The Management Process and Managerial Roles

NIRMALA KESUMAH

Health Services Organizations(Organisasi Pelayanan Kesehatan)

Pelaksanaan pelayanan kesehatan adalah usaha masyarakat umum atau swasta

yang terorganisir untuk membantu orang per orang mencapai penyembuhan selain

mencegah penyakit dan kecacatan.

Jenis Organisasi Kesehatan HSO

•Berdasarkan klasifikasi : - Kepemilikan - Motif Profit

•Berdasar Level RS : Primer Sekunder Tertier

Management pada Organisasi Pelayanan Kesehatan (HSO)

Type ManagerManager HSO

Adalah : Orang yang ditunjuk pada posisi dengan otoritas yang mengatur

pekerjaan orang lain, yang bertanggung jawab terhadap penggunaan

sumber daya dan bertanggungjawab terhadap hasil pekerjaan yang

khusus.

Contoh: Kepala Bidang Keperawatan.

Kepala Bagian Obstetri Ginekologi.

Medical Record Supervisor.

Direktur Keuangan Rumah Sakit, dan lain-lain.

Klasifikasi Tradisional:

• Berdasarkan Hierarki:

1. Top Senior Management

2. Middle Management

3. First Line Management

• Bentuk lain:

1. Level Kebijakan

2. Level Administrasi/ Koordinasi

3. Level Operasional

Perbedaan utama antara tiap level manager adalah tingkatan/ derajat otoritas,

Batas tanggung jawab dan aktivitas organisasi.

Gambar Type Manager Pelayanan Kesehatan

Tingkatan posisi pada Type manager Derajat otoritas dan

batasan

Hierarki organisasi tanggung jawab dan

aktivitas

High Senior Manager Besar

Middle Middle Manager Sedang

Low First Line Manager Kecil

Kemampuan Kemampuan Kemampuan

Teknis Konseptual Hubungan Antar Manusia

Management Process

Managemen adalah:

- Menyelesaikan pekerjaan/ sesuatu melalui orang lain.

- Proses dalam mencapai tujuan organisasi dengan bekerja bersama atau

melalui orang lain.

Managemen HSO

The Process composed of the set interrelated social and technical function and

activities occuring within a formal organizational setting for the purpose of accomplishing

predetermined objective through utilization of human and other resources.

Ada 4 Elemen Managemen:

• Proses sekumpulan fungsi atau kegiatan yang saling berkaitan/ berinteraksi.

• Pencapaian tujuan oranisasi.

• Mencapai tujuan organisasi melalui SDM atau sumber daya lain.

• Terjadi dalam organisasi formal.

Gambar Hubungan Antara Fungsi- Fungsi Proses Managemen

Staffing

Organizing Decision Making Directing

Planning Controlling

Fungsi- Fungsi Managemen

Planning ( Perencanaan)

Planning adalah fungsi teknis managemen yang memungkinkan organisasi

Pelayanan Kesehatan mampu menghadapi keadaan saat ini dan mengantisipasi

keadaan yang akan datang.

Basic : Teknis

Melibatkan : Keputusan apa yang akan dilakukan (What to do),

Bilamana (When) dan Bagaimana (How ).

Decision Making (Pengambilan Keputusan)

- Manager haruslah pembuat/ pengambil keputusan.

- Pengambilan keputusan melibatkan:

Memilih dari beberapa alternatif.

- Batasan dan dasar pengambilan keputusan, teknik yang dipakai, pentingnya

keputusan yang diambil bervariasi tergantung dari posisi manager, otoritas

dan batasan tanggung jawab.

Organizing (Mengelola)

Basic : Teknis

Berhubungan dengan : - Pembentukan otoritas dan tanggung jawab terhadap hubungan

dan struktur formal.

- Hubungan pelaporan.

- Pembagian pekerjaan.

- Aturan pekerjaan.

- Alur pekerjaan.

- Koordinasi.

- Informasi.

- Feed back.

Staffing (Pengelolaan Staff)

Meliputi kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengaturan

SDM.

Basic : Teknis dan Sosial

Aspenk Teknis : Perencanaan Kebutuhan

Analisa Jabatan

Perekrutan

Analisa kinerja

Administrasi Reward, dan sebagainya.

Aspek Sosial : - Training

- Promosi

- Konseling, dan sebagainya.

Directing (Mengatur, Mengarahkan)

Basic : Perilaku sosial, orientasi kepada orang.

Kegiatannya : Memberi motivasi, memimpin, komunikasi dan hal lain yang

berhubungan dengan perilaku manusia.

Misalnya : Penyelesaian konflik, perubahan perilaku .

Controlling

Basic : Teknis, fokus pada kegiatan organisasi.

Termasuk : Membentuk standar kinerja organisasi.

Senior Manager : Mengontrol seluruh aktifitas organisasi

Mengontrol hasil- hasil kegiatan

Misal : - Bagaimana kualitas pelayanan,

- Bagaimana besarnya belanja dibanding pemasukan

- dan lain- lain .

Peran- Peran Manajerial

1. Peran Interpersonal

- Figure Head

Menampilkan peran dan tugas yang berhubungan dengan aktifitas yang bersifat

seremonial atau simbolis.

Misalnya: - Acara gunting pita sebagai peresmian suatu kegiatan.

- Memberi sambutan pada acara- acara penting.

- dan lain-lain.

- Liaision

Sebagai penghubung antar pimpinan lintas departemen dalam suatu

organisasi (inter departement) atau penghubung dengan external organisasi. Sifatnya

bukan hanya koordinasi tapi juga menjadi hubungan kerjasama yang akan membawa

pengaruh bagi organisasi.

- Influencer

Mempengaruhi bawahan, leader antar Departemen atau bahkan

mempengaruhi orang luar untk mengakui keberadaan organisasi.

2. Peran Informasi

* Monitor:

Mengumpulkan informasi dari dalam dan luar organisasi.

Manager berfungsi sebagai sumber informasi.

Manager memilah informasi mana yang boleh disampaikan/ tidak.

* Disseminator

Manager yang menyampaikan/ menyebarkan informasi kepada karyawan juga

sebaliknya.

Manager puncak menyebarkan informasi tentang kebijakan - kebijakan yang perlu

diketahui karyawan ataupun menyampaikan kepada organisasi luar tentang

kegiatan organisasinya.

* Spokesman:

Manager juga berfungsi sebagai juru bicara organisasi, dalam hal ini

manager

dituntut untuk menguasai seluk beluk internal organisasi.

3. Peran Sebagai Decision - Maker

* Change Agent

- Manager harus berfikir antisipatif.

- Menata organisasi ke arah perbaikan.

- Membuat kebijakan ke arah pengembangan organisasi.

- Mempertahankan dinamika organisasi.

* Disturbances Handler

Mintzberg : “Tidak ada organisasi yang sempurna, yang terstandar dengan baik

dimana mereka begitu siap menghadapi situasi darurat atau

keadaan yang tidak menentu dimasa yang akan datang”.

Gangguan (Disturbances) muncul bukan saja karena manager yang

buruk

tidak memperdulikan situasi sehingga keadaan makin buruk, tapi bisa juga

terjadi pada manager yang baik yang tidak mengantisipasi keadaan.

Manager bertanggung jawab dalam menangani krisis.

* Resource Allocator

- Manager menentukan siapa mendapatkan apa.

- Menentukan prioritas adalah faktor yang harus dipertimbangkan.

- Negosiasi juga harus dilakukan.

Lingkungan External

Inputs Conversion Outputs

Feedback

ORGANISASI PELAYANAN KESEHATAN (HSO )

Gambar. Model Organisasi Pelayanan Kesehatan

• Manager adalah katalisator yang merubah input (conversion) menjadi

hasil (outputs) melalui Kegiatan Managing (mengelola).

• HSO dan Manager berinteraksi, dipengaruhi dan mempengaruhi

lingkungan external organisasi di representasi oleh semua tekanan dan

pengaruh dari luar organisasi.

• Inputs diperoleh dari lingkungan external dan output menuju/ masuk ke

lingkungan tersebut.