program studi ilmu gizi fakultas kedokteran...

1

PROGRAM STUDI ILMU GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA

LAPORAN TINJAUAN MANAGEMEN

Laboratorium Penyelenggaraan Makanan

Jurusan Gizi

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

2018

Management Review Report

2


Meeting Details

Date and Time Selasa, 2 Oktober 2018 (Pukul 10.00 WIB - Selesai WIB)

Location Ruang Laboratorium Penyelenggaraan Makanan

Type of meeting Management Review

Agenda 1. Hasil audit AIM UKPA siklus 16

2. Umpan balik pelanggan

3. Kinerja proses dan kesesuaian produk

4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan

5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang dapat mempengaruhi system manajemen mutu

7. Rekomendasi untuk peningkatan.

Attendees Present 1. IvaTsalissavrina 2. Ely Safitri

Not Present 1. -

3


VISI DAN MISI LABORATORIUM

Visi, Misi, dan Tujuan dari Laboratorium Penyelenggaraan Makanan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan dari Program Studi S1 Gizi FKUB.

VISI :

Menjadi Laboratorium Gizi professional yang terkemuka dan bertaraf internasional.

MISI :

Menunjang tridarma perguruan tinggi dalam bidang gizi melalui pendidikan, penelitian,

pengembangan ilmu dan pengabdian masyarakat terkini serta bermutu.

MOTTO

Join UB be The Best

MAKLUMAT

Maklumat mengacu FKUB yaitu: Menuju Pelayanan Prima dan Paripurna.

4


LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Penyelenggaraan Makanan

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH

5. Koordinator Penyusun : Iva Tsalissavrina, SGz, MPH

6. Anggota Penyusun : 1) Iva Tsalissavrina, SGz, MPH

2) Elly Safitri, AMd

3)

7. Periode : Januari s.d Oktober Th 2018

Malang,

Kepala Lab. Penyelenggaraan Makanan

Iva Tsalissavrina, SGz, MPH

NIP 197503112003122001

5


DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................................... 4

I. PENDAHULUAN .......................................................................................................... 6

II. LINGKUP BAHASAN .................................................................................................... 7

III. PELAKSANAAN ........................................................................................................... 7

IV. HASIL .......................................................................................................................... 8

1. Hasil Audit Internal ............................................................................................. 8

2. Hasil Audit Eksternal ............................................ Error! Bookmark not defined.

3. Umpan Balik Pelanggan ....................................... Error! Bookmark not defined.

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ................................. Error! Bookmark not defined.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ...... Error! Bookmark not defined.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Error! Bookmark not defined.

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ............... Error! Bookmark not defined.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ........ Error! Bookmark not defined.

V. PENUTUP .................................................................................................................... 2

6


I. PENDAHULUAN

Laboratorium Penyelenggaraan Makanan merupakan bagian dari Jurusan Gizi

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang terletak di jalan Veteran Malang. Jurusan

Gizi diawali dengan berdirinya Program Studi S1 Gizi berdiri sejak tahun 2002 dan

memperoleh surat rekomendasi PERSAGI (Persatuan Ahli Gizi Indonesia) No.

059/DPP/Sekr/III/2002 serta surat dukungan dari Badan Pengembangan dan

Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Departemen Kesehatan Republik

Indonesia no. HK.03.2.4.1.261 Januari 2004. Berdasarkan SK. Menteri Pendidikan

Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi No. 1031/J/T/2004, Program Studi Jenjang Sarjana (S1)

Gizi resmi bernaung dibawah Fakultas Kedokteran di Universitas Brawijaya. Sejak tanggal

10 Juni 2009 sudah dilakukan perpanjangan ulang izin penyelenggaraan Program Studi

Strata satu (S-1) berdasarkan SK. Menteri Pendidikan Nasional, Dirjen Pendidikan Tinggi

No. 2177/D/T/K-N/2009 sampai tanggal 11 Mei 2013.

Program Studi Ilmu Gizi jenjang S1 sudah terakreditasi dengan peringkat B

berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) No.

002/BAN-PT/Ak-XII/S1/IV/2009. Masa berlaku dari akreditasi tersebut sejak tanggal 2

April 2009 sampai dengan 2 April 2014. Pada tahun 2018 ini, Program Studi Ilmu Gizi

berdasarkan SK 0693/LAM-PTKes/Akr/Sar/IX/2018 mendapatkan akreditasi dari Badan

LAM-PTKes dengan terakreditasi A.

Laboratorium penyelenggaraan makan termasuk didalamnya laboratorium diet dan

ilmu pangan dibentuk bersamaan dengan lahirnya program studi ilmu gizi kesehatan pada

tahun 2004. Kehadiran laboratorium gizi pada jurusan gizi ini ditujukan untuk menunjang

kegiatan tridarma pendidikan seperti kegiatan praktikum, pembelajaran PBL,OSCE,

penelitian mahasiswa, dosen juga kegiatan pengabmas dan kegiatan keorganisasian

mahasiswa. Mata kuliah yang memanfaatkan laboratorium gizi ini seperti Food science,

pengolahan pengawasan mutu makanan, FDC1, FDC 2, IMC, NLC, NA. Struktur

organisasi laboratorium gizi sejak tahun 2008 sampai tahun 2010 berada di bawah unit

penunjang Jurusan Gizi FKUB. Perkembangan selanjutnya, sejak tahun 2011 hingga

tahun 2016 berdasarkan struktur organisasi jurusan, laboratorium gizi berada di bawah

Jurusan. Tahun 2017 , semua laboratorium pada Fakultas Kedokteran bertanggungjawab

7


langsung kepada Dekan FKUB. Mengacu pada laboratorium Fakultas Kedokteran,

Laboratorium gizi juga sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011.

Keberadaan laboratorium gizi ini juga untuk mendukung pencapaian kompetensi utama

(core competencies) lulusan Sarjana Gizi yaitu :

1. Kompetensi dasar

2. Kompetensi penekanan Dietetik

3. Kompetensi penekanan Manajemen Gizi Masyarakat

4. Kompetensi penekanan Manajemen Sistem Pelayanan Makanan

Laboratorium Gizi dalam rangka kegiatan penjaminan mutu, telah melaksanakan

monitoring dan evaluasi (monev) terkait capaian proker juga MP IK lab. Ataupun hasil

AIM . Berdasarkan temuan-temuan dalam kegiatan monev dan AIM tersebut,

laboratorium penyelenggaraan makanan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan

agar temuan tidak terulang di tahun berikutnya.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka ruang lingkup

tinjauan manajemen seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil AIM siklus 16 yang dilakukan oleh GJM Fakultas Kedokteran UB.


3. Kinerja proses bisnis

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya.

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM.

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen dilakukan dengan cara rapat yang dihadiri oleh anggota dalam

struktur organisasi laboratorium yaitu Kepala laboratorium beserta laboran yang sekaligus

sebagai admin lab. Rapat tersebut dilakasanakan pada tanggal 19 Januari 2018 di

Laboratorium Penyelenggaraan Makanan dari jam 08.00 – 10.00.

8


IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Penyelenggaraan makanan Tahun 2018 berikut

ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen .

1. Hasil Audit Internal

Pada tanggal 15 Desember 2017 telah dilaksanakan AIM UKPA Siklus 16 oleh GJM. Pada

audit internal tersebut terdapat beberapa temuan lama yang dijelaskan dalam tabel berikut:

1


Laporan

AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017

Kategori Temuan, Status Temuan, Nama

Auditor, Tanggal Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian

dan Saran

Rencana Tindakan Perbaikan atas

Temuan

Akar Penyebab Terjadinya

Temuan

Rencana Tindakan

untuk Menghilangk

an Akar Penyebab Temuan

Target Waktu

Selesai (3 bln / 6

bln)

Verifikasi Status Akhir

1 2 3 4 5 6 7 8 9

KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017

Evaluasi tinjauan manajemen IV.3

Umpan balik sudah ada namun belum dicantumkan metode mendapatkan umpan balik (misal kuesioner) dan hasil yang didapatkan sehingga belum tampak peningkatan dan perbaikan dari

Mencantumkan data atau hasil serta analisa umpan balik pelanggan

Data umpan balik pelanggan atau pengguna lab penyelenggaraan makanan selain didapatkan dari kuesioner kepuasan mahasiswa juga didapatkan

2. Melakukan survei kepuasan konsumen secara berkala tiap tahun sekali dengan bantuan google form 3. Menindakl

anjuti setiap pertanyaan yang

6 bulan Sudah dilakukan

Closed

2


tahun sebelumnya

dari hasil pertemuan Forum Gizi. Forum gizi ini menggunakan kuesioner yang sifatnya jawaban terbuka dan langsung ditanggapi pada saat forum silaturrahmi gizi. Tahun 2018 Forum mahasiswa gizi di rencanakan sekitar Bulan Oktober Nopember

diajukan melalui kuesioner pada forum mahasiswa gizi

3


OBS / OLD / NHI, MFJ / Desember 2017

(IS-L-743) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [743]

Form verifikasi pengadaan alat sudah ada namun belum ada lembar pengesahan sebagai bentuk pertanggungjawaban administrasi

Mencantumkan lembar pengesahan

Barang datang tidak bersamaan dan tidak ada jadwal sebelumnya sehingga untuk membuat rekapan keseluruhan baru dilakukan di periode mendekati akhirtahun.

Membuat rekapan realisasi alat setiap pertengahan tahun dan akhir tahun untuk mempermudah tindak lanjut ke bagian pengadaan fakultas.

6 bulan

Memintakan pengesahan barang yang telah direalisasi dan membuat rekapan barang yang belum terealisasi hingga akhir tahun 2018

closed

KTS / NEW / NHI, MFJ / Desember 2017

Konversi SOP

SOP sudah terdapat timeline dan flowchart namun belum ada lembar pengesahan

Mencantumkan lembar pengesahan

SOP Lab Penyelenggaraan makanan ada yang masuk dalam SOP PS S1 Gizi dan sudah dimintakan legalisasi. SOP lainnya dari Lab P.Makanan belum dimintakan legalisasi karena waktu

Meminta pengesahan SOP

6 bulan Terlaksana Closed

4


yang terbatas.

1



1. Jumlah alat masih ada yang menyatakan kurang lengkap dan jumlahnya kurang.

2. Jadwal penelitian belum teralokasikan secara visual untuk penggunaannya di lab. Selain jadwal

untuk praktikum

3. Ketepatan jadwal penggunaan laboratorium , kebersihan , keamanan dan kenyamanan

laboratorium untuk selalu ditingkatkan

4. Jumlah almari penyimpanan alat masih kurang

5. Masih ada satu dua kompor yang perlu perbaikan

3. Kinerja proses dan kesesuaian produk

1. Evaluasi proses bisnis , SOP dilaporkan pada pimpinan (MR Jurusan). 2. Capaian proker tri wulan dan permasalahan laboratorium yang disampaikan tiap bulan

pada rapat koordinasi unit Jurusan Gizi 3. Capaian Kinerja Laboratorium sebagai hasil kesesuaian dengan capaian kinerja Program

Studi 4. Evaluasi Proker secara keseluruhan dilaksanakan tiap satu tahun sekali (desember)

4. Status tindakan pencegahan dan perbaikan

1. Follow up dan mengawal realisasi pengajuan alat lab, mebelair dan interior Lab. penyelenggaraan makanan di tahun 2018

2. Pengajuan surat untuk perbaikan dan maintenance keluhan di lab penyelenggaraan makanan melalui borang yang tersedia di Bagian Umum FKUB

3. Membuat verifikasi pengadaan alat dan realisasinya 4. Melakukan penyebaran kuesioner dalam wadah forum mahasiswa gizi 5. Membuat google form untuk melihat kepuasan konsumen

5. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Tinjauan manajemen sebelumnya:

1. Follow up SK Ka.Lab

2. Belum adanya legalisasi SOP lab penyelenggaraan makanan sesuai SPMI 3. Belum adanya legalisasi dokumen verifikasi penerimaan alat dari fakultas/umum

Tindak Lanjut:

2


1. SK rektor untuk Ka.Lab

2. Legalisasi SOP Lab.

3. Legalisasi Verifikasi rekapan penerimaan barang di tahun 2018 dan 2017 yang lalu.

4. Pengajuan fasilitas untuk mendukung keamanan dan kenyamanan di lab.

Penyelenggaraan makanan

6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu

1. Sistem Pelaporan keterlaksanaan proker dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 3 bulan.

2. Sistem Pelaporan keterlaksanaan MP IK dilaporkan secara berkala oleh setiap unit tiap 6 bulan

3. Sistem pengisian data untuk borang 3A dilakukan oleh unit kerja dan dikoordinasi oleh UJM.

4. Pengisian capaian kinerja Laboratorium dan Jurusan

7. Rekomendasi untuk peningkatan.

Peningkatan skill SDM lab melalui pelatihan baik di dalam Lab. Dan di laur Lab

P.makanan

Mengoptimalkan penggunaan alat alat lab. Yang sudah tersedia untuk kegiatan

penelitian, pengembangan produk dan kegiatan pengmas oleh Dosen dan staf

laboratorium/Laboran. Alat vacuum frying , pembuatan Tempe Hygienis

V. PENUTUP

Demikian Tinjauan Manajemen laboratorium Penyelenggaraan makanan yang telah

dilakukan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kinerja yang telah dilakukan laboratorium

pada tahun 2018. Disampaikan juga terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi

dalam penyusunan Tinjauan Manajemen ini.

Malang,

Ketua Jurusan Ka.Lab Peny.Makanan

TTD TTD

Dian Handayani , SKM.,M.Kes,Ph.D Iva Tsalissavrina, SGz, MPH

NIP 197404022003122002 NIP 197503112003122001

program studi ilmu gizi fakultas kedokteran...

Documents