Halaman 1 dari 131

Memulai Access 2007 Tujuan : Mahasiswa memahami konsep basis data Mahasiswa memahami cara membuat database menggunakan template, blank database dan custom template Mahasiswa mengetahui lingkungan Microsoft Access 2007. Mahasiswa mengenal objek-objek database di Microsoft Access 2007. g Pendahuluan

Access adalah program manajemen database, bagian dari Microsoft Office, yang memungkinkan Anda untuk memelihara database -- kumpulan dari data yang diatur menjadi struktur yang rapi. Berdasarkan struktur tadi, Anda dapat membuat informasi menjadi mudah untuk di pilih, disusun, ditampilkan dan dicetak di berbagai variasi format. Dengan Access, Anda dapat membuat dan memelihara banyak database sesuai yang dibutuhkan, Anda dapat menggunakan bersama-sama(share) dengan orang lain di jaringan lokal atau di internet. Access adalah program yang berguna untuk umum, yang bekerja dengan hampir semua jenis informasi. Sebuah database dapat menjadi sederhana seperti daftar alamat untuk menggantikan kartu nama Anda, atau Anda dapat membuat database persediaan toko buku dengan menyediakan informasi tentang buku, penerbit, pelanggan dan pesanan. Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk RDBMS yang sangat populer di lingkungan Windows. Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam : mengelola database, melakukan query, membuat form, membuat laporan, dan lain-lain. g Sistem Basis Data Sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data dalam sebuah komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file(tabel-tabel) tersebut. Mengapa Perlu Basis Data Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam

menyediakan informasi Menentukan kualitas informasi : cepat, akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatebility) Mengurangi pemborosan tempat penyimpanan Keamanan Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

1

Halaman 2 dari 131

g Menyimpan Data di Sebuah Database Database Access terdiri dari berbagai jenis objek seperti objek untuk menyimpan, menampilkan, dan mencetak data. Anda memulai program dari tabel untuk menyimpan data, form untuk mengubah data di layar, report untuk mencetak data dan query untuk memilih dan menggabungkan data. Dan di akhir, Anda dapat membuat macro dan module, yang mengandung program yang Anda buat. Di kesempatan ini, yang akan kita bahas adalah Table, Form, Query, Report, Macro, dan Module. Table Tabel adalah dimana Anda menyimpan data. Tabel adalah objek yang ada di Access yang terdiri dari beberapa record. Setiap record mengandung informasi dengan format yang sama. Di daftar alamat, setiap record mengandung informasi tentang satu orang : nama, alamat dan yang lainnya. Tiap bagian dari informasi - seperti nama awal, nama akhir, atau nama jalan - di sebut sebuah field. Database dapat mengandung banyak tabel. Database toko buku (sebagai contoh) dapat mengandung tabel buku (judul, penerbit, harga dan informasi lain tentang buku), tabel vendor sebagai tempat membeli buku (nama perusahaan, alamat, dan lain-lain) dan tabel pelanggan (nama, alamat, dan lain-lain). Setiap baris adalah record, dan field ditampilkan sebagai kolom.

Query Query adalah sebuah metode untuk mencari informasi yang spesifik di database. Anda dapat membuat query yang hanya menampilkan semua orang yang tinggal di kota Bandung atau yang belum mempunyai no telepon. Untuk membuat query ini, masukkan kriteria berdasarkan kondisi yang telah tentukan. Anda juga dapat menggunakan query untuk menggabungkan informasi dari satu atau lebih tabel. Query juga dapat membuat field perhitungan, seperti penjumlahan, rata-rata dan sebagainya. Form Form menyediakan cara yang mudah untuk menampilkan dan memasukkan informasi ke dalam database. Biasanya, form menampilkan satu record pada satu waktu. Anda dapat juga memasukkan data dari satu atau lebih tabel atau query untuk satu buah form. Report Ketika akan mencetak data, buatlah sebuah report. Seperti form, report menampilkan informasi dari tabel. Kebanyakan dari report dibuat berdasarkan query. Report adalah laporan yang diringkas dari informasi di database. Selain mencetak report dikertas biasa, Anda juga dapat membuat report untuk mencetak amplop, label dan yang lainnya. Access juga menyediakan report dengan wizard yang membuat report lebih mudah. Macro Macro mengandung urutan dari perintah yang menampilkan tugas tertentu yang digunakan untuk menetapkan aksi otomatis. Setelah membuat macro, Anda dapat membuat tombol di form yang dapat menjalankan macro dengan sekali klik. Anda juga dapat menjalankan form untuk menjalankan macro secara otomatis ketika Anda berpindah ke field di sebuah form atau ketika memasukkan data di form, sangat mudah!. Anda tidak perlu menjadi seorang programmer untuk membuat macro. Access membantu Anda untuk menuliskan macro dengan menyediakan menu dari perintah yang ada. Module Module adalah program yang Anda buat di bahasa pemrograman yang biasa disebut Visual Basic for Applications (VBA) yang memperluas fungsi dari database.

Halaman 3 dari 131

g Hirarki Data

Dibawah ini adalah hierarki data yang dipergunakan untuk Microsoft Access database.

Database: Kumpulan dari file / tabel membentuk suatu database

Contoh : Perpustakaan.mdb

Table/File : Terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis.

Misalnya file buku berisi data tentang semua buku yang ada.

Contoh : 1) Tabel Buku 2) Tabel Anggota

Record: Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu

Field: Menunjukkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item data, misalnya nama, alamat, dsb.

Field Name : Nama dari data item tersebut Field Representation : yang menunjukan tipe data, lebar data dan

sebagainya Field Value : Nilai dari data item

Character: Merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data.

Halaman 4 dari 131

g Memulai Access 2007 Memulai Access dari Start Menu 1. Klik tombol Start di taskbar. 2. Arahkan ke All Programs. 3. Klik Microsoft Office. 4. Klik Microsoft Office Access 2007.

g Menggunakan Ribbon Ribbon adalah tampilan baru di Office 2007. Ribbon menggantikan Menu, Toolbar dan sebagian Task Pane yang ada di Office 2003. Ribbon berada di atas document dan terdiri dari tab yang tersusun dari perintah dan objek. Kontrol-kontrol yang ada disetiap tab disusun kedalam grup.

Halaman 5 dari 131

g Membuat Database

Anda dapat menggunakan template untuk membuat database. Template database membantu Anda membuat database yang cocok dengan yang Anda butuhkan. Setiap template menyediakan komponen yang lengkap dengan field, tabel, query, form, dan report. Jika ingin membuat database dari awal, gunakanlah blank database, dan Anda dapat membuat table, form, dan report yang dapat membangun bagian dari database. Ketika membuat sebuah database, Anda perlu memberi nama dan menyimpan lokasi database. Anda dapat menyimpan database Access ke format .mdb (untuk Access 2000 or 2002-2003) atau format .accdb (untuk Access 2007). Membuat Blank Database. 1. Kotak dialog The Getting Started Microsoft Office Access 2007 akan terbuka yang menampilkan

template dan database yang sudah pernah dibuka sebelumnya.

Atau dengan mengklik tombol Office , klik New. 2. Disebelah kiri pane, klik Featuring. 3. Klik Blank Database. 4. Klik tombol Browse, klik tanda panah Save in, pilih lokasi penyimpanan database yang baru, pilih

format database Access, dan klik OK. 5. Ketik nama database. 6. Klik Create.

1

4

5

6

2 3

Halaman 6 dari 131

g Membuka Database

1. Klik tombol Office 2. Klik pilihan Open.

3. Akan tampil kotak dialog Open, pilih database, klik Open.

Halaman 7 dari 131

g Tampilan Window Access

Ketika database dibuka, window Access akan ditampilkan dalam bentuk User Interface yang baru : Tab, Navigation Pane. Navigation pane menampilkan semua objek di database.

Bagian dari Access Window Database title bar menampilkan nama dan versi dari database yang dibuka. Ribbon berisi tab-tab yang mewakili grup dari perintah-perintah Access yang berhubungan. Quick Access Toolbar menampilkan tombol-tombol yang diperlukan saja. Navigation pane menampilkan objek database, yang menggantikan database window Access di versi

sebelumnya. Tabbed documents menampilkan table, query, form, report dan macro View selector menampilkan tombol yang mengatur tampilan objek. Status bar menampilkan informasi tentang item yang diklik atau aksi yang sedang dilakukan.

Quick Access Toolbar

Ribbon Database title bar

Tabbed document

Navigation pane Status bar View selector

Halaman 8 dari 131

g Menyimpan Database Ketika membuat sebuah database Access, simpanlah sebagai file di komputer Anda, jadi Anda dapat menggunakanya lagi nanti. Ketika akan menyimpan database atau mengubah formatnya, gunakanlah perintah Save As. Jika database ingin disimpan dalam format Access 2007, gunakanlah tombol Save di toolbar Quick Access. Office Access 2007 menyimpan file Access 2000 atau 2002-2003 (.mdb) di format yang lama dan file Access 2007 di format yang baru(.accdb). Access 2000 atau 2002-2003 akan disimpan di format file asli mereka sampai di ubah ke format file 2007. Menyimpan database 2003 ke format Access 2007

1. Klik tombol Office , klik Save As, pilih Access 2007 Database.

2. Akan tampil kotak dialog Save As

3. Ketik nama file, dan di bagian Save as type. Klik Save. 4

Halaman 9 dari 131

g Menyimpan Database 2007 ke Format yang Berbeda Access 2007 mengizinkan Anda untuk menyimpan database ke file Access versi sebelumnya. Contohnya, Anda mau menyimpan database Access 2007 ke versi 2000 or 2002-2003 dengan alasan teman sekantor Anda belum mengupgrade ke Office 2007. Jika sudah diubah, maka beberapa fitur seperti attachment, multivalued field dan yang lainnya, tidak dapat digunakan di format (.mdb)

1. Klik tombol Office , dan klik Save As.

2. Klik Access 2000 Database atau Access 2002 -2003 Database. 3. Klik pilihan Save in dan pilih di folder mana Anda akan menyimpan database. 4. Ketik nama file, dan pilih format file yang akan disimpan. 5. Klik Save.

Halaman 10 dari 131

g Menutup Database dan Keluar dari Access Setelah menyelesakan pekerjaan di database Access, Anda dapat menutup database. Anda juga dapat memilih untuk membuka database yang lain atau keluar dari Access. Jika Anda melakukan perubahan pada struktur database, seperti mengubah ukuran baris atau kolom ditabel, Access akan menyarankan untuk menyimpan perubahan itu dengan munculnya sebuah kotak dialog. Tetapi, jika Anda melakukan perubahan data di tabel, Access akan menyimpan perubahan itu secara otomatis. Menutup Database

Klik tombol Office , dan klik Close Database.

Keluar dari Access 1. Klik tombol Close, di window Access.

atau

2. Atau klik tombol Office , kemudian klik Exit Access.

1

2

Halaman 11 dari 131

Mengenal Database Access Tujuan : Mahasiswa mengetahui tampilan Navigation Pane. Mahasiswa mengetahui cara berpindah antar view. Microsoft Office Access 2007 membantu Anda bekerja dengan database, dengan menyediakan aplikasi database sample yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan data pribadi atau data perusahaan. Access juga menawarkan sekumpulan wizard database yang membantu Anda membuat database perusahaan. Anda dapat mempelajari database sample dan wizardnya agar mendapatkan ide untuk database yang akan Anda desain. Ketika Anda bekerja dengan database ini, Anda tidak perlu memikirkan tentang sulitnya mendesain database. Anda hanya perlu mengetahui bagaimana menggunakan databae ini. Tugas yang perlu Anda lakukan adalah seperti memasukkan dan menampilkan data, membuat dan mencetak report, dan bekerja efisien dengan semua fasilitas Access yang telah disediakan. g Mengubah tampilan Objek di Navigation Pane 1. Buka database yang mau Anda tampilkan. 2. Jika diperlukan, klik tombol Shutter Bar Open/Close (tanda panah ganda) untuk membuka Navigation

pane. 3. Klik baris objek yang mau Anda, sehingga objek nya akan tampil. 4. Klik title bar Navigation pane, dan klik item Navigate To Category yang mau ditampilkan. 5. Klik title bar Navigation pane, dan klik kriteria Filter By Group yang mau ditampilkan.

2 3

2

Halaman 12 dari 131

Title bar Navigation pane

5 4

Halaman 13 dari 131

g Berpindah Tampilan Access menyediakan tampilan/view yang berbeda untuk membantu Anda bekerja dan menampilkan informasi. Untuk berpindah dengan cepat antara view seperti Form, Datasheet, Layout, Design, PivotTable, dan PivotTable, Anda dapat menggunakan tombol pada pilihan view di bagian bawah kanan Program window. Tampilan Datasheet adalah tampilan utama di Access. Itu memungkinkan Anda agar fokus pada saat memasukkan, mengubah, dan mengelola data Anda. Design view memungkinkan Anda membuat form dan report. Layout view menggabungkan Design view dan Form atau Report view untuk membantu Anda memasukkan data. View yang tersedia tergantung dari objek yang dibuka. Berpindah antar View Menggunakan View Selector. Buka objek yang mau Anda lihat, kemudian klik salah satu tombol view

di sebelah kanan Status bar. Form, Datasheet, Layout,Design, PivotTable, dan PivotChart.

Menggunakan tombol View. Buka objek yang mau Anda lihat, klik tab Home kemudian klik tombol tanda panah View, dan klik jenis view yang Anda mau :

Form, Datasheet, Layout,Design, PivotTable, dan PivotChart.

Tombol View

Tombol View Selector

Halaman 14 dari 131

Perencanaan dan Membuat Database Tujuan : Mahasiswa mengenal objek table dan memahami cara membuat tabel di Microsoft Access 2007 Mahasiswa memahami cara melakukan interaksi antara Microsoft Access dengan aplikasi lain melalui proses

import, export dan link. Mahasiswa memahami aturan relasi, jenis-jenis relasi dan cara pembuatannya. Mahasiswa memahami fungsi primary. Mahasiswa memahami Object Dependencies.

Database Wizards Microsoft Office Access 2007 membuat Anda dapat menciptakan database dengan mudah, namun Anda mungkin perlu membuat database yang tidak ada di salah satu pilihan template standar. Pada situasi ini, Anda mungkin perlu membuat database dari awal. Membuat database dari awal memerlukan perencanaan yang teliti. Anda harus: Menentukan tujuan dan ruang lingkup database Anda. Menentukan tabel apa saja yang terkandung di database Anda dan apa isi dari tabel yang akan

dibuat. Menentukan bagaimana data dalam satu tabel akan berhubungan dengan data di tabel lain.

g Membuat Database Template Custom

Ketika Anda membuat database kosong di Getting Started dengan kotak dialog Microsoft Office Access 2007, Access menggunakan file database yang disebut Blank.accdb untuk Access 2007 atau Blank.mdb untuk versi sebelumnya. Jika Anda ingin membuat template kosong, Anda dapat menyimpan file database Anda sendiri dengan nama Blank di folder template. Template Blank yang baru dapat berisi jenis objek apapun yang Anda inginkan, seperti form, report, macro, atau tabel.

Membuat Template Blank Database

1. Buka Access, atau klik tombol Office kemudian klik tombol New. 2. Di sebelah kiri pane, klik Featuring. 3. Klik Blank Database. 4. Klik tombol Browse.

1 2 3

4

9

3

Halaman 15 dari 131

5. Klik Save in di tanda panah, dan pilih lokasi database:

6. Klik tanda panah Save as type, dan kemudian klik jenis tipe file. 7. Ketik Blank.accdb (atau Blank.mdb, jika Anda membuat sebuah template dengan versi

terdahulu) di kotak File name. 8. Klik OK. 9. Klik Create.

5

6

7 8

Halaman 16 dari 131

g Merencanakan Tabel

Tabel adalah salah satu bangunan dasar dari database sebagai wadah untuk menyimpan data Anda. Untuk membantu Anda bekerja secara efektif dengan tabel, Microsoft Office Access 2007 menyediakan fitur yang membantu Anda tidak hanya memasukkan dan mengedit data dalam tabel, tetapi juga menemukan informasi yang Anda butuhkan. Anda dapat menemukan record berdasarkan teks yang mengandung fitur Find(Cari). Anda dapat memasukkan dan mengedit data lebih akurat dengan fitur seperti AutoCorrect, copy,

collect, paste, dan fitur bahasa. Anda dapat menampilkan record antara urutan Ascending atau Descending berdasarkan isi dari

field tertentu. Anda dapat mengatur record dan kolom sehingga informasi Anda terdaftar dalam urutan yang

Anda inginkan, dan menyesuaikan ukuran baris anda dan kolom untuk menampilkan kelebihan atau kekurangan dari informasi yang ditampilkan di salah satu field. Anda juga dapat melihat subdatasheet yang menunjukkan grup dari data yang berhubungan dengan record dalam tabel.

Untuk fokus pada beberapa record di tabel, Anda dapat menerapkan filter untuk mengubah record mana yang akan ditampilkan. Dengan filter, Anda menggambarkan karakteristik atau isi dari record yang ingin Anda lihat.

Memilih Jenis Data Bila Anda membuat sebuah tabel, Anda harus memutuskan field apa yang akan dimasukkan dan format yang cocok untuk setiap field. Access memungkinkan Anda untuk menetapkan tipe data untuk field, yaitu format yang menentukan jenis data yang dapat diterima oleh field. Access menyediakan berbagai tipe data, mulai dari format teks dan angka sampai ke format berbasis objek seperti gambar, suara, klip video dan embedded macro. Memilih tipe data yang benar akan membantu mengelola data Anda dan mengurangi kemungkinan dari kesalahan penginputan data. Untuk membuatnya lebih mudah dalam menciptakan field, Access menyediakan kolom Add New Field di Datasheet view sehingga Anda dapat dengan cepat memasukkan nama field. Jika Anda sudah memiliki field yang sudah dibuat sebelumnya di database dan akan digunakan lagi, anda dapat menarik/drag field yang sudah ada dari Field List pane ke datasheet dan Access secara otomatis. Anda juga dapat menggunakan field template untuk membuat field baru. Menetapkan Primary Key/Kunci Utama

Anda juga harus mengidentifikasi field mana yang ada disebuah tabel yang menjadi Primary Key. Primary key adalah field yang mengidentifikasi nilai unik di setiap record dalam tabel. Field Nomor Induk Pegawai(NIP) di dalam tabel Pegawai dapat digunakan sebagai primary key, karena setiap pegawai memiliki Nomor Induk Pegawai yang unik. Tabel yang mempunyai data waktu mungkin memiliki dua primary key field tanggal dan field waktu (jam dan menit). Meskipun primary key tidak diwajibkan, menggunakannya adalah salah satu cara untuk menghapus kemungkinan adanya duplikasi record yang ada di dalam tabel Anda.

Halaman 17 dari 131

g Membuat Tabel di Database

Setelah membuat file database, Anda perlu membuat tabel yang akan menyimpan data. Ada beberapa cara untuk membuat tabel baru: di Datasheet view, di Design view, dengan Table Template, atau dengan Impor tabel atau Link/terhubung ke data di tabel dari database Access yang lain. Tergantung pada metode yang Anda pilih, membuat tabel dapat melibatkan satu atau lebih hal berikut: Menentukan field untuk kolom tabel Menentukan tipe data untuk setiap field Menentukan ukuran field(untuk field teks dan nomor saja) Menetapkan primary key Menyimpan dan memberi nama tabel

Metode Membuat Tabel Tipe Metode Deskripsi Datasheet Tombol Table

di tab Create Ketika Anda membuat tabel di Datasheet view, Anda dapat mulai dengan menampilkan dan memasukkan data. Access secara otomatis menentukan tipe data berdasarkan jenis informasi yang Anda masukkan ke dalam field dan menentukan field size default untuk field text dan number. Setelah Anda menutup dan menyimpan tabel, Access akan mengingatkan Anda untuk menentukan primary key atau mengizinkan Access untuk membuatnya untuk Anda.

Table Template Tombol Table Templates di tab Create

Ketika Anda membuat tabel menggunakan table templates, Anda memilih tipe tabel yang mau. Access menyediakan beberapa table templates, diantaranya Contacts, Tasks, Issues, Events, dan Assets.

Design Tombol Design view di tab Create

Di Design view, Anda harus menentukan field, tipe data untuk setiap field, menentukan ukuran (untuk field text dan number), menentukan primary key, dan menyimpan tabel sendiri.

Importing Pilih salah satu tombol import di tab External Data

Jika Anda ingin menggunakan data dari database Access lain di tab database yang Anda buat, Anda dapat mengimpornya. Ketika Anda mengimpor tabel, semua nama field dan tipe data mengikuti data yang di impor. Anda harus memberi nama untuk tabel baru dan menentukan primary key atau Access akan membuatnya untuk Anda.

Linking Pilih Import Access Database di tab External Data

Ketika Anda Link sebuah tabel, data diambil dari tabel di database lain. Link tabel menghemat ruang simpan, karena hanya ada satu tabel. Link tabel juga menghemat waktu karena tidak memerlukan untuk mengubah data pada informasi yang sama di lebih dari satu tabel.

Halaman 18 dari 131

g Membuat Tabel dengan Memasukkan Data (Datasheet) Access mengizinkan Anda untuk menampilkan banyak objek di beberapa tampilan. Datasheet view menampilkan data di tabel, query, form, dan report. Design view menampilkan pilihan untuk mendesain objek Access Anda. Anda dapat membuat tabel baru menggunakan kedua view tadi. Ketika Anda membuat tabel di Datasheet view, Anda memasukkan data dan Access akan membuat tabel sesuai dengan yang Anda ketik. Access menentukan tipe data setiap field berdasarkan data yang Anda masukkan. Ketika Anda selesai memasukkan data, Access akan meminta Anda untuk memberi nama tabel yang baru saja dibuat. Memasukkan Data untuk Membuat Tabel 1. Klik tab Create. 2. Klik tombol Table. 3. Masukkan data.

Tekan Tab to pindah dari field ke field atau klik di cell.

31 2

Halaman 19 dari 131

4. Untuk mengubah nama field, klik ganda nama field, ketik nama yang baru, dan tekan Enter. 5. Klik tombol Save di toolbar Quick Access. 6. Ketik nama tabel. 7. Klik OK. 8. Untuk mendapatkan primary key, klik Yes. 9. Klik tombol Close di window tabel.

Tahukah Anda? Anda dapat memilih atau mengubah ukuran kolom atau baris seperti di Excel. Untuk memilih kolom atau baris di sebuah tabel, klik selector Kolom atau Baris. Untuk mengubah ukuran kolom atau baris, tarik/drag batas antara selector Kolom atau Baris.

4 5

7

6

9

Halaman 20 dari 131

g Membuat Tabel Menggunakan Template Tabel template adalah tabel yang sudah tersedia dengan field yang dapat Anda masukkan dengan cepat dan digunakan di database. Access menyediakan beberapa tabel template diantaranya : Contacts, Tasks, Issues, Events, dan Assets. Anda dapat menggunakan tab Create untuk dengan cepat memasukkan tabel template. Setelah Anda membuat tabel template, Anda dapat mengubah field untuk kepentingan sendiri, dan kemudian nama tabel dan menyimpan tabel di database. 1. Klik tab Create. 2. Klik tombol Table Templates. 3. Klik table template (Contacts, Tasks, Issues, Events, or Assets) yang Anda mau. 4. Untuk mengubah nama field, klik ganda nama field, ketik nama baru, kemudian tekan Enter. 5. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access. 6. Ketik nama tabel. 7. Klik OK. 8. Agar Access membuat primary key, klik Yes. 9. Jika sudah selesai, klik tombol Close window Tabel.

1 2

9

3

7

6

Halaman 21 dari 131

g Import dan Export Data Microsoft Office Access 2007 memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi dari berbagai sumber ke dalam sebuah database dan bertukar informasi dari sumber lainnya ke dalam database. Anda bisa menggunakan fitur Export dan Import Access untuk dengan mudah memindahkan data antara database dan database lainnya dan program. Bila Anda mendapatkan data dari sumber lain, Anda mempunyai pilihan untuk mengimpor data ke dalam tabel baru atau link dengan tabel yang ada ke database. Bila Anda mengimpor data, Access mengconvert dan mengcopy data ke dalam file database. Bila Anda link/terhubung ke data dalam program lain, data tetap terpisah dari database Access. Anda dapat mengimpor data atau link ke data dari berbagai sumber, termasuk Microsoft Access, database lainnya (seperti Paradox), HTML (standar Web format), Microsoft Office Excel, Microsoft Exchange, Microsoft Office Outlook, dan SharePoint Services.

Pilihan Import Pilihan Export

Halaman 22 dari 131

Import Data ke Dalam Tabel Anda dapat membuat tabel baru dari database Access lainnya dengan mengimport dan link/menghubungkan tabel. Ketika Anda mengimport tabel, Anda menyalin data dari sebuah tabel di sebuah database Access dan menempatkannya di tabel baru di database Anda. Anda juga dapat mengimport data dari program lainnya. Setelah Anda memilih tabel yang diinginkan untuk diimport selama proses import, Anda bisa memilih cara menyimpan import untuk digunakan lagi diwaktu mendatang. Mengimport Sebuah Tabel dari Database 1. Klik tab External Data. 2. Klik tombol Import Access Database. 3. Klik Browse, temukan dan pilih file database yang mengandung data yang akan Anda import, dan

klik Open. 4. Klik pilihan Import tables, queries,forms, reports, macros, and modules into the current

database. 5. Klik OK.

3

4

5

Halaman 23 dari 131

6. Klik tabel yang mau Anda import. Untuk menghapus tabel, klik tabel lagi. 7. Klik OK. 8. Untuk menyimpan langkah-langkah impor, pilih checkbox Save import steps , masukkan nama

dan deskripsi, kemudian klik Save Import. Jika tidak, klik Cancel.

7

6

Halaman 24 dari 131

Export Data ke Program Lain Bila Anda mengexport data Access, Anda menyimpan objek database dalam yang format baru sehingga dapat dibuka dengan program yang berbeda. Misalnya, Anda bisa mengexport tabel ke worksheet Excel, Rich Text Format (.rtf), Text File (.txt), Hypertext Markup Language (.html) dan file lainnya.

1. Buka database yang mengandung objek yang mau di export, dan pilih objeknya. 2. Klik tab External Data. 3. Klik tombol Word, akan muncul kotak dialog Export RTF File. 4. Klik Browse, pilih lokasi, masukkan nama, kemudian klik Save. 5. Untuk menyimpan langkah export, pilih check box Save exports step,masukkan nama dan

deskripsi, kemudian klik Save Import. Klik OK. 6. Klik Close.

1 2

4

5

Halaman 25 dari 131

g Link Data di Tabel Anda dapat membuat tabel baru dari database Access dengan mengimport dan link tabel. Ketika Anda link tabel, data tetap berada di lokasi semula, namun Anda dapat menampilkan dan mengakses data dari database Anda. Jika data dalam database yang asli mengalami perubahan, perubahan akan muncul dalam database link juga. Link data dari database 1. Klik tab External Data. 2. Klik tombol Import Access Database. 3. Klik Browse, temukan dan pilih file database yang mengandung data yang akan Anda import, dan

klik Open. 4. Klik pilihan Link to the data source by creating a linked table. 5. Klik OK.

3

4

5

Halaman 26 dari 131

6. Klik tabel yang mau Anda link. Untuk menghapus tabel, klik tabel lagi. 7. Klik OK.

7

6

Halaman 27 dari 131

g Bekerja Dengan Record Tabel Sebuah database terdiri dari sekumpulan field yang diatur kedalam tabel. Field adalah informasi dari kategori yang khusus, seperti nama atau barang. Field yang berhubungan di kelompokkan ke dalam tabel. Anda biasanya memasukkan data ke dalam field dalam satu waktu (satu pelanggan dalam satu waktu, satu produk dalam satu waktu, dan seterusnya). Access menyimpan semua data untuk satu baris informasi di dalam sebuah record. Anda dapat menampilkan tabel dalam bentuk Datasheet atau Design view. Datasheet view menampilkan informasi dari field dan record. Field akan tampak sebagai kolom dan record sebagai baris. Field pertama di tabel biasanya adalah field AutoNumber, yang Access gunakan untuk menetapkan nomor unik untuk setiap record. Anda tidak dapat memilih atau mengubah nilai ini. Anda dapat menggunakan tombol Record di bagian bawah tabel di Datasheet view untuk berpindah dengan cepat dan mencari data di tabel. Memasukkan Record Baru dan Berpindah Record di Tabel 1. Di Navigation pane, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Klik tombol New Record. 3. Tekan Tab untuk memasukkan field AutoNumber. 4. Masukkan data, jika Anda membuat kesalahan pengetikan, tekan Backspace. 5. Tekan Tab untuk berpindah ke field berikutnya atau Shift+Tab untuk pindah ke field sebelumnya. 6. Jika anda sudah sampai di akhir record, klik salah satu tombol Record :

Tombol First Record. Tombol Previous Record. Kotak Specific Record. Masukkan nomor record dikotak, dan tekan Enter Tombol Next Record. Tombol Last Record.

2 6 4

Halaman 28 dari 131

Menghapus Record dari Tabel 1. Di Navigation pane, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Klik kanan row selector dengan record yang mau Anda hapus. 3. Klik Delete Record, kemudian klik Yes untuk konfirmasi.

Atau

1. Klik tab Home. 2. Di Navigation pane, klik Tables pada Objects bar dan klik ganda tabel yang akan Anda buka. 3. Klik row selector. 4. Klik tombol Delete dan klik Delete Record. 5. Klik Yes untuk menghapus data.

3

2 Tabel 1 4

3

2

Halaman 29 dari 131

g Bekerja Dengan Tabel di Design view Kebanyakan objek Access ditampilkan di Design view, yang memungkinkan Anda untuk bekerja dengan struktur tabel, query, form, dan report. Untuk membuat tabel baru di Design view, Anda harus menentukan field yang akan terdiri dari tabel sebelum Anda memasukkan data apapun. Di Design view, setiap baris terhubung ke field. Anda dapat mengedit, menyisipkan dan menghapus field dalam tabel database. Anda memasukkan sebuah field dengan menambahkan baris, dan menghapus field dengan menghapus baris. Anda juga dapat mengubah susunan field dengan mendrag/menarik row selector ke posisi yang baru. Membuat atau Mengubah Tabel di Design view 1. Klik tab Create tab, dan klik tombol Table Design, atau pilih tabel yang mau Anda ubah di

Navigation pane, kemudian klik tombol Design View. 2. Klik di sel Field Name, kemudian ketik nama field yang akan diubah. 3. Klik di sel Data Type, klik tanda panah Data Type, kemudian pilih tipe data. 4. Klik sel Description, dan ketik description. 5. Untuk memasukkan field, klik row selector dibawah field yang Anda inginkan, kemudian klik

tombol Insert Rows di Ribbon. 6. Untuk menghapus field, klik row selector untuk field yang akan dihapus, kemudian klik tombol

Delete Rows di Ribbon. 7. Klik tombol Save di toolbar Quick Access, jika diperlukan, masukkan nama tabel dan klik OK. 8. Setelah selesai, klik tombol Close pada Table window.

72 5 6 4

3

8

Halaman 30 dari 131

g Menetapkan Primary Key di Design View

Primary key adalah satu atau lebih field ditabel yang menyediakan pengenal unik untuk setiap baris. Anda menggunakan primary key di tabel lainnya untuk berhubungan ke tabel. Di Design view, Anda dapat menggunakan tombol primary key untuk menetapkan atau menghapus penandaan primary key untuk field yang dipilih atau beberapa field. Jika Anda membuat sebuah tabel baru di Datasheet view, Access secara otomatis membuat primary key dan menetapkannya sebagai field yang bernama "ID" dan tipe datanya AutoNumber. Jika Anda membuat tabel di Design view, Anda dapat menetapkan lebih dari satu field sebagai primary key, yang dikenal sebagai kunci gabungan. Apapun tipe data yang Anda pilih, nilai-nilai untuk primary key harus unik untuk setiap record tabel. Menetapkan Primary Key Di Design view, buat sebuah field yang akan menjadi primary key tabel, dan pilih tipe data yang

tepat. Jika Anda memilih tipe data AutoNumber, Access menetapkan sebuah nilai untuk primary

key ke record baru. Jika Anda memilih tipe data lainnya, seperti Text, Number atau Date/Time, selama data

dimasukkan, Anda harus memasukkan nilai yang unik dengan format yang tepat untuk setiap primary key di setiap record baru.

Klik row selector dari field. Untuk membuat lebih dari satu primary key, tekan dan tahan Ctrl, dan klik row selector

tambahan untuk setiap field. Klik tombol Primary Key.

3 2 1

Halaman 31 dari 131

g Merencanakan Relationship Tabel Ketika Anda menempatkan data di tabel yang terpisah, Anda memerlukan beberapa cara untuk menggabungkan data ini bersama-sama dalam bentuk form dan report. Anda dapat melakukan hal ini dengan membuat relationship tabel yang menunjukkan bagaimana data di satu tabel berelasi dengan data ditabel lainnya. Membangun Relationship Tabel Setelah Anda merelasikan dua tabel dengan sebuag field, maka tugas berikutnya adalah untuk menentukan sifat dasar dari relationship. Ada tiga jenis relationship: one to one, one to many, and many to many. Tabel pertama berisi nama pelanggan dan tabel kedua berisi alamat Pelanggan, relasi yang terjadi yaitu relasi one to one jika masing-masing pelanggan dibatasi hanya untuk satu alamat. Demikian juga, relasi one to many terjadi jika ada hubungan antara tabel pelanggan dan tabel Pesanan karena satu pelanggan dapat mempunyai beberapa pesanan. Di relasi one to many seperti ini, tabel "one" disebut tabel utama, dan tabel "many" adalah yang disebut tabel yang dihubungkan. Yang terakhir, jika Anda mengizinkan beberapa pelanggan untuk dicatat pada satu pesanan (seperti dalam kasus kelompok pembelian), relasi many-to-many terjadi antara tabel Pelanggan dan tabel Pesanan.

Relationship Tabel Pilihan Deskripsi

One to one Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan hanya dengan satu record di tabel kedua, dan begitu juga sebaliknya.

One to many Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan dengan satu atau lebih record di tabel kedua, tetapi setiap record ditabel kedua mempunyai kecocokan hanya dengan satu record di tabel pertama.

Many to many Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan dengan banyak record di tabel kedua, dan begitu juga sebaliknya.

Halaman 32 dari 131

g Referential Integrity Tabel yang berelasi harus mengikuti standar dari Referential Integrity, yaitu sekumpulan aturan yang mengontrol bagaimana Anda dapat menghapus atau mengubah data antara tabel yang terkait. Referential Integrity melindungi Anda dari kesalahan mengubah data di tabel utama yang terkait dengan tabel lain. Anda dapat menerapkan Referential Integrity ketika: Field umum adalah primary key di tabel utama. Field yang berelasi harus mempunyai format yang sama. Kedua tabel dimiliki oleh database yang sama. Referential Integrity menetapkan beberapa aturan. Sebelum menambahkan record ke tabel yang terkait, record yang sesuai harus sudah

ada di tabel utama. Nilai dari primary key di tabel utama tidak dapat diubah jika record yang sesuai masih terdapat

di tabel yang berelasi. Record di tabel utama tidak dapat dihapus jika record yang sesuai masih terdapat di tabel yang

berelasi. Access dapat menjalankan aturan ini dengan Cascading setiap perubahan apapun di tabel yang berelasi. Contoh, Access dapat secara otomatis menyalin setiap perubahan field di seluruh tabel yang terkait. Demikian pula, jika record dihapus di tabel utama, Access dapat secara otomatis menghapus semua record di tabel lainnya.

Relationship Tabel

Menentukan Relationship Tabel

Halaman 33 dari 131

Referential integrity di relationships tabel menjaga pengguna dari ketidaksengajaan menghapus atau mengubah data yang berelasi. Jika tabel utama berisi daftar karyawan dan tabel yang terkait lainnya berisi informasi tambahan tentang karyawan, dan seorang karyawan berhenti bekerja, maka record akan dihapus dari tabel utama. Record karyawan tersebut juga harus dihilangkan di semua tabel yang berelasi. Access memungkinkan Anda untuk mengubah atau menghapus data yang terkait, dengan memilih kotak dialog Cascade Update Related Fields dan Cascade Delete Related Records di kotak dialog Edit Relationships. 1. Klik tab Database Tools. 2. Klik tombol Relationships. 3. Klik garis relasi yang mau Anda relasikan. 4. Klik tombol Edit Relationships. 5. Pilih check box Enforce Referential Integrity untuk meyakinkan bahwa referential integrity

selalu ada antara tabel yang berelasi di database. 6. Jika Anda ingin nilai yang ada di tabel utama di ubah, maka nilai record yang ada di tabel lain

juga akan otomatis berubah, pilih check box Cascade Update Related Fields. 7. Jika Anda ingin record di tabel utama terhapus, otomatis semua record yang berhubungan juga

akan ikut terhapus, pilih check box Cascade Delete Related Records. 8. Klik OK.

4 5

8

6

3 7

Halaman 34 dari 131

g Menentukan Relationship Tabel Anda dapat menentukan relationship tabel dalam beberapa cara. Setelah Anda membuat tabel di database Anda, Anda dapat menentukan hubungan antara tabel. Anda dapat menetapkan dan mengelola relationship dengan menggunakan tombol di tab Database Tools. Setelah Anda menentukan hubungan, Anda dapat mengklik ganda garis koneksi untuk mengubah atau menambah relasi. 1. Klik tab Database Tools. 2. Klik tombol Relationships.

Jika relationships telah tersedia didatabase, relasi akan tampil di window Relationships. Di window ini, anda dapat membuat relasi tabel tambahan.

3. Jika diperlukan, klik tombol Show Table untuk menampilkan kotak dialog Show Table 4. Klik tab Tables. 5. Klik tabel yang Anda inginkan. 6. Klik Add.

Table atau query yang Anda pilih, tampil di window relationship. Ulangi langkah 5 dan 6 untuk setiap table yang mau Anda gunakan di relationship.

7. Klik Close.

3

4

5

7

6

Halaman 35 dari 131

8. Tarik/drag field umum di table pertama tabel ke field umum di table kedua. Ketika Anda melepaskan tombol mouse, sebuah garis akan muncul antara dua tabel, menandakan bahwa tabel-tabel telah terhubung. Dan juga, kotak dialog Edit Relationship terbuka, di mana Anda dapat mengkonfirmasi atau memodifikasi relasi.

8

Halaman 36 dari 131

g Object Dependencies Saat Anda mengembangkan sebuah database, Anda membuat relationship antara objek untuk share/berbagi data dan menyediakan informasi dalam bentuk form dan report. Ketika Anda membuat perubahan pada satu objek, hal itu mungkin akan mempengaruhi objek yang lain. Contoh, jika Anda tidak lagi memerlukan field di sebuah tabel, daripada dihapus dan kemungkinan menimbulkan masalah, anda dapat memeriksa object dependencies untuk memastikan bahwa field yang ingin Anda hapus tidak digunakan di tabel lain. Memeriksa object dependencies membantu Anda menghemat waktu dan menghindari kesalahan. Menampilkan informasi Dependency 1. Di Navigation pane, klik objek database yang akan Anda tampilkan dependencies-nya. 2. Klik tab Database Tools. 3. Klik tombol Object Dependencies. 4. Klik pilihan Objects that depend on me atau Objects that I depend on.

Task pane Object Dependencies menampilkan daftar objek yang digunakan oleh objek yang kita pilih.

5. Untuk menampilkan informasi dependency untuk objek yang terdaftar di pane, klik tanda Expand (+).

6. Jika telah selesai, klik tombol Close di task pane.

1 2 3 4

6

5

Halaman 37 dari 131

Bekerja dengan Field Tujuan : Mahasiswa memahami penggunaan field. Mahasiswa mengenal macam-macam tipe data dan spesifikasinya. Mahasiswa mengenal dan memahami penggunaan field properties. Pendahuluan Sebuah database adalah sekumpulan field yang diatur kedalam sebuah tabel. Field adalah informasi dari kategori yang khusus, seperti nama atau barang. Field yang berhubungan di kelompokkan ke dalam tabel. Semua field yang berhubungan dengan konsumen akan di kelompokkan kedalam tabel konsumen, field yang berhubungan dengan barang akan di kelompokkan kedalam tabel barang. Biasanya Anda memasukkan data ke dalam field dalam satu waktu (satu konsumen dalam satu waktu, satu produk dalam satu waktu, dan seterusnya.). Access menyimpan semua data untuk satu baris informasi di dalam sebuah record. Anda dapat menampilkan tabel dalam bentuk Datasheet atau Design view. Design view mengizinkan Anda untuk bekerja dengan field di tabel. Datasheet view menampilkan informasi dari field dan record. Field akan tampak sebagai kolom dan record sebagai baris.

Bagian terpenting dari membuat database adalah mendesain field. Cara Anda mendesain field, menentukan keakuratan field dalam menyimpan data. Microsoft Office Access 2007 memberikan fleksibilitas dan pengaturan dalam mendesain field. Anda dapat mendesain field dan memungkinkan Anda untuk: Menetapkan tipe data sehingga field dapat menerima dan menampilkan data dalam format yang

sesuai. Menyertakan Input Mask yang memandu user selama memasukkan data. Menentukan apakah data harus dimasukkan ke dalam beberapa field. Menetapkan nilai default untuk field. Menetapkan pemeriksaan validasi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan adalah benar. Menampung data yang nilainya diambil dari daftar lookup.

4

Halaman 38 dari 131

g Memasukkan Field Agar lebih mudah dalam membuat field, Access menyediakan kolom Add New Field di Datasheet view sehingga Anda dapat dengan cepat memasukkan nama field. Jika Anda telah memiliki field di database yang akan digunakan lagi, anda dapat menarik/drag field yang sudah ada dari pane Field List ke datasheet dan Access secara otomatis membuat hubungan/relationship. Anda juga dapat menggunakan field template untuk membuat field baru. Field template didesain untuk field, lengkap dengan nama, tipe data, panjang, dan properti standar. Anda dapat mendrag field template ke datasheet. Jika Anda bekerja di Datasheet atau Design view, Anda juga dapat menggunakan tombol Insert Column atau Insert Rows untuk membuat field baru. Memasukkan Field Menggunakan Field List Pane dan Field Templates 1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Klik tab Datasheet dibawah Table Tools. 3. Untuk memasukkan field, gunakan salah satu metode ini.

Field Templates. Klik tombol New Field, dan drag field yang Anda mau ke datasheet antara header dari field yang ada.

Field List pane. Klik tombol Add Existing Fields, dan drag field yang nda mau ke datasheet antara header dari field yang ada.

Field Templates Field list

Field di tabel yang aktif

Field di

database

Halaman 39 dari 131

Memasukkan Field di Datasheet View 1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Klik tab Datasheet dibawah Table Tools. 3. Lakukan salah satu cara ini:

Add New Field. Klik Add New Field, dan ketik nama field yang Anda mau. Insert Column. Klik kolom header disebelah kanan dimana Anda ingin memasukkan field, dan

klik tombol Insert Column.

Tombol Insert Column

2 3

Halaman 40 dari 131

Memasukkan Field di Design View 1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda masukkan field

baru, dan klik tombol Design View. 2. Klik row selector field sehingga field baru yang mau Anda masukkan berada dibawah field yang

aktif sekarang. 3. Klik tombol Insert Rows.

Baris kosong baru akan tampil diatas baris yang anda pilih. 4. Klik sel Field Name untuk baris yang Anda masukkan, ketik nama dari field baru. 5. Klik tanda panah di kolom Data Type, klik tipe data yang mau Anda tetapkan untuk field. 6. Klik sel Description dan ketik keterangan singkat.

2 3 4 5 6

1

Halaman 41 dari 131

g Bekerja dengan Field

Anda dapat memasukkan, menghapus, dan mengedit field di tabel database di Datasheet dan Design view. Di Datasheet view, setiap kolom terhubung ke field. Di Design view untuk tabel, setiap baris terhubung ke field. Anda dapat menambahkan field dengan memasukkan kolom baru atau baris yang berisi nama field, tipe data, dan properti lainnya. Anda dapat menghapus field dengan menghapus kolom atau baris. Anda juga dapat mengubah field berdasarkan urutan kolom atau baris agar lebih sesuai dengan kebutuhan data. Menghapus Field 1. Tampilkan tabel di Datasheet atau Design view. 2. Klik column header di Datasheet view, atau row selector di Design view untuk field yang mau

Anda hapus. 3. Klik tombol Delete in Datasheet view atau tombol Delete Rows di Design view.

Jika ada record di tabel mengandung data untuk field tersebut, akan muncul pesan yang memberitahu Anda bahwa menghapus field ini juga akan menghapus semua data dalam field.

4. Klik Yes untuk menghapus, atau klik No untuk membatalkan penghapusan. 4 3

2 1 1 2 3

1 2 3

Halaman 42 dari 131

Mengubah Nama Field 1. Tampilkan tabel di Datasheet atau Design view. 2. Klik ganda column header di Datasheet view, atau sel Field Name di Design view untuk field yang

mau Anda ubah.

Menghemat Waktu Di Datasheet view, Anda dapat juga mengklik column header, kemudian klik tombol Rename.

3. Ketik Field Name baru, dan tekan Enter.

2

Halaman 43 dari 131

g Menentukan Tipe Data dan Propertis Field Access menyediakan tipe data yang berbeda, yaitu format field yang menentukan jenis dari data yang dapat diterima oleh field, yang mencakup berbagai jenis data. Bila Anda memilih tipe data untuk field, Access akan menerima data yang dimasukkan hanya dalam format yang ditentukan oleh tipe data. Memilih tipe data yang sesuai dapat memudahkan user untuk memasukkan dan mengambil informasi di tabel database. Tipe data juga berlaku sebagai pemeriksa terhadap kesalahan data pada saat dimasukkan. Misalnya, field diformat hanya untuk menerima nomor, menghapus kemungkinan bahwa pengguna akan keliru memasukkan teks ke dalam field. Anda dapat mengubah tipe data untuk field bahkan setelah Anda telah memasukkan data ke dalamnya. Namun, Anda mungkin perlu melakukan proses panjang dari konversi atau mengetik ulang data field ketika Anda menyimpan tabel. Jika tipe data di field terdapat konflik dengan pengaturan tipe data yang baru, Anda mungkin kehilangan sebagian atau seluruh data di field. Setelah Anda memilih jenis data, Anda dapat mulai bekerja dengan properti field. Properti field adalah sebuah atribut yang mendefinisikan tampilan field atau perilaku di database. Jumlah dari decimal places ditampilkan dalam field numerik adalah contoh properti yang mendefinisikan tampilan field. Properti yang mendorong pengguna untuk memasukkan data ke dalam field daripada membiarkannya kosong, adalah perilaku field. Untuk field Date/Time, tombol kalender secara otomatis tampil di samping field untuk memudahkan mencari dan memilih tanggal. Di Design view untuk tabel, Access menyediakan daftar dari properti field, yang disebut daftar properti, untuk setiap tipe data.

Tipe Data Tipe data Deskripsi Text (default) Teks atau gabungan dari teks dan angka, serta nomor yang

tidak memerlukan perhitungan, seperti nomor telepon. Terbatas sampai 255 karakter.

Memo Teks panjang atau kombinasi dari teks dan angka, seperti keterangan penjualan. Panjangnya bisa sampai dengan 63.999 karakter

Number Data Angka yang digunakan di perhitungan matematika. Date/Time Nilai tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai 9999.

Terdapat kalender otomatis untuk memilih data, akan muncul disamping field tanggal.

Currency Nilai mata uang dan data angka digunakan dalam perhitungan matematika melibatkan data dari satu sampai empat decimal place. Nilai akurat sampai 15 digit di sebelah kiri dari pemisah desimal.

AutoNumber Nomor berurutan yang unik (bertambah 1) atau nomor acak yang Access berikan ketika Anda menambahkan record baru ke tabel. Field AutoNumber tidak dapat diubah.

Yes/No Field hanya mengandung satu dari dua nilai (contoh, Yes/No, True/False, On/Off).

OLE Object Sebuah objek (seperti spreadsheet Microsoft Excel) yang terhubung ke atau melekat di tabel Access.

Hyperlink Link yang ketika diklik, akan membawa user ke file lain, lokasi di sebuah file, atau situs di Web.

Attachment Untuk mengattach gambar, file spreadsheet, dokumen, grafik, and tipe lainnya yang di dukung oleh record di database.

Lookup Wizard Wizard/panduan yang akan membantu Anda untuk membuat field yang nilainya dipilih dari nilai ditabel lain, query,atau nilai dari sebuah daftar.

Halaman 44 dari 131

g Menampilkan Properti Field

List Properties berubah tergantung dari tipe data.

Properti Field Text Field Aksi Field Size Menentukan jumlah maksimum dari karakter (hingga 255) yang

dapat dimasukkan ke field. Format Menentukan bagaimana data untuk field akan tampil di layar. Input Mask Menentukan format atau pola data yang harus dimasukkan. Caption Memasukkan label untuk field ketika digunakan di sebuah

form. Jika Anda tidak memasukkan caption, Access menggunakan nama field sebagai label.

Default Value Menentukan nilai yang Access masukkan secara otomatis. Validation Rule Memasukkan ekpresi yang membatasi nilai yang dapat

dimasukkan ke dalam field. Validation Text Memasukkan pesan kesalahan yang tampil ketika nilai yang

dilarang oleh Validation Rule dimasukkan. Required Menetapkan bahwa suatu field harus diinput atau tidak Allow Zero Length Menentukan apakah sebuah field diijinkan bernilai kosong atau

tidak. Indexed Menetapkan apakah Access akan membuat sebuah index dari

nilai field. Unicode Compression Menunjukkan apakah Anda ingin Access menghemat

ruang/space jika hanya teks biasa yang dimasukkan.

Halaman 45 dari 131

g Mengatur Field Size Untuk tipe data Text, Number, dan AutoNumber, Anda dapat menggunakan properti Field Size untuk mengatur ukuran maksimum dari data yang tersimpan di field. Di kasus data teks, properti ini menentukan jumlah karakter yang diizinkan (dari 0 sampai 255). Field Size Numerik mengandung pilihan Byte, Integer, dan Long Integer untuk nilai bilangan bulat, dan pilihan Single dan Double untuk decimal/angka pecahan. Perbedaan antara size ini terletak pada jumlah ruang penyimpanan yang digunakan dan rentang nilai yang memungkinkan mereka tampung. Jika nilai integer hanya akan mencakup antara 0-255, Anda harus menggunakan Byte, tetapi untuk kisaran yang lebih besar Anda harus menggunakan Integer atau Long Integer. Menentukan Field Size 1. Tampilkan tabel di Design view. 2. Klik field text atau numeric di daftar field. 3. Klik kotak Field Size di Field Properties, kemudian ketik nilai Field Size (untuk field text) atau

pilih nilai dari daftar tanda panah (untuk field angka).

Field Size Numerik

Field Size Range Storage

Byte Integers Dari 0 ke 255 1 byte Integer Integers Dari -32,768 ke 32,767 2 bytes

Long Integer Integers Dari -2,147,483,648 ke 2,147,483,647 4 bytes

Single Dari -3.402823E38 ke -1.401298E-45 (nilai negatif) dan 1.401298E-45 to 3.402823E38 (nilai positif)

4 bytes

Double Dari -1.797693E308 ke -4.940656E-324 (nilai negatif) dan 1.797693E308 ke 4.940656E324 (nilai positif)

8 bytes

Replication ID Nilai-nilai yang digunakan untuk membangun identitas unik. 16 bytes

2

3

Halaman 46 dari 131

g Memformat Nilai Text Format adalah properti yang menentukan bagaimana nomor, tanggal, waktu, dan teks ditampilkan dan dicetak. Access menyediakan format custom untuk tanggal dan waktu, namun Anda juga dapat membuat format Anda sendiri dengan menggunakan simbol format. Format simbol adalah simbol yang digunakan Access untuk mengontrol bagaimana menampilkan nilai data. Misalnya, simbol format "" menampilkan karakter yang sama dalam huruf besar. Format Data Text 1. Tampilkan tabel di Design view. 2. Klik field text yang mau Anda atur formatnya. 3. Klik kotak Format, kemudian masukkan format teks untuk semua nilai data di field teks.

2

3

Halaman 47 dari 131

g Memformat Text Memo dengan Rich Text Di Access versi sebelumnya, Anda hanya dapat menggunakan teks biasa. Dengan Access 2007, Anda dapat memformat teks Memo menggunakan format Rich Text. Anda dapat memformat teks dengan piihan format biasa seperti bold, italic, font dan warna atau pilihan khusus Rich Text- seperti sebagai numbering, bullets, text highlight dan text direction dan menyimpannya ke database. Format Rich Text disimpan dalam format yang kompatibel dengan HTML. Untuk field dengan tipe data Memo, Anda atur properti format Text ke Rich Text, pilih salah satu field atau record di Datasheet view, kemudian gunakan tombol format di tab Home. 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field Memo yang mau Anda atur formatnya. 2. Klik kotak Text Format. 3. Klik tanda panah di sebelah kanan, dan klik Rich Text.

1

2

3

Halaman 48 dari 131

4. Jika diperlukan, klik Yes untuk mengubah isi dari field menjadi Rich Text. 5. Klik tombol Datasheet View. 6. Pilih field Memo atau record yang mau Anda format. 7. Klik tab Home. 8. Klik tombol format Rich Text yang manapun (Decrease List Level, Increase List Level, Left-to

Right Text Direction, Numbering,Bullets, Text Highlight Color). 9. Klik tombol format yang manapun (Bold, Italic, Underline, Font Color,Font, atau Font Size)

yang Anda mau.

7 9 8 6

5

Halaman 49 dari 131

g Memformat Nilai Date dan Time Access menyediakan simbol format dan format standar untuk nilai date and time yang mengizinkan Anda untuk menampilkan kombinasi yang berbeda dari waktu, tanggal dan hari. Format standar mencakup bentuk umum, yang menampilkan tanggal dan waktu, seperti bentuk short, medium, dan long. Untuk membantu Anda menemukan dan memilih tanggal, field Date/Time secara otomatis akan menampilkan tombol kalender. Menentukan format Date and Time 1. Tampilkan tabel dalam bentuk Datasheet or Design view. 2. Klik field Date and Time. 3. Klik tanda panah Format di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view. 4. Pilih format dari daftar format.

3

Format Tanggal Standar

Format Tampilan

General Date 1/1/05 12:35:15 PM Long Date Saturday, January 1, 2005 Medium Date 01-Jan-05 Short Date 1/1/05 Long Time 12:35:15 PM Medium Time 12:35 PM Short Time 12:35

2

4

Halaman 50 dari 131

Menemukan dan Memilih Tanggal 1. Di Navigation pane, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Pilih field tanggal. 3. Klik tombol Calendar. 4. Klik tombol Next dan Previous untuk menemukan bulan yang Anda mau, kemudian klik tanggal

yang Anda mau.

4

3

2

Halaman 51 dari 131

g Memformat Nilai Number dan Currency Jika sebuah field mempunyai tipe data Number atau Currency, Access menyediakan daftar format standar untuk menampilkan nilai data di Datasheet atau Design view. Di Design view, Anda juga dapat membuat format sendiri dengan menggunakan format simbol yang berlaku untuk nilai numeric dan currency. Memilih Format Standar Numeric atau Currency 1. Tampilkan tabel di Datasheet atau Design view. 2. Klik field numeric atau currency. 3. Klik tanda panah Format di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view. 4. Pilih format dari daftar format standar atau masukkan simbol format yang sesuai.

Simbol Format Numeric dan Currency Simbol Data Format Tampilan # 15 # 15 0 20.1 #.00 20.10 . 15 #. 15. , 92395 #,### 92,395 $ 19.3 $#.00 $19.30 % 0.75 #% 75% E-,E+,e-,e+ 625971 #.00E+00 625E+05

3

4

2

Halaman 52 dari 131

g Melakukan Perhitungan Total Jika Anda membuat field untuk angka, Anda dapat menggunakan Totals untuk menghitung nilai menggunakan fungsi seperti sum, count, rata-rata, maximum, minimum, standard deviation, atau variance. Untuk melakukan perhitungan, pilih field yang akan digunakan di tabel, gunakan tombol Totals di tab Home, pilih field baris Total, kemudian pilih fungsi yang ingin Anda gunakan. 1. Di Navigation pane, klik ganda tabel yang mau Anda buka. 2. Klik field dengan angka yang mau Anda gunakan dalam perhitungan. 3. Klik tab Home. 4. Klik tombol Totals untuk memasukkan baris Totals di bawah tabel. 5. Klik field baris Total dikolom dengan angka yang mau Anda gunakan perhitungan. 6. Klik tanda panah, dan plih fungsi mana yang mau Anda gunakan.

3 4

5

6

Halaman 53 dari 131

g Membuat Input Mask Input Mask mengizinkan Anda untuk mengontrol nilai-nilai di database yang pengguna dapat masukkan ke dalam field. Input Mask terdiri dari karakter, seperti spasi, titik, tanda kurung, dan placeholders. Placeholder adalah karakter teks, seperti simbol garis bawah (_), menunjukkan bahwa user harus memasukkan nilai. Input Mask untuk field nomor telepon akan muncul sebagai berikut: (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ _. Tanda kurung dan tanda garis bertindak sebagai karakter literal, dan karakter garis bawah bertindak sebagai tempat untuk nilai nomor telepon. Access menyediakan beberapa Input Mask standar, namun Anda dapat membuat Input Mask sendiri, jika perlu. Input Mask Wizard tersedia hanya untuk teks dan field tanggal. Jika Anda ingin membuat Input Mask untuk field angka, Anda harus memasukkan simbol format sendiri. Menentukan Input Mask 1. Tampilkan tabel di Design view, dan klik field yang mau Anda tentukan Input Masknya. 2. Klik kotak Input Mask. 3. Klik tombol Build untuk memulai Input Mask Wizard.

1

2

3

Halaman 54 dari 131

4. Arahkan scrol di daftar yang tersedia untuk menemukan bentuk Input Mask. 5. Ketik beberapa nilai contoh untuk melihat bagaimana Input Mask mempengaruhi nilai contoh

Anda. 6. Klik Next untuk melanjutkan.

7. Jika Anda mengubah Input Mask, ketik kode format yang baru. 8. Jika Anda ingin menampilkan placehoder yang berbeda, klik tanda panah placeholder dan pilih

placeholder yang mau Anda gunakan. 9. Masukkan nilai untuk menguji versi terakhir dari Input Mask Anda, dan klik Next untuk

melanjutkan. 10.Klik Next untuk melanjutkan, dan klik Finish.

Klik untuk mengubah atau menambah Input Mask

10

7

8

9

5

4

6

Tahukah Anda?

Anda dapat menggunakan Input Mask Wizard. Input Mask Wizard tersedia hanya untuk field text dan tanggal. Jika Anda ingin membuat Input Mask untuk field angka, Anda harus memasukkan sendiri simbol formatnya.

Anda dapat membuat password mask. Untuk data yang sensitif, pilih password Input Mask dari Input Mask Wizard. Apapun teks yang user masukkan, akan disimpan sebagai teks, tapi ditampilkan sebagai asterik (*).

Halaman 55 dari 131

Input Mask Symbols

Simbol Input Mask

Simbol Deskripsi

0 Digit Numerik, memerlukan entry 9 Digit Numerik, tidak memerlukan entry

A Sembarang huruf atau numerik, memerlukan entry a Sembarang huruf atau numerik, tidak memerlukan entry # Numerik atau spasi

& Sembarang karakter atau spasi, memerlukan entry C Sembarang karakter atau spasi, tidak memerlukan entry L Sembarang huruf (A-Z), memerlukan entry ? Sembarang huruf (A-Z), tidak memerlukan entry > Mengubah karakter menjadi huruf besar < Mengubah karakter menjadi huruf kecil

Halaman 56 dari 131

g Membuat Field Index

Sama seperti index di buku, index di Access membantu Anda menemukan mengurutkan informasi dengan cepat, terutama di tabel yang sangat besar. Index di Access merupakan struktur data yang tidak kelihatan yang menyimpan pesanan terurut dari berdasarkan field index atau field. Ketika Anda mengurutkan tabel besar menggunakan field index, Access memeriksa index dan dapat mengurutkan tabel dengan cepat. Setelah mengindex field, Anda dapat melihat dan kemudian memodifikasi index yang diperlukan.

1. Tampilkan tabel di Design view. 2. Klik field yang mau anda index. 3. Klik kotak Indexed. 4. Klik tanda panah, kemudian pilih salah satu pilihan berikut.

Yes (Duplicates OK) : jika Anda ingin mengizinkan banyak record mempunya data yang sama di field ini. Yes (No Duplicates) : jika Anda mau memastikan bahwa tidak ada dua record yang mempunyai data yang sama di field ini.

4

3 2

Halaman 57 dari 131

g Menentukan Field Required dan Default Value Beberapa field berisi informasi penting. Misalnya, nomor jaminan sosial yang diperlukan bagi karyawan untuk memproses gaji dan laporan lainnya. Anda menetapkan field seperti ini sebagai Field Required, yang berarti Access menolak untuk menerima record sampai Anda memasukkan nilai untuk field tersebut. Anda juga dapat mengatur Default Value untuk field, nilai yang Access gunakan kecuali user memasukkan nilai yang berbeda. Jika biasanya field memiliki nilai yang sama, seperti kota atau negara, Anda dapat menetapkan bahwa nilai itu sebagai default agar mempercepat pemasukan data. Membuat Field Required 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda jadikan field required. 2. Klik kotak Required.

Menghemat Waktu Di Datasheet view di tab Datasheet, Anda dapat juga memilih check box Is Required.

3. Klik tanda panah, dan klik Yes.

1

2 3

Halaman 58 dari 131

Menentukan Default Value 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur default value. 2. Klik kotak Default Value. 3. Masukkan default value untuk field di kotak yang tersedia.

3

1

2

Halaman 59 dari 131

g Menambahkan Caption Ke Sebuah Field Caption sebuah field adalah teks yang ditampilkan di samping field untuk lebih menjelaskan tujuan dan isi field. Anda dapat menambahkan Caption ke sebuah field, kemudian ketika Anda membuat form dan report yang menggunakan field ini, Access secara otomatis menampilkan Caption yang anda tentukan. Caption dapat berisi hingga 2048 karakter, termasuk spasi. Jika Anda tidak menentukan Caption, Access menggunakan nama field sebagai Caption field di tiap form atau report yang Anda buat. Mengatur Properti Caption 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur Caption nya. 2. Klik kotak Caption. 3. Ketik teks yang mau Anda tampilkan sebagai Caption field.

2 3

1

Halaman 60 dari 131

g Validasi Nilai Field Bila Anda perlu pengawasan yang jelas atas data yang dimasukkan ke sebuah field, seperti kisaran angka atau tanggal, Anda dapat menerapkan Validation Rule, yang menyebabkan Access untuk menguji nilai-nilai yang user masukkan ke field. Jika nilai tidak memenuhi kriteria Validation Rule, Access menolak untuk memasukkan nilai dan menampilkan pesan kesalahan. Anda dapat menentukan sendiri isi dari pesan kesalahan. Anda bisa menggunakan Expression Builder untuk membuat Validation Rule dengan memilih function, constants, dan operators yang Anda perlukan untuk aturan dari daftar pilihan. Membuat Validation Rule 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur validasi nya. 2. Klik kotak Validation Rule, dan klik tombol Builder untuk membuka Expression Builder. 3. Buat sebuah ekpresi dengan mengklik elemen yang dibutuhkan di kotak dialog Expression Builder. 4. Klik OK.

2

1

Halaman 61 dari 131

Setelah Anda memilih pilihan dan tipe variabel, expression akan muncul di Pane ini.

Menentukan Validation Text 1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field. 2. Klik kotak Validation Text. 3. Ketik teks yang Access akan tampilkan ketika user mencoba memasukkan data yang salah

kedalam field.

Klik tombol untuk memasukkan functions, constants, dan operators.

Klik untuk menampilkan daftar operator.

Pilihan untuk memilih grup (Functions, Constants, atau Operators) terdapat di pane ini.

Masing-masing functions, constants, dan operators terdapat di grup di pane ini.

1

3 2

Halaman 62 dari 131

Mengetes Validation Rule 1. Tampilkan tabel di Design view. 2. Klik tombol Test Validation Rules.

Peringatan validasi akan tampil, menunjukkan hasil dari tes atau keperluan untuk melanjutkan proses.

3. Jika diperlukan, klik Yes untuk melanjutkan.

1 2

Halaman 63 dari 131

g Membuat Field Lookup Lookup Wizard membantu Anda membuat sebuah field yang menampilkan salah satu dari dua jenis daftar selama pemasukan data : daftar Lookup yang menampilkan nilai-nilai dari tabel atau query yang ada, atau daftar nilai yang menampilkan sekumpulan nilai tetap yang Anda masukkan ketika Anda membuat field. Karena nilai dibatasi pada daftar standar, menggunakan field Lookup membantu Anda menghindari kesalahan penginputan data. Daftar tidak dibatasi pada satu kolom. Anda dapat memasukkan tambahan kolom yang dapat mencakup informasi singkat untuk berbagai macam pilihan dalam daftar. Namun, hanya satu kolom, yang disebut Bound Column, yang berisi data yang diambil dari daftar dan ditempatkan ke dalam field Lookup. Membuat Field Berdasarkan Daftar Lookup 1. Tampilkan tabel di Design view. Masukkan field baru, klik tanda panah Data Type, dan klik

Lookup Wizard. Anda juga dapat membuka tabel di Datasheet view, pilih field, klik tab Datasheet dibawah

Table Tools, dan klik tombol Lookup Column. 2. Klik pilihan I want the lookup column to look up the values in a table or query, dan klik Next

Untuk melanjutkan. 3. Pilih tabel yang mau Anda pilih. Klik Next. 4. Masukkan field yang mau Anda masukkan ke kolom lookup. Klik Next untuk melanjutkan. 5. Pilih kolom mana yang akan menjadi bound column, kemudian klik Next untuk melanjutkan. 6. Masukkan label untuk kolom Lookup. 7. Klik Finish.

Halaman 64 dari 131

Membuat Field Berdasarkan Daftar Nilai 1. Tampilkan tabel di Design view. Masukkan field baru, klik tanda panah Data Type, dan klik

Lookup Wizard. 2. Klik pilihan I will type in the values that I want, dan klik Next Untuk melanjutkan. 3. Tentukan jumlah kolom yang Anda mau di daftar nilai. 4. Masukkan nilai di daftar. Klik Next untuk melanjutkan. 5. Pilih kolom mana yang akan berlaku sebagai bound column, dan klik Next untuk melanjutkan. 6. Masukkan label untuk kolom Lookup. 7. Klik Finish.

2

3

7

4

Halaman 65 dari 131

g Mengatur Properti Lookup Jika Anda ingin membuat field Lookup secara manual atau membuat perubahan pada field yang dibuat oleh wizard, Anda dapat melakukannya dengan mengubah nilai di properti Lookup. Properti ini memungkinkan Anda untuk menentukan jenis daftar yang akan Access tampilkan, sumber dari nilai di daftar, tampilan di daftar, dan kolom yang akan bertindak sebagai bound column. Anda juga dapat menentukan apakah pengguna dibatasi untuk memilih di daftar atau dapat memasukkan nilai-nilai lain pada saat pemasukan data.

Menentukan tipe dari sumber data Lookup

Menentukan kolom mana yang menjadi Bound Column.

Menandakan apakah penginputan data dibatasi pada pilihan di daftar.

Mendefinisikian tampilkan dari table Lookup.

Halaman 66 dari 131

g Attach Files ke Field Record Di versi terdahulu Access, Anda perlu menggunakan tipe data OLE untuk menyimpan gambar dan dokumen di database. Di Access 2007, Anda dapat membuat field di table dengan field Attachment dan kemudian menyimpan banyak file di satu record. Anda dapat meng-attach maksimum dua gigabyte data ke database. Setelah Anda mengatur tipe data menjadi Attachment, Anda tidak bisa mengubahnya. Sebuah table dengan field Attachments menampilkan paper clip(penjepit kertas) di setiap record. Ketika Anda mengklik ganda paper clip, kotak dialog Attachments akan terbuka, dimana Anda dapat menambah, mengubah, dan mengatur Attachments. Access secara otomatis mengkompres beberapa file attach di database untuk mengoptimalkannya. Anda juga dapat melihat dan menambah file Attachments di Form atau di tampilan Report. Membuat Field Attachment 1. Tampilkan table di Datasheet atau Design view. 2. Klik nama field. 3. Klik tanda panah Data Type di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view. 4. Klik Attachment dari daftar.

4

Halaman 67 dari 131

Field Attachment

Halaman 68 dari 131

Attach File di Record 1. Tampilkan table di Datasheet view. 2. Klik ganda record yang akan Anda attact file dengan icon paper clip. 3. Klik Add. 4. Pilih file yang mau Anda attach. 5. Klik Open. 6. Untuk menambah file yang lain,klik Add, dan klik Open. 7. Klik OK.

3

7

5

Halaman 69 dari 131

Bekerja dengan Tabel Tujuan : Mahasiswa memahami penggunaan Find dan Replace Teks. Mahasiswa memahami penggunaan Format Datasheet. Mahasiswa mengenal cara mengubah ukuran kolom dan baris. Mahasiswa memahami penggunaan Sorting dan Filter record.

g Find dan Replace Teks

Untuk mencari satu atau lebih record, yang Anda harapkan dapat menemukan teks khusus, Anda dapat menggunakan fitur Find. Di kotak dialog Find, Anda memasukkan teks yang mau Anda cari, dan menentukan apakah Access akan mencari field yang sedang dicari atau di keseluruhan tabel, dan apakah teks yang Anda masukkan sesuai dengan bagian dari field atau semua field. Anda juga dapat menentukan apakah Access akan mencari yang cocok dengan huruf besar atau huruf kecil. Ketika Access menemukan record pertama yang mengandung teks yang telah ditentukan, Access akan memilih record. Kemudian Anda dapat berpindah ke record yang cocok berikutnya atau membatalkan pencarian. Anda juga dapat menggunakan fitur Find dan Replace untuk secara otomatis menggantikan teks yang telah ditentukan dengan teks baru. Mencari Teks di Sebuah Field

1. Tampilkan tabel di Datasheet view. 2. Klik di field(kolom) yang mau Anda cari. 3. Klik tab Home. 4. Klik tombol Find. 5. Ketik teks yang mau Anda cari menggunakan huruf besar atau huruf kecil. 6. Klik tanda panah Look in untuk menentukan apakah Find akan mencari di field yang sedang

aktif atau diseluruh tabel. 7. Klik tanda panah Match, dan tentukan apakah Anda mau teks yang Anda ketik cocok dengan

semua field atau hanya sebagian dari field. 8. Klik Find Next sebanyak yang dibutuhkan untuk menampilkan semua record yang mengandung

teks yang dicari. 9. Ketika selesai, klik tombol Close.

3 4

8

6 7

5

Halaman 70 dari 131

Find dan Replace Teks 1. Tampilkan tabel di Datasheet view. 2. Klik di field(kolom) yang mau Anda cari. 3. Klik tab Home. 4. Klik tombol Replace. 5. Ketik teks yang mau Anda cari dan tekan Tab. 6. Ketik teks yang mau Anda gantikan. 7. Klik Find Next. 8. Klik Replace untuk menggantikan kata pertama dengan teks yang digantikan, atau klik Replace

All untuk menggantikan semua kata dengan teks yang digantikan, atau klik Find Next untuk melanjutkan ke kata berikutnya.

9. Klik tombol Close

Pilih check box Match Case untuk mencari record yang cocok huruf besar/kecil dengan yang Anda ketik.

5 6 7

8

Tahukah Anda? Anda dapat menggunakan wildcard untuk mencari data. Bila Anda hanya ingat sebagian dari record data, ketik tanda asterik (*) untuk dua atau lebih karakter yang tidak dikenal.

Halaman 71 dari 131

g Format Datasheet

Jika Anda ingin mencetak datasheet, Anda bisa menggunakan tool format untuk membuatnya terlihat lebih baik dari tampilan standar. Anda dapat menerapkan efek-efek khusus untuk sel, mengubah warna latar belakang dan gridline, dan memodifikasi border dan line style. Jika Anda tidak ingin menampilkan gridlines, Anda dapat menyembunyikan salah satu, antara gridlines vertikal atau horizontal, atau keduanya. Tampilan default datasheet menampilkan menampilkan kolom dari kiri ke kanan. Jika Anda mau, Anda dapat mengubah tampilan kolom dari kanan ke kiri. 1. Buka datasheet yang mau Anda format. 2. Klik tab Home. 3. Klik Font Dialog Box Launcher. 4. Klik pilihan Cell Effect. 5. Pilih atau hapus check box Horizontal atau Vertical untuk menampilkan atau menyembunyikan

gridlines. 6. Klik tanda panah Background Color, Alternate Background Color, atau Gridline Color dan pilih

warna. 7. Klik tanda panah Border and Line Styles, dan pilih style yang Anda mau. 8. Klik pilihan tampilan Direction. 9. Klik OK.

2 3

Halaman 72 dari 131

4 5

9

6

7

8

Tahukah Anda? Anda dapat mengubah format di datasheet menggunakan tombol format di tab Home. Buka datasheet yang mau Anda format, klik tab Home,klik tombol format yang mau Anda gunakan, seperti Font, Font Style, Font Color, Bold, Italic, atau Underline.

Halaman 73 dari 131

g Mengatur Kolom Urutan kolom yang muncul di dalam window Tabel Datasheet ditampilkan dengan ditentukan oleh urutan yang ditetapkan pada saat pertama kali merancang tabel. Jika Anda ingin mengatur ulang sementara susunan kolom di tabel, Anda dapat melakukannya tanpa mengubah desain tabel. Anda dapat mengatur kolom dalam urutan yang Anda inginkan dengan memilih kolom dan kemudian men-drag ke lokasi baru. Anda juga dapat menyembunyikan kolom Anda yang tidak ingin Anda tampilkan. Fitur Freeze Column memungkinkan Anda untuk "freeze" satu atau lebih kolom pada datasheet sehingga mereka selalu terlihat walaupun selalu memindahkan scrollbar. Memindahkan Kolom 1. Di Datasheet view, klik selector kolom dari kolom yang mau Anda pindahkan. 2. Drag kolom yang dipilih ke lokasi yang baru.

1 2

Halaman 74 dari 131

Menyembunyikan Kolom 1. Di Datasheet view, pilih kolom yang mau Anda sembunyikan. 2. Klik tab Home. 3. Klik tombol More, kemudian klik Hide Columns.

Menghemat Waktu Klik kanan kolom yang mau Anda sembunyikan, dan klik Hide Columns.

Menampilkan Kolom yang Tersembunyi 1. Di Datasheet view, klik tab Home. 2. Klik tombol More, kemudian klik Unhide Columns. 3. Pilih nama kolom yang mau Anda tampilkan. 4. Klik Close.

1 2

3

4

3

Halaman 75 dari 131

Freeze atau Unfreeze Kolom 1. Di Datasheet view, pilih kolom yang mau Anda Freeze. 2. Klik tab Home. 3. Klik tombol More, kemudian klik Freeze atau Unfreeze. Menghemat Waktu Klik kanan kolom, kemudian klik Freeze Columns atau Unfreeze All Columns.

1 2

3

Halaman 76 dari 131

g Mengubah Ukuran dari Baris (Row) dan Kolom. Jika beberapa teks di kolom tersembunyi karena kolom terlalu sempit, Anda dapat menambah lebar kolom. Anda juga dapat mengubah tinggi baris untuk menyediakan lebih banyak ruang untuk teks. Tidak seperti perubahan lebar kolom, yang berdampak hanya pada kolom yang dipilih, mengubah baris mempengaruhi tinggi semua baris di tabel. Anda dapat menyesuaikan ukuran kolom dan baris dengan menggunakan perintah atau men-drag batas antara kolom atau baris. Mengubah Lebar Kolom.

Arahkan ke batas antara dua selectors field, kemudian drag batas ke kiri atau kanan. Klik kanan selector field atau pilih kolom dan klik tombol More di tab Home, kemudian klik

Column Width. Klik Best Fit, atau masukkan lebar yang baru, dan klik OK.

Drag untuk mengubah ukuran

Halaman 77 dari 131

Mengubah Tinggi Baris

Arahkan ke batas antara dua selector baris, kemudian drag batas atas atau bawah untuk mengatur tinggi dari semua baris di tabel.

Klik kanan selector baris atau pilih baris dan klik tombol More di tab Home, kemudian klik Row Height. Masukkan tinggi baris yang baru, kemudian klik OK.

Masukkan tinggi baris.

Halaman 78 dari 131

g Mengatur Kolom di Datasheet View Anda dapat dengan cepat menambah, menghapus, dan mengubah nama kolom dari Datasheet view. Jika Anda menghapus kolom, Access menghapus semua data yang terkandung dikolom, jadi menghapus kolom hanya jika Anda yakin tidak lagi memerlukan datanya. Menyisipkan/Memasukkan Kolom 1. Di Datasheet view, klik kanan selector kolom disebelah kanan dimana Anda ingin menambahkan

kolom. Anda juga dapat memilih kolom dan mengklik tombol Insert di tab Datasheet.

2. Klik Insert Column. Kolom yang baru ditambahkan, bernama Field1, yang dapat Anda ubah namanya.

1

2

Halaman 79 dari 131

Menghapus Kolom 1. Di Datasheet view, klik kanan selector kolom yang ingin Anda hapus.

Anda juga dapat memilih kolom dan mengklik tombol Delete di tab Datasheet. 2. Klik Delete Column. 3. Klik Yes untuk konfirmasi penghapusan.

1

2

Tahukah Anda? Anda dapat mengubah nama kolom. Di Datasheet view, klik kanan selector untuk kolom yang mau Anda ubah namanya, klik Rename Column, ketik nama yang Anda mau, kemudian tekan Enter. Anda tidak dapat menghapus kolom dalam relationship. Anda harus menghapus relationship dulu sebelum Anda menghapus kolom.

Halaman 80 dari 131

g Mengurut Record Anda dapat mengubah urutan record yang muncul di sebuah tabel, hasil query, form, atau report dengan mengurutkan record. Anda dapat memilih satu field kemudian mengurutkan record dengan nilai baik dalam urutan Ascending atau Descending. Urutan Ascending berarti record muncul dalam urutan alphabetical (untuk field text), dari yang terbaru ke yang lama (untuk field tanggal), atau dari terkecil ke terbesar (untuk field nomor). Di urutan Descending, urutan menjadi terbalik. Anda mungkin saja ingin mengurutkan record lebih dari satu field, hal ini disebut sebagai urutan kedua. Misalnya, dalam sebuah tabel yang berisi informasi tentang produk, Anda mungkin perlu melihat informasi tentang harga khusus untuk setiap produk. Pertama Anda dapat mengurutkan record berdasarkan produk dan kemudian, di record dengan produk yang sama, urutkan record berdasarkan harga. 1. Di Datasheet view, tampilkan tabel, hasil query, form, atau report dimana Anda ingin

mengurutkan record. 2. Untuk mengurutkan banyak kolom, drag header kolom untuk mengatur kolom menjadi

berdekatan. 3. Klik selector kolom dari kolom yang mau Anda urutkan. Untuk memilih kolom lain, tekan dan

tahan Shift, kemudian klik selector kolom. 4. Klik tab Home. 5. Klik tombol Sort Ascending (A ke Z), atau klik tombol Sort Descending (Z ke A).

Di sebelah kolom muncul tanda panah menandakan bahwa field telah diurutkan. Arah dari panah menunjukkan arah pengurutan.

6. Untuk menghapus semua urutan ditabel ini, klik tombol Clear All Sorts.

3 4 5 6

1

Halaman 81 dari 131

Filter Record Selain menampilkan semua record dalam sebuah tabel, Anda dapat menggunakan filter untuk menampilkan record tertentu yang ingin Anda lihat. Anda dapat menampilkan record berdasarkan nilai spesifik di satu field atau pada beberapa nilai di beberapa field. Setelah Anda menerapkan filter, Access menampilkan hanya catatan yang sesuai dengan spesifikasi. Anda dapat menghapus filter untuk mengembalikan datasheet ke kondisi awal. Filter Sebuah Tabel 1. Tampilkan tabel di Datasheet view. 2. Klik tanda panah disamping yang mau Anda filter. 3. Pilih check box dengan item yang sudah ada. 4. Untuk mengunakan filter built-in, arahkan ke Filters, kemudian pilih pilihan

filter, seperti Equals, Begins With, atau Contains. 5. Ulangi langkah 2 sampai 4, jika diperlukan, untuk memfilter lebih banyak record.

Tanda panah memunculkan ikon yang menandakan field sedang difilter. Tanda filter juga terdapat di the Status bar.

2

4

3 1

Halaman 82 dari 131

Hasil Filter

Anda dapat dengan cepat menghapus filter dari tabel. Tampilkan tabel filter dalam Datasheet view, klik tombol Toggle Filter.

Atau menggunakan Clear filter from [field]

Atau, klik tombol Advanced, klik Clear All Filters.

Halaman 83 dari 131

Menyimpan Filter Sebagai Sebuah Query 1. Tampilkan tabel di Datasheet view. 2. Klik tab Home. 3. Klik tombol Advanced, dan klik Advanced Filter/Sort. 4. Detail dari filter akan tampak di Design view. 5. Klik tombol Save di toolbar Quick Access Toolbar. 6. Ketik nama yang Anda mau untuk query. 7. Klik OK untuk menyimpan filter sebagai query.

1 2

3

5

6

7

Halaman 84 dari 131

Menemukan Informasi Spesifik Menggunakan Query

Tujuan : Mahasiswa memahami fungsi Query dan jenis-jenis Query di Microsoft Access. Mahasiswa memahami cara pembuatan Query dari masing-masing jenis. Pendahuluan

Query adalah informasi dari record yang ingin Anda ambil dari database. Seperti namanya, query membantu menjawab pertanyaan khusus tentang informasi di database, misalnya, "pelanggan mana yang telah mendapatkan pesanan enam bulan lalu?" atau "Siapa yang telah mengirim kartu ucapan kepada Anda selama liburan dalam dua tahun terakhir?". Keterangan dari record yang ingin Anda ambil nama field dan harus mengandung nilai-nilai field, dijelaskan sebagai selection kriteria. Dengan query Microsoft Office Access 2007, Anda dapat: Fokus hanya di informasi yang Anda butuhkan dengan menampilkan hanya beberapa field dari

tabel yang besar. Menerapkan function dan expression lainnya ke field untuk mendapatkan hasil perhitungan. Menambahkan, memperbarui, atau menghapus record di tabel, atau membuat tabel baru. Meringkas dan mengelompokkan nilai dari satu tabel dan menampilkan hasilnya di sebuah tabel. Menyimpan query yang Access akan gunakan sebagai tabel untuk tujuan membuat form dan

report. Mengambil informasi yang disimpan dalam beberapa tabel, meskipun tabel tidak terbuka. Menampilkan data dari banyak tabel yang diurutkan dalam urutan tertentu. Mencari dan menampilkan record ganda atau record yang tidak cocok. Memahami Tipe Query Access menawarkan beberapa jenis query yang membantu Anda mengambil informasi yang Anda butuhkan, Select Query, Crosstab Query, Action Query, dan Parameter Query. Select Query mengambil dan menampilkan record di window tabel di Datasheet view. Crosstab Query menampilkan ringkasan nilai (sum, count, dan average) dari satu field di tabel,

dan mengelompokkan mereka dengan kumpulan field berdasarkan kolom dan baris. Action Query melakukan operasi pada record yang sesuai dengan kriteria Anda. Ada empat jenis

Action Query yang dapat anda lakukan pada satu atau lebih tabel: 1. Delete Query, digunakan untuk menghapus beberapa record sekaligus dalam satu tabel atau

lebih. 2. Update Query, digunakan untuk mengubah data yang sudah ada sebelumnya pada tabel

tertentu terhadap beberapa record sekaligus. 3. Append Query, menambah record baru ke akhir tabel dari tabel yang sudah ada, bukan

membuat tabel baru. 4. Make Table Query, digunakan untuk membuat tabel baru. Setiap query yang berjenis ini

dieksekusi, hasil yang diperoleh akan sama dengan query select. g Parameter Query, memungkinkan Anda untuk meminta satu bagian dari informasi untuk

digunakan sebagai selection kriteria pada query tersebut. Sebagai contoh, daripada membuat query terpisah untuk mengambil informasi pelanggan dari setiap negara, Anda dapat membuat query parameter yang mendorong user untuk memasukkan nama negara, dan kemudian dilanjutkan untuk mengambil record yang spesifik dari negara tersebut.

6

Halaman 85 dari 131

g Membuat Query di Design View Meskipun wizard dapat menjadi bantuan yang besar ketika Anda pertama kali belajar membuat query, Anda tidak perlu menggunakan wizard. Jika Anda mau, Anda dapat membuat query tanpa bantuan wizard. Saat Anda membuat query, Anda dapat memasukkan lebih dari satu tabel atau bahkan query lain di Design view. Anda dapat menggunakan operator perbandingan, seperti >, 1 dan

Halaman 86 dari 131

6

7 8

9 Klik untuk menjalankan Query Klik untuk menambahkan

tabel lain.

Halaman 87 dari 131

g Membuat Query menggunakan Wizard Query adalah sebuah pertanyaan sederhana yang Anda minta ke database untuk membantu Anda menemukan informasi spesifik dalam database. Bila Anda membuat query dengan Query Wizard, Anda dapat menentukan jenis query yang ingin Anda buat dan jenis dari record dari tabel atau atau query yang sudah ada.

1. Klik tab Create. 2. Klik tombol Query Wizard. 3. Klik Simple Query Wizard, dan klik OK. 4. Pilih tabel atau query yang ada. 5. Klik untuk memilih field yang mau Anda masukkan ke query. 6. Klik Next untuk melanjutkan. 7. Jika Anda memilih field angka atau tanggal di langkah 5, tentukan apakah Anda ingin melihat

informasi detail atau summary. 8. Jika Anda memilih Summary, klik Summary Options untuk menentukan perhitungan untuk setiap

field, dan klik OK. 9. Klik Next untuk melanjutkan.

4

5

6

7

9 Klik untuk menampilkan pilihan Summary

Halaman 88 dari 131

10. Di kotak dialog terakhir wizard box, ketik nama query. 11. Pilih apakah Anda mau menampilkan hasil dari query atau memodifikasi design query di Design

view. 12. Klik Finish.

8

Fungsi Summary

10

11

12

Nama Query

Hasil Query

Halaman 89 dari 131

g Membuat Query Parameter Bila Anda perlu untuk mengubah nilai kriteria untuk query, Anda harus mengedit query lama atau membuat yang baru. Namun, jika perubahan melibatkan perubahan nilai sederhana, Anda dapat menggunakan query parameter. Query Parameter mendorong pengguna untuk memasukkan nilai tertentu dari field query.

1. Di Design view Query, klik kotak Criteria. 2. Klik tab Design dibawah Query Tools. 3. Masukkan text permintaan yang dikelilingi oleh kurung siku, anda dapat memasukkan beberapa

kriteria di field (menggunakan AND), atau menggunakan field berbeda. 4. Klik tombol Run. 5. Masukkan nilai kriteria untuk merespon permintaan. 6. Klik OK.

2 4

5

6

3 1

Halaman 90 dari 131

Access menampilkan record

dengan Vendor ClosetDirect

Halaman 91 dari 131

g Membuat Tabel Baru Dengan Query (Make Table Query) Data yang muncul setelah Anda menjalankan query, ditampilkan dalam bentuk tabel dan Access memungkinkan Anda untuk bekerja dengan query seperti tabel. Akan tetapi, hasil query bukanlah tabel. Jika Anda ingin menempatkan hasil query menjadi tabel terpisah, Anda dapat menggunakan Query Make Table. Query ini langsung untuk menyimpan hasil query ke dalam tabel baru baik ke database yang aktif atau database yang berbeda.

1. Di Query Design view, buat sebuah Select Query, termasuk gabungan field, field hasil penjumlahan, atau kriteria.

2. Klik tab Design dibawah Query Tools. 3. Klik tombol Make Table. 4. Ketik nama dari tabel yang mau Anda buat, atau klik tanda panah, kemudian pilih tabel dari

daftar jika anda ingin menggantikan yang sudah ada. 5. Klik pilihan Current Database jika tabel database masih terbuka , atau klik plihan Another

Database dan ketik nama dari database lain. 6. Klik OK. 7. Klik tombol Run. 8. Klik Yes ketika Access menanyakan jika Anda yakin anda ingin membuat tabel baru. 9. Buka tabel baru untuk menampilkan hasil record dari query.

1

2 3 7

6 5 4

Halaman 92 dari 131

9 Tabel baru

Halaman 93 dari 131

g Menambahkan Record Dengan Query (Append Query) Anda bisa menggunakan query untuk menambahkan record ke tabel dengan membuat sebuah Query Append. Jika field yang dipilih mempunyai nama yang sama di kedua tabel, Access secara otomatis mengisi nama yang cocok di baris Append To di design grid. Jika field di kedua tabel tidak mempunyai nama yang sama, masukkan nama dari field di baris Append To di design grid. Jika tabel yang akan Anda tambahkan record mengandung primary key, record yang akan Anda tambahkan harus mempunyai field yang sama atau tipe data yang sama. Access tidak akan menambahkan record apapun jika terdapat field ganda atau kosong.

1. Di Query Design view, buat Select Query. 2. Klik tab D