SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS) DALAM PENERAPAN BEASISWA UNTUK KALANGAN MAHASISWA

Febry San Pratama

125623251

D3 – Manajemen Informatika – D 2012

Teknik Elektro Universitas Negeri Surabaya

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan yang sangat pesat di bidang teknologi, terutama teknologi informasi komputer, mendorong munculnya inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Sistem yang menyajikan atau menyediakan informasi bagi kepentingan manajemen baik secara level manajemen maupun fungsi manajemen, dengan dibantu atau menggunakan perangkat elektronik digital atau komputer yang disebut dengan Computer Based Information System (CBIS). Salah satu aplikasi CBIS yang mendukung dalam pengambilan keputusan adalah Decision

Support System (DSS).

Aplikasi DSS menggunakan data, memberikan antar muka pengguna yang mudah, dan dapat menggabungkan pemikiran pengambil keputusan. DSS lebih ditujukan untuk mendukung menejemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan untuk melakukan berbagai analisis menggunakan model- model yang tersedia. Aplikasi DSS banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang, di antaranya dalam bidang pendidikan DSS digunakan untuk penentuan penerima beasiswa.

KEPUTUSAN PENENTUAN PENERIMA BEASISWA KURANG MAMPU DI KALANGAN MAHASISWA

2. LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisiskan sistem sebagai berikut : “ Suatu jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu batasan yang tertentu”. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem sebagai berikut : “ Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.Beberapa penulis banyak yang menggunakan pendekatan komponen dalam memberikan definisi sistem. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem-sistem bagian. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Menganalisis dan merancang suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen dari

sistem tersebut, meskipun sudah dirancang dengan baik, efisien dan sederhana, sistem tetap tidak akan berguna jika komponen-komponen tidak saling bekerja sama.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik

tersebut diantaranya:

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu-kesatuan yang utuh sehingga dapat memberikan suatu informasi yang bermanfaat.

2. Batasan

Suatu yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain atau antara suatu sub sistem dengan sub sistem lain.

Batasan tersebut dapat berupa :

1. Peralatan yang digunakan

2. Biaya-biaya

3. Lingkungan Luar

Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikan dan dapat juga bersifat menguntungkan sistem.

4. Penghubung

Media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lainnya.

5. Masukan

Energi yang dimasukkan kedalam sistem untuk diolah yang akan menghasilkan keluaran.

Masukan dapat berupa:

a. Masukan perawatan

b. Masukan sinyal

6. Proses

Proses tidak terlepas dari elemen kelima yaitu masukan, proses berfungsi untuk pemrosesan terhadap masukan sehingga menjadi informasi yang sesuai denagn kebutuhan organisasi

7. Keluaran

Merupakan tujuan akhir dari sebuah sistem, sebagai contoh berupa informasi.

8. Tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai tujuan.

2.1.3 Pengertian Sistem Penunjang Keputusan

Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur (Scott Morton, 1971 dalam Turban et al, 2005). Menurut (Keen et al, 1978 dalam Turban et al, 2005) sistem penunjang keputusan memadukan sumber daya intelektual dari individu dengan kapabilitas komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. SPK adalah sistem pendukung berbasis komputer bagi para pengambil keputusan manajemen yang menangani masalah-masalah tidak terstruktur.

2.1.4 Konsep Dasar Sistem Penunjang Keputusan

Sistem Penunjang Keputusan (SPK) mulai dikembangkan pada tahun 1960-an, tetapi istilah sistem penunjang keputusan itu sendiri baru muncul pada tahun 1971, yang diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Micheal S.Scott Morton, keduanya adalah profesor di MIT. Hal itu mereka lakukan dengan tujuan untuk menciptakan kerangka kerja guna mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen. Sementara itu, perintis sistem penunjang keputusan yang lain dari MIT, yaitu Peter G.W. Keen yang bekerja sama dengan Scott Morton telah mendefenisikan tiga tujuan yang harus dicapai oleh sistem penunjang keputusan, yaitu:

1. Sistem harus dapat membantu manajer dalam membuat keputusan guna memecahkan masalah semi terstruktur.

2. Sistem harus dapat mendukung manajer,bukan mencoba menggantikannya.

3. Sistem harus dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer.

Tujuan-tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar sistem pendukung keputusan (Kadarsah, 1998 dalam Oetomo, 2002), yaitu:

1. Struktur masalah : untuk masalah yang terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu, sistem pendukung keputusan dikembangkan khususnya untuk menyelesaikan masalah yang semi-terstruktur.

2. Dukungan keputusan : sistem pendukung keputusan tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada dibagian tak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur.

3. Efektivitas keputusan : tujuan utama dari sistem penunjang keputusan bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilakn dapat lebih baik.

2.1.5 Karakteristik dan Kemampuan DSS

1. DSS memberi dukungan bagi pengambil keputusan untuk menyelesaikan

2. Masalah yang semi terstruktur atau tidak terstruktur.

3. Mendukung berbagai tingkatan manajemen yang berbeda.

4. Untuk individu dan juga bagi kelompok orang.

5. Untuk keputusan yang berurutan atau saling berkaitan.

6. Mendukung berbagai fase pengambilan keputusan, intelligence, design,

7. choice dan implementation.

8. Mendukung pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda.

9. DSS dapat beradaptasi sepanjang masa (sehingga pengambil keputusan harus reaktif) dan fleksibel.

10. Mudah digunakan.

11. Mengutamakan efektifitas daripada efisiensi .

12. Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah.

13. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan.

14. DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan system.

15. User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana.

16. DSS biasanya mendaya gunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan.

17. DSS dalam pengembangannya dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif.

3. PERANCANGAN SISTEM

3.1 Arsitektur Sistem Penunjang Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa Kurang Mampu di Kalangan Mahasiswa.

4. RANCANGAN SISTEM

4.1 Desain Database

Desain database digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan tabel-tabel yang diperlukan oleh sistem dan juga dimaksudkan untuk mengidentifikasi isi dan struktur dari tiap-tiap tabel yang telah didefinisikan secara umum. Secara keseluruhan ada 3 tabel yang dibuat untuk tujuan dan kegunaan yang berbeda, yaitu:

a. Tabel Mahasiswa,

berisi data - data mahasiswa yang akan diproses. Struktur tabelnya seperti terlihat pada tabel 1 dengan NIM sebagai primary key.

4.2 Desain Fungsi Keanggotaan

Pada kasus ini, setiap variabel fuzzy menggunakan fungsi keanggotaan bahu dan segitiga sebagai pendekatan untuk memperoleh nilai derajat keanggotaan dalam suatu himpunan fuzzy.

a. Variabel gaji, dibagi menjadi 3 himpunan

Fuzzy, yaitu RENDAH, SEDANG dan TINGGI. Himpunan fuzzy RENDAH dan TINGGI menggunakan pendekatan fungsi keanggotaan yang berbentuk bahu, sedangkan himpunan fuzzy SEDANG menggunakan pendekatan fungsi keanggotaan berbentuk segitiga.

Variabel Gaji

b. Variabel IPK, dibagi menjadi 3 himpunan

fuzzy, yaitu CUKUP, BAIK dan BAIK SEKALI. Himpunan fuzzy CUKUP dan BAIK SEKALI menggunakan pendekatan fungsi keanggotaan yang berbentuk bahu, sedangkan himpunan fuzzy BAIK menggunakan pendekatan fungsi keanggotaan berbentuk segitiga.

Variabel IPK

4.3 DFD Level 0 Sistem Perekomendasian

Pada DFD level 0 ini terdapat 3 proses utama yaitu melakukan input dan edit, fuzzy, query, membuat laporan.

5. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan hasil pengujian aplikasi ini, maka dapat dibuat kesimpulan antara lain:

a. Metode logika fuzzy dapat digunakan sebagai pilihan untuk menyelesaikan permasalahan ketidak pastian penentuan

b. Proses untuk menentukan kelayakan mahasiswa dalam mendapatkan beasiswa lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan cara manual.

Sistem yang dibuat terdapat kelebihan serta kekurangan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Kelebihan

1. Dapat menghemat waktu dalam proses penetuan penerima beasiswa.

2. Meminimalkan tingkat kesalahan pada proses pengambilan keputusan dalam penentuan siswa yang memperoleh beasiswa.

3. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti.

4. Bentuk output dibuat sedemikian rupa sehingga mudah diterima, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat.

b. Kekurangan

1. Dalam proses penilaian kriteria di lakukan satu persatu tidak bisa bersamaan.

2. Sistem tidak menampilkan data siswa secara keseluruhan.