Pertukaran informasi bisnis sekarang umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan.Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.Sistem ini sudah memiliki standar internasional yang sudah digunakan oleh banyak para pelaku bisnis. Definisi umum dari EDI itu sendiri adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).EDI is the electronical exchange of business documents in a standard, computer-processable, universally accepted format between trading partnersTerjemahan BebasEDI adalah pertukaran dokumen bisnis dalam suatu standar, dapat diproses komputer, format diterima secara universal antara rekan bisnis.Like many other early information technologies, EDI was inspired by developments inmilitary logistics. The complexity of the1948 Berlin airliftrequired the development of concepts and methods to exchange, sometimes over a 300 baud teletypemodem, vast quantities of data and information about transported goods. These initial concepts later shaped the first TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) standards in the US.[2][3]Among the first integrated systems using EDI were Freight Control Systems. One such real-time system was the London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) at Heathrow Airport, London, UK, in 1971. Implementing the direct trader input (DTI) method, it allowed forwarding agents to enter information directly into theCustomsprocessing system reducing the time for clearance. The increase of maritime traffic and problems at Customs similar to those experienced at Heathrow Airport led to the implementation of DTI systems in individualportsor group of ports in the 1980sDulunya seperti teknologi informasi pada awalnya, EDI terinspirasi dari perkembangan dalam logistik militer. Kompleksitas dari pengangkutan udara Berlin 1948 membutuhkan perkembangan dari konsep dan metode untuk menukar, kadang mencapai 300 baud teletupe modem. Jumlah data dan informasi yang besar mengenai transport kebutuhan. Ini memicu muncul konsep berikutnya membentuk standar pertama TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) di Amerika Serikat. [footnoteRef:2] Diantara sistem pertama yang terintegrasi menggunakan EDI adalah Sistem Kontrol Freight. Satu real-time sistem adalah London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) di Heathrow Airport, London, UK, pada tahun 1971. Penerapan metode Direct Trader Input (DTI), memperbolehkan ekspeditur untuk memasuki informasi secara langsung ke dalam sistem pengolahan bea cukai untuk mengurangi waktu untuk perizinan. Peningkatan lalu lintas maritime dan masalah dib ea cukai sama dengan pengalaman di Heathrow airport yang membawa implementasi sistem DTI ke dalam pelabuhan individu atau kelompok dari pelabuhan di tahun 1980an.. [2: Gifkins, Mike; Hitchcock, David (1988).The EDI handbook. London: Blenheim Online."EDI 101 - EDI TDCC (The Transportation Data Coordinating Committee) - EDI, History, Company & Industry Standards, How it works, Benefits". Retrieved7 May2014.]

Cara Kerja Electronic Data Interchange (EDI) memiliki 3 (tiga) komponen utama yaitu, pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI converter) dan komunikasi. Adapun yang dimaksud dengan pesan standar adalah berisi teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penerjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standar adalah Uniform Communication Standard (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen lainnya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll.Lazimnya ada beberapa proses untuk EDI dapat bekerja secara baik, ada minimal 4 elemen yang diperlukan antara lain:[footnoteRef:3] [3: Glover, Liddle, Prawitt, E-business principles & strategies for accountants, 2001,Prentice-Hal,Inc New Jersey,United States of America]

1. Komputer dari masing masing perusahaan harus terkoneksi melalui jaringan.2. Harus memiliki protokol yang diterima untuk menerima pesan antar mesin antara kedua perusahaan.3. Dua komputer harus menyetujui terhadap format dokumen untuk menukar data (seperti surat elektronik yang mesin kedua belah pihak tahu bagaimana mengirim dan menerima)4. Sistem komputer yang berinteraksi perlu untuk menyetujui aplikasi semantik, dimana, jenis pesan yang akan diproses (beranggapan bahwa jenis dari dokumen ini terkandung dalam amplop; seperti order pemesanan, invoice, atau beberapa dokumen lain).Table 2.2 Layers of EDILayerPurpose

ApplicationApplication-specific fields (e.g., date, customer ID, part no.)

Document FormatLanguage for presenting EDI data (ANSI X12, EDIFACT)

Message TransportMethod for transporting messages (e-mail, FTP, HTTP)

HardwareComputer network equipment (servers, routers, cables, etc)

Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction set adalah analogi elektronik dari kertas/form dokumen bisnis. Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, Dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama.Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut: Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang dipakai. Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.Penerapan EDI di Internet ini sendiri sudah banyak dilakukan oleh Negara luar. Di Indonesia ini sendiri juga sudah ada perusahaan yang khusus menyediakan layanan EDI kepada perusahaan perusahaan maupun instansi pemerintah. Banyak perusahaan di Indonesia ini yang sudah mulai untuk memakai teknologi EDI untuk mengefisiensikan transaksi serta mengurangi biaya (cost) dan tingkat error yang terjadi pada transaksi yang dilakukan.Adapun perusahaan yang menggunakan teknologi EDI

Tabel 2.3 Perusahaan Pengguna Teknologi EDI di IndonesiaPenggunaan EDI sekarang ini sangat diperlukan oleh berbagai perusahaan di dunia. EDI adalah sub dari e-business yang digunakan antara partner transaksi seperti supplier dan perusahaan. Jika partner transaksi bisa secara efisien dan efektif menyatu dalam sistem EDI, mereka akan mendapatkan berbagai manfaat termasuk peningkatan manajemen gudang, pengurangan waktu transaksi, dan efisiensi biaya. Contohnya seperti perusahaan Wal-Mart dan supplier utama Procter dan Gamble (P&G) yang telah mengkoneksi sistem informasi mereka menggunakan EDI. P&G membuat sistem software yang begitu hebat untuk mengatasi kebutuhan permintaan Wal-Mart. Karena adanya sistem EDI yang terintegrasi, saat toko Wal-Mart menjual produk dari P&G, Pihak P&G dengan segera akan mengetahui dan bisa koordinasi produksi dan pengiriman. EDI tidak hanya sebatas transaksi saja, tetapi perminataan informasi seperti list harga terkini atau level stok barang, dimana bisa meningkatkan banyak perencanaan dan pengambilan keputusan. Saat diimplementasikan secara penuh, EDI bisa mengizinkan komputer dalam perusahaan penjualan dan perusahaan pembelian untuk melakukan berbagai aktivitas yang tertera dalam tabel dibawah ini.Tabel 2.4 Ilustrasi penggunaan EDIPurchasing CompanySelling Company

Determine when inventory should be reordered based on a predetermined. Determine inventory supplier amd availability of desired product Place orders Receive electronic invoices Transfer payment

Receive purchase order Send a notice to the warehouse to ship the goods Send an electronic invoice Receive notice that funds were deposited Notify the customer that payment has been received and properly credited.