Akurasi Data Akurasi Data Inventory: Inventory:

Stock opname dan Stock opname dan cycle countingcycle countingOlehOleh

Henmaidi, PhDHenmaidi, PhDJurusan Teknik Industri Univ. Jurusan Teknik Industri Univ.

Andalas, PadangAndalas, Padang

Akurasi data persediaan merupakan salah satu Akurasi data persediaan merupakan salah satu tujuan utama pengadministrasian inventori/ isi tujuan utama pengadministrasian inventori/ isi gudanggudang

Banyak perusahaan tidak menyadari rumitnya Banyak perusahaan tidak menyadari rumitnya persoalan yang berkaitan dengan akurasi persoalan yang berkaitan dengan akurasi

Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan:Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan: Sulit mencari barangSulit mencari barang Terjadi kelebihan stockTerjadi kelebihan stock Terjadi kekurangan stockTerjadi kekurangan stock Sulit menghitung nilai persediaanSulit menghitung nilai persediaan Sulit mengontrol persediaanSulit mengontrol persediaan

Sekalipun sistem adminisrasi gudang yang digunkan Sekalipun sistem adminisrasi gudang yang digunkan sangat canggih, namun bila data tidak akurat, sangat canggih, namun bila data tidak akurat, hasilnya tak dapat digunakanhasilnya tak dapat digunakan Garbage in garbage outGarbage in garbage out

Penyebab data tidak Penyebab data tidak akuratakurat

Karyawan lupa mencatatkan transaksi Karyawan lupa mencatatkan transaksi keluar masuk barangkeluar masuk barang

Ada dokumen permintaan barang yang Ada dokumen permintaan barang yang belum lengkap, tapi barangnya belum lengkap, tapi barangnya dibutuhkan segera (pakai bon dibutuhkan segera (pakai bon sementara)sementara)

Terlambat mentransaksikan ke sistemTerlambat mentransaksikan ke sistem Kesalahan pengambilan barangKesalahan pengambilan barang Kesalahan pencatatanKesalahan pencatatan Kesalahan dalam penerimaan barangKesalahan dalam penerimaan barang

Penyebab data tidak Penyebab data tidak akuratakurat

Tidak ada prosedur bagi barang returnTidak ada prosedur bagi barang return Banyak barang titipan user, namun tidak Banyak barang titipan user, namun tidak

dicatatdicatat Barang sisa proyek tidak tercataBarang sisa proyek tidak tercata Terjadi pencurianTerjadi pencurian Perbedaan catatan dengan fisik telah Perbedaan catatan dengan fisik telah

ditemukan, namun tidak dilakukan koreksi ditemukan, namun tidak dilakukan koreksi persediaanpersediaan

Penempatan barang idak teraturPenempatan barang idak teratur User/ orang selain petugas gudang dibiarkan User/ orang selain petugas gudang dibiarkan

leluasa keluar masuk gudangleluasa keluar masuk gudang Sistem pencatatan tidak baik, dllSistem pencatatan tidak baik, dll

Pentingnya akurasi dataPentingnya akurasi data Mempertahankan akurasi data Mempertahankan akurasi data

gudang sangat pentinggudang sangat penting Dengan data yang akurat, nilai Dengan data yang akurat, nilai

inventori bisa ditekaninventori bisa ditekan Tingkat layanan meningkatTingkat layanan meningkat

Data inventori yang akurat adalah hasil Data inventori yang akurat adalah hasil dari praktek administrasi yang baikdari praktek administrasi yang baik

Keakuratan catatan inventori Keakuratan catatan inventori terhgantung dari akurasi data transaksiterhgantung dari akurasi data transaksi Karena itu harus ada prosedur untuk Karena itu harus ada prosedur untuk

meningkatkan dan menjaga akurasi datameningkatkan dan menjaga akurasi data Upaya ini biasa dikenal dengan stock Upaya ini biasa dikenal dengan stock

opname atau cycle countingopname atau cycle counting

Cycle counting adalah prosedur Quality Assurance yang Cycle counting adalah prosedur Quality Assurance yang mencoba mengidentifikasi kesalahaan serta melakukan mencoba mengidentifikasi kesalahaan serta melakukan perbaikan yang dibutuhkanperbaikan yang dibutuhkan

Cycle counting adalah upaya untuk menghitung jumlah Cycle counting adalah upaya untuk menghitung jumlah fisik persediaan di gudang, membandingkan dengan fisik persediaan di gudang, membandingkan dengan catatan, dan setelah memperhatikan transaksi yang catatan, dan setelah memperhatikan transaksi yang sedang berjalan, dilakukan tindakan koreksi. sedang berjalan, dilakukan tindakan koreksi.

Cycle counting adalah metode sistematis untuk Cycle counting adalah metode sistematis untuk menghitung persediaan terus menerus. Akurasi menghitung persediaan terus menerus. Akurasi inventori di audit secara reguler, bukannya sekali inventori di audit secara reguler, bukannya sekali setahunsetahun

Hasilnya: data lapangan cocok dengan catatan di Hasilnya: data lapangan cocok dengan catatan di administrasi/ di dalam sistemadministrasi/ di dalam sistem

Best Practice and StrategyBest Practice and Strategy1.1. Hitung persediaan, minimal 2 sampai 4 Hitung persediaan, minimal 2 sampai 4

kali setahun secara teratur dan disiplinkali setahun secara teratur dan disiplinContoh jika ada 2000 jenis barang di Contoh jika ada 2000 jenis barang di gudang:gudang:

jumlah yang harus dihitung per hari:jumlah yang harus dihitung per hari:= 2000/250 (jumlah hari kerja per tahun) = 2000/250 (jumlah hari kerja per tahun) = 8 item= 8 item8 item x 4 kali se tahun = 32 item per hari8 item x 4 kali se tahun = 32 item per hari

Dengan cara demikian, semua item akan Dengan cara demikian, semua item akan dihitung 4 kali se tahun.dihitung 4 kali se tahun.

2.2. Tunjuk penanggung jawab Cycle-CountingTunjuk penanggung jawab Cycle-Counting3.3. Berikan training tentang prosedur, jika perlu masukkan Berikan training tentang prosedur, jika perlu masukkan

pelatihan cycle counting dan akurasi data inventori bagi pelatihan cycle counting dan akurasi data inventori bagi staf barustaf baru

4.4. Tentutan strategi penghitunganTentutan strategi penghitungan Berdasarkan area penyimpanan: Gunakan pendekatan Berdasarkan area penyimpanan: Gunakan pendekatan

sistematissistematis Bagi gudang penyimpanan atas beberapa area, Bagi gudang penyimpanan atas beberapa area,

seperti: Rak, 1, 2 …, floor, open yardseperti: Rak, 1, 2 …, floor, open yard Tentukan pola penghitungan untuk menjamin semua Tentukan pola penghitungan untuk menjamin semua

item akan terhitung.item akan terhitung. Penghitungan juga dapat dilakukan berdasarkan Penghitungan juga dapat dilakukan berdasarkan

kategori barang, seperti kelompok elektronik, kategori barang, seperti kelompok elektronik, instrumen barang umum, bahan penolong atau instrumen barang umum, bahan penolong atau mekanik.mekanik.

Tentukan area yang akan dihitung dan bagi tugas Tentukan area yang akan dihitung dan bagi tugas bagi para petugas berikut skedul perhitungannyabagi para petugas berikut skedul perhitungannya

Lakukan perhitunganLakukan perhitungan Catat nomor persediaan beserta detail specnya, Catat nomor persediaan beserta detail specnya,

catat kode lokasi, dan hitung. Hasil perhitungan catat kode lokasi, dan hitung. Hasil perhitungan di masukkan ke dalam tabel.di masukkan ke dalam tabel.

Setelah selesai, lakukan perbandingan antara Setelah selesai, lakukan perbandingan antara hasil perhitungan di lapangan dengan kartu hasil perhitungan di lapangan dengan kartu gudang atau catatan di dalam sistemgudang atau catatan di dalam sistem

Lakukan analisis jika terdapat berbedaanLakukan analisis jika terdapat berbedaan Tingkat akurasi ditentukan dengan menghitung Tingkat akurasi ditentukan dengan menghitung

proporsi (dalam prosentase) barang yang cocok proporsi (dalam prosentase) barang yang cocok dengan catatan dengan total jumlah yang dihitung.dengan catatan dengan total jumlah yang dihitung.

4.4. Lakukan penelusuran, kenapa Lakukan penelusuran, kenapa terjasi perbedaan. Lakukan evaluasi terjasi perbedaan. Lakukan evaluasi untuk continuous improvementuntuk continuous improvement

Identifikan sumber masalah Identifikan sumber masalah Lakukan perbaikan yang diperlukanLakukan perbaikan yang diperlukan

Anda mungkin perlu melakukan perubahan Anda mungkin perlu melakukan perubahan SOP pergudangan, penyempurnaan WI dll.SOP pergudangan, penyempurnaan WI dll.

Gunakan hasil koreksi dalam pelaporan Gunakan hasil koreksi dalam pelaporan nilai inventorinilai inventori

Perbedaan Hasil Perbedaan Hasil Perhitungan:Perhitungan:

Invenstigasi terhadap perbedaan hasil Invenstigasi terhadap perbedaan hasil perhitungan, mungkin akan mampu menemukan perhitungan, mungkin akan mampu menemukan kesalahan prosedural yang terjadi, antara lain:kesalahan prosedural yang terjadi, antara lain: Jumlah yang diambil tidak cocok dengan dokumen Jumlah yang diambil tidak cocok dengan dokumen

permintaanpermintaan Barang yang salah yang terambil untuk suatu orderBarang yang salah yang terambil untuk suatu order Barang diambil dari lokasi yang salahBarang diambil dari lokasi yang salah Barang ditempatkan pada lokas yang salahBarang ditempatkan pada lokas yang salah Unit perhitungan tidak sama (seperti, each, pair, meter, Unit perhitungan tidak sama (seperti, each, pair, meter,

kg, kaleng, kotak, liter dll.)kg, kaleng, kotak, liter dll.) Kesalahan data entriKesalahan data entri Barang yang rusak bercampur dengan yang baikBarang yang rusak bercampur dengan yang baik Pergerakan barang tidak tercatat dengan baikPergerakan barang tidak tercatat dengan baik

Fisik Kartu Sistem(1) (2) (3) (4) = 1 - 2 (5) = 1 - 3

LOKASI KETERANGANJumlah Selisih

No Nomor Stock Description Satuan

LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG Objektif dari sistem penyimpanan adalah:Objektif dari sistem penyimpanan adalah:

Pemanfaatan luas lantai optimalPemanfaatan luas lantai optimal Penggunaan peraltan matrial handling optimalPenggunaan peraltan matrial handling optimal Utilisasi pekerja tinggiUtilisasi pekerja tinggi AccessibilityAccessibility ProteksiProteksi

Objektif dicapai berorientasi pada Objektif dicapai berorientasi pada peningkatan service level kepada para peningkatan service level kepada para user.user.

Penilai Kinerja Penilai Kinerja Kinerja Gudang dapat dinilai dari Kinerja Gudang dapat dinilai dari

aspek:aspek: Lay out/ tata letakLay out/ tata letak Media penyimpananMedia penyimpanan Efisiensi pemanfaatan ruang gudangEfisiensi pemanfaatan ruang gudang Kecepatan pelayananKecepatan pelayanan Akurasi dataAkurasi data Rata-rata lama item di dalam gudangRata-rata lama item di dalam gudang

LAYOUT ASSESSMENT LAYOUT ASSESSMENT NO.NO. OBJEKTIFOBJEKTIF PENILAIANPENILAIAN

1.1. Utilisasi luas lantaiUtilisasi luas lantai

2.2. Pemanfaatan Pemanfaatan pemindahan bahanpemindahan bahan

3.3. AksesibilitasAksesibilitas

4.4. FleksibilitasFleksibilitas

5.5. Sistem proteksi barangSistem proteksi barang

6.6. Utilisasi pekerjaUtilisasi pekerja

MEDIA PENYIMPANANMEDIA PENYIMPANANMediaMedia Tipe BarangTipe Barang Alat Material Alat Material

HandlingHandlingLantaiLantai Oddly shapedOddly shaped, ,

besar dan besar dan beratberat

Crane, Pallet Crane, Pallet Jack, Forklift Jack, Forklift

BoxBox Karet, ukuran Karet, ukuran agak kecilagak kecil

Crane, Crane, Forklift, Forklift, Pallet JackPallet Jack

RakRak Kecil, beratKecil, berat Pallet JackPallet Jack

Kamar Kamar KhususKhusus

Mahal Mahal Manual, Manual, Pallet JackPallet Jack

BLOCK LAYOUT BLOCK LAYOUT

Kabel (out)

Part (in)

Tab. Oksig

enKantor Tansit

S/R

Besi Profil

Firebrick

Oli (in)