Download - (ConSePS) PMD _ Dia 05
Gestão de Projetos Socias (PMD)
Dia 5
- Monitoramento;
- Avaliação;
- Controle e Tolerâncias!
Monitoramento, Avaliação e Controle do
projeto
Monitoramento, avaliação e controle (p.63)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição do projeto
Transição
do projeto
Porta de decisão
Porque monitoramento, avaliação e controle?
Você já gerenciou um projeto sem riscos?
Porque monitoramento, avaliação e controle?
Escopo
Tempo
Quali-dade
Custo
RISCO
Monitoramento, avaliação e controle
Qual é a diferença entre os 3?
Estrutura Lógica - Indicadores complementares
Descrição do
projeto Indicadores
Fonte de verificação
Pressupostos e/ou riscos
Impacto
Objetivos
Resultados – Produtos
Atividades
Fazer as coisas bem feitas
(obter resultados) MONITORAMENTO
Fazer o que deve ser feito
(o sentido dos resultados) AVALIAÇÃO
Monitoramento - ligado a resultados/produtos (p.64)
Descrição do projeto
Indicadores Fonte de verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados-Produtos
Atividades
Recursos/ Insumos*
Monitoramento • Entrega do serviço • Distribuição física • Controle
financeiro • Controle de
compras e inventário
Ligado aos componentes de Recursos, Atividades e Resultados/Produtos.
Monitoramento • Pressupostos • Riscos A
6 Elementos do Sistema de monitoramento (p.68)
Indicadores Claramente definidos Com parâmetros e critérios Sistematicamente medidos
Cronograma e orçamento
Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados, análise, resumo,
avaliação e retorno
Equipe/parceiros Responsabilidades de monitoramento identificadas claramente Competências Planejar atividades de monitoramento com a comunidade Capacitar os integrantes da comunidade em sistemas de monitoramento
baseados na comunidade Usar técnicas de monitoramento participativo
Um ciclo de dados
Incluindo um ciclo inteiro para gerenciar os dados de monitoramento:
Gerenciamento de dados
Existem procedimentos usados para garantir a integridade dos dados e seu armazenamento adequado
Vínculo com o próximo nível
O sistema de monitoramento de projeto está vinculado ao próximo nível do programa ou portfólio da organização
1. Coleta 2. Revisão 3. Resumo 4. Análise 5. Realimentação
Monitoramento de todo o projeto
Área de conhecimento Processo
Gerenciamento do escopo
• Monitorar contrato/ata de constituição • Monitorar EAP
Gerenciamento do tempo • Monitore o cronograma e faça um cronograma de monitoramento
Gerenciamento de recursos do projeto
• Monitore custos, faça análises financeiras • Dirija a equipe do projeto, analise seu desempenho,
tome decisões • Acompanhamento administrativo
Riscos • Monitoramento dos riscos
Gerenciamento da justificativa do projeto
• Monitoramento dos pressupostos do Marco Lógico
Gerenciamento das partes interessadas
• Monitorar responsabilidades • Monitorar comunicação entre as partes • Informe o desempenho aos interessados
Avaliação (p.65)
Recursos/ Insumos
Objetivos – A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?
Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?
Descrição do projeto
Indicadores Fonte de verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados – Produtos
Atividades
Avaliação (p.65)
Recursos/ Insumos
Objetivos - A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?
Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?
Descrição do projeto
Indicadores Fonte de verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados – Produtos
Atividades
Monitoramento de pressupostos – Preste atenção especial ao acompanhamento de pressupostos nos níveis de Resultados e Objetivos. Eles são DECISIVOS para o sucesso do projeto.
Abordagens de Avaliação (p.69)
• Avaliação Intermediária
• Avaliação Final
• Avaliação Ex-Post
O projeto teve sucesso ao alcançar os resultados, metas e o impacto desejado? O projeto foi relevante, efetivo e eficiente?
O projeto tem o potencial de ser sustentável em suas operações e impacto? A teoria expressa na estrutura lógica foi confirmada?
Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃO
O que? O que?
Por quê? Por quê?
Quando? Quando?
Como? Como?
Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃO
O que? Revisão constante de atividades/
resultados e produtos – identifica ações corretivas necessárias. Mede o progresso das operações diárias do projeto.
O que? Coleta e análise de informação
para verificar o avanço na entrega dos resultados e produtos e sua contribuição para atingir objetivos e impactos.
Por quê? Identificar problemas e achar
soluções, medir avanços em comparação com resultados e produtos, manter atividades no cronograma, etc. Tomar decisões sobre os recursos (vários). Ver tendências e padrões.
Por quê? Medir eficácia do projeto, ver se
Objetivos foram atingidos, verificar nível da qualidade das coisas sendo feitas, aprender lições p/ melhorias futuras, etc.
Quando? De forma contínua ao longo do
desenvolvimento do projeto.
Quando? Periodicamente, (a frequência
varia segundo projeto). Normalmente meio termo, final e pós projeto.
Como? Visita de campo, registros, relatórios. Como? Avaliação Interna / Externa
Monitoramento/ Avaliação – Onde perpassam?
AVALIAÇÃO
Atividades
Impactos
MONITORAMENTO Resultados e
Produtos
Objetivos
O plano de monitoramento e avaliação (p.67)
Hierarquia Indicadore
s
Definição dos Termos
Chave
Informações necessárias
Fontes de
dados
Métodos de coleta de
dados
Quem coleta
Frequência da coleta
Usuários
Impacto
Objetivo(s)
Resultados – Produtos
Atividades
Insumos*
Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)
Observação
Registros existentes (ex.: listas itens domésticos)
Estatísticas rotireiras
Entrevistas com informantes chave
Debates dos grupos de discussão (grupo focal)
Pesquisas de amostra específica
Estudos especiais ou “pontuais”
O esforço realizado deve ser proporcional à melhoria na tomada de decisões
REC
UR
SOS
COMPLEXIDADE
Métodos de Coleta de Dados
+
+
- -
Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)
Observação
Registros existentes (ex.: listas itens domésticos)
Estatísticas rotireiras
Entrevistas com informantes chave
Debates dos grupos de discussão (grupo focal)
Pesquisas de amostra específica
Estudos especiais ou “pontuais”
O esforço realizado deve ser proporcional à melhoria na tomada de decisões
REC
UR
SOS
COMPLEXIDADE
Métodos de Coleta de Dados
+
+
- -
Ciclo de dados inteiro 1. Coleta
2. Revisão 3. Resumo 4. Análise
5. Realimentação
Diferenças… (p.67)
Indicadores diretos X indiretos Dados qualitativos X quantitativos
Dados primários X secundários
Revisando
a) A equipe do projeto mensura a mudança de comportamento de uma população local, para isso usa indicadores ____________________.
b) A equipe verifica a qualidade da água por meio de medição de um indicador ____________________, sendo um dado ___________________.
c) Utilizo dados coletados de entrevistas semiestruturadas e grupos focais com os beneficiários, ferramentas para obter dados _____________________ e
__________________.
d) O IBGE fornece anualmente os indicadores que preciso, que são dados ________________ e __________________.
Critérios para a coleta de
dados Ferramenta Proposta
• Não há muito tempo • Não há orçamento • Não há informação dentro
da organização
• Não há muito tempo • Há um orçamento
assignado • Há informação secundária
identificada como útil
• Há tempo • Não há orçamento • Não há informação dentro
da organização
Custo e complexidade - coleta de dados
E o CONTROLE do projeto (p.70)
E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?
• A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?
• B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?
• C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?
E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?
A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?
B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?
C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?
Definição de sistemas e de processos de tomada de decisão para gerenciar, documentar e comunicar as discrepâncias entre os planos do projeto e a realidade da implementação do projeto.
CO
NTR
OLE
E o CONTROLE do projeto (p.70)
PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO É UM “MEIO PARA UM FIM" E NÃO UM FIM
EM SI MESMO
Não reconhecer que os planos originais são imperfeitos; Medo de reconhecer para doadores externos (e internos) que o plano original não é
mais viável; Relutância em revisitar os documentos originais para criar um plano novo e mais
adequado; Falta de clareza com relação a qual processo precisa ser seguido para atualizar os
documentos do projeto.
Gestão de Mudanças do Projeto
Você já gerenciou um projeto no qual o escopo, orçamento ou calendário foi alterada no meio de seu andamento?
O que levou a essas alterações?
Havia algum processo claro para gestão
(controle) dessas mudanças?
Tolerâncias (p.71)
As tolerâncias do projeto definem os limites de desempenho dentro dos quais o gerente de
projetos pode manter a autonomia.
O desafio será diferenciar quais problemas e respostas propostos estão dentro da autoridade do gerente de
projetos e quais não estão.
Quando e por quem são definidas as tolerâncias? (p.71)
Tolerâncias no Controle de Mudanças (p.71)
0
50
100
150
200
250
Tempo Custo Alcance Risco Qualidade Benefícios
Ideal
Tolerância Máxima
Tolerância Mínima
Margem de Tolerância
Transição
- Planejamento da Transição
- Encerramento do Projeto
- Aprendizados
Transição do Projeto (p.75)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição do projeto
Transição
do projeto
Porta de decisão
O que acontece quando um projeto acaba?
Por que se chama fase de “transição”?
4 alternativas de Transição:
4 alternativas de Transição: (p.76)
Encerramento ou Finalização
• O projeto é formalmente fechado e todas as atividades de encerramento do projeto são completadas
• Isso pode incluir a transferência para uma organização parceira
Extensão
• Negociação de tempo extra para concluir o projeto (pode ser com um custo adicional ou “sem” custo).
Expansão
• A equipe identifica que elementos do projeto devem ser replicados
• A equipe identifica nova área ou população-alvo
Redesenho ou Redesign
•O projeto é refeito e continua por meio de uma nova fase, com intervenções ou atividades modificadas
Existe a extensão sem custo?
O que devemos fazer para desenvolver a transição
do projeto?
Verificação e aceitação (p.78)
Verificar o alcance e impacto do projeto (escopo do projeto ou escopo do produto?)
Confirmar a aceitação das entregas
Encerramento do Projeto (p.78) A
dm
inis
trat
ivo
• >
• A equipe do projeto
foi liberada ou realocada?
• Os equipamentos, veículos, escritórios do projeto foram realocados, vendidos ou transferidos?
• Os relatórios do projeto e documentos de encerramento estão completos?
• Os arquivos do projeto estão atualizados?
Fin
ance
iro
• >
• <
• Todos os recursos dos doadores foram recebidos?
• Todas as contas a receber (adiantamentos do projeto, adiantamentos de viagem e adiantamentos para os fornecedores) foram liquidados?
• Todas as contas a pagar foram pagas?
Co
ntr
atu
al
• ?
• ?
• Todos os contratos estão encerrados?
• Fornecedores? Subcontratados? Doadores? Organizações implementadoras? Outros?
• O doador analisou e aceitou os resultados/produtos do projeto?
Aprendizagem do Projeto
Projetos Programas Subportfolio
Subportfolio
Projetos Projetos Programas Programas
Projetos Projetos Projetos
Aprenda antes
Aprenda durante
Aprenda depois
Aprendizagem do Projeto
Revisão após a ação (p.79)
• Atividade de aprendizado simples, rápida e versátil
• Relativamente direto para organizar e implementar
• Ajuda os participantes a compreender o que foi planejado em comparação com o que realmente aconteceu
Avaliação
• Mais formal, mais recursos, mais tempo
Julgamento
• O projeto atingiu os resultados e o impacto?
• O projeto foi relevante, eficaz e eficiente?
• O projeto tem potencial para ser sustentável em sua operação e impacto?
• A lógica da estrutura lógica é sustentável?
Conhecimento
• O projeto proporcionou lições para informar as decisões sobre operações, política ou estratégia relacionadas a intervenções em programas em andamento ou futuros?
Comemorar!! (p.79)
• Comemore conclusões bem sucedidas
• Reconheça o encerramento
• Confirme as relações sociais
Mat
riz d
e P
lane
jam
ent
o d
a
Tra
nsiç
ão (
p.7
7)
Retroalimentação Geral – O “Projeto PMD”
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição do projeto
Transição do projeto
Porta de decisão
Qual é a “cara” do “projeto PMD”?
O PMD é uma caixa de ferramentas!!
Término da Formação
• Avaliação
• Adaptação do PMD para a sua organização
• Exame de Certificação
• Próximo PMD
Levando o PMD para a sua organização
Levando o PMD para a sua organização
• Quais ferramentas implementar?
– Quais ferramentas já temos na organização?
– Como levar novas ferramentas?
– Como não burocratizar em excesso a gestão?
Desafio Artístico