Gestão de Projetos Socias (PMD)

Dia 5

- Monitoramento;

- Avaliação;

- Controle e Tolerâncias!

Monitoramento, Avaliação e Controle do

projeto

Monitoramento, avaliação e controle (p.63)

Monitoramento, avaliação e controle

Identificação

e design

do projeto

Definição do projeto

Transição

do projeto

Porta de decisão

Porque monitoramento, avaliação e controle?

Você já gerenciou um projeto sem riscos?

Porque monitoramento, avaliação e controle?

Escopo

Tempo

Quali-dade

Custo

RISCO

Monitoramento, avaliação e controle

Qual é a diferença entre os 3?

Estrutura Lógica - Indicadores complementares

Descrição do

projeto Indicadores

Fonte de verificação

Pressupostos e/ou riscos

Impacto

Objetivos

Resultados – Produtos

Atividades

Fazer as coisas bem feitas

(obter resultados) MONITORAMENTO

Fazer o que deve ser feito

(o sentido dos resultados) AVALIAÇÃO

Monitoramento - ligado a resultados/produtos (p.64)

Descrição do projeto

Indicadores Fonte de verificação

Pressupostos

Impacto

Objetivo(s)

Resultados-Produtos

Atividades

Recursos/ Insumos*

Monitoramento • Entrega do serviço • Distribuição física • Controle

financeiro • Controle de

compras e inventário

Ligado aos componentes de Recursos, Atividades e Resultados/Produtos.

Monitoramento • Pressupostos • Riscos A

6 Elementos do Sistema de monitoramento (p.68)

Indicadores Claramente definidos Com parâmetros e critérios Sistematicamente medidos

Cronograma e orçamento

Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados, análise, resumo,

avaliação e retorno

Equipe/parceiros Responsabilidades de monitoramento identificadas claramente Competências Planejar atividades de monitoramento com a comunidade Capacitar os integrantes da comunidade em sistemas de monitoramento

baseados na comunidade Usar técnicas de monitoramento participativo

Um ciclo de dados

Incluindo um ciclo inteiro para gerenciar os dados de monitoramento:

Gerenciamento de dados

Existem procedimentos usados para garantir a integridade dos dados e seu armazenamento adequado

Vínculo com o próximo nível

O sistema de monitoramento de projeto está vinculado ao próximo nível do programa ou portfólio da organização

1. Coleta 2. Revisão 3. Resumo 4. Análise 5. Realimentação

Monitoramento de todo o projeto

Área de conhecimento Processo

Gerenciamento do escopo

• Monitorar contrato/ata de constituição • Monitorar EAP

Gerenciamento do tempo • Monitore o cronograma e faça um cronograma de monitoramento

Gerenciamento de recursos do projeto

• Monitore custos, faça análises financeiras • Dirija a equipe do projeto, analise seu desempenho,

tome decisões • Acompanhamento administrativo

Riscos • Monitoramento dos riscos

Gerenciamento da justificativa do projeto

• Monitoramento dos pressupostos do Marco Lógico

Gerenciamento das partes interessadas

• Monitorar responsabilidades • Monitorar comunicação entre as partes • Informe o desempenho aos interessados

Avaliação (p.65)

Recursos/ Insumos

Objetivos – A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?

Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?

Descrição do projeto

Indicadores Fonte de verificação

Pressupostos

Impacto

Objetivo(s)

Resultados – Produtos

Atividades

Avaliação (p.65)

Recursos/ Insumos

Objetivos - A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?

Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?

Descrição do projeto

Indicadores Fonte de verificação

Pressupostos

Impacto

Objetivo(s)

Resultados – Produtos

Atividades

Monitoramento de pressupostos – Preste atenção especial ao acompanhamento de pressupostos nos níveis de Resultados e Objetivos. Eles são DECISIVOS para o sucesso do projeto.

Abordagens de Avaliação (p.69)

• Avaliação Intermediária

• Avaliação Final

• Avaliação Ex-Post

O projeto teve sucesso ao alcançar os resultados, metas e o impacto desejado? O projeto foi relevante, efetivo e eficiente?

O projeto tem o potencial de ser sustentável em suas operações e impacto? A teoria expressa na estrutura lógica foi confirmada?

Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?

MONITORAMENTO AVALIAÇÃO

O que? O que?

Por quê? Por quê?

Quando? Quando?

Como? Como?

Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?

MONITORAMENTO AVALIAÇÃO

O que? Revisão constante de atividades/

resultados e produtos – identifica ações corretivas necessárias. Mede o progresso das operações diárias do projeto.

O que? Coleta e análise de informação

para verificar o avanço na entrega dos resultados e produtos e sua contribuição para atingir objetivos e impactos.

Por quê? Identificar problemas e achar

soluções, medir avanços em comparação com resultados e produtos, manter atividades no cronograma, etc. Tomar decisões sobre os recursos (vários). Ver tendências e padrões.

Por quê? Medir eficácia do projeto, ver se

Objetivos foram atingidos, verificar nível da qualidade das coisas sendo feitas, aprender lições p/ melhorias futuras, etc.

Quando? De forma contínua ao longo do

desenvolvimento do projeto.

Quando? Periodicamente, (a frequência

varia segundo projeto). Normalmente meio termo, final e pós projeto.

Como? Visita de campo, registros, relatórios. Como? Avaliação Interna / Externa

Monitoramento/ Avaliação – Onde perpassam?

AVALIAÇÃO

Atividades

Impactos

MONITORAMENTO Resultados e

Produtos

Objetivos

O plano de monitoramento e avaliação (p.67)

Hierarquia Indicadore

s

Definição dos Termos

Chave

Informações necessárias

Fontes de

dados

Métodos de coleta de

dados

Quem coleta

Frequência da coleta

Usuários

Impacto

Objetivo(s)

Resultados – Produtos

Atividades

Insumos*

Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)

Observação

Registros existentes (ex.: listas itens domésticos)

Estatísticas rotireiras

Entrevistas com informantes chave

Debates dos grupos de discussão (grupo focal)

Pesquisas de amostra específica

Estudos especiais ou “pontuais”

O esforço realizado deve ser proporcional à melhoria na tomada de decisões

REC

UR

SOS

COMPLEXIDADE

Métodos de Coleta de Dados

+

+

- -

Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)

Observação

Registros existentes (ex.: listas itens domésticos)

Estatísticas rotireiras

Entrevistas com informantes chave

Debates dos grupos de discussão (grupo focal)

Pesquisas de amostra específica

Estudos especiais ou “pontuais”

O esforço realizado deve ser proporcional à melhoria na tomada de decisões

REC

UR

SOS

COMPLEXIDADE

Métodos de Coleta de Dados

+

+

- -

Ciclo de dados inteiro 1. Coleta

2. Revisão 3. Resumo 4. Análise

5. Realimentação

Diferenças… (p.67)

Indicadores diretos X indiretos Dados qualitativos X quantitativos

Dados primários X secundários

Revisando

a) A equipe do projeto mensura a mudança de comportamento de uma população local, para isso usa indicadores ____________________.

b) A equipe verifica a qualidade da água por meio de medição de um indicador ____________________, sendo um dado ___________________.

c) Utilizo dados coletados de entrevistas semiestruturadas e grupos focais com os beneficiários, ferramentas para obter dados _____________________ e

__________________.

d) O IBGE fornece anualmente os indicadores que preciso, que são dados ________________ e __________________.

Critérios para a coleta de

dados Ferramenta Proposta

• Não há muito tempo • Não há orçamento • Não há informação dentro

da organização

• Não há muito tempo • Há um orçamento

assignado • Há informação secundária

identificada como útil

• Há tempo • Não há orçamento • Não há informação dentro

da organização

Custo e complexidade - coleta de dados

E o CONTROLE do projeto (p.70)

E o CONTROLE do projeto (p.70)

O que o gerente de projetos faz quando?

• A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?

• B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?

• C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?

E o CONTROLE do projeto (p.70)

O que o gerente de projetos faz quando?

A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?

B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?

C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?

Definição de sistemas e de processos de tomada de decisão para gerenciar, documentar e comunicar as discrepâncias entre os planos do projeto e a realidade da implementação do projeto.

CO

NTR

OLE

E o CONTROLE do projeto (p.70)

PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO É UM “MEIO PARA UM FIM" E NÃO UM FIM

EM SI MESMO

Não reconhecer que os planos originais são imperfeitos; Medo de reconhecer para doadores externos (e internos) que o plano original não é

mais viável; Relutância em revisitar os documentos originais para criar um plano novo e mais

adequado; Falta de clareza com relação a qual processo precisa ser seguido para atualizar os

documentos do projeto.

Gestão de Mudanças do Projeto

Você já gerenciou um projeto no qual o escopo, orçamento ou calendário foi alterada no meio de seu andamento?

O que levou a essas alterações?

Havia algum processo claro para gestão

(controle) dessas mudanças?

Tolerâncias (p.71)

As tolerâncias do projeto definem os limites de desempenho dentro dos quais o gerente de

projetos pode manter a autonomia.

O desafio será diferenciar quais problemas e respostas propostos estão dentro da autoridade do gerente de

projetos e quais não estão.

Quando e por quem são definidas as tolerâncias? (p.71)

Tolerâncias no Controle de Mudanças (p.71)

0

50

100

150

200

250

Tempo Custo Alcance Risco Qualidade Benefícios

Ideal

Tolerância Máxima

Tolerância Mínima

Margem de Tolerância

Transição

- Planejamento da Transição

- Encerramento do Projeto

- Aprendizados

Transição do Projeto (p.75)

Monitoramento, avaliação e controle

Identificação

e design

do projeto

Definição do projeto

Transição

do projeto

Porta de decisão

O que acontece quando um projeto acaba?

Por que se chama fase de “transição”?

4 alternativas de Transição:

4 alternativas de Transição: (p.76)

Encerramento ou Finalização

• O projeto é formalmente fechado e todas as atividades de encerramento do projeto são completadas

• Isso pode incluir a transferência para uma organização parceira

Extensão

• Negociação de tempo extra para concluir o projeto (pode ser com um custo adicional ou “sem” custo).

Expansão

• A equipe identifica que elementos do projeto devem ser replicados

• A equipe identifica nova área ou população-alvo

Redesenho ou Redesign

•O projeto é refeito e continua por meio de uma nova fase, com intervenções ou atividades modificadas

Existe a extensão sem custo?

O que devemos fazer para desenvolver a transição

do projeto?

Verificação e aceitação (p.78)

Verificar o alcance e impacto do projeto (escopo do projeto ou escopo do produto?)

Confirmar a aceitação das entregas

Encerramento do Projeto (p.78) A

dm

inis

trat

ivo

• >

• A equipe do projeto

foi liberada ou realocada?

• Os equipamentos, veículos, escritórios do projeto foram realocados, vendidos ou transferidos?

• Os relatórios do projeto e documentos de encerramento estão completos?

• Os arquivos do projeto estão atualizados?

Fin

ance

iro

• >

• <

• Todos os recursos dos doadores foram recebidos?

• Todas as contas a receber (adiantamentos do projeto, adiantamentos de viagem e adiantamentos para os fornecedores) foram liquidados?

• Todas as contas a pagar foram pagas?

Co

ntr

atu

al

• ?

• ?

• Todos os contratos estão encerrados?

• Fornecedores? Subcontratados? Doadores? Organizações implementadoras? Outros?

• O doador analisou e aceitou os resultados/produtos do projeto?

Aprendizagem do Projeto

Projetos Programas Subportfolio

Subportfolio

Projetos Projetos Programas Programas

Projetos Projetos Projetos

Aprenda antes

Aprenda durante

Aprenda depois

Aprendizagem do Projeto

Revisão após a ação (p.79)

• Atividade de aprendizado simples, rápida e versátil

• Relativamente direto para organizar e implementar

• Ajuda os participantes a compreender o que foi planejado em comparação com o que realmente aconteceu

Avaliação

• Mais formal, mais recursos, mais tempo

Julgamento

• O projeto atingiu os resultados e o impacto?

• O projeto foi relevante, eficaz e eficiente?

• O projeto tem potencial para ser sustentável em sua operação e impacto?

• A lógica da estrutura lógica é sustentável?

Conhecimento

• O projeto proporcionou lições para informar as decisões sobre operações, política ou estratégia relacionadas a intervenções em programas em andamento ou futuros?

Comemorar!! (p.79)

• Comemore conclusões bem sucedidas

• Reconheça o encerramento

• Confirme as relações sociais

Mat

riz d

e P

lane

jam

ent

o d

a

Tra

nsiç

ão (

p.7

7)

Retroalimentação Geral – O “Projeto PMD”

Monitoramento, avaliação e controle

Identificação

e design

do projeto

Definição do projeto

Transição do projeto

Porta de decisão

Qual é a “cara” do “projeto PMD”?

O PMD é uma caixa de ferramentas!!

Término da Formação

• Avaliação

• Adaptação do PMD para a sua organização

• Exame de Certificação

• Próximo PMD

Levando o PMD para a sua organização

Levando o PMD para a sua organização

• Quais ferramentas implementar?

– Quais ferramentas já temos na organização?

– Como levar novas ferramentas?

– Como não burocratizar em excesso a gestão?

Desafio Artístico