pembuatan dokumen pengadaan...

PEMBUATAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

PPKPanitia Pengadaan

Barang dan JasaKelengkapan Waktu

1 Meminta kepada seluruh penanggungjawab

kegiatan untuk menyusun kebutuhan barang dan

jasa selama 1 tahun berjalan, lalu diserahkan

kepada Panitia Pengadaan Barang dan Jasa

Alat tulis kantor 3 hari Persiapan

2 Menghimpun dan mengklasifikasi seluruh

pengajuan barang/jasa, lalu disampaikan kepada

PPK

Draft pengajuan

barang

1 hari

3 Menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa

sesuai data perkiraan kebutuhan.

Alat tulis kantor 1 hari Perencanaan

4 Menetapkan paket-paket pengadaan barang/jasa

yang sesuai dengan peraturan dan ketentuan

yang berlaku, lalu diserahkan kepada Panitia

Pengadaan Barang dan Jasa

Draft pengajuan

barang

1 hari

5 Menyusun dokumen pengadaan, harga perkiraan

sendiri (HPS), jadwal, tata cara pelaksanaan dan

lokasi pengadaan, hasilnya diserahkan kepada

PPK untuk ditetapkan dan disahkan

Alat tulis kantor 3 hari Penyusunan

6 Menetapkan dan mengesahkan dokumen

pengadaan barang dan jasa

Alat tulis kantor 1 jam Pelaksanaan

No. Kegiatan KeteranganOutput

Mutu BakuPelaksana

PENGAJUAN PERJALANAN DINAS

Penanggungj

awab

Kegiatan

PUMK Verifikator KPA

Petugas/staf

administrasi

umum

keuangan

Kelengkapan Waktu

1 Meminta agar PUMK mengajukan Rencana

perjalanan dinas kepada KPA

1 jam Persiapan

2 Mengajukan rencana perjalanan dinas

sebagaimana yang diminta penanggungjawab

kegiatan dengan mengisi Surat Permohonan dan

menyampaikannya kepada KPA melalui

Verifikator

Surat Permohonan

3 jam Pengajuan

3 Memeriksa Surat Permohonan SPPD lalu

meneruskan kepada KPA Surat Permohonan

SPPD

1 jam Pemeriksaan

4 Menelaah dan mempertimbangkan pengajuan

perjalanan dinas yang diajukan penanggungjawab

kegiatan berdasarkan urgensinya, jika dianggap

tidak urgen, maka akan ditolakkan, sedangkan

jika dianggap urgen maka akan

disetujui/ditandatangani

Surat Permohonan

SPPD

1 hari Persetujuan

5 Mengambil Surat Permohonan SPPD yang sudah

disetujui KPA dan segera meminta nomor kepada

petugas/staf administrasi umum keuanganSurat Permohonan

SPPD

2 jam Pelaksanaan

6 Meregistrasi pengajuan perjalanan dinas dan

memberi nomor SPPD yang diajukanSurat Permohonan

SPPD

30 menit Pelaksanaan

7 Membuat SPPD dan menyerahkannya kepada

verifikator untuk ditandatangankan kepada

KPAdikembalikan untuk diperbaikiSurat Permohonan

SPPD

2 jam Pelaksanaan

8 Menelaah isi SPPD, bila masih ada yang salah

akan dikembalikan kepada PUMK, bila sudah

benar akan disampaikan kepada KPA untuk

ditandatangani

Surat Permohonan

SPPD

1 hari Pelaksanaan

9 Menandatangani SPPD yang sudah diverifikasi

untuk kemudian diserahkan kembali kepada

verifikator

Surat Permohonan

SPPD


10 Mengambil SPPD yang sudah ditandatangani KPA

melalui verifikator untuk diserahkan kepada

Penanggungjawab KegiatanPeneliti untuk

diperbaiki.

Surat Permohonan

SPPD


11 Melaksanakan perjalanan dinas sesuai yang

tertera dalam SPPD yang sudah disetujui Surat Permohonan

SPPD


Mutu BakuPelaksana

Tidak disetujui

Disetujui

PEMROSESAN PENGAJUAN UANG MUKA KEGIATAN

Pngjwb

Kegiatan PUMK PPK Verifikator

Bendahara

PengeluaranKelengkapan Waktu

1 Meminta agar PUMK mengajukan permintaan uang muka

untuk kegiatan yang akan dilaksanakan

Proposal dan Juklak

Kegiatan Penelitian,

Permintaan Pengajuan UMK

Terkait SOP

Pembuatan Proposal

dan Juklak

2 Mengajukan permintaan uang muka kepada PPK sesuai

kebutuhan yang diminta oleh penanggungjawab kegiatan

kepada

Proposal dan Juklak

Kegiatan Penelitian,

Permintaan Pengajuan UMK

1 jam Pengajuan UMK

3 Memerintahkan Verifikator untuk memeriksa terlebih dahulu

pengajuan permintaan uang muka kegiatan.

Proposal, Juklak, Pengajuan

UMK

1 jam Perintah Verifikasi

pengajuan UMK

4 Memeriksa pengajuan uang muka dari PUMK, bila ada yang

salah dikembalikan ke PUMK, bila sudah benar maka akan

diserahkan ke PPK untuk diproses lebih lanjut.

Proposal, Juklak, Pengajuan

UMK

1 jam Pengajuan UMK yang

sudah diverifikasi

5 Meneliti ketersediaan dana yang diajukan PUMK dan

kebenaran rencana penggunaan dana sesuai dengan POK,

bila tidak sesuai atau salah maka dikembalikan kepada

verifikator untuk diteruskan ke PUMK, bila sesuai atau

benar akan ditandatangani oleh PPK lalu diserahkan

kembali kepada verifikator

Pengajuan UMK yang sudah

diverifikasi

1 jam Pengajuan UMK yang

disetujui PPK

Menyerahkan pengajuan UMK yang sudah ditandatangani

PPK kepada PUMK

Pengajuan UMK yang

disetujui PPK

5 menit Pengajuan UMK yang

sudah diterima PUMK

6 Menerima pengajuan UMK dari Verifikator, selanjutnya

disampaikan ke Bendahara Pengeluaran untuk diuangkan

Pengajuan UMK yang sudah

diterima PUMK

5 menit Pengajuan UMK yang

siap diuangkan

7 Membayar pengajuan uang muka sesuai pengajuan Pengajuan UMK yang siap

diuangkan

30 menit Uang Muka Kegiatan

8 Menerima pembayaran uang muka untuk diteruskan

kepada Penanggungjawab Kegiatan.

Uang Muka Kegiatan


Mutu BakuPelaksana

benar

salah

benar

salah

PEMROSESAN SPJ KEUANGAN

PUMK Verifikator PPKBendahara

PengeluaranKelengkapan Waktu

1 Menyerahkan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan

kegiatan kepada Verifikator

SPJ keuangan

2 Memeriksa kebenaran, kelengkapan bukti keuangan dan

meneliti pembebanan mata anggaran pengeluaran. Bila ada

yang salah akan dikembalikan, bila sudah benar akan

diserahkan kepada PPK untuk diperiksa lebih lanjut

sebelum ditandatangani

SPJ keuangan 1 jam SPJ keuangan yang

sudah diverifikasi

oleh Verifikator SPJ

3 Menguji kebenaran material surat-surat bukti SPJ dan data

dukungnya, serta meneliti ketersediaan dana dan

pembebanan pengeluaran sesuai dengan mata anggaran

yang bersangkutan. Bila sudah sesuai akan ditandatangani,

sedangkan bila tidak sesuai akan dikembalikan

SPJ keuangan yang

sudah diverifikasi oleh

Verifikator SPJ

1 jam SPJ keuangan yang

sudah diuji dan

diteliti oleh PPK

4 Menyerahkan SPJ yang sudah disetujui kepada Bendahara

Pengeluaran untuk dibayar kepada penerima pembayaran

(PUMK)

SPJ keuangan yang

sudah diuji dan diteliti

oleh PPK


sudah diterima oleh

Bendahara

Pengeluaran

5 Menerima, menyimpan, membayarkan, menata usahakan

bukti-bukti keuangan

SPJ keuangan yang

sudah diterima oleh

Bendahara

Pengeluaran


sudah dibayar dan

ditertibkan

No. Kegiatan Output

Mutu BakuPelaksana

salah

benar

tidak sesuai

Keterangan

PENGAJUAN PENCAIRAN DANA DIPA

Bendahara

Pengeluaran PPK

Petugas yang

ditunjuk

Petugas

Pembuat

SPM

Pejabat

Penandatangan

SPM

Kelengkapan Waktu

1 Mengajukan rencana penarikan dana APBN

untuk UP, TUP sesuai kebutuhan masing-

masing kegiatan per bulan kepada PPK

Draft rencana

penarikan dana1 jam Pengajuan

2 Memeriksa pengajuan penarikan dana, bila

masih ada yang salah akan dikembalikan

Draft rencana

penarikan dana 1 hari Pemeriksaan

3 Menandatangani pengajuan penarikan dana

yang sudah benar, lalu memerintahkan kepada

petugas yang ditunjuk untuk melengkapinya

dengan SPM

Draft rencana

penarikan dana, SPM30 menit Persetujuan

4 Meminta SPM penarikan dana kepada petugas

pembuat SPM SPM 30 menit

5 Membuatkan SPM penarikan dana lalu

menandatangankannya kepada Pejabat

Penandatangan SPM dengan melampirkan

pengajuan rencana penarikan dana

SPM 2 jam Pembuatan SPM

6 Mengoreksi SPM dan pengajuan rencana

penarikan dana, bila sudah benar maka

SPMnya akan ditandatangani lalu diserahkan

kepada petugas yang ditunjuk untuk diajukan

ke KPPN

SPM 1 hari Pemeriksaan

7 Mengajukan ke KPPN

3 hari

Pelaksana


Mutu Baku

Tidak disetujui

Disetujui

BENDAHARA PENGELUARAN

Bendahara

PengeluaranKPPN Bank KPA Kelengkapan Waktu

1 Mengajukan UP ke KPPN Pengajuan UP 1 hari

2 Mengevaluasi pengajuan UP dan menerbitkan SP2D Pengajuan UP 1 hari SP2D

3 Dana tersedia di Bank 1 hari

4 Bendahara dan KPA menandatangani cek cek 1 jam Cek yang sudah

ditandatangani KPA

dan Bendahara

5 Bendahara membawa cek yang sudah ditandatangani ke

Bank dan Bank mencairkan dana

cek 2 jam Dana cair

No. Kegiatan Output

Mutu BakuPelaksana

salah

benar

tidak sesuai

Keterangan

BENDAHARA PENERIMAAN

KonsumenBendahara

PenerimaanKPPN KPA Kelengkapan Waktu

1 Konsumen menyetorkan uang biaya analisa contoh tanah,

tanaman, pupuk dan air ke bendahara penerimaan

Contoh yang akan

dianalisa, formulir,

kwitansi, materai

1 jam Dana Tunai/Transfer

2 Bendahara menerima dana analisa contoh tanah, tanaman,

pupuk dan air dari konsumen

1 jam Dana diterima

Bendahara

penerimaan

3 Bendahara mencatat di buku kas umum (BKU) buku kas umum 1 jam Dana yang masuk

tercatat dalam buku

kas umum

4 Bendahara dan KPA menandatangani cek cek 1 jam Cek yang sudah

ditandatangani KPA

dan Bendahara

penerimaan

5 Uang penerimaan di setor ke kas negara Blanko SSBP 2 jam Dana tersetor ke

kas negara


Mutu BakuPelaksana

BELANJA BARANG

Panitia

pengadaan

barang

PPKPenyedia

barangKelengkapan Waktu

1 Panitia pembantu PPK menerima pengajuan belanja barang

dari penanggungjawab kegiatan

Pengajuan belanja

barang, DIPA, POK

1 hari

2 Pengajuan belanja barang diketahui dan ditandatangani

oleh PPK

Pengajuan belanja

barang, DIPA, POK

1 jam Pengajuan belanja

barang yang

ditandatangani PPK

3 Panitia pembantu PPK menyusun standar harga Dokumen data

dukung penawaran

harga

2 hari Standar harga

4 HPS ditetapkan oleh PPK Dokumen data

dukung penawaran

harga

1 hari HPS

5 Panitia pembantu PPK memilah kebutuhan barang sesuai

pagu yang tersedia

Pengajuan belanja

barang yang disetujui

PPK, DIPA, POK

1 hari Kebutuhan belanja

barang yang sudah

terpilah

(dikelompokkan)

6 Panitia pembantu PPK melaksanakan belanja barang Pengajuan belanja

barang yang disetujui

PPK, DIPA, POK,

kontrak, kwitansi

2 hari Barang

No. Kegiatan Output

Mutu BakuPelaksana

Keterangan

PERSEDIAAN BARANG

Pengguna PPKPejabat

pengadaan

Bagian

penerima

barang

Kelengkapan Waktu

1 Pengajuan barang dari pengguna ke PPK pengajuan barang,

DIPA, POK

1 hari

2 PPK mengevaluasi pengajuan barang dan menyetujui pengajuan barang,

DIPA, POK

1 hari Pengajuan barang

yang ditandatangani

PPK

3 Pengadaan barang oleh pejabat pengadaan DIPA, POK, SPK,

Kontrak perusahaan

2 hari Barang

4 Dicatat dalam buku induk barang Buku Induk Barang 2 jam Barang tercatat

dalam buku induk

barang

5 Dibuatkan bon pengeluaran sesuai kebutuhan user Bon pengeluaran 2 jam Bon pengeluaran

yang sudah terisi

6 Barang didistribusikan ke pengguna 1 hari Barang terdistribusi

ke pengguna

Barang yang

tidak diambil

user (sisa)

menjadi

barang

persediaan


Mutu BakuPelaksana

tidak disetujui disetujui

ASET TETAP

Pengguna PPKPejabat

pengadaan

Pemeriksa

barang

Penerima

barangKelengkapan Waktu

1 User mengusulkan rencana pengadaan aset tetap ke PPK rencana pengadaan

barang

1 hari

2 PPK mengevaluasi usulan rencana pengadaan aset tetap rencana pengadaan

barang

1 hari Usulan rencana

pengadaan aset

tetap yang

ditandatangani

PPK

3 Bila disetujui oleh PPK maka pengadaan barang

dilaksanakan

Kontrak pengadaan

barang, kwitansi

60 hari Aset tetap hasil

pegadaan

4 Barang yang diadakan diperiksa oleh tim pemeriksa barang BA Pemeriksaan 1 hari Aset tetap yang

diadakan sesuai

dengan spec yang

direncanakan

5 Diterima oleh petugas penerima barang, dicatat dan diberi

nomor inventaris barang

BA penerimaan

barang

1 hari Aset tetap(

barang) tercatat

dalam buku

inventaris barang

6 Didistribusikan ke user (pengguna) BA penyerahan

barang

1 hari

No. Kegiatan Output

Mutu BakuPelaksana

tidak disetujui

disetujui

Keterangan

pembuatan dokumen pengadaan...

Documents