lpj-gabungan-

HIMPUNAN MAHASISWA BIO-SYMPHONI HIMPUNAN MAHASISWA BIO-SYMPHONIFAKULTAS BIOLOGI FAKULTAS BIOLOGI

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMANSekretariat: Jl. Dr. Soeparno Kampus UNSOED Karangwangkal Sekretariat: Jl. Dr. Soeparno Kampus UNSOED Karangwangkal

Purwokerto 53123 Telp.(0281)638794 Fax. 631700 Purwokerto 53123 Telp.(0281)638794 Fax. 631700

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Ketua Umum Periode 2012 Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni (HMBS) Ini Dinyatakan Diterima Dan

Dinyatakan Sah

Ketua Umum HMBS Sekretaris Umum HMBS Fabio UNSOED Fabio UNSEOD

Dwi Nurcahyo.A Diah Yusniar HMBS.24.XI.2010 HMBS.11.XI.2010

Mengetahui,

Pembantu Dekan III Pembina HMBS Fakultas Biologi Unsoed Fakultas Biologi Unsoed

Dr. Agus Nuryanto, S.Si., M.Si. Dra. Endang Ariyani S. , M.Si . NIP. 196908251997021001 NIP. 196209191989012001

DekanFakultas Biologi Unsoed

Dra. Purnomo wati , SU NIP. 195310211981032001

PENDAHULUAN

A. Dasar PemikiranSyukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan karunia-NYA sehingga kami dapat menyelesaikan berbagai urusan kami, atas curahan rahmat-NYA sehingga kami masih diberi nikmat, kesempatan dan kekuatan untuk mengelola, “mengurusi”, dan membina kader-kader sehingga eksistensi Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni dapat dipertahankan, serta atas hidayah-NYA pula kami dapat menyelesaikan amanah dan tugas-tugas kami yang telah terumuskan dalam musyawarah kerja pengurus dan akhirnya melaporkannya dalam laporan pertanggungjawaban (LPJ) ini.

Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni (HMBS) sebagai sebuah organisasi memiliki dua unsur pokok dalam organisasi, yaitu core element (pemrakarsa atau pengelola) dan working element (pelaksana/yang membantu jalannya organisasi) yang keduanya melakukan suatu manajemen, yaitu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran kegiatan. Dalam menjalankan roda organisasi, core element dalam hal ini adalah pengurus melakukan suatu proses manajemen seperti perencanaan (planing), dan pengorganisasian (organizing). Pengurus dalam menjalankan kepengurusan membutuhkan suatu perencanaan yang disebut progam kerja.

Dalam masa kepengurusan selama 11 bulan setiap jajaran pengurus berusaha mewujudkan apa yang telah menjadi rekomendasi dan amanat MUSANG XI sesuai dengan AD/ART organisasi. Atas dasar itulah maka disusun sejumlah program kerja yang akan dilaksanakan dalam satu periode kepengurusan ini dalam Musyawarah Kerja (Musker) dan mewujudkannya sebagai rasa tanggung jawab akan eksistensi HMBS yang dipegang oleh kepengurusan ini. Namun saja pada realisasinya banyak hal yang tidak sesuai dengan harapan karena banyak kendala maka semua hal yang terkait dengan kinerja kami selama satu periode kepengurusan ini kami susun dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) sebagai bentuk konsekuensi logis terhadap amanah yang telah diterima yang akan kami pertanggungjawabkan di Musyawarah Anggota (MUSANG). Sekiranya Laporan Pertanggung Jawaban ini menjadi acuan untuk kepengurusan berikutnya untuk bisa mengembangkan organisasi Himpunan Mahasiswa Bio Symphoni.




B. Tujuan

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Bio-

Symphioni periode 2012 ini dibuat dan disusun dengan tujuan untuk :

1. Meninjau dan mengevaluasi kinerja kepengurusan periode 2012 dari berbagai

sudut pandang berdasarkan rencana progan kerja yang telah dibuat.

2. Mengetahui perkembangan organisasi Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni

sampai akhir 2012.

3. Merekomendasikan beberapa progam kerja yang masih layak untuk dilaksanakan

pada kepengurusan Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni berikutnya.

II. BAGIAN ISI

A. Kondisi Umum Organisasi

A.1. Kondisi Internal

Kondisi internal Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni (HMBS) dapat

ditinjau dari empat aspek, yaitu aspek struktur organisasi, aspek pengelolaan

organisasi, aspek individu, dan aspek perubahan organisasi.

a. Aspek struktur organisasi

Struktur organisasi berkaitan dengan tujuan, strukturisasi, fungsi, hubungan

antar unit atau komunikasi dan pengambilan keputusan.

1. Tujuan

Berdasarkan hasil Musyawarah Anggota (MUSANG) XI, yang tersurat

sebagai AD/ART Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni memiliki tujuan organisasi

antara lain :

1. Meningkatnya proses pelatihan guna menghasilkan anggota yang

berkulitas.

2. Meningkatnya kinerja manajemen internal.

3. Meningkatnya daya tampung dan penyaluran minat, bakat, dan kreativitas

dalam bidang seni musik.

4. Meningkatnya hubungan kekeluargaan antar anggota sebagai bentuk tali

pengikat silahturahmi dalam konteks suatu organisasi.

Tujuan organisasi tersebut ditindaklanjuti dengan adanya struktur kepengurusan

yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan tersebut, seperti bidang keorganisasian

dan bidang operasional dan seni musik. Dalam satu periode kepengurusan ini

beberapa proses peningkatan tersebut belum terlaksana sesuai dengan yang

diharapkan, seperti pelatihan dan peningkatan pengetahuan serta kemampuan

manajemen musik (organisasi bidang seni musik khususnya) dalam bentuk Festival

Tari dan Musik Banyumasan yang belum sempat terlaksana dan pelatihan musik yang

terlaksana namun tidak maksimal karena kurangnya manajemen pelatihan, meskipun

di masa kepengurusan ini sudah terealisasinya studio musik serta beberapa alat musik

yang memadai sebagai wujud dukungan dari pihak fakultas untuk pengembangan

minat seni mahasiswa biologi yang diserahkan penanganannya ke pihak HMBS.

Kinerja manajemen dalam organisasi baik di tingkat pengurus maupun kepanitian

masih dihadapkan pada kurang optimalnya koordinasi dan sistem kontrol meski

belum maksimal pada fungsi kontrolnya dalam setiap kepanitiaan. Berkaitan dengan

daya tampung dan penyaluran minat, bakat, dan kreativitas dalam bidang seni musik

diaktualisasikan dengan diadakannya beberapa kegiatan seperti, ”Rising Star part 3

dan Ekspresi Symphoni (upgrading pelatihan)”, ”Bio Exotic”, ”13th Anniversary”




dan beberapa kegiatan pendelegasian band juga terealisasinya program Baksos

sebagai wujud kepedulian kita terhadap lingkungan sekitar.

2. Strukturisasi

Berdasarkan hasil Musyawarah Anggota (MUSANG) XI, dihasilkan struktur

kepengurusan yang terdiri dari Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum

yang dibantu oleh Staf Administrasi Keuangan Organisasi (AKO) dan dua bidang

dalam pelaksanaan program kerja, yaitu bidang keorganisasian dan bidang

operasional dan seni musik, dimana setiap bidang memiliki divisi pendukung yaitu

divisi kerumahtanggaan, divisi humas, dan divisi keanggotaan pada bidang

keorganisasian, serta divisi pelatihan dan divisi produksi dan kreasi pada bidang

operasional dan seni musik. Sistem ini merupakan sistem pemberdayaan anggota yang

otonom pada tiap divisi, pembelajaran untuk mengelola ”rumah tangga” sendiri, dan

peningkatan spesifikasi dan deskripsi pada tiap bidang. Diakuinya strukturisasi

kepengurusan atas Fakultas diperkuat dengan adanya seremoni pelantikan pengurus

oleh Fakultas, hal yang sudah kesekian kalinya dilaksanakan di organisasi HMBS,

namun hal ini juga menunjukkan kemajuan atas meningkatanya eksistensi HMBS di

mata Fakultas Biologi Unsoed.

3. Fungsi

Organisasi dikatakan dapat berjalan jika tiap elemen/aspek dalam organisasi

dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Pelaksanaan fungsi atas

job description baik pengurus maupun anggota (dalam kepanitian) masih menghadapi

permasalahan pada proses manajemen dan koordinasi yang kurang maksimal dan

kurangnya kesadaran personal akan pentingnya proses kinerja dalam menjalankan

roda organisasi, tentunya tanpa mengurangi jasa-jasa yang telah diberikan.

Permasalahan tersebut sekiranya dapat diatasi jika setiap personal baik pengurus

maupun anggota memiliki kesadaran yang lebih akan tugas dan kedudukannya yang

bertanggung jawab atas dinamika proses dan pencapaian sasaran serta tujuan kegiatan

yang dilaksanakan.

4. Hubungan/komunikasi antar unit

Komunikasi memiliki peranan penting sebagai upaya kerja sama dalam

organisasi untuk mencapai sebuah tujuan yang diharapkan. Komunikasi yang berjalan

sebatas komunikasi kerja yang terjadi hanya pada saat rapat. Kendala yang ada masih

dihadapkan pada beberapa masalah seperti kurangnya sosialisasi antar pengurus, antar

anggota, maupun antar keduanya, arahan kerja serta progam kerja yang seharusnya

dapat dioptimalkan untuk mencapai tujuan organisasi. Rasa kekeluargaan yang

diharapkan bisa meningkatkan team work memang dirasa masih kurang, disadari hal

ini meskipun sudah ada agenda yang mengarah ke pendekatan emosional antar

anggota seperti, agenda keakraban, syukuran, liburan bersama, dan agenda santai lain

yang berhubungan dengan usaha pendekatan emosional antar anggota.

5. Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan yang dilakukan masih berdasarkan musyawarah

mufakat, lobying, ataupun voting. Hal ini dilakukan pada rapat pengurus, maupun

rapat kepanitiaan. Namun, ketua umum dalam beberapa hal masih memiliki

pengambilan keputusan yang masih bersifat otoritas ketua umum dan dilakukan ketika

terjadi kondisi yang mendesak dan tidak mungkin untuk dikoordinasikan terlebih

dahulu.

b. Aspek pengelolaan Organisasi

Pengelolaan organisasi berkaitan dengan kepemimpinan, aturan dan

prosedur, administrasi (tata naskah), dan aliran kerja.

1. Kepimimpinan (Leadership)




Secara umum organisasi tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya

proses kepemimpinan dari ketua. Kepemimpinan seorang ketua terhadap

kepengurusan sangat mempengaruhi kinerja pengurus. Ketua dalam

kepemimpinannya sudah berupaya semaksimal mungkin agar dapat mengatur

jalannya kepengurusan. Kurangnya bekal tentang kepemimpinan mengakibatkan

jalannya koordinasi yang tidak optimal, hal ini menyebabkan tidak semua kegiatan

yang terprogram sebelumnya dapat terealisasikan, dan tujuan dari kegiatan belum bisa

tercapai sepenuhnya seperti yang diharapkan.

2. Aturan dan prosedur

Aturan yang ada di HMBS antara lain AD/ART, GBHK, Surat Keputusan

Ketua Umum dan peraturan-peraturan lain yang berlaku dalam organisasi. Peraturan-

peraturan dimaksudkan untuk mempermudah dalam proses pengelolaan dan

manajemen organisasi. Namun, dalam pelaksanaannya pengurus sadar betul masih

kurang bisa melaksanakannya dengan baik. Seperti tidak diberlakukannya sanksi

terhadap anggota yang tidak membayar IWA, tidak aktif turut serta dalam setiap

kegiatan yang diadakan HMBS, dan pengurus yang kurang memahami akan arahan

kerjanya. Sehingga membuat jalannya roda organisasi sedikit terhambat.

3. Administrasi

Dalam suatu proses administrasi memuat dua segi utama, yaitu segi statis

(anatomi administrasi) dan segi dinamis (manajemen administrasi). Segi statis

administrasi diartikan sebagai wadah/struktur yang mengatur dalam proses

pencapaian tujuan, sedangkan segi dinamis administrasi diartikan sebagai keseluruhan

kegiatan yang dilakukan untuk mencapai kerja sama yang rasional dalam pencapaian

tujuan.

Dalam pelaksanaannya, proses administrasi belum dapat berjalan dengan

baik karena belum adanya sistem adminstrasi yang kongrit/jelas. Sistem administrasi

yang ditawarkan pada kepengurusan ini yaitu dengan penarikan IWA pada awal bulan

tidak didukung dengan penegasan aturan tentang konsekuensi kewajiban anggota

untuk membayar IWA membuat kesadaran anggota akan hal ini sangat kurang

sehingga jalannya administrasi tersendat dan kurang maksimal namun hal itu masih

bisa diatasi dengan usaha dana selain IWA.

4. Aliran Kerja

Penerapan sistem bidang berdampak pada suatu bentuk otonomi. Aliran kerja

digambarkan pada struktur kepengurusan dengan adanya jalur koordinasi dan

komando. Aliran kerja berawal dari Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara

Umum, dan Kordinator Bidang. Setiap kordinator bidang memberikan arahan kerja

kepada divisi-divisi yang ada di bawahnya. Demikian juga dengan bendahara umum

yang memberikan arahan kerja kepada staf yang ada di bawahnya. Beban kerja dalam

pelaksanaan program kerja mungkin terkonsentrasi pada kedua bidang, namun pada

pelaksanaannya kadang kala masih terkonsentrasi pada puncak aliran kerja yaitu ketua

umum. Hal ini dapat terjadi ketika dalam bidang terkait mengalami kesulitan atau

hambatan yang berarti dalam pelaksanaan program kerja.

c. Aspek Individu

Individu berkaitan dengan persepsi, kinerja, dan motivasi.

1. Persepsi

Persepsi anggota berkaitan dengan bagaimana pandangan anggota tentang

kondisi organisasinya. Pengetahuan akan tujuan, visi dan misi organisasi, serta

pemahaman tentang mekanisme-mekanisme atau proses dalam berorganisasi.

Kurangnya agenda yang mengarah akan manfaat kesadaran berorganisasi anggota




menjadikan persepsi tentang pentingnya totalitas berorganisasi sangat kurang.

Kurangnya rasa memiliki dan integritas terhadap organisasi menjadi persoalan dalam

eksistensi anggota dalam berorganisasi.

2. Kinerja dan motivasi

Kinerja dalam berorganisasi dilihat dari proses manajemen yang ada dalam

organisasi. Proses manajemen dimulai dari perencanaan, pengorganisasian,

aktualisasi, kontroling, evaluasi dan pelaporan. Kinerja sudah mengalami

pengembangan dengan adanya Steering Commite (SC), walaupun masih ada

kekurangan dalam hal koordinasi dan kontrol antara pihak-pihak terkait maupun

jajaran pengurus sendiri. Kondisi kinerja dan motivasi dalam berorganisasi benyak

dibenturkan sistem perkuliahan dari fakultas bilogi sendiri yang menuntut banyak

waktu energi juga pikiran. Hal ini yang kadang membuat koordinasi tidak berjalan

dengan baik.

d. Aspek perubahan organisasi

Perubahan organisasi berkaitan dengan budaya dan diklat.

1. Budaya

Kondisi anggota yang militans, loyal dan motivasi kerja yang tinggi menjadi

sasaran utama dalam kepengurusan ini beberapa pendekatan yang telah dicoba adalah

dengan pendekatan secara personal tatap muka dan mentoring dalam setiap kegiatan,

hanya saja semua pendekatan itu disesuaikan dengan iklim akademis yang menuntut

waktu dan pikiran yang banyak sehingga semua sasaran dan tujuan yang diharapkan

tidak dicapai dengan maksimal.

Keadaan anggota yang kurang antusias pada setiap penyelenggaraan

kegiatan, kurangnya militansi anggota, kurangnya motivasi dalam berorganisasi

memberikan budaya koordinasi yang kurang baik, seperti sulitnya mengadakan rapat

koordinasi.

2. Diklat

Organisasi Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni bukanlah organisasi

kader, tetapi HMBS adalah organisasi yang tetap mempertahankan kader-kader.

Kader-kader tersebut memiliki peran penting, disamping sebagai penerus, juga

berperan sebagai penentu ”bentuk” organisasi di masa yang akan datang. Upaya

pengkaderan yang telah dilakukan adalah dengan memberdayakan anggota pada

setiap kepanitiaan dalam program kerja, yang kemudian di up-grading saat evaluasi

kegiatan dan Musyawarah Anggota (MUSANG). Sistem pengkaderan yang belum

jelas, merupakan kendala yang masih dihadapi. Sehingga untuk mengatasi masalah

tersebut tetap terus diperlukan dan ditingkatkan lagi suatu kegiatan semacam

Organizational Skills Training (OST) dan Pelatihan di bidang Musik yang terkonsep

dengan baik. Selanjutnya diperlukan sistem Pedoman Pengembangan Organisasi

(PPO) dan Kurikulum yang baik pula agar terbentuk konsep yang matang dan

kegiatan dapat berjalan dengan baik.

A.2. Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal organisasi Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni

(HMBS) dapat ditinjau dari sisi hubungan HMBS dengan organisasi lain dan peran

HMBS baik di lingkungan Fakultas, Universitas maupun organisasi/lembaga lain di

luar Universitas Jenderal Soedirman.

Lingkungan sekarang yang ada sedikit membantu perkembangan Organisasi

di wilayah kampus yaitu dengan banyaknya kerjasama kita dengan pihak kampus dan

direalisasikannya kelengkapan alat musik di studio merupakan wujud dukungan

pihak Fakultas terhadap HMBS juga tersedianya stage permanent yang sering




difungsikan untuk kepentingan pentas musik HMBS. Keberadaan forum UKM se-

Biologi yang diharapkan dapat mengkoordinasikan setiap kegiatan kemahasiswaan

diantaranya birokrasi dengan unit kegiatan mahasiswa (UKM) maupun komunikasi

antar UKM kurang berjalan secara optimal, bahkan saat ini sudah tidak lagi aktif.

Di lingkungan Fakultas, HMBS berperan aktif dalam upaya berkoordinasi

dengan fakultas, dan dengan pihak fakultas telah tercipta hubungan yang sangat baik

yang perlu dipertahankan agar eksistensi HMBS tetap terjaga.

Di lingkungan Universitas, HMBS menjadi salah satu bagian organisasi

musik yang diakui keberadaannya, dengan semakin banyaknya kesempatan untuk

apresiasi minat dan bakat dalam hal seni musik karena semakin banyaknya undangan

untuk pendelegasian band, seperti yang telah dilaksanakan seperti pendelegasian ke

acara-acara pentas seni di Fakultas lain pentas seni di instansi Hal inilah yang harus

dipertahankan agar eksistensi HMBS di tingkat universitas dan luar kampus bisa tetap

terjaga.

B. Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan KegiatanB.1. Ketua Umum

Seorang ketua umum harus mengetahui kondisi organisasi khususnya

kondisi pengurus dan anggota pada umumnya. Dalam memahami karakter seseorang

perlu adanya pendekatan, dimana proses tersebut membutuhkan waktu yang relatif

lama. Sebagai salah satu pemegang tanggung jawab dalam organisasi HMBS, ketua

telah berusaha semaksimal mungkin dan berusaha sebaik mungkin dalam

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam menjalankan tugasnya, ketua

sangat terbantu oleh pengurus yang ada di bawahnya dan anggota pada umumnya.

Beberapa hal yang telah dilaksanakan oleh ketua umum HMBS periode

2012 adalah sebagai berikut :

a. Mengadakan musyawarah kerja bersama pengurus lainnya, menyusun, dan

menciptakan program kerja untuk satu periode kepengurusan.

Musyawarah kerja kepengurusan dilaksanakan untuk menyusun program

kegiatan yang akan dilaksanakan dalam satu periode kepengurusan ini. Dalam setiap

program kerja yang disusun ada harapan agar bisa membawa perkembangan

organisasi menjadi lebih baik dan menjaga eksistensi HMBS sebagai sebuah UKM

musik di Fakultas Biologi. Musyawarah kerja dilaksanakan dengan di pimpin oleh

ketua umum. Setiap program kerja yang disusun dipertanggungjawabkan oleh setiap

divisi dan dengan kontroling oleh seorang Kordinator Bidang.

Dalam perwujudannya setiap koordinasi yang dilaksanakan pada

Musyawarah kerja berjalan dengan baik namun pada realisasinya hasil musyawarah

banyak mengalami kendala terkait dengan kurangnya kontroling dari ketua umum

juga ketegasan yang masih dianggap kurang sehingga kurang optimalnya

pemberdayaan anggota yang menjadi sasaran dari setiap kegiatan meskipun hampir

semua program kerja bisa terealisasikan, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor,

antara lain pembuatan program kerja yang kurang strategis dalam hal waktu persiapan

dan pelaksanaan, tingkat pemberdayaan anggota yang masih minim dalam

kepanitiaan, kurang koordinasinya pengurus dalam mempersiapkan program kerja

yang hendak dilaksanakan serta faktor kepemimpinan yang belum optimal.

b. Mengkoordinasikan kinerja pengurus baik formal maupun informal.

Koordinasi formal dilakukan dengan adanya Rapat Pengurus Harian

maupun Rapat Pengurus Lengkap. Rapat pengurus merupakan salah satu upaya dalam

koordinasi dan controling yang mungkin dilakukan oleh ketua umum. Ketua umum




sadar betul bahwa pengkoordinasian dalam Rapat pengurus kurang optimal karena

dilakukan kurang teratur, walaupun sudah ada jadwal tetap tiap bulan, akan tetapi hal

ini tidak menjadi hambatan yang berarti karena dapat di atasi dengan koordinasi

secara informal.

Koordinasi informal dengan pengurus yang tidak dijalankan baik oleh

ketua umum menyebabkan pendekatan emosional yang kurang sehingga kesadaran

personal pengurus akan koordinasi pun menjadi kurang.

c. Menjalankan fungsi kepemimpinan organisasi.

Ketua sebagai seorang pemimpin organisasi mempunyai kebijakan

politik dalam pelaksanaan program kerja.kepemimpinan seorang ketua terhadap

kepengurusannya sangat berpengaruh terhadap kinerja pengurus. Ketua dalam

kepemimpinannya berupaya semaksimal mungkin dapat mengatur jalannya

kepengurusan. Seperti halnya setiap kesepakatan kerjasama yang dijalin dengan pihak

eksternal selalu melibatkan persetujuan ketua umum karena sejatinya seorang ketua

bertanggungjawab atas nama baik dan kemajuan organisasinya. Namun ketua

menyadari masih banyak kekurangan yang dimilki sehingga mungkin menjadi salah

satu hambatan dalam jalannya organisasi. Kesulitan dalam mengkoordinasikan jajaran

pengurusnya, gaya kepemimpinan yang dirasa kurang tegas, manajemen

kepemimpinan yang masih terbatas dan kurangnya keterbukaan tentang kesulitan

dalam arahan kerja, kurangnya pemahaman akan pentingnya tanggung jawab terhadap

organisasi di tingkat pengurus maupun anggota menjadi suatu masalah yang masih

dihadapi dalam mengatasi kondisi ini.

Rekomendasi :

1. Perlu adanya suatu pembekalan terhadap seorang ketua tentang

kepemimpinan dan keorganisasian.

2. Perlu ketegasan yang lebih yang harus ditunjukkan dan dilakukan dalam

melakukan setiap pengambilan keputusan serta dalam pengarahan kepada

jajaran pengurus di bawahnya.

B.2. Sekretaris Umum

Seorang sekretaris dalam sebuah organisasi mempunyai peran yang sangat

penting dalam menangani masalah kearsipan organisasi. Sekretaris umum dalam hal

ini berperan aktif dalam mengurus,dan mengolah arsip-arsip organisasi.

Sekretaris Umum berusaha melaksanakan dengan maksimal tugas dan

amanat yang diberikan selama periode 2012. Walaupun begitu ,Sekretaris Umum

menyadari masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijadikan evaluasi dalam

kepengurusan selanjutnya. Beberapa hal yang telah dilaksanakan oleh sekretaris

umum HMBS periode 2012 adalah sebagai berikut :

a. Mengatur administrasi kearsipan organisasi

1. Kepanitiaan

1.a Surat undangan

- undangan untuk anggota

- undangan untuk tamu undangan

1.b Surat permohonan

- surat permohonan dana

- surat permohonan mengisi acara

- surat permohonan menjadi pembicara

- surat permohonan kerjasama

1.c Surat peminjaman




1.d Surat pemberitahuan

1.e Daftar surat masuk dan surat keluar

1.f Daftar absensi rapat kegiatan atau kepanitiaan HMBS

1.g Daftar proposal keluar

1.h Buku notulensi rapat kegiatan atau kepanitiaan HMBS

2. Blanko surat

2.a Surat keterangan

- keterangan menyelenggarakan kegiatan

- keterangan menyelesaikan kegiatan

- surat keterangan anggota HMBS

2.b Surat permohonan izin

2.c Surat pernyataan anggota

2.d Surat permohonan dana ke bendum

2.e Daftar kegiatan harian kepanitian HMBS

3. Kepengurusan

- daftar absensi rapat pengurus

4. Kesekretariatan

4.a Surat-surat

-surat undangan rapat pengurus harian

-surat undangan rapat pengurus lengkap

4.b Buku notulensi rapat pengurus

4.c Stempel HMBS

4.d Surat penunjukan panitia

4.e Arsip organisasi

- AD/ART HMBS

- GBHK HMBS

- Pedoman Pengembangan Organisasi (PPO)

- Program kerja HMBS

-arsip dokumentasi kegiatan

4.f Daftar surat masuk dan surat keluar HMBS

Realisasi :

Terealisasi, Sekretaris Umum mengatur dan memegang arsip-arsip organisasi yang

telah tertera diatas selain itu Sekretaris Umum menggunakan format surat yaitu Block

Style. Adapun beberapa arsip organisasi yang masuk maupun keluar terdapat pada

lampiran.

Rekomendasi :

Perlu adanya pengadaan komputer dan printer sekretariat serta tempat penyimpanan

arsip untuk mendukung semua kegiatan kearsipan organisasi, agar arsip organisasi

lebih tertata dan tersusun rapi serta lebih mudah diakses.

b. Mendampingi dan/atau Menggantikan ketua umum apabila berhalangan

hadir.

Realisasi :

Tidak Terealisasi karena Ketua Umum selalu hadir pada setiap rapat yang

diadakan.

c. Menyelenggaran rapat sesuai program kerja dan sesuai permintaan ketua

umum.

Realisasi :

Terealisasi. Penyelenggaraan rapat baik rapat pengurus harian, rapat pengurus

lengkap ataupun atas permintaan ketua umum terselenggara dengan baik dengan

koordinasi yang mendukung antara ketua umum dengan sekretaris umum. Pada




kepengurusan 2012 RPL dan RPH yang rutin dilaksanakan yaitu tiap

bulan dengan agenda laporan kegiatan dari masing-masing bidang.

Selain itu ada beberapa RPH dan RPL yang dilaksanakan sesuai dengan

kondisi dan atas perintah dari Ketua Umum

RAPAT

Rapat Pengurus Terbuka 04 Mei 2012

Rapat Pengurus Harian 09 Maret 2012,26 April 2012,15 Mei

2012,25 Juni 2012,04 September

2012,20 Oktober 2012,05 November

2012,19 Desember 2012

Rapat Pengurus Lengkap 26 Maret 2012,30 April 2012,29 Mei

2012,30 Juni 2012,11 September

2012,18 September 2012,23 Oktober

2012, 24 November 2012,23 Desember

2012

d. Menerima dan meminta laporan dari kepanitian termasuk dari tiap bidang.

Realisasi :

Terealisasi. Sekretaris umum meminta setiap laporan kegiatan kepanitiaan dari

tiap koordinator bidang. Namun, kurangnya koordinasi antara tiap bidang dan

kepanitiaan membuat laporan yang masuk kepada sekretaris kurang tepat waktu.

Rekomendasi : Perlu adanya koordinasi yang baik antara tiap bidang dan

kepanitiaan, sehingga setiap laporan dapat lebih cepat masuk ke Sekretaris

Umum.

e. Menyusun laporan-laporan dari kegiatan HMBS untuk dijadikan laporan

formal kepada Musyawarah Anggota.

Realisasi :

Terealisasi

Laporan kegiatan HMBS kepengurusan tahun 2012 telah disusun dan dijadikan

laporan formal kepada Musyawarah Anggota.

Rekomendasi :

Perlunya pengadaan komputer dan printer sekretariat serta tempat penyimpanan arsip

agar dalam penyusunan arsip-arsip dari tiap bidang dapat lebih tertata dengan rapi.

B.3 Bendahara Umum

Tugas bendahara umum dalam HMBS yaitu mengatur sirkulasi keuangan

HMBS. Tugas mengatur keuangan yang selama ini dilakukan merupakan bagian

terpenting dalam organisasi karena pada setiap kegiatan yang direncanakan dapat

terealisasikan apabila terdapat anggaran dana yang baik, sehingga dapat dikatakan

bendahara umum merupakan bagian yang sangat vital. Pengaturan sirkulasi keuangan

yang ada disusun berdasarkan kebutuhan kegiatan HMBS. Laporan sirkulasi

keuangan dipertanggungjawabkan pada setiap evaluasi kegiatan dengan baik.

Bendahara umum juga wajib mengetahui segala bentuk sirkulasi pendanaan pada

setiap bendahara kegiatan.

Secara umum program yang direncanakan berjalan dengan baik. Ada pula

beberapa kendala seperti kurangnya kesadaran dari para pengurus HMBS untuk

membayar iuran wajib pengurus. Bendahara umum dan staf AKO telah melakukan

beberapa kerjasama yang cukup baik dalam pelaksanaan kegiatan usaha dana agar




program kegiatan yang disusun dapat terealisasikan tanpa adanya hambatan dari segi

keuangan. Staf AKO juga wajib melaporkan setiap pemasukan yang ada pada

Bendahara Umum agar dana terolah secara baik dan rapih dalam pengelolaannya.

Pada periode kepengurusan 2014, beberapa program yang dapat

dilaksanakan oleh bendahara umum yaitu :

b. Merancang sistem administrasi keuangan HMBS.

Realisasi :

Terealisasi. Segala sirkulasi keuangan sudah menjadi tanggung jawab dalam

laporan keuangan HMBS 2014.

c. Menyusun anggaran HMBS untuk satu periode kepengurusan atas masukan

kordinator bidang.

Realisasi :

Terealisasi. Setiap dana kegiatan yang diberikan untuk kepanitiaan merupakan

rekomendasi dari tiap divisi dan kordinator bidang.

d. Mengatur dan bertanggung jawab atas penggunaan dana untuk kegiatan

HMBS sesuai anggaran.

Realisasi :

Teralisasi. Setiap sirkulasi dana keluar dan masuk dilakukan pencatatan dan

dipertanggungjawabkan dalam bentuk laporan keuangan.

e. Membuat konsep Usaha Dana dan mengarahkannya kepada staf AKO

Realisasi :

Teralisasi. Bendahara umum merekomendasikan dan melakukan kontroling atas

beberapa usaha dana. Bersama staf AKO, bendahara umum merealisasikannya.

f. Menyusun laporan kondisi keuangan organisasi untuk dijadikan laporan

pertangungjawaban kepada MUSANG.

Realisasi :

Terealisasi. Bendahara umum telah membuat laporan pertanggungjawaban

beserta laporan keuangan dan melaporkan keseluruhan kepada ketua umum HMBS.

g. Bertanggungjawab kepada ketua umum HMBS.

Realisas :

Terealisasi. Setiap diadakan rapat pengurus harian dan rapat pengurus lengkap

selalu diadakan pelaporan keuangan pelaporan keuangan HMBS.

B.4. Staf Administrasi Keuangan Organisasi (AKO)

Merupakan staf yang berfungsi membantu bendahara umum dalam hal

pengaturan sirkulasi keuangan organisasi. Dana organisasi sendiri berasal dari iuran

wajib anggota (IWA), fakultas, dan sumber dana lain yang tidak mengikat dan tidak

memaksa. Adapun program yang telah dilaksanakan adalah :

a. Melakukan usaha dana untuk menambah pemasukan.

Usaha dana penting bagi kelangsungan hidup organisasi dan merupakan tugas

penting bagi bendahara dengan bantuan staf AKO. Dana yang seharusnya merupakan

sumber dana paling kompeten adalah dana dari iuran wajib anggota (IWA). Namun

hal itu pun tidak berjalan sampai akhir kepengurusan. Keadaan ini membuat keuangan

organisasi tidak maksimal, meskipun keuangan organisasi sudah dianggap cukup

untuk memenuhi kebutuhan.

1. Nama kegiatan : Menjual Batik Tulis Bio-Symphoni

Tujuan : Untuk usaha dana dan kegiatan ini bertujuan

pula agar Bio-Symphoni memiliki ciri khas

tersendiri selain syal.

Waktu perencanaan : Bulan April




Waktu pelaksanaan : 1. Bulan Mei-Juni

1. Bulan November-Desember

Target/Sasaran : Anggota HMBS, Pengurus HMBS, Alumni

HMBS, semua yang terdaftar dalam HMBS.

Realisasi kegiatan : Terealisasi

a. Laba yang didapat Batik Tulis Part I Rp.

770.000

b. Laba yang didapat Batik Tulis Part II Rp.

150.000

Terkumpulnya dana sebesar Rp. 920.000

Evaluasi : a. Pemesanan yang kurang terkontrol oleh

Staf AKO, sehingga adanya kesalah

pahaman.

b. Pelunasan yang tersendat pada pemesanan

Batik Tulis BS Part II, karena kurang

kesadaran dari anggota HMBS.

Rekomendasi : a. Sebaiknya, apabila ada pemesanan melalui

perantara, Staf AKO untuk memastikan

kembali pada konsumen.

c. Adanya kesadaran anggota HMBS untuk

pembayaran.

2. Nama kegiatan : Counter Pulsa Berjalan BS

Tujuan : Sebagai sumber bantuan pemasukan bagi

organisasi.

Waktu perencaan : Bulan Mei

Waktu pelaksanaan : Bulan November-Desember

Target/Sasaran : Semua konsumen



Evaluasi : a. Mundurnya kegiatan, karena belum adanya

modal, sehingga dana yang didapat tidak

maksimal.

b. Kelalaian Staf AKO tidak mencatat semua

pemesanan pulsa.

Rekomendasi : Sebaiknya counter pulsa dilaksanakan diawal

program kerja agar mendapat dana yang

maksimal dan Staf AKO lebih teliti dalam

pembukuan counter pulsa.

3. Nama kegiatan : Usaha Dana Incidental

Tujuan : Sebagai sumber bantuan pemasukan bagi

organisasi.

Bentuk kegiatan : Penjualan parfum

Waktu pelaksanaan : Bulan Mei-Desember

Target/Sasaran : Semua konsumen


Terkumpulnya dana sebesar Rp.76.000




Evaluasi : Penjualan parfum ini dilakukan jika hanya ada

yang memesan.

Rekomendasi : Sebaiknya promosi penjualan disetiap

kegiatan, agar mendapat konsumen yang lebih

luas, khususnya pada anggota HMBS.

b. Bertanggung jawab terhadap bendahara umum dengan memberikan

laporan perolehan dana organisasi khususnya IWA kepada bendahara

umum.

Staf AKO bertanggung jawab kepada bendahara umum dengan semua yang telah

dilaksanakan. Hal ini dibuktikan dengan adanya laporan tiap bulan kepada bendahara

akan perolehan dana organisasi khususnya IWA

1. Nama kegiatan : Pembayaran IWA

Tujuan : Sebagai sumber pemasukan bagi organisasi.

Waktu perencanaan : Bulan Maret – Desember

Waktu pelaksanaan : Bulan Maret – Desember

Target/Sasaran : Anggota HMBS



Evaluasi : a. Kurangnya kesadaran dan partisipasi aktif

dari anggota untuk pembayaran IWA.

b. Koordinator IWA tidak sepenuhnya

membantu pekerjaan dari Staf AKO.

c. Staf AKO tidak bisa menjangkau seluruh

anggota HMBS untuk menarik pembayaran

IWA karena keterbatasn Staf AKO dan

kesibukan Staf AKO.

Rekomendasi : a. Perlu adanya kesadaran dan partisipasi aktif

dari anggota agar pembayaran IWA bisa

berjalan dengan lancar.

b. Lebih selektif dalam memilih kordinator

IWA.

c. Staf AKO lebih aktif menarik pembayaran

IWA dan lebih cermat mengatur waktu.

Keterangan :

Bulan Juli, Agustus, dan September pembayaran

IWA diliburkan karena libur semesteran.

Seluruh dana disetorkan ke Bendahara Umum

B.5 Bidang Keorganisasian

Bidang keorganisasian adalah salah satu bidang yang ada dalam struktur

organisasi HMBS yang bertugas mengelola hal-hal yang berkaitan dengan

keorganisasian serta berperan dalam perwujudan pemberdayaan anggota. Bidang

keorganisasian ini dipimpin oleh seorang kordinator bidang dan terdiri dari tiga divisi

yaitu divisi kerumahtanggaan, divisi keanggotaan, dan divisi humas.

Beberapa hal yang telah dilakukan oleh kordinator bidang keorganisasian

diantaranya berkoordinasi, mengontrol dan memonitoring kinerja divisi yang ada di

bawahnya, dan berkoordinasi dengan bidang lain. Koordinasi yang dilakukan dengan




divisi yang ada di bawahnya dilakukan secara formal melalui rapat bidang dan secara

informal, sedang untuk berkoordinasi dengan bidang lain dilakukan secara informal.

No. Rapat Bidang Waktu Pelaksanaan Point Pembahasan

1. Rapat Bidang

ke-1

9 April 2012 1. Divisi Humas

- persiapan even bakti sosial

- pembahasan evaluasi mading

April

- pembahasan mengenai

pembuatan blog peksimida

2. Divisi Anggota

- evaluasi syukuran pengurus


kepanitiaan anniversary

3. Divisi Rumah Tangga

- Pembahasan mengenai

peraturan sekre dan studio

- pembahsan mengenai

perbaikan alat yang rusak.

2. Rapat Bidang

ke-2

3 Mei 2012 1. Divisi Humas


persiapan mading


persiapan Bakti Sosial


jejaring sosial

2. Divisi Anggota


agenda keanggotaan


- evaluasi cleaning house

pertama dan persiapan cleaning

house selanjutnya.

3. Rapat Bidang

ke-3

28 Mei 2012 1. Divisi Humas


evaluasi dan LPJ Bakti Sosial

2. Divisi Anggota

- evaluasi syukuran

anniversary



evaluasi labeling 1 dan

persiapan cleaning house 2

4. Rapat Bidang

ke-4

26 Juni 2012 1. Divisi Humas


persiapan Mading Juli

- pembagian SK mading dan

baksos

- pembahasan mengenai blog




dan dokumentasi kegiatan

2. Divisi Anggota


konseptor PAB


rencana even keanggotaan

(refreshing anggota)



persiapan labeling dan

cleaning house

5. Rapat Bidang

ke-5

14 September 2012 1. Divisi Humas


persiapan mading september

Pembahasan mengenai LPJ

baksos


dan jejaring sosial

2. Divisi Anggota


persiapan PAB rakor 1


konseptor PDMT


- divisi tidak hadir rabid,

pembahasan dibawa ke RPL

6. Rapat Bidang

ke-6

22 Oktober 2012 1. Divisi Humas


persiapan mading Oktober


PAB


pembuatan tim mading

November dan Desember

2. Divisi Anggota


evaluasi PAB


konseptor PDMT




rencana perbaikan alat yang

rusak


rencana persiapan cleaning

house

7. Rapat Bidang

ke-7

18 Desember 2012 1. Divisi Humas





dan dokumentasi kegiatan

yang belum di posting.


persiapan LPJ musang

2. Divisi Anggota


evaluasi OST


persiapan musang


persiapan LPJ musang




labeling akhir periode


rencana persiapan cleaning

house

- rencana mengambil sound

yang rusak

Point evaluasi :

1. Tidak hadir dalam musker menyebabkan tidak begitu berperan dalam

pembuatan program kerja jajarannya, sehingga dibutuhkan kehadiran dari

seorang koordinator bidang agar dapat berperan dalam merencanakan

program kerja divisinya.

2. Kurang tegas dalam mengondisikan divisinya sehingga perlunya ketegasan

dari koordinator bidang agar divisi dapat berjalan sesuai arahan koordinator

bidang.

3. Kurangnya koodinasi dengan Ketua Umum sehingga perlu ditingkatkan lagi

koordinasi antara koordinator bidang dengan Ketua Umum agar jalannya

kepengurusan bisa lebih lancar.

1. Divisi keanggotaan

a. Kegiatan program kerja

a.1 Nama Kegiatan : Syukuran Anniversary 13

Latar Belakang : Mensyukuri umur yang telah dicapai Himpunan

Mahasiswa BioSymphoni hingga yang ke 13.

Tujuan : Mempererat silaturahmi antar anggota dan merayakan

ulang tahun Himpunan Mahasiswa BioSymphoni yang ke 13

Sasaran : Anggota HMBS

Waktu Pelaksanaan : 22 Mei 2012

Bentuk kegiatan : Makan-makan dan ramah tamah

Realisasi : terealisasi dengan dihadiri 13 anggota angkatan XII, 6

anggota angkatan XI, 7 anggota alumni, 14 anggota lainnya

dan 10 anggota pengurus.

Evaluasi : - publikasi kurang menyeluruh, persiapan video kurang

matang karena waktu yang terbatas.




- dokumentasi kurang bagus karena dekorasi ruangan yang

kurang pencahayaan

Rekomendasi : - perlu adanya publikasi yang menyeluruh sehingga

kegiatan dapat terinformasikan dengan baik

- perlunya persiapan yang matang agar terlaksananya

kegiatan dengan baik

a.2 Nama kegiatan : Penerimaan Anggota Baru (PAB) XIII

Latar belakang : : 1. Perlu adanya regenerasi dalam suatu organisasi

2. Mental berorganisasi perlu dimiliki oleh tiap

anggota

Tujuan : 1. Mendapatkan generasi penerus

2. Mengenalkan pada calon anggota tentang aturan-

aturan organisasi

Sasaran : Mahasiswa Fakultas Biologi UNSOED

Bentuk kegiatan : 1. Wawancara

2. Duduk Bareng

3. Open House

4. Malam Keakraban / Pengukuhan

Waktu pelaksanaan : 8 – 11 Oktober dan 13 – 14 Oktober 2012

Realisasi kegiatan : Terealisasi dengan mendapat anggota baru sebanyak 25

orang. Acara terbagi menjadi 4 bentuk kegiatan yaitu

wawancara, duduk bareng, open house dan malam

keakraban / pengukuhan.

Evaluasi : - ketua panitia dan korlap dan divisi terkait kurang peka

terhadap jalannya acara.

- Terdapat panitia yang kurang melaksanakan tugasnya

dengan baik

- Kurang tepatnya dalam pemilihan tempat dan waktu

Rekomendasi : - Ketua panitia dan korlap harus lebih peka terhadap

jalannya acara.

- Panitia harus bisa melaksanakan jobdes nya dengan

baik.

- Sebaiknya memilih waktu diluar jam kuliah

- Perlu adanya skenario pada saat teknis acara sehingga

peserta bisa terkondisikan

a.3 Nama Kegiatan : OST (Organizational Skills Training)

Latar Belakang : - Perlu adanya pemberian materi tentang

keorganisasian HMBS

- Perlu adanya pemberian motivasi

- Perlu adanya pembekalan tentang manajemen

kepanitiaan

- Perlu adanya pengembangan kreatifitas

dalam berorganisasi

Tujuan : 1. Memberi pembekalan kepada anggota

tentang organisasi HMBS

2. Untuk meningkatkan antusias anggota dalam

berorganisasi

3. Memberi pemahaman tentang manajemen kepanitiaan

Bentuk kegiatan : Pemberian materi, games dan workshop




Sasaran : Anggota HMBS khususnya anggota baru angkatan XIII

Waktu Kegiatan : 8-9 Desember 2012

Realisasi : Terealisasi dengan keikutsertaan 18 anggota baru dan 4

anggota HMBS angkatan XII.

Evaluasi : 1. Tidak adanya perselingan materi kreativitas pada hari

pertama mengakibatkan peserta mudah jenuh

2. Kurangnya kordinasi antar tim kerja serta tidak adanya

pembagian jobdesk yang jelas dalam tim kerja

3. Kurangnya kontroling dari kordinator tim kerja

4. Kurang ketegasan dalam aturan dan sanksinya bagi

peserta

Rekomendasi : 1. Lebih dimatangkan lagi dalam membuat kemasan acara

agar lebih menarik dan peserta tidak bosan.

2. kordinasi antar tim kerja ditingkatkan, dan sebaiknya

perlu diadakan breafing sebelum kegiatan dimulai

3. Perlu adanya kejelasan jobdesk yang ada pada tim

kerja

b. Kegiatan NonProgram

b.1 Nama kegiatan : Pembukuan Anggota

Latar belakang : Memudahkan dalam pencarian status anggota karena

pembukuan anggota berisikan status setiap anggota secara

lengkap.

Tujuan : mencatat data diri anggota secara lengkap

Sasaran : Anggota HMBS khususnya angkatan XIII

Bentuk kegiatan : Pendataan dan pembukuan anggota dalam bentuk daftar

informasi data diri setiap anggota secara lengkap yaitu

anggota angkatan XIII.

Waktu Pelaksanaan : September – Desember 2012

Evaluasi : Kurangnya data yang diperlukan sehingga dalam

pembuatan buku anggota sedikit terhambat.

Rekomendasi : Perlu adanya inisiatif dari divisi terkait untuk

mengumpulkan data sehingga buku anggota bisa

terselesaikan lebih cepat.

b.2 Nama Kegiatan : Syukuran Pengurus Baru

Latar Belakang : pengenalan kepengurusan baru HMBS

Tujuan : Mengumpulkan anggota HMBS dan memperkenalkan

pengurus baru ke seluruh anggota HMBS.

Sasaran : anggota HMBS

Bentuk kegiatan : Ramah tamah dan makan-makan, dihadiri oleh 11 anggota

pengurus dan beberapa anggota lain HMBS.

Waktu pelaksaan : Maret 2012

Realisasi : terealisasi dengan di hadiri seluruh anggota pengurus,

anggota biasa, dan anggota alumni.

Evaluasi : kurang adanya konsep acara pada pelaksanaan.

Rekomendasi : perlunya persiapan konsep acara pada saat pelaksanaan .

b.5 Nama Kegiatan : Halal bi halal




Latar belakang : memanfaat momen idulfitri sebagai ajang maaf-maafan

antar anggota

perlu adanya sosialisasi PAB XII kepada anggota

Tujuan : terjalinnya silaturahmi antar anggota HMBS


Waktu Pelaksanaan : 6 September 2011

Bentuk Kegiatan : Ramah tamah, makan-makan dan sosialisasi PAB XII

Realisasi : terealisasi dengan dihadiri 8 anggota pengurus, 7 anggota

angkatan XI, 6 anggota angkatan X, 7 anggota alumni dan

10 anggota lainnya dan untuk pembentukan panitia di

pending sampai besoknya.

Evaluasi : kurangnya perencanaan yang matang dari divisi terkait

Rekomendasi : perlu adanya perencanaan yang matang dari divisi terkait

b.6 Nama Kegiatan : Syukuran PAB

Latar belakang : Mensyukuri atas terlaksananya program kerja yang sudah

diselesaikan

Tujuan : Mengumpulkan anggota baru angkatan XIII khususnya

dengan semua anggota dan mempererat silaturahmi antar

anggota

Sasaran : Semua anggota HMBS, khusunya angkatan XIII

Waktu Kegiatan : 23 N0vember 2012

Bentuk Kegiatan : ramah-tamah, makan-makan dan live music

Realisasi : terealisasi dengan dihadiri oleh Pembina, 51 anggota

HMBS, diantaranya 8 anggota alumni, 18 anggota angkatan

XIII, 8 anggota angkatan XII, 10 anggota pengurus dan7

anggota lainnya.

Evaluasi : kurang terkonsep dan kurang kordinasi dari divisi terkait

Rekomendasi : perlu adanya konsep dan persiapan yang baik dari divisi

terkait,

b.8 Nama kegiatan : Biosymphoni goes to Yogyakarta

Latar Belakang : Adanya request dari anggota HMBS untuk liburan

bersama

Tujuan : Untuk mempererat tali silaturahmi antar anggota Bio

Symphoni


Bentuk kegiatan : Refreshing ke Pantai di Yogyakarta

Waktu pelaksanaan : 7 – 8 Juli 2011

Evaluasi : Kurang matangnya konsep acara

Kurangnya publikasi

Realisasi : Dihadiri 20 anggota biosymphoni .

Rekomendasi : perlu adanya konsep yang matang dan publikasi sehingga

bisa terlaksana dengan baik

Perlunya persiapan terkait dengan pembentukan kepanitiaan

Rincian Dana A. PAB ( Penerimaan Anggota Baru ) XII

1. PEMASUKAN

o Kas HMBS : Rp. 500.000,-




o Iuran anggota : Rp. 1.260.000,-

o Pendaftaran @Rp.75.000 x 30 : Rp. 2.250.000,-

o Usda : Rp. 75.000,-

o Donatur : Rp. 350 .000,- +

TOTAL : Rp. 4.935.000,-

2. PENGELUARAN

1. Kesekertariatan

o Print surat-surat : Rp. 70.000,-

2. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi

o Print & F.C : Rp. 70.000,-

o Co – Card : Rp. 175.000,-

o Banner : Rp. 80.000,-

3. ATP

o Lokasi PAB ( 2hr,1mlm) : Rp. 1.150.000,-

o Transportasi : Rp. 400.000,-

o Sound : Rp. 500.000,-

o Lighting : Rp. 100.000,-

o Syal @7000 x 35 : Rp. 245.000,-

o LCD : Rp. 100.000,-

o Outbond : Rp. 170.000,-

4. Konsumsi

o Kebutuhan konsumsi : Rp. 1.644.000,-

o Air mineral : Rp. 35.000,-

5. P3K

o Obat-obatan : Rp. 43.000,-

6. Korlap

o Prin & FC Sop : Rp. 39.400,- +

Total Pengeluaran : Rp 4.821.400,-

Sisa Dana PAB XII : Rp. 131.600,-

B. OST (Organizational Skills Training )1. PEMASUKAN

o Peserta @15.000 x 25 : Rp. 375.000,-

o Fakultas : Rp. 600.000,-

o Dana Balik PAB : Rp. 225.000,- +

TOTAL : Rp. 1.200.000,-

2. PENGELUARAN

1. Konsumsi

o Makan besar (@5rbx35) : Rp. 175.000,-

o Snack (@3rbx35) : Rp. 105.000,-

o Snack pembicara ([email protected] ) : Rp. 77.000,-

o Coffe break : Rp. 60.000,-

2. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi

o Print & F.C : Rp. 50.000,-

3. ATP


o FC,jilid,print&lem : Rp. 36.000,-




o Drama : Rp. 50.000,-

o Kebutuhan ATP : Rp. 470.000,-

o Back drop : Rp. 40.000,-

4. Acara

o FC&print : Rp. 43.000,-+

TOTAL : Rp. 1.540.000,-

C. Syukuran Anniverrsary 13

1. Pemasukan

Kas HMBS : Rp 324.000,- +

: Rp 324.000,-

2. Pengeluaran

Makan Besar : Rp 250.000,-

Air mineral : Rp 25.000,-

Lilin : Rp 9.000,-

LCD : Rp 40.000,- +

Rp 324.000,-

D. Syukuran Warna Symphoni

1. Pemasukan

Donasi : Rp 250.000,-

Kas HMBS : Rp 50.000,- +

Rp 300.000

2. Pengeluaran

Sate : Rp 200.000,-

Soft drink : Rp 31.500,-

Beras : Rp 30.000,-

Arang : Rp 13.500,-

Kawat : Rp 12.000,-

Galon : Rp 3.500,-

Cabe : Rp 5.000,-

Minyak goreng : Rp 5.000,- +

Rp 300.000,-

E. Syukuran PAB XII

1. Pemasukan

Donasi : Rp 200.000,-

Kas HMBS : Rp 45.000,- +

Rp 245.000,-

2. Pengeluaran

Makan besar : Rp 250.000,-

Galon : Rp 3.000,-

Es batu : Rp 2.000,- +

Rp 255.000,-

F. Bio Symphoni goes to Pangandaran

1. Pemasukan

Donasi : Rp 310.000,-

Iuran Anggota @Rp60.000,- : Rp 1.380.000,- +

Rp 1.690.000,-




2. Pengeluaran

Transport : Rp 850.000,-

Penginapan : Rp 225.000,-

Lokawisata : Rp 150.000,-

Bensin : Rp 450.000,-

Kayu Bakar : Rp 25.000,- +

Rp 1.690.000,-

G. Bio Symphoni Goes to Owabong

1. Pemasukan

Iuran : Rp 280.000,-

Donasi : Rp 150.000,-

Kas : Rp 495.000,- +

Rp 925.000,-

2. Pengeluaran

Games : Rp 350.000,-

Kue : Rp 55.000,-

Uang Masuk : Rp 520.000,- +

Rp 925.000,-

2. Divisi Humas1. Nama Kegiatan : Mading HMBS

Latar belakang : Kurangnya media informasi yang dapat menjadi

acuan dan sumber informasi bagi anggota hmbs

pada khususnya dan mahasiswa fabio pada

umumnya dan kurangnya suatu kreatifitas dalam

pembuatan mading yang menarik.

Tujuan :

Membangun potensi anggota HMBS untuk berkreatifitas

Sebagai sarana Informasi

Waktu perencanaan : 1 bulan sekali mulai April-Desember 2012

Waktu pelaksanaan :

Minggu ke 1 Bulan April (7 April 2012)

Minggu ke 2 Bulan Mei (12 Mei 2012)

Minggu ke 4 Bulan Juni (23 Juni 2012)

Minggu ke 2 Bulan Juli dan Agustus

digabung (12 Juli 2012)

Minggu ke 2 Bulan September (14

September 2012)

Minggu ke 3 Bulan Oktober (20 Oktober

2012)

Minggu ke 4 Bulan November (28

November 2012)

Minggu ke 4 Bulan Desember (28

Desember 2012)

Realisasi : Terealisasi selama 9 bulan

Bulan April topik tentang Kepengurusan

Baru dan Hari Kartini

Bulan Mei topik tentang Hardiknas




Bulan Juni topik tentang Anniversary

dan Euro Cup

Bulan Juli dan Agustus topik tentang

Holiday dan Idul Fitri

Bulan September topik tentang Expo dan

Halal Bihalal

Bulan Oktober topik tentang PAB XIII

Bulan November topik tentang Bio-

Exotic Symphoni

Bulan Desember topik tentang OST dan

Expresi Symphoni

Evaluasi :

Bulan April

Tidak mencantumkan sumber referensi

Bulan Mei

Ada beberapa tim kerja yang tidak melaksanakan jobdesknya

Kurang kontroling dari divisi terkait

Bulan Juni

Penerbitan tidak tepat waktu

Sulit untuk mengkondisikan tim kerja

Kurang koordinasi dari divisi terkait

Bulan Juli dan Agustus

Pembuatan digabung dikarenakan libur panjang

Tim kerja kurang bertanggung jawab terhadap jobdesknya

Kurangnya kontroling dari divisi terkait

Bulan September

Telat dalam penerbitan

Sulit untuk mengkondisikan tim kerja

Bulan Oktober

Kurang koordinasi dari divisi terkait kepada tim kerja dan yang

bersangkutan

Bulan November

Tidak tepat waktu dalam penerbitan

Kurang koordinasi dengan tim kerja

Bulan Desember

Tidak tepat waktu dalam penerbitan

Kurang koordinasi dengan tim kerja

Rekomendasi :

Tim kerja harus lebih solid, kompak dan kreatif

Divisi harus lebih tegas dalam kontroling tim kerja dan scheduling

Koordinasi harus ditingkatkan

Anggaran dana

Pengeluaran :

Bulan April :

Kertas asturo @2.500 x 4 :Rp. 10.000

Paku warna :Rp. 2.000

Double tip :Rp. 3.000




Spidol :Rp. 12.000

Print warna : Rp. 6.000

Gunting :Rp. 5.000__±

TOTAL :Rp. 38.000

Bulan Mei :

Kertas asturo @2.500 x 4 : Rp. 10.000

Print warna : Rp. 3000

Paku warna : Rp. 2000 ___±

TOTAL : Rp. 15.000

Bulan Juni :

Kertas asturo @2.500 x 4 : Rp 10.000

Print warna : Rp. 5.000___±

TOTAL : Rp. 15.000

Bulan Juli dan Agustus :



TOTAL : Rp. 10.000

Bulan September :

Kertas [email protected] x 2 : Rp. 5.000

Spidol : Rp. 12.000

Double tip : Rp. 3.000


TOTAL : Rp. 26.000

Bulan Oktober :



TOTAL : Rp. 16.000

Bulan November :



TOTAL : Rp. 11.000

Bulan Desember :

Kertas Asturo @2.500 x 3 : Rp. 7.500

Print warna : Rp. 23.000

Lem @1.500 x 2 : Rp. 3.000____±

TOTAL : Rp. 33.500

TOTAL Pengeluaran : Rp. 164.500

Pemasukan :

Fakultas : Rp. 100.000

Kas hmbs : Rp. 64.500 +

TOTAL : Rp. 164.500

Saldo : Pemasukan – Pengeluaran

Rp. 164.500 – Rp. 164.500 = 0

2. Nama Kegiatan : Bakti sosial




Latar belakang : Perlu adanya rasa kepedulian dengan kehidupan

diluar kampus, khususnya pada bidang sosial.

Tujuan : Menumbuhkan kepedulian anggota Himpunan

Mahasiswa Bio Symphoni (HMBS) kepada

masyarakat sekitar sebagai bentuk pengabdian

kepada masyarakat.

Waktu perencanaan : Minggu, 13 Mei 2012

Waktu pelaksanaan : Minggu, 13 Mei 2012

Realisasi : Terealisasi dengan bentuk kegiatan

bersilaturrahmi dan pemberian alat kebutuhan

seperti alat-alat olahraga (Raket, net dan Cock

Badminton), sapu, sarung, mukena serta sprei dan

dilanjutkan dengan do’a bersama

Evaluasi :

Kurang optimalnya kinerja tim kerja

Kurangnya respect dari semua panitia,

Tidak mempunyai planing yang lain,

Kurangnya alat transportasi,

Kurangnya interaksi dengan anak-anak panti asuhan,

Ketua Panitia sulit mengkoordinasikan panitia.

Rekomendasi :

Lebih ditingkatkan kesadaran akan tanggung jawab kepanitiaan melalui

ketua panitia,

Panitia harus mempunyai planing yang lain untuk mengantisipasi apabila

plan pertama gagal,

Harus tersedia transportasi yang memadai,

Harus ada interaksi dan games kecil.

Ketua panitia harus bisa mengkondisikan panitia

Anggaran dana

Pengeluaran

Kesekretariatan

o Proposal : 1. Fakultas 1 : Rp. 4.000,-

2. Arsip 1 : Rp. 4.000,-

o Surat Pengantar : Rp. 100,-

ATP

o Sprei @ 27.500 x 10 : Rp. 275.000,-

o Racket @ 27.500 x 8 : Rp. 220.000,-

o Net : Rp. 50.000,-

o Shuttle Cock (Gratis) : Rp. 0,-

o Sapu @ 12.000 x 3 : Rp. 36.000,-

o Sarung @ 16.000 x 6 : Rp. 96.000,-

o Mukena @ 27.500 x 10 : Rp. 275.000,-

o Stiker : Rp. 100.000,-

Pudekdok

o Pamflet @ 1000 x 9 : Rp. 9.000,-

Usda

o Proposal @ 4.000 x 7 : Rp. 28.000,-




▪ Toko GAMA

▪ BAPPEDA

▪ Dinas Sosial

▪ BAPERMAS

▪ Toko Sandang Murah

▪ Toko Cahaya Baru

▪ Toko Sandang Putra 1

o Surat Pengantar + Amplop : Rp. 6.200,-

Acara

o Rundown @ 100 x 20 : Rp. 2.000,-____±

TOTAL : Rp. 1.085.300,

Pemasukan


o Kas HMBS : Rp. 50.000,-

o Donatur : Rp. 550.000,-

o Stiker : Rp. 884 . 3 00,- _±

TOTAL : Rp. 1.634.300,-

Saldo : Rp. 1.634.300 – Rp. 1.085.300 = Rp. 549.000

NB. Sisa saldo disumbangkan ke Panti Asuhan tersebut.

3. Nama Kegiatan : Jejaring Sosial (Facebook, Group, Twitter

dan Blog)

Latar Belakang : Perlu adanya media penyampaian informasi

yang modern di era globalisasi dan kurang

terkoordinirnya penyampaian informasi,

komunikasi dan promosi secara menyeluruh.

Tujuan :

Sebagai sarana informasi, komunikasi, dan promosi.

Sebagai media aspirasi atau penyampaian pendapat, kritik dan

saran.

Waktu Pelaksanaan : Maret – Desember 2012

Sasaran : Group (Internal)

Fb, Twitter dan Blog (Eksternal)

Bentuk Kegiatan : Update Informasi

Facebook

Terbentuk sejak tahun 2011

Dikelola oleh divisi terkait sejak Bulan Februari – Desember 2012

Jumlah pertemanan FB yaitu 728

Group Facebook


Dikelola oleh divisi terkait sejak Bulan Februari –

Desember 2012

Jumlah member yaitu 150

Evaluasi :

o Sulit mempengaruhi anggota untuk aktif dalam group

o Kebanyakan admin dalam mengelola group

o Kurangnya ide kreatif dari divisi terkait dalam mengelola

group




o Kurangnya keterlibatan anggota terhadap group

o Ada beberapa anggota yang belum masuk dalam group

dikarenakan sulit untuk menemukan nama FB nya.

Solusi yang sudah dilakukan :

o Posting beberapa lelucon

o Mencari nama-nama FB member BS untuk dimasukkan

kedalam Group

Rekomendasi :

o Harus lebih kreatif lagi dalam pengelolaan Group

o Harus jelas terkait keadminannya

Maintenance Blog


Dikelola oleh divisi terkait sejak Bulan Maret - Desember 2012

Evaluasi :

o Kurang kreatif dalam penulisan artikel Blog

o Kurangnya minat anggota BS untuk membaca artikel

o Kurangnya penulisan artikel-artikel ringan

o Kurangnya dokumentasi

Rekomendasi

o Harus lebih kreatif dalam penulisan artikel sehingga

mampu memikat anggota HMBS untuk membaca

o Harus mempersiapkan dokumentasi dalam setiap kegiatan

untuk dimasukkan dalam penulisan Blog

Artikel-artikel yang telat terbit ;

o Bulan Maret

- Pelantikan Pengurus HMBS XII (13 Maret 2012)

- Kondangan ke Farid fatkhomi (15 Maret 2012)

- Akhirnya lulus juga yaa (20 maret 2012)

- Perjalanan Tim “Pasukan Kematian”

Menaklukkan Cimahi (21 Maret 2012)

- Wisuda Unsoed 2012 (23 Maret 2012)

- Sosialisasi Proker Periode 2012 (24 Maret 2012)

- Latihan Nari Tradisional, Kenapa tidak ? (31

Maret 2012)

o Bulan April

- Syukuran Pengurus Baru HMBS 2012 dan

Alumni (2 April 2012)

- Peksimida 2012 (18 April 2012)

- Uji Materi “BS 13th Anniversary” (18 April

2012)

- Kisah Kasih di Hari Minggu Feat Crusader (19

April 2012)

- Kartiniku, Kartinimu, Kartini Kita (23 April

2012)

- Uji Materi Baksos (29 April 2012)

o Bulan Mei

- BS kembali Ngejam di REMOEF (15 Mei 2012)

- Upgrading Pelatihan (16 Mei 2012)




- Bakti Sosial Menuju Kober (17 Mei 2012)

- Take Your Future And Hold Our Culture (25 Mei

2012)

- Nonton Liga Champion Bareng BS (28 Mei 2012)

- Syukuran 13th Anniversary HMBS (31 Mei 2012)

o Bulan Juni

- Symphoni Cafe BS 1 (14 Juni 2012)

- Banyumasan Versi BS (21 Juni 2012)



o Bulan Juli

- BS goes to Yogyakarta (9 Juli 2012)

- Temu Teman X (16 Juli 2012)

o Bulan Agustus

- Tidak Ada

o Bulan September

- Expo BS 2012 (8 Agustus 2012)

- Halal Bihalal BS (8 Agustus 2012)

- Symphoni Cafe BS 4 (14 September 2012)

- Symphoni Cafe BS 5 (22 September 2012)

o Bulan Oktober

- Legenda PAB XIII (29 Oktober 2012)

o Bulan November

- Distortus Optimus (4 November 2012)

- Syukuran PAB (10 November 2012)

o Bulan Desember

- Bio-Exotic Symphoni (3 Desember 2012)

- Organizational Skills Training (17 Desember

2012)

- Event Gotong Tarub (27 Desember 2012)

Twitter


Dikelola oleh Divisi terkait pada Bulam Maret – Desember 2012

Jumlah Followers : 80

Jumlah Following : 100

Evaluasi :

Sulit mencari nama anggota HMBS di Twitter

Kurang aktif dalam mengelola Twitter

Kurangnya antusias dari Anggota HMBS

Rekomendasi :

Harus lebih aktif lagi dalam mengelola Twitter

Memberikan informasi di berbagai media kepada Anggota HMBS untuk

follow Twitter HMBS

Anggaran Dana :

Pengeluaran :

Domain ke www.000webhost.com : Rp. 80.000,-

Hosting dengan kuota 1 GB : Rp. 350.000,- +

Total : Rp. 430.000,-

Pemasukan :

http://www.000webhost.com/




Fakultas : Rp. 50.000,-

Donatur : Rp. 380.000,- +

Total : Rp. 430.000,-

3. Divisi Kerumahtanggaan

a. Kegiatan program kerja

a.1 Nama kegiatan : Pemberian lebel atau pendataan perlengkapan dan

fasilitas Sekretariat HMBS

Latar belakang : Adanya data perlengkapan dan peralatan sekertariat

Tujuan : Perlu adanya data yang kongkret untuk kepemilikan peralatan dan

perlengkapan

Waktu perencanaan : April, Juli, dan November 2012

Waktu pelaksanaan : Mei dan Desember 2012

Sasaran : Semua perlengkapan dan peralatan HMBS

Realisasi : Terealisasi di awal dan di akhir periode kepengurusan

Evaluasi : - Banyaknya barang-barang pribadi anggota HMBS yang tidak

terpelihara di sekretariat HMBS sehingga membuat sekretariat

menjadi tidak rapih.

- Kurangnya tanggung jawab dari divisi terkait.

- Kurangnya komunikasi dari divisi terkait

Rekomendasi : - Sebaiknya barang-barang pribadi anggota tidak disimpan dalam

sekretariat.

- Perlu ditingkatkannya rasa tanggung jawab dari divisi terkait

terhadap jobdesknya.

- Perlu ditingkatkannya komunikasi dari divisi terkait.

LAPORAN KEUANGANPELABELAN INVENTARIS

HIMPUNAN MAHASISWA BIO-SYMPHONI

1. PEMASUKAN


o Kas Hmbs : Rp. 90.000,-

o Sisa Cleaning House : Rp 51.000,-

TOTAL : Rp. 241.000,-

2. PENGELUARAN

o 3 set senar gitar : Rp. 69.000,-

o 2 set stick drum : Rp. 25.000,-

o Batre kotak : Rp. 9.000,-

o Servis ampli : Rp. 130.000,-

o Nut gitar : Rp 8.000,-

TOTAL : Rp. 241.000,-

a.2 Nama kegiatan : Cleaning house

Latar belakang : Keadaan yang kurang bersih di dalam lingkungan sekretariat dan

studio yang membuat ketidaknyamanan anggota dalam

menggunakan sekre dan studio.

Tujuan : Perlu adanya perawatan dan kebersihan sekretariat dan studio.

Sasaran : Semua anggota HMBS.




Waktu perencanaan : April, Mei, Juni, September, Oktober, dan November 2012

Waktu pelaksanaan : April, Mei, Juni, September, Oktober, dan Desember 2012

Realisasi : Terealisasikan

Evaluasi : - Kurangnya partisipasi anggota dalam mengikuti kegiatan ini.

- Kurangnya tanggungjawab dari divisi terkait.

Rekomendasi : - Perlu adanya partisipasi aktif dan kerja sama semua anggota

HMBS sehingga kebersihan, kenyamanan, dan keamanan

sekretariat dan Studio HMBS menjadi lebih baik.

- Perlu ditingkatkannya rasa tanggung jawab dari divisi terkait

terhadap jobdesknya.

LAPORAN KEUANGANPELABELAN INVENTARIS

HIMPUNAN MAHASISWA BIO-SYMPHONI

1. PEMASUKAN


2. PENGELUARAN

o Lampu studio : Rp. 30.000,-

o Sapu : Rp. 6.000,-

o Soklin lantai : Rp. 3.000,-

o Pengharum ruangan gantung : Rp. 9 .000,-

TOTAL : Rp 49.000,-

Rp 100.000,- – Rp 49.000,- : Rp 51.000,00 ( masuk ke labeling )

b. Kegiatan Nonprogram

b.1 Nama kegiatan : Pembuatan organigram struktur organisasi dan

kebutuhan lain-lain

Latar belakang : Perlunya publikasi struktur organisasi

pengurus HMBS XII

Perlunya kelengkapan kebutuhan organisasi

Tujuan : Pengenalan pengurus HMBS XII

Melengkapi kebutuhan organisasi

Bentuk kegiatan : Pembuatan organigram struktur pengurus

HMBS XII dan pemeliharaan kelengkapan

organisasi.

Sasaran : Inventaris HMBS.

Waktu pelaksanaan : Mei 2012 - Desember 2012

Evaluasi : - kurangnya dokumentasi sehingga

terlambatnya dalam pembuatan organigram

Rekomendasi : Lebih cekatan dalam mengumpulkan dokumentasi agar pembuatan

organigram lebih cepat

B.6 Kordinator Bidang Operasional dan Seni Musik

Bidang Operasional dan seni musik merupakan salah satu bidang yang ada

dalam struktur organisasi Himpunan Mahasiswa BioSymphoni (HMBS). Bidang

operasional dan seni musik bertugas meningkatkan kualitas sumber daya anggota

HMBS khususnya dalam bidang seni musik dan dipimpin oleh seorang kordinator

bidang yang membawahi dua divisi, yaitu divisi pelatihan dan divisi produksi dan

kreasi.




Beberapa hal yang telah dilakukan oleh kordinator bidang operasional dan

seni musik :

1. Mengontrol dan memonitoring kinerja divisi yang ada di bawahnya

2. Mengadakan koordinasi dengan bidang lain. Koordinasi yang

dilakukan dengan divisi yang ada di bawahnya dilakukan secara

formal melalui rapat bidang dan secara informal, sedang untuk

berkoordinasi dengan bidang lain dilakukan secara informal.

No. Kegiatan Point pembahasan

1. 27 April 2012 - Pembahasan tentang program kerja div. Prokres

- Pembahasan tentang program kerja div. Pelatihan

2. 28 Mei 2012 1. Div. Prokres

- pembahasan mengenai 13th Anniversary HMBS

- pembahasan mengenai kondisi kepanitiaan 13th

Anniversary

2. Div. Pelatihan

- pembahasan mengenai evaluasi upgrading (Rising Star

part 3)

- pembahasan mengenai kondisi pelatihan menjelang

13th Anniversary HMBS

3. 15 Juni 2012 1. Div. Prokres

- Pembahasan tentang persiapan 13th Anniversary

HMBS

- Pembahasan tentang expo UKM

2. Div. Pelatihan

- Pembahasan tentang persiapan pelatihan menjelang

13th Anniversary HMBS

4. 29 Agustus 2012 1. Div. Prokres

- Pembahasan mengenai persiapan expo UKM

2. Div. Pelatihan

- Pembahasan mengenai persiapan pelatihan menjelang

expo UKM

5. 22 Oktober 2012 1. Div. Prokres

- Pembahasan mengenai follow up dari PAB

2. Div. Pelatihan

- Pembahasan mengenai pelatihan

3. Menyusun progaram kerja dan membentuk kepanitiaan untuk program kerja

yang disusun oleh divisi dibawahnya.

4. Melaporkan hasil pendanaan dan penggunaan dana di bidangnya tehadap

bendahara umum.

Beberapa evaluasi terkait dengan korbid opsenmus meliputi :

1. Kurangnya kontroling dari korbid opsenmus kepada divisi-divisinya. Sehingga

perlu ditingkatkan fungsi kontroling dari korbid opsenmus.

2. Sulitnya berkoordinasi karena masalah waktu dan kesibukan tiap-tiap divisi

merupakan kendala yang dihadapi. Sehingga perlu ditingkatkan lagi kedisiplinan

waktu dan kerja serta kekompakan dengan divisi-divisinya agar koordinasi dapat

berjalan lebih baik lagi.




Adapun kegiatan baik yang terprogram dalam program kerja maupun yang

dilaksanakan secara insidental bidang operasional dan seni musik, yang kemudian

diturunkan lagi pada tiap divisi adalah sebagai berikut :

1.Divisi Pelatihan

a. Program kerja

a.1 Nama Kegiatan : Pelatihan Musik, Tari, Desain Grafis, dan

Multimedia

Latar Belakang :

1. Perlunya pemahaman dan pembekalan tentang seni musik, tari, multimedia

dan desain grafis.

2. Sebagai media pengembangan diri terutama dalam bidang seni musik, tari,

multimedia dan desain grafis.

Tujuan :

1. Membekali pengetahuan tentang seni musik, tari, desain grafis dan

multimedia yang diharapkan nantinya mampu menggunakan dan

mengaplikasikannya dengan baik.

2. Meningkatkan minat dan bakat dalam bermusik, menari, desain grafis dan

multimedia.

Sasaran : Anggota biasa HMBS

Waktu Perencanaan : 19 Maret – 30 November 2012

Waktu Pelaksanaan : 26 Maret – 14 Desember 2012

Deskripsi acara :

Pelatihan Musik, Tari, Desain Grafis dan Multimedia adalah salah satu

bentuk kegiatan pembekalan pengetahuan mengenai musik, tari, design grafis, dan

multimedia. Pelatihan musik meliputi paduan suara, gamelan, dan band (bass, gitar,

vokal, drum, dan keyboard), pelatihan tari khususnya tari tradisional, dan pelatihan

desain grafis dan multimedia yang mengarah pada artistik tambahan untuk

mendukung suatu event musik. Anggota biasa HMBS mendaftar pelatihan sesuai

bidang yang diminatinya selanjutnya dilatih oleh para tentor masing-masing

bidangnya pada jadwal dan tempat pelatihan yang telah ditentukan dengan

berpedoman pada kurikulum yang ada.

Realisasinya, pelatihan band, desain grafis dan multimedia yang semula

direncanakan mulai tanggal 19 Maret 2012 mundur menjadi 26 Maret 2012

dikarenakan peserta pelatihan yang mendaftar belum terpenuhi semua. Pelatihan awal

berjalan mulai dari 26 Maret-14 April 2012 sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan. Kemudian terbentur UTS mulai 16 April-27 April 2012 yang apabila

pelatihan tetap berjalan maka tidak akan efektif. Pelatihan berjalan kembali pada 28

Mei-10 Mei 2012. Pasca UTS, juga mulai berjalan pelatihan untuk persiapan

upgrading I pelatihan band. Divisi pelatihan membentuk 2 band yang siap diupgrade.

Anggota baru angkatan XIII memulai pelatihan dari tanggal 12 November-14

Desember 2012 sebagai persiapan upgrading II. Pelatihan tidak berjalan sebaik awal

di mulainya pelatihan dilaksanakan karena peserta semakin menurun tingkat

kehadirannya, ada pula jadwal pelatihan yang terbentur dengan jadwal akademik baik

peserta pelatihan dengan tentor yang bersangkutan. Solusi yang dilakukan peserta dan

tentor pada bidangnya melakukan pergantian jadwal yang tidak terbentur dengan

akademik atau kegiatan lainnya.

Pelatihan gamelan dan tari tradisional (tatra) hanya berjalan sebelum PAB XIII karena

setelah PAB XIII event divisi prokres sebagai sarana upgrading pelatihan gamelan

dan tatra tidak terlaksana. Selama pelatihan gamelan dan tatra awalnya mengalami




kesulitan dalam mendapatkan tentor yang sesuai dan mengondisikan peserta

pelatihan.

Realisasi Kegiatan : Terealisasi

Evaluasi :

1. Persiapan yang kurang matang mengenai

informasi pelatihan alat dan tari tradisional

mulai dari biaya, waktu, tempat, dan teknis

pelatihan.

2. Kurangnya motivasi akan pentingnya

mengembangkan bakat dalam pelatihan.

Rekomendasi :

1. Perlu mencari dan memahami dengan lebih

baik dan matang segala informasi persiapan

dalam melakukan pelatihan alat dan musik

tradisional

2. Perlunya motivasi yang lebih dari peserta

pelatihan dan divisi terkait agar dapat

mendukung pengembangan bakat dan

kekonsistenan peserta dalam berlatih.

a.2 Nama Kegiatan : Rising Star part 3 (Upgrading Pelatihan)

Latar Belakang :

1. Sebagai tindak lanjut dari pelatihan seni musik, tari, desain grafis dan

multimedia

2. Perlunya pembentukan karakter dan mental diri dalam berkreatifitas

Tujuan :

1. Mengukur seberapa besar kemampuan yang telah dicapai

setelah mengikuti pelatihan seni musik, tari, desain grafis dan multimedia.

2. Melatih mental dan membentuk karakter anggota HMBS

dalam penggunaan dan pengaplikasian hasil pelatihan tersebut.

Sasaran : Umum

Waktu Perencanaan : 5 Mei 2012

Waktu Pelaksanaan : 11 Mei 2012

Tempat : Champion cafe

Realisasi kegiatan : Terealisasi, Kegiatan Rising Star part 3

dilaksanakan di Champion cafe. Acara yang

dilakukan yaitu live musik, sebagai pengisi

acara dalam acara tersebut yaitu delegasi band

HMBS dari hasil pelatihan dan band-band

HMBS lainnya. Band delegasi yang dibentuk

langsung dari div.pelatihan serta tentor untuk

acara Rising Star part 3 adalah Symphonism

band dengan personelnya vokal-mima, gitar 1-

galang, bass-azmiel, drum-roni, kemudian

Kalkulicious band dengan personel vokal-eno,

gitar-tenjar, bass-widy, dan drum-rio. Adapun

band HMBS yang ikut berpartisipasi antara lain

Dhika n friends, Black Generation, Danny dan

Slash Featuring Sasa, Symphoni Chaos, dan




Alumni. Penampilan kedua band hasil pelatihan

tersebut akan dinilai dan dikomentari oleh

tentor maupun penonton yang hadir. The best

performance yaitu kalkulicious diberikan

sertifikat sebagai salah satu acuan bahwa telah

membuktikan kemampuan maksimal dalam

performancenya. Desain sertifikat tersebut

merupakan hasil pelatihan dari peserta desain

grafis dan multimedia.

Evaluasi :

Kurang maksimalnya performance band-band hasil pelatihan

Konsep yang kurang sesuai dengan inti acara dan tempat

Rekomendasi :

Perlu latihan rutin dan terjadwal

Perlu adanya konsep yang lebih matang mengenai pengisi dan lagu-lagu

yang dibawakan, penonton, suasana.

a.3 Nama Kegiatan : Ekspresi Symphoni (Upgrading Pelatihan)

Latar Belakang :

1. Sebagai tindak lanjut dari pelatihan seni musik, tari, desain grafis dan

multimedia

2. Perlunya pembentukan karakter dan mental diri dalam berkreatifitas

Tujuan :

1. Mengukur seberapa besar kemampuan yang telah dicapai setelah mengikuti

pelatihan seni musik, tari, desain grafis dan multimedia.

2. Melatih mental dan membentuk karakter anggota HMBS dalam penggunaan

dan pengaplikasian hasil pelatihan tersebut.

Sasaran : Umum

Waktu Perencanaan : 8 Desember 2012

Waktu Pelaksanaan : 21 Desember 2012

Realisasi Kegiatan : Terealisasi, ekspresi symphoni dilaksanakan di

halaman parkir utara fabio. Semula upgrading

pelatihan II ini direncanakan di café biasa. Tetapi

dana event prokres dialihkan ke upgrading

pelatihan. Acara yang dilakukan yaitu live musik,

sebagai pengisi acara utama dalam acara tersebut

yaitu delegasi band HMBS dari hasil pelatihan

(Symphonism, Aksara, Rainbow, dan 13th

Generation), kolaborasi band, padus, dan dance.

Pengisi acara lainnya yaitu VCD-R, Bezper, dan

Alumni HMBS. Sama halnya dengan rising star

part 3, masing-masing band hasil pelatihan dinilai

oleh juri. 13 th generation lah yang mendapat

predikat best performance band. Hasil karya

peserta pelatihan desain grafis yaitu berupa desain

sertifikat dan background flash.




Evaluasi :

1. Kurang dapat mengantisipasi cuaca hujan

2. Kurang kontroling divisi terkait terhadap tim kerja

Rekomendasi :

1. Sebaiknya pada musim hujan acara dilaksanakan di gedung atau tempat

tertutup.

2. Lebih ditingkatkan keintensifan koordinasi ke masing-masing tim kerja

Laporan Kegiatan Divisi Pelatihan :

1.Laporan Keuangan Pelatihan

Pengeluaran

Modul pelatihan : Rp 50.000

Senar gitar : Rp 50.000

Stick drum : Rp 30.000

Battery mic : Rp 30.000

Kord+lirik : Rp 20.000

keskretariatan : Rp 20.000 +

Total Rp 200.000

Pemasukan

Fakultas :Rp 200.000 +

Total : Rp 200.000

2.Laporan Keuangan Rising Star part 3 :

Pengeluaran

Senar gitar : Rp 50.000

Stick drum : Rp 30.000

Sertifikat : Rp 5.000

Taxi barang : Rp 150.000

Keskretariatan : Rp 15.000 +

Total Rp 250.000

Pemasukan

Fakultas : Rp 250.000 +

Total : Rp 250.000

3.Laporan keuangan Ekspresi Symphoni :

Pengeluaran

Sound out : Rp 750.000

Lighting : Rp 600.000

Semi rigging : Rp 400.000

Jenset : Rp 500.000

Tarub + Level : Rp 350.000

Geber putih + LCD : Rp 150.000

Kesekretariatan : Rp 100.000

Sertifikat+Pamflet : Rp 70.000

Lain-lain : Rp 30.000 +

Total : Rp




Pemasukan

Fakultas : Rp 2.500.000 +

Total :Rp 2.500.000

2.Divisi Produksi dan Kreasi

a. kegiatan program kerja

a.1 Nama Kegiatan : BioSymphoni 13th Anniversary

Tujuan :

1. Mengadakan event musik sebagai media

apresiasi dan merayakan hari jadi HMBS yang

ke-13

2. Meningkatkan dan memperdayakan anggota

HMBS

3. Menunujukan eksistensi HMBS di bidang

musik

4. Mengenalkan budaya tradisional khususnya

tradisional Banyumasan

Sasaran : Anggota HMBS, Komunitas Budaya, dan civitas

akademik lainnya.

Waktu Perencanaan : 09 Juni 2012

Waktu Pelaksanaan : 17 Juni 2012

Deskripsi acara : Bentuk kegiatan “ Bio-Symphoni 13 Th Anniversary

“ adalah pertunjukan musik dan tari tradisional

yang menampilkan musik dan tari dari komunitas,

musik dan tari tradisional dari anggota HMBS

sendiri. Dengan Tema “ Traditional Harmonie on

13 th Bio-Symphoni “ yang memiliki arti harmoni

–harmoni tradisional di umur HMBS yang ke-13.

Dengan menggunakan dekorasi panggung yang

kental akan suasana Tradisional membuat suasana

pertunjukan di gedung Soemardjito menjadi lebih

menarik.


Evaluasi :

1. Tidak adanya rakor yang efektif

2. Kurangnya pusat koordinasi di masing-masing

tim kerja

3. Kurangya koordinasi dari ketua panitia

4. Schedul tidak tepat waktu

5. Kurangnya publikasi.

Rekomendasi :




1. Rakor harus sering diadakan karena jalannya

kegiatan (pengambilan keputusan dan pusat

informasi) di rakor

2. Masing-masing tim kerja punya koordinator

agar sesama seksi bisa saling koordinasi

3. Lebih ditingkatkan kesadaran akan tanggung

jawab kepanitiaan melalui ketua panitia agar

terciptanya kordinasi yang bagus

4. Pemberitahuan akan scheduling untuk

kepanitian agar masing-masing tim kerja

berjalan sesuai schedul

5. Lebih ditingkatkan publikasinya dan

dipersiapkan lebih lama

a.2 Nama Kegiatan : EXPO UKM

Tujuan : Mengenalkan HMBS kepada Mahasiswa Biologi

Sasaran : Mahasiswa Biologi UNSOED ‘12

Waktu Perencanaan : Sesuai OSMB fakultas biologi

Waktu Pelaksanaan : 8 September 2012

Deskripsi acara : Bentuk kegiatan “ Expo Unit Kegiatan

Mahasiswa” adalah salah satu unit kegiatan

mahasiswa di Fakultas Biologi UNSOED yang

merupakan wadah untuk tempat berkreasi dalam

dunia seni, baik seni musik, tari, ataupun seni lukis

dan grafis. Kegiatan ini menampilkan sejumlah

aksi dari anggota Himpunan Mahasiswa

Biosymphoni untuk menarik simpatik mahasiswa

baru fakultas biologi angkatan 2012, agar ikut

bergabung dengan Unit Kegiatan Mahasiswa

Himpunan Mahasiswa Biosymphoni.

Menampilkan sejumlah band Biosymphoni, tim

kentongan Himpunan Mahasiswa Biosymphoni,

pameran alat musik tradisional dan foto-foto

kegiatan Himpunan Mahasiswa Biosymphoni

video dan becakap-cakap langsung dengan

mahasiswa baru fakultas biologi UNSOED.


Evaluasi :

1. Kurangnya persiapan dalam pelaksanaan.

2. Tidak adanya sosialisasi terlebih dahulu

sehingga sulit untuk mengkoordinir panitia

3. Kurang adanya kontrol dalam pelaksanaan

schedule kegiatan.

Rekomendasi :

1. Perlu adanya pengonsepan teknis acara

pelaksanaan.




2. Perlu adanya sosialisasi terlebih dahulu sebelum

acara

3. Lebih ditingkatkannya kontrol dalam

pelaksanaan schedule kegiatan.

a.3 Nama Kegiatan : Festival Tari dan Musik Banyumasan

Tujuan :

1. Menunjukan eksistensi Bio-Symphoni melalui

ajang Apresiasi dan kreatifitas di bidang seni.

2. Menunjukan salah satu sifat yang masih

memperdulikan seni Tradisional khususnya seni

Tradisional Banyumas.

3. Pemberdayaan anggota HMBS dalam kretivitas

Seni Musik Tradisional dan tari tradisional.

Sasaran : Anggota HMBS, pelajar dan mahasiswa se-

Kabupaten Banyumas

Waktu Perencanaan : 10 November 2011

Realisasi Kegiatan : Tidak terealisasi

Evaluasi : Kurang matangnya perencanaan

Rekomendasi : Perencanaan dipersiapkan dari jauh-jauh hari

b. Kegiatan non proker

b.1 Nama Kegiatan : Bio Eksotik Symphoni

Tujuan :

1. Menunjukkan eksistensi Bio-Symphoni melalui ajang

apresiasi dan kreativitas di bidang seni.

2. Pemberdayaan anggota Bio-Symphoni dalam kreativitas

seni musik

Sasaran : Civitas akademika Fakultas Biologi Unsoed

Waktu Perencanaan : November 2012

Waktu Pelaksanaan : 23 November 2012

Deskripsi acar : Bentuk dari kegiatan “Bio Exsotic Symphoni”adalah

pertunjukkan live music acoustic yang

menampilkan sejumlah penampilan dari anggoya

biosymphoni dan civitas akademika Fabio yang

dibalut dengan tema romance acoustic. Acara ini

diselenggarakan sebagai bentuk apresiasi angkatan

13 yang menunjukkan sisi sesungguhnya dari

UKM music.


Evaluasi :

1. perencanaan konsep acara yang kurang matang

2. Kurangnya komunikasi antar panitia

Rekomendasi : SC dan divisi terkait lebih membimbing panitia

Laporan Kegiatan Divisi Produksi dan Kreasi :




1. Laporan Keuangan BIO-SYMPHONI 13th ANNIVERSARY

Pengeluaran

I. Kesekretariatan :

o Print : Rp. 20.000,-

o Amlop berkop

1 Box @ Rp. 20.000,- : Rp. 20.000,-

o Penjilidan Proposal : Rp. 117.000,-

o Stempel : Rp. 35.000,-

o Map : Rp 1.000,-

o Kertas : Rp 64.000,-

o Foto Copy : Rp 30.500,-

o Double Tipe : Rp 3.500,-

II. Konsumsi

o Snack Bintang tamu : Rp. 200.000,

III. Perlengkapan

o Sound : Rp. 750.000,-


o Satpam : Rp. 100.000,-

o Gedung : Rp. 1.050.000,-

o Kostum : Rp. 1.000.000,-

TOTAL : Rp. 3.891.000,-

Pemasukan :

- Kas HMBS : Rp. 160.000,-

- Donasi : Rp. 1.100.000,-

- Fakultas : Rp. 350.000,-

- USDA : Rp. 2.281.000,-

TOTAL : Rp. 3.891.000,-

2. Laporan keuangan Expo UKM

Pengeluaran

Kertas foto + double tip : Rp 50.000

Stiker : Rp 25.000

Stik drum : Rp 25.000

Air mineral : Rp 25.000

Tali rafia : Rp 2.000

Jajanan : Rp 25.000

Angklung dan kentongan : Rp 30.000

Geber : Rp 15.000 +

TOTAL Rp 197.000

Pemasukan

Dana Fakultas : Rp 150.000Kas HMBS : Rp 50.000 +TOTAL Rp 200.000




3. Laporan keuangan Bio Eksotik Symphoni

I. PENGELUARAN

ATP

1. Level + tarub : Rp. 310.000,-

2. Lampu : Rp. 36.800,-

3. Gitar Akustik : Rp. 50.000,-

4. Drum Akustik : Rp. 75.000,-

5. Kain penutup meja bartender : Rp. 10.000,-

6. Sound : Rp. 200.000,-

7. Kabel : Rp. 80.000,-

Konsumsi

1. Plating/piring plastik : Rp. 15.000,-

2. Gelas Plastik : Rp. 15.000,-

3. Es Batu : Rp. 5.000,-

4. Sedotan : Rp. 6.000,-

5. Galon : Rp. 5.000,-

Publikasi, dekorasi dan dokumentasi

1. Lilin : Rp. 35.000,-

2. Lampion : Rp. 30.000,-

3. Lampu sorot : Rp. 25.000,-

4. Pamphlet : Rp. 20.000,-

5. Fotocopy : Rp 10.000,-. +

TOTAL : Rp. 927.800,-

II. PEMASUKAN

1. Fakultas : Rp. 300.000,-

2. Kas HMBS : Rp. 100.000,-

3. Usaha Dana : Rp. 527 . 8 00, - +

TOTAL : Rp. 927.800,-

PENUTUP

Kembali kami panjatkan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan karunia-

NYA sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

kepengurusan periode 2012. Kami menyadari betul bahwa di dunia ini tidak ada yang

sempurna kecuali Tuhan YME. Oleh karena itu, kami mohon maaf apabila ada

kesalahan baik disengaja maupun yang tidak disengaja atas tutur kata, sikap, dan

tindakan kami selama menjadi pengurus selama ini.

Selama kami menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagai pengurus juga

tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu kami mengucapkan terima kasih

kepada :

1. Civitas akademik Universitas Jenderal Soedirman.

2. Civitas akademik Fakultas Biologi Unsoed.

3. Program Studi Perikanan (DIII) fakultas Biologi Unsoed.

4. Organisasi Kemahasiswaan baik di tingkat fakultas biologi maupun di tingkat

Universitas Jenderal Soedirman.

5. Pembina Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni (HMBS).




6. Seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni.

7. Lembaga atau instansi di luar Universitas Jenderal Soedirman yang telah

memberikan dukungan dan bantuan.

8. Semua pihak yang telah bekerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Bio-

Symphoni fakultas biologi Unsoed.

Akhirnya, sampai dibacakan LPJ ini, berakhir pula masa kepengurusan

HMBS periode 2012. Inilah yang dapat kami berikan untuk Himpunan Mahasiswa

Bio-Symphoni semoga dapat menjadi pembelajaran dan bermanfaat untuk kita semua

dan semoga Himpunan Mahasiswa Bio-Symphoni akan terus maju dan berkembang

menjadi lebih baik lagi dikemudian hari. Amien.

lpj-gabungan-

Documents