i

LAPORAN KEGIATAN

AUDIT INTERNAL MUTU (AIM)

“IMPLEMENTASI CAPAIAN VISI, MISI, TUJUAN

DAN SASARAN (VMTS) UNIVERSITAS MATARAM”

BAGIAN I. PERENCANAAN

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

UNIVERSITAS MATARAM

TAHUN 2019

ii

iii

KATA PENGANTAR

Standar Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan keseluruhan entitas dari

upaya penjaminan Mutu suatu organisasi dalam menetapkan standar baku Mutu, pelaksanaan

penjaminan Mutu, koreksi internal dan sebagai representasi eksternal akan reputasi

organisasi. Salah satu tahap sangat penting dalam memeriksa tentang pemenuhan Standar

Dikti pada Tahap Pelaksanaan Standar Dikti adalah tahapan Evaluasi, yang dapat berupa

Monitoring Evaluasi (Monev), Evaluasi Diri dan Audit Internal Mutu (AIM).

Audit internal mutu (AIM) merupakan salah satu kegiatan proses evaluasi dalam

SPMI sebagai upaya memperoleh data melalui serangkaian kegiatan pengukuran, analisis,

dan pengambilan keputusan. Hasil AIM menjadi bahan bagi pimpinan unit kerja dan/atau

universitas dalam melakukan tahapan proses SPMI selanjutnya, yaitu pengendalian dan

peningkatan terhadap standar yang ditetapkan.

Untuk pertama kalinya, Universitas Mataram melaksanakan AIM secara menyeluruh

yang tahun 2019 dilakukan oleh 40 (empat puluh) auditor internal Universitas Mataram yang

dikoordinir oleh LPMPP. AIM Universitas Mataram tahun 2019 ini mengambil tema

“Implementasi pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) Universitas Mataram”.

Hal yang menjadi pertimbangan adalah karena VMTS ini merupakan focus bagi keseluruhan

gerak Tridharma di Unram dan diharapkan melalui AIM 2019 ini didapatkan gambaran

sampai sejauh mana pencapaiannya pada setiap unit auditee. Sehingga melalui AIM 2019

ini, diharapkan dapat menguatkan langkah nyata Universitas Mataram dalam usahanya

membudayakan mutu

Ketua LPMPP

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii

KATA PENGANTAR .................................................................................... iii

DAFTAR ISI ................................................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.3 Tujuan ..................................................................................................... 2

1.4 Output dan Outcome .............................................................................. 3

BAB II WAKTU DAN TAHAPAN KEGIATAN AIM 2019 ......................... 4

1.2 Waktu Pelaksanaan AIM ........................................................................ 4

1.3 Tahapan Pelaksanaan AIM ..................................................................... 4

a. Tahapan Persiapan ........................................................................... 4

b. Tahapan Pelaksanaan ....................................................................... 5

c. Tahapan Evaluasi .............................................................................. 5

d. Tahapan Pelaporan ........................................................................... 5

BAB III PERENCANAAN ............................................................................. 6

3.1 Perumusan Kebijakan AIM ................................................................... 6

3.2 Penentuan Lingkup Area ....................................................................... 6

3.3 Penentuan Tim Auditor .......................................................................... 6

3.4 Penentuan Jadwal dan tempat ................................................................ 7

3.5 Persiapan Dokumen ................................................................................ 7

a. Surat Keputusana dan Surat Tugas Melaksanakan Audit ............... 7

b. Dokumen Persiapan Audit ................................................................ 8

c. Dokumen Program Kerja ................................................................. 8

d. Borang Serah Terima Hasil Audit..................................................... 8

3.6 Penyelenggara AIM ................................................................................ 8

3.7 Auditee .................................................................................................. 8

3.8 Susunan Panitia ...................................................................................... 9

BAB IV PENUTUP ........................................................................................ 10

v

LAMPIRAN ................................................................................................ 11

Lampiran 1. POB Pelaksanaan AIM 2019

Lampiran 2. Term Of Reference (TOR)

Lampiran 3. Surat Penugasan LPMPP Sebagai Pelaksanan AIM

Lampiran 4. SK Rektor Auditor Internal Mutu

Lampiran 5. Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM

Lampiran 6. Surat Kesediaan Auditor Internal

Lampiran 7. Surat Pernyataan Kesediaan Auditor

Lampiran 8. Sertifikat Auditor Internal Mutu

Lampiran 9. Surat Kesediaan Lead Auditor

Lampiran 10. Surat Persiapan dan Pemberitahuan Audit Internal Mutu

Lampiran 11. Surat Kesediaan Auditee

Lampiran 12. Surat Pernyataan Kesediaan Auditee

Lampiran 13. Surat Keputusan Rektor Terkait Fungsional Auditor Internal

Lampiran 14. Surat Penugasan Audit

Lampiran 15. Pemberitahuan Kepada Auditee

Lampiran 16. Surat Jadwal dan Daftar Dokumen AIM 2019

Lampiran 17. Panduan Desk Evalution AIM 2019 Untuk Rektorat

Lampiran 18. Panduan Desk Evaluation AIM Form Untuk Fakuktas

Lampiran 19. Panduan Wawancara AIM Rektorat 2019

Lampiran 20. Panduan Wawancara AIM Fakultas 2019

Lampiran 21. Panduan Borang Klasifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi

Lampiran 22. Panduan Borang Laporan Audit Intenal

Lampiran 23. Panduan Borang Laporan Perbaikan Atas Permintaan Tindakan Koreksi

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu bagian dari Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), sebagaimana ditetapkan dalam UU No. 12

Tahun 2012 tentang Sistem Pendidikan Tinggi. SPMI merupakan kegiatan sistemik

penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk

mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan

berkelanjutan (Pasal 1 ayat 3 Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016). SPMI dilakukan melalui

mekanisme siklus proses yang meliputi: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan

Peningkatan (PPEPP), dimana evaluasi sebagaimana dimaksud dalam silus PPEPP tersebut

dilaikukan melalui Audit Internal Mutu (Direktorat Penjaminan Mutu Kemenristekdikti,

2019).

AIM adalah sebuah proses pengujuan yang sistematik, mandiri dan terdokumentasi

untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi sesuai dengan prosedur dan

hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. Hasil AIM menjadi

bahan bagi pimpinan unit kerja dan/atau universitas dalam melakukan tahapan proses SPMI

selanjutnya, yaitu: AIM 2019 merupakan langkah nyata Universitas Mataram dalam

usahanya membudayakan mutu. Berdasarkan, surat WR 1 No. 155/ UN18/ 11/2019 ruang

lingkup AIM tahun 2019 adalah :1. Proses evaluasi kepatuhan terhadap POB penyusunan

evaluasi Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program Kerja, Rencana Induk

Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada Tingkat Universitas,

Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram, 2. Proses evaluasi kepatuhan terhadap

POB evaluasi pencapaian indikator Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program

Kerja, Rencana Induk Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada

Tingkat Universitas, Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram, 3. Kepatuhan

system Pendokumentasian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Renstra, Renop, Program Kerja,

Rencana Induk Penelitian dan Rencana Induk Pengabdian Kepada Masyarakat pada Tingkat

Universitas, Fakultas dan Program studi di Universitas Mataram.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan bahwa Implementasi Capaian VMTS menjadi

ruang lingkup AIM tahun 2019 ini adalah :

2

1. Catatan Asesor BAN-PT pada akreditasi Universitas Mataram tahun 2018 yang

menyatakan bahwa :

a. Visi Unram perlu dijabarkan lebih realistik kedalam tonggak-tonggak capaian untuk

mewujudkan visi Unram menjadi PT berbasis riset dan berdaya saing internasional

pada tahun 2025

b. Survey tingkat pemahaman visi misi supaya lebih ditingkatkan keterlibatan terutama

pengguna lulusan, dan juga selalu di update dengan hasil survey tahun terakhir

c. Mekanisme kontrol pencapaian visi misi supaya relavan dan koheren dangan visi,misi

tujuan yang telah dirumuskan

d. Agar dibangun sistem mekanisme kontrol pencapaian tonggak capaian (milestones)

yang jelas untuk mengendalikan setiap kegiatan agar sesuai dengan visi, misi, tujuan

dan sasaran yang telah ditetapkan

2. VMTS merupakan fokus bagi keseluruhan gerak Tridharma di Unram dan dampai saat ini

Universitas Mataram belum pernah melaksanakan evaluasi pencapaiannya.

Dengan demikian, apabila Universitas Mataram berkehendak untuk mencapai

VMTS yang telah ditetapkan, maka proses evaluasi harus segera dilakukan, yang salah

satunya adalah melalui proses Audit Internal Mutu (AIM) ini.

1.2 Tujuan

Secara umum tujuan dari AIM Univeritas tahun 2019 adalah yntuk mengevaluasi

kepatuhan terhadap proses implementasi VMTS di Universitas Mataram. Secara khusus

beberapa tujuan yang ditetapkan adalah :

1. Menilai kesesuaian pelaksanaan proses penyusunan VMTS sampai dengan

pengesahannya.

2. Menilai kesesuaian muatan kurikulum bagian yang diterapkan dengan kurikulum bagian

yang telah disyahkan

3. Menilai kesesuaian indikator pencapaian visi, misi tujuan, sasaran serta strategi

pencapaian pertahapan pengembangan yang kemudian dijabarkan pada pilar Universitas

Mataram

4. Menilai Evaluasi pencapaian indikator visi, misi tujuan, sasaran serta strategi pencapaian

pertahapan pengembangan

3

5. Memilai kesesuaian proses sosialisasi dan evaluasi pemahaman.

6. Menilai kepatuhan terhadap prosedur operasional standar (POS) penyusunan VMTS.

7. Menilai kepatuhan terhadap prosedur operasional standar (POS) pengesahan VMTS

1.3. Output dan Outcome

Output yang dharapkan dari kegiatan ini adalah terlaksannya kegiatan audit internal

mutu terhadap implementasi VMTS Universitas Mataram yang dilengkapi Laporan Hasil

Audit Mutu Universitas Mataram tahun 2019. Sementara Outcome yang diharapkan adalah

terauditnya system dan kepatuhan terhadap implementasi capaian VMTS, tersusunnya

masukan dan saran bagi proses pencapaian VMTS pada tahap berikutnya dan tersusunnya

rencana tindak lanjut temuan yang didapatkan untuk proses perbaikan serta terjadinya audit

internal pada masing-masing unit kerja di Universitas Mataram.

4

BAB II

TAHAPAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL

2.1 Waktu Pelaksanaan AIM

Waktu pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Universitas Mataram Tahun 2019

ditetapkan berdasarkan kesepakatan didalam tim pelaksana AIM untuk memudahkan proses

pengendalian oleh LPMPP. Rangkaian kegiatan dan waktu pelaksanaan ditetapkan mulai

tanggal 25 September 2019 sampai dengan 22 November 2019 yang secara terperinci sebagai

berikut :

Tabel 1. Waktu Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) Unram Tahun 2019

2.2. Tahapan Pelaksanaan AIM

Pelaksanaan AIM tahun 2019 ini terdiri dari tahapan : Perencanaa, Pelaksanaan,

Evaluasi dan Pelaporan sebagai berikut :

a. Tahap Perencanaan/Persiapan

Perencanaan Kegiatan AIM 2019 dilakukan di bawah koordinasi tim pelaksana

LPMPP, dimana proses persiapan terdiri dari :

1) Perumusan Kebijakan AIM,

2) Penetuan Lingkup dan Area,

3) Persiapan Dokumen KErja AIM,

4) Penentuan Tim Auditor dan penandatangan komitmen auditor,

5) Refreshment para auditor,

6) Penyamaan persepsi auditor,

7) menyurati audiee terkait audit.

5

b. Tahap pelaksanaan

Pelaksanaan AIM ini sesuai dengan susunan acara dengan tentatif waktu serta

penyesuaiannya akan diberitahukan pada saat pertemuan auditor berlangsung.

1) Penyamaan waktu dengan auditee,

2) Desk Evaluation dan Penyusunan hasil desk evaluasi,

3) Wawancara dan Penyusunan hasil wawancara ,

4) Perumusan Temuan,

5) Proofreading oleh Tim LPMPP

6) Penyamaan Persepsi dengan Auditee

c. Tahap evaluasi

Tahapan evaluasi dilaksanakan dengan 2 tujuan, yaitu :

1) Perbaikan terhadap draft temuan melalui proofreading

2) Perbaikan pada proses penyelenggaraan Audit Internal Mutu (AIM) yang terdiri

dari : penilaian terhadap penyelenggaraan keseluruhan AIM, penilaian terhadap

auditor, penilaian terhadap kinerja LPMPP terkait dengan AIM.

d. Tahap pelaporan

Untuk mengembangkan prinsip transparansi dan pertanggung jawaban maka tim

LPMPP dan auditor menyusun beberapa laporan kinerja yang terdiri dari :

1) Laporan Kegiatan yang terdiri dari 4 bagian, yaitu : perencanaan, pelaksanaan,

monev dan pelaporan.

2) Laporan Hasil Audit.

3) Laporan Keuangan.

6

BAB III

PERENCANAAN PELAKSANAAN

AUDIT INTERNAL MUTU (AIM) TAHUN 2019

3.1 Perumusan Kebijakan AIM

Perumusan kebijakan AIM dengan agenda persiapan, penetapan tema, dan jangka

waktu AIM yang terdapat tahun ini ditetapkan berdasarkan hasil kesepakatan pada tim

pelaksana LPMPP dan konsultasi dengan Wakil Rektor I.

3.2 Penetuan Lingkup dan Area

Penentuan lingkup audit yaitu menetapkan sebagai area/cakupan dalam auditor

internal mutu yang meliputi atas beberapa obyek yang diperkuat oleh Surat Wakil Rektor I

No:155/UN18/11/2019 tentang Ruang Lingkup AIM 2019.

3.3 Penentuan Tim Auditor

Auditor adalah orang yang memiliki yang telah memperoleh sertifikat auditor

internal mutu. Saat ini Unram memiliki 84 auditor internal mutu, tetapi yang bersedia

melaksanakan tugas (berdasarkan pengisian surat kesediaan) pada AIM tahun 2019 ini

berjumlah 40 orang yang diperkuat oleh Surat Keputusan Rektor No 8050/UN18/HK/2019

tentang Pengangkatan Tim Auditor Internal Mutu (AIM) Lembaga Penjaminan Mutu dan

Pengembangan Pendidikan Universitas Mataram Tahun 2019 dan Surat Tugas Kepala

LPMPP No 8019/UN18/KP/2019 tentang Menyelenggarakan Audit Internal Mutu (AIM) di

Lingkup Universitas Mataram Tahun 2019 dengan topic “Implementasi Pencapaian

Visi,Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) Universitas Mataram.

Proses selanjutnya adalah pembentukan tim dan pendistribusian kedalam unit kerja

yang menjadi auditee. Setiap tim auditor terdir dari 2-5 orang yang dipimpin oleh seorang

lead auditor yang diperkuat melalui surat kesediaan sebagai lead auditor dan surat

keputusan/penugasan auditor No 170/UN.18.L.2/PM/2019

7

3.4 Penentuan Jadwal dan Tempat

Penetapan waktu dan rangkaian keseluruhan proses AIM ditetapkan oleh tim

pelaksana di LPMPP, sementara jadwal pelaksanaan AIM pada masing-masing unit kerja

ditentukan berdasarkan kesepakatan antara auditor dan auditee. Tempat penyelenggaraan

AIM 2019 yang disepakati, yaitu : sekretariat di LPMPP dan disediakan ruang khusus beserta

kelengkapannya untuk para auditor dan di gedung masing-masing unit auditee. Selain itu

ditentukan pula pembagian tanggung jawab dalam tim pelaksana AIM 2019 sebagai berikut :

Tabel 2. Penentuan jadwal dan penanggung jawab kegiatan AIM Tahun 2019

Waktu Kegiatan Penanggung Jawab

Minggu ke-1 Bulan

Oktober

Pengusulan Surat Tugas (Mandat) Tim

Pelaksana Audit Internal Mutu Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D

Persiapan AIM: penyusunan topik,

kuisioner dan komponen audit (dokumen

audit, wawancara, bukti audit lainnya),

penyusunan tahapan AIM

Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F

Minggu ke-2 Bulan

Oktober

penentuan tim audit dan penandatangan

komitmen auditor

dan pertemuan pertama dengan auditor

Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F

Minggu ke-3 bulan

Oktober

Sosialisasi dan permohonan ijin ke pihak

teraudit (auditee)

Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D

Penyamaan persepsi auditor dr. E. Hagni Wardoyo, SpMK

Minggu ke- 4 bulan

oktober

Penyamaan waktu dengan auditee Ir. Herman Suheri, M.Sc, Ph.D

Minggu ke-1 dan

ke-2 bulan

November

Desk evaluation dan wawancara

dr. Nurhidayati. M.Kes

Minggu ke-3 bulan

November

Penyusunan hasil wawancara dan draft

temuan

dr. E. Hagni Wardoyo, SpMK

Penyusunan laporan Dr. Ir. Ujianto Lestari, MS

Minggu ke-4 bulan

November

Sosialisasi hasil analisa ke pihak auditee,

penyusunan dan pengesahan rencana

tindak lanjut oleh auditee

Dr. Ir. Erwan, MS

Minggu ke-2 bulan

Desember

Finalisasi hasil AIM dan pelaporan ke

pimpinan

Dr. Ir. Ujianto Lestari, MS

3.5 Persiapan Dokumen

a. Surat keputusan dan surat tugas melaksanakan audit

Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) di lingkup Universitas dengan topik

implementasi pencapaian visi,misi tujuan dan sasaran VMTS ditetapkan berdasarkan

surat keputusan No 170/UN.18.L2/PP/2019 tentang Pengangkatan Fungsional bagi para

8

Auditor Internal Universitas Mataram Pada Lembaga Penjaminan Mutu dan

Pengembangan Pendidikan (LPMPP) dan tugas dan SK Auditor beserta tempat

penugasan (Lampiran 14. Surat Penugasan Audit)

b. Dokumen persiapan audit

Proses administrasi dalam rangka persiapan audit, berupa surat persiapan AIM dan

surat pemberitahuan AIM dibuat untuk memperlancar proses penyelenggaraan AIM

2019 (Lampiran 10. Surat Persiapan dan Pemberitahuan Audit Internal Mutu)

c. Dokumen program kerja

Dokumen program kerja merupakan dokumen pendukung dalam proses

berjalannya AIM Tahun 2019 berupa POB, TOR panduan desk evaluation dan panduan

wawancara (Lampiran 17,18,19, dan 20 ).

d. Borang serah terima hasil Audit

Dokumen hasil dari proses AIM Tahun 2019 disusun dalam tiga bagian yang

terdiri dari Borang klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi, Borang laporan Audit

Internal, Borang laporan perbaikan atas permintaan tindakan koreksi (Lampiran 21,22,

dan 23).

3.6 Penyelenggara AIM

AIM VMTS Universitas Mataram tahun 2019 diselenggarakan oleh Lembaga

Pengembangan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) atas mandat yang diberikan

oleh Rektor Universitas Mataram.

3.7 Auditee

Auditee AIM VMTS Universitas Mataram terdiri dari para pimpinan di tingkat

rektorat dan Fakultas sebagai berikut :

a. Tingkat Rektorat : Rektor, Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil Rektor III, Wakil

Rektor IV, Kepala Biro umum, akademik dan perencanaan, Kepala biro keuangan dan

kepegawaian, Ketua LPPM, Ketua UPT Perpustakaan, Ketua UPT Arsip, Ketua UPT

Pustik, Ketua UPT Pusat pengembangan karir

9

b. Tingkat Fakultas : Dekan, Wakil dekan, Ketua jurusan (bagi yang ada), Ketua

program studi (Bagian jika di Hukum), Ketua GMP, Ketua BP3F, Kabag TU,

Kasubag TU.

2.8. Susunan Panitia

Pengarah : Rektor Universitas Mataram

Penanggungjawab. : Ketua Lembaga Pengembangan Penjaminan Mutu dan

Pengembangan Pendidikan (LPMPP)

Ketua Penyelenggara : dr. E. Hagni Wardoyo, Sp.MK

Sekretaris : Dr. Sitti Latifah, M.Sc.F

Anggota : 1. Dr. Ir. Ujianto Lestari, M.

1. dr. Nurhidayati, M.Kes

2. Dr. Erwan, M.Si

3. Drs. Yusuf Hasbullah, MM

4. Dr. Ir. Tajidan, MS

5. Dr. L. Muhaimi, M.Pd

Pendamping tim auditor : 1. dr. Ida Lestari Harahap, M.Si

2. dr. Rifana Cholidah

3. dr. Dian Puspitasari, M.Med.Ed

10

BAB IV

PENUTUP

Demikian laporan yang dilampiri oleh dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan

dalam rangka penyelenggaraan AIM Tahun 2019. Selanjutnya laporan pelaksanaan

kegiatan dibuat secara terpisah.

Mataram, 5 November 2019

Ketua LPMPP Unram,

Ir. Herman Suheri, M.Sc., Ph.D.

NIP. 19601026 198602 1 001

11

LAMPIRAN