komputerisasi sistem penjualan barang reklame · tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna,...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN SISTEM PENGELUARAN PETTY CASH
DENGAN METODE WATERFALL PADA ALIANSI
WARTAWAN INDONESIA
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III
ANISA
NIM : 11140958
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
AMIK BSI Jakarta
Jakarta 2017
ii
iii
iv
v
vi
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,
yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis
sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang
penulis ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Pengeluaran Petty Cash
Dengan Metode Waterfall Pada Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat
kelulusan program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan
diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa
sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa
bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak
akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur AMIK BSI Jakarta.
2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta.
3. Ibu Fitri Latifah selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Bapak Muhammad Perwiranegara selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.
5. Staff / karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI Jakarta.
6. Bapak Mustafa, Bsc selaku Kepala DPP Aliansi Wartawan Indonesia.
7. Bapak R. Akhmad Soleh selaku Pimpinan Redaksi Aliansi Wartawan
Indonesia.
ix
8. Staff / karyawan dilingkungan Aliansi Wartawan Indonesia.
9. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual
10. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6E.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu
persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan
tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik
dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang
akan datang.
Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan
bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 22 Juni 2017
Penulis
Anisa
x
ABSTRAK Anisa (11140958), Perancangan Sistem Pengeluaran Patty Cash Dengan
Metode Waterfall Pada Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta.
Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan ceapatnya.
Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk
mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam
pembuatan hardware maupun software. Aliansi Wartawan Indonesia membutukan
sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan
yang memuaskan bagi para customer. Untuk itulah penulis mencoba membuat
Tugas Akhir mengenai sistem pengeluatan petty cash di Aliansi Wartawan
Indonesia yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. Pada saat ini Aliansi
Wartawan Indonesia hanya berupa organisasi yang bergerak dalam bidang
jurnalis. Sistem yang ada pada Aliansi Wartawan Indonesia ini masih dilakukan
secara manual, proses pencatatan transaksi dan pendataan arsi-arsip yang masih
sederhana atau manual, sehingga mengalami beberapa kendala, sehingga
memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan,
kurang akuratnya laporan yang dibuat. Perancangan sistem informasi ini
merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan
yang ada pada perusahaan ini, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat
tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada
perusahaan ini. Sistem yang terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang
manual agar berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem penjualan yang
sekarang lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu.
Kata Kunci: Perancangan Sistem, Sistem Pengeluaran Petty Cash
xi
ABSTRACT
Anisa (11140958), Patty Cash Expenditure System Design With Waterfall
Method In Indonesian Journalist Alliance Jakarta.
In today's era of globalization, information technology is being forwarded by fast.
The computer is a device that was created to facilitate human work, while
achieving good progress in the manufacture of hardware and software. The
Journalists Alliance of Indonesia requires the existence of an information system
that supports and provides satisfactory service for the customers. For the
preparation of this final project book. At this time the Alliance of Journalists
Indonesia only became an organization engaged in the field of journalists. The
existing system of the Journalist Alliance of Indonesia is still done manually, the
process of recording transactions and data collection arsi-archives are still
simple or manual, so it needs some things, in the processes that occur in the
recording, the inaccuracy of reports made. The design of this information system
is the best solution to solve the problems that exist in this company, as well as
with a computerized system can occur an activity that is effective and efficient in
supporting activities in this company. The computerized system is better than the
manual system to run more effectively and efficiently and the system is now more
conducive than the previous system.
Keywords: System Design, Small Cash Expenditure System
xii
DAFTAR ISI Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ........................................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ............................................................................................ v
Kata Pengantar ......................................................................................................................... vii
Abstrak ............................................................................................................ ix
Daftar Isi ....................................................................................... xi
Daftar Gambar ................................................................................ xiii
Daftar Tabel .......................................................................................... xiv
Daftar Lampiran .............................................................................................. xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1
1.1. Umum ........................................................................................ 1
1.2. Maksud dan tujuan ............................................................................................... 2
1.3. Metode Pengumpulan Data ................................................... 2
1.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 3
1.5. Sistematika Penulisan ............................................................ 3
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... 6
2.1. Konsep Dasar Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1.1. Pengertian Sistem .............................................. 6
2.1.2. Pengertian Informasi ................................................... 10
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi ................................................. 11
2.1.4. Sistem Akuntansi .............................................. 13
2.1.5. Sistem Informasi Akuntansi ....................................... 14
2.1.6. Sistem Akuntansi Kas Kecil ........................................................ 14
2.1.7. Metode Waterfall ....................................................................... 16
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) .................................... 16
2.2.1. UML (Unified Modeling Language) ............................... 17
2.2.2. Use Case Diagram .................................................................... 18
2.2.3. Activity Diagram .......................................................... 19
2.2.4. Entity Relationship Diagram (ERD) .......................... 20
2.2.5. Logical Record Structure (LRS) ................................. 23
2.2.6. Java ................................................................ 24
xiii
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................. 27
3.1. Umum .................................................................................................... 27
3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 27
3.2.1. Sejarah Perusahaan .......................................................... 28
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ........................................ 29
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan ............................................... 30
3.4. Unified Modelling Language (UML) .................................... 31
3.4.1. Activity Diagram …….................................................. 31
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan .......................................................... 32
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................... 32
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................... 32
3.6. Permasalahan Pokok ............................................................. 33
3.7. Pemecahan Masalah .............................................................. 33
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ............................................ 35
4.1. Analisa Kebutuhan Software ................................................. 35
4.1.1. Analisa Kebutuhan ...................................................... 35
4.1.2. Use Case Diagram ....................................................... 36
4.1.3. Activity Diagram .......................................................... 41
4.2. Desain .................................................................................... 45
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ........................... 45
4.2.2. Logical Record Structure (LRS) ................................. 46
4.2.3. Spesifikasi File ............................................................ 46
4.2.4. Software Architecture .................................................. 48
4.2.5. User Interface .............................................................. 50
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software ............................ 53
BAB V PENUTUP ................................................................................... 55
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………… 57
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................................................... 58
SURAT KETERANGAN PKL/RISET ....................................................... 59
LAMPIRAN-LAMPIRAN ....................................................................... 60
xiv
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar II.1 Fase-Fase Dalam Waterfall Model ……………………………… 16
Gambar III.1 Struktur Organisasi ........................................................................ 29
Gambar III.2 Activity Diagram Sistem Berjalan.................................................. 31
Gambar IV.1 Bendahara Melakukan Login …………………………………... 36
Gambar IV.2 Bendahara Mencatan Pemasukan Kas Kecil Di Menu Transaksi . 37
Gambar IV.3 Bendahara Mencatat Pengeluaran Kas kecil Di Menu Transaksi . 38
Gambar IV.4 Bendahara Membuat laporan Jurnal ............................................. 39
Gambar IV.5 Activity Diagram Login Akses Bendahara .................................... 41
Gambar IV.6 Activity Diagram Mencatat Pemasukan Kas Kecil ………… ...... 42
Gambar IV.7 Activity Diagram Mencatat Pengeluaran Kas Kecil ……….. ...... 43
Gambar IV.8 Activity Diagram Membuat Laporan Jurnal ……………….. ...... 44
Gambar IV.9 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................ 45
Gambar IV.10 Logical Record Structure (LRS) ................................................. 46
Gambar IV.11 Deployment diagram ................................................................... 49
Gambar IV.12 Sequence Diagram Menu Transaksi Pemasukan Kas Kecil........ 50
Gambar IV.13 Sequence Diagram Menu Transaksi Pengeluaran Kas Kecil ...... 50
Gambar IV.14 Form Login ................................................................................. 51
Gambar IV.15 Tampilan Home........................................................................... 51
Gambar IV.16 Form Pemasukan Kas Kecil ........................................................ 52
Gambar IV.17 Form Pengeluaran Kas Kecil ...................................................... 52
Gambar IV.18 Form Laporan Jurnal ................................................................... 53
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.1 Simbol Use Case Diagram ................................................................ 18
Tabel II.2 Simbol Activity Diagram .................................................................... 19
Tabel II.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) ...................................... 22
Tabel II.4 Tipe Data 25
Tabel II.5 Tipe Data Bilangan Bulat 25
Tabel II.6 Tipe data Bilangan pecahan 26
Tabel IV.1 Spesifikasi File User 47
Tabel IV.2 Spesifikasi File Anggaran 47
Tabel IV.3 Spesifikasi File Jurnal 48
Tabel IV.4 Spesifikasi File Transaksi 46
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A1. Form Permohonan Pengeluaran Kas Kecil .................................................. 60
B1. Kwitansi ........................................................................................................ 61
C1. Laporan Kas Kecil januari 2016 ................................................................... 62
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Perkembangan zaman yang begitu cepat dalam berbagai bidang banyak
membawa perubahan yang berarti dalam kehidupan, seperti teknologi komputer
yang sangat berperan dalam menyelesaikan masalah perusahaan. Oleh sebab itu di
perlukan suatu sistem komputerisasi dimana komputer dapat membantu suatu
pekerjaan menjadi sangat efektif, hal ini di dukung oleh kemampuan komputer
dalam mengelolah dan menyiapkan data dengan baik.
Sistem yang penulis maksud disini adalah sistem pengeluaran petty cash
Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta, mengingat sistem yang ada saat ini kurang
digarap secara profesional, setiap transaksi pengeluaran dan pemasukan petty cash
tidak di bukukan secara detail. Hal ini mengakibatkan anggaran pemasukan dan
pengeluaran petty cash tidak balance, kurang teransparan, dan keterlambatan
pembuatan laporan yang diperluka, sehingga informasi yang di hasilkan belum
mencapai sasaran yang diinginkan. Dalam hal ini penulis mencoba merancang
suatu sistem komputerisasi, dimana nantinya sistem komputer tersebut diharapkan
dapat membantu dalam mencapai suatu kemajuan. Untuk itu penulis mencoba
membuat sebuah tuas akhir dengan judul "Perancangan Sistem Pengeluaran
Petty Cash Pada Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta"
2
1.2. Maksud dan Tujuan
Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini akan dijelaskan maksud dari
penyusunannya, yaitu:
a. Untuk menerapkan (mengimplementasi) dan mengembangkan ilmu
pengetahuan yang didapat penulis selama masa perkuliahan di Akademi
Binasarana Informatika (AMIK BSI) Jurusan Komputerisasi Akuntansi.
b. Untuk meningkatkan mutu pengeluaran petty cash di Aliansi Wartawan
Indonesia Jakarta dengan dibangunnya suatu sistem pengeluaran petty
cash di Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta.
c. Untuk mempercepat atau mengefisiensikan waktu pada saat pengeluaran
petty cash di Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta.
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah satu syarat kelulusan
Program Diploma Tiga (D.III) jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3. Metode Pengumpulan Data
Dalam melakukan penelitian, penulis melaksanakan persiapan dan
perancangan kegiatan atau aktifitas yang bisa dilakukan dalam pelaksanaan
dengan metode-metode yang menghasilkan informasi dan metode-metode itu
adalah:
a. Metode Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berkaitan dengan topik yang akan dibahas serta untuk menjamin kebenaran
3
informasi yang diperoleh dari hasil wawancara. Dalam hal ini penulis
mengumpulkan data langsung dari pemakai.
b. Metode Wawancara
Penulis mengadakan wawancara kepada para stafnya sesuai dengan
masalah yang sedang diamati dan akan dibahas. Wawancara dilakukan
beberapakali, untuk mendapatkan data yang diperlukan.
c. Metode Studi Pustaka
melakukan pendekatan dengan tinjauan pustaka yaitu dengan
mempelajari buku yang berisi teori-teori sebagai bahan pertimbandingan atau
referensi yang berhubungan dengan permasalahan yang akan di bahas.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam hal ini penulis mencoba membatasi permasalahan yang ada di
Aliansi Wartawan Indonesia Jakarta yaitu pada sistem pengeluaran petty cash.
Mulai dari proses pengajuan, pengeluaran sampai dengan pembuatan laporan
setiap bulan yang diserahkan kepada pimpinan.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan penjabaran dari setiap bab yang ditulis
dalam laporan secara global. Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan
gambaran yang jelas, untuk mempermudah pemahaman terhadap laporan ini,
yakni sebagai berikut:
4
BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama menjelaskan tentang dasar-dasar penyusunan tugas
akhir yang berisi masalah umum, maksud dan tujuan, metode
penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep yang dibahas dalam ruang
lingkup penulisan tugas akhir, terutama yang berhubungan dengan
penerapan konsep akuntansi dalam sistem tersebut, serta
memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan pendukung
(tool system) yang menjelaskan tentang peralatan perancang sistem
tersebut.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini menjelaskan secara singkat sejarah perkembangan
perusahaan serta struktur organisasi dan sistem yang dipergunakan
dalam menjalankan aktifitas perusahaan. Penjelasan dari sistem
berjalan ini menggunakan Activity Diagram dan menjelaskan
tentang spesifikasi dokumen yang terdiri dari dokumen masukan
dan doumen keluaran yang berisikan permasalahan yang ada dan
alternatife pemecahan permasalahan.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
5
Bab ini menerangkan secara garis besar mengenai system usulan
yang ada beserta sistem prosedur usulan, Use Case Diagram,
Activity Diagram, Entity Relationship Diagram (ERD), Logical
Record Structure (LRS), Spesifikasi File, Software Architecture,
User Interface dan Spesifikasi Hardware dan Software.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang uraian mengenai kesimpulan atas penulisan
tugas akhir serta saran-saran yang di tunjukan untuk pengembangan
sistem agar lebih baik lagi.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam konsep dasar sistem terdapat dua kelompok pendekatan dalam
mengidentifikasi sistem, yaitu pada prosedur dan elemen atau komponennya.
Pendekatan yang menekankan pada prosedur mengidentifikasi sistem sebagai
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen-elemen
yang beriteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari usur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
beriteraksi dan saling ketergantungan satu sama lainnya. Suatu sistem sangatlah
dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instalasi pemerintahan, baik sekala kecil
maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama dan
unsur-unsur dalam sistem tersebut.
Terdapat dua kelompok pendekatan pendekatan didalam mendefiniskan
sistem yaitu menekankan pada dua prosedur yaitu yang menekankan pada prosedur,
menurut L. James Havery (2013:7) “Sistem adalah prosedur logis dan rasional
untuk mrrancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang
lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan”, dan yang menekankan pada
7
komponen atau elemennya, menurut C.W. Churchman (2013:7) “Sistem adalah
seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat
tujuan”.
Model umum sistem adalah input, process dan output hal ini merupakan
sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sistem dapat mempunyai beberapa
masukan dan keluaran.
Karakteristik atau sifat-sifat tertentu dari sistem adalah merupakan
penggambaran sistem secara logis yang mencirikan sesuatu hal tertentu dan dapat
dikatakan sebagai aturan system. Adapun karakteristik sistem dapat diuraikan
sebagai berikut:
1. Komponen sistem (system componen)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen sistem yang
saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem dapat berupa satu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Suatu subsistem mempunyai
sifat-sifat dari suatu sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Lingkungan sitetem (boundary)
Batasan sisem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang satu kesatuan. Batasan suatu sistem
menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar (Enviroment)
8
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus dijaga serta di
pelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan karena akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem (intreface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. melalui penghubung ini memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari
suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lain dengan melalui
penghubung. Lewat penghubung, suatu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah
energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan masukan
sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (system)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasi menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
bagi subsistem lainnya.
7. Pengolah system (process)
9
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengola yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran sistem (objektives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak
memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sistem
akan sangat menentukan menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem akan dinilai berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara suatu komponen dengan
komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap
kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut.
Sistem dapat diklasifisikan sebagai berikut:
1. Sistem abstrak (abstrac system) dan sisitem fisik (physical system)
Sistem abstark adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, contohnya sistem teologi, yaitu sistem yang
berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dan Tuhan. Sedangkan
sistem fisik adalah merupakan sistem yang ada secara fisik, contohnya
sistem computer.
2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem buatan manusia (human
made system)
3. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalaui proses alam,
contohnya rotasi bumi. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan
sistem yang dirancang oleh manusia, yang melibatkan interaksi antara
10
manusia dengan mesin, contohnya sistem berbasis komputer karna
menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
4. Sistem deterministik (Deterministik Syste) dan sistem (probabilistik
system)
Sistem determisktik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku
yang dapat diprediksi contohnya sistem komputer. sedangkan probablistik
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung kemungkinan, contohnya sistem perkiraan ramalan cuaca.
5. Sistem terbuka (Open System) dan sistem tertutup (Closed System)
Sistem terbuka adalah yang berhubungan dan mempengaruhi lingkungan
luarnya, sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki
nilai tambah. Informasi dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu:
1. Informasi Strategis
yaitu informasi untuk mengambil keputusan jangka panjang
2. Informasi Taktis
Yaitu informasi untuk mrngambil keputusan jangka menengah.
3. Informasi Teknis
Yaitu informasi yang dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari.
11
Menurut Azhar susanto (2013:38), “Informasi adalah hasil dari pengolah
data, tetapi tidak semua pengolahan data bias menjadi informasi, hasil pengolahan
data yang tidak memberikan makna bukanlah merupakan informasi”.
Fungsi utama dari informasi yaitu dapat menambah pengetahuan dan
mengurangi ketidakpastian pemakai informasi ini juga memberikan standar-
standar aturan. Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi harian mendatang.
Kualitas dari suatu informasi terdiri dari tiga hal, hal antara lain:
1. Akurat (Accurates)
Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan atau menyesatkan.
2. Tepat waktu (Time Line)
Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat,
karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan (Relevance)
Artinya informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Bambang Hartono (2013:16), menurut Lippeveld, Sauerborn, dan Bodart
(2000), “Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling
berhubungan, yang bekerja untuk mengumpulkan dan menyimpan data serta
mengolahnya menjadi informasi yang digunakan”.
Komponen dan tipe sistem informasi:
12
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang dimasukan ke dalam sistem informasi, input
disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan berupa dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdirdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan metode
matematika yang akan memanipulasi data input dan yang yang tersimpan
di basis data dengan cara yang sudah tentu untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output Blok)
Prosedur dari output yang berupa keluaran yan menghasilkan informasi
berkualitas dan dokumentasi yang baik sehingga bermanfaat bagi
manajemen dan pemakai.
4. Blok teknologi (Technology blok)
Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan informasi serta
membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang saling berkaitan, berhubungan suatu
dengan yang lainnya, disimpan dalam hardware dan digunakan software
untuk memanipulasi.
6. Blok pengedali (control block)
Dirancang dan diterapkan untuk dapat menyakinkan untuk mencegah
informasi yang rusak.
13
2.1.4 Sistem Akuntansi
Akuntasi merupakan bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi
tentang kondisi suatu bisnis hasil usahanya pada suatu waktu atau periode
tertentu. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording),
pengelompokan (classifiying), perangkuman (summarizing) dan pelapor
(reporting) dari kegiatan suatu transaksi perusahaan.
Menurut Azhar susanto (2013:4), “Akutansi adalah bahasa bisnis setiap
organisai digunakan sebagai bahasa organisai saat berbisnis”.
Sistem akuntasi memiliki proses mengubah input menjadi output. Input
sistem akuntansi mencangkup penjualan atau pengeluaran biaya. Output dari
sistem ini merupakan dokumen atau laporan petanggungjawaban.
Unsur-unsur akuntansi pokok adalah:
1. Formolir
Merupakan dokumen yang digunaksn untuk merekam tejadinya transaksi.
2. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklarifikasi dan meringkas data keuanagan dan data lainnya.
3. Buku Besar (general ledger)
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang merinci data keuanagan
yang tercantum dalam rekening tertentu di dalam buku besar.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening yang merinci data
keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu di dalam buku besar.
14
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa
neraca, laporan rugi atau laba dan laporan perubahan modal.
2.1.5 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar susanto (2013:72), “Sistem informasi akuntansi adalah
kumpulan dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk
mengelolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi
informasi keuangan”.
2.1.6 Sistem Akuntansi Kas Kecil
Sebagai suatu perusahaan tentu ada pengeluaran yang telah diatur dengan
prosedur yang telah baik dalam praktek menjalankan perusahaan terutama
mengenai pengeluaran uang, tidak semua dilakukan dengan menggunakan cek,
kurang praktis.
Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu, perusahaan menyisihkan
sejumlah uang tertentu yang disebut dengan kas kecil (petty cash).
Metode pengisian kembali petty cash, yaitu:
1. Sistem imperest (bersaldo tetap)
Merupakan sistem pengisian kembali dengan mempertahankan saldo kas
kecil bernilai tetap. Ketika kas kecil digunakan sama sekali tidak perlu dilakukan
penjurnalan, tetapi setelah terkumpul jumlah tertentu dilakukan penukaran
(reimbursement) sejumlah pengeluaran dan jurnal.
15
Jurnal pembentukan kas kecil:
Kas kecil xxxx
Bank/Kas xxxx
2. Sistem Fluktuatif (saldo berubah-ubah)
Merupakan sistem pengisian kembali kas kecil berdasarkan kebuthan
oprasional. Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dicatat mengurangi kas
kecil, sehingga saldo kas kecil akan selalu berubah-ubah. Ketika kas kecil di
gunakan dilakukan penjurnalan langsung.
Jurnal pembentukan kas kecil:
Kas kecil xxxx
Bank/Kas xxxx
Jurnal ketika ada pengeluaran:
Biaya-biaya xxxx
Kas kecil xxxx
Jurnal Pengisian kembali:
Kas kecil xxxx
Bank/Kas xxxx
16
2.1.7 Metode Waterfall
Menurut Pressman (2015:42), model waterfall adalah model klasik yang
bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini
sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga
dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Mode ini termasuk ke dalam
model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan
oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno,
tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software
Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan
berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Fase-fase dalam Waterfall Model menurut referensi Pressman:
Gambar II.1Fase-Fase dalam Waterfall Model
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika
model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang,
diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Adapun
peralatan pendukung (tools system) yang dijelaskan sebagai model sistem yang
akan dirancang adalah sebagai berikut:
17
2.2.1 UML (Unified Modeling Language)
Menurut Rosa A.S. dan M. Shalahuddin (2014:133) UML (Unified
Modeling Language) adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan di
dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisa & disain,
serta menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi objek.
UML sendiri terdiri atas pengelompokkan diagram-diagram sistem
menurut aspek atau sudut pandang tertentu. Diagram adalah yang
menggambarkan permasalahan maupun solusi dari permasalahan suatu model.
UML mempunyai 9 diagram, yaitu:
1. Use Case Diagram, menggambarkan sekelompok use cases dan
aktor yang disertai dengan hubungan diantaranya. Diagram use cases ini
menjelaskan dan menerangkan kebutuhan / requirement yang
diinginkan/ dikehendaki user/pengguna, serta sangat berguna dalam
menentukan struktur organisasi dan model dari pada sebuah sistem.
2. Class Diagram, yang memperlihatkan struktur statis dari kelas
actual didalam sistem.
3. Object Diagram, yang merupakan varian dari kelas diagram yang
memperlihatkan lebih detail banyaknya obyek yang mengintantiasi
(instances) kelas.
4. State Diagram, yang memperliatkan semua keadaan (state) yang dapat
dimiliki oleh kelas dan event yang dapat merubah keadaan tersebut.
5. Sequence Diagram, yang memperlihatkan kolaborasi dinamik antara
objek-objek dengan suatu urutan pesan (a sequence of message) antar
objek tersebut.
18
6. Collaboration Diagram, yang memperlihatkan kolaborasi dinamik antar
objek tanpa memperhatikan aspek waktu.
7. Activity Diagram, yang memperlihatkan aliran urutan aktifitas.
8. Component Diagram, yang memperlihatkan struktur fisik dari source
code dalam terminology code components. Komponen berisi informasi
tentang logical class dapat berupa komponen source code, komponen
biner atau komponen yang dapat dieksekusi.
9. Deployment Diagram, yang memperlihatkan arsitektur fisik dari
hardware dan software pada sistem.
2.2.2 Use Case Diagram
Use case atau diagram use case merupakan permodelan untuk kelakukan
(behavior) sistem informasi yang akan di buat. Use case mendeskripsikan sebuah
interaksi antara satu atau lebih actor dengan sisteminformasi yang akan dibuat.
Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada
didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan
fungsi-fungsi itu.
Simbol-simbol yang ada pada use case diagram:
Tabel II.1 Simbol Use Case Diagram
19
2.2.3 Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah
sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak. Yang perlu
diperhatikan disini adalah bahwa activity diagram menggambarkan aktivitas
sistem bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh
sistem.
Fungsi Activity Diagram:
1. Menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses
2. Memperlihatkan urutan aktifitas proses pada sistem
3. Activity diagram dibuat berdasarkan sebuah atau beberapa use case pada
use case diagram
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada activity diagram:
Tabel II.2 Simbol-Simbol Activity Diagram
2.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
20
Menurut salah satu para ahli, Brady dan Loonam (2010), Entity
Relationship Diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk
memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh System Analys
dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan system. Sementara
seolah-olah teknik diagram atau alat peraga memberikan dasar untuk desain
database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan. ERD
bersama-sama dengan detail pendukung merupakan model data yang pada
gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk database.
Dalam pembentukan ERD terdapat 3 komponen yang akan dibentuk yaitu:
1. Entitas
Entitas adalah objek yang menarik di bidang organisasi yang dimodelkan.
2. Hubungan (relasi/relationship)
Suatu hubungan adalah hubungan antara dua jenis entitas dan
direpresentasikan sebagai garis lurus yang menghubungkan dua entitas.
3. Atribut
Atribut memberikan informasi lebih rinci tentang jenis entitas. Atribut
memiliki struktur internal berupa tipe data. Jenis-jenis atribut:
a. Atribut Key
21
Atribut Key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat
membedakan semua baris data (Row/Record) dalam tabel secara unik. Dikatakan
unik jika pada atribut yang dijadikan key tidak boleh ada baris data dengan nilai
yang sama
b. Atribut simple
atribut yang bernilai atomic, tidak dapat dipecah/ dipilah lagi
c. Atribut Multivalue
nilai dari suatu attribute yang mempunyai lebih dari satu (multivalue) nilai
dari atrribute yang bersangkutan
d. Atribut Composite
Atribut composite adalah suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut
yang lebih kecil yang mempunyai arti tertentu yang masih bisah dipecah lagi atau
mempunyai sub attribute.
e. Atribut Derivatif
Atribut yang tidak harus disimpan dalam database Ex. Total. atau atribut
yang dihasilkan dari atribut lain atau dari suatu relationship. Atribut ini
dilambangkan dengan bentuk oval yang bergaris putus-putus
22
Simbol-simbol untuk membuat diagram ERD:
Tabel II.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
No. Notasi Arti
1 Entity
2 Weak Entity
3 Relationship
4 Indetifying Relationship
5 Atribut
6 Atribut Primary Key
7 Atribut Multivalue
8 Atribut Composite
9 Atribut Derivatif
Derajat relasi atau kardinalitas rasio, menjelaskan jumlah maksimum
hubungan antara satu entitas dengan entitas lainnya:
a. One to One (1:1)
Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota
entitas B, begitu pula sebaliknya.
23
b. One to many (1:M / Many)
Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu
anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
c. Many to Many (M:M)
Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan
entitas B dan demikian pula sebaliknya.
2.2.5 Logical Record Structure (LRS)
Menurut Lestari (2013) “Logical Record Structure dibentuk dengan nomor
tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi panjang
dan dengan nama yang unik”.
Perbedaan LRS dengan ERD dan tipe record berada diluar field tipe record
ditempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan
arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-
field yang kelihatan pada kedua link type record. Penggambaran LRS mulai
dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang dapat digunakan,
dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS.Metode
yang lain dimulai dengan Entity Relationship Diagram dan langsung
dikonversikan ke LRS.
24
2.2.6 Java
Bahasa pemrograman Java yang pada awalnya bernama bahasa
pemrograman OAK dipelopori oleh James Gosling, Patrick Naughton, Chris
Warth, Ed Frank dan Mike Sheridan dari Sun Microsystem, Inc padatahun 1991,
ketika perusahaan tersebut memulai Green Project (proyek penelitian membuat
bahasa pemrograman yang dapat berajalan diatas berbagai platform).
Hal ini merupakan sebuah terobosan yang cukup besar sebab sebelumnya
aplikasi-aplikasi yang dikembangkan untuk system operasi (dan perangkat keras)
tertentu hanya akan bias berjalan dengan baik diatas system operasi tertentu pula.
Dengan kata lain, dimasa lalu, aplikasi yang ditulis diatas sebuah system operasi
(misalnya Windows) hampir mustahil bias dijalankan di atas system operasi
lain(contohUnix/Linux). Upaya yang dilakukan James Gosling dari Sun
Microsystem ini cukup berhasil. Bahasa pemrograman Java saat ini bias
digunakan untuk mengembangkan aplikasi-aplikasi desktop (menggunakan JSE
[Java Standard Edition]), aplikasi-aplikasi yang berjalan dilingkup enterprise dan
internet (JEE [Java Enterprise Edition]), serta aplikasi-aplikasi yang berjalan
disarana-sarana komputasi yang terbatas sumberdaya pemrosesan dan terbatas
sumber daya penggunaan memorinya (JME [Java Micro Edition]), contohnya
telepon seluler, PDA, dan sebagainya.
Java memiliki delapan tipe data primitive, meliputi 4 tipe untuk bilangan
bulat, 2 tipe untuk bilangan pecahan dan sisanya untuk karakter dan Boolean.
25
Tabel II.4 Tipe Data
Tipe Panjang (Bit) Katagori
Boolean 8 =
Char 16 =
Byte 8
Short 16
Int 32
Long 64
Float 32
Double 64
Integer
Floating-point
a. Tipe data bilangan bulat
Ada empat macam tipe bilangan bulat. Perbedaan masing-masing tipe data
terletak pada jangkauan nilai yang dicakup. Tipe data integer digunakan untuk
operasi data bilangan bulat dan perhitungan arimatika. Berikut keempat tipe data
yang tercakup kedalam kategori integer.
Tabel II.5 Tipe Data Bilangan Bulat
Tipe Data Ukuran Jangkauan
Byte 8 Bit - 128 sampai 127
Short 16 Bit - 32.768 sampai 32.767
Int 32 Bit - 2.147.483.648 sampai 2.147.483.647
Long 64 Bit - 9.233.372.036.854.775.808 sampai 9.233.372.036.854.775.808
b. Tipe data bilangan pecahan (floating point)
Pada dasarnya digunakan ketika kita mempunyai situasi dimana
mendapatkan hasil atau output dalam bentuk desimal dan seluruh angka yang
tidak disebutkan dalam tipe data integer. Dua tipe data yang berkaitan dengan
bilangan pecahan adalah float dan double.
26
Tabel II.6 Tipe data Bilangan Pecahan
Tipe Data Ukuran Jangkauan
Float 32 bit, prsisi 6-7 digit - 3.4E38 s.d +3.4E38
Double 64 bit, prsisi 14-15 digit - 1.7E308 s.d 1.7E308
c. Tipe data karakter (char)
Tipe data Character digunakan untuk mendefinisikan sebuah karakter yang
merupakan simbol dalam karakter Set, seperti huruf dan angka. Keyword tipe data
Character ini yaitu char, dengan ukuran 16 bit.
d. Tipe data Boolean
Tipe data Boolean digunakan untuk menangani keadaan logika atau
keadaan dengan dua kemungkinan nilai. Nilai yang dapat digunakan adalah
true(benar) dan False(salah).
e. Variabel
Variabel adalah suatu tempat menampung data atau konstanta dimemori
yang mempunyai nilai atau data yang dapat berubah-ubah selama proses program.
Atau bisa juga di jelaskan Variabel menyatakan suatu lokasi di dalam memori
komputer yang digunakan untuk menyimpan suatu nilai dan nilai yang ada di
dalamnya bisa diubah. Variabel dapat di bayangkan suatu tempat, tempat dapat
diisi pada suatu saat dan pada saat lain dapat di ubah.
Dalam peberian nama variabel, mempunyai ketentuan-ketentuan antara
lain, tidak boleh ada spasi (cth: gaji bersih) dan dapat menggunakan tanda garis
bawah (_) sebagai penghubung (cth: gaji_bersih). Tidak boleh diawali oleh angka
dan menggunakan operator aritmatika. Pembacaan variable dalam pemrograman
java bersifat case sensitive
27
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Berkembangnya teknologi Informasi yang sangat pesat membuat setiap
organisasi/perusahaan pada umumnya memiliki suatu sistem yang dapat
membantu pelaksanaan kegiatan oprasionalnya.
Aliansi Wartawan Indonesia merupakan sebuah organisasi pers yang
bergerak di bidang jurnalistik, organisasi pers memerlukan adanya suatu sistem
yang mampu menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva organisasi
terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang dilakukan oleh pihak
dalam maupun di luar organisasi. suatu sistem pengendalian internal yang baik
akan berguna untuk menjaga keamanan harta milik suatu organisasi, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, membantu mnjaga agar tidak ada yang
menyimpang dari kebijaksanaan manajeman yang telah ditetapkan lebih dahulu.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Organisasi adalah suatu wadah atau kegiatan di dalam pencapaian tujuan
yang telah ditentukan, yang terdiri dari beberapa orang yang bekerjasama melalui
cara pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dijalankan serta siapa yang akan
dijadikan memimpin dan menentukan hubungan kerja antar kelompok.
Aliansi Wartawan Indonesia merupakan organisasi yang bergerak dibidang
jurnalistik beralamat di Jl. Pramuka Jati No.5, kelurahan Senen, kecamatan
Paseban, Jakarta Pusat.
28
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Aliansi Wartawan Indonesia adalah organisasi profesi khusus
kewartawanan di Republik Indonesia yang terdaftar di Dewan Pers
(www.DewanPers.org) dan Departemen Dalam Negri Direktorat Jendral Kesatuan
Bangsa Dan Politik No: 39 / D.III.2 / VI / 2006 sebagai organisasi kesamaan
profesi khusus.
Deklarasi pada tahun 2005 di Jakarta, dan kini menjadi salah satu
organisasi wartawan besar di Negara Kesatuan Republik Indonesia. Saat ini telah
dibentuk 26 Dewan Perwakilan Daerah di Propinsi dan 238 Dewan Pimpinan
Wilayah dan Cabang di Indonesia.
Anggota yang tergabung dalam Aliansi Wartawan Indonesia adalah
wartawan-wartawan yang saat ini tergabung di berbagai media cetak dan
elektronik di daerah, ibukota maupun internasional.
Selain sebagai organisasi yang mengayomi wartawan Aliansi Wartawan
Indonesia juga bekerjasama dengan berbagai institusi dalam rangka penertiban
tabloid, majalah serta koran bagi komunitas, diantaranya adalah Media
Megapolitan Dan Media Tepat.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
29
Gambar III.1 Struktur Organisasi
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
30
Pada Aliansi Wartawan Indonesia Sistem Pengeluaran kas kecil masih
menggunakan sistem manual dengan prosedur sebagai berikut:
a. Prosedur pengajuan kasbon
Karyawan mengisi formulir kasbon dan diserahkan kepada bagian
bendahara, bendahara akan meminta persetujuan DPP, jika sudah disetujui,
DPP menandatangani formulir.
b. Prosedur Pengeluaran Petty Cash
Bendahara memberikan/mengeluarkan uang sesuai jumlah kasbon yang
diminta karyawan, setelah itu bendahara menyimpan formulir kasbon
untuk di arsipkan sebagai bukti piutang.
c. Prosedur Pencatatan Petty Cash
Setelah melakukan verifikasi maka kasbon yang disetujui akan dicatat
dalam buku pengeluaran kas kecil oleh bendahara
d. Prosedur pembuatan laporan pengeluaran Petty cash
Dibuat berdasarkan arsip pengeluaran Petty cash setiap hari. Kemudian
hasil laporannya diberikan kepada DPP.
31
3.4. Unified Modelling Language (UML)
3.4.1. Activity Diagram
Gambar III.2 Activity Diagram Sistem Berjalan
32
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen
yang berjalan, yaitu sebagai berikut:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Folmulir Permohonan Pengeluaran Dana
Fungsi : Sebagai Permohonan Permintaan Petty Cash
Sumber : Karyawan
Tujuan : DPP (Dewan Pimpinan Pusat)
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu Lembar
Frekwensi : Setiap Ada Permohonan Petty Cash
Bentuk : Lihat Lampiran
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai Bukti Penerimaan Pengeluaran Petty Cash
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Dua Lembar
Frekwensi : Setiap Ada Transaksi
Bentuk : Lihat Lampiran
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran Patty Cash
33
Fungsi : Sebagai Bentuk Laporan Patty Cash
Sumber : Bendahara
Tujuan : DPP (Dewan Pimpinan Pusat)
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu lembar
Frekwensi : Setiap Hari
Bentuk : Lihat Lampiran
3.6. Permasalahan Pokok
Dalam kegiatan mengolah data khususnya pada pengeluaran Petty cash,
masih manual. Penulis mencoba menganalisa dan menguraikan hambatan dan
masalah yang ada pada sistem akuntansi yang berjalan pada Aliansi Wartawan
Indonesia ini. Hambatan dan masalah utamanya adalah proses pencatatan
transaksi dan pendataan arsi-arsip yang masih sederhana atau manual, sehingga
mengalami beberapa kendala, diantaranya:
a. Pengarsipan data-data yang masih manual sehingga ada kemungkinan data
terselip atau hilang,
b. Pencatatan data-data transaksi yang terjadi membutuhkan waktu yang
lebih lama,
c. Pembuatan laporan sering terjadi kesalahan,
3.7. Pemecahan Masalah
Setiap perusahaan/organisasi selalu berkeinginan agar kegiatannya dapat
maju dan berkembang dengan tujuan dan target yang telah di tetapkan. Oleh
karena itu, semua organisasi khususnya Aliansi Wartawan Indonesia berusaha
34
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan melakukan sistem
pengeluaran petty cash yang sesuai dengan prosedur. Sistem pengeluaran petty
cash pada Aliansi Wartawan Indonesia dibebankan pada semua karyawan pada
umumnya, dan bendahara khususnya agar bekerja dengan teliti dan tertib serta
disiplin sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk memecahkan masalah yang ada pada Aliansi Wartawan Indonesia,
penulis memberikan alternatif pemecahan masalahnya, yaitu sebagai berikut:
a. Merubah sistem menjadi terkomputerisasi
b. Memanfaatkan seluruh sumber daya yang ada pada Aliansi Wartawan
Indonesia, dalam pembangunan sistem baru
c. Adanya pengontrolan pengeluaran petty cash kepada setiap karyawan pada
saat meminta dana agar tidak terjadi penyelewengan dana.
35
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Analisa Kebutuhan Software
Analisa kebutuhan adalah langkah awal menentukan gambara perangkat
yang akan dihasilkan ketika pengembang melaksanakan sebuah proyek
pembuatan perangkat lunak.
4.1.1. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan proses pengeluaran petty cash di Aliansi Wartawan
Indonesia, maka tahapan berikutnya adalah analisa kebutuhan, berikut ini
spesifikasi kebutuhan sistem.
Akses Bendahara:
A.1. Bendahara dapat melakukan login
A.2. Bendahara dapat mengakses menu utama, hanya tiga saja yang dapapat di
akses yaitu, home, help, logout.
A.3. Bendahara dapat mengakses menu transaksi, ada dua transaksi yang dapat di
akses yaitu transaksi masukan dan transaksi keluaran.
A.4. Bendahara dapat mengakses menu laporan, ada tiga laporan yang dapat di
akses yaitu jurnal, anggaran masukan, dan anggaran keluaran.
Akses Dewan Pimpinan Pusat:
36
B.1. Dewan Pimpinan Pusat dapat melakukan login
B.2. Dewan Pimpinan Pusat dapat mengakses menu utama, yang dapapat di
akses yaitu, home, help, logout, dan user.
B.3. Bendahara dapat mengakses menu laporan, ada tiga laporan yang dapat di
akses yaitu jurnal, anggaran masukan, dan anggaran keluaran.
4.1.2. Use Case Diagram
1. Bendahara melakukan Login
Gambar IV.1 Bendahara melakukan Login
37
Deskripsi:
Tujuan Melakukan Login dan masuk kedalam menu utama
Deskripsi
Sistem ini memungkinkan aktor untuk mengakses
menu utama
Aktor Bendahara
Kondisi Awal Aktor melakukan Login dan mengakses menu utama
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor melakukan Login, input
Id, dan Password
Sistem akan menamplkan textbox untuk mengisi Id
dan password
2. Aktor memilih tombol cancel Sistem akan kembali ke menu Login
Kondisi Akhir
Permintan sesuai maka sistem akan masuk kedalam
sistem dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam
sistem
Use case Narative Login
Skenario utama
2. Bendahara mencatat pemasukan kas kecil di menu transaksi
Gambar IV.2 Bendahara mencatat pemasukan kas kecil di menu transaksi
38
Deskripsi:
TujuanMasuk ke menu transaksi dan menginput
pemasukan kas kecil
DeskripsiSistem ini memudahkan aktor untuk menginput
semua anggaran yang masuk
Aktor Bendahara
Kondisi Awal
Aktor mengakses menu transaksi kemudian masuk
ke menu pemasukan, dan menginput anggaran yang
masuk
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor ke menu transaksi Sistem akan menamplkan menu transaksi
2. Aktor memilih tombol
pemasukan
Sistem akan menamiplkan menu pemasukan dan
ada texbox untuk menginput, kode, tanggal,
penerima, jumlah, dan keterangan
3. Aktor menekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data
Kondisi Akhirketika data sudah tersimpan, kemudian sistem akan
kembali ke menu pemasukan
Usecase Narative Mencatat Pemasukan Kas Kecil di Menu Transaksi
Skenario utama
3. Bendahara mencatat pengeluaran kas kecil di menu transaksi
Gambar IV.3 Bendahara mencatat pengeluaran kas kecil di menu transaksi
Deskripsi:
39
TujuanMasuk ke menu transaksi dan menginput
pengeluaran kas kecil
DeskripsiSistem ini memudahkan aktor untuk menginput
semua pengeluaran kas kecil
Aktor Bendahara
Kondisi Awal
Aktor mengakses menu transaksi kemudian masuk
ke menu pengeluaran, dan menginput pengeluaran
kas kecil
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor ke menu transaksi Sistem akan menamplkan menu transaksi
2. Aktor memilih tombol pengeluaran
Sistem akan menamiplkan menu pengeluaran dan
ada texbox untuk menginput, kode, tanggal, jumlah,
dan keterangan
3. Aktor menekan tombol simpan Sistem akan menyimpan data
Kondisi Akhirketika data sudah tersimpan, kemudian sistem akan
kembali ke menu pengeluaran
Usecase Narative Mencatat Pengeluaran Kas Kecil di Menu Transaksi
Skenario utama
4. Bendahara membuat laporan jurnal
Gambar IV.4 Bendahara membuat laporan jurnal
40
Deskripsi:
TujuanMasuk ke menu laporan dan mencetak laporan
jurnal
DeskripsiSistem ini memudahkan aktor untuk membuat
laporan jurnal
Aktor Bendahara
Kondisi AwalAktor mengakses menu laporan kemudian
memilih menu jurnal dan mencetak laporan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor ke menu Laporan Sistem akan menamplkan menu laporan
2. Aktor memilih tombol jurnal Sistem akan menamiplkan menu jurnal dan ada
texbox untuk menginput tanggal awal dan tanggal
akhir periode laporan
3. Aktor menekan tombol tampilkan Sistem akan menampilkan laporan jurnal sesuai
tanggal yang di tentukan
4. Aktor menekan tombol print Sistem akan mencetak laporan
Kondisi Akhirketika data sudah tercetak, bendahara
menyerahkan laporan kepada DPP
Usecase Narative Membuat laporan Jurnal
Skenario utama
41
4.1.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Login Akses Bendahara
Gambar IV.5 Activity Diagram Login Akses Bendahara
42
2. Activity Diagram Mencatat Pemasukan Kas Kecil
Gambar IV.6 Activity Diagram Mencatat Pemasukan Kas Kecil
43
3. Activity Diagram Mencatat Pengeluaran Kas Kecil
Gambar IV.7 Activity Diagram Mencatat Pengeluaran Kas Kecil
44
4. Activity Diagram Membuat Jurnal
Gambar IV.8 Activity Diagram Membuat Laporan Jurnal
4.2. Desain
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
45
Gambar IV.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
46
Gambar IV.10 Logical Record Structure (LRS)
4.2.3. Spesifikasi File
1. Nama File : File User
Akronim File : User
Type : File Master
Fungsi File : Untuk menyimpan nama-nama user
Akses File : Rendom
Media : Harddisk
Panjang Record : 39 Byte
Kunci Field : Id_User
Tabel IV.1 Spesifikasi File User
47
Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan
User name Username Varcar 25
Password Pass Varcar 20
Id user Id_user Int 5 Primary Key
2. Nama File : File Anggaran
Akronim File : Anggaran
Type : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data anggaran yang masuk
Akses File : Rendom
Media : Harddisk
Panjang Record : 59 Byte
Kunci Field : Tanggal
Tabel IV.2 Spesifikasi File Anggaran
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan
1 Kode anggaran Kode_anggaranVarchar 10
2 Tanggal Tanggal Date 8 Primary Key
3 User name Username Varchar 20
4 Jumlah Jumlah Int 20
5 Keterangan Keterangan Varchar 50
3. Nama File : File Jurnal
Akronim File : Jurnal
Type : File Laporan
Fungsi File : Untuk menyimpan data lapoan jurnal
Akses File : Rendom
Media : Harddisk
Panjang Record : 59 Byte
Kunci Field : Tanggal
48
Tabel IV.3 Spesifikasi File Jurnal
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan
1 Kode jurnal Kode_jurnal Varchar 10
2 Kode transaksi Kode_transaksi Varchar 10
3 Kode anggaran Kode_anggaran Varchar 10
4 Tanggal Tanggal Date 8 Primary Key
5 Debit Debit Int 20
6 Kredit Kredit Int 20
7 Keterangan Ket Int 50
4. Nama File : File Transaksi
Akronim File : Transaksi
Type : File Transaksi
Fungsi File : Untuk menyimpan data pengeluaran kas kecil
Akses File : Rendom
Media : Harddisk
Panjang Record : 59 Byte
Kunci Field : Kode_transaksi
Tabel IV.4 Spesifikasi File Transaksi
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Record Keterangan
1 Kode transaksi Kode_transaksi Varchar 10 Primary Key
2 Tanggal Tanggal Date 8
3 Total Total Int 20
4.2.4. Software Architecture**
1. Deployment diagram
Deployment diagram menunjukan tata letak sebuah sistem secara fisik,
menampakan bagian-bagian software yang berjalan pada bagian-bagian
49
hardware yang digunakan untuk mengemplementasikan sebuah sistem dan
keterhubungan antara komponen-komponen hardware tersebut. Deployment
diagram dapat digunakan pada bagian-bagian awal proses perancangan sistem
untuk mendokumentasikan arsitektur fisik sebuah sistem.
OS: Windows 7
Java Se
Development Kit 8
Sistem Pengeluaran
Petty Cash
Database MySQL
Gambar IV.11 Deployment diagram
2. Sequence Diagram
Sequence diagram adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan
aliran fungsionalitas dalam use case. Berikut ini adalah sequence diagram yang
diusulkan:
50
Menu Transaksi Pemasukan Kas Kecil
Gambar IV.12 Sequence Diagram Menu Transaksi Pemasukan Kas Kecil
Menu Transaksi Pengeluaran Kas Kecil
Gambar IV.13 Sequence Diagram Menu Transaksi Pengeluaran Kas Kecil
4.2.5. User Interface
Form login adalah keamanan sistem untuk masuk kedalam aplikasi
membutuhkan id dan password.
51
Gambar IV.14 Form Login
Home adalah form awal dari aplikasi.
Gambar IV.15 Tampilan Home
52
Form pemasukan adalah form untuk mengolah data pemasukan.
Gambar IV.16 Form Pemasukan Kas Kecil
Form pengeluaran adalah form untuk mengolah data transaksi pengeluaran
kas.
Gambar IV.17 Form Pengeluaran Kas Kecil
53
Jurnal adalah form untuk melihat laporan transaksi pengeluaran dan
pemasukan.
Gambar IV.18 Form Laporan Jurnal
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
Spesifikasi Hardware:
a. Prosesor : Intel Core-i 3
b. RAM : 2 GB
c. HDD : 50 MB
d. Graphics Card : Intel Graphics
e. Printer : HP DeskJet
Spesifikasi Software:
a. Operaiting Sistem Windows 7
b. Net Beans IDE 8.1
c. Java Se Development Kit 8
d. XAMPP Win 32
54
e. MySQL
f. Smadav (antivirus)
55
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Sebagai bab akhir penulis memberikan kesimpulan dari keseluruhan
laporan ini adalah sebagai berikut:
a. Pada dasarnya sistem yang ada di Aliansi Wartawan Indonesia sudah baik,
namun dalam catatannya masih secara manual.
b. sehingga membutuhkan waktu, uang, tenaga yang lebih banyak agar dapat
menyelesaikan pekerjaan tersebut degan baik dan tepat.
c. Maka penulis mengajukan sistem ini, semoga dengan adanya sistem yang
di ajukan penulis diharap kan dapat mengalami perubahan yang signifikan.
d. Sehingga dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan dengan tepat
waktu.
5.2. Saran
Dari keseluruhan ini laporan ini, penulis mempunyai saran yang dapat
dipakai atau digunakan Aliansi Wartawan Indonesia dalam mengembangkan
organisasinya, diantaranya:
a. Penggunaan komputer yang menjalankan sistem tersebut diupayakan
mampu atau menguasai dasar-dasar pendidikan komputer.
b. Back-up file harus dibuat agar data yang sudah ada, tidak mudah rusak
atau hilang akibat terkena virus.
56
c. Penggunaan password. Dalam hal ini penggunaan password sangatlah
dianjurkan, agar tidak semua orang dapat menggunakan sistem ini selain
yang menangani sistem.
d. Diadakannya pemeliharaan computer dan aplikas-aplikasi yang digunakan
secara berkalan sehingga kesalahan dapat diketahui secepat mungkin.
57
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2013. Analisis & Desain Sistem Informasi. Pendekatan Tertruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Azhar Susanto. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya
DR. Bambang Hartono, SKM, MSc, MM. 2013. Sistem Informasi Manajemen
Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta
Pressman, Roger S., & Maxim, Bruce R. 2015. Software Engineering: A Practitioner s Approach. 8th. ed. New York: McGraw-Hili Education
Rosa A.S & M. Shallahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung Ifat Fauziah. 2017. Buku Dasar-Dasar Akuntansi Untuk Orang Awam dan Pemula. Bumi Pamulang-Bambu Apus Pamulang: PT. Serambi Semesta Disteribusi
60
Lampiran
A.1 Formulir Permohonan Pengeluaran Dana
61
B.1 Kwitansi
62
C.1 Laporan Kas Kecil Januari 2016