universitas indonesia analisis sistem …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20350970-ta-rika...

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS

PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

LAPORAN MAGANG

RIKA AGUSTIANA

1006814540

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI

DEPOK

JUNI 2013

Analisis sistem..., Rika Agustina, FE UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA SIKLUS

PENJUALAN PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

LAPORAN MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi

RIKA AGUSTIANA

1006814540

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 EKSTENSI AKUNTANSI

DEPOK

JUNI 2013


UNIVERSITY OF INDONESIA

ANALYSIS OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN

THE SALES CYCLE AT PT. ATLAS COPCO NUSANTARA

INTERNSHIP REPORT

Proposed as a requirement to obtain the Degree as Economic’s Graduate

RIKA AGUSTIANA

1006814540

FACULTY OF ECONOMY

ACCOUNTING UNDERGRADUATE EXTENSION PROGRAM

DEPOK

JUNI 2013


ii

Universitas Indonesia


iii



iv


KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas

berkat dan rahmatnya, penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini.

Pembuatan laporan magang ini dalam rangka sebagai salah satu syarat kelulusan

program Ekstensi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Penulis

menyadari bahwa dalam menyelesaikan laporan magang ini sangatlah sulit tanpa

addanya bantuan dari berbagai pihak, baik bantuan moril, materiil, bahkan

bantuan teknis seperti mengenai informasi dan data-data yang dibutuhkan penulis

dalam menyusun dan menyelesaikan laporan magangnya. Oleh karena itu dalam

kesempatan ini penulis akan mengucapkan ucapan terima kasih kepada berbagai

pihak yang telah mmembantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.

Terima kasih penulis sampaikan kepada :

1. Bapak Mafrizal Heppy, Ak., MBA , selaku Dosen Pembimbing yang telah

bersedia menyediakan waktunya untuk membimbing dan membantu

penulis menyelesaikan laporan magangnya.

2. Bapak Dr. Bambang Pamungkas SE., Ak., MBA dan Ibu Sonya Oktaviana

SE., M.Ak selaku dewan penguji yang telah memberikan masukan yang

sangat berguna untuk memperbaiki penyusunan laporan magang ini.

3. Bapak Subagia Made (Ayah) dan Ibu Ana (ibu) yang telah memberikan

dukungan baik materiil maupun moril agar penulis tetap optimis dalam

menyelesaikan laporan magangnya.

4. Suamiku Yudi Ariyono dan anakku tersayang Keano Maliq Alfarizi yang

telah menjadi motivasi terbesar dalam hidup bunda selama ini. “I Love

You With All My heart”.

5. Pihak PT. Atlas Copco Nusantara yang antara lain Mr. Mark Horsley

selaku Manager Finance & Administration yang telah memberikan penulis

kesempatan untuk dapat magang di PT. Atlas Copco Nusantara, Pak

Kurnia yang telah membantu penulis dalam magang ini, Ibu Eka yang

telah memberikan kesempatan penulis untuk magang di bagian dari

departemen yang dipimpinnya, Mbak Kirana dan Mitha yang telah

menjadi teman yang baik selama penulis melaksanakan magang, Ibu


v


Reini dan staf bagian penjualan yang telah meluangkan waktunnya untuk

membantu penulis selama melakukan magang, Bapak Mustafa, Mbak

Hening dan Vindi selaku bagian HRD yang membantu penulis dalam

menyelesaikan laporan magang ini serta pihak-pihak lain dari PT. Atlas

Copco Nusantara yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang

telah sangat membantu penulis dalam menyusun laporan magangnya.

6. Sahabat dan teman-teman yang selalu memberikan dukungan moril kepada

penulis dalam menyelesaikan program studi dan penyusunan laporan

magangnya.

Akhir kata, penulis berharap Allah SWT memberikan ridho-Nya dan

membalas semua kebaikan saudara-saudara semua. Dan penulis berharap semoga

laporan magang ini dapat bermanfaat bagi orang lain dan bagi pengembangan

ilmu.

Depok, Juli 2013

Penulis


vi



vii


ABSTRAK

Nama : Rika Agustiana

Program Studi : Akuntansi

Judul : Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus

Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara

Laporan magang ini membahas analisis pengendalian internal pada sistem

informasi akuntansi atas siklus penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara.

Perusahaan ini bergerak di bidang perdagangan alat-alat penunjang industri

pertambangan. Metode penulisan laporan magang ini dilakukan melalui

wawancara dan pengamatan penulis selama program magang berlangsung. Hasil

dari laporan ini yaitu penilaian dan usulan atas pengendalian internal sistem

informasi akuntansi terkait siklus penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara.

Penerapan pengendalian internal di PT. Atlas Copco Nusantara telah terlaksana

dengan baik, walaupun masih ditemukan beberapa aktivitas yang masih perlu

diperbaiki.

Kata kunci : pengendalian internal, siklus penjualan, PT. Atlas Copco Nusantara.


viii


ABSTRACT

This report discusses about the analysis of internal controls over the accounting

information system in the sales cycle at PT. Atlas Copco Nusantara. This

company is seling equipment for supporting mining industry. Internship report

writing method is done trough interviews and observation of the author during

ongoing internship program. This report is the result of the proposed assesment on

internal control related sales cycle. Implementation of internal control at PT. Atlas

Copco Nusantara has done well, although there are some activities need to be

improved.

Key word : internal controls, sales cycle, PT. Atlas Copco Nusantara.


ix


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................i

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS........................................................ii

HALAMAN PENGESAHAN................................................................................iii

KATA PENGANTAR............................................................................................iv

LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH..............................vii

ABSTRAK............................................................................................................viii

DAFTAR ISI..........................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi

DAFTAR TABEL..................................................................................................xii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................1

1.2 Tujuan Penulisan...................................................................................2

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang.............................................3

1.4 Aktivitas Magang Secara Umum..........................................................3

1.5 Ruang Lingkup Pelaksanaan Magang...................................................3

1.6 Metode Penulisan Laporan Magang......................................................3

1.7 Sistematika Penulisan............................................................................4

BAB 2 PROFIL PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG

2.1 Sejarah Perusahaan................................................................................6

2.2 Visi dan Misi Perusahaan......................................................................7

2.3 Deskripsi Produk dan Jasa PT. Atlas Copco Nusantara........................8

2.4 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara.................................12

2.5 Aktivitas Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara......................15

BAB 3 LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Sistem Informasi Akuntansi...................................................20

3.2 Operasi Sistem Informasi Akuntansi...................................................25

3.2.1 Siklus Pendapatan....................................................................25

3.2.2 Alur Siklus Penjualan..............................................................25

3.2.3 Dokumen Terkait Siklus Penjualan.........................................31

3.2.4 Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan.......................33

BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Atas

Siklus Penjualan..................................................................................42

4.1.1 Aktivitas Penerimaan Pesanan Penjualan................................44

4.1.1.1 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Memasukan

Pesanan........................................................................46


x


4.1.2 Aktivitas Pembelian Barang....................................................51

4.1.1.2 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas

Pembelian...........................................................................52

4.1.3 Aktivitas Pengiriman...............................................................52

4.1.1.3 Analisis pengendalian Internal Aktivitas

Pengiriman...................................................................54

4.1.4 Aktivitas Penagihan.................................................................56

4.1.1.4 Analisis Penendalian Internal Aktivitas

Penagihan....................................................................59

4.1.5 Aktivitas Penerimaan Kas.......................................................61

4.1.1.5 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan

Kas..............................................................................63

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan..........................................................................................65

5.2 Saran....................................................................................................66

DAFTAR PUSTAKA


xi


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara ...............................13

Gambar 2.2 Context Diagram Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara ....16

Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco

Nusantara.............................................................................................17

Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem ..................................................................21

Gambar 3.2 Context Diagram Siklus Pendapatan .................................................26

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan ................................27

Gambar 4.1 Aktivitas Memasukan Pesanan ..........................................................46

Gambar 4.2 Aktivitas Pengiriman .........................................................................53

Gambar 4.3 Aktivitas Penagihan ...........................................................................58

Gambar 4.4 Aktivitas Penerimaan Kas .................................................................62


xii


DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Hambatan dan Pengendalian pada Siklus Pendapatan...........................33

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Memasukan

Pesanan..................................................................................................47

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas

Pengiriman.............................................................................................54

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas

Penagihan...............................................................................................59

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penerimaan

Kas.........................................................................................................63


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan

oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Baik pihak diluar perusahaan,

seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lainnya yang memerlukan

informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak

intern perusahaan yaitu manajemen juga memerlukan informasi keuangan untuk

mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan untuk menjalankan

perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam

perusahaan, maka disusunlah suatu sistem informasi akuntansi. Sistem ini

direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak ekstern

maupun pihak intern perusahaan.

Salah satu tujuan dari sistem informasi adalah untuk membantu pihak

manajemen di dalam menjalankan bisnis perusahaan agar lebih efisien dan

efektif. Tujuan tersebut dapat dicapai melalui pemrosesan transaksi yang terjadi

dari sumber ekstern ataupun intern dan persiapan keluaran seperti dokumen-

dokumen operasional dan laporan keuangan. Agar informasi yang dihasilkan dari

pemrosesan transaksi tersebut dapat membantu manajemen, maka para akuntan

juga berperan didalam perancangan elemen-elemen sistem perosesan transaksi

seperti dokumen sumber, buku harian, buku besar dan laporan keuangan.

Transaksi dari siklus akuntansi merupakan titik sentral untuk berfungsinya

sistem informasi akuntansi. Dimana fungsi pemrosesan transaksi menguraikan

fungsi-fungsi lain yang terlibat dalam memperlancar kegiatan operasional

perusahaan.

Untuk memperoleh informasi yang tepat, cepat, dan akurat diperlukan alat

yang dapat memproses transaksi dengan cepat dalam hal ini komputer sebagai

hardware dan software akuntansi yang terintegrasi dapat digunakan sebagai alat

bantu di dalam pemrosesan transaksi.

Salah satu siklus penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan. Siklus

pendapatan merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang


2


menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dimana didalamnya termasuk

transaksi penjualan. Untuk mendukung siklus ini dibutuhkan sebuah sistem yang

baik. Agar sistem ini dapat berjalan dengan baik maka dibutuhkan pengendalian

internal yang memadai. Pengendalian internal terhadap sistem penjualan

merupakan hal yang sangat penting karena sistem penjualan merupakan suatu

kegiatan yang dimulai dari menginput data, memproses data sampai dengan data

tersebut menghasilkan suatu informasi, sangat rentan terhadap kesalahan yang

kadang tidak dapat dihindarkan.

Dengan kerangka pemikiran diatas maka penulis memilih judul : “Analisis

sistem informasi akuntansi terkait siklus penjulan kredit PT. Atlas Copco

Nusantara”

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan laporan magang antara lain adalah :

Sebagai pertanggungjawaban atas aktivitas magang yang dilakukan

oleh penulis di PT. Atlas Copco Nusantara selama kurang lebih tiga

bulan lamanya.

Memberikan informasi dan gambaran kepada pembaca mengenai

aktivitas magang penulis termasuk kendala yang dihadapi dalam

melaksanakan program magang.

Menjadikan laporan ini sebagai bahan referensi bagi mahasiswa-

mahasiswa lain yang akan mengikuti program magang.

Memberikan gambaran dan pemahaman yang menyeluruh tentang

proses bisnis PT. Atlas Copco Nusantara terutama dalam hal ini

terkait siklus penjualan yang dimiliki perusahaan.

Menjadikan laporan ini sebagai masukan yang positif dan

membangun terhadap proses bisnis perusahaan terutama dalam

siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara.

Memberikan analisis yang menyeluruh terhadap pengendalian

internal sistem informasi akuntansi terkait siklus penjualan PT.

Atlas Copco Nusantara.


3


1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan program magang terhitung sejak hari Senin tanggal 4

Pebruari 2013 dan berakhir sampai dengan hari Jumat tanggal 3 Mei 2013.

Penulis melaksanakan mata kuliah magang di PT Atlas Copco Nusantara yang

bertempat di Cilandak Commersial Estate Building 201 Jl. Raya Cilandak KKO,

Jakarta Selatan. Selama melaksanakan program magang ini penulis ditempatkan

di Bagian Keuangan di perusahaan tersebut. Mahasiswa bekerja penuh waktu

(fulltime) selama melakukan magang.

1.4 Aktivitas Magang Secara Umum

Penulis ditempatkan di bagian Finance & Administration PT. Atlas Copco

Nusantara. Selama melaksanakan mata kuliah magang penulis melakukan

berbagai kegiatan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan keuangan yang terjadi di

bagian Finance & Administration. Penulis melakukan berbagai hal seperti

membantu memeriksa prepaid tax perusahaan untuk tahun 2011 dan 2012,

mencocokan daftar aset tetap antara pajak dan komersil serta membantu untuk

menghitung depresiasi dari asset tersebut dari sejak perusahaan berdiri sampai

dengan tahun 2012, menginput perhitungan VAT, dan ekualisasi invoice, credit

note, dan VAT invoice untuk tahun 2011 dan 2012.

1.5 Ruang Lingkup Penulisan

Dalam penulisan laporan magang ini, penulis mengangkat sistem informasi

akuntansi dan pengendalian internal pada siklus penjualan karena pengendalian

internal sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk meminimalkan risiko.

Pembahasan topik laporan magang ini meliputi sistem informasi akuntansi, alur

sistem penjualan, dan sistem pengendalian internal atas proses penjualan tersebut.

1.6 Metode Penulisan Laporan Magang

Laporan magang ini disusun dalam bentuk laporan kegiatan yang

menerangkan kegiatan penulis selama melaksanakan program magang dan

menggunakan studi pustaka sebagai referensi literature dalam menyusun landasan


4


teori. Data yang akan digunakan sebagai bahan penulisan harus dikonfirmasikan

kepada perusahaan untuk mendapatkan izin sebelum dimasukan ke dalam laporan

akhir magang dengan tetap menjaga hal-hal yang bersifat rahasia.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan Laporan Magang ini penulis membuat sistematika

penulisan dengan membagi menjadi lima bab, yaitu :

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang dilakukannya magang,

tujuan dari magang, waktu dan tempat dilaksanakannya magang.

Termasuk juga dalam bab ini dijelaskan mengenai ruang lingkup

penulisan, tujuan dan sitematika penulisan laporan magang.

BAB 2 DESKRIPSI PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang profil perusahaan secara

menyeluruh. Profil perusahaan ini mencerminkan gambaran perusahaan

secara umum terkait dengan sejarah pembentukan perusahaan, jenis

produk yang dijual, visi dan misi perusahaan, serta informasi-informasi

terkait lainnya.

BAB 3 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan landasan-landasan teori yang dikemukakan

penulis sebagai suatu dasar teori dalam melakukan pembahasan-

pembahasan dalam laporan magang ini.

BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan menguraikan kondisi sistem informasi akuntansi

siklus pendapatan dari penjualan pada PT. Atlas Copco Nusantara

termasuk pihak-pihak yang terlibat didalam siklus penjualan, sistem

pengendalian internal atas siklus penjualan serta analisis siklus tersebut.


5


BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyimpulkan pelaksanaan sistem informasi akuntansi atas

siklus pendapatan dari penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara. Selain

kesimpulan, bagian penutup juga disertai dengan saran-saran perbaikan

sebagai masukan bagi perusahaan demi peningkatan efisiensi dan

efektivitas dari sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal

pendapatan dari penjualan PT. Atlas Copco Nusantara.



BAB 2

PROFIL PERUSAHAAN TEMPAT MAGANG

2.1 Sejarah Perusahaan

Atlas Copco adalah perusahaan yang didirikan di Swedia pada tahun 1873. Saat

ini Atlas Copco telah memiliki jangkauan global di lebih dari 170 negara. Atlas

Copco Group adalah kelompok industri, yang bergerak dalam teknik kompresor,

teknik konstruksi, teknik pertambangan dan penggalian dan teknik industrial.

Di Indonesia sendiri, pada bulan Januari 2011, Atlas Copco Mining and Rock

Excavation Technique sebagai salah satu divisi Atlas Copco Grup mengakuisisi

perusahaan lokal PT. Fluidcon Jaya. PT. Fluidcon Jaya telah beroperasi di Indonesia

selama lebih dari dua puluh lima tahun, terutama dalam bisnis mining, logging, oil

and gas, dan industri terkait lainnya. Dengan adannya penggabungan usaha tersebut

maka terbentuklah PT. Atlas Copco Fluidcon. Yang kemudian pada tanggal 1

November 2012 berubah nama menjadi yang kita kenal sekarang yaitu PT. Atlas

Copco Nusantara. Nama ini dipilih sebagai bentuk penghormatan terhadap Indonesia

Berkantor pusat di Jakarta, perusahaan menawarkan produk dan jasa sebagai

penunjang industri pertambangan. Selain itu perusahaan juga memiliki sepuluh

cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Cabang perusahaan terdapat di Jakarta,

Batu Hijau, Pekanbaru, Timika, Samarinda, Sanggata, Berau, Balikpapan, Satui dan

Adaro.

PT. Atas Copco Nusantara merupakan perusahaan yang melakukan sistem

penjualannya dengan konsep direct selling karena PT. Atlas Copco Nusantara

merupakan agen tunggal dari Atlas Copco Grup. PT. Atlas Copco Nusantara menjual

produk-produk yang dihasilkan oleh Atlas Copco sendiri dan perusahaan juga

merupakan eksklusif distributor dari produk yang dihasilkan oleh beberapa

perusahaan yaitu Albin pumps SAS, Banlaw Ltd, EBS Ray Pumps, Fire and Safety

Industries, Gates, Hannay, Lincoln, Macnaught, Stauff, Transtank, dan Victaulic.

PT. Atlas Copco Nusantara melaksanakan bisnisnya dengan melibatkan 350

orang karyawan dan telah menghasilkan kontrak dengan perusahaan-perusahaan


7


pertambangan di Indonesia. Nilai penjualan perusahaan selama tahun 2012 adalah

sebesar Rp. 1.486.431.881.188 dan untuk tahun 2013 perusahaan telah merealisasikan

beberapa kontrak yang bernilai besar dengan beberapa perusahaan pertambangan

yang ada di Indonesia. Salah satunya adalah kontrak dengan PT. Freeport Indonesia

untuk pembelian alat raise bore.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Atlas Copco adalah kelompok industri yang terdepan dalam hal kompresor,

peralatan konstruksi dan tambang, alat-alat berat dan sistem manufaktur. Perusahaan

menawarkan solusi yang tahan lama bagi peningkatan produktivitas pelanggan

melalui produk dan jasa yang inovatif. PT. Atlas Copco Nusantara selalu

mengutamakan kepuasan pelanggan untuk semua unit bisnisnya. Untuk mencapai hal

tersebut perusahaan berusaha dengan meningkatkan kualitas dari sumber daya

manusia yang dimiliki oleh perusahaan untuk efisiensi dan efektifitas dalam bekerja

yang sesuai dengan nilai-nilai inti perusahaan yaitu interaksi, komitmen dan inovasi.

Komitmen perusahaan untuk “service first” yang dibuat oleh PT. Fluidcon Jaya yang

membuat perusahaan bertahan selama dua puluh lima tahun dalam industri

pertambangan tercermin dalam perusahaan baru ini PT. Atlas Copco Nusantara.

Fokus utama setelah adanya penggabungan usaha ini adalah melakukan intensif

cross-training program untuk karyawan dari dua perusahaan sebelumnya. Dengan

nilai-nilai tersebut diharapkan perusahaan dapat memberikan pelayanan yang prima

dan kompetitif dalam memberikan jasanya. Dengan nilai-nilai perusahaan tersebut

juga PT. Atlas Copco Nusantara berusaha mencapai visi-nya untuk menjadi dan

menetapkan “yang pertama diingat – yang pertama dipilih” bagi pelanggan-

pelanggannya, calon pelanggan, dan stakeholder kunci lainnya.

Dalam memberikan pelayanannya PT. Atlas Copco Nusantara sudah memiliki

sertifikasi ISO 9001: 2008,ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007 sertifikat

tersebut menandakan hasil dari kesungguhan dan kerja keras yang dilakukan

perusahaan untuk memberikan yang terbaik kepada pelanggan agar menjadi yang

terbaik dan terdepan di pasar global. Seiring dengan tujuan PT. Atlas Copco


8


Nusantara dalam melibatkan dan menitikberatkan peran karyawan dalam

pertumbuhan karyawan pada tanggal 21 Mei 2012 dilakukan penandatanganan

Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atara management dan serikat pekerja. Diharapkan

dengan penandatangan tersebut dapat tercipta lingkungan kerja yang baik sehingga

visi dari perusahaan dapat tercapai.

Atlas Copco telah menetapkan sejumlah tujuan-tujuan agar dapat mencapai

misi dari pertumbuhan berkelanjutan yang menguntungkan. Artinya adalah

perusahaan mengintensifkan fokus pada pertumbuhan, sementara mempertahankan

perolehan keuntungan yang kuat.untuk mencapai tujuan tersebut maka perusahaan

selalu memelihara dan mengembangkan budaya yang kuat, yang dapat menawarkan

produktivitas berkelanjutan dalam pertumbuhan yang menguntungkan. Perusahaan

telah menetapkan untuk pertumbuhan penerimaan tahunan adalah 8%, diukur

berdasarkan siklus bisnis. Pada waktu yang sama ambisi perusahaan untuk tumbuh

lebih cepat dari para pesaing adalah yang terpenting.

2.3 Deskripsi Produk dan Jasa PT. Atlas Copco Nusantara

PT. Atlas Copco Nusantara mengelompokan bidang usahanya kedalam dua

bidang usaha yaitu, penjualan produk dan penjualan jasa. Produk yang dijual oleh

PT. Atlas Copco Nusantara adalah produk yang dihasilkan oleh Atlas Copco Group

dan produk –produk dari perusahaan lain dimana PT. Atlas Copco Nusantara ditunjuk

sebagai distributor eksklusif di Indonesia (Allied Product). Deskripsi dari produk-

produk PT. Atlas Copco Nusantara adalah sebagai berikut :

1. Atlas Copco Component Exchange Program

Atlas Copco Component Exchange Program mempersilahkan pelanggan untuk

mengganti bagian mesin seperti rotary heads atau airends dengan membuat

kembali produk tersebut. Pelanggan hanya perlu mengirimkan produk yang

mereka gunakan ke Atlas Copco Customer Center di Balikpapan untuk dibuatkan

kembali. Hal ini sangat menguntungkan karena dapat menghemat waktu dan

mengurangi biaya jika membeli yang produk yang baru.


9


2. Atlas Copco Mining and Rock Excavation

Perusahaan menawarkan peralatan untuk drilling dan rock excavation. Produknya

adalah rotary blasthole drill rigs, surface drilling equipment, rock drilling tools,

underground vehicle, tunneling rock drill rigs, exploration drilling, ground

enginnering, rock reinforcement and bolting dan mobile crushers and screeners.

3. Engginering and Manufacturing

Produk yang ditawarkan adalah berbagai macam sistem yang dapat digunakan

oleh pelanggan untuk melindungi bahan bakar dan hydraulic oil agar tidak

terkontiminasi. Decontamination module, the on-board auxiliary decontamination

module, dan portable hydraulic fluid filter cart.

4. Perusahaan-perusahaan yang merupakan Allied Product PT. Atlas Copco

Nusantara adalah sebagai berikut :

Albin Pumps SAS

Albin Pumps SAS adalah perusahaan manufaktur yang terdepan dalam bidang

Displacement Pumps selama lebih dari 30 tahun. Produk yang ditawarkan

adalah Albin AOFD Pumps (Air Operated Floating Diaphragm Pumps).

Banlaw Ltd

Banlaw hydrocarbon adalah perusahaan Australia dengan pengalaman lebih

dari 30 tahun di bidang sistem pengisian bahan bakar dan manajemen

hidrokarbon. Menggunakan teknologi refueling milik sendiri yang telah

dipatenkan, Banlaw telah mendesain sistem bagi perusahaan-perusahaan yang

beroperasi diseluruh dunia di bidang pertambangan, pelabuhan, serta industri

kereta api dan transport. Sistem Banlaw memungkinkan kendaraan dan tangki

penyimpanan dapat diisi dengan aman dan cepat dan penggunaan bahan bakar

kendaraan individual dapat dimonitor, selain juga membantu mmengawasi

terjadinya pencurian bahan bakar. Selain itu produk lain yang poopuler dii

Indonesia adalah sistem bahan bakar Fueltrack, sistem proteksi keluberan

Fillsafe, dan fitting pelumas dan pendingin Lubecentral.


10


EBS Ray Pumps

EBS Ray pumps, adalah perusahaan manufaktur yang berasal dari Australia

yang bergerak di bidang pembuatan pumps dan pumping equipment.

Perusahaan telah beroperasi sejak tahun 1938 dan merupakan perusahaan

yang memimpin dalam pumping LPG. Produk yang ditawarkan adalah V

series Sliding Vane Pumps dan MD & HD Series Internal Gear Pumps.

Fire and Safety Industries

Fire and Safety Industries atau FSI adalah perusahan yang terdepan dalam

sistem pengendalian kebakaran, dengan lebih dari 5,500 pemberian jasa di

seluruh wilayah Asia. Dengan inovasi “Foam Guard Automatic Fire

Suppression System” dari FSI, memungkinkan pelanggan untuk mendeteksi

dini apabila terjadi kebakaran. Cara kerja sistem ini adalah saat terjadi

kebakaran, temperatur akan meningkat dan akan dideteksi oleh sensor di

sistem (Mechanical Sensor Modules) yang secara otomatis akan mengaktifkan

sistem Aqueous Film Formming Foam (AFFF) dan memadamkan api. Sistem

ini juga mengaktifkan alarm yang akan memberikan peringatan kepada semua

karyawan. Keunggulan sistem ini adalah foam yang digunakan untuk

memadamkan api sangat efektif untuk mencegah kebakaran menjadi

bertambah besar. Sistem ini dapat diinstal sesuai dengan kebutuhan pelanggan

seperti pemadaman mesin (engine shutdown) atau pemadaman listrik saat

terjadi kebakaran.

Gates

Gates adalah perusahaan yang telah dikenal sejak tahun 1911 sebagai

perusahaan manufaktur untuk hose dan belt untuk keperluan industri dan

otomotif.

Hannay Reels

Produk hanaay reels dibuat berdasarkan permintaan spesifik pelanggan. Reels

yang dibuat oleh perusahaan tersedia untuk berbagai macam kondisi,

termasuk kondisi yang berat sekalipun.


11


Lincoln Industrial

Lincoln Lubrication adalah perusahaan yang berdiri sejak tahun 1910 dan kini

telah menjadi yang terdepan dalam sistem lubrikasi. Dua produk unggulan

dari Lincoln adalah Centro-Matic Lubrication System dan Quicklub

Lubrication System. Sistem lubrikasi ini banyak digunakan untuk alat-alat

berat dan kendaraan berat di industri pertambangan. Sistem ini memungkin

lubrikasi dari oli dan grease ke mesin dan kendaraan berat. Sistem ini dapat

bekerja dengan air operated, elektrik, manual atau pompa hidraulik.

Macnaught

Perusahaan ini didirikan di Australia pada tahun 1948. Macnaught adalah

pemimpin desain dan pembuatan lubrikasi dan transfer bahan bakar untuk

keperluan industri. Macnaught memberikan waranti selama sepuluh tahun

semua produk dan suku cadang. Produk unggulan dari macnaught adalah F-

series fuel and oil flow meters. Keunggulan produk ini bahan pembuatannya

yang terbuat dari alumunium yang cocok untuk lingkungan yang ekstrim

sekalipun dan yang menarik adalah desain rotornya yang unik dan sederhana

menjadikannya mudah untuk diperbaiki, membutuhkan suku cadang yang

lebih sedikit dan dapat diperbaiki saat terpasang sehingga mengurangi

downtime.

Stauff

Stauff adalah perusahaan yang telah berpengalaman lebih dari 50 tahun di

industri hidraulik. Komponen yang dihasilkan oleh perusahaan digunakan

untuk konstruksi tanks an unit power untuk mobile industrial hydraulic

industry. Produk yang dihasilkan yaitu Stauff Clamps, Stauff Test,

Diagtronics, dan Stauff Hydraulic Accessoris.

Transtank

Transtank memiliki spesialisasi dalam penjualan berbagai jenis portable

double-walled, self-bundled, fuel, lubricant, dan penyimpanan bahan kimia.

Produknya adalah transtank portable cubes yang sangat cocok untuk

transportasi bahan-bahan cair di site karena mudah untuk dibawa dan


12


bentuknya yang tidak terlalu besar sehingga mudah untuk disimpan atau

ditumpuk. Selain itu ditawarkan juga model T Series Small Tanks, yang

memilki kapasitas lebih besar dan digunakan dapat digunakan untuk

penyimpanan berbagai macam produk termasuk petrol, diesel, lubricant dan

waste oil.

Victaulic

Victaulic adalah produsen dari sistem penggabungan pipa mekanik.

Perusahaan telah didirikan pada tahun 1925 di New York. Produk unggulan

yang ditawarkan adalah Standard Flexible Coupling, Coupling for HDPE

Pipe, Butterfly Valves, dan Grooved End Fittings.

2.5 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara

Organisasi merupakan bagian dari perusahaan yang berperan melaksanakan

seluruh aktivitas perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Pembagian tugas dan

wewenang organisasi dibutuhkan agar fungsi operasional, fungsi manajerial, dan

fungsi bisnis dapat berjalan dengan baik. Setiap perusahaan memiliki struktur

organisasi yang berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan perusahaan.

Struktur organisasi fungsional memungkinkan personil perusahaan untuk berfokus

pada job description (jobdesc) –deskripsi tugas bekerja-masing-masing tanpa

mengabaikan kerja personil lain karena dilandasi semangat team work. Di sisi lain,

struktur organisasi fungsional juga mendukung suasana kerja yang demokratis,

fleksibel, dan desentralisasi.

Berdasarkan bagan, struktur organisasi PT. Atlas Copco Nusantara memiliki

delapan divisi dan lima branch manager. Berikut pada Gambar 2.1 struktur organisasi

dari PT. Atlas Copco Nusantara :


13


Director

SHEQ Manager

Comunication Manager

Fin & Adm Manager

Capital & consumable

Manager

MRS Parts Manager

Service Controller

Manager Parts & Service

MRS Salesman

Batu Hijau

Jakarta

Timika

Adaro

Samarinda

Satui

Sangatta

Balikpapan

Berau

Logistic Manager

HR Manager

Bussines Controller

Pekanbaru

Kalimantan Area Manager

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Atlas Copco Nusantara

Sumber : PT. Atlas copco Nusantara

Dari bagan struktur organisasi PT. Atlas Copco Nusantara dapat dilihat bahwa

pimpinan tertinggi adalah Director, yang memiliki pengaruh terbesar dalam

pengambilan keputusan pada perusahaan. Director membawahi lima bagian yaitu :

Comunication, SHEQ, Finance and Administration, Sales & Marketing, dan Parts &

Services. Manager bagian Finance and Administration, membawahi lima bagian,

yaitu logistik, Human & Resource, Business Controller, Comunication, dan SHEQ.


14


Berikut ini akan dijelaskan fungsi dan uraian masing-masing bagan tersebut :

1. Director, posisi ini dipegang oleh James Kindler, yang mengawasi lima

bagian besar yaitu comunication, SHEQ, Finance and Administration, Sales &

Marketing, dan Parts & Services. Director bertugas untuk mengawasi jalannya

operasi perusahaan agar semua berjalan secara efektif dan efisien. Director

juga bertanggung jawab untuk memastikan tugas-tugas karyawannya sesuai

dengan rencana pekerjaan (Job Plant).

2. Divisi Safety Health Environment Quality (SHEQ) , bertugas untuk

menentukan dan memastikan bahwa kualitas pekerjaan masing-masing

karyawan sesuai dengan kebijakan kualitas perusahaan.

3. Divisi Comunication & General Affair,

4. Divisi Sales and Marketing

Divisi ini terbagi menjadi dua subdivisi yaitu :

Capital & Consumable

MRS Parts

Bertanggung jawab terhadap penjualan produk. Tugas sales dan marketing

adalah mencari pelanggan, memelihara hubungan baik dengan pelanggan,

memeberikan penawaran langsung kepada pelanggan, memberikan penawaran

harga ke pelanggan, membantu pelanggan memahami keterangan rinci (detail)

produk, dan mengadakan konferensi pers tentang produk baru.

5. Divisi Finance and Administration

Divisi ini terbagi menjadi dua sub divisi yaitu :

Business Controller

Tax & Treasury

6. Divisi Parts and Services

Divisi Parts and Services terbagi menjadi dua subdivisi yaitu Service

Controller dan MRS. Selain itu divisi ini juga membawahi sepuluh cabang

yang dimiliki oleh perusahaan yaitu :

Cabang Sangatta

Cabang Balikpapan


15


Cabang Samarinda

Cabang Satui

Cabang Adaro

Cabang Batu Hijau

Cabang Timika

Cabang Jakarta

Cabang Pekanbaru

Cabang Berau

7. Divisi Human Resource

Bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi human resources yang

mengelola sumber daya manusia terkait recruitment, training karyawan,

payroll, dan sebagainnya.

2.6 Aktivitas Siklus Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara

Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara terdiri dari empat kegiatan utama

yaitu memasukan pesanan penjualan, melakukan pengiriman barang, melakukan

penagihan atas barang, dan menerima uang atas barang yang telah terjual. Serta

altivitas pembelian barang dagang kepada pemasok untuk memenuhi pesanan

pelanggan. Berikut Diagram konteks dan Data Flow Diagram Level 0 dari siklus

penjualan PT. Atlas Copco Nusantara :


16


Pelanggan Transportir / kurir

Siklus Pendapatan

Siklus Pengeluaran

Bank

General ledger/ACBS

Meminta Penawaran

Merespon Penawaran

Invoice& Faktur Pajak

Pesanan (PO)

Pembayaran

Airway BillDelivery Note

Airway Bill

Statement

Delivery NoteDirektur utama

Order pembelian

Surat pengantar barang

Laporan penjualan, piutang & perincian

invoice terbayar

Gudang Permintaan pengambilan

barang

Surat penarikan barang

Cash receipt voucher,invoice & faktur pajak,sllip

setoran

Gambar 2.2 Konteks Diagram Siklus Pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara

Sumber: olahan sendiri


17


1.0Memasukan Sales Order

ManagerCredit

Controller

Atlas Copco Group

&Pemasok

Siklus Pengeluaran

2.0Pengiriman

Barang

3.0Penagihan

4.0 Menerima

PembayaranBank

Customer Transportir/Kurir

Informasi Keuangan Customer

Laporan Kredit Customer Buruk

Kredit Disetujui

Pemesanan (PO)

Sales Order Picking Slip

Permintaan barang

Pengiriman barang

Transfer Pembayaran

Delivery Note, Airway bill, & PO

Customer

Statement

General Ledger /

Atlas Copco Business Service

Faktur

Pen

jualan

Delivery Note

Faktur PenjualanNo. Ref transaksi

Purchase Order

Delivery Note

Sales Order

Delivery Note, Airway bill, & PO

Customer

Permintaan penawaran

Mengirimkan penawaran

Cash Receipt Voucher

Customer

PO Pengiriman

barang

Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan

Sumber: olahan sendiri


18


Berikut adalah penjelasan aktivitas siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara :

Memasukan Pesanan Penjualan

Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara dimulai dengan adanya

permohonan penawaran baik secara lisan, maupun dengan mengirim dokumen resmi

berupa RFQ (Request For Quotation) dari pelanggan yang akan diterima oleh sales

admin. Kemudian sales admin akan merespon permintaan penawararan dengan

mengirimkan penawaran kepada pelanggan,jika pelanggan sepakat dengan penawaran

yang telah dibuat maka pelanggan akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan

customer order berupa purchase order. Purchase order yang datang kemudian

diperiksa kelengkapannya sebelum membuat sales order. Kemudian yang terakhir

adalah pemeriksaan kelayakan pemberian kredit dengan melihat data transaksi

piutang pelanggan yang bersangkutan.

Pemesanan pembelian kepada pemasok

Tahapan selanjutnya adalah pemesanan barang dagang kepada pemasok untuk

memenuhi pesanan pelanggan. Sales admin akan membuat Purchase order dan

meminta otorisasi kepada manager. Setelah PO diotorisasi kemudian diberikan

kepada bagian logistik untuk dilakukan pemesanan kepada pemasok. Setelah barang

datang dan diterima oleh bagian gudang perusahaan maka barang tersebut akan

segera didistribusikan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Pengiriman

Aktivitas siklus penjualan yang terjadi pada tahapan ini adalah pengiriman

barang kepada pelanggan. Barang yang dipesan kepada pabrik atau supplier akan

diterima oleh staf warehouse di gudang PT. Atlas Copco Nusantara. Staf warehouse

akan melakukan cek fisik barang dan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian

dokumen. Staf warehouse akan mengisi form IRR (Incoming Inspection Report) yang

kemudian akan membuat GRN (Good Receipt Note). Salinan dari PO pelanggan staf

warehouse kemudian akan membuat DN (Delivery Note) dan Airway bill dikirimkan

ke gudang pelanggan melalui forwarder yang telah menjadi mitra perusahaan.


19


Penagihan

Divisi unit sales melakukan pengecekan dan memperbaharui data Account

Receivable atas pelanggan. Ini dilakukan untuk mengetahui riwayat transaksi

pelanggan yang terbaru sehingga mempermudah divisi unit sales dalam membuat

sales invoice dimana akan digunakan untuk menginput jurnal penjualan di dalam

general ledger oleh akuntansi.

Penerimaan Kas

Pelanggan melunasi utangnya kepada perusahaan dengan cara melakukan

transfer dana ke rekening perusahaan di bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan.

Sebelum tanggal jatuh tempo, pelanggan akan melakukan transfer dana kepada

perusahaan. Dana yang masuk ke rekening perusahaan akan diterima oleh difisi

keuangan. Divisi keuangan kemudian akan memeriksa nomor referensi transaksi pasa

rekening koran dan membandingkannya dengan nominal tercatat pada no referensi

transaksi dengan jumlah yang tertera pada faktur penjualan, yang dikirim kembali ke

perusahaan melalui surat elektronik atau fax. Setelah proses pemeriksaan selesai

dilakukan, personel AR akan membuat dokumen cash receipt voucher dan

mengirimkannya ke ACBS (Atlas Copco Business Service) untuk dilakukan

penjurnalan.



BAB 3

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi

Istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau yang dalam bahasa Inggris

dikenal dengan nama Accounting Information System (AIS) tampaknya telah menjadi

kata yang cukup populer dan dikenal banyak kalangan. Namun demikian, tidak semua

kalangan memiliki pemahaman yang utuh dan benar terhadap istilah ini. Untuk itu,

adalah suatu hal yang penting untuk pertama-tama memperoleh pemahaman yang

sama dan memadai akan istilah ini.

1. Sistem

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008), yang dimaksud dengan sistem

adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk

suatu totalitas. Dari pengertian ini, maka pada dasarnya setiap hal di sekeliling kita

dapat ditinjau sebagai suatu sistem.

Sebuah sistem tidak dapat berdiri sendiri. Secara langsung ataupun tidak

langsung, sistem yang satu berkaitan dengan sistem yang lainnya. Selain tidak berdiri

sendiri, sistem juga memliki karakteristik dapat dipandang sebagai sub-sistem

ataupun supersistem dari sistem lainnya. Suatu sistem disebut suatu sub-sistem

apabila ia adalah bagian dari sistem yang lebih besar. Sebaliknya, suatu sistem

disebut sebagai super sistem jika dalam sistem tersebut terkandung sistem-sistem lain

yang lebih kecil.

Sistem menurut Romney dan Steinbart (2012) didefinisikan sebagai kesatuan

rangkaian yang terdiri dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling

berhubungan yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu

tujuan. Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan

(processing), serta keluaran (output). Input adalah sesuatu yang akan diolah ke dalam

sistem. Processing adalah kegiatan untuk mengubah input menjadi output. Output

adalah hasil akhir dari input yang telah diproses. Ketiganya membentuk mekanisme


21


yang dapat membantu sistem melakukan fungsi dan tujuannya. Secara umum sistem

dapat digambarkan sebagai berikut :

Tujuan yang ingin dicapai

Masukan Keluaran

Lingkungan Sistem

Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem

Sumber : Wilkinson&Raval (2000)

2. Informasi

Informasi adalah pengetahuan yang diperoleh dari data. Sedangkan data

didefinisikan sebagai fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan yang akan

dproses dalam sistem infomasi (Romney & Steinbart,2012). Data harus terlebih

dahulu diolah agar dapat berguna bagi pengguna. Proses pengolahan data ini

membutuhkan mekaniasme kerja sebuah sistem agar dapat menghasilkan informasi

yang bernilai. Oleh karena itu, muncul sistem informasi yang mengolah data menjadi

informasi.

Dalam suatu sistem kaitan antara data dan informasi sangatlah penting, dimana

data adalah input yang dimasukan kedalam sistem. Data dapat bersumber dari internal

dan eksternal. Data yang dimasukan aharuslah data yang akurat sehingga nantinya

akan menghasilkan informasi yang andal. Selanjutnya data tersebut diproses

sedemikian rupa menggunakan perangkat keras dan lunak. Output dari proses

pengolahan data ini adalah informasi yang dibutuhkan.

Sistem

(terjadi

proses)


22


Menurut Romney & Steinbart (2012) menyatakan bahwa informasi adalah data

yang telah melalui tahap pengolahan atau telah diproses agar mampu memberikan

nilai kepada penggunanya. Menurut Romney & Steinbart, terdapat tujuh sifat dasar

dari informasi, yaitu :

Relevan (Relevance)

Suatu informasi dikatakan relevan apabila informasi tersebut dapat berguna dan

memberikan nilai tambah bagi para penggunannya dalam proses pengambilan

keputusan yang tepat.

Dapat diandalkan (Reliable)

Informasi harus bebas dari error dan bias serta informasi menggambarkan hal

yang sesuai dengan fakta di lapangan secara akurat sehingga mampu meningkatkan

kualitas hasil keputusan.

Kelengkapan (Completeness)

Informasi yang lengkap adalah informasi yang mencantumkan seluruh

informasi penting yang diperlukan oleh pengguna informasi dalam membuat

keputusan.

Tepat waktu (Timeliness)

Suatu informasi akan berguna apabila informasi tersebut tersedia pada saat

informasi tersebut dibutuhkan oleh penggunannya.

Dapat dimengerti (Understandable)

Informasi yang dapat dimengerti yaitu informasi yang tidak membingungkan

dan ditampilkan secara sederhana sesuai dengan kebutuhan penggunanya, sehingga

pesan yang diinginkan disampaikan menjadi jelas dan tidak ambigu.

Dapat diverifikasi (Verifiable)

Suatu informasi akan menghasilkan hal yang sama ketika diuji kembali

Dapat diakses (Acsessible)

Informasi dapat diakses oleh para pengguna dan dapat dengan mudah

digunakan ketika dibutuhkan.


23


3. Akuntansi

Akuntansi didefinisikan sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan

kepada para pengguna laporan keuangan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi

atas suatu bisnis. Dalam akuntansi, data ekonomi menjadi masukan. Data tersebut

kemudian diproses dengan tahapan pengumpulan data, pengikhtisaran data, dan

pembuatan informasi. Setelah melewati proses, maka masukan akan menjadi keluaran

yang berbentuk suatu laporan keuangan.

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi dan sistem informasi sangat erat kaitannya dimana akuntansi adalah

sebuah sistem informasi. Seperti yang telah dinyatakan Romney & Steinbart (2012)

akuntansi adalah sebuah sistem informasi karena merupakan suatu proses

mengumpulkan, mencatat, dan memproses data-data akuntansi dan data lainnya untuk

menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan dalam hal ini

adalah laporan keuangan.

Beragamnya kepentingan para pengguna melatarbelakangi tumbuhnya

kebutuhan perusahaan akan sebuah sistem informasi yang bertugas mengorganisir

proses akuntansi dengan baik yakni sistem informasi akuntansi. Sistem informasi

akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan

memproses data untuk menghasilkan informasi bagi para pembuat keputusan

(Romney & Steinbart, 2012).

Pengguna sistem informasi akuntansi terbagi dalam 2 (dua) kategori pengguna

yaitu pengguna eksternal dan pengguna internal. Yang termasuk dalam pengguna

eksternal yaitu seperti pelanggan, pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah,

pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat umum. Informasi yang diterima

oleh para pengguna eksternal bergantung pada output yang dihasilkan dari sistem

informasi akuntansi perusahaan. Sedangkan, pengguna internal seperti manajer

memiliki kebutuhan akan informasi berdasarkan tingkatan mereka dalam organisasi

atau fungsi-fungsi tertentu yang mereka jalankan, misalnya :


24


1. Top level management membutuhkan informasi yang bersifat strategis.

2. Middle level management membutuhkan informasi yang sifatnya taktis.

3. Lower level management membutuhkan informasi yang sifatnya

operasional dan berorientasi pada transaksi.

Sistem Informasi Akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan. dengan

menggunakan SIA perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan kinerja

operasional perusahaan menjadilebih efektif dan efisien. Menurut Romney dan

Steinbart (2012), SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu perusahaan

dengan cara :

1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan

produk dan jasa.

2. Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat

membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan

memberikan informasi yang lebih tepat waktu.

3. Berbagi Pengetahuan. SIA dapat digunakan sebagai alat untuk berbagi

pengetahuan dan keahlian yang dapat meningkatkan operasi perusahaan

dan menyediakan keuntungan yang kompetitif.

4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari supply chain. Dengan SIA

perusahaan dapat memotong aktivitas yang menghambat efisiensi dan

efektifitas operasi bisnis perusahaan.

5. Meningkatkan pengendalian internal. SIA yang disertai dengan

pengendalian internal yang memadai dapat melindungi sistem dari

fraud, errors, kegagalan sistem, dan bencana.

6. Meningkatkan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan adalah

hal yang sangat komplek karena terdiri dari beberapa tahapan yaitu :

identifikasi masalah, mengumpulkan dan mengintrepetasikan informasi,

evaluasi cara untuk menyelesaikan masalah tersebut, memilih solusi,

dan implementasikan solusi yang telah dipilih. SIA dapat menyediakan

penunjang pada semua tahapan tersebut.


25


Sistem informasi akuntansi juga memiliki beberapa subsistem yang merupakan

bagian yang tidak terpisahkan. Subsistem tersebut adalah :

a. Siklus pendapatan

Merupakan proses yang berasal dari peristiwa ekonomi yang menghasilkan

pendapatan bagi perusahaan.

b. Siklus pembelian

Merupakan proses untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan.

c. Siklus produksi

Merupakan proses untuk merubah suatu material menjadi barang jadi.

d. Siklus sumber daya manusia

Merupakan proses yang berhubungan dengan penggunaan jasa orang/karyawan

seperti rekrutmen, training, promosi, pemberhentian, dan pembayaran gaji/upah.

e. Buku besar dan sistem pelaporan

Merupakan proses yang berkaitan dengan pelaporan keuangan dan lainnya.

3.2 Operasi Sistem Informasi Akuntansi

3.2.1 Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah serangkaian dari prosedur dan aktivitas untuk

mendatangkan penerimaan kas bagi perusahaan. Transaksi pada siklus ini berawal

dengan adanya penjualan. Dalam penjualan kredit sebelum penjualan terjadi perlu

dilakukan otorisasi kredit, kemudian pengiriman barang, pelunasan penjualan, dan

penerimaan kas ke rekenning perusahaan. Kas tadi akan digunakan kembali untuk

membeli pasokan sumber daya yang digunakan dalam proses produksi. Penjualan

yang dibahas dalam sub bab ini dan seterusnya berfokus pada penjualan peralatan dan

suku cadang dari PT. Atlas Copco Nusantara. Tujuan dari siklus penjualan antara

lain:

Mencatat pemesanan penjualan cepat, tepat, dan akurat.

Memverifikasi kelayakan kredit pelanggan.

Mengantarkan barang atau memberikan pelayanan sesuai tanggal yang telah

ditentukan.


26


Menagih untuk penjualan barang dan jasa dengan tepat waktu dan akurat.

Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat, tepat, dan

akurat.

3.2.2 Alur Siklus Penjualan

Berdasarkan Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas dalam

siklus penjualan, yaitu :

Memasukan pesanan penjualan

Melakukan pengiriman

Melakukan penagihan

Melakukan penerimaan kas

Berikut ini gambaran alur siklus penjualan dengan media DFD :


27


Customers Carrier Revenue cycle

Bank

General Ledger and

reporting System

Human Resources

Management/payroll Cycle

Expenditure Cycle

Production Cycle

Bill of Lading

Packing Slip

Bill of Lading

Packing Slip

Response to Inquiries

Invoice

Inquiries

Order

Prmbayaran

Deposits

Statements

Sales

Commissions

Production and purchasing Needs (Back Order)

Information About Goods Available

Gambar 3.2 Konteks Diagram Siklus Pendapatan

Sumber: Romney&Steinbart, 2012 (diolah kembali)

Penjelasan mengenai alur siklus penjualan diatas :

Memasukan pesanan penjualan

Tahapan pertama pada siklus penjualan adalah masuknya pesanan dari

pelanggan. Departemen sales entry order akan melakukan penerimaan pesanan dari

pelanggan yang masuk ke perusahaan. tahapan yang dilakukan pada kegiatan

memasukan pesanan penjualan adalah :


28


Expenditure Cycle

Human Resources

Management/Payroll Cycle

1.0Sales Order

Entry

Production Cycle

Carrier

2.0Shipping

3.0 Penagihan

4.0 Cash

Collections

Customer

Bank

General Ledger & Reporting System

Sales order

Inquiries

Commisions

Order

Respons to Inquiries

Sales Order

Sales Order

Inventory

CustomerBack Order

Packing Slip Packing Slip

Bill of Lading Bill of Lading

Bill of Lading

Sales

Sales Cash Receipts

Customer

Deposits

Statement

Payments

Production & Purchasing Needs Information

About Goods Available

Information About Goods

Available

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0 Siklus Pendapatan

Sumber: Romney&Steinbart, 2012

(diolah kembali)

Menerima pesanan penjualan

Customer order diterima oleh perusahaan. Isi dari dokumen tersebut terdiri dari

jumlah barang, harga barang, kode barang, term pembayaran dan nama

salesperson.


29


Ketersediaan kredit bagi pelanggan

Sebelum penjualan kredit terjadi, perusahaan terlebih dahulu harus memeriksa

riwayat transaksi dari pelanggan. Caranya adalah dokumen pemesanan dikirim

ke bagian pemeriksa kredit. Jika permohonan penjualan kredit disetujui maka

pihak pemeriksa kredit akan mengotorisasi sales order dari pelanggan tersebut

dan meneruskan sales order itu kebagian persediaan untuk diproses.

Memeriksa persediaan barang

Ketika dokumen sales order telah diotorisasi maka tahap selanjutnya adalah

mengecek ketersediaan dari persediaan digudang. Jika persediaan di gudang

dapat memenuhi pesanan pelanggan, maka petugas gudang akan

memberitahukan departemen pengiriman dan penagihan mengenai pesanan

penjualan yang siap dikirim dan mengirim tanda bukti pesanan yang telah

disetujui oleh perusahaan kepada konsumen.

Pengiriman

Langkah kedua dari siklus penjualan adalah tahapan mengemas dan

mengirimkan barang pesanan konsumen. Proses pengiriman barang terdiri dari dua

tahapan, yaitu :

Mengambil dan mengemas pesanan

Picking list dicetak oleh departemen sales order entry. Dokumen tersebut

digunakan untuk mengidentifikasi produk yang harus dipilih dan berapa jumlah

yang dipesan oleh pelanggan. Petugas gudang bertanggung jawab atas pencatatan

barang yang keluar dan masuk kedalam gudang.

Mengirim pesanan

Departemen pengiriman akan melakukan pengecekan jumlah fisik persediaan,

kuantitas yang tercantum pada daftar pengambilan, dan jumlah pada sales order.

Ketidaksesuaian akan muncul apabila penyimpanan barang bukan pada lokasi yang

ditujunkan atau/dan pencatatan persediaan tidak akurat. Selanjutnya petugas gudang

akan mencatat beberapa hal, yakni nomor sales order, jumlah barang yang dipesan

dan dikirim. Proses ini memperbaharui quantity on hand pada master file persediaan,

menghasilkan packing slip (packing slip adalah daftar jumlah dan penjelasan masing-


30


masing barang dalam pengiriman) dan menduplikatkan beberapa bill of lading. Bill of

lading adalah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab untuk goods in

transit. Bill of lading ini mengidentifikasikan pembawa barang, sumber barang,

tujuan pengiriman barang, instruksi pengiriman khusus, dan siapa yang membayar

pengiriman. Barang yang dikirim akan disertai dengan dokumen packing slip, salinan

bill of lading, dan taguhan ongkos kirim. Salinan bill of lading lainnya (yang tidak

disertakan dalam pengiriman) akan dikirim ke bagian penagihan untuk dibuatkan

faktur penjualan sebanyak satu lembar, dan satu lagi ditahan oleh pihak pengirim

barang.

Keputusan utama dalam aktivitas pengiriman adalah memillih metode

pengantaran yakni menggunakan transportasi perusahaan atau menggunakan jasa

kurir. Keputusan lainnya adalah pemilihan lokasi distribusi. Lokasi distribusi yang

ideal adalah yang dekat dengan lokasi pelanggan, karena pelanggan mengiginkan

pemasok dapat mengantar barang pesanan dengan cepat ketika sedang membutuhkan

barang tersebut.

Penagihan

Tahap ketiga dari siklus penjualan adalah penagihan. Penagihan adalah kegiatan

pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari entry

sales order dan kegiatan pengiriman. Kegiatan penagihan membutuhkan informasi

dari departemen pengiriman akan barang dan jumlah barang yang dikirim serta harga

penjualan dan sebagainya. Dalam penagihan, ada dua kegiatan yang harus dilakukan,

yaitu :

Menerbitkan faktur penjualan

Dokumen yang mendasari adalah faktur penjualan (sales invoice). Faktur

tersebut memberitahukan konsumen mengenai jumlah uang yang harus

dibayar dan kemana pembayaran harus ditujukan. Faktur ini dapat dikirim

dalam bentuk formulir atau elektronik.


31


Meng-update piutang

Bagian piutang melakukan dua tugas dasar, yakni mendebit akun konsumen

untuk penjualan yang difaturkan dan mengkredit akun konsumen untuk

penjualan yang telah dibayar. Dua cara untuk mengatur piutang adalah:

Metode open invoice

Pada metode ini konsumen melakukan pembayaran pada faktur masing-

masing. Dua buah duplikat faktur biasanya dikirim ke konsumen. Salah satu

dari duplikat tersebut dikembalikan bersamaan dengan pembayaran. Duplikat

yang dikembalikan tersebut dinamakan remitance advice. Keuntungan metode

ini cenderung memberikan diskon jika pembayaran dilakukan lebih awal dan

menghasilkan alur kas yang seragam. Kerugiannya metode ini memiliki

kompleksitas untuk menjaga informasi tentang status dari setiap invoice dari

masing-masing pelanggan.

Metode balance forward

Pada metode ini konsumen melakukan pembayaran berdasarkan laporan

bulanan daripada faktur yang telah diterbitkan. Laporan bulan tersebut

merinci transaksi dari laporan sebelumnya sampai dengan yang sedang terjadi.

Yang dikembalikan sebagai remitance advice adalah potongan dari bagian

laporan bulanan tersebut. Keuntungan dari metode ini lebih efisien, karena

penjualan tidak ditagihkan secara individu.

Prosedur pengecualian dalam penagihan adalah penyesuaian dan penghapusan

akun. Penyesuaian ini dibutuhkan pada saat retur, kompensasi barang yang rusak,

serta pada saat piutang tidak tertagih terjadi. Pada saat retur terjadi, manajer kredit

menerima konfirmasi bahwa barang yang dikembalikan benar-benar kembali ke

persediaan. Lalu mengeluarkan nota kredit guna mengotorisasi piutang konsumen

yang telah dikurangi karena terjadi retur. Nota kredit juga dapat dikeluarkan saat

menghapus piutang tak tertagih. Selain itu, nota kredit juga berfungsi untuk

memisahkan otorisasi transaksi dengan pencatatan transaksi.


32


Penerimaan kas

Aktivitas terakhir dari siklus penjualan adalah penerimaan kas atas pelunasan

dari transaksi penjualan. Kasir bertanggung jawab kepada treasurer dalam menangani

pembayaran dan penerimaan perusahaan. Karena kas dan cek sangat liquid sifatnya,

maka pengendalian yang dilakukan pada tahapan ini harus dapat mencegah terjadinya

tindakan-tindakan penyelewangan atas kas. Pendekatan pengendalian yang dilakukan

untuk penerimaan kas adalah :

a. Memberikan dua lembar salinan sales invoice dan meminta salah satu lembar

salinan invoice dikembalikan pada saat melakukan pembayaran.

b. Giro

c. Electronic giro

d. Transfer dana dan pembayaran melalui sistem elektronik

e. Menerima kartu kredit atau kartu procurement dari konsumen

f. Pertukaran data keuangan elektronik

3.2.3 Dokumen Terkait Siklus Penjualan

Dokumen-dokumen yang terkait dalam siklus penjualan diantaranya adalah

(Arens, 2012) :

1. Customer order

Dokumen yang berisi tentang informasi tentang barang pesanan pelanggan.

2. Sales order

Dokumen yang berfungsi untuk mengkomunikasikan tentang deskripsi,

kuantitas dan informasi terkait lainnya dari barang pesanan pelanggan.

3. Bill of lading

Surat perjanjian pengangkutan antara pengirim/penerima dengan pengangkut.

Dokumen pengangkutan barang ini didalamnya memuat informasi lengkap

mengenai nama pengirim, nama kapal, data muatan, pelabuhan bongkar muat,

rincian freight, dan cara pembayaran.


33


4. Sales invoice

Dokumen yang menunjukan deskripsi, harga, dan jumlah barang yang terjual,

biaya ongkos kirim, biaya asuransi, syarat dan ketentuan, dan data relevan

lainnya.

5. Sales transaction file

Dokumen yang menginformasikan adanya transaksi penjualan dan berisi data-

data yang dibutuhkan untuk memisahkan berbagai macam jenis transaksi

penjualan.

6. Sales journal or Listing

Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, yang isinya

kebanyakan adalah nama konsumen, tanggal transaksi, nominal transaksi, dan

klasifikasi akun yang terlibat dalam transaksi.

7. Account receivable master file

Dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara

individual, penerimaan kas, dan retur penjualan untuk tiap-tiap konsumen.

8. Account receivable trial balance

Dokuemn yang berisikan daftar atau laporan saldo piutang dagang dari setiap

konsumen selama periode tertentu.

9. Montly statement

Dokuemn yang dikirim kepada konsumen yang berisikan saldo awal piutang,

tanggal dan jumlah transaksi penjualan, penerimaan kas dari pembayaran,

pengeluaran credit memo, dan saldo piutang akhir

10. Remittance advice

Dokumen yang dikirimkan ke konsumen dan biasanya dikembalikan ke

perusahaan bersamaan dengan pembayaran.

11. Prelisting of cash receipt

Daftar yang disiapkan oleh seseorang yang tidak memiliki tanggungjawab

atas pencatatan penjualan, piutang dagang, atau kas. Hal ini dilakukan untuk

memverifikasi apakah pencatatan penerimaan kas telah dicatat dan

didepositokan dengan benar dan tepat waktu.


34


12. Cash receipt transaction file

Dokumen untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas dan berisikan

jumlah kas yang diterima serta mengkredit piutang dagang.

13. Cash receipt journal or listing

Dokumen yang menginformasikan jumlah penerimaan kas selama satu

periode.

14. Credit memo

Dokumen yang mengindikasikan pengurangan dalam jumlah piutang dagang

konsumen karena adanya retur penjualan dan penyisihan tidak tertagih.

15. Sales return and allowance journal

Dokuemen yang menginformasikan pencatatan retur penjualan dan penyisihan

16. Uncollectible account authorization form

Dokumen internal untuk mengindikasi otorisasi untuk menghapus piutang

dagang yang tidak tertagih.

3.2.4 Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan

Tabel berikut akan memaparkan beberapa ancaman yang dapat terjadi pada

siklus pendapatan dan pengendalian yang dapat dilakukan untuk mengatasi ancaman

tersebut :

No Aktivitas Ancaman Pengendalian (ancaman dilihat berdasarkan

nomor awalnya)

1 General issues

pada siklus

pendapatan

secara

keseluruhan

1. Master data

yang tidak

akurat atau

tidak valid

1.1 Proses pengendalian data yang terintegritas

1.2 Pembatasan akses kepada master data

1.3 Memeriksa segala perubahan pada master

data

2.1 Kontrol akses

2.2 Enkripsi

3.1 Prosedur pemulihan dan back up data


35


2. Secara mudah

memberikan

informasi yang

bersifat sensitif

pada pihak

yang tidak

berkepentingan

3. Data hilang

atau rusak

4. Kinerja yang

buruk

4.1 Laporan manajerial

2 Memasukan

pesanan

penjualan

5. Pesanan yang

tidak

lengkap/tidak

akurat

6. Order tidak

valid

7. Piutang tak

tertagih

8. Stok habis atau

kelebihan

9. Kehilangan

konsumen

5.1 Pengendalian data entry

5.2 pembatasan akses pada master data

6.1 Tanda pengenal digital atau tanda pengenal

tertulis

7.1 Batas kredit

7.2 Otorisasi spesifik untuk menyetujui

penjualan pada konsumen baru atau

otorisasi spesifik pada penjualan yang

melebihi batas kredit

7.3 Lama piutang

8.1 Sistem kontrol persediaan perpetual

8.2 Penggunaan bar-codes atau RFID

8.3 Pelatihan

8.4 Jumlah persediaan fisik secara periodik

8.5 Prakiraan penjualan atau laporan kegiatan

9.1 Sistem CRM, web sites pendukung, dan

evaluasi secara tepat terhadap rating

layanan konsumen.


36


3 Pengiriman 10. Membawa

barang yang

salah atau

jumlah barang

yang salah

11. Hilang barang

karena

pencurian

12. Kerugian

dalam

pengiriman

(penundaan

atau gagal

kirim,

kuantitas

salah, barang

salah, alamat

salah,

duplikasi)

10.1 Teknologi penggunaan bar-codes atau

RFID

10.2 Rekonsiliasi daftar rincian order

penjualan

11.1 Pembatasan akses pada persediaan

11.2 Dokumentasi terhadap seluruh

perpindahan persediaan

11.3 Teknologi bar-codes dan RFID

11.4 Menghitung persediaan fisik secara

periodik dan rekkonsiliasi terhadap

jumlah persediaan dicatat

12.1 Rekonsiliasi dokumen pengiriman

dengan order penjualan

12.2 Penggunaan sistem RFID dalam melihat

penundaan

12.3 Entry data dengan dan RFID

12.4 Kontrol edit data entry

12.5 Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah

duplikasi pengiriman

4 Penagihan 13. Gagal

menagih

14. Kesalahan

penagihan

15. Kesalahan

posting pada

piutang

16. Nota kredit

yang tidak

akurat atau

13.1 Pemisahan fungsi penagihan dan

pengiriman

13.2 Rekonsiliasi periodik faktur dengan

order penjualan, pengambilan tiket, dan

dokumen pengiriman.

14.1 Konfigurasi sistem yang memasukan

data harga secara otomatis.

14.2 Pembatasan akses terhadap master data

harga

14.3 Kontrol pengeditan data entry


37


tidak valid 14.4 Rekonsiliasi dokumen pengiriman

(penggambilan tiket, nota muatan, dan

daftar pengepakan terhadap order

penjuualan).

15.1 Pengendalian data entry

15.2 Rekonsiliasi keseluruhan kejadiaan

transaksi

15.3 Surat pernyataan bualanan kepada

pelanggan

15.4 Rekonsiliasi perkiraan tambahan pada

buku besar umum

16.1 Pemisahan tugas otoritas nota kredit baik

dari entry order penjualan dan pencatat

akun pelanggan.

16.2 Konfigurasi sistem untuk memblokir

nota kredit kecuali jjika terdapat baik

dokumentasi yang sesuai mengenai

pengembalian barang yang rusak

maupun otorisasi khusus dari

manajemen.

5 Penerimaan

Kas

17. Pencurian kas

18. Permasalahan

arus kas

17.1 Pemisahan fungsi penanganan kas

dengan fungsi piutang dan kredit

17.2 Rekonsiliasi reguler akun bank yang

jumlahnya dicatat oleh seseorang yang

independen pada prosedur alur kas.

17.3 Penggunaan EPT, FEDI, dan brankas

untuk meminimalisasi penanganan

pembayaran pelanggan.

17.4 Melakukan segera pembatasan


38


endosemen semua check pelanggan.

17.5 Mempunyai dua orang yang membuka

semua surat pelanggan yang

berkemungkinan berisikan pembayaran

pelanggan.

17.6 Pengunaan cash registers.

17.7 Deposit secara harian semua penerimaan

kas.

18.1 Pengaturan brankas, EPT, atau kartu

kredit.

18.2 Potongan pembayaran pelanggan.

18.3 Anggaran arus kas.

Tabel 3.1 Hambatan dan Pengendalian pada Siklus Pendapatan

Sumber : Romney & Steinbart (2012)

Penjelasan mengenai tabel diatas adalah sebagai berikut :

General Issues siklus pendapatan secara keseluruhan

Ancaman umum pertama yang terjadi dalam siklus pendapatan adalah master

data yang tidak akurat dan tidak valid. Tindakan pengendalian atas ketidakakuratan

master data adalah menggunakan pengendalian data processing yang terintegrasi,

melakukan pembatasan akses terhadap data dan konfigurasi sistem sehingga hanya

karyawan yang mempunyai otoritaslah yang dapat melakukan perubahan pada master

data. Selain itu melakukan pemeriksaan secara berkala atas semua perubahan pada

master data dan mengkajinya untuk memastikan bahwa database tetap akurat.

Ancaman umum yang kedua dalam siklus penjualan adalah pengungkapan

informasi tidak resmi yang bersifat sensitif, seperti rencana strategis perusahaan,

kebijakan yang dibuat oleh perusahaan seperti harga atau data pelanggan. Suatu cara

untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengkonfigurasi sistem kontrol akses

ketat yang membatasi siapa yang dapat melihat informasi-informasi tersebut.


39


Disamping itu data-data sensitif harus dienkripsi di media penyimpanan untuk

mencegah karyawan IT yang tidak memiliki akses.

Ancaman umum yang ketiga dalam siklus penjualan yakni hilang atau rusaknya

master data. Cara untuk mengatasinya adalah dengan melakukan backup dan prosedur

pemulihan data perusahaan.

Tindakan pengendalian atas kinerja yang buruk adalah dengan membuat master

data yang akurat. Dengan adanya master data yang akurat diharapkan manajemen

mampu mengawasi kinerja perusahaan lebih baik.

Aktivitas memasukan pesanan penjualan

Ancaman yang sering terjadi pada aktivitas ini adalah order yang tidak

lengkap/tidak akurat, order tidak valid, piutang tidak tertagih, kekurangan stok atau

kelebihan stok, dan kehilangan konsumen. Tindakan antisipasi untuk order yang tidak

lengkap/tidak akurat adalah dengan memasang sistem ERP atas database pesanan

karena ERP menggunakan beberapa data entry controls untuk mengatasi

permasalahan dalam data entry. Pengendalian atas pesanan yang tidak valid adalah

dengan mewajibkan adanya pembubuhan tanda tangan atas personel yang berwenang

dari pihak klien sebagai bukti kesahihan pesanan. Pengendalian atas piutang tidak

tertagih adalah dengan melakukan pemeriksaan batas pinjaman yang diberikan,

pemeriksaan lama piutang dan melakukan otorisasi untuk menyetujui penjualan pada

pelanggan baru atau otorisasi spesifik pada penjualan yang melebihi batas pinjaman

bagi pelanggan lama. Tindakan antisipasi untuk kelebihan atau kekurangan stok

adalah dengan melakukan pencatatan persediaan dengan metode perpetual, dengan

teknologi barcode. Atau dengan melakukan sales forecasting, yaitu memperkirakan

berapa banyak persediaan yang terjual pada setiap periodenya. Ancaman terakhir

pada siklus penjualan adalah kehilangan konsumen. Hal ini dapat diatasi dengan

sistem customer relationship.

Aktivitas pengiriman

Ancaman pertama yang seringkali terjadi pada aktivitas pengiriman adalah

membawa barang yang salah. Tindakan antisipasi yang dapat dilakukan adalah

dengan menggunakan teknologi barcode dan RFID scanners.


40


Ancaman kedua adalah hilangnya persediaan barang karena pencurian

persediaan hal ini dapat diantisipasi dengan menggunakan membatasi persediaan

digudang sehhingga hanya personel yang memiliki akses saja yang dapat mengakses

persediaan. Kemudian jika transaksi sangat banyak maka penggunaan teknologi

barcode dan RFID dapat diaplikasikan.

Ancaman ketiga adalah kesalahn dalam pengiriman. Tindakan yang dapat

dilakukan untuk mengantisipasinya adalah melakukan pemeriksaan ulang terhadap

dokumen pengiriman dengan sales order, picking list, dan packing slip, apakah telah

sesuai atau belum. Penggunaan teknologi juga dapat menjadi alternatif yang efektif

untuk mengatasi ancaman ini seperti penggunaa RFID untuk mengindikasikan

keterlambatan, memasukan data dengan barcode scanners dan RFID, kontrol edit data

entry, dan konfigurasi sistem ERP untuk mencegah duplikasi pengiriman.

Aktivitas penagihan

Ancaman yang berhubungan dengan aktivitas penagihan adalah kegagalan

menagih pelanggan. Hal ini dapat menyebabkan berkurangnya aset dan dapat

menimbulkan kesalahan pada data penjualan, persediaan, dan piutang. Pengendalian

yang dapat dilakukan adalah dengan pemisahan fungsi pengiriman dan fungsi

penagihan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi.

Kesalahan dalam penagihan seperti salah mencantumkan harga atas tagihan

pelanggan untuk barang yang dikirim, merupakan ancaman yang perlu diperhatikan.

Kesalahan ini dapat diatasi dengan membatasi akses karyawan untuk melakukan

perubahan tersebut. Untuk menghindari kesalahan kuantitas pengiriman, hal ini dapat

dicegah dengan rekonsiliasi daftar kuantitas pengiriman dengan slip pengepakan dan

order penjualan.

Kesalahan dalam memposting piutang dagang menyebabkan hilangnya

penjualan dimasa mendatang dan cenderung mengindikasikan adanya pencurian kas.

Pengendalian pada pengubahan data entry dapat mengurangi resiko kesalahan dalam

memposting piutang dagang. Pembayaran pelanggan seringkali dengan dikumpulkan,

jadi batch total dari pembayaran pelanggan menjadi tolak ukuruntuk mendeteksi

kesalahan posting, yakni dengan membandingkan total jumlah piutang dagang yang


41


diperbaharui dengan jumlah cek yang diterima. Pengiriman tagihan kepada pelanggan

setiap bulan juga dapat mengurangi resiko kesalahan posting piutang dagang. Karena

taguhan ini dapat menjadi bukti jika terjadi complaint dari pelanggan.pengendalian

lainnya yang dapat dilakukan untuk mengatasi kesalahan dalam memposting piutang

dagang adalah dengan melakukan verifikasi atas perbaruan data piutang dengan cara

menyesuaikan catatan piutang tambahan dengan buku besar umum.

Ancaman lainnya adalah timbulnya nota kredit yang tidak valid atau tidak

terotorisasi. Nota kredit digunakan untuk menghapus saldo rekening atau untuk

menutupi penggelapan kas atau persediaan. Pengendalian yang dapat dilakukan

adalah dengan melakukan pemisahan tugas untuk mengotorisasi nota kredit dari

karyawan yang memasukan pesanan dan karyawan yang mengelola akun pelanggan.

Pengendalian lainnya yang dapat dilakukan adalahh dengan menggunakan sistem

konfigurasi untuk memblokir nota kredit yang tidak terotorisasi dengan benar.

Aktivitas penerimaan kas

Terdapat dua ancaman utama dalam aktivitas penerimaan kas yaitu pencurian

terhadap kas dan permasalahan cashflow. Pencurian terhadap kas adalah masalah

yang krusial oleh karena itu fungsi pengendalian atas kas haruslah sangat baik seperti

adanya pemisahan fungsi penanganan kas dan piutang, rekonsiliasi reguler pada akun

bank, menggunakan EFT, FEDI, atau brankas untuk menangani pembayaran

pelanggan, melakukan segera pembatasan endorsment semua check pelanggan,

menggunakan mesin cash register, dan melakukan deposit dana dari penerimaan

penjualan secara harian.

Permasalahan pada cashflow dapat diantisipasi dengan menggunakan brankas,

EFT, kartu kredit, dan potongan pembayaran karena dapat mempercepat penerimaan

kas perusahaan. dari semua pengendalian tersebut salah satu yang paling efektif

adalah dengan membuat anggaran arus kas. Dengan pembuatan anggaran ini dapat

mengurangi cash shortfall yang tidak bisa diantisipasi karena anggaran dapat

memberikan peringatan jika terdapat kesalahan dalam arus kas perusahaan.



BAB 4

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Atas Siklus

Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara

Sebagaimana telah diungkapkan dalam bab tiga, siklus pendapatan adalah

serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan pemrosesan informasi yang berkaitan

dengan pemberian barang dan jasa kepada pelanggan dan pengumpulan pembayaran

yang berhubungan dengan pendistribusian barang dan jasa tersebut.

Dibandingkan dengan perusahaan dagang pada umumnya, transaksi-transaksi

sehubungan dengan siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara memiliki

karakteristik khusus yang sepertinya tidak banyak dimiliki oleh siklus pendapatan

SIA pada perusahaan-perusahaan lain.

Karakteristik khusus yang unik pada PT. Atlas Copco Nusantara adalah berupa

keterkaitan yang sangat erat antara siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Pada

umumnya perusahaan melakukan pembelian untuk melengkapi persediaan barang

dagangnya dan melakukan penjualan berdasarkan persediaan barang yang dimilikinya

tersebut. Jadi terdapat dua sistem yang terpisah antara siklus pendapatan yang

menangani penjualan barang dan siklus pengeluaran yang menangani pembelian

barang.

Selain itu karakteristik lain yang berbeda pada PT. Atlas Copco Nusantara

adalah perusahaan sama sekali tidak memiliki persediaan barang dagang. Perusahaan

baru akan melakukan pembelian barang dagang apabila sudah terjadi kesepakatan

penjualan dari pelanggan. Segera setelah terjadi kesepakatan itu perusahaan akan

menyiapkan barang pesanan pelanggan dengan membeli barang kepada pemasoknya.

Setelah barang yang dipesan diterima digudang perusahaan maka perusahaan akan

mengirimkan barang tersebut kepada pelanggan. Jadi terlihat jelas keterikatan antara

siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada PT. Atlas Copco Nusantara.

Pada umumnya perusahaan melakukan pembelian setelah berkurangnya

persediaan barang dagang yang dimiliki telah mencapai batas tertentu. Pembelian ini


43


dilakukan untuk melengkapi kembali persediaan yang dibutuhkan sehingga dapat

memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik. Pembelian juga dilakukan dalam

jumlah besar hingga setiap pembelian yang dilakukan dapat memenuhi beberapa kali

penjualan. Akibatnya jumlah kesepakatan pembelian akan jauh lebih sedikit daripada

jumlah kesepakatan penjualan.

Sebaliknya pada PT. Atlas Copco Nusantara karena kesepakatan pembelian

baru akan terjadi setelah ada kesepakatan dari pelanggan, maka jumlah kesepakatan

pembelian tidak akan lebih besar dari kesepakatan penjualan. Bahkan karena

permintaan penjualan dari pelanggan dapat mencakup beberapa barang yang berasal

dari pemasok-pemasok yang berbeda, jumlah kesepakatan pembelian dapat lebih

besar dari kesepakatan penjualan.

Hal lain yang berbeda pada PT. Atlas Copco Nusantara adalah proses

pencatatan akuntansi yang dipisahkan dari perusahaan. Atlat Copco Group memiliki

anak perusahaan tersendiri yaitu Atlas Copco Business Service yang memilki tugas

khusus untuk melakukan pencatatan atas setiap transaksi yang terjadi pada setiap

perusahaannya.

Hingga saat ini, PT. Atlas Copco Nusantara merasa SIA yang diterapkan oleh

perusahaan telah berjalan dengan cukup baik. Walaupun demikian bukan berarti

sistem yang telah ada sekarang telah berjalan sempurna. Untuk iu pada bab ini akan

dilakukan analisa atas sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan PT. Atlas

Copco Nusantara.

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian-bagian yang terkait dalam siklus

penjualan di PT. Atlas Copco Nusantara, diketahui bahwa dalam menjalankan proses

bisnisnya perusahaan menggunakan dibantu dengan software iScala ERP yang

berguna mengintegrasikan semua proses bisnis perusahaan. Software ini dibuat oleh

perusahan Amerika Serikat yaitu Epicor. Penggunaan sofware iScala ERP ini

diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan.

Siklus pendapatan PT. Atlas Copco Nusantara terbagi menjadi empat kegiatan

utama yaitu :


44


1. akltivitas penerimaan pesanan,

2. aktivitas pengiriman,

3. aktivitas penagihan, dan

4. aktivitas penerimaan kas.

Ditambah dengan siklus pengeluaran untuk menangani pembelian barang

dagang kepada pemasok. Masing-masing aktivitas tersebut akan dijelaskan lebih

lanjut dibawah ini.

4.1.1 Aktivitas Penerimaan Pesanan Penjualan

Tahap pertama dalam siklus penjualan di PT Atlas Copco Nusantara adalah

aktivitas memasukan pesanan penjualan. Siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara

dimulai dengan adanya permohonan penawaran baik secara lisan, maupun dengan

mengirim dokumen resmi berupa RFQ (Request For Quotation) dari pelanggan yang

akan diterima oleh sales admin. Kemudian sales admin akan memeriksa ketersediaan

produk untuk memenuhi pesanan pelanggan seperti spesifikasi, waktu pengiriman,

jangka waktu pembayaran dan harga. Setelah informasi produk yang dibutuhkan telah

lengkap, staf sales menerbitkan penawaran/Quotation.

Penawaran yang dikirimkan menunggu persetujuan atau umpan balik dari

pelanggan. Jika pelanggan tidak menyetujui variabel yang ditawarkan, staf sales

bertugas melaksanakan negosiasi, baik untuk variabel rancangan ataupun

ketersediaan produk. Setelah negosiasi terjadi kesepakatan untuk mengubah

penawaran, staf sales mengubah sesuai kesepakatan dan membubuhkan kode revisi

pada note Quotaion Scala. Apabila kesepakatan yang dilakukan gagal maka staf sales

akan membatalkan Quotation pada scala disertai informasi penyebab kegagalan.

Selanjutnya staf sales akan menerima umpan balik dari pelanggan berupa

Purchase Order yang biasa dikirimkan melalui fax atau surat elektronik. Untuk

pelanggan baru maka wajib mengisi CAF (Customer Aplication Form) dan

melampirkan dokumen pendukung seperti NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), PKP

(Pengusaha Kena Pajak), SIUP dan salinan rekening bank. Purchase order tersebut

dimasukan kedalam sistem di Scala dan menghasilkan sales order.


45


Kemudian sales order tersebut diberikan kepada staf piutang untuk diperiksa

riwayat transaksi dari pelanggan. Terdapat dua pilihan cara pembayaran yaitu kredit

dan tunai. Fasilitas kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang memiliki

riwayat transaksi yang baik, sedangkan untuk pelanggan baru maka perusahaan lebih

menyarankan pembayaran secara tunai yaitu 50% setelah PO dikirim dan 50% lagi

sebelum barang dikirim. Untuk permohonan kredit yang telah disetujui maka sales

order akan diotorisasi oleh credit controler dan diteruskan ke bagian logistik untuk

dilakukan pengorderan ke pabrik atau pemasok.


46


Aktivitas Memasukan Pesanan

Sales Admin AR Officer

Pelanggan

Request For Qoutation

Memerikasa RFQ

Pelanggan

Input data dari RFQ

Membuat dan mencetak Qoutation

Qoutation

Purchase Order

Membuat sales order

SO Data piutang

Pengecekan riwayat transaksi A/RPengecekan

dan otorisasi

Approved Sales Order

Mendistribusikan rangkap sales order

32

1Sales Order

A

A

Purchase Order

Sales Order

2

Input data dari PO

Gambar 4.1 Aktivitas Memasukan Pesanan

Sumber : PT. Atlas Copco Nusantara

(hasil olahan sendiri)


47


4.1.1.1 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Memasukan Pesanan

Penjualan

No. Aktivitas Kondisi PT. ACN Saran

1. Memasukan

Pesanan Penjulan

Telah dilakukan

pemisahan tugas

pada aktivitas

memasukan

pesanan

penjualan.

Mempertahankan kondisi

tersebut dan disertai dengan

peningkatan pengawasan.

2. Software ERP

yang digunakan

oleh perusahaan

tidak dapat

mendeteksi

kesalahan saat

penginputan data.

Review terhadap sistem ERP

yang dimiliki perusahaan dan

pelatihan berkelanjutan

mengenai sistem ERP ini agar

kesalahan yang dilakukan oleh

personel dapat diminimalisir.

3. Kecepatan

internet dan

bandwidth yang

rendah di cabang

yang dimiliki

perusahaan

mengakibatkan

terganggunya

proses bisnis

perusahaan.

Penggunaan BWmeter, sebuah

aplikasi yang berfungsi untuk

menganalisa, mengukur, dan

memonitor lalu lintas ke dan

dari komputer.

Penggunaan software Mini Ping.

Software ini dapat digunakan

untuk menjaga koneksi internet

tetap hidup walaupun sedang

tidak digunakan.

4. Data yang berasal

dari Scala tidak

Review kembali terhadap sistem

ERP yang ada untuk


48


dapat langsung

digunakan,

karena harus

menggunakan

software

tersendiri yang

dikoneksikan

dengan Scala.

menentukan apakah terdapat

solusi dari perusahaan untuk

menyesuaikan hal tersebut.

5. Saat melakukan

data transaksi

untuk

penginputan

barang pesanan

sales admin harus

bergantian

dengan sales

admin lain karena

terdapat Lock

Record di dalam

software tersebut.

Untuk mengatasi hal tersebut

dapat melakukan lock tables.

Lock tables melakukan

penguncian tabel ketika proses

sedang berlangsung, kemudian

akan membebaskan tabel ketika

proses telah berakhir.

6. Adannya

downtime dari

sistem iScala

ERP yang

digunakan oleh

PT. Atlas Copco

Nusantara selama

dilakukannya

reporting setiap

Perusahaan harus memastikan

bahwa waktu downtime tersebut

tidak terlalu lama sehingga

kegiatan perusahaan dapat

kembali berjalan normal serta

perlu dibuatnya SOP untuk

mengatasi masalah downtime

ini, karena selama ini untuk

mengatasi hal tersebut hanya


49


bulannya inisiatif dari karyawan saja.

Tabel 4.1 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Memasukan Pesanan

Sumber : olahan sendiri

Dibawah ini adalah penjelasan dari tabel diatas :

1. Pada dasarnya pembagian tugas pada aktivitas ini sudah baik. Pemisahan tugas

dapat terlihat dari tugas-tugas dari setiap personel. Pada saat pertama kali

pesanan dari pelanggan datang diterima oleh sales admin dan dilakukan

pemeriksaan secara menyeluh terhadap pesanan tersebut. Kemudian pesanan

penjualan tersebut diberikan kepada credit controller untuk diperiksa riwayat

transaksi dari pelanggan dan untuk menyetujui pemberian kredit kepada

pelanggan tersebut. Untuk riwayat pelanggan baik akan diotorisasi oleh credit

controller sedangkan jika terdapat riwayat transaksi pelanggan buruk baru akan

dilaporkan kepada manager.

2. Perusahaan kini telah menggunakan sistem ERP untuk membantu proses

bisnisnya. Perusahaan menggunankan software iScala ERP. Software hasil

produksi Epicor salah satu perusahaan asal Amerika ini memiliki kelemahan

yaitu tidak dapat mendeteksi kesalahan input yang dimasukan oleh user, proses

tetap berlanjut meskipun data yang dimasukan tidak benar. Sehingga potensi

untuk memasukan data input yang tidak akurat sangat besar. Untuk mengatasi hal

tersebut perlu dilakukan review terhadap sistem ERP yang dimiliki perusahaan

dan pelatihan berkelanjutan mengenai sistem ERP ini agar kesalahan yang

dilakukan oleh personel dapat diminimalisir.

3. Server dari iScala berada di Jakarta, untuk menggunakan software ini masing-

masing cabang harus tersambung ke Jakarta terlebih dahulu. Untuk cabang

Jakarta dan Balikpapan tidak mengalami kendala untuk menggunakan software

ini karena jaringan internet dan bandwidth lebih tinggi, tetapi untuk cabang lain

yang dimiliki perusahaan mengalami kendala dalam menggunakan software

tersebut. Bandwidth menunjukan volume data bisa ditransfer persatuan waktu.


50


Cabang-cabang yang dimiliki oleh perusahaan sangat tergantung dengan koneksi

internet, sedangkan cabang yang dimiliki perusahaan biasanya terdapat di remote

area, hal tersebut sangat berpengaruh terhadap kelancaran proses bisnis

perusahaan. untuk mengatasi hal tersebut penulis menyarankan untuk

menggunakan BWmeter. BWmeter adalah bandwidth kontroler meter, aplikasi

ini dapat menganalisa, mengukur, dan memonitor lalu lintas ke dan dari

komputer. Keunggulan dari aplikasi ini adalah dapat mengendalikan lalu lintas

data dengan menentukan batas kecepatan untuk semua jenis koneksi. Ada

beberapa situs banwidth yang bisa melakukan pengecekan koneksi bandwidth

internet seperti Bwmeter, Rokario, software Bandwidth Monitor, BitMeter

IINetworx, dan lain- lain. Selain itu untuk menjaga koneksi internet tetap hidup

maka dapat digunakan software Mini Ping. Software ini dapat digunakan untuk

menjaga koneksi internet tetap hidup walaupun sedang tidak digunakan. Mini

Ping akan mengirimkan ping ke sumber online setiap 60 detik.

4. Selain itu software ini juga memiliki kelemahan dalam hal pelaporan. Data yang

berasal dari Scala tidak dapat langsung digunakan, karena harus menggunakan

software tersendiri yang dikoneksikan dengan Scala. Hal tersebut dapat diatasi

dengan review kembali terhadap sistem ERP yang ada untuk menentukan apakah

terdapat solusi dari perusahaan untuk menyesuaikan hal tersebut.

5. Saat melakukan data transaksi untuk penginputan barang pesanan sales admin

harus bergantian dengan sales admin lain karena terdapat Lock Record di dalam

software tersebut. Lock pada database berarti suatu penguncian. Lock digunakan

pada saat terjadi pengaksesan data base oleh user secara bersamaan. Hal ini

ditujukan untuk menjaga agar data tidak corrupt/hilang atau data yang tidak valid

pada saat banyak user mengakses database secara bersamaan. Untuk mengatasi

hal tersebut dapat melakukan lock tables. Lock tables melakukan penguncian

tabel ketika proses sedang berlangsung, kemudian akan membebaskan tabel

ketika proses telah berakhir.


51


6. Selanjutnya adalah adannya downtime dari sistem iScala ERP yang digunakan

oleh PT. Atlas Copco Nusantara selama dilakukannya reporting setiap bulannya.

Saat akhir bulan Atlas Copco Business Service melakukan penyusunan laporan

keuangan maka iScala menjadi tidak bisa digunakan oleh perusahaan. Hal ini

mengakibatkan terganggunnya proses bisnis perusahaan. selama ini perusahaan

mengatasi dengan memproses transaksi secara manual, baru setelah sistem

berjalan secara normal lagi baru dimasukan kembali ke dalam sistem.

Sebenarnya sistem tidak akan menjadi masalah yang berarti jika waktu terjadinya

tidak terlalu lama. Perlu dibuatnya SOP untuk mengatasi masalah ini, karena

selama ini untuk mengatasi hal tersebut hanya inisiatif dari karyawan saja.

4.1.2 Aktivitas Pembelian Barang

Proses pembelian diawali dengan sales admin akan membuat proposal PO

berdasarkan SO dan PO dari pelanggan. Proposal ini kemudian akan diotorisai oleh

manager dan setelah itu kan diberikan kepada bagian logistik untuk dilakukan

pembelian kepada pemasok dengan mengubag status Proposal PO menjadi tipe satu

yang berarti sudah dapat dilakukan pembelian. PO tersebut akan dikirimkan kepada

pemasok dan pihak logistik akan menerima order confirmation dari pemasok.

Kemudian pemasok akan mengirimkan barang pesanan perusahaan beserta dokumen

pengriman dan invoice. Bagian gudang akan melakukan pemeriksaan terhadap barang

yang diterima dengan dokumen pendukung. Kemudian setelah itu akan mengupdate

data persediaan didalam sistem. Terakhir bagian A/P akan melakukan pembayaran

berdasarkan tagihan pemasok dan memberikan dokumen tadi kepada ACBS untuk

dilakukan pencatatan dan penjurnalan.

4.1.1.2 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Pembelian

1. Dalam mengelola pembelian barang perusahaan tidak memiliki penjadwalan atau

pengaturan terhadap pembelian kepada pemasok. Perusahaan bisa membeli

kapan saja barang pesanan dari pelanggan. Pembelian kepada pemasok yang

sama dapat dilakukan beberapa kali dalam satu hari. Sehingga biaya pembelian

menjadi besar, apalagi sebagian pemasok berada di luar negeri. Dalam


52


pengelolaan pembelian barang untuk memenuhi pesanan pelanggan, perusahaan

perlu untuk membuat jadwal pemesanan. Selama ini perusahaan dapat

melakukan pemesanan kapan saja untuk pemasok yang sama. Akibatnya biaya

impor menjadi besar dan hal tersebut dapat mempersulit bagian terkait lainnya

seperti A/P. Untuk mengatasi hal tersebut seharusnya perusahaan dapat membuat

penjadwalan pembelian terhadap pemasok dengan menentukan batas waktu

pemesanan. Jika melewati batas waktu yang telah ditentukan maka pembelian

akan dilakukan esok hari.

4.1.3 Aktivitas Pengiriman

Barang yang dipesan kepada pabrik atau suplier akan diterima oleh staf

warehouse di gudang PT. Atlas Copco Nusantara. Staf warehouse akan melakukan

cek fisik barang dan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Staf

warehouse akan mengisi form IRR (Incoming Inspection Report) yang kemudian

akan membuat GRN (Good Receipt Note). Kemudian bagian logistik akan menerima

Picking Slip dari sales admin sebagai dasar pembuatan Delivery Note. Delivery Note

dibuat dan dicetak sebanyak lima rangkap. DN asli dan salinan kedua, ketiga dan

keempat akan diberikan kepada bagian pengiriman beserta salinan PO pelanggan dan

barang yang siap dikirim dan salinan kelima akan di file oleh bagian logistik secara

alfabet.


53


Aktivitas Pengiriman

Pengiriman

Salinan PO

Logistik Sales Admin

A

Sales order salinan

Membuat picking slip

Sales Order salinan

Picking Slip

Picking Slip

Membuat 5 rangkap Delivery

Note

5

Update Persediaan

A

A

4

3

2

Mengirim barang dan meminta tanda tangan

pelanggan

DN asli2

DN salinan

4

Pelanggan

A

Input data dari picking slip

Picking Slip

A

4

43

2DN asli

DN Asli

3DN A

Input data dari sales order

Pelanggan

Gambar 4.2 Aktivitas Pengiriman Barang




54


4.1.1.3 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Pengiriman


1. Pengiriman Perusahaan

menggunakan

jasa kurir untuk

mengirimkan

pesanan

pelanggan ke

gudangnya

masing-masing.

Mempertahankan kondisi

tersebut dan disertai dengan

peningkatan pengawasan.

2. Barang pesanan

pelanggan akan

terlebih dahulu

masuk ke gudang

perusahaan

sebelum

didistribusikan

kepada masing-

masing

pelanggan.

Barang yang dikirim oleh

pemasok dapat langsung

didistribusikan langsung kepada

pelanggan. Perusahaan dapat

mempuat komitmen dengan

pemasok untuk masalah

pengiriman barang tersebut.

3. Sebagian besar

pemasok PT.

Atlas Copco

Nusantara berada

di luar negeri

sehingga

berpotensi

terjadinya

P erlu dilakukannya perhitungan

waktu pengiriman yang tepat.

Pembuatan komitmen kepada

pemasok untuk menangani

masalah pengiriman agar barang

yang dipesan tidak terlambat.


55


keterlambatan

pengiriman

barang kepada

pelanggan

4. Perusahaan tidak

memiliki

pengendalian

yang memadai

terhadap akses

terhadap aset.

Diperlukan prosedur untuk

masalah penanganan aset

tersebut, kemudian pencatatan

yang memadai akan aset, dan

pembatasan akses terhadap aset

tersebut.

Tabel 4.2 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Pengiriman



1. Perusahaan menggunakan jasa kurir untuk mengirimkan pesanan pelanggan ke

gudangnya masing-masing.

2. Seperti yang telah penulis bahas sebelumnya bahwa perusahaan tidak memiliki

persedian, perusahaan baru akan melakukan pembelian ketika telah terjadi

kesepakatan penjualan dengan pelanggan. Barang pesanan akan diterima di

gudang perusahaan terlebih dahulu sebelum dikirim ke gudang pelanggan. Hal

tersebut memperbesar biaya penyimpanan barang tersebut biaya tenaga kerja dari

PT. Atlas Copco Nusantara. Untuk mengatasi hal tersebut, barang yang dipesan

kepada pemasok tidak perlu diterima digudang perusahaan, seharusnya bisa

langsung dikirimkan ke gudang pelanggan oleh pemasok. Untuk itu perusahaan

perlu melakukan pembuatan komitmen yang jelas dengan pemasok untuk

masalah pengiriman barang, yang menyatakan bahwa barang yang dikirim sesuai

dengan pesanan pelanggan dan kondisi dari barang tersebut adalah baik.

Pembelian barang dagang tetap harus melalui PT. Atlas Copco Nusantara.

Membangun kepercayaan terhadap pemasok juga sangat diperlukan. Jika hal ini


56


dilakukan maka perusahaan dapat menghemat banyak biaya. Seperti biaya

penyimpanan dan pemeliharaan dari barang tersebut. Kedepannya prosedur ini

diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan khususnya

dari sisi penjualan.

3. Pelanggan pada umumnya menginginkan barang pesanannya sampai di gudang

mereka tepat pada waktunya. Jika barang terlambat maka biasanya pelanggan

tidak mau menerima barang tersebut atau jika diterima pelanggan akan meminta

pengurangan harga. timbul masalah ketika sebagian besar pemasok PT. Atlas

Copco Nusantara berada di luar negeri dan hanya sebagian kecil saja yang

merupakan pemasok lokal. Tingginya potensi terjadinya keterlambatan

pengiriman barang kepada pelanggan menjadi tinggi apabila perhitungan waktu

pengiriman tidak tepat. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukannya perhitungan

waktu pengiriman yang tepat dan untuk mengurangi kerugian akibat

keterlambatan pengiriman, perusahaan perlu membuat komitmen dengan

pemasok dimana jika barang yang dikirim terlambat perusahaan tidak dapat

menerimannya. Jika hal tersebut dapat dilakukan maka perusahaan selain dapat

mengurangi kerugian dapat juga dapat meminimalisir kehilangan pelanggan

4. Perusahaan tidak memiliki pengendalian yang memadai terhadap akses terhadap

aset. Terdapat barang-barang pesanan pelanggan yang dibiarkan begitu saja tanpa

ada pengawasan dan pengamanan, sehingga sangat berpotensi untuk rusak atau

hilang. Diperlukan prosedur untuk masalah penanganan aset tersebut, kemudian

pencatatan yang memadai akan aset, dan pembatasan akses terhadap aset

tersebut.

4.1.4 Aktivitas Penagihan

Setelah barang dikirim kepada pelanggan proses selanjutnya adalah penagihan.

Aktivitas penagihan ini dilakukan oleh Sales Person Credit Controller. Sales person

memeriksa otorisasi dari Delivery Note yang asli, yakni apakah dokumen tersebut

telah dibubuhi tanda tangan pelanggan. Sales Invoice akan dibuat berdasarkan

Delivery Note. Dalam tahap ini, faktur pajak juga dibuat dengan tujuan untuk


57


menginformasikan pelanggan atas pajak yang dikenakan pada transaksi penjualan

yang telah terjadi serta membuat salinan sales invoice sebanyak lima rangkap dan

mengotorisasi semua dokumen tersebut sebelum diserahkan kepada pelanggan.

Setelah tahap ini dilakukan, Delivery Note akan di arsip berdasarkan tanggal

dikembalikannya Delivery Note ke perusahaan. Seluruh dokumen tersebut akan

diserahkan ke divisi yang telah ditentukan dan juga kepada pelanggan.

Staf Credit Controler mengambil data piutang melalui sistem Scala. Data ini

dapat diambil setiap saat. Dari sistem dapat diketahui piutang mana saja yang sudah

jatuh tempo. Setiap awal bulan staf Credit Cotroler mengirimkan SOA (Statement Of

Account) kepada pelanggan melalui email. Sehingga pelanggan dapat memberikan

feed back kepada perusahaan terkait pembayaran piutang. Perusahaan menggunakan

satu currency yaitu USD. Perusahaan memiliki pelanggan dari berbagai macam

perusahaan dari yang skalanya kecil, menengah dan besar. Tidak semua pelanggan

besar dapat memenuhi piutangnya secara tepat waktu. Untuk pelanggan-pelanggan

yang memiliki history pembayaran yang kurang baik maka perusahaan memberikan

perlakuan ekstra kepada mereka, apalagi industri batu bara dan pertambangan

belakangan ini sedang mengalami reses. Jika diperlukan perusahaan akan

menggunakan jasa aprisal untuk menilai kesanggupan perusahaan untuk membayar

hutang mereka kepada perusahaan.


58


Aktivitas Penagihan

Unit Sales

2 42

54

32

54

32

4DN asli

bertandatangan pelanggan

Mengecek otorisasi

DN

DN asli bertandatangan

pelanggan

Menginput dataAR Pelanggan

DN asli bertandatangan

pelanggan

D

Mengupdate AR, mencetak Sales Invoice (SI) dan

mencetak Faktur Pajak

Faktur Pajak Asli

Mengotorisasi SI dan Faktur

Pajak

Sales Invoice salinan 5Faktur Pajak asli Sales Invoice

salinan 3Sales Invoice asli

Pelanggan D5

Faktur Pajak salinan 3

Sales Invoice Asli

Pajak

Faktur pajak salinan 5

Gambar 4.3 Aktivitas Penagihan




59


4.1.1.4 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penagihan


1. Penagihan Kesalahan input

informasi pada

sales invoice.

Memverifikasi ulang data-data

terkait penagihan dan

mengotorisasi sales invoice

tersebut dengan membubuhkan

cap perusahaan dan tanda tangan

manajer unit sales sebagai bukti

otorisasi bahwa sales invoice

telah mengandung informasi

yang benar.

2. Jumlah transaksi

yang besar tidak

disukung dengan

jumlah karyawan

yang memadai.

Perlu dilakukan penambahan

karyawan.

3. Banyaknya

kesalahan pada

saat menginput

data dan

kurangnya

kordinasi pada

masing-masing

bagian terkait

mengakibatkan

banyaknya credit

note yang dibuat

oleh perusahaan.

Perusahaan perlu melakukan

review secara berkala terhadap

kinerja setiap personel dan

memperketat masalah

pengotorisasian untuk masing-

masing dokumen.

Tabel 4.3 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penagihan



60


Penjelasan dari tabel diatas adalah sebagai berikut :

1. Kesalahan input informasi pada sales invoice dapat berupa salah memasukan

nomor faktur, salah menuliskan informasi nama pelanggan, double invoice, nilai

barang, harga barang, dan tanggal pengiriman. Faktor penyebab kesalahan dalam

aktivitas ini adalah human error, yaitu kelalaian karyawan dalam membuat sales

invoice atas barang yang telah dikirim. Pengendalian yang dapat dilakukan

perusahaan atas kesalahan tersebut yakni dengan memverifikasi ulang data-data

terkait penagihan dan mengotorisasi sales invoice tersebut dengan membubuhkan

cap perusahaan dan tanda tangan manajer unit sales sebagai bukti otorisasi bahwa

sales invoice telah mengandung informasi yang benar.

2. Transaksi penjulan PT. Atlas Copco Nusantara sangat besar. Jumlah transaksi

yang besar perlu didukung oleh sumber daya manusia yang memadai. Penulis

menemukan bahwa dalam satu bulan rata-rata transakasi penjualan PT. Atlas

Copco Nusantara mencapai 1000 sampai 2000 transaksi. Pelanggan yang dimiliki

oleh perusahaan berjumlah lebih dari 500 pelanggan sehingga mempekerjakan

dua orang untuk bagian penagihan, dua orang sales admin dan satu orang bagian

A/P adalah hal yang kurang baik. Untuk mengatasi kurangnya pegawai, perlu

dilakukan penambahan agar proses penjualan seperti penerimaan pesanan, tindak

lanjut piutang kepada pelanggan, dan pembayaran kepada pemasok bisa berjalan

secara maksimal. Selain itu penambahan pegawai juga dapat mengurangi human

error yang diakibatkan oleh banyaknya jumlah transaksi di perusahaan.

3. Selain itu banyaknya credit note yang dibuat oleh perusahaan. Dari akumulasi

transaksi penjualan selama satu tahun, sekitar 10% dari total transaksi itu yang

bermasalah. Berdasarkan pengamatan penulis terdapat beberapa penyebab hal

tersebut terjadi. Diantaranya adalah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan

yang dipesan oleh pelanggan, terjadinnya keterlambatan pengiriman barang

kepada pelanggan, faktur pajak telah due date, double invoice, terdapatnya selisih

harga barang, terdapat ketidakcocokan jumlah yang ditagihkan, adanya revisi

harga barang, dan update harga dari barang. Hal ini sangat penting untuk

dijadikan fokus perusahaan, karena dampaknya sangat besar terhadap


61


penerimaan perusahaan. masalah banyaknya kredit note yang dikeluarkan

perusahaan, ini mengindikasikan banyaknya kesalahan pada saat menginput data

dan kurangnya kordinasi pada masing-masing bagian terkait. Perusahaan perlu

melakukan review secara berkala terhadap kinerja setiap personel dan

memperketat masalah pengotorisasian untuk masing-masing dokumen.

4.1.5 Aktivitas Penerimaan Kas

Pelanggan dapat melakukan pembayaran kepada perusahaan dengan

mentransfer jumlah dana ke rekening di Bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan

dengan memberikan bukti slip pembayaran, check, atau uang tunai jika

memungkinkan disertai dengan list piutang yang mereka bayarkan.

Bagian penagihan menerima bukti transfer tersebut dan melakukan input data

dari bukti transfer tersebut. kemudian bagian penagihan akan melakukan verifikasi

dan membandingkannya dengan data piutang pelanggan. Setelah bukti transfer

diverifikasi selanjutnya akan dilakukan konfirmasi dengan internet banking untuk

memastikan bahwa terdapat setoran dari pelanggan dan membuat Cash Receipt

Voucher. CRV yang telah diotorisasi oleh credit controller diberikan bersama

invoice, faktur pajak dan delivery note ke ACBS untuk dilakukan penjurnalan lebih

lanjut.


62


Aktivitas Penerimaan Kas

AR Officer

4

Pelanggan

Transfer slip, check

Input data penerimaan kas

A/R Pelanggan

Transfer slip, checkD

Memeriksa, memverivikasi, dan membandingkannya

dengan data A/R

Transfer slip, check verified

Melakukan konfirmasi ke

Bank dan membuat

Cash Receipt Voucher

Transfer slip, check verified

Cash Receipt Voucher (CRV)

Bank

Mengotorisasi CRV

Approved CRV

Sales Invoicce

Faktur Pajak

Delivery Note

Atlas Copco Business Service

(ACBS)

A

Gambar 4.4 Aktivitas Penerimaan Kas




63


4.1.1.5 Analisis Pengendalian Internal Aktivitas Penerimaan Kas


1. Penerimaan Kas Fungsi penerimaan

kas, fungsi kredit,

dan piutang

dilakukan oleh

karyawan yang

sama.

Memerlukan adanya pemisahan

tugas yang jelas untuk masing-

masing fungsi diatas.

2. Bagian penagihan

akan mengecek

jumlah uang yang

dibayarkan oleh

pelanggan sebagai

fungsi pemeriksaan

agar tidak terdapat

kesalahan dalam

penerimaan jumlah

uang.

Mempertahankan kondisi ini dan

disertai dengan peningkatkan

pengawasan.

3. Pengotorisasian

CRV dilakukan oleh

orang yang membuat

CRV.

Otorisasi diberikan juga oleh

manager atau bagian yang memiliki

kedudukan lebih tinggi sehingga

kevalidan dari CRV dapat

dipertanggungjawabkan.

Tabel 4.4 Ancaman dan Saran Pengendalian Internal pada Aktivitas Penerimaan Kas



64



1. Fungsi penerimaan kas, fungsi kredit, dan piutang dilakukan oleh karyawan yang

sama. Besarnya resiko pada aktivitas penerimaan kas, memerlukan adanya

pemisahan tugas yang jelas untuk masing-masing fungsi diatas.

2. Saat penerimaan uang, check, atau bukti transfer dari pelanggan, bagian

penagihan akan mengecek jumlah uang yang ditransfer sesuai dengan jumlah

piutangnya ke perusahaan. Hal ini merupakan fungsi pemeriksaan agar tidak

terdapat kesalahan dalam penerimaan jumlah uang.

3. Pembuatan Cash Receipt voucher dilakukan oleh bagian piutang. CRV nantinya

akan digunakan dalam memverifikasi data-data yang diserahkan ke ACBS untuk

penjurnalan. CRV tidak diotorisasi oleh manager, hanya diotorisasi oleh bagian

piutang saja. Idealnya otorisasi diberikan juga oleh manager sehingga kevalidan

dari CRV dapat dipertanggungjawabkan.



BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Pengendalian internal merupakan salah satu tindakan perusahaan dalam

meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem informasi akuntansi pada

perusahaan. Berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan

laporan magang berjudul “ Analisis Sistem Informasi Akuntansi Terkait Siklus

Penjualan PT. Atlas Copco Nusantara”, diantarannya adalah :

Siklus penjualan pada PT. Atlas Copco Nusantara terdiri dari empat

kegiatan utama, antara lain adalah aktivitas memasukan pesanan penjualan,

aktivitas pengiriman, aktivitas penagihan, dan aktivitas penerimaan kas.

Selain itu siklus penjualan PT. Atlas Copco Nusantara memiliki keterkaitan

yang erat dengan siklus pembelian. Siklus pembelian sendiri terbagi

menjadi empat kegiatan besar yaitu, aktivitas permintaan barang kepada

pemasok, aktivitas menerima barang dari supplier, aktivitas memproses

invoice, memberikan review dan persetujuan terhadap invoice dari pemasok

serta aktivitas pengeluaran kas untuk proses pembayaran kepada supplier.

Pada tiap-tiap aktivitas yang terjadi pada siklus penjualan dan siklus

pembelian, terdapat beberapa poin penting yang perlu diperhatikan oleh

perusahaan, karena hal tersebut adalah kelemahan pada pengendalian

internal perusahaan, yakni :

Penggunaan software ERP yang tidak efektif. Software yang

digunakan oleh perusahaan tidak dapat menunjang proses bisnis

perusahaan secara keseluruhan. Sehingga tujuan dari perusahaan

untuk bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dengan

penggunaan software tersebut tidaka dapat tercapai.

Pengiriman barang pesanan dari pemasok harus masuk ke gudang

perusahaan terlebih dahulu padahal seharusnya bisa langsung

dikirimkan kepada pelanggan. Kecuali untuk barang-barang yang


66


tingkat pemesanannya tinggi maka perusahaan perlu menyiapkan

persediaan.

Kurangnya karyawan juga sangat dirasakan apalagi jumlah transaksi

perusahaan yang sangat banyak. Tidak ada penilaian bobot kerja

untuk masing-masing karyawan. Hal tersebut dapat berdampak pada

banyaknya human error pada saat melakukan pekerjaan.

Perusahaan tidak memiliki penjadwalan pembelian barang kepada

pemasok untuk memenuhi pesanan pelanggan di dalam perusahaan,

hal ini mengakibatkan besarnya biaya pemesanan dan biaya

pengiriman barang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

Tidak adanya sosialisasi berkelanjutan terhadap SOP yang dimiliki

oleh perusahaan.

5.2 Saran

Saran untuk perbaikan agar terjadinnya peningkatan efisiensi dan efektivitas

performa sistem informasi akuntansi pada siklus penjualan PT. Atlas Copco

Nusantara adalah sebagai berikut :

Sebagian besar kendala yang dihadapi oleh perusahaan adalah kendala

pada software yang digunakan oleh perusahaan yang tidak dapat

memenuhi proses bisnis perusahaan. Software yang dijual dipasaran

terkadang belum tentu cocok untuk menunjang berbagai macam

transaksi dalam perusahaan. karena setiap perusahaan memiliki

karakteristik bisnis tersendiri. Maka penulis menyarankan untuk

mempertimbangkan penggantian sistem ERP yang ada. Karena cost dan

benefit dari penggunaan software tersebut berbanding terbalik, cost-nya

lebih besar terhadap benefit yang diterima perusahaan selama ini. Jika

perusahaan masih ingin mempertahankan penggunaan dari software

tersebut maka perusahaan perlu melakukan berbagai perbaikan terhadap

sistem tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Dalam pengotorisasian dokumen-dokumen pendukung dalam kegiatan

operasional berdasarkan kondisi ideal, penulis menyarankan agar pihak

yang melakukan otorisasi berasal dari divisi yang tidak mengeluarkan


67


dokumen tersebut dan memiliki kedudukan yang lebih tinggi dari pihak

yang mengeluarkan dokumen tersebut.

Perusahaan seharusnya mulai mempertimbangkan pembentukan komite

audit yang independen, karena diharapkan dengan adannya komite audit

dalam perusahaan dapat mendorong peningkatan pengendalian internal

pada perusahaan menjadi lebih baik.

Perusahaan perlu meningkatkan standar keamanan dengan menambah

lemari-lemari penyimpanan dokumen yang memiliki proteksi yang

lebih tinggi seperti brankas atau lemari besi. Walaupun perusahaan

telah menggunakan jasa penyimpanan dokumen tetapi untuk dokumen

yang masih berada di perusahaan tetap memerlukan proteksi.

Lingkungan kerja yang berada pada kawasan Cilandak Commercial

Estate dimana kantor menjadi satu dengan workshop dan perusahaan-

perusahaan lain yang berada disatu kawasan yang sama.

Penjadwalan pemebelian barang terhadap pemasok perlu dilakukan

untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan.

Evaluasi kinerja karyawan dengan bobot pekerjaan yang dipikulnya

perlu dilakukan untuk menghindari penumpukan pekerjaan di satu

orang. Evaluasi ini juga diperlukan sebagai bahan pertimbangan untuk

penambahan karyawan di perusahaan.

Untuk masalah penerapan SOP, perusahaan perlu mensosialisasikan

kembali SOP yang dimiliki oleh perusahaan dan jika diperlukan

perusahaan dapat membuat prosedur tambahan untuk perihal yang

belum memiliki prosedur. Training kepada karyawan untuk

meningkatkan kompetensi masing- karyawan, khususnya bagi

karyawan yang terkait pada siklus penjualan. Lebih jauh lagi sesuai

dengan visi misi perusahaan untuk menjadi yang pertama diingat dan

pertama dipilih oleh pelanggan dapat terwujud.

Dengan demikian evaluasi dan feedback atas permasalahan yang terjadi

pada PT. Atlas Copco Nusantara, penulis berharap agar saran-saran yang diajukan

dapat bermanfaat bagi perusahaan sehingga menghasilkan sistem informasi yang


68


lebih baik pada perusahaan, serta agar pengendalian internal yang dimiliki oleh

perusahaan dapat berjalan dengan optimal.



DAFTAR PUSTAKA

Alvin A Arens, Randal J Elder, Mark S Beasley. (2009). Auditing & Assurance

Service (12th ed).

Romney, Marshal B & Steinbart, Paul Jhon. (2012). Accounting Information

System (10th ed).

Willkinson, Joseph W, Michael J Cerullo, Vasant Raval, Bernard Wong-On-

Wing. (2000). Accounting Information Sytems : Essential Concepts and

Application (4th ed).

Universitas Indonesia (2008). Pedoman Tugas Akhir.


universitas indonesia analisis sistem …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20350970-ta-rika...

Documents