administrasi farmasi - · pdf filebuku administrasi farmasi ini disusun ... dan tentu saja...
TRANSCRIPT
ADMINISTRASI FARMASI
Jilid III ( untuk kelas III )
Cetakan Pertama
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Departemen Kesehatan RI
Badan Pengembangan Dan Pemberdayaan
Sumber Daya Manusia Kesehatan
Pusdiknakes
2004
375. 615 1
Ind.
a
i
ADMINISTRASI FARMASI
Jilid III ( untuk kelas III )
Cetakan Pertama
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Tim Penyusun :
1. Thomas Joko Nugroho, S.Pd.
2. Soemanto, BBA
Tim Pembahas / Editor :
1. Drs. H. Amir Hamzah
2. Wahyu Wira Adimadja
3. Sultan Kurnia, SE., S.Sos.
4. Yayan Setiawan, SE.
5. Susanti Sofas, S.Si., Apt.*)
ii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
rahmat dan petunjukNya, bahwa buku pegangan untuk siswa Sekolah Menengah Farmasi
telah dapat disusun kembali. Penyusunan kembali ini dikarenakan telah berlakunya
kurikulum baru yakni Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001.
Kami sangat menghargai usaha Tim Penyusun buku pegangan ini yang dikoordinir
oleh Sekretariat Bersama Sekolah Menengah Farmasi Se Indonesia dan telah melibatkan
seluruh unsur SMF Se Indonesia.
Kita harapkan buku ini sangat bermanfaat bagi siswa peserta didik, guru / tenaga
pendidik di sekolah dalam upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilannya, untuk
nantinya akan diabdikan dalam pelayanan masyarakat di bidang farmasi khususnya dan
dibidang kesehatan umumnya.
Akhirnya untuk penyempurnaan cetakan selanjutnya kami harapkan adanya saran
perbaikan dan kritik dari semua pembaca.
Jakarta, Mei 2002
iii
PENGANTAR DARI SEKBER
Cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang farmasi telah
diikuti dengan perombakan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 1987 dengan kurikulum
Sekolah Menengah Farmasi 2001. Dalam kurikulum baru ini telah diperjelas kompetensi
seorang Asisten Apoteker berdampingan dengan peran tenaga farmasi lainnya.
Buku Administrasi Farmasi ini disusun kembali untuk disesuaikan dengan Garis –
Garis Besar Program Pengajaran Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001 disertai
dengan harapan akan menjadi buku pegangan yang sangat bermanfaat bagi siswa Sekolah
Menengah Farmasi.
Perlu kita sadari bahwa buku ini adalah buku pegangan bagi murid dalam menerima
pelajaran, dan tentu saja buku pegangan untuk guru adalah juga beberapa referensi lainnya
sehingga diharapkan para guru dapat memperbaiki kesalahan – kesalahan seperti kesalahan
redaksional atau kesalahan cetak. Untuk itu kami sangat mengharapkan masukan –
masukan untuk penyempurnaan buku ini.
Kami sangat berterima kasih kepada Tim Penyusun, Tim Pembahas dan Editor yang
telah bekerja keras sehingga buku ini dapat terbit pada waktunya.
Jakarta, Mei 2003
iv
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ii
Pengantar Dari Sekber
Daftar Isi
iii
iv
BAB I : ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI
A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)
B. Pengelolaan Obat di Puskesmas
C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik
1
12
20
BAB II : INVENTORY CONTROL 23
BAB III : KEPEMIMPINAN
A. Defenisi Kepemimpinan
B. Pendekatan – Pendekatan Studi Kepemimpinan
27
27
BAB IV : PERHITUNGAN HARGA POKOK
A. Harga Pokok Perdagangan
B. Harga Pokok Produksi
35
40
BAB V : MENGHITUNG NILAI PERSEDIAAN AKHIR
A. Metode Pisik / Periodik
B. Metode Perpetual / Permanen / Terus Menerus
C. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Taksiran / Kira –
Kira
D. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Nilai Terendah
46
49
53
55
1
BAB I
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI
A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)
1. Definisi Gudang Farmasi
Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan
barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya
(seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk,
dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten /
kodya yang bersangkutan.
2. Kedudukan Gudang Farmasi
Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah
dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya.
3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi
Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada :
(a) Beban kerja
(b) Jumlah kefarmasian
(c) Institusi kesehatan
(d) Jumlah penduduk yang dilayani
(e) Jumlah proyek yang dilaksanakan
(f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas
dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B
Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan
perundang- undangan yang berlaku.
Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
Ur. Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi
Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
Petugas Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi
2
Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan,
kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.
Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan
tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-
tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan
mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan
dan perbekalan farmasi lainnya.
4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian
perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,
pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di
Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya.
5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya :
(a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,
alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai
persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persediaan maupun yang didistribusikan.
(d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk
meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi
dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II,
Kandep Trans, PHB Cabang.
6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Aspek Pengelolaan Obat meliputi :
(a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan
penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode
perhitungan yang telah ditetapkan.
(b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu
obat.
(c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran
dan pengiriman obat.
(d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.
Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat
Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya
dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.
7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi
pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut :
a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat
Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
3
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber
anggaran)
b) Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat
c) Dokumen pada saat penyimpanan barang.
Formulir VIII : Kartu stok
Formulir IX : Kartu stok induk
d) Dokumen pada saat distribusi obat.
Formulir X : Kartu rencana distribusi
Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat
Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat
(LPLPO)
Formulir XIII : Form surat kiriman obat
e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
Formulir XIV : Laporan mutasi obat
Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran
Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus
Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian
obat untuk dihapus.
8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK
Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi :
(a) Perencanaan
(b) Pengadaan
(c) Penyimpanan
(d) Distribusi
(e) Pencatatan
(f) Penggunaan
(g) Penghapusan obat
(a) Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan
jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan
dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan
pengadaan obat meliputi :
(1) Tahap persiapan yang meliputi :
i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala
Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3
Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag.
Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor
Transmigrasi, dll.
4
ii. Penyiapan dan pengumpulam data :
- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan
kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB
- Menyusun data 10 penyakit terbesar
- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat
GFK dan Puskesmas
- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
- Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat
inpres tahun lalu)
(2) Tahap pelaksanaan meliputi :
i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu
methode rata – rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah
kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer
stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.
Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan
menggunakan methode konsumsi adalah : Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata – rata / bulan (x) + persentase kenaikan
kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu
(6 bulan pemakaian) = 20,4 kali Catatan :
Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing – masing
daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)
ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan
pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :
a =
b + c + d – e – f
a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april – maret )
c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d = Rancangan stok akhir
e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes
f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )
Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu
dengan estimasi pemakaian rata – rata / bulan di tambah stok penyangga
Contoh soal :
Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu
= 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x.
Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :
Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x
Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000
b = 1/1 s/d
1/4 = 3 bulan = 3x
c = 20,4
d = 6 x
e = 8 x
f = 3 x
Maka a = b + c + d – e – f
= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x
5
= 40,4 x
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000
= Rp. 12.120.000
Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000
iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia
di Dati II. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Melakukan analisis ABC – VEN
Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah
penyerapan dana, yang terdiri dari :
- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %
- Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %
- Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %
Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A
adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai
mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase
akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan
obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga
100 %.
VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan,
yaitu :
V = Very Essential
E = Essential
N = Non Essential
(2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia
(3) Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10
penyakit terbesar
iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing – masing obat per sumber
anggaran
(2) Menghhitung presentase belanja untuk masing – masing obat terhadap
masing – masing sumber anggaran
(3) Menghitung presentase angaran masing – masing obat terhadap total
anggaran dari semua sumber.
(b) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit
pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta
dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang :
(1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :
Pelelangan umum
Pelelangan terbatas
6
Pemilihan langsung
Pembelian / pengadaan langsung
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :
Penyusunan rencana pemasukan obat
Penerimaan obat
Pemeriksaan mutu obat
Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
Pencatatan harian penerimaan obat
Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
(c) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan obat :
(1) Memelihara mutu obat
(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
(3) Menjaga kelangsungan persediaan
(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan Penyimpanan Obat :
(1) Pengaturan tata ruang
Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah :
- Kemudahan bergerak arus barang
- Sirkulasi udara yang baik
- Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet
- Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat
yang mudah terbakar
(2) Penyusunan stock obat
Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :
- Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang
- Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam
lemari pendingin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar dalam ruang
terpisah.
- Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan terlebih
dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.
- Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar
- Obat berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling
bawah
- Cantumkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.
(3) Pencatatan stock obat
Fungsi pencatatan kartu stock :
- Untuk mencatat mutasi obat
- Alat bantu untuk menyusun laporan, prencanaan pengadaan, distribusi,
pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik
dalam tempat penyimpanan
(4) Pengamanan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor
fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika
dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan
dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
7
Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :
Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa
- kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang,
sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda
asing, jadi bubuk dan lembab
- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi
mutu obat
Kapsul : - perubahan warna isi kapsul
- kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan
lainnya
Tablet salut : - pecah – pecah, terjadi perubahan warna
- basah dan lengket satu dengan yang lainnya
- kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan
fisik
Cairan : - menjadi keruh atau timbul endapat
- konsistensi berubah
- warna atau rasa berubah
- botol – botol plastik rusak atau bocor
Salep : - warna berubah
- pot atau tube rusak atau bocor
- bau berubah
Injeksi : - kebocoran wadah (vial, ampul)
- terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
- larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada
endapan
- warna larutan berubah
Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :
- Dikumpulkan dan disimpan terpisah
- Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku
- Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku
(d) Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat – obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan
jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit
– unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah :
(1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan
(2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit
pelayanan kesehatan
(3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan
program kesehatan.
8
Kegiatan Distribusi :
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan
umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Perencanaan distribusi.
2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.
3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.
Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan
kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)
Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan
sebagai berikut :
1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya menyusun rencana distribusi obat
untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan
program yang diterima dari Provinsi atau Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II.
Gudang Farmasi Kabupaten /Kotamadya bekerja sama dengan penanggung
jawab program, mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan
kegiatan masing-masing program.
2. Distribusi obat program kepada Puskesmas dilakukan atas permintaan
penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan
Tingkat II.
3. Untuk pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria,
frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh
petugas program kepada Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya tanpa melalui
Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan
permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan
Dati II.
4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita
di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi
sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat
harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program
diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya
diatur oleh Puskesmas.
Tata cara pendistribusian obat
1. Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi
obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit di wilayah kerjaya sesuai dengan
kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas
Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-Unit Pelayanan Kesehatan lainnya
yang ada di wilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi
ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas
persetujuan kepala Puskesmas yang membawahinya.
4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan
dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan pengawasan pengiriman obat
dilakukan oleh Gudang Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila
puskesmas / RS mengatur sendiri pengambilan obat dari Gudang Farmasi.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai
dengan dokumen penyerahan/pengiriman obat.
6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu
dilakukan periksaan terhadap:
- jenis dan jumlah obat
9
- kualitas atau kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan
- kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.
7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu
stok dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
Pencatatan pendistribusian obat; meliputi pencatatan dalam:
1. Kartu Rencana Distribusi
2. Buku harian pengeluaran obat
3. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
4. Surat kiriman obat
(e) Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya
merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara
tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang
digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit.
Tujuan Pencatatan dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan
jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran / penggunaan dan data mengenai
waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada
masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas
kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK.
1. Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan
Obat.
a. Kartu Rencana Distribusi.
b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.
Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan
dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat dalam gudang penyimpanan
Gudang Farmasi.
Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. Tingkat
kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi dibagi dengan total
kebutuhan stok optimum obat Unit Pelayanan Kesehatan.
Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas Gudang Farmasi
dapat mempergunakan catatan pada Kartu Realisasi Pengadaan Obat untuk
memberikan umpan balik kepada sumber dana obat agar mempercepat
pengadaan obat yang alokasinya telah disetujui.
Jika ternyata semua pengadaan telah dilakukan, maka petugas Gudang Farmasi
harus segera menyesuaikan stok optimum obat bersangkutan untuk seluruh
UPK.
Tingkat kecukupan sisa stok obat di Gudang Farmasi dalam mendukung
rencana distribusi harus selalu dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Tingkat II setempat.
2. Laporan Pengelolaan Obat.
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung
bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II, maka Gudang
Farmasi memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang
dilaksanakan.
10
Laporan yang perlu disusun GFK terdiri dari :
Laporan Mutasi Obat.
Laporan Kegiatan Distribusi.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II.
(f) Penggunaan
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan
fungsi pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian
obat. Aspek penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya
diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-
hal sebagai berikut :
Pengendalian kecukupan suplai.
Jaminan mutu obat.
Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas.
Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.
Penggunaan obat secara rasional
Penggunaan obat yang tepat sesuai pedoman / standar terapi akan dapat
menunjang optimasi penggunaan dana, meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan
kesehatan. Ketepatan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan perlu didukung
antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis dan jumlahnya serta mutu yang
baik.
Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika obat yang diberikan
memenuhi kriteria di bawah ini :
1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk diagnosa yang di tegakkan.
2. tersedia pada saat dibutuhkan.
3. diberikan dengan dosis yang tepat.
4. cara pemberian dengan interval waktu pemberiaan yang tepat.
5. lama pemberiaan tepat.
6. harus efektif, aman dan mutu terjamin.
Dari keenam kriteria tersebut, maka criteria ketersediaan obat (butir 2) dan jaminan
mutu (butir 6) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat
yang akan mendukung aspek medik dari pemberiaan obat oleh penulis resep
(butir 1, 3, 4 dan 5)
Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional
Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat
yang tidak rasional antara lain adalah :
1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi yang telah
ditetapkan.
2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang
tepat.
3. Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan
berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan
kebutuhan pengobatan yang diperlukan.
4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-
obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.
5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah juga akan mendorong
terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional. Salah satu contoh adalah
terbatasnya jumlah obat yang tersedia sehingga peresepan obat hanya
didasarkan pada jenis obat yang ada dalam persediaan.
11
Dampak ketik rasionalan penggunaan obat terhadap suplai obat.
Dari sudut penyediaan obat, dampak ketidak rasionalan penggunaan obat dapat
berakibat pada :
- Kualitas data penyakit akibat dari penetapan diagnosa yang keliru.
- Kualitas data konsumsi yang akan dijadikan dasar bagi perencanaan kebutuhan
obat.
- Pengadaan obat yang tidak cost effective, karena kurang mendukung pola
morbiditas.
- Pemborosan biaya.
Peran Gudang Farmasi dalam peningkatan penggunaan rasional
Gudang Farmasi dapat berperan dalam meningkatkan penggunaan obat secara
rasional melalui :
1. Perencaan obat terpadu di Dati II.
Perencanaan pengadaan obat yang didasarkan pada hasil analisis/evaluasi atas
data pola penyakit dan data penggunaan di UPK yang diolah oleh Gudang
Farmasi dan usulan dari unit pelayanan kesehatan dan unit kerja terkait lainnya
dalam rangka penyusunan rancangan pengadaan obat di setiap Daerah Tingkat
II diharapkan dapat menghasilkan penyediaan obat sesuai kebutuhan di unit
pelayanan kesehatan .
2. Distribusi obat.
Pendistribusian obat secara tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu akan
sangat membantu upaya peningkatan secara rasional dimana peresepan obat
dapat di laksanakan berdasarkan pada kebutuhan, tidak didasarkan pada obat
yang tersedia.
3. Informasi dini atas pola penggunaan obat di unit pelanan kesehatan.
Berdasarkan evaluasi/analisis data penggunaan obat yang disampaikan melalui
LPLPO/LB2, Gudang Farmasi dapat memberikan informasi kepada Puskesmas
mengenai pola penggunaan obat di masing-masing Puskesmas. Informasi dapat
diberikan secara selektif sesuai prioritas, misalnya :
- pola penggunaan antibiotika antar Puskesmas.
- perbandingan penggunaan antibiotika dengan jumlah kunjungan kasus.
- perbandingan penggunaan jenis antibiotika dengan jenis penyakit.
- tingkat penggunaan obat suntik.
Informasi inidisampaikan oleh kepala Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya
melalui Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II pada acara pertemuan
bulanan antara Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II dengan dokter Puskesmas
atau disampaikan langsung kepada masing – masing unit pelayanan kesehatan.
Dengan penyampaian informasi ini secara berkala dan berkelanjutan diharapkan
penggunaan obat yang lebih tepat di Puskesmas akan dapat di tingkatkan.
Dari kegiatan-kegiatan di atas diharapkan petugas Puskesmas akan dapat :
Mengenal dan mengidentifikasi berbagai masalah penggunaan obat
yang tidak tepat.
Memahami berbagai dampak ketidak tepatan penggunaan obat.
Mengenal dan memahami berbagai factor yang berpengaruh terhadap
terjadinya penggunaan obat yang tidak tepat.
12
(g) Penghapusan Obat
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan
milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut :
1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang
diurusnya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang
berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan
lain-lain) atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan
Cara-cara Penghapusan :
Bupati/Walikota KDH Tk.II mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat.
Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan
Pemusnahan Obat.
Penghapusan dengan cara Pemusnahan.
1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan
tugas-tugas antara lain :
Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan
yang berlaku di bidang AMDAL.
Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.
Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang
disetujui.
Membuat Berita Acara Pemusnahan.
Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota
KDH Tingkat II setempat.
2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH
Tingkat II setempat melaporkan kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang
pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :
Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II.
Berita Acara Pemusnahan.
B. Pengelolaan Obat di Puskesmas
1. Sasaran pokok pencatatan, pengolahan dan pelaporan obat di puskesmas :
Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat
Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu
Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang
lebih tinggi
2. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit
pelayanan kesehatan :
Kartu stock obat
Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPI.PO )
Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat
Buku catatan harian penerimaan resep
Laporan obat rusak / Daluarsa
Surat pernyataan obat hilang
13
3. Tugas dan wewenang
a) Kepala Puskesmas
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan
pelaporan di Puskesmas.
Mengawasi dan membina pelaksanaan pengelolaan obat dan pencatatan
pelaporan
Mengajukan permintaan obat kepada Kadinkes Dati II / Ka GFK setempat.
Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kadinkes Dati II
setempat
Melaporkan semua obat yang hilang, rusak, daluarsa dan obat yang tidak
dibutuhkan kepada Kadinkes Dati II / GFK setempat.
Mengembalikan obat – obatan yang tidak dibutuhkan, rusak dan daluarsa
kepada Kadinkes Tk II / GFK.
b). Petugas Gudang Obat Puskesmas
Menerima, menyimpan, memelihara obat yang ada di gudang membuat catatan
mutasi obat yang keluar maupun yang masuk gudang tobat Puskesmas dalam
kartu stok.
Mempersiapkan data penerimaan dan pemakaian obat
Mengkompilasi data pemakaian dan sisa obat dari masing – masing sub unit
Mempersiapkan laporan pemakaian dan permintaan obat
Menerima, menyimpan dan memelihara LPLPO yang sudah diisi.
Melayani permintaan obat oleh kamar obat dan Puskesmas Pembantu
Menerima dan mengumpulkan obat rusak / daluarsa dari gudang simpanannya,
kamar obat dan Puskesmas Pembantu
Mempersiapkan laporan obat hilang, rusak dan daluarsa
Melaporkan obat yang tidak dipakai, hilang, rusak dan daluarsa kepada Kepala
Puskesmas
Menyimpan kartu stok selama 10 tahun
c). Petugas Kamar Obat Puskesmas
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan mutasi obat yang diterima
maupun yang dipakai oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk Buku Catatan
Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat
Memberi tanda “ UMUM “ pada resep – resep untuk pasien umum
Memberi tanda “ PHB “ pada resep – resep untuk peserta PHB Asuransi
Kesehatan.
Memberi tanda “ Gratis “ pada resep – resep untuk pasien yang tidak membayar
biaya pelayanan.
Memelihara dan menyimpan resep obat secara tertib ( untuk bukti pengeluaran
obat kepada pasien )
Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat dan jumlah penerimaan
resep ( umum, PHB dan gratis )
Membuat laporan dan secara berkala mengajukan permintaan obat kepada
Kepala Puskesmas / Petugas Gudang Obat.
Melayani permintaan obat untuk keperluan Kamar Suntik, Puskesmas Keliling
dan Posyandu
Menyimpan dan memelihara obat yang ada di Kamar Obat.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Petugas Gudang Obat.
14
d). Petugas Kamar Suntik
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun
yang diterimanya dalam bentuk Buku Catatan Harian Penerimaan dan
Pemakaian Obat.
Setiap awal bulan (atau jika stok hampir habis) mempersiapkan data pemakaian
obat dan melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala
Puskesmas / Petugas Kamar Obat.
Menyimpan obat yang ada di Kamar Suntik dengan baik / pada tempat yang
sesuai.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas /
Petugas Kamar Obat.
e). Petugas Obat Puskesmas Pembantu
Menyimpan, memelihara dan membuat catatan obat yang digunakan maupun
yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Buku Catatan Harian
Penerimaan dan Pengeluaran Obat.
Setiap awal bulan mempersiapkan data pemakaian obat, sisa stok dan
melaporkan serta mengajukan permintaan obat kepada Kepala Puskesmas /
Petugas Gudang Obat.
Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat.
Menyerahkan kembali obat rusak / daluarsa kepada Kepala Puskesmas /
Petugas Gudang Obat.
f). Petugas Lapangan Puskesmas Keliling / Posyandu
Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan, mengajukan permintaan obat yang
diperlukan kepada Kepala Puskesmas / Petugas Kamar Obat
Mencatat pemakaian dan sisa obat
Menyimpan resep – resep obat sebagai bukti penggunaan obat
Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa obat
kepada Kepala Puskesmas.
4. Kartu Stok
a). Fungsi Kartu Stok
Sebagai sumber informasi tentang mutasi obat (penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak atau daluarsa)
Sebagai sumber data untuk menyusun LPLPO ( Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat )
Sebagai dokumen negara yang harus disimpan dan dipelihara secara tertib
selama 10 tahun.
b). Kegiatan yang dilakukan :
Letakkan kartu stok bersama obat bersangkutan pada lokasi penyimpanan
Pencatatan dilakukan secara rutin dar hari ke hari
Setiap terjadi mutasi obat langsung dicatat dalam kartu stok
Setiap ditemukan obat rusak / daluarsa atau hilang langsung dicatat di kartu
stok
Pada setiap akhir bulan jumlahkan penerimaan dan pengeluaran obat
c). Manfaat informasi di dalam kartu stok
Informasi di dalam kartu stok digunakan untuk :
Pengisian formulir LPL.PO
Menentukan jenis dan jumlah permintaan obat
15
Mengendalikan neraca pemasukan dan pengeluaran obat
d). Format kartu stok :
KARTU STOK GUDANG OBAT PUSKESMAS
Nama Obat : ……………………………….. Satuan : ………………………………..
Satuan Kemasan : ………………………………..
No. Kode : ………………………………...
Puskesmas : ……………………….
Kecamatan : ………………………. Kab/Kodya : ……………………….
Tgl No. Dokumen
Dari / Kepada
Penerimaan Pengeluaran Tgl Kadaluarsa
Sisa Stok
Paraf Ket.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
5. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
a). Pihak – pihak yang menggunakan LPL.PO
Gudang obat Puskesmas
Kamar obat
Kamar suntik
Puskesmas pembantu
Puekesmas keliling
Posyandu
b). Fungsi LPL.PO
Laporan pemakaian obat bulanan
Lembar permintaan obat
Laporan kunjungan resep
Dokumen bukti pengeluaran obat / sumber informasi
Dokumen bukt penerimaan obat / sumber informasi
Sumber informasi untuk perencanaan
Sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat
Sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan (hasil pengolahan
LPLPO)
Sarana untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalammenyampaikan laporan
pemakaian obat
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Catat semua mutasi obat yang terjadi ( penerimaan, pengeluaran, obat rusak dan
lain – lain ). Pada kartu stok secara rutin, tertib dan tepat waktu
Kompilasi data obat dari masing – masing Sub Unit ( dari LPL.PO Sub Unit )
Laksanakan pengisian LPL.PO dengan memanfaatkan data dari kartu stok
gudang obat puskesmas dan data hasil kompilasi laporan dari setiap Sub Unit.
d). Sumber data pengisian LPLPO :
Kartu stok
Buku Catatan harian penerimaan dan pemakaian obat
16
Buku catatan harian penerimaan resep
e). Manfaat informasi LPLPO :
Mengendalikan tingkat stok di masing – masing Unit / Sub Unit Pelayanan
Kesehatan
Perencanaan distribusi
Perencanaan kebutuhan obat
Memantau pola penggunaan obat
Format LPLPO
LAPORAN PEMAKAIAN dan LEMBAR PERMINTAAN OBAT PUSKESMAS
PUSKESMAS : ............... KECAMATAN : ............... PELAPORAN BULAN / PERIODE : ............ DOKUMEN NO : ..............
KODYA : ............... PERMINTAAN BULAN / PERIODE : ............. GFK : ...............
PUSKESMAS : ...............
No. Nama Obat Satuan Stok
Awal Peneri- maan
Perse- diaan
Pema-kaian
Sisa Stok
Stok Opt.
1 PHB A Ket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 Air Raksa Dental use
Btl
2 Aminofilin inj.
24mg/ml–10 ml
Amp
3 Aminofilin Tablet 10 mg
Tab
4 Amitriptilin
HCl tabb. Salut 25 mg
Tab
5 Amoksisilin
Kaps. 250 mg
Kaps
6 Amoksisilin dry Syr. 125mg/5ml
Btl
7 Ampisilina
Kaplet 500 mg
Kapl
8 Ampisilina dry Syr. 125 mg/ml
Btl
9 Antalgin
Tabl. 500 mg
Tab
10 Antasida DOEN
tabl. kombinasi
Tab
Jumlah kunjungan resep Umum PHB Jumlah
Bayar Tidak Bayar
Mengetahui / menyetujui Yang menyerahkan Yang meminta
Kepala Dinkes II Kepala GFK Pimpinan Puskesmas
( ……………………… ) ( …………………. ) ( …………………. )
6. Buku Catatan harian Penerimaan dan Pemakaian Obat a). Pihak – pihak yang menggunakan Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :
Kamar Obat
Kamar Suntik
Puskesmas Pembantu
Puskesmas Keliling
Posyandu
17
b). Fungsi Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :
Mencatat penerimaan dan pemakaian obat
Sumber data untuk menyusun laporan bulanan menggunakan format LPL.PO
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Sediakan sebuah buku tulis ukuran folio dengan tebal 100 halaman dan buat
lajur seperti contoh dibawah ini.
Catat nama obat yang tersedia. Untuk satu jenis obat disediakan 1 – 2 halaman.
Laksanakan pencatatan atas penerimaan dan pemakaian obat.
Setiap akhir bulan jumlahkan seluruh penerimaan dan pemakaian obat dalam
satu bulan.
d). Format Buku Catatan Harian Penerimaan dan Pemakaian Obat :
Nama Obat : ..................... TGL / TH PENERIMAAN PEMAKAIAN SISA KET
1/7 – 93
.
.
.
dst s/d
31/7 – 93
Jumlah
e). Manfaat :
Untuk pengisian format LPLPO Sub Unit PK.
7. Laporan Obat rusak dan atau Daluarsa
a) Pihak – pihak yang menggunakan laporan obat rusak dan atau daluarsa :
Kepala Puskesmaa
Petugas Pengelola Obat
b). Kegiatan yang harus dilakukan :
Mengumpulkan obat – obatan yang rusak dan atau daluarsa
Catat jenis dan jumlah obat yang rusak / daluarsa tersebut pada formulir laporan
obat rusak / daluarsa seperti terlampir.
Catat jumlah obat yang rusak / daluarsa pada kartu stok pada kolom
pengeluaran.
Isi format laporan.
Kirimkan obat yang rusak / daluarsa bersama – sama laporan ke Dinas
Kesehatan Dati II
c). Manfaat informasi laporan Obat rusak dan atau daluarsa :
Untuk memperbarui catatan mutasi obat dalam kartu stok pada satuan kerja
yang melaporkan dan yang menerima kembali obat rusak / daluarsa.
Untuk mengetahui persediaan obat yang betul – betul dapat dipakai
Sebagai informasi awal untuk menelusuri penyebab kerusakan obat
18
d). Contoh Format Laporan Obat Rusak dan atau Daluarsa.
Laporan Obat Rusak / Daluarsa
No Jenis Obat No. Batch /
No. Lot
Tgl Daluarsa Jumlah Keterangan
1 2 3 4 5 6
1 Ampisilin 500mg Dp 10012356 01 – 6 – 92 100 Kaplet Daluarsa
2 Tiamin HCl 50mg Thm 11757 700 Tablet Rusak
Yang menerima Melaporkan / Menyerahkan Obat
( ……………… ) ( ………………)
8. Surat Pernyataan Obat Hilang
a). Pihak yang menggunakan :
Kepala Puskesmas
Petugas Pengelola
b. Pihak yang menyimpan untuk diproses lebih lanjut :
Lembar pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II
Lembar kedua untuk Gdang Farmasi Kabupaten / Kodya
Lembar ketiga untuk Arsip Puskesmas
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Mempersiapkan Surat Pernyataan Obat Hilang sesuai dengan petunjuk berikut.
Menyusun daftar obat jadi yang hilang seperti format terlampir.
d). Fungsi :
Sebagai bahan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Dati II
e). Manfaat informasi Surat Pernyataan Obat Hilang :
Masukan untuk langkah – langkah pengamanan
f). Format Surat Pernyataan Obat Hilang :
Puskesmas : (1)__________________
Pemerintah Daerah Tk II. (2) ____________________________
Surat Pernyataan Obat Hilang
Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6) ___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya
kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama –
sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan. Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini.
Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Demikian surat pernyataan ini disusun, agar dapat dipergunakan seperlunya.
Petugas Pengelola Obat Kepala Puskesmas
(11) ________________ (12) ______________
( ……………………… ) ( ……………………. )
19
g). Lampiran Daftar Obat Hilang
LAMPIRAN DAFTAR OBAT HILANG
Lokasi : ( a ) ……………….
Tanggal : ( b ) ………………
No. Nama Obat No. Batch /
No. Lot
Jumlah Keterangan
9. Alur Pelaporan Pemakaian Obat dan Permintaan Obat sbb :
a). Skema Alur Pemakaian dan Permintaan Obat :
LPLPO LPLPO
LPLPO LPLPO LPLPO
= jalur pelaporan
= jalur distribusi obat
b). Waktu Pembuatan Laporan
Secara periodik setiap Unit dan Sub Unit Pelayanan Kesehatan harus membuat
laporan obat dengan menggunakan form LPLPO (Puskesmas, kamar obat, kamar
suntik, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Posyandu)
Dinkes Dati II
/ GFK
Puskesmas
(Gudang Obat)
Kamar Obat Pustu
Pusling Posyandu Kamar Suntik
LPLPO
20
10. Pengawasan Obat di Puskesmas
a). Tugas Pengawasan
Salah satu tugas dan wewenang Kepala Puskesmas wajib melaksanakan
pengawasan melekat terhadap obat – obatan yang diterima, disimpan dan
didistribusikan dan yang digunakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b). Maksud dan tujuan pengawasan
Mencegah secara dini terjadinya penyimpangan atau ketidak cocokan antara
obat yang diterima, disimpan dan dikeluarkan di Puskesmas dengan dokumen
pendukungnya tanpa menunggu pelaksanaan stok opname pada akhir bulan atau
akhir tahun.
c. Informasi yang diperoleh dari pengawasan di Puskesmas
Kepastian bahwa seluruh obat baik jenis maupun jumlahnya yang diterima dari
gudang farmasi kabupaten dan yang dikeluarkan ke Sub Unit telah tercatat pada
kartu stok.
Kepastian bahwa penyimpanan obat di gudang Puskesmas sesuai dengan tata
cara / aturan penyimpanan obat serta secara fisik jumlahnya sama dengan
jumlah pada kartu stok.
d). Ruang lingkup pengawasan obat di Puskesmas
Kegiatan penerimaan dan penyimpanan obat
Distribusi dan penyerahan obat
Penggunaan obat – obatan akhir Sub Unit 4 PK
C. Administrasi Perbekalan Farmasi di Apotik
1. Definisi Apotik ( PP 25 Th. 1980 )
Apotik adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan
penyaluran obat kepada masyarakat.
2. Tugas dan fungsi Apotik
(a) Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah
jabatan
(b) Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran
dan penyerahan obat atau bahan obat
(c) Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
3. Pengelolaan Apotik
Pengelolaan apotik dibidang pelayanan kefarmasian meliputi :
(a) Pembuatan, pengolahan, paracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat.
(b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan kesehatan
dibidang farmasi lainnya.
(c) Informasi mengenai perbekalan kesehatan dibidang farmasi
4. Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang disalurkan oleh apotik meliputi :
(a) Obat
(b) Bahan Obat
(c) Obat asli Indonesia
(d) Bahan obat asli Indonesia
(e) Alat kesehatan
(f) Kosmetika, dll
21
5. Aliran Barang Masuk
a). Prosedur pembelian
(1) Tahap persiapan
Perencanan dan penentuan perbekalan farmasi yang akan dibeli baik nama
barang dan banyaknya berdasarkan buku defecta yang berasal dari data
penjualan bebas, bagian peracikan maupun kartu stok yang ada digudang.
Dokumen yang diperlukan adalah daftar kebutuhan obat yang harus dibeli.
Mencari dan menemukan penyalur masing – masing obat yang dilengkapi
nama, alamat, nomor telepon penyalur ; daftar harga obat masing – masing
penyalur ; penentuan waktu dan frekuensi pembelian
Mengadakan perundingan dengan beberapa penyalur untuk merundingkan
persyaratan jenis, mutu barang yang diperlukan ; persyaratan harga dan
potongan – potongan yang diperoleh ; persyaratan pengiriman barang ;
persyaratan waktu pembayaran.
(2) Tahap pemesanan :
Disiapkan surat pemesanan barang rangkap tiga untuk dikirim kepada penyalur,
gudang dan arsip pembelian.
(3) Tahap penerimaan :
Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang bila perlu disaksikan
oleh petugas pembelian dengan melakukan pemeriksaan sbb :
Mencocokkan surat pengiriman barang, faktur dengan surat pemesanan
barang
Mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang – barang
yang nyata – nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah
serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa
(4) Tahap penyimpanan barang :
Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang hari itu dalam buku
harian penerimaan barang
Mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok
Menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang
Barang tertentu disimpan di tempat terpisah, misalnya :
- Narkotika, disimpan di lemari terkunci
- Serum, vaksin di lemari pendingin
- Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri
(5) Pencatatan dokumen / faktur pembelian barang
Mengumpulkan faktur / bon pembelian barang
Mencatat dalam jurnal pembelian untuk semua faktur atau pembelian kredit
Mencatat dalam jurnal pengeluaran kas, untuk semua pembelian barang
secara kontan
Membuat posting ke buku besar pembantu dan buku besar umum
6. Aliran Barang Keluar
Prosedur penjualan :
a) Penjualan obat bebas, alkes dan lain - lain :
(1) Setiap pembelian obat bebas diberikan tanda bukti transaksi penjualan
berupa bon atau kwitansi penjualan rangkap 3 dan diberi nomor, tanggal,
nama barang, banyak harga satuan dan jumlah.
(2) Bukti transaksi tersebut digunakan untuk membayar pada kasir sejumlah
bon / kwitansi. Tembusan 1 dipegang sbagai arsip kasir setelah diberi
stempel lunas.
(3) Asli dan tembusan 2 diserahlan kepada pelayan apotik untuk pengambilan
barang; setelah tembusan 2 dan asli diberi tanda barang telah diambil.
Tembusan 2 sebagai arsip pelayan apotik yang menyerahkan barang.
22
(4) Bon yanga sli dan obat – obat bebas diserahkan kepada pasien.
b) Penjualan obat dengan resep dokter :
(1) Resep yang diterima dari pasien diberi harga sambil mengontrol
ketersediaan obat dan diserahkan pada pasien lagi
(2) Pasien membayar ke kasir harga obat yang akan diambil sesuai dengan
resep tersebut dan ditandai jumlah yang akan diambil serta diberi nomor
urut R/ dan catat nama, umur, alamat yang lengkap di belakang resep
(3) Resep yang sudah lunas diserahkan kepada asisten apoteker yang bertugas
untuk :
Menghitung komposisi obat
Menyiapkan etiket
Menyiapkan obat / bahan baku obat
Meracik obat sesuai ketentuan yang berlaku
Pengemasan obat yang sudah selesai diracik
(4) Obat yang sudah selesai diracik dikemas dan dikontrol kembali
Resep obat yang sesuai dengan nama pasien
Komposisi obat dan perhitungan dosis
Kelengkapan bahan obat yang sudah diracik
(5) Penyerahan obat oleh petugas yang ditentukan dengan kontrol yang ketat
antara nomor dan nama pasien harus sesuai.
(6) Paraf pasien yang telah memintan / mengambil obat tersebut.
(7) Resep yang sudah dikerjakan dilampirkan dengan kalkulasi perhitungan
harga pokok obat + laba + uang R/ (rangkap 2)
(8) Resep yang sudah dikerjakan dengan kalkulasi harga obat, disimpan secara
teratur sesuai tanggal, bulan dan tahun
(9) Kalkulasi harga pokok obat diserahkan ke bagian pembukuan untuk dicatat.
23
BAB II
INVENTORY CONTROL (PENGENDALIAN PERSEDIAAN)
Tujuan Inventory Control adalah untuk menciptakan keseimbangan antara
besarnya persediaan dengan besarnya permintaan dari sekelompok barang. Prinsip
keseimbangan adalah lengkap tetapi yang perlu saja dan jumlahnya cukup (tidak
berlebihan atau tidak kekurangan).
Besar kecilnya volume persediaan didasarkan pada :
1. Kecepatan bergerak atau perputaran
Barang yang mempunyai kecepatan bergeraknya cepat (turn over tinggi) disediakan
lebih banyak (product fast moving = persediannya banyak). Sedang barang yang
mempunyai turn over rendah, disediakan lebih sedikit (product slow moving =
disediakan sedikit .
2. Lokasi Apotek / P.B.F.
Apotik di pulau jawa, persediaan cukup disediakan untuk 1 bulan. Diluar pulau
Jawa, persediaan barang disediakan untuk 1 ½ - 2 bulan omzet.
3. Kebutuhan perbulan
Pembelian berdasarkan kebutuhan perbulan diartikan pengadaan barang sebesar
harga pokok, atau Cost Of Goods Sold ( C.G.S )
Contohnya :
Misalnya omzet rata – rata perbulan = Rp. 100.000.000,-
Laba bruto rata – rata dipungut 23% dari omzet
Maka harga pokoknya = 77% x Rp. 100.000.000 atau = Rp. 77.000.000,-
Jenis keseimbangan :
Pengadaan barang berdasarkan 2 jenis keseimbangan, yaitu :
1. Keseimbangan secara total adalah : keseimbangan antara seluruh permintaan
dengan seluruh persediaan atau antara seluruh pembelian dengan seluruh
penjualan secara proporsional.
Misalnya : omzet perbulan 100 juta, laba bruto yang dipungut = 25%
Maka harga pokok = 75% = Rp. 75 juta
Jadi jumlah pembelian supaya seimbang dengan penjulana ( omzet ) = Rp. 75 juta
a. Keseimbangan komposisi / proporsional : adalah keseimbangan antara sekelompok
produk, yaitu antara kelompok produk yang fast moving dan kelompok produk yang
slow moving.
Misalnya : omzet = Rp. 100 juta, COG = Rp. 75 juta, laba 25% ( hanya pokok )
Produk yang fast moving menghasilkan omzet 80% dari seluruh omzet dan yang
slow moving menghasilkan 20%.
Maka : persediaan barang dari kedua kelompok ini harus proporsional seimbang.
Yaitu : 80% x Rp. 75 juta + Rp. 60 juta, untuk produk fast moving
20% x 75 juta = Rp. 15 juta, untuk produk slow moving
Soal tentang Pengadaan barang secara seimbang :
Omzet rata – rata suatu pabrik = 100 juta
Terdiri dari : Penjualan dengan resep dokter = Rp. 75 juta
Penjualan ke dokter rumah sakit = Rp. 20 juta
Penjualan bebas = Rp. 5 juta
24
Laba yang diinginkan untuk :
Penjualan dengan resep dokter = 25%
Penjualan ke dokter rumah sakit = 10%
Penjualan bebas = 20%
Masing – masing dari omzet penjualan
Ditanya :
a. Berapakah total laba dan persen laba total
b. Berapakah harga pokok
c. Berapa jumlah pembelian bulan berikutnya agar terjadi keseimbangan
1. Penjualan dengan R/ dr = Rp. 75 juta
2. Penjualan ke dr RS = Rp. 20 juta
2. Penjualan bebas = Rp. 5 juta
Jawab :
a. Laba = omzet – HP
HP =
% HP
x omzet % omzet
Laba untuk obat
dengan resep
dari dokter :
=
Rp.
75.000.000
-
100
x 75.000.000
= Rp.
15.000.000,000
125
Laba untuk obat
dengan resep
dari rumah sakit
:
=
Rp.
20.000.000
-
100
x 20.000.000
= Rp.
1.818.181,818
110
Laba untuk obat
bebas :
=
Rp.
5.000.000
-
100
x 5.000.000
= Rp.
833.33,330
120 +
Total Laba : = Rp. 17.651.515,150
b. HP = Total omzet – total laba
= 100.000.000 – 17.651.515,15
= 82.348.484,85
% laba = Total laba
x 100 % Total HP
= 17.651.515,150
x 100 % = 21,435 % 82.348.484,85
c. Perbandingan omzet = 75 : 20 : 5
= 15 : 4 : 1
Jumlah obat dengan resep dokter yang harus dibeli bulan berikutnya adalah :
15
x 82.348.484,85 = Rp. 61.761.363,64 20
Jumlah obat dengan resep dokter dari rumah sakit yang harus dibeli bulan berikutnya
adalah :
4
x 82.348.484,85 = Rp. 16.469.696,97 20
25
Jumlah obat dengan penjualan bebas yang harus dibeli bulan berikutnya adalah :
1
x 82.348.484,85 = Rp.4.117.424,243 20
Faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam menetapkan kebijaksanaan pembelian
barang :
1. Kriteria Supplier dipilih atas dasar :
Harga yang kompetitif
Pelayanan yang cepat
Masa kredit yang menguntungkan
2. Waktu
Waktu pemesanan barang adalah pada saat persediaan berada pada keadaan
Re Order Point. Re Order Point adalah saat / titik pemesanan kembali, yakni bila
persediaan barang pada kondisi Buffer Stock. Buffer Stock adalah jumlah
persediaan yang harus ada dalam gudang untuk menjaga jangan sampai kehabisan
barang selama terjadi pemesanan barang.
Lead Time atau waktu tunggu yaitu waktu yang diperlukan mulai saat pemesanan
barang sampai barang datang.
3. Lokasi
(a) Lokasi persediaan barang
Di ruang racikan
Di ruang gudang
Pemesanan mulai dilaksanakan bila digudang sudah habis dengan catatan di
ruang racikan cukup tersedia selama pemesanan kembali.
(b) Lokasi Apotik :
Apotik berada di kota besar
Apotik berada di luar kota
Apotik berada di luar kota yang tanggung letak / lokasi aporik terhadap
supplier sangat mempengaruhi waktu tunggu ( Lead Time )
4. Volume dan frekwensi pembelian
Makin kecil volume pembelian, makin tinggi frekuensi pembelian
Makin besar volume pembelian, makin jarang frekuensi pembelian
Akibat kecilnya volume pembelian :
(a) Tingginya frekuensi pembelian
(b) Tingginya frekuensi pemeriksaan dan pengaturan barang
(c) Tingginya frekuensi menerima barang
(d) Tingginya frekuensi kegiatan pencatatan penerimaan dan pembayaran
barang
Akibat dari besarnya volume pembelian :
(a) Memerlukan ruang cukup besar
(b) Memerlukan finansial / kapital yang besar
(c) Menimbulkan resiko kerusakan barang
(d) Memerlukan buffer stock yang cukup besar
26
Gambar : Pesanan / pembelian sebesar kebutuhan 4 minggu :
V4 VM VM = posisi persediaan
VM = Volume maksimal pembelian
R = Re Order point
V3
V2
V1
R R
Safety stock
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
Lead Time = 1 minggu
27
BAB III
KEPEMIMPINAN
A. Defenisi Kepemimpinan
Menurut James AF. Stoner, kepemimpinan managerial dapat didefinisikan sebagai
suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan – kegiatan dari
sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari
definisi tersebut :
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut. Kesediaan
mereka untuk menerima pengarahan dari pemimpin.
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang
diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Para pemimpin mempunyai
wewenang untuk mengarahkan berbagai kegiatan para anggota kelompok, tetapi
para anggota kelompok tidak dapat mengarahkan kegiatan – kegiatan pemimpin
secara langsung.
3. Selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut,
pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh. Dengan kata lain, para
pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan apa yang harus dilakukan
tetapi juga dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya.
B. Pendekatan – Pendekatan Studi Kepemimpinan
Klasifikasi Pendekatan Studi Kepemimpinan ada tiga ( 3 ), yaitu :
1. Pendekatan – pendekatan kesifatan
2. Pendekatan – pendekatan perilaku
3. Pendekatan – pendekatan situasional (contingency)
1. Pendekatan Kesifatan
Pendekatan kesifatan memandang kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat –
sifat yang tampak. Pada teoritis kesifatan adalah kelompok pertama yang bermaksud
menjelaskan tentang aspek kepemimpinan. Mereka percaya, bahwa para pemimpin
memiliki ciri – ciri atau sifat – sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin
para pengikutnya.
Berbagai studi pembandingan sifat – sifat pemimpin dan bukan pemimpin, sering
menemukan bahwa pemimpin cenderung lebih tinggi, mempunyai tingkat kecerdasan yang
lebih tinggi, lebih ramah dan lebih percaya diri dari pada yang lain dan mempunyai
kebutuhan akan kekuasaan lebih besar. Tetapi kombinasi sifat – sifat tertentu, akan
membedakan antara pemimpin atau calon pemimpin dari pengikut belum pernah
ditemukan. Sehingga timbul anggapan para peneliti sifat – sifat kepemimpinan, bahwa
pemimpin dilahirkan, bukan dibuat, atau seseorang itu dilahirkan membawa atau tidak
membawa sifat – sifat yang diperlukan bagi seorang pemimpin.
Sifat – sifat tertentu yang tampaknya penting untuk kepemimpinan yang effektif
menurut Edwin Ghiselli :
Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas (Supervisory Ability)
atau pelaksanaan fungsi – fungsi dasar manajemen, terutama pengarahan
dan pengawasan pekerjaan orang lain.
Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan, mencakup percarian tanggung
jawab dan keinginan sukses
Kederdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir
28
Ketegasan (Decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusan –
keputusan dan memecahkan masalah – masalah dengan cakap dan tepat
Kepercayaan diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan
untuk menghadapi masalah
Inisiatif atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung,
mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara – cara baru
atau inovasi
Syarat – syarat kepemimpinan yang ditentukan oleh Angkatan Bersenjata RI adalah :
(a) Syarat – syarat minimal yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin menurut
standar ABRI adalah :
Watak yang baik ( karakter, budi dan moral )
Intelegensia yang tinggi
Kesiapan lahir dan bathin
(b) Syarat – syarat lain yang diperlukan :
Sadar akan tanggung jawab
Mempunyai sifat – sifat kepemimpinan yang menonjol
Membimbing diri dengan azas – azas dan prinsip – prinsip kepemimpinan
Melaksanakan kegiatan – kegiatan dan perintah – perintah dengan penuh
tanggung jawab ( correct ) serta mampu membimbing anak buahnya dengan
baik dan mengemblengnya menjadi satu kesatuan yang efektif
Mengenal anak buahnya, memahami sepenuhnya akan sifat dan tingkah
laku masing – masing dalam segala macam keadaan, suasana dan pengaruh.
Paham akan cara bagaimana seharusnya mengukur dan menilai
kepemimpinannya.
2. Pendekatan Perilaku Pemimpin
Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasi perilaku – perilaku (behaviours)
pribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan effektif. Pendekatan mencoba untuk
menentukan apa yang dilakukan pemimpin effektif, bagaimana mereka mendelegasikan
tugas, bagaimana mereka berkomunikasi dengan dan memotivasi bawahan mereka,
bagaimana mereka menjalankan tugas – tugas, dan sebagainya.
Tidak seperti sifat – sifat, bagaimanapun juga perilaku dapat dipelajari atau
dikembangkan, sehingga individu – individu dapat dilatih dengan perilaku – perilaku
kepemimpinan yang tepat agar mampu memimpin lebih effektif.
Pendekatan perilaku memusatkan perhatiannya pada dua aspek perilaku
kepemimpinan yaitu : fungsi – fungsi dan gaya – gaya kepemimpinan.
(a) Fungsi – fungsi kepemimpinan
Aspek pertama pendekatan perilaku kepemimpinan menekankan pada fungsi –
fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar kelompok berjalan
dengan effektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama :
Fungsi – fungsi yang berhubungan dengan tugas (task related) atau
pemecahan masalah fungsi pertama menyangkut pemberian saran
penyelesaian, informasi dan pendapat.
Fungsi – fungsi pemeliharaan kelompok (Group maintenance) atau sosial.
Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok
berjalan lebih lancar. Persetujuan dengan kelompok lain, penengahan
perbedaan pendapat atau sebagainya.
29
(b) Gaya – gaya kepemimpinan
Para peneliti telah mengidentifikasi dua gaya kepemimpinan, yaitu :
Gaya dengan orientasi tugas (task oriented )
Manager berorientasi tugas mengarahkan dan mengawasi bawahan secara
tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yang
diinginkannya. Manager dengan gaya kepemimpinan ini lebih
memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan
pertumbuhan karyawan.
Gaya dengan orientasi karyawan
Manager berorientasi karyawan mencoba untuk lebih memotivasi bawahan
dibanding mengawasi mereka . Mereka mendorong para anggota kelompok
untuk melaksanakan tugas – tugas dengan memberikan kesempatan
bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan
suasana persahabatan serta hubungan – hubungan saling mempercayai dan
menghormati dengan para anggota kelompok.
Salah satu Teori dan Penelitian Kepemimpinan dengan pendekatan Perilaku
adalah Mc. Gregor atau Douglas Mc. Gregor, bahwa strategi kepemimpinan dipengaruhi
anggapan – anggapan seseorang pemimpin tentang sifat dasar manusia. Sebagai hasil
pengalamannya menjadi konsultan, Mc.Gregor menyimpulkan dua kumpulan anggapan
yang saling berlawanan yang dibuat oleh para manajer dalam industri.
Anggapan – anggapan teori X :
Rata – rata pembawaan manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan dan akan
menghindarinya bila mungkin.
Bila mungkin karakteristik manusia tersebut orang harus dipaksa, diawasi,
diarahkan atau diancam dengan hukuman agar mereka menjalankan tugas untuk
mencapai tujuan - tujuan organisasi.
Rata – rata manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tanggung
jawab, mempunyai ambisi relatif kecil dan menginginkan keamanan / jaminan
hidup diatas segalanya.
Anggapan – anggapan teori Y :
Penggunaan usaha phisik dan mental dalam bekerja adalah kodrat manusia seperti
bermain atau beristirahat.
Pengawasan dan ancaman hukuman eksternal bukanlah satu – satunya cara untuk
mengarahkan usaha pencapaian tujuan organisasi. Orang akan melakukan
pengendalian diri dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang telah
disetujuinya.
Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan
dengan prestasi mereka.
Rata – rata manusia dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk
menerima tetapi mencari tanggung jawab.
Ada kapasitas besar untuk melakukan imajinasi, kecerdikan dan kreatifitas dalam
penyelesaian masalah – masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh
karyawan.
Potensi intelektual rata – rata manusia hanya digunakan sebagian saja dalam
kondisi kehidupan industri modern.
30
Kisi – kisi manajerial dari Blake dan Mounton
Kisi – kisi manajerial (Managerial grid) yang dikembangkan oleh Robert Blake
dan Jane Monton juga berkenan dengan orientasi manajer pada tugas (produksi) dan
karyawan (orang) serta kombinasi antara kedua ekstrim.
Gambar :
Menunjukkan suatu kisi – kisi atau jaringan dengan sumbu horizontal perhatian
terhadap produksi dan sumber vertikal perhatian terhadap karyawan.
Manajer 1.1 pada sudut kiri bawah :
Dalam kisi – kisi digambarkan sebagai seorang manager yang Turun Tahta,
perhatian rendah terhadap karyawan maupun terhadap produksi / tugas. Ini adalah
bentuk ekstrim dari gaya manajemen Laissez Faire.
Manager 1.9 :
Mempergunakan kepemimpinan santai, serba mengizinkan, dengan tekanan pada
pemeliharaan keuangan dan kepuasan karyawan. Manajer tipe ini cenderung
menghindari ketegangan dalam pelaksanaan pekerjaan, dengan perhatian
terhadap karyawan yang tinggi tetapi perhatian terhadap produksi rendah.
Manager 5.5 :
31
Disebut gaya Middle of the road management atau Organization Man
Management. Memperhatikan baik terhadap kepuasan karyawan maupun
terhadap produksi. Kadang manajer tipe ini menggunakan pendekatan tawar
menawar implisit untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Manager 9.1 :
Digambarkan sebagai seorang otokrat, pemegang tugas yang keras, dengan
berbagai karakteristik pengawasan tertutup. Management tugas atau otoriter ini
perhatiannya terhadap produksi dan effisiensi tinggi tetapi rendah perhatiannya
terhadap karyawan.
Manager 9.9 :
Percaya bahwa saling memahami dan menyetujui tentang apa tujuan – tujuan
organisasi dan cara – cara pencapaiannya adalah inti pengarahan kerja.
Manajement team atau Demokratik ini memberikan perhatian penuh baik pada
produksi maupun semangat kerja dan kepuasan karyawan, melalui penggunaan pendekatan
partisipatif atau team dalam pelaksanaan pekerjaan.
Blake dan Mounton mengemukakan bahwa gaya manajemen 9.9 adalah tipe
perilaku kepemimpinan yang paling effektif. Pendekatan ini dalam hampir semua situasi,
akan menghasilkan peningkatan prestasi, tingkat absensi dan perputaran karyawan rendah,
dan kepuasan kerja karyawan tinggi. Kisi – kisi manajerial dari Blake dan Mounton
digunakan secara meluas sebagai peralatan latihan.
Adakah gaya kepemimpinan ideal ?
Telah terjadi perdebatan dalam waktu cukup lama untuk mencari jawaban apakah
ada gaya kepemimpinan normatif atau ideal. Perdebatan ini biasanya terpusat pada
gaggasan bahwa gaya ideal itu ada : yaitu gaya yang secara aktif melibatkan bawahan
dalam pencapaian tujuan dengan menggunakan tehnik – tehnik manajemen partisipasif dan
memusatkan perhatian baik terhadap karyawan dan tugas.
Di lain pihak, beberapa penelitian membuktikan pula bahwa pendekatan otokratik
dibawah berbagai kondisi, pada kenyataannya lebih effektif dibanding pendekatan lain.
Jadi pengalaman – pengalaman kepemimpinan mengungkapkan bahwa dalam berbagai
situasi pendekatan otokratik mungkin yang paling baik, dalam berbagai situasilain,
pendekatan partisipatif yang lebih efektif, atau pendekatan orientasi tugas dibanding
orientasi karyawan dari sisi lain.
Kesimpulan yang dapat dibuat, bahwa kepemimpinan adalah kompleks dan gaya
kepemimpinan yang paling tepat tergantung kepada beberapa variabel yang saling
berhubungan seprti ditunjukkan pembahasan berikut.
Type – type kepemimpinan :
Bila kita mengamati cara – cara pemimpin melakukan kepemimpinannya, penulis
setuju dengan pendapat para ahli lainnya di dunia, bahwa cara kepemimpinan itu
dilaksanakan ke dalam lima ( 5 ) tipe, yakni :
(a) Tipe otokratis
Kepemimpinan yang bertipe otokratis merasa paling baik hampir dalam segala
hal. Sesuai dengan sifatnya pemimpin tipe ini dalam melaksanakan
kepemimpinannya akan bersikap :
Menganggap organisasi sebagai miliknya sendiri
Menyatukan dan menyamakan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
Menganggap semua kerabat kerja sebagai alat semata – mata
32
Tidak mau menerima kritk, saran dan pendapat orang lain
Terlalu tergantung pada kekuasaan yang dimilikinya ( kekuasaan formal
karena ia telah diangkat sebagai pimpinan )
Dalam menggerakan kerabat kerjanya sering mempergunakan unsur paksaaan
dan hukuman
(b) Tipe Militeristis
Kepemimpinan yang bertipe Militeristis (berprilaku seperti militer meski bukan
militer). Sikap para pemimpin tipe militeristis, antara lain :
Menggerakkan kerabat kerjanya dengan memerintah
Tergantung pada jabatan atau pangkat yang dimilikinya
Senang bersifat formalitas yang berlebih – lebihan
Menuntut disiplin yang tinggi dan bersikap kaku
Sukar untuk menerima kritik dari kerabat kerja / bawahan
Menggemari upacara – upacara untuk berbagai keadaan
(c) Tipe Paternalis
Kepemimpinan tipe paternalistis (kebapakan / merasa serba paling tahu). Sikap
parapemimpin tipe ini antara lain :
Menganggap kerabat kerja tidak pernah dewasa
Bersikap terlalu melindungi terhadap kerabat kerjanya
Jarang memberi kesempatan untuk memutuskan sendiri segala hal yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab kerabat kerja
Jarang memberi kesempatan untuk mengembangkan kreatifitas
Sering bersikap maha tahu dalam banyak hal
(d) Tipe Kharismatis
Kepemimpinan tipe kharismatik (memanfaatkan wibawa / kharisma). Pemimpin
yang memiliki kharisma karena cakap mendidik dan membina diri sebaik –
baiknya, disamping selalu berusaha taqwa pada Tuhan YME melalui agama yang
dianutnya, mereka memiliki cara memimpin yang amat sederhana sebab segenap
kerabat kerjanya akan taat dan patuh melaksanakan tugasnya masing – masing
serta tanpa perintah. Sikap para pemimpin tipe ini antara lain :
Dalam menggerakkan kerabat kerja bersikap memberi keleluasaan, sebab
manusia adalah mahluk yang mulia.
Selalu berusaha menyerasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan
kepentingan dan tujuan pribadi kerabat kerja
Selalu menerima saran, pendapat dan kritik yang bersifat membangun
Mengutamakan kerja sama dalam setiap usaha untuk mencapai tujuan
Mengutamakan kerja yang membuat kekeliruan bukan dihukum / dimarahi
melainkan diberi kesempatan seluas – luasnya untuk mengadakan perbaikan
agar kesalahan serupa tidak terulang
Berusaha meningkatkan kemampuan dan kreatifitas semua orang yang
menjadi kerabat kerjanya, agar kesejahteraan hidup merekapun meningkat
pula dari saat ke saat.
Berusaha mengembangkan dirinya agar lebih cakap dan bijaksana memimpin
segenap kerabat kerjanya.
(e) Tipe Demokratis
Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe pemimpin
yang demokratis yang paling tepat untuk organisasi modern karena :
33
Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat
bahwa manusia itu adalah mahluk yang termulia di dunia
Selalu berusaha mengsinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi
dengan kepentingan dan tujuan pribadi dari para bawahannya
Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik – kritik dari
bawahannya
Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dan teamwork dalam usaha
mencapai tujuan
Dengan ikhlas memberikan kebebasan yang seluas – luasnya kepada
bawahannya untuk berbuat kesalahan yang kemudian dibanding dan
diperbaiki agar bawahan itu tidak lagi berbuat kesalahan yang lalu
Selalu berusaha untuk menjadikan bawahannya lebih sukses daripadanya.
Berusaha mengembangkan kapasitas diri pribadinya sebagai pemimpin.
Secara implisit tergambar bahwa untuk menjadi pemimpin tipe demokratis
bukanlah suatu hal yang mudah untuk dicapai. Akan tetapi karena pemimpin yang
demikianlah yang paling ideal, alangkah baiknya jika semua pemimpin berusaha menjadi
seorang pemimpin yang demokratis.
3. Pendekatan Situasional (Contigency)
Pendekatan Situasional Contigency menggambarkan bahwa gaya yang digunakan
adalah bergantung pada faktor – faktor seperti situasi, karyawan, tugas, organisasi dan
variable lingkaran lainnya. Faktor – faktor yang mempengaruhi perilaku kepemimpinan
menurut Mary Parker Follet yang menggambarkan hukum situasi menyatakan bahwa
ada 3 variable yang mempengaruhi para pemimpin, yaitu :
Pemimpin
Pengikut atau bawahan
Situasi
Ketiga faktor tersebut diatas saling berhubungan dan saling berinteraksi.
Bila digambarkan ketiga variable tersebut diatas adalah sebagai berikut :
Rangkaian kesatuan kepemimpinan Tannen Bawn dan Selmit :
Mempertimbangkan tiga kumpulan kekuatan sebelum melakukan pemilihan gaya
kepemimpinan, yaitu :
1. Kekuatan manager adalah :
(a) Sistem nilai
(b) KEPercayaan terhadap bawahan
(c) Kecenderungan kepemimpinan sendiri
(d) Perasaan aman dan tidak aman
2. Kekuatan – kekuatan di dalam diri para bawahan :
(a) Kebutuhan mereka akan kebebasan
(b) Kebutuhan mereka akan peningkatan tanggung jawab
(c) Apakah mereka tertarik dalam dan mempunyai keahlian …………..
(d) Harapan mereka mengenai keterlibatan dalam pembuatan keputusan
Kemampuan dan
kualitas pemimpin
Situasi Kemampuan dan
kualitas bawahan
34
3. Kekuatan – kekuatan situasi adalah :
(a) Tipe organisasi
(b) Effektifitas kelompok
(c) Desakan waktu
(d) Sifat masalah itu sendiri
Konsep Tannen Bawm dan Selmit merupakan rangkaian kesatuan seperti ditunjukkan
gambar sbb : Kepemimpinan Kepemimpinan
Terpusat pada terpusat pada
Pemimpin bawahan
1 2 3 4 5 6 7
Penggunaan wewenang
Oleh manajer
Daerah Kebebasan
Bagi bawahan
Manajer
membuat
keputusan
dan
mengumum
kannya
Manajer
“menjual”
keputusan
Manajer
mengemuka kan
gagasan dan
mengundang
pertanyaan
Manajer
mengutarakan
keputusan
sementara yang
dapat diubah
Manajer
mengemukakan
masalah,
memperoleh
saran dan
membuat
keputusan
Manajar
merusmuskan
batasan,
meminta
kelompok
membuat
keputusan
Manajer
memperbolehkan
bawahan berfungsi
dalam batasan yang
ditenrukan atasan
35
BAB IV
PERHITUNGAN HARGA POKOK
A. Harga Pokok Perdagangan
Harga poko perdagangan ialah harga pembelian barang ditambah biaya – biaya
lain yang diperhitungkan sampai barang siap dijual.
Fungsi harga pokok adalah :
1. Untuk menetapkan harga jual
2. Untuk menghitung laba / rugi
3. Untuk menilai efisiensi ( alat pengawasan )
4. Untuk menilai persediaan barang ( dalam neraca )
Unsur – unsur harga pokok dalam perhitungan laporan rugi / laba :
1. Persediaan awal
2. Pembelian
3. Retur pembelian
4. Potongan pembelian dan pengurangan harga
5. Beban angkut pembelian
6. Barang tersedia untuk dijual
7. Persediaan akhir
Format – format perhitungan harga pokok :
Persediaan Awal xx
Pembelian = xxxx
Retur pembelian = x (-)
= xxx
Pot.Pembelian & pengur.harga = x (-)
= xx
Beban angkut pembelian = x (+)
Pembelian bersih = xxx xxx (+)
Barang tersedia untuk dijual xxxxx
Persediaan akhir x (-)
Harga Pokok xxxx
Contoh Soal :
Diketahui data persediaan barang PT. ABC sbb :
Persediaan awal = Rp. 2.000.000
Pembelian = Rp. 4.000.000
Retur pembelian = Rp. 1.000.000
Potongan pembelian dan pengurangan harga = Rp. 500.000
Beban angkut pembelian = Rp. 750.000
Persediaan akhir = Rp. 1.000.000
Hitung harga pokok penjualan barang tersebut !
Jawab .................
36
Jawab :
Persediaan awal Rp. 2.000.000
Pembelian Rp. 4.000.000
Retur pem & pengurangan.harga Rp. 500.000 (-)
Rp. 3.500.000
Beban angkut pembelian Rp. 750.000 (+)
Pembelian bersih Rp. 4.250.000 Rp. 4.250.000 (+)
Barang tersedia untuk dijual Rp. 6.250.000
Persediaan akhir Rp. 1.000.000 (-)
Harga Pokok Rp. 5.250.000
Jadi :
HP =
Persediaan awal + pembelian bersih – persediaan akhir
Pembelian bersih =
Pembelian – Retur pembelian – Potongan pembelian
+ Beban angkut pembelian
Nota Pembelian Barang :
1) Format nota pembelian barang / faktur pembelian barang Berat kotor = .........…kg
Tara ekstra (%) = .........…kg - (bulat)
= .........…kg
Tara % = .........…kg - (bulat)
= .........…kg
Refaksi % = .........…kg - (bulat)
= .........…kg
Potongan lain = .........…kg -
Berat bersih = .........…kg x Rp........./kg = Rp.........…
Rabat % = Rp.........… -
= Rp.........…
Biaya lelang % = Rp.........… +
= Rp.........…
Potongan tunai = Rp.........… -
= Rp.........…
Ongkos – ongkos :
Kurtasi 10 % = Rp.........…
Lainnya = Rp.........… + = Rp.........… +
= Rp.........…
Komisi % = Rp.........… +
Pembelian bersih = Rp.........…
Catatan :
½ kg keatas dibulatkan menjadi 1 kg
Kurang dari ½ kg, hilangkan
½ rupiah ke atas dibulatkan menjadi 1 rupiah
kurang dari ½ rupiah, hilangkan
37
2). Keterangan Istilah – Istilah Dalam Nota / Faktur Pembelian dan Nota / Faktur
Penjualan
(a) Potongan berat meliputi :
Tara ekstra atau tara istimewa, potongan terhadap pembungkus (kemasan)
khusus, biasanya dinyatakan dalam % ttara = pembungkus
Tara atau pembungkus dapat dinyatakan dalam %
Refaksi, potongan yang diperhitungkan terhadap kemungkinan menyusutnya
baran, dinyatakan dalam %
Potongan lainnya secara khusus adalah yang sering disebutkan dalam
satuan Kg.
(b) Bruto atau Berat kotor adalah berat barang beserta pembungkus / kemasannya.
Netto atau Berat bersi adalah berat barang setelah dikurangi potongan – potongan
berat.
(c) Potongan harga meliputi :
Rabat, potongan yang diberikan jika membeli dalam partai besar dan biasanya
diberikan kepada pihak yang akan menjual kembali
Potongan tunai atau potongan kontan, diberikan apabila pembayaran
dilakukan tunai.
(d) Macam – macam biaya :
Biaya lelang, bila jual beli dilakukan melalui pelelangan umum. Biaya ini
biasanya dinyatakan dalam % dan selalu ditambahkan baik dalam faktur
pembelian ataupun faktur penjualan.
Kurtasi atau propisi merupakan ongkos jasa seorang perantara (makelar)
biasanya dinyatakan dalam %
Komisi, ongkos jasa perantara komisioner yang dinyatakan dalam %
Biaya / ongkos lain – lain, seperti ongkos angkuta, sewa gudang, ongkos
bongkar muat, dll
Ketiga biaya (1, 2, 3) dalam faktur pembelian ditambahkan, sedang dalam faktur
penjualan dikurangkan.
Contoh Soal dan Jawab Pembelian Barang Dagangan :
1. Seorang pedagang simplisia di jakarta menyuruh komisioner di semarang untuk
membeli 12,650Kg simplisia. Tara 2%, tara ekstra 1%, harga Rp. 800,00/kg netto.
Rabat 4%, pot. Tunai 1 ½ dan biaya lelang 1%. Komisioner memperhitungkan ongkos
angkut ke jakarta sebesar Rp. 240.000,00 kurtasi 1% dan komisi 5%. Susunlah faktur
pembelian sebagaimana harus dibuat oleh komisioner tersebut.
Jawab :
Berat kotor = 12.650 Kg
Tara ekstra = 127 Kg (-)
= 12.523 Kg
Tara = 250 Kg (-)
Berat bersih = 12.273 Kg x Rp. 800,00 = Rp. 9.818.400,00
Rabat 4% …………….. = Rp. 392.736,00 (-)
= Rp. 9.425.664,00
Biaya lelang 1% = Rp. 94.256,64 (+)
= Rp. 9.519.920,64
38
Pot. Tunai 1 ½% = Rp. 141.384,96 (-)
= Rp. 9.378.535,68
Ongkos – ongkos :
Kurtasi 1% 94.256,64
Angkutan 240.000,00 = Rp. 334.256,64 (+)
= Rp. 9.712.792,32
Komisi 5% = Rp. 485.639,62 (+)
Harga pokok = Harga pembelian bersih = Rp. 10.198.431,94
Nota penjualan / Faktur penjualan barang dagangan
1). Format Nota / Faktur Penjualan Barang FAKTUR PENJUALAN
Berat kotor a.d. berat bersih lihat faktur pembelian : (sama caranya dengan faktur pembelian)
Berat bersih = …………… Kg x Rp. ……….. / Kg = Rp. ………………..
Rabat % = Rp. ……………….. (-)
= Rp. ………………..
Biaya Lelang % = Rp. ………………. (-)
= Rp. ………………..
Ongkos – ongkos :
Kurtasi % = Rp. …………….
Lainnya = Rp. …………….
Komisi % = Rp. …………….
= Rp. ……………….. (-)
Penjualan bersih = Rp. ………………..
2) Keterangan tentang perantara dalam perdagangan barang
Dikenal ada 2 ( dua ) macam perantara, yaitu :
Makelar : Seorang perantara perdagangan yang diangkat oleh pejabat negara
atas nama presiden dan diambil sumpahnya sebelum melaksanakan
tugasnya. Ia menjalankan tugas pekerjaannya atas nama orang lain
(pihak penyuruhnya atau prinsipalnya) tetapi tidak mempunyai
hubungan tetap atau tidak terikat dengan hubungan tetap. Atas
jasanya ia memperoleh imbalan : kurtasi atau propisi yang
dinyatakan dalam %.
Komisioner : Seorang perantara yang melakukan usahanya dapat mengadakan
persetujuan atas nama sendiri, tetapi atas perintah dan tanggung
jawab pihak lain ( prinsipalnya ).Imbalan jasanya : komisi dalam %
Perbedaan antara Komisioner dengan Makelar.
KOMISIONER Makelar
a. Jabatan bebas
b. Bertindak atas nama sendiri, tetapi atas
perintah dan tanggung jawab
penyuruhnya
c. Memikul kewajiban keuangan
d. Merupakan perwakilan tidak langsung
a. Diangkat pemerintah dan disumpah
b. Bertindak atas nama penyuruhnya
c. Tidak memikul kewajiban keuangan
d. Merupakan perwakilan langsung
39
Contoh soal dan jawab Nota / Faktur Penjualan Barang Dagangan
Seorang saudagar kopra di Ujung Pandang menyuruh komisioner di Surabaya untuk
menjualkan 2,186 Kg Simplisia dengan ketentuan sbb : Tara 2%, Tara istimewa 1%,
Rabat 3%, Pot. Tunai 1%, ongkos angkutan dan bongkar muat sebesar Rp. 225.000,00.
Komisi dan kurtasi yang diperhitungkan 4% dan 1%. Susunlah faktur penjualan dengan
harga netto Rp. 2.000,00 per Kg.
Jawab :
Berat kotor = 2.186 Kg
Tara ist. 1% = 22 Kg (-)
= 2.164 Kg
Tara 2% = 43 Kg (-)
Berat bersih = 2.121 Kg x Rp. 2.000,00 = Rp. 4.242.000,00
Rabat 3% = Rp. 127.000,00 (-)
= Rp. 4.114.740,00
Potongan tunai 1 ½% = Rp. 41.147,40 (-)
= Rp. 4.073.592,60
Ongkos – ongkos :
Kurtasi 1% = Rp. 41.147,40
Ongk. Angkut = Rp. 225.000,00
Komisi 4% = Rp. 162.943,70 (+)
Harga penjualan bersih = Rp. 348.901,10 (-)
= Rp. 3.689.501,50
Harga Pokok Barang di Apotik
1. Harga Netto Apotik ( HNA )
Harga netto apotik sama dengan harga beli yang dibayarkan apotik kepada penyalur
tanpa memperoleh potongan penjualan. Sering disebut Harga Pokok Penjualan. Untuk
menetapkan Harga Jual maka apotik mempunyai kebijaksanaan sendiri dalam
menentukan % (persentase) laba.
Jadi :
Harga Jual = HNA + Laba
Contoh :
1. Tanggal 3/3 2003 Apotik Jaya Abadi membeli Kalpicillin Kaplet 500mg 1 (satu) dos
@ Rp. 85.000. dari PT. Prima Medika dengan Harga Netto Apotik (HNA). Bila laba
yang diinginkan apotik = 30% dari harga pokok, hitunglah harga jualnya !
Jawab :
Diketahui : HNA = Rp. 85.000
Laba = 30 %
Perhitungan : Harga jual = HNA + Laba
= 85.000 + ( 0,3 x 85.000 )
= 85.000 + 25.500
= Rp. 110.500,00
2. Tanggal 5/3 2003 Apotik Jaya Abadi membeli separtai obat – obatan dengan harga
Rp. 2.000.000,00 ( HNA ) PPN 10% = Rp. 200.000,00 maka jumlah yang dibayar
apotik kepada PT. Sumber Makmur = Rp. 2.200.000,00. Bila apotik mempunyai
kebijaksanaan laba 331/3% dari harga pokok, maka harga jualnya ?
40
Jawab :
Harga jual = HNA + PPN Laba
= 2.000.000,00 + 200.000,00 + ( 331/3 % x 2.200.000 )
= 2.200.000,00 + 733.333,00
= 2.933.333,00
Harga Eceran Tertinggi (HET)
Harga eceran tertinggi adalah harga jual yang tertinggi yang ditetapkan oleh
penyalur / oleh produksi farmasi sebagai imbalan keuntungan yang diperoleh apotik berupa
potongan penjualan.
Harga Pokok Penjualan Apotik = HET – Potongan Penjualan
Atau
HPP = HET – Potongan Penjualan ( Laba )
Contoh -1:
5/5 2003 dibeli Pehacort tablet sebanyak 1 fls (500 Tab.) seharga Rp. 210.000,00 (HET)
dari PT.Bhakti Wira Husada dengan potongan penjualan 331/3%. Hitunglah
harga pokok penjualan !
Jawab :
Harga Jual Tertinggi = Rp. 210.000,00
Lab / Potongan Penjualan = 33 1/3 = Rp. 70.000,00 (-)
Harga Pokok Penjualan = Rp. 140.000,00
Contoh-2 :
7/5 2003 dibeli Bartolium Kapsul 1 fls (50 kapsul) dengan harga Rp. 81.000 (HET)
dengan PPN 10% (Rp. 8100,00) dengan potongan 33 1/3%. Maka harga
pokok penjualan sbb :
HET = Rp. 81.000,00
Potongan Penjualan = 33 1/3% = Rp. 27.000,00 (-)
Harga Netto Apotik = Rp. 54.000,00
Pajak ( PPN 10% ) = Rp. 5.400,00 (+)
Harga Pokok Penjualan = Rp. 59.400,00
Jadi :
HPP = HET – Potongan Penjualan + PPN
B. Harga Pokok Produksi
1. Penggolongan Biaya Menurut Fungsi Pokok dalam Perusahaan
Dalam perusahaan manufaktur, ada tiga fungsi pokok, yaitu fungsi produksi,
fungsi pemasaran dan fungsi administrasi & umum. Oleh karena itu dalam perusahaan
manufaktur, biaya dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok :
1. Biaya Produksi
2. Biaya Pemasaran
3. Biaya Administrasi
Biaya Produksi merupakan biaya – biaya yang terjadi untuk mengolah bahan baku menjadi
produk jadi yang siap untuk dijual. Contohnya adalah biaya depresiasi mesin dan
41
ekuipmen, biaya bahan baku, biaya bahan penolong, biaya gaji dan karyawan yang bekerja
dalam bagian – bagian, baik yang langsung maupun yang tidak langsung berhubungan
dengan proses produksi. Menurut obyek pengeluarannya, secara garis besar biaya produksi
ini dibagi menjadi :
1. Biaya bahan baku,
2. Biaya tenaga kerja langsung, dan
3. Biaya overhead pabrik (factory overhead cost)
Biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung disebut pula dengan istilah biaya utama
(prime cost). Biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik sering pula disebut
biaya konversi (coversion cost), yang merupakan biaya untuk mengkonversi (mengubah)
bahan baku menjadi produk jadi.
Biaya pemasaran merupakan biaya – biaya yang terjadi untuk melaksanakan
kegiatan pemasaran produk. Contohnya adalah biaya iklan, biaya promosi, biaya angkutan
dari gudang perusahaan ke gudang pembeli, gaji karyawan bagian – bagian yang
melaksanakan kegiatan pemasaran, biaya contoh (samlpe).
Biaya administrasi dan umum merupakan biaya – biaya untuk mengkoordinasi
kegiatan produksi dan pemasaran produk. Contoh biaya ini adalah biaya gaji karyawan
bagian keuangan, akuntansi, personalia dan bagian hubungan masyarakat, biaya
pemeriksaan akuntan, biaya cotocopy. Jumlah biaya pemasaran dan biaya administrasi dan
umum sering pula disebut dengan istilah Biaya Komersil (Commercial Expenses).
2. Penggolongan Biaya Menurut Hubungan Biaya dengan sesuatu yang dibiayai
Sesuatu yang dibiayai dapat berupa produk atau departemen. Dalam hubungannya
dengan sesuatu yang dibiayai, biaya dapat dikelompokkan menjadi dua golongan :
1. Biaya langsung ( Direct Cost )
2. Biaya tidak langsung ( Indirect cost )
Dalam hubungannya dengan produk, biaya produksi dibagi menjadi dua, yaitu
biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung. Dalam hubungannya dengan
departemen, biaya dibagi menjadi dua golongan, yaitu biaya langsung departemen dan
biaya tidak langsung departemen.
Biaya langsung adalah biaya yang terjadi, yang penyebab satu – satunya adalah
karena adanya sesuatu yang dibiayai. Jika sesuatu yang dibiayai tersebut tidak ada, maka
biaya langsung ini akan terjadi. Dengan demikian biaya langsung akan mudah
diidentifikasikan dengan sesuatu yang dibiayai.
Biaya produksi langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja
langsung. Biaya langsung departemen (direct departement costs) adalah semua biaya yang
terjadi di dalam departemen tertentu. Contohnya adalah biaya tenaga kerja yang bekerja
dalam departemen bagi Departemen Pemeliharaan dan Biaya Depresiasi mesin yang
dipakai dalam departemen tersebut, merupakan biaya langsung bagi departemen tersebut.
Biaya langsung adalah biaya yang langsung membebani produk ( hasil produksi ),
seperti :
Harga bahan baku serta bahan tambahan yang dipakai
Upah kerja ( mesin dan manusia )
Biaya ini disebut sebagai biaya variable (tidak tetap) karena bergantung pada volume
produksi.
Biaya tidak langsung adalah biaya yang terjadinya tidak hanya disebabkan oleh
sesuatu yang dibiayai. Biaya tidak langsung dalam hubungannya dengan produk disebut
dengan istilah biaya produk tidak langsung atau biaya overhead pabrik (factory overhead
costs). Biaya ini tidak mudah diidentifikasikan dengan produk tertentu.
Gaji mandor yang mengawasi pembuatan produk A, B dan C merupakan biaya
tidak langsung bagi baik produk A, B maupun C, karena gaji mandor tersebut terjadi bukan
42
hanya karena perusahaan memproduksi salah satu produk tersebut, melainkan karena
memproduksi ketiga jenis produk tersebut.
Jika perusahaan hanya menghasilkan satu macam produk (misalnya perusahaan
semen, pupuk urea, gula) maka semua biaya merupakan biaya langsung dalam
hubungannya dengan produk sering disebut dengan istilah biaya overhead pabrik (factory
overhead costs).
Dalam hubungannya dengan departemen, tetapi manfaatnya dinikmati oleh lebih
dari satu departeme. Contohnya adalah biaya yang terjadi di Departemen Pembangkit
Tenaga Listrik. Biaya ini dinikmati oleh departemen – departemen lain dalam perusahaan,
baik untuk penerangan, maupun untuk menggerakkan mesin dan ekuipmen yang
mengkonsumsi listrik. Bagi departemen pemakai listrik, biaya listrik yang diterima dari
alokasi biaya Departemen Pembangkit Tenaga Listrik merupakan biaya tidak langsung
departemen.
Biaya tidak langsung, ialah biaya yang dikeluarkan tetapi tidak langsung
membebani hasil produksi, misal :
pemakaian listrik
biaya pemeliharaan mesin - mesin
biaya penyusutan mesin dan gedung pabrik
gaji teknisi mesin - mesin
biaya administrasi dan lainnya di pabrik tsb.
3. Metode Pengumpulan Harga Pokok Produksi
Dalam pembuatan produk terdapat dua kelompok biaya, yaitu biaya produksi dan
biaya nonproduksi. Biaya produksi merupakan biaya – biaya yang dikeluarkan dalam
pengolahan bahan baku menjadi produk, sedangkan biaya nonproduksi merupakan biaya –
biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan nonproduksi, seperti kegiatan pemasaran dan
kegiatan administrasi dan umum.
Biaya produksi membentuk harga pokok produksi, yang digunakan untuk
menghitung harga pokok produk jadi dan harga pokok produk yang pada akhir periode
akuntans masih dalam proses. Biaya nonproduksi ditambahkan pada harga pokok produksi
untuk menghitung total harga pokok produk.
Unsur – unsur harga pokok produksi dengan metode Full Costrip sbb :
Biaya bahan baku xx
Biaya tenaga kerja langsung xx
Biaya overhead pabrik variabel xx
Biaya overhead pabrik tetap xx
Harga pokok produksi xx
Harga pokok produk yang dihitung dengan pendekatan Full costing terdiri dari
unsur harga pokok produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, biaya
overhead pabrik variabel, dan biaya overhead pabrik tetap) ditambah dengan biaya
nonproduksi (biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum). Lihat gambar yang
melukiskan unsur harga pokok produksi dan harga pokok produk dengan pendekatan full
costing.
43
Contoh Perhitungan Harga Pokok Produksi dan Harga Pokok Produk serta Harga Jual.
Contoh-1
Dalam memproduksi 1000 botol sirup antihistaminika dikeluarkan biaya – biaya sbb : Biaya langsung - Bahan Utama Rp. 472.000,00
- Bahan Pembantu Rp. 128.000,000
Rp. 600.000,00
- Upah Mesin
80 Jam x Rp. 2.000
Rp. 160.000,00
- Upah Karyawan
80 Jam x Rp. 1.200
Rp. 96.000,00
Rp. 256.000,00 +
Jumlah biaya langsung Rp. 856.000,00
Biaya tidak langsung
Biaya tidak langsung 20% dari biaya langsung :
20% x Rp. 856.000,00
Rp. 171.200,00
+
Jumlah harga pokok produksi Rp. 1.102.000,00
per 1000 botol
Laba yang diinginkan 20% Rp. 220.400,00 +
Harga jual bersih pabrik Rp. 1.322.400,00
per 1000 botol
Harga jual produk per unit / per botol Rp. 1.322,40
Contoh – 2 :
Sebuah perusahaan farmasi membuat obat – obatan dalam suatu proses produksi
membutuhkan biaya – biaya :
- Bahan utama = Rp. 520.000,00
- Bahan penolong = Rp. 342.000,00
- Upah mesin dan karyawan = Rp. 441.000,00
- Biaya tidak langsung diperhitungkan 30 % dari biaya langsung
- Biaya umum satu bulan = Rp. 1.204.200,00
44
Proses produksi berlangsung selama 15 hari. Barang yang dihasilkan dikemas 3 kemasan
dengan perbandingan 2 : 3 : 5, yang masing – masing berjumlah 1.000 kesatuan per unit
Hitunglah harga pokok barang untuk tiap – tiap kemasan.
Jawab : Biaya langsung :
Bahan utama …………………………………………………..Rp. 520.000,00
Bahan penolong ……………………………………………….Rp. 342.000,00
Upah mesin dan karyawan …………………………………….Rp. 441.000,00 (+)
Jumlah biaya langsung Rp. 1.303.000,00
Biaya tidak langsung :
0,5 x 1.0.900,00 ……………………………………………….Rp. 390.900,00 (+)
Jumlah harga pokok produksi Rp. 1.693.900,00
Biaya umum untuk 15 hari :
½ x Rp. 1.204.200,00 …………………………………………Rp. 602.100,00 (+)
Jumlah harga pokok produk Rp. 2.296.000,00 / 3000 unit kemasan yang
berbeda
Barang yang dihasilkan : 1000 kst kemasan I
1000 kst kemasan II
1000 kst kemasan III Perbandingan I : II : III = 2 : 3 : 5
Bila seandainya seluruh batch dihasilkan hanya untuk jenis kemasan I, akan diperoleh :
Jenis kemasan I ……………………. = 1.000 kst I
1.000 kst I = 3/2 x 1.000 kst = 1.500 kst I
1.000 kst III = 5/2 x 1.00 kst = 2.500 kst I
Jumlah = 5.000 kst
Maka harga pokok / kst I = Rp. 2.296.000 = Rp. 429,20
Harga pokok / kst II = 3/2 x Rp. 459,20 = Rp. 688,80
Harga pokok / kst III = 5/2 x Rp. 459,20 = Rp. 1.148,00
Soal – soal Latihan :
1. Separtai kopi dengan bruto 9.645 kg, tara ekstra 1%, tara 157 kg dibeli dengan harga
Rp.600/kg netto,kalau rabat 3% dan potongan tunai 2% berapakah harga beli bersih ?
2. Separtai barang netto 4,750 kg, pembungkus 51 kg dan pembungkus istimewa 1%.
Berapakah bruto barang tersebut ?
3. Buatlah nota pembelian dari separtai amylum yang dibeli oleh sebuah pabrik farmasi
dengan harga Rp. 800,00/kg netto. Berat kotornya 8.865 kg. Pembungkus 2%, rabat
5%, potongan tunai 2%, biaya lelang 1 1/2 %, kurtasi 3%, ongkos – ongkos lain
Rp.65.000,00 dan komisi 5%.
4. Seorang komisioner membelikan untuk komitennya 120 bal barang bruto
12.263 kg, tara 1 kg tiap bal, tara istimewa 1%, harga netto Rp. 250,00 per kg,
rabat 2% dan potongan tunai 1,5%. Susunlah faktur pembelian sebagaimana harus
dikirimkankomisioner kepada komitennya dengan memperhitungkan pula :
(a) Jasa makelar
(b) Ongkos angkut yang harus dibayar komisioner Rp.6.00/kg
(c) Barang tersebut diansuransikan oleh komisioner sebesar Rp. 3.00.000,00. Premi
telah dibayar 3%, biaya polis dan asmeterai Rp. 35.000,00
(d) Ongkos – ongkos lain yang telah dibayar Rp. 55.000,00
(e) Komisioner menghendaki komisi 4%
5. Separtai barang dijual dengan harga Rp. 400,00/kg netto, tara ekstra rabat 3%,
potongan tunai 1%, ongkos angkut lainnya. Harga akhir nota penjualan itu Rp.
1.725.000,00. Diminta :
(a) Menghitung berat kotor barang
45
(b) Menyusun nota penjualannya
6. Separtai barang dengan timbangan kotor 18.975 kg dibeli dengan harga Rp. 900.00 per
kg, pembungkus 2%, pembungkus ekstra 4%, rabat 5% dan potongan tunai 2%.
Seminggu kemudian barang – barang tersebut dijual. Ternyata timbangan pembungkus
3% dan potongan tunai 2%. Hitunglah :
(a) Harga beli bersih
(b) Harga jual bersih
(c) Labanya
7. Dalam sebuah faktur penjualan tercatat : Komisi 2%, kurtasi ½%, potongan
tunai 1½ % dan ongkos – ongkos Rp.100.750,00. Jika diketahui bahwa jumlah komisi
Rp. 37.650,00 lebih besar dari kurtasi, hitunglah berapa penjualan kotor serta penjualan
bersihnya.
8. Seorang komisioner membelikan untuk komitannya 150 karung beras yang brutonya
8.925Kg, pemnbungkus 2Kg tiap karung, harga beli Rp. 152.500,00 : kurtasi ½% dan
komisi …. % @ 750/kg. Jika faktur yang dikirimkan komisioner tersebut memuat
harga beli bersih Rp. 6.093.862,50 berapa % komisinya ?
9. Dalam suat faktur penjualan tercatat : Dijual 4.000 Kg barang @ Rp. 750.00 per kg,
rabat 5%, potongan tunai 2%, ongkos – ongkos Rp. 18.675,00 kurtasi ……..% dan
komisi 3%. Bila jumlah akhir faktur tersebut Rp. 2.683.410,00 hitung berapa %
kurtasinya.
10. Timbanglah bersih separtai barang adalah 4.680 Kg. Barang tersebut dibeli
dengan : Biaya lelang 1%, potongan tunai 2½, kurtasi ½ %. Jumlah penjualan
bersihnya Rp. 810.810,00. Berapakah harga beli per kg barang tersebut ?
46
B A B V
MENGHITUNG NILAI PERSEDIAAN AKHIR
Macam – macam metode yang digunakan dalam penilaian persediaan akhir
A. Metode pisik / periodik
Dalam metode ini ada beberapa cara dalam menetapkan persediaan antara lain :
1. Tanda pengenal khusus
2. Rata – rata sederhana
3. Rata – rata tertimbang
4. FIFO / MPKP ( Masuk paling awal / pertama harus keluar awal / pertama )
5. LIFO / MTKP ( Masuk paling akhir harus keluar paling awal / pertama )
B. Metode Perpetual / Permanen / Terus Menerus
Dalam metode ini ada beberapa cara dalam menetapkan persediaan akhir antara lain :
1. FIFO / MPKP
2. LIFO / MTKP
3. Rata – rata tertimbang / Rata – rata bergerak
C. Penilaian persediaan akhir memakai metode taksiran / kira – kira
Metode ini dipakai kalau secara fisik tidak memungkinkan ( Karena kebakaran ), maka
dipakai taksiran / kira – kira. Metode ini ada dua ( 2 ) cara :
1. Metode harga eceran
2. Metode laba kotor
D. Penilaian persediaan akhir memakai metode nilai terendah
Dalam metode ini persediaan akhir dihitung dengan cara menentukan nilai terendah
antara harga pembelian dan harga pasaran.
A. Metode Pisik / Periodik
1. Metode tanda pengenal khusus :
Setiap barang dagangan yang mempunyai harga pokok yang sama diberi tanda
pengenal yang sama waktu dilaksanakan inventarisasi serta dihitung jumlahnya. Jumlah
harga / nilai persediaan akhir dihitung berdasarkan harga tanda pengenal khusus seperti
yang tertera pada masing – masing barang.
Contoh soal :
Data – data suatu perusahaan diketahui sebagai berikut :
Barang kelompok A. Persediaan tgl. 1/1 sebanyak 500 unit @ Rp. 100,00
Barang kelompok B. Pembelian tgl 3/1 sebanyak 800 unit @ Rp. 200,00
Barang kelompok C. Pembelian tgl 12/1 sebanyak 900 unit @ Rp. 300,00
Barang kelompok D. Pembelian tgl 18/1 sebanyak 1000 unit @ Rp. 400,00
Barang kelompok E. Pembelian tgl 25/1 sebanyak 500 unit @ Rp. 500,00
Jika diketahui pada tgl. 31/1 setelah dilakukan inventarisasi secara fisik / nyata, masih
terdapat persediaan sebanyak 1000 – Unit yang terdiri dari barang kelompok B = 400 unit,
barang kelompok D = 400 unit dan barang kelompok E = 200 unit. Berapakah harga / nilai
persediaan barang tersebut ?
Jawab :
Barang kelompok B = 400 unit = 400 x Rp. 200,00 = Rp. 80.000,00
Barang kelompok D = 400 unit = 400 x Rp. 400,00 = Rp. 160.000,00
Barang kelompok E = 200 unit = 200 x Rp. 500,00 = Rp. 100.000,00
Jumlah 1000 unit Rp. 340.000,00
47
2. Metode rata – rata sederhana
Harga pokok rata – rata per unit dengan metode rata – rata sederhana sama dengan
Total Harga per unit masing – masing kelompok dibagi dengan jumlah kelompok.
HP Rata – rata per unit =
Σ harga per unit masing - masing
Σ kelompok
Nilai persediaan akhir ( NPA ) sama dengan sisa persediaan akhir dikalikan dengan
banyak.
Harga rata – rata :
NPA = Banyak persediaan akhir x HP rata – rata per unit metode sederhana
Contoh soal :
Sama dengan soal No. 1 pada soal metode Tanda Pengenal Khusus
Jawab :
Jadi harga pokok rata – rata per unit :
Kelompok A harga pokok per unit = Rp. 100,00
Kelompok B harga pokok per unit = Rp. 200,00
Kelompok C harga pokok per unit = Rp. 300,00
Kelompok D harga pokok per unit = Rp. 400,00
Kelompok E harga pokok per unit = Rp. 500,00
5 kelompok = Rp. 1.500,00
Maka harga rata – ratanya = Rp. 1.500,00 : 5 = Rp. 300,00
Saldo / sisa persediaan akhir 1000 unit = 1000 x Rp. 300,00 = Rp. 300.000,00
3. Metode Rata – rata Tertimbang :
Harga pokok rata – rata per unit dengan metode rata – rata tertimbang sama
dengan hasil penjumlahan masing nilai kelompok dibagi dengan total unit dari masing
kelompok
HP Rata – rata tertimbang =
Σ NP masing –masing kelompok
Total unit masing – masing kelompok
NPA = Banyaknya persediaan akhir x HP rata – rata tertimbang
Contoh soal :
Sama dengan soal No. 1 pada soal metode Tanda Pengenal Khusus
Jawab :
Barang kelompok A tgl. 1/1 sebanyak 500 unit
500 x Rp. 100,00 = Rp. 50.000,00
Barang kelompok B tgl. 3/1 sebanyak 800 unit
800 x Rp. 200,00 = Rp. 160.000,00
Barang kelompok C tgl. 12/1 sebanyak 900 unit
900 x Rp. Rp. 300,00 = Rp. 270.000,00
Barang kelompok D tgl. 18/1 sebanyak 1000 unit = Rp. 400.000,00
Barang kelompok E tgl . 25/1 sebanyak 500 unit
500 x Rp. 500,00 = Rp. 250.000,00
sebanyak 3700 unit = Rp. 1.130.000,00
48
Maka harga pokok rata – rata per unit = Rp. 1.130.000,00 : 3.700
= Rp. 305.4054054 = Rp. 305,41
Jumlah harga / nilai persediaan akhir untuk 1000 unit = 1000 x Rp. 305,41
= Rp. 305.410,00
4. Metode First In – First Out ( FIFO ) = Masuk pertama keluar / dijual pertama
( MPKP ) Secara fisik.
Prinsip metode FIFO :
Barang ayng dibeli pertama dijual pertama
Nilai persediaan akhir dihitung secara mundur dari barang yang dibeli paling akhir.
Slogan metode FIFO : “ Ingat beras ingat Cosmos “ atau “ Beli awal masak awal “
Cara perhitungan :
Nilai persediaan akhir dihitung mundur dari barang yang dibeli paling akhir
Bila jumlah persediaan akhir masih bersisa dari hasil pengurangan dengan barang
yang dibeli paling akhir maka dihitung lagi dari barang yang dibeli dari nomor dua
( 2 ) terakhir dan seterusnya.
Contoh soal dan Jawab :
Tgl 1/1 Pembelian barang 500 unit @ Rp. 100,00
3/1 Pembelian barang 800 unit @ Rp. 200,00
12/1 Pembelian barang 900 unit @ Rp. 300,00
18/1 Pembelian barang 1000 unit @ Rp. 400,00
25/1 Pembelian barang 500 unit @ Rp. 500,00
Bila saldo akhir 1000 unit, hitunglah nilai persediaan akhir dengan metode FIFO secara
fisik.
Jawab :
Nilai persediaan akhir sbb :
Jumlah unit persediaan akhir = 1000 unit
Pembelian 25/1 500 unit x Rp. 500,00 = Rp. 250.000,00
Pembelian 18/1 500 unit x Rp. 400,00 = Rp. 200.000,00 (+)
Nilai persediaan akhir = Rp. 450.000,00
5. Metode Last in, First out ( LIFO ) masuk paling akhir, keluar / dijual paling awal /
pertama secara fisik.
Slogan metode LIFO : Ingat beras ingat gentong atau Yang dibeli akhir dimasak awal
Prinsip metode LIFO :
Barang yang dibeli terakhir dijual lebih awal
Nilai persediaan akhir dihitung secara maju mulai dari barang yang dibeli paling
awal.
Cara perhitungan :
Nilai persediaan akhir dihitung secara maju mulai dari barang yang dibeli paling
awal.
Bila jumlah persediaan akhir masih bersisa setelah dikurangi dengan barang yang
dibeli paling awal maka dihitung lagi dari barang yang dibeli dari nomor dua paling
awal dan seterusnya.
Contoh soal sama dengan soal LIFO :
Jawab :
Nilai persediaan akhir sbb :
Jumlah unit persediaan akhir = 1000 unit
Pembelian 1/1 = 500 unit @ Rp. 100,00 = Rp. 50.000,00
Pembelian 3/1 = 500 unit @ Rp. 200,00 = Rp. 100.000,00 (+)
49
Nilai persediaan akhir = Rp. 150.000,00
B. Metode Perpetual / Permanen / Terus Menerus
Dalam penyelesaian PERPETUAL setiap transaksi / kejadian mempengaruhi
besar / banyaknya persediaan akhir. Baik persediaan awal, pembelian serta penjualan
dicatat harga / nilainya menurut sebesar harga pokok pembelian masing – masing unitnya.
1. Perhitungan nilai persediaan akhir metode perpetual secara FIFO
Bila dalam metode fisik saldo akhir harga diketahui pada akhir suatu periode,
maka pada metode perpetual setiap saat dapat diketahui nilai saldo akhirnya. Setiap terjadi
transaksi prinsip dan slogannya sama dengan metode FIFO secara perpetual adalah sama.
Contoh :
Persediaan awal barang tgl. 1/1 sebanyak 600 unit @ Rp. 100,00
Pembelian tgl. 3/1 sebanyak 800 unit @ Rp. 200,00
Penjualan tgl. 8/1 sebanyak 1000 unit @ Rp.
Pembelian tgl. 12/1 sebanyak 600 unit @ Rp. 300,00
Pembelian tgl. 18/1 sebanyak 900 unit @ Rp. 400,00
Penjualan tgl. 20/1 sebanyak 1500 unit @ Rp.
Pembelian tgl. 25/1 sebanyak 500 unit @ Rp. 500,00
Jawab ..............
Jawab :
Cara I : Perhitungan Perpetual FIFO / MKP ( nilai dalam ratusan rupiah )
Tgl PEMASUKAN / PEMBELIAN PENGELUARAN / PENJUALAN PERSEDIAAN / SALDO / SISA
B.UNIT HP/UNIT JUMLAH B.UNIT HP UNIT JUMLAH B.UNIT HP UNIT JUMLAH
1/1 600 1 600 3/1 800 2 1600 800 2 1600
1400 2200
8/1 600 1 600 400 2 800 400 2 800
400 2 800
12/1 600 3 1800 600 3 1800
1000 2600
400 2 800 600 3 1800 18/1 900 4 1800 900 4 3600
1900 6200 20/1 400 2 800 600 3 1800 400 4 1600 500 4 2000
25/1 500 5 2500 400 4 1600 25/1 500 5 2500 500 5 2500
900 4100
Jumlah unit saldo akhir = 900 unit
Nilai saldo akhir = Rp. 410.000,00
FIFO cara lainnya :
Keterangan b.unit hp.unit Jumlah
1/1 Pers.Awal 600 100 Rp. 60.000,00
3/1 Pembelian 800 200 Rp. 160.000,00
1400 Rp. 220.000,00
8/1 Penjualan 600 100
Rp. 140.000,00
400 200
50
400 Rp. 80.000,00
12/1 Pembelian 600 300 Rp. 180.000,00
1000 Rp. 260.000,00
18/1 Pembelian 900 400 Rp. 360.000,00
1900 Rp. 620.000,00
20/1 Penjualan 400 200
600 300 Rp. 460.000,00
500 400
400 Rp. 160.000,00
25/1 Pembelian 500 500 Rp. 250.000,00
900 Rp. 410.000,00
Jumlah unit saldo alhir = 900 unit
Nilai persediaan akhir = Rp. 410.000,00
Keterangan :
1. Persediaan awal dan pembeliaan selalu ditambahkan
2. Sedangkan penjualan selalu dikurangkan
Contoh :
Penjualan tgl. 8/1 = 1000 unit, barang yang dijual berasal dari :
Pembelian tgl. 1/1 = 600 unit @ Rp. 100
Pembelian tgl. 3/1 = 400 unit @ Rp. 200,00
Penjualan tgl. 20/1 = 1500 unit, barang yang dijual berasal dari :
Pembelian tgl. 3/1 = 400 unit @ Rp. 200,00
Pembelian tgl. 12/1 = 600 unit @ Rp. 300,00
Pembelian tgl. 18/1 = 500 unit @ Rp. 400,00
2. Perhitungan nilai persediaan akhir metode perpetual secara LIFO
Slogan : Sama dengan slogan metode LIFO secara fisik yaitu ingat beras ingat gentong
atau Yang dibeli terakhir dimasak lebih dahulu
Prinsip : Sama dengan prinsip metode LIFO secara fisik :
Barang yang dibeli terakhir dijual lebih dahulu
Nilai persediaan akhir dihitung secara maju mulai dari barang yang dibeli paling
awal
Cara perhitungan :
Untuk pembelian selalu ditambahkan pada setiap transaksi
Untuk penjualan selalu dikurangkan dari pembelian sebelumnya atau pembelian
paling akhir, kalau belum mencukupi diambil dari pembelian nomor dua (2)
terakhir dari tanggal transaksi penjualan dan seterusnya.
Contoh soal metode LIFO secara perpetual sama dengan soal metode FIFO secara
perpetual.
Jawab :
Perhitungan perpetual LIFO = NIKE (dalam ratusan rupiah)
(Masuk / pembelian terakhir keluar / dijual pertama / paling awal)
Tgl
Pembelian / Pemasukan Penjualan / Pengeluaran Sisa / Saldo / Persediaan
B. Unit HP/Unit Jumlah B. Unit HP/Unit Jumlah B. Unit HP/Unit Jumlah
1/1 600 1 600
600 1 600
3/1 800 2 1600 800 2 1600
1400 2200
8/1 800 2 1600 400 1 400
200 1 200
51
400 1 400
12/1 600 3 1800 600 3 1800
1000 2200
400 1 400
600 3 1800
18/1 900 4 3600 900 4 3600
1900 5800
900 4 3600 400 1 400
20/1 600 3 1800
400 1 400
25/1 500 5 2000 500 5 2500
900 2900
Jumlah unit persediaan akhir = 900 unit
Nilai persediaan akhir Rp. 290.000,00
Untuk lebih jelasnya sebagai berikut : Persediaan awal tgl. 1/1 sebanyak 600 unit @ Rp. 1.00,00 = Rp. 600,00
Persediaan tgl. 3/1 sebanyak 800 unit @ Rp. 200,00 = Rp. 1600,00
1400 unit Rp. 2200,00
Penjualan tgl. 18/1 = 1000 unit
Diambil dulu dari :
Pembelian tgl. 3/1 = 800 unit (-) @ Rp. 200 = Rp. ……………
Pembelian tgl. 1/1 = 200 unit @ Rp. 100 = Rp. ……………
Penjualan tgl. 20/1 = 1500 unit
Diambil dari :
Pembelian tgl 18/1 = 900 unit (-) @ Rp. 400 = Rp. ……………
Pembelian tgl. 12/1 = 600 unit @ Rp. 300 = Rp. ……………
Penyelesaian secara lainnya (LIFO) : Tgl Keterangan B. Unit HP. Unit Jumlah
1/1 Pers. awal 600 Rp. 100.00 Rp. 660.000
3/1 Pembelian 800 Rp. 200.00 Rp. 160.000
1400 Rp. 220.000
- 800
8/1 Penjualan 1000 Rp. 200.00 Rp. 180.000
- 200 Rp. 100.00
400 Rp. 40.000
12/1 Pembelian 600 Rp. 300.00 Rp. 180.000
1000 Rp. 220.000
18/1 Pembelian 900 Rp. 400.00 Rp. 360.000
1900 Rp. 580.000
- 900 Rp. 400.00 Rp. 540.000
20/1 Penjualan 1500
- 600 Rp. 300.00
400 Rp. 40.000
25/1 Pembelian 500 Rp. 500.00 Rp. 250.000
900 Rp. 290.000
3. Metode perpetual rata – rata tertimbang / bergerak
Perhitungan nilai persediaan akhir dengan metode perpetual rata – rata tertimbang
/ bergerak. Pada prinsip harga rata – rata perunit setiap terjadi transaksi selalu terjadi
perubahan.
Harga pokok rata – rata per unit = Total harga setelah terjadi transaksi
Jumlah unit setelah terjadi transaksi
52
Contoh Soal : sama dengan soal pada soal metode FIFO secara perpetual
Jawab :
Perhitungan Perpetual Rata – Rata Tertimbang / Bergerak (nilai ratusan rupiah)
Tgl
Pembelian / Pemasukan Penjualan / Pengeluaran Sisa / Saldo / Persediaan
B. Unit HP/Unit Jumlah B. Unit HP/Unit Jumlah B. Unit HP/Unit Jumlah
1/1 600 1 600,00
3/1 800 2 1600 1400 1.5714 2200,00
8/1 1000 1.5714 1.5714 400 1.5714 628,60
12/1 600 3 1800 1000 2.4286 2.428,60
18/1 900 4 3600 1900 3.1729 6.028,60
20/1 1500 3.1729 4.759,35 400 3.1731 1.269,25
25/1 500 5 2500 900 4.1880 3.769,25
Untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
Persediaan / saldo / sisa awal tgl. 1/1 sebanyak 600 unit @ Rp. 1,00 = Rp. 600,00
Pembelian tgl. 3/1 sebanyak 800 unit @ Rp. 2,00 = Rp. 1.600,00 (+)
1400 unit Rp. 2.200,00
Maka harga pokok rata – rata per unit = Rp. 2.200,00 : 1.400 = Rp. 1,5714
Penjualan tgl. 8/1 sebanyak 1000 unit harga pokoknya / unit = Rp. 1.5714
1000 x Rp. 1.5714 = Rp. 1.571,40
Selisih harga pokok yang tersedia dengan harga pokok yang terjual.
Harga pokok tersedia = Rp. 2.200,00
Harga pokok yang terjual = Rp. 1.571,40 (-)
Rp. 628,60
Maka harga pokok / unit dari sisa barang = Rp. 628,60 : 400 = Rp. 1,5715
Pembelian barang tgl. 12/1 sebanyak 600 unit @ Rp. 300 =
600 x Rp. 3,00 = Rp. 1.800,00
Sisa tgl. 8/1 400 unit @ Rp. 1.5715 = 400 x Rp. 1,5715 = Rp. 628,60 (+)
1000 unit Rp. 2.428,60
Maka harga pokok rata – rata / unit dari sisa barang : Rp. 2.428,60 : 1000 = Rp. 2,4286
Pembelian barang tgl. 8/1 – 900 unit @ Rp. 4,00 = 900 x Rp. 4,00 = Rp. 3.600,00
Barang yang tersedia tgl. 18/1 = 1000 unit @ Rp. 2,4286 = Rp. 2.428,60
900 unit @ Rp. 4,00 = Rp. 3.600,00 (+)
1900 unit Rp. 6.028,60
Maka harga pokok rata – rata / unit = Rp. 6.028,600 : 1900 = Rp. 3,1729
Penjualan barang tgl. 20/1 1500 unit harga pokok / unit Rp. 3,1729
1500 x Rp. 3,1729 = Rp. 4.759,35
Sisa barang = 1990 unit – 1500 unit = 400 unit
Selisih harganya = Rp. 6.028,60 – Rp. 4.759,35 = Rp. 1.269,25
Harga pokok rata – rata / unit = Rp. 1.269,25 : 400 = Rp. 3,1731
Persediaan barang / saldo / selisih sampai dengan akhir tgl. 25/1 :
Sisa barang tgl. 20/1 = 400 unit @ Rp. 3,1731 = Rp. 1.269,25
Pembelian akhir tgl. 20/1 1500 unit @ Rp. 5,00 = Rp. 2.500,00
Jumlah persediaan / saldo 900 unit Rp. 3.769,25
Cara lain : Metode Perpetual Rata – Rata Tertimbang / Bergerak Persediaan awal tgl. 1/1 600 unit @ Rp. 100,00 = Rp. 60.000,00 hp.rata – rata
Pembelian tgl. 3/1 800 unit @ Rp. 200,00 = Rp. 160.000,00 Rp. 220.000,00
1400 unit Rp. 220.000,00 1400
= Rp. 157,15
53
Penjualan tgl. 18/1 1000 unit @ Rp. 157,15 = Rp. 157.140,00 hp. Rata – rata
400 unit Rp. 62.860,00 Rp. 62.860,00
400
= Rp. 157,15
Pembelian tgl. 12/1 500 unit @ Rp. 300,00 = Rp. 18.000,00 hp.rata – rata
1000 unit Rp. 242.860,00 Rp. 242.860,00
1000
= Rp. 242,86
C. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Taksiran / Kira - Kira
1. Metode harga eceran.
Pemakaian persediaan akhir dengan metode harga eceran mempunyai prosedur
sebagai berikut :
(a) Tiap kelompok yang dimiliki tetapkan dulu harga ecerannya.
(b) Barang yang dijual cari perbandingannya antara harga pokok dan harga eceran.
Biasanya dinyatakan dalam % ( prosentase ), yaitu :
Harga pokok
x 100 % Harga eceran
(c) Persediaan akhir eceran diperoleh dari persediaan barang untuk dijual ada berapa
/ seharga berapa dikurangi oleh yang terjual.
(d) Persediaan akhir menurut harga pokok ditetapkan oeh jumlah proses ( % ) dari
hasil perbandingan antara harga pokok dan harga eceran dikalikan jumlah
persediaan akhir eceran
Persediaan akhir eceran diperoleh dari :
Persediaan barang untuk dijual ada beberapa dikurangi oleh barang yang dijual (penjualan)
Contoh menetapkan persediaan akhir memakai Metode Taksiran Harga Eceran.
Data – data dari suatu perusahaan sebagai berikut :
KETERANGAN HARGA POKOK HARGA ECERAN
Persediaan awal Rp. 25.000,00 Rp. 35.000,00
Pembelian Rp. 65.000,00 Rp. 85.000,00
Penjualan menunjukkan Rp. 80.000,00
Ditanya : Berapakah Nilai Persediaan Akhir ?
Jawab :
KETERANGAN HARGA POKOK HARGA ECERAN
Persediaan awal Rp. 25.000,00 Rp. 35.000,00
Pembelian Rp. 65.000,00 Rp. 85.000,00
Persediaan akhir ter-
sedia Untuk dijual Rp. 90.000,00 Rp. 120.000,00
Maka perbandingan Harga Pokok dan Harga Eceran =
Rp. 90.000,00
x 100 %
= 75 % Rp. 120.000,00
Barang tersedia untuk dijual menurut harga eceran Rp. 120.000,00
Jumlah penjualan menunjukkan Rp. 80.000,00 (-)
Maka persediaan akhir harga eceran Rp. 40.000,00
Maka persediaan harga pokoknya = 75% x Rp. 40.000,00 = Rp. 30.000,00
2. Metode Laba Kotor
Dalam metode ini perusahaan beranggapan / menganggap bahwa prosen ( % )
laba kotor untuk dua ( 2 ) periode berturut – turut sama besarnya. Persediaan akhir
memakai laba kotor ditentukan :
54
(a) Barang dijual menurut Harga Pokok Pembelian dikuranggi oleh Harga Pokok
Penjualan
(b) Harga Pokok Penjualan ditetapkan Penjualan dikurangi Laba Kotor.
Data – Data Perusahaan Memakai Metode Taksiran Laba Kotor
KETERANGAN Tahun 1980 Tahun 1981
Persediaan awal Rp. 200.000,00 Rp. 250.000,00
Pembelian Rp. 400.000,00 Rp. 800.000,00
Retur pembelian Rp. 25.000,00 Rp. 30.000,00
Penjualan Rp. 750.000,00 Rp. 700.000,00
Retur penjualan Rp. 50.000,00 Rp.
Ditanya : Berapakah Nilai Persediaan Akhir tahun 1980 – 1981 ?
Jawab : Tahun 1980
Penjualan Rp. 750.000,00
Retur penjualan Rp. 50.000,00 (-)
Rp. 700.000,00
Harga pokok penjualan :
Persediaan awal Rp. 200.000,00
Pembelian Rp. 400.000,00 (+)
Rp. 600.000,00
Retur pembelian Rp. 25.000,00 (-)
Rp. 575.000,00
Persediaan akhir Rp. 250.000,00 (-) ( yang terdapat dipersediaan awal tahun 1981)
Laba kotornya Rp. 325.000,00
Prosennya : Rp. 325.000,00
x 100 % = 46,42857142 = 46,28 %
Rp. 700.000,00
Tahun 1981 :
Persediaan awal Rp. 250.000,00
Pembelian Rp. 800.000,00 (+)
Rp. 1.050.000,00
Retur pembelian Rp. 30.000,00 (-)
Pembelian bersih Rp. 1.020.000,00
Penjualan ……………………………………. Rp. 700.000,00
Laba kotor 46,28 % x Rp. 700.000,00 = Rp. 32.396,00 (-)
Harga pokok penjualan ……………………….. Rp. 667.604,00
Maka persediaan akhirnya Rp. 1.020.000,00
Rp. 667.000,00 (-)
Rp. 352.396,00
Contoh menetapkan persediaan akhir memakai metode rata – rata terendah antara Harga
Pokok Pembelian dan Harga Pasaran dilakukan sebagai berikut :
a. Untuk setiap jenis barang / individu / masing – masing unit
b. Untuk masing – masing kelompok
c. Jumlah seluruh persediaan
55
D. Penilaian Persediaan Akhir Memakai Metode Nilai Terendah
Dalam metode ini persediaan akhir dihitung dengan cara menentukan nilai
terendah antara harga pembelian dan harga pasaran.
Penyelesaian Harga Terendah Antara Harga Pokok dan Harga Pasaran Per Kelompok Kelompok Bahan
Baku
B. Unit H. Pokok Harga Pasaran
I A 6000 6000 x 0,20 = Rp. 1200 6000 x 0,15 = Rp. 900
Bahan Baku B 5000 500 x 0,10 = Rp. 500 5000 x 0,09 = Rp. 450
C 3000 3000 x 0,30 = Rp. 900 3000 x 0,40 = Rp. 1200
Rp. 2600 Rp. 2550
II
Bahan dalam
proses
D 8000 8000 x 0,10 = Rp. 800 8000 x 0,08 = Rp. 640
E 9000 9000 x 0,05 = Rp. 450 9000 x 0,10 = Rp. 900
Rp. 1250 Rp. 1540
III
Bahan jadi
F 5000 5000 x 3,30 = Rp. 1500 5000 x 0,25 = Rp 1250
G 3000 3000 x 0,40 = Rp. 1200 3000 x 0,50 = Rp 1500
Rp. 2700 Rp. 2750
Maka harga terendah di Kel. I Rp. 2.550,00
Kel. II Rp. 1.250,00
Kel. III Rp. 2.700,00
Jumlah harga terendah dari Kel. I, II, dan III ( secara kolektif ) = Rp. 6.500,00
Penyelesaian Harga Terendah Antara Harga Poko dan Harga Pasaran Secara Keseluruhan Kelompok Bahan Baku B. Unit H. Pokok Harga Pasaran
I A 6000 6000 x 0,20 = Rp. 1200 6000 x 0,15 = Rp. 900
B 5000 500 x 0,10 = Rp. 500 5000 x 0,09 = Rp. 450
C 3000 3000 x 0,30 = Rp. 900 3000 x 0,40 = Rp. 1200
D 8000 8000 x 0,10 = Rp. 800 8000 x 0,08 = Rp. 640
E 9000 9000 x 0,05 = Rp. 450 9000 x 0,10 = Rp. 900
F 5000 5000 x 3,30 = Rp. 1500 5000 x 0,25 = Rp 1250
G 3000 3000 x 0,40 = Rp. 1200 3000 x 0,50 = Rp 1500
Rp. 6550 Rp. 6840
Maka jumlah Persediaan dan harga terendah adalah menurut harga pokok = Rp.
6.550,00
Penyelesaian Harga Terendah antara harga pokok dengan harga pasaran, persatuan,
perkelompok dan secara keseluruhan. ( Nilai dinyatakan dalam ribuan rupiah ) adalah
sebagai berikut :
56
Kelompok
Jenis
Jumlah
HP./
Unit
H. Psr /
Unit
Jumlah
Tiap jenis nilai terendah antar harga pokok dan harga pasaran
H. Pokok H.Psr. Jenis Kel Pers.
Keseluruhan
I B. Baku A 6.000 0,2 0,15 1.200 900 900 B 5.000 0,1 0,09 500 450 450
C 3.000 0,3 0,40 900 1200 900
2.600 2.550 2.550
II B. Dalam
Proses
D 8.000 0,1 0,08 800 640 640
E 9.000 0,05 0,10 450 900 450
1.250 1.540 1.250
III Barang
jadi
F 5.000 0,3 0,25 1.500 1.250 1.250
G 3.000 0,4 0,50 1.200 1.500 1.200 2.700 2.750 2.700
6.550 6.840 6.550
5.790 6.500 6.550
Harga terendah antara Harga Pokok dengan
Harga satuan persatuan = Rp. 5.790.000
Harga satuan perkelompok = Rp. 6.500.000
Harga satuan secara keseluruhan = Rp. 6.550.000