GAMAISTY 2015

LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN ACARA

Anggota

Koordinator : Arif Setya Basuki

Staff :

Aqisatul Izza – MIPA 2014

Ahmad Husain – MIPA 2013

Bagus Sabdoro – PSIKOLOGI 2013

Akbar Muammar Syarif – GEOGRAFI 2013

Pretty Khoirunnisa – BIOLOGI 2013

Aqmarina Fitru Ramadhani – BIOLOGI 2013

Rose Sulistyowati – PERTANIAN 2014

Aprilia Sari – PERTANIAN 2013

Tria Astika Sari – GEOGRAFI 2014

A. Perencanaan

Pada tahap perencanaan, acara bertugas untuk membuat konsep acara,

menyesuaikan dengan hasil rapat besar GAMAISTY 2015 #1 yang menghasilkan tema besar

“Blue Economy”. Ekonomi biru dipilih karena beberapa permasalahan, yang akhirnya pada

rapat internal acara #1 disepakati tema akhir “Wujud Inovasi Mahasiswa Menyongsong

Indonesia Menuju Ekonomi Biru.” Pada rapat acara #2, pembahasan mulai masuk ke ranah

teknis, seperti materi apa yang ingin disampaikan beserta rundown acara juga mulai

dibahas. Secara umum, konsep acara GAMAISTY 2015 masih sama seperti GAMAISTY tahun

sebelumnya, yaitu dengan seminar dan expo kelompok studi.

Melalui rapat acara yang ketiga, akhirnya rundown acara sudah berhasil dirancang,

dan selanjutnya dibahas PJ-PJ Acara, mulai dari PJ pencari daftar pembicara sampai ke PJ

perangkat acara seperti MC, Moderator, dan yang lainnya. Persiapan acara lain yang tidak

kalah penting dari seminar adalah persiapan untuk Expo kelompok studi, mulai dari survei

tempat, kebutuhan apa saja yang hendak dibawa KS, teknis expo, sampai ke pelaksanaan TM

Expo untuk KS. Mengingat pentingnya agenda expo ini, maka dari acara juga memilih PJ

sendiri, yang terdiri dari dua orang anggota acara untuk memback up jalannya expo.

Progres yang berlangsung tidak banyak mengingat suasana pada saat itu adalah

pada saat bulan Ramadan, dan teman-teman acara juga memiliki banyak amanah ditempat

lain. Selain daftar pembicara, sebelum rapat akbar ke-2 (26 Juni 2015), acara menargetkan

untuk sudah mencicil Juknis acara dan juga TOR untuk pembicara. Setelah rapat akbar

tanggal 26 Juni 2015, targetan-targetan acara untuk menyelesaikan TOR mulai selesai.

Kesulitan acara adalah untuk membuat Juknis, karena koordinasi antar sie yang memang

masih kurang.

Kesulitan pembuatan Juknis ini berlangsung hingga mendekati Hari H GAMAISTY

2015, terutama dengan banyaknya perubahan pada rundown acara karena berbagai macam

hal, seperti pembicara satu yang tiba-tiba sakit sehingga tidak bisa datang, tidak bisa

datangnya Pembina GC untuk sambutan, sampai ke dihapusnya pemutaran video KS.

Pembicara, yang merupakan salah satu perangkat paling penting dari acara dan juga salah

satu faktor penentu berhasilnya seminar mengalami banyak perubahan hingga H-2 Acara,

hingga akhirnya pengisi GAMAISTY 2015 hanya menjadi dua pembicara, Bapak Eko (Dosen

Bioteknologi UGM – Pembicara 3) dan Aji N. Pakha (MITI-KM – Pembicara 2). Sebelumnya,

jauh-jauh hari daftar pembicara utama adalah Bapak Sharif Cicip (Menteri kelautan pada

masa SBY - Pembicara 1), Bapak Warsito Taruno (MITI - Pembicara 2), dan Bapak Eko (Dosen

Bioteknologi UGM - Pembicara 3).

B. Pelaksanaan kegiatan

Pelaksanaan acara Gadjah Mada Innovation Student’s Day 2015 berjalan sesuai

rundown, yaitu pukul 08.00 WIB acara sudah dimulai. Acara dibuka oleh dua orang MC,

dilanjut dengan pemutaran video dan deskripsi mengenai GAMAISTY 2015. Setelah

pemutaran video acara selanjutnya adalah sambutan-sambutan, diawali sambutan dari

ketua GAMAISTY 2015, Dea Aprilan (FKH, 2015) dan diakhiri oleh sambutan dari Sekjend

SCCF, Biwo Winardianto (FMIPA, 2012). Pada pukul 08.40 Seminar dimulai dengan

moderator Miftahushiratul Haq (Mapres Peternakan 2013). Pembicara pertama adalah

Dosen Bioteknologi UGM, Dr. Eko Agus Suyono, dan dilanjutkan dengan mteri dari Aji N.

Pakha, S.T. dari MITI-KM.

Materi yang disampaikan oleh para pembicara sangat memuaskan karena sesuai

dengan TOR yang kami berikan tentang Ekonomi biru dan peran inovasi mahasiswa. Bapak

Eko mengatakan bahwa ekonomi hijau dulu ditolak oleh beberapa perusahaan karena

mengurangi keuntungan yang mereka peroleh. Untuk itu, hadir ekonomi biru sebagai solusi

dalam pengolahan sumber daya yang juga memperhatikan kepentingan industry. Sejalan

dengan Bapak Eko, Bapak Aji juga mengutarakan bahwa ekonomi biru saat ini sedang ‘naik

daun’ seperti apa yang ditulis oleh Gunter Pauli dalam bukunya ‘The Blue Economy’. Peran

mahasiswa sangat banyak sesuai dengan bidang masing – masing. Wujud inovasi ini bias

dimulai dengan pencarian permasalahan disekitar kita. Salah satunya, bias terwujud lewat

PKM (Program Kreativitas Mahasiswa). Beliau juga menjelaskan tentang peran MITI dalam

mewujudkan ekonomi biru di Indonesia.

Kedua materi yang totalnya sekitar 120 menit diselingi dengan penampilan silat dari

gabungan UKM Pencak silat UGM, sehingga peserta bisa terus bersemangat. Setelah

penyampaian dari kedua pemateri, dibukalah sesi tanya jawab dari peserta. Sesi ini cukup

berhasil, karena banyak dari peserta baik putra maupun putri yang mengajukan pertanyaan

kepada kedua pemateri kami. Setelah sesi tanya jawab, kedua pembicara kemudian

diberikan kenang-kenangan, dan acara seminar ditutup dengan sedikit penjelasan tentang

Waste Refinery Center (WRC).

Setelah peserta diistirahatkan dan sholat setelah seminar, mereka berdasarkan

klaster diarahkan untuk mengunjungi expo kelompok-kelompok studi yang bertempat di Hall

SV. Acara ini dihadiri oleh kelompok studi lintas fakultas, ada Gama Cendekia, Medical

Science Club, Piogama & Profetik Intelektual Muda Fisipol, Islamic Law Forum, Shariah

Economics Forum, Lingkar Studi Sains, Biologi Orchid Study Club, Kelompok Studi

Entomologi, Kelompok Studi Kelautan, Kelompok Studi Arsitektur Taman, Cendekia Teknika,

Lembaga Penelitian dan Kajian Teknik Aplikatif, Kelompok Studi Satwa Liar, Forum Studi

Mahasiswa Peternakan, Forestry Study Club dan masih banyak lagi. Mereka memamerkan

karya penelitian sesuai bidang masing – masing dan karya – karya PKM baik yang didanai

sampai yang Juara PIMNAS ataupun paper internasional. Ini merupakan inspirasi tersendiri

bagi para gamada yang sedang mencari ide dan tim untuk PKM tahun 2016 dan juga sejalan

dengan kepentingan UGM saat ini yang sedang menggencarkan isu PKM.

Awalnya jumlah peserta yang kami targetkan adalah 1000 orang. Seiring

berjalannya waktu, dengan menyadari keadaan tempat yang sebenarnya kami menargetkan

ulang peserta menjadi 300 orang saja. Namun jumlah peserta GAMAISTY 2015 yang hadir

adalah 80 orang. Seluruh peserta merupakan mahasiswa muslim yang berasal dari berbagai

fakultas UGM. Peserta yang hadir juga terdapat dari berbagai klaster, mulai dari Soshum,

Agro, Sains, Medika, SV, sampai ke Teknik.

C. Evaluasi dan rekomendasi

a. Evaluasi

Pembentukan grup WhatsApp merupakan salah satu ide cemerlang dalam

membangun komunikasi antar panitia selain rapat.

Semangat dan antusiasme panitia pada awal kepanitiaan sangat tinggi, namun di

pertengahan semangat tersebut mulai mengendur, terutama dengan adanya

seorang panitia yang meminta untuk keluar dari kepanitiaan.

Pembatalan pembicara secara mendadak pada beberapa hari pra acara merupakan

salah satu kekurangan terbesar yang menyebabkan sedikit kepanikan, walaupun

akhirnya tetap teratasi dengan baik.

Acara berjalan lancar, walaupun terjadi perubahan pembicara berulang kali. Khusus

untuk expo, juga tidak terdapat halangan berarti, walau terdapat beberapa KS yang

tidak hadir/terlambat, sehingga pada klaster tertentu sempat kosong pada awal

expo.

Juknis panitia belum terencana dengan rapi dan teraplikasikan sesuai rencana.

Rapat khususnya rapat besar tidak berjalan optimal yang disebabkan oleh sedikitnya

panitia yang hadir.

b. Rekomendasi

Tetap menjaga semangat dan komitmen dari awal hingga berakhirnya acara.

Usulan acara untuk tahun depan: cukup talkshow mahasiswa/tokoh berprestasi,

tidak perlu seminar yang gede-gede, yang penting bisa menarik banyak maba dan

ada expo kelompok studinya yang diperkeren.

Reorientasi kembali, timbang kepentingan Seminar dibanding dengan expo KS, mana

yang akan lebih menyita tenaga, dan apakah tujuan GAMAISTY sebenarnya.

Pikir benar-benar sebelum menentukan tema, implikasinya kedepan, mulai dari

keseluruhan acara, pembicara, dll.

Pikir benar-benar sebelum menentukan pembicara, ke waktu, dana, akomodasi, dll,

simpan uang dan tenaga selagi bisa.

Jalin komunikasi sebaik mungkin antar panitia agar tidak terjadi kesalahpahaman

maupun keterlambatan informasi.

Buat notulensi pada setiap rapat, khususnya rapat besar.

Tidak masalah jika panitia double kepanitiaan, asal dia dapat membagi waktu

sehingga dapat fokus di semua kepanitiaan.

Pembuatan proposal donatur dan sponsorship harus dari jauh-jauh hari, agar

penyebarannya pun dapat dilakukan minimal sebulan sebelum acara.

Buat proposal semenarik mungkin, dari segi desain, dan kata-katanya sehingga

mampu membuat mereka berfikir bahwa acara GAMAISTY ini baik untuk promosi

(sedikitnya proposal yang diterima patut menjadi evaluasi)

Pastikan nomor contact person yang dicantumkan di poster, baliho, maupun sosial

media lain statusnya aktif, agar ada follow up bagi peserta yang mendaftar.

Jarak antara pendaftaran dan pembayaran terlalu lama, sehingga banyak peserta

yang gugur. Usahakan pendafaran dibuka ketika sistem pembayaran dan konfirmasi

ke peserta juga sudah siap.

Permintaan-permintaan ke sie-sie seperti PDD dan Perkap sebisa mungkin ada batas

waktu yang jelas (tidak mendadak).

Gunakan lagi sistem pendaftaran dan ticketing online memanfaatkan google form

dan email.