event management business

Event Business

Kiat penyelenggaraan Event

R. J. Sumabrata

=======================[ 1 ]

5 C in Event Operation5 C in Event Operation

Kesulitan terkadang timbul ketika kita merancang sebuah Event, Terutamaketika kita mempersiapkan sebuah event adalah bagaimana memulai danberlaku saat kita merancangnya terutama jika kita masih amatir.

Dalam mempersiapkan event ada beberapa konsep yang bisa kita terapkansebagai acuan dalam mempersiapkan event.

Untuk memudahkan bagaimana kita memulai memikirkan untukmempersiapkan Event perlu kita perhatikan sebuah konsep dasar antaralain:

5 C in Event Operation5 C in Event Operation

5 C Concept adalah salah satu konsep yang dapat digunakan sebagai acuanseberapa jauh Event yang akan kita kerjakan itu Visible san bahkanSaleable sehingga resiko – resiko yang mungkin terjadi dapt diminimalisasi atau bahkan di eliminasi.

5 C concept adalah:1. CONTEXT2. CONTENT3. CONNECTION4. CAPITAL5. COMMITMENT

CONTEXTCONTEXT

Yang dimaksud dalam Context adalah bagaimana event tersebut telah sesuai denganisu – isu yang berkembang dimasyarakat dan bagaimana “keinginan” masyarakattersebut untuk membahas isu tersebut.

Selain itu, dalam CONTEXT juga diperhatikan Segmen maupun target market yangdituju dari konteks permasalahan / kondisi sehingga tidak terjadi kesalahan dalammentargetkan potensial partisipan maupun audiens.

Cari isu yang sedang berkembang / trend di masyarakat sehingga orang akan merasa“harus” hadir agar tidak ketinggalan informasi dari isu yang diangkat tersebut.

Gunakan Judul dan Tema yang singkat dan Padat ingat konsep KISS…

CONTENTCONTENT

Content adalah isi dari event tersebut

Bagaimana kita mendesign event tersebut sesuai dengan context yang telah kita/ host tetapkan.

Dalam aplikasinya adalah dalam bentuk Run Down dan susunan acara.

PENTING…Terkadang Context bagus tapi saat menyangkut Content dari acara tersebut

berantakan… jadi hati – hati saat membuat content acara

CONNECTIONCONNECTION

Connection = Koneksi = Hubungan

Dari context dan content yang telah ditetapkan kita juga harus melihat hubunganyang dapat kita ajak terlibat untuk ikut dalam event kita tersebut.

Apa dan siapa yang terkoneksi dengan event:• Instansi Pemerintah (Pusat / Daerah)• BUMN / BUMD• Korporasi swasta (Sponsor)• LSM – NGO

Ini diperlukan untuk membantu event kita berjalan dengan baik dengan mendapatdukungan dari mereka.

CAPITALCAPITALPermodalan merupakan hal yang penting dalam membuat suatu event, karena

tanpa modal kita akan sulit atau bahkan tidak dapat bergerak.

Istilah dalam event biasa disebut BRIDGING karena merupakan dana talangansebelum kita mendapat dana baik dari sponsor maupun penjualan tiket.

Bridging biasa digunakan untuk seluruh kegiatan awal seperti antara lain:• Pembuatan Proposal• Biaya kepesertaan Tender / Bidding• Garansi / Jaminan, dan lain – lain.

Sumber capital dapat diperoleh dari:• Dana Cadangan Event Perusahaan• Pinjaman dari Investor• Pinjaman Bank?

COMMITMENTCOMMITMENTKomitmen merupakan bagian penting dari suatu penyelenggaraan event, karena

tanpa komitmen dari seluruh unsur yang terlibat maka dapat dipastikan eventtersebut akan gagal.

Komitmen siapa saja yang dibutuhkan:• Steering Committee dan Organizing Committee• Event Organizer / Manangement• Team yang bekerja baik yang Tetap maupun temporer• Pihak – pihak yang mendukung acara (pengisi acara, Vendor, Venue)• Pihak - pihak yang terkoneksi dengan event (Lihat Connection)• Pihak Investor event (jika ada)• Dan lain – lain yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan

penyelenggaraan event tersebut.

Business Practices in Event Industry

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam menjalankanbisnis di Industri Event:

Benchmarking– Lakukan perbandingan-perbandingan dalam Strategi,

operasional, proses serta prosedur.

Quality Management– Ciptakan / kreasikan suatu sistem & team yang berkomitmen kuat

dan konsisten terhadap kinerja mutu berkualitas.

=======================[ 2 ]

Administration in Event Business

Financial Management• Budget (anggaran event)

Expenses BudgetRevenue Budget

• Chart of Account (Daftar account yang digunakan)• Cash Flow Statement (Laporan Perputaran Dana)• Profit Statement (Laporan Laba)

Prediksi Laba yang diperoleh Laba yang diperoleh (sesungguhnya)

Administration in Event Business

Financial Management– Identifikasi Filosofi keuangan– Perputaran dana yang sebaiknya– Lihat anggaran sebagai Kerangka Kerja– Bangun Kebijakan & Prosedur baku– Tentukan sistem akuntansi yang digunakan

Record Keeping– Procedures– Systems– Reports– Production Book

Pelajari seluruh dokumenKomputer & Software akan menghemat waktuBuang dokumen yang tidak terpakai/digunakanBangun sistem arsip yang baik sehingga mudah untuk ditemukan

INGAT ANDA YANG BERTANGGUNG JAWAB

Administration in Event BusinessPeraturan – peraturan yang harus diketahui dan dipahami dalam

menjalankan bisnis Event:– Peraturan – peraturan pemerintah seperti:– Peraturan perpajakan– Peraturan Badan Hukum– Peraturan ketenaga kerjaan– Dan lain – lain.

Selain itu juga harus dipahami:– Lisensi Musik (penggunaan musik diarea publik)– Penggunaan Logo – logo– Dan lain – lain.

Perhatikan:•Persiapkan buku / kumpulan Peraturan

•Penuhi syarat – syarat yang dibutuhkan

•Penuhi persyaratan bagi vendor / supplier

•Buat Meeting Kalender

•Sertakan perjanjian secara tertulis

•Siapkan klausa khusus (wan prestasi)

Business Transaction in Event

PROPOSAL UNGGUL (The Winning Proposal)

Syarat – syarat sebuah proposal yang unggul:– Spesifikasi Event– Deskripsi Event– Tidak ada Kejutan (No Surprises Later)– Proposal Delivery

7 Komponen Penting Proposal Unggul:– Packaging– Cover Letter– Specifications– Event Descriptions– Investment Option– Capabilities Profile– Term & Condition

Proposal yang baik adalah:

•Ditulis secara jelas

•Adanya verifikasi yang terpercaya

•Mengidentifikasi seluruh biaya

•Adanya Terms & Conditions

•Menggambarkan visi anda

=======================[ 3 ]

Business Transaction in EventNEGOSIASIYang harus dilakukan ketika kita bernegosiasi antara lain:• Do Your Home Work

– Pekerjaan rumah kita saat bernegosiasi adalah mempelajari antaralain:

– Dengan siapa kita bernegosiasi– Apa yang akan kita negosiasikan– Dan lain - lain

• Expect Give & Take– Siapkan materi yang dapat kita berikan (jangan buang peluru).

• Analyze Gap in Agreement– Analisa celah yang ada di perjanjian/kesepakatan.

• Limit Decision Time– Jangan biarkan berlarut – larut.

Business Transaction in EventKONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU

Dalam Kontrak harus mencakup:

• Pihak – pihak (Parties)• Penawaran (Offer)• Pertimbangan (Consideration)• Persetujuan (Acceptance)

Apa saja harus diperhatikan:• Analisa apa saja yang disyaratkan di Perjanjian• Gunakan Tenaga Profesional (Lawyer/Notaris)• Perhatikan Klausa Manajemen Resiko• Ciptakan Tracking System• Evaluasi perjanjian setiap tahun

CONTRACT

Business Transaction in EventKONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU

Apa saja yang harus dibuatkan kontrak:Venues / SitesVendorsEntertainmentDan lainnya.

Basic Event Agreement

Broadcast Agreement Purchase OrderClient Agreement Sponsorship AgreementEmployee Agreement Vendor AgreementEntertainer Engagement Agreement Venue AgreementIndependent Contractor Agreement

Human Resources in EventYang dilakukan ketika kita melakukan fungsi HR antara lain:• Recruit• Train• Motivate• Retain• Release

HR EVALUASI• Buat Kriteria Evaluasi• Lakukan Review Kinerja

Perhatikan:

Position Support ObjectivesEstimate RequirementsOrientation & TrainingPublish Policies & ProceduresLearn Past ExperienceExpress Appreciation PENTING:

Clarity is criticalOpen door PolicyNote action RequiredVariety Improves RetentionEstablish ConsensusSet the Standard

=======================[ 4 ]

Leadership in EventYang dimaksud dengan Kepemimpinan:

– Menunjukan Visi– Implementasikan Kebijakan & Prosedur– Pecahkan Permasalahan dengan Konsensus– Berikan kesempatan untuk memberikan opini– Percaya Diri menunjukan Komitmen– Berani mengambil keputusan berat

GOOD COMMUNICATION IS 80 % LISTENING

• Undang Stakeholder untuk menjadi Event Consultant anda.• Ajukan pertanyaan ke Stakeholder untuk mendapatkan informasi yang baik untuk

me manage Event anda.• Gunakan metode pertanyaan untuk mengidentifikasi masalah yang tidak

terpecahkan dan mencari pemecahannya secara pendekatan pribadi• Bangun Konsensus dengan menghilangkan sentimen pribadi

Leadership in Event

PENYELESAIAN KONFLIK

– Spesifikasikan prosedur Keluhan

– Pendapat secara objektif sangat dibutuhkan (Kritikal)

– Gunakan Mediasi (Pihak ke 3 yang netral)

– Dokumentasikan semua

– Ber empati tapi tetap fokus pada permasalahan

Risk Management in Event

Dalam Risk Management (Manajemen Resiko) yang harus dilakukan antara lain:– Menilai Resiko yang mungkin terjadi– Analisa Resiko yang mungkin terjadi– Rencanakan Resiko yang mungkin terjadi– Kontrol Resiko yang mungkin terjadi

Rencana Darurat (Contingency Plans)– Analisa celah (gab) yang memungkinkan resiko tersebut terjadi– Buat rencana terpisah jika terjadi sesuatu hal.– Implementasi rencana tersebut


PENTING:– Lakukan Penilaian Resiko dengan matang– susun Liabilites (tanggung jawab) yang dapat dialihkan– Diskusikan dengan Under Writer (asuransi)– Bangun Level Coverage– Review Asuransi setiap tahunnya

ASURANSI– Evaluasi Pertanggungan Event– Terbuka atas kemungkinan Resiko lainnya– Lakukan tender / Bidding– Laksanakan dengan nilai pertanggungan yang masuk akal.


3 THINGS YOU CAN DO WITH RISK

--- AVOID ---Don’t do it

--- REDUCE ---Control potential losses and increase potential gains

--- TRANSFER ---Assign certain responsibility, either to other experts or through

insurance coverage

KONSEP PEMASARAN EVENT

Dalam memasarkan event, ada beberapa jenispemasaran yang dilakukan. Antara lain:

• Pemasaran event ke Potensial Sponsorship• Pemasaran event ke masyarakat.

=======================[ 5 ]

PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL SPONSORSHIP

Dalam memasarkan event kita ke sponsor ada beberapapersyaratan yang harus kita penuhi

Antara lain:– Keterkaitan event dengan segment sponsor– Keterkaitan event dengan Image sponsor– Bentuk kerjasama yang ditawarkan– Potensial Benefit yang akan diperoleh sponsor– Kemampuan bernegosiasi.

PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL SPONSORSHIP

Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan organizer dalam bentuk pemasaran ini, antara lain:

• Langsung menghubungi perusahaan sponsor• Menggunakan jasa perantara seperti:

– Perusahaan Advertising / agency dimana perusahaan sponsor tersebut bernaung.

– Perusahaan jasa Marketing lainnya.

PEMASARAN EVENT KE MASYARAKAT

Masyarakat dalam hal ini adalah potensial pengunjung yang kita harapkan akan datang ke event kita tersebut.

Untuk itu tentukan segment pasar yang akan kita incar. Seperti– High End (spesifikasikan)– Middle End (spesifikasikan)– Low End (spesifikasikan)

PEMASARAN EVENT KE MASYARAKAT

Pengklasifikasian tersebut sangat penting terutama terkait denganpemasaran ke Sponsor jangan salah dalam pengklasifikasian karenanantinya akan bermasalah.

Selain itu tentukan juga menurut Demografinya seperti:• Usia• Pekerjaan• Tempat tinggal / Domisili• Penghasilan, dan lain – lain.

Setelah dapat diperoleh pasar yang dituju tentukan media pemasarannya.

PENTING

Masyarakat sekarang dalam memilih event yang ingin didatanginyasudah sangat kritis.

Mereka menganggap event yang dihadirinya akan mencerminkan siapadia, stratanya bagaimana dia berinteraksi dengan lingkungan danmasyarakat sekitarnya.

Untuk itu media yang dipakai untuk berpromosi / bermarketing jugaharus kita rencanakan dengan baik termasuk CONTEXT danCONTENT event tersebut

MEETING ROOM SET - UP

THEATRE STYLE


CLASSROOM STYLE

=======================[ 6 ]


U - SHAPE STYLE


HOLLOW SQUARE STYLE


OBLONG BOARD OF DIRECTOR STYLE


T SHAPE STYLE


HORSE SHOE STYLE

TERIMA KASIH

R. J. Sumabratazbarata@justice .com

[email protected]@gmail.com

Sumber Pustaka1. MEETING AND CONVENTIONS MANAGEMENT, MAEGUERITE L. WEIRICH, 1992

2. MANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEK

3. MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2ND IAPCO NATIONAL SEMINAR ONMANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995

4. CONCISE OXFORD DICTIONARY

5. KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA ADMINISTRASIBISNIS, POLITEKNIK NEGERI JAKARTA, SUMABRATA, JACHZILARAFAT.R.,2002

6. MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY,ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007

7. CSEP Preparation Test, ISES, 2007