Lihat buku kegiatan Anda di

bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


113

► SESI 4 - BIAS DAN DAMPAKNYA TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA

Slide 1

Sesi 4

Bias dan Dampaknya Terhadap

Pengadaan Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


114

Slide 2

Tujuan


• Memahami konsep bias

• Menggambarkan bagaimana bias dapat

memberi dampak terhadap proses pengadaan

• Mengidentifikasi cara untuk mengatasi bias

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


115

Slide 3

Bagaimana Anda

menjelaskan bias?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


116

Slide 4

Semua orang berpotensi melakukan bias

• Definisi:– Bias adalah kecenderungan untuk berpikir dengan

cara tertentu yang dapat menyebabkan penyimpangan secara sistematis terhadap standar rasional atau pertimbangan yang baik

• Bias dapat dibagi menjadi 2 jenis:– Bias kognitif biasanya tidak disadari, merupakan

hasil dari bagaimana otak manusia memprosesinformasi

– Bias motivasi biasanya disadari, disebabkan olehsituasi pribadi, ekonomi, atau budaya

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


117

Slide 5

Bias Kognitif

• Karena bias kognitif tidak disadari, akan susah untuk

menyadarinya , bahkan menyadarinya pada diri sendiri

• Ketika Anda telah menyadarinya, Anda dapat mengambil

langkah-langkah untuk menguranginya

Kotak A dan B sebenarnya bewarna sama, tapi susah untuk

menyadarinya tanpa bantuan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


118

Slide 6

Contoh Bias Kognitif

• Bias Pembenaran : Suatu tindakan mengacu kepada

sudut pandang kita sendiri yang dilakukan secara tidak

sadar dan mengabaikan atau menolak – tidak peduli

seberapa benar – padangan lain yang tidak sesuai dengan

sudut pandang kita

• Bias Golongan: menyebabkan kita untuk melebih-lebihkan

kemampuan dan nilai dari kelompok kita sendiri dengan

mengorbankan orang-orang yang tidak kita kenal

• Bias Status-quo: secara alami kita khawatir akan

perubahan dan sering menyebabkan kita memilih sesuatu

yang menjamin sesuatu untuk tetap sama atau hanya

sedikit berubah

Source: Montibeller, Gilberto and von Winterfeldt, Detlof , Cognitive and Motivational Biases in Decision and Risk Analysis (2015)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


119

Slide 7

Bias motivasi

• Bias motivasi seringnya disadari

• Melibatkan motivasi – keadaan eksternal atau situasiyang dapat mempengaruhi keputusan– Jejak pendapat dapat menjadi tidak akurat karena

responden memberikan jawaban yang mereka anggappaling popular

– Orang mungkin akan menyembunyikan ketidaktahuanagar terlihat “ahli”

– Perusahaan mungkin akan mengabaikan harga ataumemberi janji terlalu tinggi untuk sesuatu yang harusmereka berikan

Bias Motivasi mirip dengan Konflik Kepentingan, tetapi mempunyai ruang lingkup yang lebih luas

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


120

Slide 8

Contoh bias motivasi

• Mempengaruhi dipengaruhi: terjadi ketika adakecenderungan emosional untuk hasil tertentu ataumenolak hasil tertentu , atau memilih tanpapertimbangan yang bijak

• Hasil positif: terjadi ketika keinginan akan suatu hasil memberikan kepercayaan untuk kenyataan yang akanterjadi (berangan-angan)

• Hasil negatif: terjadi ketika ada kehendak untukbersikap waspada, hati-hati, atau konservatif dalammemperkirakan sesuatu yang berkaitan dengan akibatyang buruk (alias menghindari resiko, contohnya memilihtidak menggunakan teknologi matahari)

Sumber: Montibeller, Gilberto and von Winterfeldt, Detlof , Cognitive and Motivational Biases in Decision and Risk Analysis (2015)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


121

Slide 9

Pikirkan bagaimana persepsi

mempengaruhi keputusan pembelian

dalam kehidupan Anda?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


122

Slide 10

Contoh Bias Kognitif:

Bias harga terendah

Definisi

Pencegahan

Sumber: Dekel, Omer and Schurr, Amos, The Lower-Bid Bias in Public Procurement (May 27, 2013)

Secara tidak sadar, bias yang terjadi secara sistematis untuk menguntungkanpenawaran terendah

Ketika tim evaluasi penawaran terpapar oleh harga dan kualitas dari pesertapenawaran pada saat yang sama, hal ini dapat menciptakan bias yang menguntungkan penawar dengan harga terendah

Pisah evaluasi menjadi dua bagian, penawaran harga dibuka setelah evaluasiyang berkaitan dengan kualitas selesai dilakukan (penawaran 2 tahap)

Contoh

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


123

Slide 11

Contoh Bias Kognitif:

Bias pembenaran

Definisi

Pencegahan

Kecenderungan untuk mencari, menafsirkan, bertumpu dan mengingat informasi sesuai dengan pandangan sendiri

Tim evaluasi mungkin sudah mempunyai pandangan mengenai pilihan terbaik, halini dapat membuat tim evaluasi mengenyampingkan atau mengurangi fakta yang terjadi dalam proses pengadaan

Gunakan beberapa staf ahli yang dapat memberikan sudut pandang berbedaterhadap dokumen penawaran. Buat kriteria eveluasi penawaran yang obyektif

Contoh

Sumber: Oswald, Margit E.; Grosjean, Stefan (2004). "Confirmation Bias"

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


124

Slide 12

Bias motivasi dalam pengadaan barang/jasa :

Bias Mempengaruhi – dipengaruhi

Bias yang terjadi ketika ada kecenderungan emosional untuk pilihan tertentu ataumenolak pilihan tertentu , atau memilih tanpa disertai pertimbangan yang bijak

Tim evaluasi mendapat tekanan dari rekan kerja, atasan, pengawas, atau pihaklain, dalam membuat keputusan (terlepas dari fakta yang terjadi dalam proses pengadaan)

Buat kriteria evaluasi penawaran yang obyektif. Sealu mengacu pada dokumendan justifikasi. Secara rutin periksa hasil pengadaan dengan audit dan reviusesama rekan kerja

Definisi

Pencegahan

Contoh

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


125

Slide 13

Bias dapat berdampak buruk bagi

pengadaan

• Secara teori, bias dapat menyebabkan orang-orang atau kelompok

membuat keputusan yang kurang rasional

• Ini dapat memberi dampak penting bagi pengadaan negara

termasuk:

– Kelebihan pembelanjaan (overspending)

– Gagal mendapatkan nilai terbaik

– Gagal memenuhi tujuan yang dibutuhkan

– Penundaan jawal

– Pelanggaran undang-undang, peraturan dan kebijakan

– Tindakan Disipliner

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


126

Slide 14

Mencegah bias

• Penangkal terbaik untuk bias adalah keterbukaan dantransparansi di sepanjang proses pengadaan

• Kesadaran akan kemungkinan terjadinya bias danmembicarakannya, adalah kunci untuk mencegah bias

• Dorong terjadinya diskusi dalam tim pengadaan :– Apakah ada anggota tim evaluasi yang pernah bekerja sama dengan

calon penyedia di masa lalu ? (Diskusikan pengalaman positif dannegatif)

– Apakah ada anggota yang mempunyai kecenderungan terhadap satupenyedia, barang atau solusi? Mengapa ?

– Apakah ada anggota yang mempunyai kecenderungan terhadappenyedia tertentu, barang atau solusi? Mengapa?

• Lakukan audit secara rutin : jika semua sadar pekerjaannyaakan diaudit, tentu mereka akan menghindari bias

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


127

Slide 15

Studi Kasus - skenarioSkenario:

- Sebuah Departemen Pemerintah melakukan pelelangan untuk memilih

penyedia ATK (anggaran setahun senilai Rp. 210 M). Proses kualifikasi

telah menghasilkan dua calon penyedia.

- Penyedia saat ini adalah penyedia yang telah lama berdiri di kota anda,

walaupun akhir-akhir ini kualitas produk mereka mengalami penurunan

(menyebabkan keluhan dari para pegawai). Dalam upaya untuk

mempertahankan kerjasama, mereka memberikan penawaran Rp.195M

- Calon penyedia kedua adalah perusahaan yang relatif baru berdiri, tetapi

dengan cepat mendapat reputasi yang baik dan telah menjadi penyedia

bagi dua departemen lain di kota anda. Mereka memberikan penawaran Rp.

205M

Bagaimana bias ini dapat mempengaruhi

pengadaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


128

Slide 16

Studi Kasus - diskusi

“Saya telah bekerja sama dengan

penyedia saat ini selama 10

tahun. Tentu hubungan kami naik

turun, tapi mereka sudah berdiri

lama dan kami selalu

menggunakan mereka. Saya tidak

percaya dengan pemain baru…”

Ini memperlihatkan adanya bias pembenaran. Pejabat

berwenang telah mempunyai pengalaman kerjasama

dengan penyedia saat ini dan mengabaikan kecakapan

dari penyedia baru yang telah dibuktikan pada departemen

pemerintah yang lain

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


129

Slide 17

Case study - discussion

“Saya tahu bahwa banyak pegawai

yang mengeluh mengenai ATK

akhir-akhir ini… tapi apakah

BENAR-BENAR diperlukan

perbedaan Rp 10 M per tahun

untuk barang yang lebih baik?”

[berkata sambil membersihkan

meja dari tinta pena yang bocor]

Ini dapat menunjukkan bias penawaran terendah.

Pejabat berwenang sangat terpengaruh dengan harga

sehingga ia tidak dapat melihat adanya solusi lebih baik

dari penawar lain, walupun harga penawaran masih

dibawah anggaran.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


130

Slide 18

Studi Kasus - diskusi“Sepupu saya adalah manajer di

penyedia saat ini. Saya tahu bahwa

ia berharap agar saya dapat

membantunya memenangkan

pengadaan ini, tetapi saya tidak

tahu apa yang harus dilakukan!

Kualitas produk mereka sangat jelek

akhir-akhir ini, tapi saya yakin

mereka dapat memperbaikinya …”

Ini menunjukkan bias motivasi. Pejabat berwenang

merasa tertekan dengan adanya hubungan keluarga

dengan penyedia saat ini. Karena itu, ia percaya bahwa

penyedia saat ini dapat memberpaiki kinerjanya walaupun

tidak ada bukti

.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


131

Slide 19

Ceritakan pengalaman Anda jika

pernah mengetahui situasi serupa.

Apakah Anda berpikir bias adalah

masalah dalam pengadaan (secara

umum)?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


132

Slide 20

Poin-poin Penting

Bias mempengaruhi dasar pengambilan keputusan

Bias dapat disadari atau tidak disadari

Bias dapat memberikan dampak serius terhadap pengadaan

Membuat keputusan dengan obyektif adalah kunci

Transparansi adalah penangkal terbaik untuk bias

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


133

Slide 21

21

Terimakasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


134

Slide 22


Menyelidiki Bias



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


135

Slide 23


Simon Berkata



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


136


137

► SESI 5 - MEMAHAMI, MENDOKUMENTASIKAN DAN MENGELOLA KONFLIK KEPENTINGAN

Slide 1

Sesi 5

Memahami, Mendokumentasikan

dan Mengelola Konflik

Kepentingan

Procurement Modernization Project

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


138

Slide 2

Tujuan


• Menjelaskan konflik kepentingan dalam konteks global

dan Indonesia

• Mengenali konflik kepentingan yang berkaitan dengan

pengadaan sehingga bisa dilaporkan dan dikelola

secara efektif

2

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


139

Slide 3

Secara global, prinsip-prinsip yang menuntun

terjadinya pengadaan sesuai etika meliputi

poin-poin berikut

3

• Kepercayaan publik terhadap integritas pengambilan

keputusan adalah dasar dari pengadaan yang efektif

• Pengambilan keputusan harus selalu:

– Mengutamakan kepentingan publik

– Dilakukan secara obyektif, transparan, terdokumentasi

dan dapat dipertanggung jawabkan

– Bebas dari pengaruh kepentingan luar dan terhindar

dari pemberian keuntungan yang tidak semestinya

– Tampak dilakukan secara etis

• Adanya potensi penyimpangan harus dilaporkan dan

ditangani secara transparan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


140

Slide 4

Konflik Kepentingan menggambarkan situasi dimana seorang

pejabat publik yang - bertentangan dengan tanggung jawab dan

kewajiban untuk bertindak demi kepentingan publik -

memanfaatkan hubungan yang dimilikinya untuk kepentingan

pribadi (biasanya berhubungan dengan uang)1

• Konflik kepentingan timbul jika ada potensi benturan antara

kepentingan pribadi seseorang dengan tugas yang diemban

• Kepentingan pribadi dapat berupa keuntungan finansial atau non

finansial, langsung atau tidak langsung2

1 West's Encyclopedia of American Law, edition 2. Copyright

2008 The Gale Group, Inc. All rights reserved.

2 Managing Conflicts of Interest, Board Paper, NHS England,

2016

Konflik kepentingan, baik nyata atau samar,

dapat merusak proses pengadaan

• Adanya benturan antara tugas yang diemban

dan kepentingan pribadi menyebabkan

pemerintah menentukan perilaku-perilaku yang

ditetapkan sebagai konflik kepetingan dan

sanksi atas pelanggaran yang terjadi

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


141

Slide 5

Indonesia sudah mempunyai beberapa

panduan Konflik Kepentingan yang

berhubungan dengan pengadaan

5

Khusus untuk

Pengadaan2

1 Guidelines for Handling of Conflicts of Interest for State Officials, KPK, October 2009

2 Code of Conduct for ITB’s Procurement Manager, NUMBER: 341/PER/11.A/HK/2015; Ikatan Ahli Pengadaan

Indonesia (IAPI)

Secara

Umum1

KODE ETIK

AHLI

PENGADAAN INDONESIA

MUNAS I

Tahun 2011

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


142

Slide 6

6

Dalam pengadaan, semua pihak harus

berlaku sesuai etika — dan tampak berlaku

sesuai etika

• Bukan Konflik Kepentingannya, namun perilaku yang

dihasilkan dari Konflik Kepetingan yang dapat

menyebabkan kecurangan dan hukuman

– Banyak Konflik Kepentingan yang ada secara tidak sengaja atau

kebetulan

– Namun, adanya Konflik Kepentingan dapat memicu keraguan atas

integritas proses pengadaan dan lembaga terkait

• Ahli Pengadaan harus dapat mengenali,

mendokumentasikan dan mengelola Konflik Kepentingan

Semua ahli pengadaan memiliki kewajiban untuk

menempatkan kepentingan umum diatas kepentingan atau

keuntungan pribadi ketika menjalankan pekerjaan mereka

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


143

Slide 7

Kapan kepentingan pribadi

berbenturan dengan kewajiban

pengadaan

7

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


144

Slide 8

Bagaimana Konflik Kepentingan timbul?

8

1. Hubungan Personal / Keluarga

2. Hubungan diluar pekerjaan atau kegiatan

3. Kepentingan Finansial

4. Menerima jasa, hadiah atau bantuan

5. Interaksi dengan kelompok yang memiliki minat yang sama,

pelobi dan organisasi komersial

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


145

Slide 9

Kapan suatu hubungan mempunyai potensi

Konflik Kepentingan?

9

Hubungan

Konflik

Kepentingan?

Diluar pekerjaan atau afiliasi yang termasuk:

• Pekerjaan sampingan

• Memberikan jasa seperti penasehat, konsultan atau

direktur

• Memiliki keuntungan finansial

Sangat Mungkin

Dalam pekerjaan dan kepentingan dari :

1. Hubungan kekeluargaan (seperti suami-istri, orang

tua, orang tua angkat, anak, anak angkat, saudari

tiri, keponakan, bibi, paman, kaken nenek, cucuk

dan ipar)

2. Mantan pegawai

3. Teman

Mungkin

Bila ragu, laporkan!

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


146

Slide 10


Contoh: Menilai Konflik Kepentingan



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


147

Slide 11

Proses desain dapat mencegah Konflik Kepentingan,

apabila ada, Konflik Kepentingan harus dikelola1,2

1 World Bank Integrity Compliance Guidelines, Code of Conduct, www.worldbank.ort/ethics

2 Quick-Guide: Conflicts of Interest in Procurement, New Zealand Government

3 Managing Conflicts of Interest, Board Paper, NHS England, 2016

4 With timely mitigation, vendor disqualification can usually be avoided

Pencegahan

• Tandatangani Penyataan Konflik Kepentingan dan Perjanjian Kerahasiaan (berlaku bagi tim pengadaandan penyedia)

• Lakukan proses due diligence bagi penyedia• Publikasikan Kode Etik dan sertifikasi seluruh pegawai setiap tahunnya• Laporakan secara terbuka hadiah dan fasilitas yang diterima• Ciptakan kebijakan yang jelas untuk batasan (contoh : batas harga untuk hadiah yang dapat diterima,

batas atas kepemilikan saham)• Sesuaikan proses pengambilan keputusan untuk mencerminkan nilai transaksi dan risiko (misalnya,

bentuk panitia penilai proses pengadaan)• Hindari situasi (contoh: tidak menerima hadiah)

Pengelolaan

• Batasi peran atau akses untuk informasi

• Pengunduran diri/pengalihan tugas bagi peran tertentu dalam proses pengadaan

• Gunakan pihak ketiga dalam pengawasan untuk memastikan integritas keputusan

• Lepaskan keuntungan yang bisa diperoleh atau mengundurkan diri

• Diskualifikasi atau halangi penyedia4

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


148

Slide 12

Pengungkapan Konflik Kepentingan di awal dapat

mencegah masalah pengadaan yang akan timbul

di kemudian hari

• Tidak semua Konflik Kepentingan

merupakan kecurangan

– Untuk menjadi kecurangan, harus ada

tindakan yang didasari Konflik Kepentingan

– Namun adanya Konflik Kepentingan tetap

harus dikelola dan dihindari

• Pegawai memerlukan panduan untuk

mengenali Konflik Kepentingan (contoh :

Pelatihan Etika, Kode Etik, Sertifikasi

Tahunan)

“Adanya Konflik Kepentingan bukan

merupakan kesalahan atau ketidak

etisan, yang terpenting adalah

mengenali dan mengelola”

1 The Integrity Coordinating Group, Western Australia, June

2011, www.publicsector.wa.gov.au/icg

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


149

Slide 13

Konflik Kepentingan dapat timbul dari 1. Hubungan personal, 2.

Hubungan diluar pekerjaan 3. Keuntungan finansial, 4. Menerima

hadiah 5 Interaksi dengan kelompok yang mempunyai minat yang

sama.

Konflik Kepentingan, walau nyata atau samar, dapat mempengaruhi

proses pengadaan

Indonesia sudah mempunyai beberapa contoh panduan untuk

menangani Konflik Kepentingan yang terkait dengan pengadaan

Desain proses dapat mencegah Konflik Kepetingan, bila ada, Konflik

Kepentingan harus didokumentasikan dan dikelola

Mengungkapkan Konflik Kepentingan di awal dapat mencegah

masalah pengadaan di kemudian hari

Poin-poin penting

13

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


150

Slide 14

14

Terimakasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


151

Slide 15


Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi

Konflik Kepentingan



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


152

Slide 16

Bagaimana cara Anda mengumumkan dan

mendokumentasikan Konflik Kepentingan?

16

Langkah untuk mencegah Konflik Kepentingan

• Umumkan

• Dokumentasikan

Cara-cara untuk mengelola Konflik Kepentingan

• Batasi peran atau akses terhadap informasi

• Pengunduran diri/pengalihan tugas bagi peran tertentu dalam

proses pengadaan

• Gunakan pihak ketiga dalam pengawasan untuk memastikan

integritas keputusan

• Lepaskan keuntungan yang bisa diperoleh atau mengundurkan diri

• Diskualifikasi atau halangi penyedia

• Lainnya?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


153

Slide 17


Cepat Tepat



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


154


155

► SESI 6 - MEMAHAMI DAN MEMATUHI KODE PERILAKU DAN KODE ETIK BAGI AHLI PENGADAAN

Slide 1


Memaparkan apa yang dipelajari di

Hari Ke-2



_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


156

Slide 2

Tujuan


• Menjelaskan konflik kepentingan dalam konteks global

dan Indonesia

• Mengenali konflik kepentingan yang berkaitan dengan

pengadaan sehingga bisa dilaporkan dan dikelola

secara efektif

2

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


157

Slide 3

3


• Menjelaskan mengenai konsep kode etik

• Mendiskusikan perbedaan kode etik dan kode perilaku

pengadaan dalam lingkup internasional dan organisasi

pengadaan di Indonesia

• Meninjau unsur-unsur penting dalam kode etik dan

kode perilaku

Tujuan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


158

Slide 4

4

Apa yang dimaksud dengan kode perilaku?

• Kode perilaku adalah seperangkat aturan yang menguraikan norma-

norma sosial dan aturan, dan tanggung jawab, atau praktik yang tepat

bagi, individu, partai atau organisasi

• Prinsip, nilai-nilai, patokan, atau aturan perilaku yang memandu

keputusan, prosedur dan sistem dari organisasi dengan cara yang:

a) memberikan kesejahteraan kepada pemangku kepentingan dan,

b) menghormati hak-hak konstituen yang terkena dampak dari

kegiatan operasional organisasi tersebut

• Sebuah kode perilaku yang bersifat umum dibuat untuk pekerja

perusahaan atau lembaga pemerintah, yang berguna untuk melindungi

usaha/kegiatan dan memberi informasi kepada pekerja mengenai

harapan perusahaan/lembaga tersebut

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


159

Slide 5

5

Kode perilaku vs. Kode etik

• Kode etik mengatur pengambilan keputusan, dan kode

perilaku mengatur tindakan

- Kode Etik: meliputi prinsip-prinsip umum untuk

memandu perilaku; menguraikan serangkaian prinsip

yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Ketika

dihadapkan dengan dilema etika atau situasi yang

diperdebatkan, yang ditetapkan dalam Kode Etik

dapat memberi panduan untuk mengambil keputusan

- Kode perilaku : pemberlakuan Kode Etik untuk

pelaksaan suatu situasi tertentu. Berisi aturan-aturan

khusus yang berhubungan dengan fungsi-fungsi

dalam operasional sebuah organisasi yang harus

ditaati oleh pegawai

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


160

Slide 6

6

Dalam pengadaan, semua pihak harus

berlaku sesuai etika — dan tampak berlaku

sesuai etika

• Bukan Konflik Kepentingannya, namun perilaku yang

dihasilkan dari Konflik Kepetingan yang dapat

menyebabkan kecurangan dan hukuman

– Banyak Konflik Kepentingan yang ada secara tidak sengaja atau

kebetulan

– Namun, adanya Konflik Kepentingan dapat memicu keraguan atas

integritas proses pengadaan dan lembaga terkait

• Ahli Pengadaan harus dapat mengenali,

mendokumentasikan dan mengelola Konflik Kepentingan

Semua ahli pengadaan memiliki kewajiban untuk

menempatkan kepentingan umum diatas kepentingan atau

keuntungan pribadi ketika menjalankan pekerjaan mereka

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


161

Slide 7

7

Apa saja Kode Perilaku yang yang

diharapkan dari professional

pengadaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


162

Slide 8

8

Kode etik dan kode perilaku mempunyai dua

pendekatan yang berbeda

1. Memusatkan pada perilaku ahli pengadaan yang harus

ditaati. Contoh

- U.S. Federal Acquisition Regulations (FAR)

- Johnson & Johnson (J&J)

- Kode etik IAPI Indonesian Procurement Professionals

Code of Ethics

2. Memusatkan pada perilaku yang dilarang. Contoh:

- Clark Construction Group

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


163

Slide 9

9

FAR – 3.10 – Kode Etik Usaha dan Perilaku

KontraktorKebijakan.

a) Kontraktor pemerintah harus berperilaku dengan menjunjung

tinggi integritas dan kejujuran.

b) Kontraktor harus mempunyai kode etik dan perilaku yang tertulis.

Untuk mendorong kepatuhan terhadap kode etik usaha dan

perilaku tersebut , kontraktor harus mempunyai pelatihan

kepatuhan kode etik usaha dan perilaku , dan sistem pengawasn

internal yang—

1. Sesuai dengan besar usaha dan tingkat keterlibatannya

dalam kontrak pemerintah

2. Memudahkan pengenalan dan pengungkapan perilaku yang

tidak wajar sehubungan dengan kontrak Pemerintah tersebut;

dan

3. memastikan langkah-langkah perbaikan segera dibuat dan

dilaksanakan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


164

Slide 10

10

Kode etik Ahli Pengadaan Indonesia

• Musyawarah Nasional (MUNAS) Ikatan Ahli Pengadaan

Indonesia (IAPI) I tahun 2011 di Jakarta, menetapkan

dan mengesahkan Kode Etik Ahli Pengadaan Indonesia

yang merupakan Etik Ahli Pengadaan Indonesia yang

dibuat oleh Dewan Pengurus Pusat (DPP) IAPI bersama

dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah.

• Semua Ahli Pengadaan Indonesia yang menjalankan

profesi Pengadaan wajib berpegang teguh pada Kode

Etik dimaksud

• Kode etik meliputi kode perilaku bagi setiap prinsip etika

IAPI

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


165

Slide 11

11

Prinsip-prinsip kode etik IAPI

• Prinsip Dasar Kode Etik Ahli Pengadaan Indonesia

adalah untuk menegakkan integritas, kehormatan dan

martabat profesi Ahli Pengadaan Indonesia

1. Menggunakan pengetahuan dan ketrampilan untuk

meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber

daya manusia;

2. Bersikap jujur dan adil serta tidak memihak dalam melayani

pemberi tugas. kerabat kerja, klien dan masyarakat secara

taat asas;

3. Berjuang untuk meningkatkan kompetensi dan martabat

profesi ahli pengadaan.

Tiga prinsip:

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


166

Slide 12

12

IAPI memiliki delapan prinsip pedoman etika

dasar

1. Menggunakan pengetahuan dan ketrampilan serta perilaku

dalam pelaksanaan tugas dan pengambilan keputusan

secara terbuka, transparan, efisien, efektif, tidak

diskriminatip, persaingan sehat, akuntabel dan kredibel untuk

kepentingan dan kesejahteraan masyarakat.

2. Melakukan kegiatan Ppengadaan barang dan jasa sesuai

peraturan, kaidah, kompetensi dan kewenangan.

3. Memberi pendapat dan mengeluarkan pernyataan publik

secara obyektif, jujur, akuntabel dan kredibel.

4. Bekerja bagi pemberi kerja, kerabat kerja, klien dan

masyarakat secara profesional, patuh dan taat asas serta

menghindari konflik kepentingan.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


167

Slide 13

13

5. Membangun reputasi profesional Ahli Pengadaan

Indonesia berdasarkan prestasi dan bersaing secara

adil dan sehat.

6. Menegakkan kehormatan, integritas, dan martabat

profesi Ahli Pengadaan serta tidak kompromi terhadap

korupsi, kolusi dan nepotisme.

7. Mengembangkan profesi sepanjang karier sebagai Ahli

Pengadaan.

8. Mengembangkan diri dalam profesi keilmuan dan

keahlian lain.

IAPI memiliki delapan prinsip pedoman etika

dasar (lanjutan)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


168

Slide 14

14

Setiap prinsip pedoman etika dasar

menyertakan kode etik

1. Ahli Pengadaan Indonesia menggunakan pengetahuan dan

ketrampilan serta perilaku dalam pelaksanaan tugas dan

pengambilan keputusan secara terbuka, transparan, efisien,

efektif, tidak diskriminatip, persaingan sehat, akuntabel dan

kredibel untuk kepentingan dan kesejahteraan masyarakat

a) Mengakui bahwa kehidupan, keselamatan, dan

kesejahteraan masyarakat tergantung pada penilaian

profesional, keputusan dan implementasi.

b) Patuh kepada peraturan perundangan terkait yang berlaku

dalam bidang Pengadaan barang dan jasa.

c) Menyetujui bahwa hanya peraturan, analisis dan evaluasi

serta pengambilan keputusan yang telah ditetapkan oleh

pejabat otoritas yang berwenang merupakan dokumen legal

dan standar prosedur baku pelaksanaan Pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


169

Slide 15

15

d) Memberi masukan kepada pemberi kerja dan mitra kerja atas

konsekuensi yang mungkin terjadi.

e) Memberitahu pihak berwenang apabila terjadi penyimpangan

terhadap prinsip dan pelaksanaan Pengadaan yang akan

mengganggu keselamatan, dan kesejahteraan masyarakat.

f) Bekerja secara transparan, akuntabel dan kredibel, konstruktif

dan informative untuk kesejahteraan masyarakat yang mencakup

lindungan lingkungan dalam pembangunan yang berkelanjutan.

g) Mencegah pemborosan dan kebocoran keuangan yang

merugikan institusi pemberi kerja.

Setiap prinsip panduan etika dasar

menyertakan kode etik (lanjutan)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


170

Slide 16

Clark Construction Group – Kode etik usaha

dan standar-standar

Perilaku yang dilarang dalam Pengadaan Federal:

1. Melakukan penawaran atau janji untuk mempekerjakan

atau memberikan peluang usaha, atau terlibat dalam

diskusi mengenai memperkerjakan atau peluang usaha di

masa mendatang, dengan seorang pejabat pengadaan

2. Menawarkan, memberikan atau menjanjikan kepada

seorang pejabat pengadaan uang, hadiah atau hal bernilai

lainnya

3. Mencari atau memperoleh informasi mengenai proses

pemilihan dari pejabat atau pegawai lembaga terkait,

sebelum kontrak diberikan

4. Mengungkapkan informasi mengenai pemilihan penyedia

kepada orang lain selain kepada orang yang telah diberikan

kewenangan oleh PPK untuk menerima informasi tersebut.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


171

Slide 17

17

Sanksi : Sanksi yang akan dikenakan untuk keterlibatan dalam

kegiatan yang dilarang atau memberikan sertifikat palsu adalah

sebagai berikut: Denda perdata hingga US $ 100.000, bagi kasus

yang melibatkan hanya individu, atau sampai $ 1.000.000 bila

pelanggaran dilakukan atas nama perusahaan (Clark) dan / atau

hukuman penjara sampai sampai dengan lima tahun untuk

tindakan secara sadar dan sengaja meminta atau memperoleh

informasi mengenai proses seleksi dari pejabat atau pekerja pada

organisasi pemerintah terkait.

Sumber:

https://www.clarkconstruction.com/sites/default/files/

Code%20of%20Business%20Ethics%20and%20St

andards%20Brochure_CCG%20Website.pdf

Clark Construction Group – Kode etik usaha

dan standar-standar (lanjutan)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


172

Slide 18

18

Apakah organisasi Anda mempunyai kode

perilaku untuk sikap yang dilarang bagi

seorang ahli pengadaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


173

Slide 19

19

Tindakan pemalsuan

Peraturan pemerintah federal mengenai tindakan pemalsuan

(The Federal “False Claims Act”) menetapkan bahwa Kontraktor

bertanggung jawab kepada Pemerintah untuk membayar denda

tiga kali lipat dan denda tambahan sebesar $ 11.000 bagi setiap

pelanggaran jika pemalsuan diketahui oleh Kontraktor

1. Mengajukan klaim palsu atau curang ke pemerintah

mengenai pembayaran atau persetujuan

2. Membuat pernyataan palsu agar klaim palsu atau curang

dapat dibayar atau disetujui pemerintah

3. Bekerjasama dengan pihak lain untuk memberikan klaim

palsu atau curang

4. Membuat atau menggunakan dokumen palsu untuk

mengurangi kewajiban keuangan kepada pemerintah

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


174

Slide 20

20

Kebijakan “Whistleblower”

Untuk melindungi pekerja yang melaporkan perbuatan jahat yang

dilakukan pemberi kerja atau sesama pekerja, perusahaan harus

mempunyai kebijakan “whistleblower” untuk melindungi mereka

terhadap segala tindakan balas dendam (retaliasi)

Retaliasi berarti pemberi kerja tidak dapat melakukan “tindakan

pembalasan” terhadap pekerja, seperti :

• Pemecatan atau pemberhetian

• Penurunan jabatan

• Tindakan disipliner

• Tidak jadi mempekerjakan atau tidak jadi

memperkerjakan kembali

• Memberi ancaman

• Penugasan ke tempat lain (Reassigment)

yang mempengaruhi kesempatan

untuk promosi

• Masuk ke daftar hitam

(blacklisting

• Menolak lembur atau

promosi

• Penyangkalan

kesejahteraan

• Intimidasi / gangguan

• Menurunkan upah

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


175

Slide 21

21

Membangun rantai pasokan sesuai etika

• Pada survei terhadap 108

perusahaan yang termasuk dalam

daftar 2000 perusahaan dunia,

disimpulkan bahwa etika

perusahaan dan program kepatuhan

dan pengawasan tidak menjangkau

rantai pasokan global mereka.

Survei menemukan bahwa 86%

responden mengakui kode etik

utama mereka tidak ditujukan untuk

memandu perilaku penyedia dan

59% dari responden tidak

mengikutsertakan penyedia dalam

analisa mereka untuk menilai kode

etik dan resiko kepatuhan yang

dimiliki perusahaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


176

Slide 22

22

Membangun etika rantai pasokan (lanjutan)

• “Konsumen, investor, mitra bisnis, regulator, dan organisasi media

pada saat ini mengharapkan organisasi dan seluruh rantai pasokan

untuk berjalan dengan etis. Skandal etika yang ditimbulkan oleh

pemasok mungkin menjadi salah satu risiko bisnis paling besar (dan

paling diramalkan) yang dihadapi perusahaan terkemuka saat ini.

Kerugian dapat menjadi besar, dan langkah-langkah perlindungan

dapat dan harus diterapkan segera. "

• Organisasi harus membuat sebuah program untuk mengaudit

seluruh jaringan rantai pasokannya

Sumber:

http://www.forbes.com/sites/dougguthrie/2012/03/09

/building-sustainable-and-ethical-supply-

chains/#1b1fcd925cf2

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


177

Slide 23

23

Daftar cek pengadaan dapat membantu

menghindari potensi akan pelanggaran kode

perilaku dan konflik kepentingan

Sebelum pengadaan dimulai:

• Anda harus mengetahui dan

memahami pentingnya

mengungkapkan kepentingan dan

konflik kepentingan seawal mungkin

• Informasi mengenai aturan konflik

kepentingan harus dimasukkan dalam

dokumen pengadaan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


178

Slide 24

24

Membuat nominasi dan penunjukan anggota panel evaluasi :

• Pemilihan anggota panel evaluasi menjadi tugas yang dibagi

antara beberapa individu;

• Panel evaluasi (harus/wajib) mempunyai anggota yang cukup

(setidaknya 3 orang dan 5 orang adalah yang paling ideal)

• Panel evaluasi (harus/wajib) dipilih untuk dapat mewakili tim dan

fungsi yang ada dalam pemerintah

• Ketua dan anggota panel harus mengisi [Formulir pengungkapan

adanya kepentingan pribadi] dan / atau [Formulir pengungkapan

konflik kepentingan] sebelum tim panel diresmikan; dan



perilaku dan konflik kepentingan (lanjutan)

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


179

Slide 25

25

Administrasi dan pertemuan panel evaluasi :

• Kerangka acuan (Terms of reference) dan prosedur

pertemuan (harus/wajib) dibuat dan dikomunikasikan

secara jelas kepada anggota panel evaluasi dan ketua

panel sebelum pertemuan pertama dilakukan;

• Semua pertimbangan tim panel (harus/wajib) berpusat

pada kriteria evaluasi dan menggunakan metode yang

telah disetujui untuk mengumpulkan bukti dan memberi

penilaian yang sesuai kriteria

• Identitas para penawar atau aspek-aspek dalam

penawarannya dapat ditutupi




_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


180

Slide 26

26

Pertimbangan umum lainnya :

Sebelum terlibat dalam kegiatan pengadaan, anda harus menyadari dan

mengerti apa yang dianggap “rahasia dagang” dan resiko serta

konsekuensinya apabila kerahasian tersebut dilanggar;

• Kebijakan pengadaan memberikan panduan secara rinci mengenai

komunikasi yang pantas dilakukan antara penyedia dan hal yang dianggap

sebagai rahasia dagang

• Semua komunikasi dengan penyedia harus dicatat dan/atau

didokumentasikan;

• Semua bentuk komunikasi dengan penyedia harus dilakukan dengan

konsisten dan dikomunikasikan dengan cara yang seragam; dan

• Penyedia harus memberi informasi dengan jelas, melalui dokumentasi

pengadaan, bagaimana aturan komunikasi yang akan digunakan selama

pekerjaan berlangsung




_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


181

Slide 27

27

Poin-poin penting

Kode Etik meliputi prinsip-prinsip umum yang memandu perilaku; memberikan

garis besar prinsip-prinsip yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Kode perilaku menerapkan kode etik untuk menangani sejumlah situasi tertentu

Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia menerbitkan kode etik ahli

pengadaan yang pertama pada tahun 2011

Hindari konflik kepentingan yang nyata dan beritahukan konflik yang

masih dalam potensi, termasuk adanya kompensasi seperti hadiah,

tawaran pekerjaan , hal ini juga berlaku bila ada anggota keluarga atau

teman yang menjadi penawar atau penyedia

Ahli pengadaan harus melaporkan ketidak wajaran yang dilakukan

pemberi kerja atau rekan kerja, perusahaan harus mempunyai

kebijakan “whistle blower” untuk melindungi pelapor dari ancaman

balasan

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


182

Slide 28

28

Terimakasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


183

Slide 29




Smith Foods Corp

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


184

Slide 30




Kasus Etika Rantai Pasokan

Studi Kasus Nike dan Apple

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


185

Slide 31

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________


186


187

► KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1

ICE BREAKER – LINGKARAN DALAM / LINGKARAN LUAR

Tujuan:

Agar peserta saling mengenal melalui cara yang menyenangkan.

Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk menceritakan tentang dirinya.

Petunjuk untuk Peserta:

Peserta akan dibagi menjadi 2 kelompok

Kelompok pertama akan menjadi lingkaran dalam dan kelompok kedua menjadi lingkaran

luar.

Setela kedua lingkaran terbentuk, setiap peserta dalam lingkaran dalam akan berpasangan

dengan peserta dalam lingkaran luar.

Setiap pasangan akan menanyakan pertanyaan berikut:

Siapa nama Anda?

Apa hobi Anda?

Apa kenangan masa kecil terbaik Anda?

Berapa lama Anda bekerja di bidang pengadaan?

Peserta mempunyai waktu 1 menit untuk berbicara dengan pasangannya (untuk saling

mengenalkan diri)


188


TABEL K-W-L

Tujuan:

Agar peserta dapat merenungkan hal apa yang sudah diketahui oleh peserta dan hal apa yang

ingin dipelajari oleh peserta dalam sesi pertama, kedua, dan ketiga dalam pelatihan modul ini.


1. Anda dapat melihat judul sesi 1, 2, dan 3 yang tertulis pada flipchart, yaitu:

Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan

Pengelolaan Kontrak

Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan

2. Secara individu, isilah dua kolom pertama tabel KWL (Apa yang Saya Ketahui dan Apa yang

Ingin Saya Ketahui)

3. Tulislah hal-hal yang sudah Anda ketahui dan hal-hal yang ingin Anda ketahui tentang topik

sesi 1, 2, dan 3 yang tertulis di flipchart.

4. Setelah sesi 3 selesai, Anda akan menggunakan tabel ini lagi untuk melihat apakah hal-hal

yang sudah Anda ketahui sudah benar dan apakah Anda telah mempelajari hal-hal yang ingin

Anda ketahui.


189

TABEL KWL

Apa yang Saya Ketahui

Apa yang Saya Ingin

Ketahui

Apa yang Saya Sudah

Pelajari


190


DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan:

Agar setiap peserta dapat memikirkan bagaimana berkas kegiatan pengadaan digunakan oleh

peserta berdasarkan pengalaman masing-masing peserta dan menyebutkan dokumen-dokumen

lain yang diketahui dengan baik oleh peserta.


1. Bekerjalah dalam kelompok. Sebuah diagram akan ditampilkan di layar; gambarlah diagram

tersebut di flip chart. Gunakan kreativitas Anda dengan menggunakan warna yang berbeda

untuk setiap langkah dokumentasi / dokumen-dokumen dalam proses pengadaan

barang/jasa.

2. Diskusikan diagram tersebut dan lengkapilah lingkaran yang kosong dengan nama dokumen

yang akan Anda dokumentasikan.

3. Siapa saja yang menggunakan dokumen-dokumen yang Anda dokumentasikan tersebut?

Mengapa? - Tulislah siapa saja yang menggunakan dokumen yang Anda dokumentasikan

tersebut di samping sticky notes yang telah Anda tempelkan di flip chart.

4. Catat jawaban yang berbeda dari kelompok peserta lain

5. Simpan diagram yang sudah Anda lengkapi karena akan digunakan lagi untuk kegiatan di sesi

berikutnya.


191


MENINJAU KEMBALI DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan:

Agar peserta dapat memikirkan tentang dokumen-dokumen yang dimasukkan dalam berkas

kegiatan pengadaan dan mengidentifikasi tahap-tahap siklus pengadaan barang/jasa yang

berhubungan dengan dokumen-dokumen tersebut.

Petunjuk untuk peserta:

1. Ambillah diagram dokumentasi yang telah Anda rancang pada sesi pertama.

2. Untuk setiap dokumen, tulislah tahap dalam siklus pengadaan yang sesuai di samping

dokumen tersebut/lingkaran (seperti yang ditunjukkan pada slide berikutnya)

3. Sebutkan alasan pentingnya mendokumentasikan masing-masing dokumen tersebut.

4. Gunakanlah kreativitas Anda semaksimal mungkin.

5. Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban kelompok lain.


192

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2 MENGAITKAN KATA

Tujuan:

Untuk mengidentifikasi perbedaan antara pengelolaan dokumen, pengelolaan kontrak dan

pengelolaan arsip.


1. Bagilah flip chart dalam kelompok Anda menjadi 3 bagian: pengelolaan dokumen,

pengelolaan kontrak dan pengelolaan arsip.

2. Anda akan diberikan satu set sticky notes bertuliskan:

a) Berbagai dokumen yang tidak saling berhubungan

b) Tanda terima

c) Email

d) Dokumen pengadaan

e) Pernyataan kerja (SOW), Perkiraan Anggaran, dan Indikator Kinerja Utama

f) Dokumen kontrak

g) Berbagai berkas kegiatan pengadaan

h) Dokumen yang banyak dan berbagai dokumen lain

i) Berbagai buku

3. Tempelkan setiap sticky note di bagian yang tepat pada flip chart Anda.


193

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3| Kegiatan 1

BERMAIN PERAN DALAM DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan:

Agar peserta menyiapkan diri untuk melakukan reviu internal dan memahami apa yang dicari oleh

tim reviu


1. Sekarang saatnya untuk melakukan reviu internal dan kelompok Anda telah terpilih untuk

menjadi tim reviu internal.

2. Diskusikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk melakukan reviu terhadap berkas

kegiatan pengadaan di ULP Anda dan tuliskan hasil diskusi Anda pada flip chart.

3. Pada lembar flip chart berikutnya, buatlah contoh kesalahan atau temuan tentang adanya

dokumen yang hilang (Anda harus kreatif – Anda dapat menggunakan contoh apapun yang

Anda inginkan) dan jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk memperbaiki kekeliruan atau

kesalahan yang Anda temukan tersebut.

4. Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban kelompok lain.


194

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3 TABEL KWL BAGIAN 2

Tujuan :

Agar peserta memikirkan apa yang telah mereka ketahui, apa yang ingin mereka ketahui dan apa

yang telah mereka pelajari


Ambillah tabel KWL yang terdapat pada sesi 0 aktivitas 2

Anda seharusnya telah mengisi dua kolom pertama.

Sekarang isilah kolom ketiga (What I have Learned/Apa yang telah Saya Pelajari).

Siapkan diri untuk berbagi beberapa informasi dari setiap kolom, khususnya tentang apa yang

telah Anda pelajari. Beritahukan apabila masih ada hal-hal dalam kolom kedua pada tabel

KWL Anda yang masih ingin Anda ketahui.


195

► KEGIATAN HARI KEDUA


DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA

Tujuan:

Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan Hari Ke-1

Untuk mengingat dan menyatakan poin-poin penting yang terdapat pada sesi 1, 2, dan 3


Kegiatan A

Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker.

Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan

tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-1.

Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan

Perasaan Saya.

Kegiatan B

Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin

penting yang Anda pelajari di Hari Ke-1.


196


BERMAIN PERAN DALAM AUDIT

Tujuan :

Agar peserta bersiap untuk melakukan audit dan memahami apa yang dicari oleh auditor


1. Dalam kelompok, buatlah skenario di mana ada sebuah kontrak yang memiliki 3 kesalahan di

dalamnya: informasi tentang penyedia barang/jasa yang hilang, kontrak yang tidak

ditandatangani, tidak ada data tentang pembayaran.

2. Dalam kelompok, harus ada pemilik kontrak dan auditor.

3. Buatlah permainan peran di antara pemilik kontrak dan auditor dengan mengikuti skenario di

atas.

4. Dalam kelompok, tuliskan semua kesalahan yang ditemukan di flip chart.

5. Tuliskan tindakan perbaikan dari kesalahan yang ditemukan.


197


TEBAK KATA

Tujuan:

Untuk menguji pengetahuan peserta mengenai kata-kata penting yang ada dalam sesi 1, 2, dan 3


Peserta akan dibagi menjadi dua tim. (Tim A dan Tim B)

Satu orang dari masing-masing kelompok akan berdiri di depan ruangan.

Kedua peserta akan ditunjukkan sebuah kata atau frase yang sama. Kedua peserta ini harus

berlomba agar kelompok mereka menjadi yang PERTAMA untuk menebak kata atau frase itu.

Mereka boleh berbicara, tapi tidak boleh mengatakan kata atau frase yang harus ditebak.

Waktu yang disediakan untuk setiap putaran adalah 1 menit. (Masing-masing kelompok harus

menebak kata/frase yang dimaksud dalam waktu 1 menit)


198


MENYELIDIKI BIAS

Tujuan:

Membantu peserta untuk berpikir mengenai bias yang mereka temukan dalam proses pengadaan


1. Bekerjalah dalam kelompok Anda

2. Jawab pertanyaan berikut:

Tanpa menyebut nama, apakah anda pernah mendapat tekanan dari atasan atau

tekanan dari luar selama melakukan proses pengadaan?

Apa dampak dari tekanan tersebut?

Bagaimana pencegahannya / pencegahan yang sebaiknya dilakukan?

3. Buat cerita fiksi atau drama komedi yang menggambarkan bias dalam pengadaan.

4. Presentasikan cerita /drama tersebut di depan kelas dengan mengkombinasikan presentasi

verbal, flipchart atau bermain peran

5. Beri tanggapan atas cerita tersebut secara berkelompok


199


SIMON BERKATA

Tujuan:

Membuat peserta berdiri dan bersemangat.


1. Satu orang akan memberikan “arahan.”

2. Di putaran pertama, arahan akan diberikan oleh pelatih. Jika ada sisa waktu, seorang peserta

bisa dipilih untuk memberikan arahan di putaran ke 2.

3. Orang pertama yang akan memberikan arahan berdiri di depan ruangan.

4. Semua orang lainnya berdiri di dalam ruangan. Pastikan ada cukup ruang untuk bergerak.

5. Orang yang berdiri di depan ruangan akan memberikan arahan – jika arahan dimulai dengan

kata-kata “Simon Berkata” maka semua orang harus mengikuti arahan yang diberikan. Jika

arahan tidak dimulai dengan kata-kata “Simon Berkata” abaikan arahan yang diberikan.

6. Misalnya, jika orang yang memberikan arahan bilang “Simon berkata tepuk tangan” maka

semua orang seharusnya tepuk tangan. Jika orang yang memberikan arahan hanya bilang

“Tepuk tangan” maka Anda seharusnya TIDAK mengikuti arahan yang diberikan. Jika Anda

mengikuti arahan yang diberikan (jika Anda tepuk tangan) maka Anda harus keluar

permainan, artinya Anda harus duduk.

7. Orang terakhir yang berdiri adalah pemenangnya dan boleh menjadi “Simon” (yang

memberikan perintah) di putaran berikutnya.


200


CONTOH: MENILAI KONFLIK KEPENTINGAN

Tujuan:

Mengulas contoh spesifik dari Konflik Kepentingan

Menghubungkan contoh-contoh tersebut dengan slide no.8 mengenai lima kondisi dasar yang

dapat menimbulkan konflik kepentingan


Tunjuk satu orang dalam kelompok untuk membaca contoh. Baca secara bergantian

Untuk setiap contoh konflik kepentingan (sejauh mana waktu memungkinkan), diskusikan

secara kelompok dan jawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

Kondisi dasar yang mana (mengacu pada slide 8) yang terjadi dalam contoh?

Kenapa konflik kepentingan bisa terjadi?

Bagaimana pihak ketiga memandang konflik kepentingan tersebut?

Apa dampak negatif yang disebabkan konflik kepentingan tersebut?

Contoh#1 :

Anda bekerja sebagai tim pengadaan untuk ATK dan teman anda mengajak bertemu setelah jam

kerja. Ia bekerja di perusahaan distribusi ATK dan mendengar bahwa institusi anda akan

mengeluarkan RFQ dalam waktu dekat. Ia bertanya apakah ada masukan yang dapat anda

berikan mengenai proses seleksi dan jadwal. Dengan hati-hati Anda hanya membagi informasi

yang akan tertulis dalam RFQ, walaupun RFQ baru akan diumumkan dalam satu atau dua minggu

ke depan. Teman anda membayar tagihan karena pada pertemuan terakhir dengannya, Anda

yang membayar.

Contoh #2:

Anda menangani pengadaan obat-obatan dan juga melakukan pekerjaan sukarela dengan

sebuah LSM yang mendistribusikan obat-obatan ke puskesmas. LSM ini anti terhadap beberapa

perusahaan farmasi besar dan pengaruh mereka dalam mengontrol harga. LSM tersebut bekerja

untuk kepentingan publik dan membutuhkan tempat untuk melakukan rapat per-empat bulan

berikutnya. Anda menawarkan untuk menggunakan ruang rapat divisi anda setelah jam kerja

selesai dan pegawai lain telah pulang. Anda merasa senang dapat membantu LSM ini.

Contoh#3:

Anda hampir menyelesaikan proses seleksi untuk pengadaan jasa konsultansi dan sedang dalam

tahap negosiasi akhir dengan penawar peringkat pertama. Anda telah menghabiskan waktu yang

lama mendengarkan presentasi mereka dan telah melewati tahap negosiasi yang alot. Untuk

mencairkan pertemuan, Anda bercerita mengenai kehidupan pribadi , termasuk menceritakan

bahwa putri Anda sedang mendaftar ke sebuah universitas setempat. Lawan bicara Anda

kebetulan adalah alumni dan dewan penasehat pada universitas tersebut , ia menawarkan

bantuan dengan memberikan rekomendasi kepada komite penerimaan untuk putri Anda.


201

Penawaran tersebut tampak tulus dan spontan, kemudian anda berkata kepadanya “Tentu saja,

saya sangat menghargai bantua Anda”

Contoh#4:

Sebelumnya Anda adalah manajer pada perusahaan penyedia jasa pengelolaan fasilitas dan

masih memiliki saham sebanyak 15% di perusahaan tersebut. Anda tidak aktif secara langsung

dan tidak memberikan nasehat apapun kepada perusahaa. Anda hanya bertindak sebagai

investor pasif. Terlebih , Anda sudah lama tidak berkomunikasi dengan mantan rekan kerja di

perusahaan tersebut. Tim pengadaan organisasi Anda saat ini sedang membuka pengadaan

untuk jasa pengelolaan fasilitas dan telah memilih anda sebagai anggota tim pengadaan karena

latar belakang pengalaman anda yang sesuai untuk pengadaan ini. Anda tidak mengetahui

apakah perusahaan tempat anda bekerja sebelumnya akan ikut dalam penawaran atau tidak,

namun selalu ada kemungkinan.


202


STUDI KASUS – MEMBUAT RENCANA MITIGASI KONFLIK KEPENTINGAN

Tujuan: Menggunakan cara pencegahan Konflik Kepentingan dengan tepat


Bersama kelompok, tinjau kedua studi kasus dan gunakan cara pencegahan Konflik Kepetingan

yang memungkinkan untuk kedua kasus tersebut, tuliskan dalam bentuk daftar skema seperti

contoh. Bagaimana Anda mendokumentasikan Konflik Kepentingan dan rencana

pencegahannya? Pilih satu peserta dari tiap meja untuk mempresentasikan rencana pencegahan

untuk setiap kasus.

Ingat bahwa rencana pencegahan dapat mencakup satu atau lebih dari 5 komponen berikut :

Batasi peran atau akses terhadap informasi

Pengunduran diri/pengalihan penugasan bagi peran tertentu dalam proses pengadaan

Gunakan pihak ketiga dalam pengawasan untuk memastikan integritas keputusan

Lepaskan keuntungan yang bisa diperoleh atau mengundurkan diri

Diskualifikasi atau halangi penyedia

Kasus #1:

Tim pengadaan sebuah perusahaan besar ingin mengadakan jasa konsultasi untuk membantu

transformasi fungsi pengadaan. Perusahaan memiliki kontrak payung dengan perusahaan

konsultan yang telah memenuhi syarat, perusahaan-perusahaan tersebut menyediakan berbagai

layanan konsultasi. Para penyedia yang ada dalam kontrak payung memberikan penawaran bagi

setiap pekerjaan yang dibutuhkan dengan menggunakan metode "kompetisi mini" yang

disederhanakan. Proyek konsultansi ini akan membutuhkan peninjauan atas semua kontrak

utama dari semua jenis pekerjaan, termasuk jasa konsultansi. Tanpa pencegahan yang baik,

perusahaan yang terpilih akan dapat terdiskualikasi untuk ikut dalam pekerjaan lain, karena akan

memiliki keuntungan yang tidak adil dengan telah mengetahui syarat kontrak dan kondisi dari

harga pesaingnya, jumlah pembelanjaan untuk jasa konsultasi, dan cara seleksi proses

pengadaan. Karena terdiskualifikasi untuk pekerjaan lain, tidak diinginkan oleh para penawar

dalam pekerjaan ini, maka sedikit penyedia yang akan memberikan penawaran. Perusahaa ingin

mempertahankan semua daftar penyedia konsultansi yang telah memenuhi syarat untuk dapat

terus bersaing memenuhi permintaan pengadaan yang akan dikeluarkan oleh perusahaan di

kemudian hari. Bagaimana cara perusahaan untuk mencegah terjadinya Konflik Kepentingan?

Kasus#2:

Anda adalah ketua tim pengadaan untuk jasa pemeliharaan pedesaan di salah satu wilayah di

Indonesia. Hanya sedikit penyedia yang memenuhi persyaratan yang berlokasi di wilayah Anda,

tetapi Anda diharuskan untuk memperoleh setidaknya tiga penawaran untuk memastikan proses

pemilihan berjalan kompetitif. Mencoba untuk tetap melakukan pengadaan secara kompetitif

akan memakan waktu lebih lama, sehingga menjadi tidak efektif. Jua ada risiko bahwa para

penawar akan meminta para pemilik usaha lokal untuk memasukkan penawaran lebih tinggi agar

proses dapat berjalan dan memenuhi syarat kompetisi. Bagaimana Anda menyesuaikan proses


203

pengadaan agar memenuhi kondisi pasar lokal tanpa terlihat mempunyai Konflik Kepentingan

karena lebih cenderung menggunakan pengusaha lokal?


204


CEPAT TEPAT

Tujuan:

Untuk menguji dan menguatkan pengetahuan yang didapat dari sesi 4 dan 5 melalu permainan

yang menantang dan menyenangkan


Bersiaplah menjawab pertanyaan dari fasilitator


205

► KEGIATAN HARI KETIGA


MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE-2

Tujuan:

Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan Hari Ke-2

Untuk mengingat dan menyatakan poin-poin penting yang terdapat pada sesi 4 dan 5


Kegiatan A

Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker.

Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan

tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-2.

Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan

Perasaan Saya.

Kegiatan B

Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok.

Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin

penting yang Anda pelajari di Hari Ke-2.


206

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 1 SMITH FOODS CORP

Tujuan:

Untuk memahami pelanggaran kode perilaku dan dasar rasional untuk menghindarinya


Skenario/Studi Kasus

Jason adalah pegawai pengadaan untuk bahan kemasan di PT. Smith Foods selama 2

tahun. Smith Foods mengumumkan ambisinya untuk mendapatkan penghematan "besar"

dalam waktu "singkat" melalui pelelangan terbalik, Jason bertanggung jawab untuk proyek

ini dan diminta untuk mewujudkan penghematan biaya sebesar 20%.

Jason menghabiskan sekitar 3 bulan untuk mempersiapkan lelang terbalik, di mana ia

melibatkan pelanggan internal (end user/PPK) mengunjungi calon penyedia dan

melakukan audit. Akhirnya Jason sepakat dengan pelanggan internal bahwa harga adalah

satu-satunya masalah yang belum terselesaikan diantara mereka dan berharap

menemukan jawaban "terbaik" melalu pelelangan terbalik. Namun demikian, selama tahap

persiapan, Jason juga menyadari bahwa Lisa, Manager Pengelola Kualitas memiliki

kecenderungan untuk salah satu penyedia, yaitu PackWorld, walaupun Lisa setuju

menggunakan lelang terbalik untuk memilih pemenang.

Sebelum pelelangan terbalik, Jason menyatakan secara gamblang kepada 5 penyedia yang

telah memenuhi syarat bahwa penyedia harga terendah akan terpilih sebagai pemengang.

Sebelumnya, Jason juga telah membicarakan hal ini dengan pelanggan internal (end

user/PPK) dan menerima komitmen mereka. Lelang terbalik berlangsung lancar dan

seperti yang diharapkan, penawaran terendah adalah senilai 80% dari harga yang Smith

Foods beli saat ini. Penawaran terendah datang dari sebuah perusahaan bernama United

Paper

Jason sangat senang dengan hasilnya dan akan mengumumkan United Paper sebagai

pemenang, namun pada hari Senin berikutnya, Lisa memanggilnya. Lisa mengatakan

secara langsung kepada Jason sangat bahwa dia tidak setuju untuk menggunakan United

Paper, bahkan ia merekomendasikan PackWorld sebagai pemenang walaupun harga

mereka adalah nomor dua terendah. Apabila Jason tetap akan memutuskan United Paper

sebagai pemenang, maka Jason harus bertanggung jawab untuk setiap masalah kualitas

yang terjadi di kemudian hari. Sementara itu, Lisa juga memberitahu Jason bahwa ia telah

berkomunikasi dengan manajer operasional lainnya dan mereka tidak keberatan atas

sarannya dan percaya untuk menggunakan PackWorld yang hanya 2% lebih mahal dari

United Paper.


207

Apa yang akan dilakukan jika Anda adalah Jason dalam cerita ini?

Apakah Anda menganggap perlu untuk menyinggung Lisa dan rekan-rekan lain yang telah

mempunuai pengalaman kerja selama 10 tahun di Smith Foods?

Apakah Anda ingin mengambil tanggung jawab dalam hal kualitas atau masalah lain yang

dialami di kemudian hari?

Dan siapa yang akan Anda ajak berbicara dalam keadaan ini?

Bagaimana Anda akan memberitahu penyedia (yang menang dan yang kalah) tentang

hasil lelang terbalik tersebut?

Jika Anda adalah jajaran atas manajemen Smith Food, apa yang Anda harapkan untuk

pegawai Anda lakukan?

Apakah masalah etika dalam kasus ini? Dan siapa yang bertanggung jawab untuk

masalah etika tersebut?

Apa konsekuensi jika memilih PackWorld dan bukan United Paper?

Ini adalah salah satu cerita pengadaan yang terjadi di kehidupan nyata setiap harinya di

seluruh organisasi, jadi apa yang akan Anda lakukan?


208


KASUS ETIKA RANTAI PASOKAN

STUDI KASUS NIKE DAN APPLE

Tujuan:

Untuk mengetahui secara umum Kode perilaku dan dampaknya terhadap praktek usaha


Diskusikan kasus Nike dan Apple dibawah dan hubungkan dengan pemerintah Indonesia,

bagaimana pemerintah menjamin kedua perusahaan tersebut untuk mempunyai etika rantai

pasokan

Studi Kasus Nike

Pengalaman Nike di tahun 1990-an menggambarkan dilema ini. Seperti banyak

perusahaan AS yang melakukan manufaktur dengan cara outsourcing, Nike didorong oleh

keinginan untuk merakit produk dengan biaya sekecil mungkin bila dibanding dengan

melakukan produksi di Amerika Serikat, dikenal sebagai salah satu inovator bidang

manufaktur yang dilakukan di luar negeri. Yang membuat Nike sangat luar biasa bahwa

Nike adalah satu perusahaan AS pertama yang menghubungkan antara kontraktor-

kontraktor manufaktur yang bekerja secara independen dan perusahaan yang melakukan

pekerjaan. Nike bersikeras bahwa kondisi kerja di pabrik-pabrik manufaktur tersebut

'bukan merupakan tanggung jawabnya. "Garis kebijakan perusahaan Nike mengenai isu

tersebut jelas dan keras: tanpa fasilitas manufaktur yang dilakukan sendiri, perusahaan

tidak bisa dikenakan tanggung jawab atas tindakan kontraktor independen," tulis Debora

L. Spar di "“Hitting the Wall: Nike and International Labor Practices (Menghantam tembok

: Nike dan Praktek Perburuhan Internasional) dalam Harvard Business Review pada tahun

2002.

Walau sangat percaya diri dengan posisnya, Nike sebenarnya masih beresiko akan mimpi

buruk yang bisa menghancurkan nama baik yang disebabkan oleh kontraktor manufaktur

yang berada di luar negeri dan tidak bisa Nike kendalikan. Oleh karenanya Nike menyusun

kode perilaku bagi kontraktor. Kode ini menguraikan praktik terbaik di bidang ukuran

keselamatan, peraturan lingkungan dan asuransi pekerja, dan kontraktor juga diminta

untuk menyatakan bahwa mereka akan mengikuti kode dan peraturan lokal yang berlaku.

Tanpa upaya untuk mengawasi apakah kontraktor benar akan mematuhi kode tersebut,

tentu saja akhirnya pabrik-pabrik Nike diserang atas praktek kerja yang dilakukan

kontraktornya, termasuk penggunaan pekerja anak. Melihat reputasinya dinodai oleh

cerita-cerita mengenai penyalahgunaan serta menghadapi demonstrasi dari para

mahasiswa kampus, Nike mulai melihat keuntungannya menurun. Pada tahun 1998,

mata uang Asia dilanda krisis, pasokan berlebih dan permintaan melemah, Pendapatan

Nike jatuh sebanyak 69% dan terpaksa memberhentikan pekerja.

Spar menulis : "Kerugian fiskal Nike mencerminkan kegagalan dari kebijakan-kebijakan

keji: mereka mengambil beberapa keberanian dari Phil Knight, CEO dan pendiri Nike".


209

Pada bulan Mei tahun 1998, dalam pidatonya di National Press Club, Knight dengan

rendah hati mengakui bahwa, produk Nike telah menjadi identik dengan upah budak,

lembur paksa, dan kesewenang-wenangan."

Dihadapkan dengan kerugian yang signifikan, Knight mengubah kebijakan Nike pada

kontraktor dan mendorong pemantauan terhadap pabrik-pabrik di luar negeri. Dalam

beberapa tahun terakhir, Knight telah melakukan lebih dari sekededar pemantauan dan

melakukan pendekatan yang lebih kolaboratif untuk reformasi, serta berbagi saran

mengenai praktik terbaik mengenai tempat kerja dan sumber daya manusia

Seperti Richard M. Locke, Fei Qin dan Alberto Brause sampaikan dalam tulisan "Apakah

Pemantauan Meningkatkan Standar Buruh? Pelajaran dari Nike "pada tahun 2007 pada

Industrial & Labor Relations Review (Mengulas Industri & Hubungan Tenaga Kerja)

pemantauan saja tidak mampu menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk

memastikan tempat kerja yang aman dan sehat. Mereka menulis bahwa, "merek global

dan LSM mengenai hak-hak buruh akan saling memenuhi dalam hal pemantauan dengan

memberikan bantuan teknis dan organisasi bagi para pemasok untuk mengatasi

beberapa akar penyebab kondisi kerja yang buruk. Mungkin tidak semua pemasok akan

bersedia melakukan kolaborasi dengan merek global dan LSM untuk upaya ini, namun

penolakan untuk berkolaborasi bisa memberikan justifikasi bagi merk global untuk

mengalihkan pesanan dan mengkonsolidasikan produksi atas alasan lebih efisien,

kooperatif, dan bahkan atas alasan penyedia yang etis

Pengalaman dari Nike menghasilkan pembelajaran menarik di tahun 2012. Terlebih,

setelah dunia terasa mengecil dalam beberapa dekade terakhir, oleh karenanya

kesewenangan pada tempat kerja pada lokasi yang terpencil sekalipun bisa memberi

dampak kepada kantor pusat dengan cepat dan tanpa kompromi. Ditambah lagi, CSR dan

tanggung jawab perusahaan juga dapat diraih, tidak hanya dalam teori tetapi juga dalam

praktek nyata

Studi Kasus Apple

Hari ini korporasi raksasa lain, Apple walau telah memukau banyak orang, sedang

menghadapi banyak kritik untuk praktek pemasok luar negerinya yang memberikan

reputasi kurang enak bagi Apple, kritik tersebut mengenai keselamatan kerja dan upah

yang adil. Di Amerika, Apple telah diterpa banyak serangan bagi sebagian praktek

usahanya di tahun lalu yang melibatkan kondisi tempat kerja dan tingkat upah pada

Foxconn , manufaktur yang berada di Cina yang merupakan perusahaan pembuat iPhone.

Pada bulan Februari, Apple masuk menjadi anggota Fair Labor Association (FLA), sebagai

anggota, Apple setuju untuk mematuhi Kode Etik Kerja FLA untuk seluruh rantai

pasokannya. FLA dengan cepat melakukan serangkaian investigasi secara independen

terhadap pabrik Foxconn di Shenzhen dan Chengdu, Cina. Laporan yang merinci temuan

FLA di fasilitas tersebut dan rekomendasi bagi Foxconn untuk strategi umum bagi

mengatasi masalah hak di tempat kerja selesai dibuat pada bulan Maret

Diluncurkan pada tahun 1999 oleh koalisi industri, tenaga kerja dan kelompok advokasi

nirlaba, termasuk Nike, FLA menilai kondisi dan memonitor upaya perbaikan pelanggaran

yang terjadi di pabrik-pabrik, peternakan dan fasilitas yang digunakan oleh perusahaan-

perusahaan anggotanya. Penilai independen melakukan secara berkala kunjungan acak,

meskipun beberapa pihak mengatakan bahwa FLA terkadang memberikan


210

pemberitahuan mengenai kedatangannya ke fasilitas perusahaan pemasok dari

anggotanya.

"Kami percaya setiap pekerja memiliki hak atas lingkungan kerja yang adil dan aman serta

bebas dari diskriminasi, dimana mereka bisa mendapatkan upah yang kompetitif dan

dapat menyuarakan keprihatinan mereka dengan bebas," kata CEO Apple Tim Cook pada

bulan Februari. "Pemasok Apple harus bisa mewujdukan hal tersebut untuk berbisnis

dengan Apple." Apple telah mengambil tanggung jawab baru dengan sepenuh hati. Tim

Cook mengatakan perusahaan akan menolak pemasoknya untuk mengambil jalan pintas

dan akan segera mengeluarkan standar tempat kerja yang baru yang berlaku bagi seluruh

rantai pasokan. Dia mengatakan, perusahaan akan terus berupaya agar standar tersebut

dirasakan oleh setiap orang yang bekerja dalam rantai pasokan, termasuk memberikan

pelajaran bahasa Inggris kepada pegawai.

Apple adalah sebuah perusahaan yang sangat mampu untuk tetap berjalan dalam ranjau

standar tempat kerja pada saat ini. Bisa dibilang , Apple adalah salah satu perusahaan

saat ini yang paling gesit dan beroperasi dengan wibawa intelektual, Apple memiliki

kreativitas, reputasi dan peran untuk menemukan solusi terhadap standar kerja dan

kepatuhan kontraktor yang merupakan hal yang banyak dihindari perusahan lain. Dengan

memperlihatkan komitmen yang tulus bagi tanggung jawab sosial dan praktek bisnis yang

etis, perusahaan seperti Apple memiliki kekuatan untuk tidak hanya mentransformasi

organisasi tetapi juga rantai pasokan mereka. Apple menunjukkan kewarga perusahaan

(corporate citizenship) yang kuat yang tidak dibatasi oleh visi pemegang saham dan

pelanggan, dan jangkauannya tentu tidak terbatas hanya untuk kantor pusat

perusahaannya saja


211


KUIS BERHADIAH

Tujuan:

Untuk menguji dan memperkuat pengetahuan yang telah diperoleh melalui permainan yang

menyenangkan dan menantang


Pertama, pemandu acara permainan ini akan memilih kelompok secara acara untuk memilih

kategori dan nilai poin.

Untuk setiap pilihan kategori, pemandu acara akan membacakan jawabannya kepada

peserta.

Kelompok yang pertama mengangkat kartu bertuliskan nomor kelompok mereka akan

diminta untuk menjawab; jika jawabannya benar, mereka akan memenangkan poin untuk

pertanyaan tersebut. Setiap kelompok diberi waktu selama 30 detik untuk menjawab.

Hanya satu orang dalam kelompok tersebut yang boleh berbicara; kelompok lain tidak boleh

menjawab kecuali ditunjuk oleh pemandu acara.

Apabila jabawan yang diberikan salah dan waktu habis, kelompok berikutnya yang

mengangkat kartu nomor kelompok mereka akan diberikan kesempatan untuk jawaban.

Jika satu kelompok memilih “daily double”, poin mereka dipertaruhkan dan hanya kelompok

yang memilih daily double memiliki kesempatan untuk menjawab.

Di akhir permainan, setiap kelompok mendapat kesempatan untuk mempertaruhkan poin

untuk jeopardy final. Pertanyaan ditunjukkan dan setiap kelompok mendapat waktu selama

30 detik untuk menulis jawaban mereka. Semua kelompok yang menulis jawaban yang benar

memenangkan sejumlah poin yang dipertaruhkan.

Kelompok yang memiliki poin terbanyak di akhir permainan mendapat hadiah.

modul 5 mengelola dokumentasi proses pengadaan · pdf file09:10 – 10:10 sesi 1: gambaran...

Documents