kerangka acuan kerja monitoring dan evaluasi diklat provinsi sulawesi selatan ( muskamal, s.sos,...

Kementerian Negara/Lembaga : Lembaga Administrasi Negara

Unit Eselon II : PKP2A II LAN MakassarProgram : Program Pengkajian Administrasi

Negara dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur Negara

Hasil : Monitoring dan Evaluasi Diklat Unit Eselon II/Satker : PKP2A II LAN Kegiatan : Monitoring dan Evaluasi Diklat

Provinsi Sulawesi SelatanIndikator Kinerja Kegiatan : Empat Komponen Utama yaitu :

1) Kelembagaan Diklat 2) Kemampuan SDM Pengelola3) Kompetensi Widyaiswara4) Persepsi terhadap Alumni Diklat

Satuan Ukur dan Jenis keluaran : Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Provinsi Sulawesi Selatan

Volume : 2 ( Dua )

A.Latar Belakang1. Dasar Hukum Tugas dan Fungsi/Kebijakan

a. Keputusan Kepala LAN No. 194/XIII/10/6/2001 Tentang pedoman akreditasi dan sertifikasi Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Negeri Sipil

b. Keputusan Kepala LAN No. 3 Tahun 2007 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II

c. Keputusan Kepala LAN No. 2 Tahun 2003 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan III

d. Administrasi Negara Nomor 18 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan

e. Peraturan Kepala LAN Nomor 10 Tahun 2013 Tentang pedoman Penyelenggaraaan Diklat Tingkat I

Muskamal, S.Sos, M.Si (Monitoring dan Evaluasi Diklat Provinsi Sulawesi Selatan )

1

KERANGKA ACUAN

f. Peraturan kepala LAN Nomor 11 Tahun 2013 Tentang pedoman Penyelenggaraaan Diklat Tingkat II

g. Peraturan Kepala LAN Nomor 12 Tahun 2013, Tentang pedoman Penyelenggaraaan Diklat Tingkat III

h. Peraturan kepala LAN Nomor 13 Tahun 2013 Tentang pedoman Penyelenggaraaan Diklat Tingkat IV

i. Peraturan Kepala LAN Nomor 4 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas Keputusan Kepala LAN Nomor 4 Tahun 2004 Tentang Organisasi dan Tata kerja LAN sebagai telah dirubah dengan keputusan Kepala LAN Nomor 10 Tahun 2004

j. Peraturan Kepala LAN No. 5 Tahun 2008 Tentang Standar Kompetensi Widyaiswara

2. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi Bidang Diklat a. Kedudukan :

Bidang Diklat merupakan salah satu bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala PKP2A II LAN Makassar

b. Tugas Pokok :Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan prajabatan, pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan dan pelatihan fungsional serta pembinaan diklat dan Widyaiswara yang meliputi sosialisasi, bimbingan perkonsultasian pemantauan dan pengendalian.

c. Fungsi :Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan prajabatan, kepemimpinan teknis, fungsional, serta pembinaan diklat dan widyaiswara.

3. Gambaran Umum

Posisi yang strategis di Kawasan Timur Indonesia memungkinkan Provinsi Sulawesi Selatan dapat berfungsi sebagai pusat pelayanan, baik bagi Kawasan Timur Indonesia maupun untuk skala internasional dengan rincian Kabupaten 24, Kota 3, Kecamatan 285, Desa 2.263 dan Kelurahan 664.

Provinsi Sulsel mempunyai visi “Mewujudkan Sulawesi Selatan Menjadi Wilayah Terkemuka di Indonesia Melalui


2

Pendekatan Kemandirian Lokal yang Bernafaskan Keagamaan". dan misinya yakni

1. Menjadikan nilai-nilai keagamaan, Pancasila dan Budaya Lokal sebagai acuan dan sumber kearifan dalam pembinaan dan pengembangan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sebagai pengejawantahan Bhineka Tunggal Ika.

2. Pilar Pendukung dan perekat pengembangan perekonomian Kawasan dan Nasional yang diwujudkan dalam posisi sebagai pusat pelayanan kawasan dibidang pendidikan, perdagangan, finansial dan IPTEK khususnya di KTI serta mendukung ketahanan pangan nasional.

3. Mempertahankan dan mengembangkan solidaritas kebangsaan yang berbasis pada persatuan bangsa dan kesatuan wilayah (wawasan nusantara).

4. Ikut melaksanakan ketertiban umum yang merupakan prasyarat bagi terciptanya kondisi yang kondusif bagi pengembangan aktifitas perekonomian dan sosial lainnya yang mendukung peningkatan kualitas kesejahteraan segenap lapisan masyarakat dan daerah.

Provinsi Sulawesi Selatan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari negara kesatuan Republik Indonesia. Sulawesi Selatan dengan Ibukota Makassar merupakan jalur distribusi utama bahan-bahan kebutuhan pokok dan perdagangan ke propinsi-propinsi lainnya di wilayah Indonesia Bagian Timur, dengan pelabuhan laut Pangkalan Sukarno, dan pelabuhan udara Internasional Bandara Hasanuddin yang masing-masing terbesar di wilayah Kawasan Timur Indonesia. Propinsi Sulawesi Selatan yang dipimpin oleh seorang Gubernur terdiri atas 24 kabupaten/kota yang masing-masing dipimpin oleh seorang Bupati/Walikota.

Pemerintah Kota Makassar berusaha mengelola berbagai potensi kreatif yang ada. Apalagi jika dikaitkan dengan kebesaran Makassar di masa lalu, kota makasar adalah salah satu kota besar di dunia dengan keterbukaan aksesnya terhadap perdagangan internasional. Keunggulan komparatif


3

yang dimiliki Kota Makassar seperti letak geografis, potensi sumber daya alam, dan infrastruktur sosial ekonomi, tidak akan memberikan manfaat yang berarti tanpa dibarengi dengan keunggulan kompetitif. Keberadaan keunggulan ini akan menjadi pondasi utama untuk membangun ekonomi Kota Makassar yang berdaya saing tinggi. Keunggulan kompetitif yang harus dibangun adalah laju produksi dan perdagangan komoditas unggulan yang tinggi, ketahanan ekonomi kota yang kuat, iklim usaha dan investasi yang kondusif serta kesempatan kerja dan usaha yang tinggi.

Dalam hubungannya dengan kediklatan, semua Potensi daerah tersebut memberikan konstribusi Positif terutama terhadap ketersedian sarana dan prasarana kediklatan yang berkualitas di provinsi Sulawesi Selatan, Hasil Konsorsium yang telah dilakukan oleh PKP2A II LAN pada tahun (2008,2009,2010) dapat diidentifikasi kunci sukses penyelenggaraan diklat aparatur seperti eksistensi lembaga diklat, dukungan SDM pengelola diklat yang bermutu serta ketersedian sarana dan prasaran diklat yang memadai. Selain itu disyaratkan juga adanya sinergis, baik diantara lembaga diklat maupun dengan badan kepegawaian serta inovasi dalam pelaksanaan diklat. Sinergis yang dimaksud adalah adanya kerjasama diantara lembaga yang hasil keseluruhannya lebih besar daripada jumlah hasil yang dicapai jika masing-masing bekerja sendiri.

Selain itu pula, berhasil diidentifikasi permaslahan lembaga diklat adalah karena masih kurangnya kuantitas dan kualitas fungsional widyaiswara yang ada, selain hal itu yang dikeluhkan adalah besarnya beban biaya yang diperlukan dalam mengikuti diklat serta evaluasi pasca diklat yang tidak berjalan dengan semestinya. Lembaga Administrasi selaku lembaga Pembina diklat menyoroti penyelenggaraan diklat yang dilakukan oleh lembaga diklat daerah yang belum optimal serta masih banyaknya lembaga diklat yang belum terakreditasi.

Diskrepansi antara kondisi kediklatan yang dipersyaratkan dengan fenomena yang ada mendasari perlunya PKP2A II LAN untuk melakukan Monitoring dan


4

Evaluasi Diklat Provinsi Sulawesi Selatan . Adapun Ruang Lingkup dari Monitoring dan Evaluasi Diklat meliputi sejumlah komponen yang berkaitan dengan standar pengembangan kualitas diklat aparatur sesuai dengan ketentuan antara lain :

a. Kelembagaan Diklat1. Dasar Hukum 2. Bentuk3. Kedudukan 4. Status Akreditasi

b. Kemampuan SDM pengelola 1. Jumlah2. Pendidikan3. Keterlibatan Diklat

c. Kompetensi Widyaiswara 1. Pendidikan2. Jumlah Widyaiswara3. Pendidikan Bidang Kediklatan

d. Persepsi Terhadap Alumni Diklat 1. Peningkatan pengetahuan 2. Peningkatan keterampilan3. Peningkatan sikap dan perilaku4. Efektivitas Kerja5. Kaitan dengan kinerja Organisasi

Kegiatan ini dibatasi hanya untuk jenis diklat kepemimpinan dan prajabatan. Hal ini didasarkan pada suatu pertimbangan bahwa diklat kepemimpinan dan diklat prajabatan menjadi bagian dari kewenangan yang telah dilimpahkan dan dipahami atau telah diketahui oleh pemerintah daerah, Khususnya Badan diklat daerah di Sulawesi Selatan

B.Penerima Mandat1. Lembaga Pemerintah mulai dari tingkat pusat sampai tingkat

daerah2. Lembaga Diklat di Provinsi Sulawesi Selatan 3. Widyaiswara

C.Strategi Pencapaian Keluaran


5

Monitoring diklat merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program diklat. Fokus monitoring adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan program diklat, bukan pada hasilnya. Lebih spesifiknya, fokus monitoring adalah pada komponen proses pelaksanaan program, baik menyangkut proses pengambilan keputusan, pengelolaan kelembagaan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses belajar mengajar.

Evaluasi diklat merupakan suatu proses sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan program diklat dengan kriteria tertentu untuk keperluan pembuatan keputusan. Informasi hasil evaluasi dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan pada program. Apabila hasilnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan, berarti program tersebut efektif. Jika sebaliknya, maka program tersebut dianggap tidak efektif (gagal).

Monitoring dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah program diklat berjalan sebagaimana yang direncanakan, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Dengan kata lain monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin tim/petugas memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik (feed back) untuk penyempurnaan pelaksanaan program dimasa datang.

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program diklat mencapai sasaran yang diharapkan. Evaluasi menekankan pada aspek hasil (output). Konsekuensinya, evaluasi baru dapat dilakukan jika program diklat sudah berjalan dalam periode tertentu, sesuai dengan tahapan sasaran yang dirancang.

1.Komponen dan indikator monitoring dan evaluasi diklatSecara umum, monitoring dan evaluasi program diklat

mencakup lima komponen utama, yaitu: 1) konteks, Komponen konteks pada dasarnya mempertanyakan apakah program diklat sesuai dengan landasan hukum dan kebijakan pendidikan, tantangan masa datang, dan kondisi lingkungan, 2) input, Komponen input pada dasarnya mempertanyakan apakah input-input pendidikan siap untuk digunakan, mencakup keberadaan, kuantitas maupun kualitasnya, 3)


6

proses, Komponen proses pada dasarnya mempertanyakan apakah proses pengolahan input telah sesuai dengan yang seharusnya. Artinya apakah proses tersebut telah sesuai dengan prinsip yang diyakini atau terbukti baik, 4) output, Komponen output pada dasarnya mempertanyakan apakah sasaran yang ingin dicapai pada suatu program diklat tertentu telah tercapai. Dengan demikian untuk komponen output, evaluasi baru dapat dilakukan pada saat program sudah selesai dan 5) outcome, Komponen outcome pada dasarnya mempertanyakan dampak dari program diklat. Dampak biasanya muncul setelah output terjadi beberapa lama dalam hal ini adalah evaluasi pasca diklat.

2.Sumber DataSumber data monitoring dan evaluasi adalah : 1)

dokumen, mencakup antara lain seluruh dokumen program diklat, data anggaran, jumlah peserta, pengajar, kurikulum dan lainnya, 2) responden, akan memberikan data tentang persepsi responden terhadap keterbukaan manajemen diklat, kerjasama antara peserta dan penyelenggara, instansi diklat dengan instansi lainnya, kemandirian organisasi diklat dalam menyusun kebijakan, akuntabilitas program diklat dicocokkan dengan kondisi peserta diklat, serta sustainibilitas program-program diklat dan 3) hasil pengamatan, akan memberikan data antara lain berupa keterlibatan peserta diklat dalam proses belajar mengajar, kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki, dan antusiasme peserta diklat dalam suatu kegiatan tertentu.

3.InstrumenInstrumen terdiri dari: kuesioner dan panduan observasi,

dokumentasi dan wawancara. Kuesioner meliputi kuesioner untuk kepala unit peserta diklat, kuesioner untuk widyaiswara/fasilitator, kuesioner untuk peserta diklat, dan kuesioner untuk penyenggara.

4.Pelaksanaan monitoring dan evaluasi

a.Rancangan Sebelum melaksanakan monitoring dan evaluasi,

rancangan atau disain pelaksanaan monitoring dan evaluasi perlu lebih dahulu dikembangkan, rancangan ini diperlukan


7

sebagai pedoman dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi. Secara umum, beberapa komponen utama yang perlu ada dalam rancangan monitoring dan evaluasi antara lain : 1. Penentuan fokus dan tujuan, fokus kegiatan monitoring

dan evaluasi perlu ditentukan, yaitu apakah lebih menekankan pada kegiatan monitoring atau pada evaluasi,monitoring memfokuskan pada perolehan informasi mengenai pelaksanaan program diklat, sedangkan evaluasi memfokuskan pada hasil program diklat. Di samping itu, mengacu pada program-program diklat yang sedang atau telah dilaksanakan, perlu ditentukan tujuan monitoring dan evaluasi secara jelas dan operasional sehingga kriteria pencapaiannya dapat diukur dan mudah diketahui.

2. Penentuan komponen dan indikator, komponen dan indikator program diklat yang akan di monitoring dan evaluasi perlu ditentukan. Penentuan komponen ini didasarkan pada tujuan diselenggarakannya monitoring dan evaluasi dan substansi program diklat. Untuk kegiatan monitoring, komponen yang perlu dipantau terutama mengenai komponen proses pelaksanaan, termasuk kondisi masukan dan pengelolaannya dalam rangka proses pelaksanaan program sekolah tersebut. Adapun untuk kegiatan evaluasi program diklat mencakup komponen konteks, masukan, proses, dan keluaran, serta dampak. Penentuan indikator dan kriteria yang digunakan untuk monitoring dan evaluasi sangat terkait dengan komponen yang akan di monitoring dan evaluasi. Indikator merupakan penjabaran dari komponen-komponen program yang akan di monitoring dan evaluasi. Dalam hal ini, setiap komponen dijabarkan menjadi indikator-indikator, termasuk kriteria pencapaiannya.

3. Rancangan pengumpulan data dan pengembangan instrumen, sesuai dengan tujuan monitoring dan evaluasi dan komponen yang akan dikaji, perlu ditentukan rencana pengumpulan data. Dalam hal ini, data apa saja yang akan dijaring dan siapa responden atau sumber datanya. Setelah hal tersebut ditentukan, maka langkah


8

selanjutnya adalah mengembangkan instrumen. Pengembangan instrumen dilakukan dengan mengacu pada komponen-komponen program yang akan di monitoring dan evaluasi. Penyusunan instrumen mencakup penentuan jenis instrumen dan isi instrumen. Isi instrumen hendaknya disusun berdasarkan kisi-kisi substantif dari komponen dan indikator, dan perlu dilakukan validasi serta uji coba untuk memperoleh instrumen yang valid dan reliable.

4. Penyusunan rencana kerja, mencakup berbagai kegiatan dalam monitoring dan evaluasi, terutama pengumpulan data, analisis data, pembuatan laporan, dan tindak lanjutnya. Dalam hal ini, perlu disusun jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, pelaksana atau evaluator, hasil yang diharapkan, instrumen dan metode yang digunakan, serta subyek atau sumber data.

b. PelaporanTujuan pelaporan, antara lain : 1) terciptanya tertib

administrasi dalam pelayanan informasi yang lengkap, tepat dan akurat untuk menunjang kelancaran pengambilan keputusan bagi pimpinan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan, 2) meningkatnya tanggung jawab, melaporkan kinerja unit organisasi dan satuan kera yang menjadi tolok ukur pertanggungjawaban suatu instansi, 3) meningkatnya perencanaan disegala bidang, baik perencanaan program/kegiatan maupun perencanaan penggunaan sumber daya organisasi instansi, 4) meningkatnya kredibilitas instansi, 5) mengetahui keberhasilan dan kegagalan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab instansi, 6) mendorong instanasi untk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi secara baik dan 7) menjadikan instanasi yang akuntabel sehingga dapat beroperasi secara efisien, efektif dan responsif terhadap aspirasi lingkungan.

Manfaat pelaporan, antara lain : 1) sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas, pemberian mandat delegasi wewenang kepada seorang pejabat, 2) sebagai alat membina kerjasama, saling pengertian, komunikasi dan koordinasi, 3) sebagai bahan perencanaan, pengendalian, pelaksanaan dan pengawasan, 4) sebagai


9

bahan untuk melakukan analisis dalam pemecahan masalah, 5) sebagai bahan informasi dalam penentuan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan, 6) merupakan suatu media hubungan organisasi yang berisi informasi dan data yang telah diolah, 7) merupakan pertanggungjawaban secara tertulis dari suatu organisasi, 8) sebagai bahan umpan balik yang baik untuk meningkatkan kinerja dan pengambilan keputusan, 9) sebagai alat pengendali dan monitoring, 10) sebagai alat evaluasi dan 11) sebagai pelaksanaan tanggung jawab kinerja instansi.

Prinsip penyusunan pelaporan, antara lain : 1) jelas sasaran dan tujuannya serta tidak menimbulkan keraguan bagi yang menerimanya, 2) dilengkapi dengan data dan fakta yang diperlukan, 3) dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, 4) mengemukakan apa adanya, 5) disusun dengan penuh ketelitian, 6) disampaikan tepat pada waktunya dan 7) menggunakan kata atau kalimat yang mudah dipahami dan disusun menurut norma bahasa Indonesia.

Isi laporan berisikan : 1) pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian visi dan misi serta menjabarkan pertanggungjawaban mengenai sumber daya manusia, aspek sarana dan prasarana, metode kerja, pengendalian manajemen dan kebijaksanaan lain yang mendukung pelaksanaan tugas utama unit organisasi dan satuan kerja, 2) kinerja unit organisasi dan satuan kerja dan tanggung jawab, yaitu gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program/kebijaksanaan dalam mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi dan merupakan bentuk perwqujudan kewajiban menjawab yang disampaikan kepada atasannya, yang dilakukan secara periodik, 3) analisis kinerja organisasi instansi berdasarkan penyajian data dan fakta, 4) kegiatan/program yang tidak dapat dilakukan dan atau dikendalikan oleh organisasi instansi dan 5) keberhasilan atau indikator kinerja dalam melaksanakan kegiatan yang dijalankannya.

Penyusunan pelaporan hendaknya dilakukan secara proporsional, seimbang dan mengungkapkan hal-hal yang penting. Untuk mencapai tujuan ini proporsi isi laporan berkisar dengan prosesntase : Pendahuluan (5-10%), program kerja dan hasil pelaksanaan (25-35%), akuntabilitas


10

kinerja atau permasalahan dan pemecahan (45-55%) dan penutup (5-10%).

Akhirnya, kembali peran teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat besar dan penting didalam proses monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan diklat, dan perangkat komputer cenderung yang digunakan dalam kegiatan tersebut, oleh karena itu sangat perlu adanya sistem informasi kediklatan untuk mempermudah proses kegiatan penyelenggaraan diklat serta terwujudnya efisiensi dan efektivitas organisasi diklat.

Selain itu internet merupakan salah satu unsur yang sangat menentukan dalam membangun networking maupun kegiatan monitoring di lingkungan institusi pendidikan dan pelatihan, oleh karena itu perlu adanya pemikiran yang serius dari berbagai pihak untuk bisa mewujudkan keinginan yang dilandasi kebersamaan dalam rangka peningkatan produktivitas.

JADWAL PELAKSANAAN

No

Tahapan Kegiatan

Bulan1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

011

12

1 Persiapan 2 Pelaksanaan 3 Penyusunan

Laporan

D. Waktu Pencapaian Keluaran

Desember 2011

E.Biaya yang diperlukan Biaya yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah sebesar Rp. ……………..


11

yang terdiri dari (RAB terlampir) :


12

kerangka acuan kerja monitoring dan evaluasi diklat provinsi sulawesi selatan ( muskamal, s.sos,...

Government & Nonprofit