formulir aim ukpa siklus 16 -...

Formulir

AIM UKPA SIKLUS 16

LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS

UniversitasBrawijaya

Malang

2017

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F07/88/HK.01.02.e/020

17 November 2017

AIM UKPA SIKLUS 16

0

Halaman i dari 1

AIM UKPA SIKLUS 16

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Fachrezy

Pangestu Widi

Koordinator

Asisten

17 November 2017

2. Pemeriksaan Debrina Puspita

Andriani, ST.,

M.Eng.

Kepala

Laboratorium

17 November 2017

3. Persetujuan Ishardita

Pambudi Tama

ST., MT., Ph.D.

Ketua

Jurusan

Teknik

Industri

20 November 2017

4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri

Juwono, MT.

Dekan

Fakultas

Teknik

20 November 2017

5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono,

MTP.

Wakil Dekan

I Fakultas

Teknik

20 November 2017

Hal. 1

Nama Laboratorium :

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

Fakultas : Teknik

Tanggal Pengisian : 16-Nop-17

Ketua/Kepala Lab. :

Debrina Puspita Andriani, ST.,M.Eng.

Mandat Laboratorium :

Praktikum / Penelitian / Pengabdian kepada Masyarakat / Layanan (dicoret yang tidak perlu)

Ketua Auditor : Dwi Fadila Kurniawan, ST.,MT.

Anggota Auditor :

Agus Dwi Wicaksono, Dr. Ir. Lic. Rer. Reg

No Kode Baru Nama MP/SOP Konversi

Timeline Flowchart Pengesahan

1 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/001

Standard Operating Procedure Perencanaan Strategis Laboratorium

2 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/002

Standard Operating Procedure Pengendalian Dokumen

3 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/003

Standard Operating Procedure Audit Internal

4 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/004

Standard Operating Procedure Praktikum Statistik Industri

5 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/005

Standard Operating Procedure Praktikum Terintegrasi II

Hal. 2



6 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/006

Standard Operating Procedure Monitoring dan Evaluasi Hasil

7 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/007

Standard Operating Procedure Pengelolaan Sarana dan Prasarana

8 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/008

Standard Operating Procedure Rekruitmen Asisten Baru

9 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/009

Standard Operating Procedure Pemilihan Koordinator Asisten

10 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/010

Standard Operating Procedure Training Internal

11 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/011

Standard Operating Procedure Training Eksternal

12 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/012

Standard Operating Procedure Pengolahan Mading

13 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/013

Standard Operating Procedure Saran dan Tindak Lanjut Pengguna Layanan

14 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/014

Standard Operating Procedure Evaluasi Program Kerja

15 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/015

Standard Operating Procedure Pengajuan Dana dan Pengadaan Alat

16 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/016

Standard Operating Procedure Konsultasi Pengolahan Data

17 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/017

Standard Operating Procedure Konsultasi Tinjauan Manajemen

18 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/018

Standard Operating Procedure Konsultasi Kuliah Tamu

Hal. 3



19 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/019

Standard Operating Procedure Konsultasi Quest

20 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/020

Standard Operating Procedure Konsultasi Statistic Day

21 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/021

Standard Operating Procedure Konsultasi Field Study

22 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/022

Standard Operating Procedure Konsultasi Penelitian

23 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/023

Standard Operating Procedure Konsultasi Publikasi Jurnal

24 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/024

Standard Operating Procedure Konsultasi Publikasi Buku Referensi

25 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/025

Standard Operating Procedure Konsultasi Konferensi Ilmiah

26 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/026

Standard Operating Procedure Publikasi Poster

27 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/027

Standard Operating Procedure Pengabdian Masyarakat

28 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/028

Standard Operating Procedure Workshop

29 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/029

Standard Operating Procedure Pelayanan Project

30 UN10/06/07/01/HK.01.02.a/030

Standard Operating Procedure Kompetisi dan Delegasi

Hal. 4

Evaluasi Tinjauan Manajemen AIM UKPA Laboratorium Siklus 16 Tahun 2017

Nama Laboratorium : Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

Fakultas :

Teknik

Tanggal Pengisian :

16 Novemberi 2017

Ketua/Kepala Lab. :

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng

Mandat Laboratorium :

Praktikum / Penelitian / Pengabdian kepada Masyarakat / Layanan (dicoret yang tidak perlu)

Ketua Auditor :

Dwi Fadila Kurniawan, ST.,MT.

Anggota Auditor :

Agus Dwi Wicaksono, Dr. Ir. Lic. Rer. Reg

No. Butir Evaluasi Ada / Tidak Keterangan (bukti dan alasan jika belum

menjalankannya)

A Keberadaan Laporan Tinjauan Manajemen

Ada Tinjauan manajemen telah dibuat sesuai dengan evaluasi kinerja laboratorium tahun 2017 dan dapat diakses di www.lab-srk.ub.ac.id

http://www.lab-srk.ub.ac.id/

http://www.lab-srk.ub.ac.id/

Hal. 5

B Tinjauan Manajemen telah membahas lima (5) Bab yang dipersyaratkan, yaitu:

Ada Bab di Tinjauan Manajemen sudah membahas lima bab yang menjadi persyaratan sesuai ISO 9001:2008

I Pendahuluan Ada Pendahuluan pada Tinjauan Manajemen membahas mengenai profil singkat organisasi, motto dan maklumat laboratorium yang tertera pada Bab I

II Lingkup bahasan Ada

Pada Bab II yaitu lingkup bahasan sudah tertera mengenai hasil audit baik internal maupun eksternal dan solusi tindakan perbaikan terkait dengan temuannya , terdapat umpan balik pelanggan yaitu dengan adanya kuesioner kepuasan pelanggan di website, kotak saran dan kuesioner pada akhir kegiatan, kinerja proses bisnis yang meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja laboratorium, tindakan pencegahan dan koreksi, tindak lanjut tinjauan manajemen, perubahan yang mempengaruhi SMM, saran dan masuk unit perbaikan SMM unit kerja

III Pelaksanaan Ada Mencakup pelaksanaan tinjauan manajemen yang dibuat oleh divisi Quality Assurance berdasarkan pada rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja

IV Hasil, yang terdiri dari Ada Pada Bab IV yaitu hasil evaluasi manajemen Laboratorium SRK disajikann berdasarkan urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen pada bab II

1 Hasil Audit Internal Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas pada bab IV yaitu pada hasil audit internal. Selain itu juga diberikan solusi tindakan perbaikan terkait dengan temuan audit internal.

Hal. 6

2 Hasil Audit Eksternal Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas pada bab IV yaitu pada hasil audit eksternall. Selain itu juga diberikan solusi tindakan perbaikan terkait dengan temuan audit eksternal.

3 Umpan Balik Pelanggan Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen mengenai umpan balik pelanggan yaitu dengan adanya kuisioner kepuasan pelangan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang berada di depan ruangan laboratorium.

4 Kinerja dan Hasil Proses Ada Terdapat pada Tinjauan Manajemen, dimana kinerja dan evaluasi proses dilakukan pada rapat persiapan program kerja

5 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen, dimana tindakan koreksi dan pencegahan diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja yakni dengan membahas hambatan, akar penyebabnya dan solusi tindakan perbaikannya.

6 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen, dimana terdapat rekomendasi tinjauan manajemen yang sebelumnya, tindak lanjut yang sudah dilakukan, kendala yang dihadapi serta rencana selanjutnya.

7 Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Ada

Perubahan internal yaitu adanya pergantian Kepala Laboratorium yang mempengaruhi program kerja laboratorium. Sedangkan perubahan dari lingkungan eksternal yaitu perubahan kurikulum yang mengakibatkan perubahan pada sistem dan konsep praktikum yaitu praktikum yang diampu ada 2 meliputi Praktikum Statistik Industri dan Praktikum Terintegrasi 2.

Hal. 7

8 Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Ada

Terdapat pada Tinjauan Manajemen sub bab Saran dan Masukan untuk perbaikan SMM, yaitu dengan meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium dan adanya perbaikan koordinasi antar asisten, kepala laboratorium dan pihak eksternal yang bersangkutan.

V Penutup Ada Terdapat pada tinjauan manajemen yang menjelaskan kesimpulan dari hasil tinjauan manajemen yang dilakukan

C

Penyampaian hasil Tinjauan Manajamen kepada stakeholder internal yang relevan

Ada

Hasil Tinjauan Manajemen dapat diakses melaui website lab-srk.ub.ac.id

Hal. 8

Verifikasi Temuan Sebelumnya

AIM UKPA Laboratorium Siklus 16 Tahun 2017

Kategori Temuan, Status

Temuan, Nama

Auditor, Tanggal

Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan

Saran

Rencana Tindakan Perbaikan atas

Temuan

Akar Penyebab Terjadinya

Temuan

Rencana Tindakan untuk

Menghilangkan Akar Penyebab

Temuan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

Observasi / New / DFK,AGD / 02 Des 2016

(IS-L-562) Tinjauan Manajemen [562]

(EYM) Dilakukan perbaikan mengenai tinjauan manajemen yang disesuaikan dengan template laporan tinjauan manajemen sesuai ISO 9001:2008

Belum sesuainya bab pada tinjauan manajemen sesuai dengan yang dipersyaratkan

Memperbaiki laporan tinjauan manajemen berdasarkan pada tinjauan manajemen ISO 9001:2008

1 bulan

Tinjauan manajemen sudah sesuai dengan laporan tinjauan manajemen berdasarkan ISO 9001: 2008

Open

KTS / New / SDT, SFD / 09 Nov 2015

(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41f]

Manual Procedure (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol bersama oleh seluruh anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi kebutuhan

Sudah terdapat proses bisnis Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kalitas yang dapat diakses di website lab-srk.ub.ac.id

Sebenarnya sudah terdapat kegiatan proses bisnis dalam setiap program kerja laboratorium namun belum didokumentasikan.

Sudah dibuat diagram proses bisnis laboratorium sesuai dengan program kerja organisasi laboratorium

1 bulan Auditor harus mengisi verifikasi (EYM) (DFK / 02 Des 2016)

Open

Hal. 9

KTS / Old / PPU, WFA / 12 Nov 2014

(IS-L-41g) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41g]

Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi dan maintenance laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Jurusan belum menindaklanjuti terkait dengan permohonan open recruitment tenaga laboran

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium

3 bulan Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Sudah mengajukan permohonan surat ke Ketua Jurusan Teknik Industri untuk mendapatkan tambahan tenaga laboran. Dari Jurusan juga sudah mengajukan surat ke Fakultas. Tetapi, sampai saat ini masih belum ada realisasi. Auditor harus mengisi verifikasi (EYM) (SDT/ 09 Nov 2015)

Open


(IS-L-622) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622]

Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM, job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM terlampir dan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan kepada Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

Jurusan belum menindaklanjuti terkait dengan permohonan open recruitment tenaga laboran

Kepala Laboratorium mengajukan surat permohonan kepada Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

3 bulan Tindakan perbaikan sudah dilakukan. Tetapi, masih perlu penyusunan gap analysis untuk tenaga laboran (EYM) (SDT/ 09 Nov 2015)

Closed

Hal. 10



Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan yang cukup, dengan penambahan perangkat komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa. Daftar dan kecukupan aset beserta metode pemeliharaan dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium mengajukan secara bertahap sarana komputer disesuaikan dengan jumlah peserta praktikum tiap semester.

Jumlah praktikan pada tahun 2014 bertambah dibandingkan dengan jumlah praktikan pada tahun sebelumnya sehingga jumlah komputer yang ada kurang cukup dalam melayani praktikan.

Pengajuan komputer secara bertahap disesuaikan dengan jumlah peserta praktikan setiap semester. Saat ini laboratorium sudah memiliki 10 unit komputer.

7 hari Sudah diajukan permohoan penambahan komputer sebanyak 4 set komputer, dan sudah direalisasi. Auditor harus mengisi verifikasi (EYM) (SDT / 09 Nov 2015)

Closed



Belum diibuat aturan pengelolaan dan MP untuk pelanggan eksternal. Selama ini sudah melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik industri.

Mengajukan Surat Keputusan dari Jurusan terkait tarif pelayanan serta MP untuk pelanggan eksternal.

Sebenarnya sudah terdapat kegiatan konsultasi terkait pengolahan data namun sistemnya hanya sekedar membantu pelanggan eksternal tanpa dipungut biaya.

Sudah dibuat Surat Keputusan Tarif untuk pelanggan eksternal sehingga pelanggan eksternal yang ingin melakukan konsultasi pengolahan data di laboratorium harus mengikuti prosedur yang telah dibuat.

7 hari Sudah dibuat surat permohonan ke Ketua Jurusan Teknik Industri, terkait dengan tekuan tersebut. Auditor harus mengisi verifikasi (EYM) (SDT/09 Nov 2015)

Closed


(WS-L-13) 1. Keberadaan Website Unit Kerja [13]

Website masih dalam proses editing menuju website bilingual

Memperbaiki tampilan bilingual website serta menu pada setiap tampilan.

Kurangnya sumber daya yang bertugas untuk membuat dokumen yang dipublikasikan dalam bentuk bilingual.

Semua asisten bertugas untuk menerjemahkan dokumen laboratorium ke dalam bahasa Inggris sesuai dengan pembagian jobdesc masing-masing.

1 bulan Website sudah bilingual. (EYM) (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

Hal. 11


(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]

Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen

Seluruh dokumentasi kegiatan tinjauan serta evaluasi manajamen laboratorium telah direkap dan di upload pada website laboratorium.

Sebenarnya sudah terdapat evaluasi program kerja laboratorium namun hanya dalam bentuk notulensi rapat evaluasi yang belum dirangkum dalam tinjauan manajemen.

Masing-masing penanggung jawab program kerja diwajibkan untuk membuat laporan pertangggung jawaban (LPJ) yang berisi capaian, kendala, dan saran perbaikan berdasarkan hasil rapat evaluasi program kerja. LPJ tersebut menjadi input dalam pembuatan tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen diperbarui setiap tahunnya.

2 bulan "Tinjauan manajemen" sudah dibuat, dokumentasi lengkap, tetapi formatnya harus mengikuti standar penyusunan Tinjauan manajemen yang ada. (EYM) (SDT/ 09 Nov 2015)

Closed


(WS-L-52) 5. Kontak [52]

Belum ada informasi tentang komplain

Setiap input complain di tabulasi dan ditampilkan pada menu informasi tentang komplain.

Sebenarnya sudah terdapat kuisioner dana sarana kotak saran sebagai wadah untuk menampung complai pelanggan, namun belum dilakukan analisis lebih lanjut.

Dilakukan evaluasi secara periodik mengenai kritik dan saran dari pelanggan oleh laboratorium dan dilakukan perbaikan.

2 bulan Sudah ada menu complain (EYM) (SDT/ 09 Nov 2015)

Closed

formulir aim ukpa siklus 16 -...

Documents