panduan fasilitator diklat teknis administrasi...

.

PPAANNDDUUAANN FFAASSIILLIITTAATTOORR

DDiikk llaatt TTeekknniiss AAddmmiinniisstt rraassii UUmmuumm

((GGeenneerraall AAddmmiinniissttrraattiioonn))

EEsseelloonn

IIII

iv

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

A. Latar Belakang.......................................................................................... 1

B. Kompetensi............................................................................................... 3

BAB II SATUAN ACARA PEMBELAJARAN (SAP) DAN ALOKASI WAKTU4

A. Satuan Acara Pembelajaran (SAP) ........................................................... 4

B. Alokasi Waktu Pelaksanaan ................................................................... 10

BAB III METODE DAN SARANA/ PRASARANA DIKLAT .............................. 11

A. Metode Pembelajaran ............................................................................. 11

B. Sarana/Prasarana Diklat.......................................................................... 25

BAB IV EVALUASI................................................................................................... 26

A. Pre Test ................................................................................................... 26

B. Post Test ................................................................................................. 26

C. Soal Soal Pre dan Post Test .................................................................... 26

BAB V PENUTUP .................................................................................................... 27

LAMPIRAN

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penyediaan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat merupakan salah satu kewajiban yang harus dilakukan oleh setiap penyelenggara negara. Dapat dikatakan bahwa keberhasilan pemerintah daerah dalam memberikan pelayanan publik kepada masyarakat merupakan keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan. Kondisi tersebut, tentunya menjadi tuntutan yang harus dipenuhi oleh setiap pemerintah kabupaten/kota di Indoensia. Tuntutan tersebut semakin besar dalam sepuluh tahun terakhir dengan pemberian kewenangan lebih luas kepada pemerintah kabupaten/kota seiring dengan diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang kemudian diperbaharui dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. Dengan pergeseran paradigma dari sentralisasi ke desentralisasi, maka pemerintah daerah baik pemerintah provinsi, kabupaten/kota harus memberikan pelayanan yang berkualitas kepada warga masyarakat dengan menerapkan prinsip-prinsip kepemerintahan yang baik, antara lain transparansi, akuntabel, rule of law, keterbukaan, persamaan gender dan lain sebagainya.

Pemerintah mempunyai peranan yang menentukan keberhasilan penyelenggaraan kepemerintahan negara yang baik (good governance), yang dilakukan bersama dengan unsur-unsur instansi terkait (stakeholders) lainnya yakni dunia usaha (private sectors) dan masyarakat (civil society). Untuk memainkan peranan tersebut, diperlukan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mampu memenuhi standar kompetensi jabatannya masing-masing yang diindikasikan dari pengetahuan dan wawasannya dan selalu mengikuti perkembangan terbaru di bidang tugasnya.

Untuk dapat memenuhi hal tersebut di atas, perlu dilaksanakan pembinaan melalui jalur pendidikan dan pelatihan (Diklat) bagi seluruh jajaran PNS, terutama PNS dalam jabatan struktural, karena peranannya sebagai pengelola kebijakan pemerintah dan pelaksanaan kebijakan publik dan atau keputusan politik. Dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, antara lain ditetapkan jenis-jenis Diklat PNS. Salah satu jenis Diklat yang diperlukan ialah Diklat Teknis Umum/ Administrasi dan Manajemen, yaitu Diklat yang memberikan kompetensi yang bersifat umum di bidang administrasi dan manajemen dalam menunjang tugas pokok instansi/unit instansi yang bersangkutan (Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor: 7 Tahun 2003, tentang Pedoman Umum Pembinaan Penyelenggaraan dan Pelatihan Teknis pasal 7).

Selanjutnya, surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 36/M.PAN/02/2002 tanggal 8 Februari 2002, perihal Tata Laksana Administrasi Umum di lingkungan Aparatur Negara yang ditujukan kepada para Pejabat Negara menyebutkan bahwa dalam rangka menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintah dan pembangunan secara lebih berdaya guna dan behasil guna, serta kelancaran komunikasi tertulis antar instansi pemerintah, memandang perlu menyamakan persepsi tentang Tata Laksana

2 Administrasi Umum yang materi pokoknya dimuat dalam lampiran surat tersebut. Dalam lampiran surat tersebut memuat materi pokok Tata Laksana Administrasi Umum sebagai berikut :

1. Tata Naskah Dinas;

2. Tata Penamaan Lembaga (Nomenklatur)

3. Tata Singkatan dan Akronim

4. Tata Kearsipan, dan

5. Tata Ruang Perkantoran

Pentingnya peranan informasi untuk meningkatkan kapasitas pemda sebagaimana diuraikan di atas, menjadi dasar pertimbangan diadakannya Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP).

Untuk memenuhi kebutuhan kabupaten/kota, Projek SCDB, dan untuk keseragaman, maka disusunlah Panduan Fasilitator pada Diklat Administrasi Umum (General Administration) untuk Eselon IV, dengan tidak mengurangi kreativitas dari para trainer/fasilitator.

Mudah-mudahan, Panduan Fasilitaor ini dapat meningkatkan mutu hasil pembelajaran. Untuk itu, maka panduan ini memuat hal-hal sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan, memuat tentang latar belakang mengapa Diklat Administrasi Umum ini diselenggarakan, dan kompetensi apa yang akan dicapai.

Bab II Skenario Pembelajaran dan Alokasi Waktu, yang memuat tentang rencana mengajar, dan berapa alokasi waktu masing-masing modul.

Bab III Metoda, Pendekatan, dan Sarana/Prasarana Diklat, berisi tentang metoda dan pendekatan yang digunakan dalam Diklat Administrasi Umum yang pesertanya adalah orang dewasa, maka diperlukan panduan pembelajaran yang sesuai. Untuk melaksanakan kegiatan pembelajaran agar efektif, maka diperlukan sarana dan prasarana yang memadai.

Bab IV Evaluasi terhadap peserta peserta sebelum dan sesudah pembelajaran, untuk mengetahui tentang apakah apakah penyelenggaraan Diklat mempunyai pengaruh terhadap peningkatan pengetahuan sesuai dengan indikator pencapaian hasil belajar.

Bab V Penutup, memuat tentang harapan kepada para pengguna panduan ini, dan tindak lanjutnya.

3 B. Kompetensi

Kompetensi jabatan Pegawai Negeri Sipil adalah kemampuan oleh seorang PNS berupa nilai-nilai, sikap, perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Di samping kemampuan Kepemimpinan, kompetensi teknis Administrasi Umum yang akan dicapai ialah kemampuan, keterampilan, sikap dalam administrasi umum, di mana peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen modern, dan diharapkan pula mampu melaksanakan rapat secara efektif.

4

BAB II SATUAN ACARA PEMBELAJARAN (SAP) DAN ALOKASI WAKTU

A. Satuan Acara Pembelajaran (SAP)

1. Satuan Acara Pembelajaran (SAP) Modul 1

SATUAN ACARA PEMBELAJARAN (SAP) [LEARNING ACTIVITIES PLAN (LAP)]

MODUL

1

A.

Modul Diklat : Manajemen Perkantoran

B.

Hasil Belajar : Setelah mengalami proses pembelajaran Modul Diklat ini, peserta diharapkan mampu :

Menerapkan manajemen perkantoran sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen modern.

C.

Indikator Hasil Belajar : Setelah mengalami proses pembelajaran Modul Diklat ini, peserta diharapkan dapat :

1. Mendiskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip

manajemen perkantoran modern; 2. Melaksanakan perkantoran modern 3. Memanaje korespondensi 4. Memanaje arsip 5. Memanaje laporan 6. Memanaje sistem informasi.

D.

Pokok Bahasan

1. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern;

2. Pelaksanaan perkantoran modern; 3. Manajemen korespondensi 4. Manajemen arsip dinamis 5. Menyusun laporan 6. Manajemen sistem informasi.

E. Waktu Pembelajaran : 6 Jp @ 45 menit = 270 menit.

F. Kegiatan Pembelajaran

: Tercantum dalam Tabel berikut ini:

5

Tabel Kegiatan Pembelajaran SAP Modul 1

No.

Tahap Kegiatan Kegiatan Fasilitator/ Pelatih Metode Alat Bantu Waktu

(Menit)

1. Pendahuluan 1. Perkenalan

Ceramah & Tanya Jawab

Kartu atau alat lain sebagai sarana

perkenalan. 20``

2. Pre Test Tes Tertulis Kertas dan Alat Tulis

20

3. Penjelasan umum materi pokok Ceramah &

Tanya Jawab

White Board, Laptop/PC,Infocus &

Flipchart 10``

4. Menjelaskan Kegunaan/manfaat materi bagi peserta Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart 5``

2. Penyajian Materi Pembelajaran

5. Mendiskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern;


LCD/OHP/White board/Flipchart

20``

6. Melaksanakan kegiatan perkantoran modern Ceramah & Tanya Jawab


20``

7. Memanaje korespondensi Ceramah & Tanya Jawab


20``

8. Memanaje arsip Ceramah & Tanya Jawab


Flipchart

20``

9. Memanaje laporan Ceramah & Tanya Jawab


Flipchart

20``

10. Memanaje sistem informasi Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

20``

6


No.


(Menit)

11. Melaksanakan penilaian akhir, dan mengkaji hasil penilaian. Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

20``

III Penutup 12. Melaksanakan review materi yang telah disajikan Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

20``

13. Melaksanakan kegiatan tindak lanjut dengan alternatif kegiatan di antaranya : memberikan tugas atau laltihan-latihan, menugaskan mempelajari materi pelajaran tertentu, dan memberikan motivasi/bimbingan belajar. Mengakhiri proses pembelajaran dengan menjelaskan atau memberi tahu materi pokok yang akan dibahas pada pelajaran berikutnya.

Ceramah & tanya jawab

White board, laptop/pc,infocus &

flipchart

10``

14. Post Test Tes Tertulis Kertas dan Alat Tulis

10``

Jumlah 270``

7

2. Satuan Acara Pembelajaran (SAP) Modul 2

SATUAN ACARA PEMBELAJARAN (SAP) [LEARNING ACTIVITIES PLAN (LAP)]

MODUL

2

A.

Modul Diklat : Menyelenggarakan Rapat

B.

Hasil Belajar : Setelah mengalami proses pembelajaran Modul Diklat ini, peserta diharapkan mampu:

menyelenggarakan rapat secara berdaya guna dan berhasil guna.

C.

Indikator Hasil Belajar : Setelah mengalami proses pembelajaran Modul Diklat ini, peserta diharapkan dapat :

1. Menyebutkan pengertian rapat, jenis rapat, solusi yang biasa muncul dalam rapat

2. Menyelenggarkan rapat dengan lebih berhasil guna

3. Menyelenggarakan rapat di mana setiap orang berperan serta.

4. Menyelenggarakan rapat dengan waktu sesedikit mungkin.

D.

Pokok Bahasan

1. Pengertian, jenis rapat, dan solusi terhadap masalah-masalah umum dalam rapat

2. Perencanaan Rapat 3. Melaksanakan Rapat, dan 4. Perbaikan Rapat

E. Waktu Pembelajaran : 6 Jp @ 45 menit = 270 menit.

F. Kegiatan Pembelajaran

: Tercantum dalam Tabel berikut ini:

8


No.


(Menit)

1. Pendahuluan 1. Perkenalan


Kartu atau alat lain sebagai sarana

perkenalan.

5``

2. Pre Test Tes Tertulis Kertas dan Alat Tulis

20``

3. Penjelasan umum materi pokok Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

10``

4. Menjelaskan Kegunaan/manfaat materi bagi peserta Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

5``

2. Penyajian Materi Pembelajaran

5. Menjelaskan pengertian rapat, menjelaskan mengapa rapat diselenggarakan , dan meyebutkan jenis-jenis rapat;



25``

6. Merencanakan rapat ; membuat sasaran rapat; Ceramah & Tanya Jawab


10``

7. Memimpin rapat : melaksanakan peran sebagai pemimpin rapat, melakukan kegiatan dalam melaksnakan rapat, membuat struktur rapat pengambilan keputusan, mencari berbagai macam alternatif, memilih di antara berbagai alternatif, mendorong diskusi, menangani situasi sulit, dan mengelola konflik.



90``

8. Memperbaiki penylenggaraan rapat : membuat formulir evaluasi yang diisi oleh pimpinan rapat, pengamat, dan peserta rapat

Diskusi White Board,

Laptop/PC,Infocus & Flipchart

20``

9. Menetapkan aturan dasar rapat, dan umpan balik Ceramah & Tanya Jawab


Flipchart

20``

9


No.


(Menit)

11. Melaksanakan penilaian akhir, dan mengkaji hasil penilaian. Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

20``

III Penutup 12. Melaksanakan review materi yang telah disajikan Ceramah &

Tanya Jawab


Flipchart

10``

13. Melaksanakan kegiatan tindak lanjut dengan alternatif kegiatan di antaranya : memberikan tugas atau laltihan-latihan, menugaskan mempelajari materi pelajaran tertentu, dan memberikan motivasi/bimbingan belajar. Mengakhiri proses pembelajaran dengan menjelaskan atau memberi tahu materi pokok yang akan dibahas pada pelajaran berikutnya.

Ceramah & tanya jawab

White board, laptop/pc,infocus &

flipchart

10``

14. Post Test Tes Tertulis Kertas dan Alat Tulis

15``

Jumlah 270``

10

B. Alokasi Waktu Pelaksanaan

Metode/Jam Pelajaran Nomor Modul

Judul Modul

C TJ TT BP/D

SK

Jam pelajaran

@ 45 menit

Keterangan

M 1 Manajemen Perkantoran 6 M 2 Memimpin Rapat 6

Jumlah 12 % 100

Keterangan:

C – Ceramah, TJ – Tanya Jawab, TT – Tes Tertulis, BP/D – Bermain Peran/ Diskusi,

SK – Studi Kasus (Case Study).

11

BAB III METODE DAN SARANA/ PRASARANA DIKLAT

A. Metode Pembelajaran

Didalam Metode Pembelajaran/pelatihan sangat perlu diketahui oleh fasilitator/ trainer tentang Prinsip-Prinsip Cara Pendekatan Belajar Orang Dewasa baik dalam memberikan ceramah, bertanya, diskusi kelompok dan lain-lain, dengan berbagai contoh penerapannya.

Berbagai metode pelatihan dapat dikembangkan dalam program pelatihan ini, antara lain:

1. Metode pendekatan yang bertitik tolak pada aktivitas peserta (Participant-centred approach)

Sebagai penyaji fasilitator pertama-tama penekanannya pada partisipasi peserta dalam proses pembelajaran ini dan fasilitator hanya memfasilitasi peserta dengan memanfaatkan sebanyak-banyaknya peran aktif peserta (activity-based strategies). Dengan cara ini pada awalnya kemungkinan susah untuk mengajak peserta langsung merespon apa yang kita anjurkan, karena mungkin sebagian peserta belum terbiasa, karena hal ini merupakan hal baru bagi mereka, atau kemungkinan peserta terbiasa dengan selalu dijejali informasi sementara mereka sendiri tetap pasip saja untuk menerimanya. Bagaimanapun juga, metoda ‘a participant-centred approach’ akan berdampak pada lebih aktifnya dan lebih efektifnya pembelajaran, lebih memicu peserta untuk mengembangkan diri dalam menelusuri pengetahuan dan ide-ide mereka serta akan menerapkan hasil pembelajarannya tersebut.

2. Metode pembelajaran secara aktif (Active Learning)

Untuk menggunakan metode pembelajaran secara aktif, peserta harus digiring untuk berani terlibat dalam diskusi, berani debat serta berani mengemukakan ide-ide mereka. Berbagai pendapat perlu direspon baik oleh ‘presenter’ maupun oleh peserta lainnya. Fasilitator harus dapat mengatur agar suasana belajar dapat diciptakan sedemikian rupa sehingga para peserta merasa tidak kaku dan timbul rasa percaya diri dalam mengemukakan pendapatnya.

3. Metode Pembelajaran Sendiri (Individual Learning Styles)

Metoda pembelajaran sendiri akan memerlukan banyak macam cara penyampaian termasuk diantaranya grup diskusi; tim kerja; berperan sebagai tokoh; refleksi diri; serta penggunaan berbagai alat bantu visual/audio visual.

4. Studi Kasus (Case Study)

Studi kasus terdiri dari 2 bagian yaitu: a. Analisis Persoalan/Masalah dan b. Analisis Keputusan.

12

a. Analisis Masalah

Analisis Persoalan/Masalah adalah langkah-Iangkah sistematis untuk menemukan penyebab dari suatu masalah.

Seringkali orang merasa bahwa mereka telah mengetahui penyebab dari suatu masalah sehingga mengabaikan teknik Analisis Masalah. Hanya dengan berpedoman bahwa “biasanya kejadian seperti ini adalah disebabkan oleh itu” orang seringkali bertindak atau mengambil tindakan yang sarna seperti yang mereka lakukan sebelumnya di mana pada waktu itu mereka telah menanganinya dengan sukses. Peter Senge dalam bukunya The Fifth Discipline mengatakan demikian: The greatest danger in times of turbelence is not the turbelence itself. It is to act with yesterday's logic.

Untuk itu, teknik Analisis Masalah menjadi demikian penting untuk disimak agar kita tidak dengan mudahnya mengambil kesimpulan mengenai penyebab dari suatu masalah sebelum kita menganalisisnya secara benar.

Ada 3 urutan didalam analisis masalah sebagai benkut :

1) Mendeskripsikan persoalan masalah secara terinci dengan mengumpulkan informasi yang spesifik;

2) Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin dari persoalan itu dengan menggunakan pengalaman atau analisis dari deskripsi persoalan/masalah itu

3) Menemukan sebab yang sesungguhnya dengan menguji sebab-sebab yang mungkin untuk melihat mana yang paling baik memberikan keterangan tentang apa yang kita amati dan dengar mengambil langkah-Iangkah untuk membuktikan informasi yang kritis.

Sebab Yang Sesungguhnya

2

Deskripsi Persoalan

1

Sebab-Sebab Yang Mungkin

3

Analisis Persoalan Menemukan

Sebab

13

Yang ingin dicapai

Masalah

Yang terjadi

1) Merumuskan Masalah

Langkah pertama dalam Analisis Masalah adalah merumuskan masalah. Masalah perlu dirumuskan secara benar agar tidak menimbulkan pengertian yang lain. Kepner-Tregoe membatasi masalah sebagai kesenjangan. Jadi sesuatu baru dapat disebut bermasalah apabila terdapat kesenjangan, baik kesenjangan prestasi orang maupun kesenjangan prestasi suatu sistem.

Sebagai contoh. pegawai yang seharusnya setiap hari masuk kantor tetapi karena sesuatu hal sering tidak masuk kantor. la dapat dianggap sebagai masalah bagi kantornya. Contoh yang lain, sebuah mesin foto-copy yang seharusnya dapat mengkopi sebanyak 30 lembar per menit, sekarang hanya dapat mengkopi sebanyak 20 lembar per menit. Dengan demikian mesin foto-copy dalam contoh kita mempunyai masalah.

Secara gratis, masalah dapat digambarkan sebagai berikut :

Selain itu, ciri dari masalah yang dapat kita tangani adalah masalah tersebut bersifat tunggal dan spesifik, harus ada pemiliknya, belum diketahui penyebabnya, dan masih dalam jangkauan orang yang menanganinya.

Masalah yang akan ditangani haruslah bersifat tunggal artinya tidak ganda atau jamak. Contohnya, “Si Polan sering tidak masuk kerja”. Inilah contoh masalah yang tunggal dan spesifik di mana subjeknya tertentu dan masalahnya pun hanya satu. Contoh masalah yang ganda adalah “Si Polan sering tidak masuk kerja, dia tidak mampu bekerja dengan baik, serta dia senang berjudi”.

Walau kelihatannya masalah-masalah tersebut saling berkaitan, tetapi untuk mencari penyebabnya, kita harus memilah-milah masalah tersebut menjadi tiga masalah yang tunggal sehingga kita dapat menangani masalah tersebut satu demi satu dengan baik. Jadi untuk dapat menangani Si Polan dengan baik, kita harus memilah masalah menjadi tiga bagian, yaitu (1) Si Polan sering tidak masuk kerja. (2) Si

14

Polan tidak mampu bekerja dengan baik, dan (3) Si Polan senang berjudi. Kita berbuat itu dengan anggapan bahwa masing-masing masalah mempunyai penyebab sendiri yang mungkin akan lebih tepat kalau diperbaiki dengan tindakan yang berbeda.

Masalah yang akan ditangani haruslah ada pemiliknya, artinya ada pihak yang bermasalah dan ada pihak yang menginginkan agar masalah tersebut diatasi. Dari contoh di atas, maka pihak yang bermasalah adalah Si Polan sedang pemiliknya adalah atasannya.

Ciri masalah yang lain adalah penyebabnya belum diketahui. Dari contoh di atas, bila kita sudah inengetahui bahwa penyebab tidak masuknya Si Polan adalah karena ia sudah mempunyai pekerjaan lain, misalnya, maka kita tidak perlu mencari penyebabnya. Kita tinggal memilih tindakan apa yang harus kita ambit untuk menyelesaikan masalah ini, misalnya, menegur secara lisan, memperingatkan dengan surat tertulis, atau cara lain-Iagi. Hal seperti itu tidak perlu dibuatkan Analisis Masalah, tetapi langsung ditangani dengan teknik Analisis Keputusan.

Ciri masalah yang berikutnya adalah masalah masih dalam jangkauan pengelola, artinya masalah tersebut masih sesuai dengan tugas kita. Sebagai contoh, kita adalah Penyuluh Lapangan Keluarga Berencana di suatu kecamatan, kita tidak usah berangan-angan untuk memecahkan kepadatan penduduk dunia. Akan lebih bermanfaat bila kita mencoba mencari penyebab mengapa penduduk di kecamatan kita enggan mengikuti program KB. Dengan demikian pemecahan masalahnya dapat tepat mengenai sasarannya.

2) Membuat Spesifikasi Penyimpangan

Langkah kedua dari Analisis Masalah adalah membuat spesifikasi penyimpangan. Pada langkah ini kita akan melihat apa atau siapa yang mempunyai masalah, apa masalah yang dihadapi, kapan dan dimana masalah itu terjadi, serta seberapa besar yang terkena masalah dan bagaimana kecenderungannya dari waktu ke waktu. Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti itu, maka kita akan mendapatkan fakta-fakta atau keterangan yang pasti tentang masalah tersebut. Selain fakta-fakta tersebut, kita juga perlu mencari pembanding yang sepadan dari yang bermasalah

Pembanding tersebut haruslah sepadan, seperti kata Kepner-Tregoe yang mengatakan bahwa pembanding haruslah the closest logical comparison atau pembanding yang mirip dan logis. Pembanding yang sepadan yang dipilih tersebut kemudian kita identifikasi dengan pertanyaan yang sarna dengan pada saat kita membuat spesifikasi tentang apa atau siapa yang bermasalah, yaitu apa atau siapa pembanding kita, yang tentu saja harus tidak mempunyai masalah yang sama dengan pihak yang bermasalah. Kita juga harus

15

mengetahui lokasi atau tempat, waktu, dan kecenderungan dari pembanding itu.

3) Mencari Perbedaan Dan Perubahan

Langkah ketiga adalah mencari perbedaan dan perubahan. Mencari perbedaan artinya mengidentifikasi perbedaan yang ada antara pihak yang bermasalah dengan pihak pembanding pada setiap spesifikasi yang ada. Sedang perubahan adalah perubahan yang terjadi pada pihak yang bermasalah atau perubahan yang terjadi di sekitar yang bermasalah sejak masalah tersebut mulai dirasakan. Dengan mengetahui perbedaan dan perubahan tersebut kita dapat menuju ke langkah yang berikutnya.

4) Membuat Daftar Kemungkinan Penyebab

Langkah keempat adalah membuat dattar kemungkinan penyebab yang disimpulkan dari adanya perbedaan dan perubahan. Selain dari itu, kita juga dapat memperpanjang daftar kemungkinan penyebab dengan belajar dari pengalaman kita atau teori dari ilmu yang pernah kita pelajari, tidak semua kemungkinan penyebab tersebut adalah penyebab sebenarnya. Kemungkinan penyebab yang banyak itu masih harus kita uji dengan fakta-fakta yang telah kita dapat saat kita membuat spesifikasi penyimpangan. Pengujian kita lakukan pada langkah berikut ini.

5) Menguji Kemungkinan Penyebab

Langkah kelima adalah menguji kemungkinan penyebab. Untuk menentukan penyebab yang paling mungkin atau penyebab sebenarnya, kita melakukan pengujian terhadap kemungkinan-kemungkinan penyebab yang telah kita daftar sebelumnya pada langkah keempat. Pertanyaan yang digunakan untuk menguji kebenaran dari kemungkinan penyebab adalah: Jika hal ini merupakan penyebab yang sebenarnya, apakah penyebab ini sesuai dengan fakta-fakta yang ada dalam spesifikasi yang telah kita buat sebelumnya? Kesesuaian itulah yang menentukan apakah penyebab itu penyebab yang sebenarnya atau bukan. Setiap penyebab yang tidak sesuai dengan fakta pada saat penyusunan spesifikasi akan gugur.

6) Verifikasi Penyebab Yang Sebenarnya

Langkah keenam adalah membuat verifikasi penyebab yang sebenamya. Pada masalah yang terjadi suatu benda mati, misalnya mesin fotocopy, mobil, atau mesin yang lain yang tidak berfungsi dengan baik, kita dapat dengan mudah membuat verifikasi penyebab yang sebenarnya dengan mencoba mengganti suku-cadang atau spare part yang kita perkirakan rusak atau tidak berfungsi dengan suku-cadang baru. Bila mesin menjadi berfungsi seperti sedia kala, maka

16

dapat dipastikan bahwa kita telah menernukan penyebabnya dan telah memeeahkan masalah tersebut. Narnun keadaan seperti itu sangat sulit atau bahkan tidak mungkin diterapkan pada masalah yang bersubjek manusia. Adalah tidak etis memberhentikan sementara seorang pimpinan dan menggantikannya sementara dengan orang lain hanya karena ia diduga menjadi penyebab kerugian suatu organisasi.

Oleh karena itu Kepner-Tregoe mengatakan bahwa langkah verifikasi penyebab hanya baik untuk masalah yang terjadi pada benda mati dan tidak baik diterapkan pada masalah yang terjadi pada diri manusia.

Deskripsi Persoalan

Pernyataan/Penyimpangan: ……………………………..

SPESIFIKASI PERSOALAN FAKTA BUKAN

FAKTA Apa (Identitas) Di mana (Lokasi) Bilamana (waktu) Berapa Luas (besarnya)

SEBAB-SEBAB YANG MUNGKIN

Pernyataan/Penyimpangan: ……………………………..

SPESIFIKASI PERSOALAN

F A K T A

BUKAN FAKTA

PERBEDAAN FAKTA

DIBANDINGKAN DENGAN BUKAN

FAKTA

PERUBAHAN DALAM

PERBEDAAN (TULIS

TANGGALNYA) Apa (Identitas)

Di mana (Lokasi)

Bilamana (waktu)

Berapa Luas (besarnya)

17

SEBAB SESUNGGUHNYA PENGUJIAN SEBAB-SEBAB YANG

MUNGKIN TERHADAP SPESIFIKASI (PENDAFTARAN

ASUMSI-SUMSI DARI TEST DESTRUKTIF)

PENGEMBANGAN SEBAB-SEBAB YANG MUNGKIN (DARI

PENGALAMAN PERUBAHAN PERBEDAAN)

Tidak Dapat Menjelaskan

Hanya menjelaskan jika

b. Analisis Keputusan

Analisis keputusan adalah langkah-langkah yang sistimatis untuk menentukan pilihan.

Teknik Analisis Keputusan dapat merupakan kelanjutan dari teknik Analisis Masalah, yaitu setelah penyebab suatu masalah diketahui dengan pasti, maka tinggal dipilih keputusan atau tindakan yang terbaik yang dapat dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan itu. Namun teknik ini juga dapat menjadi teknik yang berdiri sendiri. Sebagai contoh, bila dalam rencana kegiatan kita sudah tercantum kegiatan untuk membeli kendaraan bermotor untuk anggaran tahun ini, misalnya. maka tugas kita adalah mencari rekanan terbaik yang akan memasok kendaraan yang kita butuhkan. Jadi dalam hal ini kita tidak perlu lagi mempersoalkan mengapa kita harus membeli kendaraan. Alasan mengapa harus membeli harus sudah harus dipikirkan sebelum kita membuat rencana pembelian kendaraan bermotor tersebut. Ada tiga ide fundamental dalam analisis keputusan sebagai berikut:

18

1) Menentukan sasaran-sasaran atau membuat kriteria yang mengidentifikasi hasil-hasil yang akan kita capai dan sumber-sumber yang kita persiapkan untuk digunakan;

2) Mempertimbangkan alternatif-alternatif yang dapat memenuhi sasaran, dan menentukan alternatif mana yang paling cocok dengan kebutuhan kita;

3) Menilai akibat-akibat yang merugikan atau risiko-risiko yang terkandung dalam alternati-alternatif yang menarik sebelum diadakan komitmen untuk bertindak.

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS KEPUTUSAN

1) Menyatakan Tujuan Pengambilan Keputusan

Langkah Analisis Keputusan dimulai dengan Menyatakan Tujuan Pengambilan Keputusan. Dengan menyatakan tujuan pengambilan keputusan, kita akan dapat mengetahui apa yang akan kita lakukan. Semakin spesifik pernyataan tersebut, semakin baik kita dapat melakukan pengambilan keputusan. Pernyataan yang tidak spesifik akan membuat kita sulit memusatkan perhatian kepada tujuan kita.

Bila kita menetukan bahwa tujuan pengambilab keputusan adalah mencari seorang operator komputer untuk “Puslitbang Data” maka kita dapat memusatkan perhatian kita operator-operator komputer yang memiliki spesifikasi dan kemampuan tertentu karena ia akan ditempatkan pada Puslitbang Data yang memerlukan kemampuan yang lebih tinggi daripada kemampuan sea rang pengetik saja. Pernyataan kita hanya berbunyi “mencari seorang operator komputer", maka kita akan lebih sulit mendapat operator dengan kualifikasi seperti yang kita inginkan.

SASARAN-SASARAN

1

ALTERNATIF-ALTERNATIF

2

AKIBAT-AKIBAT YANG MERUGIKAN

3

ANALISIS KEPUTUSAN

MENENTUKAN PILIHAN

19

2) Menentukan Kriteria Pemilihan

Langkah kedua adalah Menentukan Kriteria atau Persyaratan Pemilihan. Pada langkah ini kita akan menentukan persyaratan apa yang patut kita tuntut dari calon pilihan kita nanti. Kita akan menentukan “saringan” yang akan kita gunakan menyaring calon-calon yang akan kita pilih.

Kriteria dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu Kriteria Wajib Keharusan dan Kriteria Keinginan. Kriteria Keharusan dibuat untuk memberikan batasan calon yang layak untuk dipilih, sedang Kriteria Keinginan dibuat untuk memilih calon mana dari yang sudah layak untuk dipilih tersebut yang pantas menjadi pilihan atau piliahan-pilihan terbaik.

Kriteria Wajib/Keharusan mempunyai ciri mutlak, terukur, dan realistis. Mutlak artinya kriteria yang kita buat akan menjadi batasan apakah sesuatu atau seseorang calon layak menjadi calon terpilih. Kriteria Wajib/Keharusan juga tidak dapat ditawar lagi. Jawaban yang diminta hanya “ya” atau “tidak”, “lulus” atau “tidak lulus”. Tidak ada jawaban seperti “ya, .... tetapi ...“

Ciri kedua dari Kriteria Keharusan adalah terukur, artinya mempunyai ukuran tertentu seperti, “serendah-rendahnya...”, “setinggi-tingginya ....”, atau “antara .... dan ....”, atau angka tertentu. Sebagai contoh, usia seorang Calon Pegawai Negeri Sipil setinggi-tingginya adalah 40 tahun. Dengan ciri ini Kriteria Keharusan akan menjadi ukuran yang pasti bagi para pengambil keputusan. Semua calon yang berusia lebih dari 40 tahun tidak berhak lagi menjadi PNS.

Ciri yang ketiga adalah realistis. Dengan ciri seperti ini akan membuat pengambilan keputusan harus lebih berhatihati dalam menentukan suatu kriteria dimasukkan ke dalam Kriteria Keharusan. Kriteria Keharusan yang terlalu ideal akan menggugurkan calon-calon yang sebenarnya potensial untuk menjadi pilihan, sedang Kriteria Keharusanyang terlalu rendah akan membuat pengambil keputusan terlalu sibuk mempertimbangkan pemilhan calon-calon yang sebenamya tidak layak untuk dipilih.

Setiap Kriteria Keharusan harus memiliki ketiga ciri yang mutlak, terukur dan realistis. Oleh karena itu penentuan suatu kriteria menjadi Kriteria Keharusan harus dilakukan dengan hati-hati.

Berbeda dengan Kriteria Keharusan, Kriteria Keinginan lebih bersifat relatif. Kriteria Keinginan digunakan sebgai saringan kedua untuk memilih mana calon atau alternati yang paling mendekati keinginan yang telah ditentukan. Hanya calon atau alternatif yang telah lulus dari saringan Kriteria Keharusan yang dapat diikutsertakan dalam saringan Kriteria Keinginan.

20

Sesudah Kriteria Keinginan selesai dibuat, maka kita juga perlu menetapkan bobot dari masing-masing kriteria tersebut. Bobot perlu ditetapkan agar kriteria yang lebih tinggi kepentingannya dapat dibobot lebih tinggi, sedang kriteria yang kurang penting diberi bobot yang lebih rendah. Jadi bobot adalah tingkat pentingnya suatu kriteria dibandingkan dengan kriteria yang lain.

Sistem itu, dalam Kriteria Keinginan juga perlu ditentukan gradasi dari setiap kriteria yang ada untuk menentukan berapa nilai relatif dari suatu alternatif. Penentuan ini penting agar kita lebih mudah dalam menilai setiap informasi dari para calon yang akan dipilih. Sebagai contoh, ijazah yang harus dimiliki oleh pegawai yang akan dicalonkan untuk mengikuti suatu diklat adalah. serendah-rendahnya SLTA dan setinggi-tingginya S2. Untuk mendapatkan pegawai yang lebih berpotensi untuk dikembangkan. maka kita dapat membuat gradasi sebagai berikut: ijazah S2 dinilai 10, ijazah S1 dinilai 8, ijazah Sarjana Muda/Akademi/S2 dinilai 6, dan ijazah SLTA dinilai 4. Dengan demikian seorang S2 akan mendapat nilai yang lebih tinggi daripada seorang yang berijazah SLTA.

Pembuatan kriteria merupakan langkah yang substantif, imajinatif. dan kreatif di mana kita diberi kesempatan untuk memikirkan dan mengembangkan kreativilas kita agar dapat diperoleh kriteria yang paling baik yang dapat kita pikirkan.

3) Membuat Atau Mengembangkan Alternatif Pilihan

Langkah ketiga adalah Membuat atau Mengembangkan Alternatif Pilihan. Pada langkah ini kita akan membuat alternatif bila kita belum memilikinya. Kita juga dapat mengembangkan alternatif bila kita sudah memilikinya tetapi masih dirasakan kurang. Kadang-kadang alternatif sudah tersedia sehingga kita tidak perlu membuat atau mengembangkan. Namun agar kita lebih obyektif dalam menyusun kriteria, sebaiknya alternatif-alternatif ini tidak kita teliti dahulu sebelum kita menentukan kriteria. Peneltian alternatif sebeium kita menyusun kriteria akan membuat kita cenderung membuat kriteria yang menguntungkan alternati yang lebih kita sukai.

Membuat atau mengembangkan alternatif juga merupakan langkah yang kreatif. Semakin kita kreatif, semakin banyak alternatif yang dapat kita ajukan untuk dipilih. Dengan curah pendapat kita dapat membuat dan mengembangkan alternati secara bebas dan kreatif. Kita juga dapat memodifikasi, memperbaiki, dan atau menggabungkan alternatif yang sudah ada untuk mendapatkan alternatif tambahan.

Untuk memperoleh calon pegawai, kita dapat membuat iklan pada surat kabar atau media massa yang lain. kita juga dapat menggunakan agen pencari/penempatan pekerja bila lowongan yang ada cukup sulit mencari dicari di pasaran biasa.

21

Langkah membuat atau mengembangkan alternatif pilihan adalah proses yang sangat membutuhkan kemampuan substantif, kreatifitas dan imajinasi yang agar diperoleh alternatif keputusan yang jumlah dan mutunya cukup baik untuk dipilih.

4) Mengevaluasi Alternatif

Langkah keempat adalah Mengevaluasi Alternatif. Pada langkah ini alternatif yang ada dievaluasi. Pertama dievaluasi dengan Kriteria Keharusan. Kriteria Keharusan menjadi saringan pertama karena dengan saringan ini akan ditentukan apakah alternatif itu layak atau memiliki kualitas yang memadai untuk diperhitungkan. Seluruh butir Kriteria Keharusan harus dipenuhi oleh seseorang calon atau sesuatu alternatif pilihan. Salah satu butir Kriteria Keharusan saja tidak terpenuhi, maka calon atau alternatif tersebut harus digugurkan dan tidak usah diperhitungkan lagi dalam penyaringan kedua, yaitu penyaringan dengan Kriteria Keinginan. Oleh sebab itu, setiap butir Kriteria Keharusan harus dipertimbangkan tingkat realitisnya.

Setelah penyaringan dengan Kriteria Keharusan selesai dilakukan, maka kita mendapatkan para calon atau alternatif pilihan yang telah memenuhi standar minimal dari calon yang layak kita pilih. Untuk menentukan siapa atau mana yang paling baik diantara mereka, kita masih harus menyaringnya dengan Kriteria Keinginan. Pada Penyaringan dengan Kriteria Keinginan, kita mencari informasi hanya dari setiap calon atau alternatif yang telah lulus dari Kriteria Keharusan. Informasi tersebut kemudian kita bandingkan dengan butir-butir Kriteria Keinginan, baik dari bobotnya maupun gradasi nilai masing-masing. Dengan membuat perkalian antara bobot dan gradasi, kita memperolah nilai tertimbang untuk setiap butir Kriteria Keinginan. Kemudian, nilai tertimbang tersebut dijumlahkan untuk setiap calon atau alternatif pilihan. Dari penjumlahan tersebut kita mendapatkan daftar urutan sementara nominasi calon atau alternatif pilihan yang kita bisa butuhkan, namun urutan tersebut belum final. Kita masih membutuhkan satu langkah penting, yaitu Mempertimbangkan Resiko Pemilihan.

5) Mempertimbangkan Resiko Pemilihan

Mempertimbangkan Resiko pemilihan merupakan langkah terakhir sebelum kita menentukan pilihan. Pada langkah ini kita akan membuat daftar hal-hal kritis dari setiap calon atau alternatif sebagian. Kita berusaha mendapatkan informasi yang negatif dari para calon atau alternatif pilihan adalah kita perlu memikirkan kemungkinan terjadinya hal-hal yang merugikan sebelum kita menentukan suatu keputusan dan bila yang kita pikirkan tersebut menjdai kenyataan di kemudian hari, kita sudah siap menerima apapun resiko yang akan kita hadapi, atau kita bahkan sudah menyiapkan tindakan pencegahan

22

ataupun penanggulangannya. Dengan demikian kita dapat menentukan pilihan akhir.

Langkah mempertimbangkan resiko pemilihan adalah proses yang sangat membutuhkan kemampuan substantif, kreatifitas dan imajinasi yang tinggi agar diperoleh keputusan yang terbaik. Langkah dari tabel berikut ini akan lebih menyederhanakan uraian di atas.

6) Langkah-langkah Analisis Keputusan

a) Menyatakan Tujuan Keputusan: (Apa tujuan keputusan? Bagaimana tingkatannya?)

b) Menentukan Kriteria: (membuat daftar kriteria dan penjelasannya)

(1) Apa hasil yang harus kita dicapai oleh keputusan ini?

(2) Sumber apa yang dapat digunakan atau harus dihemat?

(3) Keterbatasan apa yang mempengaruhi pemilihan?

(4) Kebutuhan apa yang harus dipenuhi oleh keputusan ini?

(5) Faktor apa yang harus mempengaruhi pemilihan ini?

(6) Apa yang ingin kita capai di dalam tahap jangka panjang?

(7) Tujuan mana yang harus ditegaskan secara lebih spesifik?

(8) Perhatikan hal-hal berikut ini

Manusia Rekanan Riset Peraturan Produksi Pribadi Kebijaksanaan Produktifitas Bahan Kompetensi Keuangan Waktu Alat Fasilitas Organisasi Jasa

(9) Membagi kriteria menjadi

(a) Kriteria Wajib/Keharusan: mutlak, terukur dan realistis.

(b) Kriteria Keinginan: relatif.

5. Pelatihan Pembelajaran Orang Dewasa (Andragogy)

Sebagai seorang penyaji, fasilitator wajib menerapkan cara-cara pendekatan pembelajaran orang dewasa dalam melaksanakan diklat, disain kursus maupun penggunaan Bahan Ajar serta penyampaiannya kepada peserta. Prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa sebagaimana dikembangkan oleh IASTP III Training (adult learning principles) yang digunakan sebagai bagian dari metoda pelatihan dicantumkan dibawah ini:

a. Orang dewasa akan memperkaya pengetahuannya melalui pengalamannya dalam pembelajaran.

Panduan pembelajaran:

23

Gali pengalaman dan keterampilan peserta. Gunakan pengalaman peserta sebagai kasus dari pembicaraan.

24

b. Orang dewasa cenderung untuk mengawasi apa yang mereka pelajari.

Panduan Pembelajaran:

Cari titik-titik yang merupakan cerminan yang paling kritis dan kurang pas dari asumsi yang digunakan dalam pembelajaran ini.

c. Orang dewasa cenderung belajar dalam lingkungan yang bernuansa kerjasama.


Jadikan pembelajaran ini sebagai ajang kegiatan bersama. Ciptakan hubungan kerjasama antar peserta dengan dasar saling menghormati, keterbukaan dan kesetaraan.

d. Orang dewasa selalu ingin melihat keterkaitan antara training ini dengan pekerjaan dan kehidupannya.


Tunjukan bahwa apa yang mereka pelajari merupakan kegiatan yang bisa diterapkan dalam pekerjaan dan kehidupannya.

e. Orang dewasa selalu punya kebutuhan pribadi yang ingin dikaitkan dengan yang mereka terima.


Maksimalkan keterlibatan peserta dam proses pembelajaran ini.

f. Kumpulan orang dewasa punya kepribadian yang berbeda, cara belajar yang beragam serta strategi belajar yang macam-macam.


Buatlah opsi cara pembelajaran untuk pilihan peserta training.

g. Perhatikan bahwa tujuan pekerjaan masing-masing peserta yang tidak lain mereka adalah orang dewasa bisa berbeda.


Gunakan basis pekerjaan mereka sebagai kasus pembelajaran.

25

h. Biasanya orang dewasa punya masalah dari luar yang bisa mempengaruhi waktu dan cara belajar mereka.


Tunjukkan dan jelaskan pada mereka bahwa training ini akan ada manfaatnya bagi mereka dimasa depan dan siapa tahu akan mengubah kearah yang lebih baik dari sisi kehidupan kita.

B. Sarana/Prasarana Diklat

1. Sarana

Sarana Diklat yang dipergunakan dalam pelaksanaan Diklat Teknis ini antara lain adalah:

a. Papan tulis/White board;

b. Flipchart;

c. Overhead Projector;

d. Infocus (Powerpoint), Komputer/Notebook(Laptop)

e. Sound system;

f. Modul; dan

g. Multimedia, antara lain; Audio Visual Aids (AVA), Internet (Komputer).

2. Prasarana

Prasarana yang dipergunakan dalam penyelenggaraan Diklat Teknis ini antara lain adalah:

a. Ruang kelas;

b. Ruang diskusi;

c. Ruang kantor;

d. Ruang kebugaran;

e. Asrama bagi peserta;

f. Perpustakaan ;

g. Ruang makan;

h. Fasilitas olahraga;

i. Unit kesehatan; dan

j. Tempat ibadah.

26

BAB IV EVALUASI

Evaluasi dalam Pedoman Diklat ini hanya mengenai penilaian terhadap peserta Diklat. Evaluasi terhadap peserta Diklat terdiri dari 2 (dua) Tahap yaitu Evaluasi Awal (Pre-Test) dan Evaluasi Akhir (Post-Test). Pada prinsipnya Pre-Test dan Post-Test adalah sama. Pre-Test diadakan sebelum proses pembelajaran, sedangkan Post Test diselenggarakan sesudah proses pembelajaran. Disamping Pre-Test dan Post-Test, Fasilitator/Widyaiswara juga menilai proses dan hasil diskusi (kelompok dan pleno) untuk setiap peserta Diklat.

A. Pre Test

Pada permulaan Diklat (pre-course evaluation) peserta dievaluasi dengan memperhatikan indikator keberhasilan, dengan evaluasi pada permulaan Diklat ini, dapat diperoleh ukuran yang teliti tentang status pengetahuan dan keterampilan peserta (entry behavior) sebelum Diklat dilaksanakan.

B. Post Test

Pada akhir Diklat (post-couce evaluation) peserta dievaluasi kembali dengan materi yang sama dilakukan setelah Diklat (post-course evaluation). Perbedaan antara kedua evaluasi sebelum dan sesudah Diklat tersebut menghasilkan dampak segera dari Diklat. Melalui proses tersebut, baik peserta, fasilitator, maupun penyelenggara tidak hanya mengetahui tentang sejauh mana peserta telah mencapai indikator pembelajaran, tetapi juga dapat membandingkan kemajuan masing-masing pesera Diklat.

C. Soal Soal Pre dan Post Test

Lihat pada Lampiran 1.

27

BAB V PENUTUP

1. Panduan Fasilitator ini merupakan panduan bagi para Penyedia Jasa (Services Provider), Pengelola Diklat (Training Managers), Fasilitator dari Paket C2 SCBD-DP di 37 kabupaten/kota dari 10 provinsi untuk menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Teknis Administrasi Umum (General Administration).

2. Fasilitator yang akan bertugas sebagai tenaga pengajar kami persilakan untuk mempelajari secara seksama dan utuh : Silabus, Modul, Pedoman Penyelenggaraan, dan Skenario Pembelajaran sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Panduan fasilitator ini adalah panduan minimal, fasilitor dapat menambahkan, dan melakukan improfisiasi dalam pelaksanaan di kelas.

4. Hal-hal yang belum dimuat dalam Panduan Fasilitator dapat ditambahkan baik oleh Penyedia Jasa (Services Provider) maupun oleh Fasilitator dari Paket C2 SCBD-DP.

1

LAMPIRAN: I SOAL PRE TEST DAN POST TEST

PESERTA DIKLAT TEKNIS ADMINISTRASI UMUM (GENERAL ADMINISTRATION)

Jawablah pertanyaan atau tanggapi pernyataan di bawah ini dengan membubuhkan tanda (X) pada Lembar Jawaban yang telah disediakan yang menurut Anda jawaban tersebut yang paling benar.

Contoh:

1. Data yang telah diolah ke dalam bentuk yang bermakna disebut :

a. laporan b. gagasan c. informasi d. berita

No.

a b c d

1 a b c d

Soal :

1. Kantor adalah tempat atau ruangan dan proses penanganan ... a. manusia b. keuangan c. material d. data/informasi

2. Kantor dapat mengandung beberapa arti, kecuali ....... a. tempat b. proses c. bengkel d. sarana

3. Setiap organisasi melakukan tugas pokok dan tugas .. ... a. fasilitatif b. rutin c. insidental d. jangka panjang

4. Informasi berasal dari pengolahan... a. arsip b. data yang diolah c. dokumen d. perpustakaan

2 5. Semakin tinggi tingkat atau posisi pimpinan, semakin banyak membutuhkan

kecakapan ... a. teknis b. informasional c. konseptual d. fungsional

6. Menurut H. Mitzberg, pimpinan mempunyai peran-peran (roles), kecuali .. a. hubungan antarpribadi (interpersonal roles) b. hubungan informasional (informasional roles) c. keputusan (decesional roles) d. motivasi (motivasional roles)

7. Berikut yang termasuk surat intern, adalah ... a. nota dinas b. faksimili c. formulir d. laporan

8. Lembaran penyampaian informasi kepada instansi yang mempunyai keterkaitan langsung mau pun tidak langsung... a. asli b. petikan c. tembusan d. duplikat

9. Lambang negara berbentuk garuda emas dalam tata persuratan dinas digunakan oleh ..... a. gubernur b. bupati c. sekjen d. menteri

10. Pelimpahan wewenang penandatanganan surat paling banyak dapat diberikan kepada pejabat struktural ... a. satu tingkat di bawahnya b. sederajat c. dua tingkat di bawahnya d. tiga tingkat di bawahnya

11. Apabila pejabat yang berwenang menandatangi surat melimpahkan kepada pejabat di bawahnya langsung, bentuk pelimpahan yang digunakan adalah :... a. a.p.b b. a.n c. u.b d. a.p.

12. Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali ..... a. menerima surat b. mensortir surat c. menetapkan dan menentukan aah surat d. memberkaskan surat

3 13. Penerimaan, pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah merupakan kegiatan

prosedur pengurusan surat... a. surat masuk b. surat keluar c. surat rahasia d. surat biasa

14. Menurut siklus hidupnya, arsip dimulai dari .... a. arsip inaktif b. arsip aktif c. arsip semi aktif d. arsip statis

15. Intilah arsip berasal dari Ynani, yaitu ..... a. archivum b. arche c. ta archea d. archeiva

16. Arsip yang masih berada dn dipergunakan secara langsung di suatu organisasi disebut ....

a. arsip statis b. arsip semi aktif c. arsip dinamis d. arsip inaktif

17. Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui kegiatan, kecuali .... a. pemusnahan b. pemindahan c. pengolahan d. penyerahan

18. Daftar yang berisi tentang jangka waktu simpan arsip disebut...... a. daftar arsip b. inventaris arsip c. jadwal retensi arsip d. jadwal penyusutan arsip

19. Filing adalah .. a. Proses mengatur, mengklasifikasi, dan menyimpan arsip agar arsip tersebut

dapat segera cepat ditemukan pada saat dibutuhkan b. Proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip agar arsip tersebut

dapat segera cepat ditemukan pada saat dibutuhkan c. Proses mengklasifikasi, menyimpan arsip dan mengatur arsip, agar arsip

tersebut dapat segera cepat ditemukan pada saat dibutuhkan d. Proses, mengatur, dan mengklasifikasi serta menyimpan arsip agar arsip

tersebut dapat dicari kembali pada saat dibutuhkan

4

20. Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui kegitan berikut, kecuali ..... a. pemusnahan b. pemindahan c. pengolahan d. penyerahan

21. Nilai guna arsip yang didasarkan atas kegunaan pelaksanaan tugas, fungsi lembaga pencipta dikenal .... a. nilai guna hukum b. nilai guna informasional c. nilai guna administrasi d. nilai guna ilmiah dan teknologi

22. Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui kegitan berikut, kecuali ..... a. pemusnahan b. pemindahan c. pengolahan d. penyerahan

23. Kriteria rapat yang baik adalah ....... kecuali a. mencapai sasaran rapat b. menggunakan waktu sesedikit mungkin c. memuaskan bagi para peserta rapat d. memuaskan pimpinan

24. Rapat membuat keputusan antara lain ..... kecuali .. a. jumlah peserta kecil, lebih baik tidak lebih dari 12 peserta b. proses komunikasi satu arah dari pimpinan rapat ke peserta dengan kesempatan

bertanya c. yang mengikuti mereka yang bertanggung jawab, dan mereka yang dapat

memberikan kontribusi d. pengaturan ruang rapat yaitu peserta bertatap muka satu sama lain

25. Rapat yang memberikan informasi antara lain ....., kecuali ..... a. Jumlah peserta berapa saja b. Gaya kepemimpinan yang paling efektif adalah partisipatif (melibatkan peserta

rapat) c. Tekannya pada isi bukan interaksi dan pemecahan masalah d. Kunci keberhasilan pada perencanaan dan persiapan informasi yang diberikan

26. Kriteria untuk peserta rapat pemecahan masalah antara lain .....kecuali ... a. setiap orang komitmen untuk memecahkan masalah b. setiap orang harus berpartisipasi dalam kegiatan pemecahan masalah c. peserta yang hadir ingin mengetahui informamsi yang disaikan d. pikiran terbuka, anggota rapat berkeinginan untuk saling mendengarkan satu

sama lain

5

27. Anda sebagai pemimpin rapat datang lebih awal dan menjumpai ruang rapat diatur secara berbeda sebagaimana yang Anda senangi tindakan Anda .... a. Panggil kelompok yang bertanggung jawab terhadap ruangan dan mengaturnya

kembali b. Anda mengaturnya sendiri c. Menungu sampai peserta mulai datang, dan minta seseorang membantu

mengatur kembali d. Tinggalkan ruangan sebagaimana adanya, dan mengkomplain kepada kelompok

yang bertanggung jawab

28. Anda harapkan sepuluh peserta pada pukul 09.00 pagi. Pada saat itu pukul 09.05 hanya delapan peserta hadir. a. Mulai rapat dengan peserta yang hadir b. Menelepon kedua peserta yang absen untuk mengetahui apakah mereka akan

datang c. Menunggu lima menit lagi dan kemudian mulai d. Minta kepada yang hadir untuk melakukan pungutan suara apakah mulai

sekarang atau nanti

29. Beberapa peserta tidak berkontribusi dalam rapat meskipun mereka tampak memperhatikan a. Memantau keadaan untuk mengetahui apakah dilanjutkan b. Menanyakan peserta yang tidak berkontribusi untuk memperoleh pendapat atau

reaksi c. Menanyakan untuk memperoleh balikan tentang mengapa mereka tidak terlibat d. Tidak mengerjakan apa-apa mereka akan berbicara jika mereka mereka

menginginkan

30. Anda ingin mendiskusikan suatu topik, tetapi tidak ada satu orang pun berbicara...... a. Mengajukan pertanyaan yang umum kepada kelompok b. Menanyakan pertanyaan spesifik kepada seseorang c. Menanyakan untuk memperoleh umpan balik tentang mengapa tidak satu orang

pun yang bicara d. Tunda rapat karena peserta kurang berminat

31. Anda memperhatikan, melalui tanda-tanda tidak lisan, bahwa tingkat perhatian kelompok luntur a. Pendekkan agenda Anda dan tundalah rapat b. Istirahat selama lima menit c. Bicara lebih keras dan dengan gerakan yang lebih hidup d. Coba mulai suatu diskusi

32. Anda memperoleh pertanyaan yang anda tidak dapat menjawab a. Arahkan kembali pertanyaan tersebut kepada kelompok b. Abaikan pertanyaan tersebut c. Tanyakan kepada orang yang menanyakan tersebut mengapa ia menanyakannya d. Mengaku bahwa anda tidak tahu jawaban dan lanjutkan

6 33. Seorang peserta menggunakan waktu berbicara terlalu banyak tentang suatu butir

yang tidak dicantumkan dalam agenda.

a. Interupsi dan tegaskan perlunya kembali ke agenda

b. Menanyakan kepada peserta apakah mereka ingin mendiskusikan hal tersebut

c. Tidak mengerjakan apa-apa, dan mengharapkan rapat memperoleh kemajuan..

d. Katakan kepada peserta bahwa topik akan dibicarakan pada waktu rapat berakhir

34. Kelompok keluar dari sasaran rapat.

a. Menginnterupsi dan membawa kelompok kembali ke agenda

b. Biarkan saja berlalu sepanjang setiap orang tampak berminat

c. Menginterupsi dan melakukan pungutan suara apakah melanjutkan diskusi atau tidak.

d. Ambil istirahat, dengan demikian peserta dapat melanjutkan diskusi tersebut dengan waktunya sendiri dan berkumpul jika sudah selesai.

35. Dua orang, duduk bersama-sama, bercakap-cakap satu sama lain. Berlanjut beberapa kali. Anda merasa trganggu.

a. Mintalah mereka untuk ikut berdiskusi dengan kelompok

b. Tanyakan mereka suatu isi berkaitan dengan pertanyaan untuk mengetahui apakah mereka mendengarkan

c. Berhenti bicara dan melihat kepada mereka. Bicara lebih keras dan dengan gerakan yang hidup.

d. Abaikan dan dengan harapan mereka segera berhenti bercakap-cakap

1

LAMPIRAN 2

TEKNIK MODERASI (MODERATION TECHNIQUE)

1. Tujuan

Moderation technique ini merupakan suatu alat (instrumen) yang didisain agar penyelenggaraan lokakarya, seminar, rapat ataupun diskusi dapat lebih efektif dengan mengedepankan komunikasi dan interaksi antarpeserta.

Tujuan utama moderation technique adalah untuk menggali informasi seluas-luasnya dari para peserta mengenai suatu permasalahan yang muncul dalam organisasi.

Moderation technique dapat menghasilkan kelompok. Aplikasi metode ini cocok untuk semua jenis kelompok di mana tujuan utamanya bisa digambarkan dalam objective achievement, action orientation, partisipapsi dan iklim kerja yang kondusif. Tujuan lainnya adalah untuk memperbaiki efisiensi dalam kelompok melalui aktifitas, partisipasi dan orientasi target/hasil.

2. Isi

Teknik moderasi ini terdiri atas pembelajaran dan pengumpulan pengalaman melalui :

a. Pertanyaan, visualisasi dan pengumpulan ide/pendapat; b. Praktik visualisasi dan presentasi; c. Tahapan dari proses pemecahan masalah

3. Metoda

Bekerja dalam kelompok dan pleno.

4. Aturan Main

Sebelum memulai diskusi, Fasilitator/Widyaiswara menyampaikan terlebih dahulu aturan main moderation technique yang berlaku, sehingga diharapkan keseluruhan proses modertion technique dapat menghasilkan hasil yang optimal. Adapun aturan main tersebut adalah:

a. Setiap orang bertanggung jawab terhadap apa yang diperbuat/tidak diperbuatnya b. Semua hal dapat didiskusikan; c. Kelompok merupakan pengambil keputusan utama; d. Setiap orang dimungkinkan untuk berbuat kesalahan;

2 5. Pentahapan

Tahap-tahap yang terdapat dalam moderation technique terdiri atas empat tahap, yaitu:

a. Pemanasan (warming up)

Moderation technique selalu dimulai dengan sesi pemanasan yang bertujuan untuk mengukur suasana hati awal (initial mood) awal dari peserta dengan meminta mereka untuk menunjukkan perasaan mereka mengenai tema. Hal ini dilakukan melalui pemberian satu titik spektrum positif dan negatif seperti di bawah ini . Pada sesi ini diajukan dua pertanyaan, yaitu :

“ Jika saya berpikir tentang ........ (topik), saya merasa ........................................................................................”.

“ Jika saya berpikir mengenai perbaikan/peningkatan/pencapaian ...........(topik) , saya merasa ......................................”

- - - 0 + ++

b. Curah pendapat (brainstrorming)

Pada tahap ini moderator mencoba untuk menggali ide, pemikiran ataupun masalah yang berhubungan dengan tema, yang selanjutnya ditanyakan satu pertanyaan dan peserta dimnta menjawab dalam lembaran-lembaran kartu yang telah disediakan oleh penyelenggara.

“ Jika saya berpikir tentang tema, ide, pemikiran, masalah yang terdapat dalam pikiran saya adalah ...............................”

Dalam sesi ini, peserta dibagikan sejumlah kartu dan diminta untuk menuliskan ide, pemikiran ataupun masalah yang terdapat dalam pikirannya sesuai dengan topik yang dibahas. Satu orang peserta bisa saja menuliskan banyak ide, namun dalam satu kartu hanya memuat satu ide, pemikiran ataupun masalah.

Selanjutnya, moderator mengumpulkan kartu-kartu yang telah ditulis peserta tersebut kemudian mengelompokkannya (clustering) ke dalam klasifikasi yang

3 sesuai. Kalsifikaksi yang muncul bervariasi sekali dan jumlahnya bisa delapan atau lebih, tergantung variasi ide, pemikiran ataupun masalah. Kegiatan pengelompokan kartu-kartu ini memakan lebih banyak waktu, karena peserta harus mencari konsensus untuk menentukan di kelompok mana kartu-kartu tersebut ditempatkan.

c. Daftar prioritas (list of priority)

Pada tahap ini, peserta mencoba menentukan peringkat (ranking) dari cluster yang ada ke dalam urutan prioritas. Untuk menentukan peringkat setiap cluster yang ada, masing-masing peserta memberikan beberapa titik sesuai dengan cluster yang dianggapnya penting. Sebagai aturan praktisnya, jumlah cluster untuk setiap peserta memberikan titik. Jumlah titiknya adalah setengah dari total cluster yang ada ditambah satu (1/2+1). Misalnya, jika terdapat dua belas cluster, maka setiap peserta memberikan tujuh titik pada cluster yang berbeda, yang dianggapnya penting. Jumlah titik di samping cluster menentukan ranking cluster tersebut. Prioritas ini menunjukkan isu mana yang ditangani terlebih dahulu, dan mana yang bisa ditindaklanjuti kemudian. Di bawah ini adalah contoh Daftar Prioritas tersebut.

No. Topik Point Ranking

Ranking ditentukan dengan memberikan urutan abjad dari A sampai dengan Z. Huruf A memiliki ranking tertinggi, sedangkan Z adalah ranking terendah.

6. Diskusi Kelompok

Dari daftar prioritas , dipilih 3 atau 4 topik utama untuk didiskusikan lebih lanjut dalam diskusi kelompok. Untuk itu, dari 3 atau 4 kelompok yang telah dibentuk atau dibentuk baru, masing-masing membahas satu topik. Adapun kelompok-kelompok tadi adalah sebagai berikut:

Kelompok I membahas ...........

Kelompok II membahas ..........

Kelompok III membahas..........

4

Kelompok IV membahas .........

Diskusi kelompok ini bertujuan untuk;

a. Membuat gambaran permasalahan secara lebih spesifik terhadap topik yang telah dipilih;

b. Membuat daftar pemecahan masalah yang mungkin dilaksnakan;

c. Membuat daftar hambatan yang mungkin muncul dalam mengatasi permasalahan tersebut.

7. Pleno

Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusinya, sementara peserta yang lain memberikan saran, pertanyaan dan komentar. Setiap saran, pertanyaan dan komentar tersebut ditampung dan ditulis dalam kotak kanan bawah dari setiap flipchart.

Diskripsi maslah Kemungkinan Pemecahan

Kemungkinan hambatan Audiance

8. Daftar Kegiatan (List of Actions)

Tahap ini merupakan tahap yang sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan. Daftar ini secara eksplisit memuat siapa memuat apa, kegiatan tersebut akan dipertanggungjawabkan atau dilaporkan kepada siapa, kapan dimulai dan kapan selesai.

Berikut ini adalah contoh Daftar Kegiatan tersebut:

5

Siapa Apa Dengan Siapa

Kepada Siapa Kapan mulai Sampai Kapan

9. Evaluasi Akhir

Ini adalah tahap terakhir dari moderation technique. Tahap ini bertujuan untuk meungkinkan peserta memberikan penilaian terhadap keseluruhan penyelenggaraan moderation technique. Ada empat aspek yang dinilai oleh peserta dalam tahap ini:

a. Hasil yang diperoleh dari diskusi, seminar yang menggunakan moderation technique.

b. Prosedur yang digunakan dalam moderation technique, termasuk urutan pentahapan ya g ada.

c. Partisipasi saya sendiri, merupakan penilaiian peserta terhadap keaktifan dia sendiri dalam diskusi, seminar tersebut.

d. Moderator, merupakan penilaian dari para peserta terhadap penampilan modertaor, yang mencakup bahasa tubuh, kefasihan berbicara, cara penyampaian arahan, dan lain-lain.

Adapun bentuk pertanyaan dan jawaban yang bisa diberikan oleh peserta adalah sebagai berikut:

Pertanyaan:

“Setelah mengikuti diskusi, apa yang Anda rasakan tentang .........................”

Jawaban peserta diberikan dengan membubuhkan satu titik pada setiap aspek penilaian tersebut yang sesuai dengan penilaiannya.

6

Aspek Penilaian ++ + 0 - - -

Hasil

Prosedur

Partisipasi Saya Sendiri

Moderator

Keterangan penilaian :

Tanda ++ menunjukkan penilaian yang sangat baik; Tanda + menunjukkan penilaian yang baik; Tanda 0 menunjukkan penilaian yang sedang; Tanda - menunjukkan penilaian yang tidak baik;; Tanda - - menunjukkan penilaian yang sangat tidak baik;;

1

LAMPIRAN : 3

DAFTAR PERIKSA PERALATAN TM

Nama barang

Jumlah

Kemungkinan improvisiasi

Pin board (Flip chart) ½ per peserta Gunakan selotape, U-tex untuk menempelkan kertas pada dinding

Lembaran kertas pembungkus (150x125)

2 per peserta Kertas flip chart, gulungan kertas pembungkus

Kartu (10x21 cm) empat warna : putih, kuning, oranye dan hijau Kualitas kertas : 120 g/m2

20 per peserta Menulis langsung pada kertas (lihat pertanyaan-pertanyaan), potong bentuknya sendiri.

Potongan dengan diameter 10 cm , 4 warna (sama dengan di atas)

2 per peserta Anda tidak dapat melakukan tanpanya

Kartu-kartu judul (15x68 cm) 4 warna (sama dengan di atas)

1 masing-masing warna Lakukan tanpa, gunting judul dari kertas flip chart

Spidol (Edding 33) merah, biru dan hijau)

2 per moderator Anda tidak dapat melakukan tanpanya

Spidol (Edding 800) hitam merah, dan hijau)

1 masing-masing warna Anda tidak dapat melakukan tanpanya

Glue stick (ukuran kantor)

2 Hanya diperlukan jika Anda menggunakan kartu-kartu

Titik-titik swamerekat , diameter 9 mm, merah dan hijau

20 per peserta Gunakan spidol untuk membuat titik-titik

Gunting 1 Pisau cutter

Selotape (lebar 30 mm) 1 roll Penting khususnya untuk improvisasi

Peniti/ jarum pentul besarnya kepala :6/15

100 Hanya diperlukan jika Anda bekerja dengan pin board)

1

LAMPIRAN 4

FORMULIR JAWABAN PRE DAN POST TEst

No. a b c d No. a b c d

1. a b c d 21. a b c d

2. a b c d 22. a b c d

3. a b c d 23. a b c d

4. a b c d 24. a b c d

5. a b c d 25. a b c d

6. a b c d 26. a b c d

7. a b c d 27. a b c d

8. a b c d 28. a b c d

9. a b c d 29. a b c d

10. a b c d 30. a b c d

11. a b c d 31. a b c d

12. a b c d 32. a b c d

13. a b c d 33. a b c d

14. a b c d 34. a b c d

15. a b c d 35. a b c d

16 a b c d 36 a b c d

2 LAMPIRAN 5

JAWABAN PRE DAN POST TEST

No. a b c d No. a b c d

1. a b c d 21. a b c d

2. a b c d 22. a b c d

3. a b c d 23. a b c d

4. a b c d 24. a b c d

5. a b c d 25. a b c d

6. a b c d 26. a b c d

7. a b c d 27. a b c d

8. a b c d 28. a b c d

9. a b c d 29. a b c d

10. a b c d 30. a b c d

11. a b c d 31. a b c d

12. a b c d 32. a b c d

13. a b c d 33. a b c d

14. a b c d 34. a b c d

15. a b c d 35. a b c d

16 a b c d 36 a b c d

This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

http://www.daneprairie.com

panduan fasilitator diklat teknis administrasi...

Documents