lpj oc2015

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG OPENING-CLOSING (OC)

EXIT MEDICALSTUDENT RESEARCH CENTRE

KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS ANDALAS

2014-2015

A. PENDAHULUAN

Opening Closing EXIT MRC BEM KM FK UNAND adalah salah satu bidang acara

yang berfungsi mempersiapkan pembukaan dan penutupan rangkaian kegiatan Expo

dan Seminar Ilmiah Tahunan (EXIT) 2014-2015. Acara ini dilaksanakan pada 12

April 2015 di Ruang Auditorium Gedung Poli RSUP dr. M. Djamil Padang. Untuk

itulah disusun laporan pertanggungjawaban dimulai dari persiapan, pelaksanaan,

hingga evaluasi kegiatan, disertai saran untuk kedepannya.

B. LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN

I. Persiapan

a. Mengadakan rapat internal panitia Opening-Closing

b. Menentukan konsep Opening-Closing

- Opening

Konsep: membuat lintasan bola dan menjatuhkan baner tulisan “EXIT”

Mekanisme kerja:

Bola digelindingkan di bidang miring (paralon) yang nantinya akan menyentuh

susunan domino yang terdiri dari beberapa baris dan setelah itu domino akan

mendorong bola yang akan masuk ke lintasan selanjutnya dan akhirnya

menyentuh balon yang dibawahnya terdapat jarum yang dapat meletuskan

balon. Setelah balon berhasil diletuskan, baner bertuliskan “EXIT” akan

dijatuhkan sebagai tanda acara telah resmi dibuka.

- Closing :

Terdiri dari 2:

1. Closing formal: penyampaian quotes dan merangkai balon tulisan EXIT

2015 oleh presidium MRC.

2. Closing panitia: pemutaran video panitia, makan bersama, doorprize,

pembubaran panitia.

c. Mengadakan try and error (uji coba) untuk opening

Terdiri dari 4 kali try and error:

Try and error 1: Minggu, 22 Februari 2015.

Panitia OC melakukan persiapan dengan membuat lintasan yang akan

digunakan pada saat opening EXIT MRC 2015. Disini banyak dibutuhkan

beberapa alat seperti : kayu, bungkus rokok untuk dibuat menjadi domino, dan

bahan untuk membuat lintasan itu sendiri

Try and error 2: Jumat, 27 Februari 2015.

Panitia OC melanjutkan persiapan yang belum selesai saat try and error yang

pertama

Try and error 3: Sabtu, 14 Maret 2015.

Panitia OC melakukan try and error dengan menguji keberhasilan lintasan yang

telah dibuat oleh OC. Pada try and error kali ini, lintasan belum berhasil 100 % .

Try and error 4: Selasa, 31 Maret 2015.

Panitia OC melanjutkan try and error lintasan yang telah dibuat. Kali ini,

lintasan berhasil dan dapat memecahkan balon.

d. Menentukan jenis tari yang akan ditampilkan

e. Mempersiapkan dekorasi ruangan acara

II. Pelaksanaan

Opening-Closing dapat dilaksanakan dengan indikator keberhasilan 90%

III. Kendala dan Evaluasi

1. Opening:

a) Gedung terlambat dibuka 20 menit pada hari H sehingga mengurangi waktu

untuk persiapan opening sebelum acara.

b) Terdapat sedikit kesalahan teknis pada opening yaitu bola tersendat pada

lintasan namun bisa diatasi dengan adanya panitia OC yang stand by diatas

panggung untuk menggelindingkan bola kembali

c) Salah satu convetti gagal dibunyikan.

d) Lintasan fix saat H-1 karena susah dibawa bawa. Sehingga benar benar fix

saat sudah berada di auditorium rumah sakit.

2. Closing:

I. Closing Formal

a) Balon tulisan EXIT 2015 yang seharusnya diisi helium dibatalkan karena

balon tidak dapat terbang walaupun sudah diiisi helium

b) Backsound penyampaian quote saat closing kurang terdengar di awal

closing.

c) Peserta SEMNAS sudah keluar ruangan sebelum closing dimulai sehingga

tidak semua peserta menyaksikan closing.

II. Closing Panitia

a) Ada perubahan mendadak pada rundown closing panitia.

b) Waktu sangat singkat (< 1 jam) sehingga terkesan buru buru dan tidak

santai

c) Acara dimulai agak terlambat dari jadwal yang seharusnya

d) Saat pengumuman doorprize untuk panitia waktunya terlalu lama

3. OC yang terdiri dari 10 orang anggota (9 orang perempuan dan 1 laki-laki)

dirasa sudah cukup dari segi jumlah personilnhya namun kurang seimbang

antara perbandingan jumlah laki laki dan jumlah perempuan.

4. Panitia OC banyak yang mengikuti kepanitian diluar kepanitian EXIT sehingga

saat persiapan banyak yang absen untuk menghadiri rapat atau try and error

5. Kerjasama dengan bidang pubdok ada sedikit kendala karena pubdok sulit

dihubungi dan durasi untuk video panitia kurang lama

IV. Saran

a) Perbaiki segala kendala yang telah disebutkan.

b) Pilih waktu pelaksanaan acara yang tepat agar tidak bentrok dengan acara

besar lainnya

c) Tambahkan personil laki laki pada OC

d) Tidak ada yang mengikuti kepanitian lain selain EXIT

e) Perhitungan untuk pembelian alat dan bahan lebih dipertimbangkan lagi agar

tidak ada benda dan materi yang terbuang

f) Kerjasama dengan bidang lagi lebih dikuatkan lagi koordinasinya

g) Jarkom rapat lewat sms diperlukan

C. LAPORAN KEUANGAN

Pengeluaran OC EXIT MRC 2015

1 Balok kayu 2 balok @Rp 25.000,00 Rp 50.000,00

2 Kayu 4x6 cm Rp 29.000,00

3 Flexion putih 4m Rp 146.000,00

4 Lem lilin 5 buah @Rp 3.000,00 Rp 15.000,00

5 Bola tenis 6 buah @Rp 10.000,00 Rp 60.000,00

6 Sewa tari Rp 1.000.000,00

7 Conveti 2 buah @Rp 35.000,00 Rp 70.000,00

8 Kertas jerami 4 buah @Rp 2.500,00 Rp 10.000,00

9 Kertas hias emas 5 buah @Rp 1.500,00 Rp 7.500,00

10 Slinger hias 5 buah @Rp 1.500,00 RP 7.500,00

11 Kertas hias 12 buah @Rp 2000,00 Rp 24.000,00

12 Lakban Rp 4.000,00

13 Lem kertas Rp 7.500,00

14 Pipet balon Rp 5.000,00

15 Kertas marmar 6 buah @Rp 1000,00 Rp 6.000,00

16 Balon 2 bungkus @Rp 4000,00 Rp 8.000,00

17 Balon Foil tulisan Exit2015 Rp 80.000,00

18 Doorprize panitia Rp 285.000,00

Total Rp 1.814.500,00

D. PENUTUP

Lampiran 1. Absensi Peserta Kegiatan EXIT

Tiara Ledita: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing

serta closing panitia

Azia Putri Al Jamil: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan

Closing serta closing panitia

Felicia Octofinna: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing


Nadrah: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing serta

closing panitia

Retno Putri Hafid: Hadir dalam EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing serta

closing panitia

Sitifa Aisara: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing


Ridha Sukma Dewi: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan


Elisda Yusra: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing


Mutia Rahman: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing


Widya Tusakinnah: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan


Carlo Prawira: Hadir dalam Opening , EXPO, Seminar Nasional, Film dan Closing


Lampiran 2 Absensi Rapat Panitia

Rapat 1: yang tidak hadir adalah Widiya.

Rapat 2: yang tidak hadir adalah Widiya dan Azia

Rapat 3: semua hadir

Rapat 4: yang tidak hadir adalah Azia, Retno, Nadra dan Carlo

Rapat Pleno : yang tidak hadir adalah Azia dan Felicia

Rapat 5 : yang tidak hadir adalah Carlo

Rapat Evaluasi: Yang tidak hadir adalah Retno, Nadra dan Elisda.

Lampiran 3 Absensi Try and error

Try and error 1:

Try and error 2:

Try and error 3:

Try and error 4:

lpj oc2015

Documents