MANAJEMEN KEARSIPAN

BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO

Manajemen kearsipan adalah tata arsip dinamis yang merupakan penyusunan dan bukti transaksi dalam bentuk informasi terekam.

Sistem manajemen kearsipan meliputi:

a. Personil yang relevan (staf manajemen arsip dan pemakainya).b. Garis haluan, prosedur, dan praktek tata arsip.c. Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan praktek tersebut termasuk

pedoman dan panduan prosedur.d. Arsip dinamis.e. Sistem arsip dinamis dan informasi yang dikhususkan untuk mengontrol arsip.f. Perangkat lunak, perangkat keras dan perlengkapan lain serta alat tulis kantor.

Tempat penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus dipisahkan agar arsip yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah saat diperlukan. Secara umum komponen arsip dinamis sebuah badan korporasi yang disimpan dan atau dimusnahkan disusun sebagai berikut:

a. 10% dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.b. 25% arsip dinamis disimpan pada berkas arsip aktif.c. 30% arsip dinamis disimpan pada berkas arsip inaktif.d. 35% arsip dinamis tidak berguna dan dapat dimusnahkan.

A. TATA PERSURATAN

1. Pengurusan dan Pengendalian Surat PentingA. surat penting masuk

Surat penting masuk adalah surat yang diterima dan bersifat penting. Alur pengurusan surat penting masuk dimulai dari penerima surat, Pengarah, Pengelola, dan berakhir dipenyimpan surat.

a. Penerima; menerima naskah dan meneliti kebenaran alamat, menyortir dan membuka surat, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat luar berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada surat. Sedangkan apabila terdapat salah alamat surat harus dikembalikan kepada pengirim.

b. Pengarah; membaca, memberikan kode klasifikasi surat pada sudut kanan atas dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pengolah.

c. Pengolah; mengelompokkan dan mencatat seluruh identitas surat kedalam buku agenda surat masuk dan memberikan lembar disposisi surat kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kepada pimpinan setelah pimpinan telah mengembalikan surat dan didisposisi maka pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi surat tersebut.

B. surat penting keluarSurat penting keluar adalah surat yang dikeluarkan, dimana surat tersebut bersifat penting. Alur pengurusan surat penting keluar dimulai dari pembuatan konsep surat, kemudian kepada unit pengolah, pengendali dan dikirim.

a. Pengolah; Mengonsep surat sesuai dengan perintah pimpinan, mencatat surat dalam pembukuan persuratan, menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.

b. Pengirim; mengirimkan surat sesuai dengan alamat dan mengarsipkan surat pada unit pelaksana.

2. Pengurusan dan Pengendalian Surat Biasa

A. surat biasa masukSurat biasa masuk adalah surat yang diterima dan bersifat biasa. Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Alur pengurusan surat biasa dimulai ketika surat diterima oleh penerima, kemudian disampaikan kepada pengarah, pencatat, pengendali dan yang terakhir sampai pada unit pengolah.

a. Penerima; menerima surat dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan surat kepada pencatat, menyortir dan membuka surat, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat luar berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada surat. Sedangkan apabila terdapat salah alamatsurat harus dikembalikan kepada pengirim.

b. Pengolah; Mengelompokkan mencatat seluruh identitas surat kedalam buku agenda surat masuk dan memberikan lembar disposisi surat kemudian menyampaikan surat beserta lembar disposisi dan menyerahkannya kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan segera diteruskan kepada pelaksana.

B. surat biasa keluarSurat biasa keluar adalah surat yang dikeluarkan dimana naskah tersebut bersifat biasa. Pengurusan surat biasa keluar sama dengan pengurusan surat penting, dengan pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan surat karena memang ada suatu kepentingan.

B. PEDOMAN TEKNIS TATA BERKAS ARSIP DINAMIS

A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis AktifPenyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan berkas:

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera dimusnahkan.

b. Memeriksa, tindakan ini meliputi:- Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak

dicatat dalam kartu kendali kolom catatan.- Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat

dimusnahkan.

c. Menentukan kode: setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat dalam surat.

d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah atau kesamaan jenis.

e. Menetukan title tersebut dicantumkan pada tab folder.f. Penempatan arsip dalam folder: pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang

telah ditentukan.g. Penataan sekat: penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian

disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet kesamping.

h. Penataan tanpa sekat: penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.

B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis InaktifArsip ini sudah berkurang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi, adapun penanganan arsip sebagai berikut:

a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga.

b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip.c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja/pengolah disusun menurut kronologi.d. Membungkus arsip setebal ±4/5 cm dan memberi nomor sementara.e. Membuat daftar pretelan arsip dinamis.f. Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberi nomor

definitiv pada bundel arsip yang telah dibungkus.g. Memberikan kamper dalam boks arsip.