laporan pelaksanaan audit internal ps magister manajemen rumah...

Laporan Pelaksanaan

Audit Internal PS Magister Manajemen Rumah Sakit

Program Pascasarjana Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Auditee (00000 05021 10)

Kategori Temuan : Ketidaksesuaian / Observasi

Tanggal Temuan : 10/26/2010

No. Temuan : 1

Auditor : 1. Viera Wardhani, dr., MKes.

2.

Uraian temuan:

Visi , Misi , dan Renstra (lama) sudah

dikembangkan dengan melibatkan 3 stakeholder namun tidak ada dokumentasi proses dan

pengesahan

Akar penyebab:

Visi, Misi dan Renstra tidak lagi kompatible

dengan perubahan status kepemilikan sehingga tidak menimbulkan rasa memiliki dan tidak ada

kesesuaian dengan program yang dijalankan

Rencana tindakan koreksi atas temuan :

1. Menyiapkan kopi dokumen Visi, Misi, Renstra dari dokumen studi kelayakan

Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :

1. Penyusunan kembali Misi, Visi, Renstra, Proker dan penerjemahan strategi ke setiap

bidang dan indvidu secara terukur dengan

pendekatan BSC

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi :

1. 1 minggu

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi :

1. Fetty dan SPS

2. 3.

Dipersiapkan oleh: Viera Wardhani, dr., MKes. Tanggal: 10/26/2010

Catatan :

Tanda Tangan Auditee : PS MMRS PPS FKUB a.n Ketua Program Studi,

Ttd.

Arief Alamsyah N, dr., MARS

Sekretaris PS MMRS PPS FKUB




No. Temuan : 2


2.

Uraian temuan:

Belum semua prosedur dituliskan dan disahkan

Akar penyebab:


2. Dilakukan penulisan POS dan juknis terutama

untuk pelayanan akademik dan disahkanPenyusunan POS dilengkapi dengan

penyesuaian form isian secara bertahap 3. Penyusunan POS dilengkapi dengan

penyesuaian form isian secara bertahap

4. Dilakukan penyusunan POS pelayanan penunjang berikut, juknis dan form



1. 2 bulan Nov-Desember 2. 2 minggu Januari

3. 1 bulan (Januari)


1. Viera dan Fety 2. Viera dan Fety

3. Nuning (Keu) dan Nining (Umum dan Kepeg)


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 3


2.

Uraian temuan:

Dokumen pendukung kurang lengkap

Akar penyebab:

Tidak ada sistem dokumentasi dan pengendalian

dokumen yang adekuat sehingga


5. Dokumen prasyarat standar dilengkapi


2. Pengembangan prosedur pengendalian

dokumen dan rekaman tercatat

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 minggu

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Fetty dan Aryo

2. 3.


Catatan :

Tanda Tangan Auditee : PS MMRS PPS FKUB

a.n Ketua Program Studi,

Ttd.






No. Temuan : 4


2.

Uraian temuan:

Upaya umpan balik dari alumni dan pengguna

belum dilakukan maksimal (hanya melalui seminar dan belum terstruktur)

Akar penyebab:

Belum ada sistem tracer study yang sistematis


Rencana tindakan perbaikan atas akar

penyebab : 3. Dikembangkan sistem tracer study by email,

pos dan analisis manual 4. Dikembangkan software tracer study


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 5


2.

Uraian temuan:

Upaya umpan balik dari dosen belum

terdokumentasi

Akar penyebab:

Belum ada sistem evaluasi dosen yang tertulis

dan sistematis


6. Dilakukan dokumentasi rapat persiapan dan evaluasi akhir semester


penyebab :

5. Dikembangkan instrumen dan sistem umpan balik dosen secara tertulis


1. 2.

3.


1. Nining dan Aryo 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 6


2.

Uraian temuan:

Upaya penjaminan mutu belum terdokumentasikan

dengan baik

Akar penyebab:


7. Disusun dokumentasi rapat MMRS


penyebab :


1. 2.

3.


1. Nining dan Aryo 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 7


2.

Uraian temuan:

Upaya penggalangan dana dari Hibah belum ada,

Akar penyebab:


8. Disusun daftar potensi hibah dan rencana

penggalangan dana dari program hibah



1.

2. 3.


1. Lia

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 8


2.

Uraian temuan:

upaya dari kerjasama belum direkap

Akar penyebab:


9. Disajikan rekap laporan penggalangan dana

kerjasama;



1.

2. 3.


1. Nuning (Keu); Nuning; Wira

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 9


2.

Uraian temuan:

Upaya dan dampak roadshow belum ada

Akar penyebab:


10. Disusun rekap kegiatan roadshow dan trend

pendaftar



1.

2. 3.


1. Lia, Wira

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 10

Auditor : 1. Aryo Dewanto, SE, MM, Ak.

2.

Uraian temuan:

Dokumen blue print kurikulum belum disimpan di

master dokumen

Akar penyebab:


11. Disimpan dan dikoding dengan proses perumusannya


penyebab :


1. 2.

3.


1. Viera 2.

3.

Dipersiapkan oleh: Aryo Dewanto, SE, MM, Ak. Tanggal: 10/26/2010

Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 11


2.

Uraian temuan:

Dokumen blue print kurikulum belum melampirkan

skema keterkaitan dengan visi

Akar penyebab:


12. lampiran dicantumkan


penyebab :


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 12


2.

Uraian temuan:

Belum ada standar kompetensi nasional yang

dirujuk

Akar penyebab:

belum ada forum atau konsil profesi manajemen

rumah sakit nasional


13. (lihat perbaikan)


penyebab :

6. merintis komunikasi dan pertemuan nasional manajemen rumah sakit


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 13


2.

Uraian temuan:

Prosentase tugas belum direkap

Akar penyebab:


14. dilakukan rekap prosentase tugas



1. 1 hari

2. 3.


1. nining dan fety

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 14


2.

Uraian temuan:

Masih ada satu mata kuliah belum dilengkapi modul

sesuai standar PS (SIM RS)

Akar penyebab:


15. dilakukan pendampingan asisten pengajar


penyebab :


1. 1 semester 2.

3.


1. Wira 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 15


2.

Uraian temuan:

fleksibiltas mata kuliah pilihan masih kurang

Akar penyebab:




1.

2. 3.


1.

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 16


2.

Uraian temuan:

Penyajian hasil masih terbatas pada seminar

kalangan sendiri

Akar penyebab:

tidak ada forum ilmiah nasional


1. publikasi abstrak di web


penyebab :

1. menggagas forum ilmiah 2. publikasi manuskrip di jurnal nasional oleh

dosen

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1.

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1.

2. 3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 17


2.

Uraian temuan:

Belum semua logbook tesis terisi lengkap

Akar penyebab:


1. ditetapkan aturan pengisian logbook sebagai

syarat ujian proposal, seminar hasil, ujian tesis



1. bersama penyusunan prosedur

2. 3.


1.

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 18


2.

Uraian temuan:

tim tesis belum ditetapkan Dekan

Akar penyebab:


1. diajukan ke dekan



1.

2. 3.


1.

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 19


2.

Uraian temuan:

Prosedur monev sudah berjalan tapi belum

dituliskan

Akar penyebab:


1. prosedur dibakukan


penyebab :


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 20


2.

Uraian temuan:

Belum ada kebijakan penjaminan mutu secara

tertulis

Akar penyebab:


1. Disusun Manual Mutu, draft disahkan KPS dan diunggah di laman

2. Sesudah raker, versi final dimintakan pengesahan ke Dekan


penyebab :

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 bulan (Desember)

2. 1 minggu sesudah Raker 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. Viera (UJM)

2. Viera dan SPS 3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 21


2.

Uraian temuan:

Belum ada satu sistem dokumentasi dan

pengendalian dokumen yang tertulis

Akar penyebab:


1. idem tindakan perbaikan temuan no


penyebab :


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 22


2.

Uraian temuan:

Tidak dapat diketahui (dibuktikan) apakah semua

tindak lanjut sudah dilakukan untuk setiap upaya perbaiakn

Akar penyebab:

Belum ada sistem dokumentasi upaya perbaikan

berkelanjutan sehingga


1. Dikumpulkan catatan notulen rapat dan tindak

lanjut


penyebab : 1. Dikembangkan sistem pencatatan kegiatan

tinjauan manajemen, audit dan upaya perbaikan


1. 1 minggu 2.

3.


1. Aryo, Fety 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 23


2.

Uraian temuan:

PS sedang dalam proses pengajuan terakreditasi

Akar penyebab:


1. Disiapkan laporan progress pemenuhan standar

akreditasi, SK Tim Akreditasi dan tindak lanjut



1.

2. 3.


1. Viera

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 24


2.

Uraian temuan:

laporan peninjauan atau perubahan kurikulum

belum terdokumentasi dengan baik

Akar penyebab:

belum ada prosedur peninjauan kurikulum dan

sistem dokumentasi


1. laporan disusun dan disahkan


penyebab :

1. mengembangkan prosedur peninjauan kurikulum dan dokumentasinya


1. 2hari 2.

3.


1. Viera 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 25


2.

Uraian temuan:

penugasan dalam bentuk literatur review dan

critical appraisal belum membudaya (baru 2 matkul)

Akar penyebab:

tidak ada kebijakan yang mewajibkan review

dan critical appraisal



penyebab : 1. revisi pedoman akademik, sosialisasi ke

dosen pada semester mendatang

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1.

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1.

2. 3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 26


2.

Uraian temuan:

Belum ada laporan proses penyusunan renstra baru

Akar penyebab:


26. Disajikan dokumentasi proses penyusunan

Renstra baru (tahap Pra-Raker)



1. 1 minggu

2. 3.


1. Lia

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 27


2.

Uraian temuan:

Program kerja sudah tersusun dengan target

pencapaian jelas, tetapi pencapaian th 2010 belum dicantumkan

Akar penyebab:


27. Dilakukan evaluasi pencapaian 2010, dan

dokumen laporan dittd SPS


penyebab : 12. Pengembangan prosedur pengendalian

dokumen dan rekaman tercatat

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 1. 1 hari

2. 3.

Penanggung jawab tindakan koreksi : 1. SPS atau fety

2. 3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 28


2.

Uraian temuan:

Dokumentasi pencapaian belum lengkap dan tidak

sistematis

Akar penyebab:


28. Dokumen dilengkapi dan disusun secara sistematis


penyebab :

13. Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi secara bertahap untuk semua

aktifitas manajemen, pelayanan pendidikan dan program


1. 1 minggu 2.

3.


1. Fetty dan Nuning (SPJ) 2.

3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 29


2.

Uraian temuan:

tidak ada kebijakan kebebasan akademik

Akar penyebab:


29. dicari di bagian kemahasiswaa



1.

2. 3.


1.

2. 3.


Catatan :


Ttd.






No. Temuan : 30


2.

Uraian temuan:

sarana laboratorium manajemen belum

diprogramkan

Akar penyebab:


30. dimasukkan pada program kerja


penyebab :


1. 2.

3.


1. 2.

3.


Catatan :



Ttd.






No. Temuan : 31


2.

Uraian temuan:

scientific meeting internal belum terprogram rutin

Akar penyebab:


31. disusun jadwal dan prosedur monitoringnya



1.

2. 3.


1.

2. 3.


Catatan :


Ttd.



laporan pelaksanaan audit internal ps magister manajemen rumah...

Documents