Nama : Esterina Danar Puja P.

NIM : 120810301109

Komunikasi Bisnis / Kelas D

BAB 19

PENULISAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis merupakan suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki

tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorangg atau lebih untuk tujuan bisnis

tertentu. Berikut aliran suatu laporan bisnis:

Klasifikasi laporan bisnis dapat dibagi menurut:

1. Fungsinya, suatu laporan dibedakan apakah untuk memberi informasi ataukah untuk analisis.

2. Subjeknya, suatu laporan dibedakan menurut dari departemen mana suatu laporan itu

diperoleh.

3. Formalitasnya, suatu laporan dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal.

4. Keasliannya, suatu laporan dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan publik atau swasta.

5. Frekuensinya, suatu laporan dibedakan atas daasar apakah secara berkala atau khusus.

6. Jenisnya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.

7. Kegiatan Proyek, terdapat tiga jenis laporan, yakni: laporan pendahuluan, laporan

perkembangan dan laporan akhir.

8. Pelaksanaan Pertemuan, suatu laporan dibedakan ke dalam agenda, resolusi, notulen, dan

laporan pertemuan.

Pemegang Saham

Dewan Komisaris

Manajemen Eksekutif

Fungsi Operasi dan Staf

Produksi Keuangan Pemasaran Personalia

Laporan

Laporan

Laporan

Untuk menyusun suatu laporan, diperlukan beberapa persiapan seperti mendefinisikan masalah,

tujuan dan cakupan, siapa yang akan menerima laporan, menentukan ide/gagasan, mengumpulkan

bahan – bahan, menganalisa dan menafsirkan data, dan mengorganisasi data dan menyiapkan

kerangka berpikir.

Bagian pokok suatu laporan bisnis mencakup:

1. Pendahuluan. Bagian pendahuluan mencakup antara lain otorisasi, tata letak, masalah, tujuan,

ruang lingkup, metodologi, sumber, latar belakang, definisi istilah, keterbatasan, dan

pernyataan singkat atas hasil yang telah dilakukan.

2. Teks (isi). Bagian teks mencakup antara lain penjelasan semua informasi penting beserta

pendukungnya.

3. Penutup. Bagian penutup mencakup antara lain rangkuman, kesimpulan, dan rekomendasi.

Cara mengorganisasikan tubuh laporan ada dua, yakni deduktif dan induktif. Deduktif atau

langsung berarti menggambarkan laporan dari belakang ke depan, atau menjelaskan ide pokok atau

rekomendasi lebih dahulu sebelum hal – hal rinci lainnya. Sedangkan induktif menjelaskan fakta –

fakta yang ada sebelum ide pokok. Sementara itu, cara mengorganisasikan teks laporan antara lain

dengan menggunakan kriteria – kriteria atau topik, berdasarkan urutan kejadian, urutan lokasi,

menggunakan proses, alfabet, dan tingkat kepentingan. Sedangkan kerangka dapat membantu

mempermudah alur penulisan dalam laporan bisnis.

BAB 20

PENULISAN LAPORAN SINGKAT

Laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif lebih sedikit bagi pencapaian

komunikasi yang efektif. Laporan singkat dapat berupa memo atau surat yang terdiri dari satu atau

dua halaman. Karakteristik laporan singkat antara lain:

1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisann orang pertama atau kedua

2. Grafik untuk lebih menekankan penulisan

3. Judul dan sub-judul dalam tubuh penulisan

4. Format memo atau surat

Bagaimana membuat laporan bisnis yang baik?

Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi.

Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Laporan bisnis

yang baik mencakup:

1. Informasi yang akurat

2. Keputusan yang baik

3. Format dan gaya penulisan

Panjang suatu laporan tergantung pada:

1. Subjek

2. Tujuan

3. Keterkaitan dengan pembaca

Penentuan struktur dasar terkait dengan tiga masalah yang muncul, antara lain:

1. Apa yang ingin diinformasikan?

2. Pendekatan apa yang digunakan?

3. Menggunakan metode apa?

Apabila pembaca kita merupakan orang – orang yang memiliki wawasan luas dan selalu

terbuka, maka penyampaian ide atau gagasan dengan cara langsung yang dimulai dengan ide pokok

terlebih dahulu. Apabila pembaca merupakan orang – orang yang sering bersikap skeptis dan

melawan, maka pendekatan yang tepat merupakan pendekatan tak langsung, dengan menyajikan hasil

temuan, kesimpulan dan rekomendasi pada bagian akhir.

Laporan yang bersifat informasional disusun dengan menggunakan sub-subtopik, sedangkan

laporan analitikal disusun dengan menggunakan argumentasi secara logis atau kesimpulan, dan

rekomendasi.

BAB 21

PENULISAN LAPORAN FORMAL

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu pembeda

dengan laporan singkat terletak pada bentuk atau format laporan itu sendiri. Dalam membuat

perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah,

membuat kerangka untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakukan penelitian, dan

menganalisis data.

Suatu laporan bisnis yang efektif akan dimulai dengan mendefinisikan masalah secara jelas.

Setelah masalah dinyatakan secara jelas, kita dapat menentukan informasi apa yang diperlukan untuk

memecahkan masalah. Selain itu dapat pula mengembangkan suatu pernyataan tertulis secara jelas

terhadap tujuan suatu laporan.

Dalam melakukan analisis terhadap suatu masalah, kerangka menjadi sangat penting artinya.

Ada dua jenis kerangka yang digunakan untuk melakukan analisis terhadap suatu masalah. Jika tujuan

kita untuk memberikan suatu informasi kepada pihak lain, maka kerangka yang dapat digunakan

adalah kerangka informasional. Namun jika tujuan kita adalah untuk mengambil kesimpulan dan

memberikan rekomendasi, kerangka yang digunakan adalah kerangka analitikal.

Suatu rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas

sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Dapat dikatakan bahwa suatu proposal akan

memerlukan suatu rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak apabila usulannya diterima. Suatu

rencana kerja formal umumnya mencakup:

1. Permasalahan yang dihadapi

2. Maksud dan scope (ruang lingkup) atas investigasi

3. Pembahasan atas urusan tugas (sumber infomasi, observasi atau eksperimen, dan batasan

waktu, uang, atau data yang tersedia)

4. Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber – sumber yang diperlukan (siapa yang

bertanggung jawab, kapan akan dilakukan, dan berapa biaya investigasi)

Dalam melakukan tahapan penelitian, data yang dapat dikumpulkan dapat diperoleh melalui

dua sumber, yaitu data sekunder dan data primer. Yang termasuk dalam data sekunder antara lain:

CD_ROM, buku – buku referensi, jurnal, majalah, hasil sensus, dan dokumen – dokumen pemerintah.

Sedangkan sumber – sumber primer mencakup berbagai informasi dari sumber pertama yang

diperoleh melalui berbagai dokumen primer, wawancara, observasi, dan eksperimen. Pada umumnya,

biaya memperoleh data sekunder lebih murah dibandingkan dengan biaya memperoleh data primer.

Setelah berhasil menyelesaikan suatu penelitian dan melakukan analisis terhadap masalah, hal

selanjutnya yang perlu dilakukan adalah membuat suatu kesimpulan dan memberikan rekomendasi.