LAPORAN

TUGAS AKHIR

METODE PENGGANTI SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD

diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dari

Durmstrang Institute and Persona

OLEH

NAMA : MAKISE KURISU

ID : B5918

ASRAMA : KATZENAUGEN

DURMSTRANG INSTITUTE AND PERSONA

WYNEGARD

2015

LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK SEKOLAH

METODE PENGGANTI SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD

Tugas akhir ini telah disetujui oleh :

Headma Asrama,

Katzenaugen

Jake Amatsuki Evander Lee

ID TOWN 1535

Pembimbing,

Kazukami Aither

ID TOWN 1408

MENGETAHUI :

Principal Durmstrang Institute and Persona

Erald Deneuve Coil

ID TOWN 1529

DURMSTRANG INSTITUTE AND PERSONA

WYNEGARD

2015

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan YME, yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

penulisan tugas akhir yang ditugaskan kepada siswa/siswi Grade 5 Durmstrang

Institute and Persona.

Judul karya tulis yang penulis susun adalah METODE PENGGANTI

SISTEM DOKUMENTASI WYNEGARD. Laporan ini disusun dan diajukan

untuk memenuhi persyaratan kelulusan dari Durmstrang Institute and Persona.

Karya tulis yang penulis buat memaparkan secara ringkas bagaimana

caranya membuat sebuah system dokumentasi yang lebih praktis dan efektif

untuk diterapkan di Wynegard.

Dalam proses penulisan karya tulis ini penulis mendapatkan banyak bantuan

dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Erald Deneuve Coil selaku Principal Durmstrang Institute and Persona.

2. Jake Amatsuki Evander Lee. selaku Headma Asrama Katzenaugen.

3. Kazukami Aither, selaku pembimbing TA.

4. Aka, orang yang selalu mendukung dan menyemangati saya selama

berada di DSP dan salah satu alasan kenapa saya masih bertahan di DSP

sampai saat ini.

5. Semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung membantu

penulis selama proses penulisan karya tulis yang tidak dapat ditulis satu

per satu.

1

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini jauh dari sempurna,

hal ini dikarenakan keterbatasan penulis. Oleh karena itu penulis sangat

mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak, demi kesempurnaan pada

masa mendatang. Semoga karya tulis ini dapat memberi manfaat khususnya bagi

penulis dan umumnya bagi pembaca.

Wynegard, September 2015

Makise Kurisu

ID B5918

2

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................................1

DAFTAR ISI........................................................................................................................3

BAB 1...................................................................................................................................4

PENDAHULUAN................................................................................................................4

1.1. Latar Belakang Masalah..........................................................................................4

1.2. Tujuan ...............................................................................................................5

1.3. Rumusan Masalah...................................................................................................5

BAB 2...................................................................................................................................6

LANDASAN TEORI...........................................................................................................6

2.1. Dokumentasi...........................................................................................................6

2.2. Komputasi Awan (Cloud).......................................................................................7

BAB 3...................................................................................................................................8

PEMBAHASAN..................................................................................................................8

3.1. Dokumentasi Menggunakan Google Documents....................................................8

3.2. Penggunaan Google Docs di Wynegard.................................................................9

3.3. Langkah-langkah Penggunaan Google Docs........................................................10

3.4. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Google Docs........................................16

BAB 4 .............................................................................................................18

KESIMPULAN DAN SARAN..........................................................................................18

4.1. Kesimpulan ..........................................................................................................18

4.2. Saran .............................................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................19

3

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan Wynegard dan juga sekolah-

sekolahnya yang semakin lama penghuninya kian bertambah, tentunya

berbagai system dokumentasi pun akan semakin banyak dan rumit.

Seperti yang terjadi di Wyne Hospital, dimana jumlah penduduk

Wynegard semakin banyak, sedangkan dokumentasi WS masih dilakukan

secara offline oleh staff rumah sakit. Kemungkinan terjadinya

keterlambatan update data terbaru sangat tinggi yang mungkin disebabkan

oleh staff yang tidak sempat untuk memperbaharui data ataupun kendala

PC/Laptop rusak, dll. Mungkin hal tersebut juga terjadi di toko ataupun

lembaga lain seperti bank, lounge, dll. Bisa jadi minggu ini seharusnya

data sudah di-update, tapi data minggu lalu belum dikirimkan di email oleh

staff yang satunya sehingga menghambat proses update. Seharusnya hal

seperti ini tidak menjadi alasan karena teknologi saat ini pun sudah sangat

canggih.

Maka dari itu diperlukan sebuah metode baru yang dapat

menghindari terjadinya hal-hal tersebut. Dimana pihak-pihak yang

bersangkutan dapat mengontrol dokumentasi tanpa harus menunggu

filenya dikirimkan lewat email dulu dan jika salah satu staff berhalangan

maka staff lainnya bisa langsung mengambil alih. Dan salah satu

alternatifnya adalah dengan menggunakan Google Documents sehingga

semua data bisa disimpan di cloud Google dan dapat diakses di PC

maupun ponsel kapan pun dimana pun selama ada koneksi internet.

4

1.2. Tujuan

Tujuan dari penulisan karya tulis yang disusun penulis adalah:

a. Memberikan usulan metode baru untuk dokumentasi di Wynegard.

b. Mempermudah proses update data untuk semua dokumentasi di

Wynegard.

c. Mempermudah controlling data-data penting di Wynegard.

1.3. Rumusan Masalah

Dari hal-hal yang berkaitan dengan metode baru dokumentasi di

Wynegard, penulis merumuskannya menjadi :

a. Apa itu Google Docs dan manfaatnya?

b. Siapa saja yang dapat menggunakan metode tersebut?

c. Bagaimana cara menerapkan metode tersebut?

5

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Dokumentasi

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediaan

dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan

sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku,

undang-undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi

merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan,

penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini

digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan

bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan

kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan

pertanggung jawaban dari sebuah acara yang pada umumnya berisikan

sebagai berikut:

a. Penjelasan Singkat Tentang Acara, Misalnya: Tanggal, tempat,

waktu pelaksanaan, dll.

b. Profile dari Penyelenggara acara.

c. Informasi tentang Kepanitiaan.

d. Jadwal acara yang telah terencana.

e. Sponsor yang telah ikut serta membantu pelaksanaan acara.

f. Materi acara.

g. Data peserta.

h. Data pembicara.

i. Foto kegiatan.

Dalam pendokumentasian sebuah acara berbeda dengan

pendokumentasian sebuah perjalanan ketika sedang berlibur, dalam hal ini

pendokumentasian perjalanan bisa menggunakan foto, blog atau

bahkan vlog. Kemudian jika dapat dikemas dengan baik dokumentasi

perjalanan bisa di jadikan sebuah novel perjalanan.

6

2.2. Komputasi Awan (Cloud)

Komputasi awan (bahasa Inggris: cloud computing) adalah gabungan

pemanfaatan teknologi komputer ('komputasi') dan pengembangan berbasis

Internet ('awan'). Awan (cloud) adalah metafora dari internet, sebagaimana

awan yang sering digambarkan di diagram jaringan komputer. Sebagaimana

awan dalam diagram jaringan komputer tersebut, awan (cloud)dalam Cloud

Computing juga merupakan abstraksi dari infrastruktur kompleks yang

disembunyikannya.

Ia adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait teknologi

informasi disajikan sebagai suatu layanan (as a service), sehingga pengguna

dapat mengaksesnya lewat Internet ("di dalam awan") tanpa mengetahui apa

yang ada didalamnya, ahli dengannya, atau memiliki kendali terhadap

infrastruktur teknologi yang membantunya. Menurut sebuah makalah tahun

2008 yang dipublikasi IEEE Internet Computing "Cloud Computing adalah

suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di

internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client)

termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer tablet, notebook, komputer

tembok, handheld, sensor-sensor, monitor dan lain-lain."

Komputasi awan adalah suatu konsep umum yang Mencakup SaaS,

Web 2.0, dan tren teknologi terbaru lain yang dikenal luas, dengan tema

umum berupa ketergantungan terhadap Internet untuk memberikan kebutuhan

komputasi pengguna. Sebagai contoh, Google Apps menyediakan aplikasi

bisnis umum secara daring yang diakses melalui suatu penjelajah webdengan

perangkat lunak dan data yang tersimpan di server. Komputasi awan saat ini

merupakan trend teknologi terbaru, dan contoh bentuk pengembangan dari

teknologi Cloud Computing ini adalah iCloud

7

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1. Dokumentasi Menggunakan Google Documents

Google Docs adalah aplikasi office dari Google yang berbasis internet

atau dalam dunia Cloud Computing masuk dalam kategori SaaS (Software as

a Service). Dengan Google Docs pengguna dapat membuat dokumen seperti

menggunakan aplikasi Microsoft Office, yaitu dapat membuat document

seperti menggunakan MS Word, membuat spreadsheet seperti menggunakan

MS Excel, membuat presentation seperti menggunakan MS Power Point, dan

sebagainya. Jika ingin mencobanya, silahkan mencoba demo Google Docs di

halaman ini http://drive.google.com /demo .

Dengan Google Docs, memungkinkan untuk berbagi pakai file

tersebut sehingga file dapat di edit oleh beberapa orang dengan fasilitas

sharing dan hak akses yang berbeda (read only atau read and edit), tapi

bukan cuma itu yang dapat di lakukan dengan Google Docs, bahkan dapat

melakukan real-time collaboration yaitu kolaborasi meng-edit file bersama

beberapa orang pada waktu yang sama dan hasil editing akan tersimpan

secara otomatis dan disinkronisasi ke cloud Google selama ada koneksi

internet.

Lalu ada juga Google Drive. Fungsinya adalah sebagai tempat

penyimpanan berkas Anda agar dapat diakses di manapun melalui

smartphone ataupun PC. Setelah Drive berkembang, sekarang Google Drive

mengambil alih tugas Google Docs. Kini, fungsi Google Drive adalah

sebagai pusat pembuatan dokumen Google, juga pusat peralatan perkantoran

Google. Jadi file-file gambar dan dokumen dapat disimpan di Google Drive

dan bisa juga membuat folder-folder di dalamnya seperti My Computer di

PC.

8

3.2. Penggunaan Google Docs di Wynegard

Seperti yang sudah dijelaskan penulis di latar belakang masalah dan di

point sebelumnya, metode ini dilakukan sebagai upaya untuk memudahkan

proses dokumentasi. Maka penerapannya dapat dilakukan di beberapa

tempat, diantaranya:

a. Asrama.

Sebelum membuat karya tulis ini penulis sebelumnya sudah

menerapkan penggunaan Google Docs di asrama Katzenaugen,

sehingga pendataan siswa/i Katzenaugen dapat dilakukan oleh

Prefect dan Vice Prefect. Headma dan Headmiss pun dapat

langsung mengecek data siswa/i Katzenaugen tanpa perlu meminta

lagi data barunya.

b. Prof atau Sensei di Wynegard.

Terkadang ada beberapa pengajar yang meminta data siswa/i yang

terbaru ke asrama. Dengan adanya Google Docs maka email

Prof/Sensei yang membutuhkan data tersebut tinggal diberi hak

akses read only ke dokumen tersebut.

c. Lembaga-lembaga pendukung Wynegard, seperti Hospital,

Lounge, Bank, dll.

d. Warga penghuni Wynegard.

Biasanya murid-murid yang sudah lama berada di Wynegard

mempunyai banyak items dan juga equipment. Maka supaya data

bisa di akses lewat smartphone dan PC, penulis membuat data

items dan equipment di Google Docs dan penulis rasa itu cukup

membantu

9

3.3. Langkah-langkah Penggunaan Google Docs

Pada gambar 3.1 adalah tampilan awal saat membuka halaman Google

Drive. Dan pada bagian ini penulis akan menyampaikan secara ringkas

bagaimana cara menerapkan Google Docs untuk proses dokumentasi,

contohnya adalah pendataan siswa Katzenaugen.

Gambar 3.1

Pada bagian ini penulis akan memberikan contoh penggunaan Google

Docs yang sudah diterapkan di asrama Katzenaugen. Dimulai dari cara

pembuatan file hingga komponen penting apa saja yang ada di dalamnya.

a. Untuk bisa menggunakan aplikasi Google Docs dan Google

Drive maka harus mempunyai akun Gmail terlebih dahulu. Jika

sudah punya maka tinggal ketikan http://drive.google.com maka

akan langsung masuk ke halaman awal Google Drive.

b. Di sebelah pojok kanan atas ditampilkan akun mana yang sedang

dipakai karena gmail memungkinkan penggunaan beberapa akun

di dalam sebuah PC. Contohnya dapat dilihat pada gambar 3.2.

10

Gambar 3.2

c. Kemudian di sidebar sebelah kiri ada beberapa menu. Tombol

NEW digunakan untuk membuat dokumen (docs, spreadsheet,

slide) dan folder baru. Menu My Drive berisi dokumen-dokumen

yang kita miliki. Sedangkan Shared with me berisi dokumen-

dokumen yang dibagikan oleh orang lain kepada kita. Seperti

yang ditampilkan pada gambar 3.3 dan 3.4.

Gambar 3.3

11

Gambar 3.4

d. Kita juga dapat memindahkan file yang ada di Shared with me

ke My Drive, seperti yang terlihat pada gambar 3.5.

Gambar 3.5

12

e. Untuk membagikan file caranya bisa dengan klik kanan pada file

yang akan dibagikan lalu pilih Share seperti pada gambar 3.6.

Gambar 3.6

f. Setelah itu maka akan muncul sebuah form dimana kita bisa

memasukan alamat email orang yang akan kita bagi filenya. Di

sebelah kanannya ada sebuah dropdown yang isinya apa saja

yang dapat dilakukan orang yang kita invite terhadap file

tersebut. Jika sudah selesai tinggal menekan tombol Done.

Contohnya dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7

13

g. Selanjutnya masuk ke tampilan Google Sheet atau kalau di Ms.

Office kita lebih familiar dengan yang namanya Excel. Tampilan

dan fungsinya tidak jauh berbeda dengan Ms. Excel hanya saja

ini dibuat oleh Google. Pendataan siswa Katzenaugen sengaja

dibuat di dalam Google Sheet untuk mempermudah akses dan

juga lebih enak dilihat. Tampilan Data Siswa Katzenaugen dapat

dilihat seperti pada gambar 3.8 dan 3.9.

Gambar 3.8

Gambar 3.9

14

h. Selain klik kanan pada file, share file juga dapat dilakukan

dengan cara menekan tombol share yang ada di pojok kanan atas

layar pada saat file dibuka (lihat gambar 3.10) setelah menekan

tombol tersebut maka akan muncul form seperti yang sudah

ditampilkan pada gambar 3.7.

Gambar 3.10

i. Jika kita klik pada nama-nama yang ada di bawah form pada

gambar 3.7 maka akan menampilkan akun-akun mana saja yang

dapt mengakses file tersebut. Contohnya dapat dilihat pada

gambar 3.11.

Gambar 3.11

15

j. Kita juga dapat mengubah hak akses setiap user sesuai dengan

kebutuhan dan kepentingannya, seperti pada gambar 3.12.

Gambar 3.12

3.4. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Google Docs

Dengan adanya tulisan tentang penggunaan metode ini penulis dapat

menyimpulkan :

a. Penggunaan Google Docs dan Drive dapat mempermudah editing

dan controlling data yang dapat diakses oleh banyak orang.

b. Dapat meminimalisir terhambatnya proses update data.

c. Dapat diakses dimanapun dan kapanpun.

16

d. Kekurangannya adalah tidak dapat diakses secara offline, namun

sebelumnya data dapat diunduh jika memang membutuhkan data

offline-nya.

17

BAB 4

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Jadi penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan menggunakan

aplikasi Google Docs dan Google Drive ini dapat membantu

menyelesaikan beberapa kendala yang sering terjadi terkait proses

dokumentasi terutama di Wynegard.

4.2. Saran

Jika suatu saat metode ini memang akan diterapkan, sebaiknya

rules tetap dipertegas. Maksudnya, walaupun bisa saja tugas si A

digantikan oleh B karena adanya metode ini tapi jangan sampai hal

tersebut terjadi berulang kali. Jadi controlling dari manager ataupun orang

dengan jabatan yang lebih tinggi juga tetap perlu dilakukan supaya tidak

ada pihak yang merasa dirugikan.

18

DAFTAR PUSTAKA

Assagaf, Naufal. (2012). Mengenal dan Menggunakann Google Docs. Tersedia:

http://www.cloudindonesia.or.id/google-docs.html. [18 Agustus 2015]

How, Wiki. (2015). Cara Menggunakan Google Drive. Tersedia:

http://id.wikihow.com/Menggunakan-Google-Drive. [18 Agustus 2015]

Wikipedia, (2015). Dokumentasi. Tersedia:

https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumentasi [2 September 2015]

Wikipedia, (2015). Komputasi Awan. Tersedia:

https://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_awan [2 September 2015]

19