KOMPUTERISASI SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1 JATISRONO WONOGIRI

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Edy Warnoto 09.11.3336

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

 

  

   

   

 

SYSTEM COMPUTERIZATION OF FINANCIAL ADMINISTRATION IN SMA NEGERI 1 JATISRONO WONOGIRI

KOMPUTERISASI SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN DI

SMA NEGERI 1 JATISRONO WONOGIRI

Edy Warnoto Krisnawati

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

SMA (Senior High School) is a middle level of formal education in Indonesia. In

general, to be able to study in high school required fees for administering school-related or commonly referred to as SPP (sumbangan Pembinaan Pendidikan). Most of the schools (especially Senior high school) in Indonesia, the SPP payment systems are still using manual system which is done by the officers of each school. Human error in the administration of school finance could happen.

From the above cases, it can be concluded that it is necessary for the development of a system that uses a manual system to an automated system (computerized) to reduce human error and to simplify the administration of governance which will facilitate the futures report conducted by the administrative officer school. In the process, the research method used was a survey research method based on data taken from the specified object. Research approach is a quantitative approach, while the type of research is survey research.

implementation, computerized administration system is an application used to manage the payment officer. Recording system and transaction data will be stored in the server. Afterward the data in the server will be used as a report within a specified period. The system will display all data of students who have / have not paid based on the input data that has been carried out by the officer. In addition, the system will simplify and speed up the process of face-to-face payments made by the students and the administration officer when the tuition payment process takes place where later the student will receive a tuition payment card that will be used to print the results of the payment. Keywords : payment application, payment information system, java

1. Pendahuluan

Semakin berkembang pesatnya teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi,

informasi menjadi sebuah kebutuhan pokok dalam kehidupan manusia. Seiring

berkembangnya teknologi, maka selalu didukung dengan sarana dan prasarana yang

memadai. Tanpa adanya dukungan dari sarana dan prasarana yang memadai, maka alur

data informasi yang menjadi kebutuhan pokok manusia akan mengalami gangguan.

Salah satu sarana pendukung dalam pengolahan data adalah komputer. Dengan

menggunakan komputer, tata kelola data untuk mendapat sebuah informasi yang akurat,

cepat dan efisien akan sangat terbantu.

SMA Negeri 1 Jatisrono merupakan instansi pemerintah formal yang bergerak di

bidang pendidikan. Dalam penyelenggaran dan pembinaan pendidikan, sekolah

memerlukan dana yang diambil atau diberikan dari siswa kepada sekolah untuk

mendukung kelancaran sistem pembelajaran di sekolah tersebut. Dana tersebut

diantaranya dana SPP, Dana Pengembangan Sekolah dan Tabungan yang wajib

dibayarkan oleh siswa. Sistem administrasi keuangan sangat membantu dalam

kelanjutan proses belajar mengajar di sekolah. Informasi tentang keuangan di suatu

sekolah merupakan salah satu hal yang utama dimana setiap siswa yang melakukan

kegiatan belajar mengajar di suatu sekolah harus membayar biaya sumbangan

pembinaan pendidikan selama menempuh pendidikan di suatu jenjang sekolah. Dalam

transaksi keuangan antara admin dan siswa diperlukan suatu sistem yang dapat

mengelola data-data transaksi keuangan dengan baik sehingga memudahkan admin

dalam menyediakan informasi tentang transaksi keuangan secara tepat dan cepat. Pada

sistem administrasi keuangan di SMA Negeri 1 Jatisrono, sistem yang digunakan adalah

sistem administrasi keuangan manual. Banyak sekali kelemahan yang ada pada sistem

administrasi keuangan yang lama, misalnya ; tingkat kerumitan dalam tata kelola

transaksi keuangan sangat rumit sehingga perlu ketelitian dalam tata kelola data, hasil

data yang dihasilkan tidak cukup akurat dan proses pengambilan data kurang cepat dan

tidak efisien, keamanan data dalam buku besar sangat kurang aman, dan banyaknya

human error pada sistem administrasi keuangan menggunakan sistem manual. Oleh

karena itu dibuatlah sebuah aplikasi yang dapat membantu admin dalam menangani

transaksi keuangan di sekolah ( SMA Negeri 1 Jatisrono, Wonogiri) untuk mendapatkan

informasi yang cepat, akurat dan efisien sehingga dapat meningkatkan pelayanan pada

sistem administrasi keuangan di SMA Negeri 1 Jatisrono.

1 

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Aji Supriyanto (2005, h.238). Sistem merupakan kumpulan elemen,

komponen, atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem, dan subsistem terdiri

atas komponen-komponen atau elemen-elemen. Sebagai contoh sebuah sistem

komputer memiliki subsistem software, hardware, dan pengguna (brainware). Sedangkan

subsistem hardware terdiri dari subsistem piranti input, piranti proses, dan piranti output.

Sedangkan subsistem dari dari piranti input itu terdiri dari komponen seperti mouse,

keyboard, dan sebagainya. Jadi bisa dimungkinkan bahwa di dalam subsistem terdiri dari

subsistem lagi.

2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut Aji Supriyanto (2005, h.243). Informasi adalah data yang sudah diolah

menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil

keputusan saat ini atau mendatang. Dasar yang ada dalam sebuah informasi adalah

data, kesalahan dalam mengambil atau memasukkan data, dan kesalahan dalam

mengolah data akan menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Aji Supriyanto (2005, h.243). Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 Karakteristik Sistem Informasi Menurut Al Fatta (2007, h. 5), Sebuah sistem dapat dikatakan sebuah sistem apabila

mempunyai sifat atau karakteristik tertentu. Karakteristik sistem tersebut adalah

Komponen (component), Batasan Sistem (boundary), Lingkungan Luar (environments),

Penghubung sistem (interface), Masukan (input), Keluaran (output), Pengolahan sistem

(process), Sasaran atau tujuan (goal).

2.5 Konsep Basis Data Banyak pakar memberikan definisi tentang basis data dengan kalimat yang beragam.

Namun sebenarnya definisi tersebut memiliki inti dan maksud yang sama. Komponen

utama basis data yaitu data itu sendiri. Basis data merupakan kumpulan dari data yang

2 

berhubungan (relasi) antara satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasar

skema dan struktur tertentu. Hubungan atau relasi data biasanya ditunjukkan dengan

kunci (key) dari tiap file yang ada.

2.6 Java Java adalah bahasa multi-platform, artinya ia dapat dijalankan oleh bermacam-

macam platform dengan sistem operasi yang berbeda-beda. Program yang ditulis dalam

bahasa Javaakan di-compile menjadi sebuah file .class yang disebut compiled-bytecode.

Bytecode ini dapat dieksekusi oleh JVM (Java Virtual Machine). File .class dapat berupa

applet maupun aplikasi local. Sepanjang sistem telah diinstal dengan JVM, semua

program Java (.class) akan dapat dijalankan tidak tergantung pada perbedaan bahasa

mesin, assembler, ataupun kernel yang dimiliki oleh masing-masing platform.

2.7 Netbeans IDE 7.3 Netbeans adalah Integrated Development Environment (IDE) berbasiskan Java dari

Sun Microsystems yang berjalan di atas Swing. Swing adalah sebuah teknologi Java

yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi Desktop yang dapat berjalan di berbagai

macam platforms seperti Windows, linux, Mac OS X dan Solaris.

3. Analisis

3.1 Sekilas Tentang SMA Negeri 1 Jatisrono Wonogiri SMA Negeri 1 Jatisrono berdiri pada tahun ajaran 1990/ 1991. Dasar dan tujuan

berdirinya Sekolah ini adalah melihat keinginan yang tinggi dari masyarakat untuk

melanjutkan pendidikan dari Sekolah Menengah Pertama ke Sekolah Menengah Atas

dan dikarenakan di sekitar wilayah Kawedanan Jatisrono belum berdiri SMA Negeri.

Dengan berbagai pertimbangan tersebut pada tahun ajaran 1990/ 1991 maka

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi jawa Tengah menyetujui usulan dari

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Wonogiri berdirinya SMA Negeri 1

Jatisrono yang terletak di wilayah kecamatan Jatisrono, Kabupaten Wonogiri.

3.2 Visi SMA Negeri 1 Jatisrono “BERBUDI PEKERTI LUHUR, BERKOPETENSI, UNGGUL DALAM PRESTASI

PADA SEKOLAH YANG ASRI”

3 

3.3 Misi SMA Negeri 1 Jatisrono 1. Mengembangkan pembelajaran berbasis Iman dan taqwa serta menjunjung nilai

luhur budaya bangsa.

2. Mengembangkan kegiatan pembelajaran yang inovatis, kreatif, dan

menyenangkan.

3. Mengembangkan sikap dan kepribadian yang santun beretika dan berestetika

tinggi.

4. Menumbuhkan pesera didik yang memiliki pengetahuan dan kemampuan yang

memadai untuk mengikuti pendidikan yang lebih tinggi.

5. Meningkatkan kompetensi peserta didik dalam penguasaan dan menerapkan

IPTEK serta teknologi yang bernuansa global.

3.4 Analisis Sistem Menurut Jogiyanto HM (1989, h.129). Definisi Analisis Sistem adalah penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud

untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis

merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam

tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Istilah Analisis Sistem

ini memang tepat, karena memang itulah yang akan dikerjakan oleh analis sistem dalam

tahap ini, yaitu menganalisis sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahannya

sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

3.4.1 Langkah-langkah analisis sistem

• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

• Analyze, yaitu menganalisis sistem.

• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

3.4.2 Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan adalah metode PIECES (Performace, Information, Economy,

Control, Efficiency, Service).

3.4.3 Analisis Kelayakan Sistem Sebuah sistem baru sangat membutuhkan pertimbangan dari beberapa unsur yang

nantinya akan menentukan layak atau tidaknya suatu sistem yang baru sebagai alternatif

4 

sistem yang sedang berjalan. Terdapat 4 unsur utama dasar yang digunakan untuk

menentukan kelayakan sebuah sistem yaitu kelayakan Teknologi, Kelayakan

Operasional, Kelayakan Ekonomi dan Kelayakan Hukum.

3.5 Perancangan Sistem Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart

DFD (Data Flow Diagram) DFD menggambarkan arus data dari sistem informasi, baik sistem lama maupun

sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data

tersebut berada. DFD memfokuskan pada aliran data dari dan ke dalam sistem dan

sekaligus memproses data tersebut.

Adapun konteks diagram yang diusulkan sebagai berikut:

5 

Gambar 3.2 Konteks Diagram

6 

Gambar 3.3 Data Flow Diagram

7 

3.5.1 PeBe

erancangan erikut adalah

4. Implem

4.1 TampiA. Form L

Form lo

form login d

Ketika logi

pula sebal

data transa

akses use

dapat mas

memegang

mentasi dan

lan InterfaceLogin ogin ini digu

diberi 2 hak

n admin, m

iknya, ketika

aksi. Namun

r hanya seb

suk kedalam

g kendali sist

Basis DataRelasi Antar

Gam

n Pembahas

e

nakan untuk

akses untuk

aka hak aks

a login user,

n disini, use

batas melak

m menu utam

tem ini.

r Tabel yang

mbar 3.4 Rel

Dirancang:

lasi Antar Ta

8 

an

k login petug

membatasi

ses yang dig

, maka hak

er tidak bisa

ukan kegiata

ma user kar

as yang aka

akses admin

gunakan ada

akses user

masuk dala

an transaksi

rena meman

abel

an mengguna

n dalam men

alah penggu

diberlakuka

am menu ad

i pembayara

ng admin ad

akan sistem.

nggunakan s

una admin. B

an yaitu men

dmin. Karen

an. Namun a

dalah orang

Pada

istem.

Begitu

ngolah

a hak

admin

yang

Gambar 4.1 Form Login

B. Form Menu Utama Admin

Menu utama admin ini akan muncul setelah berhasil login sebagai admin.

Gambar 4.2 Form Utama Admin

• Form Data Admin Form ini digunakan admin dalam mengisi data admin. Selain data admin, pada

menu utama admin ada beberapa menu yang digunakan untuk input data.

9 

Diantaranya form data siswa, form data kelas, form data tahun ajaran, dan form data

biaya. Semua input data ini nantinya akan digunakan oleh sistem untuk melakukan

proses pengolahan data transaksi yang dilakukan oleh petugas.

Gambar 4.3 Form Data Admin

C. Form Utama User Menu utama admin ini akan muncul setelah berhasil login sebagai user.

10 

Gambar 4.4 Form Utama User

D. Form Transaksi Pembayaran

Form ini digunakan ketika petugas akan melakukan transaksi pembayaran dengan

siswa yang akan melakukan transaksi pembayaran.

Gambar 4.5 Form Transaksi Pembayaran

5. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas pada bab sebelumnya dan dengan

adanya penelitian pada SMA Negeri 1 Jatisrono, Wonogiri serta pembuatan laporan

skripsi dengan judul “Komputerisasi Sistem Administrasi Keuangan di SMA Negeri 1

Jatisrono, Wonogiri” maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sistem yang baru

menggunakan komputer dapat membantu mempermudah petugas dalam tata kelola

transaksi pembayaran dan laporan yang berhubungan dengan data transaksi sehingga

dapat meningkatkan efisiensi pendataan dan dapat mengurangi kesalahan yang

dilakukan dengan menggunakan transaksi manual.

11 

12 

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Perusahaan dan Kelas Dunia. Yogyakarta: Andi.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori

dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi. S, Rachmad Hakim. Dan Sutarto. 2009. Mastering JavaTM. Jakarta: Elex Media

Komputindo. Simarmata, Janner. Dan Paryudi, Imam. 2006. Basis Data. Yogyakarta:Andi. Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta:Salemba Infotek. Wijono, Matius Soesilo. Wijono, G. Sri Hartati. Dan Suharto, B. Herry. 2005. Java 2 SE

dengan JBuilder. Yogyakarta:Andi.