kasus

Studi Kasus

SKENARIO PENDAHULUAN

Studi Kasus ini disusun sebagai simulasi praktik audit kinerja di lapangan. Maksudnya adalah untuk “membumikan” dan menjelaskan cara penerapan konsep dan praktek audit kinerja yang telah dijelaskan pada bab – bab terdahulu. Tujuannya adalah agar pembaca dapat merasakan keterlibatannya sebagai salah satu anggota/ketua tim audit dalam audit kinerja sehingga pembaca dapat memahami setiap langkah dalam proses audit kinerja.

Contoh kasus akan dimulai dari pemahaman atas entitas yang diaudit sampai dengan tindak lanjut audit. Kasus yang disajikan pada bab ini akan berlanjut pada contoh kasus bab berikutnya. Oleh sebab itu, sebagai penanda, setiap contoh kasus diberi angka arab, yang merupakan lanjutan dari contoh kasus sebelumnya.

SKENARIO

Lembaga Audit Pemerintah adalah suatu lembaga audit di sektor publik di Indonesia. Dalam rencana strategis tahun 2006 s.d. tahun 2010, memutuskan akan melaksanakan 100 (seratus) audit kinerja pada sektor publik. Kebijakan yang dipergunakan untuk menetapkan entitas yang akan diaudit adalah entitas yang menyangkut pelayanan orang

308

Studi Kasus

banyak dan rawan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) dan mendapat alokasi anggaran yang cukup besar. Pelaksanaannya, pada tahun 2006, dimulai dengan lingkup dan jumlah yang kecil dan akan ditingkatkan secara progresif setiap tahun. Kebijakan ini ditempuh , mengingat pelaksanaan audit kinerja merupakan hal baru pada Badan Pengawas X.Untuk tahun anggaran 2006, lembaga audit tersebut memutuskan akan melaksanakan audit pada 10 (sepuluh) objek audit yang memenuhi kriteria di atas. Salah satu objek yang diputuskan untuk diperiksa adalah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) Adipura di Kabupaten yang merupakan perwakilan dari Badan Agraria (BA) di tingkat Pemerintah Pusat. Salah satu pertimbangan Badan Pengawas X memeriksa KPA Adipura adalah seringnya diterima pengaduan dari masyarakat baik dalam bentuk surat yang ditujukan langsung ke lembaga audit tersebut maupun melalui surat pembaca di beberapa surat kabar ibu kota dan daerah tentang kurang baiknya pelayanan yang diberikan oleh KPA Adipura dan maraknya permintaan “uang pelicin“ yang harus dikeluarkan masyarakat.

Dalam contoh kasus ini anda telah dipercaya dan ditunjuk sebagai ketua tim audit. Tujuan keseluruhan audit terhadap

309

Studi Kasus

KPA adalah untuk mengidentifikasikan dan menilai setiap kelemahan yang penting yang berkaitan dengan ekonomi, efisiensi dan efektivitas26, dan kemudian memberikan saran-saran perbaikan atas pengelolaan pelayanan pertanahan di KPA. Dalam skenario ini, Anda ditunjuk sebagai ketua tim audit atas KPA. Dengan demikian, pada bab-bab berikutnya Anda akan melaksanakan tahap demi tahap dalam proses audit kinerja.

26 Pada umumnya, tujuan ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Audit Pemerintah pada Rencana Kerja Pemeriksaan Tahunan, dan merupakan tentative audit objective.

310

Studi Kasus

CONTOH KASUS 1PEMAHAMAN ATAS ENTITAS YANG DIAUDIT

Sebagai tindak lanjut penunjukkan sebelumnya, Anda sebagai ketua tim untuk melakukan audit kinerja pada KPA. Anda akan mendapatkan surat tugas audit.

Selanjutnya, setelah Anda mendapat surat penugasan resmi berupa Surat Tugas audit, Anda memberitahukan kepada KPA bahwa minggu depan Anda akan mulai melaksanakan audit kinerja. Anda juga minta kepada Pimpinan KPA untuk bertemu dengan beberapa pejabat yang ingin Anda wawancarai, mintakan informasi dan dokumen-dokumen yang Anda butuhkan. Kegiatan ini dilakukan sebagai langkah awal yang dilakukan oleh tim audit untuk memahami entitas yang akan diaudit. Sebagai catatan, hal ini ditempuh untuk menghindari adanya unsur “pendadakan“ yang tidak perlu dalam audit kinerja karena akan memperlambat perolehan informasi dan bahan yang diperlukan.

Seminggu kemudian, Anda dengan ditemani oleh seluruh anggota tim mengadakan pertemuan singkat (entry meeting) dengan Kepala Kantor yang didampingi oleh pejabat terkait di KPA. Sebagai Pemimpin Tim, Anda

311

Studi Kasus

menyerahkan surat tugas dan menjelaskan mandat yang dimiliki oleh Lembaga Auditor tempat anda bekerja27. Anda juga perlu menjelaskan tujuan, kebijakan, standar audit, dan rencana audit yang akan dilakukan. Anda juga memberikan kesempatan kepada pejabat yang diaudit untuk mengajukan pertanyaan sehubungan dengan penugasan anda di KPA. Kepala KPA dan pejabat yang terkait menyambut baik audit yang akan Anda lakukan dan memberikan jaminan bahwa seluruh jajaran KPA akan sepenuhnya membantu pelaksanaan audit kinerja tersebut. KPA menunjuk Kepala Bagian Pengawas Intern sebagai pendamping tim audit dalam melakukan kegiatan pemeriksaannya.

Sesudah diadakan istirahat sejenak berupa “rehat kopi”, Kepala KPA memaparkan gambaran umum mengenai entitas KPA kepada tim audit. Kepala KPA juga menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas mereka. Berikut ini adalah pemahaman atas entitas audit berdasarkan dokumen dan hasil

27 Umumnya auditor pemerintah melaksanakan penugasan berdasarkan surat tugas dari pimpinan lembaga audit sesuai kewenangan yang diperoleh dari ketentuan perundangan. Hal ini merupakan bentuk perikatan yang digunakan antara auditor dan auditee.

312

Studi Kasus

pemaparan, yang kemudian dituangkan dalam bentuk kertas kerja audit.

313

Studi Kasus

Lembaga Audit Sektor PublikTIM AUDIT KINERJAKANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA

Auditee : Kantor Pelayanan Agraria Adipura

Tahun Buku : 2005 dan 2006Kertas Kerja Audit Dibuat Oleh : SGW

Direvieu Oleh : ABI

PEMAHAMAN ATAS ENTITAS YANG DIAUDIT

Tujuan

Memahami Kantor Pelayanan Agraria

Langkah-langkah

1. Interviu dengan manajemen dan staf kunci.2. Reviu terhadap kebijakan-kebijakan, pengarahan-pengarahan, dan

dokumen-dokumen.3. Reviu terhadap laporan kinerja entitas, laporan mengenai rencana kerja

dan prioritasnya.4. Reviu dan peninjauan fisik terhadap fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh

entitas.5. Menelusuri sistem dan prosedur pengendalian.6. Analisis terhadap hubungan antara pemanfaatan sumber daya dan

hasilnya.7. Mengidentifikasi risiko entitas.8. Reviu atas laporan-laporan audit dan studi yang telah dilakukan

sebelumnya, termasuk laporan audit yang dilakukan oleh auditor lainnya.

Hasil

1. Gambaran Umum Entitas (KKA Indeks A.1.1)2. Pemahaman atas Input, Proses, dan Output Entitas (KKA Indeks A.1.2)3. Informasi Lainnya (KKA Indeks A.1.3)

IndeksA.1

314

Studi Kasus




Direvieu Oleh : ABI

A. Gambaran Umum Entitas

1. Perencanaan Strategis KPA

Rencana strategis merupakan rencana KPA dalam rangka mencapai tujuan yang

maksimal, terarah, sistematik serta profesional dengan berpijak pada:

(1) tugas pokok dan fungsi KPA.

(2) arti dan fungsi tanah di tengah masyarakat serta kondisi saat ini

Maksud dan Tujuan Rencana Strategis (Renstra):

(1) Setiap kebijakan yang menyangkut bidang pertanahan dapat terencana,

terarah, berkesinambungan dan adil guna menghindari adanya

pertentangan/konflik;

(2) Penjabaran visi, misi dari wilayah tempat KPA berada (Kabupaten Adipura)

yaitu manusia unggul yang agamis berbasis agribisnis dan industri yang

berwawasan lingkungan melalui pemberdayaan masyarakat dan pelayanan

prima serta dapat mengantisipasi segala tantangan dan permasalahan yang

timbul sebagai akibat dari pengaruh globalisasi, teknologi dan informasi;

(3) Sebagai bahan penilaian keberhasilan kerja (akuntabilitas) Kantor Pertanahan.

2. Visi

Terwujudnya pelayanan prima di bidang pertanahan bagi masyarakat melalui tertib

pengelolaan pertanahan.

3. Misi

Misi yang diemban Kantor Pelayanan Agraria adalah:

(1) meningkatkan kualitas pelayanan di bidang pertanahan;

(2) mendorong percepatan pendaftaran tanah untuk pertama kali;

IndeksA.1.1

315

Studi Kasus

(3) menumbuhkembangkan peran serta masyarakat dalam pengelolaan bidang

pertanahan

(4) meningkatkan kualitas pengawasan dan pengendalian teknis operasional

bidang pertanahan.

4. Nilai Strategis

Nilai-nilai strategis yang menjadi acuan KPA dalam melaksanakan kebijakan,

program, dan kegiatan dalam mewujudkan visi misi adalah tekad, adaptasi, dan

terukur.

5. Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan

Faktor-faktor kunci keberhasilan dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

(1) sumber daya manusia baik secara kualitatif maupun kuantitatif;

(2) sistem kerja yang terukur sehingga setiap gerak langkah organisasi dapat

dipertanggungjawabkan kepada publik;

(3) teknologi informasi sebagai sarana untuk memperoleh informasi dalam

pengambilan keputusan di bidang pelayanan dan pendapatan dari sektor

pertanahan;

(4) pelayanan pertanahan yang terorganisir dan sistematis;

(5) koordinasi dengan instansi terkait.

6. Tujuan

(1) Meningkatnya pelaksanaan pelayanan sesuai dengan mekanisme dan

prosedur.

(2) Meningkatnya fasilitas penunjang sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan

pelayanan.

7. Sasaran

(1) Terlaksananya mekanisme pelayanan yang terarah dan transparan.

(2) Tercapainya penyempurnaan sarana fisik dan pemenuhan dana untuk

menunjang kegiatan pelayanan kantor.

8. Kebijakan

Dalam rangka mewujudkan tujuan dan sasaran KPA untuk Tahun 2005-2009 arah

kebijakan yang diambil mengacu pada:

316

Studi Kasus

(1) mendelegasikan 9 (sembilan) kewenangan pemerintah kepada Pemerintah

Kabupaten sesuai dengan Kepress Nomor 34 Tahun 2003 dalam

penyelenggaraan pelayanan di bidang pertanahan;

(2) memberikan fasilitas bagi terwujudnya data fisik dan yuridis yang akurat;

(3) menata kembali penempatan sumber daya manusia sesuai dengan bidang

keahliannya;

(4) memberikan fasilitas bagi tersusunnya perencanaan organisasi yang rasional;

(5) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya SIM Pertanahan;

(6) pengaturan pertanahan untuk memenuhi kebutuhan daerah;

(7) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya pembinaan kepada pelaku jasa

pertanahan kepada masyarakat;

(8) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya pengawasan dan pengendalian

penggunaan tanah yang berwawasan lingkungan serta pengendalian

penguasaan pemilikan tanah;

9. Kegiatan KPA yang terdiri atas:

(1) Pelayanan, pengukuran, dan pemetaan bidang tanah

(2) Pelayanan pendaftaran pertama kali

(3) Pelayanan pemeliharaan data pendaftaran tanah

(4) Pelayanan pemeriksaan tanah

(5) Pelayanan informasi tanah.

10. Tugas dan Fungsi

Kantor Agraria mempunyai tugas dan fungsi Biro Agraria dalam lingkungan wilayah

Kabupaten yang bersangkutan (Wilayah Kabupaten Adipura) sesuai dengan

Keputusan Kepala Biro Agraria (BA) No. 01 Tahun 1989 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kantor wilayah dan Kantor Agraria.

Fungsi – fungsi yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura adalah:

(1) menyiapkan kegiatan di bidang pengaturan penguasaan tanah, penatagunaan

tanah, pengurusan hak-hak atas tanah, serta pengukuran dan pendaftaran

tanah;

(2) melaksanakan kegiatan pelayanan di bidang pengaturan penguasaan tanah,

pengurusan hak-hak tanah, pengukuran dan pendaftaran;

(3) menyiapkan rencana, program, dan penganggaran dalam rangka pelaksanaan

317

Studi Kasus

tugas pertanahan;

(4) memberikan pelayanan, perizinan dan rekomendasi di bidang pertanahan;

(5) melaksanakan survei, pengukuran dan pemetaan dasar, pengukuran dan

pemetaan bidang, pembukuan tanah, pemetaan tematik dan survey potensi

tanah;

(6) mengusulkan dan melaksanakan penetapan hak tanah, pendaftaran hak tanah,

pemeliharaan data pertanahan dan administrasi tanah aset pemerintah;

(7) menangani konflik, sengketa, dan perkara pertanahan;

(8) mengelola Sistem Informasi Manajemen Pertanahan Nasional (SIMTANAS).

(9) melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga.

11. Uraian Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Kepala Biro Agraria struktur organisasi KPA Adipura adalah

sebagai berikut.

318

Studi Kasus

Sub Bagian Tata Usaha

Urusan Perencanaan & Keuangan

Urusan Umum & Kepegawaian

Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan

Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah

Seksi Pengaturan & Penataan Tanah

Seksi Pengendalian & Pemberdayaan

Seksi Sengketa Konflik & Perkara

Sub Seksi Pengukuran & Pemetaan

Sub Seksi Penetapan Hak Tanah

Sub Seksi Penatagunaan Tanah & Kawasan Tertentu

Sub Seksi Pengendalian Pertanahan

Sub Seksi Sengketa & Konflik Pertanahan

Sub Seksi Tematik & Potensi Tanah

Sub Seksi Pengaturan Tanah Pemerintahan

Sub Seksi Landreform & Konsolidasi Tanah

Sub Seksi Pemberdayaan Masyarakat

Sub Seksi Perkara Pertanahan

Sub Seksi Pendaftaran Hak

Sub Seksi Peralihan Pembebanan Hak & PPAT

Kepala Kantor

12. Anggaran dan Realisasi Keuangan serta Penerimaan Negara Bukan Pajak

(PNBP) Kantor Pelayanan Agraria (KPA)

Berkaitan dengan pelayanan yang diberikan, KPA mempunyai sumber daya

keuangan sebagai berikut.

319

Studi Kasus

Tahun Anggaran Anggaran Realisasi %

2005 12.400.000.000 7.000.000.000 56%

2006 16.000.000.000 10.000.000.000 63%

PNBP pada KPA terdiri atas (i) Pelayanan Pendaftaran Tanah; (ii) Pelayanan

Pemeriksaan Tanah; (iii) Pelayanan Informasi Pertanahan, dan; (iv) Pelayanan

Penetapan Hak atas Tanah.

Penerimaan terbesar Tahun Anggaran 2005 dan 2006 adalah dari kegiatan

Pengukuran dan Pemetaan yaitu Tahun 2005 sebesar Rp4.500.000.000 atau 51%

dari total penerimaan Rp8.900.000.000 dan Tahun 2006 sebesar Rp4.000.000.000

atau 48% dari total penerimaan Rp8.300.000.000.

320

Studi Kasus


Auditee : Kantor Pelayanan AgrariaTahun Buku : 2005 dan 2006

Kertas Kerja Audit Dibuat Oleh : SGWDirevieu Oleh : ABI

B. Pemahaman atas Input, Proses, dan Output Entitas

Mekanisme Pelayanan

Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 jenis pelayanan dengan melibatkan

front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon

dan back office, yaitu petugas yang memproses permohonan sampai

dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang

terlibat dalam proses koreksi dan validasi serta pengesahan sampai tingkat

Kepala Kantor.

Tabel Pelayanan Kantor Pelayanan Agraria

48 Jenis Pelayanan

1. Pengukuran2. Pemisahan (Surat Ukur

sudah ada)3. Pengecekan Sertifikat

Hak Atas Tanah4. Jual Beli5. Peningkatan Hak Guna

Bangunan ke Hak Milik tanpa Ganti Blanko

6. Hak Tanggungan7. Pemecahan Sempurna8. Pangakuan Hak9. Roya10. Kutipan Surat Ukur11. Pemecahan Sebagian

(Pemisahan)12. Penerbitan Sertifikat

Berdasarkan SK

13. Warisan14. Pengganti Blanko

karena hilang untuk HAT

15. Pemecahan (Surat Ukur sudah ada)

16. SKPT17. Ganti Nama

Pemekaran Wilayah18. Penurunan/Perubahan

Hak tanpa Salinan Surat Ukur (SU)

19. Pengganti Blanko Baru untuk HAT

20. Perubahan Nama21. Hibah22. Merger23. Roya Parsial24. Lelang

25. Cessie26. Konversi (SU sudah

ada)27. Pembagian Hak

Bersama28. Blokir29. Penggabungan30. Penurunan/

Perubahan Hak dengan salinan SU

31. Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT

32. Perpanjangan Hak33. Pengangkatan Sita

Jaminan34. Ganti Nama35. Pengecekan

Sertifikat HMARS36. Pencabutan Blokir

37. Pengukuran ulang dengan Berita Acara

38. Penggabungan (SU sudah ada)

39. Pengukuran Ulang (Pengembalian Batas)

40. Permohonan SK Hak atas Tanah Negara

41. Wakaf42. Tukar Menukar43. Akta Penggabungan44. Pengakuan Hak (SU

sudah ada)45. Pengangkatan Sita46. Lain-lain47. Pengakuan Hak (SU

sudah ada, Belum Pengumuman)

48. Pembatalan Sertifikat

Berbagai produk pelayanan tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu

permohonan pendaftaran tanah dengan melakukan input data pada Daftar

Isian (DI) 301 dan permohonan pengukuran dengan melakukan input data

pada DI 302. Pelayanan-pelayanan tersebut melibatkan pegawai KPA

IndeksA.1.2

321

Studi Kasus

sesuai SK Kepala Kantor No.72/ 2006 tanggal 4 Agustus 2006 tentang

Pembagian Tugas Pegawai di Lingkungan KPA yang mengatur pembagian

tugas Koordinator maupun petugas pelaksana pembantu Koordinator

sesuai Struktur Organisasi Kantor Agraria. Banyaknya volume pekerjaan,

yaitu rata-rata lebih dari 1.000 pemohon setiap bulan menyebabkan Kepala

Sub Seksi memerlukan pendelegasian wewenang kepada staf pelaksana

untuk memperlancar proses kegiatan pelayanan dalam hal ini kepada

Koordinator yang membantu Kepala Sub Seksi untuk melakukan kegiatan

memeriksa kelengkapan berkas permohonan.

Pemberian pelayanan tersebut dilakukan melalui loket-loket. Hal tersebut

diatur dalam Instruksi Kepala BA No.3 tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998

tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan masyarakat di bidang

pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor

Agraria mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas

pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masing-

masing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta

diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan

yaitu :

a. Loket I : Informasi pelayanan

b. Loket II : Penyerahan dokumen permohonan pelayanan

c. Loket III : Penyerahan biaya

d. Loket IV : Pengambilan produk

Untuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai

dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan.

Mekanisme melalui loket tersebut diatur lebih lanjut oleh Kantor Wilayah

Biro Agraria (BA) dengan mengeluarkan SK Kepala Kanwil BA No.610-

587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem

loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara

lain seperti berikut.

a. Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum

untuk selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing,

menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan,

menampung mencatat pengaduan dari masyarakat.

322

Studi Kasus

b. Loket Penyerahan Dokumen (loket teknis) merupakan loket tempat

penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan berkas yang akan

diproses, loket penyerahan sertifikat.

c. Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biaya.

d. Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil

akhir pelayanan non sertifikat.

Setelah menjelaskan gambaran umum di atas kepada tim auditor Kepala

KPA memberikan kesempatan kepada tim audit untuk melakukan tanya

jawab atas paparan tersebut. Lebih lanjut, Kepala KPA menyatakan

bahwa informasi yang bersifat teknis akan dijelaskan oleh masing pejabat

terkait dengan tujuan dan luas lingkup audit yang akan dilakukan oleh

auditor.

Setelah memperoleh pemahaman entitas tim audit membuat resume

hasilnya dalam bentuk diagram mekanisme pelayanan sebagai berikut.

323

Studi Kasus

Diagram Mekanisme Pelayanan Front Office dan Back OfficeKPA ADIPURA

Sementara proses tahapan pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Pelayanan Agraria (KPA) dapat dilihat pada tabel berikut ini:

324

Studi Kasus

Proses Pelayanan di KPA

Pemohon menerima produk

Mencetak bukti penyerahan produk, menyerahkan sertfikat kepada pemohon

Memberikan stempel, mengembalikan buku tanah ke petugas arsip dan menyerahkan produk ke petugas loket IV

Koreksi dan Validasi dokumen dan membubuhkan tandatangan

Koreksi dan Validasi dokumen, membu-buhkan paraf dan meneruskan ke Kepala Kantor Pertanahan

Koreksi dan Validasi dokumen dan mem-bubuhkan paraf dan meneruskan ke Kasie

Pemrosesan berkas permohonan yaitu : 1. menyiapkan buku tanah (meminjam buku tanah)2. mencocokan dengan buku tanah3. Input dokumen 4. menyiapkan sertifikat5. mencetak produk/hasil

Pemohon melakukan pembayaran berdasarkan SPS

Pemohon menyerahkan dokumen atau berkas permohonan

Mencetak Surat Tanda Terima Dokumen (STTD) dan Surat Perintah Setor (SPS) dan memberikan ke pemohon

Menerima dan meneliti kelengkapan berkas permohonan dari pemohon

Tahapan kegiatan pelayanan pelaksana pelaksana(ringkasan sesuai dalam SPOPP) (sesuai dengan SPOPP) (di Kantah Kab.Adipura)

Pemohon Pemohon

Petugas loket II Koordinator (Di Loket I dan II)

Petugas Loket II Petugas di loket I & II

Petugas loket III Petugas Loket III(Bendahara Penerima)

Petugas Arsip Petugas ArsipPetugas Pelaksana pd Petugas Pelaksana pdSubsie yang bersangkutan Subsie yang bersangkutan

Koordinator melakukanKoreksi dan validasi sebelum dokumen keKasubsie

Kepala Subsie Kasubsie

Kepala Seksi Kepala Seksi

Kepala Kantor Pertanahan Kepala Kantor

Petugas Pelaksana Petugas Pelaksana

Petugas loket IV Koordinator(petugas di Loket II)

Pemohon Pemohon

325

Studi Kasus


Auditee : Kantor PelayananAgraria


Direvieu Oleh : ABI

C. Informasi Lainnya

Informasi lainnya yang dikumpulkan oleh tim audit adalah dengan

memanfaatkan berita-berita yang terkait dengan pelayanan pertanahan

yang ada di media massa dan media elektronik seperti: koran, majalah

atau internet. Disamping itu juga dipelajari panduan dan peraturan yang

dikeluarkan oleh pemerintah mengenai masalah pertanahan dan tata

kelola organisasi yang baik. Dalam hal ini adalah Surat-Surat Keputusan

yang dikeluarkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

(Menpan) seperti surat keputusan mengenai penyelenggaraan pelayanan

publik dan surat keputusan mengenai transparansi dan akuntabilitas

penyelenggaraan pelayanan publik.

Hasil ringkasan dari pemberitaan di media massa dan media elektronik

termasuk internet adalah sebagai berikut:

- Pelayanan administrasi pertanahan kepada masyarakat selama ini

berbelit-belit, lama dan mahal.

- Masyarakat ingin mendapatkan layanan secara cepat.

- Pelayanan jasa pertanahan menimbulkan peluang pungutan liar

(pungli) dan munculnya korupsi. Jumlah pungli dan korupsi bervariasi

bergantung pada layanan yang diberikan di loket Kantor BA, makin

rumit layanan, semakin besar pula jumlah pungli dan korupsi.

- Muncul harapan lahirnya Biro Agraria baru yang memahami dan siap

menuntaskan problem agraria saat ini, antara lain kemiskinan

mayoritas anak bangsa akibat ketimpangan penguasaan, pemilikan

dan pemanfaatan tanah dan kekayaan lainnya.

- Perlunya pembaharuan agraria yang bertujuan untuk memperkuat

dan menyejahterakan rakyat mensyaratkan kemudahan bagi petani

IndeksA.1.3

326

Studi Kasus

untuk mengakses kredit dari Bank, informasi, teknologi, dan pasar.

- Pemberitaan di Internet mengenai sistem loket di Kantor Pelayanan

Agraria.

- Pemberitaan mengenai pendaftaran tanah pertama kali konversi dan

pemberian Hak.

- Pemberitaan pendaftaran tanah bekas tanah milik adat.

- Pemberitaan hak milik atas tanah untuk rumah tinggal.

- Perlunya perubahan undang-undang pertanahan agar dapat

dilaksanakan secara komprehensif dengan peraturan perundangan

lainnya.

327

Studi Kasus

CONTOH KASUS 2IDENTIFIKASI AREA KUNCI Setelah tim audit mendapatkan gambaran pemahaman atas KPA, ketua tim mengidentifikasikan hal-hal penting, antara lain: 1. Visi dan misi KPA.2. Proses bisnis KPA.3. Risiko utama KPA.4. Tugas Utama KPA.

Selanjutnya, pemimpin tim akan menentukan area kunci yang akan dijadikan sasaran audit dengan mendasarkan pada tugas-tugas utama dari KPA, yaitu : (1) Pengelolaan Penerimaan Negara

Bukan Pajak (PNBP)(2) Penggunaan belanja Penerimaan

Negara Bukan Pajak (PNBP)(3) Pengelolaan pelayanan kepada

pemohon(4) Pengelolaan dalam pelayanan

penanganan sengketa, konflik, dan perkara

Berikut ini adalah ilustrasi bagaimana menentukan area kunci sesuai dengan tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan menggunakan faktor-faktor pemilihan (selection factors).

328

Studi Kasus


Auditee : Kantor Pelayanan Agraria


Direviu Oleh : ABI

IDENTIFIKASI AREA KUNCI

TujuanMenentukan area kunci

Langkah-langkah

(1) Lakukan analisis untuk menentukan area audit potensial, dengan

menggunakan pendekatan faktor pemilihan pada 4 (empat) tugas utama

KPA, yaitu :

1. Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

2. Penggunaan belanja Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

3. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon.

4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik, dan

perkara.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkandalam menentukan

pemeringkatan atas area audit potensial adalah:

Risiko manajemen, yaitu risiko bahwa entitas atau area yang akan

diperiksa melakukan tindakan ketidakekonomisan, inefisiensi dan

ketidakefektivan.

Signifikansi, dalam hal ini adalah signifikansi dari suatu area

pemeriksaan harus berhubungan dengan tingkat besar kecilnya

pengaruh kegiatan tersebut terhadap entitas secara keseluruhan.

Tim audit dalam hal ini memfokuskan kepada tingkat materialitas

finansialnya.

Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja yang meliputi

unsur efektivitas, peningkatan perencanaan, pengendalian dan

pengelolaan, serta peningkatan akuntabilitas efisiensi, ekonomi dan

kepentingan mutu pelayanan. Dalam hal ini kepentingan umum

IndeksB.1

329

Studi Kasus

dimasukkan sebagai salah satu faktor pertimbangan dalam

pembobotan karena entitas yang diperiksa memberikan pelayanan

kepada masyarakat. Aspek kepentingan umum berhubungan dengan

aspek sosial ekonomi kegiatan dan pentingnya pengoperasian

kegiatan bagi parlemen dan publik.

Auditibilitas, berhubungan dengan kemampuan tim audit dalam

melaksanakan audit berdasarkan standar profesi.

Gunakan matrik pembobotan untuk menyeleksi area audit potensial

dengan skoring sebagai berikut :

Tinggi : skor 3

Sedang : skor 2

Rendah : skor 1

(2) Lakukan analisis untuk menentukan area kunci berdasarkan area, dengan

memperhatikan:

a) Risiko manajemen – adalah risiko manajemen atas tidak tercapainya

‘3E’ (ekonomis, efisiensi dan efektivitas).

b) Siginifikansi – menilai apakah suatu kegiatan dalam suatu area

audit secara komparatif memiliki pengaruh yang besar terhadap

kegiatan lainnya dalam objek audit secara keseluruhan. Faktor-faktor

yang dipertimbangkan:

materialitas keuangan

batas kritis keberhasilan

visibilitas

c) Dampak hasil pemeriksaan – adalah pengaruh hasil audit terhadap

perbaikan atas area yang diperiksa. Berhubung entitas yang diperiksa

adalah kantor pertanahan yang memberikan pelayanan umum, unsur

lain yang juga harus dilihat dalam “dampak hasil pemeriksaan” adalah

apakah kepentingan umum dapat terlayani dengan baik dengan

adanya audit ini?

d) Audibilitas – berhubungan dengan kemampuan tim auditor untuk

melaksanakan audit sesuai dengan standar profesi.

Hasil

A. Area audit potensial (KKA Indeks B.1.1)

330

Studi Kasus

Pemeringkatan area pemeriksaan potensial dengan mempertimbangkan

faktor-faktor tersebut adalah:

1. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon;

2. Penggunaan belanja PNBP;

3. Pengelolaan PNBP;

4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan

perkara.

B. Area kunci (KKA Indeks B.1.2)

Dari hasil analisis terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit

dalam kegiatan pelaksanaan audit di lapangan, yaitu:

Area Pengukuran; dan

Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti

Blanko.

331

Studi Kasus

Lembaga Audit Sektor PublikTIM AUDIT KINERJAKANTOR PELAYANAN AGRARIA



Direviu Oleh : ABI

AREA AUDIT POTENSIAL

Resume Matrik Penentuan Area Audit Potensial

Faktor-Faktor Pengelolaan PNBP

Penggunaan Belanja PNBP

Pengelolaan pelayanan

kepada pemohon

Pengelolaan dalam pelayanan

penanganan sengketa, konflik

dan perkara

1. Risiko manajemen 1 3 3 2

2. Signifikansi 2 2 3 1

3. Dampak potensial 2 3 3 1

4. Auditibiltas 3 3 3 2

Total Skor 8 11 12 6

Kesimpulan:

Pemeringkatan area audit potensial dengan mempertimbangkan faktor-faktor

tersebut adalah:

1. Pengelolaan pelayanan kepada pemohon dengan skor 12.

2. Penggunaan belanja PNBP dengan skor 11.

3. Pengelolaan PNBP dengan skor 8.

4. Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara

dengan skor 6.

Untuk mencapai kesimpulan diatas tim audit menilai area audit potensial

secara lebih rinci dengan membuat matrik faktor-faktor dalam memilih topik

pemeriksaan potensial. Hasil matrik tersebut sebagai berikut (KKA Indeks

B.1.1.2)Lembaga Audit Sektor PublikTIM AUDIT KINERJA

IndeksB.1.1

IndeksB.1.1.2

332

Studi Kasus

KANTOR PELAYANAN AGRARIA



Direviu Oleh : ABI

MATRIK FAKTOR-FAKTOR DALAM MEMILIH TOPIK PEMERIKSAAN

POTENSIAL

Faktor-Faktor

Pen

gelo

laan

PN

BP

(Sko

r)

Pen

ggun

aan

Bel

anja

P

NB

P

(Sko

r)

Pen

gelo

laan

P

elay

anan

Uta

ma

kepa

da P

emoh

on

(Sko

r)

Pen

gelo

laan

dal

am

Pel

ayan

an

Pen

anga

nan

Sen

gket

a, K

onfli

k da

n P

erka

ra

(Sko

r)

Risiko Manjemen (1) (3) (3) (2)

Signifikansi (dilihat

dari keuangan)(2) (2) (3) (1)

TA 2005 8.900.000.000 Rp 6.900.000.000 Rp15.888.900.000 n/a

TA 2006 8.300.500.000 Rp7.999.000.000 Rp16.300.000.000 n/a

Auditibiltas (3) (3) (3) (2)

Dampak Potensial (2) (3) (3) (1)

Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja

Penilaian atas dampak potensial dapat dijabarkan (breakdown) sebagai berikut:

Pen

gelo

laan

PN

BP

Pen

ggun

aan

Bel

anja

P

NB

P

Pen

gelo

laan

pel

ayan

an

utam

a ke

pada

pem

ohon

Pen

gelo

laan

dal

am

pela

yana

n pe

nang

anan

se

ngke

ta, k

onfli

k da

n pe

rkar

a

333

Studi Kasus

A. Efektivitas (3)

Tinggi

(3)

Tinggi

(3)

Tinggi

(3)

Tinggi

1. Perbaikan analisis kebutuhan untuk suatu program

2. Tujuan dan kebijakan program yang lebih jelas

3. Tujuan rincian dan sasaran yang lebih memadai

4. Peningkatan pencapaian tujuan melalui perubahan sifat output atau perbaikan sasaran.

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

B. Peningkatan Perencanaan, Pengendalian dan Pengelolaan

(3) - Tinggi

(3) - Tinggi

(2) - Sedang

(1) –Rendah

1. Peningkatan perencanaan badan yang diperiksa

2. Prioritas dan sasaran yang lebih jelas3. Insentif yang lebih baik untuk mencapai

sasaran4. Perbaikan pengendalian dan pengelolaan

sumber daya manusia, aset, proyek, dan sumber daya lain

5. Pengendalian yang lebih ketat atas kecurangan

6. Perbaikan sistem akuntansi keuangan7. Perbaikan informasi manajemen keuangan8. Perbaikan keamanan sistem komputer

VV-V

V-V-

VV-V

V-V-

VV-V

V---

VV-V

----

C. Peningkatan Akuntabilitas (3) - Tinggi

(3) - Tinggi

(2) - Sedang

(2) – Sedang

1. Peningkatan kejelasan output-output dan prosedur-prosedur

2. Perbaikan pertanggung-jawaban atas pengelolaan keuangan negara kepada lembaga perwakilan

3. Pengembangan bentuk laporan-laporan keuangan

4. Perbaikan indikator kinerja5. Perbaikan perbandingan kinerja antara

badan sejenis yang diperiksa6. Penyajian informasi yang lebih jelas dan

informatif

V

V

-V-

V

V

V

-V-

V

V

-

-V-

V

V

-

-V-

V

D. Efisiensi (3) - Tinggi

(3) - Tinggi

(3) - Tinggi

(2) –Sedang

1. Peningkatan output yang dihasilkan dari tingkat input yang sama

2. Perbaikan atas pekerjaan ganda dan perbaikan koordinasi

V

V

V

V

V

V

-

V

E. Ekonomi (1) - Rendah

(3) - Tinggi

(3) - Tinggi

(1) – Rendah

1. Pengurangan biaya melalui perbaikan sistem pengontrakan dan pembelian besar-besaran

2. Pengurangan biaya melalui perbaikan pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain

3. Penyederhanaan fasilitas4. Pemulihan biaya-biaya melalui pengenalan

-

-

--

V

V

--

-

V

-V

-

-

--

334

Studi Kasus

ongkos-ongkos yang sebelumnya tidak dikenakan, atau revisi ongkos-ongkos

F. Peningkatan Mutu Pelayanan (1) - Rendah

(1) - Rendah

(3) - Tinggi

(2) –Sedang

1. Daftar tunggu yang lebih pendek untuk program

2. Pengurangan waktu respon untuk program3. Pembagian yang lebih adil akan manfaat-

manfaat program4. Peningkatan akses terhadap informasi5. Perluasan cakupan pelayanan dan perluasan

pilihan6. Peningkatan kesetaraan akses terhadap

program-program

---

--

-

---

--

-

VV-

VV

-

VV-

V-

-

Kesimpulan akhir Dampak Potensial (2)Sedang

(3)Tinggi

(3)Tinggi

(1)Rendah

335

Studi Kasus




Direviu Oleh : ABI

AREA KUNCI

Tim audit menggunakan pembobotan yang dipakai dalam pengisian matrik

seleksi area kunci yaitu:

Tinggi : skor 3

Sedang : skor 2

Rendah : skor 1

Hasil pembobotan termuat dalam matrik area kunci atas kegiatan 48 jenis

pelayanan yang ada di KPA dan memberikan skor berdasarkan pertimbangan

secara keahlian (professional judgement) yang dimiliki oleh auditor.

Tabel Matrik Pemilihan Area Kunci

No AreaRisiko

Manajemen

Signifikansi Dampak Audit Audibilitas Total Ket.

1 Pengukuran 3 3 3 3 12 Dipilih

2 Pemisahan (Surat Ukur sudah ada) 3 3 3 3 12 Dipilih

3 Pengecekan sertifikat hak atas tanah 3 2 2 3 10

4 Jual beli 2 2 2 2 8

5Peningkatan hak guna bangunan ke hak milik tanpa ganti blanko

2 3 3 3 11 Dipilih

6 Hak tanggungan 2 2 2 2 8

7 Pemecahan sempurna 2 2 2 2 8

8 Pengakuan hak 3 3 3 3 12 Dipilih9 Roya (hak tanggungan) 2 2 2 2 8

10 Kutipan surat ukur 2 2 2 2 8

IndeksB.1.2

336

Studi Kasus

No AreaRisiko

Manajemen


11 Pemecahan sebagian (pemisahan) 2 1 1 2 6

12 Penerbitan sertifikat berdasarkan SK 3 2 2 2 9

13 Warisan 2 2 3 2 9

14Pengganti Blanko karena hilang untuk HAT

3 2 2 2 9

15 Pemecahan (surat ukur sudah ada) 2 2 2 2 8

16 SKPT 2 2 2 2 8

17 Ganti nama pemekaran wilayah 2 2 2 2 8

18Penurunan/Perubahan hak tanpa salinan surat ukur

3 2 2 2 9

19 Pengganti Blanko baru untuk HAT 2 2 2 2 8

20 Perubahan nama 3 2 2 2 9

21 Hibah 2 2 2 3 9

22 Merger 2 2 2 2 8

23 Roya Parsial (hak tanggungan parsial) 2 2 2 2 8

24 Lelang 2 2 3 2 9

25 Cessie 2 2 2 2 8

26 Konversi (SU sudah ada) 2 2 2 2 8

27 Pembagian hak bersama 2 2 2 2 8

28 Blokir 2 2 3 2 9

29 Penggabungan 2 2 2 2 8

30 Penurunan/perubahan hak dengan salinan SU 2 2 2 2 8

31Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT

2 2 2 2 8

32 Perpanjangan hak 2 2 2 3 9

33 Pengangkatan sita jaminan 2 1 2 2 7

34 Ganti nama 2 2 3 2 9

35 Pengecekan seripikat HMARS 2 2 2 2 8

36 Pencabutan blokir 2 2 2 2 8

337

Studi Kasus

No AreaRisiko

Manajemen


37 Pengukuran ulang dengan berita acara 2 2 2 2 8

38 Penggabungan (SU sudah ada) 1 2 2 2 7

39 Pengukuran ulang (pengembalian batas) 3 2 2 2 9

40 Permohonan SK hak atas tanah negara 3 2 2 2 9

41 Wakaf 2 3 2 2 9

42 Tukar menukar 3 2 2 2 9

43 Akta penggabungan 2 1 2 2 7

44 Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada) 3 3 3 3 12 Dipilih

45 Pengangkatan sita 2 2 2 2 8

46 Lain-lain 2 2 2 2 8

47Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada, belum pengumuman)

3 3 3 3 12 Dipilih

48 Pembatalan Sertifikat 3 2 2 2 9

Dari hasil pemilihan area kunci di atas, prioritas yang diaudit adalah yang

memiliki bobot paling tinggi.

No Area Pelayanan Skor

1 Pengukuran 12

2 Pemisahan (surat ukur sudah ada) 12

3 Pengakuan Hak 12

4 Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada) 12

5 Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman) 12

6 Peningkatan hak guna bangunan (HGB) ke hak milik tanpa ganti blanko 11

Dari hasil analisis lebih lanjut atas area pelayanan yang dipilih, tim audit

melihat bahwa area pelayanan pengukuran, area pemisahan (surat ukur

sudah ada), area pengakuan hak, area pengakuan hak (surat ukur sudah

ada) dan area pengakuan hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman)

merupakan satu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan satu dengan

lainnya sehingga tim audit mengelompokkan kelima area pelayanan ini

menjadi satu area kunci yaitu area ‘pengukuran’. Dengan demikian,

338

Studi Kasus

terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit dalam kegiatan

pelaksanaan audit di lapangan, yaitu:

Area Pengukuran; dan

Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti

Blanko.

Alasan area-area tersebut memiliki bobot nilai yang paling tinggi adalah

sebagai berikut:

1. Area Pengukuran

Risiko Manajemen

Risiko manajemen tinggi karena semua output dari pelayanan pertanahan banyak yang bergantung kepada hasil pengukuran misalnya pengakuan hak dengan keluarnya sertifikat tanah. Apabila pengukuran salah, output yang lainnya pun akan salah (garbage in garbage out) sehingga risiko tidak tercapainya ‘3E’ akan tinggi.

Siginifikansi

1. Materialitas keuangan

Dari sisi materialitas keuangan, area pelayanan pengukuran memiliki porsi rata-rata separuh dari pos penerimaan di KPKB setiap tahunnya. Pada tahun 2005, terdapat 606 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.500.000.000 atau 51% dari total penerimaan. Pada tahun 2006 (s.d. Oktober) terdapat 547 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.000.000.000 atau 48% dari total penerimaan.

2. Batas kritis keberhasilan

Batas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengukuran akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan seperti turunnya tingkat risiko manajemen akibat kesalahan pengukuran dan/atau naiknya penerimaan entitas dari area ini.

3. VisibilitasPembangunan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum.

Dampak Audit

Kegiatan pelayanan penting karena merupakan kegiatan utama Kantor Pertanahan. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi pandangan masyarakat atas pelayanan BPN kepada masyarakat. Perbaikan dalam pelayanan pengukuran akan mengakibatkan risiko timbulnya persengketaan tanah yang rendah.

AuditibilitasAuditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan.

2. Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko

Risiko Manajemen Risiko pengalihan HGB ke hak milik sedang karena merupakan pelayanan administratif dan tidak mempengaruhi output pelayanan lainnya.

339

Studi Kasus

Siginifikansi

1. Materialitas keuangan

Materialitas keuangan tinggi karena banyaknya pemohon untuk pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik, sehingga nilai penerimaan dari pelayanan ini cukup tinggi. Jumlah pemohon untuk tahun 2005 sejumlah 7.710 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp780.000.000. Pada tahun 2006 (s.d. Oktober) sejumlah 6.271 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp720.000.000,-.

2. Batas kritis keberhasilan

Batas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengalihan HGB akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan, seperti naiknya penerimaan entitas dari area ini.

3. VisibilitasPembangunan pelayanan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum.

Dampak Audit

Dampak audit tinggi karena perbaikan atas pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik akan menurunkan tingkat keluhan (complain) dari pemohon dan meningkatkan citra pelayanan administrasi pertanahan di masyarakat.

Auditibilitas

Auditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan dan pengujian atas area ini tidak sulit untuk dilakukan.

340

Studi Kasus

CONTOH KASUS 3PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT

Seperti diuraikan sebelumnya, pada contoh kasus 1, kita sudah menetapkan tentative audit objective, yaitu:

”Menilai ekonomi, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura”.

Selain itu, pada tahap sebelumnya tim audit telah menetapkan area kunci, yaitu area pengukuran dan area peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Selanjutnya, tim audit akan menentukan tujuan audit dan lingkup audit berdasarkan area kunci yang telah ditetapkan tersebut. berikut ini adalah ilustrasi penetapan tujuan audit dan lingkup audit.




Direview Oleh : ABI

PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT

Tujuan

Menetapkan firm audit objective dan lingkup audit

IndeksB.3

341

Studi Kasus

Langkah-langkah

1. Tentukan firm audit objective berdasarkan area kunci yang telah

ditetapkan sebelumnya

2. Tentukan lingkup audit dengan langkah-langkah sebagai berikut.

(1) Manfaatkan informasi dari tahap audit sebelumnya

(2) Menyesuaikan lingkup audit

(3) Menggunakan pertimbangan profesional

(4) Mempertimbangkan karakteristik objek audit

Hasil

1. Firm audit objective:

Dari empat wilayah prioritas audit tersebut, tim audit melihat wilayah

‘pengelolaan pelayanan kepada pemohon’ yang paling penting untuk

dilakukan audit karena banyaknya isu atau keluhan dari masyarakat

mengenai pelayanan yang belum baik dan wilayah pelayanan memberikan

kontribusi yang besar atas penerimaan KPA. Oleh karena itu, tim audit

lebih memfokuskan kepada penilaian efektivitas pelayanan dibandingkan

dengan penilaian atas ekonomi dan efisiensi. Di samping itu, tim audit

belum pernah melakukan kegiatan audit kinerja pada KPA sehingga

diperlukan pemilihan skala prioritas dalam hal unsur ‘3E’ yang akan dinilai

maupun wilayah audit yang akan dilakukan terkait dengan faktor biaya dan

waktu. Untuk ketiga wilayah prioritas lainnya, yaitu: penggunaan belanja

PNBP, pengelolaan PNBP, dan pengelolaan dalam pelayanan

penanganan sengketa, konflik dan perkara serta unsur ekonomi dan

efisiensi dapat dilakukan pada pelaksanaan audit kinerja periode yang

akan datang.

Berdasarkan pertimbangan tersebut di atas, tim audit akan lebih

memfokuskan kepada penilaian atas efektivitas pengelolaan pelayanan

pertanahan dan akuntabilitas dengan harapan bahwa audit ini akan

meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat dan akuntabilitasnya.

Dengan demikian, perumusan firm audit objective adalah:

“Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan

peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh

342

Studi Kasus

Kantor Pelayanan Agraria Adipura”.

Untuk tujuan ini, audit akan menilai:

(1) Apakah struktur organisasi dan pengelolaan keuangan telah

mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat;

(2) Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur

yang ditetapkan;

(3) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor

Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan

dengan baik.

2. Lingkup Audit

(1) Tahun Anggaran yang diperiksa adalah 2005 dan 2006;

(2) Lingkup kegiatan yang diperiksa meliputi proses pelayanan dan

akuntabilitas;

(3) Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit berdasarkan pemilihan area

kunci yang sudah dilakukan mencakup 2 (dua) area kunci, yaitu area

pelayanan pengukuran dan area pelayanan Peningkatan Hak

Guna Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko;

(4) Lokasi audit pada KPA Adipura;

(5) Audit pada Biro Agraria Pusat dan Kantor Wilayah Agraria sebagai

instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi;

(6) Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi

informasi pertanahan (Land Office Computerization).

343

Studi Kasus

CONTOH KASUS 4PENENTUAN KRITERIA AUDIT

Berdasarkan tujuan audit yang ditetapkan tim, tim perlu menetapkan kriteria yang akan digunakan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan penggantian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko.




Direview Oleh : ABI

PENENTUAN KRITERIA AUDIT

TUJUAN

Menentukan kriteria audit

LANGKAH-LANGKAH

1. Menilai Ketepatan Karakteristik Kriteria Audit

2. Menentukan Sumber Kriteria Audit

3. Mengembangkan Kriteria Audit

4. Mengkomunikasikan Kriteria dengan Auditee

HASIL

1. Menentukan karakteristik kriteria audit.

Tim audit merumuskan kriteria pemeriksaan dengan mempertimbangkan

hal-hal sebagai berikut:

(a) Standar kinerja yang sewajarnya;

(b) Bukan standar minimum atau standar yang tertinggi yang dapat

dicapai;

IndeksB.4

344

Studi Kasus

(c) Mencerminkan praktek yang baik.

2. Sumber kriteria audit.

Untuk merumuskan kriteria yang baik, tim audit mempelajari berbagai

macam peraturan, kebijakan pemerintah, pendapat ahli dan standar yang

terkait dengan pelayanan pertanahan yang ada di Indonesia. Biro Agraria

Pusat telah memiliki standar pelayanan yang dikenal dengan Standar

Prosedur Operasi Pengaturan dan Pelayanan (SPOPP) Agraria. SPOPP

Agraria mengatur mengenai prosedur pelayanan, standar waktu

pelayanan, biaya, dan persyaratan. Tim audit juga melihat panduan

praktek yang lebih baik yang dikeluarkan oleh Kementerian Biro Agraria

(KBA) seperti:

(1) Peraturan No.01/KBA/07/2003 tanggal 1 Juli 2003 mengenai

Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

(2) Peraturan No.02/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai

Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit

Pelayanan Instansi Pemerintah.

(3) Peraturan No. 03/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai

Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas Dalam

Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

(4) Peraturan No. 04/KBA/04/2006 tanggal 2 April 2006 mengenai

Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik.

Disamping itu, tim audit melakukan konsultasi dan berbagi pengetahuan

serta pengalaman (sharing knowledge) dengan tim auditor lainnya yang

kebetulan memeriksa kegiatan yang sama. Upaya lain yang dilakukan oleh

tim audit juga mempelajari contoh pelayanan yang baik dari instansi lain

sebagai suatu upaya benchmarking (perbandingan).

3. Mengembangkan kriteria audit.

Firm Audit Objective (FAO) 1:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) mempunyai struktur organisasi

dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan

kepada masyarakat?

345

Studi Kasus

Kriterianya adalah sebagai berikut:

1. Adanya struktur organisasi yang memadai untuk mendukung

pemberian pelayanan prima kepada masyarakat.

(a) Tersedianya bagian khusus yang memberikan informasi kepada

masyarakat yang datang melakukan permohonan.

(b) Terdapat mekanisme pelayanan front office dan back office yang

jelas dalam memberikan pelayanan.

(c) Adanya pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan

kegiatan suatu pelayanan.

(d) Tersedianya pegawai yang memiliki keahlian dan ketrampilan

dalam memberikan pelayanan.

2. Penyelenggaraan pengelolaan keuangan yang efektif dalam

pemberian kegiatan pelayanan.

(a) Adanya dukungan biaya untuk setiap kegiatan pelayanan.

(b) Semua pembayaran yang dilakukan sesuai dengan ketentuan.


Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) telah melakukan proses

pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

Kriterianya adalah sebagai berikut:

1. Memiliki standar pelayanan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan

(a) Memiliki standar pelayanan yang jelas yang berlaku di Kantah

Kab.Adipura

(b) Standar pelayanan yang ada disosialisasikan dan diketahui oleh

seluruh pegawai

(c) Standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti

(d) Standar pelayanan sudah diaplikasikan

(e) Standar pelayanan sudah diaplikasikan

2. Melaksanakan kegiatan pelayanan sesuai dengan standar yang

ditetapkan.

(a) Proses kegiatan pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap

yang dibakukan.

(b) Realisasi ketepatan waktu pelayanan sudah sesuai dengan

standar.

346

Studi Kasus

3. Mengindentifikasi, menilai dan menangani resiko-resiko yang timbul

dalam proses pelayanan

(a) Kantor Pertanahan Kab. Adipura mencatat, menggolongkan dan

menganalisa setiap masalah

(b) Masalah-masalah tersebut dilaporkan

(c) Melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan

perbaikan sesuai prosedur


Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan

Agraria (KPA) telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

1. Adanya evaluasi kinerja pelayanan KPA secara memadai

a. Tersedianya informasi mengenai evaluasi kinerja pelayanan

b. Memonitor dan melakukan tindakan perbaikan atas kinerja

pelayanan

c. Pemeriksaan hasil kinerja pelayanan KPA oleh aparat intern dan

ekstern

2. Adanya Pertanggungjawaban kinerja KPA

a. Memiliki mekanisme pertanggungjawaban yang memadai

b. Pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan

c. Adanya umpan balik atas pertanggungjawaban yang dilakukan

Hasil penetapan kriteria oleh tim audit tersebut dapat dibuat menjadi suatu

model yang disebut Model of Good Management.

4. Mengkomunikasikan Kriteria dengan Auditee

Dalam diskusi antara auditee dengan tim audit, auditee menyetujui model

kriteria yang diajukan oleh tim audit.

347

Studi Kasus

Model of Good Management

348

Studi Kasus

CONTOH KASUS 5IDENTIFIKASI BUKTI AUDIT

Berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, tim audit mengidentifikasi sumber dan jenis bukti yang diperlukan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan penggantian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Sebagai catatan, pengidentifikasian bukti audit ini akan berkembang dan

349

Studi Kasus

disesuaikan dengan keadaan di lapangan pada saat dilakukan pengujian terinci. Hasil pengidentifikasian ini akan dibuat ke dalam suatu matrik prosedur audit. Bagian–bagian dari matrik prosedur audit adalah sebagai berikut:1. Tujuan audit yang telah ditetapkan;2. Kriteria dan sub kriteria audit yang

telah ditetapkan;3. Jenis bukti bukti;4. Sumber bukti, yaitu bagian atau unit

kerja yang bertanggung jawab.

Hasil formulasi pengembangan matrik prosedur audit, kinerja dapat dilihat pada Tabel 5.1 Matrik prosedur audit kinerja ini akan digunakan sebagai dasar dalam pelaksanaan pengujian terinci.

350

Studi Kasus

Tabel 5.1Matrik Prosedur Audit Kinerja

TUJUAN AUDIT:

Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”.

Kriteria 1:

Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat

Sub-kriteria Jenis Bukti Sumber Bukti

1.1 Apakah

terdapat bagian khusus yang memberikan

informasi pertanahan kepada masyarakat?

SK Kakan Pembagian Tugas, Struktur Organisasi,

SK Kanwil Mekanisme Pelayanan, SK Kepala BA

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Urusan Umum dan Kepegawaian

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

BA:

Settama

Inspektorat Utama

1.2 Apakah ada mekanisme

pelayanan front office dan back office yang jelas

dalam memberikan pelayanan?

SK Struktur Organisasi,

SK Kakan Pembagian Tugas

SK Kepala Kanwil ttg mekanisme pelayanan

SK Kepala BA/Settama mengenai pelayanan

Bagian Ortala: Hasil penilaian kinerja kelembagaan dan

ketatalaksanaan

Inspektorat Utama: LHP

Kantah:

Sub Bag Tata Usaha


Seksi HT & PT

Seksi SPP

Kanwil :

Bagian Tata Usaha

BA:

Settama

Biro Organisasi dan Tata Laksana: Bagian

Organisasi dan Tata Laksana

Inspektorat Utama

1.3 Apakah ada

pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

kegiatan suatu pelayanan?

Struktur organisasi,

SK Kakan tentang Pembagian Tugas, SK Kanwil mengenai Mekanisme

Pelayanan

KPA:

Subbag. Tata Usaha


Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bag Tata Usaha

Kabid HTPT

Kabid SPP

BA:

Settama

Ortala

Deputi HTPT

Deputi SPP

1.4 Apakah pegawai memiliki keahlian dan

keterampilan dalam memberikan pelayanan?

Struktur Organisasi,

SK Kakan ttg Pembagian Tugas, Data Kepegawaian,

Laporan Hasil Monitoring,

SK Persyaratan penempatan pegawai, SK Pelatihan

KPA:

Subbag. Tata Usaha


Kanwil:

Bagian Tata Usaha

BA:

Inspektorat Utama

1.5 Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan telah

didukung dengan sumber daya keuangan dan

sarana yang memadai?

RKAKL/POK, Laporan penyerapan anggaran, LKKA, DIPA KPA:

Subbag. Tata Usaha

Urusan Perencanaan dan Keuangan

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Subbag. Perencanaan dan Keuangan

BA:

351

Studi Kasus

Biro Keuangan

1.6 Apakah biaya yang dikenakan kepada pemohon

telah sesuai dengan ketentuan?

SPOPP, DI 306, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas

Penyelesaian Ketentuan Tarif,

LKKA, DIPA, BKU dan Buku Pembantu Bendahara Pengeluaran,

Laporan Keuangan, Data LOC

KPA:

Urusan Perencanaan dan Keuangan

Bendahara Penerima

Petugas LOC

Seksi HT & PT

Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran

(SPP)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar

Tim Sosialisasi Standar

Kriteria 2:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

2.1 Apakah ada standar pelayanan yang jelas yang

berlaku di KPA Kab. Adipura.

SPOPP, Ketentuan MenPAN mengenai Pelayanan KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT PT

Seksi Survey Pemetaan dan Pengukuran

Kanwil:

Subbag.Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Tim Perumus Standar

2.2 Apakah standar pelayanan disosialisaikan dan

diketahui oleh seluruh pegawai?

SPOPP,

Laporan Monitoring Kanwil.

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.3 Apakah standar pelayanan mudah dipahami dan

dimengerti?

SPOPP,

Laporan Monitoring Kanwil, Notulen rapat Koordinasi.

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.4 Apakah standar pelayanan sudah diaplikasikan? SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi,

Notulen Rapat Pembinaan Kanwil,

KPA:

Sub Bag Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

352

Studi Kasus

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.5 Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur tetap

yang dibakukan telah dapat memenuhi kebutuhan

KPA?

SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi,

Notulen Rapat Pembinaan Kanwil,

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.6 Apakah proses pelayanan dilakukan sesuai

prosedur tetap yang dibakukan?

SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian,

Data LOC.

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.7 Apakah realisasi waktu pelayanan sudah sesuai

dengan standar?

SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian,

Data LOC, Buku Monitoring per seksi.

KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HT & PT


(SPP)

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha,

Bidang HTPT,

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama,

Tim Perumus Standar


2.8 Apakah Kantor Pelayanan Agraria mencatat,

menggolongkan dan menganalisa setiap

masalah?

Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat

Pembinaan Kanwil.

KPA:

Subbag. Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara

(SeKoPer)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

353

Studi Kasus

Inspektorat Utama

2.9 Apakah masalah-masalah tersebut dilaporkan ? Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat

Pembinaan Kanwil.

KPA:

Subbag. Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara

(SeKoPer)

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

Inspektorat Utama

2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria segera melayani

pengaduan dengan tepat dan segera melakukan

perbaikan sesuai prosedur?

Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat

Pembinaan Kanwil.

KPA:

Sub Bag Tata USaha

Seksi HT & PT

Seksi SPP

Seksi SeKoPer

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SeKoPer

BA:

Inspektorat Utama

Kriteria 3:

Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

4.1 Apakah KPA Kab. Adipura telah menyediakan

informasi evaluasi kinerja pelayanannya?

SPOPP, Laporan Bulanan, Laporan Tahunan, Hasil monitoring Kanwil. KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.2 Apakah KPA Kab. Adipura memonitor serta

melakukan tindakan perbaikan atas kinerja

pelayanannya?

Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil. KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.3 Apakah kinerja pelayanan KPA telah dievaluasi dan

diperiksa oleh aparat intern dan ekstern?


Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Settama, Bagian Organisasi dan Tata l

Inspektorat Utama

4.4 Apakah KPA Kab. Adipura telah memiliki Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil. KPA:

354

Studi Kasus

mekanisme pertanggungjawaban yang memadai

atas pelayanan yang diberikan?

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.5 Apakah pertanggungjawaban telah sesuai dengan

ketentuan?


Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Petugas LOC

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

4.6 Apakah KPA Kab. Adipura mendapatkan umpan balik

atas pertanggungjawaban yang telah diberikan

kepada Kantor Wilayah dan Biro Agraria

Pusat?

Laporan Kegiatan, Laporan Hasil tindak lanjut, Hasil Monitoring Kanwil. KPA:

Subbag. Tata Usaha

Seksi HTPT

Seksi SPP

Kanwil:

Bagian Tata Usaha

Bidang HTPT

Bidang SPP

BA:

Inspektorat Utama

355

Studi Kasus

CONTOH KASUS 6PENYUSUNAN LAPORAN SURVEI PENDAHULUAN

Tim audit akhirnya telah melalui tahapan-tahapan yang telah dijelaskan sebelumnya yaitu:1) Pemahaman atas entitas yang diaudit2) Identifikasi area kunci3) Penetapan tujuan dan lingkup audit4) Penentuan kriteria audit5) Identifikasi bukti audit

Langkah selanjutnya adalah mendokumentasikan hasil tahapan-tahapan tersebut ke dalam suatu format laporan yang disebut dengan ”Laporan Pendahuluan”. Seperti yang dijelaskan dalam bab ... bahwa penyusunan laporan survei pendahuluan dibuat sebagai dasar untuk menentukan apakah suatu kegiatan audit akan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci atau hanya cukup sampai pada tahap survei pendahuluan saja.

Setelah bekerja selama satu minggu, tim audit akhirnya berhasil menyusun laporan survei pendahuluan yang disampaikan kepada ketua tim. Setelah dilakukan perbaikan/koreksi oleh ketua tim, laporan pendahuluan ini kemudian disampaikan kepada penanggung jawab audit sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan kelanjutan pelaksanaan pemeriksaan yang dilakukan.

356

Studi Kasus

Laporan pendahuluan yang dibuat oleh tim memuat hal-hal seperti: Nama entitas yang diaudit Tujuan pemeriksaan pendahuluan Tujuan pemeriksaan pendahuluan Jangka waktu pemeriksaan

pendahuluan Hasil pemeriksaan pendahuluan Kesimpulan Lampiran-lampiran

Contoh bentuk hasil pemeriksaan pendahuluan dapat dilihat sebagai berikut:

LAPORAN SURVEI PENDAHULUANATAS

KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURATAHUN 2005 DAN 2006

1. Entitas yang DiauditKantor Pelayanan Agraria Adipura

2. Tujuan Survei PendahuluanMemahami prosedur perencanaan audit kinerja untuk:a. Mengembangkan kerangka kerja dan fokus pada isu-isu audit

yang lebih signifikan.b. Menetapkan tujuan dan lingkup audit.c. Menentukan kriteria audit.d. Menyusun model pengelolaan yang baik.e. Mengembangkan prosedur audit.f. Menyiapkan program audit terinci.

3. Sasaran Survei Pendahuluana. Kegiatan pelayanan KPA Adipura baik dalam hal standar,

prosedur, dan pelaksanaan.b. Pengelolaan dan pertanggungjawaban kegiatan pelayanan

(sistem pencatatan dan pelaporan kegiatan pelayanan) baik intern maupun ekstern.

c. PNBP dan pengeluaran PNBP.

4. Jangka Waktu Survei PendahuluanSurvei pendahuluan dilaksanakan dalam jangka waktu 40 hari dari tanggal... sampai dengan ...

5. Hasil Survei Pendahuluan

357

Studi Kasus

Pemahaman atas Prosedur Perencanaan Audit Kinerja1) Uraian mengenai gambaran umum KPA, mencakup:

a) Bentuk Wilayah dan Letak Geografisb) Perencanaan Strategis KPA

Visi KPA Misi KPA Tujuan dan Sasaran KPA Program dan Kegiatan KPA

c) Tugas dan Fungsi KPAd) Struktur Organisasie) Anggaran dan Realisasi KPA untuk penerimaan dan

belanja Tahun 2005 dan 2006.

2) Area KunciPengelolaan pelayanan kepada pemohon yang mencakup: Area Pengukuran; dan

Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa

Ganti Blanko.

3) Tujuan dan LingkupTujuan audit untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA Adipura.

Lingkup audit mencakup:

(7) Tahun Anggaran yang diperiksa adalah 2005 dan 2006;

(8) Lingkup kegiatan yang diperiksa meliputi proses pelayanan

dan akuntabilitas;

(9) Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit berdasarkan

pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup 2

(dua) area kunci, yaitu area pelayanan pengukuran dan

area pelayanan Peningkatan Hak Guna Bangunan (HGB)

ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko;

(10) Lokasi audit pada KPA Adipura;

(11) Audit pada Biro Agraria Pusat dan Kantor Wilayah Agraria

sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi;Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization)

4) Kriteria AuditTujuan audit kinerja pelayanan KPA adalah ’menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh KPA’. Untuk tujuan ini terdapat tiga kriteria utama, yaitu:(a) Apakah KPKB mempunyai struktur organisasi dan

358

Studi Kasus

pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?

(b) Apakah KPKB telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

(c) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPKB telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

5) Jenis dan Sumber Bukti (terlampir)

6) KesimpulanBerdasarkan hasil survei pendahuluan, tim auditor telah mengembangkan isu-isu audit yang signifikan. Isu audit tersebut antara lain adanya beberapa pelaksanaan kegiatan yang akan menghambat pencapaian efektivitas pengelolaan pelayanan, seperti belum dilakukannya pemantauan dan evaluasi atas pelayanan yang diberikan. Berbagai isu audit kemudian dikembangkan menjadi suatu Model Pengelolaan yang Baik KPKB dalam hal pelayanan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, suatu audit kinerja secara terinci sangat diperlukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh pengelolaan kinerja yang dilakukan oleh KPA serta tingkat penyimpangan yang terjadi, untuk kemudian memberikan rekomendasi bagi perbaikan kinerja di masa mendatang.

Lembaga Audit Pemerintah

359

Studi Kasus

CONTOH KASUS 7PROGRAM PENGUJIAN TERINCI

Pada bab sebelumnya dijelaskan bahwa tim audit telah membuat laporan survei pendahuluan dan telah disampaikan kepada penanggung jawab audit. setelah menerima dan membaca laporan survei pendahuluan dari tim audit, penanggung jawab kemudian berkesimpulan bahwa tugas pemeriksaan harus tetap dijalankan dan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci.

Penanggung jawab audit mempertimbangkan beberapa faktor perlunya audit dilanjutkan seperti: (1) Mandat perundang-undangan untuk

menjamin kepastian hukum tentang pertanahan.

(2) Kegiatan pelayanan menyangkut kepentingan masyarakat luas.

(3) Tingkat materialitas penerimaan (PNBP) dari KPA Adipura cukup tinggi.

(4) Belum pernah dilakukan audit kinerja pada KPA Adipura.

Penanggung jawab audit kemudian membuat surat kepada tim audit agar pengujian audit terinci dilakukan. Setelah menerima surat dari penanggung jawab audit, ketua tim audit kemudian membuat dan memproses dari pejabat yang berwenang pada Lembaga Audit

360

Studi Kasus

Pemerintah untuk kemudian surat tugas pemeriksaan terinci akan disampaikan kepada entitas yang diperiksa.

Untuk memulai pengujian terinci, tim audit membuat program pengujian terinci. Program pengujian terinci memuat hubungan antara tujuan audit dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Teknik audit yang digunakan dalam rangka pengumpulan bukti audit akan diidentifikasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh auditor. Setelah tim audit mengetahui kriteria dan prosedur audit yang akan dilakukan, tim audit akan merumuskan perkiraan teknik audit yang akan dijalankan oleh anggota tim. Setelah membaca kriteria dan sub-subkriteria, tim audit merumuskan garis besar teknik audit yang akan dilakukan, yaitu:(1) Wawancara/interview(2) Observasi(3) Inspeksi(4) Review dokumen(5) Analisis prosedur(6) Uji petik (sampling) atas berkas

permohonan (tanah)

Dasar dari program pengujian terinci ini adalah matrik prosedur pemeriksaan yang telah dibuat pada tahap survei pendahuluan. Langkah-langkah dalam program pengujian terinci tersebut akan

361

Studi Kasus

didokumentasikan dengan kertas kerja audit (KKA).

362

Studi Kasus

Tabel 7.1Matrik Prosedur Audit Kinerja

TUJUAN AUDIT:

Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko,

yang dikelola oleh KPA”.

Tujuan Audit Prosedur Audit

Teknik Audit

Waw

anca

ra

Kuisi

oner

Obs

erva

si

Doku

men

tasi

Tekn

ik La

inny

a

Kriteria 1:

Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat

1.1 Apakah terdapat bagian

khusus yang memberikan informasi

pertanahan kepada masyarakat?

1. Bagian apa saja yang berhubungan langsung dengan pemohon dalam memberikan

informasi?

2. Apakah bagian tersebut memiliki tugas pokok dan fungsi yang jelas ?

3. Apakah bagian-bagian tersebut telah berfungsi secara efektif?

4. Informasi apa saja yang disampaikan kepada pemohon?

5. Apakah bagian tersebut telah menyampaikan informasi kepada pemohon dengan

jelas?

6. Apakah petugas yang memberikan informasi kepada pemohon adalah orang yang

kompeten?

7. Apakah informasi tersebut disampaikan menggunakan media publikasi secara

terbuka?

1.2 Apakah ada mekanisme

pelayanan front office dan back

office yang jelas dalam memberikan

pelayanan?

1. Apakah terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang?

2. Apakah pelayanan tersebut dilanjutkan dengan pelayanan back office?

3. Apakah penyelesaian pelayanan melibatkan back office dan front office?

4. Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas baik di front office maupun back office?

5. Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas antara front office dan back office?

1.3 Apakah ada pejabat yang

bertanggung jawab atas

pelaksanaan kegiatan suatu

pelayanan?

1. Apakah setiap jenis pelayanan melekat dalam struktur organisasi?

2. Apakah pejabat struktural tersebut bertanggungjawab secara langsung atas kegiatan

pelayanan yang berada dibawahnya?

3. Apakah ada pendelegasian atas tanggung jawab kegiatan pelayanan?

1.4 Apakah pegawai memiliki keahlian

dan ketrampilan dalam memberikan

pelayanan?

o Berapa jumlah pegawai yang berhubungan langsung dengan pemohon (front office)?

o Berapa jumlah pegawai yang memberikan pelayanan di back office?

o Apakah ada kriteria tertentu bagi pegawai back dan front office?

o Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai?

o Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai?

o Apakah pegawai yang melakukan pekerjaan teknis tertentu (mis: pengukuran) dilatih

secara memadai dan berkelanjutan?

o Apakah ada perputaran/pergantian pegawai secara periodik?

o Apa dasar perputaran/pergantian pegawai tersebut?

o Apakah KPA melakukan monitoring kegiatan pelayanan sebagai pelaksanaan waskat

sesuai Instruksi Ka Biro Agraria No. 3/1998 tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas

pelayanan masyarakat di bidang pertanahan?

1.5 Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan

telah didukung dengan sumber

daya keuangan dan sarana yang

memadai?

1. Apakah setiap kegiatan telah dianalisa kebutuhan biayanya (unit cost)?

2. Apakah pengusulan biaya didasarkan atas kebutuhan kegiatan pelayanan utama dan

penerimaan yang akan diperoleh?

3. Apakah ada mekanisme yang baku dalam penganggaran biaya?

4. Apakah ketentuan yang berlaku telah diikuti dalam penganggaran biaya?

5. Apakah laporan penyerapan sesuai dengan rencana?

363

Studi Kasus

6. Apakah terdapat penyimpangan material?

7. Apakah pertanggungjawaban keuangan telah sesuai ketentuan?

1.5 Apakah biaya yang dikenakan

kepada pemohon (pembayaran)

telah sesuai dengan ketentuan?

1. Berapa besar biaya yang dikenakan untuk setiap jenis pelayanan?

2. Apakah biaya yang dikenakan telah sesuai dengan tarif dan standar yang ditetapkan?

Kriteria 2:

Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

2.1 Apakah ada standar pelayanan yang jelas

yang berlaku di KPA Adipura.1. Apakah terdapat standar berkaitan dengan pelayanan yang diberikan?

2. Apakah standar pelayanan mengatur mengenai waktu, prosedur, biaya dan berkas

yang diperlukan?

3. Apakah standar tersebut berlaku di tingkat pusat, daerah atau kabupaten/kota?

4. Apakah standar tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan secara nasional?

2.2 Apakah standar pelayanan disosialisaikan

dan diketahui oleh seluruh

pegawai

1. Apakah salinan/copy standar pelayanan disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap

diakses oleh semua pengguna yang potensial

2. Apakah setiap pelaksana, mengetahui perannya dalam menerapkan standar

pelayanan?

3. Apakah setiap pelaksana dapat menggunakan pengetahuan dan kemampuannya

untuk menerapkan standar pelayanan secara efektif (termasuk pemahaman akan

akibat yang terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP)

2.3 Apakah standar pelayanan mudah

dipahami dan dimengerti?1. Apakah standar pelayanan yang ada memuat prosedur yang bersifat pokok sehingga

mudah dipahami dan dilaksanakan bagi pelaksana/pegawai?

2. Apakah standar pelayanan didesain dengan memperhatikan siapa yang menjadi akan

target pengguna?

3. Apakah standar pelayanan didesain dengan menggunakan alur yang jelas dan

sederhana?

2.4 Apakah standar pelayanan sudah

diaplikasikan?1. Apakah KPA mempunyai komitmen yang kuat untuk cepat melaksanakan proses

penerapan standar pelayanan?

2. Apakah standar pelayanan terbuka untuk mendapatkan saran dan masukan untuk

peyempurnaan?

3. Apakah telah dilakukan reviu standar pelayanan secara berkala?

4. Apakah ada perubahan dalam standar pelayanan?

5. Apakah setiap pelaksana/pegawai mengetahui standar pelayanan yang baru/diubah

dan mengetahui alasan perubahannya?

6. Apakah standar pelayanan yang ditetapkan dapat diukur implementasinya baik teknis

maupun non teknis?

2.5 Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur

tetap yang dibakukan telah dapat

memenuhi kebutuhan KPA?

1. Berapa jenis pelayanan yang ada di Kantor Pertanahan Kab. Bekasi?

2. Apakah SPOPP mengatur semua jenis pelayanan yang diberikan?

3. Apakah SOP menggambarkan dengan jelas tahapan yang harus dilalui?

4. Apakah SOP mencakup informasi yang berkaitan dengan berkas atau dokumen yang

harus dilengkapi?

5. Siapa yang melakukan pengecekan untuk meneliti kelengkapan berkas dan yang

memiliki otorisasi kelengkapan berkas?

2.6 Apakah proses pelayanan dilakukan

sesuai prosedur tetap yang

dibakukan?

1. Apakah terdapat prosedur tetap yang dibakukan untuk setiap pelayanan?

2. Apakah setiap tahapan dalam pelayanan telah didokumentasikan?

3. Bagaimana setiap tahapan kegiatan pelayanan didokumentasikan?

4. Apakah dokumentasi tersebut menyajikan data yang dapat diandalkan (lengkap,

akurat dan valid)?

5. Apakah setiap tahapan pelayanan yang dilakukan telah didasarkan pada standar

prosedur yang ada?

2.7 Apakah realisasi waktu pelayanan sudah

sesuai dengan standar?1. Apakah terdapat data mengenai jumlah penyelesaian setiap pelayanan dari

pemohon?

2. Apakah terdapat data mengenai jangka waktu penyelesaian pelayanan?

3. Darimanakah data tersebut diperoleh? Apakah data tersebut dapat diandalkan (akurat

dan valid)?

4. Apakah seksi telah melaporkan hasil kegiatan pelayanan mengenai jumlah dan jangka

waktu penyelesaian?

5. Berapa lama KPA menyelesaiakan setiap pelayanan?

364

Studi Kasus

6. Apakah ada monitoring mengenai jangka waktu penyelesaian setiap pelayanan?

7. Berapa tingkat pencapaian standar waktu pelayanan?

2.8 Apakah Kantor Pelayanan Agraria

mencatat, menggolongkan dan

menganalisa setiap masalah?

1. Apakah KPA telah mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dalam pelayanan

pertanahan?

2. Apakah KPA telah melakukan analisa statistik (trend) terhadap hal tersebut?

3. Apakah KPA menganalisa penyebab terjadinya masalah yang mungkin timbul pada

setiap tahap kegiatan?

4. Apakah KPA melakukan upaya perbaikan atas hal tersebut?

5. Apakah sudah dievaluasi atas semua permasalahan dan upaya antisipasi dengan

suatu aktivitas pengendalian?

2.9 Apakah masalah-masalah tersebut

dilaporkan ?1. Siapa yang membuat laporan?

2. Apakah laporan dibuat secara berkala?

3. Kemana laporan tersebut disampaikan?

4. Apakah laporan tersebut mendapat umpan balik dari penerima laporan?

2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria

segera melayani pengaduan dengan

tepat dan segera melakukan

perbaikan sesuai prosedur?

1. Bagaimana penyelesaian terhadap setiap pengaduan?

2. Apakah KPA membuat prioritas penyelesaian pengaduan?

3. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan

pemohon?

4. Apakah KPA melakukan pemantauan dan evaluasi penyelesaian pengaduan?

Kriteria 3:

Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

a. Apakah KPA Kab.

Adipura telah

mengevaluasi kinerja

pelayanannya?

1. Apakah KPA memiliki indikator kinerja atas pelayanan yang diberikan?

2. Apakah KPA mengukur kinerja pelayanannya dengan indikator yang ada?

3. Apakah informasi hasil pengukuran kinerja pelayanannya didukung oleh data yang

lengkap, akurat dan valid?

3.2 Apakah KPA memonitor serta melakukan

tindakan perbaikan atas kinerja

pelayanannya?

1. Apakah hasil evaluasi pelayanan dibuat dalam suatu analisa trend?

2. Bagaimana trend dari setiap hasil evaluasi?

3. Apakah diketahui penyebab keberhasilan dan kegagalan atas hasil evaluasi dan hasil

analisa trend evaluasi kinerja pelayanan?

4. Dari hasil evaluasi atas realisasi waktu penyelesaian, tahapan kegiatan pelayanan

manakah yang memiliki kontribusi terbesar dalam ketidaktercapaian target waktu

penyelesaian?

5. Apa penyebab ketidaktercapaian target waktu penyelesaian?

6. Hal-hal apa yang sudah dilakukan (upaya di masa mendatang?)

3.3 Apakah kinerja pelayanan

Kantah telah dievaluasi

dan diperiksa oleh aparat

intern dan ekstern?

1. Apakah pernah dilakukan evaluasi dan monitoring atas kinerja pelayanan KPA?

2. Oleh siapa sajakah evaluasi dan monitoring tersebut dilakukan?

3. Apakah dasar evaluasi tersebut? Apakah sama dengan dasar evaluasi yang dilakukan

KPA?

4. Apakah terdapat kebijakan daerah, pusat maupun nasional mengenai evaluasi dan

monitoring atas pelayanan yang diberikan oleh Kantah sebagai salah satu instansi

pemerintah?

5. Apakah kegiatan evaluasi dan monitoring kinerja pelayanan yang telah sesuai dengan

kebijakan yang ada baik di tingkat pusat, nasional dan daerah?

a. Apakah KPA telah

Memiliki mekanisme

petanggungjawaban yang memadai


1. Bagaimana mekanisme pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA?

2. Apakah mekanisme tersebut secara intern dilakukan secara berjenjang ?

3. Apakah sajakah bentuk pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA?

4. Apakah pertanggungjawaban dilakukan oleh orang yang kompeten?

5. Apakah pertanggungjawaban tersebut dilakukan secara periodik?

6. Apakah laporan kinerja sebagai salah bentuk pertanggungjawaban KPA, telah memuat

informasi secara jelas dan lengkap berdasarkan data yang valid dan sesuai dengan

kondisi di lapangan?

b. Apakah

Pertanggungjawaban

telah sesuai dengan

ketentuan?

1. Apakah terdapat ketentuan yang mengatur mengenai pertanggungjawaban Kantah


2. Apakah terdapat pedoman yang secara khusus mengatur pembuatan laporan kinerja

pelayanan?

3. Apakah ketentuan dan pedoman tersebut berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan

daerah?

365

Studi Kasus

4. Apakah pertanggungjawaban dan pelaporan yang disusun oleh KPA telah sesuai

dengan ketentuan yang berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan daerah?

c. Apakah KPA

mendapatkan umpan balik atas

pertanggungjawaban yang telah

diberikan kepada Kantor Wilayah

dan Biro Agraria Pusat?

1. Kepada siapa sajakah KPA mempertang-gungjawabkan kinerjanya?

2. Apakah terdapat respon atas pertanggungjawaban yang telah dilakukan oleh KPA?

3. Apakah tindak lanjut KPA atas respon pertanggungjawabannya?

366

Studi Kasus

CONTOH KASUS 8TEMUAN AUDIT

Setelah melakukan pengujian terinci selama beberapa minggu di lapangan, tim auditor menemukan beberapa permasalahan yang telah dikemukakan dalam KKA dan disimpulkan layak menjadi temuan audit. Temuan-temuan audit ini akan didiskusikan dengan manajemen KPA untuk mendapat tanggapan atau komentar atas temuan audit tersebut. Contoh temuan audit dapat dilihat sebagai berikut.



Tahun Buku : 2005 dan 2006 Kertas Kerja Audit Dibuat Oleh : SGW

Direview Oleh : ABI

APAKAH DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA TELAH DIDUKUNG MEKANISME PELAYANAN YANG JELAS?

Tujuan AuditUntuk mengetahui apakah ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office dalam memberikan pelayanan

Prosedur Audit1. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah terdapat pelayanan yang

jelas begitu pemohon datang2. Lakukan observasi dan interviu apakah pelayanan tersebut dilanjutkan

dengan pelayanan back office.3. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah penyelesaian pelayanan

melibatkan back office dan front office4. Pelajari dan lakukan intervieu apakah terdapat pembagian tugas yang jelas

baik di front office maupun back office

Hasil Audit

1. Berdasarkan observasi, kuisioner dari 50 responden dan interviu pada

IndeksB.1.1.1

367

Studi Kasus

KPA loket 1 belum berfungsi memberikan pelayanan informasi sehingga

belum terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang.

2. Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden tahap-

tahap prosedur pelayanan untuk setiap jenis pelayanan pada KPA adalah

berkas permohonan diterima oleh petugas loket kemudian setelah berkas

diperiksa dan dinyatakan lengkap dan pemohon telah membayar biaya

atas pelayanan yang dimohon maka berkas dapat diproses selanjutnya

oleh petugas pelaksana di back office.

3. Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden

penyelesaian pekerjaan suatu pelayanan mulai berkas diterima petugas

loket sampai berkas diproses dan produk jadi telah melibatkan front office

dan back office.

4. Berdasarkan analisa dan interviu belum ada pembagian tugas dan

tanggungjawab yang jelas pada tahapan kegiatan proses pelayanan

antara front office dengan back office khususnya tugas koordinator dari

masing-masing pelayanan.

Kesimpulan

Belum ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office,

diantaranya seperti berikut:

1. Dari surat tugas Kepala Kantor dapat disimpulkan ada beberapa deskripsi

pembagian tugas yang tidak jelas antara fungsi front office dan back office

terutama pembagian tugas untuk koordinator atau pembantu kasubsie.

2. Pelaksanaan di lapangan koordinator bertugas sebagai front office

maupun back office karena koordinator bertanggung jawab dari mulai

penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan

berkas selesai diproses untuk diperiksa oleh Kasubsie dan sampai dengan

produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.(koordinator

peningkatan hak, koordinator pemecahan/penggabungan selain KPR,

koordinator pendaftaran hak, koordinator pengecekan.

3. Permasalahan ini diusulkan menjadi temuan audit.

***

368

Studi Kasus

Contoh Temuan Audit

Judul

I. MEKANISME PELAYANAN FRONT OFFICE DAN BACK OFFICE BELUM DIDUKUNG DENGAN PEMBAGIAN DAN PEMISAHAN TUGAS YANG JELAS

Kondisi

Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 produk pelayanan dengan melibatkan front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon dan back office, yaitu petugas yang memproses permohonan sampai dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang terlibat dalam proses koreksi dan validasi serta pengesahan sampai tingkat Kepala Kantor.

Adapun gambaran proses pelayanan maupun petugas baik di front office maupun back office untuk menghasilkan lebih kurang 38 produk pelayanan yang dikoordinir oleh tujuh koordinator melalui pelayanan pengukuran, pengecekan sertifikat, pemisahan dan penggabungan sertifikat selain KPR, pemisahan sertifikat KPR, pendaftaran hak, peningkatan/penurunan hak dan Peralihan Hak Tahun 2006 dapat dilihat pada Gambar 1.

Mekanisme tersebut menggambarkan peran koordinator di KPA yang tidak hanya sekedar penghubung front office dengan back office, namun juga melibatkan koordinator sebagai petugas baik di front office maupun di back office.

Pelaksanaan di lapangan, koordinator bertanggungjawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon. Saat menerima berkas dan menyerahkan produk koordinator berfungsi sebagai front office, saat menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian suatu proses jenis pelayanan, Koordinator menjalankan fungsinya sebagai back office.

Sedangkan untuk pelayanan Peralihan Hak, sudah ada pembagian tugas yang jelas antara front dan back office, karena koordinator hanya terlibat di back office dan penyerahan produk diserahkan melalui penerima berkas di front office.

369

Studi Kasus

Gambar 1 Mekanisme Pelayanan Front Office dan Back Office Kantah Kabupaten Bekasi

Mekanisme Front Office

P e m o h o n

Loket I Loket II Loket III Loket IV Informasi & Penerimaan

berkas permohonan pengukuran

- Informasi &

Penerimaan berkas Permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah.

Pembayaran Biaya-Biaya Permohonan

Tidak ada petugas

khusus, penyerahan

produk melalui koordinator

Oleh Oleh Diterima Oleh

Koordinator Koordinator Bendahara Khusus Penerima

Mekanisme Back Office

Koreksi, Proses, Validasi, Pengesahan

Yang Terlibat: Petugas Pelaksana, Koordinator, Kasubsie, Kasie, Kakan

Back Office

Gambar tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut.

A. Mekanisme Front Office

Front Office merupakan pelayanan di loket-loket yang langsung berhubungan dengan pemohon yang terdiri atas empat loket.

1. Loket I: untuk informasi dan penerimaan berkas pengukuran dilakukan oleh Koodinator Pencatatan DI 302 yang sekaligus membuat Surat Tugas Petugas Ukur yang ditandatangani oleh Kasubsie.

2. Loket II: untuk informasi maupun penerimaan berkas selain pelayanan pengukuran yang dibuat paralel untuk beberapa jenis pelayanan yang dikoordinir oleh masing-masing Koordinator yaitu:

1) Koordinator Pengecekan Sertifikat: di loket II menerima dan memeriksa berkas pelayanan Pengecekan Sertifikat.

2) Koordinator Pemisahan dan Penggabungan selain KPR: di loket II menerima dan meneliti berkas pemisahan dan penggabungan selain KPR.

3) Koordinator Pemisahan Sertifikat KPR: menerima dan memeriksa berkas pemisahan KPR, menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian pemisahan sertifikat.

4) Koordinator Pendaftaran Hak: menerima dan memeriksa berkas pendaftaran hak, mengkoordinir bahan penyelesaian pendaftaran hak.

5) Koordinator Peningkatan/penurunan Hak: di loket II menerima dan meneliti berkas peningkatan/penurunan hak, menyiapkan bahan penyelesaian sertifikat.

Mekanisme pelayanan front office dan back office

370

Studi Kasus

6) Koordinator Peralihan Hak (Balik Nama): memeriksa berkas setelah diterima petugas loket.

3. Loket III: untuk pelayanan penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima);4. Loket IV: untuk pelayanan penyerahan produk yang pada pelaksanaannya dilakukan

oleh semua Koordinator tersebut selain koordinator di loket I dan Koordinator peralihan hak di loket II.

Koordinator merupakan pegawai sesuai struktur organisasi dimana pelayanan yang dimohon tersebut merupakan tanggung jawab suatu subsie/seksi tertentu dan bertugas mengkoordinir pelaksanaan pelayanan tertentu. Adanya koordinator dimaksudkan untuk membantu Kasubsie karena banyaknya permohonan pelayanan, yaitu lebih dari 1.000 pemohon per bulan.

Tahapan prosedur kegiatan pelayanan pada Kantor Pelayanan Agraria adalah sebagai berikut.

1. Pemohon pelayanan melakukan pendaftaran dan penyerahan berkas di loket I dan II sesuai dengan jenis pelayanan yang dimohon. Berkas akan diterima dan diteliti oleh petugas loket yang menerima berkas. Setelah berkas lengkap diaudit oleh koordinator kemudian dibuatkan Surat Perintah Setor (SPS) yang berisi jumlah biaya yang harus dibayar oleh pemohon atas jenis pelayanan yang dimohon. Koordinator membubuhkan paraf dengan pensil pada berkas yang lengkap dan siap diproses. Apabila koordinator menemukan ada kejanggalan/sesuatu yang tidak biasa, berkas akan diserahkan ke Kasubsie untuk diaudit kelengkapannya. Kemudian, petugas penerima berkas akan membuat Surat Tanda Terima Dokumen/Berkas (STTD). SPS dan STTD diserahkan ke pemohon.

2. SPS sebagai pengantar bagi pemohon untuk melakukan pembayaran di loket III penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima). Berdasarkan SPS, Bendahara Penerima membuat kuitansi pembayaran (Daftar Isian (DI) 306) kemudian kuitansi tersebut dilampirkan pada berkas permohonan sebagai persyaratan berkas dapat diproses lebih lanjut oleh masing-masing bagian dimana jenis pelayanan tersebut ada.

B. Mekanisme Back Office

Setelah proses di loket dilakukan, berkas diproses oleh petugas pelaksana. Koordinator bertanggung jawab atas pelaksanaan proses kegiatan suatu jenis pelayanan dari mulai menerima berkas sampai dengan produk tersebut jadi. Berkas itu dikoreksi oleh kasubsie untuk diparaf, kemudian dikoreksi kembali oleh Kepala Seksi untuk ditandatangani atau diparaf jika produk tersebut ditandatangani Kepala Kantor.

C. Kembali ke Front Office

Setelah produk jadi, yaitu berupa sertifikat dan ditandatangani Kepala Kantor atau Kepala Seksi HTPT (untuk sertifikat permohonan pemisahan/penggabungan selain KPR), kemudian sertifikat diserahkan kembali ke koordinator. Setelah itu pemohon dapat mengambil sertifikat pada koordinator atau salah satu petugas pelaksana yang membantu koordinator di loket tempat pemohon menyerahkan berkas.

Dari uraian di atas terlihat keterlibatan Koordinator baik di front office, back office dan kembali ke front office lagi saat penyerahan produk yang menggambarkan belum adanya pemisahan tugas secara jelas petugas front office dan back office.

Selain belum adanya pemisahan tugas yang jelas antara front office dan back office, pelayanan di front office Kantor Pelayanan Agraria belum efektif karena belum berfungsi sepenuhnya, yaitu seperti berikut:

1. Loket I, secara tertulis pelayanan informasi ada di loket I bergabung dengan pelayanan pendaftaran pengukuran. Namun pelaksanaannya loket I melaksanakan fungsi loket II, yaitu hanya untuk pelayanan pendaftaran pengukuran dan hanya ada satu petugas, yaitu koordinator DI 302 yang melayani pendaftaran permohonan pengukuran. Belum ada pegawai yang ditunjuk khusus untuk memberikan pelayanan informasi.

2. Loket IV, belum difungsikan secara efektif karena loket IV seharusnya merupakan loket pengambilan produk namun belum ada pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk

371

Studi Kasus

bertanggung jawab atas penyerahan seluruh produk Kantor Pertanahan kepada pemohon. Dalam pelaksanaannya, pengambilan produk atau penyerahan produk kepada pemohon masih tanggung jawab koordinator sehingga penyerahannya dilakukan oleh koordinator antara lain pelayanan peningkatan hak, pemecahan/penggabungan selain KPR, pendaftaran hak, pengecekan sertifikat, pemecahan/penggabungan KPR.

Pada Tahun 2007 ini, Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah berupaya memperbaiki mekanisme pelayanan dengan mengeluarkan Surat Tugas dimana istilah Koodinator telah diganti menjadi Pembantu Kasubsi. Namun ternyata dalam fungsinya masih tetap seperti semula, yaitu Pembantu Kasubsi bertanggung jawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian, sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.

Kriteria1. Instruksi Kepala Biro Agraria No.3 Tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998 tentang Peningkatan

Efisiensi dan Kualitas Pelayanan Masyarakat di Bidang Pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor Pertanahan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masing-masing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan yaitu :e. Loket I : Informasi pelayananf. Loket II : Penyerahan dokumen permohonan pelayanang. Loket III: Penyerahan Biayah. Loket IV : Pengambilan produkUntuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan.

2. SK Kepala Kantor Wilayah Biro Agraria No. 610-587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara laina. Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum untuk

selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing, menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan, menampung mencatat pengaduan dari masyarakat.

b. Loket Penyerahan Dokumen (Loket Teknis) merupakan loket tempat penerimaan dan audit kelengkapan berkas yang akan diproses,loket penyerahan sertifikat.

c. Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biayad. Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil akhir

pelayanan non sertifikat.3. Seharusnya terdapat mekanisme pelayanan Front Office dan Back Office yang jelas yang

didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas antara pegawai di front office dan back office dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

AkibatBesarnya peran koordinator dalam proses suatu jenis kegiatan pelayanan mengakibatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan tersebut bergantung pada seseorang dan bukan pada sistem yang sudah berjalan. Hal ini berakibat pula membuka peluang penyalahgunaan kewenangan.SebabBelum adanya ketentuan Biro Agraria Pusat yang mengatur teknis pelaksanaan pelayanan yang membagi dan memisahkan tugas front office dan back office. Penerapan hal tersebut bergantung pada Kantor Pelayanan Agraria masing-masing. Pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura sendiri belum ada upaya maksimal untuk dapat menerapkan praktek yang baik dalam memberikan pelayanan, yaitu dengan membagi dan memisahkan tugas dengan jelas antara front dan back office.

RekomendasiLembaga Audit menyarankan kepada:(1) Biro Agraria Pusat untuk mengatur secara jelas teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan dan

petugas pelaksananya yang menjalankan fungsi di front office dan back office.(2) Kepala Kantor Pelayanan Agraria Adipura agar pemisahan tugas dan tanggungjawab

yang jelas bagi pelaksana pada setiap tahapan kegiatan dalam kegiatan pelayanan di front

372

Studi Kasus

office dan back office.Komentar InstansiKepala Kepala Pelayanan Agraria Adipura setuju dengan permasalahan yang diungkapkan dan akan mengambil langkah-langkah perbaikan. Tanggapan terinci terlampir.

373

Studi Kasus

CONTOH KASUS 9PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT

Setelah pengujian terinci selesai dikerjakan oleh tim audit dan diperoleh beberapa temuan audit, selanjutnya tim audit membuat laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit meliputi kegiatan penyusunan dan pendistribusian laporan audit. Semua hasil pelaksanaan audit termasuk temuan dan komentar dari auditee dimasukkan dalam laporan audit. Langkah-langkah dalam penyusunan laporan hasil audit meliputi:(1) Penyusunan konsep laporan berikut

rekomendasi audit(2) Memasukkan komentar auditee atas

temuan-temuan audit.(3) Penyusunan laporan akhir(4) Distribusi laporan

Berikut ini adalah contoh format laporan hasil audit, perlu di catat bahwa format dan isi laporan hasil audit akan bervariasi tergantung kepada kebijakan lembaga pemeriksa.

Laporan Hasil Pemeriksaan atas Pengelolaan Pelayanan Kantor

Pelayanan Agraria Adipura Tahun Anggaran 2005 dan 2006.

RingkasanPemeriksaan kinerja pengelolaan

374

Studi Kasus

pelayanan Kantor Agraria bertujuan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Sasaran pemeriksaan adalah mekanisme pelayanan dan sumber daya yang mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat; proses pelayanan yang sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan, penanganan resiko operasional dan pengaduan dan evaluasi kinerja pelayanan dan akuntabilitas pada KPA Adipura untuk periode Tahun 2005 dan 2006 dengan uji petik pada pelayanan pengukuran tanah.Hasil pemeriksaan sesuai kerangka tersebut menunjukkan pengeloaan pelayanan pertanahan belum efektif. Hal ini terbukti dengan adanya kondisi mencakup (i) belum optimalnya mekanisme pelayanan pertanahan dan kurang memadainya dukungan sumber daya; (ii) standar pelayanan belum ada standar baku, kurang implementatif dan akomodatif; (iii) evaluasi dan akuntabilitas kinerja pelayanan pertanahan belum dilaksanakan.

Tujuan dan Lingkup AuditTujuan audit adalah untuk: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Untuk tujuan ini, audit akan

375

Studi Kasus

menilai:(4) Apakah struktur organisasi dan

pengelolaan keuangan telah mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat;

(5) Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan;

(6) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

Lingkup Audit(12) Tahun Anggaran yang diperiksa

adalah 2005 dan 2006;(13) Lingkup kegiatan yang diperiksa

meliputi proses pelayanan dan akuntabilitas;

(14) Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit berdasarkan pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup 2 (dua) area kunci, yaitu area pelayanan pengukuran dan area pelayanan Peningkatan Hak Guna Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko;

(15) Lokasi audit pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura;

(16) Audit pada Biro Agraria Pusat dan Kantor Wilayah Agraria sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi;

376

Studi Kasus

(17) Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).

Waktu AuditPemeriksaan dilaksanakan selama 40 hari mulai ..... s.d. ……..

Kriteria AuditAudit kinerja atas efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura didasarkan pada kerangka Model Pengelolaan Pelayanan Yang Baik (Model of Good Management) yang mengarahkan pada kriteria-kriteria utama sebagai berikut:a. Apakah KPA Adipura mempunyai

struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?

b. Apakah KPA telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan?

c. Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPA telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik?

MetodologiPemeriksaan atas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura dilakukan dengan langkah-langkah

377

Studi Kasus

sebagai berikut:a. Metodologi audit terdiri dari:

pemeriksaan dan reviu dokumen, ekstrak data dari sistem komputer (LOC), analisis hasil, analisis prosedur, analisis kuantitatif, uji petik atas berkas permohonan, pengamatan, wawancara kepada pejabat dan petugas serta menyebarkan kuisioner.

b. Pemeriksaan terbatas juga dilakukan di Kantor Wilayah Biro Agraria Adipura dan Biro Agraria Pusat sebagai instansi vertikal Kantor Pelayanan Agraria.

Temuan dan RekomendasiSalah satu temuan yang ada adalah mengenai mekanisme pelayanan front office dan back office belum didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas. Koordinator di Kantor Pelayanan Agraria Adipura tidak hanya sekedar penghubung front office dengan back office, namun juga melibatkan koordinator sebagai petugas baik di front office maupun di back office. Pelaksanaan di lapangan, koordinator bertanggungjawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diperiksa oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon. Saat menerima berkas dan

378

Studi Kasus

menyerahkan produk koordinator berfungsi sebagai front office, saat menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian suatu proses jenis pelayanan, Koordinator menjalankan fungsinya sebagai back office. Hal tersebut mengakibatkan besarnya peran koordinator dalam proses suatu jenis kegiatan pelayanan mengakibatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan tersebut tergantung pada seseorang dan bukan pada sistem yang sudah berjalan. Hal ini berakibat pula membuka peluang penyalahgunaan kewenangan. Hal tersebut terjadi karena belum adanya ketentuan Biro Agraria Pusat yang mengatur teknis pelaksanaan pelayanan yang membagi dan memisahkan tugas front office dan back office. Penerapan hal tersebut tergantung Kantor Pelayanan Agraria masing-masing, sedangkan KPA Adipura belum ada upaya maksimal untuk dapat menerapkan praktek yang baik dalam memberikan pelayanan, yaitu dengan membagi dan memisahkan tugas dengan jelas antara front dan back office.Berkaitan dengan permasalahan di atas, maka Lembaga Audit Pemerintah menyarankan agar diambil langkah-langkah perbaikan seperti:(3) Biro Agraria Pusat untuk mengatur

secara jelas teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan dan petugas

379

Studi Kasus

pelaksananya yang menjalankan fungsi di front office dan back office.

(4) Kepala Kantor Pelayanan Agraria Adipura agar pemisahan tugas dan tanggungjawab yang jelas bagi pelaksana pada setiap tahapan kegiatan dalam kegiatan pelayanan di front office dan back office.

380

kasus

Documents