menerapkan manajemen dan administrasi di bidang farmasi

Menerapkan manajemen dan administrasi di

bidang Farmasi HILMA HENDRAYANTI, S.Si., Apt.

STANDAR KOMPETENSI :

Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT


Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan yaitu dalam kegiatan :

– perencanaan – penyimpanan

– distribusi – pengawasan – pelaporan


Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan farmasi, alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit.

Rumah sakit : berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis-jenis penyakit di rumah sakit yang bersangkutan.

Apotek : didasarkan atas prediksi kebutuhan dalam kurun waktu tertentu, pada umumnya juga mempertimbangkan jenis penyakit yang sering terjadi dan obat yang sering diresepkan oleh dokter sekitar apotek

Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang dimiliki agar tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu sampai tangan konsumen


Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut pencatatan keluar masuknya persediaan

Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan kepada konsumen secara efektif dan efisien

Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun pengawasan terhadap dokumen atau pencatatan

Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk psikotropika dan narkotika

Kesehatan

Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan

PKRT Perencanaan

Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan- ketentuan di bawah ini:

- Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengantujuan atau rencana yang sebelumnya.

- Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuaidangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHOmerekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, non-essensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masukkategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belumteralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial.

- Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuaidengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.


Penyimpanan dan Penyaluran

Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas pekerjaan sebagai berikut:

a. menerima barang dan dokumen – dokumenpendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, SuratKiriman, Faktur barang.

b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yangbersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa,merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan.

c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harusmemperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agarmudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpananbarang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai

abjad.


d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang.

e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan pengiriman barang dan menyiapkan dokumennya.

f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen pendukungnya dan mengarsipkannya (surat permintaan barang, surat pengiriman, faktur barang).

g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan tertib.

h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat penyimpanan/gudang.


Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi penyimpanan dan gudang adalah:

- masalah keamanan dan bahaya kebakaran- tenaga manusia yang seefektif mungkin- ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya

ruangan dan pembagian ruangan- memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik

mungkin- menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih memperlancar arus barang keluar-masuk. Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan FEFO = First Expired First Out


Gudang Farmasi

Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut:

1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi.

2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.


Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP (Balai Pengobatan)

1. Perencanaan Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman

pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

2. Pengadaan Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan kemampuan daerah


3. Penggunaan Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum, gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai jenis obat yang akan diambil di kamar obat.

4. Pencatatan dan Pelaporan Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep, nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter yang menulis resep keluar.


Rumah Sakit

Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat dengan cara:

1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna.2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan rumah sakit.3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep yang dilakukan oleh dokter.


Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan denganbeberapa cara, antara lain:

1. Peresepan PeroranganSistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta. Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya diapotek/unit farmasi rumah sakit.

2. Persediaan Obat di RuanganSistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil.Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruanganini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepadakonsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaanobat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalamrumah sakit.

Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistemdiatas.


3. Unit Dose Dispensing (UDD)Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyaksatu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehinggasistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasienrawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangatberkembang.Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebihmendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyakterbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien,komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.


Pengawasan

Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup pengawasan terhadap:

a. Harga barang persediaan yang dibeli.b. Biaya-biaya yang dikeluarkanc. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan

penyalurand. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah barang e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras ataupun laku lambatf. Tertib pencatatan dan pelaporan


• Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan persediaan di rumah sakit adalah:

- Permintaan pembelian.

- Surat pesanan/kontrak.- Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan- Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk kartu stok, kartu kadaluarsa.- Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa berita acara penyerahan barang dan resep obat.


• Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di bawah ini:

1. Buku Penjualan Harian Obat BebasDigunakan untuk mencatat semua transaksi harianmeliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang-barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

Tgl. Jumlah Nama Barang Total Uang

Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas


2. Buku Penjualan ResepDigunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai resep yang sering masuk

No Tgl Nama obat Jumlah obat

Nama pasien

Dokter Rupiah

Contoh Format Buku Pencatatan Resep


3. Buku PembelianBuku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua pembelian obat dilakukan setiap harinya.

Tgl No PBF No.faktur

No.Bacth

NamaObat

Jml Harga satuan

Disc%

Total Jumlah total

Contoh Format Buku Pembelian


4. Buku Pembayaran

Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:

1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo 2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

Contoh Format Buku Pembayaran

No. PBF No. Faktur Tanggal jatuh tempo

Jumlah


5. Buku Setoran Harian Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya

Contoh Format Buku Setoran Harian

Tgl. Jam kerja Jumlah Pendapatan


6. Buku Stok Obat Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di

apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjualb. obat-obat apa saja yang tidak lakuc. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk pengadaan barang

No. Nama Obat Jumlah

Contoh Format Buku Stok Obat


Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek


7. Buku DefectaBuku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang akan dipesan

No. Nama barang Sisa stok Kebutuhan

Contoh Format Buku Defecta


8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika

Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien tersebut.

Tgl Nama dan alamat pasien

Nama Obat

Jumlah Dokter dan alamat

Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

Laporan Narkotika dan Psikotropika

Nama Apotek : Bulan :No. Izin Apotek : TahunAlamat :No. telpon :

Nama Sediaan Jumlah Jumlah Persediaan KetSediaan Awal (3+4+5) (7+8) Akhir Bulan

bulan Pembelian Pembuatan Pembuatan R/ Lain-lain (6-9)2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tempat, tanggal, bulan, tahunApoteker Pengelola Apotek

1

LAPORAN PEMAKAIAN NARKOTIKA

NoPenambahan Pengurangan

Laporan Pemakaian Narkotika

menerapkan manajemen dan administrasi di bidang farmasi

Documents