Let’s start with PLANNING (PERENCANAAN)

B Y

A U N F A L E S T I E N F A L E T E H A N

Manajemen Dakwah, Fakultas DakwahIAIN Sunan Ampel Surabaya

2010

PERENCANAAN

Sebuah kegiatan yang menghubungkan fakta dan membuat atau menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa depan dengan cara merumuskan kegiatan kerja untuk pencapaian hasil yang diinginkan (G.R.Terry)

Fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan tujuan, kebijakan, prosedur, program kerja, dan aturan-aturan lain dari semua alternatif yang ada (Harold Koontz & Cyril O’Donnel)

Yang dihasilkan?

Nama Organisasi

Slogan

Visi, Misi, Values (Nilai)

Tujuan (Goals)

Perencanaan Strategik (Tujuan Jangka Panjang) >5 th

Perencanaan Taktik (Tujuan Jangka Menengah) <5 th

Perencanaan Operasional (Tujuan Jangka Pendek) <1 th

Nama Organisasi

Terjemahan dari visi dan misi organisasi

Mudah diingat, catchy

Unik dan berbeda dengan kompetitor

Marketable

Apa maknanya?

Apple

Maspion

Extra Joss

Masjid Agung

Bank Mandiri

Google?

Warung Lumayan?

Restoran Sederhana?

Slogan

Frase singkat yang dibuat untuk ekstra identitas dankomunikasi pemasaran (Marketing Communication)

Seringkali berubah sewaktu-waktu.

Contoh;1. Pegadaian : “Mengatasi masalah tanpa masalah”2. Teh Sosro : “Apapun makanannya, minumannya tetap

Sosro”3. Dancow : “Aku dan kau, suka Dancow”4. BNI : “Loyalitas tanpa batas”5. General Electric : “Invest and Deliver”6. Intel : “Leap ahead”7. McDonald’s : “I’m lovin’ it”

Visi

Burt Nanus, pengarang buku Visionary Leadership, mendefinisikan visi sebagai ‘‘a realistic, credible, attractive future for an organization.’’

Sebuah gambaran tentang di mana dan bagaimana organisasi akan menjadi di masa mendatang.

Guna Visi

Melahirkan nilai organisasi.

Mendorong komitmen individu organisasi.

Memotivasi kinerja.

Sebagai arahan dalam pengambilan keputusan.

Contoh Visi

“To be the first choice in the printed communications business, the first choice is the best choice, and being the best is what Atlanta Web pledges to work hard at being- every day!”

Atlanta Web Printers, Inc.

People: Henry Ford (1863-1947): "I will build a car for the great

multitude; so low in price that no man will be unable to own one.“

Walt Disney (1901–1966): "to bring happiness to millions"

Contoh Visi

“Menjadi Bank kebanggaan nasional yang unggul dalam layanan dan kinerja”

...... Bank BNI

Mission Statement

Pernyataan misi yang bagus adalah yang menggambarkan tujuan organisasi, kebutuhankonsumen, penjelasan produk-jasa, sistem pasar, falsafah organisasi dan teknologi.

Menurut Vern McGinnis, pernyataan misi sebaiknya :1) Mendefinisikan organisasi dan apa yang hendak diinginkan.

2) Cukup luas dalam memberikan peluang untuk berkembang.

3) Berbeda dengan pesaing.

4) Sebagai framework untuk evaluasi masa sekarang dan prospekmasa depan.

5) Dijelaskan dalam bahasa yang singkat dan mudah dipahamisemua orang.

Karakteristik Pernyataan Misi

1. Deklarasi sikap (attitude)

Menunjukkan di mana organisasi beroperasi

Identitas diri

Misi Apple Computer tidak mungkin mengarah kepadapeluang bisnis pestisida.

Misi Ford Motor tidak mungkin ke arah pembuatanproduk makanan.

Karakteristik Pernyataan Misi

2. Orientasi konsumen

Identifikasi kebutuhan pasar dan penuhi keinginannya

Gunakan bahasa ‘manfaat’ daripada bahasa ‘produk’

• Misi AT&T fokus kepada komunikasi daripada telepon

• Misi Exxon fokus kepada energi daripada minyak dan gas

• Misi Union Pacific fokus kepada transportasi daripada rel kereta api.

• Misi Universal Studio fokus kepada hiburan (entertainment) daripada musik atau film.

Karakteristik Pernyataan Misi

3. Deklarasi kebijakan publik Tanggung jawab sosial

Etika bisnis

Contoh, General Electric:

1.1 billion people lack access to an adequate water supply. “We’re devising innovative, sustainable solutions to the environmental challenges of resource scarcity.” Our business strategy is to develop products to meet our customers’ environmental challenges while driving growth for GE

Contoh Misi

Pfzer, Inc. is a research based global health care company.

Our principal mission is to apply scientific knowledge to help people around the world enjoy longer, healthier and more productive lives.

Contoh Misi

Memaksimalkan stakeholder value dengan menyediakan solusi keuangan yang fokus pada segmen pasar korporasi, komersial dan konsumer.

.... Bank BNI

Values

Sebagai nilai-nilai organisasi yang menjelaskan bagaimanaindividu bersikap sekaligus sebagai kompas untuk aksi organisasi.

Contoh:

Coca Cola___

Leadership: The courage to shape a better future

Collaboration: Leverage collective genius

Integrity: Be real

Accountability: If it is to be, it's up to me

Passion: Committed in heart and mind

Diversity: As inclusive as our brands

Quality: What we do, we do well

Ringkasan

Vision: an image of our desired future;

Purpose or mission: what the organization is here to do; and

Values: how we expect to travel to where we want to go;

Goals: milestones we expect to reach before too long.

Level Perencanaan

Visi

Misi

PerencanaanStrategik

Perencanaan Taktik

Perencanaan Operasional

Contoh Level Perencanaan

Visi

Misi

PerencanaanStrategik

Perencanaan Taktik

Perencanaan Operasional

Menjadi kampus bisnis dengan standartinternasional pada tahun 2020 atas dasarkekuatan kerjasama dengan kalanganpengusaha dan lembaga pemerintahan

1. Menghasilkan mahasiswa yang berkompetensi luas dan unggul

sebagai praktisi manajemen dan peneliti di area akademik

2. dsb1. Memperkuat sistempengajaran danpraktek riset di setiapfakultas

2. dsb1. Menciptakan suasana kelasyang ekselen dengan sinergiefektif antara staf pengajar,

entrepreneur, dan mahasiswaDi tahun 2011

2. dsb

1. Menambah anggaran perbaikan hingga 30 % di tahun 2011 untuk fasilitas kelas full-multimedia dengan fitur-fitur pendukung entrepreneurship dan profil perusahaan yang berkaitan.

2. dsb

Contoh Level Perencanaan ???

Visi

Misi

PerencanaanStrategik

Perencanaan Taktik

Perencanaan Operasional

Menjadi kampus bisnis dengan standart internasional atas dasar kekuatan kerjasama dengan kalangan pengusaha dan lembaga pemerintahan

1. Meningkatkan kinerja dan layanan staf dan dosen universitas

2. dsb

1. Meningkatkan kualitas dosen di setiap fakultas.

2. dsb

1. Tingkatkan layanan terhadap mahasiswa, bagaimanapun

caranya 2. dsb

1. Jangan khawatirkan kualitas. Bekerjalah secara cepat saja. 2. dsb

Teori Penyusunan Perencanaan

Empat (4) tahapan dalam menyusun sebuah perencanaan;1) Menetapkan tujuan

a) Menggunakan kata-kata sederhana yang isinya jelas dan singkat.b) Mempunyai sifat fleksibel.c) Mempunyai sifat stabilitas.d) Ada dalam perimbangan sumber daya.e) Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

2) Merumuskan keadaan sekarang; dengan jalan pendeskripsian kekuatan sumber daya manusia, alam, dan modal.

3) Identifikasi segala kemudahan dan hambatan, yang salah satunya bisa dengan menggunakan pendekatan SWOT.

4) Mengembangkan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan5) Dalam menyusun program kerja, diperlukan pula pembuatan

rencana cadangan atau kegiatan alternatif sebagai sikap hati-hati bila rencana utama tak terlaksana.

Teori SMART

Rumus pembuatan perencanaan; SMART

S pecific To the point, Mengerucut, tidak secara global

M easurable Bisa diukur dan dievaluasi

A chievable Bisa dicapai

R ealistic Masuk akal, tidak hanya berupa mimpi

T ime based Ada kurun waktu, batas akhir

Contoh redaksi tujuan organisasi

Menciptakan kenaikan produktivitas 15 % dari modal yang diinvestasikan pada tahun 2011.

Memproduksi 5000 mobil dengan kualitas sesuaistandard internasional pada tahun 2011.

Memberikan beasiswa kepada 30 dosen tetap untukmenempuh pendidikan S3 di luar negeri.

Lolos ke putaran piala dunia di tahun 2025.

Jenis Rencana Operasional

RENCANA PENJELASAN

SINGLE-USE PLAN Rencana yang dibuat untuk sebuah aksi namunkelihatannya tidak akan dipakai lagi untuk di masaselanjutnya

1. Program Rencana single-use untuk aktivitas yang besar

2. Proyek Rencana single-use yang sedikit lebih kecil cakupannyadaripada program

STANDING PLAN Rencana yang dikembangkan untuk aksi dan secaraperiodik akan dipakai terus menerus di masamendatang

1. Kebijakan Standing plan yang dikhususkan sebagai responorganisasi terhadap problem tertentu

2. Standard Operating Procedure(SOP )

Standing plan yang menjelaskan detail langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu

3. Aturan dan Regulasi Standing plan yang menggambarkan secara spesifikbagaimana aktivitas organisasi itu dikerjakan