Event management business

Download Event management business

Post on 22-May-2015

1.801 views

Category:

Business

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. Event Business Kiat penyelenggaraan Event R. J. Sumabrata =======================[ 1 ] </li></ul> <p> 2. 5 C in Event Operation5 C in Event Operation Kesulitan terkadang timbul ketika kita merancang sebuah Event, Terutama ketika kita mempersiapkan sebuah event adalah bagaimana memulai dan berlaku saat kita merancangnya terutama jika kita masih amatir. Dalam mempersiapkan event ada beberapa konsep yang bisa kita terapkan sebagai acuan dalam mempersiapkan event. Untuk memudahkan bagaimana kita memulai memikirkan untuk mempersiapkan Event perlu kita perhatikan sebuah konsep dasar antara lain: 3. 5 C in Event Operation5 C in Event Operation 5 C Concept adalah salah satu konsep yang dapat digunakan sebagai acuan seberapa jauh Event yang akan kita kerjakan itu Visible san bahkan Saleable sehingga resiko resiko yang mungkin terjadi dapt di minimalisasi atau bahkan di eliminasi. 5 C concept adalah: 1. CONTEXT 2. CONTENT 3. CONNECTION 4. CAPITAL 5. COMMITMENT 4. CONTEXTCONTEXT Yang dimaksud dalam Context adalah bagaimana event tersebut telah sesuai dengan isu isu yang berkembang dimasyarakat dan bagaimana keinginan masyarakat tersebut untuk membahas isu tersebut. Selain itu, dalam CONTEXT juga diperhatikan Segmen maupun target market yang dituju dari konteks permasalahan / kondisi sehingga tidak terjadi kesalahan dalam mentargetkan potensial partisipan maupun audiens. Cari isu yang sedang berkembang / trend di masyarakat sehingga orang akan merasa harus hadir agar tidak ketinggalan informasi dari isu yang diangkat tersebut. Gunakan Judul dan Tema yang singkat dan Padat ingat konsep KISS 5. CONTENTCONTENT Content adalah isi dari event tersebut Bagaimana kita mendesign event tersebut sesuai dengan context yang telah kita / host tetapkan. Dalam aplikasinya adalah dalam bentuk Run Down dan susunan acara. PENTING Terkadang Context bagus tapi saat menyangkut Content dari acara tersebut berantakan jadi hati hati saat membuat content acara 6. CONNECTIONCONNECTION Connection = Koneksi = Hubungan Dari context dan content yang telah ditetapkan kita juga harus melihat hubungan yang dapat kita ajak terlibat untuk ikut dalam event kita tersebut. Apa dan siapa yang terkoneksi dengan event: Instansi Pemerintah (Pusat / Daerah) BUMN / BUMD Korporasi swasta (Sponsor) LSM NGO Ini diperlukan untuk membantu event kita berjalan dengan baik dengan mendapat dukungan dari mereka. 7. CAPITALCAPITAL Permodalan merupakan hal yang penting dalam membuat suatu event, karena tanpa modal kita akan sulit atau bahkan tidak dapat bergerak. Istilah dalam event biasa disebut BRIDGING karena merupakan dana talangan sebelum kita mendapat dana baik dari sponsor maupun penjualan tiket. Bridging biasa digunakan untuk seluruh kegiatan awal seperti antara lain: Pembuatan Proposal Biaya kepesertaan Tender / Bidding Garansi / Jaminan, dan lain lain. Sumber capital dapat diperoleh dari: Dana Cadangan Event Perusahaan Pinjaman dari Investor Pinjaman Bank? 8. COMMITMENTCOMMITMENT Komitmen merupakan bagian penting dari suatu penyelenggaraan event, karena tanpa komitmen dari seluruh unsur yang terlibat maka dapat dipastikan event tersebut akan gagal. Komitmen siapa saja yang dibutuhkan: Steering Committee dan Organizing Committee Event Organizer / Manangement Team yang bekerja baik yang Tetap maupun temporer Pihak pihak yang mendukung acara (pengisi acara, Vendor, Venue) Pihak - pihak yang terkoneksi dengan event (Lihat Connection) Pihak Investor event (jika ada) Dan lain lain yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan penyelenggaraan event tersebut. 9. Business Practices in Event Industry Hal hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan bisnis di Industri Event: Benchmarking Lakukan perbandingan-perbandingan dalam Strategi, operasional, proses serta prosedur. Quality Management Ciptakan / kreasikan suatu sistem &amp; team yang berkomitmen kuat dan konsisten terhadap kinerja mutu berkualitas. =======================[ 2 ] 10. Administration in Event Business Financial Management Budget (anggaran event) Expenses Budget Revenue Budget Chart of Account (Daftar account yang digunakan) Cash Flow Statement (Laporan Perputaran Dana) Profit Statement (Laporan Laba) Prediksi Laba yang diperoleh Laba yang diperoleh (sesungguhnya) 11. Administration in Event Business Financial Management Identifikasi Filosofi keuangan Perputaran dana yang sebaiknya Lihat anggaran sebagai Kerangka Kerja Bangun Kebijakan &amp; Prosedur baku Tentukan sistem akuntansi yang digunakan Record Keeping Procedures Systems Reports Production Book Pelajari seluruh dokumen Komputer &amp; Software akan menghemat waktu Buang dokumen yang tidak terpakai/digunakan Bangun sistem arsip yang baik sehingga mudah untuk ditemukan INGAT ANDA YANG BERTANGGUNG JAWAB 12. Administration in Event Business Peraturan peraturan yang harus diketahui dan dipahami dalam menjalankan bisnis Event: Peraturan peraturan pemerintah seperti: Peraturan perpajakan Peraturan Badan Hukum Peraturan ketenaga kerjaan Dan lain lain. Selain itu juga harus dipahami: Lisensi Musik (penggunaan musik diarea publik) Penggunaan Logo logo Dan lain lain. Perhatikan: Persiapkan buku / kumpulan Peraturan Penuhi syarat syarat yang dibutuhkan Penuhi persyaratan bagi vendor / supplier Buat Meeting Kalender Sertakan perjanjian secara tertulis Siapkan klausa khusus (wan prestasi) 13. Business Transaction in Event PROPOSAL UNGGUL (The Winning Proposal) Syarat syarat sebuah proposal yang unggul: Spesifikasi Event Deskripsi Event Tidak ada Kejutan (No Surprises Later) Proposal Delivery 7 Komponen Penting Proposal Unggul: Packaging Cover Letter Specifications Event Descriptions Investment Option Capabilities Profile Term &amp; Condition Proposal yang baik adalah: Ditulis secara jelas Adanya verifikasi yang terpercaya Mengidentifikasi seluruh biaya Adanya Terms &amp; Conditions Menggambarkan visi anda =======================[ 3 ] 14. Business Transaction in Event NEGOSIASI Yang harus dilakukan ketika kita bernegosiasi antara lain: Do Your Home Work Pekerjaan rumah kita saat bernegosiasi adalah mempelajari antara lain: Dengan siapa kita bernegosiasi Apa yang akan kita negosiasikan Dan lain - lain Expect Give &amp; Take Siapkan materi yang dapat kita berikan (jangan buang peluru). Analyze Gap in Agreement Analisa celah yang ada di perjanjian/kesepakatan. Limit Decision Time Jangan biarkan berlarut larut. 15. Business Transaction in Event KONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU Dalam Kontrak harus mencakup: Pihak pihak (Parties) Penawaran (Offer) Pertimbangan (Consideration) Persetujuan (Acceptance) Apa saja harus diperhatikan: Analisa apa saja yang disyaratkan di Perjanjian Gunakan Tenaga Profesional (Lawyer/Notaris) Perhatikan Klausa Manajemen Resiko Ciptakan Tracking System Evaluasi perjanjian setiap tahun CONTRACT 16. Business Transaction in Event KONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU Apa saja yang harus dibuatkan kontrak: Venues / Sites Vendors Entertainment Dan lainnya. Basic Event Agreement Broadcast Agreement Purchase Order Client Agreement Sponsorship Agreement Employee Agreement Vendor Agreement Entertainer Engagement Agreement Venue Agreement Independent Contractor Agreement 17. Human Resources in Event Yang dilakukan ketika kita melakukan fungsi HR antara lain: Recruit Train Motivate Retain Release HR EVALUASI Buat Kriteria Evaluasi Lakukan Review Kinerja Perhatikan: Position Support Objectives Estimate Requirements Orientation &amp; Training Publish Policies &amp; Procedures Learn Past Experience Express Appreciation PENTING: Clarity is critical Open door Policy Note action Required Variety Improves Retention Establish Consensus Set the Standard =======================[ 4 ] 18. Leadership in Event Yang dimaksud dengan Kepemimpinan: Menunjukan Visi Implementasikan Kebijakan &amp; Prosedur Pecahkan Permasalahan dengan Konsensus Berikan kesempatan untuk memberikan opini Percaya Diri menunjukan Komitmen Berani mengambil keputusan berat GOOD COMMUNICATION IS 80 % LISTENING Undang Stakeholder untuk menjadi Event Consultant anda. Ajukan pertanyaan ke Stakeholder untuk mendapatkan informasi yang baik untuk me manage Event anda. Gunakan metode pertanyaan untuk mengidentifikasi masalah yang tidak terpecahkan dan mencari pemecahannya secara pendekatan pribadi Bangun Konsensus dengan menghilangkan sentimen pribadi 19. Leadership in Event PENYELESAIAN KONFLIK Spesifikasikan prosedur Keluhan Pendapat secara objektif sangat dibutuhkan (Kritikal) Gunakan Mediasi (Pihak ke 3 yang netral) Dokumentasikan semua Ber empati tapi tetap fokus pada permasalahan 20. Risk Management in Event Dalam Risk Management (Manajemen Resiko) yang harus dilakukan antara lain: Menilai Resiko yang mungkin terjadi Analisa Resiko yang mungkin terjadi Rencanakan Resiko yang mungkin terjadi Kontrol Resiko yang mungkin terjadi Rencana Darurat (Contingency Plans) Analisa celah (gab) yang memungkinkan resiko tersebut terjadi Buat rencana terpisah jika terjadi sesuatu hal. Implementasi rencana tersebut 21. Risk Management in Event PENTING: Lakukan Penilaian Resiko dengan matang susun Liabilites (tanggung jawab) yang dapat dialihkan Diskusikan dengan Under Writer (asuransi) Bangun Level Coverage Review Asuransi setiap tahunnya ASURANSI Evaluasi Pertanggungan Event Terbuka atas kemungkinan Resiko lainnya Lakukan tender / Bidding Laksanakan dengan nilai pertanggungan yang masuk akal. 22. Risk Management in Event 3 THINGS YOU CAN DO WITH RISK --- AVOID --- Dont do it --- REDUCE --- Control potential losses and increase potential gains --- TRANSFER --- Assign certain responsibility, either to other experts or through insurance coverage 23. KONSEP PEMASARAN EVENT Dalam memasarkan event, ada beberapa jenis pemasaran yang dilakukan. Antara lain: Pemasaran event ke Potensial Sponsorship Pemasaran event ke masyarakat. =======================[ 5 ] 24. PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL SPONSORSHIP Dalam memasarkan event kita ke sponsor ada beberapa persyaratan yang harus kita penuhi Antara lain: Keterkaitan event dengan segment sponsor Keterkaitan event dengan Image sponsor Bentuk kerjasama yang ditawarkan Potensial Benefit yang akan diperoleh sponsor Kemampuan bernegosiasi. 25. PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL SPONSORSHIP Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan organizer dalam bentuk pemasaran ini, antara lain: Langsung menghubungi perusahaan sponsor Menggunakan jasa perantara seperti: Perusahaan Advertising / agency dimana perusahaan sponsor tersebut bernaung. Perusahaan jasa Marketing lainnya. 26. PEMASARAN EVENT KE MASYARAKAT Masyarakat dalam hal ini adalah potensial pengunjung yang kita harapkan akan datang ke event kita tersebut. Untuk itu tentukan segment pasar yang akan kita incar. Seperti High End (spesifikasikan) Middle End (spesifikasikan) Low End (spesifikasikan) 27. PEMASARAN EVENT KE MASYARAKAT Pengklasifikasian tersebut sangat penting terutama terkait dengan pemasaran ke Sponsor jangan salah dalam pengklasifikasian karena nantinya akan bermasalah. Selain itu tentukan juga menurut Demografinya seperti: Usia Pekerjaan Tempat tinggal / Domisili Penghasilan, dan lain lain. Setelah dapat diperoleh pasar yang dituju tentukan media pemasarannya. 28. PENTING Masyarakat sekarang dalam memilih event yang ingin didatanginya sudah sangat kritis. Mereka menganggap event yang dihadirinya akan mencerminkan siapa dia, stratanya bagaimana dia berinteraksi dengan lingkungan dan masyarakat sekitarnya. Untuk itu media yang dipakai untuk berpromosi / bermarketing juga harus kita rencanakan dengan baik termasuk CONTEXT dan CONTENT event tersebut 29. MEETING ROOM SET - UP THEATRE STYLE 30. MEETING ROOM SET - UP CLASSROOM STYLE =======================[ 6 ] 31. MEETING ROOM SET - UP U - SHAPE STYLE 32. MEETING ROOM SET - UP HOLLOW SQUARE STYLE 33. MEETING ROOM SET - UP OBLONG BOARD OF DIRECTOR STYLE 34. MEETING ROOM SET - UP T SHAPE STYLE 35. MEETING ROOM SET - UP HORSE SHOE STYLE 36. TERIMA KASIH R. J. Sumabrata zbarata@justice .com azsuma70@gmail.com ozsuma70@gmail.com 37. Sumber Pustaka 1. MEETING AND CONVENTIONS MANAGEMENT, MAEGUERITE L. WEIRICH, 1992 2. MANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEK 3. MARKETING &amp; MANAGEMENT ICCA (ICCA,2ND IAPCO NATIONAL SEMINAR ON MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995 4. CONCISE OXFORD DICTIONARY 5. KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA ADMINISTRASI BISNIS, POLITEKNIK NEGERI JAKARTA, SUMABRATA, JACHZILARAFAT.R., 2002 6. MATERI PELATIHAN BASIC TRAINING OVERVIEW MICE INDUSTRY, ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007 7. CSEP Preparation Test, ISES, 2007 </p>