electronic filing system

Dokumen Pengembangan Produk

LAB. SISTEM KENDALI & KOMPUTER, TI – POLTEKPOS

Lembar Sampul Dokumen

Judul Dokumen TUGAS AKHIR D3 – AMD 2011:

ELECTRONIC FILING SYSTEM (EFS) PT ASTRA

GRAPHIA

Jenis Dokumen PRO: PROPOSAL TUGAS AKHIR

Catatan: Dokumen ini dikendalikan penyebarannya oleh

TI – POLTEKPOS

Nomor Dokumen Pro01

Nomor Revisi

Nama File Dokumen_B100_ EFSAG_versi01_Revisi

Tanggal Penerbitan 11 Februari 2011

Unit Penerbit

Jumlah Halaman (termasuk lembar sampul ini)

Nomor Dokumen: PRO01 Nomor Revisi: 00 Tanggal: 12 avril 2023 Halaman 1 dari _20_

© 2011 Adi Muwardi (TEKNIK INFORMATIKA) - POLITEKNIK POS INDONESIA Pengungkapan dan penggunaan seluruh isi dokumen hanya dapat dilakukan atas ijin tertulis Adi Muwardi (TEKNIK INFORMATIKA) POLITEKNIK POS INDONESIA Jalan Sariasih no. 54 Bandung 40151



Data Pengusul

Pengusul Nama Adi Muwardi Jabatan Mahasiswa

Tanggal Tanda Tangan

Lembaga TI-POLTEKPOS

Alamat Jl. Sariasih No. 54

Bandung

Telepon : 087822510557 Email

[email protected]

Daftar Isi

Daftar Isi 3

Catatan Sejarah Perbaikan Dokumen 4

1 Pengantar 5

1.1 Ringkasan Isi Dolumen 5

1.2 Tujuan Penulisan dan Aplikasi/Kegunaan Dokumen 5

1.3 Referensi 5

1.4 Daftar Singkatan 6

2 Proposal Proyek Pengembangan 6

2.1 Pendahuluan 6

2.1.1 Overview 7

2.1.2 Pengertian Umum 7

2.1.3 Proses Bisnis 8

2.2 Konsep Perancangan 15

2.2.1 Deskripsi dan fitur 15

2.2.2 Platform 15

2.2.3 Skenario 16

2.3 Perencanaan Teknologi 16

2.4 Perencanaan Kerjasama 16

2.5 Pengembangan 17

2.6 Kesimpulan 18

3 Lampiran 19



Proposal Proyek

ELECTRONIC FILLING SYSTEM PT ASTRAGRAPHIA

1. Pengantar

Pengantar dalam dokumen ini berisi tentang ringkasan isi dokumen, tujuan

penulisan dokumen, referensi, dan daftar singkatan.

1.1 Ringkasan Isi Dokumen

Dokumen ini berisi proposal Electronic Filing system PT. Astragraphia beserta

dokumen yang menyertainya. Penulisan dokumen berdasarkan pada kebutuhan

Electronic Filing system (EFS).

1.2 Tujuan Penulisan dan Aplikasi / Kegunaan Dokumen

Tujuan penulisan dan kegunaan dokumen ini yaitu:

1. Memahami bagaimana metode klasifikasi yang digunakan dalam sistem

pengarsipan

2. Mempersingkat Waktu kinerja pengarsipan data - data

3. Perawatan sistem pengarsipan yang effisien

4. Memudahkan Pencarian arsip pada perusahaan Astragraphia

1.3 Referensi

Marianto, L. A. 1995. Perbandingan Liputan Berita Pertanian Pada Surat Kabar

Nasional dan Daerah Kasus Surat Kabar Harian Kompas, Suara Merdeka, dan

Kedaulatan Rakyat. Skripsi.Fakultas Pertanian. Universitas Gadjah Mada.

Shimp, T, A. 2003. SEKILAS ELECTRONIC FILING SYSTEM. Erlangga, Jakarta.

Darmawan, I. Juli 2004. Electronic Filling and Document Management System

< http://eldomag.utoko.com/main/ >. Diakses tanggal 16 Desember 2010.

Emery, James C. (1997). Management Information System: The Critical Strategic

Resource. Oxford University. New York.



Sadeh. (2002). Unwired business: cases in mobile - Laman 67. United State.

Okazaki dan Taylor. (2008). How Mobile Advertising works: The Media Handbook A

Complate Guide to Advertising Media - Laman 208. Japan.

Yusuf , Awaluddin I. (2010). Koran Bernas Jogja : Mobile Advertising, Era Baru

Beriklan. Yogyakarta.

1.4 Daftar Singkatan

Singkatan Arti

EFSAG ELECTRONIC FILLING SYSTEM PT ASTRA GRAPHIA

2. Proposal Proyek Pengembangan

Proposal ini berisi sumber daya yang kebutuhan dari pengembangan aplikasi, baik

manusia, mesin, biaya dan manajemen. Didalamnya terdapat analisa yang

menggambarkan alasan kemungkinan berhasilnya proyek aplikasi ini.

2.1 Pendahuluan

Salah satu hal yang mendukung kelancaran jalannya suatu penataan sistem

kearsipan. Masalah kearsipan menjadi begitu penting dan sangat berpengaruh

siginifikans ketika kita berhadapan dengan suatu sistem bisnis dengan data dan dokumen

yang banyak, sementara disisi lain kita memiliki sistem kearsipan yang kurang

mendukung terutama dari sumber daya manusia dan alat atau perlengkapan yang

mendukung kedalam kearsipan.

Dalam dunia Perusahaan kita akan berhadapan dengan kepentingan legalitas arsip

dan juga bagaimana menyimpan arsip dengan baik, sehingga tujuan pengarsipan

tercapai. Perawatan sistem pengarsipan yang effisien adalah salah satu dari masalah

yang sering muncul dalam perkantoran, dan proses pemecahannya menuntut pengertian

yang tepat akan prinsip-prinsipnya.



2.1.1 Overview

Pengembangan Electronic Filing system PT. Astragraphia berbasis website

Tema: Penggunaan Electronic Filing system sebagai suatu aplikasi Dokumen Arsip

Perawatan sistem pengarsipan yang effisien.

Sarana berbagi Penyimpanan data arsip.

Environment : PT.Astragraphia

Genre Website

2.1.2 Pengertian Umum

Electronic Filing System (EFS) adalah sistem solusi untuk manajemen dokumen

elektronik. Semua perangkat dan aplikasi yang dibutuhkan untuk solusi ini akan

dijabarkan dalam konsep solusi. Implementasi akan dimulai dari proses konversi

dokumen kertas ke dokumen elektronik atau biasa disebut document imaging. Document

imaging akan menggunakan tools untuk menyimpan data dalam bentuk structured data

(data text) dan unstructured data format (image dan file elektronik lainnya). Sistem

integrasi ini akan memungkinkan user mencari dokumen dengan lebih mudah.

Dalam perusahaan kita akan berhadapan dengan kepentingan legalitas arsip dan juga

bagaimana menyimpan arsip dengan baik, sehingga tujuan pengarsipan tercapai.

Perawatan sistem pengarsipan yang effisien salah satu dari masalah yang sering muncul

dalam perkantoran, dan proses pencarian, penyimpanan dan pemecahannya menuntut

pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya.

Proses Aplikasi Electronic Filing System (EFS) yang akan dibangun yaitu pada PT.

Astragraphia. Pengelolaan dokumen bagi perusahaan Astragraphia merupakan bagian

terpenting yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan, mulai dari

dokumen pelayanan, pengaduan Custumer, klaim hingga dokumen transaksi keuangan

dan lainya. Proses yang membutuhkan pengelolaan yang ringkas, cepat dan mudah.



2.1.3 Proses Bisnis

Tahapan-tahapan dan langkah-langkah dari setiap perancangan dan pembangunan

Electronic Filing system PT. Astragraphia adalah strategi umum yang didalam

pengumpulan dan analisis data yang diperlukan guna menjawab masalah yang dihadapi.

Salah satu model yang digunakan adalah Classic Life Cycle Paradigm (Model Water

Fall/Model Siklus Hidup Klasik).

Gambar 1. Model Water Fall

Dari gambar 2. tersebut dapat dijelaskan siklus pembangunan aplikasi dan sistem Informasi

sebagai berikut:

1. System Engineering

Karena perangkat lunak merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai

dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian

kebutuhan tersebut ke perangkat lunak. Pandangan terhadap sistem adalah penting,

terutama pada saat perangkat lunak harus berhubungan dengan elemen lain, seperti

hardware, perangkat lunak, dan database.

2. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Suatu proses pengumpulan kebutuhan perangkat lunak untuk mengerti sifat-sifat program

yang dibentuk perangkat lunak engineering, atau analis harus mengerti fungsi perangkat

lunak yang diinginkan, performance dan interface terhadap elemen lainnya. Hasil dari

analisis ini didokumentasikan dan dibahas bersama-sama pengguna.



SISTEM ENGINEERING

ANALYS

DESIGN

CODE

TESTING

MAINTENANCE

3. Perancangan

Perancangan perangkat lunak sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri

dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu:

Struktur data, Arsitektur perangkat lunak dan Rincian prosedur.

Proses desain menterjemahkan kebutuhan ke dalam representasi perangkat lunak yang

dapat diukur kualitasnya sebelum mulai coding. Hasil dari desain ini didokumentasikan

dan menjadi bagian dari konfigurasi perangkat lunak.

4. Coding

Perancangan harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

5. Testing

Segera sesudah objek program dihasilkan, pengetesan program dimulai. Proses testing

difokuskan pada logika internal perangkat lunak. Jaminan bahwa semua pernyataan atau

statements sudah dites dan lingkungan eksternal menjamin bahwa definisi input akan

menghasilkan output yang diinginkan.

Pengujian (testing) perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat

lunak dan merupakan review akhir dari spesifikasi, perancangan dan pengkodean. Pada

tahap awal pengembangan perangkat lunak engineer berusaha untuk membangun

perangkat lunak dari sebuah konsep abstrak menjadi implementasi nyata.

Beberapa aturan objektif pengujian perangkat lunak menurut.

a. Pengujian adalah proses eksekusi sebuah program untuk menemukan “error”.

b. Kasus uji yang baik adalah sesuatu yang bisa mengungkapkan kemungkinan yang

tinggi untuk menemukan error-error yang tidak ditemukan sebelumnya.

c. Pengujian yang sukses adalah sesuatu yang bisa mengungkapkan error yang tidak

ditemukan sebelumnya.

Perancangan untuk pengujian perangkat lunak dapat diuji dalam dua cara yaitu:Nomor Dokumen: PRO01 Nomor Revisi: 00 Tanggal: 12 avril 2023 Halaman 8 dari _20_


a. Pengujian White Box/Glass Box

Pengujian White Box/Glass Box adalah sebuah metode perancangan kasus uji yang

menggunakan struktur kontrol dari perancangan prosedur. Fungsi dari pengujian

ini dapat mengetahui cara kerja internal dari produk tersebut.

b. Pengujian Black Box

Black box testing memfokuskan pada kebutuhan fungsional dari perangkat lunak.

Pengujian ini dapat mengetahui fungsi dari perangkat lunak tersebut dengan

mendemonstrasikan fungsi tersebut bisa berjalan dengan sempurna atau ada error

yang dapat berupa fungsi yang salah atau hilang, kesalahan antarmuka, kesalahan

struktur data atau pengaksesan data eksternal, inisialisasi dan penghentian.

Pengujian Black Box tidak mementingkan struktur kontrol tapi lebih memfokuskan

pada hasil/domain informasi.

6. Maintenance

Perangkat lunak yang sudah dikirim ke customer dapat berubah datanya karena:

Perangkat lunak mengalami error, Perangkat lunak harus diadaptasi untuk menyesuaikan

dengan lingkungan eksternal, misalnya adanya sistem operasi baru atau Perangkat lunak

yang lebih disempurnakan karena adanya permintaan dari customer.



Flow Chart Perancangan dan Implementasi Electronic Filing System (EFS) PT

ASTRAGRAPHIA sebagai berikut:

Gambar 2. Flow Chart Electronic Filing system (EFS)



Gambar 3. Flow Chart Data Arsip Electronic Filing system (EFS)



Gambar 4. Flow Chart Loker Electronic Filing system (EFS)

Gambar 4. Flow Chart Auditing Histori Electronic Filing system (EFS)



Gambar 5. Flow Chart Managemen Arsip Electronic Filing system (EFS)



Gambar 6. Flow Chart Convert arsip Electronic Filing system (EFS)

2.2 Konsep Perancangan

2.2.1 Deskripsi dan fitur

Aplikasi ini terbentuk sebuah Electronic Filing System (EFS) yang menggunakan

teknologi PHP. Fitur dari Electronic Filing System (EFS) ini adalah sebagai berikut:

Pegawai dapat Mencari Arsip dengan Google Style Pencarian, akses langsung

melalui web browser yang dimiliki.

Conver Format Document, kemampuan untuk melakukan perubahan format

dokumen Office ke PDF, PDF ke text, Powerpoint ke Flash mudah dilakukan.

Fungsi pencarian dokumen berdasarkan pengelompokan.

Fungsi dari Menagement Arsip

Tambah Loker, Sebagai penambahan Loker Arsip yang akan di simpan

Backup Arsip, Sebagai penggandaan Arsip, apabila suatu saat terkena virus

maka terdapat arsip yang telah di backup



Recovery, arsip yang telah di backup dapat di masukan ke dalam loker

melalui recover

Auditing History, kemampuan melacak siapa yang membuat, memperbaharui,

kapan dibuat dan diupdate suatu dokumen

2.2.2 Platform

Aplikasi ini ditujukan untuk pengguna komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows

™ akan tetapi tidak menutup kemungkinan untuk dikembangkan kedalam platform lain.

Aplikasi ini direncanakan agar dapat diakses menggunakan jaringan internet yang berbasis

PHP.

2.2.3 Skenario

Skenario dari aplikasi ini secara umum adalah :

1. User yang dibagi menjadi 2 yaitu administrator, Pegawai.

2. Administrator menstrukturkaan data arsip yang tersedia.

3. administrator memasukan data arsip sesuai dengan format document, tanggal

pembuata, dan sebagainya

4. Pegawai hanya dapat menecari arsip.

2.2.4 Deskripsi dan fitur

Aplikasi ini diperuntukkan untuk mengelola dokumen bagi perusahaan merupakan

bagian penting yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan, mulai dari

dokumen pelayanan, pengaduan, klaim hingga dokumen transaksi keuangan yang

membutuhkan pengelolaan yang ringkas, cepat dan mudah.

2.3 Perencanaan Teknologi

Teknologi yang digunakan dalam aplikasi ini adalah PHP (Hypertext Preprocessor).

Dengan menggunakan teknologi tersebut, banyak keuntungan yang bisa didapat.

Diantaranya:

1. PHP dapat dipakai pada hampir semua web server.



2. PHP mendukung banyak paket database, baik yang komersil maupun non

komersil, seperti postgreeSQL, SQL, Mysql, Oracle, Infomix, Microsoft SQL

server.

2.4 Perencanaan Kerjasama

Pihak-pihak yang terkait dalam bekerja sama untuk pembuatan Electronic Filing

System (EFS) ini adalah sebagai berikut:

Tim Development: sebagai pengembang dari aplikasi, bertugas untuk melakukan

riset, pengembangan, produksi dan uji coba aplikasi.

Adi Muwardi : Sebagai sumber pembuatan aplikasi

2.5 Pengembangan Inventarisasi effort yang dibutuhkan/dikeluarkan, dalam proses pengembangan adalah

sebagai berikut:

a. Machine-time, untuk menghitung machine time, digunakan perhitungan dengan

asumsi komputer milik pribadi. Pembiayaan diperuntukkan penggunaan listrik

Perhitungan Machine Time

Jam Jam Kerja 6 jam x 6 hari kerja x 4 minggu x 4 bln = 576 jam

Biaya listrik per komputer /jam

Rp 36,- (1 watt = Rp 80,-; 1 Komputer=60 watt)tarip 1 900w, 450/kwh, 60-dst:600/kwh, 0,6

Jumlah Notebook 1 buah

Total Machine Time

Total Jam x Biaya Listrik x Jumlah Komputer

576 x 400 x 10 =

Rp 230.400

b. Development Tools

Spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan selama pengembangan

proyek adalah sebagai berikut:

Hardware Spesifikasi

PCNomor Dokumen: PRO01 Nomor Revisi: 00 Tanggal: 12 avril 2023 Halaman 16 dari _20_


Processor: core duo

RAM: min 2Gb

VGA: 256 M dedicated

Software Jenis

Mysql

Dreamweaver

Webmail server (Argosoft)

c. Test Equipment

Untuk test equipment, digunakan komputer yang pada dasarnya sama dengan

spesifikasi hardware seperti pada bagian development tools. Kebutuhan akan

Expert

Expert yang terlibat dalam pengembangan cs-blogger adalah Dosen dan

Mahasiswa. Peranan Dosen adalah untuk segi content aplikasi yang

dikembangkan.

Jadwal dan Waktu diperlukan untuk pembangunan aplikasi ini sebagai berikut:

NO Proses/TaskJadwal

Kebutuhan ResourcesMulai Selesai

1Perancangan aplikasi dan

sumber daya 27-12-2010 25-01-2011 Buku, PC, Internet,

2Skenario, flowchart, dan

perancangan database 26-01-2011 27-01-2011

PC, Internet,

Programmer

3 Coding 27-01-2011 16-03-2011PC, Programmer,

Software



2.6 Kesimpulan

1. Dengan adanya Electronic Filing System (EFS) ini, memberikan kemudahan

mencari data arsip dengan cepat, dan tepat.

2. Mempersingkat Waktu kinerja pengarsipan data – data

3. Pengelolaan dokumen bagi perusahaan Astragraphia merupakan bagian terpenting

yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan, mulai dari dokumen

pelayanan, pengaduan Custumer, klaim hingga dokumen transaksi keuangan dan

lainya. Proses yang membutuhkan pengelolaan yang ringkas, cepat dan mudah.

3 Lampiran

Daftar nama SDM yang terlibat dalam produksi Aplikasi

DATA PRIBADI

NAMA Adi Muwardi

Jenis Kelamin Laki - Laki

Tempat/TGL Lahir Tangerang 22 – 06 - 1990

Agama Islam

Handphone 085710040064

Alamat Kost Sarijadi blok 8 no 204

Email Pribadi [email protected]

PENDIDIKAN

2007-SekarangTeknik Informatika-Politeknik Pos Indonesia

2004-2007SMK Bhakti Anindya Tangerang

2001-2004 SMPN 15 Tangerang

1995-2001 SDN Periuk 3 Tangerang

PELATIHAN DAN SEMINAR

2008 Seminar Aptikom

2008 Workshop Joomla



mailto:[email protected]

Estimasi Waktu Pengerjaan

No DeskripsiMinggu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 Perancangan aplikasi

dan sumber daya

2 Skenario, flowchart,

dan perancangan

database

3 Coding

4 Testing

5 Seminar



electronic filing system

Documents