TINJAUAN UMUM KEGIATAN ARUS PENDAPATAN

Prosedur manualUrutan aktivitas

a. Departemen penjualan.

Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta. Pesanan pelanggan kemudian diterjemahkan ke dalam format pesanan penjual yang formal. Pesanan penjualan menrupakan dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan. Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka untuk referensi di masa yang akan dating

b. Departemen kredit

Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit

c. Prosedur gudang

Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. Dokumen ini juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk mengeluarkan barang yang dimaksud. Petugas kemudian menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar. Salinan dari surat pengeluaran barang dikirim bersama barang yang dipesan ke bagian pengiriman.

d. Departemen pengiriman

Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas pengiriman

e. Departemen penagihan

Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke departemen lainnya. Departemen penagihan melakukan pembukuan-sesuai dengan tugas-tugas berikut ini:1. Mencatat penjualan pada jurnal penjualan

2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang

3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan

4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan

Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher jurnal yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini:

Piutang dagang pengendalian

xxx

Penjualan

xxx

Setiap voucher jurnal mewakili ayat buku besar umum dan mengidentifikasi rekening buku besar umum yang terpengaruh

f. Departemen pengendalian persediaan.

Departemen ini menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbaharui akun buku besar pembantu persediaan. Setiap dokumen pengeluaran barang mengurangi jumlah persediaan di gudang untuk satu atau beberapa akun persediaan.

g. Departemen piutang dagang.

Departemen ini akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang. Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan.

h. Departemen buku besar umum

Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah menerima voucher jurnal dari departemen piutang dagang, informasi tersebut mempunyai dua tujuan:

1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendalian di bawah ini:

Piutang dagang pengendalian

xxxHarga pokok penjualan

xxx

Persediaan pengendalian

xxx

Penjualan

xxx

2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses. Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan

Retur penjualan:

Pelanggan mengembalikan barang yang sudah dibeli, karena disebabkan oleh beberapa hal berikut:

Penjual mengirimkan barang yang salah

Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat

Barang tersebut rusak pada saat pengirimana

Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut

Prosedur retur penjualan

a. Departemen penerimaan barang

Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskirpsikan barang tersebut

b. Departemen penjualan

Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan

c. Departemen kredit

Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut

d. Departemen penagihan

Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit tersebut dalam jurnal penualan sebagai entri kontra. Kemudian memo kredit dikirimkan ke bagian pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan

e. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang

Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo krediit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan. Rangkuman informasi dikirim ke departemen buku besar umum. Selanjutnya, departemen pengendalian mengirimkan voucher jurnal yang merangkum total nilai dari pengendalian persediaan, dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagangf. Departemen buku besar umum

Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang. Staf kemudian membukukan voucher jurnal tersebut kea kun pengendali

Sistem penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas

1. Prosedur ruang penerimaan dokumen.

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran.

2. Departemen penerimaan kas.

Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Semua transaksi penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas

Selanjutnya, staf menyiapkan slip setoran bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut ke bank. Setelah dana disetor, kasir bank memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan

3. Departemen piutang dagang

Dilakukan pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit kemudian akun buku besar pembantu piutang dagang dirangkum dan diserahkan ke departemen buku besar umum

4. Departemen buku besar

Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher Jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang

5. Departemen kontroler

Secara berkala staf dari departemen kontroler mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: (1) salinan dari daftar permintaan pembayaran, (2) slip setoran bank yang diterima dari bank, (3) voucher jurnal dari departemen penerimaann kas dan departemen piutang dagangSISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

File transaksi catatan pesanan penjualan mempunyai tiga komponen kunci pencarian utama I(primary key) nomor pesanan penjualan, nomor rekening, dan nomor persediaan. Nomor pesanan penjualn merupakan komponen kunci utama karena merupakan komponen pencatatan yang unik yang mengidentifikasikan pencatatan pesanan penjualan pada setiap file, yang merupakan penomoran dokumen sumber yang direkam pada saat operasi pengetikan data. Pada sistem yang tidak memakai dokumen sumber, penomoran ini dihasilkan oleh program komputer. Penentuan kunci pencarian utama sangant penting dalam menyediakan jejak audit. Kunci tersebut menyediakan media pencarian antara arsip pesanan penjualan yang disimpan pada media penyimpanan komputer dan dokumen sumber serta kejadian bisnis yang terwakili.

Nomor rekening dan nomor persediaan merupakan kunci pencarian sekunder dimana keduanya tidak dapat mengidentifikasikan catatan pesanan penjualan. Sebagai contoh, terdapat kemungkinan lebih dari satu pesanan penjualan untuk satu pelanggan. Demikian pula untuk tipe barang yang sama kemungkinan dijual kepada lebih dari satu pelanggan. Olah sebab itu, nilai dari kunci ini tidak unik. Tujuan dari kunci tersebut adalah untuk mencari hubungan antara buku besar pembantu piutang dengan file induk persediaan.

Pemrosesan Batch Menggunakan File yang Terurut menggambarkan otomatisasi pesanan penjualan yang menggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file yang terurut.

Sejak sistem menggunakan struktur file yang terurut untuk pencatatan data akuntansi, media penyimpanan medium berupa tape atau disk dapat digunakan. Untuk operasi sehari-hari, penggunaan tape tidak efisien karena seseorang harus melakukan proses mount pada tape drive dan kemudian melakukan proses dismount tape pada saat pekerjaan tersebut selesai. Pendekatan ini adalah pendekatan intensif dan maha. Kelebihan struktur file yang terurut serupa untuk media penyimpanan tape dan disk, tetapi media penyimpanan disk dapat terus terpasang tanpa memerlukan intervensi manusia. Kegunaan utama dari tape adalah sebagai media cadangan dan sebagai tempat penyimpanan data (arsip).

Pemasukan Data (Keystroke). Proses dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonversikan dokumen surat penjualan ke media penyimpanan magnet untuk menghasilkan file transaksi dan pesanan penjualan.

Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run). Pada tahap ini, file pesanan penjualan tidak bermanfaat untuk diurutkan. Ini dosebabkan karena file transaksi hanya ditempatkan pada urutan yang sama seperti file induk. Menjalankanprogram pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor rekening.

Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (AR Update and Billing Run). Program update piutang melakukan proses posting ke rekening piutang dengan mencocokkan secara urut kunci pencarian nomor rekening pada setiap catatan pesanan penjualan dengan catatan pada file induk pembantu piutang. Prosedur ini menciptakan file induk pembantu piutang baru yang memasukkan semua perubahan pada rekening pelanggan yang diakibatkan oleh transaksi.

Setiap transaksi penjualan yang sudah diproses ditambahkan pada file jurnal penjualan. Pada akhir proses, transaksi tersebut diringkaskan dan pemsukan data dibuat pada dokumen jurnal untuk menggambarkan total penjualan dan total kenaikan dari rekening piutang.

Untuk menyebar tugas penagihan bulanan, beberapa perusahaan menerapkan silus penagihan pada pelanggan mereka. Program update melakukan pencarian pada field tanggal penagihan pada file induk pembantu piutang untuk pelanggan yang dimaksud, untuk ditagihkan pada hari tertentu setiap bulannya dan mempersiapkan tagihan pelanggan. Tagihan tersebut kemidian dikirimkan ke pelanggan.

Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort and Inventory Update Run). Program pengurutan mengurutkan file pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor persediaan. Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan di gudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan. File induk persediaan yang baru tercipta pada proses tersebut.

Sebagai tambahan, program akan mencocokkannilai dari kuantitas persediaan di gudang dengan field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lag. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya, dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan dan pengurangan persediaan.

Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run).di bawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui seteleh setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) selesai diproses.

Pada akhir hari, sistem buku besar umum melakukan akses ke file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasrkan nomor buku besar umumdan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta.

Sistem Batch Dengan Menggunakan Akses Langsung Ke File.Prosedur Update menggambarkan proses akses langsung ke file dengan memakai contoh data. Dimulai dari bagian terbatas dari file pesanan penjualn yang tidak teruru, program update melakukan posting transaksi yang pertama ke persediaan dan secara bersamaan file induk piutang menggunakan kunci pencarian sekunder (nomor persediaan dan nomor rekening) untuk mencari catatan yang berhubungan secara langsung. Kemudian program pindah ke transaksi selanjutnya dan program akan mengulang proses tersebut. Proses ini akan berjalan terus sampai seluruh catatan dalam file transaksi selesai diposting. Ketika program telah mencapai akhir dari transaksi, program tersebut akan berakhir.

Pendekatan proses akses langsung ke file mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan proses update dengan memakai file yang terurut seperti yang terlihat di bawah ini:

1. Tidak perlu menjalankan program pengurutan.Sejak urutan transaksi tidak menjadi hal yang mutlak pada prosedur akses langsung ke file, maka tidak perlu dilakukan pengurutan file transaksi.

2. File induk tidak dibuat. Dengan menggunakan metode akses langsung ke file, sistem akan langsung meng-update catatan induk.

3. File serba guna. Akses langsung ke file yang digunakan oleh sistem dalam mode batch dapat juga digunakan oleh sistem yang lain dalam mode real-time.Rancang Ulang Pemrosesan Pesanan Pelanggan Dengan Teknologi Real-Time.

Prosedur Update

Prosedur penjualan.pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiry/edit.petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan di bewah ini dalam mode real-time:

1. pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaann kredit dari pelanggan diterima atau ditolak.

2. jika persetujuan kredit distujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual.

3. sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke departemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang memuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan. Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup (yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih.

Prosedur Pergudangan.Terminal komputer petugas perdugangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke departemen pengiriman.

Departemen Pengiriman. Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokkan barang dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pengiriman pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang-barang untuk dikirimkan.dari terminal komputer, petugas mengirimkan dokumen surat jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman.

Kelebihan Pemrosesan Secara Real Time

1. pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan. Sistem real time dengan terminal komputer yang terhubung dengan komputer pusat akan megurangi atau malah menghilangkan hambatan-hambatan. Pada saat pesanan diterima pada pagi hari mungkin akan dikirimkan pada siang hari sehingga pengalihan ke pelanggan dalam hari yang sama dimungkinkan.

2. pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar. Informasi mutakhir yang disediakan melalui proses real time akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan, yang menyebabkan peningkatan penjualan.

3. prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga. Kesalahan-kesalahan seperti itu mungkin tidak akan terdeteksi pada sistem batch samapai dokumen sumber diterima oleh bagian pemrosesan, sementara kesalahan tersebut mungkin sudah terjadi. Program perbaikan yang dilakukan secara real time memperbolehkan untuk memperbaiki banyak tipe kesalahan yang mengidentifikasi dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi operasional.

4. akhirnya, pemrosesan secara real time akan mengurangi pemakaian kertas. Kertas dokumen mahal untuk dibuat dan sering rusak. Tempat penyimpanan tetap dari dokumen ini dapat menjadi beban bagi keuangan dan operasional. Dokumen elektronik sangat efisien, efektif, dan sangan berguna bagi jejak audit.

Sistem Batch Penerimaan Tunai Dengan Akses Langsung Ke File

Sistem penerimaan tunai menggunakan proses akses langsung ke file dan proses batch. Teknologi yang digunakan ini, digunakan untuk mengotomatisasi prosedur tradisional.

Prosedur Update

Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirmkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen piutang.

Departemen Penerimaan Tunai.petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan meyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal komputer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank.

Departemen piutang. Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar umum. Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang.

Rangcang Ulang Proses Penerimaan Tunai

Rangcang ulang proses penerimaan tunai menggunakan perangkat lunak untuk melakukan validasi transaksi yang menggunakan kecerdasan buatan yang mempunyai kemampuan untuk mengenali tulisan. Sistem ini akan meneliti dokumen pembayaran dan cek untuk mencocokkaan jumlah rupiah pada msing-masing dokumen sama, dan kemudian cek tersebut diberi tanda. Dokumen yang tidak dapat diterjemahkan oleh sistem validasi akan ditolak dan akan diproses secara manual. Kemudian sistem mempersiapkan file penerimaan tunai yang dapat dibaca oleh komputer, yang akan diproses untuk pelanggan yang bersangkutan dan rekening buku besar umum. Sekumpulan cek dikirimkan ke departemen penerimaan tunai untuk disetorkan ke bank. Daftar transaksi dikirimkan ke manajemen departemen piutang, penerimaan, tunai, dan buku besar umum untuk dilakukan pemeriksaan dan audit.

Sistem akan bekerja dengan baik apabila ada kekonsistenan antara dokumen pembayaran dengan cek pelanggan. Pembayaran yang dicicil, pembayaran untuk banyak pembayaran, dan kesalahan penulisan yang dilakukan oleh pelanggan akan mengakibatkan terjadinya komplikasi pada proses dan akan menghasilkan banyak dokumen yang ditolak yang memerlukan proses tersendiri.

Sistem Point Of Sale (POS)

Seperti yang diketahui, sistem siklus pendapatan sejauh ini digunakan oleh organisasi yang memberikan kredit kepada pelanggan. Ternyata asumsi ini tidak valid untuk semua tipe bisnis. Sebagai contoh, toko penjual bahan makanan biasanya tidak memakai model yang sama. Mereka menukarkan barang-barang mereka dengan uang tunai. Transaksi ini merupakan bagian dari sistem point of sale.

Sistem point of sale digubakan oleh toko bahan makanan, departement store, dan tipe penjualan eceran lainnya. Pada contoh ini, hanya uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat digunakan. Organisasai tidak memelihara rekening pelanggan. Persediaan disimpan di toko, tidak terpisah di gudang. Pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran, dimana transaksi dimulai.

Prosedur HarianPertama, kasir memeriksa label universal product code (UPC) pada barang yang dibeli dengan laser scanner yang dapat dipegang atau diletakkan pada meja kasir yang merupakan alat input utama dari sistem POS. sistem POS berhubungan secara online ke file persediaan dimana bisa didapatkan data harga barang dan akan ditampilkan pada terminal komputer kasir. Kuantitas persediaan akan berkurang secara langsung untuk menggambarkan bahwa barang telah terjual. Jika persediaan barang mencapai jumlah minimal yang ditetapkan, sistem akan secara otomatis melakukan pemesanan kembali.

Pada saat seluruh UPC selesai di-scan, sistem secara otomatis menghitung pajak potongan harga, dan total transaksi. Untuk kasus yang menggunakan kartu kredit, kasir melakukan transaksi persetujuan dengan penjamin kartu kredit dengan melalui hubungan online. Saat persetujuan tersebut dikembalikan, petugas (kasir) mempersiapkan dokumen kartu kredit sejumlah penjualan, dan meminta pelanggan untuk menandatanganinya.petugas memberikan satu salinan dari dokumen tersebut dan menyimpan salinan yang lain pada laci mesin register. Untuk penjualan tunai, pelanggan akan memberikan uang tunai sejumlah penjualan, dimana petugas akan menyimpannya apad laci mesin register.

Petugas memasukkan transaksi ke dalam sistem POS melalui papan ketik dan catatan penjualan akan ditambahkan pada jurnal penjualan saat itu juga. Catatan tersebut berisi data kunci pencarian seperti tanggal, waktu, nomor terminal komputer, jumlah total penjualan, dan potongan harga yang dikenakan. Penjualan juga dicatat pada gulungan kertas rangkap dua. Satu salinan akan diberikan pada pelanggan sebagaio bukti penerimaan, dan salinan yang lain akan disimpan dalam mesin register dimana petugas tidak dapat mengakses salinan tersebut.

Pada akhir dari perhantian petugas, pengawas akan membuka mesin register dan mengambil gulungan kertas internal.

Saat isi dari laci tersebut selesai dihitung, petugas penerimaan uang tunai, menyiapkan dokumen pemeriksaan uang tunai dan memberikan satu salinan kepada petugas penjualan sebagai dokumen penerimaan uang tunai dan mencatat penerimaan uang tunai pada jurnal penerimaan kas. Petugas mengarsipkan slip kartu kredit dan menyimpannya pada tempat yang aman untuk disetorkan ke bank pada akhir hari.

Prosedur Akhir-Hari

Pada akhir hari, petugas penerimaan uang tunai menyiapkan tiga lembar slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai. Satu salinan akan diarsipkan dan dua lainnya akan dibawa ke bank bersama dengan uang tunai. Karena berhubungan dengan uang tunai, diperlukan petugas untuk mengawal uang tersebut sampai ke bank yang dituju.

Akhirnya program batch akan meringkas penjualan dan jurnal penerimaan kas menyiapkan dokumen jurnal, dan melakukan posting ke rekening buku besar umum sebagai berikut :

Kas

xxx

Selisih kas

xxx

Piutang (kartu kredit)

xxx

Harga pokok penjualanxxx

Penjualan

xxx

Persediaan

xxx

Rancang Ulang Memakai EDI

Teknologi EDI dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara pabrikan dengan pedagang grosir, dan antara pedagang grosir dengan pedagang eceran. Komputer pelanggan terhubung langsung dengan komputer penjualan melalui hubungan telepon. Saat komputer pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, secara otomatis akan mengirimkan pesanan tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual menerima pesanan tersebut dan secara otomatis akan memprosesnya. Sistem ini membutuhkan sedikit campur tangan manusia atau tidak sama sekali.

EDI mempunyai masalah pengawasan bagi perusahaan. Salah satu permasalahannya adalah bagaimana memastikan tanpa adanya pengasahan, hanya transaksi yang valid saja yang diproses. Masalah lainnya adalah rekan bisnis, atau seseorang yang dianggap rekan bisnis, akan melakukan akses ke catatan akuntansi perusahaan yang tidak termasuk dalam perjanjian.

Rancang Ulang Memakai Internet

Melakukan Kegiatan Bisnis Melalui Internet

Dengan masuk ke dalam home page penjual di internet dari komputer, pelanggan dapat memperoleh akses ke daftar barang penjual, meneliti barang, dan menempatkan pesanan. Biasanya penjualan melalui internet adalah transaksi kartu kredit. Pesanan pelanggan dan informasi kartu kredit ndisertakan pada file e-mail penjual.

Pertimbangan Pengawasan untuk Sistem yang Berbasis Komputer

Persetujuan (Otorosasi)

Tugas dari persetujuan transaksi dalam sistem pemrosesan secara real time adalah otomatis. Dalam sistem POS, proses persetujuan melibatkan validasi biaya kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan mempunyai kewenangan untuk memakai kartu kredit. Setelah menerima persetujuan dari perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit secara on line, petugas harus mencocokkan tanda tangan pelanggan pada setiap kartu kredit dengan yang berada pada kartu kredit itu sendiri.

Pemisahan Tugas

Sekelompok tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan dalam sistem pemrosesan data yang berdasarkan komputer. Fungsi komputer melaksanakan tugas-tugas pengawasan persediaan, piutang, penagihan, dan buku besar umum. Karena tidak terdapat pemisahan pada area ini, merupakan kepentingan kita untuk memfokuskan integritas program komputer yang melaksanakan tugas-tugas tersebut.

Pengawasan atau Supervisi

Pada sistem POS, dimana risiko persediaan dank as sama besarnya, pengawsan merupakan hal yang penting. Persediaan pada sistem POS, dapat diakses secara langsung oleh pelanggan, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen. Pegawasan dari kamera pengamatan dan penjagaan took dapat mengurangi risiko tersebut. Teknik ini juga dapat dipakai untuk petugas yang menangani penerimaan tunai dari pelanggan. Sebagain tambahan, gulungan kertas yang berisi semua catatan transaksi penjualan adalah bentuk dari pengawasan.

Control Akses

Sejaka sistem POS melibatkan transaksi kas, organisasi harus mentapkan keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk setiap aktiva melalui pembatasan akses. Salah metode adalah memberikan setiap petugas penjualan mesin register yang terpisah untuk setiap pergantian tugas. Pada saat pergantian petugas, petugas tersebut harus segera memindahkan laci dan menyetorkan ke tempat bendahara.

Persediaan pada sistem POS juga harus diamankan dari akses orang yang tidak berwenang dan pencuri. Hal ini dapat dicapai melalui pengendalian fisik dan melalui alat elektronik.

Catatan AkuntansiJurnal. Jejak audit akan terpengaruh secara langsung saat dokumen utama seperti jurnal disimpan pada media penyimpanan magnetk. Keabsahan dari fax dokumen untuk kegunaan audit dan akuntansi secara langsung bergantung pada kualitas dari pengawasan dan atas pengaman sumber dari manipulasi orang tidak berwenang.

Buku Besar. Buku besar organisasi juga dalam bentuk magnetic. File induk ini merupakan dasar dari pembuatan laporan keunagan dan pengambilan keputusan.

File cadangan yang terurut. Kehilangan, kerusakan, atau kecurangan dari catatan akuntansi mempunyai kaitan dengan sistem komputer. Pendekatan file cadangan yang terurut menyediakan metode yang efektif untuk mengurangi risiko. Dengan menyediakan file cadangan secara otomatis, perusahaan dapat membuat kembali file induk yang telah rusak dari versi terakhir file induk.

File cadangan akses langsung. Implikasi dari pendekatan akses langsung ke file adalah pada file cadangan. Metode ini tidak membuat kembali file induk. Oleh sebab itu, file cadangan perlu prosedur yang terpisah sebelum update dilakukan. Aktivitas pembuatan file cadangan dilakukan oleh departemen pengolahan adat yang berada di belakang layar dan tidak terlihat dalam diagram gambar.Verifikasi yang Independen

Verifikasi independen diperbaiki oleh control saldo setiap menjalankan dan memproduksi lapaoran manajemen dan meringkas untuk pengguna akhir untuk diperiksa.

Sistem Akuntansi yang Berbasis Mikrokomputer

Aplikasi yang berbasis mikrokomputer dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak keinginan pengguna. Strategi ini memungkinkan penyedia perangkat lunak untuk memproduksi perangkat lunaknya dan bebas dari kesalahan program untuk produk yang dijual dengan harga standar. Sistem mikrokompuetr akan menembus perusahaan yang akan melakukan downsized dan melakukan operasi sentral. Secara terus menerus mpenurunan harga perangkat keras dan peningfkatan kemampuan komputer memacu pertumbuhan pengguna komputer.

Kebanyakan mikrokomputer dibangun dengan sistem modular. Modul-modul bisnis biasanya termasuk pemrosesan pesanan, pembelian dan piutang, pembelian dan utang, pengeluaran kas, buku besar umum dan laporan keuangan, pengawsan persediaan, dan penggaiian. Desain modular tersebut menyediakan beberapa kebebasan untuk melakukan perubahan sistem agar dapat memenuhi kebutuhan mereka.

Program pusat control menyediakan pada pengguna bentuk hubungan pada ;layar kompter dengan sistem. Dari control ini, pengguna melakukan pemilihan menu untuk masuk ke dalam modul aplikasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan memilih menu pesanan penjualan, dengan cepat pengguna dapat memasukkan pesanan pelanggan dengan metode real time. Pada akhir hari, pada metode batch, pengguna dapat mamasukkan transaksi penggunaan tunai, pembelian, dan penggajian.Persoalan Kontrol Mikrokomputer

Pemisahan Tugas

Sistem mikrokomputer mempunyai kecenderungan tidak mempunyai pemisahan tugas. Seseorang mungkin bias bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

Pengawasan pada lingkungan mikrokomputer memerlukan pengawasan yang intensif, termasuk pengawasan laporan manajemen dan seringkali harus dilakukan verifikasi independen.

Pengawasan Akses

Sistem mikrokomputer biasanya tidak cukup menyediakan pengawasan pada akses file dara. Pada saat aplikasi sedang memamaki control keamanan dengan memakai password pada sebuah file, control ini seringkali menolak untjk mengakses file data secara langsung melalui sistem operasi. Jawaban untuk [permasalahan ini meliputi enkripsi data, dislock, dan pengamanan alat secara fisik.

Catatan Akuntasi

Lingkungan mikrokomputer seringklali terjadi kehilangan data yang mengancam catatan akuntansi dan jejak audit. Kegagalan disk komputer merupakan sebab utama dari kehilangan data. Prosedur formal untuk membuat data cadangan dari file data dan program dapat mengurangi permasalah ini.