By Devid Adi Surya

Planning, organizing, allocating, directing, creating & controlling resources to achieves goals & objectives. - Joe Goldblatt -

Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi

rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll

Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

•Scheduled Special Event •Un-Scheduled Special Event •Spontaneous Special Event

RESEARCH : Determine Expectation

DESIGN : Design the

Concept

PLANNING : Develop the Experience

COORDINATION : Deliver the

Dream

EVALUATION : Describe the

Result

Dr. Joe Goldblatt

RESEARCH : Determine Expectation

xamine & Evaluate (uji dan evaluasi)

erify the purpose (pengujian tujuan)

dentify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)

pply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)

alance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)

ist Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)

GOALS & OBJECTIVES • Penentuan tujuan & sasaran Event

harus memperhatikan: • Identifikasi Tujuan & Sasaran yang

diharapkan • Prioritas Tujuan & Sasaran • SMART Objectives • Perangkat pengukuran

Pecific (khusus)

Easurable (dapat diukur)

Cceptance (diterima)

Ealistic (nyata)

ime Sensitive (dalam kurun waktu tertentu)

DESIGN : Design the Concept

1.Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan & cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah. 2.Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain – lain. 3.Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang tema event 4.Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar. 5.Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif 6.Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang - kenangan

PROGRAM TAMBAHAN Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event

PROTOKOLER Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler

PLANNING :

Develop the Experience

1. Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.

2. Fokus pada hasil yang dapat diukur. 3. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk

akal. 4. Identifikasikan peranan Stake Holder. 5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah

ditentukan.

Perencanaan Batas Waktu) Tabel Kinerja Jadwal Produksi

•Struktur tanggung jawab •Struktur organisasi •Garis wewenang •Jalur – jalur komunikasi

how Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.

hink Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.

ssign & Prioritize Penugasan dan prioritas.

ind Natural Linkage Temukan hubungan alami.

inal approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.

Transportasi, parkir, Pendaftaran, staf dukungan, VIP Services, Komunikasi, Support Services, Handicap Services, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat, Keamanan, dekorasi, Desain, Seating Equipment, Catering, Power Services, Pengelolaan Air, Daur Ulang, Penyimpanan, Set - Up & Tear Down

1. Venue yang unik akan menambah pengalaman event

2. Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).

3. Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya.

4. Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…

5. Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

PRODUKSI 1. Staging / Panggung 2. Entertainment / Hiburan 3. Lighting 4. Special Effect 5. Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan

Tenaga

SUPPORT SERVICES 1. Speakers / Artist 2. Master of Ceremony 3. Presenters 4. Prizes 5. Gift & Amenities

COORDINATION : Deliver the Dream

Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:

Committee (Panitia)

Client (Stakeholder)

Vendor (Supplier ) Sponsor

•Pemilihan vendor •Kontrak dengan vendor •Monitor jasa pengantaran •Damage Control

• Staff & Volunteers • Temp. & Tech. Personnel • Providers • Performers • Orientation • Rehearsal • Pre Con – Post Con

• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs) • Client & Sponsor • Personnel dan Performers • Participants

Monitor seluruh jalur komunikasi

Identifikasi prosedur pelaporan

Informasikan setiap perkembangan kepada klien

Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up

Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat

Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

EVALUATION : Describe the Result

ocument Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event

eview Review semua kegiatan yang telah dilakukan

valuate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan

nalyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event

ake Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

rite it Down Semua harus dalam bentuk tertulis!

eview Each Phase Review setiap phase yang telah dilakukan

xamine & Measure Element Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan

iew Objectively Lakukan secara objektif

nterview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event

stablish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru