ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CIVITAS CORPORATION

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 4

Anggi Juwita Hermaya (06)

Dimas Anggitia Saputra (11)

Hilmi Rais (18)

Made Indah Prayascita Dewi (22)

Rika Siti Jakiatus Solihah (35)

Rizki Wahyu Nugroho (37)

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN

2015/2016

i

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan rasa puji syukur kehadirat Tuhan YME, karena atas segala

limpahan rahmat, karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada

waktunya.

Makalah ini penulis susun untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi. Tak lupa

penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya

tugas makalah ini, khususnya kepada Civitas Co. dan teman-teman yang telah meluangkan

waktunya demi terselesaikannya tugas makalah ini. Tak ada gading yang tak retak, penulis

menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih memiliki banyak kekurangan. Meskipun

penulis telah mengerahkan segala kemampuan untuk lebih teliti, namun penulis masih

merasakan adanya kekurangan-kekurangan dalam penyusunan tugas makalah ini. Untuk itu,

penulis selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi selangkah lebih maju.

Semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembacanya.

Bintaro, 8 Februari 2016

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................................... 1

1.2 Metodologi Penelitian......................................................................................... 2

1.3 Landasan Teori ................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Siklus ................................................................................................................. 8

2.2 Siklus Pendapatan............................................................................................... 8

2.3 Siklus Pengeluaran ............................................................................................. 11

2.4 Siklus Produksi ................................................................................................... 16

2.5 Sistem Akuntansi dan Asset Tetap ...................................................................... 21

2.6 Siklus Penggajian ............................................................................................... 24

2.7 Sistem Pelaporan dan Buku Besar....................................................................... 27

BAB III PENUTUP

3.1 Simpulan ............................................................................................................ 29

3.2 Saran .................................................................................................................. 29

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 31

LAMPIRAN ................................................................................................................... 32

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan bertujuan untuk mendapatkan laba semaksimal mungkin, menguasai

pasar dan mengembangkan usahanya. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan

adanya sistem yang baik. Siklus-siklus dan sistem akuntansi yang dibutuhkan oleh

perusahaan untuk mempengaruhi keberhasilan perusahaan dalam mewujudkan

tujuannya dengan baik antara lain siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi,

sistem akuntansi dan asset tetap, siklus penggajian, dan sistem pelaporan dan buku besar.

Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2012, h.5),

sistem informasi akuntansi yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang

organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi,

tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Informasi yang

cepat, akurat dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam

mengelola perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Agar informasi tersebut dapat bermanfaat, maka perlu dilakukan pencatatan dengan

sistematis atas data-data transaksi yang ada serta penerapannya dalam perusahaan sesuai

dengan standar yang berlaku yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Didalam sistem informasi akuntansi tersebut terdapat beberapa sistem dan siklus

yang berkaitan satu sama lain yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus

produksi, sistem akuntansi dan asset tetap, siklus penggajian, dan sistem pelaporan dan

buku besar. Siklus pendapatan berkaitan dengan penagihan kas sebagai pembayaran dari

penjualan-penjualan kepada konsumen. Siklus pengeluaran berkaitan dengan perolehan

barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang

berkaitan satu sama lain. Siklus produksi berkaitan dengan pembuatan produk. Sistem

akuntansi dan asset tetap berkaitan dengan pengolahan transaksi yang mengubah aktiva

tetap. Siklus penggajian berhubungan dengan cara yang efektif dalam pengelolaan SDM.

Terakhir adalah sistem sistem pelaporan dan buku besar yang berhubungan dengan

penyiapan laporan keuangan dan laporan manjerial lainnya.

Dengan melihat berbagai siklus dan sistem yang membentuk sistem inforrmasi

akuntansi perusahaan tersebut, maka dapat dipastikan bahwa siklus dan sistem

2

perusahaan tesebut saling berkaitan dan tidak dapat bekerja sendiri tanpa melibatkan

sistem dan siklus lainnya.

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana siklus-siklus dan sistem

akuntansi pada perusahaan Civitas Corporation. Tujuan penelitian adalah untuk

mengetahui dan menganalisis bagaimana siklus-siklus dan sistem akuntansi dari data

yang didapatkan dari perusahaan Civitas Corporation.

1.2 Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, agar

dapat mendeskripsikan dan menganalisis secara jelas dan rinci siklus-siklus dan sistem

akuntansi dari data yang didapatkan dari perusahaan Civitas Corporation. Subjek dalam

penelitian ini adalah, Civitas Co. yang berlokasi di jalan Kalimongso, lingkungan

kampus STAN. Perusahaan ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam

bidang fotokopi, percetakan serta penjualan merchandise. Objek penelitiannya adalah

siklus-siklus dan sistem akuntansi perusahaan yang diperoleh dari wawancara, catatan,

dan dokumen-dokumen yang ada.

Pemilihan informan dilakukan dengan mencari sumber dari pihak-pihak terkait.

Informan yang tepat, diharapkan dapat memberikan informasi yang dapat menjawab

pertanyaan-pertanyaan dalam penelitian. Informan kunci dalam penelitian ini adalah

Janu yaitu pegawai pada Civitas Co.

Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer dan sekunder. Data primer

didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi dari perusahaan. Data

primer yang dikumpulkan merupakan jawaban dari karyawan atau staff perusahaan.

Sedangkan data sekunder, peneliti peroleh dari data-data berupa catatan maupun

dokumen-dokumen dari perusahaan berupa faktur-faktur pembelian dari supplier, serta

laporan keuangan yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk pembelian barang.

Data ini diperoleh secara langsung dari Civitas Co. dengan teknik-teknik sebagai

berikut:

1. Wawancara

Mengumpulkan data dengan cara berkomunikasi langsung dengan pegawai, Janu

di tempatnya. Melakukan tanya jawab seputar siklus-siklus dan sistem akuntansi

perusahaan.

2. Observasi

3

Memperoleh informasi dengan menyaksikan langsung kegiatan siklus-siklus dan

sistem akuntansi pada Civitas Co. seperti proses produksi barang hingga proses

transaksi pembelian dari konsumen.

3. Dokumentasi

Dengan menggunakan catatan tertulis seperti membuat daftar pertanyaan untuk

wawancara. Mempelajari profil perusahaan seperti sejarah, struktur organisasi

serta

dokumen perusahaan.

4. Literatur

Mengumpulkan data dengan membaca dan mempelajari literatur-literatur yang

berkaitan dengan siklus-siklus dan sistem akuntansi sebagai bahan masukan dan

pertimbangan dalam menganalisis penelitian yang dilakukan.

1.3 Landasan Teori

Siklus adalah rangkaian dua komponen atau lebih yang saling berhubungan dan

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi adalah cara teratur untuk

mengumpulkan, memproses, mengelola dan melaporkan informasi agar organisasi dapat

mencapai tujuan dan sasarannya. Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya

manusia dan model dalam organisasi, yang bertanggung jawab terhadap persiapan

informasi keuangan dan informasi tersebut diperoleh dari mengumpulkan dan

memproses berbagai transaksi perusahaan (Romney & Steinbert, 2012). Sistem

akuntansi memiliki 5 siklus sub sistem, yaitu:

1. Siklus pendapatan (revenue cycle)

2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle)

3. Siklus produksi (production cycle)

4. Sistem akuntansi dan asset tetap (accounting systems and )

5. Siklus penggajian (payroll cycle)

6. Sistem pelaporan dan buku besar (reporting systems and general ledger)

Kelima siklus diatas memberikan data transaksi pada buku besar dan pelaporan

untuk pencatatan dan komunikasi yang berhubungan dan penyiapan laporan keuangan

dan laporan manjerial lainnya (Romney & Steinbert, 2012).

1. Siklus Pendapatan

4

Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan

kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan

barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari

penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbert, 2012). Pada siklus pendapatan,

terdapat 4 aktifitas dasar bisnis yaitu:

a. Memasukkan pesanan penjualan (sales order entry)

Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para

pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses

memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses

memasukkan pesanan penjualan (sales order).

b. Mengirim pesanan (shipping)

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi

pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan

tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap: mengambil dan mengepak pesanan,

dan mengiri pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan).

Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

c. Penagihan dan piutang usaha (billing and accounts receivable)

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus akuntansi pendapatan melibatkan

penagihan ke para pelanggan dan memelihar data piutang usaha. Dokumen

yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice).

d. Menerima pembayaran / kas (cash collection)

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima

pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir.

2. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan

operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta

pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2012).

Tujuan siklus pengeluaran memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan

sesuai kebutuhan. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang

tersebut dalam kondisi baik. Mengamankan barang hingga diperlukan. Memastikan

bahwa faktur berkaitan dengan barang atau jasa sah dan benar. Mencatat dan

mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dengan cepat dan akurat.

Memposting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada

5

buku besar dan buku pembantu hutang. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas

sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi. Pada siklus pengeluaran, terdapat 3

aktivitas dasar bisnis yaitu:

a. Memesan barang, persediaan, dan jasa

b. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa

c. Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa

3. Siklus Produksi

Siklus produksi (production cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan

operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan

produk. Tujuan dari siklus produksi adalah mengotorisasi semua produksi dan

perolehan aktiva tetap dengan baik, menjaga persediaan barang dalam proses dan

aktiva tetap, mencatat siklus produksi yang valid dan sah, mencatat siklus produksi

secara akurat dan melakukan setiap aktivitas siklus produksi secara efisien dan

efektif (Romney dan Steinbart, 2012).

a. Desain Produk

b. Perencanaan dan penjadwalan

c. Operasi Produksi

d. Akuntansi Biaya

4. Sistem Akuntansi Aset Tetap

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai

atau yang harus dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas

pemerintah, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas

pemerintahan, dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun. Aktiva memiliki

wujud, sehingga sering kali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud

(tangible fixed assets).

Sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem akuntansi yang mengolah

transaksi yang mengubah aktiva tetap yang melibatkan bagian-bagian yang saling

berkaitan satu sama lain untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan

berbagai tingkat manajemen pada perusahaan. Prosedur aktiva tetap bertujuan

untuk:

6

a. Memberikan prosedur yang baku atas aktivitas yang berkaitan dengan

perolehan informasi mengenai aktiva tetap mulai dari pengakuan sampai

pada proses pelepasannya.

b. Memberikan informasi mengenai aktiva tetap yang diperoleh dengan cara

membeli, membangun sendiri, BOT, atau didapat dari

donasi/hibah/sumbangan.

c. Menghasilkan catatan mengenai aktiva tetap yang andal dan dapat dipercaya.

d. Memperhitungkan alokasi biaya untuk penyusutan aktiva tetap, umur

ekonomis, dan metode penyusutan yang digunakan.

5. Siklus Penggajian

Siklus penggajian (payroll cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang

dan operasional pemesanan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif

dalam mengelola pegawai (Romney & Steinbert, 2012). Pada siklus penggajian,

terdapat 7 aktivitas dasar bisnis, yaitu:

a. Perbaharui file induk penggajian. Untuk mencerminkan berbagai jenis

perubahan penggajian: memperkerjakan orang baru, pemberhentian,

perubahan tingkat gaji.

b. Perbaharui tarif dan pemotongan pajak. File yang terlihat dalam proses

perbaharui tarif dan pemotongan pajak adalah file tarif.

c. Validasi data waktu dan kehadiran. Data waktu dan kehadiran didapat dari

file absensi.

d. Mempersiapkan penggajian. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk

penggajian.

e. Membayar gaji pegawai

f. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan. Perusahaan

membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara

langsung.

g. Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.

6. Sistem Pelaporan dan Buku Besar

Sistem buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang

berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan

pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini

7

berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.

Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain:

o Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran,

sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan).

o Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi

o Departemen anggaran (berupa data anggaran)

o Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)

Tujuan sistem buku besar:

a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat

b. Untuk memposting pada rekening yang tepat

c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit

d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian

e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

8

BAB II

PEMBAHASAN

II.1 Siklus

Secara garis besar, terdapat 6 siklus akuntansi yang digunakan dalam perusahaan

Civitas Co. Siklus-siklus tersebut terdiri dari siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus

produksi, sistem akuntansi asset tetap, siklus penggajian, dan siklus pelaporan & buku besar.

Masing-masing siklus akan menggambarkan bagaimana proses kegiatan yang dilakukan

perusahaan. Siklus-siklus ini berfungsi sebagai pengontrol dan pengendalian kinerja

perusahaan, menggambarkan secara garis besar tentang kegiatan usaha, serta perspektif masa

depan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

II.2 Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktvitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi

terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan

menagih/menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan-penjualan tersebut. Tujuan utama

siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat ditempat yang tepat untuk harga

yang sesuai. Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan

otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan

penerimaan kas. Siklus Pendapatan terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :

Sales order entry

Shipping

Billing

Cash Collection

Arus kas pendapatan Civitas berasal dari usaha perfotokopian, penjualan berbagai alat

tulis kantor, buku USM STAN, serta merchandise seperti pin, kaos, gantungan kunci, sticker,

dan bordir. Aktivitas penjualan dilakukan secara kas dan juga kredit. Penyelesaian pesanan

berdasarkan pesanan yang pertama kali masuk maka pertama kali dikerjakan. Selain itu,

terdapat mekanisme pemberian diskon jika pemesanan dalam jumlah banyak sebesar 10% dari

nilai nominal atas pesanan yang melebihi Rp1000.000,00. Civitas tidak memberikan retur

jika kerjasama dalam jumlah banyak. Misalnya, kerjasama dengan Himas menghasilkan buku

suplemen UAS maka ketika buku contoh diberikan kepada Civitas dan ternyata terdapat

kesalahan dalam isinya maka itu diluar tanggung jawab Civitas.

9

Alur siklus pendapatan ini terdiri atas :

1. Menerima Entri Pesanan

Civitas menerima entri pesanan fotokopi dari pelanggan yang mayoritas mahasiswa

PKN STAN yang kemudian dicatat dalam sebuah nota yang dikhususkan untuk setiap

pesanan. Untuk setiap pesanan maka akan dibuatkan nota yang berisi ringkasan nama

pelanggan, nomor handphone, dan rincian pesanan.

2. Pengiriman Pesanan

Setelah pesanan fotokopian pelanggan selesai dikerjakan, maka Civitas akan

menunggu sampai pelanggan tersebut datang, mengambil pesanannya, dan

menyelesaikan pembayaran. Namun, jika pesanan tersebut tidak diambil lebih dari tiga

hari maka Civitas akan menghubungi pelanggan tersebut untuk mengingatkan

pesanannya, dan jika pelanggan tersebut tidak bisa dihubungi maka Civitas mengambil

keputusan untuk menjual barang tersebut kepada pelanggan lainnya.

3. Penagihan

Civitas menagih piutangnya kepada pelanggan secara kas ataupun secara kredit dengan

menangguhkan pembayaran hingga pesanan selesai dikerjakan.

4. Penerimaan Kas

Pelanggan Civitas dapat memesan dengan sistem pembayaran cash dan pre-order. Jika

dengan sistem pre-order, maka ada kerjasama antara Civitas dengan berbagai elkam

seperti Himas, IMP, dan sebagainya. Dengan sistem ini, maka pelanggan memesan

terlebih dahulu berapa jumlah produk yang diinginkan, kapan pesanan akan diambil,

dan menentukan harga kesepakatan. Kemudian pesanan akan dikerjakan sesuai

kesepakatan, dan pembayaran kas dilakukan setelah pesanan diselesaikan dan diterima

oleh pelanggan. Sistem pencatatan penjualan dilakukan oleh Civitas sendiri dan oleh

elkam. Dulu sebelum merger dengan Civitas maka dilakukan penjurnalan setiap hari

dengan basis akrual dan setelah merger dengan Civitas maka sistem pencatatan

diberikan kepada pihak lain dengan basis kas semi akrual.

Proses/aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan.

10

Masalah-masalah

pengendalian

umum

a. Kehilangan data a. Prosedur cadangan dan backup entri

data; pengendalian akses (secara

fisik dan logis)

b. Kinerja yang buruk b. Persiapan dan tinjauan laporan

kinerja.

Entri pesanan

penjualan

a. Kesalahan dalam

pencatatan pesanan

pelanggan yang tidak

lengkap dan tidak akurat

a. Pemeriksaan edit entri data

b. Kehilangan

pelanggan

c. Sistem penyelesaian pesanan

secara FIFO. Pesanan pertama

masuk maka pertama kali

dikerjakan

b. Legitimasi Pesanan a. Perincian data pelanggan dan nomor

kontak dalam nota

c. Habisnya persediaan Sistem pengendalian persediaan.

Pengiriman Kesalahan penyerahan :

jenis pesanan dan jumlah

pesanan

Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan

kartu pengambilan dan slip pengepakan

Penagihan

Piutang Usaha

Kegagalan untuk

menagih pelanggan.

Pengendalian entri pesanan dengan

menyertakan rincian pelanggan

Kesalahan dalam

penagihan

Pengendalian edit entri data daftar harga

Kesalahan memasukkan

data dalam memperbaharui

piutang

Rekonsilisasi buku pembantu piutang

usaha dengan buku besar: laporan

bulanan ke pelanggan

Penagihan kas 10. Pencurian kas Pemisahan tugas antara pengedit entri

data pesanan, penerima kas, dan

pencatatan kas

Rekonsiliasi buku pembantu piutang di

buku besar umum

11

Gambar Siklus Pendapatan Civitas :

II.3 Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data

yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus

pengeluaran ini adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan

persediaan, perlengkapan, dan berbagai barang dan jasa yang dibutuhkan guna menghasilkan

produk jadi dan menerima kas penjualan.

Siklus Pengeluaran terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :

● Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa

● Penerimaan barang dan jasa dari pemasok (logistic inbound)

● Memproses faktur (meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok)

● Pengeluaran kas (melakukan pembayaran kepada pemasok)

12

Untuk menghasilkan barang jadi, dalam hal ini berupa pesanan fotokopian maka Civitas

melakukan berbagai pengeluaran terkait pembelian bahan baku dan perlengkapan lainnya.

Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time yaitu disaat

diterimanya pesanan produk maka disaat itu juga segala material yang dibutuhkan dipesan

kepada vendor/supplier. Pengeluaran lainnya yang dilakukan Civitas yaitu pembelian sparepart

mesin, pembayaran gaji karyawan, pembayaran uang sewa bangunan, serta biaya-biaya

overhead lainnya.

Berikut ini merupakan alur siklus pengeluaran yang dilakukan Civitas :

1. Pemesanan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Civitas menerapkan sistem Just In Time, oleh karena itu pemesanan bahan baku kepada

pemasok dilakukan saat diterimanya pesanan produk dari pelanggan. Oleh karena itu,

Civitas memiliki hubungan yang baik dengan beberapa pemasok tetap sehingga

memudahkan pembelian bahan baku. Civitas memiliki dua pemasok utama, yang mana

satu diantaranya mengijinkan pembelian bahan baku secara kredit. Antara Civitas dan

pemasok terdapat kesepakatan yaitu pemasok mengisi ulang persediaan bahan baku

Civitas secara otomatis dua kali dalam sebulan.

2. Penerimaan Barang dan Jasa dari Pemasok

Pembelian barang dari vendor disimpan di gudang belakang. Civitas memesan bahan

baku dalam jumlah yang banyak, misalnya kertas hvs dan disimpan di gudang.

Mekanisme penerimaan bahan baku yaitu Civitas memesan kepada pemasok, dan

kemudian pemasok mengirimkan barang ke Civitas secara rutin, kemudian Civitas

menerima barang tersebut dan diterbitkan tiga buah faktur oleh pemasok. Barang yang

diterima kemudian dicatat ke buku besar dan dilakukan penghitungan fisik barang

dengan orang yang sama. Untuk barang jadi berupa merchandise seperti pin, mug,

gantungan kunci, dan sticker, serta buku USM maka Civitas membeli barang tersebut

dari vendor yang ada di daerah Ciputat. Tidak seperti pembelian bahan baku lain yang

dikirimkan oleh pemasok secara rutin dua kali dalam sebulan, untuk merchandise dan

buku USM maka Civitas melakukan perjanjian barang konsinyasi dengan vendornya.

3. Memproses Faktur

Ketika barang dikirimkan oleh pemasok maka pemasok tersebut akan menerbitkan

faktur. Terdapat tiga buah faktur, yaitu putih, merah, dan biru atas pembelian bahan

13

baku secara kredit dengan tempo jangka waktu satu bulan. Faktur yang berwarna merah

diberikan dan dipegang oleh Civitas, sedangkan faktur berwarna biru akan dipegang

oleh pemasok. Ketika jatuh tempo pembayaran yaitu saat penerimaan barang yang

kedua kali nya maka faktur berwarna putih akan diberikan kepada civitas dan faktur

yang merah yang tadiya dipegang Civitas akan diberikan kembali kepada vendor. Maka

jika faktur yang berwarna putih ada ditangan Civitas berarti barang tersebut sudah

lunas. Pengeluaran lain yang dilakukan Civitas pembelian sparepart mesin.

4. Pengeluaran Kas

Civitas memiliki dua buah pemasok dengan mekanisme pembayaran secara kas dan

yang satunya bisa secara kredit. Pembayaran secara kas atas pembelian bahan baku

kepada pemasok dilakukan saat barang tersebut diterima dan masuk ke gudang.

Sedangkan pembayaran secara kredit dilakukan dengan ditangguhkannya pembayaran

sampai pemasok tersebut mengirimkan barang untuk yang kedua kalinya yang biasanya

dilakukan dua minggu kemudian. Ketika barang keduanya masuk ke gudang maka

pelunasan atas pembelian yang pertama kali harus dilunasi. Untuk pembayaran atas

pembelian barang selain bahan baku maka dilakukan secara kas.

Proses /Aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat

diterapkan

Pengendalian umum - Kehilangan data

-Kinerja kurang baik

-Kekurangan atau

kelebihan persedian

Membuat cadangan dan rencana

pemulihan dari kemungkinan

hilangnya data; pengendalian

akses fisik dan logis

Pembuatan dan peninjauan ulang

secara periodic; laporan kinerja

yang memadai

Melakukan stock opname;

melakukan pemesanan kepada

pemasok saat diperlukan

14

-Pemasok yang tidak

dapat diandalkan

Tinjauan pemesanan pembelian

Pemesanan barang a. Kekurangan atau

kelebihan

persediaan

b. Membeli barang

yang tidak

dibutuhkan

c. Membeli dgn harga

yang

dinaikkan/tinggi

d. Membeli barang

berkualitas rendah

Melakukan stock opname; sistem

pengendalian persediaan;

penghitungan persediaan secara

periodik

Melakukan stock opname

persediaan; gunakan pemasok

yang disetujui; persetujuan

pesanan pembelian; pengendalian

anggaran.

Mencari vendor yang kompetitif

dan dapat bekerja sama;

mengawasi kinerja vendor;

pengendalian anggaran.

Mencari pemasok yang

kompetitif; teliti sebelum membeli

barang

15

e. Membeli dari

pemasok yang tidak

diotorisasi

Persetujuan pesanan pembelian;

batasi akses ke file utama

pemasok

Penerimaan barang dari

pemasok

a. Menerima barang

yang tidak dipesan.

b. Membuat

kesalahan dalam

penghitungan.

c. Pencurian

persediaan

Minta bagian penerimaan untuk

memverifikasi keberadaan

pesanan pembelian yang valid.

Dokumentasikan kinerja pegawai;

insentif untuk penghitungan yang

akurat.

Pengendalian akses fisik;

penghitungan periodic persediaan

dan rekonsiliasi perhitungan fisik;

dokumentasikan semua kiriman

persediaan; pemisahan

kewenangan antara penerima

barang dan bagian pencatatan

Pemprosesan faktur a. Kesalahan dalam

menerima faktur

pemasok

Verifikasi keakuratan faktur;

meneliti kesesuaian pemesanan

barang dengan yang tertulis di

faktur

Pembayaran dan

pengekuaran kas

b. Membayar barang

yang tidak diterima

c. Membayar faktur

yang sama 2x

Hanya membayar faktur yang

didukung oleh laporan penerimaan

asli.

Hanya membayar faktur yang

didukung dengan bukti asli;

Pengendalian edit berbagai entri

16

d. Kesalahan mencatat

dan memasukkan

data dalam utang

usaha

e. menyalahgunakan

kas, cek.

data dan pemrosesan

Batasi akses ke cek kosong,

pemisahan tugas antara bagian

utang usaha dengan kasir.

Pemisahan kewenangan antara

bagian pencatatan utang dan

pengelola kas fisik

Gambar Siklus Pengeluaran Civitas :

II.4 Siklus produksi

Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi

yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan

sistem infomasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan sistem informasi

17

akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas

untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang

dihasilkan.

Siklus produksi terdiri dari beberapa sub-siklus, yaitu :

● Persiapan Produksi

● Proses Produksi

● Perhitungan Harga Pokok Penjualan ( HPP )

Gambar Siklus Produksi Civitas :

Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time, yaitu Civitas

memproduksi barang saat pesanan diterima sehingga bisa dikatakan Civitas tidak memiliki

cadangan persediaan atau memiliki dalam jumlah yang sedikit. Pesanan yang dikerjakan

duluan adalah pesanan yang pertama masuk (FIFO). Pengerjaan job pesanan dilakukan

seutuhnya oleh Civitas, kecuali merchandise seperti mug, spanduk, pin, dan buku USM STAN

diperoleh dari vendor ciputat.

18

Berikut ini merupakan alur siklus produksi perusahaan Civitas :

1. Persiapan produksi

Tahapan persiapan produksi ini meliputi perencanaan dan penjadwalan produksi. Pada

tahapan ini, maka Civitas akan menargetkan produk apa yang akan dijual, berapa

volume yang akan diproduksi, dan berapa harga jual produk. Setelah itu, Civitas akan

menyiapkan material apa saja yang dibutuhkan, apakah perlu memesan tambahan

bahan baku dari vedor atau tidak. Misalnya, pada saat kenaikan tingkat semester maka

mahasiswa akan cenderung membutuhkan buku pelajaran kuliah, oleh karena itu

Civitas akan menargetkan perkiraan penjualan dan memproduksi barang tersebut

dalam jumlah banyak.

2. Proses produksi

Untuk memproduksi pesanan pelanggan, maka Civitas membutuhkan bahan baku

(direct material), karyawan, dan biaya-biaya manufaktur lainnya. Civitas

mengalokasikan biaya berdasarkan job order costing. Jadi, biaya yang dialokasikan

untuk tiap pesanan berbeda satu sama lainnya. Pesanan yang dikerjakan terlebih dahulu

adalah pesanan yang pertama kali masuk. Selain itu, ketika ada booming permintaan

dimusim tertentu dan jika pemesanan tersebut secara kolektif maka akan dijadikan

prioritas dan dikerjakan duluan. Civitas juga selalu mengembangkan dan

memperbaharui produknya berupa buku mata kuliah sesuai yang digunakan oleh para

dosen saat ini sehingga Civitas dapat bersaing dengan pesaing lainnya. Civitas

menyadari bahwa modifikasi dan update buku adalah hal yang sangat penting.

Dalam pengerjaan pesanan pelanggan, tidak ada pembagian kerja antarkaryawan.

Artinya, tidak ada pos-pos tertentu yang harus ditangani oleh orang-orang tertentu

sehingga setiap karyawan merangkap berbagai tugas. Dulu sebelum merger dengan

Civitas dan memiliki 4 orang karyawan maka terdapat pembagian tugas sesuai

spesifikasi keahlian masing-masing, namun sekarang semua karyawan bekerja sama

secara gabungan.

Civitas memiliki kebijakan bahwa kerusakan dan kesalahan pada hasil fotokopian

dalam jumlah banyak (kolektif) setelah penyerahan produk contoh dari pelanggan

maka diluar tanggung jawab Civitas sehingga tidak ada barang spoilage. Namun, jika

19

hasilnya murni kesalahan fotokopian maka termasuk tanggung jawab Civitas. Secara

umum, Civitas jarang mengalami pesanan yang gagal diambil tapi terkadang tetap ada

beberapa mahasiswa yang tidak mengambil pesanan. Jika demikian, maka hasil produk

tersebut akan dijual kepada orang lain. Akan tetapi jika tidak laku dijual, maka akan

menjadi barang inventori yang menumpuk. Oleh sebab itu, maka kini setiap pemesanan

harus disertai nomor handphone agar mudah dihubungi dan maksimal dalam 3 hari jika

tidak ada respon pelanggan maka barang tersebut akan dijual. Dalam pengerjaan

pesanan juga terdapat inventori berupa barang yang sedang dikerjakan (work in

process) dan barang jadi (finished good).

3. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP)

Civitas hanya menghitung harga pokok penjualan didasarkan pada biaya material yang

dipakai tanpa menghitung alokasi biaya overhead lainnya. Civitas beranggapan bahwa

jika harga pokok penjualan ditetapkan secara detail dengan menghitung keseluruhan

biaya yang teralokasi maka keuntungan yang akan diperoleh sangat kecil. Saat ini

Civitas menetapkan harga jual per fotokopian Rp100 tetap dalam kurun waktu yang

lama, padahal banyak biaya terkait lainnya yang meningkat, misalnya sewa gedung.

Untuk penentuan harga jual peralatan alat tulis kantor (ATK), merchandise, dan buku

USM STAN didasarkan pada harga pasar pada umumnya. Penentuan HPP juga

dilakukan sesuai perkiraan persaingan dipasar. Untuk setiap biaya atau beban yang

dikeluarkan dalam memproduksi barang jadi akan dicatat dalam ayat jurnal dan

diposting ke dalam buku besar setiap harinya.

Proses / Aktifitas Ancaman Prosedur Yang Dapat di

Terapkan Dalam

Ancaman umum a. Data yang tidak akurat

atau tidak valid

b. Kinerja yang buruk

a. Pengendalian integritas

pengolahan data;

pembatasan akses

terhadap data induk;

buat cadangan backup

data

20

b. Dilakukan evaluasi

kinerja

Desain dan

Pengembangan

Produk

a. Produk yang tidak laku

dan kurang diminati

pelanggan

b. Desain produk yang

kurang baik

a. Terus melakukan update

informasi tentang

permintaan pelanggan

b. Perbaiki informasi

tentang pengaruh desain

produk atas biaya; Data

terinci mengenai biaya

jaminan dan produk.

Perencanaan dan

penjadwalan

a. Kelebihan produksi

atau kekurangan

produksi

b. Investasi yang tidak

optimal dalam aktiva

tetap

c. Barang spoilage dan

tidak laku dijual

a. Sistem perencanaan

produksi yang lebih baik

b. Tinjau dan setujui

perolehan aktiva tetap;

pengendalian anggaran

c. Meningkatkan kualitas

produksi; memproduksi

sesuai kapasitas & tidak

over capacity

Operasi produksi a. Pencurian persediaan

b. Kehilangan persediaan

dikarenakan bencana

c. Pencurian aktiva tetap

d. Kinerja yang buruk

a. Batasi akses fisik ke

persediaan dan aktiva

tetap; Dokumentasikan

semua perpindahan

persediaan sepanjang

proses produksi;

Melakukan perhitungan

fisik

b. Melakukan backup dan

asuransi

c. Identifikasi semua

aktiva tetap;

21

Dokumentasi yang

memadai dan tinjau

semua transaksi yang

melibatkan pembuangan

aktiva tetap

d. Evaluasi kinerja

produktif

Akuntansi Biaya a. Kesalahan pencatatan

dan memasukkan data

mengakibatkan data

biaya yang tidak

akurat.

b. Alokasi biaya overhead

yang tidak

diperhitungkan

a. Pengendalian edit entri

data; rekonsiliasi jumlah

yang tercatat dengan

perhitungan fisik secara

periodic

b. Perhitungan biaya

berbasis aktivitas

II.5 Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Siklus akuntansi aktiva tetap adalah serangkaian aktivitas bisnis dimana sebuah

perusahaan melakukan pencatatan akuntansi terhadap aktiva tetap yang baru dimilikinya atau

baru diperolehnya melalui pembelian tunai maupun pembelian kredit, pencatatan juga akan

disertai nota pembelian dan lain sebagainya. Dalam pengertiannya aktiva tetap adalah harta

yang dimiliki perusahaan yang dapat digunakan dalam kurun waktu lebih dari satu tahun.

Alur siklus sistem akuntansi aktiva tetap adalah:

● Pembelian aktiva tetap

● Perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri.

● Pengeluaran modal

● Penghentian pemakaian aktiva tetap

● Transfer aktiva tetap

● Revaluasi aktiva tetap

● Depresiasi aktiva tetap

22

Sebelum tahun 2014 Civitas harus langsung membayar kas dengan modal sendiri dari laba

ditahan atas pembelian alat-alat dan mesin aktiva tetap. Peralatan aktiva tetap yang dibeli

antara lain mesin fotokopi, mesin penjilid, laminating, streples besar, printer, CPU, monitor,

mesin spiral berukuran besar dan kecil, serta aktiva lainnya. Setiap tahun Civitas

menargetkan akan membeli satu buah mesin. Biasanya Civitas membeli mesin dengan

mengimpor dari Singapura atau Thailand. Biaya perawatan dan perbaikan mesin dilakukan

hanya saat terjadi kerusakan dan tidak secara rutin dengan mengambil langsung cadangan kas

dari toko. Untuk mesin yang telah rusak dan tidak dapat digunakan lagi maka akan dijual atau

dibuang. Civitas tidak menerapkan penilaian aktiva tetap dengan metode akuntansi. Artinya,

Civitas tidak mengestimasikan berapa depresiasi dari mesin dan tidak melakukan revaluasi

sehingga beban depresiasi tersebut tidak dicatat dalam laporan keuangan. Mesin tidak

diestimasikan berapa lama umur manfaat hanya dilihat secara fisik. Pencatatan akan aktivitas

pembelian aktiva tetap, biaya yang dikeluarkan atas perawatan mesin, serta membuang mesin

yang sudah rusak dilakukan setiap sore sehabis maghrib. Ayat jurnal ini kemudian akan

diposting ke buku besar.

Aktivitas Ancaman Pengendalian

Pembelian aktiva tetap

a. Pengadaan aktiva tetap yang tidak optimal

b. Pembelian yang tidak diotorisasi

a. Perencanaan pembelian b. Pemisahan kewenangan

pemberi otorisasi dengan pengguna aktiva tetap; koordinasi pihak-pihak terkait; adanya dokumen otorisasi

Sistem pengeluaran modal

a. Pembelian aktiva yang tidak dibutuhkan

b. Kesalahan pembelian aktiva dengan spesifikasi yang dibutuhkan

a. Koordinasi antara pihak otorisasi dan pengguna aktiva tetap

b. Surat otorisasi investasi; surat perintah kerja

Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap

a. Aktiva masih bisa digunakan

b. Pencurian aktiva tetap yang akan dihentikan penggunaannya

a. Mengkaji umur manfaat dan tingkat kerusakan aktiva

b. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana pengentian penggunaan aktiva tetap; bukti memorial

Sistem transfer aktiva tetap

a. Pencurian aktiva tetap a. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana

Sistem revaluasi aktiva tetap

a. Penilaian nilai wajar aktiva tetap yang tidak akurat

b. Kesalahan pencatatan

a. Menggunakan jasa penilai;bukti memorial

b. Menerapkan nilai wajar dan standar akuntansi yang

23

jurnal revaluasi berlaku umum Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap

a. Kesalahan pencatatan depresiasi aktiva tetap

b. Kesalahan penilaian estimasi umur manfaat aktiva tetap

a. Menerapkan standar akuntansi yang berlaku umum; konsistensi dalam pencatatan

b. Menilai depresiasi sesuai standar akuntansi

Aktivitas Ancaman Pengendalian Masalah-masalah umum diseluruh siklus buku besar dan pelaporan

a. Data buku besar yang tidak akurat dan tidak valid

b. Kesalahan pencatatan ayat jurnal

c. Hilangnya atau kerusakan data

a. Tinjauan terhadap seluruh perubahan pada data buku besar; pembatasan akses ke buku besar

b. Pengendalian integritas pengolahan data; konsistensi dan ketelitian dalam input data

c. Backup data; pembatasan akses ke buku besar

Memperbaharui buku besar a. Pembaharuan yang tidak akurat atas buku besar

b. Entri jurnal yang tidak diotorisasi

a. Pengendalian integritas pemrosesan entri data; rekonsiliasi laporan pengendalian

b. Pengendalian akses Memasukkan jurnal penyesuaian

a. Jurnal penyesuaian tidak akurat

b. Jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi

a. Pengendalian perlindungan kesalahan worksheet; jurnal penyesuaian standar; konsistensi dalam penjurnalan

b. Pengendalian akses; rekonsiliasi buku besar

Menyiapkan laporan keuangan

a. Laporan keuangan yang tidak lengkap,akurat, dan tidak sesuai standar akuntansi

a. Pengendalian integritas pemrosesan; penggunaan software pembantu/pendukung

Membuat laporan manajerial a. Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk

a. Menggunakan balance scorecard; menggunakan software pendukung

24

Gambar Siklus Pengeluaran Civitas :

II.6 Siklus Penggajian

Siklus penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pengolahan data yang

berkaitan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Fungsi dasar dari sistem

informasi akuntansi pada siklus penggajian adalah pemrosesan data transaksi tentang aktivitas

karyawan, menjaga aset organisasi dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

Alur siklus penggajian terdiri atas aktivitas :

● Pencatatan data induk penggajian

● Memvalidasi data waktu dan kehadiran

● Menyiapkan penggajian

● Mengeluarkan penggajian

● Pembuatan laporan

Gambar DFD Siklus Penggajian Civitas :

25

1. Pencatatan data induk penggajian

Siklus penggajian dimulai dari rekruitmen karyawan. Kriteria rekruitmen karyawan

Civitas tidak serta merta orang yang dikenal tetapi orang tersebut harus sudah memiliki

dasar keterampilan sebagai operator, bukan orang yang tidak mengerti sama sekali

mengenai kegiatan usaha perfotokopian. Karyawan yang dipekerjakan diprioritaskan

orang yang benar-benar mau bertahan lama bekerja di Civitas sehingga pelatihan yang

diberikan tidak sia-sia . Saat ini yang tergabung di Civitas ada 9 orang, yaitu Rida,

Hilma, Tomi, Mutiara, Zalfa, dan Dio yang berasal dari Civitas sendiri, sedangkan yang

bekerja sebagai operator di tempat yaitu Purkon, Janu dan istrinya.

2. Memvalidasi data waktu dan kehadiran

Civitas tidak menerapkan absensi karyawan. Sehingga Rida, Hilma, Tomi, Mutiara,

Zalfa, dan Dio tidak diwajibkan hadir setiap saat di Civitas. Akan tetapi, untuk operator

yaitu Furqon, Janu, dan istrinya diharuskan hadir setiap saat di Civitas sebagai

pelaksanan kegiatan usaha.

26

3. Menyiapkan Penggajian dan mengeluarkan penggajian

Pembahasan penggajian dilakukan saat meeting (sejenis pertemuan bersama) yang

biasanya diadakan seminggu setelah akhir bulan atau sekitar tanggal 7 setiap awal

bulan. Mekanisme pembagian gaji setiap bulannya berasal dari 50% kas bersih dan

50% nya lagi dicadangkan sebagai laba ditahan. Uang yang diterima dari hasil

penjualan akan disimpan di bank satu kali per bulan. Penggajian untuk operator

dilakukan setiap tanggal 2 di awal bulan. Besar kecilnya gaji tiap anggota berbeda satu

sama lain dan direncanakan akan ada pemberian bonus kepada pegawai ketika hasil

penjualan melebihi target

4. Pembuatan Laporan

Sebelum merger dengan Civitas, terdapat struktur organisasi yang terdiri atas satu

orang pemilik, ada manajer produksi yang merangkap pencatatan stock opname

pelaporan kepada pemilik, dan tiga orang operator. Setelah merger dengan Civitas,

bagian pencatatan penjualan, pengeluaran, produksi, termasuk penggajian dilakukan

oleh tim tersendiri kemudian diposting ke buku besar. Struktur saat ini yaitu Rida

dibagian keuangan, Mutiara bagian pemasaran, Janu dibagian produksi , Zalfa

menangani buku USM STAN, dan Tomi dibagian merchandise.

Aktivitas Ancaman Pengendalian Ancaman

Permasalahan umum

untuk seluruh siklus

penggajian

a. Data yang tidak

akurat atau tidak

valid

b. Hilangnya atau

rusaknya data

a. Pemeriksaan atas

seluruh perubahan

data induk

b. Backup data;

dokumentasi

seluruh perekrutan

dan evaluasi kinerja

Memperbaharui data

induk penggajian

a. Perubahan yang tak

terotorisasi atas data

induk penggajian

a. Pengendalian akses

data induk;

pemisahan tugas

bagian penggajian

dan pencatatan

penggajian

27

Memvalidasi data

waktu da kehadiran

a. Data waktu dan

kehadiran yang tidak

akurat

a. Pemeriksaan

pengawasan;

verifikasi absensi

Menyiapkan penggajian

dan pengeluaran

penggajian

a. Kesalahan dalam

memperoses

penggajian

b. Kesalahan dalam slip

gaji

a. Memeriksa

pengawasan atau

daftar penggajian

dan laporan lainnya

b. Dokumentasi

seluruh cek

penggajian;

pemisahan tugas

antara pencatat

penggajian dan

pemberi gaji;

pembatasan akses

data induk

penggajian

II.7 Pelaporan buku besar

Siklus pelaporan dan buku besar adalah dua sistem yang terdiri atas kegiatan

pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening

buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus

ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal. Siklus

ini mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan

laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi. Fungsi utama dari siklus pelaporan dan

buku besar adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data.

Terdapat beberapa sub-siklus dalam siklus pelaporan dan buku besar, yaitu

● Perbarui buku besar

● Memasukan ayat jurnal penyesuaian

● Membuat laporan keuangan

● Membuat laporan manajerial

28

Gambar Siklus Buku Besar Civitas.

Seluruh aktivitas kegiatan penjualan, pengeluaran kas, produksi, aktivitas

berkaitan dengan aktiva tetap, serta siklus penggajian dicatat dengan ayat jurnal dan

kemudian diposting ke dalam buku besar. Seluruh sistem pencatatan dilakukan oleh

Civitas sendiri. Dulu sebelum merger dengan Civitas maka dilakukan penjurnalan

setiap hari dengan basis akrual dan setelah merger dengan Civitas maka sistem

pencatatan diberikan kepada pihak lain dengan basis kas semi akrual. Civitas juga

menerbitkan laporan keuangan tahunan yang terdiri dari laporan laba rugi, laporan laba

ditahan, statement of financial position, laporan arus kas, dan neraca. Akan tetapi,

laporan keuangan ini hanya digunakan untuk evaluasi kinerja internal dan bukan

diperuntukan kepada pihak eksternal.

29

BAB III

PENUTUP

III.1 Simpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis mengenai sistem informasi akuntansi

di Civitas Co., penulis dapat menarik kesimpulan bahwa perusahaan Civitas Co. telah

menerapkan siklus-siklus dan sistem perusahaan yang berdasarkan Sistem Informasi

Akuntansi. Hal ini bisa kita lihat dari gambar-gambar dan penjelasan mengenai alur

siklus yang ada di perusahaan.

Pada siklus pendapatan, perusahaan menerapkan sistem pencatatan semi akrual

dengan metode persediaan FIFO. Perusahaan memiliki kebijakan diskon dan perusahaan

tidak menerima retur pembelian. Pada siklus pengeluaran, perusahaan menggunakan

sistem Just in Time (JIT) dalam manajemen persediaannya. Karena perusahaan

menggunakan sistem JIT dan metode FIFO, maka dalam siklus produksi perusahaan,

pesanan yang dikerjakan lebih dahulu adalah pesanan yang pertama masuk dan

perusahaan hanya memproduksi barang saat pesanan diterima sehingga bisa dikatakan

Civitas Co. hamper tidak memiliki barang setengah jadi atau Work in Process (WIP).

Dalam sistem akuntansi asset tetap, perusahaan membeli alat-alat dan mesin asset

tetap dengan menggunakan modal sendiri dari laba ditahan perusahaan tiap tahunnya.

Dalam siklus penggajian, mekanismenya adalah 50% dari kas bersih tiap bulannya

digunakan sebagai gaji pegawai dan 50% nya lagi dicadangkan sebagai laba ditahan.

Dalam sistem pelaporan dan buku besar, seluruh sistem pencatatan dilakukan oleh

Civitas Co. sendiri. Civitas Co. kemudian menerbitkan laporan keuangan tahunan yang

hanya digunakan untuk evaluasi kinerja internal dan bukan diperuntukan kepada pihak

eksternal.

III.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis menyarankan beberapa hal yang

hendaknya diperbaiki atau ditambah dalam hal sistem informasi akuntansi yang berjalan

di perusahaan ini, antara lain:

30

1. Perusahaan sebaiknya melakukan pembagian tugas antarpegawai demi tercapainya

kinerja produksi yang lebih maksimal

2. Sebaiknya perusahaan mengestimasikan berapa depresiasi dari asset tetap

perusahaan sehingga dapat dilakukan revaluasi. Beban depresiasi tersebut

seharusnya diukur dan dicatat dalam laporan keuangan perusahaan agar nilai

assettetap perusahaan menjadi semakin akurat.

3. Perusahaan diharapkan menerapkan absensi dan pembagian waktu shift bagi

pegawai agar control terhadap kinerja pegawai semakin baik.

31

DAFTAR PUSTAKA

Jefri, Ando. 2011. Siklus Akuntansi: Siklus Pendapatan, Siklus Pengeluaran, Siklus Produksi,

Siklus Penggajian/SDM, Siklus Keuangan. Diakses dari:

http://ando-jefri.blogspot.co.id/2011/10/siklus-akuntansi-siklus-pendapatan.html.

Kurniawan, Indra Nur dan Siti Khairani. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Atas Pembelian

dan Pengeluaran Kas Pada PT XYZ. Jurnal pada Jurusan Akuntansi STIE MDP.

Mulyadi. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart. 2012. Accounting Information System. Jakarta:

Salemba Empat.

32

LAMPIRAN

Dokumentasi Wawancara dengan Civitas Co.

1. Bagaimana bentuk pembayaran yang diterima dari konsumen?

Ada yang pembayaran tunai, ada yang memang kerja sama dengan elkam kampus biasanya pre order. Pesan dulu, setelah dikerjakan akan direkon dengan catatan mereka antara jumlah pre order dan yang beli OTS.

2. Darimana pendapatan lain, selain dari foto copy?

Selain dari foto copy ada penjualan ATK, merchandise, dan buku USM. Merchandise dalam bentuk pin, kaos, gantungan kunci, sticker dan badge.

3. Darimana asal buku USM yang dijual?

Sebelum mergr dengan civitas, buku diproduksi banyak. Setelah merger dengan civitas ada bagian tersendiri yang mengurus.

4. Apa ada diskon apabila ada pesanan dalam jumlah banyak?

Pasti ada, berapa persenya tergantung dengan jumlah pesanan. Biasanya kalau untuk per kelas, nilainya lebih dari satu juta diskonya 10%.

5. Apakah menerima retur barang apabila ada cacat?

Kalau untuk kerja sama dengan jumlah yang banyak, setelah selesai modulnya itu diserahkan kepada pihak konsumen. Makanya sebelum di print, konsumen perlu mengecek dulu dokumenya. Keselahan setelah produksi diluar tanggung jawab kami.

6. Bagaimana pencatatan hasil usaha?

Sebelum merger dengan civitas pencatatan saya lakukan dengan penjurnalan dengan metode semi accrual basis dan awalnya saya ingin membuat usaha foto copy ini menjadi CV. Sekarang setelah merger dengan civitas, pencatatan keuangan dilakukan oleh mahasiswa.

7. Bagaimana arus uang setelah diterima dari konsumen, apa langsung disetor ke bank?

Tidak, disetor ke bank pada akhir bulan.

8. Apakah dipisah antara uang operasional dan pendapatan?

Tidak, semuanya jadi satu namun dalam pengeluaranya dicatat sendiri-sendiri dari fc, merchandise dan biaya operasional.

9. Apakah kalau ada pesanan, produksi di sini (kios civitas co) juga?

Iya, kecuali buku USM kita pakai vendor di Ciputat.

10. Darimana asal bahan baku dibeli?

Kita punya dua supplier. Supplier pertama itu supplier kertas dan ATK pemiliknya orang Cina sistem pembayaranya dua kali masuk satu kali bayar serta ada tempo satu bulan misalnya bulan ini datang kertas, bulan depan datang kertas lagi maka kita bayar yang pembelian bulan lalu. Supplier yang kedua gak boleh hutang jadi harus pembayaran tunai, supplier ini menyetok kertas dan tooner (tinta foto copy).

11. Apa bisa kertas yang telah dibeli dari supplier dapat diretur dan ada diskon?

33

Tidak bisa, barang yang kita pesan dan sudah dikirim ya sudah kita terima. Diskon juga tidak ada.

12. Bagaimana sistem penyimpanan bahan baku?

Ada gudang di belakang, kalau untuk produksi banyak kita sekalian pesen kertas yang banyak jadi kita simpan di gudang.

13. Apakah ada perhitungan fisik dari bahan baku dan dilakukan oleh satu orang kah?

Ada, orang yang menerima dari supplier dan menghitung di gudang juga orang yang sama. Saat menerima barang kita dapet faktur 3 lembar, warnanya putih, merah, sama biru. Kan ada tempo satu bulan, disini kita pegang yang merah, setelah jatuh tempo supplier nganter barang lagi yang putih di kasih ke kita dan yang merah kita kasih ke supplier. Kalau yang putih sudah dipegang kita berarti sudah lunas.

14. Pengeluaran apa saja, selain untuk membeli bahan baku?

Paling pembelian spare part mesin,

15. Apabila ada pesanan yang banyak, apakah diproduksi sendiri atau bekerja sama dengan yang lain?

Tetep kita produksi sendiri disini, kecuali merchandise dari vendor di Ciputat karena kita belum punya mesin sendiri. Kedepan rencananya akan membeli mesin press untuk mug.

16. Bagaimana tentang pencetakan buku materi?

Kita harus up date agar dapat bersaing, bahanya pun dari mahasiswa sendiri yang bawa.

17. Apakah ada pembagian kerja?

Dulu ada, pembagian tugas buka tutup rolling. Sekarang gak ada, kerja sama semualah. Nantilah ke depan, kalau nambah mesin lagi bisa ada pembagianya.

18. Bagaimana kalau ada kesalahan hasil produksi?

Kita tawarkan dulu kepada konsumen, kalau konsumen setuju ya kami kerjakan. Untuk modul, semuanya tergantung dari pihak yang bekerja sama, isinya kan dari mereka.

19. Bagaimana kalau ada kelebihan produksi?

Belum pernah mengalami sampai hasil produksi modul tidak habis, paling ada itu dari pesanan mahasiswa kita dapat menyalahkan mahasiswanya kenapa pesan tetapi tidak diambil. Makanya sekarang kalau ada pemesanan ada nomor teleponya, 3 hari lewat tidak diambil sudah kita hubungi maka kita jual ke yang lain

20. Bagaimana agar bisa tepat waktu meskipun pesanan banyak?

Biasanya yang kolektif kita kerjain duluan. Untuk pemesanan kita kerjakan dulu yang datang duluan.

21. Cara menghitung harga pokok penjualanya gimana?

Tidak ada seperti itu, foto copy disini itu kalau dihitung secara detail untungya kecil banget. Disini karena untuk mahasiswa makanya lebih murah cuma Rp100 per lembar. Makanya kalau pesan foto copy itu diambil, biar gak rugi. Kita kira-kira aja harga pokoknya dengan untung yang gak banyak.

34

22. Untuk sistem aktiva tetap, pembelian mesinya tunai apa hutang dulu?

Sebelum tahun 2014 gak boleh hutang untuk pembelian mesin foto copynya, jadi belinya tunai semua dengan modal dari pemilik setelah berjalan kan ada laba ditahanya, jadi pembelian berikutnya dari laba ditahan itu. Waktu STAN tidak ada penerimaan mahasiswa baru, kita jual lagi mesinya buat nutupin sewa karena sepi tidak ada pemasukan.

23. Pembelian lainya selain mesin foto copy, itu apa saja?

Ini ada mesin jilid, laminating, streples yang gede hampir sejuta setengah harganya. Ada juga printer dan pc. Menurutku, mesin jillid disini kita paling lengkap, mesin spiral yang kecil sama gede pun kita ada. Di tempat lain (daerah kalmong), belum ada deh yang mesin spiral gede.

24. Biaya perawatan mesin dilakukan secara rutin, atau insidental kalau rusak saja?

Pas lagi trouble saja, kalau gak rusak ya enggak.

25. Biayanya kalau ada kerusakan mesin langsung ambil dari toko (penghasilan) atau ada biaya khusus?

Langsung ambil dari toko, kan di jurnal setiap hari. Gak ada penyisihan khusus. Pencatatan dilakukan sore hari, pendapatan setelah Maghrib masuknya ke hari besok.

26. Tempatnya ini sewa kan?

Iya, sewa.

27. Apakah ada estimasi usia penggunaan mesin-mesinya?

Gak ada estimasinya, mesin foto copy itu kalau kita dapat yang bagus mesin itu gak pernah trouble, beda kalau mesin yang jelek akan sering error. Biasanya kalau yang bagus impor dari Singapura, bisa dilihat dari counternya buat hitung kertas.

28. Ada berapa mesin foto copy yang dimiliki?

Ada dua mesin.

29. Gimana caranya merekrut karyawan untuk dipekerjakan, apakah orang yang sudah dikenal?

Tidak juga, yang penting orang itu sudah setengah jadi sebagai operator. Soalnya kalau ngajarin dulu capek, jadi mendingan ngegaji orang agak mahal tapi dia sudah bisa pengoperasianya. Buat pengalaman kita juga, kalau ngerekrut orang yang betah biar gak buang waktu saat ngajarinya.

30. Berapa orang yang tergabung dalam Civitas?

Ada sembilan orang.

31. Sistem penggajianya bagaimana?

Setiap bulan, dilihat kas bersihnya berapa, 50% untuk laba ditahan, dan 50% untuk tim. Kita adain pertemuan, biasanya minggu pertama untuk membahas pembagian laba.

32. Apakah kehadiran dihitung?

Kehadiran hanya untuk orang-orang produks.

35

33. Bagaimana untuk pemesanan buku USM?

Disini itu untuk sample, kalau mau beli bisa menghubungi nomor yang bersangkutan. Mereka nitip barang disini, kalau stok disini sudah habis kita setor ke mereka uangnya. Pencatatanya pun berbeda, karena awalnya ada investor untuk buku itu. Disini pure untuk foto copy dan merchandise.

34. Kapan penggajian dilakukan?

Penggajian untuk operator setiap tanggal 2, kalau yang lain dibicarakan saat pertemuan.

35. Apakah ada bonus tambahan untuk karyawan yang kerjanya bagus?

Ini kan dalam proses, untuk pos-pos itu masih dibicarakan. Kita merger dengan civitas juga baru berjalan beberapa bulan, masih belum rapi dalam pencatatanya.

36. Bagaimana struktur organisasinya?

Dulu mah ada, kalau sekarang kan baru. Dulu ada owner satu orang, manajer produksi, dan tiga orang operator. Sekarang dari sembilan orang itu pegang tugasnya masing-masing.

37. Bagaimana sistem pencatatan buku besarnya?

Kalau sekarang ada bagian yang mencatatnya, saya tidak tahu. Terakhir saya lakukan pencatatan sendiri itu tahun 2013.

38. Laporan keuangan ditujukan ke siapa saja, apa juga untuk pihak eksternal?

Tidak, hanya untuk internal saja. Mungkin ke depanya bisa seperti itu.