i

-

Audit Internal Mutu (AIM)

Unit Kerja Pelaksana Akademik(UKPA)

StandarOperasionalProsedur

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI2015

ii

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURAUDIT INTERNAL MUTU (AIM)

UNIT KERJA PELAKSANA AKADEMIK (UKPA)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI

Kode Dokumen : 06.00 06 01 003

Revisi : -

Tanggal : 02 Februari 2016

Diajukan oleh : Wakil Rektor I

Yamin, S.Pd., M.Sc.

Dikendalikan oleh : Kepala Lembaga Penjaminan Mutu

Ahmad Muhlis Nuryadi, S.Pi., M.Si

Disetujui Oleh : Rektor

Muhammad Nur, S.P., M.Si

iii

Daftar Isi

Tujuan ........................................................................................................................................ 1

Ruang Lingkup ........................................................................................................................ 1

Definisi ...................................................................................................................................... 1

Rujukan ..................................................................................................................................... 3

Garis Besar Prosedur ........................................................................................................... 3

Tim Penyusun ......................................................................................................................... 4

Bagan Alir ................................................................................................................................. 5

Lampiran .................................................................................................................................. 81. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA ............................................................ 82. Jadwal Sosialisasi .................................................................................................................. 93. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal .......................................................... 104. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA ......................................................................... 135. Surat Undangan Refreshing Auditor Internal ............................................................ 146. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA ........................................................ 157. Surat Tugas Tim AIM UKPA ............................................................................................... 178. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA .......................................................... 199. Checklist AIM UKPA ............................................................................................................. 2010. Borang Laporan Audit Internal dan Tindakan Koreksi .......................................... 2111. Borang Penilaian ................................................................................................................... 2212. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditor ......................................... 2313. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditee ...................................................... 2414. Borang Klarifikasi ................................................................................................................. 2515. Umpan Balik Auditor ........................................................................................................... 2616. Umpan Balik Auditee ........................................................................................................... 2717. Checklist Penyerahan Laporan ........................................................................................ 2818. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA .................................................................... 2919. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA .............................................................. 3020. Surat Permintaan Tindakan Koreksi ............................................................................. 3121. Borang Laporan Perbaikan Atas PTK ............................................................................ 32

1

TujuanMemastikan bahwa Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) UniversitasMuhammadiyah Kendari (UMK) telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM).Ruang LingkupManual Prosedur (MP) AIM UKPA ini berlaku untuk pelaksanaan AIM Tahap I danAIM Tahap II di UMK. Pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Rektor, WakilRektor I, Pimpinan fakultas dan pimpinan program studi dan auditee, LPM (Ketua,Sekretaris dan Anggota AIM), UJM, dan auditor internal.Audit Internal Mutu Tahap I (AIM) UKPA adalah evaluasi kecukupan organisasipenjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem mutu.Audit Internal Mutu Tahap II (AIM) UKPA adalah evaluasi terhadap implementasiSMM yang telah ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasanpengguna jasa layanan (audit kinerja).Definisi1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (Top

Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance)organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmenuntuk memenuhi persyaratan-persyaratan (requirements) dan secaraberkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu nya.2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkatkeberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutuditetapkan sesuai dengan persyaratan pengguna jasa layanan dan kebijakanorganisasi.3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untukmendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukansejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi.4. Audit Internal Mutu (AIM) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internaluniversitas yang dikoordinir oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).5. Audit Sistem adalah audit terhadap Unit Jaminan Mutu/Pimpinan Unit Kerja danprosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar mutu.6. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikankepatuhan/ketaatan penjaminan mutu fakultas/program studi atau UKPA terhadapstandar mutu yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat auditee (visitasi).7. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang relevandengan kriteria audit dan dapat diverifikasi (dilakukan kebenarannya).8. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yangdigunakan sebagai rujukan.9. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengankriteria audit.10. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem, suatusistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, penerapan

2

suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistemtelah mengarah pada ketidakpuasan pengguna layanan, tindakan perbaikan yangtidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.11. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkantujuan audit dan semua temuan audit.12. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit.13. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk melakukanaudit.14. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk melaksanakanaudit.15. Rencana Audit adalah penjelasan aktifitas dan pengaturan audit di lapangan.16. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit.17. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk olehrektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal(SPMI) di tingkat Universitas.18. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) meliputi fakultas, program studi yangmenyelenggarakan kegiatan caturdharma PT.19. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor atasusul Dekan dan diberi tugas mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu tingkatFakultas.20. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya21. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas danRektor dibantu LPM, Senat Fakultas dan Dekan dibantu UJM sebagai bagian daridokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan,Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan.Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis,Program Kerja Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untukprogram studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja KetuaProgram Studi, dan Pedoman Pendidikan.22. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakansebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untukuniversitas/fakultas/PS meliputi Manual Mutu, manual prosedur, instruksi kerja,dokumen pendukung dan borang.23. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemenmutu.24. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yangmencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harusdipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter(elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur danmenetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.

3

Rujukan1. Pedoman Perguruan Tinggi Muhammadiyah.2. Peraturan Pemerintah RI No. 13 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.3. Pertaturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan PendidikanTinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.4. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 02/PED/I.0/B/2012 tentangPerguruan Tinggi Muhammadiyah.Garis Besar ProsedurProsedur pelaksanaan AIM untuk UKPA dilakukan langkah-langkah berikut:1. LPM menyiapkan ruang lingkup AIM UKPA, kemudian menyampaikannya kepadaRektor melalui Wakil Rektor I.2. Rektor melalui Wakil Rektor I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIMUKPA.3. LPM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM, menentukan Tim AIM yangselanjutnya disahkan oleh Rektor.4. LPM melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditee,sekaligus meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee.5. LPM menyelenggarakan koordinasi AIM UKPA untuk tim auditor internal.6. LPM menyusun konsep jadwal AIM, distribusi auditor internal, jadwal dan tempatpelaksanaan AIM yang selanjutnya disahkan oleh Rektor.7. LPM menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk mempersiapkan dirimenghadapi AIM sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan danmenginstruksikan untuk mempersiapkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM danmengirimnya ke LPM.8. LPM menyampaikan checklist AIM kepada auditee dan auditor internal9. Auditor internal melakukan AIM sesuai ruang lingkup SMM pada masing-masingunit kerja melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, dan pemeriksaan dokumen.10. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AIM dengan auditee untukmendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya (softcopy dan

hardcopy) kepada LPM.11. Auditor internal dan auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepadaLPM.12. LPM menyusun laporan hasil AIM kemudian menyampaikan kepada Rektor disertaidengan konsep Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).13. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepadaPimpinan UKPA.14. Pimpinan UKPA melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor danmelaporkannya kepada Rektor melalui LPM.

4

Tim PenyusunMurniati, S.Sos, M.SiPatta Hindi Asis, S.Sos, M.AJunaidin, S.Pd., M.PdMualif Arsyad, S.KM

5

Bagan Alir

Mulai

LPM Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen AIM(1 minggu)WR I Surat PengesahanRuang Lingkup AIMUKPAMengesahkan ruang lingkup AIM (1 minggu)

Rektor Mengesahkan surat tugas tim AIM(2 hari) Surat tugas tim AIMJadwal Sosialisasi dansurat tugas tim AIMMenyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM,serta menentukan Tim AIM (2 hari)LPM

LPM Melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaanAIM, dengan auditee dan auditor internal (1 minggu) Surat UndanganSosialisasiLPM Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan auditkepada auditee (2 hari) Surat PermintaanKesediaan dan WaktuPelaksanaan AIMLPM Menyusun jadwal dan distribusi auditor internal timAIM (2 hari)

ALPM Memberitahukan kepada auditee untukmempersiapkan diri dan mengirimkan dokumensesuai ruang lingkup AIM kepada LPM (3 hari) Surat Pemberitahuandan PermintaanDokumen AIM

6

A

AuditorInternal Mendiskusikan temuan AIM dan penilaian denganauditee, kemudian menyerahkan hasilnya kepada LPM

AuditorInternal Melakukan audit sesuai jadwal dan tempat yangdisepakati (1 hari) - Checklist AIM- Borang Laporan AIM- Borang Penilaian- Instruksi KerjaAuditor- Instruksi KerjaAuditee

LPM Menyampaikan checklist AIM kepada auditee danauditor internal (2 hari) Checklist AIM

AuditorInternal danAuditee - Borang UmpanBalik Auditor- Borang UmpanBalik Auditee- ChecklistPenyerahan BerkasAIMMengisi umpan balik danmengirim-kannya kepada LPM (2 hari)

LPM Format LaporanMenyusun laporan pelaksanaan dan hasil AIM, sertamenyampaikannya kepada Rektor dengan konseppermintaan tindakan koreksi (2 hari)

BLPM Surat UndanganKlarifikasi hasil AIMMengundang UKPA dengan tingkat kepatuhan rendahuntuk mengidentifikasi hambatan dan solusi bagiperbaikan kinerja (3 hari)

7

BRektor Surat PTKMenerbitkan surat permintaan tindakan koreksi (PTK)kepada Pimpinan UKPA (auditee) (1 minggu)

PimpinanUKPA Borang LaporanPerbaikan atas PTKMelakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektordan melaporkannya melalui LPM (1 minggu)Selesai

8

Lampiran 1. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM UKPA

Kendari, ...................No. : ....................................Lamp. : 1 (satu) berkasPerihal : AIM UKPA Siklus .....Kepada Yth.: Pimpinan UKPAdi lingkungan Universitas MuhammadiyahKendari

Dalam rangka evaluasi implementasi kinerja akademik pada Unit KerjaPelaksana Akademik (UKPA), maka telah ditetapkan ruang lingkup AuditInternal Mutu (AIM) UKPA Siklus ..... tahun ........, yaitu:1. .....................2. ............................3. ..................................... dstUntuk itu, diharapkan masing-masing UKPA memperhatikan checklist AIMterlampir, sebagai pedoman untuk mempersiapkan diri.Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.A.n. RektorWakil Rektor I,.....................................NIDN..............................Tembusan:1. Yth. Rektor2. Yth. Wakil-Wakil Rektor II dan III3. Yth. Ketua LPM4. Yth. Ka. Biro Akademik5. Arsip

9

Lampiran 2. Jadwal Sosialisasi

Jadwal Sosialisasi AIM UKPA Siklus ...... Tahun .............Hari/Tanggal Pukul /Tempat Peserta PenanggungJawab KegiatanSosialisasi

10

Lampiran 3. Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal

Nomor: ....................................Lampiran : 1 (satu) lembarPerihal : Kesediaan menjadi Auditor untuk AIMUKPA Siklus ...... Tahun ..............Kepada Yth. ........................................................................................(Auditor Internal)di Universitas MuhammadiyahKendari

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).Universitas Muhammadiyah Kendari melalui Audit internal Mutu (AIM)Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ....... Tahun ............., makadiperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan AIM UKPA dengan ruanglingkup yang telah ditetapkan. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudarauntuk menjadi Auditor Internal dengan mengisi Borang Kesediaanterlampir.Waktu pelaksanaan AIM UKPA adalah tanggal .................................;Borang Kesediaan harap dikirim kembali ke Sekretariat LPM-UMK ataumelalui (e-mail: ljm@umkendari.ac.id, Fax. 0401-3190710), paling lambathari ............, tanggal .......................................Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih.Kendari, .......................Ketua LPM,.............................................NIDN. ....................................

Tembusan:1. Rektor sebagai laporan2. Arsip

12

Lampiran Surat No. ...................................SURAT KESEDIAAN

Kepada Yth. KetuaLembaga Penjaminan MutuUniversitas MuhammadiyahKendariSehubungan dengan surat Ketua LPM Nomor .............................. mengenai PermintaanKesediaan Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)Siklus ...... Tahun .......... di Universitas Muhammadiyah Kendari, dengan ini sayasampaikan:Nama : ....................................................................Unit Kerja : ....................................................................Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internaluntuk AIM UKPA Siklus ..... Tahun ............. sesuai alokasi waktu yang disediakanLPM, serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Catur Dharma PT.Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalanganmelaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggusebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan.Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih.

Kendari, ......................Auditor,(.....................................)Tanda tangan & nama terang*) coret yang tidak perlu

13

Lampiran 4. Surat Undangan Sosialisasi AIM UKPA

Kendari, .......................No. : ....................................Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Penjelasan AIM UKPA Tahap .. Siklus ......Kepada Yth. Kepala UKPAdi lingkungan Universitas Muhammadiyah Kendari

Dalam rangka mempersiapkan Audit Internal Mutu (AIM) Unit KerjaPelaksana Akademik (UKPA) Siklus ..... Tahun ..........., maka bersama inidimohon kesediaan para kepala UKPA untuk hadir dalam sesi acarapenjelasan AIM UKPA Siklus ...... Adapun tempat dan jadwal terlampir.Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.Kendari, ....................................Wakil Rektor I,..................................................NIDN. .........................................

Tembusan:1. Yth. Dekan terkait2. Yth. Ketua Jurusan terkait3. Yth. Tim LPM4. Arsip

14

Lampiran 5. Surat Undangan Koordinasi Auditor Internal

Nomor : ....................................Lampiran : -Perihal : Koordinasi Auditor InternalKepada Yth. ______________________________________________________________Universitas Muhammadiyah Kendari

Dalam rangka menyamakan persepsi di antara Auditor Internal untukmenghadapi Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik(UKPA) Tahap .... Siklus ..... Tahun ............, maka Saudara diharapkan hadirpada,Hari : ......................................Tanggal : ......................................Jam : ......................................Tempat : ......................................Acara : ......................................Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepatwaktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.Kendari, ....................................Ketua LPM,..................................................NIDN. ..........................................Tembusan :1. Yth. Rektor I2. Yth. Wakil Rektor3. Arsip

15

Lampiran 6. Surat Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPA

Kendari, ....................No. : .......................................Lampiran : Satu lembarPerihal : Permintaan Kesediaan Waktu AIM UKPAKepada Yth. Pimpinan Unit Kerja (Auditee)Universitas Muhammadiyah Kendari

Menindaklanjuti pertemuan sebelumnya tentang penjelasan Audit InternalMutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Siklus ..... Tahun .........,maka diharapkan Pimpinan UKPA menyediakan waktu untuk kegiatantersebut.Alokasi waktu yang ditetapkan LPM untuk pelaksanaan AIM UKPA Tahap ...Siklus ...... Tahun ............ yaitu ...................... s/d ........................ Untuk itu, Saudaradiminta menyampaikan kesediaan alokasi waktu untuk AIM UKPA Tahap ...Siklus ...... sesuai borang terlampir.Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.Kepala LPM,.................................................NIDN.........................................Tembusan:1. Ketua LPM2. Arsip

16

Lampiran Surat No. ......................................Kepada Yth. Kepala Lembaga Penjaminan MutuUniversitas Muhammadiyah Kendari

Sehubungan dengan surat Wakil Rektor I Nomor ........................ mengenaiKesediaan Waktu Audit, maka dengan ini disampaikan bahwa:Unit Kerja : ..........................................Bersedia mengalokasikan waktu audit :Hari : ..........................................Tanggal : ..........................................Atas kesempatan yang diberikan disampaikan terimakasih.Kendari, ..........................Pimpinan Unit Kerja,........................................NIP. .................................

17

Lampiran 7. Surat Tugas Tim AIM UKPA

SURAT TUGASNo. ....................................Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari (UMK) menugaskan kepada nama-namaberikut:Pengarah : RektorPenanggungjawab : Wakil Rektor IKetua Pelaksana : .............................................Sekretaris : .............................................Auditor Internal : 1. .............................................2. .............................................3. .............................................4. .............................................5. .............................................6. .............................................7. .............................................8. .............................................9. .............. dst .........................Sekretariat : 1. ............................................2. ............................................3. ............................................4. .............. dst .........................Sebagai Tim Audit Internal Mutu (AIM) bagi Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA)Tahap ... Siklus ..... Tahun ..............Demikian, surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuhrasa tanggung jawab serta auditor diharap menyampaikan laporan selama proseskegiatan dan pada akhir pelaksanaan tugas.

Kendari,Rektor..........................................NIDN. ...................................Tembusan:1. Yang bersangkutan2. Arsip

18

Lampiran Surat Tugas No. ................................Distribusi Auditor InternalAIM UKPA Tahap ... Siklus ...... Tahun ..............No. Unit Kerja Teraudit RencanaJadwal AIM Auditor Internal1 (Ketua) 2 (Anggota)1234567891011121314151617Kendari,Rektor..........................................NIDN. ...................................

19

Lampiran 8. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPA

Kendari, ...................No. : ...................................Lampiran : -Perihal : Pemberitahuan Pelaksanaan AIM UKPAKepada Yth. Pimpinan UKPAUniversitas Muhammadiyah Kendari Kendari

Menindaklanjuti Surat Tugas Rektor No.............................. serta suratkesediaan waktu Audit internal Mutu (AIM) Unit Kerja PelaksanaAkademik (UKPA) Siklus ...... Tahun ............, maka diharapkan PimpinanUKPA mempersiapkan diri dan mengirimkan dokumen sesuai ruanglingkup AIM. Dokumen dikirimkan ke LPM mulai dari tanggal surat iniditerbitkan s/d H-2 pelaksanaan audit, dalam bentuk soft copy atau enailmelalui LPM.Alokasi waktu yang disepakati seperti tercantum dalam lampiran SuratTugas tersebut di atas.Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.Kepala LPM,........................................NIDN. ................................Tembusan:1. Kepala LPM2. Arsip

20

Lampiran 9. Checklist AIM UKPA

Checklist Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Tahap ... Siklus .. Tahun .........Auditor : 1. Auditor Ketua : ................................2. Auditor Anggota: ................................Lingkup : 1. ..................................................2. ..................................................3. ...........dst..................................Auditee : ................................Hari : ................................Tanggal : ................................Waktu : ................................No. Kriteria dan Bobot Ada/Tidak Keterangan

Auditor 1, Auditor 2,............................................ ............................................

21

Lampiran 10. Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Tindakan Koreksi

Laporan Audit Internal Mutu, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR)

Audit: Auditor : Tanda tanganKetua Auditor :Tanggal : Auditee : Tanda tanganAuditee:

No.Temuan KategoriTemuan StatusTemuan Bidang yangdiaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran TindakanPerbaikan TargetWaktuSelesai Verifikasi StatusAkhir(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)1.2.3.4.5.6.7.8.(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed(5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian(9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed

22

Lampiran 11. Borang Penilaian

Penilaian AIM

Siklus ..... Tahun ............

Nama Unit : ......................................Nama Auditor Ketua : ......................................Nama Auditor Anggota : ......................................Tanggal Penilaian : ......................................No Kriteria & Bobot MaksimumNilai *) Nilai NilaiTerbobot Keterangan

Nilai Keseluruhan*) Nilai maksimum untuk tiap kriteria adalah 100.

Auditor 1, Auditor 2,.......................................... ..........................................

23

Lampiran 12. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM untuk Auditor

1. Mengikuti koordinasi AIM UKPA;2. Menerima Surat Tugas dan Distribusi Auditor dari Rektor;3. Memastikan unit Auditee dan teman auditor, luas/batasan ruang lingkup audit danperiode audit sesuai dengan Surat Tugas dan Distribusi Auditor;4. Merencanakan audit dan mendiskusikannya dengan teman satu Tim Audit;5. Melakukan tinjauan Dokumen dan Borang Kinerja unit kerja Auditee untuk persiapanpelaksanaan audit;6. Mendapatkan potensi temuan berdasarkan Dokumen sesuai dengan lingkup audit yangdituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan audit (check list);7. Melakukan visitasi ke unit kerja Auditee sesuai waktu yang telah ditentukan8. Membuka, beraktivitas dan menutup audit di tempat Auditee dengan kegiatan sebagaiberikut:a. Ketua Tim Audit memimpin acara setelah dipersilahkan oleh Auditee;b. Memperkenalkan tim audit kepada wakil manajemen Auditee (Pimpinan, dananggota);c. Melakukan Audit Sistem terhadap dokumen Manual mutu (Ruang lingkup SMM,Penetapan dan Persyaratan pengguna jasa layanan, Proses Pelaksanaan Akademik,Struktur Organisasi dan Tupoksi, Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria danMetode yang Berkaitan Sumber Daya, Tinjauan Manajemen), MP PengendalianDokumen dan Rekaman, MP tindakan korektif dan preventif, MP penangananproduk tidak sesuai, MP Audit internal dan Instruksi Kerja (IK) yang berkaitandengan proses jasa layanan dan audit Internald. Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar);e. Mengelompokkan temuan-temuan (Ketidaksesuaian/KTS atau Observasi);f. Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit;g. Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar;h. Menyampaikan temuan secara lisan kepada Auditee;i. Meminta persetujuan temuan kepada Auditee;j. Menyusun temuan audit dalam laporan audit rangkap 4 (empat);k. Menyerahkan laporan audit 1 (satu) eksemplar kepada Auditee;l. Memberi waktu Auditee mengisi borang klarifikasi (yang dibuat rangkap 4);m. Menyetujui rencana tindakan koreksi dan waktu penyelesaian yang ditetapkanAuditee;n. Memastikan borang klarifikasi yang telah diisi ditandatangani oleh Auditee dandiberi stempel;o. Mengingatkan kepada Auditee untuk mengisi borang feedback LPM;9. Masing-masing Tim Audit menyimpan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dansoftcopy) dan 1 (satu) eksemplar klarifikasi temuan.10. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective ActionRequirement – CAR)11. Memberi penilaian12. Menyerahkan hasil audit ke LPM dalam bentuk softcopy secara langsung atau melalui e-mail: ljm@umkendari.ac.id;13. Menyerahkan 1 (satu) eksemplar laporan audit (hardcopy dan softcopy) dan 1 (satu)eksemplar klarifikasi temuan kepada kepada Rektor melalui LPM (e-mail:ljm@umkendari.ac.id) selambat-lambatnya 2 X 24 jam kerja setelah audit selesai,mengisi berita acara penyerahan laporan audit.Dibuat danDikendalikan oleh : Kepala Lembaga Penjaminan MutuDisetujui oleh : Wakil Rektor ITtd........................................

24

Lampiran 13. Instruksi Kerja Pelaksanaan AIM UKPA untuk Auditee

a. Mengikuti sosialisasi kebijakan dan pelaksanaan AIM UKPA, termasuk penjelasan ruanglingkup audit, distribusi auditor dan jadwal audit;b. Menyiapkan dan menginformasikan pada semua dosen dan staf akan adanya auditmaupun visitasi di unit kerja masing-masing;c. Menerima daftar Auditor Internal, seberapa luas/batasan ruang lingkup audit dan jadwalaudit;d. Menyiapkan dokumen Manual mutu (visi misi, Ruang lingkup SMM, Penetapan danPersyaratan Pelanggan, Proses Pelaksanaan Akademik, Struktur Organisasi dan Tupoksi,Kebijakan mutu, Sasaran Mutu, Kriteria dan Metode yang Berkaitan Sumber Daya,Tinjauan Manajemen), MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman, MP tindakan korektifdan preventif, MP penanganan produk tidak sesuai, MP Audit internal dan Instruksi Kerja(IK) yang berkaitan dengan proses jasa layanan.e. Menyerahkan informasi ke LPM tentang kesediaan waktu audit dengan mengunggahborang di www.umkendari/lpm.ac.id atau mengirim melalui email ljm@umkendari.ac.id.f. Menerima rencana audit dari Tim Auditor dan mendiskusikannya;g. Menerima tim auditor pada waktu pelaksanaan audit yang telah ditetapkan sebelumnya;h. Selama auditor melakukan audit dan visitasi:(1) Memperkenalkan tim auditee yang hadir dan mempersilahkan tim auditor untukmemulai audit;(2) Menyetujui agenda visitasi yang ditetapkan auditor dengan kisaran waktu audit 4-6jam;(3) Menyamakan persepsi tentang “tujuan dan lingkup audit”;(4) Mengikuti proses audit dan menunjukkan bukti yang diminta auditor;(5) Mendengarkan temuan audit dan mengklarifikasikan temuan dengan auditor;(6) Menerima 1 (satu) eksemplar laporan audit yang telah ditandatangani auditor;(7) Mengisi borang klarifikasi temuan dengan menetapkan dan mengisikan akarpenyebab ketidaksesuaian, tindakan koreksi atas temuan dan akar penyebab,jadwal/waktu dan penanggung jawab perbaikan, serta mengkonfirmasikan padaauditor; kemudian menandatanganinya dan membutuhkan stempel;(8) Borang isian klarifikasi temuan ini dibuat untuk masing-masing temuan dandiperbanyak rangkap 4 (empat). Satu untuk arsip auditee dan tiga diserahkanauditor, satu diantaranya untuk diserahkan rektor melalui auditor dan LPM.(9) Mengisi borang feedback yang dikirimkan LPM;(10)Mendapatkan penjelasan selanjutnya dari auditor;(11)Berterimasih atas kunjungan auditor dan mengakhiri audit;(12)Menyerahkan 2 (dua) eksemplar borang feedback ke LPM selambat-lambatnya 2 X24 jam kerja setelah audit selesai.Dibuat danDikendalikan oleh : Kepala Lembaga Penjaminan MutuDisetujui oleh : Wakil Rektor ITtd...........................................NIDN ...................................

25

Lampiran 14. Borang Klarifikasi

Klarifikasi dan Rencana Tindakan KoreksiKategori Temuan: Tanggal Temuan: No. Temuan: Auditor:1.2.Uraian temuan: Akar penyebab:

Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akarpenyebab :

Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi :Dipersiapkan oleh: _________________ Tanggal: ________________Tanda Tangan Auditee :

<Nama Auditee>Catatan :(Lembar ini dapat diperbanyak)

26

Lampiran 15. Umpan Balik Auditor

Lembar Umpan Balik AuditorKepada Yth. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)Universitas Muhammadiyah KendariSetelah pelaksanaan AIM UKPA Tahap .... Siklus ....... Tahun ......... pada hari .................tanggal ...... ......................, maka selaku Auditor Internal untuk unit kerja...................................................................... Saya menyampaikan hasil evaluasi kepuasan sebagaiberikut:Lembaga Jaminan MutuNo Kriteria Kepuasan Nilai1Sangatkurang 2kurang 3cukup 4baik 5Sangatbaik1 Ketepatan Proses AIM2 Manajemen waktu3 Pelayanan LPMNama Unit Kerja Auditee : ......................................................No Kriteria Kepuasan Nilai1Sangatkurang 2kurang 3cukup 4baik 5Sangatbaik1 Keterlibatan Top Manajemen2 Keterlibatan dalam Audit3 Manajemen waktu4 Kemampuan komunikasi5 Sopan santun6 Kemampuan menanggapi temuan untuk unitkerjaDemikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.Kendari, ...... ...................... ..........Auditor,

(.....................................)*Tanda tangan, nama terang dan NIDN dicantumkan pada borang hardprint, namun jika borangdikirimkan via e-mail, maka tanda tangan tidak perlu.

27

Lampiran 16. Umpan Balik Auditee

Lembar Umpan Balik Auditee

Kepada Yth. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)Universitas Muhammadiyah KendariSetelah pelaksanaan AIM UKPA Tahap.... Siklus...... Tahun .......... pada hari ...................... tanggal...................., maka selaku pimpinan unit kerja .............................................................. Saya menyampaikanhasil evaluasi kepuasan sebagai berikut:Nama Auditor 1: ......................................................No Kriteria Kepuasan Nilai1Sangatkurang 2kurang 3cukup 4baik 5Sangatbaik1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)2 Manajemen waktu3 Kemampuan komunikasi4 Sopan santun5 Manfaat temuan bagi unit kerjaNama Auditor 2 : ......................................................No Kriteria Kepuasan Nilai1Sangatkurang 2kurang 3cukup 4baik 5Sangatbaik1 Kompetensi (kemampuan mengaudit)2 Manajemen waktu3 Kemampuan komunikasi4 Sopan santun5 Manfaat temuan bagi unit kerjaDemikian informasi yang dilaporkan ini sesuai dengan yang sebenarnya.Kendari, ..................................Pimpinan Unit Kerja: ..................................

(.....................................)** Tanda tangan, nama terang, NIDN dan stempel dicantumkan pada borang hardprint, namunjika borang dikirimkan via e-mail, maka tanda tangan dan stempel tidak perlu.

28

Lampiran 17. Checklist Penyerahan LaporanAIM UKPA

No Auditor Internal Unit KerjaPelaksanaAkademik(UKPA)Laporan AIM Umpan Balik LembarKlarifikasiAuditee1(Ketua) 2 Checklist DaftarTemuan Auditor 1 Auditor 2 Auditee

1234567891011121314

29

Lampiran 18. Format Laporan Pelaksanaan AIM UKPA

JUDULLEMBAR PENGESAHANKATA PENGANTARDAFTAR ISIA. PENDAHULUAN1. Latar Belakang2. TujuanB. PELAKSANAAN1. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan2. Auditor dan Distribusinya3. Auditee4. Prosedur Pelaksanaan5. Evaluasi Pelaksanaan6. Feed back7. Analisis DataC. HASILD. PENUTUPE. LAMPIRAN1. Schedule Audit2. Kesediaan Auditor3. Distribusi Auditor4. Nomor Telepon Auditor5. Alokasi Waktu Audit6. Jadwal visitasi7. Checklist Berkas8. Temuan Audit9. Borang Audit

30

Lampiran 19. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AIM UKPA

Nomor : ..................Lampiran : -Perihal : Klarifikasi Hasil AIM UKPA Tahap ..... Siklus ....Kepada Yth. - Auditee- Auditor InternalUniversitas Muhammadiyah Kendari

Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal Mutu Tahap ....Siklus ......... Tahun ........., maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internaldan Auditee untuk hadir pada,Hari : ......................................Tanggal : ......................................Jam : ......................................Tempat : ......................................Acara : Klarifikasi Hasil AIM Tahap .... Siklus .....Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.Kendari, ................Ketua LPM,..................................................NIDN. ........................................

Tembusan:1. Yth. Wakil Rektor I2. Arsip

31

Lampiran 20. Surat Permintaan Tindakan Koreksi

No. : ...................... Kendari, .......................Lampiran : ...... (.........) lembarHal : Permintaan Tindakan KoreksiKepada Yth. Kepala ………………. (UKPA)di Universitas MuhammadiyahKendari

Berikut disampaikan hasil temuan Auditor Internal dalam Audit InternalMutu (AIM) Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Tahap .... Siklus ....Tahun .....Diharapkan Saudara memberikan tanggapan terhadap temuan. Sekaligusmeminta tanggapan terhadap temuan yang ada di unit kerja yang Saudarapimpin.Laporan Tindakan Perbaikan harap dikirim paling lambat hari ...........,tanggal .........................................., ke:Lembaga Penjaminan MutuGedung Kantor Pusat UMK Lantai 2Fax. 0401-3190710e-mail: ljm@umkendari.ac.idDemikian, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.Rektor,........................................NIDN. ..............................Tembusan:1. Wakil Rektor I2. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu3. Ketua Pelaksana AIM

32

Lampiran 21. Borang Laporan Perbaikan Atas PTK

Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi

Audit ke : Auditor : 1.2. Tanda tangan Ketua Auditor:Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee:No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan TanggalPerbaikan Dokumen(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) Nomor Urut (2) Ketidaksesuaian (KTS), Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan)(4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk