manajemen sumber daya manusia di upu …... · Ø orang tuaku tercinta. ... serta untuk mengetahui...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI UPU

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli

Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Disusun oleh :

MUH. FAUZI SETIAWAN

D1809039

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Tugas Akhir berjudul:

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI UPU PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Karya:

Nama : Muh. Fauzi Setiawan

NIM : D1809039

Konsentrasi : Perpustakaan

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan

Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hari : Jumat

Tanggal : 8 Juni 2012

Surakarta, 7 Juni 2012

Pembimbing

Muhammad Sholihin, S.Ag., S.IP NIP . 1970 1020 2001 12 1002


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINILITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : MUH. FAUZI SETIAWAN

NIM : D1809039

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU Perpustakaan

Universitas Yogyakarta

PEMBIMBING : Muhammad Sholihin, S.Ag., S.IP

TANGGAL DIUJI : 26 Juni 2012

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar–benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah–olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan

ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti

melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 7 Juni 2012

Muh. Fauzi Setiawan NIM : D1809039


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :

NAMA : MUH. FAUZI SETIAWAN

NIM : D1809039

Program Studi : D III perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive

Royalty Free Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul :

Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta

Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan

bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),

merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama

saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan

juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaaan

dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 7 Juni 2012 Yang membuat pernyataan

Muh. Fauzi Setiawan NIM : D1809039


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

Masa depan adalah impian, sekarang adalah kenyataan, yang akan datang adalah

harapan.

(penulis)

Perjuanganmu terletak kepada ambisi dan keinginanmu, sedang perilaku dan

kesabaranmu ditentukan oleh imanmu.

(Malayu Hasibuan)

Bacalah Al-qur’an, karena dia akan datang di hari kiamat sebagai penolong bagi

pembacanya.

(HR. Muslim, Ahmad)


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Ø Orang Tuaku Tercinta.

Ø Mas Haris dan adikku Risky yang selalu Kusayangi

Ø Saudaraku Muhammad Cholil Bayu Saputro yang selalu

memberikan dorongan.

Ø Sahabat-sahabat sejatiku.

Ø Teman-teman mahasiswa perpustakaan 2009.

Ø Bapak, ibu guru dan dosenku.

Ø Almamaterku tercinta.


commit to user

viii

ABSTRAKSI

MUH. FAUZI SETIAWAN, 2012, D1809039, “MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA”

Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini mengambil lokasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta ini untuk memenuhi Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2012. Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan tanggal 13 Februari sampai 13 April 2012.

Tujuan penulisan laporan tugas akhir ini adalah membahas mengenai manajemen sumber daya manusia yang mendasar terutama dalam perekrutan tenaga kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, kinerja sumber daya manusia, dan hambatan–hambatan yang ada di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka

Tugas Akhir ini menitik beratkan pada pokok permasalahan mengenai SDM yang meliputi cara perekrutan tenaga kerja pustakawan, pengembangan sumber daya manusia untuk mengembangkan diri, mengetahui kinerja Pustakawan yang di dasarkan pada standar kinerja pustakawan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan, serta untuk mengetahui hambatan–hambatan yang dialami di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. sehingga dapat diketahui solusi atau pemecahan masalah dari hambatan-hambatan tersebut.

Adapun kesimpulan yang dapat penulis berikan secara garis besar adalah 1) Dalam perekrutan tenaga kerja melalui internal organisasi yaitu Pemindahan (transfering) dengan melakukan penataran atau dengan (eksternal) organisasi yaitu dengan lamaran pekerjaan yang datang secara langsung. 2) Pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan oleh perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah dengan cara mengikutsertakan pustakawan kepelatihan bidang perpustakaan, training kepustakawanan, pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis, pemilihan pustakawan yang berprestasi, menjadikan dosen pengajar. 3) Kinerja pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta sudah memadai. 4) adapun hambatan yaitu dalam pengembangan sumber daya manusia sulit untuk dikembangkan, adanya layanan yang berlebihan, beasiswa untuk pegawai yang disediakan terbatas. Sedangkan saran yang dapat penulis sampaikan, diantaranya sebagai berikut : 1) Dalam perekrutan tenaga kerja seyogyanya dapat mengumumkan kepada kalayak umum. 2) untuk pengembangan karyawan perlu diadakan tiap setahun minimal tiga kali agar pustakawan yang telah ada dapat berkembang dengan baik. 3) Untuk kinerja Sumber Daya Manusia perlu lebih ditingkatkan lagi guna untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perpustakaan.

Kata kunci : SDM, Manajemen SDM


commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillahirrobil’alamin kehadiran Allah

SWT, yang telah melimpahkan rahmatnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

Praktek Kerja Lapangan dan menyusun Laporan Tugas Akhir. Laporan yang penulis

buat adalah salah satu syarat guna memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya bidang

Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta dengan judul ‘’Manajemen Sumber Daya Manusia di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada’’

Penulis menyadari sepenuhnya, bahwa dalam penyusunan Laporan ini masih

banyak kesalahan dan kekurangan, maka atas kritik dan saran-saranya dari semua

pihak penulis dengan senang hati menerimanya dan penulis mengucapkan banyak-

banyak terima kasih atas kritik dan sarannya tersebut.

Tidak lupa penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada semua

pihak yang telah menolong dan membantu penulis dalam menyusun Laporan ini,

terutama penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapakku (Mukmin) dan Ibukku (Sujinem S.Ag) yang telah sabar mendidik

dengan penuh kasih sayang. Untuk masku (Haris) dan Adikku (Risky) kalian

merupakan penyemangatku.

2. Bapak Prof.Drs. Pawito, Ph.D.Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

x

3. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan

Praktek Kerja Lapangan.

4. Bapak Muhammad Sholihin. S.Ag.,SIP. selaku dosen pembimbing yang

telah banyak memberikan bimbingan selama melakukan penulisan Tugas

Akhir ini.

5. Bapak dan ibu Dosen DIII ilmu perpustakaan ilmu sosial dan ilmu politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan

pengetahuan kepada penulis.

6. Bapak Drs. Hindar P. MSI. Selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

7. Seluruh staf dan karyawan UPU Perpustakaan Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta.

8. Teman-teman DIII perpustakaan 2009 Andrian, Singgeh, Budi, Agus,

One,Arab, Andri, Alex, Firman, Fery, Wikan, Mey, Adit, Retno, Atin, Arum,

Nia, Tena, Nining, Devi, Lika, Nitta, Fitri. Penulis akan selalu ingat saat-saat

bersama dengan kalian.

9. Sahabatku Pram, Paijo, Heru, Prananto, Bangkit, Pethuk, Risty, Pariyem serta

teman-teman lain, yang selalu ada dikala suntuk dan selalu memberi semangat

lewat PEPS1 Community.

10. Sahabat seperjuanganku Andrek, Uuk, fery, firman, Usro’, Singgeh, Wikan,

Yoyok. Terimakasih atas persahabatan kalian selama ini. Semoga persahabatan


commit to user

xi

kita abadi meskipun kita sudah lulus. Dan suatu saat jika sudah sukses kelak

kita dapat berbagi cerita lagi.

11. Semua karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

12. Siapa saja yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu

penulis dalam menyusun laporan ini.

Kepada bapak, Ibu dan Sahabat yang tertulis diatas, sekali lagi penulis

mengucapkan terima ksih dan semoga bantuan Bapak, Ibu dan Sahabat tersebut

menjadi amal kebaikan. Sekian terima kasih, atas segala kesalahan penulis mohon

maaf yang sebanyak-banyaknya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Penulis

(Muh. Fauzi Setiawan)


commit to user

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL.................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................ iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................. iv

PENGESAHAN .......................................................................................... v

MOTTO ...................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ....................................................................................... vii

ABSTRAK .................................................................................................. viii

KATA PENGANTAR ................................................................................ ix

DAFTAR ISI ................................................................................................ xii

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xvi

DAFTAR BAGAN ..................................................................................... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah .......................................................................... 4

1.3. Tujuan ............................................................................................ 4

1.4. Waktu Pelaksanaan ......................................................................... 5

1.5. Metode Pengumpulan Data ............................................................ 6

1.6. Sistematika Penulisan .................................................................... 8


commit to user

xiii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA dan LANDASAN TEORI

3.1. Tinjauan Pustaka .......................................................................... 10

3.2. Landasan Teori ............................................................................ 14

2.2.1. Pengertian Manajemen ............................................ 14

2.2.2. Manajemen Perpustakaan ......................................... 16

2.2.2.1.Perencanaan (planning) .................................. 16

2.2.2.2.Pengorganisasian (Organizing) ..................... 17

2.2.2.3.Penggerakan (Actuating) ................................ 18

2.2.2.4.Pengawasan (Controlling) .............................. 18

2.2.3. Manajemen Sumber Daya Manusia .......................... 19

2.2.3.1.Fungsi-fungsi Manajemen SDM .................... 20

BAB III GAMBARAN UMUM UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

GADJAH MADA YOGYAKARTA

3.1. Sejarah Berdirinya ......................................................................... 24

3.2. Struktur Organisasi ........................................................................ 27

3.3. Visi dan Misi UPU Perpustakaan UGM ........................................ 31

3.4. Koleksi ........................................................................................... 32

3.5. Fasilitas Perpustakaan .................................................................... 33

3.6. Layanan Perpustakaan ................................................................... 34

3.7. Pengguna ........................................................................................ 38

3.8. Keanggotaan .................................................................................. 39


commit to user

xiv

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Perekrutan Tenaga Kerja di UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada .................................................................................. 44

4.1.1.Sumber-sumber penarikan tenaga kerja ................................ 46

4.2. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ........................................ 47

4.3. Kinerja Pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada .............................................................................................. 55

4.4.1. Program kerja dan rencana kegiatan ..................................... 55

4.4.2. Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta ................................................................. 57

4.4.3. Optimalisasi Kinerja Pegawai ............................................... 58

4.4. Hambatan-Hambatan dalam Manajemen Sumber Daya

Manusia .......................................................................................... 60

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan .................................................................................... 61

5.2. Saran .............................................................................................. 63

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 64


commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Data Koleksi Bahan Pustaka UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada ................................................................................. 50

Tabel 2 Data pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan Perpustakaan

Universitas Gadjah ........................................................................ 58

Tabel 3 Data pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ........................................ 59

Tabel 4 Kepangkatan Tenaga Administrasi UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada ................................................................................. 60


commit to user

xvi

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 1 Struktur Organisasi UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada .............................................................................. 44


commit to user

xvii

LAMPIRAN

Lampiran 1 Laporan Periodik

Lampiran 2 Surat Tugas

Lampiran 3 Surat Keterangan

Lampiran 4 Nilai Magang

Lampiran 5 Surat Balasan Magang

Lampiran 6 Formulir Pendaftaran Anggota Baru

Lampiran 7 Formulir Surat Bebas Pinjaman Pustaka


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia perpustakaan ilmu pengetahuan dan teknologi

merupakan tantangan bagi pustakawan untuk bersaing dalam mengikuti

perkembangan-perkembangan yang terjadi zaman ini. Pada saat ini telah

banyak ditemukan banyak teknologi untuk menunjang proses berjalannya

pada perpustakaan akan tetapi jika tidak di ikuti oleh perkembangan sumber

daya manusia yang handal akan percuma sebab dalam penggerak

perpustakaan yang paling utama adalah sumber daya manusianya

konsekuensinya tenaga sumber daya manusianya haruslah terpilih dan

terlatih, dalam menciptakan sumber daya manusia yang handal tentunya

tidaklah mudah.

Perpustakaan adalah sebuah ruangan bagian sebuah gedung, ataupun

gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan

lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk

digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Menurut Sulistyo-Basuki 1991: 3).

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian terpenting dalam

suatu universitas atau perguruan tinggi. Selain itu perpustakaan menjadi salah

satu unsur penting dalam proses belajar dan mengajar di perguruan tinggi,

oleh karena itu kedudukan perpustakaan di perguruaan tinggi sangatlah


commit to user

2

penting dan sentral. Karena begitu sentral dan pentingnya kegunaan

perpustakaan di perguruan tinggi, maka perpustakaan sering disebut sebagai

jantung dari suatu universitas. Oleh karena itu perpustakaan dituntut dapat

menyajikan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna,

dalam rangka turut serta membantu proses pencapaian tujuan lembaga

induknya Tri Dharma perguruan tinggi (pendidikan, pelatihan dan

pengabdian masyarakat) maka perpustakaan perguruan tinggi bertujuan

membantu melaksanakan ketiga dharma perguruan tinggi.

Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi ialah Perpustakaan

Jurusan Fakultas, Universitas, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi, maupun

perpustakaan program non regular. Bagi perpustakaan badan bawahannya

yang bernaung dibawahnya universitas, institut, maupun sekolah tinggi,

misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat juga

dimasukkan kedalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi, walaupun ada

juga yang mengatakan itu termasuk perpustakaan khusus (Sulistyo-Basuki,

1991: 51).

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan dan

penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila dengan

manajeman sumber daya manusia yang memadai sehingga seluruh komponen-

komponen atau aktifitas didalamnya akan mengarah pada pencapaian tujuan

yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang akan diinginkan itu seluruh

elemen-elemen yang ada didalamnya, organisasi harus diberdayakan agar


commit to user

3

tujuan yang dicita-citakan tercapai. Agar terlaksana dengan efisien dan efektif

kemampuan manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan untuk

menjaga keseimbangan antara perkembangan dunia perpustakaan, ilmu

pengetahuan dan teknologi agar tidak tertinggal jauh.

Sumber daya manusia merupakan pendukung utama dalam kegiatan

suatu organisasi atau lembaga sehingga maju dan mundurnya perpustakaan

tergantung pada kualitas sumber daya manusia tersebut. Tidak sedikit

organisasi besar yang memiliki sumber daya manusia lemah akhirnya tidak

mampu memasukan peran apa-apa sebaliknya banyak pula organisasai

berskala kecil yang memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan

sehingga organisasi itu tetap diperhitungkan karena dapat mengambil peran

strategis dan menentukan arah (Qalyubi, 2003: 292).

Penulis tertarik dengan tema manajemen sumber daya manusia di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta karena ingin membahas

manajemen sumber daya manusianya yang mendasar terutama dalam

perekrutan tenaga kerja, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia,

kinerja sumber daya manusia, dan hambatan–hambatan yang ada. Manajemen

sumber daya manusia haruslah diprogramkan secara matang suksesnya sebuah

perpustakaan dan banyak diminati oleh pemakai tergantung dari sumber daya

manusianya yang baik.


commit to user

4

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diketahui bahwa permasalahan yang

akan dibahas dalam laporan ini adalah :

1.2.1. Bagaimana cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta?

1.2.2. Bagaimana pengembangan sumber daya manusia di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?

1.2.3. Bagaimana hasil kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta?

1.2.4. Apa hambatan yang dialami di Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta dalam manajemen sumber daya manusia?

1.3. Tujuan Laporan

Tujuan dari pembahasan manajemen sumber daya manusia di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah :

1.3.1. Untuk mengetahui cara perekrutan tenaga kerja di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

1.3.2. Untuk mengetahui bagaimana pengembangan sumber daya manusia di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

1.3.3. Untuk mengetahui hasil kinerja Pustakawan di Perpustakaan



commit to user

5

1.3.4. Untuk mengetahui hambatan yang dialami di Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta.

1.4. Waktu Pelaksanaan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan untuk

memenuhi tugas akhir mahasiswa D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta pada tahun 2012. Praktek

Kerja Lapangan dilaksanakan dari tanggal 6 Februari 2012 sampai dengan

tanggal 30 maret 2012 di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta, sedangkan waktu PKL disesuaikan dengan tempat yang menjadi

objek kajian. Kami terdiri dari dua orang memilih PKL di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang beralamat di Jln. Bulaksumur

Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281 Telp. (0274) 513163,6492641, 6492642,

Faks (0274) 513163). Adapun jadwal sebagai berikut:

Senin-Jumat : 07.30 WIB sampai 16.30 WIB

Istirahat 12.00 WIB-13.00 WIB

Jumat : 07.30 WIB sampai 16.30 WIB

Istirahat pukul 11.00 WIB -13.00 WIB


commit to user

6

1.5. Metode dan teknik pengumpulan data

1.5.1. Teknik Interview (wawancara)

Menurut Slamet Widodo (2004:67) menyatakan bahwa

“Wawancara adalah metode dengan menggunakan tanya jawab lisan

antara dua orang atau lebih secara langsung. Pewancara dalam metode

ini disebut intervieuwer, sedangkan orang yang diwawancarai disebut

intervieuwee.”.

Teknik interview (wawancara) ini penulis gunakan dengan

mewawancarai secara langsung yang mendekati objek manajemen

sumber daya manusia dan wawancara dilakukan berulangkali sampai

informasi yang didapatkan telah mencukupi. Dalam hal ini penulis

dapat mengambil data mengenai perekrutan tenaga kerja,

pengembangan tenaga kerja, kinerja tenaga kerja, dan hambatan-

hambatan yang dialami oleh Perpustakaan UGM dalam Manajemen

Sumber Daya Manusia.


commit to user

7

1.5.2. Teknik Observasi

Menurut Slamet Widodo (2004:64) dalam bukunya yang

berjudul metodologi penelitian menyebutkan bahwa metode

pengumpulan data dengan menggunakan pengamatan di lapangan

secara langsung, jadi metode pengamatan atau observasi adalah

pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala

yang diteliti.

Teknik observasi ini penulis gunakan dengan melakukan

pengamatan terhadap gejala-gejala lingkungan perpustakaan terhadap

manajemen sumber daya manusia. Dengan metode ini penulis

mendapatkan data berbentuk fakta yang terlihat secara langsung, baik

berupa gambaran kejadian dari manajemen sumber daya manusia.

1.5.3. Teknik Dokumentasi

Menurut Suharsimi Arikunto (2002:206) menyatakan bahwa

“Metode Dokumentasi yaitu metode yang dilakukan dengan mencari

data mengenai hal-hal variable yang berupa catatan, transkrip, buku,

surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat, lengger, agenda, dan

sebagainya”.

Teknik dokumentasi ini penulis gunakan dengan melakukan

pencarian dokumen yang ilmiah, paper, buku yang dapat mendekati

terhadap manajemen sumber daya perpustakaan.


commit to user

8

D. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Berisi pendahuluan yang terdiri atas: latar belakang, tujuan laporan,

rumusan masalah, pelaksanaan, metode pengumpulan data serta

sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA dan LANDASAN TEORI

Berisi tentang tinjauan dan landasan teori yang digunakan untuk

menganalisis mengenai penelusuran-penelusuran yang mengambil

tema tentang Manajemen Sumber Daya Manusia di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Tinjauaan pustaka dan landasan

teori ini membahas tentang pengertian Perpustakaan, Manajemen,

Manajemen Sumber Daya Manusia.

BAB III GAMBARAN UMUM

Berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta yang mencakup: sejarah singkat, struktur

organisasi, visi dan misi, koleksi, fasilitas, layanan, pengguna,

keanggotaan, serta sumber daya manusia.


commit to user

9

BAB 1V ANALISIS ATAU PEMBAHASAN

Berisi tentang pembahasan atau analisis dari manajemen sumber daya

manusia di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang

mencakup pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia, perekrutan

Sumber Daya Manusia, pengembangan sumber daya manusia, kinerja

pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada dan hambatan-

hambatan manajemen sumber daya manusia yang dialami dalam

memanajemen sumber daya manusia di Perpustakaan Universitas


BAB V PENUTUP

Berisi tentang simpulan dan saran untuk Perpustakaan Universitas



commit to user

10

BAB II

LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Pustaka

Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan

dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan

dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus

dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu

dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan

pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan

agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan

pekerjaannya dengan baik dan benar.

Dari beberapa penelusuran yang dilakukan oleh penulis terhadap hasil

penelitian yang pernah dilakuan sebelumnya tentang Manajemen Sumber

Daya Manusia, penulis telah memperoleh informasi sebagai berikut :

Penelitian pertama, yaitu Tugas Akhir oleh Muhammad Sholihin (2001)

dengan judul “Analisis Manajemen Staf di UPT Perpustakaan IAIN Sunan

Kalijaga Yogyakarta’’. Tugas akhir ini diterbitkan oleh Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab Institut Agama Islam Negeri

Sunan Kalijaga Yogyakarta pada tahun 2001. Penelitian ini dilakukan dengan

latar belakang bahwa sebuah perpustakaan yang mempunyai ruang atau


commit to user

11

gedung yang luas, koleksi bahan pustaka yang sangat lengkap, fasilitas yang

lengkap serta sumber daya manusia yang berkualitas dan professional tidak

ada gunanya bila tidak ditata atau dikelola dengan sebaik-baiknya. Sehingga

dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan sebuah

perpustakaan/organisai diperlukan adanya pengelolaan dan pengkoordinasian

dalam manajemen staf. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana

pengelolaan sumber daya manusia (manajemen staf) terhadap pendayagunaan

sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya di UPT

Perpustakaan IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode observasi

partisipan. Dan dalam penelitian ini kepala UPT Perpustakaan IAIN Sunan

Kalijaga menggunakan suatu pendekatan ‘’Humanis Approach’’ dimana

dengan pendekatan ini sangat mendukung kinerja staf. Sebab dengan

pendekatan tersebut bawahan akan merasa dihargai. Dengan ‘’Humanis

Approach’’ bawahan tidak akan melakukan kesalahan yang kedua kalinya

dan akan terhindar dari efek psikologis negative. Dan dalam menejemennya

UPT Perpustakaan IAIN Sunan Kalijaga cenderung mengikuti teori ‘’Luther

Gulick’’ yang merumuskan fungsi manajemen; perencanaan (planning),

organisasi (organizing), kepegawaian (staffing), pengarahan (directing),

pengkoordinasian (coordinating), pelaporan (reporting), dan anggaran

(budgeting).


commit to user

12

Sedangkan penelitian yang kedua, yaitu oleh Skripsi Fina Fariani

(2007) dengan judul ‘’Peranan Bagian Manajemen Sumber Daya Manusia

Dalam Perekrutan Tenaga Kerja pada PT. Aksara Solopos Surakarta’’ skripsi

ini diterbitkan oleh Fakultas Keguruaan dan Ilmu Pendidikan Universitas

Sebelas Maret Surakarta pada tahun 2007. Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui bagaimanan peranan bagian manajemen sumber daya manusia

dalam perekrutan tenaga kerja, adapun kesimpulannya bahwa dalam

perekrutan tenaga kerja yang dilaksanakan di PT. AKSARA SOLOPOS

Surakarta, menggunakan beberapa tahapan, antara lain:

Permintaan/Penentuan Tenaga Kerja dari para Manajer, seleksi

Berkas/Referensi pelamar, Tes Tertulis, Tes wawancara, Tes Psikologi, Tes

Medis atau Kesehatan, dan Keputusan Penerimaan Tenaga Kerja. Dalam

proses perekrutan tenaga kerja yang dilakukan di PT. AKSARA SOLOPOS

Surakarta, pihak Manajemen Sumber Daya Manusia SOLOPOS

menggunakan metode kombinasi yaitu perekrutan yang dilakukan dari dalam

perusahaan dan perekrutan yang dilakukan dari luar perusahaan.

Penulisan tugas akhir yang akan dilakukan penulis memiliki

persamaan kedua penelitian tersebut, yaitu sama-sama mengkaji masalah

tentang Manajemen Sumber Daya Manusia. Perbedaannya penulis akan

membahas Manajemen Sumber Daya Manusia yang dilakukan oleh

perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta sebagai upaya

perpustakaan untuk mengatur sumber daya manusia yang terdapat di


commit to user

13

perpustakaan dengan tujuan agar sumber daya manusia yang terdapat di

perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sehingga dapat

meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan.

Data diatas membuktikan bahwa tugas akhir penulis belum pernah

diteliti sebelumnya : kecuali variable pokok yaitu sumber daya manusia.

Beberapa penelitian yang dilakukan merupakan penelitian yang memiliki

perbedaan dalam subyek, metode dan tempat serta waktu.


commit to user

14

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Manajemen

Definisi Manajemen menurut pendapat James. F Stoner (1982),

yang dikutip oleh Handoko (1993:8), menyatakan bahwa manajemen

merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan

pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai

tujuan organisasi yang telah ditetapkan, sedangkan pengertian

manajemen menurut O.R. Terry, yang dikutip Hadi (1990-2),

menyatakan bahwa manajemen adalah usaha pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan dengan menggunakan keahlian orang lain.

Manajemen adalah sebagai suatu seni karena untuk melakukan

suatu pekerjaan melalui orang lain dibutuhkan ketrampilan khusus.

Defisinisi di atas berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur

dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajemen adalah suatu hal yang berhubungan dengan teknis

operasional sebuah perpustakaan guna menghasilkan suatu produk,

baik berupa barang maupun jasa (Sutarno NS, 2003:116)

Dalam pengertian di atas suatu manajemen perpustakan

dimulai dari proses perencanaan seluruh kegiatan, termasuk peralatan,

waktu, sumber daya manusia, biaya dan lain sebagainya, kemudian

pelaksanaan kegiatan yang harus dikendalikan, diarahkan, dan


commit to user

15

diorganisasikan serta diberdayakan oleh pemimpin perpustakaan

dengan mengerahkan seluruh kekuatan dan potensi yang tersedia.

Secara ringkas manajemen adalah Ilmu dan seni meramu

sumber daya organisasi sehingga bisa dicapai hasil yang semaksimal

mungkin. Manajemen disebut sebagai ilmu dikarenakan manajemen

memang bisa dipelajari, diteliti, dan dilakukan secara ilmiah,

sedangkan seni manajemen mencakup kemampuan untuk melihat

totalitas banyak bagian–bagian yang terpisah dan berbeda, untuk

menciptakan gambaran tentang visi dari yang kita kelola.

Dari semua defisinisi di atas dapat disimpulkan bahwa

manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait

dengan pencapaian tujuan. Yang dimaksudkan dengan penyelesaian

sesuatu melibatkan tiga faktor yaitu : Adanya penggunaan sumber

daya organisasi, adanya proses yang bertahap mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan hingga pengendaliaan dan pengawasan,

Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.

Dalam kaitannya dengan perpustakaan, bisa dikatakan bahwa

manajemen perpustakaan yang dilakukan oleh sebuah lembaga akan

berbeda dengan lembaga yang lain, namun tetap ciri - ciri utama yang

sama yang bisa membuat manajemen perpustakaan berhasil.

Memanage atau mengelola perpustakaan artinya mengatur agar


commit to user

16

seluruh potensi perpustakaan berfungsi secara optimal, dalam

mendukung tercapainya tujuan perpustakaan.

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga

penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung

dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga

akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.

2.2.2. Manajemen Perpustakaan

Di lihat dari beberapa arti manajemen perpustakaan secara

umum dapat disimpulkan sebagai berikut manajemen perpustakaan

adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan

perpustakaan yang telah ditentukan dengan melakukan kegiatan

berupa perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,dan

pengawasan,agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan

tujuan yang diharapkan dapat dicapai.

Fungsi-fungsi manajemen perpustakaan adalah sebagai berikut :

0.0.0.1. Perencanaan (planning)

Menurut (John Westerman, 1989 : 14) Perencanaan

merupakan fungsi manajemen yang berkaitan dengan

penentuan rencana yang akan membantu tercapainya sasaran

yang telah ditentukan, rencana tersebut dapat berupa rencana


commit to user

17

strategis dan rencana operasioal. Perpustakaan sebagai

lembaga yang selalu berkembang memerlukan perencanaan

dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya

manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan.

Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak jelas

tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan,

dan lambatnya perkembangan perpustakaan.

0.0.0.2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah penyatuan langkah dari

seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen

dalam suatu lembaga pelaksanaan tugas. (Lasa HS, 2005 :

275)

1. Prinsip-prinsip Organisasi

Organisasi Perpustakaan akan berjalan baik

apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi dasar

bergeraknya organisasi. Prinsip-prinsip tersebut adalah

sebagai berikut :

2. Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal

untuk pengelolaan diri dengan pembagian tugas ,

wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda.

Untuk itu, struktur organisasi yang baik akan mencakup


commit to user

18

unsur-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, dan

koordinasi.

0.0.0.3. Penggerakan (Actuating)

Penggerakan merupakan pelaksanaan atas asal hasil-

hasil perencanaan dan pengorganisasian. Penggerakan dalam

perpustakaan harus dilakukan untuk menunjang kemajuan

dan perkembangan perpustakaan. Tetapi jika tenaga

perpustakaan tidak melakukan actuating maka perpustakaan

hanya akan berjalan ditempat tanpa ada kemajuan yang

berarti.

0.0.0.4. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan adalah suatu proses pengawasan untuk

mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang

telah dibuat dengan pelaksanaan yang telah di capai.

Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan

sebagai lembaga karena adanya faktor- faktor, yakni

perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas

organisasi, ataupun kebutuhan menejer untuk

mendelegasikan wewenang. ‘’Pengawasan dapat dilakukan

dengan cara pengawasan previntif yaitu pengawasan yang

mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyimpangan.


commit to user

19

Dan pengawasan korektif yaitu pengawasan yang dapat

dijadikan apabila yang diinginkan terdapat bnyak variasi.’’

2.2.3. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah bagian dari

manajemen, karena itu teori manajemen menjadi dasar pembahasan,

manajemen sumber daya manusia lebih mengutamakan pembahasan

mengenai peranan manusia dalam mewujudkan tujuan yang optimal.

Jadi manajemen sumber daya manusia mengatur tenaga kerja manusia

sedemikian rupa sehingga tujuan perusahaan kepuasan karyawan dan

masyarakat.

Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia menurut (Mutiara

Sibarani Panggabean, 2002:15) “Manajemen Sumber Daya Manusia

sebuah proses yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,

pemimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang berkaitan

dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan,

pengembangan , kompensasi, promosi, dan pemutusan hubungan kerja

guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.


commit to user

20

2.2.3.1. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut H. Malayu Hasibuan (2000:21-23) mengatakan

bahwa fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut:

1. Perencanaan (human resources planning)

Adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta

efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam

membantu terwujudnya tujuan, perencanaan dilakukan dengan

menetapkan program kepegawaian.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah kegiatan untuk

mengoorganisasi semua karyawan dengan menetapkan

pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang,

integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi, dengan

organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan

secara efektif.

3. Pengarahan (directing)

Pengarahan adalah kegiatan mengarahkan semua

karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta

efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan,

karyawan, dan masyarakat.


commit to user

21

4. Pengendalian (controlling)

Yaitu kegiatan mengendalikan semua karyawan, agar

mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai

dengan rencana.

5. Pengadaan (procurement)

Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan,

orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang

sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengadaan yang baik

akan membantu terwujudnya tujuan.

6. Pengembangan (development)

Adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoretis,

konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan

pelatihan pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai

dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

7. Kompensasi (compensation)

Adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak

langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai

imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip

kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan

prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan

primernya serta berpedoman pada batas upah minimum

pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi.


commit to user

22

8. Pengintegrasian (integration)

Adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan

perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar terciptanya kerja

sama yang serasi dan saling menguntungkan. Pengintergrasian

merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena

mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang.

9. Pemeliharaan (maintenance)

Yaitu kegiatan untuk memelihara atau meninggalkan

kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan, agar mereka

tetap mau bekerja sama sampai pensiun. Pemeliharan yang

baik dilakukan dengan program kesejahteraan yang

berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta

berpedoman kepada internal dan eksternal.

10. Kedisiplinan

Adalah keinginan dan kesadaran untuk mentaati

peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial.

Kedisiplinan merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan

terwujudnya tujuan karena tanpa disiplin yang baik sulit

terwujud tujuan yang maksimal.


commit to user

23

11. Pemberhentian (separation)

Adalah putusnya hubungan kerja seorang dari suatu

perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan

karyawan, keinginan, perusahaan, kontrak kerja berakhir,

pensiun, dan sebab-sebab lainya. Pelepasan ini diatur oleh

undang-undang No. 12 Tahun 1964.


commit to user

24

BAB III

GAMBARAN UMUM

0.1. Sejarah UPU Perpustakaan UGM

Perpustakaan Gadjah Mada terdiri dari perpustakaan universitas,

fakultas, lembaga penelitian, pusat studi, dan jurusan. Perpustakaan

tingkat universitas terdiri dari dari unit I Bulaksumur, Unit II Sekip, dan

Unit III Bulaksumur atau dikenal dengan Academic Resource Center.

Perpustakaan Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1 Maret 1951, bertempat

di Jalan Setjodiningrat, (sekarang Hotel Limaran di Jl. Panembahan

Senopati). Pada tanggal 19 Desember 1959 pindah ke Jl. C. Simanjutak,

gedung ini sebelumnya digunakan untuk konferensi Kolombo (gedung

Pantja Dharma / Unit V, Sekip) yang sampai sekarang sebagai gedung

Unit II.

Pada tanggal 31 Juli 1975 UPU Perpustakaan Pusat Universitas

Gadjah Mada membangun gedung di Bulaksumur sebelah selatan Gedung

Kantor Pusat UGM, yang diresmikan oleh Menteri Dalam Negeri pada

waktu itu Bapak Amir Mahmud. Yang sekarang menjadi gedung Unit I,

dan digunakan sebagai tata usaha, referensi, terbitan berkala, karya-karya

ilmiah, pengolahan, Word Bank Corner, serta American Corner. Pada

awalnya unit I digunakan untuk mahasiswa tingkat sarjana muda,

sedangkan unit II digunakan bagi mahasiswa tingkat sarjana. Berdasarkan

Surat Keputusan Rektor UGM nomor : 200/P/SK/HT2008 tanggal 9 Mei


commit to user

25

2008, Perpustakaan Sekolah Pascasarjana UGM disatukan pengolahannya

dengan Perpustakaan Universitas, sekarang menjadi Perpustakaan UGM

unit III. Dengan demikian sekarang gedung unit I, II dan unit III dapat

dimanfaatkan oleh seluruh Civitas Akademika.

Perpustakaan Pusat UGM selama 50 tahun lebih telah mengalami

beberapa pergantian pemimpin, antara lain:

1. Woerjarto menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1951 – 1955.

Beliau termasuk pejuang sekaligus seorang pustakawan.

2. Moerjopranoto menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1955 – 1967

yang sebelum menjabat kepala perpustakaan, beliau sebagai wakil

kepala perpustakaan. Selain menjabat sebagai pustakawan beliau juga

menjadi asisten wedana.

3. R. Soedjatmika menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1967- 1975

kemudian menjabat lagi pada tahun 1985 – 1986, beliau termasuk

pencetus berdirinya Himpunan Pustakawan Indonesia Cabang

Yogyakarta, selain itu beliau juga sebagai penggagas adanya penataran

atau kursus dibidang perpustakaan.

4. Dra. S. Sawitri-Soeharto, MA, menjabat sebagai kepala perpustakaan

dari tahun 1975 – 1985, beliau adalah orang yang memiliki keinginan

kuat untuk mengembangkan perpustakaan dan membuat citra yang

baik akan perpustakaan, yang mana pada waktu itu perpustakaan

adalah tempat orang-orang terbuang, ilmu perpustakaan yang diperoleh

dari University of Wisconsin, Madison, USA tahun 1967 ini, ingin ia


commit to user

26

bagikan kepada para pustakawan dengan merintis adanya D-II

Teknologi Perpustakaan yang kemudian hari berubah menjadi D-III

Ilmu Perpustakaan.

5. Dra. Murianti, M.L.S. menjabat sebagai kepala perpustakaan dari

tahun 1986–1997. Sebelum menjabat kepala perpustakaan UGM beliau

menempuh pendidikan S2 ilmu perpustakaan di University Vaderbilt

Nashville Tennessee. Banyak jabatan yang dipegang oleh beliau,

terutama pada tahun 1993–1996 menjadi ketua IPI cabang Yogyakarta,

juga mengajar dibeberapa perguruan tinggi di DIY.

6. Dr. Drh. Slamet Soebagyo menjabat kepala perpustakan UGM dari

tahun 1998–2003, sebelum menjabat kepala perpustakaan, beliau yang

lulusan Program S3 kedokteran hewan, rela melepaskan jabatannya

demi membangun perpustakaan UGM sebagai jantungnya University.

7. Drs. Ida Fajar Priyanto, MA. Menjabat kepala perpustakaan dari tahun

2003–sekarang. Beliau adalah orang yang pertama kali sebagai tenaga

honorer yang mampu menunjukkan prestasi kerja sehingga oleh Rektor

UGM diangkat sebagai kepala perpustakaan. Berkat kemampuan dan

kecakapannya dibidang perpustakaan dan teknologi informasi, maka

perpustakaan UGM mengalami perkembangan yang begitu pesat

terutama dibidang teknologi informasi. Gelar master yang didapat dari

Graduate School of Information and Library Studies, loughborough,

UK sebagai dasar beliau mengembangkan perpustakaan UGM menuju


commit to user

27

perpustakaan yang berbasis Teknologi Informasi. (sumber:

http://www.lib.ugm.ac.id)

0.2. Struktur Organisasi UPU Perpustakan UGM

Berdasarkan Pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM

No.259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor

Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, dan Unit Kerja di

Lingkungan Universitas Gadjah Mada, Struktur Organisasi Perpustakaan

sebagai berikut :

Bagan 1

Struktur Organisasi Perpustakaan

Sesuai SK Rektor UGM No. 259/P/SK/HT/2004

Sumber : Perpustakaan UGM 2010

REKTOR

Kepala Perpustakaan

Dekan Fakultas

Kepala Bidang Database

Sekertaris Perpustakaan

Kepala Bidang Pelayanan


commit to user

28

Di dalam Stuktur organisasi perpustakaan ini masing-masing

pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Kepala Perpustakaan yang dijabat oleh Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A

memiliki tanggung jawab:

a. Membuat perencanaan strategi kegiatan-kegiatan perpustakaan.

b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada

di lingkungan perguruan tinggi.

c. Menjalani kerjasama instansi terkait baik di dalam maupun di luar

negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.

d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik

yang ada di lingkungan Universitas.

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya

manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan.

f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

g. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan Universitas

Gadjah Mada.

2. Sekretaris perpustakaan dijabat Suwardjo, SH. memiliki tanggung

jawab :

a. Mengkoordinasi dan membina pustakawan di lingkungan

perpustakaan.

b. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala

bidang pelayanan.


commit to user

29

c. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan kepala

bidang jaringan dan database.

d. Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan perpustakaan.

e. Merencanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pelayanan

perpustakaan se Universitas.

f. Membuat laporan berkala kepada pimpinan perpustakaan

Universitas Gadjah Mada.

g. Menjalankan tugas pimpinan ketika pimpinan sedang bertugas ke

luarkota/luar negeri atau berhalangan hadir.

h. Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-tugas atau kegiatan lain

yang dapat mendukung keberhasilan perpustakaan.

3. Kepala bidang jaringan dan database, Wahyu Supriyanto, SE., M.Si.,

memiliki tanggung jawab :

a. Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang teknologi informasi

perpustakaan untuk mengelola sistem dan objek-objek informasi

dalam format digital.

b. Melakukan standarisasi format database yang digunakan di tiap-

tiap perpustakaan di lingkungan Universitas.

c. Merancang infrastruktur internet dan intranet di semua

perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada.

d. Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan dan

datebase.


commit to user

30

e. Merencanakan software sistem informasi perpustakaan terpadu

untuk semua perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah

Mada.

f. Membuat laporan berkala ke pimpinan Perpustakaan.

4. Kepala bidang layanan memiliki tanggung jawab :

a. Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan pusat,

perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, dan perpustakaan

pusat studi di lingkungan Universitas Gadjah Mada

b. Membina, membimbing serta mengarahkan sumber daya manusia

perpustakaan di bidang pelayanan perpustakaan

c. Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan kepuasan pemakai

serta meningkatkan citra UPU Perpustakaan Pusat Universitas

Gadjah Mada.

d. Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan pelayanan

perpustakaan.

e. Mengkoordinasi jalannya pengelola dan peningkatan bahan

pustaka.

f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan Perpustakaan.


commit to user

31

3.3. Visi dan Misi UPU Perpustakaan UGM

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai Unsur Penunjang

Uiversitas, berfungsi memberikan layanan informasi kepada Civitas

Akademika UGM dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat. Sebagai Unit Penunjang Universitas, untuk mencapai

visi universitas menjadi universitas bertaraf internasional maka visi misi

perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah:

3.3.1. VISI:

Mewujudkan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai pusat

layanan informasi global berbasis teknologi yang mengunggulkan

penelitian dan program pascasarjana.

3.3.2. MISI:

1. Menjadikan perpustakaan bertaraf internasional yang

mendukung universitas penelitian

2. Menyediakan informasi yang tersedia langsung di perpustakaan,

informasi online, dan informasi “live” bagi civitas akademika

UGM dan masyarakat

3. Membangun Sumber Daya Manusia yang berwawasan

internasional dan mampu memberikan layanan informasi secara

lokal dan global


commit to user

32

3.4. Koleksi UPU Perpustakaan UGM

Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UGM diperoleh

melalui berbagai macam, antara lain: pembelian, hadiah dan tukar

menukar. Sedangkan koleksinya sendiri meliputi buku teks, buku

referensi, terbitan berseri,jurnal onlaine, koleksi elektronik,karya ilmiah

dan penelitian, skripsi, tesis, desertasi. Koleksi yang ada di UPU

Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada meliputi cetak dan digital.

Saat ini UPU Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada

didukung dengan koleksi–koleksi buku teks dan karya ilmiah sebanyak

(114.249) eksemplar dari (101,96) judul koleksi jurnal dan terbitan

berkala sekitar (55.497) eksemplar dari 3.665) judul (offline) dan lebih

dari (4.000) judul data base jurnal online.

Pengadaan koleksi terbitan berkala majalah atau jurnal diperoleh

melalui berlangganan, bantuan atau hibah dari badan pemerintah, swasta,

asing maupun perorangan. Jumlah terbitan berkala, majalah dan jurnal

sampai dengan akhir tahun 2011 ada (17.555) judul atau (21.162)

eksemplar.


commit to user

33

Tabel 1

Data Koleksi Bahan Pustaka

UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Sumber: Buku panduan Perpustakaan UGM tahun 2010

0.5. Fasilitas Perpustakaan

Kegiatan perpustakaan akan berjalan baik dan lancar apabila

didukung oleh sarana dan prasarana yang memadahi, baik untuk

pengguna secara umum maupun untuk petugas dalam menjalankan

kegiatan administrasi dan pelayanan kepada para pengguna UPU

Pepustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada.

Sarana yang ada di UPU Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah

Mada didapat dari dana DIP (anggaran pemerintah) dan dana masyarakat

Universitas melalui RKAT Perpustakaan yang diajukan setiap tahun.

NO Jenis Bahan Pustaka Sampai dengan tahun 2011

Judul Eksemplar

1 Buku Teks 70.424 101.969

2 Buku Referensi 13.185 14.453

3 Penerbitan

Pemerintah 4.216 6.547

4 KKL 610 842

5 ASL / American

Corner 132 133

6 LS, PRO, ADB, WB 227 242

7 Lain-lain 2.338 3.262

8 Non Book Material

Kaset, CD, Disket 675 675

Peta 1,039 1,039


commit to user

34

Sarana dan prasarana yang ada kebanyakan dibelikan oleh bagian

direktorat PPA (Pengadaan dan Penelitian Pemeliharaan Aset) Universitas

Gadjah Mada.

0.6. Layanan Perpustakaan

Kemajuan pelayanan perpustakaan universitas dapat dilihat dari

berbagai capaian, antara lain jumlah koleksi yang tersedia, jumlah

pengunjung, jumlah buku yang dipinjam, akses internet untuk mahasiswa

serta jam layanan.

JAM LAYANAN :

Senin – kamis : 07.30 –20.00

Jumat : 07.30 - 11.00

: 13.00 - 20.00

Sabtu : 07.30 – 12.30

Istirahat : 12.00 – 13.00

UPU Perpustakaan UGM memiliki beberapa layanan yang

digunakan untuk menunjang kegiatan civitas akademika. Beberapa

layanan tersebut adalah :

0.6.1. Layanan Informasi (Information Desk)

Pemustaka dapat memperoleh informasi umum tentang

layanan perpustakaan, dan pemanfaatan fasilitas perpustakaan

UGM.


commit to user

35

0.6.2. Layanan Keanggotaan

Layanan keanggotaan ini ada 3 macam, yaitu :

a. Layanan anggota baru

Layanan ini diperlukan bagi semua mahasiswa, dosen maupun

karyawan UGM yang menginginkannya. Fungsinya mereka

memiliki akses untuk meminjam koleksi di sirkulasi.

b. Layanan bebas baca

Layanan ini ada dua jenis. Kartu bebas baca ini bias dimiliki

bagi pengunjung diluar UGM. Bisa dipakai dalam jangka

waktu 1bulan, bias juga digunakan pada hari tersebut.

c. Surat bebas pinjaman pustaka (SBPP)

Bagai mahasiswa UGM yang akan mengikuti wisuda,

diharuskan meminta surat bebas pinjaman pustaka/SBPP di

perpustakaan UGM Unit II Sekip.

0.6.3. Layanan Sirkulasi

Civitas akademika yang memiliki kartu anggota yang akan

meminjam buku teks dapat dilayani di ruang sirkulasi. Jumlah

buku yang dapat dipinjam oleh seorang anggota adalah 14 eks,

terdiri dari 10 eks dalam jangka waktu 10 hari kerja dan dapat

diperpanjang sekali selama 10 hari. Keterlambatan pengembalian

pinjaman dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Bagi anggota dari luar UGM, setelah mendapat surat ijin masuk


commit to user

36

dapat meminjam buku untuk dibaca di tempat. Apabila

menghendaki fotokopi koleksi dapat dilayani melalui petugas

perpustakaan.

0.6.4. Layanan Referensi dan Silang Layan

Layanan ini menyediakan koleksi referensi, buku-buku

terbitan pemerintah, bimbingan pengusaha literature sekunder, dan

penelusuran literature pada sumber-sumber cetak maupun

elektronik dan silang layanan antar perguruan tinggi sebagai

pendukung penyusunan karya tulis ilmiah maupun karya akademik.

0.6.5. Layanan Terbitan Berkala

Ruang terbitan berkala memiliki koleksi surat kabar,

bulletin, majalah, tabloit, jurnal ilmiah dan mutakhir dalam

berbagai bidang. Koleksi terbitan ini terdiri dari koleksi cetak

maupun digital.

0.6.6. Layanan Terbitan Khusus

Layanan ini berisi koleksi-koleksi khusus yang dihasilkan

oleh tulisan tangan civitas akademika UGM serta dosen atau

karyawan UGM sendiri. Koleksinya berupa buku wisuda, tesis,

desertasi dan makalah seminar.

0.6.7. Hatta Corner dan buku Eks Perpustakaan Pascasarjana UGM.

Hatta Corner menyajikan buku-buku dan jurnal dalam

berbagai bahasa dan bidang seperti politik, ekonomi, sosial, sastra,


commit to user

37

kebudayaan dan pendidikan. Disini juga disajikan koleksi buku

teks dari eks Perpustakaan Pacasarjana UGM dan buku-buku lama.

3.6.8. Sampoerna Corner

Sampoerna Corner diresmikan pada bulan Maret 2007.

Sampoerna Corner menyajikan buku-buku manajemen,

pengembangan diri, psikologi terapan, politik, ketranpilan, agama

dan budaya. Disamping itu juga disajikan audio visual, koleksi CD.

3.6.9. IDIS Corner

IDIS Corner menyajikan buku-buku terbitan Bank Dunia.

Tempatbaca nyaman, internet, dan TV kabel. Indonesia

Development Information Service / IDIS UGM secara rutin

menerima publikasi terbaru dari Washington DC.

3.6.10. Layanan Internet

Layanan internet di UPU Perpustakaan Pusat Universitas

Gadjah Mada tidak menempati ruangan khusus tetapi setiap bagian

memiliki tempat mengakses internet yang disediakan secara gratis

dalam jangka waktu satu jam. Setiap komputer yang terpasang

seluruhnya tersambung dengan internet baik yang dipergunakan

untuk pegawai maupun oleh mahasiswa. Bagi pengunjung yang

ingin lebih lama mengakses internet diperpustakaan disediakan

waifi yang bisa di akses lewat netbook yang dibawa sendiri dengan

jangkauan bisa sampai lima puluh meter dari sumber Wifi.


commit to user

38

3.6.11. Amerikan Studies Library

Amerikan corner adalah sebuah program kemitraan antara

kedutaan Amerika Serikat di Jakarta dengan universitas-universitas

di Indonesia.

3.6.12. Layanan Nation Building Corner/NBC

Untuk menumbuhkan dan memperkokoh nasionalisme,

layanan ini menyajikan koleksi buku dan video tentang Indonesia

meliputi kepahlawanan, tokoh, kebudayaan, bahasa, ekonomi,

kepribadian, geografi, dan sejarah.

3.7. Pengguna

Dalam rangka ikut mencerdaskan kehidupan bangsa dengan

mendukung misi Universitas sebagai Universitas penelitian bertaraf

dunia. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tidak membatasi diri bagi

para pengguna Perpustakaan baik dari kalangan Universitas Gadjah Mada

sendiri, masyarakat di luar kampus Universitas Gadjah Mada maupun

masyarakat umum yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Jadi UPU Perpustakaan Pusat

Universitas Gadjah Mada membolehkan siapa saja yang ingin

menggunakan sarana yang ada di UPU Perpustakaan Pusat Universitas

Gadjah Mada.


commit to user

39

3.8. Keanggotaan

Seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada yang terdaftar

secara resmi berhak menjadi anggota Perpustakaan. Setiap anggota

setelah melakukan aktivitas atau pendaftaran ulang. Bagi masyarakat

umum dari luar UGM dapat memanfaatkan layanana dan fasilitas

Perpustakaan UGM dengan mendaftarkan diri dan akan memperoleh

kartu baca atau surat izin masuk

Syarat Menjadi Anggota :

0.8.1. Mahasiswa UGM

1. Mengisi formulir yang tersedia

2. Menyerahkan pas foto berukuran 2 x 3 cm : 1 lembar

3. Menunjukkan kartu mahasiswa yang berlaku

4. Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang berlaku

0.8.2. Dosen atau Karyawan

1. Mengisi formulir yang tersedia

2. Menyerahkan pas foto berukuran 2 x 3 cm : 1 lembar

3. Menunjukkan kartu dosen / pegawai UGM atau foto copy SK

yang berlaku

4. Bebas biaya

0.8.3. Alumni

Bagi alumni UGM dapat memanfaatkan koleksi dan

fasilitas Perpustakaan UGM sesuai dengan ketentuan yang berlaku,


commit to user

40

selama masih memiliki kartu Kagama (kartu keluarga alumni

UGM)

0.8.4. Peminat dari luar

Masyarakat dapat memanfaatkan koleksi dan fasilitas

Perpustakaan UGM dengan surat ijin masuk. Surat ini dapat

diminta pada petugas di setiap layanan depan / front service.

0.9. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari

penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau

kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan

sumber daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena

itu sumber daya manusia perlu ditingkatkan terus menerus misalnya

dengan pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainya(Lasa Hs, 2005:

62)

Didalam buku laporan tahunan 2010 perpustakaan pusat

Universitas Gadjah Mada memiliki sumber daya manusia yang terdiri atas

dua bagian yaitu :

1. Tenaga fungsional ( Pustakawan )

Pustakawan adalah seorang yang berkarya secara professional

dibidang perpustakaan dan dokumentasi, yang sadar pentingnya

sosialisasi profesi pustakawan kepada masyarakat luas. Sedangkan


commit to user

41

pustakawan yang dimaksud dalam Peraturan Menteri PAN yaitu

pegawai negeri sipil yang diangkat sebagai pustakawan sesuai dengan

Keputusan Menteri Perberdayagunaan Aparatur Negara Nomor

:132/KEP/M. PAN/12/2002.dan keputusan bersama Kepala Badan

Kepegawaian Negara Nomor : 23 Tahun 2003 Nomor 21 Tahun 2003

yang terdiri atas :

Tabel 2 :

Data pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan

Fungsional UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

No Golongan Pustakawan Non

pustakawan Jumlah

1 Golongan I dan II 20 28 48

2 Golongan III 62 13 75

3 Golongan IV 4 2 6

Jumlah 86 43 129

Sumber: perpustakaan UGM tahun 2010


commit to user

42

Tabel 3 :

Data pegawai Perpustakaan Menurut

Pendidikan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

No. Pendidikan PNS Non PNS Jumlah

1 SLTP & SLTA 45 4 49

2 Diploma Umum 5 0 5

3 Diploma perpustakaan 27 0 27

4 S-1 Umum 13 1 13

5 S-1 Perpustakaan 17 0 17

6 S-2 16 1 16

Jumlah 123 6 129


2. Tenaga administrasi

Yaitu mereka yang berada dalam jalur non fungsional dengan

kenaikan pangkat regular setiap 4 tahun sekali, dan juga ditambah

tenaga honorer atau pegawai yang diangkat dengan SK Rektor.

Adapun tenaga administrasi ini terdiri dari :


commit to user

43

Tabel 4 :

Kepangkatan Tenaga Administrasi

UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

No. Golongan PNS Non PNS Jumlah

1 Golongan I dan II 44 4 48

2 Golongan III 73 2 75

3 Golongan IV 6 - 6

Jumlah 122 6 129



commit to user

44

BAB IV

PEMBAHASAN

0.1. Perekrutan Tenaga Kerja di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada

Sumber daya manusia sangatlah penting di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta adalah orang-orang yang memberikan tenaga,

bakat, kreatifitas dan usaha mereka kepada Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta.

Berdasarkan wawancara dengan Budi Ngestiningsih Sekertaris

Perpustakaan pada tanggal 23 Maret 2012 dan hasil pengamatan selama

Praktik Kerja Lapangan maka diperoleh data sebagai berikut. Unit Pelaksana

Teknis perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta menganut

kebijakan perekrutan tenaga kerja melalui pemindahan staf, ekshonorer,

penataran, yang ada di dalam lingkungan tenaga yang ada di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Kebijakan ini mengandung segi-segi

positif, dengan kebijaksanaan dari dalam dapat mendorong usaha yang lebih

besar antara para anggota, organisasi-organisasi yang direkrut dari dalam

nyata sudah terbiasa dengan suasana organisasi sendiri sehingga dapat

berkarya lebih efektif, tidak terlalu mahal dibanding merekrut dari luar



commit to user

45

Perekrutan (recruitment) adalah suatu proses untuk mencari

calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau

tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm organisasi atau

perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang

ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga

spesifikasi pekerjaan / job specification.

Untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas

perlu dilakukan perekrutan secara terbuka, selektif, objektif,

kompetensi, dan standar, (LAsa Hs, 2007 : 43) menyatakan

perekrutan dapat dilakukan dengan cara:

a. Penjaringan melalui tes

b. Pengangkatan orang dalam

c. Pengangkatan orang yang pernah magang

d. Mutasi

Perekrutan tenaga ini harus selektif dan memenuhi standar

kompetensi, artinya untuk pustakawan seharusnya memiliki

pendidikan formal minimal Diploma III Perpustakaan,

dokumentasi dan informasi. Di samping itu mereka juga harus

memiliki kemampuan manajerial, kemandirian, inovatif, dinamis

dan mampu bekerja sama.


commit to user

46

4.1.1. Sumber-sumber penarikan tenaga kerja

Menurut H. Malayu Hasibuan, (2000 : 42 - 43) dikatakan

bahwa sumber-sumber penarikan tenaga kerja ada dua kelompok

sumber darimana karyawan dapat ditarik untuk mengisi suatu

jabatan tertentu yaitu dari dalam organisasi (internal) dan dari luar

organisasi (eksternal).

Ada tiga sumber internal organisasi yaitu:

a. Penataran (Upgrading) adalah para karyawan yang memegang

posisi sekarang dididik, dilatih, atau dikembangkan untuk

melaksanakan pekerjaan lebih baik sesuai permintaan keadaan

tertentu.

b. Pemindahan (transferring) adalah karyawan yang kurang

disenangi dalam organisasi keposisi lain yang lebih

memuaskan.

c. Pengangkatan (promoting) adalah karyawan dari tingkat

jabatan lebih rendah ketingkat jabatan yang lebih tinggi.


commit to user

47

4.2. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Tenaga kerja yang bekerja pada sebuah organisasi atau perusahaan,

dan khususnya di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat

lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan

kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan pelatihan Sumber

Daya Manusia menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat

rendah maupun yang tinggi untuk menunjang sebuah keberhasilan dan tujuan

dari organisasi tersebut.

Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 22 Maret 2012 dengan

Budi Ngestiningsih Sekertaris perpustakaan dapat diperoleh data sebagai

berikut. Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dilakukan dengan cara:

1. Training Kepustakawanan

2. Pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis

3. Pemilihan pustakawan yang berprestasi

4. Menjadikan dosen pengajar

5. Dengan menjadikan pengurus dalam sebuah organisasi

6. Memberikan motivasi–motivasi kepada para pustakawan.

7. Menaikkan pangkat dan jabatan


commit to user

48

8. Memberikan kebijakan untuk melanjutkan studi

9. Diskusi bulanan

10. Seminar internal

11. Lokakarya atau diklat

12. workshop

13. Studi banding ke perpustakan baik di dalam maupun luar negeri

Dan untuk pelatihan dan pengembangan pegawai non pustakawan,

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta memberikan kesempatan

untuk melanjutkan studi juga diberikan kesempatan untuk mengikuti diklat

maupum lokakarya sesuai dengan bidang tugasnya, seperti pelatihan tenaga

kelistrikan, pelatihan teknisi komputer, pelatihan administrsi keuangan,

administrasi pengelolaan aset.

Menurut Malayu Hasibuan (2000:69) mengatakan bahwa

pengembangan adalah suatu usaha untuk meningkatkan

kemampuan teknis, teoretis, konseptual, dan moral karyawan

sesuai dengan kebutuhan pekerjaan atau jabatan melalui

pendidikan dan latihan.

a. Manfaat dan tujuan pengembangan karyawan:

1) Produktivitas karyawan meningkat

2) Meningkatkan efisiensi tenaga, waktu, bahan baku, dan

mengurangi ausnya mesin – mesin

3) Mengurangi kerusakan barang, produksi dan mesin–mesin


commit to user

49

4) Mengurangi tingkat kecelakaan karyawan

5) Meningkatkan pelayanan yang lebih baik dari karyawan

dari karyawan kepada nasabah perusahaan

6) Meningkatkan moral karyawan

7) Kesempatan untuk meningkatkan karier karyawan

semakin besar, karena keahlian, ketrampilan, dan prestasi

kerjanya lebih baik

8) Manajer semakin cakap dan cepat dalam mengambil

keputusan yang lebih baik

9) Kepemimpina seorang manajer akan lebih baik

10) Balas jasa karyawan akan meningkat

11) Memberikan manfaat bagi masyarakat konsumen

b. Metode pengembangan terdiri dari :

1) Metode pelatihan keterampilan untuk karyawan

operasional.

Manfaat pelatihan karyawan operasional adalah :

a) Meningkatkan produktifitas

b) Memperbaiki moral.

c) Mengurangi biaya.

d) Meningkatkan stabilitas dan fleksibiliti operasional

dalam lingkungan yang selalu berubah.


commit to user

50

Sistem dasar bagi pelatihan karyawan operasional dapat

dikelompokan menjadi 4 macam yaitu :

a) In job training

Dengan sistem ini berarti atasan langsung dari

karyawan tersebut yang melakukaan atau memberi

pelatihan kepada karyawan yang bersangkutan sambil

bekerja atau ditempat kerja. Sistem ini merupakan

sistem yang ekonomis karena tidak membutuhkan

perangkat sarana pelatihan khusus, keberhasilan sistem

ini sangat tergantung pada kemampuan atasan langsung

tersebut, dan sistem ini mempunyai efek fisik dan

psikologis yang kuat kepada karyawan yang dilatih

sebab pelatihan dijalankan pada tempat kerja yang

sebenarnya.

b) Vestibule School

Pada sistem ini pelatihan bukan dari atasan

langsung tapi mereka adalah pelatih-pelatih khusus

bertugas sebagai pelatih, salah satu bentuk pelatihan

kerja simulasi seperti pada calon pilot.

c) Apprtice Ship

Sistem ini merupakan gabungan dari sistem on

the job training dan pengalaman serta pengetahuan dari


commit to user

51

sekolah. Sistem ini ditujukan untuk melatih karyawan

yang memerlukan keterampilan, seperti mekanik,

tukang las, ahli listrik.

d) Kursus-khursus khusus

Sistem ini lebih bersifat pendidikan dari pada

latihan, contohnya karyawan ditugaskan mengikuti

kursus Bahasa Inggris atau kursus mengenai TQC

(Total Quality Control).

2) Metode pendidikan untuk karyawan manajerial

(pengembangan Manajemen)

Pendidikan bagi karyawan manajerial

(pengembangan manajemen). Sistem pengembangan

karyawan manajerial diantaranya adalah :

a) Traning

Yaitu metode belajar dalam kelas.

Pendidikan dalam kelas berupa conference, case

studi, lecture dan role playing.

b) Under studies.

Yaitu teknik pengembangan yang dilakukan

dengan praktik langsung bagi yang dipersiapkan

untuk mengganti kedudukan atau jabatan atasan.


commit to user

52

Jadi menyerupai on the job training, tapi disini

khusus untuk karyawan manajerial.

c) Job rotation planned progression

Rotasi pekerjaan adalah teknik

pengembangan yang dilakukan dengan cara

memindah peserta dari satu jabatan ke jabatan yang

lain secara periodik, jika ia menjabat, ia tidak

canggung lagi. Beda dengan planned progression

karena pada yang terakhir ini setiap pemindahan

tidak diikuti dengan kenaikan pangkat, hanyalah

untuk memperluas cakrawala dalam memperluas

tugas serta tanggung jawab.

d) Coacing-couselling

Coacing-couselling adalah suatu teknik

pendidikan dimana atasan mengajarkan keahlian

dan keterampilan kepada bawahannya sedangkan

counseling dengan cara melakukan diskusi antara

manager dengan karyawan mengenai hal-hal

pribadi.

e) Junior Board of Exececutive or Multiple Manjemen

Suatu komite penasehat yang terdiri dari

calon-calon manager yang memberikan pemecahan


commit to user

53

masalah perusahaan untuk direkomendasika kepada

manager lini.

f) Committee Assigment.

Dibentuk untuk menyelidiki,

mempertimbangkan, menganalisis dan melaporkan

suatu masalah kepada pimpinan.

g) Bussness Games

Permainan disusun dengan aturan yang

diambil dari teori ekonomi dan study busines.

Peserta atau kelompok ditugaskan mengambil

keputusan yang baik pada situasi dan kondis objek

tertentu.

h) Sensitivity Traning

Membantu karyawan lebih mengenal diri

sendiri, menciptakan pengertian yang baik

mendalam diantara sesama karyawan dan

mengembangkan keahlian tiap karyawan,

diharapkan dapat lebih efektif dalam team work

sesama karyawan.

Metode pengembangan yang diterapkan

perlu diukur apakah baik atau tidak. Metode

pengembangan dikatakan baik jika mencapai


commit to user

54

sasaran sesuai dengan yang diinginkan, yaitu dapat

meningkatkan kualitas karyawan dalam

mengerjakan pekerjaan. Dengan pengukuran, kita

dapat menarik kesimpulan apa perlu diganti atau

perlu disempurnakan saja. Indikator-indikator yang

diukur dari metode pengembangan yang diterapkan

antara lain sebagai berikut.

· Prestasi kerja karyawan

· Kedisiplinan karyawan

· Absensi karyawan

· Tingkat kerusakan produksi, alat, dan mesin-

mesin

· Tingkat kecelakaan karyawan

· Tingkat pemborosan bahan baku, tenaga, dan

waktu

· Tingkat kerja sama karyawan

· Tingkat upah insentif karyawan

· Prakarsa karyawan

· Kepemimpinan dan keputusan manajer.


commit to user

55

0.3. Hasil Kinerja Pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada

0.3.1. Program kerja dan rencana kegiatan

Untuk meningkatkan layanan perpustakaan telah disusun

rencana kerja 2007–2012 yang dijabarkan setiap tahun dalam bentuk

rencana kegiatan tahunan. Rencana kerja bidang layanan 2007 – 2012:

1. Meningkatkan kualitas dan kuwantitas layanan berbasis teknologi

informasi. Meliputi:

a. Memberikan kartu baca untuk 10 SLTA anggota KIR masing –

masing sekolah 10 orang

b. Pemasangan computer untuk pengunjung perpustakaan Unit 1,

unit 2, dan unit 3

c. Sosialisasi akses database e – journal

d. Bedah buku

e. Mulai layanan Nation Building Corner

f. Rapat koordinasi

2. Meningkatkan keahlian dan ketrampilan petugas

a. Menyelenggarakan studi banding

b. Menyelenggarakan pemilihan petugas layanan terbaik

c. Bekerjasama dengan Kabid TI menyelenggarakan pelatihan

berbasis teknologi informasi


commit to user

56

3. Meningkatkan kinerja petugas layanan

a. Meningkatkan ketepatan kehadiran dan kepulangan petugas

layanan

b. Rotasi petugas layanan dalam periode tertentu

4. Meningkatkan sarana prasarana layanan

a. Berusaha membantu kebutuhan meja baca fakultas, lembaga,

dan pusat studi se UGM

b. Memasang perangkat teknologi informasi dalam layanan

peminjaman mandiri di UPU Perpustakaan UGM Unit 2 Sekip

c. Memasang pesawat televisi di unit–unit

5. Mempromosikan jasa, layanan, dan fasilitas Perpustakaan UGM

a. Menyebarkan leaflet dan brosur ke fakultas, lembaga dan pusat

studi se UGM

b. Pemberitaan kegiatan layanan (penagihan buku, berita pustaka

baru, pelatihan, bedah buku) pada web maupun media masa

c. Bekerjasama dengan perpustakaan lain dalam pemanfaatan

koleksi

Untuk merealisasikan rencana kegiatan tersebut telah diajukan

rencana anggaran kegiatan dalam bentuk Rencana kegiatan dan

anggaran tahunan (RKAT). Pada tahun 2010 rencana anggaran yang


commit to user

57

disetujui oleh MWA sebesar Rp. 1.417.953,00 (Satu milyar empat

ratus tujuh belas juta sembilan ratus lima puluh tiga rupiah).

Selain alokasi anggaran yang diajukan melalui RKAT tersebut

masih ada beberapa kegiatan kegiatan yang dibiayai dengan dana

DIPA antara lain anggaran langganan jurnal online, pembelian e-book,

pembelian fasilitas perpustakaan dan gaji pegawai.

0.3.2. Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

Kinerja Pustakawan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta dikatakan baik, cukup, didukung dengan manajemen yang

memadai, sehingga seluruh aktivitaas lembaga akan mengarah pada

upaya pencapain tujuan yang telah dicanangkan. Adapun pencapaian

kinerja kegiatan pustakawan yang dilaksanakan meliputi:

1. Pendidikan terlaksana dengan baik 90%.

2. Pendukung penyelenggaraan pendidikan, peneliti dan pengabdian

kepada masyarakat terlaksana 90%.

3. Pelayanan ketatausahaan dan kerumahtanggaan, terlaksana dengan

baik.

4. Penerbitan dan publikasi Universitas dengan kegiatan penerbitan

buletin dan berkala perpustakaan penerbitan publikasi

perpustakaan.


commit to user

58

5. Pengadaan fasilitas dan prasarana fisik terlaksana 66%.

6. Pelayanan transportasi dan perbengkelqan dengan kegiatan

pemeliharaan kendaraan bermotor terlaksana 100%, karena

didukung dana DIPA.

7. Monitoring dan evaluasi pengembangan sarana dan prasarana fisik

dengan kegiatan stock opname dan validasi data buku terlaksana

99%.

8. Seminar dan lokakarya pengembangan sumber daya manusia dan

kegiatan penyelenggaraan seminar perpustakaan dalam rangka dies

natalis UGM terserap 93% dan mengikuti seminar atau lokalkarya

tentang perpustakaan tingkat nasional terserap 28%.

9. Pendidikan dan pelatihan teknis, mengikuti workshop/diklat

perpustakaan tingkat nasional terserap 55%.

Dari pencapaian kinerja pustakawan diatas secara umum realisasi

kegiatan program kerja yang terdiri dari 25 butir kegiatan.

0.3.3. Optimalisasi Kinerja Pegawai

Kinerja adalah gambaran mengenai tingkat kemampuan

pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan dalam periode waktu tertentu

berdasarkan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan guna

mewujudkan visi dan misi organisasi.


commit to user

59

Optimalisasi adalah hasil yang dicapai menuntut agar

penyelenggaraan operasional dalam organisasi didasarkan pada

prinsip, atau paling sedikit pendekatan, efesiensi dan efektivitas

kinerja.

Istilah kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual

Ferformance (prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai

oleh seseorang). Pengertian ini sama dengan apa yang disebutkan

Mangkunegara (1995 : 45), sebagai hasil kerja secara kualitas dan

kuantitas yang telah dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan

tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya

(Widodo, 2004 : 77)

Faktor–faktor yang mempengaruhi kinerja meliputi faktor

kemampuan, faktor individu dan situasi, faktor motivasi dan faktor

perilaku. Dengan kata lain faktor–faktor yang mempengaruhi kinerja

seseorang, pada dasarnya terdiri dari individual variabel, situasional

variabel, motivasi, kemampuan dan perilaku.

Sikap mental merupakan kondisi yang mendorong diri

seseorang untuk mencapai prestasi kerja yang optimal. Oleh karena

itu, sikap mental harus siap secara psico phois (siap secara mental,

fisik, tujuan dan situasi) artinya,seorang pegawai harus siap mental,

mampu secara fisik memahami tujuan utama dan target kerja yang

akan dicapai, mampu memanfaatkan dan menciptakan situasi kerja.


commit to user

60

0.4. Hambatan-Hambatan Yang dialami UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogyakarta dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 3 Juli 2012 dengan Budi

Ngestiningsih Sekertaris Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogjakarta

diperoleh data mengenai hambatan-hambatan dalam proses manajemen

sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

Hambatan-hambatan dalam proses manajemen sumber daya manusia di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogjakarta, yaitu :

1. Kurangnya kedisiplinan para tenaga kerja dibidang administrasi, sdm

rendah, sudah terbiasa dengan hal lama, jadi Sumber Daya Manusianya

yang sulit untuk dikembangkan.

2. Sumber daya manusia yang melayani layanan yang berlebihan atau di

perpanjang itu kurang, karena perpustakaan universitas gadjah mada

menerapkan jam kerja 08.00-20.00, pada umumnya jam kerja itu dari jam

07.00-16.00, dan pada hari sabtu perpustakaan universitas gadjah mada

tidak libur / buka.

3. Beasiswa untuk para pustakawan yang di sediakan terbatas, tidak bisa

menanggung / mengikutsertakan semua pustakawan untuk mengikuti

pelatihan, jadi perpustakaan universitas gadjah mada memberikan

beasiswa kepada para pustakawan yang berpestrasi.


commit to user

61


commit to user

61

BAB V

PENUTUP

Pada akhir bab ini penulis menyajikan kesimpulan mengenai Manajemen

Sumber Daya Manusia UPU Perpustakaan Gadjah Mada Yogyakarta. Selain itu

dengan rendah hati penulis mengemukakan saran yang sekiranya dapat dimanfaatkan

untuk pihak yang berkepentingan khususnya pihak UPU Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada sebagai bahan dalam pertimbangan pengembangan Manajemen Sumber

Daya Manusia di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

0.1. Kesimpulan

Setelah penulis meneliti dan menganalisis tema manajemen sumber daya

manusia di UPU perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, maka

penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut:

0.1.1. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dalam perekrutan

tenaga kerja melalui internal organisasi yaitu Pemindahan

(transfering) dengan melakukan penataran atau dengan (eksternal)

organisasi yaitu dengan lamaran pekerjaan yang datang secara

langsung.

0.1.2. Pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan oleh

perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah dengan

cara mengikutsertakan pustakawan kepelatihan bidang perpustakaan,


commit to user

62

training kepustakawanan, pelatihan-pelatihan yang bersifat teknis,

pemilihan pustakawan yang berprestasi, menjadikan dosen pengajar,

dengan menjadikan pengurus dalam sebuah organisasi, memberikan

motivasi–motivasi kepada para pustakawan, menaikkan pangkat dan

jabatan, memberikan kebijakan untuk melanjutkan studi, diskusi

bulanan, seminar internal, lokakarya atau diklat, workshop, dan studi

banding ke perpustakan baik di dalam maupun luar negeri.

5.1.3. Adapun kinerja pustakawan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada Yogyakarta sudah memadai, pencapaian kinerja kegiatan

pustakawan yang dilaksanakan meliputi Pendidikan terlaksana dengan

baik 90%, peneliti dan pengabdian kepada masyarakat terlaksana 90%,

ketatausahaan dan kerumahtanggaan, terlaksana dengan baik,

Penerbitan dan publikasi berjalan dengan baik, Pengadaan fasilitas dan

prasarana fisik terlaksana 66%, Pelayanan transportasi dan

perbengkelan terlaksana 100%, Monitoring dan evaluasi

pengembangan sarana dan prasarana fisik dengan kegiatan stock

opname dan validasi data buku terlaksana 99%, Seminar dan

lokakarya pengembangan sumber daya manusia terserap 93% dan

mengikuti seminar atau lokalkarya tentang perpustakaan tingkat

nasional terserap 28%, Pendidikan dan pelatihan teknis tingkat

nasional terserap 55%.


commit to user

63

5.1.4. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dalam manajemen

sumber daya manusia mengalami hambatan-hambatan dalam sumber

daya manusia yaitu dalam pengembangan sumber daya manusia sulit

untuk dikembangkan, adanya layanan yang berlebihan, beasiswa untuk

pegawai yang disediakan terbatas.

0.2. Saran

Dengan melihat kesimpulan diatas penulis mempunyai saran-saran

sebagia berikut:

0.2.1. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dalam perekrutan

tenaga kerja seyogyanya dapat mengumumkan kepada kalayak umum.

Dengan maksud ini supaya popularitas Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada Yogykarta dapat terangkat dengan baik. Dan sebaiknya

lebih diperhatikan atau diperketat, karena melalui proses inilah akan

diperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi,

sehingga lowongan pekerjaan yang tersedia nantinya akan ditempati

oleh seseorang yang benar-benar ahli dan menguasai pada bidangnya.

0.2.2. Untuk pengembangan karyawan perlu diadakan tiap setahun minimal

tiga kali agar pustakawan yang telah ada dapat berkembang dengan

baik. Dan juga skil mereka akan terlatih didunia perpustakan.

0.2.3. Untuk kinerja Sumber Daya Manusia perlu lebih ditingkatkan lagi

guna untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perpustakaan.

manajemen sumber daya manusia di upu …... · Ø orang tuaku tercinta. ... serta untuk mengetahui...

Documents