lineamientos generales para la...

1

Lineamientos Generales para la Elaboración, Revisión y Registro de los Documentos Normativos que

emiten las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del

Municipio de Puebla

Clave: MPCI1821/RLIN/CM/001/071218 Fecha de elaboración: 07/12/2018

Núm. de Revisión: 01

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA

REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE EMITEN LAS

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL H. AYUNTAMIENTO DE PUEBLA

NÚMERO DE CLAVE:XXXXX

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS

DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE EMITEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL HONORABLE

AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO PUEBLA

DICIEMBRE 2018

2



Municipio de Puebla



Clave: MPCI1821/RLIN/CM/001/071218

Se expiden los presentes Lineamientos en la Cuatro Veces Heroica Puebla de Zaragoza a los siete días del mes de diciembre de dos mil dieciocho.

Mario David Riveroll Vázquez

Contralor Municipal

Aurora Virginia Parada Salomón

Subcontralora de Evaluación y Control

Víctor Manuel Gámez Jiménez

Jefe del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa

AUTORIZACIONES:

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS

DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE EMITEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL HONORABLE

AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO PUEBLA

3



Municipio de Puebla



Índice Página

Fundamento Legal 4

I. Objetivo 4

II. Alcance 4

III. Definiciones 5

IV. Lineamientos 6

Capítulo I Formatos 8

Capítulo II Manual de Organización 10

Capítulo III Manual de Procedimientos y Manual de Operación 22

Capítulo IV Lineamientos 36

V. Vigencia. 44

VI. Anexos. 45

4



Municipio de Puebla



Con fundamento en lo dispuesto por los artículos115 fracciones I y II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 1, 2, 4, 6, 7, 15, 49 y 50 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas; 105 fracción III de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 168 y 169 fracciones VII y IX, de la Ley Orgánica Municipal; 4, 9, 12 fracciones VI, XX,32 fracciones IV, X y XI y 33 fracciones III, V y VII del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla; se expiden los presentes:

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE EMITEN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEL

HONORABLE AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA

I. OBJETIVO

Proporcionar a las Dependencias y Entidades, las bases, metodologías y técnicas de diseño, actualización y formalización de los instrumentos normativos que emitan las Unidades Administrativas de su adscripción, así como unificar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los mismos para consolidar un mejor desempeño en el funcionamiento de la Administración Pública Municipal.

II. ALCANCE

Los presentes Lineamientos son de observancia general para todos los Servidores Públicos de la Administración Pública Municipal centralizada, descentralizada y desconcentrada del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla que dentro del ámbito de sus atribuciones, participen en el procedimiento de registro y/o actualización de instrumentos normativos de las Dependencias y Entidades. En la actualización y formalización de documentos normativos, el contenido técnico es responsabilidad de quien los emite así como su correcta fundamentación y aplicabilidad jurídica conforme a las leyes específicas que motiven su actuar y sus modificaciones, cada vez que la legislación aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman signifiquen cambios en sus procedimientos a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

5



Municipio de Puebla



El alcance del registro de los instrumentos normativos que emiten las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento, por parte de la Contraloría Municipal, tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos. III. DEFINICIONES

Artículo 1.- Para efecto de los presentes Lineamientos se deberá entender por: I.- Ayuntamiento.- El órgano colegiado de gobierno que representa el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla. II.- Contraloría.- A la Contraloría ciudadana municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla. III.- Dependencias.- A las Unidades Administrativas que integran la Administración Pública Centralizada del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como todos aquellos organismos desconcentrados de las mismas. IV.- Entidades: Los Organismos Públicos Descentralizados de la Administración Pública Municipal, las empresas de participación municipal mayoritaria y los fideicomisos públicos en los que el fideicomitente sea el Municipio.

V.- Formato.- Documento de apoyo para la gestión de trámites, de control y servicios internos de las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento de Puebla. VI.- Legalidad.- Al actuar en armonía con la ley, al realizar sus funciones con estricto apego al marco jurídico vigente, obligado a conocer, respetar y cumplir la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, y las demás leyes que de ellas emanan. VII.- Lineamientos.-Los lineamientos son instrumentos que establecen en forma ordenada y sistemática las instrucciones, términos, límites y características de las actividades internas de la Dependencia o Entidad. VIII.- Manual de Organización.-Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico administrativo,

6



Municipio de Puebla



organización, objetivo y funciones de la Dependencia o Entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las Unidades Administrativas IX.- Manual de Procedimientos.- Documento de apoyo y consulta integrado por procedimientos de carácter técnico, administrativo y de atención al público debidamente estructurados para sustentar el funcionamiento y la prestación de los servicios asignados a las distintas Unidades Administrativas, con base en la normatividad y metodología autorizada. X.- Registro.- Es la clave de identificación del documento, se conformará por caracteres integrados en grupos separados por una diagonal (/) y se insertará en la parte inferior derecha de la(s) hoja(s) en los formatos de autorización o los encabezados de los documentos dependiendo si es Manual, Lineamiento o Formato. El Registro será asignado por parte de la Subcontraloría de Evaluación y Control de la Contraloría Municipal. XI.- Servidor Público.-Son los funcionarios, empleados y en general toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública centralizada o descentralizada. XII.- Titulares: Servidores públicos encargados de cada una de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal.

IV. LINEAMIENTOS GENERALES.

Lineamientos Generales para la Elaboración, Revisión y Registro de los Documentos

Normativos que emiten las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Artículo 2.-Están obligados a elaborar y mantener actualizados los instrumentos normativos, todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Puebla, debiendo presentar ante la Contraloría Municipal los proyectos de creación o reforma de los mismos, para que se les asigne el registro que los identifique y sirva como indicador de la entrada en vigor.

7



Municipio de Puebla



El titular de cada Dependencia o Entidad deberá designar a un enlace para coordinar la elaboración y actualización de los instrumentos normativos, de acuerdo con sus objetivos y condiciones operativas vigentes; apegándose al contenido y forma de los apartados descritos en los presentes lineamientos y atendiendo las observaciones que en su caso presente la Contraloría Municipal respecto a los proyectos de reforma o creación de instrumentos normativos. Artículo 3.- La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla en su Artículo 105 Fracción III establece como una de las atribuciones de los Ayuntamientos, expedir los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general, referentes a su organización, funcionamiento y demás asuntos de su competencia, vigilando su observancia y aplicación. La Ley Orgánica Municipal en sus Artículos 82 y 83 señala que los Ayuntamientos tienen el deber de expedir las disposiciones de observancia general que señale la misma, por lo que las disposiciones administrativas que expidan estarán formal y materialmente subordinadas a la Ley y a los reglamentos respectivos, han de ser claras, precisas y breves. Por lo anterior y con base en el Artículo 84 los Ayuntamientos podrán aprobar Bandos de Policía y Gobierno, reglamentos y disposiciones administrativas de observancia general, que organicen la Administración Pública Municipal y dentro de sus respectivas jurisdicciones, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia. Asimismo, el artículo 169 Fracción IX del mismo ordenamiento, establece que la Contraloría Municipal tiene la facultad de asesorar técnicamente a los titulares de las Dependencias y Entidades municipales sobre reformas administrativas relativas a organización, métodos, procedimientos y controles. Articulo 4.- Los artículos 12 fracciones VI, XX, 32 fracciones IV, X y XI y 33 fracciones III, V y VII del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla vigente, faculta a la Contraloría Municipal para registrar los Formatos Institucionales, Manuales de Organización, Procedimientos, de Operación y Lineamientos con el propósito de coadyuvar al óptimo desempeño de la función pública centralizada y descentralizada.

8



Municipio de Puebla



Artículos 5.-El Artículo 77 fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla, establece que los sujetos obligados deberán publicar, difundir y mantener actualizada y accesible en sus sitios web o en los medios disponibles de conformidad con el último párrafo del Artículo 76, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la siguiente información: El marco normativo aplicable y vigente del sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, programas de trabajo, reglas de operación, criterios, políticas, reglas de procedimientos, entre otros, aplicables al ámbito de su competencia, así como sus reformas, incluyendo la Ley de Ingresos y la Ley de Egresos. Artículos 6.-La necesidad de actualizar los instrumentos normativos, surge al modificarse la normatividad aplicable y/o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura, así como en los procedimientos sustantivos de cada área. En ese sentido, los titulares de las Dependencias y Entidades deberán informar oportunamente a los responsables de todo cambio en las actividades, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes, cumpliendo de esta manera con la función informativa para la cual fueron elaborados.

CAPÍTULO I FORMATOS

Articulo 7.- Es responsabilidad del/la titular de cada Unidad Administrativa de las Dependencias y Entidades, vigilar que se elaboren y actualicen permanentemente los formatos para la gestión de trámites, de control y servicios internos. Artículo 8.-Una vez elaborados o actualizados los formatos, deberán ser enviados mediante Oficio dirigido al/la Titular de la Contraloría Municipal y/o Subcontralor/a de Evaluación y Control, adjuntando en archivo electrónico editable un ejemplar de los mismos; dicha solicitud tendrá que mencionar si se trata de un registro para actualización o de nueva creación, así como el nombre de cada uno de los formatos que se anexen.

9



Municipio de Puebla



Los enlaces de las Dependencias y Entidades enviarán a la Subcontraloría de Evaluación y Control la versión final del formato a actualizar. La Contraloría Municipal no es responsable de editar los formatos de las Dependencias o Entidades. Artículo 9.-La Subcontraloría de Evaluación y Control a través del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa, proporcionará el apoyo a las Unidades Administrativas de las Dependencias y Entidades a solicitud de éstas, sobre la metodología en la elaboración o actualización de los formatos. Artículo 10.- Las formas que son reproducidas en imprenta deberán contar previamente con la validación y registro de la Contraloría Municipal para su reproducción. Es necesario que los formatos que impliquen un cobro o el pago de un derecho, señalen el sustento jurídico aplicable en el oficio de solicitud correspondiente. Artículo 11.- Una vez registrados los formatos por la Contraloría Municipal, será responsabilidad de los Titulares de las Unidades Administrativas de las Dependencias y Entidades, la difusión de los mismos al personal correspondiente para su implementación y observancia.

Artículo 12.- Cada formato estará sujeto a lo establecido en el Manual de Identidad de Marca que el Ayuntamiento haya aprobado, prestando atención a los pantones de color y tipografías autorizadas. Así mismo, cada apartado del formato deberá contener:

I. Encabezado. Se insertará el logotipo de la Dependencia o Entidad

responsable previamente aprobado en la parte superior izquierda del formato, enseguida se relacionará el nombre de la Dirección, Departamento y/o Coordinación que lo emite, en letra Avenir Book a 11 puntos de forma cursiva. Debajo de éstos se especificará el nombre del formato, centrado y en negrita.

10



Municipio de Puebla



II. Cuerpo: El formato y su instructivo deberán reflejar la forma en que se obtiene y procesa la información de manera completa y uniforme. El tipo de letra a utilizar para los formatos es Avenir Book y el tamaño podrá variar de acuerdo con el contenido.

III. Pie de página: El número de registro se conformará por caracteres integrados en grupos separados por una diagonal (/) y se insertará en la parte inferior derecha de la(s) hoja(s). El registro será asignado por el Departamento de Organización y Normatividad Administrativa de la Subcontraloría de Evaluación y Control de la Contraloría Municipal, en letra Tahoma a 9 puntos, con mayúsculas y en negritas.

CAPÍTULO II MANUAL DE ORGANIZACIÓN Artículo 13.-El Reglamento Interior de cada Dependencia o Entidad establecerá el cargo responsable de elaborar y actualizar los manuales de organización.

Artículo 14.- Las ventajas de contar con un Manual de Organización son las siguientes:

Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las Unidades

Administrativas. Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa

para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Instruye la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y

proporciona uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones,

evitando la repetición de instrucciones y directrices. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de

medidas de modernización administrativa. Sirve como documento de consulta al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas Áreas. Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las

unidades responsables.

11



Municipio de Puebla



Artículo 15.-Para las normas generales de presentación del Manual de Organización se observará lo siguiente:

I. El documento deberá elaborarse en el programa de Microsoft Office Word 2010 o en sus versiones posteriores.

II. Todos los apartados del documento deberán elaborarse en tipo de letra

Avenir Book a 12 puntos con mayúsculas y minúsculas, a excepción de carátula y encabezados que se elaborarán en diferentes tamaños.

III. El texto deberá escribirse con interlineado sencillo, sin sangría;

adicionalmente entre cada párrafo se dejará un espacio en blanco.

IV. Los márgenes serán de 2 cms. para el lado derecho y encabezado desde el borde superior, 2.5 cms. para el lado izquierdo y parte inferior.

V. Es imprescindible cuidar la redacción, puntuación y ortografía en todos los

apartados del Manual.

VI. La paginación del manual deberá comenzar a partir del "Índice”, en la parte inferior derecha de la hoja iniciando con el número de página 3.

Artículo 16.- El encabezado del Manual de Organización deberá:

I. Presentar el logotipo de la Dependencia o Entidad con las siguientes

medidas 1.51 cm. de alto y 4.53 cm. de ancho.

II. Indicar el nombre del documento y de la Oficina de la Secretaría, Dirección o Área análoga que lo emite, en letra Avenir Book a 11 puntos en negrita.

III. Añadir una celda que permita anotar el registro que otorga la Contraloría

Municipal, una vez que ha quedado validado, la fecha de elaboración, en su caso fecha de actualización y número de revisiones, en letra Avenir Book a 11 puntos.

12



Municipio de Puebla



Ejemplo:

Artículo 17.- Para la aprobación del Manual de Organización:

I. Para que el documento adquiera validez, las Dependencias y Entidades deberán remitir el proyecto a la Contraloría Municipal a efecto de que la Subcontraloría de Evaluación y Control por medio del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa, valide el correcto apego a los presentes lineamientos, no obstante, la información contenida en el Manual será responsabilidad de la Dependencia o Entidad.

II. El otorgamiento del registro está sujeto a la revisión y análisis previo del

documento, que en algunos casos va antecedido de observaciones, en este caso, se emitirán las mismas mediante el comunicado respectivo de la Subcontraloría de Evaluación y Control a la instancia correspondiente, las cuales tendrán que ser atendidas en el tiempo y forma que establezca la Contraloría.

Artículo 18.- Una vez aprobado el Manual de Organización, deberá difundirse a todo el personal correspondiente para su conocimiento y observancia. El o la titular de la Unidad Administrativa tendrá que enviar evidencia documental de la difusión realizada a la Contraloría Municipal. La versión electrónica de los Manuales que conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla deba ser publicada, será incorporada a la página de Internet del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla, previa validación de la Contraloría Municipal, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información.

Manual de Organización de la Subcontraloría de Evaluación y

Control

Clave: xxxxx

Fecha de elaboración: xxxx

Fecha de actualización: xxxx Núm. de Revisión: xxx

1 2 3

13



Municipio de Puebla



Artículo 19.- Los elementos que integran el manual son de identificación y contenido.

I.- DE IDENTIFICACIÓN: Se refiere a la carátula del manual, la cual da a conocer los datos más elementales como son: (Revisar Anexo 1 y 4) a) Portada genérica del Gobierno Municipal, como marca de agua. b) Nombre del documento en letra Avenir Book a 22 puntos, posición centrada de la marca de agua, con mayúsculas y minúsculas. c) Nombre del área en letra Avenir Book a 18 puntos, posición centrada de la marca de agua, en mayúsculas. d) Fecha de autorización del manual indicando únicamente mes y año. La Contraloría Municipal anotará este apartado en la versión final del documento, al margen inferior derecho de la marca de agua en letra Avenir Book a 13 puntos. e) Se presentará la autorización del manual, la cual debe contener además de los datos de la portada, las firmas de quien aprueba y valida el documento enunciando el puesto de los titulares que conforman las oficinas, direcciones o departamentos, sus nombres y sello de la Dependencia o Entidad, así como la validación del titular de la Contraloría Municipal, señalando en la parte inferior la siguiente leyenda: Aprobado el <día, mes y año con letra> con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal; el fundamento legal establecido en el Reglamento Interior de la Dependencia o Entidad responsable, que le otorga la atribución de elaborar Manuales de Organización y Procedimientos; así como el artículo 12 fracción VI del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal y el logotipo de la Dependencia o Entidad a la cual pertenece la Oficina, Dirección o área análoga. (Utilizar Anexo2). II.- DE CONTENIDO: En este apartado se presentan de manera ordenada, los capítulos que conforman el manual y se deberá uniformar la presentación en el orden que se describe a continuación:

14



Municipio de Puebla



Índice Introducción Marco Jurídico – Administrativo Misión, Visión y Políticas de Calidad Estructura Orgánica Organigrama General Descripción de las Unidades Administrativas Directorio

La numeración de los Capítulos se iniciará después del índice y en orden progresivo, utilizando numeración Romana. En el extremo inferior derecho de la hoja se identificará el número de página correspondiente con números arábigos.

a) Introducción: En este apartado se contempla la presentación que el titular de la Unidad Administrativa dirige al lector sobre el contenido del documento, objetivo, utilidad, los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia de la organización de la cual se trata, cómo se usará y cuándo se harán revisiones y actualizaciones.

Se deberá fomentar un entorno de respeto e igualdad entre los servidores públicos del Ayuntamiento, considerando los principios básicos de igualdad y equidad que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, por lo que se deberá agregar el siguiente párrafo al concluir la Introducción:

“Toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género”.

Por último, se deberá colocaren la parte inferior de este apartado la siguiente leyenda la cual determina la responsabilidad y alcance de dicho documento:

“El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como su correcta fundamentación y aplicabilidad normativa conforme a las leyes específicas que motiven su actuar, y sus modificaciones cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Por lo que el alcance del registro de los

15



Municipio de Puebla



instrumentos normativos que emiten las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento, por parte de la Contraloría Municipal, tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos.

No se omite señalar que las observaciones y/o modificaciones que se realizaron por parte de la Contraloría Municipal, no eximen a esta Unidad Administrativa de realizar las atribuciones de auditoría, evaluación, inspección, fiscalización, revisión, verificación y las demás establecidas en la Ley Orgánica Municipal y en su Reglamento Interior en el momento que así lo determine.”

b) Marco Jurídico-Administrativo

En este capítulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Dependencia o Entidad, es decir, Leyes, Códigos, Reglamentos, Decretos, Convenios, Normatividades, Acuerdos, etc., para el desarrollo de sus actividades de acuerdo con la jerarquía que en materia legal observe cada uno de los preceptos.

Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres completos de los ordenamientos jurídicos y administrativos vigentes, indicando el medio y fecha de publicación así como última fecha de reforma.

Cabe mencionar que es responsabilidad de la Unidad Administrativa la correcta fundamentación y motivación conforme a las leyes específicas que motiven su actuar. Por lo que la Contraloría Municipal únicamente verificará la vigencia y congruencia jurídica de dichas normatividades.

Ejemplo:

MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO.

Federal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917 Última reforma publicada en el D.O.F. el 15 de septiembre de 2017.

Ley General de Responsabilidades Administrativas Diario Oficial de la Federación, 18 de julio de 2016 Sin reformas desde su entrada en vigor.

16



Municipio de Puebla



Estatal Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla

Periódico Oficial del Estado, 2 de octubre de 1917 Última reforma publicada en el P.O.E. el 25 de enero de 2018.

Ley Orgánica Municipal Periódico Oficial del Estado, 23 de marzo de 2001 Última reforma publicada en el P.O.E. el 29 de diciembre de 2017.

Municipal Código Reglamentario para el Municipio de Puebla

Periódico Oficial del Estado, 31 de diciembre del 2004 Última reforma publicada en el P.O.E. el 16 de marzo de 2018.

Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla Periódico Oficial del Estado, 30 de junio de 2014 Ultima reforma publicada en el P.O.E el 01 de febrero de 2018

c) Misión, Visión y Políticas de Calidad La finalidad de establecer la Misión, es mantener la congruencia y claridad del propósito central, principios y razón de ser de la Dependencia o Entidad, proporcionar un marco de referencia para la toma de decisiones más importantes y obtener el compromiso de los servidores públicos para cumplir con los objetivos sustantivos de las mismas. Por lo anterior, la Misión es la razón de ser de la Dependencia o Entidad la cual justifica su existencia ubicando la identidad y dirección requerida de la misma, además de determinar de manera sintética y clara su quehacer sustantivo y estratégico, así como el fin para el que fue creada. En el concepto de la Visión se procurará establecer una representación que se considera debe ser en el futuro la Dependencia o Entidad, es decir, el camino al cual se dirige a largo plazo y sirve para orientar las decisiones estratégicas.

17



Municipio de Puebla



La Misión y Visión de la Dependencia o Entidad deberán elaborarse alineadas a las del Ayuntamiento, mismas que podrán consultarse en la página de internet www.pueblacapital.gob.mx. Las Políticas de Calidad son las directrices y objetivos generales de una organización con respecto a la calidad, expresados de manera formal. Son frases descriptivas acerca de cómo se opera dentro de la organización. Por ejemplo: 1.-Integridad Personal: como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo. 2.-Creatividad e Innovación: como parte de nuestro reto diario para el mejoramiento continuo. La elaboración de las Políticas de Calidad debe ser posterior a la elaboración de la Misión y Visión, ya que una vez planteado ¿qué es lo que se hace? y ¿cómo se hace?, se puede proceder a describir los lineamientos bajo los cuales se lleva a cabo esta misión. d) Estructura Orgánica Este capítulo se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las Unidades Administrativas adscritas a una Dependencia o Entidad, la descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su representación gráfica en el organigrama y el catálogo de puestos autorizados, tanto en lo referente al título o nominación de las Unidades Administrativas, nombre de puestos y nivel jerárquico, incorporando además información relativa al nivel ocupacional, tipo (base/confianza) y número de plazas de cada uno de los puestos. Es importante mencionar, que el presente capítulo del documento se debe entregar de manera digital al titular del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa, previo cotejo de que la información presentada sobre la estructura orgánica del personal adscrito al área, corresponde a la plantilla del personal, la cual deberá ser firmada por el/la responsable de la Unidad Administrativa, con la finalidad de otorgarle autenticidad y veracidad a la información presentada.

http://www.pueblacapital.gob.mx/

18



Municipio de Puebla



Se deberá representar en primer lugar las Áreas sustantivas y a continuación las de apoyo. (Utilizar Anexo 7).

e) Organigrama General

El Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones que proporcionen una imagen formal, real y objetiva de la organización de la Dependencia o Entidad, éste deberá coincidir en lo referente al título o nominación de las Unidades Administrativas y nivel jerárquico aprobados por el H. Cabildo.

En su diseño deberá tomarse en consideración lo siguiente:

Se utilizarán figuras rectangulares con medidas iguales para representar las distintas Unidades Administrativas, uniéndolas con líneas horizontales y verticales del mismo grosor, la tipografía a utilizar será Avenir Book a 9 puntos.

Las figuras se colocarán con base en los diferentes niveles jerárquicos, igual nivel jerárquico y nivel de desconcentración.

f) Descripción de las Unidades Administrativas:

Cada Unidad Administrativa es de suma importancia, dentro de la misma, se establecen los objetivos institucionales, estructura funcional y relaciones de coordinación entre los integrantes de la organización, lo cual permite considerarla de manera integral.

g) Objetivo General: Describe el propósito que pretende alcanzar la Dependencia o Entidad para el cumplimiento de una actividad institucional que le corresponde por atribución. La determinación del mismo deberá ser lo más claro posible y su redacción sencilla y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido expresará QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.

Deberá basarse en las atribuciones que le confiere el marco jurídico aplicable, así como en lo establecido en el propio “Programa de Trabajo”, sin que se transcriban al pie de la letra las atribuciones conferidas por las leyes.

19



Municipio de Puebla



Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo y evitando adjetivos calificativos, se hará en orden de prioridad sin especificar en su contenido fechas, ni cuantificación de resultados.

El Objetivo General deberá comprender de manera integral a la Secretaría,

Dirección, Subdirección, Departamento o Áreas análogas que corresponda.

h) Descripción del Puesto:

En este apartado se deben considerar los siguientes términos:

Nombre del Puesto: Se identificará el nombre del puesto que desempeña el Servidor Público, el cual deberá coincidir con el establecido por el Catálogo de Puestos autorizado para el municipio de Puebla.

Nombre de la Dependencia: Se anotará el nombre de la Secretaría o su

equivalente a la cual pertenece el puesto referenciado.

Área de Adscripción: Se anotará el nivel jerárquico inmediato superior en el que se ubique el puesto dentro de la estructura orgánica.

A quién reporta: Se especificará la denominación del puesto del Jefe

inmediato superior.

A quién supervisa: Se especificará la denominación en singular de los puestos que estén bajo su cargo en forma de listado, indicando entre paréntesis con número arábigo el total de personas en el puesto. En caso de que no se tenga personal subordinado a cargo, se escribirá la leyenda "No aplica".

i) Especificaciones del Puesto:

En este apartado se deben considerar los siguientes términos:

Escolaridad: Se anotará el nivel de estudios mínimo, para desempeñar el puesto.

20



Municipio de Puebla



Conocimientos: Se detallarán los estudios que se requieren para desarrollar con eficiencia y eficacia las funciones encomendadas al puesto.

Habilidades: Se deberá mencionar las aptitudes técnicas o prácticas necesarias para realizar las actividades propias del puesto.

j) Descripción Específica de Funciones:

Las funciones constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado; deberán ordenarse de acuerdo con la importancia y naturaleza del área que se trate de la siguiente forma:

Sustantivas.- Son las que identifican la esencia de la Unidad Administrativa para el cumplimiento de los objetivos.

De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo que por naturaleza técnico-administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general para todas las dependencias y entidades.

En el Manual de Organización de las dependencias y entidades se contemplarán las funciones desde el nivel más alto de la estructura orgánica considerada en el Decreto de Creación, Reglamento Interno o Acuerdo de Cabildo, no obstante, en caso de requerirse por especialización de funciones, se podrá optar por incluir el nivel de puestos operativos.

Las funciones deberán derivarse de las atribuciones legales conferidas en la Ley, Reglamento Interior o Decreto de Creación, etc.

La redacción de las funciones invariablemente deberá iniciarse con un verbo en infinitivo y en su presentación, agrupar por la afinidad existente entre ellas, manteniendo un orden lógico.

Se describirán de manera detallada todas las funciones que deberá desempeñar el titular del puesto, tomando en cuenta lo siguiente:

La descripción considerada como el listado de deberes y responsabilidades será de puestos, no de plazas, es decir, si hay más de una plaza para un puesto y las funciones son las mismas, se hará sólo una descripción para dicho puesto.

21



Municipio de Puebla



Se deberán enumerar de forma consecutiva las funciones, seguidas de un punto.

Se presentarán en orden de mayor a menor importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.

Se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico. Cuando una función sea de coordinación entre dos dependencias o más,

deberá especificarse en cada una de ellas. Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y

se considere el orden lógico por proceso administrativo (Planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar).

Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel. Al término de la descripción de las funciones deberá agregarse la frase

siguiente: "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".

Los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan los Titulares de los puestos de acuerdo con la jerarquía son:

Mando Superior: Administrar, Autorizar, Controlar, Definir, Determinar, Dirigir, Establecer, Firmar y Supervisar. Mandos Medios: Asegurar, Aprobar, Asignar, Analizar, Autorizar, Auditar, Comunicar, Consolidar, Controlar, Coordinar, Desarrollar, Diseñar, Distribuir, Entrevistar, Establecer, Estandarizar, Estudiar, Evaluar, Examinar, Expedir, Facilitar, Firmar, Instalar, Instrumentar, Integrar, Interpretar, Organizar, Planear, Presupuestar, Programar, Recomendar, Representar y Revisar. Nivel Operativo: Acumular, Almacenar, Calcular, Calificar, Compilar, Comprobar, Ejecutar, Especificar, Producir, Proponer, Proporcionar, Realizar, Recabar, Registrar, Revisar, Instalar, Inspeccionar, Enviar y Estimar.

Para el vaciado de la información de los incisosh, i y j, se utilizará el Anexo 8. k) Directorio: Consiste en la relación de los nombres y cargos de los servidores públicos, cuyas actividades integran el Manual. Normas de elaboración del Directorio:

22



Municipio de Puebla



Se deberá integrar con base en la relación jerárquica de las Unidades Administrativas que integran la Dependencia o Entidad, hasta el nivel de Jefe de Departamento o puesto análogo, incluyendo las Áreas de asesoría y coordinación dentro de la estructura, señalando los nombres de los servidores públicos que ocupan los puestos de referencia.

Se utilizarán mayúsculas y minúsculas en la identificación de los nombres de las Unidades Administrativas y de los servidores públicos, así como dígitos para el número telefónico.

En la primera columna se anotará el nombre de la Unidad Administrativa, bajo éste el domicilio; en la segunda columna el nombre del titular, en la tercera columna su correo electrónico institucional asignado por la Dirección de Tecnologías de la Información y en la última columna el número telefónico y extensión.

CAPÍTULO III MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE OPERACIÓN

Artículo 20.- Las ventajas de contar con un Manual de Procedimientos son las siguientes:

Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar un trabajo determinado.

Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades al ofrecer una descripción del sistema operativo en su conjunto, así como las interrelaciones de las Unidades Administrativas en la realización de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.

Presentar una visión integral de cómo opera una unidad responsable. Lograr continuidad en la ejecución del quehacer público independientemente

de que cambien los responsables del mismo. Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo

ingreso en una Unidad Administrativa, facilitando su incorporación a la misma. Facilitar a los titulares de las Unidades Administrativas la supervisión del trabajo,

verificando así el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.

23



Municipio de Puebla



El documento deberá elaborarse en el programa Microsoft Office Word 2010o versiones posteriores y guardarse con extensión “.docx”. La tipografía para los apartados del documento será Avenir Book 12, con mayúsculas y minúsculas, a excepción de carátula y los encabezados que se elaboran con diferentes tamaños de letra. El texto deberá escribirse con interlineado sencillo, sin sangría; adicionalmente entre cada párrafo se dejará un espacio en blanco. Los márgenes serán de 2 cms. para el lado derecho y encabezado desde el borde superior, 2.5 cms. para el lado izquierdo y parte inferior. Es imprescindible cuidar la redacción, puntuación y ortografía en todos los apartados del Manual. La paginación del manual deberá comenzar a partir del "Índice”, en la parte inferior derecha de la hoja iniciando con el número de página 3. Artículo 21.- EL ENCABEZADO DEBERÁ CONTENER:

I. Logotipo de la Dependencia o Entidad con las siguientes medidas 1.51 cm. de alto y 4.53 cm. de ancho. II. Nombre del documento y de la Oficina de la Secretaría, Dirección o Área análoga que lo emite en letra Avenir Book a 11 puntos en negrita. III. Clave de registro que otorga la Contraloría Municipal, una vez que ha quedado validado el documento, fecha de elaboración y en su caso de actualización, así como el número de revisiones en letra Avenir Book a 11 puntos.

24



Municipio de Puebla



Ejemplo:

Artículo 22.- APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Para que el documento adquiera validez, las Dependencias y Entidades deberán remitir el proyecto a la Contraloría Municipal a efecto de que la Subcontraloría de Evaluación y Control, por medio del Departamento de Organización y Normatividad Administrativa, valide el apego a los presentes lineamientos. La validación y registro están sujetos a la revisión previa del documento, que en algunos casos va antecedida de observaciones, si así fuera, se emitirán las mismas mediante el comunicado respectivo de la Subcontraloría de Evaluación y Control a la instancia correspondiente, las cuales tendrán que ser atendidas en el tiempo y forma establecido. A cada Dependencia o Entidad se le asignará un número de registro y subregistro por cada Manual de Procedimientos correspondiente a las Oficinas de las Secretarías, Direcciones o sus equivalentes que integran las mismas.

Artículo 23.- DIFUSIÓN DEL DOCUMENTO: Una vez aprobado el Manual de Procedimientos, deberá ponerse a disposición de todo el personal para su conocimiento y observancia. La versión electrónica de aquellos Manuales que conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla deba ser publicada, será incorporada a la página de Internet del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla, previa validación de la

Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Evaluación y

Control

Clave: xxxxx


Fecha de actualización: xxxx

Núm. de Revisión: xxx

1 2 3

25



Municipio de Puebla



Contraloría Municipal, con el fin de proveer a la ciudadanía el libre acceso a la información. Artículo 24.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Los elementos que integran el manual son de identificación y contenido. I. DE IDENTIFICACIÓN: La identificación se refiere a la carátula del manual, la cual da a conocer los datos más elementales tales como: (Utilizar Anexos 2 y 5)

a) Portada genérica del Gobierno Municipal, como marca de agua. b) Nombre del documento en Avenir Book a 36 puntos, posición centrada de la marca de agua, en mayúsculas y minúsculas. c) Nombre del área en letra Avenir Book a 18 puntos, posición centrada de la marca de agua, en mayúsculas. d) Fecha de autorización del manual (mes y año) en letra Avenir Book a 13 puntos, al margen inferior derecho de la marca de agua. Asimismo, se presentará la autorización del Manual la cual debe contener, además de los datos de la portada, las firmas de quien aprueba y valida el documento, enunciando el puesto de los titulares que conforman las oficinas, direcciones o departamentos, nombres y sello de la Dependencia o Entidad, así como la validación del titular de la Contraloría Municipal, señalando en la parte inferior la siguiente leyenda: Aprobado el <día, mes y año con letra> con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal; el fundamento legal establecido en el Reglamento Interior de la Dependencia o Entidad responsable, que le otorga la atribución de elaborar Manuales de Organización y Procedimientos; así como el artículo 12 fracción VI del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal y el logotipo de la Dependencia o Entidad a la cual pertenece la Oficina, Dirección o Área análoga. (Utilizar Anexo2).

26



Municipio de Puebla



2. DE CONTENIDO: En este apartado se presentan de manera ordenada, los capítulos que conforman el Manual y se deberá uniformar la presentación en el orden que se describe a continuación.

Índice Introducción Presentación de los Procedimientos Apartados de los Procedimientos por Unidad Administrativa Glosario de Términos

La numeración de los Capítulos se iniciará después del índice y en orden progresivo, utilizando numeración romana. En el extremo inferior derecho de la hoja, se identificará la página correspondiente a cada uno de los capítulos con números arábigos. I. Introducción En este punto se contempla la presentación del documento, objetivo, utilidad e información sobre el ámbito de competencia de la organización que se trata, cómo se usará y cuándo se harán revisiones y actualizaciones. También, se deberá fomentar un entorno de respeto e igualdad entre los servidores públicos del Ayuntamiento, considerando los principios básicos de igualdad y equidad que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional por lo que se deberá agregar el siguiente párrafo al concluir la Introducción: “Toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual al género masculino, lo es también para el género femenino cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género”. Por último, se deberá colocar la siguiente leyenda que determina la responsabilidad y alcance de dicho documento:

27



Municipio de Puebla



“El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como su correcta fundamentación y aplicabilidad normativa conforme a las leyes específicas que motiven su actuar, y sus modificaciones cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Por lo que el alcance del registro de los instrumentos normativos que emiten las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento por parte de la Contraloría Municipal, tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos. No se omite señalar que las observaciones y/o modificaciones que se realizaron por parte de la Contraloría Municipal, no eximen a esta Unidad Administrativa de realizar las atribuciones de auditoría, evaluación, inspección, fiscalización, revisión, verificación y las demás establecidas en la Ley Orgánica Municipal y en su Reglamento Interior en el momento que así lo determine.” II. Presentación de los Procedimientos: En este apartado se relacionan todos los procedimientos a describir en el manual, se recomienda sean redactados de forma sencilla y sintetizada a fin de que expresen la esencia del trámite, servicio o actividad con base en las atribuciones y responsabilidades que el marco normativo vigente les confiere, se deberán relacionar por cada Unidad Administrativa, en el orden en que aparecen en el organigrama del manual de organización respectivo. III. Apartados de los Procedimientos por Unidad Administrativa: Para la presentación de los procedimientos se deberán considerar los puntos siguientes:

a) Nombre del Procedimiento b) Objetivo c) Fundamento Legal d) Políticas de Operación e) Tiempo promedio de gestión f) Descripción de los Procedimientos

28



Municipio de Puebla



g) Diagramas de Flujo h) Formatos e instructivo de llenado

a) Nombre del Procedimiento: Debe coincidir con el especificado en el apartado de “Presentación de los Procedimientos” y estar acorde con lo descrito en su contenido. b) Objetivo: Es el propósito que se pretende alcanzar una vez que se aplique el procedimiento, mismo que deberá ser claro, conciso y directo, justificando el texto mediante las preguntas básicas ¿el qué?, ¿el cómo? y ¿el para qué? Iniciando siempre con un verbo en infinitivo. c) Fundamento Legal: Se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Unidad Administrativa, es decir, Leyes, Códigos, Reglamentos, Decretos, Ordenamientos, Normatividades, etc., para el desarrollo de sus actividades y que aplican al procedimiento, indicando el artículo y fracción. Estos se enlistarán de acuerdo con la jerarquía que en materia legal observe cada uno de los preceptos de la siguiente manera:

Nombre completo del ordenamiento jurídico vigente. Artículo y Fracción que aplican conforme al procedimiento.

Ejemplo: Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 Fracciones IV, VII y IX. Cabe mencionar que es responsabilidad de la Unidad Administrativa la correcta fundamentación y motivación conforme a las leyes específicas que motiven su actuar. Por lo que la Contraloría Municipal únicamente verificará la vigencia y congruencia jurídica de dichas normatividades. d) Políticas de Operación: Son lineamientos generales que recomiendan los directivos en la realización de las funciones, actividades, servicio al público o apoyo interno dentro de la Dependencia o Entidad, asimismo, permitirán contribuir a la toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos de cada Unidad Administrativa. En este apartado se presentarán las políticas que requiera el procedimiento, considerando lo siguiente:

29



Municipio de Puebla



Deberán ser claras, concisas y de fácil comprensión, incluso para personas que no estén involucradas directamente con el procedimiento.

Deben determinar la conducta a seguir. Son de índole normativa y estable. Definen las fronteras dentro de las cuales se desarrollan las acciones

administrativas. Deberán ser razonables, viables y acordes con el Objetivo General de la

Dependencia o Entidad. e) Tiempo Promedio de Gestión: Es el tiempo requerido para llevar a cabo las actividades que se describen en el procedimiento. f) Descripción del Procedimiento: Es la narración escrita en orden cronológico y secuencial de cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o políticas de operación. Para su presentación, se empleará una tabla que además del nombre del procedimiento incluirá cinco columnas conteniendo los siguientes conceptos: Columna 1 Responsable: Se identificará por su nombre al área o puesto que sea responsable de la actividad. • El nombre del área o puesto se anotará conforme al orden de aparición en la descripción, sin importar el nivel jerárquico. • En el caso en que una misma área o puesto realice dos o más actividades consecutivas, se evitará transcribir el nombre del mismo (sólo deberá identificarse para la primera actividad). Cuando la actividad cambie de un responsable a otro, se deberá especificar el nombre del puesto al que se transfiera. Columna 2 Número: Corresponde al número progresivo que identifica las actividadesque se desarrollan para llevar a cabo el procedimiento y se anotará el número arábigo consecutivo por cada actividad. Columna 3 Actividad: Se describirán las actividades u operaciones que se deben cumplir para el desarrollo del procedimiento, las cuales iniciarán con verbos en

30



Municipio de Puebla



presente de modo indicativo. Ejemplo: elabora, anota, revisa, autoriza, recibe, etc. Además, es importante precisar en forma clara y concisa:

¿Cómo se realiza?, explicar el método de trabajo y el uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales para lograr los objetivos de una actividad.

¿Cuándo se realiza?, los tiempos de ejecución y obtención de los resultados de las políticas del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios.

¿Dónde se realiza?, hacer referencia de la ubicación, tanto de la unidad responsable de los puestos de trabajo como de sus usuarios.

Cuando la operación se realice con una periodicidad determinada, ésta se indicará empleando un adverbio de frecuencia: diariamente, semanalmente, etc., inmediatamente después del verbo. Ejemplo: Archiva diariamente la relación de…

• Cuando se deba hacer referencia a otros procedimientos, se anotará el nombre completo de los mismos.

• La redacción del procedimiento se elaborará en el orden en que cada área o puesto vaya interviniendo en el desarrollo de las actividades contempladas en el mismo.

• Cuando se deba hacer referencia a otra área, se deberá anotar el nombre completo tal y como fue aprobado para su estructura.

• El procedimiento se deberá describir en forma consecutiva, por lo que al plantear una decisión, si no procede, se anotará el número de la actividad donde continúa o a la que regrese, con la secuencia de las actividades. En las decisiones se utilizarán viñetas y no se deberá emplear numeración consecutiva del procedimiento. Ejemplo: 1) Si se debe pasar a una actividad posterior: (Continúa en la actividad No. 8) 2) Si se debe pasar a una actividad anterior: (Regresa a la actividad No. 7) 3) Si continúa en la siguiente actividad: se deberá asentar “en caso contrario” 4) Si el procedimiento concluye: se deberá asentar “termina procedimiento”

31



Municipio de Puebla



Cuando en el procedimiento se incluya una alternativa de decisiones se

deberá anotar la palabra "Si" o “Si no” al mismo margen que las demás actividades y antecedida por una viñeta. Ejemplo: • Si existen observaciones al documento regresa a la actividad No. 1, en caso contrario: • Si no requiere validación el documento continúa en la actividad No. 6, en caso contrario: • Si no cuenta con la autorización regresa a la actividad No. 5, en caso contrario termina procedimiento.

Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Termina Procedimiento”, o en su caso “Continúa en el Procedimiento para…”

Columna 4 Formato o Documento: En esta columna se indicarán cada uno de los documentos o formatos que se utilizarán para la gestión de la actividad u operación en cuestión. Deberá responder a la pregunta ¿A través de qué? o ¿Por qué medio? En el caso de formatos se anotará el número de registro asignado por la Contraloría Municipal.

Columna 5 Tantos: Cuando se presentan dos o más documentos a la vez, se deberán indicar sus correspondientes originales y copias.

Para el vaciado de la información de la fracción III, incisosa, b, c, d, e, y f se utilizará el Anexo 9.

g) Diagrama de Flujo: Junto con la descripción del procedimiento, nos permitirá analizar su operatividad, de lo cual pueden derivarse acciones de simplificación de los mismos, que conlleven al mejoramiento del quehacer público. Esta representación gráfica de los procedimientos debe incluirse enseguida de cada procedimiento.

La importancia de los diagramas de flujo consiste en que facilita el estudio de todo el sistema para identificar los puestos sujetos a medición, detectar si existen problemas, Áreas de oportunidad y precisar el tipo de mejoras que se pueden realizar a los procesos ya existentes, buscando permanentemente la modernización de los servicios prestados.

32



Municipio de Puebla



Además, sirve para identificar si existen actividades innecesarias o duplicadas y cómo confluye la información de una actividad a otra en el procedimiento. La diagramación requiere observar las recomendaciones siguientes: Todos los diagramas de flujo deberán realizarse en Word o Visio. La simbología de los diagramas de flujo se encuentra en la función

insertar, formas (diagramas de flujo) en el programa Word. El formato estará integrado por tantas columnas como Áreas o puestos

intervengan en el procedimiento. (Ver Anexo 10). La tipografía a utilizar dentro de la simbología será Avenir Book regular 9,

sin negrita, con mayúsculas y minúsculas, justificado el texto, interlineado sencillo.

Simbología: A continuación se presentan algunos de los símbolos más utilizados en los diagramas de flujo.

33



Municipio de Puebla



Descripción Símbolo

Inicio o Fin del Proceso: Indica el principio o fin del procedimiento.

Inicio

Flujo o Línea de Acción: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Actividad: Indica la realización de una actividad, proceso u operación relativo a un procedimiento. (columna 3 de acuerdo con la descripción del procedimiento)

Realiza…

Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra, sale, se utiliza o se genera en el procedimiento, siempre debe indicarse el original con el nombre del documento abreviado y/o formato en el ángulo inferior izquierdo.

Proy. Man.

Of.

Decisión o Alternativa: Indica un punto dentro del flujo en el que existen opciones y debe elegirse entre alguna de ellas.

Si

No

Conector: Enlaza una actividad del diagrama de flujo con otra que se encuentra lejos de la primera, o bien que se encuentra en hojas anteriores o posteriores.

Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el procedimiento.

Archivo Permanente: Indica que un documento se ha guardado de forma definitiva.

Archivo Temporal: Indica que un documento se ha guardado durante un período determinado o temporalmente.

Extracción de Archivo: Se usa para extraer un documento del archivo permanente.

Extracción de Archivo Temporal: Se utiliza cuando se requiera extraer un documento del archivo, anotando dentro del círculo el mismo número que utilizó al efectuar el archivo temporal.

N

N

34



Municipio de Puebla



Reglas para Diagramar: El tipo de diagrama que se utilizará es el de bloques, es decir, presentará varias columnas en su diseño ya que permite tener una visión global de las Áreas que participan en el proceso:

Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo de “inicio o fin del proceso”, asimismo, las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo.

Si en el procedimiento intervienen de dos a cuatro Áreas responsables, la configuración de la hoja tendrá orientación vertical y si son más de cuatro, es conveniente emplear la horizontal. Para ambos tipos de formatos, el flujo de las actividades se presentará de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

En la parte superior de cada columna, se anotará el nombre completo de las Áreas o puestos responsables de la actividad conforme al orden de aparición en el procedimiento, sin importar el nivel jerárquico.

Los símbolos deberán mantener tamaño uniforme y las diferentes operaciones se describirán dentro de los mismos de manera breve y clara, en tiempo presente de modo indicativo.

En el diagrama de flujo deberán incluirse las actividades que tienen números enteros, no así, aquellas operaciones que son complementarias a éstas y que se indican con números decimales.

Cada actividad deberá numerarse colocando el dígito correspondiente en la parte superior derecha, fuera de cada símbolo, en negritas y se empleará el mismo tamaño de fuente que tengan las operaciones descritas (9 puntos).

Cabe precisar que los símbolos de decisión o alternativa, inicio o fin no se enumeran, ya que no son actividades. El símbolo “archivar” se colocará unido a la parte del procedimiento que requiera dicha acción (la de archivar algún tipo de documento).

El símbolo “Conector” relaciona una actividad con otra y se identificará con una letra tanto en origen, como en destino, la cual deberá ser la misma.

El símbolo “Conector de Página” relaciona la secuencia del diagrama de flujo, por lo que debe identificarse con el número de página con la que

35



Municipio de Puebla



se conecta y a su vez, la página de destino contar con un conector con el número de página de donde procede la conexión.

En caso de que se requiera aclarar o incluir algún tipo de información dentro del diagrama de flujo, se deberá colocar en la parte inferior de la hoja después del mismo y se insertará en forma de “Nota al pie”, numerándola en forma progresiva.

h) Formatos e Instructivo de llenado: Los formatos utilizados en la ejecución de los procedimientos, deberán anexarse al final del diagrama de flujo acompañados de su respectivo instructivo de llenado, mismo que contendrá las indicaciones correspondientes, las cuales deberán contar con el registro de la Contraloría Municipal.

IV. Glosario de Términos:

El Glosario de Términos deberá realizarse en forma alfabética y contemplar aquellos términos empleados en los procedimientos o en el propio manual

Ejemplo:

ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones o tareas propias de las Unidades Administrativas. DEPENDENCIAS.- Aquellas que integran la Administración Pública Municipal Centralizada. ENTIDADES.- Los organismos públicos descentralizados municipales, las empresas de participación municipal mayoritaria y los fideicomisos públicos en los que el fideicomitente sea el Municipio. PROCEDIMIENTO.- La serie secuencial de actividades o pasos definidos que permiten realizar un trabajo o función de forma correcta y obtener un resultado predeterminado. PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias Unidades Administrativas. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Las Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento y demás Áreas que integran a una Dependencia o Entidad.

36



Municipio de Puebla



CAPITULO IV LINEAMIENTOS

Artículo 25.- Las ventajas de contar con Lineamientos son las siguientes:

Precisar las acciones específicas encomendadas a la Unidad Administrativa de la Dependencia o Entidad de la Administración Pública Municipal; para evitar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y homogenizar criterios en cuanto a su desarrollo.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las acciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Contar con una normatividad ordenada, estandarizada, suficiente y adecuada que sea más fácil de entender y aplicar, que otorgue certeza jurídica a los servidores públicos y reduzca cargas administrativas innecesarias.

Artículo26.- Diagnóstico previo a la emisión de los Lineamientos: Para realizar el diagnóstico previo a la emisión de un documento normativo se necesita:

1. Identificar y tener disponibles todos los documentos normativos vigentes que se relacionen con la materia y el tema que se desea regular (conforme al inventario de disposiciones de la Dependencia o Entidad); 2. Contestar detenidamente el cuestionario que aparece en el Anexo 11 para determinar, qué documento normativo puede emitir así como identificar si en realidad debe o no ser normativo; 3. Revisar el resultado de sus respuestas, conforme con la información que aparece en la parte final del cuestionario; y 4. Utilizar el esquema que aparece en el Anexo 12 para determinar qué documento normativo se puede emitir de acuerdo con sus necesidades.

37



Municipio de Puebla



Artículo27.- Recomendaciones para generar Lineamientos:

Evite escribir oraciones y párrafos muy extensos. Prescindade repetir texto que ya incluyó en otro apartado de su documento, o

que forma parte de otros instrumentos normativos que también regulan el mismo tema. Por ejemplo: Si está elaborando unos lineamientos para especificar cuál es el horario de entrada y salida de los servidores públicos y existe un Acuerdo Administrativo que indica en qué casos se aplica o se excluye el registro de entrada, entonces, absténgase de transcribir (repetir literalmente) en sus lineamientos esta última información.

Considere que cualquier persona que lea el documento debe entenderlo,

incluso si no es un servidor público especializado. Escriba pensando en sus futuros lectores y recuerde que la normatividad se crea

para ser cumplida, por lo que producir documentos confusos y complicados, provoca su inobservancia.

Use un lenguaje sencillo y cotidiano. Utilice siglas, acrónimos y tecnicismos sólo cuando sea estrictamente necesario o bien, cuando ello facilite la lectura del documento.

Siempre que sea posible, incluya ejemplos para facilitar la comprensión del documento.

Sea consistente. Utilice los mismos términos en todo el documento. Recuerde que lo que para usted pueden ser simples sinónimos podría no serlo para sus lectores. El uso de sinónimos puede causar confusión en la aplicación del documento normativo. Por ejemplo, evite utilizar “servidores públicos” y “funcionarios públicos” como si fuesen sinónimos.

Recuerde que su documento sólo debe incluir lo estrictamente necesario, lo que genere un valor agregado. Evite escribir por escribir.

Artículo 28.- Normas Generales de Presentación: Los márgenes serán de 2 cms. para el lado derecho y encabezado desde el borde superior, 2.5 cms., para el lado izquierdo y parte inferior.

38



Municipio de Puebla



Todos los apartados del documento, deberán elaborase en tipo de letra Avenir Book 12, con mayúsculas y minúsculas, a excepción de Carátula y los encabezados que se elaboran con diferentes tamaños de letra. El texto deberá escribirse con interlineado sencillo, sin sangría; adicionalmente entre cada párrafo se dejará un espacio en blanco. Es imprescindible cuidar la redacción, puntuación y ortografía en todos y cada uno de los apartados de los Lineamientos. La paginación de los Lineamientos deberá comenzar a partir de la "Carátula”, en la parte inferior derecha de la hoja. El encabezado deberá contener:

1. Logotipo de la Dependencia o Entidad con las siguientes medidas 1.51 cm. de alto y 4.53 cm. de ancho. 2. Nombre del documento y Oficina de la Secretaría, Dirección o Área análoga que lo emite en letra Avenir Book 11 puntos en negrita. 3. Clave de registro que otorga la Contraloría Municipal, una vez que ha quedado validado, la fecha de elaboración y el número de revisiones, en letra Avenir Book a 11 puntos.

Ejemplo:

Lineamientos Generales para la Revisión y Registro de los

Documentos Normativos que emiten las Dependencias y Entidades del

Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla

Clave: xxxxx


Núm. de Revisión: xxx

2 3 1

39



Municipio de Puebla



I.- Aprobación de los Lineamientos

Para que el documento adquiera validez, las Dependencias y Entidades deberán remitir el proyecto a la Contraloría Municipal, a efecto de que el Departamento de Organización y Normatividad Administrativa, revise los mismos y en su caso, valide el apego a los presentes lineamientos

La validación y registro están sujetos a revisión previa del documento, que en algunos casos va antecedida de observaciones. En este caso, se emitirán las mismas mediante el comunicado respectivo de la Subcontraloría de Evaluación y Control a la instancia correspondiente, las cuales tendrán que ser atendidas en el tiempo y forma establecido. A cada Dependencia o Entidad se le asignará una clave de registro que corresponderá a cada uno de los lineamientos emitidos, mismos que se firmarán por duplicado quedando un original en custodia de la Contraloría Municipal y el otro bajo el resguardo de la Unidad Administrativa responsable. II.- Difusión del documento: Una vez aprobados los Lineamientos, es muy importante que se pongan a disposición de todo el personal a fin de que los conozca, observe y aplique. Así también, la versión electrónica del documento será incorporada a la página de Internet del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla, previa validación de la Contraloría Municipal, con el fin de proveer a la ciudadanía el libre acceso a la información y cumplir con lo establecido por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla. Artículo 29.- Elementos que integran los lineamientos: Los elementos que integran los Lineamientos son de identificación y contenido.

40



Municipio de Puebla



1. DE IDENTIFICACIÓN Se refiere a la carátula de los Lineamientos (Ver Anexo 3 y 6), la cual da a conocer los datos más elementales como son:

a) Portada genérica del Gobierno Municipal, con marca de agua; b) Nombre del documento cuyas preposiciones deberán ir en letra Avenir Book a 20 puntos y los sustantivos y verbos a 28 puntos, posición centrada, con mayúsculas y minúsculas; y c) Número de Clave asignado por la Subcontraloría de Evaluación y Control en letra Arial Narrow a 13 puntos, con mayúsculas y negrita. Al final del documento se deberá presentar la Hoja de autorización de los Lineamientos la cual debe contener, además de los datos de la portada, las firmas de quien aprueba y valida el documento, enunciando el puesto de los titulares que conforman las oficinas, direcciones o departamentos, nombres y sello de la Dependencia o Entidad, señalando la siguiente leyenda: “Se expiden los presentes Lineamientos en la Heroica Puebla de Zaragoza a los <día, mes y año con letra>” Asimismo, se incluirá el logotipo de la Dependencia o Entidad a la cual pertenece la Dirección, Coordinación o Área análoga, en el margen inferior centrado en la hoja. (Ver anexo2).

2.- DE CONTENIDO Los apartados de los lineamientos son los siguientes: a) FUNDAMENTO LEGAL: Son los ordenamientos jurídicos administrativos vigentes que regulan la operación de las actividades o tareas específicas a normar a través de los lineamientos, los cuales se deberán indicar en forma

41



Municipio de Puebla



precisa, citando artículo, fracción, inciso y nombre del Ordenamiento aplicable, según corresponda. Deberán presentarse en secuencia ordenada de conformidad con la jerarquía legal correspondiente. Citar los ordenamientos jurídicos que facultan a un servidor público para emitir un documento normativo determinado garantiza la certeza jurídica y evita la sobre regulación causada por la emisión de documentos normativos por servidores públicos que no cuentan con las facultades para hacerlo.

Cabe mencionar que es responsabilidad de la Unidad Administrativa la correcta fundamentación y motivación conforme a las leyes específicas que motiven su actuar. Por lo que la Contraloría Municipal únicamente verificará la vigencia y congruencia jurídica de dichas normatividades.

b) OBJETIVO: Describe el propósito que pretende alcanzar la Dependencia o Entidad con la emisión de los lineamientos, este deberá iniciarse con un verbo en infinitivo, ser lo más claro posible con redacción sencilla y en párrafos breves.

c) ALCANCE Define los puestos o Unidades Administrativas responsables de:

1. Seguir los lineamientos;

2. Aplicar los lineamientos; y

3. Definir el territorio en el cual resulta aplicable.

Por último se deberá de colocar al final del presente apartado la siguiente leyenda que determina la responsabilidad y alcance de dicho documento:

“El contenido técnico del presente documento, es responsabilidad de quien los emite así como su correcta fundamentación y aplicabilidad normativa conforme a las leyes específicas que motiven su actuar, y sus modificaciones cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Por lo que el alcance del registro de los instrumentos normativos, que emiten las Dependencias y

42



Municipio de Puebla



Entidades del H. Ayuntamiento, por parte de la Contraloría Municipal tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos.

No se omite señalar que las observaciones y/o modificaciones que se realizaron por parte de la Contraloría Municipal, no eximen a esta Unidad Administrativa de realizar las atribuciones de auditoría, evaluación, inspección, fiscalización, revisión, verificación y las demás establecidas en la Ley Orgánica Municipal y en su Reglamento Interior en el momento que así lo determine.”

d) DEFINICIONES Es lo que se conoce como glosario de términos. Se deberán colocar las definiciones de los términos empleados en los lineamientos, enumerados y conforme al abecedario.

e) LINEAMIENTOS: Los lineamientos se deberán desarrollar en base al campo de acción sobre el cual tendrán injerencia. Así mismo, deberán mostrar los límites de aplicación (inicio y término de actividades), términos, elementos o directrices generales o específicas que se aplican de manera uniforme en todas las etapas de un proceso, así como las responsabilidades y funciones de los involucrados.

Algunas recomendaciones a seguir para su redacción son:

• Considerar un tema principal (lineamiento general), que podrá desglosarse en subtemas y a su vez en apartados (lineamiento específico), cuantas veces se requiriera.

• Desglosar todos los aspectos relacionados al tema. No debe quedar ninguna duda acerca de "qué", "cómo", "quién", "cuándo", "dónde" y "en qué casos se deben aplicar".

• Estar acorde con los objetivos y actividades de la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa que lo emita.

• Cada párrafo debe ser lo más explícito posible, evitando crear ambigüedades.

• Cuide la congruencia y consistencia del documento, revise que no sea contradictorio con otros ordenamientos vigentes.

43



Municipio de Puebla



• Recuerde que las obligaciones o requisitos que establezca su documento deben ser claras, viables y factibles, evite generar texto que se convierta en “letra muerta”.

• Verifique que sus facultades y atribuciones le permitan establecer las obligaciones o requisitos que impone el documento que desea emitir.

• Sea consciente de las cargas administrativas que impone su documento, considere que cumplirlo no debe implicar para los servidores públicos destinar tiempo sustantivo a simples labores administrativas.

Un lineamiento redactado en forma adecuada tiene las siguientes características:

• Establece lo que se quiere o prefiere que se haga.

• Ayuda al personal, a tomar decisiones firmes y congruentes.

• Tiende a darle consistencia a la operación.

• Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.

• Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.

Para que un lineamiento mantenga su efectividad durante su desempeño, es necesario que se dé a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar, además de revisarlo periódicamente.

Al desglosar los lineamientos por temas, subtemas y apartados, se deberá llevar el siguiente esquema de ordenación:

• Número y nombre del tema.

• Número y nombre del Subtema.

Se deberá establecer la fecha en que los lineamientos entraran en vigor a efecto de darles certeza jurídica y validez oficial.

44



Municipio de Puebla



Artículo 30.-Vigencia:

Ejemplo: “Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir de la fecha de su registro y se encontrarán vigentes en tanto no existan actualizaciones o modificaciones.”

45



Municipio de Puebla



VI. ANEXOS

Anexo 1

46



Municipio de Puebla



Anexo 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

47



Municipio de Puebla



Anexo 3

48



Municipio de Puebla



Anexo 4

49



Municipio de Puebla



Anexo 5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Clave: MPCI1821/MP/CM/SEC001

50



Municipio de Puebla



Anexo 6

51



Municipio de Puebla



Anexo 7

52



Municipio de Puebla



Anexo 8

53



Municipio de Puebla



Anexo 9

54



Municipio de Puebla



Anexo 10

Diagrama de flujo: del <nombre del Procedimiento>

<Nombre del puesto o área><Nombre del puesto o área><Nombre del puesto o área>

55



Municipio de Puebla



Anexo 11 Cuestionario

Conteste antes de emitir un documento normativo 1. ¿Cuál es el propósito del documento que desea emitir?

Marque con una cruz. a) Normar _____ b) Instruir _____ c) Facultar _____

d) Informar _____ e) Avisar _____ f) Describir _____ g) Registrar _____

2. Menciona la problemática y el objetivo que persigue la emisión de su documento.

3. ¿Existe algún documento normativo vigente que regule el mismo tema?

SI ____ Pase a la pregunta 4

NO ___ Pase a la pregunta 6

4. Si YA EXISTE un documento normativo, explique por qué resulta insuficiente.

5. Si YA EXISTE un documento normativo que regule el mismo tema, especifique según sea el caso:

Su documento: SI NO a) ¿Abroga a otro?___ ___ b) ¿Deroga disposiciones de otro? ___ ___ c) ¿Modifica otro? ___ ___ d) ¿Es nuevo? ___ ___

6. Cite los ordenamientos (incluyendo artículos, fracciones, incisos y apartados, según corresponda)

Con fundamento en _________ __________________________, Artículo (a) _________________ ________________, fracción (es) __________________________ ______(incisos o apartados), emitido con fecha____________ ___________________________.

NO existe ningún ordenamiento

__________

56



Municipio de Puebla



RESULTADOS El resultado del diagnóstico con en sus respuestas, es: Preguntas Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted deberá

emitir un DOCUMENTO NORMATIVO. Si su respuesta se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted deberá emitir un DOCUMENTO NO NORMATIVO.

1. 2. La respuesta a esta pregunta le ayudará a clarificar la necesidad de

emitir un nuevo documento, así como planificar el contenido del mismo. 3, 4 y 5. Las respuestas a las preguntas 3,4 y 5 le ayudarán a decidir si es

estrictamente necesario emitir un documento normativo nuevo o si en su caso, se requiere abrogar, derogar o modificar uno existente.

6 Si su respuesta corresponde al CUADRO SOMBREADO, usted tendrá certeza jurídica sobre sus facultades para emitir un documento normativo sobre el tema específico que tiene definido. Si se ubica en el CUADRO NO SOMBREADO, usted podría no tener facultades para emitir un documento normativo e incurrir en una falta y/o responsabilidad administrativa.

57



Municipio de Puebla



Anexo 12

Decidir

Instruir

Esquema

Para determinar qué documento es idóneo para el tema que va a regular, consulte el siguiente esquema:

Usted quiere Propósito Documento

¿Qué grado dedetal le tendrán lasinstrucciones?

Definir aspectostécnicos y operativosde una actividad demanera general

Describir etapas, fases y pautas para realizaruna avtividad demanera específica

Precisar procesos yfunciones determinados demanera detallada

POLÍTICA

REGLA

LINEAMIENTO

MANUAL

Establecer principiosgenerales deactuación paraservidores públicos einstituciones

lineamientos generales para la...

Documents