manajemen pembeliannur... · web viewsistem tinjauan periodik (periodic review system) dalam sistem...

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen PersediaanManajemen Pembelian

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi & Bisnis Manajemen 02 31033 Dinar Nur Affini, SE., MM.

Abstract KompetensiModul ini menjelaskan tentang: Manajemen pembelian Kebutuhan perdana & pengisian

kembali persediaan

Diharapkan mahasiswa mampu mengelola pembelian berdasarkan kebutuhan perdana & pengisian kembali persediaan

Manajemen Pembelian

Pengertian

Manajemen pembelian (purchasing) adalah manajemen menyeluruh meliputi:

1. Manajemen material (pengadaan, penyimpanan, dan penyerahan)

Masalah yang paling sering muncul dalam penyimpanan dan penyerahan adalah

masalah administrasinya atau masalah pengendaliannya.

2. Manajemen biaya (penghematan dan penurunan biaya material)

Prinsipnya adalah bagaimana dalam usaha untuk melakukan pembelian itu sendiri

dapat dilakukan sehemat mungkin, artinya ada biaya-biaya yang harus dikendalikan,

ada biaya-biaya yang harus dikurangi, dana ada biaya-biaya yang harus dihilangkan

jika itu tidak perlu.

Fungsi Purchasing

Jika dilihat dari segi fungsi, maka ada yang dikenal dengan:

1. Fungsi Primer:

Melakukan pengadaan material yang diperlukan untuk kebutuhan proses produksi

dalam jumlah yang mencukupi, dengan kualitas yang sudah ditetapkan, harga beli

yang layak, dan penyerahan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan

2. Fungsi Biaya:

Usaha penghematan biaya, mencakup beberapa banyak yang harus dibeli sekarang,

jangan terlalu banyak, atau jangan terlalu sedikit. Yang perlu ditekankan dalam upaya

penghematan ini adalah usaha penyederhanaan administrasi pembelian

3. Fungsi Perolehan:

Mengadakan jumlah pasokan material yang dibutuhkan (bagaimana memperolehnya,

kapan, dan bagaimana memasoknya ke lini produksi). Dalam hal ini, pertanyaan

mendasar:

a. Bagaimana mengadakan barang?

b. Apakah cukup dengan satu pemasok, atau dua pemasok atau banyak pemasok?

c. Kapan?

d. Bagaimana memasoknya ke lini produksi?

2017 2 Manajemen Persediaan

PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id

http://www.mercubuana.ac.id/

Prinsip Pembelian

Inti dari prinsip pembelian adalah anggaplah pemasok merupakan bagian dari kita.

Pembelian bukan hanya sekedar membeli material, tetapi juga mengandung pengertian

meminta kerja sama perusahaan pemasok untuk membuat barang yang kita perlukan.

Disinilah letak perlunya Just in Time Partnership. Artinya, hubungan perusahaan dengan

pemasok tidak hanya dibatasi pada hubungan dagang, tetapi hubungan yang lebih jauh lagi

dengan menganggap bahwa pemasok adalah bagian dari perusahaan, atau merupakan

perpanjangan lini produksi perusahaan.

Dampak prinsip ini adalah terciptanya kelancaran pengiriman, karena pemasok akan

menempatkan perusahaan kita sebagai prioritas utama. Hal ini didasarkan pada hubungan

baik baik yangtelah terbina selama ini. Dampak lainnya adalah pengurangan persediaan

material dan pekerjaan administrasi rasional, tidak biaya tinggi.

Kategori Barang Pemeliharaan, Perbaikan, dan OperasiBarang persediaan terdiri dari enam jenis, yaitu bahan mentah, barang setengah jadi,

barang jadi, barang umum dan suku cadang, barang proyek, dan barang komoditas. Yang

secara khusus akan dibahas dalam modul ini adlah barang persediaan jenis barang umum

dan suku cadang, yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan operasinya,

termasuk untuk pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang digunakannya. Barang

persediaan jenis barang umum dan suku cadang, yang digunakan oleh perusahaan untuk

menjalankan operasinya, termasuk untuk pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang

digunakannya. Barang jenis ini biasanya disebut MRO (Maintenance, Repair and Operation)

materials, tetapi kadang-kadang disebut juga supplies.

Tidak semua perusahaan mempunyai keenam jenis barang tersebut, ada yang hanya

mempunyai beberapa jenis saja. kecuali barang MRO biasanya selalu ada dalam semua

jenis perusahaan, meskipun jenis dan jumlahnya sangat berbeda. Perbedaan ini sangat

nyata apabila diperbandingkan antara perusahaan jenis pengecer, distributor atau pedagang

besar, pabrik pembuat barang, atau perusahaan jasa, sebagaimana tabel 1 berikut ini:




Tabel 1Jenis Barang Persediaan dalam Berbagai Jenis Perusahaan

Jenis Barang PersediaanJenis Perusahaan

Pengecer Distributor Pabrik JasaBahan Baku - - Ada -

Bahan Setengah Jadi - - Ada -

Bahan Jadi Ada Ada Ada -

Baran MRO Ada Ada Ada Ada

Barang Proyek - - Ada/Tidak -

Barang Komoditas Ada Ada - -

Barang MRO biasanya selalu ada dalam semua jenis perusahaan, meskipun jenis dan

jumlahnya sangat berbeda.

Dalam suatu perusahaan pabrik, barang MRO dapat berbentuk seluruh keperluan

kantor dan pabrik, termasuk banyak jenis suku cadang dan barang umum.

Dalam perusahaan jasa, pengecer, atau distributor, barang MRO mungkin hanya

dalam bentuk keperluan kantor seperti alat tulis-menulis, dan sebagainya.

Pertama kali suatu perusahaan membutuhkan barang MRO adalah pada waktu perusahaan

tersebut mulai didirikan dan inilah yang disebut sebagai kebutuhan perdana. Keperluan

perdana ini perlu ditentukan, dipesan, dan setelah datang, disimpan di dalam gudang

sampai diambil dan digunakan, yaitu pada saat barang itu diperlukan. Oleh karena itu, dari

waktu ke waktu, barang persediaan yang telah dipakai ini perlu diganti dan persediaan perlu

diisi kembali, sedemikian rupa sehingga prinsip manajemen persediaan tetap dapat

dijalankan. Kegiatan inilah yang disebut sebagai pengisian kembali persediaan. Pemakaian

barang persediaan jenis bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi dipicu dan

ditentukan oleh rencana produksi dan pemasaran, pemakaian barang jenis MRO dipicu dan

ditentukan oleh kebutuhan operasi dan pemeliharaan bagian-bagian lain di perusahaan. Hal

ini dapat digambarkan seperti terlihat pada Gambar 1 dan Gambar 2 di bawah.

Gambar 1




Aliran Bahan Mentah, Barang Setengah Jadi, dan Barang Jadi

Permintan

Pembelian

Produksi

Produksi

Penjualan

Aliran Barang MROPasokan

Penggunaan

Pembelian

Persediaan

Permintaan Bagian untuk operasi, pemeliharaan, dan reparasi

Gambar 2




Oleh karena itu, dalam pembicaraan mengenai manajemen persediaan, pertama-tama perlu

dibicarakan mengenai kebutuhan perdana ini. Di samping itu, karena sebagian dan untuk

sementara perusahaan sebagian besar barang MRO diperlukan untuk pemeliharaan dan

perbaikan peralatan, maka perlu dibicarakan mengenai kebijakan dan jenis-jenis

pemeliharaan, karena kebijakan dan jenis pemeliharaan ini akan sangat menentukan

kebijaksanaan manajemen persediaan barang.

Perawatan dan PemeliharaanSebelum membicarakan keperluan perdana, yang dilanjutkan dengan pemesanan perdana,

sebaiknya dibicarakan terlebih dahulu keperluan perawatan dan pemeliharaan pabrik atau

fasilitas apa pun pada suatu perusahaan. Pabrik atau fasilitas yang baru selesai dibangun

dan diresmikan, peralatannya masih baru, dan biasanya operasi pabrik atau fasilitas dapat

berjalan dengan lancar untuk tahun pertama. Agar peralatan (equipment) tersebut tetap

dapat berjalan dengan lancar, maka selama digunakan harus dilakukan perawatan dan

pemeliharaan secara terus-menerus bahkan juga pembetulan atau reparasi. Kata

“pemeliharaan” digunakan disini dengan arti yang sama dengan perawatan dan juga

pembetulan atau reparasi

Pemeliharaan tersebut dapat bermacam-macam, yang biasanya dibedakan sebagai berikut:

1. Pemeliharaan rutin (routine maintenance)Pemeliharaan ini dilakukan secara rutin dan terus-menerus, yang bertujuan agar

peralatan tetap berjalan dengan lancar dan mulus, pemeliharaan ini biasanya tidak

diperlukan penggantian suku cadang. Sering juga disebut perawatan atau service,

yang meliputi pekerjaan seperti membersihkan dan memberikan minyak pelumas dan

gemuk pelumas secara berkala sesuai dengan petunjuk pabrik pembuat.

2. Pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance)Pemeliharaan jenis ini dilakukan secara terencana dan terjadwal sejak semula untuk

mencegah agar peralatan tersebut jangan sampai rusak dan tidak dapat digunakan

ketika sedang diperlukan. Pada pemeliharaan jenis ini dilakukan sewaktu peralatan

masih dalam keadaan baik, penggantian suku cadang dilakukan sebelum betul-betul

rusak dan tidak dapat digunakan lagi.




3. Pemeliharaan besar (major maintenance)Pemeliharaan besar dilakukan setiap periode tertentu, dan dapat ditentukan

berdasarkan waktu tetap atau berdasarkan masa penggunaan, misalnya untuk turbin

dilakukan setiap 2 tahun atau setiap 40.000 jam dioperasikan. Tujuannya adalah untuk

mengembalikan peralatan ke kapasitas semula atau setidak-tidaknya mendekati

kapasitas dan keadaan semula, misalnya setelah berjalan beberapa waktu lamanya,

kapasitas peralatan tinggal 70%, dan dengan pemeliharaan besar ini kapasitas

dipulihkan lagi menjadi, misalnya, 95%. Persiapan untuk jenis pemeliharaan ini

biasanya dapat dilakukan jauh sebelumnya (1 tahun, 2 tahun, atau bahkan lebih).

Sering disebut juga overhaul, atau turn around, atau plant stop, atau "turun mesin".

4. Pemeliharaan karena rusak (break down maintenance) Pemeliharaan jenis ini dilakukan secara terpaksa karena peralatan rusak secara

mendadak, akibat tidak diantisipasi terlebih dahulu, dan terjadi karena berbagai sebab

seperti pemeliharaan besar yang dilakukan sangat terlambat, kurang atau tidak

dilakukan pemeliharaan rutin atau pencegahan, salah operasi, peralatan dibebani

secara berlebihan melebihi kapasitas, dan sebagainya.

5. Pemeliharaan darurat (emergency maintenance)Ini hampir sama dengan pemeliharaan karena rusak, hanya saja jenis pemeliharaan

ini terpaksa dilakukan karena alasan yang tidak dapat diduga sebelumnya, misalnya

terjadi keadaan kahar (force majeur) seperti kebakaran, banjir, dan sejenisnya.

Persamaan antara pemeliharaan karena rusak dan pemeliharaan darurat ialah bahwa

keduanya tidak dapat diramalkan dan tidak diperkirakan sebelumnya, sedangkan per-

bedaannya ialah bahwa pemeliharaan karena rusak terjadi karena kesalahan sendiri,

dan pemeliharaan darurat terjadi karena faktor di luar kekuasaan perusahaan.

Douglas K. Orsburn membagi cara pemeliharaan dengan cara yang agak lain, yaitu dari

sudut yang dapat direncanakan atau dijadwalkan terlebih dahulu (scheduled

maintenance) dan yang tidak dapat direncanakan terlebih dahulu (unscheduled

maintenance), namun pada hakikatnya sangat mirip dengan yang sudah disebutkan di

atas, yaitu:

1. Pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance)Pemeliharaan ini dilakukan atas dasar rencana atau jadwal (schedule) yang sudah

ditentukan sebelumnya. Tujuan utama dari pemeliharaan jenis ini adalah melakukan

deteksi dini atas kerusakan yang akan atau mungkin timbul dan melakukan

pencegahan sebelum itu terjadi. Hal ini harus dibedakan dari jenis pemeliharaan lain

seperti pekerjaan lubrikasi dan pembersihan yang tujuannya adalah menjaga agar

operasi peralatan dapat berjalan dengan lancar.




Pemeliharaan pencegahan atau perencanaan terjadwal, atau disebut juga

pemeliharaan yang dapat diperkirakan (predictive maintenance), dapat dibagi menjadi

dua, yaitu:

a. Inspeksi terjadwal

Tujuan inspeksi adalah mengidentifikasi kegagalan yang telah terjadi atau

kemungkinan akan terjadi di waktu yang akan datang.

b. Penggantian terjadwal,

Hal ini dilakukan atas dasar perkiraan yang sudah dihitung sebelumnya, yaitu

berdasarkan statistik atau petunjuk pabrik.

2. Pemeliharaan pembetulan (corrective maintenance)Pemeliharaan ini disebut juga pemeliharaan tidak terjadwal. Ini adalah pemeliharaan

atau perbaikan sebagai akibat dari suatu kegagalan atau kerusakan atau

ketidakbenaran dalam operasi atau kinerja peralatan. Pemeliharaan jenis ini dapat

meliputi beberapa langkah sebagai berikut:

a. Lokalisasi

b. Isolasi

c. Pembongkaran

d. Penggantian

e. Pemasangan kembali

f. Pelurusan atau penjajaran

g. Pengetesan

h. Verifikasi

Berdasarkan definisi di atas, pembagian jenis pemeliharaan yang telah disebut di depan

dapat disesuaikan sebagai berikut:

1. Pemeliharaan pencegahan:

a. Pemeliharaan rutin.

b. Pemeliharaan pencegahan.

c. Pemeliharaan besar.

2. Pemeliharaan pembetulan:

a. Pemeliharaan karena rusak.

b. Pemeliharaan darurat.




Ada kerusakan? Diagnosis

Koreksi

Verifikasi

Pemeliharaann

Pemeliharaan pencegahan

Pemeliharaan pembetulan

Layanan Inspeksi Deteksi

Ya

Tidak

Sistem yang akseptabel

Aktivitas Pemeliharaan

Hubungan antara pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan pembetulan tersebut

ditunjukkan dalam gambar 3 dibawah ini:

Gambar 3

Untuk melaksanakan berbagai jenis pemeliharaan tersebut diperlukan beberapa persiapan

antara lain:

1. Menentukan kebijakan pemeliharaanApakah akan dirawat sendiri atau pakai-buang, atau perawatan dikontrakkan, dan

sebagainya. Kalau dikontrakkan, apakah seluruhnya, sebagian, dan sebagainya.

2. Membuat perencanaan yang matangKalau dikontrakkan, bagaimana pelaksanaannya. Kalau akan dilakukan sendiri,

bagaimana pelaksanaannya, dan sebagainya.




3. Menentukan kebijakan pengadaan barangSiapa yang akan mengadakan material. Akan dilakukan sendiri atau oleh orang lain,

atau menjadi satu dengan perawatan yang dikontrakkan. Kalau diusahakan sendiri,

bagaimana prosedur pengawasan persediaannya. Kalau dikerjakan sendiri,

bagaimana cara pembeliannya, dan sebagainya.

Apabila barang dan suku cadang harus diadakan sendiri, yang berarti harus disimpan dalam

persediaan untuk berjaga-jaga sewaktu-waktu diperlukan, apa dan berapa untuk pertama

kalinya sebaiknya dibeli, dan bagaimana mengisi kembali persediaan untuk mengganti yang

sudah dipakai. hal-hal yang perlu dilakukan atara lain:

1. Pembelian perdana (initial order);

2. Sistem pemesanan kembali (reorder system);

a. Sistem tinjauan terus-menerus

b. Sistem tinjauan periodik

c. Sistem jumlah tetap

d. Sistem tepat waktu

Kebutuhan dan Pemesanan PerdanaKebutuhan perdana adalah perhitungan kebutuhan barang umum atau suku cadang yang

pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik

dibangun. Sedangkan pemesanan perdana adalah pemesanan untuk pembelian yang

pertama kali dilakukan sebagai akibat dari kebutuhan perdana tersebut, pemesanan

perdana ini meliputi tiga kelompok barang dan tiga jenis kebutuhan perdana, yakni:

1. Barang persiapan (commissioning materials)Barang yang diperlukan untuk melengkapi dan menyiapkan suatu peralatan atau

pabrik agar siap mulai bekerja (start-up). Keperluan barang ini dapat diambilkan dari

persediaan barang perdana, asalkan kalau dipakai, harus segera diganti (dipesan

kembali) yang menjadi tanggung jawab kontraktor pembuat pabrik.




2. Barang perdana (initial materials)Semua kebutuhan barang yang digunakan untuk menjaga agar operasi perdana suatu

perlengkapan atau pabrik selama masa percobaan dapat berjalan dengan lancar dan

untuk keperluan selama tahun pertama operasinya, pemesanan barang jenis ini

dilakukan bersama dengan pembelian peralatannya atau pembangunan pabriknya,

karena biasanya harganya akan lebih kompetitif.

3. Barang untuk operasi normal (normal operation materials)Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan yang

bersangkutan sejak mulai bekerja sampai beroperasi 2 tahun, di luar (atau mungkin

termasuk) keperluan barang perdana seperti tersebut di atas. Biasanya untuk

keperluan ini, tanggung jawab pemesanannya berada pada pemilik peralatan/pabrik,

kecuali ditentukan lain dalam kontrak pembelian peralatan/pembangunan pabrik

tersebut.

Kalau barang untuk keperluan operasi normal itu ditentukan oleh pemilik peralatan/pabrik,

bagaimana menentukan berapa yang perlu disediakan. Secara kualitatif, hal tersebut

tergantung dari beberapa faktor berikut:

1. Di peralatan jenis apa suku cadang digunakan?

Suku cadang untuk peralatan berputar atau bergerak biasanya akan lebih mudah dan

lebih cepat aus. Demikian pula sebaliknya, suku cadang untuk peralatan stasioner

lebih lambat ausnya.

2. Bagaimana kondisi operasinya?

Peralatan yang digunakan dalam lingkungan yang merusak akan cepat rusak juga,

misalnya di lingkungan yang asam. Demikian pula sebaliknya, dalam lingkungan yang

biasa akan lebih awet.

3. Apa ada usulan dari pembuat perlengkapan?

Biasanya pabrik dapat memberikan nasehat tentang jenis dan jumlah barang yang

perlu disediakan untuk keperlukan perdana ini. Kelemahan dari dari pabrik adalah ia

akan memberikan sesuai dengan kondisi standar, yang mungkin tidak cocok dengan

kondisi operasi atau lingkungan yang riil. Oleh karena itu, biasanya harus dilakukan

penelitian dan kalau perlu koreksi seperlunya oleh pemilik perlengkapan. Dengan kata

lain, perlu ada semacam faktor koreksi.

4. Pengalaman pemilik peralatan/pabrik sendiri?

Salah satu sumber yang paling baik adalah pengalaman sendiri dalam mengelola

perlengkapan yang serupa di waktu lalu. Namun, kemungkinannya ialah bahwa

perusahaan tidak mempunyai pengalaman mengenai peralatan yang sama atau

serupa karena memang tidak memilikinya.




5. Berapa lama memesan barang tersebut?

Apabila barang banyak tersedia di pasaran lokal, maka tidak perlu dipesan untuk

disimpan. Sebaliknya juga kalau untuk membeli barang tersebut diperlukan waktu

yang lama, maka perlu disediakan di gudang.

Formula sederhana yang dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan suku cadang

yang akan datang, sebagai berikut:

N = jumlah suku cadang yang perlu disimpan dalam persediaan faktor

X = yang ditentukan berdasarkan pengalaman, yang biasanya, dalam keadaan normal,

adalah 1

P = akar 2 dari jumlah suku cadang yang sama, yang digunakan untuk seluruh

peralatan yang ada, dengan catatan tidak lebih kecil dari jumlah suku cadang yang

sama yang digunakan dalam satu peralatan

atau

a = jumlah suku cadang tersebut dalam satu peralatan

b = jumlah peralatan yang sama

P = tidak boleh lebih kecil dari a

Contoh :1. Lima unit pompa masing-masing menggunakan 1 jenis impeller wearing ring yang

sama, maka:

N = VxP

= 1x1x5

= 2,2

= 2 (dibulatkan)

2. 2. Lima unit pompa masing-masing menggunakan 6 jenis rubber sealing rings yang

sama, maka:

N = VxP

= 5x6

= 5,48

= 6 (dibulatkan)



N = xP N=x √abatau


3. Tiga unit pompa masing-masing menggunakan 6 jenis seal rings yang sama, maka:

N = VxP

= 3x6

= 4,25

= 6 (minimum harus 6)

Dalam contoh nomor 3, apabila misalnya tidak diketahui bahwa ketiga pompa tersebut

menggunakan sealing ring yang sama, maka untuk masing-masing jenis akan dihitung

sejumlah 6, sehingga akan dipesan: 3 x 6 = 18 buah, sehingga biayanya akan lebih mahal.

Oleh karena itu, catatan mengenai suku cadang yang dapat saling dipertukarkan

(interchangeable parts) tersebut sangat diperlukan.

Sistem Pemesanan KembaliPengisian kembali atau pemesanan kembali ini, dan tentu saja pemesanan perdana

tersebut, tetap harus memperhatikan prinsip pengendalian persediaan, dalam pengendalian

persediaan yang sudah dijelaskan sebelumnya, yaitu penentuan jumlah dan jenis barang

yang disimpan dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga operasi perusahaan

tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus selalu menjaga agar biaya investasi

yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.

Dalam pengendalian persediaan, ada pertanyaan utama yang harus dijawab secara akurat,

yaitu:

1. Kapan harus dipesan (kembali)?

2. Barang apa yang harus dipesan?

3. Berapa harus dipesan?

Pertanyaan-pertanyaan inilah yang harus dijawab oleh manajemen persediaan atau

pengendalian persediaan secara tepat dan ekonomis dengan metode-metode yang

dikembangkannya. Mengenai kapan, apa, dan berapa harus dipesan, dapat dilakukan

dengan cara yang sederhana dan sistem yang canggih. Kalau menyangkut barang-barang

yang sederhana, yang jumlahnya kecil, maka tidak diperlukan sistem yang canggih, tetapi

cukup dengan perhitungan sederhana biasa.




Contoh:

1. Perhitungan sederhana:

a. warteg;

b. rumah tangga.

2. Perhitungan cukup ruwet:

a. supermarket sedang;

b. perusahaan sedang.

3. Perhitungan yang ruwet sekali:

a. perusahaan dengan 300.000 jenis barang atau lebih;

b. perusahaan minyak atau perusahaan mobil raksasa.

Dalam menentukan pemesanan kembali tersebut, ada empat sistem yang umumnya

digunakan sebagai berikut:

1. Sistem tinjauan terus-menerus (perpetual review system)Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terus-menerus, yang berarti setiap kali perlu

dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabila jumlah

persediaan sudah mencapai jumlah/ tingkat tertentu. Jumlah tertentu ini disebut titik

pemesanan kembali atau reorder point. Namun, pendekatan dengan menggunakan

titik pemesanan kembali ini tidak hanya digunakan dalam sistem ini, tetapi juga

digunakan dalam sistem jumlah tetap. Kapan dan berapa perlu dipesan akan dibahas

di bab lain. Di sini yang bersifat tetap adalah "titik pemesanan kembali" tersebut.

Contoh formula pemesanan kembali yang menggunakan sistem ini adalah Min-Max

Formula.

2. Sistem tinjauan periodik (periodic review system) Dalam sistem ini tinjauan atau perhitungan pemesanan kembali dilakukan setiap

waktu tertentu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, atau setiap periode waktu

tertentu yang ditetapkan. Penentuan ini didasarkan atas beberapa pertimbangan

seperti jenis barang, frekuensi penggunaan barang, kepentingan barang tersebut

dalam perusahaan, dan sebagainya. Tidak peduli persediaan masih banyak atau tidak,

setiap waktu tertentu harus dihitung kembali. Proses perhitungan pemesanan kembali

ini tidak berarti harus berakibat memesan kembali, tetapi menghitung kembali. Jadi,

ada tiga kemungkinan, yaitu memesan kembali, tidak memesan lagi karena

persediaan masih banyak, atau membatalkan pesanan yang sedang berjalan karena

persediaan kebanyakan. Kapan dan berapa perlu dipesan akan dibahas di bagian

belakang.




Di sini yang bersifat tetap adalah periode melakukan tinjauan tersebut, misalnya:

a. untuk barang program: setiap bulan;

b. untuk barang yang cepat bergerak: setiap 3 bulan;

c. untuk barang yang lambat bergerak: setiap tanun.

3. Sistem jumlah tetap (fixed quantity system)Dalam sistem ini yang menonjol adalah bahwa setiap kali memesan, jumlah yang

dipesan selalu sama, dan apabila harga satuannya sama, maka harga yang dipesan

juga sama. Mengenai kapan dipesan, tergantung dari frekuensi yang paling ekonomis,

yang akan dibahas di bab belakang. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dalam

sistem ini digunakan juga pendekatan titik pemesanan kembali.

Contoh formula yang menggunakan sistem ini adalah:

a. EOQ (economic order quantity) formula,

b. EOF {economic order frequency), dan

c. EOV (economic order value),

yang ketiganya pada hakikatnya sama, dan ada yang menamakannya rumus EOQ1,

EOQ2, dan EOQ3, atau malah menyebut ketiganya rumus EOQ saja.

4. Sistem tepat waktu (just-in-time system)Dalam sistem ini andalan diletakkan pada konsep tepat waktu, yang merupakan

bagian dari manajemen tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang

berhubungan dengan produksi, yaitu tepat waktu pemesanan, tepat waktu pembelian,

tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi, tepat waktu pengiriman

penjualan, dan sebagainya.

Dalam praktek, belum tentu sistem-sistem yang telah dijelaskan tersebut di atas

dilakukan secara ketat per definisinya. Sering kali dilakukan kombinasi-kombinasi dari

masing-masing sistem, seperti kombinasi berupa campuran dari pengertian asli

sistem-sistem tadi menjadi suatu sistem baru (sistem kombinasi). Misalnya, dalam

satu perusahaan digunakan beberapa sistem untuk berbagai jenis material sesuai

dengan pengalaman perusahaan tersebut, dipilih mana yang paling cocok.




Barang MRO dan Barang ProgramPengembangan pengertian atau konsep barang jenis keperluan pemeliharaan, pembetulan,

dan operasi adalah untuk membedakan atau mempertentangkan suatu jenis material

persediaan tertentu dengan jenis persediaan material seperti bahan baku, bahan setengah

jadi, barang jadi, barang proyek, atau barang komoditi, dan juga dengan material jenis

kebutuhan program. Seperti telah disinggung di depan, menurut tujuan penggunaannya,

barang itu dibagi menjadi dua golongan, yaitu:

1. Barang MROSifatnya habis pakai, untuk keperluan pemeliharaan, reparasi, dan operasi. Kalau

persediaan habis, operasi masih dapat berjalan untuk sementara waktu, frekuensi

pemakaiannya tidak teratur, jumlah pemakaiannya juga tidak teratur, sehingga relatif

lebih sulit dalam merencanakan pemakaiannya.

2. Barang programSifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat

produksi/kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Kalau persediaan habis, kegiatan

perusahaan akan langsung berhenti, frekuensi pemakaiannya relatif teratur, jumlah

pemakaiannya juga teratur, sehingga perencanaan pemakaiannya relatif lebih mudah.

Lebih lanjut, tentang barang MRO ini dapat dijelaskan lagi sebagai berikut:

1. Sifatnya habis pakai (consumables), artinya sekali pakai biasanya akan dipakai terus

sampai rusak dan perlu diganti lagi dengan yang baru. Barang bekasnya tidak dapat

dipakai lagi, kecuali dapat diperbaiki lalu dipakai untuk fungsi yang lebih

rendah/ringan, jadi bukan berfungsi seperti barang baru seperti semula.

2. Untuk keperluan pemeliharaan, artinya untuk perawatan peralatan dan fasilitas lain

secara rutin dalam pabrik, misalnya suku cadang, minyak pelumas, dan gemuk

pelumas.

3. Untuk reparasi, artinya untuk perawatan atau pemeliharaan besar, yang biasanya

dijadwalkan dari waktu ke waktu sesuai dengan petunjuk pembuat peralatan tersebut,

misalnya setiap beroperasi 60.000 jam. Umumnya menyangkut suku cadang.

4. Untuk operasi, artinya semua jenis barang lain yang digunakan di pabrik seperti pipes,

valves, flanges, dan paints.

5. Melihat contoh-contoh tersebut, jelas bahwa biasanya kalau mulai terjadi kerusakan,

maka peralatan atau fasilitas pabrik masih dapat berjalan untuk sementara,




meskipun kurang sempurna dan tidak langsung berhenti, kecuali memang sekaligus

terjadi kerusakan yang besar dan mendadak

6. Frekuensi penggunaan dan jumlah untuk setiap kali penggunaan barang PPO ini

relatif tidak teratur, karena sangat tergantung dari beberapa faktor seperti cuaca,

udara sekeliling, beban penggunaan, mutu material, cara operasi peralatan, dan

keteraturan perawatan.

Sedangkan sifat-sifat barang program lebih lanjut sebagai berikut:

1. Barang program juga habis dipakai, malahan beberapa jenis secara fisik menjadi

bagian dari produk akhir pabrik atau perusahaan yang bersangkutan.

2. Barang program biasanya merupakan bahan penunjang dari hasil atau produk akhir,

oleh karena itu sifat-sifatnya sangat mirip dengan bahan baku yang diperlukan untuk

produksi produk akhir.

3. Jumlah kebutuhan barang program berbanding lurus dengan rencana program atau

produksi perusahaan yang bersangkutan. Sebagai contoh dapat dikemukakan

kebutuhan barang program pembuatan drum untuk pabrik kemasan untuk keperluan

pabrik pembuat minyak dan gemuk pelumas sebagai berikut:

a. Rencana produksi adalah 4.000.000 liter minyak dan gemuk pelumas, dengan

berbagai jenis dan grade, sehingga diperlukan bahan baku untuk pembuatan

minyak dan gemuk pelumas serta barang program untuk pembuatan drum

kemasan sebagai berikut:

b. Bahan baku:

base oil grade ‘x’ = 5.600.000 liter

additives jenis 'a' = 4.000 liter

additives jenis 'b' = 5.700 liter

additives jenis 'c' = 600 liter

c. Barang program:

drum sheet, body = 21.000 sheets drum sheet, top = 21.000 sheets drum sheet, bottom = 21.000 sheets drum flanges, jenis 'm' = 21.000 pes drum flanges, jenis 'n' = 21.000 pes paints, merah = 26.500 liter paints, kuning = 12.700 liter paints, hitam = 5.000 liter




d. Apabila yang akan diproduksi setengahnya, maka jumlah bahan baku dan barang

program yang dibutuhkan juga kurang lebih setengahnya. Program di sini

menunjukkan program suatu produksi atau suatu kegiatan.

Dalam suatu pabrik pembuat minyak pelumas seperti contoh di atas, barang program

adalah barang-barang yang diperlukan untuk memproduksi pembungkus produk utama,

yaitu bahan pembuat drum. Dengan demikian jelaslah bahwa bagi pabrik minyak dan

gemuk pelumas, material program seperti halnya bahan baku sangat mutlak diperlukan.

Apabila barang program sampai habis, maka pabrik akan terpaksa dihentikan karena

produksinya tidak dapat dikemas dalam kemasan drum.

Pemakaian barang program disesuaikan dengan jadwal produksi produk akhir, yang

biasanya sangat teratur baik frekuensi maupun jumlahnya, dan relatif dapat diprediksi

dengan mudah. Oleh karena itu, dikatakan bahwa perencanaan pemakaian barang program

untuk masa yang akan datang secara relatif lebih mudah dilakukan daripada barang MRO.

Inilah perbedaan-perbedaan sifat, perencanaan, dan perlakuan bagi barang MRO dan

barang program yang perlu diperhatikan.




Daftar PustakaRichardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo, Jakarta

Heizer Jay, B. Rander, (2006), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta

Hani Handoko (2002). Manajemen Produksi dan Operasi. BPFE. Yogyakarta

Siswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, Jakarta

M. Syamsul Ma’arif (2003). Manajemen Operasi. Grasindo. Jakarta

Sofyan Assauri (2001). Manajemen Operasi. BPFE. Yogyakarta

Martinich (2003). Operation Management. Prentice Hall. New York




manajemen pembeliannur... · web viewsistem tinjauan periodik (periodic review system) dalam sistem...

Documents