Event management process

Download Event management process

Post on 22-May-2015

701 views

Category:

Education

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. EVENT /MICE MANAGEMENT R. J. Sumabrata </li></ul> <p> 2. PENDAHULUAN Event: Kegiatan / Acara Management: Planning, organizing, allocating, directing, creating &amp; controlling resources to achieves goals &amp; objectives. 3. Pendahuluan (lanjutan) Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis: Routine Event (Acara Rutin) Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll Special Event (Acara Khusus) Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &amp; sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula. 4. Pendahuluan (lanjutan) Special Event (Acara Khusus) Special event dibagi menjadi 3 jenis event: Scheduled Special Event Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll) Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya 5. Pendahuluan (lanjutan) Un-Scheduled Special Event Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu. Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain lain Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya 6. Pendahuluan (lanjutan) Spontaneous Special Event Dibuat berdasarkan isu isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa persiapannya sangat pendek sekali Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar) Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE / TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan. 7. Definisi Special Event: Act of human assembly for the purpose of celebration, education, marketing, and/or reunion 8. Event Management Process Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event 9. The Process RESEARCH : Determine Expectation DESIGN : Design the Concept PLANNING : Develop the Experience COORDINATION : Deliver the Dream EVALUATION : Describe the Result 10. The Process Cycle (the Goldblatt event management cycle) Phase 1 RESEARCH Phase 2 DESIGN Phase 3 PLANNING Phase 4 COORDINATION Phase 5 EVALUATION 11. Phase 1 RESEARCH Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya. Identifikasi Event sejenis. Observasi baik &amp; buruk dari pelaksanaannya. Analisa data yang terkumpul. Pertahankan data yang telah ditemukan. PENILAIAN EVENT Dibutuhkan penilaian (tentukan nilai) untuk: Study Kelayakan Event Sumber sumber yang digunakan. Penggunaan waktu &amp; pembatasannya. Pemilihan Lokasi (Site / Venue). 12. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) WHY Compelling Reason WHO DemographicsWHEN Best Date &amp; Time WHERE Best Location WHAT Resources &amp; Outcomes 13. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) Verify the purpose (pengujian tujuan) Identify Resources &amp; Obstacles (Identifikasi sumber &amp; hambatan) Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT) Balance Time, Space &amp; Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang &amp; tempo) List Logical Contingencies (data kemungkinan kemungkinan yang logis) Examine &amp; Evaluate (uji dan evaluasi) 14. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) SWOT analysis dalam Event: STRENGTH are those historical factors that improve or support the events success such as Well Funded, Experienced Staff, Good Venue. WEAKNESSES are those historical factors that weaken the events success such as under funded, not enough volunteers. OPPORTUNITIES are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such as sharing resources. THREATS are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty. 15. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) GOALS &amp; OBJECTIVES Penentuan tujuan &amp; sasaran Event harus memperhatikan: Identifikasi Tujuan &amp; Sasaran yang diharapkan Prioritas Tujuan &amp; Sasaran SMART Objectives Perangkat pengukuran SMART OBJECTIVES Specific Measurable Acceptance Realistic Time Sensitive 16. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) IMPORTANT DETERMINE TARGET MARKET ( Menentukan target pasar) EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan) FINANCIAL FRAMEWORK ( Kerangka Keuangan) INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan) NEGOTIATE PRIORITIES (Negosiasikan prioritas) EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan) 17. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) (Goals &amp; Objectives types) Beberapa Tipe tujuan dan sasaran Edukasi Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus atau kebijakan/keputusan Perayaan Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi Sirkulasi Untuk bertemu &amp; membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian kedatangan 18. Phase 2 DESIGN Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara: Tujuan &amp; Sasaran kegiatan Demografi peserta / Partsipan Psikografi peserta / Partisipan Logistik Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi. Yang perlu diperhatikan : Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya ) Tantalize The Sense (menggoda cita rasa) Analyze the Site (analisa lokasi) Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu) Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event) 19. Phase 2 DESIGN (lanjutan) 1. Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan &amp; cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah. 2. Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain lain. 3. Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang tema event 4. Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar. 5. Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif 6. Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang - kenangan 6 Layer of an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event) 20. Phase 2 DESIGN (lanjutan) Tema Design Mulai dengan yang familiar Gunakan Ikon Budaya Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera Usahakan untuk simpel (Keep it Simple) Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain: Entertainment / Hiburan Film / Televisi Musik, buku / Literatur Teater, Sport Masa Sejarah &amp; masa yang sedang berlangsung Manusia / tempat Musim / Kegiatan Keagamaan 21. Phase 2 DESIGN (lanjutan) BRAIN STORMING Include Your Experts sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer). Develop Exercises Bangun latihan latihan dalam mendesign Event. Encourage Creativity Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event. Accept All Suggestions Terima semua masukan masukan dari pihak lain. Select the Best Components Pilih dan tentukan komponen terbaik 22. Phase 2 DESIGN (lanjutan) Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain: PROGRAM TAMBAHAN Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event PROTOKOLER Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler 23. Phase 3 PLANNING Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain: Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik. Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan Time Frame yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan. Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan: Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur jalur komunikasi (communication channels) 24. Phase 3 PLANNING (lanjutan) IMPORTANT Show Rules on Chart Buat seluruh aturan &amp; peraturan dalam tabel. Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk. Assign &amp; Prioritize Penugasan dan prioritas. Find Natural Linkage Temukan hubungan alami. Final approval &amp; Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan. 25. Phase 3 PLANNING (lanjutan) Event Time Lines (batas waktu event) Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu). Performance Chart (Tabel Kinerja) Production Schedule (Jadwal Produksi) DEVELOP SITE PLAN Transportation Parking Registration Support Staff VIP Services Communication Support Services Handicap Services Medical Services Emergency Services Security Dcor Design Seating Equipment Catering Power Services Water Management Recycling Storage Set Up &amp; Tear Down 26. Phase 3 PLANNING (lanjutan) UNIQUE VENUES Venue yang unik akan menambah pengalaman event Perkirakan kebutuhan kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event). Mengoptimalisasi dcor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya. Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau Kejutkan audiens dengan merubah secara extreme venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya. 27. Phase 3 PLANNING (lanjutan) Selain itu yang juga harus di Planning kan adalah: PRODUKSI Staging / Panggung Entertainment / Hiburan Lighting Special Effect Permit &amp; Labor Need / Perizinan &amp; Kebutuhan Tenaga SUPPORT SERVICES Speakers / Artist Master of Ceremony Presenters Prizes Gift &amp; Amenities 28. Phase 4 COORDINATION Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain: KOMUNIKASI Komunikasi aktif harus dibentuk dengan: Committee / Panitia Client / Stakeholder Vendor / Supplier Sponsor Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier: Pemilihan vendor Kontrak dengan vendor Monitor jasa pengantaran Damage Control 29. Phase 4 COORDINATION (lanjutan) MEETINGS / RAPAT KOORDINASI Staff &amp; Volunteers Temp. &amp; Tech. Personnel Providers Performers Orientation Rehearsal Pre Con Post Con HOSPITALITY Identifikasi hospitality yang di butuhkan: Dalam Program program yang diorganisasikan (Organize Programs) Client &amp; Sponsor Personnel dan Performers Participants 30. Phase 4 COORDINATION (lanjutan) PENTING Identify Reporting Procedures Identifikasi prosedur pelaporan Notify &amp; Update Clients Informasikan setiap perkembangan kepada klien Follow Up on Communication Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up Obtain Confirmation Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat Require Meeting Agendas Agendakan seluruh hasil meeting / rapat Monitor All Communication Monitor seluruh jalur komunikasi 31. Phase 5 EVALUATION Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah: Hubungan langsung dengan research. Butuh Baseline / Pondasi. Butuh Specific Plan. Butuh Sumber yang dapat dipercaya. Sumber sumber dari laporan proses. Lakukan kegiatan: Analisa Proses kegiatan. Evaluasi Proses kegiatan. Evaluasi Instrument / Perangkat kerja. Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain lain). 32. Phase 5 EVALUATION (lanjutan) BRAIN STORMING Document Analisa dokumen dokumen yang terkait dengan event Review Review semua kegiatan yang telah dilakukan Evaluate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan Analyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event Make Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event 33. Phase 5 EVALUATION (lanjutan) EVALUATION PROCESS Review Each Phase Review setiap phase yang telah dilakukan Examine &amp; Measure Element Lakukan pengujian &amp; pengukuran dari setiap elemen kegiatan View Objectively Lakukan secara objektif Interview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event Establish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru Write it Down Semua harus dalam bentuk tertulis! BUSINESS 34. Professional Event Manager Our obligation as a Professional Event Manager PACKAGE &amp; MANAGE THE EXPERIENCE </p>