KONSEP PROSEDUR DARI PERSEPSI INTERAKSI PROSES ISO 9001:2015

Published 23/10/2014 | By improvement QHSE

KONSEP PROSEDUR DARI PERSEPSI INTERAKSI PROSES ISO 9001:2015DISKUSI LEMAHNYA ASPEK PROSEDUR WAJIBDi ISO 9001:2008 memang dijelaskan bahwa ada 6 prosedur yang diwajibkan: 1. Pengendalian Dokumen (4.2.3),

2. Pengendalian Rekaman (4.2.4),

3. Audit Internal (8.2.2),

4. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (8.3),

5. Tindakan Korektif (8.5.2),

6. Tindakan Pencegahan (8.5.3).

Ketentuan dari ISO 9001:2008 ini yang menghasilkan prinsip bahwa prosedural itu berasal dari persyaratan ISO 9001:2008. Di beberapa pasal ISO 9001:2008 menyebutkan bahwa perusahaan harus MEMILIKI PROSEDUR, maka dari ketentuan itu perusahaan yang mau mensertifikasi ISO 9001 membuat prosedur tersebut. Padahal pengertian prosedur di ISO 9001:2008 tidak hanya prosedural (SOP) tetapi bisa saja diartikan intruksi kerja atau aturan. Aturan atau prosedur bisa dalam bentuk SOP, Intruksi Kerja, Work Standar dll. SOP menjelaskan manajemen suatu proses, misalkan SOP pembelian menjelaskan proses pembelian dari kegiatan awal pembelian sampai evaluasi suppllier atau subcont. Atau SOP Kalibrasi yang menjelaskan manajemen proses kalibrasi. Pemahaman yang tidak tepat ini menghasilkan beberapa dampak yang tidak efektif terkait dengan dokumentasi.- Perusahaan yang memenuhi ISO 9001:2008 dinilai cukup dengan adanya 6 prosedur wajib tersebut, sisanya yang penting adalah bukti pelaksanaannya (record atau catatan). Selama bukti pelaksanaan sudah dijalankan sesuai maka prosedur tidak perlu dibuatkan. Misalkan proses Pembelian, selama ada catatan pembelian yang jelas, seperti Purchasing Order, List Supplier atau subcont yang disetujui, Penawaran Harga, Seleksi Supplier atau subcont dan Evaluasi Supplier maka dapat dikatakan bahwa proses pembelian itu efektif. Pertanyaannya bagaimana bila pelaksana proses pembelian tersebut berhalangan atau resign, bagaimana pola sistem yang sudah berjalan dapat dilakukan? Apakah bisa dipastikan pola nya akan sama bila tidak ada prosedur? Begitu juga dengan proses Pemeliharaan mesin, Training, Rekruitment dll- Perusahaan yang tidak mempunyai konsep pembuatan prosedur dari Interkasi Proses di Perusahaan , pasti akan mempunyai banyak sekali prosedur. Malah ada perusahaan yang mengatakan pembuatan prosedur kebanyakan disesuaikan dengan permintaan customer, biasanya saat audit customer dilakukan perbaikan dengan pembuatan prosedur. Akhirnya prosedurnya begitu banyak dan tidak jelas arahnya. Prosedur dibuatkan untuk kepentingan external saja, padahal seharusnya prosedur dibuatkan berdasarkan keperluan aktifitas di internal dan external.

- Tidak bisa membedakan mana prosedur dan yang mana turunan prosedur (Intruksi Kerja). Yang penting perusahaan mempunyai aturan, terserah aturan itu dimana, apakah di prosedur atau di turunannya.BAGAIMANA MENGANTISIPASINYA?Intinya buatlah prosedur atau sistem dengan acuan Interkasi Proses di Perusahaan kita .Tulisan kami sebelumnya mengenai perubahan proses perlu dibaca di http://improvementqhse.com/perubahan-di-iso-90012015-seberapa-penting-pendekatan-proses/, output dari pemahaman ini adalah adanya proses-proses yang memang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan sistem manajemen perusahaan. Makna dibutuhkan artinya proses ini harus dipastikan efektif dan secara efesien dijalankan. Lalu bagaimana memastikan proses ini dijalankan?

Dalam suatu sistem kadang kami temukan banyak prosedural tanpa interaksi yang jelas, bagaimana masing-masing prosedur bisa bersinergi? Berikut tips kami untuk memastikan proses yang dibutuhkan bisa bersinergi mengarah ke tujuan perusahaan:

1. Lakukan identifikasi semua kegiatan di semua departemen

2. Lakukan identifikasi kegiatan-kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama, jadikan kegiatan-kegiatan itu satu proses, misalkan:

- Permintaan pembelian oleh semua departemen

- Pencarian supplier dari proses seleksi, penawaran oleh supplier sampai dengan penentuan beberapa kandidat supplier

- Approval harga oleh direktur

- Check barang datang oleh user atau Quality Control

- Serah terima barang sampai masuk ke gudang oleh pihak QC ke Gudang

- Evaluasi Supplier oleh bagian Purchasing

Aktivitas ini disatukan menjadi satu kesatuan dan dinamakan proses pembelian. Kemudian kita sepakati bahwa flow proses pembelian itu dijelaskan dalam satu prosedur, yaitu pembelian. Kelompokkan semua aktifitas yang sama tersebut

3. Buatkan draft flow chart kelompok kegiatan tersebut, lakukan demikian ke aktifitas-aktifitas yang lain, sehinggat terbentuklah proses-proses di satu perusahaan. Pastikan tidak ada kegiatan yang tidak diidentifikasi dan tidak masuk dalam proses. Kelompokan proses berdasarkan proses manajemen, realisasi dan pendukung (http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis, akses 23 Oktober 2014)

Contoh Interkasi proses di Suatu Perusahaan Pembuat MesinSilahkan Download untuk beberapa contoh Interkasi Proses di Perusahaan di http://improvementqhse.com/download222/mapping-proses/ , atau silahkan email ke kami untuk meminta contoh Interaksi proses yang mirip dengan peruhaan anda (binapuraconsulting@gmail.com)

4. Satu proses dijelaskan di satu SOP (sistem operasi prosedur), dan pastikan di tiap SOP diinformasikan mengenai, potensi resiko proses bila tidak dijalankan efektif, target proses, batasan proses. Silahkan download beberapa contoh prosedur di http://improvementqhse.com/download222/prosedur/ atau atau silahkan email ke kami untuk meminta contoh Interaksi proses yang mirip dengan peruhaan anda (binapuraconsulting@gmail.com)

5. Kami sebutkan draft prosedur dibuatkan, hal ini penting karena intinya membuat suatu sistem harus dari pelaksanaan yang matang terlebih dahulu, jangan berkutat terlalu lama di pembuatan prosedur, TETAPI jalankan sesuai draft tersebut dan pastikan adanya pendataan harian menjadi laporan bulanan (target), lalu lakukan evaluasi dan action plan terhadap kendala atau target yang tidak tercapai. Lakukan ini minimal selama 3 bulan, setelah dinilai adanya pola proses yang sudah fix MAKA BUATKAN PROSEDURNYA. Silahkan lihat penjelasan detailnya di http://improvementqhse.com/iso-9001-itu-bukan-buat-dokumen/Interaksi proses bisnis adalah gambaran suatu sistem suatu perusahaan, kendala perusahaan (problem atau penyebab target tidak tercapai) harus dianalisa dan mempunyai perbaikan terhadap proses-proses yang ada di Interkasi Proses di Perusahaan artinya perbaiki sistemnya. Selama semua problem atau kendala kita tujukan untuk perbaikan sistem maka pasti sistem kita terevisi dan semakin menjaga atau berperan dalam mengontrol perusahaan.

Sudahkan prosedur di perusahaan kita dibuatkan berdasarkan Interkasi Proses di Perusahaan?

Salam

Team www.improvementqhse.com