klp 1
DESCRIPTION
weweTRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kita sering mendengar istilah administrasi dan manajemen. Namun, apakah kita tahu
apa sebenarnya administrasi dan manajemen itu? Administrasi adalah usaha dan kegiatan
yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Sedangkan
manajemen adalah suatu keahlian atau teknik untuk merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, dan mengawasi penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien dalam
rangka mencapai tujuan.
Administrasi dan manajemen sangat diperlukan dalam sebuah organisasi, perusahaan,
dan lainnya. Keduanya adaalah bidang yang berbeda dan saling berdiri sendiri. Namun,
keduanya saling terkait dalam menjalankan suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu
organisasi, perusahaan, perkantoran, dan lainnya.
Oleh karena itu, pengetahuan tentang administrasi dan manajemen sangat diperlukan.
Seperti halnya kita sebagai orang gizi, kita juga harus mengetahui pengetahuan tentang
administrasi dan manajemen untuk mengorganisasi ataupun mengatur dan merencanakan
segala hal tentang organisasi gizi dan masalah gizi yang berkembang.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah:
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi?
2. Apa saja unsur-unsur dari administrasi?
3. Bagaimana proses dari administrasi tersebut?
4. Apa saja fungsi administrasi?
5. Apa yang dimaksud dengan manajemen?
6. Apa tujuan dan fungsi dari manajemen tersebut?
7. Bagaimana Hubungan fungsi dan unsur manajemen itu?
8. Apakah perbedaan administrasi dengan manajemen itu?
1.3 Tujuan Penulisan
1
1. Mengetahui Pengertian dari administrasi
2. Mengetahui unsur-unsur dari administrasi
3. Mengetahui proses dari administrasi
4. Mengetahui fungsi administrasi
5. Mengetahui pengertian dari manajemen
6. Mengetahui tujuan dan fungsi dari manajemen
7. Mengetahui Hubungan fungsi dan unsur manajemen
8. Mengetahui perbedaan administrasi dengan manajemen
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Administrasi
2.1.1 Pengertian Administrasi
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang
meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh
proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan
sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. (Wikipedia)
A. Definisi Administrasi Menurut Para Ahli :
Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi
George Terry
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan.
Administrasi dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan, secara tertulis dan
penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh
ikhtisar keuangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
3
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap lerja sama.
Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua
orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan tiga
ciri pokok :
1. Administrasi meupakan proses yang terdiri atas serangkaian kegiatan, yang
dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan kerjasama di
bidang tertentu.
2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama
3. Setiap kerjasama dalam administrasi dilakukan untuk mencapai suatu tujuan yang
ditetapkan sebelumnya berdasarkan kesepakatan bersama di antara pihak-pihak
yang bekerja sama.
B. Ciri-Ciri Administrasi
1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan
2.1.2 Unsur-unsur Administrasi
Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam kegiatan administrasi.
Tanpa adanya unsur-unsur tertentu, administrasi tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
Dalam literatur ditemukan adanya dua klasifikasi unsur, yaitu: unsur pokok dan unsur umum
ilmu administrasi
A. Unsur Pokok Ilmu Administrasi.
Disebut juga dengan unsur mutlak ilmu administrasi. S.P.Siagian (opcit) membagi atas 4
(empat) unsur pokok dari administrasi, yaitu:
1. Dua orang manusia atau lebih.
Asumsinya bahwa manusia tidak dapat bekerjama dengan dirinya sendiri tetapi harus
memerlukan bantuan dan pertolongan orang lain. Juga manusia memiliki kebutuhan dengan
4
kemampuan untuk memenuhi kebutuhannya dengan serba keterbatasan. Karena itu harus ada
orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses
kerjasama itu.
Apabila kita berhasrat mengangkat dan memindahkan sebuah benda ke tempat lain,
akan tetapi tidak dapat mengerjakannya dengan sendirian, maka tentunya dengan meminta
bantuan pada orang lain untuk bersama-sama mengangkatnya dan memindahkannya. Contoh
yang sangat sederhana tersebut menunjukkan bahwa kerjasama tidak dapat dilakukan oleh
hanya satu orang akan tetapi perlu ada bantuan orang lain
2. Tujuan
Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah
yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat dipenuhi.
Dalam perusahaan yang menentukan tujuan adalah yang punya perusahaan, dalam bidang
kenegaraan sesuai asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, yang menentukan
tujuan adalah raja. Kalau berasaskan kedaulatan rakyat, yang menentukan tujuan negara
adalah rakyat melalui Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau Majelis Permusyawaratan
Rakyat (MPR) – Indonesia. Tetapi di dalam prakteknya melalui suatu pendelegasian
kekuasaan kepada Administrator perusahaan, atau Administrator Negara (Perdana Menteri
atau Presiden). Jadi yang menentukan tujuan dalam administrasi adalah Administrator.
Tujuan tidak hanya menjadi milik administrator. Orang yang harus mempunyai gambaran
yang jelas dan memahami tujuan organisasi bukan hanya administrator saja, melainkan
seluruh anggota organisasi yang ada, bahkan pihak luar pun harus mengetahuinya. Oleh
karena itu, administrator dalam menentukan tujuan perlu melibatkan para pembantunya dan
harus memperkenalkan setiap orang agar mempunyai pemahaman yang sama dan pandangan
yang jelas tentang tujuan organisasi yang ia pimpinnya
3. Tugas dan pelaksanaannya.
Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, orang beranggapan bahwa
proses administrasi baru timbul apabila ada kerjasama. Tidak demikian halnya. Dengan
perkataan lain, kerjasama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu
ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang
yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Akan tetapi kerjasama pun, misalnya dalam
hal dipaksakan proses administrasi dapat terjadi, karena dengan paksaan proses administrasi
5
dapat timbul. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan kepada dua golongan, yaitu
kerjasama yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation) dan kerjasama yang
dipaksakan (compulsory atauantagonistic cooperation)
4. Tugas dan pelaksanaannya.
Ada ungkapan dari Thomas Carlile yang mengatakan manusia dapat berbuat karena
alat, tanpa alat ia tidak bisa berbuat apa, dengan alat maka ia dapat berbuat segala apa.
Ungkapan ini menunjukkan pentingnya peralatan bagi manusia termasuk dalam proses
administrasi. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi
tergantung dari berbagai faktor, seperti: 1) jumlah orang yang terlibat dalam proses itu, 2)
sifat tujuan yang hendak dicapi, 3) ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak
dijalankan, dan 4) sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan. Barangkali
secara “aksiomatis” dapat dikatakan bahwa semakin sedikit jumlah orang yang terlibat,
semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas-tugas yang
hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
B. Unsur Umum Ilmu Administrasi.
Berbeda halnya dengan konsepsi yang dikemukakan oleh The Liang Gie (1978) dan
Pariata Westra, dkk.; (1980) bahwa dalam proses penyelenggaraan administrasi mempunyai
unsur-unsur yang merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebu,
yakni:
1. Organisasi
Organisasi sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka atau wadah di
mana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Money (1947) menyebutnya sebagai
bentuk perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (the form of every
human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses
mengorganisir (pengorganisasian - organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan
membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab
menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk
organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.
6
Penelaahan terhadap rangka di mana administrasi itu berlangsung menimbulkan
sekelompok pengetahuan yang disebut:
a. Teori organisasi (theory of organization)
b. Analisis organisasi dan methode (organization and methods analysis – O & M
analysis)
c. Tingkah laku administratif (administrative behavior), perilaku keorganisasian
(organizational behavior)
d. Hubungan manusia (human relations)
2. Manajemen
Manajemen sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu
sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon (1957)
mengatakannya sebagai “the process by which the execution of a given purposes is put into
operation and supervised” (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu
dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana
berbeda klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pemberian komando (comanding), pengkoordinasian (coordinating),
pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronimPOAC (Planning, Organizing,
Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan,
pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan. Dalam perkembangan
manajemen telah muncul berbagai pengetahuan sepertinya: Total quality
management (manajemen mutu terpadu),management by objectives (manajemen berdasarkan
sasaran), Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen
Stratejik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan banyak pengetahuan ekonomi yang
memakai istilah manajemen seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan,
manajemen koperasi, dan manajemen akuntansi, bahkan pada lembaga pendidikan di bidang
ekonomi terbentuk jurusan/program studi manajemen.
3. Komunikasi.
Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama itu
mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa komunikasi yang
baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik. Pengetahuan yang merupakan
7
segi-segi komunikasi ini misalnya: reporting techniques(tehnik pelaporan) Sistem informasi
(information system),
4. Kepegawaian.
Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang
harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan
sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian (Personnel
Administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia.
Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia itu
dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di
sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification) serta pengembangan
tenaga itu melalui latihan-latihan (training)
5. Keuangan.
Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah
Administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan
(accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang
keuangan.
6. Perbekalan.
Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini
merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan
yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah
pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-
ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta
benda (inventory and property control)
7. Ketatausahaan,
Ketatausahaan yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan
menyimpan pelbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini
berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau
manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan
dokumentasi.
8
8. Hubungan Masyarakat.
Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang
berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu
hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian
tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan
sekelilingnya. Aspek ini justru amat pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan
oleh pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan dari rakyat bagi pemerintah
dan kesukaan konsumen bagi perusahaan. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam
bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (publik relation), keprotokolan, dan dalam bidang
perusahaan dengan periklanan (advertising)
2.1.3 Proses Administrasi
Administrasi dapat dialami dengan melihat, membahas, dan memahami prosesnya.
Berbuat demikhan berarti menganalisis langkah-langkah yang harus diambil langkah-langkah
yang diambil dalam proses administari pada dasarnya terdiri dari:
1. Perumusan dan penentuan tujuan akhir.
2. Penyusunan, perumusan dan penentuan strategi dasar yang akan ditempuh.
3. Penyusunan dan penetapan rencana sebagai rincian strategi.
4. Penyusunan dan penentuan program kerja sebagai penjabaran rencana.
5. Pemilihan struktur dan tipe organisasi yang dianggap paling tepat.
6. Penggerakan para anggota organisasi.
7. Penyelenggaraan kegiatan-kegiatan operasional.
8. Pengawasan.
9. Penilaian hasil yang dicapai.
10. Penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik yang handal.
Masing-masing langkah tersebut dibahas secara singkat berikut ini.
1. Perumusan dan Penentuan Tujuan Akhir
Pembahasan teori administrasi tidak bisa tidak harus selalu dikaitkan dengan
pencapaian tujuan akhir yang ingin dicapai. Baik para teoritisi maupun para praktisi
mengakui bahwa suatu organisasi diciptakan dan administrasi dijalankan untuk mencapai
tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Tidak terlalu penting untuk
mempersoalkan siapa yang menentukan tujuan akhir tersebut. Pada mulanya tujuan itu
9
ditentukan oleh para pendiri organisasi yang kemudian diusahakan pencapaiannya oleh para
anggota organisasi yang bergabung kemudian.
2. Perihal Strategi Organisasi
Digunakan dalam konteks administrasi, istilah strategi sinonim dengan kebijaksanaan
dasar. Peranannya yang paling penting ialah:
a. Sebagai langkah pertama yang diambil dalam usaha mewujudkan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
b. Sebagai dasar untuk penyusunan dan penentuan rencana.
c. Sebagai "rambu-rambu" utama penunjuk jalan yang seyogyanya ditempuh dalam
mengemudikan jalannya roda organisasi.
Suatu strategi ditetapkan setelah melalui dua tahap yang mendahuluinya, yaitu tahap
penyusunan dan tahap perumusan. Penyusunan suatu strategi sebaiknya melibatkan seluruh
jajaran organisasi, antara lain sebagai sumber ide dan saran.
3. Penyusunan dan Penentuan Rencana
Rencana merupakan rincian suatu strategi sekaligus sebagai langkah pertama dalam
operasionalisasi strategi tersebut. Rencana merupakan suatu keputusan yang diambil sekarang
untuk dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu di masa depan. Sebagai rincian strategi,
rencana harus mengandung jawaban yang tepat tentang enam pertanyaan, yaitu:
a. Apa yang akan dikerjakan.
b. Di mana berbagai kegiatan akan diselenggarakan.
c. Bilamana berbagai kegiatan itu akan dilaksanakan.
d. Metode dan teknik kerja apa yang akan diterapkan.
e. Siapa yang akan melakukan apa, dan
f. Mengapa semua itu harus dilakukan.
4. Penyusunan Program Kerja
Suatu rencana bagaimanapun lengkapnya, masih perlu dijabarkan secara sistematik.
Hasil penjabaran itu adalah suatu program kerja yang rinci. Rinci antara lain berarti:
a. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan apa, bilamana, di mana, bagaimana, siapa dan
mengapa.
b. Terjadi kuantifikasi dari hasil-hasil yang diharapkan tercapai di samping kejelasan tentang
mutu hasil pekerjaan sepanjang hasil tersebut dapat dikuantifikasikan.
10
c. Terdapat kriteria pengukuran hasil dan prestasi kerja yang obyektif dan rasional.
d. Disusun sedemikian rupa sehingga tidak lagi diinterpretasikan.
e. Terdapatnya pola pengaturan interaksi antara seorang pelaksana dengan yang lain.
5. Kegiatan Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan fungsi organik manajemen yang kedua setelah
perencanaan. Di samping materi pembahasan tentang pengorganisasian yang telah
dikemukakan di atas, yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya.
6. Kegiatan Penggerakan
Penggerakan merupakan salah satu langkah penting dalam proses administrasi
sekaligus merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Sebagai langkah dan fungsi
organik, penggerakan merupakan hal yang sangat penting, tetapi sekaligus paling sulit untuk
dilaksanakan.
7. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Selalu relevan untuk menekankan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan
operasional dengan efisien, ekonomis dan efektif merupakan salah satu kunci keberhasilan
organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Penyelenggaraan seluruh
kegiatan operasional merupakan indikator yang paling penting tentang tepat tidaknya strategi,
lengkap tidaknya rencana, sistematik tidaknya program kerja, cocok tidaknya struktur dan
tipe organisasi yang digunakan mewadahi berbagai kegiatan, serta tidaknya teknik
penggerakan yang digunakan.
8. Hakikat Pengawasan dalam Proses Administrasi
Seperti telah dimaklumi pengawasan merupakan langkah dan sekaligus salah satu
fungsi organik manajemen yang sangat penting. Dikatakan demikian karena melalui
pengawasanlah diteliti apakah hal-hal yang tercantum dalam rencana dilaksanakan dengan
baik atau tidak.
9. Penilaian Sebagai Langkah dalam Proses Administrasi
Fungsi penilaian merupakan salah satu langkah dalam proses administrasi. Penilaian
didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan pembandingan hasil yang nyatanya dicapai
dengan hasil yang seharusnya dicapai berdasarkan strategi, rencana dan program kerja yang
telah ditetapkan sebelumnya.
11
10. Penciptaan dan Pemanfaatan Sistem Umpan Balik
Pengetahuan tentang keberhasilan dan atau kekurangberhasilan itu dapat diperoleh secara
lengkap apabila para manajer mampu menciptakan dan menggunakan suatu sistem umpan
balik yang handal. Yang dimaksud dengan sistem umpan balik yang handal adalah
keseluruhan cara, metode dan teknik penyampaian informasi yang akurat, mutakhir, lengkap
dan dapat dipercaya tentang segala sesuatu yang terjadi dan tidak terjadi dalam organisasi
dikaitkan dengan seluruh langkah dalam proses administrasi yang baru saja terjadi.
2.1.4 . Fungsi Administrasi
Adapun fungsi dari administrasi itu adalah perencanaan, organisasi, koordinasi,
komunikasi, supervisi kepengawasan pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu
sama lain bertalian sangat erat.
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah sebuah panduan untuk mempersiapkan keputusan bagi kegiatan
dimasa depan yang mengarah kepada tujuan berdasarkan komitmen-komitmen tertentu.
Dalam tahap perencanaan ini administrator berkegiatan untuk merumuskan, memilih, dan
menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya yang akan dilaksanakan dan mungkin
yang akan digunakan dimasa datang untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
Sergiovanni (1987: 300) berpendapat bahwa: “plans are guides, approximations, goal post,
and compass setting not irrevocable commitments or decision commandments”. Jadi rencana
adalah sebuah penuntun yang disusun sedemikian rupa yang sulit untuk dirubah.
Sedangkan Enoch (1992:3) berpendapat bahwa definisin perencanaan pendidikan adalah
sebagai : “suatu proses mempersiapkan alternatif keputusan bagi kegiatan masa depan yang
di arahkan kepada pencapaian tujuan dengan usaha yang optimal mempertimbangkan
kenyataan-kenyataan yang ada di bidang ekonomi, sosial budaya secara menyeluruh dari
suatu negara”.
Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap
kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif
mungkin. Terdapat sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan;
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;
12
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi;
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi;
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
9. Menghemat waktu, usaha dan dana.
Selain itu dalam perencanaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan, karena
merencanakan sesuatu harus didasarkan atas pertimbangan tertentu dan sebuah perencanaan
haruslah memiliki banyak manfaat, berikut adalah prinsip-prinsip dalam perencanaan:
1. Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan;
2. Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif;
3. Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis;
4. Perencanaan harus berorientasi pada tujuan;
5. Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif
pendidikan;
6. Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan
menurut prinsip efisiensi dan efektifitas; dan
7. Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan yang
sedang terjadi.
Tanpa perencanaan yang matang, kita tidak dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita
laksanakan akan berjalan lancar serta mencapai tujuan. Perencanaan merupakan suatu
langkah persiapan dalam suatu pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.
Proses penyusunan rencana yanmg harus diperhatikan adalah menyiapkan segala sesuatu
yang diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan
menganalisis data serta merumuskan keputusan.
2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun dan
membentuk hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud suatu
kesatuan usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.
Berikut ini beberapa pendapat para ahli mengenai apa itu pengorganisasian,
13
- Koontz dkk. mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah penetapan sturuktur peranan
internal dalam suatu lembaga yang terorganisasian secara formal. Pengorganisasian yang
efektif dapat membagi habis (merata) dan menstrukturkan tugas-tugas ke dalam sub-sub
komponen organisasi.
- Terry mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang
direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok, penentuan hubungan-hubungan
pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya.
Dalam pengorganisasian terdapat asas-asas penting yang harus diperhatikan,
diantaranya:
1. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan
kebutuhan;
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;
5. Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang.
Dengan demikian organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat
disimpulkan sebagai berikut:
Organisasi ialah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan
sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud-maksud dan tujuan
pendidikan.
3. Pengoordinasian (coordinating)
Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,
memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat
menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpang
siuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel
dapat bekerjasama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Penggoordinasian menurut The Liang Gie (1983: 216) merupakan rangkaian aktifitas
yang menghubungkan, menyatu padukan dan menyalaraskan orang-orang dan pekerjaan.
Sedangkan Oteng Sutisna (1983: 199) merumuskan koordinasi ialah mempersatukan
sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya
14
maksud yang telah ditetapkan.
Koordinasi dapat diwujudkan dengan menggunakan cara-cara antara lain:
1. Konferensi atau pertemuan lengkap yang mewakili unit kerja;
2. Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu;
3. Pembentukan panitia gabungan jika diperlukan;
4. Pembentukan badan kooordinasi staff untuk mengkoordinir kegiatan;
5. Mewancarai bawahan untuk mengetahui hal penting yang berkaitan dengan tugas dan
tanggung jawabnya;
6. Memorandum atau instruksi berantai; dan
7. Ada dan tersedianya buku pedoman organisasi dan tata kerja.
Jika kita simpulkan, maka Koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang,
material, pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan ke dalam hubungan yang harmonis
dan produktif dalam mencapai suatu tujuan.
4. Directing (pengarahan)
Suharsimi Arikunto memberikan definisi pengarahan sebagai penjelasan, petunjuk, serta
pertimbangan dan bimbingan terhadap pra petugas yang terlibat, baik secara struktural
maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Pengarahan
(directing) merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota organisasi, sehingga
mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran
yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang untuk
memberikan orientasi kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar bagian,
antar pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.
Falsafah yang dikembangkan dalam fungsi pengarahan ini adalah suatu cara berfikir
dalam menejemen yang meliputi pengamatan, pengertian terhadap konsep dan keyakinannya
untuk mengambil tindakan. Oleh karena itu, kerja sama dalam satu tim kerja di sekolah
memerlukan proses pemantauan (monitoring) yang intesif, yaitu suatu kegiatan untuk
mengumpulkan data informasi berkaiatan dengan apa yang dilakukan dalam usaha
mengetahui seberapa jauh kegiatan pendidikan yang telah dilakukan oleh guru, konselor, dan
karyawan sekolah lainnya telah mencapai tujuannya.
Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan
berperan besar untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong kepada setiap
orang yang ia pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan kapasitasnya.
15
Pengarahan-pengarahan dapat berupa:
1. Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas;
2. Urutan prioritas penyelesaian;
3. Prosedur kerja;
4. Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan;
5. Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak langsung; dan
6. Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.
5. Komunikasi
Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu organisasi, khususnya organisasi
sekolah. Setiap personalyang terlibat harus saling berkomunikasi agar permasalahan yang ada
serta sejauh mana perkembangan organiosasi dapat diketahui. Dengan demikian, dapat
dilakukan langkah lebih lanjut. Selain itu, komunikasi ini juga sangat membantu dalam
pembuatan keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan pendapat-pendapat
dari para personal untuk menemukan pendapat yang dapat penyumbangkan solusi yang tepat.
Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan
menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sangat
penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih daripada sekadar
menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan, dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.
Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian
yang jelas daripada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara
informal dan formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.
Komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi
sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi.
6. Supervisi (pengawasan)
Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau
supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu,
supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan
tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.
Jadi, fungsi supervisi yang terpenting adalah :
1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang diperlukan
2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.
16
Kegiatan pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah ke
tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak terjadi
penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan demikian jelaslah
controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan
sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana,
kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Pengertian pengawasan yang lebih sederhana dikemukakan oleh Johnson (1973: 74) yaitu
sebagai fungsi system yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar
penyimpangan-penyimpangan tujuan system hanya dalam batas-batas yang dapat ditoleransi.
Dengan denikian dapat ditegaskan bahwa sasaran pengawasan adalah prilaku individu
sebagai orang-orang yang memproses lancarnya kegiatan pembelajaran dan tidak terjadi
penyimpangan. Pengertian ini mengacu pada dua hal yaitu performan personnel dalam
memproses obyek dan hasil pendidikan.
Menurut Terry (2003: 18) ada berbagai cara untuk mengadakan perbaikan, termasuk
mengubah rencana dan bahkan tujuannya, mengatur kembali tugas-tugas atau mengubah
wewenang, tetapi seluruh perubahan tersebut dilakukan melalui manusiawi.
Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan pengawasan menurut Massie
(1973) ialah:
1. Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan;
2. Pengawasan menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan;
3. Flexible dan responsive terhadap perubahan –perubahan kondisi dan lingkungan;
4. Cocok dengan organisasi pendidikan, misanya organisasi sebagai system terbuka;
5. Merupakan control diri sendiri;
6. Bersifat langsung yaitu pelaksanaan control ditempat pekerja; dan
7. Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personnel pendidikan.
Pengawasan yang baik adalah yang dapat memanfaatkan profesi dan karier manusia
(personnel) secara optimal yaitu:
1. Mengikutsertan mereka menentukan sasaran;
2. Menciptakan iklim ynag mendorong pengembangan diri; dan
3. Membuat mereka responsive dengan semangat yang menantang. Untuk itu perlu ada suatu
system penilaian yang sistematis dan tepat yang dapat memberi gambaran seberapa singkat
kualitas yang diperolah.
17
7. Kepegawaian
Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan
terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan
fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik
penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara
lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel.
Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan
dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk
personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu
dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai
dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place
selalu di perhatikan.
8. Pembiayaan
Dianalogikan sebagai aspek penting dalam kebutuhan sehari-hari, dimana manusia
membutuhkan makanan untuk melakukan kegiatan, begitulah pentingnya fungsi pembiayaan
ini.Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah
organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi,
tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi.
Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan
adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak
pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain :
1. Perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
2. Dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan
3. Bagaimana penggunaanya
4. Siapa yang akan melaksanakannya
5. Bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya
6. Bagaimana pengawasannya
9. Penilaian (evaluating)
Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan
mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan
organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam
18
rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure
pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.
Dengan mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta
kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat di
usahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.
Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :
1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekejaan
tersebut berhasil;
2. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien;
3. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang
dapat merusak; dan
4. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.
Perlu ditekankan di sini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas
satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses
keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang
kontinyu.
Di dalam fungsi penilaian ini terlihat kegiatan-kegiatan monitoring, kontrol, dan
supervisi. Monitoring dilakukan selama berlangsung proses pelaksanaan pekerjaannya untuk
memperoleh informasi tentang pelaksanaan. Demikian kita lihat bahwa penilaian, monitoring,
kontrol dan supervisi berkaitan sangat erat dan mempunyai tujuan yang sama ialah untuk
lebih memperbaiki pelaksanaan program suatu organisasi atau lembaga.
Penilaian tidak hanya mengenai hasil atau tujuan akhir seperti telah direncanakan
semula. Penilaian semacam ini dalam rangka sistim instruksional disebut evaluasi sumatif.
Penilaian juga dilakukan selama berlangsungnya proses kegiatan penilaian ini disebut
formative evaluation. Pendek kata, penilaian itu harus dilakukan secara berkesinambungan
dan mengenai segi kehidupan organisasi atau lembaga.
2.2 Manajemen
2.2.1 Pengertian Manajemen
19
Konsep manajemen muncul sebagai konsekuensi logis dari tidak seimbangnya
pengembangan teknis dengan kemampuan sosial. Istilah manajemen dikemukakan oleh
berbagai ahli dari sudut pandang yang berbeda, sesuai dengan latar belakang yang dimiliki.
Beberapa definisi yang digunakan oleh para ahli, antara lain sebagai berikut :
20
1. Henry Fayol
“Manajemen mengandung gagasan lima fungsi utama yaitu, merancang,
mengorganisasi, memerintah, mengkoordinasi, dan mengendalikan. Sedangkan fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalau ada dan melekat di dalam
proses menajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan.”
2. James A.F. Stoner, dkk (1996)
“Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya
yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya.”
3. Mulayu S.P Hasibuan
“Manajemen adlah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia
dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai satu tujuan.”
4. Paul Hersey dan Kenneth Blanchard
“Manajemen adalah suatu usaha yang dilakukan dengan dan bersama individu atau
kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
5. Siswanto
“Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang serta mekanisme kerja untuk
mencapai tujuan.
6. T. Hani Handoko
“Manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk menentukan,
mengintrepretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan,
kepemimpinan, dan pengawasan.”
7. Marry Parker Follet
“Manajemen adalah seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain.”
8. Prof. Oie Liang Lee
“Manajemen adalah ilmu dan seni mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga
manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
9. The Liang Gie, 1982
21
“Manajemen adalah unsur yang merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan
karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan organisasi
yang bersangkutan benar-benar tercapai.”
10. George R. Terry, 1994
“Manajemen dalam bukunya Principles of Management yaitu suatu proses yang
membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni demi mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.”
11. Dr. Sp. Siagian dalam buku “Filsafat Administrasi”
“Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil
dalam rangka pencapaian tujuan melalui orang lain.”
12. Ensiclopedia of The Social Sciences
“Manajemen diartikan sebagai proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu yang
diselenggarakan dan diarvasi.”
13. Richard L. Daft
“Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif
dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian
sumberdaya organisasi.”
14. Renville Siagian
“Manajemen adalah suatu bidang usaha yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan
dan dikelola oleh para tenaga ahli terlatih serta berpengalaman.”
15. Ricky W. Griffin
“Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,
dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencaan,
sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.”
Berdasarkan beberapa definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli tersebut, dapat
disimpulkan bahwa pengertian manajemen adalah suatu keahlian atau teknik untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi penggunaan sumber daya
secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan.
Efektif, artinya harus melaksanakan sesuatu dengan tepat (doing the right thing) atau
menyelesaikan aktivitasnya untuk mencapai tujuan dari manajemen organisasi itu sendiri.
22
Efisien, artinya melakukan suatu dengan tepat (doing the thing right) atau
memfokuskan pekerjaannya pada upaya untuk meminimaliskan biaya sumber daya yang
digunakan dengan penuh tanggung jawab.
Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang
tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya harus diusahakan
agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa
saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Prinsip-prinsip manajemen terdiri atas :
1. Pembagian kerja yang berimbang
Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang
manajer hendaknya bersifat adil, yaitu harus bersikap sama baik dan memberikan
beban kerja yang berimbang.
2. Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas Setiap kerabat
kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan
tugasnya dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan secara
langsung.
3. Disiplin
Disiplin adalah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai
dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan
rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan.
4. Kesatuan Perintah
Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah
dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari
beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja
tersebut.
5. Kesatuan arah
Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan
langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana,
dan satu pimpinan).
Jika prinsip ini tidak dilaksanakan maka akan timbul perpecahan diantara para kerabat
kerja/karyawan. Karena ada yang diberi tugas yang banyak dan ada pula yang sedikit,
padahal mereka memiliki kemampuan yang sama.Manajemen adalah proses pencapaian
23
tujuan melalui kerja orang lain. Dengan demikian berarti dalam manajemen terdapat minimal
4 (empat) ciri, yaitu:
1. Ada tujuan yang hendak dicapai
2. Ada pemimpin (atasan)
3. Ada yang dipimpin (bawahan)
4. Ada kerja sama.
2.2.2 Fungsi dan Tujuan Manajemen
Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan
itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri
merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait.
Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan
sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan.Pembagian fungsi manajemen
menurut beberapa ahli manajemen, di antaranya yaitu :
1. Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990) dalam “Management Principles and
Management”, fungsi manajemen terbagi menjadi :
a. Perencanaan (Planning).
b. Pengorganisasian (Organizing).
c. Pengawasan (Controlling).
2. Menurut George R. Ferry (1990) dalam “Principles of Management”, proses
manajemen terbagi menjadi :
a. Perencanaan (Planning).
b. Pengorganisasian (Organizing).
c. Pengawasan (Controlling).
d. Pelaksanaan (Activating).
3. Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991) dalam “The Principles of Management”,
proses dan fungsi manajemen terbagi menjadi :
a. Perencanaan (Planning).
b. Pengorganisasian (Organizing).
c. Pengawasan (Controlling).
d. Pengarahan (Directing).
24
Fungsi - Fungsi Manajemen :
1. Fungsi perencanaan
Pada hakekatrya perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan yang
merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan/tindakan-tindakan ekonomis dan efektif pada
waktu yang akan datang. Pross ini memerlukan pemikiran tentmg apa yang perlu
dikerjakan, bagaimana dan di mana suatu kegiatan perlu dilakukan serta siapa yang
bertanggungjawab terhadap pelaksanaannya.
2. Fungsi Pengorganisasian
Fungsi Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses menciptakan
hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik agar kegiatan-
kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan
bersama.
3. Fungsi Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-
tindakan agar betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan
oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada
personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.
4. Fungsi Pengkoordinasi
Suatu usaha yang terkoordinir ialah di mana kegiatan karyawan itu harmonis.
terarah dan diintergrasikan menuju tujuan-tujuan bersama. Koordinasi dengan
demikian sangat diperlukan dalam organisasi agar diperoleh kesatuan bertindak dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.
5. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah kegiatan sesuai dengan
persyaratan-persyaratan yang ditentukan dalam rencana. Sehingga pengawasan
membawa kita pada fungsi perencanaan. Makin jelas. lengkap serta terkoordinir
rencana-rencana makin lengkap pula pengawasan.
2.2.3 Unsur-unsur Manajemen
Untuk mencapai semua tujuan dari manjemen diperlukanlah alat-alat sarana(tools).
Tools ini merupakan suatu syarat suatu usaha yang harus ada untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya. Tools ini diantaranya :
25
a. Men
Manusia baik laki-laki maupun perempuan memiliki peranan penting dalam hal
manajemen. Manusia adalah yang membuat tujuan dan perencanaan dan manusia jugalah
yang menjalani suatu proses untuk mencapai tujuan tersebut. Tanpa manusia tidak ada proses
kerja, sebab manusia pada dasarnya adalah makhluk kerja.
b. Money (uang)
Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat
tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang
yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting
untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional.Uang
selalu dibutuhkan dalam perusahaan, mulai dari pendirian perusahaan hingga pengurusan
perizinan pembangunan gedung kantor, pabrik, peralatan modal, pembayaran tenaga kerja,
pembelian bahan mentah, dan transportasi. Para pemilik modal menyisihkan sebagian dari
kekayaannya untuk digunakan sebagai modal dalam kegiatan produksi. Dengan demikian,
uang merupakan salah satu unsur penting dalam melakukan produksi.
c. Materials (bahan)
Alat-alat yang diperlukan mencakup barang-barang yang harus dibeli atau
dipersiapkan demi keberhasilan proses manajemen. Materials ini terdiri dari bahan mentah,
setengah jadi, maupun bahn jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik,
selain ada manusia sebagai makhluk kerja yang ahli dalam bidangnya, juga harus ada bahan
yang yang memilki kualitas yang bagus untuk diolah. Karena manusia dan materi tidak dapat
dipisahkan. Jadi, tanpa materi tujuan yang diinginkan tidak akan tercapai.
d. Machines (mesin)
Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan
membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan
efesiensi kerja. Efisiensi dalam hal waktu dan tenaga kerja yang dibutuhkan juga merupakan
keuntungan dari adanya mesin.
e. Methods (metode atau cara)
Metode adalah teknik atau cara yang digunakan dalam menjalankan proses
manajemen. Metode kerja sangat besar pengaruhnya dalam jalannya sebuah organisasi
26
ataupun perusahaan. Dimana ketika metode yang digunakan salah atau tidak sesuai, maka
akan mengganggu jalannya perusahaan. Metode kerja ini dibutuhkan agar mekanisme kerja
berjalan efisien dan efektif. Metode kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik
yang menyangkut proses produksi maupun administrasi tidak terjadi begitu saja melainkan
memerlukan waktu yang lama. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara
pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan
kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan
kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang
melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak
akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya
sendiri.
f. Market (pasar)
Pasar atau masyarakat adalah sasaran yang akan dituju oleh perusahaan untuk
mencapai tujuannya. Pasar merupakan tempat kita memasarkan produk yang telah
diproduksi. Pasar sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan. Tanpa adanya pasar suatu
perusahaan akan mengalami kebangkrutan. Perusahaan harus mampu membidik suatu pasar
yang tepat dan sesuai dengan produk yang dihasilkan. Jadi, perusahaan seharusnya
memikirkan manajemen pasar (pemasaran) dengan baik. Dengan manajemen pasar
(pemasaran) yang baik (juga didukung oleh pasar yang tepat) distribusi produk dapat berjalan
dengan lancar dan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Selain enam unsur di atas ada unsur lain yang juga dapat dimasukkan ke dalam unsur-
unsur dalam manajemen. Diantaranya adalah :
a. Information ( informasi )
Tentu saja informasi sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan. Informasi tentang
apa yang sedang populer, apa yang sedang disukai, apa yang sedang terjadi di masyarakat,
dsb. Manajemen informasi sangat penting juga dalam menganalis produk yang telah dan akan
dipasarkan. Unsur ini dikenal dengan 6M + I.
27
b. Merit (patut-kepatutan, pantas-kepantasan)
Merit adalah unsur dimana bergantung semua 6 unsur manajemen yang lain dan
menjadi the secret. Rahasia yang terkatakan unsur manajemen yang ketujuh selain 6 unsur
manajemen yang telah digagas oleh GR Terry. Unsur ini meliputi pikiran, perkataan dan
perbuatan yang pantas dilakukan untuk kebajikan, mendapatkan pahala, berguna dan memilki
sifat terpuji.
Jadi, selain enam unsur utama yaitu sumber daya manusia, uang, bahan, mesin,
metode, dan pasar yang harus ada dalam manajemen, juga terdapat unsur lainnya berupa
informasi mengenai apa yang saat ini dibutuhkan masyarakat dan menganalisis produk yang
telah dan akan diproduksi serta unsur merit yaitu suatu unsur dimana setiap pikiran,
perkataan, perbuatan, haruslah yang sesuai dengan kepatutan. Maksudnya adalah segala
tindak tanduk perbuatan kita dilakukan untuk kebajikan, agar mendapatkan pahala dan
memilki sifat terpuji. Inilah yang termasuk dalam unsur manajemen yang juga harus melihat
pada kepatutan dan kepantasan dalam mekanisme kerjanya.
2.2.4 Hubungan Fungsi dan Unsur Manajemen
Fungsi dan unsur manajemen sangatlah berkaitan satu dengan yang lainnya. Dimana
dengan adanya unsur yang telah disebutkan di atas, seorang manajer atau pemimpin dapat
mengorganisasi atau mengendalikan unsur berdasarkan fungsi. Kalau diperhatikan dari
pengertiannya, objek dari manajemen adalah manusia atau orang, namun dalam prakteknya
semua unsur yang telah disebutkan di atas juga dibuat perencanaan, diorganisasi, digerakkan
untuk pelaksanaan, dan dikendalikan untuk mencapai tujuan.
Contohnya saja suatu perusahaan untuk pertama kalinya harus menyusun planning
atau rencana ke depan untuk perusahaannya. Dimana di dalam perencanaan tersebut
dicantumkan apa yang akan diproduksi, alat apa yang akan dipakai, berapa tenaga kerja yang
dibutuhkan, bagaimana pemasarannya serta siapa dan bagaimana cara menjalankan
perusahaan.
1. Perencanaan (planning) terhadap : apa yang akan diproduksi, anggarannya, tenaga
kerja, bahannya, mesin atau alat yang dipakai, metode dan pemasaran.
28
2. Pengorganisasian (organizing) terhadap : tenaga kerja, anggaran, bahan, peralatan,
metode, dan pemasaran.
3. Penggerakan (action) terhadap : tenaga kerja, anggaran, bahan, peralatan, metode,
dan pemasaran.
4. Penganggaran (badgetting) terhadap : tenaga kerja, anggaran, bahan, peralatan,
metode dan pemasaran.
5. Pengendalian (controlling) terhadap : tenaga kerja, anggaran, bahan, peralatan,
metode, dan pemasaran.
2.2.5 Perbedaan Administrasi dan Manajemen.
Mengapa harus dibedakan antara administrasi dan manajemen? Karena pada
hakekatnya keduanya adalah bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan yang
berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola organisasi,
termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran tersendiri. Namun,
sekali lagi, administrasi dan manajemen adalah dua hal 2 yang berbeda. Untuk organisasi-
organisasi bisnis kita dapat menerapkan pembedaan berikut ini:
a. Dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan
penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi,
penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi
bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara,
manajemen adalah fungsi dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan
dalam batas-batas yang ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumber daya
organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pemahaman terhadap perbedaan yang mendasar antara administrasi dan manajemen
ini, bukan sekedar upaya untuk membedakan satu bidang ilmu dengan bidang ilmu
lain yang secara kebetulan memiliki kemiripan. Di dalam perbedaan tersebut terdapat
konsekuensi praktis maupun teoritis, sehingga perlu dicermati untuk menghindari
kerancuan antara satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lainnya.
b. Di sini dapat dicermati adanya pemisahan yang jelas antara fungsi administrasi dan
fungsi manajemen dalam bisnis. Bahwa dalam bidang bisnis, administrasi adalah
mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, yakni membuat dan
mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision) bagi organisasi.
Sebaliknya, manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan
tangan administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di
29
dalam operasi organisasi. Manajemen berdiri terpisah dari tugas eksekutif dan
strategik yang merupakan tugas pokok administrasi.
c. Administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang
mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa
sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan
tujuan bersama.
d. Seorang admistrator bisnis bukan semata-mata diukur dari seberapa efisien dan efektif
ia memimpin, melainkan pertanyaan yang lebih mendasar: apakah arah
kepemimpinannya akan membawa suatu bisnis ke arah yang tepat, atau tidak? Apakah
ia mampu menggunakan seni kepemimpinannya untuk menggerakan unsur manusia
dalam organisasi, atau tidak? Apakah ia mampu merefleksikan posisi organisasi di
dalam lingkungan operasionalnya dan menetapkan strategi yang tepat, atau tidak?
Singkatnya, semua ini adalah ukuran-ukuran kualitatif dari suatu proses bisnis.
Sementara seorang manajer tidak dituntut demikian, melainkan lebih pada
pertanggung-jawaban terhadap penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien.
Administrasi dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan, secara tertulis dan
penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah
memperoleh ikhtisar keuangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap lerja sama.
Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua
orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan tiga
ciri pokok :
4. Administrasi meupakan proses yang terdiri atas serangkaian kegiatan, yang
dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan kerjasama di
bidang tertentu.
5. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama
6. Setiap kerjasama dalam administrasi dilakukan untuk mencapai suatu tujuan yang
ditetapkan sebelumnya berdasarkan kesepakatan bersama di antara pihak-pihak
yang bekerja sama.
30
Manajemen
Proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas. Hal ini agar proses kerjasama
(dalam bidang administrasi) dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien yang
melibatkan orang dan fasilitas. Manajemen merupakan kajian administrasi ditinjau
dari segi prosesnya.
Gordon (1976) dalam Bafadal (2004:39) menyatakan bahwa manajemen merupakan
metode yang digunakan administrator untuk melakukan tugas-tugas atau mencapai
tujuan tertentu.
31
BAB III
KESIMPULAN
6.1 Kesimpulan
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Sedangkan manajemen adalah suatu keahlian atau
teknik untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi penggunaan
sumber daya secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan. Adapun unsur dari
administrasi itu terdiri atas unsur pokok dan unsur umum ilmu administrasi. Terdapat
berbagai proses dan fungsi dari administrasi tersebut. Begitu juga halnya dengan manajemen.
Ada berbagai unsur-unsur serta tujuan dan fungsi dari manjemen tersebut. Perbedaan
mendasar antara administrasi dengan manjemen adalah administrasi bertugas menentukan
setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi dari
organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang ditetapkan
administrasi dan menggerakkan sumber daya organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang
telah ditetapkan sebelumnya.
32
Daftar Pustaka
Burhanudin. Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Kepemimpinan
Pendidikan. Bumi Aksara, Jakarta:1955
Handoko, T Hani. Manajemen. BPFE, Yogyakarta:1998
Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi. Gunung Agung, Jakarta:1997
http://books.google.co.id/books?
id=c_2ivoTSvjsC&pg=PA64&dq=manajemen+menurut+para+ahli+adalah&hl=id&sa
=X&ei=oOcNU6f1Coz9lAXY6IHIBw&ved=0CCgQ6AEwAA#v=onepage&q=mana
jemen%20menurut%20para%20ahli%20adalah&f=false
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/08/teori-pengantar-manajemen-definisi.html
http://www.slideshare.net/ChristianYLokas/30-definisi-manajemen-menurut-para-
ahli-27861205
33