Event Management

Download Event Management

Post on 30-May-2015

224 views

Category:

Education

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. By Devid Adi Surya </li></ul> <p> 2. Planning, organizing, allocating, directing, creating &amp; controlling resources to achieves goals &amp; objectives. - Joe Goldblatt - 3. Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &amp; sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula. 4. Scheduled Special Event Un-Scheduled Special Event Spontaneous Special Event 5. RESEARCH : Determine Expectation DESIGN : Design the Concept PLANNING : Develop the Experience COORDINATION : Deliver the Dream EVALUATION : Describe the Result Dr. Joe Goldblatt 6. RESEARCH : Determine Expectation 7. xamine &amp; Evaluate (uji dan evaluasi) erify the purpose (pengujian tujuan) dentify Resources &amp; Obstacles (Identifikasi sumber &amp; hambatan) pply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT) alance Time, Space &amp; Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang &amp; tempo) ist Logical Contingencies (data kemungkinan kemungkinan yang logis) 8. GOALS &amp; OBJECTIVES Penentuan tujuan &amp; sasaran Event harus memperhatikan: Identifikasi Tujuan &amp; Sasaran yang diharapkan Prioritas Tujuan &amp; Sasaran SMART Objectives Perangkat pengukuran Pecific (khusus) Easurable (dapat diukur) Cceptance (diterima) Ealistic (nyata) ime Sensitive (dalam kurun waktu tertentu) 9. DESIGN : Design the Concept 10. 1.Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan &amp; cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah. 2.Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain lain. 3.Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang tema event 4.Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar. 5.Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif 6.Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang - kenangan 11. PROGRAM TAMBAHAN Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event PROTOKOLER Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler 12. PLANNING : Develop the Experience 13. 1. Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik. 2. Fokus pada hasil yang dapat diukur. 3. Siapkan Time Frame yang realistik / masuk akal. 4. Identifikasikan peranan Stake Holder. 5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan. 14. Perencanaan Batas Waktu) Tabel Kinerja Jadwal Produksi 15. Struktur tanggung jawab Struktur organisasi Garis wewenang Jalur jalur komunikasi 16. how Rules on Chart Buat seluruh aturan &amp; peraturan dalam tabel. hink Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk. ssign &amp; Prioritize Penugasan dan prioritas. ind Natural Linkage Temukan hubungan alami. inal approval &amp; Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan. 17. Transportasi, parkir, Pendaftaran, staf dukungan, VIP Services, Komunikasi, Support Services, Handicap Services, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat, Keamanan, dekorasi, Desain, Seating Equipment, Catering, Power Services, Pengelolaan Air, Daur Ulang, Penyimpanan, Set - Up &amp; Tear Down 18. 1. Venue yang unik akan menambah pengalaman event 2. Perkirakan kebutuhan kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event). 3. Mengoptimalisasi dcor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya. 4. Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau 5. Kejutkan audiens dengan merubah secara extreme venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya. 19. PRODUKSI 1. Staging / Panggung 2. Entertainment / Hiburan 3. Lighting 4. Special Effect 5. Permit &amp; Labor Need / Perizinan &amp; Kebutuhan Tenaga SUPPORT SERVICES 1. Speakers / Artist 2. Master of Ceremony 3. Presenters 4. Prizes 5. Gift &amp; Amenities 20. COORDINATION : Deliver the Dream 21. Komunikasi aktif harus dibentuk dengan: Committee (Panitia) Client (Stakeholder) Vendor (Supplier )Sponsor 22. Pemilihan vendor Kontrak dengan vendor Monitor jasa pengantaran Damage Control 23. Staff &amp; Volunteers Temp. &amp; Tech. Personnel Providers Performers Orientation Rehearsal Pre Con Post Con 24. Dalam Program program yang diorganisasikan (Organize Programs) Client &amp; Sponsor Personnel dan Performers Participants 25. Monitor seluruh jalur komunikasi Identifikasi prosedur pelaporan Informasikan setiap perkembangan kepada klien Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat Agendakan seluruh hasil meeting / rapat 26. EVALUATION : Describe the Result 27. ocument Analisa dokumen dokumen yang terkait dengan event eview Review semua kegiatan yang telah dilakukan valuate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan nalyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event ake Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event 28. rite it Down Semua harus dalam bentuk tertulis! eview Each Phase Review setiap phase yang telah dilakukan xamine &amp; Measure Element Lakukan pengujian &amp; pengukuran dari setiap elemen kegiatan iew Objectively Lakukan secara objektif nterview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event stablish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru </p>