lab-srk.ub.ac.idlab-srk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2015/10/laporan... · web viewlaboratorium...
TRANSCRIPT
TINJAUAN MANAJEMENLABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA
KUALITASJURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS BRAWIJAYA
Periode : Tahun 2016Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Dikendalikan oleh
: Manager Representative
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.
Diketahui oleh : Ketua Jurusan
Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D
Visi Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada tahun 2020.
Misi1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai
dengan industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.
2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu menyelesaikan permasalahan di bidang industri.
3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
LEMBAR PENGESAHAN
1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.6. Anggota Penyusun : 1) M. Hafid Zamroni
2) Harizka Dwi Putri A.3) Maulivia Rizma4) Ismanu Hutama P.5) Annisaa Adi Ramadhan6) Silvya Ratri Nugraheni7) Tiffany Clara Alesi8) Anisa Lutfiana9) Fitriyanti Nur C.10) Fajri Rahman11) Fachrezy Pangestu W.12) Annisa Dian Islami13) Billy Anugrah14) Destantri Anggun R15) Khalishah Mutiara P.16) Medi Susanto17) Roby Kurniawan18) Unggul Setiaji
7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2016
Malang, 21 November 2016Pimpinan Unit Kerja,
Ttd
Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.NIP. 2013118912112001
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................... i
I. PENDAHULUAN.........................................................................................1
II. LINGKUP BAHASAN...................................................................................2
III. PELAKSANAAN..........................................................................................3
IV. HASIL........................................................................................................41. Hasil Audit Internal.............................................................................42. Hasil Audit Eksternal..........................................................................93. Umpan Balik Pelanggan...................................................................124. Kinerja dan Evaluasi Proses.............................................................205. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan...................................246. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya.............................347. Perubahan yang Mempengaruhi SMM..............................................398. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM.......................................40
V. PENUTUP................................................................................................40
ii Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
I. PENDAHULUAN
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang memiliki bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum statistik industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3 SKS untuk gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya kurikulum 2016, mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik dan Rekayaa Kualitas juga membantu dalam Praktikum Terintegrasi II yang sebelumnya disebut dengan Tugas Besar Perancangan Produk bersama Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.
Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal bagi para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum, pengabdian masyarakat, kuliah tamu, dan kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.
Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memiliki visi, misi, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan). Selain visi dan misi yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:1. Motto
“Saying with Facts, Proving with Statistics”2. Maklumat
a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri
b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.
II. LINGKUP BAHASAN
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan
Rekayasa Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.
2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di laboratorium bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi laboratorium.
3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.
4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
2 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).
7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.
III. PELAKSANAAN
Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen (Gambar 3.1).
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 3
Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas
(tanggal 22 Juli 2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
IV. HASIL
Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).
1. Hasil Audit InternalAudit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas
dilakukan setiap sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit internal terakhir kalinya pada tanggal 9 November 2015. Lingkup yang diaudit yaitu mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja laboratorium dalam memberikan pelayanan.
Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.
Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal
No. Siklus
Kategori / Status / Auditor / Tgl Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
1 UKPA LAB Siklus 4
KTS / New / SDT, SFD / 09
Nov 2015
(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41f]
Manual Prosedur (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol bersama oleh seluruh anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi kebutuhan
2 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(IS-L-63) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [63]
Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan yang cukup, dengan penambahan perangkat komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa. Daftar dan kecukupan aset beserta
4 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Siklus
Kategori / Status / Auditor / Tgl Audit
Bidang Audit Uraian Temuan
metode pemeliharaan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
3 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(WS-L-52) 5. Kontak [52]
Belum ada informasi tentang komplain
4 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]
Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen
5 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(IS-L-41g) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41g]
Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi dan maintenance laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
6 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(IS-L-754) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [754]
Belum diibuat aturan pengelolaan dan MP untuk pelanggan eksternal. Selama ini sudah melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik industri.
7 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(IS-L-622) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622]
Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM, job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM terlampir dan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
8 UKPA LAB Siklus 3
KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014
(WS-L-13) 1. Keberadaan Website Unit Kerja [13]
Website masih dalam proses editing menuju website bilingual
Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 5
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
yang lebih baik dalam internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal tersebut.
Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi Status Akhir
1 Manual Procedure (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol bersama oleh seluruh anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi kebutuhan
Sudah terdapat proses bisnis laboratorium yang dapat diakses di lab-srk.ub.ac.id
- Open
2 Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan yang cukup, dengan penambahan perangkat komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa. Daftar dan kecukupan aset beserta metode pemeliharaan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium mengajukan secara bertahap sarana komputer disesuaikan dengan jumlah peserta praktikum tiap semester.
Sudah diajukan permohoan penambahan komputer sebanyak 4 set komputer, dan sudah direalisasi. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
3 Belum ada informasi tentang komplain
Setiap input complain di tabulasi dan ditampilkan pada menu informasi tentang komplain.
Sudah ada menu komplain (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
4 Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen
Seluruh dokumentasi kegiatan tinjauan serta evaluasi manajamen laboratorium telah direkap dan di upload pada website laboratorium.
"Tinjauan manajemen" sudah dibuat, dokumentasi lengkap, tetapi formatnya harus mengikuti standar penyusunan Tinjauan manajemen yang ada. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
6 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Uraian Temuan Tindakan
Perbaikan Verifikasi Status Akhir
5 Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi dan maintenance laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.
Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Sudah mengajukan permohonan surat ke Ketua Jurusan Teknik Industri untuk mendapatkan tambahan tenaga laboran. Dari Jurusan juga sudah mengajukan surat ke Fakultas. Tetapi, sampai saat ini masih belum ada realisasi. (SDT / 09 Nov 2015)
Open
6 Belum diibuat aturan pengelolaan dan MP untuk pelanggan eksternal. Selama ini sudah melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik industri.
Mengajukan Surat Keputusan dari Jurusan terkait tarif pelayanan serta MP untuk pelanggan eksternal.
Sudah dibuat surat permohoanan ke Ketua Jurusan Teknik Industri, terkait dengan tekuan tersebut. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
7 Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM, job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM terlampir dan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id
Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan kepada Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.
Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Tetapi, masih perlu penyusunan gap analysis untuk tenaga laboran (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
8 Website masih dalam proses editing menuju website bilingual
Memperbaiki tampilan bilingual website serta menu pada setiap tampilan.
Website sudah bilingual. (SDT / 09 Nov 2015)
Closed
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 7
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
2. Hasil Audit EksternalAudit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik
dan Rekayasa Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu, DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19 Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor 2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A. Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum sesuai, diantaranya adalah:
Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit EksternalNo
.Temuan Perbaikan Status
1 Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama
Closed
8 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 13 Tahun 2014 (tanggal 12 November
2014)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi. Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum
2 Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi
Closed
3. Umpan Balik PelangganLaboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap
segala bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode untuk mendapatkan umpan balik atau kritik dan
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 9
Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19 Agustus 2016)
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal (program kerja), Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik evaluasi kegiatan laboratorium.
Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu, kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.
Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis di setiap akhir periode modul pada waktu asistensi. Kritik saran tersebut ditujukan pada individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari praktikan masing-masing.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan PelangganNo. Pernyataan1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)
10 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium3 Follow-up terhadap saran atau kritik4 Keadilan mendapat pelayanan5 Kesesuaian persyaratan pelayanan6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium9 Kesediaan memberikan feedback10 Kemampuan menumbuhkan motivasi11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium12 Pemenuhan etika oleh asisten13 Ketersediaan modul/handout praktikum14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian16 Ketersediaan waktu17 Kepastian jadwal18 Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan proses praktikum19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan
asistensi20 Asisten memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam
kegiatan praktikum dan asistensi21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan23 Kenyamanan ruang laboratorium24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)25 Keamanan laboratorium
Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian kepuasan pelanggan pada periode ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016. Berikut merupakan hasil penilaiain kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri periode genap dan ganjil Tahun Ajaran 2015/2016 yang dirangkum dengan diagram batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 11
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
a. Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016
12 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 253.3003.4003.5003.6003.7003.8003.9004.0004.1004.2004.300
Student Satisfaction Index
Rata-rata Nilai Kepuasan
Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 253.1003.2003.3003.4003.5003.6003.7003.8003.9004.0004.100
Student Satisfaction Index
Rata-rata Nilai Kepuasan
Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik namun masih terdapat beberapa 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu follow-up terhadap saran atau kritik, kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, ketersediaan waktu, dan kepastian jadwal. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Ganjil 2015/2016
No. Pernyataan Pelanggan Perbaikan
3Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan
7Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
Penyediaan call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation, sehingga prkatikan yang tidak dapa menghubungi asisten masing-masing secara langsung dapa menghubungi call center (Divisi PR)
16 Ketersediaan waktu
Pada saat deadline pengumpulan laporan asisten harus berada di laboratorium sehingga mudah untuk ditemui oleh praktikan. Asisten harus menyediakan waktunya untuk melayani praktikan dalam kegiatan asistensi sesuai dengan kelonggaran jadwal masing-masing.
17 Kepastian jadwal
Jadwal praktikum dibuat oleh asisten berdasarkan ketersediaan waktu setiap praktikan bukan tiap kelompok sehingga praktikan tidak perlu melakukan penukaran jadwal praktikum dengan praktikan lain.
b. Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016
Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, kemampuan menumbuhkan motivasi, follow-up terhadap saran dan kritik, dan keadilan mendapat pelayanan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 13
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016
No. Pernyataan Kuesioner Perbaikan
7Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium
Telah tersedianya call center bagi para praktikan yang menghubungi dan praktikan dapat menghubungi langsung ke laboratorium pada jam kerja yaitu pada pukul 07.30-16.00. Apabila asisten yang bersangkutan tidak berada di laboratorium maka asisten yang berada di laboratorium dapa menghubungi asisten yang bersangkutan.
10Kemampuan menumbuhkan motivasi
Selain memberikan materi, asisten secara personal pada saat praktikan diwajibkan untuk menanyakan kendala dalam praktikum dan pengerjaan laporan serta memberikan motivasi dan selalu mengingatkan praktikan mengenai deadline laporan.
3Follow-up terhadap saran atau kritik
Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan
4Keadilan mendapat pelayanan
Asisten memberikan pelayanan yang adil dengan cara penilaian yang objektif. Semua soal penilaian yang diberikan praktikan berbobot sama dan penilaian LKM berdasarkan parameter penilaian yang telah disetujui bersama.
Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.7
Tabel 4.7 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan
yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana)
Status
Akhir
1. Training Eksternal (Spectra)
Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara
Pada Spectra volume II waktu yang diberikan selama 1,5 jam sehingga Spectra berikutnya pada tahun 2016 waktu yang diberikan selama 2 jam. Untuk
Closed
14 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan
yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana)
Status
Akhir
terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik
memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat peningkatan pelayanan
2. Ruang Laboratorium
Ukuran laboratorium yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibelbaik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)
Closed
3. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting
Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan
Closed
4. Kegiatan Asistensi Laporan
Asistensi laporan jangan banyak-banyak
Kegiatan asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan. Pengerjaan laporan/ LKM dilakukan sekaligus ketika praktikum.
Closed
5. Fasilitas Praktikum
Sarana dan Prasaranan praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi
Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum
Closed
Dst.
Fasilitas Laboratorium
Diberi rak sepatu diluar lab agar saat praktikum sepatu tidak berantakan
Jurusan telah menyediakan rak sepatu di depan seluruh laboratorium
Closed
Penilaian Praktikum
Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai
Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan
Closed
Kumudahan menghubung asisten
Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms
Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga
Closed
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 15
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan
yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana)
Status
Akhir
praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.
Format laporan praktikum
Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum
Laboratorium selalu berusaha untuk mengurang subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya
Closed
Deadline Pengumpulan Laporan
Asisten tidak ada di laboratorium pada waktu deadline pengumpulan laporan
Hal tersebut sebenarnya dikarenakan praktikan selalu melakukan konsultasi mendekati deadline pengumpulan laporan. Asisten selalu mengingatkan praktikan untuk segera melakukan konsultasi sehingga tidak terlambat deadline. Selain itui, asisten diharapkan untuk berada di laboratorium ketika hari deadline pengumpulan laporan. Apabila asisten yang bersangkutan tidak dapat hadir, dapat diwakilkan kepada asisten yang lain dengan konfirmasi terlebih dahulu kepada praktikannya.
Closed
Pembagian pengerjaan laporan
Sebaiknya dalam mencatat presentase pengerjaan laporan tiap anggota kelompok diperbolehkan menuliskan presentase yang sama pada 2 atau lebih anggota
Sebenarnya hal tersebut lebih menguntungkan praktikan agar adil dalam memberikan penilaian bagi kinerja teman-temannya dalam pengerjaan laporan. Untuk menanggapi komplain praktikan tersebut, asisten memberikan solusi bagi anggota yang dinilai memiliki kontribusi yang sama dapat diberikan penilaian desimal di belakang koma yang tidak jauh berbeda.
Closed
4. Kinerja dan Evaluasi ProsesDalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri
Universitas Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu
16 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
berusaha untuk meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada tahun 2016.
Tabel 4.8 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas
No. Program Kerja Skor Capaian
A. Kompetisi1. RKTI 50 %2. International Statistic Competition for Engineering Student 50 %3. Ismec’s 100 %
B. Training dan Pengabdian Masyarakat1. Training Internal 95 %2. Training Eksternal 100 %3. Kuliah Tamu 100 %4. Pengabdian Masyarakat 10 %
C. Perayaan Hari Statistik Nasional1. Statistic Day 100 %
D. Seleksi Asisten Baru1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %
E. Kerja Sama dengan Perusahaan1. Penelitian di CV. Bagus Agriseta Mandiri 100%2. MoU dengan PT. Teluk Lamong 100%
F. Buku Profil Laboratorium1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%
G. Bedah Jurnal1. Kegiatan Bedah Jurnal Desain Eksperimen 50%
H. Pembaruhan Mading1. Penggantian Poster secara Periodik 100%
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 17
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
I. Kunjungan/Visitasi Eksternal1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong 100%2. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 70%
Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %. Diantaranya adalah;
1. Untuk kompetisi RKTI, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi ISCE mengirimkan 2 kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada babak semifinal pada kedua kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium yaitu masuk babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya persiapan asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk kompetisi ISCE, juga dapat disebabkan karena ini merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti kompetisi tersebut sehingga asisten belum bisa memahami bagaimana kompetisi ISCE.
2. Untuk program kerja training internal sebenarnya sudah memenuhi target dengan mempelajari 4 materi statistik, namun hanya mencapai sasaran 95% dikarenakan hanya sebagian asisten yang mengikuti training internal. Hal tersebut disebabkan karena keterbatasan dana yang dimiliki laboratorium untuk melakukan training. Bagi asisten lain yang tidak mengikuti training, dilakukan training oleh asisten yang mengikuti training dengan pihak luar supaya semua asisten tetap mendapatkan materi training internal.
3. Untuk kegiatan pengabdian masyarakat, hanya mendapat skor 10% dikarenakan pengabdian masyarakat masih belum dipersiapkan. Hal tersebut dikarenakan penelitian di UKM CV. Bagus Apel baru dapat diselesaikan oleh asisten bersama dosen pembimbing lainnya.
4. Untuk program kerja bedah jurnal hanya mendapatkan skor capaian 50% dikarenakan sampai saat ini program kerja tersebut masih berlangsung. Dari 10 bab materi yang akan dibahas, laboratorium sudah membahas 5 materi desain eksperimen.
18 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
5. Untuk kegiatan kunjungan ke laboratorium lain hanya mendapatkan skor capaiain 70% dikarenakan laboratorium akan melakukan kunjungan pada bulan Desember mendatang, yaitu dengan mengunjungi Laboratorium di Jurusan Statistik Universitas Brawijaya. Namun sebelumnya Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas telah mengunjung Strategic Engineering, Industrial Engineering, National University of Singapore pada Bulan Desember tahun 2015.
Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu perguruan tinggi, diantaranya yaitu:
Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,
Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
Standar 4. Sumber daya manusia
Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik & Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9 Sasaran Mutu Program Kerja
No.Sasaran Mutu atau Indikator Program
Kerja
Baseline (Th.2015)
Target Th.2016
Capaian Th.2016
% Capaian
1. Training Internal2 Materi (seluruh asisten)
4 Materi (seluruh asisten)
4 Materi (sebagian asisten)
95%
2. Training Eksternal 50 peserta 60 peserta 64 peserta 100%3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 1 kali 0 (masih
persiapan) 10%
4. Pembaruan Manual Prosedur (MP)
20 MP/IK 30 MP/IK 41 MP/IK 100%5. Jumlah nilai praktikan 86% 90% 90,6% 100%
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 19
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No.Sasaran Mutu atau Indikator Program
Kerja
Baseline (Th.2015)
Target Th.2016
Capaian Th.2016
% Capaian
yang sama dengan lebih dari B
praktikan praktikan praktikan
6.Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3
3,7 3,9 3,7 100%
7. Jumlah Asisten tiap Angkatan
9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%
8. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3
11 asisten 9 asisten 9 asisten 100%9. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%
10. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%11. Pemeliharaan Komputer 2 2 2 100%12. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%
13. Public Lecture
Mengundang Kepala
UKP4 Republik Indonesia
Mengundang 1 Tokoh Nasional lainnya
Mengundang Direktur PT. Teluk Lamong
100%
14. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium
15 22 22 100%
15.Kerja sama dengan Perusahaan
-1 MoU dengan
Perusahaan
MoU dengan PT. Teluk Lamong
100%
16. Jumlah penelitian asisten3 penelitian
dipa3 penelitian
dipa3 penelitian
dipa 100%
17.Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi
1 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%
Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah direncanakan, di antaranya adalah:
1. Training Internal
Kendala pada training internal asisten yaitu dikarenakan keterbatasan dana yang menyebabkan hanya beberapa asisten yang dapat mengikuti training internal secara langsung
2. Pengabdian Masyarakat
Kendala dari kegiatan pengabdian masyarakat yang belum mencapai 100% dikarenakan asisten kesulitan dalam mencari UKM yang dapat dilakukan pengabdian masyarakat. Selain itu juga
20 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
dikarenakan kesulitan dalam menentukan jadwal pengabdian masyarakat.
5. Tindakan Koreksi dan Tindakan PencegahanSelain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk
meningkatkan pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual Prosedur Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel 4.10.
Tabel 4.10 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
A. Keluhan
1. Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai
Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian.
Closed Setiap sebelum pergantinyan modul, PJ modul mensosialisasikan mengenai parameter penilaian dan mengirimkan file penilaian ke email masing-masing asisten.
2. Ukuran laboratorium yang sempit
Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibelbaik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)
Closed Pada waktu praktikum, barang-barang milik pribadi asisten diletakkan di balik meja atau diletakkan di loker masing-masing agar tidak mengganggu pergerakan praktikum.
3. Sarana dan Prasaranan
Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA
Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 21
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi
menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum
bervariasi dan menghindari adanya praktkan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya.
4. Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms
Himbauan kepada seluruh asisten untuk segera membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunya pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium.
Closed Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.
5. Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum
Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya
Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum. Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.
B. Evaluasi Kepuasan
1. Diberikan kesempatan kepada praktikan untuk bertanya
Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan
Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.
2. Laboratorium telah memberikan keamanan yang cukup baik
Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.
Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan
22 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
3. Asisten laboratorium telah beretika dengan baik
Asisten selalu menanggapi kritik dan saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.
4. Asisten menjelaskan sudah cukup jelas
Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.
Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.
C. Temuan Audit(termasuk yang eksternal)
1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK
Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id
Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.
2. Belum adanya laboran di Laboratorium SRK
Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.
Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja
3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS
Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi
Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum
4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)
Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan
Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 23
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
skripsiD. Evaluasi Program
Kerja Laboratorium
1. Program Kerja Spectra
a. Waktu penyampaian asisten dalam materi Software terlalu cepat
Waktu 1 shift SPECTRA keseluruhan diperpanjang dan sebaiknya asisten mengingatkan pemateri teori (dosen) secara berkala sehingga waktu penyampaian materi software tidak terlambat
Open Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keselurihannya.
b. Kurang koordinasi dalam peminjaman kunci pintu
Asisten lebih sigap dalam menyiapkan perlengkapan untuk hari H, agar tidak terjadi kekurangan atribut pada H-1 acara
Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, asisten senantiasa mengingatkan untuk meminjam kunci ruagan minimal h- 2 hari berlangsungnya kegiatan.
c. Banner Spectra baru akan dicetak pada H-1 acara, sehingga pada akhirnya tidak jadi dicetak
Dibuat kepanitiaan untuk bidang-bidang tertentu sehingga jobdesc merata sehingga semua fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan dapat direalisasikan
Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, dibuat bidang atau divisi untuk mengerjakan tugas masing-masing
d. Installer software SPSS bermasalah, sehingga banyak peserta yang kesulitan dalam menginstall software
Sebaiknya file Software SPSS diberikan kepada peserta H- 1 minggu sehingga peserta bisa segera melapork ke laboratorium apabila software tidak dapat digunakan di laptop masing-masing
Closed Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa terbuka terhadap siapa saja yang ingin meminta file software SPSS dan Minitab sehingga pada kegiatan Spectra, peserta tidak perlu menginstall software kembali
e. Modul Software untuk peserta sama dengan Spectra sebelumnya
Untuk Spectra selanjutnya, sebaiknya modul dibuat menggunakan data yang berbeda
Closed Persiapan pembaharuan modul software dengan pencarian data baru yang sesuai dengan pengujian
2. Statistic Day 2016
24 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
a. Kurangnya persiapan dalam mempersiapkan segala hal baik untuk dekorasi ataupun konsep.
Persiapan dilakukan minimal H-3 minggu sebelum acara.
Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas seluruh program kerja sehingga asisten tidak lupa terhadap program kerja yang selanjutnya akan diadakan
b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga
Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat open lab.
Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan.
c. Tidak adanya action plan sehingga terdapat beberapa hal yang tidak terealisasikan
Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja yang akan dilakukan
Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.
d. Peserta dari mahasiswa yang sedang mengambil praktikum SI kurang antusias
Pada saat introduction, seharusnya dijelaskan mengenai statistic day di dalam timeline praktikum
Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama.
3. Training Internal
a. Biaya training yang belum fix sebelumnya
Persiapan segala kebutuhan untuk training dipersiapkan jauh hari dengan perkiraan waktu dan koordinasi kepada berbagai pihak yang lebih baik lagi
Closed Menyiapkan setiap program kerja dari jauh hari sehingga tidak terburu-buru dalam menyiapkan segala kegiatan. Salah satunya dengan pembentukan PJ Kakak (asisten angkatan 2013) dan PJ adik
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 25
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
(asisten angkatan 2015) sehingga asisten 2013 dapat membimbing langsung asisten baru (angkatan 2014)
b. Hanya beberapa orang saja dari angkatan 2013 dan 2014 yang mengikuti training internal dikarenakan biaya training yang minim
Karena keterbatasan dana, sebaiknya asisten lebih pintar dalam menawar biaya yang diberikan oleh lembaga statistik dan memilih lembaga statistik yang menawarkan biaya yang lebih rendah
Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium
c. Kurangnya kenyamanan saat melakukan training
Trainer sebaiknya diundang ke gedung teknik industri agar kenyamanannya lebih baik
Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium dikarenakan apabila memanggil tentor untuk mengajar di Gedung TI biaya yang dikeluarkan lebih mahal.
d. Kurangnya koordinasi dengan pihak PI7U statistic terkait materi yang akan disampaikan
Adanya koordinasi dari pihak asisten dan trainer agar saling mengetahui dan membantu berjalannya kegiatan training terkait materi yang akan disampaikan
Closed Asisten membahas segala pertanyaan atau ilmu yang masih dibingungkan sehingga penanggung jawab kegiatan training internal selanjutnya dapat menyampaikan materi apa saja yang ingin ditrainingkan.
4. Kuliah Tamu (Public Lecture)
a. Para peserta datang terlambat ke acara Public Lecture & Sharing Session sehingga terjadisedikit pengunduran waktu acara
Menekankan pada seluruh peserta agar datang tepat waktu.
Closed Menghubungi setiap peserta yang mengikuti program kerja laboratorium H-1 berlangsungnya kegiatan untuk mengingatkan supaya peserta datang tepat waktu
b. Sebagian peserta yang sudah mendaftar acara Public Lecture &
Mengurus ijin dispensasi untuk tidak mengikuti kuliah ke ketua
Closed Setiap diadakannya program kerja yang berada di jam kuliah, asisten menyakan
26 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
Sharing Session tidakmendapatkan dispensasi sehingga sebagian peserta ada yang terpaksa tidak mengikutikegiatan Public Lecture & Sharing Session karena kuliah
jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya
terlebih dahulu kepada peserta yang ingin mendaftar apakah pada waktu acara berlangsung peserta terdapat jam kuliah atau tidak
5. Quest
a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.
Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan
Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.
E. Evaluasi Program Kerja Divisi
1. Divisi Administrasi
a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surattersebut
Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahululalu disimpan sebagai berkas administrasi
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.
b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebuttidak menentu
Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan suratmasuk yang jelas
Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya
c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakanpenempatannya yang acak
Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakandaftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrolsecara berkala
Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu diadakannya kegiatan “bersih-bersih lab” untuk
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 27
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
menata inventaris laboratorium agar lebih rapi
2. Divisi Maintenance
a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum
Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistikdan Rakayasa Kualitas
Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum
b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum
Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agarjumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat
Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum
3. Divisi Quality Assurance
a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untukkepentingan audit.
Modul setiap tahun disimpan dengan baik di dalam satu folder
CLosed Koordinator praktikum menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.
b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap
Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir
Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.
4. Divisi Research & Development
a. Untuk kegiatan brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapandari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan
Merencanakan adanya kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul
Closed Koordinator praktikum bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga
28 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
brainstorming dikarenakankurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming
mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.
b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuaidengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalahketerbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupunphotoshop
Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar madingilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.
Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.
c. Update berita pada web hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acarasehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi
Untuk update berita sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuatpembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D
Closed Kepala Laboratorium mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.
5. Divisi Web Design
a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi
Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihakWeb Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada,
Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 29
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
praktikum, disaat membuatform registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalamikesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya
dari asisten yang lain tetap mampumelakukan update berita.
b. Pihak laboratorium terkadang masih terkendala dengan bahasa pemrograman yangdigunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.
Asisten Web maintenance sebelumnya memberikan pengajaran kepada asisten Web Maitenance yang baru
Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai percobaan untuk belajar.
c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai beritapraktikum
Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru
Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.
6. Divisi HRD & PR
a. Untuk media crisis center dan kotak saran masih belum dimanfaaatkan oleh praktikandengan maksimal
Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium
Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran
b. Handphone call center daya tahan baterai kurang, cepat off
Handphone call center menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih
Closed Saat ini, call center menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.
7. Divisi Finance
a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali
Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form
Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga
30 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
inventaris Inventaris form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.
b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional suratpertanggungjawaban belanja
Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudahpenulisan dan redaksional
Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.
c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara daripengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan
Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagike pihak keuangan.
Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam mengajukan dana.
E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu
1. Kompetisi RKTI Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi RKTI
Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten
2. Kompetisi ISCE Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi ISCE
Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten
3. Kunjungan Laboratorium
Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kunjungan laboratorium selain itu pihak laboratorium juga lama dalam merespon
Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi laboratorium yang bersangkutan dan sudah disetujui untuk mengunjugi laboratorium di Jurusan Statistik pada Bulan Desember 2016.
4. Bedah Jurnal Kesulitan dalam menentukan jadwal waktu untuk melaksanakan kegiatan bedah jurnal
Open Kegiatan bedah jurnal dilakukan pada setiap hari Jumat namun tetap tergantung kesanggupan dari Kepala Laboratorium dan asisten untuk hadir
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 31
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No. Masukan Tindakan
Perbaikan
Status (Open/ Closed
)Tindakan Pencegahan
sehingga sampai saat ini laboratorium hanya membahas 5 materi. Oleh karena itu, asisten diizinkan untuk tidak hadir apabila ada kepentingan lain (khusus izin mengenai akademik atau acara keluarga yang diperbolehkan). Hal tersebut dapat mencegah terlambatnya jadwal kegiatan bedah jurnal.
5. Pengabdian Masyarakt
Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan pengabdian masyarakat selain itu pihak laboratorium kesulitan dalam mencari UKM untuk pengabdian masyarakat.
Open Diperlukan rapat program kerja pengabdian masyarakat sehingga program kerja pengabdian masyarakat dapat terlaksana.
6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen SebelumnyaPada tahun 2015 telah dibuat tinjauan manajemen untuk
mengevaluasi kinerja dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2015 tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016. Berikut merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2015 yang telah dilakukan laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
1. Penyusunan SOP untuk praktikum mengacupada timeline yang telah dibuat serta
Praktikum SOP sudah disesuaikan dengan timeline praktikum. Karena SOP mencakup
Kewajiban untuk menyelesaikan praktikum sesuai dengan timeline yang ditentukan
Asisten diharapkan tidak melakukan KRS secara bersamaan atau dalam
32 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
peran asisten & kepala laboratorium ditingkatkan.
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan praktikum sehingga perancangan SOP dan waktu praktikum saling berpengaruh terhadap timeline praktikum
sehingga asisten kesulitan untuk menyesuaikan jadwal menjaga praktikum dengan jadwal kuliah masing-masing asisten
artisan memilih kelas yang saling berbeda sehingga sumber daya dapat dibagi dengan merata. Kemudian untuk praktikum susulan dapat dilakukan pada hari Sabtu.
2. Penyusunan timeline praktikum disesuaikandengan jadwal yang telah dikumpulkan olehcalon praktikan saat regristasi praktikum dan ditunjukkan pada introduction
Praktikum Jadwal praktikum sudah disesuaikan dengan jadwal individu anggota masing-masing bukan seperti tahun sebelumnya yang dibuat berdasarkan kelompok sehingga terdapat anggota kelompok yang harus melakukan tukar jadwal dengan praktikan lainnya
Masih terdapat praktikan yang mengonfirmasi bahwa tidak dapat mengikuti praktikum dikarenakan terdapat jadwal kuliah pengganti atau praktikum lainnya
Jadwal dibuat dengan memperhatikan jadwal praktikum laboratorium lainnya sehingga tidak jadwal tidak menumpuk. Untuk permasalahan jadwal kuliah tambahan, laboratorium hanya dapat memberikan saran untuk menukar jadwal dengan praktikan tertentu yang bisa menggantikan jadwal sebelumnya.
3. Penyusunan cek list \terhadap segala hal yangdiperlukan dalam kegiatan training
Spectra Sudah dilakukan pembagian jobdesc untuk menyiapkan kebutuhan tertentu yang dilakukan pada rapat persiapan
Terdapat hal-hal yang tidak terduga seperti pintu ruangan yang masih terkunci, tidak seperti yang sudah dijanjikan oleh
Memastikan bahwa permasalahan ruangan sudah teratasi dengan meminta kunci secara langsung bukan
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 33
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
pihak jurusan sebelumnya.
meminta untuk dibukakan ruangan karena terkadang pihak luar laboratorium tidak profesional dalam melaksanakan tugasnya.
4. Peningkatan kinerja dan ketelitian asistendalam membuat modul yang benar
Spectra Sudah dilakukan pembaruhan terhadap angka data yang salah pada waktu Spectra periode sebelumnya. Namun tetap menggunakan judul data yang sama.
Modul dirasa sudah terlalu lama karena masih menggunakan judul data yang sama
Memperbaruhi data pada modul software Spectra dan sebaiknya modul diberikan h-1 kegiatan agar praktikan dapat mempelajari terlebih dahulu
5. Pembuatan SOP training
Spectra Sudah dibuat SOP training yang dijelaskan pada rapat persiapan dan dikirim ke email masing-masing asisten untuk dipelajari
Terapat asisten yang belum membaca SOP ketika hari h
Peningkatan kedisiplinan asisten untuk mempelajari materi training.
6. Pengumuman mengenai kepastian suratdispensasi diberikan pada saat peserta publiclecturer and sharing session melakukan
Kuliah Tamu
Laboratorium sudah berusaha untuk meminta izin Ketua Jurusan untuk mengeluarkan surat dispensasi bagi peserta yang mengikuti
Banyak peserta yang memiliki jadwal kuliah pada waktu acara berlangsung sehingga peserta yang datang tidak sebanyak yang mendaftar
Mengusahakan adanya surat dispensasi bagi peserta
34 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
regristasi kuliah tamu namun tidak diizinkan. Sehingga laboratorium mengingatkan pada mahasiswa yang ingin mendaftar mengenai jadwal kuliah masing-masing.
7. Penyusunan SOP kegiatan open recruitment, timeline dan alternative konsep open recruitment disesuaikan dengan jadwal kuliah peserta
Open Recruitment
Open recruitment asisten baru 2016 sudah dibuat SOP beserta alternatif konsep, open recruitment. Asisten membuat jadwal wawancara peserta berdasarkan jadwal kosong yang dimiliki individu masing-masing
Pembuatan alternatif yang mempunyai banyak pro dan kontra dari para asisten alumni dengan Kepala Laboratorium
Mengadakan rapat asisten aktif, asisten alumni, beserta Kepala Laboratorium sehingga dapat memilki pemahaman yang sama mengenai konsep seleksi
8. Peningkatan koordinasi antar asisten terhadapKepala laboratorium dan asisten alumni.
Open Recruitment
Sudah diadakan rapat antara asisten aktif dengan asisten alumni, rapat antara asisten aktif dengan Kepala Laboratorium untuk menyampaikan pendapat asisten alumni
Pembuatan alternatif yang mempunyai banyak pro dan kontra dari para asisten alumni dengan Kepala Laboratorium
Mengadakan rapat asisten aktif, asisten alumni, beserta Kepala Laboratorium sehingga dapat memilki pemahaman yang sama mengenai konsep seleksi
9. Penyusunan Training Rundown Asisten harus Sebaiknya
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 35
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
rundown yang disesuaikandengan konsep training yang disediakan olehpihak pemberi training.
Internal telah diatur oleh pihak pemberi materi (lembaga statistik) karena training dilaksanakan di tempat pemateri
menunggu lama untuk dimulainyanya kegiatan training karena pemateri terlambat
training dilaksanakan di Gedung TI sehingga asisten juga dapat mengontrol jalannya kegiatan
10.
Peran asisten ditingkatkan terutama terkaitkerjasama dengan pihak jurusan dan pihak pemberi training.
Training Internal
Asisten sudah menghubungi lembaga organisasi yang sebelumnya digunakan, namun terdapat perubahan biaya yang signifikan sehingga asisten menghubungi lembaga organisasi yang lainnya lang lebih terjangkau.
Kurangnya kemampuan asisten untuk menawar biaya training sehingga hanya sebagian asisten yang dapat mengikuti training
Dilakukan kerja sama dengan lembaga organisasi yang lainnya supaya biaya yang dikeluarkan lebih kecil
11.
Pembuatan chek list keperluan training internal.
Training Internal
Sudah dilakukan list keperluan training
Buku materi baru diberikan pada waktu training sehingga asisten belum sempat mempelajari terlebih dahulu
Asisten meminta materi minimal h-2 kegiatan training
12.
Penyusunan SOP lomba dan alternative lomba statistic day untuk mengantisipasi hal-hal yang mungkin
Statistic Day
Terdapat beberapa lomba yang diadakan di kegiatan Statistic Day
SOP tidak didistribusikan ke seluruh asisten sehingga asisten tidak bisa mempelajarinya. Selain itu juga tidak terdapat
SOP dikrim ke email masing-masing asisten beserta jadwal jaga laboratorium sehingga semua asisten dapat memahami
36 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
No
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
AspekTindak
Lanjut yang SUDAH
dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
berubahatau berjalan tidak sesuai rencana.
jadwal jaga asisten
konsep acara dan jadwal jaga masing-masing
13.
Peningkatan kerjasama asisten dalammenumbuhkan kreatifitas untuk melakukaninovasi terhadap lomba yang didakan.
Statistic Day
Dilakukan pembagian jobdesc untuk membuat keperluan yang dibutuhkan untuk menghias laboratorium dalam acara open laboratorium di kegiatan Statistic Day
Terdapat beberapa jobdesc yang tidak terealisasikan karena waktu persiapan yang kurang
Waktu persiapan minimal h-3 minggu sebelum acara berlangsung
7. Perubahan yang Mempengaruhi SMMDengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun
internal, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2016 ini, terdapat beberapa perubahan baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.
Untuk perubahan dari lingkungan internal sendiri salah satunya pergantian kepala laboratorium sejak Bulan April tahun 2016, yang secara tidak langsung mempengaruhi terhadap beberapa program kerja laboratorium. Adanya program kerja laboratorium yang sebelumnya belum ada di periode sebelumnya, yaitu kegiatan bedah jurnal. Kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi asisten angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya kegiatan bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk mengikuti kompetisi lomba statistik yang berikutnya.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 37
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum 2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.
Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu, dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk praktikum bobotnya adalah 1 SKS.
Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi. Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMMUntuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan
pelayanan kepada pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium. Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat memberikan kritik
38 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi.
Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang bersangkutan terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.
V. PENUTUP
Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif, dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana. Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik pada stakeholder.
Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.
Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 39
Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016
40 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya